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Gestão e
Marketing de
Serviços
Gestão Estratégica da
Qualidade de Atendimento
REFERÊNCIAS ....................................................................................................... 63
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UNIDADE 1 - QUALIDADE NOS SERVIÇOS: CONCEITOS E
EVOLUÇÃO TEÓRICA
Fonte: http://migre.me/gfB6P
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Fitzsimmons (2004), ressalta que se deve entender que os serviços não são
partes menos importantes da sociedade, mas sim uma grande parte que a integra. O
autor afirma, ainda, que são fundamentais para que a economia se mantenha sadia
e funcional, facilitando e tornando possível o desenvolvimento de atividades
diversas.
Para entender como funcionam os processos de serviços, é necessário que
se entenda também como se dá a relação entre o grau de intensidade de trabalho e
o grau de interação e customização (FITZSIMMONS, 2004).
Tais relações podem ser visualizadas a partir da matriz dos processos de
serviços, que identifica os graus de intensidade de trabalho e de interação e
customização a partir de baixo e alto, conforme a seguir.
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atendimento individual de profissionais considerados especialistas no trabalho que
desenvolvem e são muito treinados para tal.
Dentro dos serviços de massa estes não são padronizados como nos dois
primeiros e o ambiente de trabalho se mostra bastante intenso, com muita produção
ao mesmo tempo. Já o serviço profissional é aquele no qual o cliente recebe
atendimento individual de profissionais considerados especialistas no trabalho que
desenvolvem e são muito treinados para tal.
Dalledonne (2008), afirma que seja qual for o serviço desempenhado pela
organização, ele está baseado nos mesmos fundamentos. Sendo assim, um serviço
de entrega a domicílio e um hotel de luxo trabalham a partir dos mesmos conceitos e
desempenham papéis com a mesma essência.
Segundo Dantas (2004), precedendo a discussão sobre o atendimento, é
importante que se entenda como funcionam os serviços. Esse serviço é que mostra
o melhor caminho que deve ser seguido pelo atendimento, visando os melhores
resultados. O autor afirma que os serviços possuem características que fazem com
que sejam diferenciados dos produtos:
Intangibilidade: os serviços são intangíveis, não podem ser tocados,
não podem ser pegos.
Inseparabilidade: não há como prestar um serviço pela metade como
um produto, que pode ser vendido separado.
Perecibilidade: os serviços são perecíveis, ou seja, não podem ser
estocados, são consumidos no momento da prestação.
Heterogeneidade: como os serviços são percebidos pelos
consumidores, não se pode dar o mesmo tratamento a todos, os serviços
são heterogêneos e adequados a cada indivíduo.
Essas características são a principal comparação entre os serviços e os
produtos, podem ser percebidas em cada situação e são facilmente ajustadas para
cada caso.
Além de características que definem a essência dos serviços, estes têm
fatores que são responsáveis por influenciar as experiências com os mesmos. Esses
fatores são explicitados por Dantas (2004), que diz que para que o cliente seja um
ponto central, deve haver quatro fatores de impacto sobre eles que devem ser
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estudados: local de prestação do serviço, prestadores de serviço, organização e
sistemas invisíveis e outros clientes.
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O contato direto com o cliente deve ser uma pessoa que tenha disposição
para exercer tal função, deve estar preparado, entender sobre o serviço que está
sento prestado, ter perfil compatível com o atendimento ao público e, principalmente,
deve saber exercer a função de negociador.
A organização do atendimento é o terceiro fator que influencia no serviço e
está relacionada com a estrutura do processo de prestação do serviço. Ou seja, o
sucesso do serviço está ligado com a maneira escolhida pelo prestador em fazer
com que o resultado chegue ao cliente.
Tal processo deve fluir de maneira rápida e sem problemas com atrasos, falta
de material e perda de tempo para o cliente final. Todas essas características são
observadas pelo consumidor durante todo o processo.
O quarto fator citado são os outros clientes, estes são responsáveis por
disseminar sua opinião negativa ou positiva sobre determinado serviço que recebeu.
Por isso, cada cliente atendido deve ser feito de maneira a oferecer o melhor
desempenho, pois é a partir deste que outros irão procurar pelo serviço ou deixarão
de se interessar pelo mesmo.
Além dos fatores que influenciam nos serviços, é possível identificar também
atividades que contribuem para que as falhas sejam evitadas no momento da
prestação. Dantas (2004), relaciona as três atividades (figura 2) como sendo a
liderança do serviço, a infraestrutura para o serviço sem erros e o teste completo do
serviço.
A primeira atividade é a liderança dos serviços, nesta é importante propiciar
processos de prestação bem organizados para que possam gerar nos clientes uma
alta percepção da sua qualidade. Assim os consumidores terão a visão do serviço
como um diferencial, algo que não é facilmente encontrado.
A segunda atividade diz respeito à infraestrutura para o serviço sem erros, ou
seja, é primordial que dentro da organização do serviço todos os elementos,
pessoas e recursos estejam em comunicação para que haja sintonia no que está
sendo oferecido. Dessa maneira é possível evitar erros e buscar os melhores
resultados.
Já a terceira atividade discorre sobre o teste completo do serviço, esta é a
atividade na qual é feito o serviço completo como forma de teste de todas as suas
etapas e processos para a identificação de erros e pontos de melhoria. Tal ação é
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considerada a manutenção do serviço, que pode evitar que problemas ocorram
somente no momento da prestação.
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Já o teste pós-lançamento é aquele no qual o serviço é testado já inserido no
mercado. Essa atividade faz com que seja comparado com o teste pré-lançamento e
com a descrição feita dentro da etapa do planejamento. Dessa maneira fica mais
fácil a identificação de inconformidades e pontos de melhoria.
Dantas (2004), afirma, ainda, que há atributos importantes dos serviços que
devem ser estudados para que estes sejam corretamente voltados para os clientes.
O autor explica que os clientes visualizam determinados atributos que fazem a
diferença no atendimento no setor de serviços.
Dentre esses atributos está o recebimento de telefonema de retorno quando
prometido. Durante atendimentos ou pesquisa de preços, os clientes procuram as
organizações e estas muitas vezes prometem que irão retornar quando o serviço
estiver disponível ou quando um problema for solucionado. Tal atitude é primordial e
mostra comprometimento.
Além desse retorno a resposta dada deve ser honesta e convincente, de
acordo com as necessidades do consumidor. As explicações devem ser dadas para
que deixe de ser um problema, não para que o cliente receba respostas vagas.
O cliente sente-se satisfeito também quando pode falar com alguém que
tenha autoridade dentro da empresa. Caso o problema não possa ser resolvido por
um primeiro atendente, o consumidor que consegue recorrer aos gerentes se sente
bem atendido e sente que seu problema está sendo trabalhado para que se possa
encontrar uma solução.
