SISTEMAS DE INFORMAÇÃO NA

GESTÃO PÚBLICA
Luis Agune
1. ORGANIZAÇÕES, SISTEMAS E MÉTODOS

Apresentação

Para que uma empresa seja capaz de sobreviver e crescer de forma competitiva, é
essencial que hajam administradores que tenham conhecimentos de Sistemas de
Informação.

Neste bloco, iremos abordar os principais Fundamentos dos Sistemas de Informação,

explicando a sua importância e como eles podem auxiliar as Organizações na melhoria
dos seus produtos e serviços, reorganizando suas atividades e estrutura organizacional
com o uso de métodos, processos, fluxos de trabalho, Tecnologias e Sistemas como
ferramentas estratégicas da gestão organizacional.

O nosso principal objetivo é dar noções gerais a respeito de organizações, sistemas e

métodos. Serão introduzidos, também, alguns conceitos preliminares dos Sistemas de
Informação utilizados nas empresas.

1.1 Organização e Estruturas organizacionais

Para sobreviver em um mundo competitivo que está constantemente sofrendo

alterações provocadas pela tecnologia e o ambiente, toda organização precisa ter uma
gestão flexível capaz de mudar seus processos, produtos e serviços para atender as
demandas do mercado da melhor forma possível.
É importante que a gestão organizacional tenha administradores competentes que
saibam lidar com as principais ferramentas disponíveis, tomando as decisões corretas e
utilizando seus recursos da forma mais eficiente possível.

Organizações, Sistemas e Métodos são conceitos interdependentes, pois necessitam uns

dos outros para sobreviver. Quanto melhor for a gestão e integração dessas três
importantes variáveis, melhor será o desempenho organizacional da empresa.

2
Existem várias definições para o termo organização. O autor Chiavenato (2010) afirma:

“Organização: refere-se à estruturação da empresa, à definição das suas áreas

internas de atividade (departamentalização), à atuação de linha (órgãos
diretamente relacionados com os objetivos organizacionais) e de staff (órgãos
de assessoria e apoio interno aos órgãos de linha), canais internos de
informação, grau de centralização/descentralização do processo decisório
etc.”

É dentro da organização que acontecem as definições essenciais para que o negócio e o

desempenho organizacional sejam eficientes. Alguns exemplos dessas ações são:

 Estabelecimento de ordens;

 Divisão das áreas em departamentos para compor a estrutura organizacional;

 Definição de cargos com as respectivas autoridades e responsabilidades,

descrevendo exatamente quem faz cada tarefa organizacional.

A importância dessas instituições para a sociedade é tal que muitos autores afirmam
que estamos vivendo uma sociedade de organizações. Em apenas um dia, interagimos
com inúmeras organizações e, em cada uma, utilizamos seus variados serviços e nos
comportamos de acordo com suas normas e procedimentos. Por exemplo:

Ao sair de sua casa e pegar um ônibus, metrô, trem ou táxi, você está interagindo com
um tipo organização. Chegando perto do seu trabalho, ao tomar um café em um bar,
padaria ou cafeteria, você está interagindo com uma segunda organização. Quando
entra para trabalhar, na portaria, você passa pela recepção que pode ser outra
organização, dentro da sua empresa que também é uma organização (terceirização). No
almoço, você sai para ir à um restaurante (outra organização) e passa no banco para
sacar um dinheiro (outra organização). Á noite, poderá ir à uma Universidade, Academia,
Shopping, Cinema, Igreja, cada uma delas sendo uma Organização onde você deverá se
adequar às rotinas e normas variadas. Em outras palavras, você não pode ir à Igreja com
shorts que utiliza na Academia e nem ficar conversando alto em um Cinema ou sala de
aula.

3
Para que uma organização possa funcionar bem e alcançar seus objetivos, é necessário
que sua estrutura organizacional seja adequada ao tipo de ambiente em que ela atua.

A estrutura de uma empresa é a maneira ou forma pela qual ela coloca à disposição da
sociedade, suas áreas e atividades, definindo, para cada uma, sua autoridade e
responsabilidade. A maneira como a empresa monta sua estrutura organizacional irá
refletir no comportamento de seus colaboradores e, consequentemente, em como ela
irá atender seus clientes.

