CURSO

Apresentação do
programa do curso
Módulo 1
Aspectos principais
1. Conceitos e visões sobre a gestão do tempo
■ Pela intangibilidade do tema, é
importante compreender o que é o
tempo para você
2. Similaridades entre gestões de tempo bem-
sucedidas
■ Ferramentas e técnicas aplicadas
 Gestão Planeja-
mento

Produtividade e Eficiênci
Equipes
Aplicabilidade a
Estruturas de
aprendizado
1. Planejamento: desenvolvimento de uma
gestão do tempo mais assertiva
2. Uso de diagramas, representações gráficas e
ferramentas
■ Visão clara, ampla e correta de todas as
variáveis, assim como das relações entre
as atividades
3. Construção de um cronograma eficaz
Como entendemos o
tempo?
Módulo 1
Immanuel Kant
(1724-1804)
“O tempo é essencial e
tudo está marcado por ele.”
O que é o tempo?
● Duração relativa das coisas que cria no ser
humano a ideia de presente, passado e
futuro.

● Período contínuo e indefinido no qual os

eventos se sucedem.
Como
entendemos Ampliação de
o tempo mercados

Tecnologias e
processos
produtivos

Mudança nos
padrões de
produtividade
A PICTURE IS WORTH A
Atividades
THOUSAND WORDS
Necessidade
de
planejamento

Tempo
disponível
A importância da
gestão do tempo
Módulo 1
Gestão do tempo
● Capacidade de priorização;
● Estruturação do tempo;
● Acompanhamento do próprio desempenho.
Por que planejar o
tempo?
Módulo 1
Dificuldades
● As pessoas têm dificuldade em estimar a
realização das atividades e objetivos dentro
de um período de tempo estimado e/ou
necessário.
Dificuldades
● As pessoas possuem dificuldade em
articular os recursos de forma
eficiente no espaço e tempo

● As pessoas têm dificuldades para identificar

o que é realmente importante e urgente
O que é administrar o
tempo?
● Definir prioridades;
● Articular recursos;
● Gerir expectativas;
● Planejar a relação presente, passado e futuro.
Russell L. Ackoff
(1919-2009)
“O Planejamento é um processo
de tomada antecipada de
decisão; é algo que fazemos
antes de agir. É um processo
de decidir o que e como fazer,
antes que se requeira uma
ação” (1984).
Planejando o tempo
na prática
Módulo 2
Planejamento:
pontos importantes
● Processo sistematizado que pode ser
adaptado considerando cada caso.

● Identificação das etapas iniciais de um

processo de planejamento.

● Ciclo de aprendizado.
Etapas do
planejamento

1 2 3 4 5
Etapas do
planejamento

Propósito Decomposição Indicadores Recursos Aprendizagem

Defina
seu objetivo

1 2 3
Defina
seu objetivo

O que se pretende Em determinado Com os recursos

alcançar tempo disponíveis
Decomponha seus
objetivos
● Decomponha o seu objetivo em etapas
intermediárias.
● Decomponha o objetivo em atividades e
associe-as com o tempo.
● Defina os indicadores de tempo.
● Identifique as metas para acompanhamento
do progresso.
Prioridades e gestão
do tempo
Módulo 2
Definir objetivos (atividade e tempo)

Decompor esses objetivos – metas

Definir indicador e métricas

Aprendizado
Fatores envolvidos na
gestão do tempo
● Forças ambientais

● Variáveis incontroláveis

● Processo não linear

● Performance na realização das atividades

Status do cronograma
● Define a ordem de atenção (o nível de
prioridade)
■ Ações core x ações “comuns”

● É a relação de importância entre metas de

processo e metas de tempo
Urgência vs.
Importância
● Urgente é algo que grita por atenção porque
tem um tempo limite para ser feito.

