Access 2003 Básico

PFNTEC SOLUÇÕES EM INFORMÁTICA LTDA
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Índice
Capítulo 1.............................................................................................................................................3
Banco de Dados....................................................................................................................................4
O MS Access....................................................................................................................................4
Banco de Dados Relacionais............................................................................................................4
Acessando o MS Access.......................................................................................................................4
Objetos de um Banco de Dados...........................................................................................................6
Tabelas..............................................................................................................................................6
Consultas..........................................................................................................................................7
Formulários......................................................................................................................................7
Relatórios..........................................................................................................................................8
Macros..............................................................................................................................................8
Módulos............................................................................................................................................8
Capítulo 2.............................................................................................................................................9
Assistente de Banco de dados............................................................................................................10
Criando Banco de Dados Através do Assistente............................................................................10
Navegando pelo Banco de Dados...................................................................................................14
Capítulo 3...........................................................................................................................................16
Planejamento do Banco de Dados......................................................................................................17
Conceitos de Registros, Campos e Dados......................................................................................17
Criando um Banco de Dados novo.....................................................................................................18
Criando Tabelas..............................................................................................................................19
Propriedades da Tabela..................................................................................................................22
Chave Primária...............................................................................................................................28
Definindo uma chave primária.......................................................................................................28
Capítulo 4...........................................................................................................................................29
Relacionamentos entre tabelas...........................................................................................................30
Criando Relacionamentos...............................................................................................................30
Capítulo 5...........................................................................................................................................35
O que são formulários?...................................................................................................................36
Criando Formulários.......................................................................................................................36
Criar formulários usando o assistente............................................................................................36
Criar formulários no modo Design.................................................................................................39
Personalizando o Formulário..........................................................................................................40
Filtrando registro em formulários...................................................................................................44
Formulário com subformulário......................................................................................................45
Capítulo 6...........................................................................................................................................49
O que é uma consulta?........................................................................................................................50
Criando consultas...........................................................................................................................50
Especificando critérios...................................................................................................................52
Outros exemplos de critérios..........................................................................................................53
Critérios em campos do tipo data...................................................................................................55
Consulta Parâmetro........................................................................................................................58
Criando Campos Calculados..........................................................................................................60
Capítulo 7...........................................................................................................................................62
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Relatórios............................................................................................................................................63
Criando Relatórios..........................................................................................................................63
Etiquetas.............................................................................................................................................67
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Capítulo 1
 Banco de Dados
 MS Access
 Banco de Dados
Relacionais
 Acessando o MS
Access
 Objetos de um Banco
de Dados
 Tabelas
 Consultas
 Formulários
 Relatórios
 Macros
 Módulos
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Banco de Dados
Um banco de dados é uma coleção de informações relacionadas por um determinado
assunto ou finalidade, como controle de pedidos, agenda de contatos ou clientes,
manutenção controles de CD´s, receitas, etc.
O MS Access
O Microsoft ACCESS é um sistema de gerenciamento de banco de dados relacional, que
pode ser usada para organizar um conjunto de informações em formato de formulários,
relatórios de maneira ágil e eficiente.
Banco de Dados Relacionais

A idéia de um conjunto de informações onde os dados armazenados se relacionam, ou
seja, têm algo em comum, serve para facilitar o uso e gerenciamento de banco de dados.
Por exemplo, num sistema de Pedidos, o cliente faz vários pedidos, para isso, as duas
tabelas devem estar relacionadas. Em um banco de dados relacional, os dados se
relacionam por um campo chave, por exemplo, ao inserir o Código do Cliente na tabela de
pedidos, estamos relacionando as informações com a tabela de clientes e assim
sucessivamente.
Um banco de dados pode conter diversas tabelas, cada uma contendo dados sobre uma
determinada entidade, como por exemplo: clientes, produtos, pedidos, detalhes do
pedido, e assim por diante.
Cliente 1 muitos Pedidos

FAZ
1
POSS
UI
muitos
1 muitos
Produto EST Detalhes
Á
Um gerenciador de banco de dados que projeta informações através de tabelas ligadas
por um campo em comum é chamado gerenciador de banco de dados relacional, ou
sistema relacional de gerenciamento de banco de dados.
Acessando o MS Access
Para acessar o MS-ACCESS devemos utilizar o comando :
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Iniciar >> Programas >> MS Access
Ao executar o Microsoft Access, você poderá criar um novo banco de dados a partir de
um banco de dados em branco, um banco de dados já existente, etc.
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Na opção No meu computados, você encontra alguns modelos de banco de dados

prontos, veja o exemplo abaixo:
Objetos de um Banco de Dados
Tabelas
Conjunto de informações dispostas em linhas, que representam os registros e colunas
que representam campos, como se fossem os dados vistos no formato do MS-Excel, mas
neste caso, podemos definir propriedades para cada um dos campos (colunas), criar
regras de validação, forçar a entrada de um valor padrão, ou seja, manipular as
informações de forma que ao digitar qualquer coisa, o usuário deva obedecer algumas
regras, que irão facilitar nas pesquisas e filtragem dos dados.
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Consultas
É o conjunto de informações que foram filtradas de uma ou mais tabelas, um bom
exemplo, é pedir todos os clientes (existentes na tabela de clientes) que residam no
estado de São Paulo. Esse tipo de informação somente será obtido se utilizarmos
consultas, que é uma maneira rápida e eficiente de filtrar informações.
Formulários
São as tabelas ou consultas com uma interface gráfica, onde os dados são dispostos
determinados formato, obedecendo a regras estipuladas em tabelas, mas que serão
apresentados em layouts de tela para facilitar o usuário.
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Relatórios
São layouts de impressão, onde o usuário irá visualizar relatórios resultantes de tabelas
ou consultas com a finalidade visualização de relatórios no papel.
Macros
É uma seqüência de comandos com a finalidade de automatizar tarefas e gerenciar
formulários e relatórios.
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Módulos
Lista os módulos disponíveis em um banco de dados. Um módulo é uma coleção de
declarações, instruções e procedimentos do Visual Basic que é armazenada como uma
unidade. Os módulos dão a você condições de automatizar tarefas de banco de dados
usando o poder e a flexibilidade da linguagem de programação Visual Basic.
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Capítulo 2
 Assistente de Banco de
Dados
 Criando um Banco de
Dados através do
assistente
 Navegando pelo Banco
de Dados
Assistente de Banco de dados

