Como funciona a implantação de

um sistema ERP em uma fábrica

Atualizado em 3/02/21 - Escrito por João Pimenta na(s) categoria(s): Gestão de projetos / Processos e
Organização / Produção

Hoje em dia já é amplamente reconhecida a terminologia ERP –  Enterprise Resource

Planning ou SIG – Sistema integrado de gestão. Isso porque essa ferramenta teve uma
difusão enorme nas últimas décadas. E, com a saturação do mercado de grande e médio
porte, o foco está na implantação de um sistema ERP nas pequenas empresas.

Os grandes e demorados projetos de implantação, que demoravam anos e tinham altos

custos foram sendo extintos, dando lugar à rapidez e baixo custo, respeitando a qualidade
da entrega e a flexibilidade do produto ou serviço.

Por isso, muitas empresas vêm recorrendo a essa solução e obtendo excelentes
resultados. Ainda assim, vemos uma grande taxa de insucesso nesse tipo de empreitada.

Para alcançar a meta desejada, é necessário seguir as etapas de um ciclo de vida de

implantação de sistemas. Nesse artigo você vai conhecê-las e saber como superar os
desafios desse método.

Saiba mais:
  Sistema ERP industrial: o que é, para que serve e quais seus benefícios.
 Como definir ciclo de vida dos projetos da sua fábrica

1. Decisão e seleção do sistema ERP

O primeiro ponto a se pensar antes de iniciar qualquer implantação de sistema é a
necessidade do mesmo para sua empresa. A alta administração deve entrar em um
consenso de que esse é o melhor caminho para atingir os objetivos da organização,.

Após a decisão é a hora da seleção e é nessa fase que se encontra o perigo. Alguns
especialistas entendem que as principais etapas para escolher um SIG são:

 Identificação do problema;
 Análise de processo;
 Identificação de fornecedores;
 Avaliação do pacote e necessidades de customização;
 Seleção do pacote.

Com base nessa sugestão, já podemos tirar algumas conclusões, por exemplo:

 A implantação do sistema deve ter um objetivo claro, ou seja, algum problema

precisa de solução;
 É preciso almejar alguma melhoria no processo;
 Ter foco é fundamental;
 Não basta apenas entender que essa solução vai resolver seus problemas se eles
não forem bem definidos.

Etapas da decisão:

 Análise dos processos que devem ser conduzidos: Buscar sistemas ERPs sem
compreender quais as principais funcionalidades esperadas pode aumentar muito
o custo do projeto com customizações e tornar lento o retorno do investimento
feito.
 Identificação dos fornecedores e avaliação do pacote: É preciso levar em conta
o acesso ao suporte, a aderência do sistema aos processos da empresa, a
possibilidade de integração com outros sistemas, a flexibilidade para
customizações, o tempo de mercado, as estimativas de custo do projeto e como
são os serviços voltados para implantação.
 Seleção: Essa etapa é extremamente importante e, dependendo de como for
encaminhada, pode colocar todo o projeto de implantação em risco antes mesmo
de começar. De qualquer forma, a solução deve ser vista como um investimento e
para tal, normalmente é importante ter condições financeiras para suportá-
lo. Quanto menor for o caixa disponível para investimento menor e mais
simples deve ser o projeto.
 Escolha dos fornecedores: Os pacotes comerciais possuem (ou deveriam
possuir) as melhores práticas do mercado. Porém, cada empresa desenvolve seu
sistema baseado em seus objetivos e visões. Por isso, é muito importante escolher
fornecedores que já tenham uma equipe de implantação diferenciada, com
conhecimento de processos e preparada para auxiliar a implantação do sistema.

Dicas gerais para quem cogita a aquisição de um sistema ERP:

  A diferença entre o sucesso e o fracasso pode estar no envolvimento e
comprometimento da alta direção com o projeto de implantação;
 Comunique a todos da empresa da empresa sobre o projeto, mostre os
principais benefícios esperados pela implantação e discuta os possíveis
problemas. Quanto maior for o apoio da equipe melhor é a fluidez do processo;
 Antecipe por meio da análise de requisitos todas as possíveis mudanças
organizacionais, como responsabilidades e processos. Posteriormente, é
fundamental deixar claro para todos da equipe;
 Envolva os futuros usuários do sistema no processo de seleção e análise de
processos. Pergunte as opiniões e mostre preocupação com eles.. Busque trazê-
los para a equipe, pois isso além de facilitar a aceitação das mudanças, torna o
processo mais seguro e assertivo.
 Se programe, escolha os responsáveis pela implantação, defina suas
responsabilidades e metas.

Após a decisão, vem a implantação, que é uma fase na qual todas as mudanças ocorrem
e o novo sistema começa a ganhar vida.

Leia mais: Como escolher o software certo para a gestão da sua indústria

2. Implantação do sistema ERP em uma fábrica

O processo de implantação do software erp deve ser conduzido com cautela, já que
envolve praticamente todas as áreas da empresa, diversos recursos (colaboradores) e
processos da organização.

Podem ocorrer mudanças radicais de rotina, responsabilidades e até mesmo

reorganização de algumas áreas. Isso explica a grande preocupação com essa etapa do
projeto.