● A importância refere-se a impacto, ao

tamanho do risco envolvido em não priorizar
tal assunto.
Mapa de
Prioridades
3 1

ALTA
URGÊNCIA
BAIXA
4 2
BAIXA ALTA

IMPORTÂNCIA
 POUCO
URGENTE URGENTE
Matriz de
Eisenhower
A PICTURE
FAZER
IS WORTH
DECIDIR
A
THOUSAND WORDS Fazer agora Programe o seu tempo

IMPORTANTE
para realizar

• Item 1 • Item 1
________ ________
• Item 2 • Item 2
________ ________
• Item 3 • Item 3
________ ________

DELEGAR DELETAR
Quem pode fazer por Elimine
você
IMPORTANTE

• Item 1 • Item 1
________ ________
• Item 2 • Item 2
POUCO

________ ________
• Item 3 • Item 3
________ ________
Gerenciamento do
tempo: Indicadores e
métricas de eficiência
Módulo 2
Referências para definir
indicadores e métricas
1) Conhecimento tácito: adquirido ao longo da
vida, pela experiência. Subjetivo e inerente às
habilidades de uma pessoa.

2) Conhecimento explícito: absorvido através

de um processo de aprendizagem, como cursos,
livros, etc.
Referências para definir
indicadores e métricas
3) Know-How: termo em inglês que significa
“saber como” ou “saber fazer”.

4) Lições aprendidas: resultado do processo de

aprendizagem.
Referências para definir
indicadores e métricas
5) Referências por aproximação: estimativas
determinadas por comparação com experiências
passadas.

6) Referências gerais de produtividade:

estimativas feitas a partir de registros de
performance de tempo.
Exemplos de
indicadores de tempo
● Quantidade de dias, semanas, meses; por
bimestre, trimestre, semestre, ano...
● Dias restantes para o deadline
● Qtd. por segundos, minutos
● Qtd. de horas produtivas
● Qtd. de itens por hora
● Prazo em dias
 © Imagens: Reprodução

Curto prazo – até 1 ano

Médio prazo – 1 a 5 anos

Longo Prazo – acima de 5 anos

Planejamento por meio
do sequenciamento de
atividades
Módulo 2
Sequenciamento de
atividades
● Envolve identificar e documentar as relações
de dependência entre as atividades
■ Definição das atividades principais a partir
do nível de interdependência entre todas
■ Podem ocorrer de forma simultânea
(síncrona) ou não (assíncrona)
Sequenciamento de
atividades
● As atividades devem ser sequenciadas
corretamente, a partir de um olhar minucioso
sobre a natureza de cada uma

● As atividades devem ser pensadas de forma

profunda na fase de planejamento
Sequenciamento de
atividades
● Etapas e entregas por etapa
■ Dependem do fluxo de trabalho dentro do
processo de gestão do tempo
■ Associadas à capacidade de
interdependência das etapas.
Sequenciamento de
atividades
● Absorção, pelas etapas, da flutuação de
tempo (gestão de margem)

● Definição dos elementos que suportam cada

etapa

● As entregas por etapa e o seu nível de

relacionamento
3 dias 3 dias 3 dias

A B C

9 dias
 Absorção
de tempo
Flutuação
de tempo 4 dias

3 dias 3 dias 3 dias

A B C

9 dias
4 dias 2 dias 3 dias

3 dias 3 dias 3 dias

A B C

9 dias
Entrega ainda dentro do prazo inicial, mas o remanejo do
tempo ocorreu de acordo com a demanda de cada etapa
Produtividade e
gestão do tempo
Módulo 3
O que é
Produtividade
● As atividades humanas possuem um grande
nível de variação em termos de execução e
resultados
● Produtividade é uma medida para avaliar um
resultado e o caminho para alcançá-lo
● Produtividade é a relação entre meios,
recursos utilizados e resultados
Tempo e
Produtividade

● O tempo é um indicador de produtividade

■ no planejamento;
■ na execução;
■ de resultados.
Eficiência vs. Eficácia
● Eficiência é uma expressão que corresponde
ao mais elevado grau de desempenho
esperado (superação da performance)