O objetivo de qualquer prestação de serviço é, portanto, fazer com que o
cliente tenha o atendimento prometido de forma que possa receber o resultado que
espera para suas necessidades. O autor Dantas (2004), coloca que o serviço total
ao cliente envolve:
Informações pré e pós-venda;
Tempo – empenho no cumprimento de prazos;
Pessoas – adequadas e capacitadas ao serviço;
Instalações – ambiente adequadamente preparado;
Recursos;
Sistemas;
Eficácia – atingimento de metas;
Eficiência – rapidez e qualidade;
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Valor X Preço;
Qualidade.
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Inovações são colocadas em prática
constantemente e estas são responsáveis cada vez mais
por novos serviços que surgem e outros que precisam
ser adaptados para as novas necessidades. Isso faz com
que a forma de comércio mude, bem como a forma de
atendimento.
Fonte: http://goo.gl/9qxDHt
As pessoas hoje procuram mais atendimentos rápidos e por meios que sejam
facilitados, como a internet. E as empresas sabendo de tal procura, fazem com que
seus serviços sejam adaptados para a realidade do mercado, gerando outros
serviços para complementar os que já oferecem.
Há grandes tendências sociais que influenciam os serviços. Dentre estas está
o envelhecimento da população, que faz com que as pessoas cheguem com maior
frequência e com mais saúde à velhice, fazendo com que os idosos passem a ter
cada vez mais um estilo de vida ativo e que demandem mais serviços de saúde,
transporte e lazer.
Outra tendência gira em torno das famílias, que passam a ter mais pessoas
trabalhando fora de suas casas e demandam mais serviços de creches, escolas e
restaurantes. As pessoas têm se tornado mais dispostas a pagar por serviços que as
mantenham livres de determinadas tarefas.
Os serviços se tornaram, então, um negócio primordial dentro da sociedade.
Dalledonne (2008), afirma que há quatro princípios que são capazes de sustentar a
prestação de serviços como um negócio, são eles:
Princípio 1: Todo negócio precisa estar orientado para os
resultados. O resultado, portanto, revela-se como uma variável
fundamental que vai caracterizar o valor do serviço prestado.
Princípio 2: Todo negócio pode ser entendido como um sistema.
Uma pizzaria, por exemplo, não se limita a produzir pizzas. Desde a
escolha do ponto até a entrega em domicílio, há vários aspectos
envolvidos: compra e manutenção de equipamentos e suprimentos,
administração de recursos humanos, serviço de atendimento,
marketing, etc.
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Princípio 3: Todo negócio precisa ser estável. Não se pode um dia
fazer tudo correto e, no dia seguinte, tudo errado. Um serviço atento
à demanda do cliente. Exige-se confiabilidade em sua prestação,
certa previsibilidade e garantia do atendimento ao cliente.
Princípio 4: Não há cliente fiel. Haverá sempre pressão da
concorrência e alertas importantes sobre os custos do serviço que
não podem ser ignorados.
A partir disso, é possível identificar a importância do estudo dos serviços
como impulsionadores dos negócios.
Nas próximas unidades se estudará o relacionamento com os clientes e a
qualidade dentro das atividades do setor de serviços.
Exercício 1
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a) Liderança do serviço; Infraestrutura para o serviço sem erros e teste completo
do serviço.
b) Liderança do cliente; Infraestrutura para o serviço sem erros e teste completo
do serviço.
c) Liderança do serviço; Estrutura para o serviço sem erros e teste completo do
serviço.
d) Liderança do serviço; Infraestrutura para o serviço sem erros e organização
completa do serviço.
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UNIDADE 2 – ESTRATÉGIAS DE GESTÃO NO RELACIONAMENTO
COM OS CLIENTES
Fonte: http://migre.me/gfJ2x
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2.1 Atendimento ao cliente
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Clientes: são todas as pessoas físicas ou jurídicas que adquirem ou
utilizam regularmente produtos e/ou serviços da empresa, dirigindo-se a
ela pessoalmente ou por outros meios como telefone, correio, etc.
Atendentes: são todos os empregados da empresa que têm contato
habitual com o público. Os que atendem em balcão, guichê ou mesa, e
também os vendedores, guardas de segurança, telefonistas,
recepcionistas, secretárias, gerentes, diretores e presidentes.
Normas e regulamentos: são as leis, decretos-leis, decretos,
regulamentos, normas internas, etc., que determinam e norteiam o setor
em que a empresa atua, bem como sua oferta de produtos e prestação de
serviços.
Procedimentos internos: são os manuais de produtos e serviços,
rotinas, ordens superiores, práticas habituais (formalizadas ou não) que a
empresa adota para orientar o funcionamento e a forma de oferta de
produtos ou prestação de serviços.
Elementos de consulta: são os catálogos, cadastros, arquivos, sites,
relações, listagens, etc., utilizados pelos atendentes para efetivação do
atendimento.
Instalações: são todos os aspectos físicos da empresa: a distribuição
do espaço, a ambientação, a sinalização.
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Pode haver situações em que a primeira percepção indique que há problemas
em algum componente, porém o início da falta de eficácia se dá em outro
componente. Tais situações devem ser analisadas com cautela para que haja
coerência nos atos e na solução de problemas.
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2.3.2 O cliente sempre tem razão
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2.3.4 É preciso acatar o que o cliente diz
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e mostra que faz questão de que o cliente seja bem atendido, é considerada um
bem para toda a comunidade, pois faz a diferença em meio às outras organizações.
Ser cliente se torna mais complicado que ser gestor de negócios. No dia a dia
poderão ocorrer diversas situações que fazem com que clientes físicos e jurídicos se
tornem insatisfeitos com os serviços prestados.
Dantas (2004), selecionou algumas situações que fazem os clientes perderem
tempo, paciência e respeito pelas empresas que lhes prestam serviços:
Você entra numa fila e descobre, mais tarde, na hora de ser atendido,
que o seu problema não é resolvido naquele lugar, mas em outro setor no
andar de baixo. Pior ainda, descobre que falta um documento ou
formulários, depois de ter perdido um tempo na fila.
Você perde tempo e paciência tentando descobrir na lista telefônica o
nome do setor ou da empresa. Algumas divulgam na lista não o nome
fantasia, mas o nome do proprietário.
Você tem que preencher formulários maçantes, com informações
minuciosas, desnecessárias e até repetitivas. E, muitas das vezes,
fornecendo dados já conhecidos pela organização.
Você chega a um guichê na hora do almoço, única hora disponível para
cuidar de seus assuntos pessoais, e descobre que todos os documentos
que seriam necessários precisam ser autenticados.
Você tem que preencher um formulário sem orientação nem instruções
claras. Para algumas pessoas, como exemplo, é difícil de diferenciar tipo
e marca de automóvel.
Essas e outras pequenas falhas são as que fazem com que os clientes se
considerem insatisfeitos com o atendimento que recebem. Organizações que
atendem clientes e outras organizações devem estar atentas a todos os passos do
processo de relacionamento com o seu cliente.
