Aula dia 13 de Outubro de 2010

Reunies

Reunies demoradas ou iniciadas tardiamente impactam o projeto.

Para se fazer uma reunio os provveis questionamentos so quanto aos participantes, o horrio, o local e para a reunio em si, se h um padro para a realizao da mesma em que competem os itens requisitos anteriores.
Aula dia 20 de Outubro de 2010 Tcnicas de Reunio Conjunto de procedimentos necessrios para o sucesso de um empreendimento social. 1. Tema - conhecer em profundidade o assunt o enriquec-lo com exemplos para que no haja dvidas. Delimitar o tema com base no tempo disponvel. 2. Definir o pblico alvo - Conhecer o perfil do pblico alvo da reunio, proporcionando exemplos adequados a esse perfil. Com isso a possibilidade de at ender a expectativa do grupo estar mais prxima do sucesso. 3. Preparao pessoal - Deve-se ter em mente que todo esforo para se atingir o pblico, passa pelo comportamento do orador/mediador, sendo necessrios testes de locuo de parte do texto, assim como a doao de gesto e expresses a serem adotadas ou evitadas. 4. Preparao do local - Conhecer o local onde ocorrer o evento pode evitar conflitos e contratempos como falta assentos, recursos de som, iluminao e adequao de uma tcnica diferente para compensar limitaes fsicas. 5. Consideraes iniciais - Em um grupo social os indivduos precisam se conhecer enquanto elementos indispensveis para o sucesso do empreendimento. Tomando -se como base a caracterstica de que os comportamentos individuais se alteram quando em grupo, deve-se incentivar a preservao de cada elemento ao grupo. Quando no for possvel, ao tomara palavras o elemento dever s identificar.

6. Comportamento dos componentes - Cada grupo de indivduos pode apresentar um dos tipos de comportamento a seguir: a. Belicoso - monopolizar a palavra b. Positivo - contribui com pontos de interesse. c. Sabe tudo - pensa conhecer o tema e suas particularidades, mas no conhece os seus desdobramentos no contexto. d. Falante - toma a palavra e extremamente prolixo tomando tempo precioso. e. Acanhado - deve ser motivado com perguntas obvias e ter seu comentrio enfatizado com a relevncia do tema. f. No aceita nem coopera - retm o conhecimento e no partilha seu ponto de vista, tornando o ambiente pesado e pouco produtivo. g. Desinteressado - Aptico o tempo todo, deve ser motivado com perguntas que o insira no tema com suas experincias. h. Desdenhoso - procura se alto afirmar perante o outro se valendo de velhas verdades. Deve ser tratado com cuidado por no possuir ainda viso do futuro. i. Perguntador - interrompe constantemente o processo. Deve ser tratado com cuidado para no se retrair, porm limit-lo a questes que possam ser respondidas para o grupo ou posteriormente. Aula dia 27 de Outubro de 2010 Reunies (cont.) Questionario 1- Por que reunies precisam de um mtodo? 2- Em um ambiente corporativo em que um grupo possua elementos DESMOTIVADOS , qual a tcnica que devemos usar e por que? 3- Em casos onde o horrio marcado para o inicio da reunio no respeitado pela maioria, qual dever ser a atitude e o procedimento do administrador? 4- Entre os comportamentos acanhados e o falante qual deles demanda maior cuidado do orador? fundamente. 5- A Ata responsabilidade de que participam da reunio? 6- Voc foi nomeado pelo seu superior para elaborar uma reunio com toda as equipes de desenvolvimento para resolver as questes abaixo. crie um planejamento para essa reunio que ocorrer na tera feira da prxima semana, as 14:00h

Questo 1. Atraso no retorno do almoo 2. Uso do telefone durante o expediente 3. Baixa produtividade apontada por ndice mensais comparativos 4. conhecimento das normas do departamento, da empresa e de tica .

27/10/2010
Em reunies requisitadas pela administrao das organizaes a participao endossada pelo pedido oficial. Nesse tipo de reunio no h conflitos quanto participao, pois em geral trata -se de determinao hierrquica (comunicado). A reunio necessria ao bom andamento de um projeto e por conseqente requisitada periodicamente ir lidar com grupos heterogneos em momentos diferentes.