● Eficácia é a resposta ou conclusão satisfatória

ocasionada pela realização dos requisitos
Pontos-chave
1) O nível de produtividade é definido no
planejamento
2) Envolve a definição clara de objetivo(s) e meta(s)
3) Definição de indicadores e métricas de fácil
acompanhamento e controle
4) Capacidade de intervir nos processos reduzindo,
mantendo ou ampliando o ritmo de execução das
atividades
Produtividade e
gestão do tempo
no Home Office
Módulo 3
Gestão do tempo no
home office

● Horário de trabalho

● Recursos disponíveis

● Potenciais distrações
Produtividade no
home office
● Indicadores
○ Quantidade de itens finalizados
○ Nível de prioridade das atividades
■ Ações urgentes, de atenção imediata
■ Ações menos importantes
Gestão do tempo no
home office
● Processo de aprendizado
■ Autoconhecimento profissional
■ Gerenciamento de condições
■ Usufruto de benefícios (ausência de
deslocamento, flexibilidade de horário)
■ Desenvolvimento de uma rotina produtiva
Erros na gestão
do tempo
Módulo 3
Erros na gestão do
tempo
● Erros no planejamento: falhas no processo de
planejar, por falta ou mau uso das técnicas de
gestão do tempo, prejudicando a execução das
atividades
● Erros comportamentais: maus hábitos que
comprometem a realização de uma atividade
e/ou cronograma
Erros no
planejamento
● Não manter uma lista de tarefas pendentes

● Não ter metas

● Não estabelecer prioridades

Erros
comportamentais
● Não saber dominar as distrações

● Atraso, procrastinação, adiamento

■ Fatores externos ou internos

● Querer fazer coisas demais (falta de foco)

Ferramentas de gestão
do tempo: Matriz de
gerenciamento
Módulo 3
Tabela adaptada do blog Capterra
Clockify
Freedcamp
MeisterTask
Toggl
Matriz GUT
IMPORTÂNCIA = G X U X T

G Gravidade

U Urgência

T Tendência
Matriz GUT
● (G)ravidade, (U)rgência e (T)endência

● Ajuda a priorizar problemas e traçar planos de

ação
Matriz GUT
● Abordagem Quantitativa e Qualitativa

● Processo de análise de prioridades e gestão

de recursos

● Fácil aplicação pessoal e profissional

Matriz GUT

IMPORTÂNCIA = G X U X T
Gravidade (G): trata do impacto

G
que o problema gerará nos
Gravidade envolvidos, podendo ser os
colaboradores, os processos,
tarefas, resultados da empresa

U
Urgência (U): é o prazo ou o
Urgência tempo disponível para a resolução
do problema
Tendência (T): trata da

T
probabilidade (ou do potencial)
Tendência que o problema tem de crescer
com o passar do tempo
Matriz GUT: 3 variáveis

Gravidade Urgência Tendência

1) Sem gravidade 1) Pode esperar 1) Não irá mudar

2) Pouco grave 2) Pouco urgente 2) Irá piorar a longo prazo
3) Grave 3) Urgente, merece atenção no 3) Irá piorar a médio prazo
4) Muito grave curto prazo 4) Irá piorar a curto prazo
5) Extremamente grave 4) Muito urgente 5) Irá piorar rapidamente
5) Necessidade de ação
imediata
Matriz GUT: 3 variáveis
NOTA GRAVIDADE URGÊNCIA TENDÊNCIA

Se não for resolvido, piora

5 Extremamente grave Extremamente urgente
imediatamente

4 Muito grave Muito urgente Vai piorar a curto prazo

3 Grave Urgente Vai piorar a médio prazo

2 Pouco grave Pouco urgente Vai piorar a longo prazo

1 Sem gravidade Sem urgência Sem tendência de piorar

Matriz GUT: 3 variáveis
NOTA GRAVIDADE URGÊNCIA TENDÊNCIA

Se não for resolvido, piora

5 Extremamente grave Extremamente urgente
imediatamente

4 Muito grave Muito urgente Vai piorar a curto prazo

3 Grave Urgente Vai piorar a médio prazo

2 Pouco grave Pouco urgente Vai piorar a longo prazo

1 Sem gravidade Sem urgência Sem tendência de piorar

Matriz GUT: Exemplo
Problema G(1-5) U(1-5) T(1-5) Total(Calculado) PRIORIZAÇÃO

atraso na entrega do fornecedor 5 3 4 60 3.