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vezes as empresas entregarem o que o cliente solicita, isso não será bem avaliado
se não for feito com qualidade ou com valor percebido pelo cliente.
A partir dessa visão, Dantas (2004), afirma que muitas empresas ainda têm a
cultura de administrar “da porta pra dentro”. Ou seja, as empresas se preocupam
com suas operações dentro das instalações, mas não dão valor ao que acontece do
lado de fora, quando um cliente leva seu produto para casa, por exemplo.
Outro exemplo são os bancos. Quando os clientes entram em um banco
estão geralmente precisando resolver algum tipo de problema e se precisam de um
talão de cheques novo, provavelmente precisam de rapidez em tal operação.
Porém, isso pode acontecer quando o horário de atendimento do banco já
encerrou, ele precisa, portanto, utilizar os caixas de autoatendimento. Essa
alternativa pode ser a solução do seu
problema, ou não.
Quando passa os comandos
necessários na máquina, se depara com a
mensagem de que o limite de cheques foi
ultrapassado. Ele entende, então, que já havia
tirado um talão antes, mas precisaria de mais
para a reforma que acontece na sua casa.
Fonte: http://migre.me/glkQu
Ele poderia utilizar o cartão, mas este tinha vencido a validade e o banco
apresentava um atraso na emissão de um novo. Com isso, deveria esperar o outro
dia para poder conseguir um talão dentro do horário de atendimento dos caixas do
banco.
Isso remete ao tema do capítulo que trata sobre a gestão do relacionamento
com o cliente. O valor percebido pode ser justamente as facilidades e o atendimento
considerado especial que o cliente recebe quando precisa de determinado serviço
da empresa.
Além do valor percebido, o exemplo trata da satisfação do consumidor. No
caso estudado, o cliente foi para sua casa e com certeza não se sentiu satisfeito
com a situação.
Portanto, a satisfação desse cliente é o desempenho das empresas que o
cliente é capaz de perceber e o atendimento das suas expectativas. Se essas
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expectativas são atendidas, o cliente se sente satisfeito e quanto maior for o grau de
atendimento do que ele espera, melhor ele se sentirá com relação aos serviços
daquela organização.
Expectativas Qualidade
Expectativas do excedidas Ideal
cliente antes da
compra
Expectativas Qualidade
Geram Satisfatória
atendidas
Percepção do
cliente sobre o
que lhe foi Qualidade
oferecido Expectativas
não atendidas Inaceitável
Processo Resultado
do serviço do serviço
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2.6 Treinamento de pessoal para o atendimento ao público
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Para tanto, é feita uma análise nas áreas
técnicas e de relacionamento humano da
organização. Dantas (2004) discorre sobre os
principais itens que devem ser analisados em cada
uma das áreas citadas. Para a área técnica são:
Fonte: http://goo.gl/3zlWUL
Desconhecimento, pelo atendente, de disposições legais básicas
relacionadas com sua área específica de atendimento.
Falhas observadas no conhecimento das formalidades exigidas do
cliente e dos próprios procedimentos internos.
Desatualização em relação às mudanças de rotinas e procedimentos
que estão para ser implantados na sistemática de atendimento.
Necessidade de habilitação de novos empregados (ou empregados
vindos de outras áreas) para as funções de atendimento.
Já na área de relacionamento humano, Dantas (2004), discorre sobre os
fatores a serem tomados como pontos de atenção:
Desconhecimento, pelos empregados de seu verdadeiro papel,
atribuições e responsabilidade como “atendentes do público”.
Desinformação quanto ao seu trabalho e à importância do atendimento
ao público nesse trabalho.
Desconhecimento das regras básicas de relações públicas, quanto à
apresentação, atitude, ética profissional, linguagem do atendimento,
etc.
Inabilidades no relacionamento pessoal com clientes e colegas de
trabalho (perda de paciência, atritos frequentes, dificuldades do trato
com certas situações ou tipos de pessoas, dificuldades em ouvir os
outros e dar atenção, etc.).
O treinamento dessas pessoas visa, então, que todas essas falhas sejam
corrigidas para o melhor resultado do serviço final oferecido. Isso pode ser feito, de
acordo com Dantas (2004), a partir de várias atividades de ensino e de
aprendizagem, relacionadas com as situações de trabalho daqueles que são
treinados.
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Segundo o autor, essas atividades:
Decorrem da identificação de necessidades presentes ou futuras de
conhecimentos, habilidades e atitudes que precisam ser adquiridos ou
desenvolvidos para se obter um desempenho considerado satisfatório
do trabalho.
Estão voltadas para ajudar as pessoas a integrarem-se melhor no
trabalho e desempenharem bem suas tarefas profissionais.
Devem ser realizadas em estreita ligação com as situações de
trabalho, quando não no próprio trabalho com a orientação e instrução
dos supervisores, chefes e empregados mais experientes.
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Vendedores e consultores técnicos.
Fornecedores e parceiros: profissionais de organizações que
fornecem produtos ou que prestem serviços à organização. O
treinamento desses profissionais é importante para que eles tenham
consciência dos esforços da organização em prestar um atendimento
de excelência aos clientes.
Secretárias: empregadas ou prestadores de serviços terceirizados que
atuam como elo entre o cliente e as chefias da empresa, quando esse
contato é solicitado por uma das partes.
Supervisores e chefes: empregados encarregados de supervisionar
grupos ou dirigir setores de atendimento.
Um programa eficiente para o treinamento de
todas essas pessoas deve tratar dos aspectos técnicos e
dos aspectos comportamentais da função, que caso
algum desses dois aspectos seja negligenciado, o
problema que foca o treinamento pode não ser
solucionado como se espera.
Fonte: http://goo.gl/yzZNp0
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empregado de uma organização que lida com o público, como funcionam as
relações públicas, o que significa atendimento ao público, quais os passos do
atendimento, comportamento funcional, ética profissional do atendente, papel de
cada tipo de atendente e responsabilidade do atendente nos problemas mais
frequentes do público.
O módulo de conteúdos técnicos abrange todo o tema técnico que os
atendentes precisam para que possam solucionar não só os problemas, mas
também as demandas dos clientes. Nesse módulo os temas principais são:
documentos que devem ser apresentados, localização dos serviços e quantidade
dos mesmos, orientação correta para que o cliente saiba onde achar exatamente o
que procura dentro da empresa, informações gerais para que o atendente saiba
onde procurar quando precisa de algum auxílio, etc.
Já no módulo de retorno ao trabalho é possível ensinar como deve ser a
aplicação de todos os conhecimentos adquiridos quando o atendente volta para o
seu posto de trabalho. O módulo engloba os temas: problemas e soluções dos
mesmos, trabalho efetivo dos colaboradores, lista de dúvidas que surgiram ao longo
do curso, soluções e propostas do grupo para melhorias.