Podemos criar bancos de dados a partir de um banco vazio e inserir todos os objetos
necessários, e outro modo é utilizar o Assistente do MS-ACCESS.
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Criando Banco de Dados Através do Assistente

O Microsoft Access oferece algumas estruturas prontas de banco de dados através de
seu Assistente, talvez alguma delas atenda integralmente as suas necessidades, ou
parcialmente. Caso nenhum dos tipos e modelos de bancos de dados atenda às suas
necessidades, deverá ser criado um banco de dados vazio assunto que veremos mais
adiante.
No menu Arquivo
Clique em Novo
Será apresentada a seguinte caixa de diálogo do lado direto da tela:
Escolha a opção No meu Computador...

Logo em seguinda será apresentada a tela com os modelos existentes
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Como exemplo, utilizaremos o modelo de Agendamento de Recursos.

Para isso, dê um clique duplo sobre seu ícone.
Devemos inicialmente definir o local (pasta) onde o arquivo será armazenado, bem como
um nome para o mesmo. A sugestão do MS Access é Agendamento de Recursos1.
Clique em Criar
A seguir, o Assistente apresentará quadros de diálogo para a criação automática de um

banco de dados referente ao Agendamento de Recursos. No primeiro deles ele informa
como será a estrutura básica do banco de dados.
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Clique em Avançar
O assistente exibirá as tabelas que serão geradas e os seus respectivos campos. Os

campos já marcados não poderão ser desativados.
Após esta etapa, devemos escolher o estilo para os formulários de entradas de dados e
relatórios. Escolha um dos estilos e clique sobre o botão Avançar.
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Na próxima etapa, será solicitado o título para o banco de dados que também será
gravado nos relatórios, e uma figura que será incorporada aos mesmos. Esta figura,
geralmente é o logotipo da empresa.
Digite o título Agendamento de Recursos e inclua uma figura, após isso, clique em
Avançar.
A última etapa informa que o Assistente está pronto para iniciar a criação do banco de
dados, e, se você deseja iniciá-lo em seguida.
Clique em Concluir
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Após selecionar o botão Concluir, o Assistente de Banco de Dados do Microsoft Access irá criar
as tabelas, formulários, relatórios e outros objetos automaticamente; também fará os
relacionamentos necessários entre as tabelas. Todo esse procedimento levará poucos minutos.
Navegando pelo Banco de Dados
Depois que um Assistente encerra o processamento da montagem do banco de dados, ou

quando você abre um formulário do tipo Menu de Controle, é exibida uma janela com
botões de comando, esta janela é normalmente chamada de Switchboard ou, Menu de
Controle Principal. É através deste menu que saltamos para formulários de entrada de
dados, relatórios, consultas, de maneira muito simples e bastante operacional.
Para ativar o menu principal, basta selecionar o formulário Menu de Controle Principal,
dos Formulários, e dar um clique sobre o botão Abrir.
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Capítulo 3
 Planejando um Banco
de Dados
 Conceitos de Registros,
Campos e Dados
 Criando um Banco de
Dados Novo
 Criando Tabelas
 Propriedades da Tabela
Planejamento do Banco de Dados
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Antes de criar um banco de dados, devemos parar um pouco para planejá-lo, saber quais
são as necessidades reais, o que será necessário que ele faça quais as áreas envolvidas,
tabelas que devem ser geradas, bem como relacionamentos destas informações .
Conceitos de Registros, Campos e Dados
Registros Representam as informações referentes a uma entidade no

banco de dados.
Campos São os tipos de dados que formam o banco de dados.
Dados São as informações contidas nas células da tabela.
Após a definição do projeto, devemos definir todas as tabelas que envolvem o banco de
dados, neste caso, devemos planejar cada campo, saber quais são as informações que
devem receber se texto, números, etc.
Para nosso projeto, usaremos as seguintes tabelas:
Modelo de Banco de Dados Relacional
Tabela de Clientes Tabela de Produtos Tabela de Pedidos Tabela de Detalhes do Pedido
Cod_Cli Cod_Prod Nº_Pedido Nº_Pedido

Nm_Cli Desc_Prod Cod_Cli Cod_Produto
End_Cli ValorUnit_Prod Dt_Pedido QtdePedida_Prod
Estado_CLi Dt_Entrega ValorUnit_Prod
Tel_Cli
E-mail_Cli
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Criando um Banco de Dados novo
Para criação de um banco de dados novo, selecione a opção Banco de Dados em

branco...
Escolha o local onde será gravado o banco de dados e o nome do arquivo, para nosso
exemplo, coloque o nome de Pedidos.
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Será apresentada a tela com as opções dos objetos para que os mesmos sejam criados.
Criando Tabelas
Vimos que a exibição das informações pode ser de várias maneiras, formulários de
entrada de dados, consultas ou relatórios, mas elas estão todas armazenadas em
tabelas. Uma tabela de banco de dados é uma coleção de dados sobre o mesmo assunto
organizado em linhas e colunas. A criação de uma tabela é um dos processos mais
importantes do banco de dados. Os formulários de entrada de dados, consultas, e
relatórios dependem dos dados de uma ou mais tabelas.
Para criar uma tabela proceda da seguinte maneira:

