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a) Contextualizando
Muito mais que oferecer ensino de qualidade a seus alunos, as instituições de ensino precisam
garantir à comunidade acadêmica — formada por professores, funcionários técnico-adminis-
trativos e discentes — um aparato capaz de oferecer dados precisos e subsídios que façam
os processos serem implantados de forma simples, ágil e integrada.*
Para isso, alguns recursos, como um sistema de gestão acadêmica, são utilizados para gerir
políticas de ensino e facilitar as ações escolares.*
Listamos abaixo as principais práticas e tendências acadêmicas que contribuem para uma
gestão acadêmica de qualidade. Vamos a elas:*
• armazenamento de dados,
• otimização e redução de custos,
• faturamento,
• captação de novos alunos,
Atingir determinada qualidade de ensino exige o entendimento pleno dos problemas e ações
imediatas para a resolução dessas questões. Ações isoladas mostram-se paliativas a longo
prazo, o que resulta em medidas ineficazes e gasto de tempo e dinheiro.*
Sendo assim, é importante a sinergia coletiva responsável por ações conjuntas, espírito de
equipe e gestão democrática, de forma a abarcar a comunidade escolar em torno de um ob-
jetivo comum: o ensino de qualidade.*
Embora esta questão ainda seja considerada polêmica na maioria das instituições de ensino,
é preciso avaliar a possibilidade de apontar um professor como gestor acadêmico. Isso não
significa simplesmente eleger um representante docente como gerente, mas alguém que de-
senvolva competências de gestão capazes de administrar pessoas, processos e materiais.*
Este profissional seria uma espécie de gestor especial, com características de educador e
habilidades em organização escolar. Para isso, ele seria exposto a um programa específico
de qualificação para capacitá-lo adequadamente.*
Enfim, como se vê há um longo caminho a percorrer para que a gestão acadêmica seja de-
sempenhada de forma organizada e eficaz.*
• * https://www.gennera.com.br/blog/gestao-academica-conheca-as-melhores-praticas/
Antes de falarmos da gestão acadêmica, porém, vamos entrar um pouco mais nas especifi-
cidades de um sistema que seja integrado.
Como o próprio nome sugere, trata-se de um sistema que integra algo, em geral, áreas espe-
cíficas. Neste caso, a integração é justamente entre setores ligados à própria instituição,
como por exemplo aspectos administrativos, financeiros e fiscais, além dos aspectos de inte-
resse do aluno e dos professores.
O benefício de ser integrado está em não haver possíveis confusões nas informações, evitar
retrabalhos e garantir a segurança dos dados. Veja, existem inúmeros sistemas que con-
templam pequenas funções individuais das instituições de ensino como a emissão de nota
fiscal por exemplo. O problema está na hora de fazer com que essas funções conversem entre
si, algo que se mostra necessário em algum momento.
Por exemplo, um aluno que utiliza um sistema integrado, pode acessar suas informações
acadêmicas como notas ou matérias e pode ainda verificar sua situação financeira em um
mesmo lugar. Caso não fosse integrado, ele teria que entrar em contato com a secretaria,
provavelmente por telefone ou e-mail, para saber se suas mensalidades estão em dia, qual o
estágio de alguma solicitação administrativa, se existe algum débito em seu nome ou qualquer
outra questão referente à sua matrícula.
A ideia é que o sistema integrado possibilite à instituição a unificação dos dados dos alunos
de maneira a facilitar as questões operacionais e burocráticas de cada um deles.
Conforme falamos no item anterior, o maior benefício do sistema integrado de gestão aca-
dêmica está na unificação das informações.
Agora, outro benefício pouco falado, mas que é de extrema importância, diz respeito aos re-
latórios que o sistema permite gerar e que é de grande importância para a administração
da instituição. Dizemos isso porque, em geral, relatórios podem auxiliar na tomada de deci-
sões e no planejamento.