Dantas (2004) sugere, ainda, que há alguns bloqueios para que o treinamento
possa ser colocado em prática com eficácia, são eles:
Empregados ineficientes e que não respondem a recompensas;
Empregados tradicionalmente com bom desempenho, mas que
cometem falhas eventuais;
Prêmios e estímulos para o bom desempenho que não são
empregados adequadamente;
Falta de mecanismos que permitem que o empregado possa oferecer
críticas e sugestões para a melhoria do trabalho;
Empregados sem nenhum grau de segurança no emprego que
exercem.
Apesar dos bloqueios que possam existir, os atendentes e qualquer pessoa
que tenha contato direto com o público da organização deve estar em constante
movimento para melhoria.
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Os treinamentos a partir de atividades e
dos módulos apresentados são uma opção
que pode trazer bons resultados para o
atendimento ao público. É esse atendimento
que deve ser objetivado, bem como a busca
pela percepção de um serviço com qualidade
ideal para o cliente.
Fonte: http://goo.gl/iJVnlQ
Tal teoria remete ao pensamento da qualidade nos serviços e no atendimento
ao cliente. Isso pode ser estudado a partir de técnicas de análise da organização e
de autores que discorrem sobre modelos ideais de atendimento, bem como sobre
modelos de qualidade e excelência que podem ser aplicados nos serviços.
No próximo capítulo são estudados exatamente esses modelos de qualidade
aplicados no atendimento com o objetivo de entender como se entrega um serviço
com qualidade e quais são, por exemplo, os estágios da qualidade dos serviços.
Portanto, apesar do atendimento ser ponto crucial de percepção de valor e de
qualidade do serviço, outros pontos também são tratados e o tema é desenvolvido
com maior detalhamento.
Exercício 2
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bem como sua oferta de produtos e prestação de serviços.
b) Procedimentos internos são os manuais de produtos e serviço, rotinas, ordens
superiores, práticas habituais (formalizadas ou não) que a empresa adota para
orientar o funcionamento e a forma de oferta de produtos ou prestação de
serviços.
c) Elementos de consulta são os catálogos, cadastros, arquivos, sites, relações,
listagens, etc., que não são utilizados pelos atendentes para efetivação do
atendimento.
d) Instalações são todos os aspectos físicos da empresa: a distribuição do espaço,
a ambientação, a sinalização.
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UNIDADE 3 - MODELOS DE QUALIDADE APLICADOS NO
ATENDIMENTO
Fonte: http://migre.me/gjBxF
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Falta de feedback ao cliente, falta de respeito ao cliente, empresas que
prometem e não cumprem, inexistência de acompanhamento da
satisfação do cliente, excesso de burocracia.
Falta de interesse/empenho dos atendentes na solução dos problemas
dos clientes.
Infraestrutura inadequada, sinalização deficiente ou inexistência de
sinalização.
Atendimento muito demorado, excesso de filas.
Falta de educação/cortesia/paciência do atendente para com o cliente.
Discriminação no atendimento: quem tem melhor situação financeira é
melhor atendido.
Tais itens fazem com que seja possível avaliar como está sendo desenvolvido
o atendimento dentro das organizações. Porém, mesmo que se saiba quais são os
principais pontos que devem ser estudados, muitas pessoas ainda se sentem
insatisfeitas com o atendimento que recebem.
O autor Dantas (2004), afirma que as empresas ainda têm a cultura “da porta
para dentro”, como foi destacado no capítulo anterior. Ou seja, a principal
preocupação gira em torno das suas rotinas internas e indicadores financeiros, não
dando a devida atenção ao cliente.
Além disso, é comum encontrar pessoas com falta de treinamento, sem
cordialidade e excesso de informalidade dentro do processo de atendimento. Isso
faz com que os atendentes sintam liberdade para reclamar do seu trabalho, fazer
comentários sobre problemas internos e até mesmo há aqueles que não reclamam,
mas tratam o cliente como amigo íntimo, sem a cordialidade necessária e
profissionalismo.
A partir da visão da informalidade é possível, então, verificar o uso de
vocabulário inadequado para o atendimento, como siglas e gírias. Expressões
utilizadas em conversas informais não devem compor o atendimento e o tratamento
do consumidor.
Outra grande falha é o desconhecimento das rotinas e respostas incorretas.
Como no comércio, por exemplo, a entrada e saída de funcionários se dá com
grande rotatividade, é comum que as pessoas passem a exercer suas funções sem
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treinamentos adequados. Tal atitude gera uma lacuna no conhecimento do
atendente de informações básicas da empresa.
A postura das pessoas que estão
diretamente relacionadas com os clientes
também é responsável por muitos erros. Há
atendentes que mascam chiclete, coçam o
corpo com objetos como canetas, atendem
com palitos na boca, sentados em postura
inadequada e até mesmo que fumam.
Fonte: http://goo.gl/R6RF6i
Duas características marcantes como falhas no atendimento são a falta de
tratamento diferenciado e menosprezo do cliente. A primeira ocorre quando o cliente
se sente tratado como qualquer outra pessoa, fosse ela cliente ou não. Qualquer
que for o tipo de negócio, o cliente deve ser tratado como tal, com respeito e com a
intenção de atendimento das suas necessidades.
Já a segunda acontece geralmente em lojas nas quais os clientes em geral
são aqueles com maior poder aquisitivo na sociedade. E também, são atendentes
dessas lojas pessoas que têm estilo parecido com o que vendem.
Isso faz com que, caso não tenha havido nenhum tipo de treinamento, os
atendentes julguem as pessoas pela aparência ao entrar na loja e até mesmo se
considerem na posição de julgar quais pessoas têm a aparência de que tem
condições para arcar com os produtos da loja.
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O autor fez considerações minuciosas dentro de suas conclusões, chegando
a uma teoria detalhada em aspectos como o perfil do atendente, o atendimento em
si, o ambiente de trabalho. Fez considerações sobre cada um desses aspectos com
relação à teoria especializada do atendimento ideal e quanto ao que pensam os
clientes sobre o atendimento real.
O primeiro aspecto, que trata do perfil do atendente é explicitado no quadro a
seguir. A partir desta é possível comparar a opinião dos especialistas e dos clientes
quanto ao tema.
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atendimento, a maioria das opiniões dos clientes está focada em fazer o
atendimento de forma eficaz, de maneira rápida e de um jeito que faça com que o
cliente se sinta satisfeito.
O segundo aspecto estudado trata do atendimento em si. O quadro a seguir
mostra quais foram as características apontadas novamente pelos autores da
literatura e pela opinião dos clientes.
Deve evitar barreiras entre o cliente e a empresa, Deve planejar horários de atendimento de forma
seus funcionários e seus produtos e serviços. adequada para o cliente.
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O foco principal dos pontos ressaltados pelos clientes é que este deseja sentir
que é bem-vindo dentro da empresa na qual procura serviços. Por esse principal
foco é que foram apontadas informações individuais sobre o comportamento do
atendente e sobre a rapidez no atendimento.