Identificao dos grupos:

- Incontrolvel: Causa desacordos, clima tenso, divergente e perigoso.
Atitudes: Faa uma pausa de ordem. Cancelamento (remarcar com subgrupos ou grupos diferentes).

- Calado: Ocasiona situaes de apatia, podendo representar cansasso, confuso, intimidao ou descontentamento.
Atitudes: Dirija perguntas no monosilbicas. Faa pergunta a um elementos chave. No romper o silncio, deixando a cargo dos participantes.

- Grupo de conversas paralelas: Neste tipo o orador deve estar atento as

condies de humor, hostilidade e frustraes, estabelecendo relaes de empatia com o grupo . Atitudes: Enunciar um resumo at o momento. Requisitar o termino do assunto paralelo ou sua revela o. Tornar pblico a relevancia do tema para cada elemento em sua funo diria.

- Desmotivado: Neste tipo deve ser incentivado o concensso, fazendo com que

pessoas apaticas, fechadas e negativas possam se desbloquearem. Atitudes: Despertar aspectos positivos da situao gerada. Caso haja resistncia permita a apresentao de queixas, pois sem o alivio da resistncia no haver prosseguimento. A conduo em tom bem humorado. Assuntos acima da competncia do grupo gera insegurana e posturas defensivas.

- Dispero: Marcado pelo assunto que est na agenda e a anlise dos

resultados da ultima atividade. Em pouco tempo todo o grupo est empenhado em calorosas discusses sobre vantagens e desvantagens. Atitudes: Planeje cuidadosamente os temas organizando um roteiro. Pea tempo, interrompendo o que est sendo tipo. Torne claro que o objetivo da reunio maior e deve ser priorizado, sem tirar a importncia do que foi dito. Utilize a tcnica da pergunta direta, dirigida ao assunto.

O Interesse pelo ouvinte.

Dirija-se a todos como se fossem nicos, ressaltando sua posio e seu nome. Evite pontos cegos por meios de rascunhos e gravuras e por fim estejam atenta s as opinies focadas no tema.

aula dia 04 de Novembro de 2010

Solues 1 A Metodologia em projetos e condio para sua aceitao pelo mercado, pois possibilita o processo de AUDITORIA e aplicao de metodologia reconhecidamente de sucesso. portanto, uma reunio que no obedea a nenhuma metodologia no poder ser aceita como um caso de sucesso continuo . 2 Quanto s tecnicas a serem aplicadas podemos criar a pergunta Dirigida induzido o individuo a se expressar, o resumo fazendo com que o grupo que estava disperso possa se inserir no contexto e a solicitao de participao, onde o interpelado convidado a dirigir perguntas ou emitir parecer sobre um tema pertinente. 3 Sempre que um compromisso no honrado o que fica como certo a falta de credulidade no processo, no administrador e na organizao, o que representa a maior perda. Devemos sempre iniciar e confundir de acordo com o que foi divulgado aos partgicipantes, fazendo uso de recursos como introduo e slide oculto para melhor departameto de Tpicos. 4 O comportamento falante ocasiona momentos de estremo cuidado do orador, pois precisa ser tolhido em sua ao para que seu tempo de uso da

palavra no comprometa o andamento da reunio. 5 De um dos membros da reunio, nomeado pelo orador e com o compromisso de ser fiel ao registro do evento normalmente designado de acordo com seu perfil metdico e sua capacidade de sntese GUINDASTE ESTRATGICO Deve-se fazer uma sntese de cada tpico encerrado antes de iniciar o prximo. A concluso deve ser sinttica, clara e objetiva, enfatizando o tema principal. Se algum ponto ficou por responder no deixe de faz -lo desde que no comprometa o cronograma assumido. importante agradecer a participao e colaborao transmitindo impresses sinceras sobre o grupo, ressaltando que a comunicao poder ser feita a qualquer instante, para dirimir quaisquer dvidas.
Avaliao da Reunio