Clique no Objeto Tabela em seguida
Clique em Criar tabela no modo Design
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Será apresentada a tela para cadastrar os campos que irão compor a tabela
Começaremos a criar a tabela de Clientes, daremos o nome de Tbl_Clientes, cujos

campos deverão ser compostos pelos seguintes dados:
Código do cliente
Nome do Cliente
Endereço do Cliente
Estado
Telefone
E-mail
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Nome do Campo
Nesta opção, colocaremos o nome que o campo irá receber que poderá ser abreviado ou
não, nesta opção sugere-se não colocar acentos nem caracteres especiais.
Tipo de dados
Os campos em banco de dados são classificados de acordo com o tipo de dados
armazenado, cada campo só pode armazenar um único tipo de dado.
Tipo Tipo de dados Tamanho
Texto (Padrão) Texto ou combinações de texto e números, bem Até 255 caracteres.
como números que não exijam cálculos, como números de
telefone.
Memorando Texto longo ou combinações de texto e números. Até 65.535 caracteres
Número Dados numéricos utilizados em cálculos matemáticos. 1, 2, 4 ou 8
Data/Hora Valores de data e hora para os anos de 100 a 9999. 8 bytes.
Moeda Valores monetários e dados numéricos utilizados em cálculos 8 bytes.

matemáticos envolvendo dados contendo de uma a quatro
casas decimais. Precisão de 15 dígitos à esquerda do
separador decimal e de 4 dígitos à direita.
AutoNumeração Um número seqüencial exclusivo (incrementado em 1) ou 4 bytes.

número aleatório atribuído pelo Microsoft Access sempre que
um novo registro é adicionado a uma tabela.
Sim/Não Valores Sim e Não, e campos que contêm somente um dentre 1 bit.
dois valores (Sim/Não, Verdadeiro/Falso ou
Ativado/Desativado).
Objeto OLE Um objeto (como uma planilha do Microsoft Excel, um Até 1 gigabyte (limitado
documento do Microsoft Word, gráficos, sons ou outros dados pelo espaço disponível
binários) vinculado ou incorporado a uma tabela do Microsoft em disco)
Access.
Hyperlink Texto ou combinação de texto e números armazenados como Cada uma das três
texto e utilizados como um endereço de hyperlink. partes de um tipo de
dados Hyperlink pode
conter até 2048
caracteres.
Assistente de Cria um campo que permite a você escolher um valor de uma 4 bytes.
pesquisa outra tabela ou de uma lista de valores utilizando uma caixa
de listagem ou caixa de combinação, após completar o
assistente, o Microsoft Access define o tipo de dados com
base nos valores selecionados no assistente.
Descrição
Local onde deverão ser documentados os campos da tabela
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A Tbl_Clientes deverá receber a seguinte estrutura:
Propriedades da Tabela
É necessário configurar as propriedades da tabela. É nas propriedades que determinamos

regras para os campos existentes na tabela, por exemplo, colocar uma máscara para
campos como telefone, cep, inserir formatos para letras maiúsculas, etc.
Tamanho do campo Define o comprimento permitido para os dados inseridos neste

campo. Este tamanho irá variar de acordo com os tipos de
dados que são armazenados. Por exemplo, se o campo é do
tipo Texto, podemos determinar o tamanho do campo entre 1 e
255 caracteres. Para campos do tipo numérico, encontramos os
seguintes tamanhos :
TIPO ARMAZENA MEMÓRIA

Byte Números de 0 a 255 1 byte
Inteiro Números de -31.768 a 32.767 (não fracionáriso). 1 byte
Inteiro longo Números de -2.147.483.648 a 2.147.483.647 (não 4 bytes
fracionários)
Simples Números com 6 dígitos de precisão de –3.402823E38 a 4 bytes
3.402823e38
Duplo (padrão) Números com dez dígitos de precisão de - 8 bytes
1.7976931348623E308 a 1.79769313486232E308
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Formato Especifica como os dados serão exibidos. Há formatos pré

existentes para campos numéricos, datas, hora, etc. e também
tenho a possibilidade de criar um formato.
Símbolos utilizados em formatos
 Para Campos do Tipo texto e memorando :
Símbolo Descrição
@ Um caractere de texto (um caractere ou um espaço) é
requerido.
& Um caractere de texto não é requerido.
< Força todos os caracteres para maiúsculos.
> Força todos os caracteres para minúsculos.
Exemplo, desejo que o campo Código do cliente apresente o texto todo em maiúscula,
No campo Formato digite o sinal de maior > .
Outros exemplos :
Digite os Será exibido :

Configuração Dados
@@@-@@- 465043799 465-04-3799

@@@@
@@@@@@@@@ 465-04- 465-04-3799
3799 465043799
465043799
> davolio DAVOLIO
DAVOLIO DAVOLIO
Davolio DAVOLIO
< davolio davolio
DAVOLIO davolio
Davolio davolio
@;"Desconhecido" Valor Null Desconhecido
 Campos do Tipo Data/Hora :
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Configuração
Exibição
ddd", "d" de "mmm" de "yyyy Dom, 2 de jun de 2006
mmmm dd", "yyyy junho 02, 2006
"Esta é a semana de número "ww Esta é a semana de número 22
"Hoje é "dddd Hoje é terça-feira
 Campos Sim/Não :
O controle exibe a palavra "Sempre" em texto azul para Sim, Verdadeiro ou Ativado, e a
palavra "Nunca" em texto vermelho para Não, Falso ou Desativado.
"Sempre"[Azul];"Nunca"[Vermelho]
 Campos Numéricos :
Configuração Dados Exibição
Número Geral 3456,789 3456,789

–3456,789 –3456,789
$213,21 $213,21
Moeda 3456,789 $3.456,79

–3456,789 ($3.456,79)
Fixo 3456,789 3456,79

–3456,789 –3456,79
3,56645 3,57
Padrão 3456,789 3.456,79
Porcentagem 3 300%
0,45 45%
Científico 3456,789 3,46E+03