Existem diversos modelos de estrutura organizacional e o mais importante é a empresa

escolher aquela que melhor representa sua forma de interagir com o seu ambiente
interno e externo. Ela poderá, por exemplo, adotar uma estrutura centralizada (todas as
decisões ficam concentradas no nível executivo) ou descentralizada (as decisões são
distribuídas para vários níveis gerenciais ou operacionais).

É na estrutura organizacional que a empresa deve representar os níveis hierárquicos,

que, normalmente, são três:

Nível Estratégico ou Executivo - Responsável pela definição das estratégias, objetivos e

o futuro da organização, normalmente representado pelos Diretores e Presidente.

Nível Tático ou Intermediário - Responsável pela interação entre o nível estratégico e o

operacional, normalmente representado pelos Gerentes de Áreas.

Nível Operacional ou de Tarefas - Responsável pelas atividades do dia a dia,

representado pela maioria dos colaboradores da empresa.

4
 Figura 1 – os níveis operacionais

Nível Estratégico ou Alta Administração, Presidente, Diretores

Executivo Objetivos gerais de longo prazo
Visão da Empresa

Nível Tático ou Média Administração, Gerentes

Intermediário Objetivos por área de médio prazo
Visão por unidade de negócio ou área

Baixa Administração, supervisores

Nível Operacional ou de
Objetivos de curto prazo, diários
Tarefa
Foco nas tarefas rotineiras

Fonte: OLIVEIRA, (2018a)

Para representar a estrutura organizacional de uma empresa, é comum o uso de um

organograma. Trata-se de um modelo gráfico que demonstra visualmente como é a
constituição e as áreas da empresa com seus respectivos níveis hierárquicos e as
relações de autoridade e responsabilidade.

Existem vários modelos de organograma como, por exemplo, o organograma clássico

(ou funcional), o circular e o radial.

Figura 2 – Organograma

5
1.2 Abordagens de Sistemas

Existem diversos conceitos de Sistemas, mas, para padronizar o nosso entendimento,

vamos adotar a definição utilizada por Chiavenato (2010, pag. 41):

Sistema é um conjunto de elementos dinamicamente relacionados, formando

uma atividade para atingir um objetivo, operando sobre
dados/energia/matéria para fornecer informação/energia/matéria.

Podemos constatar que um sistema, além de sua interatividade, tem três características
básicas:

 Junção ou Conjunto de partes - todo sistema é formado por diversas partes de

uma organização tais como áreas, departamentos e órgãos. Essas partes são
conhecidas como subsistemas;
 Partes integradas - Todos os elementos que fazem parte de um Sistema estão
fortemente inter-relacionados e interagem de diversas maneiras.
 Objetivo comum - A razão principal da existência de um Sistema é realizar as
integrações de todas suas áreas, partes e componentes que devem ajustar-se
constantemente para que a organização alcance seus objetivos.

Todo Sistema é desenvolvido para alcançar um resultado, meta ou objetivo. A sua

qualidade é mensurada a partir da eficácia com que ele consegue cumprir a sua função.

Os subsistemas podem conter outras partes que também se relacionam entre si. Um
sistema pode estar contido dentro de outro sistema maior, denominado de supra-
sistema ou ecossistema.

Todos esses elementos que mantêm relações entre si são classificados como níveis do
sistema. Observe a figura a seguir:

6
 Figura 3 – Ecossistema

ECOSSISTEMA

SISTEMA

SUBSISTEMA SUBSISTEMA

Fonte: OLIVEIRA, (2018b).

Para melhor exemplificar tal divisão, vejamos o exemplo prático a seguir:

DENATRAN (Ecossistema) - órgão máximo do Sistema Nacional de Trânsito que atua em

todo o território nacional.

DETRAN (Sistema) - órgão responsável pelo planejamento e fiscalização do trânsito que

atua em cada estado do território nacional.

CIRETRAN (Subsistema) - órgão responsável pelo cumprimento e fiscalização da

legislação do trânsito que atua em cada município do território nacional.

Um sistema é formado pelos seguintes componentes básicos:

 Entradas ou insumos (inputs) – Abrange tudo o que um sistema precisa receber

para manter seu funcionamento, pois nenhum sistema é autossuficiente.
Existem três tipo de insumo que podem se fazer presentes de diversas formas.
Eles são recursos, informações e energia.
 Operação ou processamento – Todas as entradas ou insumos precisam ser
processadas em um subsistema para que sejam convertidas em um subproduto,
produto ou serviço final.

