INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE PERNAMBUCO

CAMPUS CABO DE SANTO AGOSTINHO

CURSO SUPERIOR DE TECNOLOGIA EM HOTELARIA

RELATÓRIO PRÁTICO DO EVENTO

SARAU FLORES EM VIDA

CABO DE SANTO AGOSTINHO - PE

22 DE DEZEMBRO DE 2022
 INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE PERNAMBUCO
CAMPUS CABO DE SANTO AGOSTINHO
CURSO SUPERIOR DE TECNOLOGIA EM HOTELARIA
PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS II
PROF. SYMONNE MEDEIROS

Equipe executora: Alessandra Maria Amaral Ribeiro

Elizael de Brito Souza
Haissa Gomes Rodrigues Bandeira de Melo
Hugo Vinicius da Silva Barros
Iza Amanda Anselmo de Araújo
Jayne Maria de Moura Morais
Jefferson Mayal Soares
José Carlos de Oliveira Ferreira
Jullyanna Karla Agostinho Lima
Lívia Gabrielle Cordeiro dos Santos
Maria Fernanda Gomes da Silva
Marta Maria da Silva
Rafaela Pâmela Lima das Neves
Rômullo Raphael de Oliveira Lima
Sandra Regina da Silva
Tainar Rafaela Paz da Silva
Wanessa Silva das Neves

CABO DE SANTO AGOSTINHO - PE

22 DE DEZEMBRO DE 2022
 INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE PERNAMBUCO
CAMPUS CABO DE SANTO AGOSTINHO
CURSO SUPERIOR DE TECNOLOGIA EM HOTELARIA
PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS II
PROF. SYMONNE MEDEIROS

Relatório apresentado à Professora Symonne Albuquerque de Medeiros, como parte

integrante da avaliação final do componente curricular em Planejamento e Organização
de Eventos II no semestre letivo de 2022.2.

CABO DE SANTO AGOSTINHO - PE

22 DE DEZEMBRO DE 2022
COORDENAÇÃO GERAL

No dia 08/12/2022 das 08hrs às 12hrs foi realizado nosso evento O Sarau Flores em Vida
que teve como objetivo informar e conscientizar sobre um assunto muito relevante mas
pouco discutido na sociedade, a violência contra a mulher, para nos ajudar nessa missão
contamos com a presença da secretária da secretaria da mulher, Walkiria Alves, e toda
sua equipe com uma palestra, na qual tirou as dúvidas e alertou sobre esse tema tão
importante, além de sermos prestigiados com o grupo de senhoras Mensageiros da Paz
com uma apresentação cultural de Carimbó.
A frente da coordenação geral estavam eu e Alessandra, o que foi um grande desafio, no
pré evento participamos da elaboração de cada parte do que estava sendo planejado e
executado e fomos controlando através de checklists (um por cada equipe). No evento
auxiliamos cada equipe no que foi preciso, na decoração, na montagem das salas, na
preparação do coffee break, recebendo os convidados e resolvendo os imprevistos que
iam surgindo ao decorrer do evento, no pós evento, ficamos responsáveis na construção
do relatório final e de passar o feedback de cada integrante das equipes.
De modo geral, a coordenação geral conseguiu desempenhar suas funções com
excelência, apesar dos desafios e dos contratempos ao longo do caminho até o dia do
evento. A coordenação geral foi uma peça fundamental para o sucesso do evento.

PROGRAMAÇÃO

PRÉ EVENTO
Programação do Evento

Horário Atividades
13:00 Abertura do evento

13:30 Recitação de poesia

13:50 Primeiro debate/Roda de conversa

14:30 Apresentação Musical
14:50 - 15:00 Intervalo - Coffee Break
 15:05 Segundo debate/Roda de conversa
15:30 Peça Teatral
16:10 Relatos
17:00 Encerramento

Para decidir qual seria o evento da turma fizemos uma votação e o evento escolhido foi o
Sarau Flores em Vida. No início, o projeto contava com a participação de autoridades
femininas para falar sobre a violência contra as mulheres, e teríamos um momento de
declamação de poesia e apresentações artísticas. O sarau Flores em Vida seria na parte
da tarde, tivemos que mudar o horário para a parte da manhã, das 08:00h às 12:00h, para
poder ser vinculado com a Semana Acadêmica, Científica e Cultural. Alessandra e Marta
entraram em contato com a palestrante Walkiria e com o grupo de dança Mensageiros da
Paz para convidarem elas para participarem do nosso evento. Contamos com a
colaboração da equipe de comunicação do IFPE para a elaboração do Ofício e divulgação
do evento junto com as entregas do certificado.

No evento

Nosso evento começou pontualmente às 08hrs com a cerimonialista Jullyanna Lima que
convidou a coordenadora do curso de hotelaria Sandra Pereira e o coordenador de ensino
Thiago Câmara para fazer a abertura do evento.

