Como elaborar uma carta comercial com eficácia

Índice

Introdução

Passo 1 - Escolher a linguagem correcta de uma carta

Passo 2 - Estruturar a carta

Passo 3 - Escrever a carta

Passo 4 - Escolher o papel apropriado

Passo 5 - Preencher o envelope

Passo 6 - Dobrar e inserir a carta no envelope

Ponto 7 - Avaliar a eficácia económica de uma carta

Introdução

Voltar ao topo

As empresas recebem diariamente dezenas de cartas e conseguir que

a nossa correspondência, em particular, atinja o alvo definido

não é uma tarefa tão fácil

como se poderia pensar à primeira vista. É preciso captar a

atenção e, por isso, a criatividade é um dos elementos-chave que

não deve ser descurado. Está

provado que uma elevada percentagem das cartas recebidas pelas

organizações nem chega a ser lida. Na maioria dos casos, o

esforço, tempo e dinheiro despendido

acaba por não corresponder ao objectivo pretendido. A feroz

concorrência que domina actualmente o mercado obriga a uma

originalidade na apresentação e

na linguagem de forma a captar a atenção do destinatário.

Passo 1 - Escolher a linguagem correcta de uma carta

Voltar ao topo

O que deve fazer

O tom utilizado numa mensagem comercial deve ser:

Simples, mas não coloquial. Evite cair no erro do excesso de

confiança. A carta é um meio de transmitir uma mensagem que

substitui a presença física dos

interlocutores. Se na presença física se utiliza um tom mais

pessoal, na carta deve fazer-se o mesmo;

Original: A originalidade é essencial para seduzir o

interlocutor. A linguagem utilizada deve ter a capacidade de

surpreender o destinatário. É importante

criar uma empatia imediata com o receptor da missiva;

Além disso, é indispensável:

Ter o cuidado de verificar sempre se não existem quaisquer erros

ortográficos ou gralhas;

Usar palavras com força que dêem a ideia de acção;

Rever os textos de forma a evitar a repetição de ideias e retirar

frases ou adjectivos desnecessários que apenas retiram clareza ao

texto;

E é correcto escrever:

Damos seguimento à sua carta...

Espero a sua resposta...

Agradeço...

Juntamos...

Espero...

Acuso a recepção...

Saudamo-los atentamente...

Não se esqueça de usar a pontuação para dar força às ideias.

Recorde ainda uma ideia-chave a não esquecer: O tom de escrita

deve soar positivo e confiante. O leitor deve sentir-se motivado

com a mensagem transmitida

para que sinta vontade de o contactar em seguida para o conhecer

melhor e aos pormenores do projecto que pretende expor.

O que não deve fazer

Evite a utilização de expressões qualificativas tais como:

atenta, amável, grato, cordiais e sinceros. O interlocutor poderá

pensar que o está a adular

para obter qualquer coisa;

Evite o uso frequente do gerúndio, um erro frequente na linguagem

comercial; assim é incorrecto escrever:

Dando curso à sua carta...

Esperando a sua resposta...

Dando-lhe os mais expressivos agradecimentos...

Juntando à presente...

Ficando à espera...

Acusando a recepção...

Saudando-os atentamente...

Para que uma carta ganhe eficácia deverá ter o cuidado de não

cair nos seguintes erros:

Excesso de familiaridade: ao tentar escapar à rigidez e excesso

de formalidade não caia no erro oposto. Mesmo que conheça o

destinatário, lembre-se que

a correspondência poderá ter que ser lida por terceiros;

A verbosidade e a adulação: a primeira esconde o verdadeiro

conteúdo da carta, enquanto a segunda provoca uma rejeição

instantânea do leitor. Seja sincero

e directo mesmo quando a mensagem é desagradável;

Vocabulário vulgar ou limitado: é preciso aprender a distinguir

entre linguagem popular e vulgar. Uma expressão popular poderá

enriquecer a mensagem, mas

uma carta repleta de frases comuns poderá ter um efeito negativo.