Além disso, um sistema integrado de gestão acadêmica ainda oferece a padronização dos
processos, o que oferece uma melhora na produtividade, oferece maior segurança e controle
sobre cada uma das operações e ainda fortalece o relacionamento entre alunos, professores
e instituição através da transparência e tecnologia oferecida pelo sistema.
Como funciona?
Existem diversos sistemas de gestão para empresas que são bem amplos e que podem ser
adaptados para universidades, entretanto, essa adaptação faz com que o sistema se torne
incompleto e não gere as mesmas facilidades acima citadas.
Entendido isso, podemos falar um pouco mais sobre as funcionalidades do sistema sob o
ponto de vista de cada um dos grupos de usuários:
A Instituição
O Aluno
• Registro de notas;
• Controle das disciplinas;
• Grade;
• Materiais de aula;
• Avisos administrativos;
• Andamento de serviços solicitados;
• Controle financeiro.
O Professor
Agora, como regra, quando falamos em sistemas modernos e que possam abranger todos os
pontos acima citados, falamos automaticamente em sistemas na nuvem (cloud), ou seja,
completamente alocados na internet.
Sistemas integrados de gestão acadêmica alocados na nuvem são muito mais versáteis, uma
vez que possibilitam o acesso através de qualquer dispositivo, desde que esteja conectado
à internet, com a utilização de um login e senha.
Além disso, caso o sistema seja desenvolvido com o suporte da Amazon, por exemplo, existe
a segurança de que o sistema dificilmente sairá do ar, ou mesmo que alguma informação se
perca.
Conclusão
Em tempos onde a tecnologia vem se mostrando a cada dia mais presente e importante, contar
com um sistema integrado de gestão acadêmica pode ser a diferença entre o sucesso e o
fracasso de uma instituição de ensino.
Além disso, conforme falamos e vale reiterar, sistemas cloud tendem a ser muito mais ver-
sáteis e seguros, características fundamentais no meio acadêmico.
• ** http://ensinc.com.br/site/sistema-integrado-de-gestao-academica/
SAIBA COMO UM SISTEMA DE GESTÃO ACADÊMICA PODE AJUDÁ -LO NA ADMINISTRAÇÃO DA IES***
Afinal, como reduzi-los e, ao mesmo tempo, manter a satisfação dos alunos em alta? Quais
são as melhores maneiras de fazer isso e, ainda assim, continuar com o padrão de qualidade
daquilo que é oferecido à comunidade acadêmica?
Pensando nisso, elaboramos este artigo a fim de mostrar como um sistema de gestão acadê-
mica pode colaborar nesse sentido, otimizando a relação entre professor e aluno, diminuindo
a evasão e a inadimplência e melhorando a administração da IES como um todo. Continue a
leitura para saber mais a respeito!
Antes de pensar na redução de custos propriamente dita, é interessante entender como estão
organizados esses gastos e quais papéis eles desempenham em termos administrativos.
Além das despesas que se referem à manutenção das atividades cotidianas da IES, como
aquisições de materiais, pagamento de contas, funcionários, professores e assim por diante,
também é preciso averiguar a inadimplência dos alunos. Ela tende a ser um dos principais
gargalos financeiros de muitas instituições ao impactar diretamente o caixa e até mesmo cau-
sar prejuízos ao patrimônio.
É importante apontar que o maior custo das instituições de ensino é com o corpo docente.
Vale frisar que ele geralmente é remunerado por hora/aula. Ou seja, uma sala de aula que
começa com 40 alunos e fica com 20, tem seu custo de professor por aluno automaticamente
dobrado.
Dessa forma, contar com uma solução que seja capaz de mensurar índices de desempenho
e integrá-los aos custos ligados à administração pode ser uma excelente saída para reduzir
gastos, melhorar a satisfação do corpo discente e, por consequência, fazer uma boa gestão
de processos.
Acompanhar esses dados com atenção ainda possibilita uma perspectiva contábil mais ampla,
tendo em vista a importância que tem um indicador como o custo aluno, daí a importância de
usar ferramentas de análise de evasão — seja ela indicativa, seja preditiva — e trabalhar es-
tratégias de retenção de alunos.
