Texto 2 O tempo na administrao 1

MBA Gesto de Negcios - UVA

Disciplina: Gesto

Estratgica de Pessoas
Professor Carlos Corra

Unidade 2: Gesto de Pessoas

Texto 2: O tempo na administrao 1 A estria dos macaquinhos
Extrado da: Biblioteca Harvard de Administrao de Empresas William Onken, Jr. e Donald L. Wass

"O TEMPO NA ADMINISTRAO: DE QUEM O PROBLEMA?" Captulo 1 de 2 Esta a primeira parte da "estria dos macaquinhos", ou seja, da delegao "para cima", "para o lado" ou "para baixo", para sua reflexo. Observe, em seu dia-a-dia nas prximas 4 semanas, quantos e quais simpticos macaquinhos voc est carregando e reflita por que nunca parece haver tempo suficiente para realizar tudo o que necessita ser feito... Depois de ler e refletir, voc dever ler a parte 2 desta estria! Porque razo os administradores no tm tempo para nada, enquanto seus subordinados nada tm a fazer? Neste artigo vamos analisar a fundo o significado do tempo na administrao, no que tange ao inter-relacionamento do administrador com seu "big boss" (como chamaremos o "chefe" maior) e com seus subordinados. Mais especificamente, vamos tratar aqui de trs tipos diversos de tempo do administrador, a saber: O tempo imposto pelo superior - para execuo das atividades exigidas pelo superior e que o administrador no pode menosprezar sem sofrer uma admoestao direta e imediata. O tempo imposto pela organizao - para atender aos pedidos formulados ao administrador, para um apoio efetivo aos seus colegas. Essa ajuda tambm deve ser proporcionada, sob pena de ocorrerem admoestaes, embora nem sempre diretas e imediatas.

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Texto 2 O tempo na administrao 1 O tempo imposto por ele mesmo - para realizar aquilo que o administrador criar ou resolver por conta prpria. Uma parte deste tipo de tempo, porm, ser tomada por seus subordinados e chamada de "tempo imposto pelos subordinados". O tempo restante ser todo seu e chamado "tempo discricionrio", imposto por seu livre arbtrio. O tempo auto-imposto no est sujeito a nenhuma imposio externa, pois nem o "big boss" nem a organizao podem repreender o administrador por no fazer o que eles nem sabiam que ele tencionava realizar. A perfeita administrao do tempo exige que o administrador tenha total controle da programao ou cronograma de suas funes. Uma vez que aquilo que o "big boss" e a organizao lhe impem est apoiado nos regulamentos internos, ele no pode brincar com tais exigncias. Portanto, o tempo que ele impe a si prprio se torna seu principal motivo de preocupao. A estratgia do administrador ser, por conseguinte, a de aumentar o componente "discricionrio" do tempo auto-imposto, minimizando ou eliminando o componente "subordinado". Ele se valer, ento, do incremento adicional a fim de manter um controle mais efetivo das atividades que lhe so impostas pelo "big boss" e pela organizao. A maioria dos Gerentes despende muito mais do "tempo imposto pelo subordinado" do que podem imaginar. Assim sendo, vamos utilizar aqui a analogia do "macaquinho" (isto , o problema) para analisar de que forma surge o tempo imposto pelos subordinados e o que o administrador pode fazer no sentido de evit-lo. ONDE EST O "MACAQUINHO"? Vamos imaginar que o administrador esteja atravessando o corredor e nota que um de seus subordinados, o Sr. Fulano, vem vindo em sentido contrrio. Quando os dois se cruzam, o Sr. Fulano cumprimenta amavelmente o Gerente, dizendo: "Bom dia!... A propsito, temos um pequeno problema. Sabe como ..." medida que o Sr. Fulano vai falando, o Gerente descobre nesse problema os mesmos dois aspectos fundamentais que caracterizam todas as questes que seus subordinados graciosamente lhe trazem ateno. Isto : Ele j sabe de sobra o que acontece para compreender a situao mas... No sabe o suficiente para tomar uma deciso ali mesmo, o que seria a atitude esperada dele. Aps algum tempo, o Gerente diz: "Foi bom voc ter trazido isso ao meu conhecimento. S que estou com muita pressa no momento. Deixe-me pensar um pouco no assunto e eu o aviso em seguida". Cada qual segue o seu rumo.