processo seletivo para contratação 5 5 5 125 1.

aquisição de sistema de controle 3 2 1 6 5.

baixo índice de recompra 4 5 5 100 2.

pesquisa de mercado 3 3 2 18 4.

contato com clientes inadimplentes 1 2 1 2 6.

Matriz GUT: Exemplo
Problema G(1-5) U(1-5) T(1-5) Total(Calculado) PRIORIZAÇÃO

atraso na entrega do fornecedor 5 3 4 60 3.

processo seletivo para contratação 5 5 5 125 1.

aquisição de sistema de controle 3 2 1 6 5.

baixo índice de recompra 4 5 5 100 2.

pesquisa de mercado 3 3 2 18 4.

contato com clientes inadimplentes 1 2 1 2 6.

Sequenciamento de atividades:
Diagrama de precedência, flecha e
condicional

Módulo 3
Diagrama de
Precedência

C F

H
A B D J

I
E G
Diagrama de
Flecha
B
C
A
G TÉRMINO

INÍCIO D
F
E
Diagrama
Condicional
(ou Fluxograma) Sim

Não

Sim

Não
Diagrama
Condicional
Diagramas
1)Ferramentas de planejamento
2)Acompanhamento e controle
3)Fácil visualização
4)Análise estratégica – visão macro do
processo
Planejamento estratégico
do tempo com equipes
Módulo 4
Planejamento
estratégico com equipes
● Os times participam da gestão do tempo
● Auxiliam no processo de diagnósticos e
correção do tempo das atividades
● Comunicação como ferramenta fundamental
da gestão do tempo (processo full duplex)
● Gestão de expectativas
Reuniões improdutivas
● Sem nível claro de objetividade
● Sem cronograma definido
● Informações transmitidas de modo confuso
● Líderes e participantes prolixos
Reuniões produtivas
● Planejamento prévio
● Grupo focado na reunião
■ Pauta compartilhada com antecedência
■ Mediação auxilia a manter o foco
● Líder monitora as intervenções
● Ao final, evidencia-se os objetivos alcançados
Delegar com
eficiência
Módulo 4
Variáveis
● Níveis Organizacionais
■ Estratégico, Tático, Operacional
■ Possíveis níveis intermediários
● Processos de comunicação específicos
● Linguagem
● Atribuições
Delegar com eficiência

● O que fazer

● Quando fazer

● Como fazer

● Resultado esperado no espaço e tempo

Delegar com eficiência
● Boa gestão do tempo e comunicação eficiente
■ Comunicação falha = Retrabalho
● Falta de clareza
■ Resulta em atrasos para encontrar soluções
Pontos-chave para delegar
com eficiência

● Dirigir

● Planejar

● Organizar

● Monitorar/controlar
Gestão de
expectativas
Módulo 4
Gestão de expectativas
● Conhecimento prévio
● Processo de comunicação
● Percepção pessoal
● Interesses e objetivos pessoais e coletivos
● Visão coletiva
● Cultura organizacional
Gestão de
Expectativas