7
  Saídas ou resultados (outputs) – São os resultados obtidos dos insumos que
entraram e foram processados. Eles serão destinados à um ambiente
previamente definido, de acordo com os objetivos da organização.
 Retroação ou realimentação (feedback) – É o retorno ao sistema de alguma
parte do insumo, processamento, subproduto, produto ou serviço, que necessita
de alguma alteração ou reparo. Tal regresso é importante para determinar o
nível de qualidade que a empresa deseja obter.

Todos os componentes citados acima estão em constante operação e relacionamento

no dia-a-dia da empresa. A eficiência e eficácia desse conjunto de componentes irá
determinar os resultados e o desempenho da organização em relação ao alcance dos
seus respectivos objetivos. Observe a figura a seguir:

Figura 4 – Processos de Transformação

Fonte: OLIVEIRA (2018b).

1.3 Métodos

Para uma empresa ser eficiente e competitiva, não basta apenas organizar e criar uma
estrutura organizacional e utilizar sistemas. É cada vez mais necessário saber utilizar a
métodos racionais para a realização de tarefas, principalmente na padronização de
atividades.

8
Diante disso, é muito importante para a empresa conhecer e utilizar as melhores
metodologias para ser cada vez mais eficiente e eficaz na gestão organizacional e
conseguir atingir seus objetivos.

O termo método significa escolher qual a melhor maneira de fazer determinada

atividade ou tarefa, utilizando uma metodologia. Ele permite a empresa detalhar cada
tarefa da melhor maneira possível, pois cada funcionário que a empresa contratar
precisará ter uma metodologia para seguir. Desta forma, a empresa não perderá sua
eficiência e eficácia.

Toda tarefa pode ser executada de várias maneiras. Com o uso correto do método, a
empresa consegue escolher qual o jeito mais viável e eficiente para cumprir o objetivo,
desde que sejam seguidas funções básicas como:

 Reduzir ao mínimo o tempo necessário para realizar uma tarefa, eliminando

desperdícios de movimentos e esforços inúteis.
 Melhorar a produtividade da organização, realizando mais tarefas com menor
esforço possível;
 Realizar a melhor distribuição de tarefas, para que não haja funcionários
sobrecarregados provocando gargalos ou restrições no processo;
 Estar constantemente analisando e melhorando os processos, prática
denominada kaizen, para atender as mudanças que sempre ocorrem no
mercado.

Para descobrir o método correto de realizar uma tarefa, além de atender as funções
básicas explicadas acima, é necessário utilizar um método científico que tenha uma
sequência linear de atividades que segue as seguintes etapas:

9
 Figura 5 – método Científico

Adaptado de CHIAVENATO (2010, pag. 193)

As melhores técnicas para definir e explicar uma atividade, processo ou tarefa são:

 Cronogramas – Demonstram as atividades de determinado processo, além das

dependências e prazos de um determinado projeto. Temos como exemplo o
Gráfico de Gantt e o Gráfico de PERT.

 Fluxogramas: gráficos que permitem uma melhor visualização e entendimento

de qual é o fluxo ou sequência de uma determinada tarefa, rotina ou atividade.
Temos como exemplo o fluxograma vertical, o fluxograma horizontal e o
fluxograma de blocos.

10
Figura 6 – Modelo de Gráfico de Gantt

Figura 7 – Modelo gráfico PERT

11
Figura 8 – Modelo de fluxograma vertical

Fonte: DOMINGOS (2013).

12
 Figura 9 – Modelo de fluxograma horizontal

Fonte: OLIVEIRA (2017)

1.4 Atividades de Organizações, Sistemas e Métodos

A introdução do computador na vida organizacional fez com que a informação se

tornasse um dos principais ativos das organizações modernas, ou seja, a empresa que
conseguir gerenciar eficientemente suas informações terá nas mãos uma importante
ferramenta estratégica para ter sucesso na competitividade do mundo atual. Nesse
sentido, os Sistemas auxiliam a empresa alcançar resultados que superem seus
concorrentes, em virtude da facilidade de integração e interação que todos seus
componentes fornecem.

Para a empresa alcançar seus objetivos, é necessário que todas as atividades e tarefas
organizacionais, sejam executadas da melhor forma possível, utilizando Métodos
adequados para conseguir realizá-las com menor esforço e gastando o mínimo de
recursos. Desta forma, os produtos ou serviços atingem um bom nível de qualidade e
produtividade.