Em caso de dúvida é preferível abster-se de utilizá-la.

Excesso de confiança: nunca antecipe a atitude do leitor. Frases

como "agradecemos antecipadamente", "sabemos que podemos contar

convosco", "estou seguro

de que..." impõem um critério ou uma decisão ao leitor.

Mencionar a sua exclusiva conveniência: evite mencionar o que lhe

convém a si, dando sempre ênfase ao que pode interessar ao

leitor.

Passo 2 - Estruturar a carta

Voltar ao topo

Cabeçalho: deve conter a informação básica sobre a sua empresa:

Logótipo (optativo)

Nome completo da empresa

Breve identificação da actividade (consultoria, fornecimento de

serviços de telecomunicações. . . )

Morada

Contactos (telefone, fax)

Data: escreve-se exactamente por baixo do cabeçalho

Dados do destinatário: Escrevem-se à esquerda da folha:

Nome

Título ou cargo

Morada
Assunto: Neste ponto deve incluir-se uma breve alusão ao assunto

da carta.

Saudação: escreve-se sempre à esquerda.

Corpo da carta

Despedida: tanto pode escrever-se à direita como à esquerda e

compõem-se:

do nome completo da pessoa que escreve,

do seu título ou cargo,

da assinatura: sempre feita à mão, imediatamente a seguir à

despedida.

Passo 3 - Escrever a carta

Voltar ao topo

Como iniciar uma carta: No primeiro parágrafo deve fazer uma

breve e incisiva exposição sobre o motivo que o levou a enviar a

correspondência. No caso de

se tratar do fornecimento de um novo produto ou serviço explicar

do que se trata e a que tipo de cliente se dirige.

O desenvolvimento da mensagem: Este é o espaço destinado a uma

explicação mais detalhada sobre as razões que o levaram a

escrever a carta dando todas as

informações específicas para que o leitor compreenda o seu

propósito:
Explique as vantagens do serviço/produto/projecto que está a

promover.

A sua carta terá mais sucesso se focar os aspectos positivos e

não os negativos, pois a maioria das pessoas reage melhor a

ideias positivas do que a ideias

negativas:

Dê mais ênfase ao "É" do que ao "Não É";

Diga que a empresa "Pode" e "Irá fazer" e não que "Não pode";

Comece com acção e não com pedidos de desculpa ou explicações;

Evite expressões que transmitam factos desagradáveis;

Se tiver que dar más notícias, coloque-as em segundo plano (ou no

fim dos parágrafos), em relação às boas notícias (que devem ficar

em locais de destaque);

Conceda mais espaço para as boas notícias e menos para as más

notícias.

Não se esqueça de esclarecer de que forma é que o destinatário

poderá entrar em contacto consigo ou responder à sua missiva.

Como terminar a carta: Tal como a introdução, o último parágrafo

não deverá ultrapassar as quatro ou cinco linhas. É importante

agradecer ao leitor o tempo

que despendeu com a leitura da sua carta e deve funcionar como um

convite para que destinatário o contacte com brevidade.

Erros a não cometer:

Repetições: o excesso de explicações cansa e incomoda, além de

tornar a carta, desnecessariamente, muito mais longa;

Parágrafos demasiado longos e palavras rebuscadas: sem cair num

estilo minimalista procure que os seus parágrafos sejam breves e

directos;

Ideias-chave para uma carta eficaz:

Não deve exceder uma página. A mensagem tem que ser a mais breve,

clara e directa possível para não dar lugar a equívocos e evitar

o enfado do destinatário.

A carta deve estar dirigida a uma pessoal específica. Se não

conhecer ninguém na empresa, telefone a perguntar o nome e a

função.

Escreva uma introdução apelativa. Não se esqueça das três funções

básicas de uma abertura: convidar, informar e seduzir.

Passo 4 - Escolher o papel apropriado

Voltar ao topo

Sempre que alguém abre o correio depara com uma infinidade de

envelopes de todas as cores e feitios: papel grosseiro, de

qualidade, amarelo, branco, acinzentado

ou cinzento pérola com um papel de excelente qualidade.