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Texto 2 O tempo na administrao 1 Analisemos o que acaba de ocorrer. Antes de os dois se encontrarem, com quem estava o "macaquinho"? Com o subordinado, claro. Mas, depois que se separaram, com quem ficou? Com o Gerente. Portanto, o "tempo imposto pelo subordinado" comea no momento em que o "macaquinho" consegue pular das costas do subordinado para as costas do seu supervisor, e o pior que no termina enquanto o "macaco" no voltar ao seu dono para ser tratado e devidamente alimentado. Ao aceitar o "macaco" nas costas, o Gerente, voluntariamente, assume a posio de subordinado do seu subordinado. Ou seja, ele permite que o Sr. Fulano o faa de seu prprio subordinado ao realizar duas coisas que um subordinado geralmente deve fazer para seu chefe - o administrador tirou a responsabilidade das costas de seu auxiliar e prometeu-lhe que faria um relatrio sobre as providncias cabveis. O subordinado, para certificar-se de que o Gerente no deixou de compreender tudo direitinho, dar um pulo a sala e cordialmente lhe indagar: "Ento, como vai a coisa, chefe?" (a isso se chama "superviso"...). Ou, ento, imaginemos que, ao encerrar-se uma reunio de rotina com um outro subordinado, Sr. Beltrano, o Gerente administrativo lhe diga: "timo. Mande-me um memorando sobre isso a". Analisemos este caso. O "macaco" est nesse dado momento nas costas do subordinado porque a prxima providncia dele. Porm, o gil "macaquinho" j est preparando o pulo... Olhe s que danado! O Sr. Beltrano, obedientemente elabora o memorando solicitado e o coloca em sua caixa de sada. Pouco depois, o Gerente o retira de sua caixa de entrada e o l com ateno. De quem a vez agora? Do Gerente administrativo, claro! Se ele no tomar uma providncia logo mais, receber um outro "memo" de seu subordinado, cobrando a coisa (essa uma outra forma de "superviso"!). E quanto mais o Gerente demorar em responder, tanto mais frustrado ficar seu subordinado (este ficar "dando tratos bola") e mais culpado o Gerente se sentir (seu atraso no "tempo imposto pelos subordinados" estar aumentando cada vez mais). Suponhamos, por outro lado, que numa reunio com o Sr. Sicrano, o Gerente concorde em fornecer-lhe todo apoio num plano de relaes pblicas que acaba de solicitar-lhe. As palavras finais do Gerente ao Sr. Sicrano so: "Avise-me de que forma posso ajud-lo nisso, est bem?" Agora examinemos a situao. Neste caso o "macaquinho" inicialmente encontrase nas costas do subordinado. Mas, por quanto tempo? O Sr. Sicrano entende perfeitamente que no pode desenvolver o plano at que a sua proposta receba a aprovao do Gerente. E, por experincia prpria, tambm sabe que sua proposta com certeza ficar arquivada na pasta do Gerente por vrias semanas, aguardando que o chefe, com tempo, chegue at l. Quem que realmente est