–3456,789 –3,46E+03
Exemplos de formatos de número personalizados :
Configuração Descrição
0;(0);;"Nulo" Exibe valores positivos normalmente; exibe valores negativos entre

parênteses; exibe a palavra "Nulo" se o valor for Nulo.
+0,0;–0,0;0,0 Exibe uma sinal de adição (+) ou subtração (–) com números positivos ou
negativos; exibe 0,0 se o valor for zero.
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Casas decimais Número de casas decimais à direita do ponto, sendo permitida a

entrada de até 15 casas decimais para campos do tipo número
ou moeda.
Máscara de entrada Máscaras (formatos) para entrada de dados no campo, por
exemplo, desejo criar uma máscara para inserir números no
campo CEP que é do tipo Texto, mas que deverá também exibir
o símbolo – entre os caracteres. Para isso, utilizo o assistente
que poderá me auxiliar na criação da seguinte máscara : 00000-
000.
Símbolos utilizados em máscaras de entrada :
É possível definir uma máscara de entrada utilizando os caracteres a seguir.
Descrição
Caractere
0 Dígito (de 0 a 9, entrada obrigatória, sinais de adição [+] e subtração [–] não permitidos).
9 Dígito ou espaço (entrada não obrigatória, sinais de adição e subtração não permitidos).
# Dígito ou espaço (entrada não obrigatória; os espaços são exibidos como vazios quando no
modo Edição, mas os vazios são removidos quando os dados são salvos; sinais de adição e
subtração permitidos).
L Letra (de A a Z, entrada obrigatória).
? Letra (de A a Z, entrada opcional).
A Letra ou dígito (entrada obrigatória).
a Letra ou dígito (entrada opcional).
& Qualquer caractere ou um espaço (entrada obrigatória).
C Qualquer caractere ou um espaço (entrada opcional).
,,:;-/ Marcador decimal e separadores de milhares, de data e de hora. (O caractere realmente

utilizado depende das definições da caixa de diálogo Propriedades de configurações
regionais no Painel de controle do Windows).
< Faz com que todos os caracteres sejam convertidos em minúsculos.
> Faz com que todos os caracteres sejam convertidos em maiúsculos.
! Faz com que a máscara de entrada seja exibida da direita para a esquerda, e não da
esquerda para a direita. Os caracteres digitados na máscara sempre a preenchem da
esquerda para a direita. É possível incluir o ponto de exclamação em qualquer lugar da
máscara de entrada.
\ Faz com que o caractere seguinte seja exibido como caractere literal (por exemplo, \A é
exibido simplesmente como A).
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Legenda Rótulo que será exibido na coluna, quando a tabela for

visualizada no modo folha de dados. Caso nada seja
especificado, será exibido como padrão o nome do campo.
Valor Padrão Um valor que será inserido automaticamente quando novos
registros forem criados. Por exemplo, imaginem que todos os
clientes residem no estado de SP, e que desejamos que este
valor apareça automaticamente, para isso, basta digitar SP.
Observações
 A propriedade ValorPadrão não se aplica a controles caixa de seleção, botão de

opção ou botão de alternância quando estão em um grupo de opção. Ela se aplica
ao próprio grupo de opção.
 A propriedade ValorPadrão se aplica a todos os campos de tabela, exceto aqueles

cujos campos têm o tipo de dados AutoNumeração ou Objeto OLE.
Configuração
A propriedade ValorPadrão especifica texto ou uma expressão que é automaticamente

inserida em um controle ou campo quando um novo registro é criado. Por exemplo, se
você definir a propriedade ValorPadrão de um controle caixa de texto com =Agora(), o
controle exibirá a data e hora atuais. O comprimento máximo para a definição de uma
propriedade ValorPadrão é de 255 caracteres.
Regra de Validação Uma expressão que irá definir condições para a inserção de
dados. Por exemplo, imagine que os valores dos preços
unitários dos produtos não devem ser inferiores a R$ 10,00.
Para isso, podemos inserir a seguinte expressão : >=10. Alguns
exemplos de regras de validação:
CAMPO TIPO DEFINIÇÃO

REGRA
In (SP; PR; MG) Texto Deve ser digitado SP ou PR ou MG
>=10 Numérico Deve ser maior ou igual a 10
Entre 10 e 50 Numérico Deve estar entre 10 e 50.
Entre #01/01/00# e #31/12/00# Data Para o ano de 2000. Entre 01/01/00 e 31/12/00
>=Data() Data Somente aceita data superior a data atual.
Texto de Validação Mensagem que será exibida ao usuário quando a regra de

validade for violada. Caso nenhuma mensagem seja inserida, o
Microsoft Access irá exibir a mensagem padrão.
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Requerido Define se é obrigatória a entrada de dados no campo,

quando Requerido é Sim, o usuário não conseguirá sair
do campo sem digitar qualquer tipo de dados.
Permitir comprimento zero Se permite ou não entrada de valores nulos no campo,
como por exemplo, espaços em branco.
Indexado Permite classificar o campo. Há 3 possibilidades, Não,
para não indexado, Sim Duplicação autorizada, ou seja,
será classificado por este campo e será permitida a
entrada de dois ou mais registros com o mesmo valor e
Sim (Duplicação Não autorizada), onde o campo será
classificado mas não serão permitidos 2 registros com o
mesmo valor. Isto é excelente no caso de códigos
especiais para campos, como códigodecliente,
códigodeproduto, etc.
Compactação Unidcode O Microsoft ACCESS 2000 usa o esquema Unicode de
codificação de caracteres para representar os dados em
um campo Texto, Memorando ou Hyperlink. No Unicode,
cada caractere é representado por dois bytes em vez de
um único byte. Você pode reduzir esse efeito da
representação Unicode de caracteres e assegurar ótimo
desempenho definindo a propriedade Compactação
Unicode do campo como Sim. Esse é o padrão quando
você cria um novo campo Texto, Memorando ou
Hyperlink. É necessário para dados compactados que
consistam inteiramente em caracteres latinos.
Após a inclusão de todos os campos e todas as configurações das propriedades, clique
no botão Salvar da barra de ferramentas. O Access perguntará então qual o nome da
tabela, digite Tbl_Clientes.
Antes de salvar a tabela, o Access informará que não foi definida nenhuma chave primária
para a mesma. Clique no botão Não para que não seja criada uma chave primária.
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Chave Primária
A chave primária irá identificar todos os registros da tabela, singularmente (um a um),
facilitando a sua localização. Esta identificação é feita a partir de um ou mais campos
existentes na Tabela. Portanto, chaves primárias são campos de uma tabela que não
possuem valores iguais e são utilizados pelo sistema para a identificação de cada
registro da tabela. Para criar relacionamentos entre tabelas, é muito importante que um
dos campos de uma das tabelas seja chave primária, pois isso facilita a sua localização.
Por exemplo, tenho o código de clientes na tabela de clientes que não se repete
(único/exclusivo), é um campo que não deverá ser deixado em branco, ou seja, é
fundamental. Na tabela de pedidos tenho um pedido para determinado cliente. Posso
fazer a localização dos dados do cliente através do campo código do cliente, o que
rapidamente será executado.
Definindo uma chave primária
Para definir a Chave Primária, selecione o campo Código do Cliente, em seguida, clique
no botão Chave na barra de ferramentas.
Repare que automaticamente é inserido o desenho da chave no campo código do cliente.
Agora que já criamos a tabela de Clientes, precisamos criar as demais tabelas do nosso
projeto, portanto crie as seguintes tabelas:
Tabela de Clientes Tabela de Produtos Tabela de Pedidos Tabela de Detalhes do Pedido
Cod_Cli Cod_Prod Nº_Pedido Nº_Pedido