13
Os Sistemas devem estar constantemente alinhados com as diretrizes básicas das
Organizações. Uma empresa precisa utilizar tecnologias para se beneficiar de todas as
ferramentas que deverá utilizar com o objetivo de definir as estratégias que serão
adotadas no mercado onde atua.

A interatividade entre Organizações, Sistemas e Métodos é necessária, além de

complexa, pois sofre a interferência de vários fatores como a estrutura e a cultura
organizacional; as tarefas e procedimentos padrões de operação; as políticas, as
diretrizes e as tomadas de decisão.

Os administradores devem ter consciência dessa importante interatividade, pois antes

de implantar um Sistema de Informação na organização, é necessário, primeiro,
entendê-la, afinal tal sistema poderá modificar completamente o modo de operação da
Empresa.

Para o funcionamento de uma organização, são necessários três elementos

importantes: A entrada no Ambiente (inputs), o Processo de Produção e a Saída para o
Ambiente (outputs), tudo integrado para alcançar os objetivos empresariais.

Apesar das organizações serem diferentes entre si, elas apresentam certas
características estruturais que são comuns. Por exemplo:

 A existência de uma divisão de trabalho com suas respectivas especializações;

 Uma hierarquia de autoridade para limitar as ações de cada área;

 Procedimentos operacionais padronizados;

 Políticas e culturas organizacionais.

Embora tais características estruturais sejam comuns em diversas organizações, cada

uma tem a sua maneira específica de as tratar, produzindo comportamentos e valores
que irão formar a sua respectiva cultura organizacional.

14
Para atender as necessidades do ambiente externo, uma empresa deverá estar
perfeitamente delineada e integrada, utilizando as premissas já comentadas
anteriormente: a Organização (saber quem é quem e onde cada área está alocada), os
Métodos (Uso de rotinas, fluxogramas, manuais e outros) e os Sistemas (o que a
empresa necessita de informações, produtos, competências, etc.)

Figura 10 – Métodos, Organização e Sistemas

Fonte: CHIAVENATO, (2010, pag. 5).

15
1.5 Sistemas de Informação nas Empresas

Até pouco tempo atrás, o administrador de uma empresa passava a maior parte do
tempo em busca das informações necessárias para sua organização. Atualmente,
podemos afirmar que estamos vivendo a Era da Informação, devido à enorme
abundância existente em todos os níveis e segmentos.

Cada vez mais, as empresas precisam de um número variado de Sistemas de Informação

que possam ajudá-las nas suas mais diversas atividades e em diferentes níveis
organizacionais, com a finalidade de encontrar as melhores decisões operacionais e
estratégicas para seu negócio.

Por conta do grande avanço da tecnologia e dos diversos desafios em administrar uma
organização no atual mundo globalizado, cada vez se torna mais necessário que a
organização consiga integrar seus diversos sistemas para atender um crescente
aumento do escopo na complexa atividade da administração empresarial.

Atualmente, a grande dificuldade do administrador de uma empresa é identificar qual é

a informação necessária para embasar a sua tomada de decisão, devido à grande
variedade e facilidade de obter dados e informações sobre qualquer assunto.

A qualidade de uma informação vai depender de como os dados foram coletados e

estruturados. Para que seja possível extrair os significados mais precisos que auxiliarão
as organizações nas suas tomadas de decisão.

Para melhor entendimento, vamos explicar conceitualmente o que são dados e

informações:

 Dado - É considerado a matéria-prima da informação e refere-se a um fato

representado por meio de símbolos tais como letras, números, sinais, cores etc.

 Informação: Quando um dado ou um conjunto de dados é processado e/ou

analisado, o resultado é uma informação, desde que tenha algum significado.

16
Para maior entendimento da diferença entre dado e informação, veja o exemplo a
seguir:

 22, 05 e 2019 são dados representados por meio de números.

 22/05/2019 é um conjunto de dados e símbolos que agora virou uma informação
(data)

A informação é considerada um recurso estratégico para qualquer organização e,

quanto maior for o seu uso, mais conhecimento e certeza a empresa terá, tornando-se
mais competitiva. Para que isso seja possível, é importante que toda organização tenha
seu Sistema de Informação, cujo principal objetivo é coletar, armazenar e processar
informações.

