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AUTOMAÇÃO
GERENCIAMENTO DE PROJETOS
É provável que você já tenha algum conhecimento em gerenciamento de projetos, mesmo que não
saiba disso por o chamar de outro nome. Se você ajudou a organizar a SECAE ou algum outro evento, por
exemplo, você esteve em contato com projetos. Os métodos que você utilizou para organizar as atividades
desde o início até os resultados finais consistem na forma como o projeto foi gerenciado.
• O que é um projeto?
Os projetos destinam-se a dar origem a um serviço ou produto único, que não foi produzido antes.
Têm prazo limitado e sua natureza é temporária. Isso quer dizer que os projetos têm início e fim bem
definidos. É possível decidir se o projeto está concluído ao compará-lo com os objetivos e as entregas
definidas no plano do projeto.
Já o trabalho cotidiano é contínuo. Os processos de produção, por exemplo, são operações
contínuas. Produzir bombons, por exemplo, consiste em uma operação contínua. A empresa sabe quantos
bombons produzir, quais os ingredientes necessários e suas quantidades, quantos haverá em cada
embalagem etc. Todos os dias, centenas de bombons são produzidos, entram nos saquinhos, vão para as
prateleiras das lojas e, por fim, para a nossa casa.
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Introdução
Agora, digamos que a equipe de administração tenha decidido criar uma nova linha de
confeitos. Você foi escalado para produzir o sabor e o formato do novo confeito e definiu uma
equipe de pesquisa para criar uma nova fórmula. A equipe de marketing recolheu alguns dados
que mostram algumas das características que os consumidores esperam do novo confeito. O
confeito é produzido segundo um plano, monitorado para não fugir à fórmula e ao formato
definidos originalmente.
Embora a produção de bombons de chocolate seja considerada uma operação contínua, o
novo confeito é um produto único, pois a empresa jamais produziu esse sabor e formato de
confeito. O projeto do novo confeito foi iniciado, executado, monitorado e, então, terminou
quando todos os requisitos foram atendidos. Ao final desse projeto, a produção do novo confeito
foi entregue às operações contínuas e absorvida no trabalho cotidiano da empresa. Neste
exemplo, o projeto terminou assimilado às operações contínuas da empresa.
• Estruturas organizacionais:
É importante saber o tipo de estrutura utilizado pela organização onde trabalha, pois cada
estrutura tem seus próprios pontos fortes e fracos.
o Organizações funcionais:
São estruturadas de modo que as operações semelhantes sejam agrupadas em departamentos. Os
empregados que trabalham nesses departamentos têm conjuntos de habilidades semelhantes, embora
variem de iniciantes no setor a especialistas (Ex. empresas que são divididas em departamentos como
os de RH, Financeiro, Produção etc.).
Nessa estrutura, todos os funcionários são subalternos em seu próprio departamento a chefes, que,
por sua vez, são subalternos aos chefes de níveis mais altos. A maioria das organizações está assim
estruturada, pois esta é a estrutura organizacional mais comum.
• Algumas ferramentas:
Atualmente, existem diversas ferramentas e recursos para auxiliar no gerenciamento de
projetos. No entanto, é preciso saber como usar a ferramenta para explorar todo o seu potencial
e, além disso, não devemos esperar que uma única ferramenta faça todo o trabalho.
A seguir, serão apresentadas algumas das ferramentas geralmente utilizadas no
gerenciamento de projetos. Elas foram classificadas em 3 grupos:
o Software de gerenciamento de projetos: Em uma breve busca na internet você vai encontrar
diversas alternativas de softwares, com opções voltadas para projetos de diferentes tamanhos e
níveis de complexidade. Dentre os softwares mais conhecidos estão o Microsoft Project e o
Primavera. É importante lembrar que, embora esses softwares sejam ferramentas poderosas e de
grande ajuda no gerenciamento de projetos, eles não fazem o plano do projeto. Se forem inseridas
informações de má qualidade no software, as chances de ocorrerem problemas serão enormes.