AVALIAR FATORES

POSITIVO
MANTER E
DE PERCEPÇÃO ACOMPANHAR
COMPORTAMENTO

AVALIAR FATORES
COMPORTAMENTAIS AVALIAR FATORES
NEGATIVO

E DE COMPORTAMENTAIS
PERCEPÇÃO

NEGATIVO POSITIVO
PERCEPÇÃO
Gestão de
Expectativas

AVALIAR FATORES

POSITIVO
MANTER E
DE PERCEPÇÃO ACOMPANHAR
COMPORTAMENTO

AVALIAR FATORES
COMPORTAMENTAIS AVALIAR FATORES
NEGATIVO

E DE COMPORTAMENTAIS
PERCEPÇÃO

NEGATIVO POSITIVO
PERCEPÇÃO
Gestão de
Expectativas

AVALIAR FATORES

POSITIVO
MANTER E
DE PERCEPÇÃO ACOMPANHAR
COMPORTAMENTO

AVALIAR FATORES
COMPORTAMENTAIS AVALIAR FATORES
NEGATIVO

E DE COMPORTAMENTAIS
PERCEPÇÃO

NEGATIVO POSITIVO
PERCEPÇÃO
Gestão de
Expectativas

AVALIAR FATORES

POSITIVO
MANTER E
DE PERCEPÇÃO ACOMPANHAR
COMPORTAMENTO

AVALIAR FATORES
COMPORTAMENTAIS AVALIAR FATORES
NEGATIVO

E DE COMPORTAMENTAIS
PERCEPÇÃO

NEGATIVO POSITIVO
PERCEPÇÃO
Gestão de
Expectativas

AVALIAR FATORES

POSITIVO
MANTER E
DE PERCEPÇÃO ACOMPANHAR
COMPORTAMENTO

AVALIAR FATORES
COMPORTAMENTAIS AVALIAR FATORES
NEGATIVO

E DE COMPORTAMENTAIS
PERCEPÇÃO

NEGATIVO POSITIVO
PERCEPÇÃO
Liderando times à distância
● Planejar a gestão das equipes
● Definir os momentos de contato e/ou intervenção
(reuniões, feedbacks…)
● Escolher quais ferramentas digitais auxiliarão na
gestão do tempo e no acompanhamento da
produtividade
Estimativa de tempo
● Combinada entre as partes
● Definição, pela liderança, do tempo
esperado/desejável
● Identificação e negociação, junto ao time, do
tempo possível
Manutenção do cronograma
em equipe
● Reunião intermediária
■ Alinhamento de expectativas
■ Acompanhamento da produção
■ Esclarecimento de dúvidas
Estimativa
de tempo
Módulo 5
O que é estimativa?
● Estimar a duração da atividade é estimar a
quantidade de períodos de trabalho
necessários para completar cada atividade
considerando os recursos estimados no
processo.
Estimativa de duração
● Estimar a quantidade ou número de
períodos de trabalho exigidos para
implementar uma atividade,
frequentemente, também requererá
considerações relativas ao
tempo de espera
Estimativa de tempo
● Negociação prévia, além do cronograma
● Alto nível de ansiedade pode projetar as
entregas com demasiado otimismo, fugindo da
realidade
● Falta de conhecimento também prejudica a
estimativa adequada
Tipos de estimativa de
tempo: Única
● Utilizada quando há apenas uma opinião
referente à duração ou ao custo para execução
da atividade
● Não contempla as especificidades e
singularidades de cada cronograma
● Pode remeter a uma falta de credibilidade
Tipos de estimativa de tempo:
Análoga ou top-down
● Técnica por aproximação: utiliza opinião
especializada e informações históricas para
estimar a duração ou custo das atividades
● Fornece respostas mais pontuais, mas
apresenta problemas de adaptação às
particularidades de cada cronograma
Tipos de estimativa de
tempo: Três Pontos
● Utilizada quando há diversos valores de
estimativas, realizando uma média ponderada
de três pontos
■ Exemplo de estimativa: Mais provável,
Otimista e Pessimista
● Muitas vezes o valor intermediário não
representa o tempo real
Tipos de estimativa de
tempo: Bottom-up
● A duração total é obtida através da soma de
todo o pacote de trabalho ou das atividades
● A precisão pode ser influenciada pelo tamanho
ou complexidade das atividades
● Maior precisão, mas exige mais negociação e
tempo de planejamento
Estimativa de tempo
e eficiência
Módulo 5
Planejando estimativas
● Desenvolver uma lista de atividades junto a uma
lista de restrições
● Estabelecer as premissas e os recursos
requeridos para realizar as atividades
● Coeficiente de produtividade
● Fazer uso das informações históricas
Definindo estimativas
● Geralmente, as durações são difíceis de estimar
por causa do número de fatores que podem
influenciá-las
● A avaliação especializada baseada em
informações históricas deve ser usada sempre
que possível
Resultados esperados
● As estimativas de duração das atividades são
avaliações quantitativas da mais provável
quantidade de períodos de trabalho que será
requerida para se completar uma atividade
Bases para a estimativa
● Trabalhar com lições aprendidas