Mudanças sem condução apropriada podem gerar transtornos graves para a organização,
mas sem dúvida a mudança em si se faz essencial para as indústrias que pretendem se
mantiver competitivas no mercado, pois é uma rotina que, quando bem implantada, deve
gerar aumento da eficiência nos processos e possibilitar maiores margens ou preços mais
competitivos.

É importante entender que as mudanças associadas a implantação normalmente possuem

caráter cultural, o que nos faz perceber que esse processo não somente é somente um
projeto de TI.

A implantação de um novo sistema na prática é uma contínua busca entre a convergência

da rotina da empresa com as funcionalidades do novo sistema. Isso se dá por meio de
cadastros, parametrizações, alterações de rotinas e de funcionalidades do sistema ou tudo
isso ao mesmo tempo.

 Avanços mais simples: cadastro e parametrizações.

 Avanços mais complexos: alterações de rotinas e alterações de funcionalidades
do sistema (customizações).
Para lidar com toda a pressão e responsabilidade do projeto, é essencial que o processo
anterior tenha sido bem feito.

Dicas para que o sucesso no processo de implantação:

 Conte com profissionais capazes e responsáveis

 Se prepare para o processo: Um dos pontos importantes no início é entender,
por exemplo, se os módulos serão implantados respeitando uma sequência lógica
ou todos ao mesmo tempo (big-bang), levando em considerando que quanto mais
rápido (big-bang), maiores serão os recursos utilizados e os impactos no curto
prazo. Independente da estratégia adotada, a empresa deve se preparar para a
mesma.
 Mantenha o foco: Essa constante dificuldade na tentativa de adequar os
processos da empresa com as características do pacote escolhido é vencida com
muita determinação em treinamento e no acompanhamento das pessoas na
transição do processo de aprendizado.
 Utilize sistemas pilotos para simulação: Focando sempre no aprendizado,
buscando entender de forma ampla como é e como será a rotina e, se necessário
manter a rotina atual, entender quais customizações precisam ser feitas. Com o
tempo, essa prática vira uma constante e contínua busca pelo alinhamento da
rotina com o sistema.
 Reforce o conhecimento das metas: Esse entendimento, aliado à percepção de
quais são as mudanças que precisam ser feitas nos próximos passos,
normalmente auxilia muito o processo.
 Transforme o conhecimento em aprendizado:  O aprendizado adquirido após as
etapas de teste gera mudanças significativas na forma que usuário interage com a
organização, suas rotinas, outros colaboradores, gerando desenvolvimento
profissional e contribuição no desempenho da empresa.

Leitura complementar:

 Como funciona a implantação de um ERP para uma indústria de manufatura.

3. Utilização do sistema ERP

Com a finalização de cada etapa, os processos ficam mais suaves e o projeto vai tomando
forma.

Essa fase é o momento de colher os frutos e trabalhar na melhoria contínua. Ainda

vão existir desafios e os primeiros instantes após o going-live (ou “virada da chave”)
são essenciais e decisivos.

O aprendizado adquirido pelos usuários e a recente mudança de processos pode deixá-los

sedentos por mais melhorias e cheios de sugestões que podem ser aproveitadas para
melhorar o método da empresa, mesmo após a oficialização e entrada no ar do novo
sistema.

Por isso fica relativamente difícil definir uma data de início e uma data de fim exata para a
implantação. Mas é certo que após o fechamento da parceria, por muito tempo o
contratante e o contratado vão interagir e se ajudar para uma evolução constante.
Alguns especialistas entendem que as empresas só aprendem sobre o sistema e suas
potencialidades após o uso do mesmo. A falta de conhecimento da possibilidade de
uso do sistema é um dos principais problemas da implantação e o que vai ser
totalmente vencido na etapa de utilização. Sem dúvidas isso pode ser muito suavizado
quando a aprendizagem é bem gerenciada, com treinamentos contínuos por exemplo.

Também temos o lado negativo: se as reais potencialidades são encontradas nessa fase,
existe a possibilidade de que os reais problemas também sejam encontrados e, por isso,
reforço que a estratégia de entrega de resultados incrementais e constantes durante todo
o projeto me parece ser mais interessante que a do big-bang.

Nessa etapa, vamos começar a enxergar os reais benefícios do sistema. O

conhecimento adquirido sobre as potencialidades e oportunidades de melhoria podem
gerar a necessidade de uma segunda etapa de implantação (é por isso que citei a
melhoria contínua), que normalmente é chamada de second-wave, ou segunda onda.

Por fim, os projetos de implantação de sistemas ERP (pré-implantação, implantação e

utilização) na prática não podem ser considerados projetos, já que não possuem um fim
bem definido.

Após o início da operação, a empresa entra em um círculo virtuoso de melhorias

sucessivas, na medida em que a tecnologia passa a ser entendida mais amplamente, o
conhecimento adquirido é transformando em aprendizado e suas potencialidades
exploradas cada vez mais.

Portanto, após a finalização das principais etapas de implantação, deve ser mantido um
esforço constante para “colher os frutos” da implantação do ERP. O sucesso da
implantação dependente desse esforço contínuo e da correta condução da gestão
do ciclo de vida do projeto.

Veja também: Como escolher um ERP adequado para sua empresa (10 dicas práticas)

Ajuda de profissionais
A ajuda de especialistas no assunto torna mais simples as etapas do ciclo de vida de
implantação de sistemas.

A Nomus é uma empresa especializada em implantação de sistemas em indústrias de

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