Para que os pontos do atendimento em si possam se tornar reais e para que
sejam implantados, é necessário que o atendente satisfaça os pontos focados no
seu comportamento. O pensamento, portanto, deve ser no atendimento das
necessidades dos clientes e na sua percepção sobre a empresa e sobre como este
está sendo tratado dentro dela.
O terceiro aspecto estudado trata-se do ambiente de trabalho. Assim como
nos aspectos anteriores, são ressaltadas as percepções de autores e suas obras e
da pesquisa de campo realizada por Dantas (2004).
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Já a relação com os atributos do ambiente de trabalho trouxe mais
características essenciais por parte dos autores. Enquanto os mesmos falam de
detalhes sobre o ambiente, os clientes têm uma percepção diferente, destacando
aspectos que são de interesse comum.
A partir desse entendimento sob duas óticas diferentes, foi possível para o
autor montar um resumo de como deve ser o atendimento ideal ao cliente. Dentro
dessa sumarização dos dados encontrados, são selecionados como fatores
fundamentais os seguintes: a satisfação do cliente, as características do profissional
de atendimento e as características do ambiente de atendimento.
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Marques (2010), assimila os aspectos ideais para o atendimento com as
teorias da qualidade total (CQT – Controle da Qualidade Total) que são
disseminadas entre as empresas.
Dentro dos modelos de CQT os principais
focos são a satisfação do cliente, o
aperfeiçoamento contínuo, envolvimento de todos
os funcionários e valorização e respeito ao
indivíduo. Trata-se, portanto, de uma filosofia
organizacional que associa qualidade, respeito,
participação e confiança.
Fonte: http://goo.gl/QFGD5Z
As características da filosofia do CQT estão ligadas com o resumo de
características abordadas dentro do modelo ideal de atendimento. Marques (2010)
afirma, ainda, que esses sistemas de qualidade estão focados principalmente em
especificação das atividades, acompanhamento e verificação das mesmas para que
a qualidade possa ser percebida.
A qualidade remete à excelência dentro dos serviços e tal teoria é abordada
por Dantas (2004), que ressalta que há quatro estágios de excelência nos serviços:
Alcance
da
satisfação
do cliente
Potencial
Estágio 4
Ponto inicial
- Alinhar processos
influenciado pela marca internos em torno das
expectativas e da
Estágio 3 satisfação dos clientes
- Criar um ambiente
Estágio 2 - Enfatizar os processos de voltado para obter a
Estágio 1 entrega aos clientes lealdade e a retenção dos
- Move-se na direção da - Desenvolver medidas de clientes
- Satisfazer os elementos excelência operacional dos satisfação dos clientes - Ter como foco ser “o
essenciais do serviço principais processos - Modificar culturas para melhor da classe” em
- Concentrar-se - Incorporar elementos de que sejam voltadas para o satisfação dos clientes
primeiramente em satisfação dos clientes cliente - Concentrar a mensuração
processos e canais - Começar a incorporar o - Colocar menos foco nos do negócio em
- Estabelecer requisitos de feedback dos clientes nos produtos ou nos canais. relacionamentos e na
satisfação e infraestrutura. projetos. lucratividade proporcionada
pelos clientes a longo
prazo.
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No primeiro estágio a empresa faz com que seus esforços sejam
concentrados dentro da análise dos seus custos, lidando com as solicitações de
serviços da sua rotina. No segundo, a empresa está empenhada em fornecer um
serviço ao cliente de maneira que este seja percebido com uma qualidade boa e
começa a se preocupar com a opinião dos mesmos.
Já no terceiro estágio, a empresa está focada em melhorar o seu
relacionamento com o cliente para que possa integrar e distribuir as informações
sobre os mesmos. No último estágio, a empresa atinge a excelência, ou seja, todos
os processos estão alinhados para que possam buscar a satisfação dos clientes, o
ambiente interno é voltado totalmente para os seus consumidores.
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Para tanto, as empresas fazem estudos de como melhorar o seu atendimento
ao público. Tais atividades são desenvolvidas para que os elementos do
atendimento estejam sendo colocados em prática de maneira harmônica a fim de
evitar erros e problemas.
Dantas (2004), propõe que haja um roteiro de trabalho antes que o serviço
seja colocado em prática. Esse roteiro é responsável por evitar riscos de falhas ao
longo da prestação do serviço junto ao cliente, bem como a otimização dos
processos para que sejam colocados em prática com maior qualidade.
O autor traz, ainda, ideias para um roteiro de trabalho para melhorar o
atendimento. O foco principal deve ser o cliente e este deve ser visto como o
principal destino das atividades da organização.
Os funcionários e atendentes devem ser vistos também como pessoas que
precisam de atenção interna dos gestores. São considerados os principais
movedores das atividades da empresa e precisam sentir também a importância da
necessidade dos seus serviços.
O ponto de partida para o roteiro das atividades e como estas devem ser
desenvolvidas deve vir dos clientes, pois é a opinião direta dos mesmos que
influenciará na percepção da qualidade.
Todos dentro da organização devem estar envolvidos com o trabalho. Dantas
(2004), afirma que são eles: clientes; dirigentes e gerentes; técnicos, assessores e
assistentes; atendentes; especialistas; consultores; vendedores e consultores-
vendedores.
O roteiro definido deve seguir uma ordem delimitada a partir de etapas.
Porém, é importante notar que essas etapas podem se entrelaçar durante o
desenvolvimento das atividades.
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Quadro 6 – Roteiro de trabalho
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Identificação dos objetivos e metas que se pretende alcançar, e das
respectivas prioridades.
Busca ou geração de alternativas de solução. A “busca” refere-se a
soluções já aplicadas e testadas em outro lugar. A “geração” significa a
descoberta de uma nova solução e requer processos que estimulem a
criatividade das pessoas envolvidas.
Análise das consequências e tomada de decisão. O que pode implicar
a obtenção de autorização e de recursos junto a escalões hierárquicos
superiores.
Definição dos cronogramas e de pontos de controle da execução.
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profundos de ajustes de problemas. Além de poupar o tempo dos colaboradores da
organização em se dedicar a atividades como o treinamento para o melhor
atendimento.
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A primeira parte de um diagnóstico deve ser feita a partir do levantamento de
dados e informações para que as pessoas responsáveis pela avaliação do problema
tenham uma visão ampla de tudo o que está envolvido.
O autor Dantas (2004), afirma que essa fase inicial se assemelha ao
diagnóstico clínico que os médicos fazem dos pacientes assim que chegam para
uma consulta: devem ser feitas todas as perguntas pertinentes para conhecer a real
situação.
Para que essa etapa aconteça, devem-se evitar processos complexos e deve
ser feita uma observação minuciosa de todo o processo de atendimento, observando
atendentes e cliente. Assim, é possível entender em quais pontos o atendimento não
está ocorrendo conforme o planejamento feito.
Além disso, deve-se entender, junto aos gerentes, quais são as principais
dificuldades do setor; estes são capazes de visualizar as rotinas de atendimento. As
percepções de vários dirigentes podem ser um auxílio no caminho da identificação
das falhas.