Nm_Cli Desc_Prod Cod_Cli Cod_Prod
End_Cli ValorUnit_Prod Dt_Pedido QtdePedida_Prod
Estado_CLi Dt_Entrega ValorUnit_Prod
Tel_Cli
E-mail_Cli
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Capítulo 4
 Relacionamento entre
tabelas
 Criando Relacionamentos
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Relacionamentos entre tabelas

Após criar todas as tabelas é necessário fazer o relacionamento entre elas. O
relacionamento serve para reduzir as repetições de dados, erros de digitação e
integridade das informações.
Criando Relacionamentos
No menu Ferramentas
Clique em Relacionamentos
Será apresentada a tela onde devemos acrescentar as tabelas para o relacionamento:
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Na barra de ferramentas clique no botão mostrar tabelas

Clique em adicionar para mostrar as tabelas na tela de relacionamentos
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Sua tela deverá estar assim:
Para criar relacionamentos entre 2 tabelas, arraste o campo a relacionar da tabela 1 com
o campo da tabela 2. Por exemplo, na tabela Tbl_Clientes, um clique sobre o campo
Cod_Cli e arraste até a tabela Tbl_Pedidos no campo Cod_Cli. Desta forma
aparecerá a tela :
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Impor Integridade referencial
Assegura de que ao entrar com dados em qualquer das tabelas, os mesmos serão
checados. Por exemplo, devemos entrar com um cliente na tabela de pedidos e para
isso, devo me certificar de que o mesmo existe na Tabela de clientes, seria o mesmo que
vender um produto que não existe para alguém que nunca fez parte de meu cadastro.
Como faço para entregar sapatos, quando a minha empresa trabalha com alimentos? O
mesmo acontecerá se eu precisar ligar para o cliente para alertá-lo que sapatos não estão
sendo mais comercializados, como fazer isso, se por acaso não cadastrei o cliente na
tabela de clientes?
Propagar atualização dos campos relacionados
Tomemos como exemplo um cliente que mudou sua razão social, por exemplo, um
determinado cliente era conhecido como ABC Imóveis Ltda e de repente mudou sua
razão social para ABC Comércio Geral Ltda. Ao alterar os dados na tabela de clientes,
a atualização também deverá ser feita na tabela de pedidos.
Propagar exclusão dos registros relacionados
Ao excluir o cliente da tabela de clientes, devemos excluir todos os pedidos emitidos para
o mesmo.
Acione as opções Impor Integridade referencial, Propagar atualização dos campos

relacionados e Propagar exclusão dos registros relacionados.
Note que será criado um Relacionamento do tipo Um para Muitos
Clique no botão criar e repitas os procedimentos acima para as demais tabelas, o

resultado final será o seguinte:
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Vamos analisar o relacionamento da tabela Tbl_Clientes com a tabela Tbl_Pedidos.
Para cada cliente ( ) terei vários pedidos ( ), por exemplo: existem diversos pedidos
emitidos para o mesmo cliente em ocasiões diferentes. Neste caso, não incluindo o nome
do cliente na tabela Pedidos, mas apenas o código do cliente (redundância controlada), o
volume de dados da tabela ficará menor. Isto também evitará erros de digitação, pois na
entrada de dados para a tabela Pedidos serão rejeitado valores diferentes dos
cadastrados para o campo Cod_Cli na tabela Clientes.
Concluindo com a análise do relacionamento das tabelas Clientes e Pedidos, temos que
um determinado cliente poderá ter vários pedidos, e cada pedido não poderá pertencer a
mais de um cliente.
O relacionamento se resume em:
Um cliente faz muitos pedidos

Um pedido possui muitos detalhes
Em produto está em detalhes
Simbologia é:
(1 : ∞) isto é, um para muitos
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Capítulo 5
 Formulários
 Criar formulários usando o
assistente
 Criar formulário no modo
de Design
 Personalizar formulário
 Filtrando registro em
formulário
 Formulário com
subformulário
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O que são formulários?
Formulários são layouts de tela que irão facilitar a entrada de dados nas tabelas, só que a
aparência desses dados facilita a manutenção das tabelas, ou seja, é como uma
interface gráfica onde o usuário irá manipular os dados de uma tabela ou consulta, sem
se dar conta disto.
Criando Formulários
Podemos criar formulários usando o Assistente de Formulários ou usar o Modo

Design.
Criar formulários usando o assistente
Em Objetos, clique em Formulários

Em seguida, clique em Criar formulário usando o assistente
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Será apresentada a tela do Assistente, onde devemos seguir as seguintes etapas:
1. Determine de qual tabela ou consulta deverá ser criado o Formulário. Neste

exemplo, escolha a Tbl_Clientes e note que todos os campos desta tabela
aparecerão na opção Campos Disponíveis. Clique no botão para enviar
todos os campos para a opção Campos Selecionados.
Clique em Avançar.
2. Nesta etapa, escolha qual o Layout deseja para seu formulário, por exemplo,
podemos usar Coluna.
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3. Nesta etapa escolha o Estilo do formulário, para o nosso exemplo, usaremos o

