EFA – Técnico de Contabilidade P. L.

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Estrutura e Comunicação Organizacional

Entendemos por Organização um conjunto de pessoas, ou

sistemas com diferentes funções que visam atingir um
determinado objectivo, juntando a actuação das diversas
funções.

Podemos apresentar assim, vários tipos de Organizações, que

estamos inseridos.

Tipos de Organizações

Todas as organizações têm de definir o seu Core Business – a

especialização que a empresa tem. Ao concentrar-se apenas
no seu core business, através de Outsourcing – ir buscar fora
outras capacidades – encontra formas de produzir.

Qualquer organização tem de apresentar diferenciação

qualitativa e vantagens competitivas, a nível de preços por
exemplo.

Filipa Palma
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Ou então têm de ter uma função que seja sentida como

necessária no mercado, se conseguir isto significa que
conseguiu encontrar um nicho e estabelecer-se.

Quando uma empresa pretende se estabelecer num país, tem

de ter em conta o seguinte:

Envolvente Contextual

Visto por esta envolvente, a organização tem de ter em conta

certas características desse determinado país, como por
exemplo:

 Éticas – não podem ir contra as características éticas e até

religiosas dessa região;

 Económicas – é primeira a ser vista, se essa região possui

um nível económico que possam adquirir os produtos;

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 Sociais – analisar se o país, a nível social, vai ajudar para

que a empresa consiga crescer e manter-se por lá;

 Culturais – características que o país tem e que devem ser

preservadas;

 Legislação – nunca ir contra a legislação de um país.

Envolvente Transaccional

É nesta envolvente que se dá o Input – recursos necessários

para a organização, como:

 Humanos – recrutamento dos funcionários;

 Físicos – escolha das instalações onde irá funcionar a
organização
 Financeiros – escolha dos sócios.

Output – é mercadoria que sai directa para:

 Clientes

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Dá-se o nome de Stakeholders – a todas as pessoas que estão

directamente relacionadas e interessadas nesta organização.

Como:

 Clientes
 Fornecedores
 Colaboradores
 Investidores
 etc.

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Macroestrutura Interna das Organizações

Esta é a forma como as organizações se estruturam, dividindo-

se em subsistemas.

Subsistema Operacional – este subsistema tem como

preocupação o resultado da organização, isto é, se está a
produzir eficazmente.

Subsistema de Gestão – este subsistema está virado para o

mercado, protege a organizações das incertezas que este
apresenta, analisando os termos de custos-beneficio.

Subsistema Institucional – trabalha em função da boa

aceitação da organização por parte da sociedade em que esta
labora.

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Uma Empresa, é um agente económico que participa no processo de

oferta e procura. E como fim último a optimização de lucro a
longo prazo.
Tem como objectivo estrutural uma boa combinação de
recursos (inputs) de forma a concretizar uma boa produção
(outputs), e em satisfazer os seus clientes.

Assim, a empresa pode ser vista como uma organização, mas

ao contrário de uma organização, a empresa tem como
objectivo o desenvolvimento e não o crescimento.

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A Empresa tem de ter em conta estes dois pontos para medir o

grau de satisfação e optimização.

Eficácia vs Eficiência

Eficácia - a eficácia de uma empresa, é o grau de satisfação dos

Stakeholders.

Eficiência – é a forma de optimização que a empresa faz entre

os inputs e os outputs.

Uma Empresa pode ter a sua especialização, mas para isso tem
de procurar quem lhes forneça o material para que posso
produzir.
Mas existem empresas que possuem todo o material
necessário até chegar ao produto final. Essas empresas
trabalham em Cadeia de Valor.

Por exemplo:

A empresa “O Bem Calçar”, é uma sapataria, que têm a sua

própria fábrica, tem estilistas que desenham os sapatos, possui
também uma pequena frota para a distribuição do produto.
Sendo assim, esta empresa faz Concentração Vertical. Com
isto, reduzem custos, não precisando de vários fornecedores.

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Existe outro tipo de concentração, a Concentração Horizontal

– uma empresa abre e explora ramos diferentes do seu
objectivo inicial.

