Documentos da área de compras

1 : Requisição de compra

Quando um departamento da empresa demanda algum material, ele deve fazer uma
requisição de compra. Embora seja algo que varie em função da natureza do
produto, os principais campos que devem ser preenchidos neste documento são:

● material ou serviço;
● quantidade;
● data de entrega.

2:Nota fiscal
Quando a compra é consolidada, deve-se emitir uma nota fiscal, que tem por
finalidade informar aos órgãos de fiscalização do estado se toda a operação está
em conformidade com as leis. Por esse motivo, é extremamente importante que os
campos desse documento sejam preenchidos corretamente — como endereço e
CNPJ da empresa — pois é com base na nota fiscal que os impostos incidentes
sobre a operação serão recolhidos.

3:Fatura

A fatura é um documento usado em compras de longo prazo. Também, é importante

frisar que o valor especificado no documento corresponde ao total que a empresa
pagará pelas mercadorias, em vez de ser um montante dividido pelo número de
parcelas. Por fim, além das informações básicas sobre a empresa, é necessário
informar na fatura o responsável pela sua quitação.

Documentos da área de estoque

1: Ficha de estoque
Descreve toda a movimentação do produto. Detecta histórico de consumo, entrada e saída
e a evolução de preços.

2: Requisição de mercadoria
É um instrumento de retirada de produtos junto ao estoque. Cada setor que precise de
algum produto faz a requisição na qual deve constar a assinatura do requisitante ou da
chefia.

3: Identificação de mercadoria

Todo produto deve indicar de maneira clara: nome do produtor, números de registro
(inscrição estadual, CCM, CNPJ e fiscalização sanitária). “O ideal é que somente duas
pessoas, uma durante o dia e outra à noite, respondam pelo estoque”, afirma Vera Araújo,
professora do curso de Gastronomia da Universidade Anhembi Morumbi, que ainda
recomenda que o local seja mantido fechado, ainda que possa ser visto de fora por meio de
porta gradeada, para facilitar o controle.

Cotação de contas
A cotação de compras consiste em realizar uma tomada de preços e condições de
fornecimento de produtos e serviços com os fornecedores. Normalmente, em uma cotação
são convidados dois ou mais fornecedores para então realizar a escolha da melhor cotação.

Como ter uma cotação de preços eficaz?

● Defina os materiais que devem ser comprados.

● Realize a cotação de preços com, no mínimo, 3 fornecedores.
● Avalie os melhores fornecedores conforme os critérios estabelecidos.