DEPARTAMENTALIZAO

CONCEITO

o agrupamento, de acordo com um critrio especfico de homogeneidade, das atividades e correspondentes recursos (humanos, financeiros, materiais e equipamentos) em unidades organizacionais.

Existem algumas formas de a empresa departamentalizar as suas atividades. As bsicas so:

departamentalizao por quantidade; departamentalizao funcional; departamentalizao territorial (ou por localizao geogrfica); departamentalizao por produtos (ou servios); departamentalizao por clientes; departamentalizao por processo; departamentalizao por projeto. departamentalizao matricial departamentalizao mista

Departamentalizao por quantidade Ocorre quando o numero de pessoas, embora no exerccio da mesma atividade, muito elevado para ser administrado por um nico chefe, exigindo dessa forma a criao de grupos de trabalho, sendo mais encontrado nos nveis inferiores das organizaes modernas. Aspectos que diminuem sua utilidade o desenvolvimento de recursos humanos; os trabalhos em equipes especializadas so mais eficientes que os baseados em nmero de pessoas; o critrio no se aplica aa nveis intermedirios e elevados da empresa.

Departamentalizao funcional

As atividades so agrupadas de acordo com as funes da empresa. um dos critrios mais largamente utilizados para organizar atividades empresariais, encontrando-se presente em quase todas as empresas, em algum nvel da estrutura organizacional.

Ex.: departamentalizao funcional considerando as 4 funes clssicas da empresa

gerncia de produo; gerncia financeira; gerncia de marketing; gerncia de recursos humanos.

A departamentalizao funcional tambm pode se dar por rea de conhecimento, ficando a empresa, por exemplo, com as seguintes unidades organizacionais:

gerncia de hidrulica gerncia de eltrica gerncia de eletrnica; gerncia de mecnica.

Este tipo de departamentalizao tambm pode ser feita considerando as funes de administrao que so: planejar, organizar e controlar. Assim teramos:

gerncia de planejamento gerncia de organizao gerncia de controle

Algumas das vantagens da departamentalizao funcional so:

maior segurana na execuo das tarefas, pois cada funcionrio tem definio clara sobre sua rea de atuao; especializao do trabalho; maior concentrao e uso de recursos especializados, pois estes esto alocados em unidades organizacionais especficas; maior economia pela utilizao mxima de mquinas e produo em massa; indicada para circunstncias estveis e de pouca mudana que requeiram desempenho continuado de tarefas rotineiras; aconselhada para empresas que tenham poucas linhas de produtos ou servios e que permaneam inalterados por longo tempo.

Algumas das desvantagens:

especializao do trabalho, sendo este aspecto uma desvantagem, quando cada chefe funcional estabelece que a sua funo a mais importante dentro da empresa; a responsabilidade pelo desempenho total est somente na cpula, j que cada gerente fiscaliza apenas uma funo estreita; a comunicao geralmente deficiente, uma vez que as decises so, normalmente, centralizadas nos nveis mais elevados da empresa; viso parcial da empresa, pois, de maneira genrica, apenas os elementos lotados no nvel mais elevado da empresa tm uma viso de conjunto; resistncia a inovaes, pois este critrio de departamentalizao tem alta estabilidade e baixa adaptabilidade, devido ao estabelecimento de feudos de especializao na empresa.

Indicada para empresas ou reas de empresas que sejam bastante repetitivas, altamente especializadas.

Departamentalizao territorial ou por localizao geogrfica

Geralmente usada em empresas territorialmente dispersas. Baseia-se no princpio de que todas as atividades que se realizam em determinado territrio devem ser agrupadas e colocadas sob as ordens de um administrador.

Geralmente, o seu uso prende-se aos seguintes aspectos:

facilidade para coordenar e controlar os servios executados em uma mesma rea geogrfica; maior facilidade de conhecer os fatores e problemas locais por ocasio da deciso obter as vantagens econmicas de determinadas operaes locais..

As desvantagens bsicas prendem-se a:

duplicao de instalaes e de pessoal, se no houver um planejamento muito efetivo;

pode deixar em segundo plano a coordenao, tanto nos aspectos de planejamento, execuo ou controle da empresa como nos aspectos de mtodos, em face do grau de liberdade e autonomia colocado nas regies ou filiais;

Departamentalizao por produtos ou servios

Neste caso, o agrupamento feito de acordo com as atividades inerentes a cada um dos produtos ou servios da empresa.

um processo de evoluo, pois normalmente as empresas que o esto adotando achavam-se estruturadas pelo critrio de funes, critrio este capaz de criar problemas nos nveis superiores hierrquicos. Com o crescimento das empresas seus executivos de produo, vendas e outros departamentos esbarravam numa inflexibilidade crescente, tornando o cargo administrativo por demais complexo. Por causa desses entraves, criou-se a departamentalizao por produtos ou servios, com a finalidade de agrupar nas grandes unidades as pessoas que se dedicavam fabricao ou comercializao de determinado produto.

Podemos citar o exemplo clssico da General Motors, que se divide em reas de operao, cada uma empenhada na confeco e comercializao de determinado produto ou de grupo de produtos (automveis, motores e geladeiras).

As principais vantagens so:

facilita a coordenao das atividades de determinado produto; propicia a alocao de capital especializado para cada um dos grupos de produtos; pode-se exigir dos chefes de produo responsabilidade perante o lucro, uma vez que eles so os responsveis pelas vendas, produo, servios, etc.

As principais desvantagens so:

pode propiciar o aumento dos custos pela duplicidade de atividades nos vrios grupos de produtos; pode criar uma situao em que os gerentes de produtos se tornam muito poderosos, o que pode desestabilizar a estrutura da empresa.