● Estimativas análogas
● Conhecimento de especialistas a respeito da
performance e duração das atividades
Cronograma de
atividades
Módulo 5
Desenvolvimento do
cronograma
● Estimativa de duração das atividades

● Antecipação de decisões prévias à execução

● Identificação dos recursos requeridos

● Descrição das possíveis restrições

● Definição de folgas e flutuações
Folgas e flutuações
● Demandam a definição de uma margem de
tempo

● Cronogramas complexos trazem o desafio de

definir uma margem possível e factível
Folgas e flutuações
● 10% de margem a cada uma das atividades
■ Margem possivelmente superestimada

● Alternativa: 10% (ou outro valor) de margem

apenas para fases críticas do projeto
Análise Matemática
● Envolve calcular datas teóricas de início e
término para todas as atividades do projeto

● Não considera qualquer limitação no quadro de

recursos
Análise Matemática
● Possui um segundo momento, de refinamento.
● A compressão da duração de cada etapa é um
caso especial, que procura alternativas para
reduzir o cronograma do projeto sem alterar o
escopo do projeto
Diagrama de Pert

Tarefa Anterior Duração

Representação de cronograma na qual não se considera o eixo temporal,

mas unicamente as tarefas e as relações que se estabelecem.
Diagrama de Gantt

A representação gráfica de cronograma mais frequentemente utilizada.

Consiste na representação das tarefas em forma de barras sobre um eixo
temporal que se estabelece no eixo das coordenadas (eixo X).
Cronograma de marcos (Diagrama de milestones)

Marcos podem ser datas-

chave de entrega de projetos,
reuniões importantes ou
algum outro acontecimento
relacionado com a atividade
que seja particularmente
importante.

Ao invés de focar em dias,

essa representação foca no
período em que a atividade
acontecerá e na sua relação
com as outras atividades.
Nível: Operacional
Diagrama de Pert Nível: Estratégico
Cronograma de marcos

Nível: Tático
Diagrama de Gantt
Gestão de
cronograma
Módulo 5
Controle do cronograma

● Consiste em influenciar os fatores que criam

mudanças no cronograma para garantir que as
mudanças sejam benéficas
Controle do cronograma
● Desenvolvimento do cronograma

● Relatórios de performance

● Requisições de mudança

● Plano de gerência do cronograma (o que, como,

quando e para quê fazer)
Controle do cronograma
● Deve estar fortemente integrado com outros
processos de controle
■ Das atividades
■ Do planejamento adicional por conta das
variáveis incontroláveis, necessário para
absorver flutuações de tempo
Escolhendo ferramentas
● Que sirva como referência
● Capaz de traduzir a visão organizacional futura
● Que apresente os elementos importantes
● Compatível com a forma de atuação
● Que possua recursos úteis de acordo com o
contexto e planejamento
Tempo pessoal e
profissional
Módulo 5
Tempo pessoal e profissional
● O seu tempo
● Equilíbrio de tempo
● Sustentabilidade
● Viabilidade
● Energia
● Efetividade
Tempo, trabalho e vida
● Tempo para família

● Tempo para o lazer, para recarregar as energias

● Tempo para você

Competências para a gestão
eficiente do tempo
● Organização
● Determinação de prazos
● Proposição de soluções para variáveis
● Senso de prioridade
● Objetividade, capacidade de fugir das distrações
● Abandono de prorrogações
● Reserva de tempo para aproveitar a vida