No momento da palestra, Walkiria, secretária da mulher do Cabo de Santo Agostinho,

abordou o tema: violência contra a mulher. Nos alertando como uma violência pode ser
feita de forma visível e invisível aos nossos, mostrou como a violência pode ser feita de
tantas outras maneiras e por qualquer pessoa ao nosso redor. Violência não é só
agressão, violência é um gesto, uma frase, uma palavra.
No momento descontração e cultura tivemos o Grupo de dança Mensageiros da Paz que
alegrou e contagiou a todos com suas danças belíssimas.

Pós evento

Nos reunimos com a professora Symonne para falar sobre nossos comentários sobre o
evento e falar dos prós e contras da experiência.

Pontos positivos:

• O evento trouxe uma autoridade para falar sobre a violência doméstica e mostrou a
todos a importância de ficar atenta aos sinais de violência e informou quais são as
plataformas que as mulheres podem pedir ajuda;

• Promoveu a cultura através do grupo Mensageiros da paz com a dança Carimbó

• Trouxe um assunto sério sem pesar o ambiente;

• Todos saíram com uma flor que faz jus ao tema;

• A turma mostrou maturidade e que tem jogo de cintura para lidar com diversas
situações;

• O evento começou e terminou na hora prevista.

Pontos negativos:

• O IFPE definir a data do evento, fazendo com que tivéssemos pouco tempo para
organizá-lo;

• O ofício demorou para ser entregue e só foi enviado um dia antes para as convidadas;

• Falta de recursos;

• Espaço inapropriado para as , pessoas da equipe onde dificultou a realização de um

trabalho melhor.
MARKETING, PROMOÇÃO E COMUNICAÇÃO

PRÉ EVENTO

Começamos criando a logo para o sarau no canvas tivemos vários contratempos mas
conseguimos entrar em um consenso e assim a arte foi escolhida, depois criamos o
Instagram e o e-mail para divulgação do evento e também  o crachá para ser utilizado no
dia do evento.

EVENTO
Durante o evento sarau flores em vida, a equipe de Marketing, programação e
comunicação alimentou as mídias sociais bem como o Instagram durante as 4 horas de
programação, com posts (vídeos e fotos) interativos, coloridos e passando para o público
o que estava acontecendo, além disso entramos ao vivo pelo Instagram do sarau para
que o público além de assistir presencialmente pudesse ver online.

PÓS EVENTO
O evento Sarau flores em vida foi realizado no Instituto Federal de Pernambuco - Campus
Cabo de Santo Agostinho, localizado na Destilaria. O mesmo teve início às 08:00h com a
abertura e na sequência uma palestra com Walkiria Alves ( secretária da mulher do Cabo)
e em seguida uma apresentação do grupo de Carimbó Mensageiros da paz.
Num ponto de vista geral, o evento aconteceu dentro das normalidades, sem ocorrências
graves que pudessem prejudicar o mesmo. o evento ocorreu com êxito e a equipe
concluiu as atividades propostas no checklist.

PONTOS POSITIVOS
O sarau flores em vida teve o objetivo de disseminar informações a respeito de um tema
que é bastante difundido na sociedade, a violência contra a mulher, a equipe inteira do
evento entrou em sinergia e isso foi muito importante para que o sarau pudesse acontecer
da melhor forma possível. A equipe de marketing assim como todas as equipes foram
parabenizadas por darem o seu melhor. Se a informação sobre o assunto atingiu o público
e trouxe resultados podemos dizer que isso realmente foi um ponto positivo. Esse evento
cultural foi marcado pela presença de Walkiria e equipe que nos presenteou com muito
mais conhecimento a respeito do tema. O aprendizado e a diversidade envolveram os
participantes.

PONTOS NEGATIVOS
Pouco tempo para ajustes finais e alguns contratempos.
CERIMONIAL, MEDIAÇÃO E PRODUÇÃO

Tendo em vista a disponibilidade e regulamentação do local do evento, Sede Provisória do

IFPE Campus de Santo Agostinho, todo o planejamento da equipe de cerimonial,
mediação e produção teve de ser revisto. Uma vez que o formato e horário do evento
necessitou ser alterado, além da falta de verba e a saída de uma das integrantes da
equipe, foi necessário pedir o auxílio de integrantes de outras equipes para realizar um
trabalho de excelência.

Por questões logísticas e para garantir que o evento ocorresse no horário estipulado foi
necessário modificar a mestre de cerimônias do evento, que deixou de ser Lívia Cordeiro,
integrante da equipe de cerimonial, para ser Jullyanna Lima, integrante da equipe de
programação. Além disso, toda a ideia inicial de ornamentação foi modificada com a ajuda
da mesma.