Seguindo uma rotina de análise para a montagem do diagnóstico, é possível
em pouco tempo entender os processos falhos e tornar evidente algumas opções de
solução (DANTAS, 2004).
Dentro do diagnóstico deve haver, ainda, um responsável coordenador pela
execução do mesmo. Não é necessária a contratação de terceiros em um primeiro
momento, mas há características essenciais apontadas por Dantas (2004), para que
essa pessoa seja considerada apta para tal função:
Deve ser pessoa flexível, sem ideias preconcebidas e capaz de ceder
às ponderações dos outros.
Deve ser pessoa disposta a trocar ideias e informações de forma
aberta, criando um clima de confiança com seus interlocutores.
Deve ser pessoa capacitada a trabalhar de forma participativa de modo
que todos os envolvidos no diagnóstico tenham a possibilidade de
colocar a discutir suas opiniões e percepções individuais.
Ainda além, o responsável pelo desenvolvimento do diagnóstico deve
entender dos processos da empresa, com conhecimentos teóricos e práticos sobre
os assuntos envolvidos.
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As atividades devem, ainda, ter uma sequência para que sejam colocadas em
prática corretamente. Dantas (2004), propõe três etapas: preparação, levantamento
e análise.
A preparação engloba:
Designação de uma pessoa ou um grupo de tarefa para coordenar e
executar o diagnóstico.
Levantamento preliminar de dados e informações e obtenção de visão
panorâmica da situação atual, para direcionar o diagnóstico.
Definição da abrangência do diagnóstico (global ou parcial) e das
fontes de informações internas e externas para as sondagens.
Escolhas dos processos (métodos) a serem utilizados e
elaboração/obtenção dos instrumentos (questionários, gravador, etc.)
Informação e envolvimento dos funcionários que vão ser ouvidos nos
levantamentos.
Os levantamentos englobam:
Busca de dados e informações a partir de fontes internas (atendentes,
chefes e supervisores, outros funcionários cuja atuação se interliga
com o atendimento).
Busca de dados e informações a partir da perspectiva externa
(pesquisa junto aos clientes e consulta a especialistas externos)
Já a análise engloba:
Tabulação dos dados e informações, segundo classificação das áreas
(ou elementos, ou assuntos) do sistema de atendimento.
Exame da convergência e divergência das percepções, segundo
critérios de coincidência, oposição ou complementaridade de
percepções.
Identificação precisa dos principais problemas detectados, por área (ou
elemento, ou assunto) do atendimento, com comentários sintéticos
sobre suas características, dimensões, causas e consequências.
Listagem paralela das sugestões de solução para os problemas, com
eventuais comentários.
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A visão panorâmica do problema deve ser foco do diagnóstico. Como visto,
este pode ser iniciado a partir de uma perspectiva global e depois evoluir para áreas
determinadas ou atividades da empresa.
Durante o processo, é recomendável ouvir o maior número possível de
pessoas. Não somente os cargos diretamente ligados com o cliente, mas também
outras pessoas que podem contribuir de alguma maneira para a identificação do
foco do problema.
Os clientes também devem ser ouvidos. Estes são o foco da organização,
portanto, são os que recebem o serviço e mais facilmente podem ajudar na
percepção de falhas.
Dentro dos procedimentos de diagnóstico podem ser utilizadas diversas
ferramentas. Tais como: entrevistas com clientes que se encontram na empresa,
questionários a serem respondidos pelos clientes, conversa com clientes habituais,
observação dentro da área de atendimento, reunião com os funcionários, dentre
outros.
O coordenador pode, ainda, dividir as pessoas envolvidas no diagnóstico em
grupos de operacionalização. Cada um pode ficar responsável pela utilização de
uma ferramenta ou pelo desenvolvimento de um tipo de atividade.
Junto ao público, Dantas (2004) afirma que devem ser feitas perguntas
simples, para que seja de fácil compreensão, como:
O(a) Sr. (a) foi bem atendido?
Qual era o serviço ou produto que o(a) Sr. (a) procurava?
Em quanto tempo foi resolvido o seu caso?
Quantas vezes o(a) Sr.(a) teve que voltar à empresa?
O(a) Sr.(a) encontrou com facilidade o setor apropriado?
Os atendentes foram atenciosos com o(a) Sr.(a)?
Prestaram-lhe as informações necessárias?
O(a) Sr.(a) tem alguma crítica ou sugestão a fazer?
O que falta para melhorar o atendimento que prestamos ao(à) Sr.(a)?
Tais opções são sugestão para as entrevistas, mas podem ser utilizadas
também nos questionários. É preciso ter cuidado especial com a redação e com a
facilidade de tempo e ambiente para as respostas.
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Já com os colaboradores da empresa, a contribuição das pessoas que
executam o serviço enriquece a pesquisa para diagnóstico. Com isso os funcionários
se sentem assistidos, consequentemente mostram maior comprometimento com as
atividades da empresa.
O autor cita algumas das questões que devem ser respondidas em seis
aspectos dentro da empresa. Esses aspectos estão relacionados com os clientes, os
atendentes, normas legais, procedimentos internos, elementos de consulta e
instalações, conforme quadro a seguir.
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Os questionamentos tratados no quadro anterior são exemplos do que deve
ser observado nos itens selecionados pelo autor. Mais detalhes podem e devem ser
observados para que se possa fazer um diagnóstico aprofundado.
Um dos aspectos tratados são as instalações, uma vez que é a porta de
entrada dos clientes na empresa e correspondem à maneira que o mesmo avaliará a
organização em um primeiro momento, baseado na sua imagem.
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Ambientação: como criar um clima agradável e prover a cena dos
equipamentos, serviços e acessórios mais adequados, de modo a
facilitar a vida e o desempenho dos clientes e funcionários.
Sinalização: como direcionar e orientar eficazmente os clientes dentro
da empresa para que encontrem, sem dificuldade, as suas posições.
Para que ocorra uma boa ocupação do espaço interno devem-se conhecer
quais são os serviços da empresa, quais os horários de maior movimento, quais os
períodos do ano ou do mês com maior quantidade de clientes, quais os setores que
mais recebem clientes, dentre outras informações que auxiliam na organização do
espaço.
É feito, então, o planejamento do espaço da organização, com foco nas
melhores posições para atendentes e clientes. Tal ocupação facilita também na
rapidez ou não do atendimento.
O espaço depende, também de como as principais operações se
desenvolvem. Como mostra a figura a seguir.
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A ambientação tem como principal finalidade o bem-estar das pessoas que se
encontram dentro da empresa. Seja o público interno de funcionários, seja o cliente
externo que visita a empresa.
Além disso, o ambiente de uma organização que atende clientes que devem
passar algum tempo no seu interior deve ser um ambiente que passe uma sensação
de organização e dinamismo, além de responsabilidade e boa dinâmica de trabalho.