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Texto 2 O tempo na administrao 1 com o "macaquinho", ento? Quem estar cobrando de quem? Haver muita "fundio de cuca" e novo atraso nas providncias, uma vez mais. Outro subordinado, o Sr. De Tal, acaba de ser transferido de um outro departamento, a fim de lanar e posteriormente administrar um projeto recmcriado. O Gerente disse-lhe que deveriam reunir-se logo mais, a fim de estabelecer uma srie de objetivos para o cargo, e que "farei um esboo inicial para discutirmos ento a questo". Ora, analisemos este caso tambm. O subordinado assume o novo cargo (por nomeao efetiva) e toma a si toda a responsabilidade (por delegao efetiva), s que a providncia seguinte cabe ao Gerente administrativo. Enquanto ele no a tomar, estar com o "macaquinho" nas costas e o subordinado ficar de braos cruzados... Mas porque as coisas so assim? Porque em cada um dos casos o Gerente e o subordinado entendem logo de cara, consciente ou inconscientemente, que o tema em questo um problema conjunto. O "macaco" em cada caso comea montado nas costas de ambos. Tudo o que tem a fazer agora mexer a perna errada e - pronto! - o subordinado habilmente tira o corpo fora. O Gerente fica, assim, com mais um bicho em sua coleo. Claro que macacos podem ser ensinados a no movimentar a perna errada. Mas bem mais fcil evitar que ele suba nas costas, para incio de conversa. AFINAL, QUEM TRABALHA PARA QUEM? Para tornar o que se segue mais verossmil, admitamos que estes quatro subordinados sejam to ciosos com o tempo do Gerente que se esforcem a fim de que no mais de trs "macaquinhos" pulem das costas de cada um para as do chefe num mesmo dia de trabalho. Em uma semana de cinco dias, ento, o Gerente ter ficado com sessenta "macaquinhos" esganiados - o que demais para que o coitado possa tratar de todos eles, um de cada vez. Portanto, o Gerente gasta o "tempo imposto por seus subordinados" jogando pra l e pra c com suas "prioridades". Na Sexta-Feira tardinha o Gerente encontra-se em sua sala, com a porta fechada para poder ter o necessrio sossego e poder pensar na situao, enquanto seus subordinados aguardam, do outro lado, por uma ltima chance de lembrar-lhe, antes do fim da semana, que ele dever "assobiar e chupar cana". Imagine s o que esto dizendo, um ao outro, enquanto esperam para dar aquela palavrinha com o Gerente: "Que chateao... O homem no capaz de tomar uma deciso... Como que algum consegue chegar quela posio na empresa sem capacidade de decidir coisa alguma. o que ningum entende..." O pior de tudo que a razo pela qual o Gerente no pode tomar nenhuma das "providncias seguintes" que o seu tempo est quase inteiramente tomado com

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Texto 2 O tempo na administrao 1 o atendimento das exigncias do "big boss" ou da prpria organizao. Para poder controlar tais exigncias, ele precisa de tempo discricionrio que, por sua vez, lhe negado quando est s voltas com todos esses "macaquinhos". Enfim, o Gerente fica preso a um verdadeiro crculo vicioso. Mas o tempo est sendo perdido (o que no bem verdade). O Gerente administrativo chama a secretria pelo interfone e a instrui a dizer a seus subordinados que no poder v-los at segunda-feira pela manh. s 8 horas da noite ele vai para casa, com o firme propsito de voltar ao escritrio no dia seguinte e passar o fim de semana trabalhando. Retorna ao escritrio bemdisposto na manh de Sbado apenas para ver, no campinho de futebol que fica do outro lado da rua e que pode ser visto da janela de seu escritrio, adivinhe quem batendo uma bolinha e tomando umas cervejas? Era s o que faltava! Agora ele ficou sabendo quem realmente trabalha para quem. Alm do mais, agora entende que, se conseguir realizar neste fim de semana tudo aquilo que veio decidido a fazer, a moral de seus subordinados se elevar tanto que eles aumentaro tranqilamente o nmero de "macaquinhos" que no futuro deixaro saltar para as costas do Gerente. Em suma, ele compreende agora, com a nitidez de uma revelao num monte sagrado, que quanto mais se aprofundar no trabalho mais e mais ficar atrasado no atendimento dos problemas. Ele ento deixa o escritrio com a pressa de quem vai tirar o pai da forca. O que pretende? Envolver-se de corpo e alma em algo que h muitos anos no tem tido tempo de fazer: passar um fim de semana inteirinho com a famlia (esta uma das muitas alternativas de utilizao do "tempo discricionrio"). Na noite de Domingo ele assiste ao "Fantstico" sem culpa e permite-se aproveitar 8 horas de sono tranqilo e imperturbvel, porque j tem planos bem definidos para segunda-feira. Resolveu livrar-se do "Tempo imposto por seus subordinados". Em troca, vai conseguir o equivalente em "tempo discricionrio", parte do qual passar com seus subordinados para que estes aprendam a difcil, porm compensadora, arte de "Como Cuidar de Macacos". O Gerente tambm ter bastante tempo discricionrio sua disposio para controlar o cronograma e a espcie no s do tempo que lhe exigido pelo "big boss", mas tambm do tempo que lhe exigido pela empresa. Tudo isso poder levar vrios meses; porm, quando comparado com a maneira como as coisas iam antes, as compensaes so enormes. O seu objetivo final o de gerir seu prprio tempo administrativo. Esta estria continua no captulo segundo...

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