Por exemplo:

A sapataria “O Bem Calçar” resolve abrir os seguintes

estabelecimentos:

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Elementos Produtivos de uma Empresa

Exemplo da sapataria:

 Trabalho
o Físico
o Intelectual

 Meios de Produção ou Capital

o Objectos de Trabalho
 Matéria-prima – a pele para os sapatos
 Materiais subsidiados – ferramentas para a
produção dos sapatos
o Meios de trabalho

Objectivos da Empresa ao produzir

Exemplo da sapataria:

 Económicos – Crescimento da empresa e que seja

rentável;

 Sociais – Satisfazer as necessidades e os interesses dos

seus trabalhadores;

 Auto preservação – Que consiga uma boa adaptação no

meio em que se instalou;

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Como classificar uma Empresa

Dimensão Efectivos Volume Negócios

Microempresa <10 Até 2 M. €
Pequena Empresa <50 Até 10 M. €
Pequenas e Médias <250 Até 50 M. €
Empresas
Grande Empresa >250 >50 M. €

A empresa “O Bem Calçar” é Pequena e Média Empresa.

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Tipos de Empresas

A empresa “O Bem Calçar” é uma Empresa Privada

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Tipos de Cooperativas

Cooperativa de produção – estas cooperativas têm como

objectivo a produção de bens e serviços;

Cooperativa de distribuição – estas cooperativas procuram

facilitar o escoamento dos produtos produzidos;

Cooperativas de consumo – estas cooperativas procuram

satisfazer os seus sócios com bens e serviços mais baratos e de
uma qualidade

Estrutura Organizacional de uma Empresa

 Esta estrutura consiste em definir quais as funções que

cada colaborador vai desempenhar dentro da empresa,
como se deve relacionar em termos horizontais e
verticais.

O meio em que a empresa está inserida vai influenciar na

estratégia que têm de adaptar a estrutura da empresa, e ao
mesmo a estrutura determina também a estratégia a ser
usada.

Sendo assim, temos vários tipos de estruturas, como os que se

seguem.

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Estrutura Informal – dentro da empresa todos desempenham

as mesmas funções;
Start up – quando a empresa ainda está no começo

Estrutura Funcional

Estrutura da sapataria: Organograma da empresa “O Bem

Calçar”:

C.A. – Conselho Administrativo, controla os directores das

várias repartições. É onde estão os sócios da empresa e onde
se tomam as decisões mais importantes para a empresa.

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Director Financeiro – Controla todo o dinheiro da empresa

Director de Produção – Controla o nível da qualidade de

produção, e se está a produzir nas quantidades correctas

Director Comercial – Controla as vendas e forma de adquirir

novos clientes. Trata, também, da publicidade da empresa.

Recursos Humanos – Fazem as entrevistas e recrutam pessoal.

Tratam de todos os assuntos dos colaboradores.

Estrutura divisionada

A parte divisionada são os produtos, quando são feitos

produtos diferentes, cada linha de produtos tem um gestor.

Unidades estratégicas de Negócios

Os diferentes departamentos trabalham como se fossem uma

“pequena empresa”, sendo sempre controlados pela Empresa.

Organização por Projecto

A Empresa decide recrutar pessoas de vários departamentos,

se esta relação correr bem acabam por enviar essa equipa para
um determinado lugar para ser aberta uma filial.

Estrutura Matricial

Cruzamento de equipas que apresentam óptimos

desempenhos, ficando assim uma equipa forte e dinâmica.

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Organização em Rede

Baseia-se em Outsourcing. Só se preocupam com o seu core

business.

Comunicação Organizacional

Estes quatro tipos de comunicação têm como objectivo

divulgar o objectivo de uma empresa, impulsionar a vendas
dos produtos e vender a imagem da empresa.

Todas elas têm pessoas competentes para fazer com que cada
uma delas cumpra o seu objectivo.

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Imagem vs Identidade

Imagem
 A imagem da minha empresa, é aquilo que eu quero
passar para a sociedade, para assumir determinadas
características para os meus futuros clientes. Como
sendo uma empresa preocupada com o bem-estar dos
clientes, com a qualidade dos produtos, com preços
baixos, etc.