Departamentalizao por clientes

Este critrio apresenta a particularidade de reunir em determinado rgo (sem considerar o propsito do servio ou as tcnicas de processo utilizadas) todos aqueles que trabalham com determinado pblico, freguesia ou com certo tipo de material, de modo a poder oferecer um atendimento de melhor qualidade. Podemos citar como exemplo em termos de clientela as firmas de corretagem e lojas de departamentos como a Mesbla.

As atividades so agrupadas de acordo com as necessidades variadas e especiais dos clientes ou frequeses da empresa.

As principais vantagens so:

perfeito conhecimento do pblico e de suas preferncias, por trabalhar com clientes bem definidos; assegura atendimento contnuo e rpido aos diferentes tipos de clientes.

So algumas desvantagens:

impossibilidade de dividir todas as atividades por clientela, sem ocorrer duplicidade de funes; tendncia para sacrificar a eficincia que advm da especializao.

Departamentalizao por processo

Neste caso, as atividades so agrupadas de acordo com as etapas de um processo. basicamente empregado nos estabelecimentos industriais, de modo especial nos nveis mais baixos da empresa.

Podemos citar como vantagens:

maior especializao dos recursos alocados; possibilidade de comunicao mais rpida de informaes tcnicas.

Principais desvantagens:

possibilidade de perda de viso global do andamento do processo; flexibilidade restrita para ajustes no processo.

Departamentalizao por projetos

Na departamentalizao por projetos, as atividades e as pessoas recebem atribuies temporrias. O gerente de projeto responsvel pela realizao de todo o projeto ou de uma parte dele.

As principais vantagens desse tipo de departamentalizao so:

permite alto grau de responsabilidade do grupo de execuo do projeto; possibilita melhor atendimento ao cliente do projeto; permite melhor cumprimento dos prazos e oramento.

As desvantagens so:

geralmente no apresenta um sistema adequado de comunicao, porque cada grupo dedica-se ao seu prprio projeto, esquecendo-se de que parte da empresa; se o coordenador do projeto der excessiva ateno rea tcnica, em detrimento da funo administrativa, pode gerar uma situao de recursos ociosos e mal empregados, prejudicando a empresa do ponto de vista econmico problemas comuns na definio do tamanho de cada grupo( quanto maior o grupo menor a probabilidade de sucesso).

Condies que maximizam as vantagens do uso desta estrutura:

existncia de projetos multidisciplinares onde haja necessidade de interao frequente entre as especialidades tcnicas; projetos de longa durao com grande equipe em tempo integral; equipe tcnica de alto nvel, no necessitando de um chefe funcional ou ento com baixo nvel de diversificao, o que permite ao gerente do projeto melhor superviso tcnica; gerentes de projetos altamente capacitados tanto tcnica quanto administrativamente.

Departamentalizao Matricial

a sobreposio de dois ou mais tipos de departamentalizao,geralmente a fuso entre a estrutura funcional e por projetos.

A departamentalizao matricial no considera a unidade de comando. Para se evitar o conflito interno deve existir clara definio de atribuies de cada um dos elementos componentes da estrutura.

Tem a caracterstica de responsabilidade compartilhada, exige confiana mtua e capacidade de improvisao na soluo de problemas.

Principais vantagens:

possibilidade de maior aprimoramento tcnico da equipe/maior especializao nas atividades desenvolvidas; uso adequado dos vrios recursos; maior cumprimento de prazos e do oramento; melhor atendimento dos clientes do projeto. elimina mo-de-obra ociosa, pois o funcionrio ou est trabalhando em algum projeto ou est desenvolvendo suas tarefas no seu rgo funcional; o conhecimento e a experincia podem ser transferidos de um projeto para outro.

Principais desvantagens:

dupla subordinao, gerando clima de ambiguidade de papis e relaes; conflitos de interesse entre os chefes funcionais e os chefes de projeto. insegurana entre os membros do projeto, porque suas equipes so dispensadas aps o trmino de um projeto;

Principais razes de conflito:

1. de ordem racional:
prazos das etapas do projeto, contedo tcnico, padro de qualidade, indefinio de autoridade e responsabilidade, disputa sobre recursos humanos.

2. de ordem emocional:
disputa pelo poder, antipatias pessoais.

Departamentalizao mista

o tipo mais frequente, pois cada parta da empresa deve ter a estrutura que mais se adapta sua realidade organizacional. Ex.:

Diretoria Gerncia de projetos

Projeto A

Projeto B

Gerncia financeira Gerncia comercial

Regional Sul

Regional Norte.

DEFINIO DA MELHOR DEPARTAMENTALIZAO

1. Critrio baseado na diferenciao e na integrao, cujos princpios so:

diferenciao(atividades diferentes devem ficar em departamento separados)

A diferenciao ocorre quando:

- o fator humano diferente;

- a tecnologia e a natureza das atividades so diferentes;

- os ambientes externos so diferentes;

- os objetivos e estratgias so diferentes.

integrao (atividades integradas devem ficar no mesmo departamento)

2. Princpios
- do maior uso da atividade;

- do maior interesse da supresso da concorrncia entre reas da empresa.

BIBLIOGRAFIA

CURY, Antnio - Organizao e Mtodos - Uma Viso Holstica

OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouas - Sistemas, Organizao e Mtodos

ROCHA, Luiz Oswaldo Leal - Organizao e Mtodos - Uma abordagem prtica

MIRANDA, Mac Dowell dos Passos - Organizao e Mtodos