Papel Palha
4. Na última etapa, escolheremos o nome para o formulário, como padrão

escolheremos Form_Clientes, clique em Concluir.
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Foi criada uma Interface Gráfica com todos os campos da Tbl_Clientes, esta interface
servirá para inserção de dados, que automaticamente são armazenados na Tbl_Clientes.
Como o formulário foi criado com o Assistente ele obedecerá ao modelo escolhido por
nós.
Criar formulários no modo Design
Com o modo Design, podemos criar formulários personalizados, onde poderemos

escolher a cor do fundo, cor das fontes, tamanho, estilo, etc.
Em Objetos
Clique em Formulários
Em seguida, clique em Criar formulário no modo Design
Clique no botão novo
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Através da tela novo formulário, escolha de qual tabela será criada o formulário:
No nosso exemplo escolheremos a Tbl_Pedidos
O formulário será apresentado no modo de estrutura, para que assim, possamos

personalizá-lo:
Juntamente com o formulário será apresentada a Caixa de Ferramentas de Formulário
com alguns botões que poderão ser utilizados na personalização e também, uma Caixa
de Diálogo com os campos da tabela escolhida, para que possamos arrastar os dados
para o formulário.
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Personalizando o Formulário
O primeiro passo é arrastar os campos da Caixa de Diálogo para o formulário, conforme

ilustra a figura abaixo:
CAIXA
RÓTULO DE
TEXTO
Arrastando os campos pelo formulário:
Clique sobre o campo que deseja arrastar, o mouse se transformará no desenho de uma
mão, com isso você poderá arrastar os dois campos (RÓTULO E CAIXA DE TEXTO).
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Para arrastar só o RÓTULO ou só a CAIXA DE TEXTO, clique sobre o campo e ou

mouse se transformará no desenho de um dedo.
Colorindo o Fundo do formulário
Clique em qualquer local do formulário para selecioná-lo,
Clique no botão da barra de ferramentas e escolha a cor que deseja
Mudando a cor da Fonte dos campos
Selecione os campos RÓTULOS e clique no botão da barra de ferramentas
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Colocando título no formulário
Clique no botão rótulo da barra de ferramentas de formulário

Desenhe sobre o formulário, conforme figura abaixo:
Agora você poderá formatar o título, alterando o tipo de letra, tamanho, cor de fonte, etc.
Após personalizar todo seu formulário, clique no botão salvar da barra de

ferramentas, coloque o nome de Form_Pedidos e veja o resultado final.
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A cada registro cadastrado, será mostrada a quantidade de registro na barra inferior do

formulário.
Ao passar pra o próximo registro, o anterior é salvo automaticamente.
Observação:
Para alterar um formulário entre o MODO DESIGN e o MODO DE EXIBIÇÃO, clique
no botão da barra de ferramentas.
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Filtrando registro em formulários
Muitas vezes temos um layout de tela eficiente e alguém decide perguntar quais são os
clientes de determinado País. Para responder a esta pergunta, a maneira mais prática e
eficiente é filtrar os registros no próprio formulário.
Para isso, selecione o campo a ser filtrado, por exemplo, o campo Estado
Pressionar o botão filtrar por formulário na barra de ferramentas

Será apresentado um formulário com os dados em branco e devemos entrar com os
critérios a serem pesquisados, por exemplo, Estado = MG
Em seguida pressione o botão aplicar filtro , serão exibidos os clientes que

pertencem ao estado de MG, note que na parte inferior do formulário é exibido o filtro
realizado.
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Em nosso exemplo, temos dois clientes pertencentes ao estado de MG.
Para remover o filtro, basta clicar novamente no botão .
Formulário com subformulário
Um formulário com sub-formulário é utilizado para editarmos dados em 2 ou mais tabelas

ao mesmo tempo, de forma a apresentar o registro da tabela principal no formulário e os
registros da tabela secundária em uma folha de dados (sub-formulário).
Vamos utilizar para este exemplo, o próprio formulário de Pedidos e a Tbl_Detalhes
_Do_Pedido, ou seja, faremos um subformulário da Tbl_Detalhes_Do_Pedido no
formulário já existente de Pedidos.
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Abra o formulário de Pedidos no modo Design

Clique no botão Subformulário da barra de ferramentas de formulário, conforme ilustra a
figura abaixo.
Neste momento, o mouse se transformará no desenho do próprio botão

Desenhe sobre o formulário de Pedidos
Será apresentada a tela de assistente de subformulário:
Nesta etapa devemos escolher quais os dados iremos usar no subformulário

Selecione a opção Usar tabelas e consultas existentes
Clique em avançar
Escolha de qual tabela será criado o subformulário, em nosso exemplo, escolha a

Tbl_Detalhes_Do_Pedido
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Jogue os dados que estão em Campos disponíveis para campos selecionados

Clique em avançar
Escolha quais os campos vinculam os dois formulários, acione a opção Escolher da lista
Clique em avançar
Escolha qual o nome do subformulário

Clique em Concluir
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Veja o resultado:
Se desejar, você poderá personalizar o seu subformulário.

Coloque no modo de exibição para cadastrar as informações.
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Capítulo 6
 Consulta
 Criando consultas
 Especificando critérios
 Consulta Parâmetro
 Consulta com campo
calculado
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O que é uma consulta?

