UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ

FACULDADE DE ECONOMIA, ADMINISTRAÇÃO, ATUÁRIA, CONTABILIDADE, FINANÇAS E

SECRETARIADO EXECUTIVO

Fichamento
Nayana Rocha de Carvalho Matrícula: 397483
Professora: Daniela Giareta Durante Disciplina: ED0099 - TECNICA DE SECRETARIADO I
DURANTE, Daniela Giareta. Tópicos Especiais em Técnicas de Secretariado. Curitiba: IESDE, 2010. Cap. 9

Assessoria em reuniões
No mundo corporativo, as reuniões são muito frequentes. Por meio delas se informam e discutem assuntos, se
p.
181 coletam ideias e alternativas e, principalmente, tomam-se decisões conjuntas. Por isso é uma estratégia de gestão
que visa à participação, desenvolvimento e comprometimento de cada integrante, consequentemente, do grupo.
Para que a reunião alcance os seus objetivos, deve ser criteriosamente planejada e organizada, bem coordenada e
p.
181 ter conclusões, isto é, depois do assunto debatido, o grupo deve chegar a decisões ou encaminhamentos acerca do
mesmo, pois a ausência de conclusões dá espaço para o sentimento de estagnação.
p. Outro fator que interfere diretamente no andamento e resultados de uma reunião é a habilidade comunicativa dos
181
participantes, visto que se expressam (verbal ou não verbalmente) e também escutam
Os secretários desempenham um papel imprescindível nas reuniões, este vai da assessoria no planejamento,
p.
181 organização e execução até o momento pós-reunião, dando os devidos encaminhamentos às questões abordadas,
conforme o combinado em reunião.
p. Também é responsabilidade do secretário a elaboração da ata, documento em que se registra o ocorrido na
181
reunião e que tem valor administrativo e jurídico.
Bobbi Linkemer (1999, p.123): “[...] hoje se espera que as secretárias planejem reuniões, sejam especialistas de
p.
181 relações públicas e coordenadoras de eventos especiais: tudo isso exige uma série especial de habilidades de
comunicação relacionadas com reuniões”
Tipos de reuniões
p.
As reuniões também podem ser classificadas em ordinárias e extraordinárias. As ordinárias são as
182 previstas no estatuto ou regimento da organização. [...] Já as extraordinárias são convocadas a partir da
necessidade, ao surgir um problema que precisa ser deliberado conjuntamente.
p.
“[...] determinados tipos de reunião, por suas características e públicos, constituem-se em eventos
182 específicos” (NUNES, 1996, p. 107), assim podem ocorrer de diversas formas, de acordo com a
finalidade, participantes e exposição do assunto.
Planejamento de reuniões
Apesar da importância que as reuniões exercem, a possibilidade de que gerem efeitos negativos é
grande quando:
p. São realizadas em número excessivo;
183
A pauta não foi bem definida;
São convocadas as pessoas erradas;
Faltam decisões, conclusões ou resoluções.
p. Quando o assunto é apenas informativo, ou seja, a decisão já foi tomada, há que se avaliar a
184
possibilidade de informar numa reunião ordinária, ou então unir vários assuntos para realizar a reunião.
p.
Se a reunião é a alternativa apropriada, indica que ela tem um objetivo claro, que ao final precisa ser
184 alcançado. Linkemer (1999, p. 125) alerta que uma das grandes causas que torna a reunião improdutiva
é a falta de objetivo.
p. A partir do delineamento do objetivo, o próximo passo do planejamento é a delimitação dos assuntos a
184
serem tratados, que devem ser relevantes a ponto de motivar as pessoas a participarem do encontro
p. Os assuntos devem aparecer na pauta na ordem de prioridade e essa também será a ordem a ser seguida
184
durante a reunião.
 Com os assuntos definidos, é hora de pensar nas pessoas a serem convocadas para tal discussão,
p. lembrando que pessoas a mais ou a menos se tornam problemas. As pessoas que forem convocadas
184 sem necessidade possivelmente perderão tempo, em contrapartida, a ausência de pessoas que deveriam
ser convocadas, mas não foram, prejudicará o andamento da discussão, pois suas contribuições são
decisivas para a compreensão do assunto em questão.
Com a nominata dos participantes, pode-se pensar em local, dia e horário, pois a reunião deve ser
p. programada de forma a facilitar a participação dos envolvidos. Para agilizar, o secretário já deve saber
185 da disponibilidade das pessoas de participar de reuniões. Caso não tenha, o ideal é consultá-las antes de
agendar.
p. Há grupos que se reúnem sistematicamente: mensal, quinzenal ou semanal, então se combina uma data
185
e horário, e agenda-se as reuniões por um período.
