1. What: O que será feito?

O primeiro passo para planejar o seu projeto é definir aquilo que será feito por sua equipe,
qual o objetivo que vocês desejam alcançar. É preciso deixar bem claro o que você deseja
realizar, explicando em detalhes tudo aquilo que será feito e também as etapas necessárias
para a execução da tarefa.
Com um objetivo bem definido, ficará mais fácil entender o que precisa ser feito e quais as
etapas necessárias para a conquista das suas metas.

 2. Why: Por que isso será feito?

A segunda diretriz da ferramenta 5w2h tem o objetivo de explicar em detalhes a importância
da tarefa que será realizada por sua organização. Aqui, é preciso explicar quais serão os
benefícios e as vantagens que o negócio vai conquistar com a realização da tarefa.
É preciso definir também o que a empresa vai perder caso não consiga realizar a tarefa com
sucesso. Além de ajudar a justificar os investimentos de sua empresa, este campo ajuda a
gerar um sentimento de responsabilidade nos membros de sua equipe.

 3. Where: Onde isso será feito?

Independentemente do tipo de tarefa que será realizada, é preciso definir o local onde ela
será desempenhada. Esta definição vai ajudar a sua empresa a se organizar, garantindo que
o ambiente onde a tarefa será realizada seja organizado previamente.
Além de definir esse lugar, é preciso determinar também quais ferramentas serão
necessárias para a execução da tarefa, garantindo as condições adequadas para a
finalização do processo.

 4. When: Quando isso será feito?

Outro aspecto importante para a execução de uma tarefa é a definição de quando ela será
executada. Esta é uma informação muito útil, principalmente quando há um prazo a ser
cumprido.
O tempo para a execução é ainda mais crítico quando uma tarefa só pode ser iniciada
depois de outra ser finalizada ? o que é muito comum na gestão de projetos. Por isso, é
muito importante que as tarefas sejam executadas exatamente quando planejadas,
garantindo assim o sucesso da organização.

 5. Who: Quem será o responsável pela tarefa?

Um aspecto importante para o sucesso de qualquer projeto é a escolha dos responsáveis
pela execução das tarefas. Ele pode ser uma única pessoa ou mesmo a equipe envolvida no
projeto.
E, ao escolher um responsável, é muito importante que esta pessoa possua as
competências técnicas necessárias para a realização da sua função. Assim, você garante
que ela seja realizada com eficiência, sem o risco de não atender as necessidades básicas
do projeto.

 6. How: Como a tarefa será feita?

Para garantir o sucesso de seu projeto, é muito importante que os gestores estejam cientes
de como ela será realizada, e quais os elementos envolvidos em sua execução.
É nesta etapa que serão desenvolvidas as ideias de seu projeto, usando as experiências
profissionais da equipe, as melhores práticas do mercado e até mesmo o trabalho de seus
concorrentes como base para definir a maneira em que o projeto será executado.
Esta definição vai ajudar os responsáveis a se planejarem para a execução da tarefa,
garantindo que todos os equipamentos necessários estejam disponíveis para a equipe.

 7. How Much: Qual é o custo da tarefa?

O último elemento da ferramenta 5w2h é o custo total para a execução da tarefa. Esta é uma
informação importante, pois ajuda a encaixar o projeto no orçamento da empresa.
Com a definição dos custos da ação, a empresa será capaz de se planejar para garantir que
a tarefa seja finalizada, evitando que ela seja interrompida por não terem os recursos
necessários para sua finalização.
E, caso você chegue à conclusão de que a verba necessária é maior do que a sua empresa
tem à disposição, é preciso avaliar alternativas que ajudem a conquistar todos os recursos
necessários ou mesmo para diminuir os custos do projeto.

COMO USAR A FERRAMENTA 5W2H NA PRÁTICA?

A forma mais tradicional de usar a 5w2h na prática é por meio da criação de uma tabela, em
que cada célula é usada para responder de forma objetiva a cada uma das sete perguntas
citadas acima.
Com este formato de tabela, você consegue assimilar de forma rápida todas as informações
indispensáveis para o bom andamento do projeto, permitindo que qualquer pessoa consiga
ter uma percepção do que será preciso para desempenhar cada atividade.
E, antes de preencher as informações desta tabela, é preciso ter um bom conhecimento do
objetivo que se deseja alcançar e os problemas que a empresa vai enfrentar para conquistar
este objetivo.
Assim, você será capaz de preencher cada célula de sua planilha com as informações
necessárias para uma boa gestão de seu projeto. Usada junto com outras ferramentas de
gestão, como a matriz SWOT, a ferramenta 5w2h pode ajudar você a conquistar os objetivos
de sua empresa.