Uma consulta define um grupo de registros com os quais você deseja trabalhar, podemos
imaginá-la como uma solicitação de filtragem de uma determinada coleção de dados, tal
como :
Desejo ver todos os clientes existentes na Tbl_Clientes que residam no estado de

São Paulo
A resposta à essa pergunta é conhecida como “dynaset”. Os registros de um dynaset

podem incluir campos de uma ou mais tabelas e até mesmo de outras consultas.
Alguns desses dados podem ser manipulados e outros não.
Devido à flexibilidade das consultas, podemos descobrir que a utilizamos com mais
freqüência do que as tabelas. Isso acontece porque é possível usar uma consulta para
classificarem dados ou visualizar um conjunto significativo de todos os dados do banco de
dados.
Criando consultas
Em Objetos
Clique em Consultas
Dê um duplo clique em Criar consulta no modo Design
Será apresentada a seguinte tela:
Podemos usar Tabelas e até outras Consultas já existentes para fazer uma nova consulta.
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Imagine que precisamos saber quais os clientes que efetuaram pedidos e as datas
dos pedidos.
Para este exemplo, Adicione a Tbl_Clientes e a Tbl_Pedidos, pois precisamos cruzar
informações das duas tabelas.
Note que ao adicionar as duas tabelas, elas já vêem relacionadas, conforme ilustra a
figura abaixo:
Agora, devemos arrastar para a parte inferior da tela os campos das tabelas que devemos
extrair as informações.
Da Tbl_Clientes, arraste os campos: Cod_Cli e Nm_Cli (código do cliente e o nome do

cliente)
Da Tbl_Pedidos, arraste os campos: Num_Ped e Dt_Ped (número do pedido e data do
pedido)
A estrutura da consulta deverá ficar assim:
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Clique no botão exibir da barra de ferramentas e veja o resultado de sua

consulta:
Clique no botão salvar da barra de ferramentas e coloque um nome para sua consulta
Especificando critérios
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Um dos principais fatores de importância das consultas é a qualidade de condicionar os

dados, a fim de obtermos as informações desejadas. Por exemplo : quais os clientes que
residem em São Paulo? Quais os pedidos do último mês ?
Podemos responder a estas e mais outras perguntas, através dos critérios de uma
consulta.
Por exemplo, para responder quais os clientes do estado de SP.
Na tela de consultas adicione a Tbl_Clientes

Arraste os campos: Nm_Cli, End_Cli e Estado_Cli
Na linha CRITÉRIOS, coloque o critério, que neste caso é “SP”.
Clique no botão Exibir da barra de ferramentas e veja o resultado da consulta, ou seja,

todos os clientes do estado de São Paulo.
O resultado de uma consulta reflete os dados existentes na tabela, portanto, ao

digitar o dado no campo critério, ele deve ser igual ao digitado na tabela, o MS
Access apenas coincide letras maiúsculas e minúsculas.
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Outros exemplos de critérios
Para Produto igual a banana E Valor unitário menor ou igual a R$ 5,00
Neste caso, serão visualizados os registros quando as duas condições forem

verdadeiras.
Para Produtos Pêra OU Banana
Neste caso, serão visualizados os registros quando uma das condições já for
verdadeira.
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Podemos definir até 9 critérios para que o Microsoft Access possa filtrar estes registros.
Exemplo de Clientes cujo Estado se inicia com a letra M:
Critérios em campos do tipo data
Para pesquisar uma data específica:
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Para pesquisar um intervalo de datas:
Repare que para pesquisas em datas, digitamos a data desejada e a mesma aparecerá
entre cerquilhas (#).
Para pesquisar um ano específico:
Podemos utilizar a função Ano([nomedocampo]) ou ENTRE 01/01/2005 E 31/12/2005.

Vejamos as funções para pesquisas em partes de um campo data:
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Para pesquisar um mês específico:
Função Mês([nomedocampo])
Para pesquisar um dia específico:
Função Dia([nomedocampo])
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Podemos utilizar os operadores de comparação para efetuar consultas em qualquer tipo

de campos:
OPERADOR DEFINIÇÃO
> Maior do que
< Menor do que
= Igual a
>= Maior ou igual a
<= Menor ou igual a
<> Diferente
ENTRE x E y Entre um intervalo de dados
Para campos numéricos, não será necessário utilizar a formatação, nem mesmo qualquer
símbolo para garantir a sua entrada, pois no caso de textos, cercamos o texto entre aspas
(“) e no caso de datas, entre cerquilhas (#). Para listar os produtos com preço menor ou
igual a R$ 2,00, devemos utilizar :
Filtrando registros cujo conteúdo do campo é vazio. Por exemplo, devemos relacionar os
produtos cujo valor unitário está vazio :
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Para listar o procedimento contrário, ou seja, todos os registros preenchidos e não nulos,
utilizamos É Negado Nulo:
Consulta Parâmetro
Algumas vezes necessitamos filtrar os dados de uma ou mais tabelas, mas dependemos
de uma ação do usuário. Por exemplo, devo listar todos os registros dos clientes de
determinado Estado, só o usuário sabe qual o Estado que deverá ser consultado.
Este tipo de consulta é mais conhecida como Consulta Parâmetro, pois, para exibir os
dados na folha de dados, falta um parâmetro para o Microsoft Access, que será fornecido
pelo usuário.
Por exemplo:
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Ao executar a consulta, o Microsoft Access irá abrir uma caixa de diálogos para que seja
inserido o parâmetro necessário para a pesquisa.
Para consultas parâmetros não podemos utilizar o coringa (*), pois ele tentará
localizar todos cujo conteúdo é aquele exatamente idêntico ao digitado, ou seja,
estou procurando todos os registros que possuem asterisco (*).
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Para indicar ao Access que desejo todos os estados se iniciam com determinada letra
(que será informada pelo usuário) e possuem qualquer caractere depois, basta digitar :
Como [Qual a letra inicial do Estado]& “*”
Criando Campos Calculados
Muitas vezes necessitamos efetuar cálculos em consultas, por exemplo, necessito do

Valor total do pedido, e este campo não faz parte de nenhuma tabela .
Para isso, podemos criar campos que são conhecidos como campos calculados, pois o
Access irá efetuar os cálculos desejados e depois listá-los na tela, mas esses campos
não podem ser editados.
Como exemplo, digamos que preciso compor o total dos itens do pedido.
Valor Unitário (tbl_Detalhes_Do_Pedido) e Quantidade (tbl_Detalhes_Do_Pedido),

por isso, devo criar nova coluna e especificar a expressão :
NOMEDOCAMPONOVO : [CAMPO1]*[CAMPO2] ou seja, Total: [Qtde_Ped]*[Vl_Unitário]
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Neste exemplo, será criada uma coluna que receberá o nome de TOTAL que deverá
multiplicar um campo pelo outro. Nunca se esqueça de digitar o nome correto de cada
campo e de inseri-lo entre colchetes [Vl_Unitário]. Coloque a consulta no modo de
exibição e confira o resultado.
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Capítulo 7
 Relatórios
 Criando relatórios
 Etiquetas
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Relatórios
O relatório é uma maneira eficiente de apresentar os dados num formato impresso da
maneira que desejarmos. As informações dos relatórios poderão ter origem em uma
tabela ou consulta.
Criando Relatórios
O modo mais prático de criar um relatório é usar o assistente de relatório.
Por exemplo, faremos um relatório que apresentará todos os dados da Tbl_Clientes.
Em Objetos, clique em Relatórios

Dê um duplo clique em Criar relatório usando o assistente
Será aberta a tela do assistente de relatório.