Em relação ao local, normalmente são feitas na própria estrutura da empresa ou entidade a que o
p. assunto está relacionado, num espaço que comporte o número de pessoas, que tenha boa ventilação,
185 iluminação e seja de fácil acesso. Há que se pensar até mesmo na estrutura para estacionamento,
refeições, banheiros, especialmente quando o grupo é grande ou envolve convidados especiais.
p. A convocação pode ser feita por meio de correspondência específica ou edital. Nas organizações
185
públicas também é utilizado o ofício, e nas privadas a carta.
A convocação deve ser dirigida a cada pessoa convocada. Há casos em que ela precisa ser entregue “em
p. mãos” e o receptor confirmar recebimento, por meio da assinatura de protocolo. Em outros casos, pode
187 ser enviada até mesmo por e-mail, sendo que a confirmação de recebimento também é feita por e-mail.
O secretário deve assegurar-se de que todos os convocados receberam o documento.
As pessoas devem ser comunicadas antecipadamente acerca da reunião, em tempo para poderem se
p. organizar. Para reuniões ordinárias, adota-se a emissão da convocação com sete dias de antecedência,
187 quando os documentos institucionais não estabelecem o prazo. Para as reuniões extraordinárias
recomenda-se pelo menos 48 horas de antecedência ou a avaliação da urgência do assunto, podendo-se
inclusive consultar os envolvidos.
Quando o assunto em pauta exige a leitura prévia de material, coleta de informações ou outra
p. preparação para acompanhar a reunião, deve ficar explícita para o receptor na convocação. Os materiais
187 podem ser providenciados pelo próprio secretário, quando é o caso, e disponibilizados juntamente com
a convocação.
Organização de reuniões
Visando ao bom andamento da reunião, um ou dois dias antes é essencial a checagem e organização de
um conjunto de elementos, podendo-se destacar cinco que são detalhados na sequência.
p.
- Confirmação dos presentes;
187 - Serviços de copa;
- Preparação de mesas e cadeiras;
- Instalação dos equipamentos;
- Organização dos materiais.
Também se organiza o ambiente, que dependerá, além da quantidade de participantes, da forma de
exposição do assunto [...]. A disposição de mesas e cadeiras comumente usadas são:
p.
- Mesa circular com cadeiras ao redor.
188 - Mesa retangular com cadeiras nos dois lados.
- Mesa em U com cadeiras somente na parte externa.
- Mesa em T com cadeiras de frente.
- Mesa retangular e cadeiras tipo anfiteatro (para grande número de participantes).
p.
Outro procedimento a ser realizado diz respeito aos equipamentos que serão utilizados durante a
188 reunião. Como o secretário tem conhecimento pleno da pauta e de quem irá expor os assuntos, sabe
também os equipamentos que serão necessários.
Uma alternativa que vem sendo escolhida por organizações é a realização de reuniões por
videoconferência, especialmente quando precisam contar com a participação de pessoas que se
p. encontram em locais distantes. Tem sido a preferência principalmente das organizações multinacionais.
188
[...] É um método ágil e eficaz, mas que depende de a organização investir em uma estrutura para
videoconferências. Não havendo essa estrutura na empresa, ainda pode-se contratar uma empresa que
preste esse serviço.
 Além de ter os equipamentos disponíveis, é igualmente importante testá-los para que não ocorram
p. imprevistos durante a reunião, mas, mesmo assim, eles poderão acontecer e o secretário deverá ser
188 proativo, agir rápido e eficazmente para solucionar o problema. Se serão apresentados slides, gráficos,
e
189 planilhas em Excel, por exemplo, cabe testá-los e verificar a compatibilidade de softwares
antecipadamente. Isso pode evitar que as pessoas já estejam reunidas e tenham que aguardar a troca de
equipamento, ou que um técnico resolva o incidente.
Para reduzir os transtornos, sugere-se que os principais materiais para a compreensão do assunto e
p. consulta como slides, orçamentos, relatórios sejam impressos e disponibilizados aos participantes, bem
189 como blocos e canetas para anotações. Podem ser organizadas pastas personalizadas com diferentes
materiais.
Ainda deve ser providenciada antecipadamente a lista de presença, que nada mais é do que a nominata
p. dos convocados com espaço para assinatura. Nem sempre a lista de presença é adotada pela
189 organização, mas para grandes grupos é aconselhável, pois, posteriormente, poderá ser anexada à ata
sem a necessidade de nova assinatura, o que favorece bastante o trabalho. Para grandes grupos, também
aconselha-se o uso de crachás, que igualmente devem ser providenciados com antecedência.
