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EXÉRCITO BRASILEIRO
SECRETARIA DE ECONOMIA E FINANÇAS
3ª INSPETORIA DE CONTABILIDADE E FINANÇAS DO EXÉRCITO
(Sv de Fundos Reg/3ª RM/1934)
GUIA DO
ORDENADOR DE DESPESAS
1ª Edição
Jul/2016
ÍNDICE
PALAVRAS INICIAIS................................................................................................ 2
1. ASSUMINDO A FUNÇÃO.................................................................................... 3
1.1 RECEBIMENTO DA FUNÇÃO............................................................................. 3
1.2 MATERIAL CARGA............................................................................................. 3
2. PRIMEIROS PASSOS........................................................................................... 4
2.1 CONHECENDO A UG......................................................................................... 4
2.2 FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS DA UG............................................................... 5
3 ROTINAS DO OD................................................................................................. 10
4. ATIVIDADES IMPORTANTES.............................................................................. 11
4.1 REUNIÃO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS MENSAL............................................... 11
4.2 PRESTAÇÃO DE CONTAS ANUAL (PCA) ............................................................ 11
4.3 EXECUÇÃO DA CONFORMIDADE DE GESTÃO................................................... 11
4.4 EXAME DE PAGAMENTO DE PESSOAL.............................................................. 12
4.5 EXAME DAS PASTAS DE HABILITAÇÃO À PENSÃO MILITAR (PHPM) ................ 12
4.6 ALTERAÇÕES DE PAGAMENTO (FAP/FIP) ......................................................... 13
4.7 INATIVOS E PENSIONISTAS (IMPLANTAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO)..................... 13
4.8 GESTÃO DO FUSEx............................................................................................. 14
4.9 CONTROLE PATRIMONIAL................................................................................. 14
4.10 APURAÇÃO E RESPONSABILIZAÇÃO DE DANOS AO ERÁRIO........................... 15
4.11 ARRECADAÇÃO E CONTABILIZAÇÃO DAS RECEITAS GERADAS NA UG............ 15
4.12 PLANEJAMENTO DAS AQUISIÇÕES E CONTRATAÇÕES.................................... 16
4.13 SOLICITAÇÃO DE RECURSOS............................................................................ 16
4.14 GESTÃO DE RESTOS A PAGAR.......................................................................... 16
4.15 RELACIONAMENTO COM A ICFEX................................................................... 17
4.16 SISTEMA DE ACOMPANHAMENTO DE GESTÃO (SAG) ................................... 19
PALAVRAS INICIAIS
Suas ações devem ser praticadas sob a égide dos princípios da legalidade,
moralidade, impessoalidade e publicidade (transparência). Ademais, não basta cumprir
todas as formalidades previstas, é preciso ser eficiente na gestão dos recursos
financeiros e materiais confiados à sua responsabilidade, mantendo a excelente
imagem da Instituição perante a sociedade.
Não se pretende aqui esgotar os assuntos tratados, mas, tão somente, propor um
caminho a seguir e uma referência para o OD, à luz das normas vigentes.
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1. ASSUMINDO A FUNÇÃO
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Após receber a função, uma conferência inicial deverá ser feita, uma vez que o novo
OD, antes de assumir a função, provavelmente não teve tempo suficiente para
dedicar-se a conhecer a situação do material da OM, pois teve que inteirar-se,
também, de outros aspectos. Neste sentido, tem-se a previsão no R-3, art 27, nº 6):
“6) certificar-se, dentro dos primeiros trinta dias de seu comando, direção ou
chefia, do estado da escrituração orçamentária, financeira e patrimonial, das condições
do imóvel e de suas instalações, do arquivo das plantas de arquitetura, estrutura e
instalações; das escrituras do imóvel, dos contratos de aluguel, se for o caso, e do
cumprimento do previsto no item anterior;” (grifo nosso)
2. PRIMEIROS PASSOS
2.1 CONHECENDO A UG
É prudente que o seu substituto esteja com seu perfil e senha ativos, ou seja, em
condições de um eventual desempenho das tarefas no caso de ausência do titular,
evitando a falta de registro tempestivo no sistema. Eventualmente, na falta de um
oficial, o OD poderá designar um praça ou servidor civil para exercer a função, sendo
necessário, apenas, informar à ICFEx sobre essa decisão.