Identidade
 Mostra o que a empresa é na realidade. Que se preocupa
com a qualidade dos produtos, mas que os preço não são
os mais baixos, por exemplo.

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Comunicação interna vs Comunicação externa

Comunicação interna – comunicação dentro da organização, o

director geral passa motivação para os seus colaboradores

Comunicação externa – comunicação fora da organização, é a

imagem que a gestão da empresa faz através da publicidade
para chegar até aos seus clientes

Exemplos de canais de comunicação interna:

Escrita Oral Audiovisual

Email Grupos de trabalho Vídeo
Carta Reuniões Televisão
Jornal / Revista Telefone Rádio
Placard
Caixa de Sugestões

A empresa “O Bem Calçar” utiliza dois destes tipos de

comunicação.
Utiliza o placard, que é exposto todas as semanas, para
informar os colaboradores como estão a correr as vendas, e é
utilizado também para lhes mostrar curiosidades relacionados
ou não sobre o trabalho. E todos os meses são feitas reuniões
com o director geral e os colaboradores de cada departamento
para os informar sobre o que se passa na empresa, felicitando-
os pelo o trabalho realizado e a superação dos objectivos.

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Vectores de Comunicação

 Assegura que todos na organização tomem

conhecimento e entendam os princípios e as metas da
organização

 Alcançar credibilidade e confiança

 Alargar a ideia de participação na organização

 Agilizar canais de transmissão de informação

 Favorecer a comunicação dentro da organização

 Fortalecer papéis hierárquicos

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 Estimular o consenso

 Favorece a auto-análise

 Bom aproveitamento das ideias

 Que todos se sintam protagonistas na organização e dos

seus objectivos

 Que aflorem energias e potencialidades ocultas

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 Agilizar os processos de gestão

 Melhor coesão interna

 Maior desenvolvimento da organização

 Favorece a comunicação entre departamentos diferentes

e mesmo dentro dos departamentos

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 Aumentar o rendimento dos trabalhadores

 Evidenciar a contribuição individual

 Estimular o espírito de equipa

 Modificar comportamentos

 Promover novas mentalidades

 Ganhar eficácia e satisfação

 Potencial Criativo

 Incrementar a competitividade

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É importante que haja uma boa comunicação interna entre

colaboradores, e colaboradores com os directores de
departamento. Deve-se aceitar as propostas de cada
colaborador, dos objectivos e dos valores.
Orientam-se para desempenharem os projectos para que a
empresa desenvolva, sendo assim há uma maior participação
de todos na empresa, existe um envolvimento maior na
empresa.

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Diferentes Níveis de Envolvimento

Existem vários níveis de envolvimento que as pessoas têm

perante um assunto, e neste caso perante o seu trabalho.

1º Nível – Indiferença

2º Nível – Identificação
 É o nível mais básico do envolvimento

3º Nível – Pertença
 Neste nível existe um sentimento de partilha de valores e
de experiências em comum

4º Nível - Compromisso
 Pessoas que têm uma paixão suficiente para se
dedicarem a algo

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Comunicação Externa Publicidade

A Comunicação externa tem como objectivo vender a imagem

da empresa, é uma ferramenta de gestão estratégica.

Já a Publicidade tem como objectivo vender os produtos da

empresa e gerar dinheiro, sendo uma ferramenta do
marketing.

Os Média também têm um papel importante para as empresas.

Fazem de mediadores entre a empresa e o público, revelam
notícias importantes das empresas, dando assim uma certa
credibilidade às notícias e assim o público tem uma atenção
especial.

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Empresa Criada:

“O Bem Calçar, Lda.” é uma sociedade por quotas,

privada, com registo na conservatória sob o número
25083334449, matriculada na conservatória de Lisboa
com o capital social de 20 mil euros e sede em : Rua
Augusto Barbosa n.º 7 1.º esquerdo, 1950-001 Lisboa,
com o NIF n.º 508 333 444, e NISS nº 115 001 897 12.

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