Durante a reunião
Conforme os convocados vão se aproximando, ele faz a recepção, coleta assinatura na lista de presença
p. e entrega os materiais. Durante a reunião, está disponível para aquilo que o coordenador precisar,
189 visando ao bom andamento dos trabalhos: auxiliar na exposição do assunto, fornecer informações,
contatar com uma pessoa que não chegou, entre outras.
p.
O secretário também é o responsável pela elaboração da ata da reunião, que é o registro oficial das
189 discussões e encaminhamentos. Para isso, deverá estar atento a tudo o que for dito, fazer as devidas
anotações, uma espécie de rascunho.
p.
O coordenador, com a assessoria do secretário, é o responsável por liderar a reunião. A forma como é
190 liderada, por sua vez, interfere significativamente nos resultados. De nada adianta todo o cuidado no
planejamento e organização, se não for bem conduzida.
p.
Muitos fatores são previsíveis e que por isso podem ser prevenidos, como os citados no planejamento e
190 organização. Outros, contudo, não. São as surpresas decorrentes principalmente do comportamento das
pessoas e do grupo.
Antes de tudo, o coordenador precisa ter consciência de que conduzir uma reunião não é motivo de
p. honra ou celebridade, de impor seu posicionamento ou ideia sobre o grupo. Seu papel é dirigir a
190 exposição e deliberação da pauta, motivar os participantes para que concedam suas opiniões e
sugestões, ou seja, provocar a discussão e, ao mesmo tempo, manter a objetividade com o intuito final
de chegar a conclusões, decisões ou encaminhamentos criativos para a questão.
Se o coordenador tem essas habilidades, ou pelo menos consciência do seu papel, ótimo, mas quando o
p. mediador é passivo, as possibilidades de frustrações com a reunião crescem. Nesses casos, o trabalho
190 do secretário é ainda mais complexo no sentido de dar todo o apoio e estrutura para que seu superior
tenha uma atuação apropriada.
p.
Um fator que merece destaque é o tempo de reunião. Como já foi exposto, o máximo que uma reunião
191 deve durar é duas horas. A convocação irá informar ao participante o horário de início e de término, a
partir do qual ele se organizará para chegar no horário, bem como sair no horário.
p. Iniciar no horário é crucial e demonstra respeito com as pessoas que foram pontuais, caso contrário, na
192
próxima reunião esses também terão o direito de chegar depois.
p. A maior falha é atrasar o início da reunião por atraso do coordenador.
192

p.
E se o tempo previsto de reunião se esgotou e a pauta não foi cumprida? [...] os presentes precisam ser
192 consultados acerca da preferência por continuarem a reunião por mais X tempo a fim de cumprirem a
pauta ou a marcação de nova data para dar continuidade.
O cumprimento dos horários reduz as entradas e saídas durante a reunião, que é outro problema a ser
p. enfatizado. Na prática, conforme o horário de encerramento vai se aproximando, as pessoas tendem a
192 sair, com isso a discussão e decisão ficam comprometidas, porque já não contam com os atores
necessários.
Isso significa que o trabalho com a reunião, além de começar bem antes da sua execução
(planejamento), não termina com ela. Após a reunião, pelo menos três atividades são essenciais. Uma
p.
192 delas é a avaliação, momento de análise do secretário e coordenador (o ideal é que o façam juntos)
acerca do que foi alcançado, do percurso da reunião, dos aspectos positivos e os que não podem se
repetir na próxima. A outra atividade é recolher as pastas, materiais e equipamentos, bem como
solicitar serviços de limpeza a fim de reorganizar a sala. A terceira diz respeito às ações a partir das
decisões.
Elaboração da ata da reunião
A ata é um documento oficial, o registro resumido das ocorrências, encaminhamentos e principalmente
p. decisões da reunião. Tem valor jurídico e administrativo, por isso as decisões lavradas em ata, sendo
193 esta aprovada, devem ser cumpridas a não ser que o mesmo grupo novamente se reúna e anule tal
decisão, cuja anulação também é lavrada em ata.
É responsabilidade do secretário da reunião a elaboração da ata, que pode ser manuscrita em livro
próprio ou digitada em um editor de texto como o Word. Nos dias de hoje, a preferência recai pelo uso
p. de editor de texto, pelos recursos disponíveis que facilitam e agilizam a elaboração, bem como agregam
193
maior qualidade ao texto, pois o documento não pode conter rasuras e erros. Após aprovada, deve ser
impressa, assinada e organizada em livro.