A entrada de serviços que facilitam a estadia do cliente deve estar disponível,
dependendo da organização. Dantas (2004) afirma que são eles: bebedouro,
telefone público, sanitários, ponto de fornecimento de formulários exigidos pela
empresa, agência bancária (caso seja necessário fazer recolhimentos), ponto de
venda de alimentos e bebidas, dentre outros.
Para um cliente que deve esperar muito tempo dentro da empresa, esses
serviços, gratuitos ou não, fazem a diferença na hora de fazer a avaliação da
empresa.
A sala de espera é um dos serviços que deve ser considerado obrigatório.
Enquanto o cliente precisa de espera, precisa também de espaço confortável para
que o tempo despendido na empresa seja menos custoso.
Dantas (2004) afirma que os principais detalhes a serem avaliados na sala de
espera são: a quantidade e o tamanho dos móveis em proporção com o tamanho da
sala; os móveis devem ser do mesmo tipo, do mesmo material e acabamento;
móveis escuros devem ser evitados em ambientes pequenos; os móveis devem ser
distribuídos equilibradamente por todo o espaço.
A sinalização é outro elemento que faz a diferença dentro processo de
atendimento e dentro das instalações da empresa. É um recurso utilizado para que o
cliente saiba em quais lugares deve ir dependendo da sua necessidade na
organização.
Essa sinalização diz respeito não somente ao espaço dentro do ambiente da
prestação do serviço, mas também fora dele. A acessibilidade ao telefone e
endereço faz com que o cliente saiba para onde recorrer caso precise. Por isso, a
ampla divulgação dos dados da empresa, formas de atendimento e horários auxiliam
os clientes que a procuram.
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Dentro da empresa placas de sinalização com as áreas, os responsáveis pelo
setor e quando procurá-los faz com que se tenha menos tempo obsoleto na
resolução dos problemas e no atendimento.
Fonte: http://migre.me/gjE6M
Exercício 3
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3. Qual das alternativas abaixo NÃO é uma característica que deve ser
observada no responsável por desenvolver o diagnóstico de problemas
dentro da organização?
a) Pessoa flexível.
b) Pessoa individualista.
c) Pessoa disposta a trocar ideias.
d) Ter conhecimentos teóricos e práticos.
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UNIDADE 4 - VANTAGENS COMPETITIVAS DA QUALIDADE DE
ATENDIMENTO
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Isso se inicia, então, com as informações fornecidas para o cliente. Com início
na sala de espera tratada no capítulo anterior, as informações são primordiais para
garantir um atendimento de qualidade.
Dantas (2004), afirma que alguns detalhes não podem ser esquecidos dentro
desse primeiro contato do cliente com a empresa:
Instalação de um balcão de atendimento especialmente projetado para
abrigar o setor de informações.
Colocação de uma ou várias mesas com recepcionistas ou atendentes
(o que dá caráter personalizado à empresa).
Aproveitamento de um balcão onde se desenvolve outra atividade
(protocolo, por exemplo) e reservar espaço para a recepcionista ou
atendente, utilizando sinalização própria e alguma forma de destaque.
O atendimento deve ser visto a partir do tipo de empresa que o desenvolve.
Por isso, deve considerar os tipos de serviços prestados ao público, a quantidade de
público que procura a empresa, o número ideal de recepcionistas ou atendentes, a
quantidade total de empregados da empresa, a disponibilidade de espaço e o
horário de atendimento (DANTAS, 2004).
Essas informações são passadas ao cliente a partir de ferramentas que
devem estar disponíveis dentro do local
do atendimento e, ainda de acordo com o
autor, podem ser através de blocos para
que se possa dar indicações por escrito,
referenciais para consultas e busca de
informações, terminais de computador,
arquivos de documentos, telefone, caixa
de coleta de documentos, dentre outros.
Fonte: http://goo.gl/nCrcqt
Todos os instrumentos ajudam na orientação do cliente na empresa e
facilitam também o trabalho das pessoas que serão as responsáveis pelo
atendimento.
Além disso, podem-se considerar os catálogos impressos ou através do
computador, que contêm informações sobre setores e pessoas da empresa e são
responsáveis por responder às perguntas:
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Onde é possível resolver tal problema ou obter tal serviço?
Onde fica a seção tal?
Onde encontro o gerente da área tal?
Alguns serviços são mais procurados e merecem ser destaque desses
catálogos. Dantas (2004), afirma que, por esse motivo, as informações primordiais a
serem passadas nos catálogos, devem ser:
O local onde é prestado o serviço
A unidade que presta o serviço
O horário de atendimento
Os documentos necessários e exigências para a obtenção do serviço
O nome do chefe ou responsável pelo serviço
O número ou ramal da unidade que presta o serviço
Com isso, aproveita-se o tempo que seria perdido na busca de informações. É
possível, também, evitar que os clientes estejam no lugar errado ou procurem a
pessoa errada para atendimento ou para a solução do seu problema.
As preocupações com informação focam na demonstração da cordialidade,
organização e precisão da empresa (DANTAS, 2004). A cordialidade é importante,
pois se trata do primeiro contato e das expectativas que o cliente gera para o
atendimento.
O empenho e a participação de todas as pessoas da empresa para que o
atendimento seja cordial leva o cliente a mudar a ideia de que a maioria dos
atendimentos é com pessoas mal humoradas e sem preocupação com ele.
O público da organização e o trato com o mesmo é uma atividade difícil de ser
desenvolvida, pois as pessoas pensam de maneira diferente umas das outras e a
percepção é uma característica pessoal.
Porém, o atendimento cordial deve pressupor que o atendente está bem
preparado, o ambiente está limpo e organizado e todas as informações estão
disponíveis para o cliente.
A organização visa não somente o ambiente da empresa em si, mas também
a organização das informações disponíveis e se o atendente sabe fazer uso das
mesmas. Torna-se, então, de muita importância a utilização do que se tem
disponível para o atendimento das necessidades do consumidor.
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Já a precisão está focada na ligação entre a cordialidade e a organização das
informações. Um atendimento tem que ser cordial e com informações organizadas,
porém somente terá valor para o cliente se for preciso e com informações que
estejam atualizadas e que o ajudem de alguma maneira.
Informações que estão erradas ou desatualizadas se tornam ineficientes e
não ajudam a desenvolver um bom atendimento. Por isso se fala em atualização dos
catálogos, do treinamento dos atendentes e dos documentos utilizados durante o
trabalho.
A evolução dos meios de comunicação fez com que ficasse mais fácil o
atendimento do cliente por meios eletrônicos. Isso deu a possibilidade de as
empresas disponibilizarem centrais de atendimento para que os clientes pudessem
com maior facilidade buscar informações e até mesmo registrar reclamações.
Tais centrais são conhecidas como
SAC – Serviço de atendimento ao cliente.
Foram colocadas em prática para que fossem
atendidas exigências da Lei de Defesa do
Consumidor e foram estendidas para
sugestões e solicitações, como compra e
troca de mercadorias.