Outro ponto que carece de cuidados é o período de matrícula. Apesar de representar a época
de maior captação na IES, ela pode trazer algumas dores de cabeça se a instituição não contar
com processos automatizados e ágeis para lidar com o número de novos alunos. Com a au-
tomação, é possível realizar o devido cadastramento de forma descomplicada e fazer a matrí-
cula on-line.
À primeira vista, as despesas com papéis e impressões também podem parecer irrelevantes.
Na prática, porém, não é bem assim. Imprimir boletos, relatórios, dados comparativos entre
as turmas, formulários e outros documentos tende a ser dispendioso. Todos esses custos são
tranquilamente evitados com o uso de um bom sistema de gestão acadêmica.
Imagine, por exemplo, uma IES com muitos cursos. Com um sistema de gestão acadêmica,
os coordenadores de cada curso poderão avaliar e comparar as médias obtidas pelas turmas,
a fim de verificar se não há nenhuma grande divergência entre as disciplinas.
A relação entre professores e alunos
Os docentes também podem ser avaliados de modo detalhado. Isso ocorre não só no sentido
de checar se estão seguindo o conteúdo programático de uma matéria, mas também em vir-
tude da aprovação por parte dos alunos.
Essa percepção gera o desengajamento do aluno perante os estudos, contribuindo para que
ele não veja valor no curso, tire notas baixas, fique desmotivado e, por consequência, desista
do curso.
Assim, gestores ganham uma instrumentação fundamentada para tomar decisões corre-
tas que, de fato, auxiliem no aprendizado e aprimorem a vivência em sala de aula.
Partindo das premissas apresentadas, ouvir a opinião dos alunos e, mais do que isso, acom-
panhá-los em seu progresso, é a chave mais precisa não só para diminuir os custos, mas
também para alavancar as receitas de sua instituição.
Pense, por exemplo, quão útil seria se, ao fim de um semestre, você pudesse aplicar um ques-
tionário de maneira automatizada para que os alunos respondessem direto no sistema. A partir
dessa funcionalidade, há como mapear os pontos fortes e de melhoria de uma disciplina e do
docente responsável por ministrá-la.
A redução de custos em instituições de ensino superior é uma meta totalmente viável a partir
da utilização de um sistema integrado, cujo maior mérito é integrar funcionalidades e setores,
facilitando a administração como um todo.
• *** https://blog.lyceum.com.br/sistema-de-gestao-academica-administracao-ies/
b) ATIVIDADE PRATICA
Conforme podemos verificar nos textos acima, retirados de blogs de empresas voltadas
ao fornecimento de sistemas acadêmicos, todos apresentam a importância de um sis-
tema de gestão escolar eficiente .
Cabe ao Gestor Escolar, neste caso também ao Secretário(a) Escolar conhecer os sis-
temas acadêmicos disponíveis e suas principais características.
Passos a serem executados
a) Identifique no mercado Três (03) fornecedores de sistemas Acadêmicos
EX 2 - Praticas em Sistemas Escolar I
b) Faça uma pesquisa sobre as principais características de cada sistema
I) Identifique as características comuns
II) Identifique as características que em sua opinião são especiais de cada
sistema
III) Faça uma planilha comparativa entre os três sistemas escolhidos em sua
analise
IV) Qual sistema você escolheria e porque ?
c) Em sua opinião quais são os itens mais importantes para a Escolha de um Sis-
tema de Gestão Acadêmico
I) Cite no mínimo 5 e explique o porque
Respostas:
• Gennera, que também funciona de modo online, oferecendo as ferramentas para as opera-
ções de backup automatizadas. Também possui suporte para os setores administrativo e pe-
dagógico.
• WPensar, preparado para atender diferentes segmentos de educação, com foco nas deman-
das financeiras, acadêmicas e pedagógicas. O sistema permite a execução do controle de
frequência e de matrículas, além da emissão de boletos.