O grande volume de informações que entra e sai de uma organização pode causar
inúmeros problemas organizacionais se não tratado e organizado de uma forma
sistêmica que melhor atenda às necessidades de cada colaborador, integrando-os aos
objetivos organizacionais. Esse enorme tráfego de informações que passa por diversas
pessoas, áreas e níveis de uma organização precisa fluir corretamente para trazer a
sinergia necessária para o alcance dos resultados planejados.

Os principais elementos que devem compor um Sistema de Informação são:

 Hardware – Componentes físicos atrelados a um computador como dispositivos

de entrada, processamento, armazenamento e saída.
 Software – Componentes lógicos de um computador (instruções, estrutura de
dados, funções, documentos, programas) que possibilitam seu controle e uso.
 Rede de dados – Conjunto de dispositivos que funcionam interconectados cujo
objetivo principal é trocar informações e compartilhar os recursos existentes.

17
 Figura 11 – Softwares e hardware

Fonte: Adaptado de CURRENTAFFAIRS, (2017).

Rede de Dados

Cada vez mais, as empresas buscam ajuda em um número variado de Sistemas de

Informação para realizar as mais diversas atividades em diferentes níveis
organizacionais com a finalidade de tomar as melhores decisões operacionais e
estratégicas para seu negócio.

O sucesso de uma empresa depende de como ela lida com a interdependência e a

interatividade existente nos diversos níveis da organização. As corporações que têm
uma boa comunicação interna conseguem atender e dar uma resposta rápida às
necessidades dos seus clientes.

Os Sistemas de Informação Organizacional são responsáveis pelo fluxo e manutenção

de todas as informações que transitam em uma empresa.

Segundo Eleutério (2015) apud Laudon K; Laudon J. (2010), um Sistema de Informação

Organizacional tem a necessidade de atender cinco objetivos básicos:

18
 Figura 12 – Objetivos do Sistema de Informações Organizacionais

Sustentabilidade
do negócio

Melhores Excelência Relacionamento

decisões operacional com o cliente

Novos
produtos e
serviços

Fonte: adaptado de ELEUTÉRIO (2015) apud LAUDON K; LAUDON J. (2010).

Saiba mais

Leia o artigo “A Importância dos Sistema de Informação Gerencial para as Empresas”

que pode ser encontrado por meio do seguinte link:

https://administradores.com.br/artigos/a-importancia-dos-sistema-de-informacao-
gerencial-para-as-empresas

Conclusão

Após a leitura do bloco, podemos concluir que Organizações, Sistemas e Métodos

precisam trabalhar da forma mais interconectada possível para que os resultados
organizacionais sejam alcançados da forma mais eficiente e eficaz, principalmente no
atual mundo globalizado e competitivo em que vivemos.

19
Referências

CHIAVENATO, I. Iniciação à sistemas, organização e métodos. São Paulo: Manole,

2010.

CURRENTAFFAIRS. Hardware and Software of Computer | Programming | Operating

System. Las paper, 2017. Disponível em: <http://currentaffairs.iaspaper.net/hardware-
software-computer/>. Acesso em: 28 ago. 2019.

DOMINGOS, T. Fluxogramas. Slideshare, 2013. Disponível em:

<https://pt.slideshare.net/tico9147/fluxogramas-17389298>. Acesso em: 28 ago. 2019.

ELEUTERIO, M. A. M. Sistema de Informações na Atualidade. Paraná: InterSaberes,

2015.

LAUDON, K; LAUDON, J. Sistemas de Informações Gerenciais. 9ª ed. São Paulo:

Pearson Prentice Hall, 2010.

OLIVEIRA, D. P. R. Planejamento Estratégico: Conceitos, Metodologia e práticas.34°

ed.São Paulo: Atlas, 2018a.

OLIVEIRA, D. P. R. Sistemas de Informações Gerenciais: Etratégias, táticas

operacionais. 17 ed. São Paulo: Atlas. 2018b.

OLIVEIRA, W. Os 5 tipos de mapeamento de processos mais usados e a solução

definitiva. Heflo, 2017. Disponível em: <https://www.heflo.com/pt-
br/mapeamento/tipos-de-mapeamento-de-processos/>. Acesso em 28 ago. 2019.

DOMINGUES, J. A importância dos Sistemas de Informação Gerencial para as

empresas. Portal Administradores, 2014. Disponível em:
<https://administradores.com.br/artigos/a-importancia-dos-sistema-de-informacao-
gerencial-para-as-empresas>. Acesso em: 28 ago. 2019.

20