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Introdução
o Modelos de formulários de projeto: Os modelos de formulários oferecem um formato constante a adotar para
todos os documentos necessários em um projeto, que vão desde as declarações de escopo até os relatórios
de progresso, e podem ser reutilizados em outros projetos. Esses modelos podem ser encontrados em
diversos sites, dentre eles (encontrem outros exemplos):
➢ projectmanagement.com
➢ dheka.com.br
➢ escritoriodeprojetos.com.br
o Cadernos do projeto: Os cadernos de projetos são um método útil para manter toda a documentação reunida
e arquivar os projetos na biblioteca de projetos.
Os cadernos devem ser organizados do modo como o projeto ocorre logicamente. Isso é, a primeira seção
deve conter todos os documentos pertinentes à origem do projeto. A seguinte, deve conter os documentos
relativos ao planejamento do projeto e assim por diante.
Este caderno pode ser de papel, com todas as informações escritas ou pode ser digital, com os documentos
relativos a cada etapa armazenados em uma mesma pasta.
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Introdução
o Processo de iniciação: define quais projetos executar. Examina se vale a pena realizar o projeto e se
seu custo será vantajoso para a empresa no fim das contas. O mais importante é que o processo de
iniciação reconhece que o projeto deve começar e empenha os recursos da organização no trabalho
com o projeto. Dentre as atividades realizadas durante esse processo estão:
➢ Definir as metas principais do projeto;
➢ Definir os critérios de seleção do projeto;
➢ Nomear o gerente do projeto;
➢ Redigir o termo de abertura do projeto;
➢ Obter a liberação do termo de abertura do projeto.
o Processo de planejamento: é o processo que informa a todos os envolvidos aonde você vai e como vai chegar
lá. Embora seja um processo longo, que pode durar tanto quanto a soma do tempo destinado a realização
dos demais processos, geralmente, a maior parte do tempo e dos custos é gasta durante o processo de
execução. Os documentos produzidos durante o processo de planejamento serão utilizados em todos os
processos restantes do projeto, para realizar as suas atividades e monitorar o seu progresso. Dentre as
atividades realizadas durante esse processo estão:
➢ Definir as entregas do projeto;
➢ Redigir e publicar uma declaração de escopo;
➢ Definir o orçamento do projeto;
➢ Definir as atividades e as estimativas do projeto;
➢ Elaborar um cronograma;
➢ Definir os recursos necessários para realizar as tarefas do projeto.
o Processo de execução: é o processo em que se produz o trabalho do projeto. É nele que se põe em
ação todos os planos elaborados nos processos de planejamento. É neste processo que é aplicada a
maior parte dos recursos do projeto e que é gasta a maior parte da verba. Dentre as providências a
serem tomadas durante esse processo estão:
➢ Cria a equipe do projeto;
➢ Dirigir e chefiar a equipe do projeto;
➢ Obter outros recursos para o projeto;
➢ Realizar reuniões de controle;
➢ Fornecer informações sobre o projeto;
➢ Gerenciar o progresso do projeto;
➢ Implantar procedimentos de garantia de qualidade.
É bem comum vermos gerentes de projetos que fundem os processos de execução e monitoramento e controle em um
só processo. Este método é bastante interessante para projetos pequenos ou projetos médios e grandes pouco
complexos. O critério para decidir é o bom senso. Em caso de dúvidas, peque pelo excesso e trabalhe com os
processos separados. A figura abaixo ilustra o nível de esforço dispendido em cada processo.
A imagem a seguir demonstra a interação desses processos, com os insumos e resultados esperados para cada
um deles.
o Qualidade: A qualidade garante que o produto final esteja em conformidade com os requisitos e a
descrição do produto definidos durante o processo de planejamento. Fazer avaliações de qualidade
e realizar o controle de qualidade garantem o cumprimento dos requisitos e que o projeto esteja à
altura dos requisitos originais.
o Satisfação do cliente: Os clientes são a razão da existência das empresas. Enquanto as outras
restrições podem obedecer exatamente ao plano, se os clientes não estiverem satisfeitos, eles não
voltarão.
Podemos pensar que se o projeto tem qualidade, foi entregue no prazo e dentro do orçamento,
como o cliente não estaria satisfeito? Bom, se o cliente está satisfeito com o produto, ele pode
estar insatisfeito com a forma como o processo do projeto foi conduzido. Um exemplo pode ser a
falta de comunicação entre o gerente do projeto e o cliente durante a execução, deixando o cliente
alheio ao que estava ocorrendo.
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Hora de praticar