Escolha de qual tabela ou consulta será criado o relatório, neste exemplo, escolha a
Tbl_Clientes.
Passe os dados que estão em Campos disponíveis para Campos selecionados
Clique em Avançar
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Nesta etapa, você poderá colocar um nível de agrupamento, por exemplo, selecione o
Cod_Cli, para que fique como a figura abaixo:
Clique em Avançar
Na próxima etapa, poderemos escolher até quatro itens para colocar em ordem crescente,
para o nosso exemplo, colocaremos apenas o Nm_Cli (nome do cliente)
Clique em Avançar
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O próximo passo é escolher o Layout e a orientação do relatório

Clique em avançar
Escolha um dos estilos para o relatório e clique em Avançar
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Escolha um nome para o relatório e clique em Concluir
Confira o resultado final do relatório.
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Caso queira mudar a estrutura do relatório, clique no botão exibir e faça as

alterações desejadas.
Etiquetas
Através de relatórios, podemos criar etiquetas de endereçamento, etiquetas para as
embalagens dos produtos, envelopes, mala direta, etc.
Em Objetos
Clique em Relatório, em seguida, clique em NOVO
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Clique na opção Assistente de etiqueta

Escolha qual a tabela ou consulta deverá ser criada a etiqueta, neste exemplo,
escolheremos novamente a Tbl_Clientes
Escolha o modelo e marca da etiqueta, clique em Avançar
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Nesta etapa, se desejar, poderá ser formatado a fonte

Clique em Avançar
Escolha os campos que deverão fazer parte da etiqueta e clique em avançar
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Podemos escolher alguns dos campos da etiqueta para fazer a classificação, podemos
escolher o Nm_Cli (nome do cliente)
Clique em Avançar
Escolha um nome para a etiqueta e clique em Concluir
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Verifique o resultado final:
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PFNTEC SOLUÇÕES EM INFORMÁTICA LTDA

Banco de Dados Relacionais

Cliente 1 muitos Pedidos

Iniciar >> Programas >> MS Access

Na opção No meu computados, você encontra alguns modelos de banco de dados

Objetos de um Banco de Dados

Assistente de Banco de dados

Criando Banco de Dados Através do Assistente

Será apresentada a seguinte caixa de diálogo do lado direto da tela:

Escolha a opção No meu Computador...

Como exemplo, utilizaremos o modelo de Agendamento de Recursos.

A seguir, o Assistente apresentará quadros de diálogo para a criação automática de um

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Navegando pelo Banco de Dados

Depois que um Assistente encerra o processamento da montagem do banco de dados, ou

Planejamento do Banco de Dados

Conceitos de Registros, Campos e Dados

Registros Representam as informações referentes a uma entidade no

Campos São os tipos de dados que formam o banco de dados.

Dados São as informações contidas nas células da tabela.

Modelo de Banco de Dados Relacional

Tabela de Clientes Tabela de Produtos Tabela de Pedidos Tabela de Detalhes do Pedido

Cod_Cli Cod_Prod Nº_Pedido Nº_Pedido

Criando um Banco de Dados novo

Para criação de um banco de dados novo, selecione a opção Banco de Dados em

Para criar uma tabela proceda da seguinte maneira:

Começaremos a criar a tabela de Clientes, daremos o nome de Tbl_Clientes, cujos

Tipo Tipo de dados Tamanho

Memorando Texto longo ou combinações de texto e números. Até 65.535 caracteres

Número Dados numéricos utilizados em cálculos matemáticos. 1, 2, 4 ou 8

Data/Hora Valores de data e hora para os anos de 100 a 9999. 8 bytes.

Moeda Valores monetários e dados numéricos utilizados em cálculos 8 bytes.

AutoNumeração Um número seqüencial exclusivo (incrementado em 1) ou 4 bytes.

A Tbl_Clientes deverá receber a seguinte estrutura:

É necessário configurar as propriedades da tabela. É nas propriedades que determinamos

Tamanho do campo Define o comprimento permitido para os dados inseridos neste

TIPO ARMAZENA MEMÓRIA

Formato Especifica como os dados serão exibidos. Há formatos pré

Símbolos utilizados em formatos

 Para Campos do Tipo texto e memorando :

Digite os Será exibido :

@@@-@@- 465043799 465-04-3799

 Campos do Tipo Data/Hora :

ddd", "d" de "mmm" de "yyyy Dom, 2 de jun de 2006

mmmm dd", "yyyy junho 02, 2006

"Esta é a semana de número "ww Esta é a semana de número 22

"Hoje é "dddd Hoje é terça-feira

Configuração Dados Exibição

Número Geral 3456,789 3456,789

Moeda 3456,789 $3.456,79

Fixo 3456,789 3456,79

Padrão 3456,789 3.456,79

Científico 3456,789 3,46E+03

Exemplos de formatos de número personalizados :

0;(0);;"Nulo" Exibe valores positivos normalmente; exibe valores negativos entre

Casas decimais Número de casas decimais à direita do ponto, sendo permitida a

É possível definir uma máscara de entrada utilizando os caracteres a seguir.

L Letra (de A a Z, entrada obrigatória).

? Letra (de A a Z, entrada opcional).

A Letra ou dígito (entrada obrigatória).

a Letra ou dígito (entrada opcional).

& Qualquer caractere ou um espaço (entrada obrigatória).

C Qualquer caractere ou um espaço (entrada opcional).