Trata-se de um relatrio elaborado pelo condutor da reunio para qu todos se certifiquem que tudo ocorreu conf orme o esperado exceto falhas espordicas . A avaliao segue metodologia prpria em que os textos devem abordar: 1- O contedo foi adequado ao grupo; 2- Os tens tiveram profundidade adequada; 3- O sentimeto foi positivo ou negativo.
Aula do dia 10/11/2010

Questionrio II 1- Quanto ao encerramento da reunio, correto afirmar que os participantes esto atentos ao assunto, porm ansiosos pelo trmino, no exigindo estratgias especiais para cativa -los? Fundamente.

No; Pois se os participantes esto ansiosos pelo fim da reunio, sua ateno estar totalmente direcionada a elementos que esto fora do contexto daquela reunio, por exemplo, nas condies do transito que este vai encontrar, no tempo, se esta chovendo ou no, o que vai fazer ao chegar em casa e etc. Devido a essa distrao, o orador abrigado a utilizar de metodologias para prender a ateno de seus ouvintes.
Resposta do professor: No correto afirmar, pois o desgaste provocado durante o processo da reunio afeta negativamente o fator perceptivo dos participantes, necessitando tcnicas especificas para captao da ateno. 2- O contedo foi adequado? O contedo foi suficiente?

As perguntas acima se adaptam a que item estudado? Fun damente. Resp.: Tema. A adequao est relacionada ao profundo conhecimento do assunto eliminando quaisquer dvidas utilizando como artifcio o emprego de exemplos bem compreensveis. E ser suficiente, quer dizer que o orador utilizou bem ou no, o tempo disponvel para a reunio.
Resposta do professor: Trata-se da avaliao que se preocupa em registrar o sucesso ou no da reunio, possibilitando um histrico e tirando proveito das lies aprendidas. 3- Descreva ao menos 2 tpicos crticos de uma reuni o que deva ser conduzida pelo orador para no comprometer as prximas reunies.

Manter a pontualidade com relao ao horrio para o inicio e o termino da reunio porque isso pode afetar a credibilidade do orador na prxima reunio. Se por parte do prprio orador foi iniciado a discusso de um tema no proposto na pauta da reunio, o que pode afetar sua credibilidade
Resposta do professor: O primeiro quando o tempo (horrio de inicio e termino) pois ir comprometer a credibilidade da prxima, outra a dura do orador frente as sugestes e idias lanadas, podendo causar constrangimentos e apatias. 4- Assuntos novos podem ser abertos em uma reunio? Fundamente.

No, pois se outros assuntos fora da pauta da reunio podem afetar no s o cronograma pr-proposto (incio e termino), mas tambm a credibilidade do orador em relao aos participantes da reunio.
Resposta do professor: No, pois alm de no terem sido comunicados possibilitando o preparo de questionamento, provoca a desconfiana dos participantes quanto ao compromisso de se tratar dos demais temas com a mesma profundidade previamente anunciada. 5- Caso o orador anunciado no possa comparecer, um substituto deve ser nomeado. Descreva os problemas decorrentes des sa mudana.

Caso j tenha ocorrido alguma reunio com o orador e ele no puder participar caso venha o outro orador o grupo pode perder o foco e ate mesmo a liberdade de se expressar o novo orador vai ter que ganhar a confiana de todo o grupo novamente.
Resposta do professor: Em primeiro lugar o impacto negativo de quem foi enganado propositalmente, podendo mesmo causar apatias quanto aos temas. Em segundo lugar o perfil do substituto, se no for do conhecimento de todos, ser testado durante a reunio, podendo comprometer o prazo estipulado. 6- Em uma equipe de desenvolvimento de software existe necessidade de

reunies de incio, de acompanhamento e de encerramento caracterize cada uma delas (use a web para pesquisar sob re cada uma).

17/11/2010 Tarefa Construa um documento de texto contendo tambm, grficos estatsticos que aborde a participao das reunies de incio, acompanhamento e encerramento no processo de construo e aceite do software pelo cliente e/ou pelo mercado.