Além de poder se manuscrita ou digitada, sua elaboração ainda pode ser feita em dois momentos:
Durante a reunião – conforme os assuntos são tratados o secretário vai redigindo a ata. Antes de o
p.
coordenador informar o encerramento da reunião, o secretário faz a leitura da mesma. Podem haver
193 alterações, inclusões ou supressões no texto. A ata é aprovada pelos presentes e assinada.
Após a reunião – o secretário faz apenas as anotações das discussões e decisões durante a reunião, uma
espécie de rascunho da ata, sendo que sua elaboração, dentro das normas, é feita após. A ata é
disponibilizada aos participantes, que na reunião seguinte farão a aprovação ou não da mesma. Após
aprovada, é assinada.
A primeira é mais apropriada por já se sair da reunião com ela aprovada e servindo, portanto, como
prova para as ações que serão tomadas, desde que o texto tenha qualidade, o que nem sempre ocorre,
p.
pela dificuldade de elaboração em meio a conversas e discussões. [...]A segunda modalidade resulta em
193 textos mais coesos, ideias claras e bem desenvolvidas, no entanto, tem desvantagens na aprovação.
Nem sempre os participantes são os mesmos de uma ou outra reunião, e quem não participou não pode
opinar a respeito dela. Por outro lado, ao ler a ata na reunião seguinte, retoma-se e se atualiza o grupo
do que foi discutido anteriormente.
p.
A estratégia utilizada por alguns grupos é dar autonomia ao coordenador para aprovar a ata, o que
193 também tem vantagens e desvantagens. Outros grupos preferem recebê-la por e-mail para análise,
e aprovando ou propondo alterações. A partir disso, o secretário contempla as sugestões e a ata é assinada
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por ele e pelo coordenador, apenas. Em seguida é disponibilizada cópia a todos os presentes.
p. Independentemente da modalidade que for adotada para a elaboração, a ata precisa atender algumas
194
normas para que tenha valor administrativo e jurídico.
Destaca-se que a elaboração da ata deve ser de tal maneira que, após aprovada, impossibilite a
p. introdução de modificações. O texto é compacto, sem parágrafos, termina um elemento e inicia o outro,
195 tudo seguidamente, com margens justificadas, para evitar que, nos espaços em branco, façam-se
acréscimos. Além disso, os números são grafados por extenso, para impedir que sejam adulterados.
Apenas as atas aprovadas e devidamente assinadas têm valor.
p. Quando se opta pela elaboração manuscrita, ao se constatar um erro no momento da redação, emprega-
195
se a partícula corretiva “digo”.
p. Quando, porém, o erro for percebido após a redação de toda a ata, utiliza-se a expressão: “em tempo”,
195
ao final do documento, mas antes das assinaturas, juntamente com o texto correto.
p.
Para reuniões internas e/ou informais, que tratam de assuntos e atos rotineiros, como pode ser
197 considerada a reunião descrita anteriormente, a ata tem sido substituída pela síntese da reunião. O
grupo ou a empresa adota uma espécie de formulário que é preenchido pelo secretário.
Síntese das atribuições do secretário em reuniões
Antes da reunião
Discutir com seu executivo a necessidade da reunião, seu objetivo e pauta;
Definir o local, data e horário de início e término da reunião;
Convocar, por meio de correspondência, as pessoas para a reunião;
p. Providenciar e enviar para os convocados o material que será discutido na reunião, quando necessário;
197 Solicitar os serviços de limpeza e copa;
e
198 Preparar o ambiente: mesas, cadeiras, decoração;
Organizar pastas e materiais que serão utilizados durante a reunião;
Providenciar os equipamentos;
Confirmar as presenças;
Elaborar o protocolo de presenças;
Durante a reunião
Recepcionar os participantes;
Coletar assinaturas;
Entregar materiais;
p. Fazer, com muita atenção, os registros para a elaboração da ata ou a ata propriamente dita;
198
Auxiliar na exposição dos assuntos e deliberação da pauta;
Auxiliar no controle do tempo;
Assessorar na coordenação da reunião;
Coordenar a reunião (quando for o caso).
Depois da reunião
Solicitar os serviços de limpeza e organização da sala da reunião;
p.
Recolher os materiais, equipamentos utilizados;
198 Avaliar, juntamente com o coordenador, a reunião;
Tomar as providências acerca dos encaminhamentos decididos na reunião;
Elaborar a ata (quando não é feita durante a reunião).