Fonte: http://goo.gl/b0NJ1t
Esse serviço varia de acordo com a empresa. Em algumas são fornecidas
apenas informações da organização, já em outras o cliente pode fazer compras,
escolher produtos e registrar suas reclamações.
Como em todas as outras áreas da empresa, cuidados especiais devem ser
tomados com os SAC´s (DANTAS, 2004). Antes da sua implantação e compra de
equipamentos para tal, o gestor deve fazer um projeto completo de como irá
funcionar para que haja suporte tecnológico para atender todos os clientes que
procurarem pela central.
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O local de instalação deve ser estudado. Estados diferentes, expressões
diferentes e maneiras diferentes de se comunicar podem causar transtornos no
processo de atendimento.
As pessoas que trabalharão na central devem ser recrutadas e selecionadas
de maneira correta. Ou seja, as etapas da seleção devem condizer com o que a
empresa espera do seu atendimento. E mesmo depois da seleção feita, esses
atendentes devem ser bem treinados para que o atendimento oferecido seja de
qualidade.
Esse tipo de atendimento tem como objetivo facilitar que o cliente entre em
contato com a empresa que necessita. Por isso o planejamento do mesmo deve ser
feito de maneira a atender o consumidor da melhor maneira possível.
É comum clientes entrarem em contato com empresas e com os SAC´s das
mesmas e receberem mensagens de indisponibilidade ou de serviço muito
procurado e ocupado em determinados horários do dia.
Tal posição faz com que o cliente se sinta prejudicado já em um primeiro
momento. E o sentimento se torna pior se o cliente não conseguir o atendimento nas
centrais quando já tem o problema em mãos, como um pedido não entregue ou uma
mercadoria com defeito.
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Satisfação do cliente
O produto ou serviço perfeito é algo que sempre será objetivo do cliente. Por
mais que haja limites de erro ou de pequenas falhas, o esperado é um produto longe
de defeitos e que funcione por bastante tempo.
Isso faz com que as empresas se empenhem em fazer projetos próximos de
uma realidade perfeita a fim de tentar entregar um produto perfeito com um
atendimento perfeito.
Visto que o produto é o esperado, o consumidor espera, ainda, que este seja
entregue por pessoas atenciosas. Tal afirmação salienta todo o conteúdo estudado
até esse ponto sobre a qualidade do atendimento ao público.
O produto deixa de ser “perfeito” aos olhos do cliente caso seja entregue por
pessoas com mau humor ou que não deem a atenção devida. Isso acontece porque
o cliente sempre irá procurar o melhor possível do mercado e terá maior vantagem
competitiva a empresa que chegar mais próximo do que o mesmo almeja.
O prazo e o atendimento do mesmo faz com que o cliente se sinta mais
satisfeito. O prazo complementa a satisfação das necessidades do cliente em
conjunto com o produto perfeito, entregue por pessoas atenciosas.
Por isso é importante que a empresa reformule prazos e expectativas dadas
aos clientes que não são possíveis de serem atendidos. A partir do momento em que
algo for prometido ao cliente, o mesmo irá cobrar cada detalhe e isso influirá na sua
satisfação final.
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Já o suporte de um processo eficaz diz respeito às falhas e problemas que
podem acontecer dentro de uma relação de negócios ou durante um processo de
atendimento ao público.
O cliente cobra que os problemas sejam resolvidos com rapidez e as falhas
reparadas. Tais objetivos podem ser alcançados com o diagnóstico apropriado que
foi estudado nos capítulos anteriores.
4.3 A previsibilidade
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M Mistakes (Erros)
R Rework (Retrabalho)
B Breakdowns (Defeitos)
I Inefficiencies (Ineficiências)
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Já a utilização de ferramentas
para a coleta de informações sobre a
experiência de seus clientes serve como
porta de entrada para os principais
dados sobre os seus clientes.
Fonte: http://goo.gl/Msq7BS
Esses dados podem ser obtidos através de questionários internos feitos com
os clientes e pesquisas de opinião detalhadas.
O autor Inghilleri (2013), afirma que há seis gafes que devem ser ressaltadas
como as principais maneiras de afastar os clientes. São elas:
Deixar de responder pessoal e prontamente após receber um feedback
negativo. Ao receber comentários negativos em uma pesquisa de
opinião, deve-se responder rapidamente por telefone (a melhor
alternativa na maioria dos casos) ou e-mail; esse é o tipo de situação
em que uma nota escrita leva muito tempo para chegar, podendo
deixar o cliente ansioso. Não se deve separar um lote de enquetes
para respondê-lo posteriormente em massa antes de filtrar os
comentários negativos, que exigem resposta imediata.
Deixar de agradecer – pessoalmente também – a qualquer pessoa que
faça um elogio em uma pesquisa de opinião. Uma nota escrita tem um
grande efeito neste caso.
Oferecer uma recompensa por uma pesquisa respondida que não
condiga com a imagem da sua empresa ou uma chance pequena de
ser premiado. Ao invés de oferecer qualquer uma das opções, é melhor
apenas dizer: “Queremos muito melhorar, pedimos que nos ajude
respondendo a esta pesquisa”.
Pedir aos clientes que participem de um “conselho consultivo” ou
ocupem um cargo honorário semelhante e depois apenas tratá-lo com
palavras de incentivo.
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Criar um questionário demasiadamente trabalhoso para preencher,
sem nenhuma oportunidade de responder um formulário curto ou saltar
quaisquer partes do longo questionário.
Fazer perguntas demográficas indiscretas, como renda, sem oferecer a
alternativa de que essas perguntas sejam opcionais. Não se deve
supor que os participantes confiem nas práticas de proteção de
privacidade da organização.
Fonte: http://goo.gl/ccCZ9G
Um bom atendimento não é considerado por ações individuais ou por
atividades bem desenvolvidas ocasionalmente. A sua qualidade é percebida ao
longo do tempo, com boas avaliações e percepção dos clientes que estão
envolvidos no processo.
As melhorias contínuas e a avaliação a fim de detectar falhas e erros do
processo são primordiais para que pequenos problemas não se tornem
irremediáveis com o tempo.
Por fim, o empenho da organização na tomada de decisões e no atendimento
das necessidades dos clientes faz a diferença quando o mesmo é recebido na
organização. A qualidade está nos detalhes que fazem com que o cliente se sinta
especial.
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Exercício 4
2. Qual dos itens abaixo NÃO é primordial no primeiro contato do cliente com
a empresa?
a) Instalação de um balcão de atendimento especialmente projetado para abrigar o
setor de informações.
b) Colocação de uma ou várias mesas com recepcionistas ou atendentes.
c) Aproveitamento de um balcão onde se desenvolve outra atividade (protocolo,
por exemplo) e reservar espaço para a recepcionista ou atendente, utilizando
sinalização própria e alguma forma de destaque.
d) Ajuste da temperatura da água disponível para o cliente.
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REFERÊNCIAS
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