Provavelmente, será este último a ser aberto em primeiro lugar. O

objectivo de um papel de qualidade

é diferenciar a sua correspondência da dos concorrentes. O

destino de grande parte dos sobrescritos com papel de baixa

qualidade é o lixo sem sequer serem

abertos.

Na escolha do papel verifique se é fabricado exclusivamente com

madeira e com uma textura desagradável. Neste caso, está perante

um papel de fraca qualidade.

Se o papel tiver uma elevada percentagem de pano na sua

composição, então trata-se do tipo mais adequado para o seu

mailing.

Quando escolher o papel dê atenção os seguintes aspectos:

O tamanho da folha deve ter em conta a dimensão do sobrescrito. A

carta dobrada, no máximo em três, deverá caber comodamente no

sobrescrito.

A cor do papel também é importante. Os tons pastel são os mais

adequados.

O grafismo do cabeçalho é primordial, devendo apostar na

simplicidade.

Passo 5 - Preencher o envelope

Voltar ao topo

O preenchimento do envelope também está sujeito a certas regras:

Dados do remetente:

Colocar no canto superior esquerdo do envelope

Incluir o logotipo

Incluir a morada

Incluir o contacto (telefone, fax)

Dados do destinatário:

Colocar no canto inferior direito e incluem:

Incluir nome e função do destinatário

Incluir nome da empresa

Incluir morada

Não se esqueça de verificar se o nome e função da pessoa a quem

dirige a correspondência estão correctos. É muito desagradável e

perde impacto qualquer

carta que contenha um erro desta natureza.

Passo 6 - Dobrar e inserir a carta no envelope

Voltar ao topo

Utilize o tamanho de envelope comum para cartas comerciais

(11x22cm);

Verifique sempre se a morada da carta coincide com a morada do

envelope;

Verifique se a carta está devidamente assinada;

Coloque a carta virada para cima sobre a secretária;

Dobre o terço inferior da folha para cima, tendo o cuidado de

verificar se o vinco não fica torto;

Depois dobre o terço superior da carta para baixo;

Finalmente, basta inserir a carta no envelope.

Ponto 7 - Avaliar a eficácia económica de uma carta

Voltar ao topo

Uma carta elaborada para promover um novo produto ou serviço é,

geralmente, enviada a um número significativo de potenciais

clientes, ultrapassando muitas

vezes a centena. Para avaliar se um mailing teve ou não o efeito

pretendido deverá:

Calcular o montante investido no mailing, durante um determinado

período;

Verificar se houve ou não um aumento das vendas nesse período. É

preciso ter em atenção que existem muitos factores que poderão

estar na base de uma redução

das vendas, como por exemplo, o abrandamento económico de um

determinado país ou região, que nada têm a ver com a qualidade da

correspondência. No entanto,

mesmo nestas situações, uma mensagem agressiva produz sempre

efeitos positivos. A carta eficaz promove as vendas;

Comparar o aumento das receitas com os custos efectuados com o

mailing.

Se as receitas compensarem os custos, então a mensagem da carta

foi eficaz e o método poderá ser aplicado em futuros mailings.

Caso contrário, será necessário

repensar o conteúdo da mensagem, a linguagem utilizada e a

apresentação gráfica da carta.

Bibliografia

Torriente, Gaston F. e Zayas-Bazán, Eduardo; Como escrever cartas

eficazes; 2ª Edição; CETOP

Piotrowski, Maryann V.; Effective Business Writing; Harper

Collins; Second Edition

Susan L. Brock, Better Business Writing, Crisp Publications;

Third Edition

Gómez, Sónia Iborra; Correspondência Comercial; Estampa

Referências

101 Sample Business Letters;

www.101samplebusinessletters.com

Career City;

www.careercity.com

Eight or Nine Wise Words about Letter Writing;

www.hoboes.com/html/FireBlade/Carroll/Words/

GHH;

www.ghh.com
Autor: PME Negócios