Auxílios à eficiência

Comece com metas escritas

Escrever as metas de longo, médio e curto prazo que dizem respeito não somente à vida
profissional, mas pessoal e social também.

Retomar essas metas de tempos em tempos facilita o retorno positivo sobre o sucesso
pessoal, assim como escrevê-las em primeiro lugar expõe, por vezes, objetivos
desconhecidos.

Siga a regra 80/20

A Lei de Pareto, um caso específico da Lei de Poder, também conhecida como regra
80/20, afirma que, para determinados conjuntos observados, 20% de um conjunto
representa 80% de outro mapeado.

Assim, 80% da riqueza são de 20% da população, 80% das vendas vêm de 20% dos
clientes, e assim por diante.

O valor específico varia ligeiramente em volta dessa proporção, mas, em geral, ela é
válida. É importante avaliar quais dos 20% de tarefas que representam os 80% dos seus
resultados.

Use a matriz de gerenciamento de tempo

A matriz de gerenciamento de tempo é uma aplicação da Lei de Pareto, categorizando

as atividades por importância e urgência.

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Atividades importantes são as que realizam as metas delineadas previamente.

Já as atividades urgentes requerem atenção imediata.

O objetivo da matriz é permitir que se aloque menos tempo possível para itens urgentes
e se realize mais ações importantes.

Veja alguns exemplos de possíveis itens da matriz.

 Importante e urgente:
- Crises;
- Projetos com prazos de entrega fixados.

 Importante e não urgente:

- Prevenção;
- Desenvolvimento de relacionamentos;
- Planejamento;
- Recreação.

 Não importante e urgente:

- Interrupções;
- Algumas visitas;
- Algumas correspondências;
- Alguns relatórios.

 Não importante e não urgente:

- Trivialidades;
- Trabalho atarefado;
- Alguns telefonemas;
- Algumas correspondências.

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Saber onde alocar cada tarefa não é uma ciência exata, mas é necessário o bom
julgamento e a autonomia nas escolhas das prioridades.

Aprenda a dizer não

Por vezes, indivíduos se encontram com mais tarefas do que são capazes de realizar ou
perto da sua capacidade funcional.

A habilidade de recusar tarefas é tão importante quanto a de saber priorizar algumas

delas.