A única coisa que foi mantida foram as flores de feltro confeccionadas por Sandra Silva,
também parte da equipe de cerimonial, para serem entregues a todas as pessoas que
fossem prestigiar o evento.

No dia do evento o planejamento adaptado foi executado com excelência e o camarim e a

sala de palestra puderam ser organizados para os convidados. A equipe de cerimonial
deu suporte a equipe de A & B para organizar a ornamentação do camarim, além de
ajudar na finalização das lembranças das mulheres convidadas para participar do evento,
bem como dos crachás de toda a equipe do evento.

A sala de palestra foi preparada de maneira mais simples e as rosas foram colocadas
sobre cada uma das bancas para que todos a recebessem e no palco foram colocadas
cadeiras para a equipe da Secretaria Municipal da Mulher do Cabo de Santo Agostinho.
Além disso conseguimos com a ajuda do campus, o computador e o datashow para a
palestra e o vídeo, e também foi disponibilizado um púlpito para a mestre de cerimônias.
As duas salas receberam um cartaz personalizado para uma melhor identificação dos
espaços.
A equipe da Secretaria da Mulher do Cabo de Santo Agostinho foi recepcionada por Hugo
Barros, integrante da equipe de cerimonial, e foram encaminhadas para o local da
palestra. A equipe de cerimonial estava presente na sala durante toda a palestra para
ajudar no decorrer do evento se fosse necessário. No final do momento interno do evento
toda a equipe da Secretaria da Mulher do Cabo de Santo Agostinho recebeu uma
lembrança preparada pelos coordenadores gerais e o público foi convidado a prestigiar a
apresentação do grupo de dança 60+ Mensageiros da Paz na área externa do prédio.

Para a apresentação das senhoras contamos mais uma vez com a ajuda do campus que
disponibilizou mais um computador e uma caixa de som para a apresentação, além da
montagem do equipamento para que tudo estivesse pronto para as senhoras. Ao fim da
dança o evento foi encerrado e nossas convidadas foram levadas para o camarim onde
receberam uma lembrança especial, também organizada pelos coordenadores gerais,
além das rosas de feltro.

Após o evento ocorreu uma reunião com todas as equipes para avaliar e debater as
opiniões e percepções de cada um dos envolvidos sobre a produção e o desenvolvimento
do evento.

INSCRIÇÕES

Nosso trabalho na elaboração da inscrição usamos, inicialmente, a plataforma do google

forms, porém, como o evento foi integrado com a semana Acadêmica, Científica e Cultural
houve mudança na plataforma para event3 e a administração da inscrição ficou sob
responsabilidade do IFPE, na data do evento as inscrições foram realizadas, com êxito,
através de nossa equipe por dificuldade do público.
No dia do Sarau, nossa equipe ajudou no Cerimonial, organizou as salas para as
atividades e recebeu os convidados da palestra, assim como os participantes. A entrega
dos presentes dos convidados foi realizada por nossa equipe no final do evento, fizemos
levantamento pós evento com os participantes e fomos muito bem elogiados, reflexo de
um bom trabalho em equipe que toda sala realizou.
Alimentos e Bebidas

O pré-evento A&B foi providenciar um lanche com frutas para 12 convidadas,

sendo 5 palestrantes e 7 senhoras com a apresentação da dança carimbó.
Compramos frutas frescas e selecionadas (maçã, melão, goiaba, mamão, banana,
melancia sem semente conhecida como “Melancia Pingo Doce”, uva preta sem semente,
uva verde sem semente), além de dois bolos (banana e trigo), café, açúcar, adoçante,
bolacha suíça e descartáveis (25 potes, 2 pratos laminados, pratinhos, garfinhos, copos
para água, copinhos para café, paletinha para mexer café, guardanapos).
As frutas foram cortadas em cubinhos e armazenadas nos potinhos (25 porções)
para melhor servir, facilitando a higiene e degustação, os bolos fatiados e as bolachas
colocadas em pratinhos. Duas mesas foram utilizadas para organização dos itens, a
equipe preparou e organizou tudo com antecedência, ficando à disposição das
convidadas.
O evento ocorreu de forma prazerosa e tranquila, onde as convidadas foram bem
servidas, todas bem atendidas, o ambiente muito limpo, climatizado e confortável,
proporcionando bem-estar às convidadas que reagiram com reconhecimento e gratidão,
fazendo nossa equipe se sentir realizada.

O pós-evento foi o nosso agradecimento às convidadas, desmonte das mesas,

organização e limpeza do ambiente, contando com o envolvimento de toda equipe para
melhor realização.

PONTO NEGATIVO: Ter recebido a notícia na noite anterior ao evento que o número de
convidadas iria dobrar.
PONTO POSITIVO: A equipe preparou o lanche para um número dobrado de convidadas,
tendo providenciado 25 potinhos de frutas.
ANEXOS