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b. Setor de Pessoal - S1
As atribuições do Cmt OM com esse encargo estão elencadas no art 14 da Port 82-
DGP, de 23 ABR 14 (Instruções Reguladoras para a Administração de Civis, Inativos e
Pensionistas do Exército).
e. Seção FUSEx
f. Fiscalização Administrativa
Para o exercício de sua função, o Fiscal Administrativo conta com auxiliares, titulares
das carteiras e tem sob sua subordinação o encarregado do setor financeiro,
aprovisionamento e material, além dos chefes de depósitos (oficinas, garagens etc).
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g. Setor Financeiro
h. Setor de Aprovisionamento
i. Setor de Material
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Administrativo, devem ser transferidos para o Setor de Material, inclusive com a
transferência contábil.
Apesar de ser uma prática comum nas organizações militares, não há previsão em
QCP (Quadro de Cargos Previstos) da Seção de Aquisições, Licitações e Contratos
(SALC). As aquisições são atribuições do Encarregado do Setor de Material, conforme
prevê o nº 2) do art. 35 do RAE.
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3. ROTINAS DO OD
- CONDUZIR
Ao comandante compete a condução de todas as atividades desenvolvidas pela OM.
[art. 23]
- PROVIDENCIAR
O Agente Diretor, como principal responsável pela administração da unidade, deve
tomar todas as providências de caráter administrativo necessárias ao desempenho das
atividades fim e meio da unidade, de acordo com a legislação em vigor, sendo respon-
sável, portanto, pelos atos e fatos administrativos praticados na sua UA. [art. 25]
- SUPERVISIONAR
Supervisionar todas as atividades administrativas da UA. [art. 27, 1)]
- EXERCER
Exercer fiscalização direta sobre a escrituração orçamentária, financeira e patrimonial
da UA, a fim de mantê-la em ordem e em dia. [art. 27, 3)]
- FORMALIZAR
Formalizar e assinar contratos, de acordo com a legislação própria, decorrentes das
licitações realizadas ou das necessidades da UA. [art. 27, 7)]
- DETERMINAR
Determinar que as compras, obras, serviços; e alienações, sejam efetuadas com estrita
observância da legislação pertinente. [art. 27, 8)]
- MANTER
Manter em arquivo os prazos legais, à disposição dos Órgãos de Controle Interno, a
documentação comprobatória dos atos e fatos administrativos ocorridos. [art. 27, 9)]
- APLICAR
Aplicar, se necessário, quando for o comandante, sanção disciplinar ao responsável por
prejuízos à Fazenda Nacional, de acordo com a respectiva legislação. [art. 27, 11)]
- COMUNICAR
Comunicar, de imediato, ao escalão superior e aos órgãos de fiscalização técnica
previstos na legislação pertinente, a instauração de inquérito administrativo ou policial
militar, para apurar ocorrências administrativas que causaram prejuízos à Fazenda
Nacional. [art. 27, 13)]
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4. ATIVIDADES IMPORTANTES
De acordo com o art. 22 da Port 018-SEF, de 20 dez 13, o OD deverá, até o décimo
dia útil do mês subsequente, realizar uma reunião com os seus agentes executores
diretos previstos no Inc III, § 1º, art 52 do Regulamento Interno e dos Serviços Gerais -
R-1 (RISG), com a finalidade de avaliar o resultado dos atos de gestão orçamentária,
financeira, patrimonial e de pessoal praticados no mês encerrado, e de elaborar, no
final da reunião, o Relatório de Prestação de Contas Mensal (RPCM), para remessa à
ICFEx de vinculação, até o décimo quinto dia útil do mês.
Este exame deve ser realizado concomitante com o exame de pagamento e objetiva
manter atualizada as informações necessárias para a habilitação à pensão dos
beneficiários. Este exame tramita dentro da UG, não sendo necessário o
encaminhamento para a ICFEx de vinculação.
Nos termos da Port 653-Cmt Ex, de 30 AGO 05, que trata das Instruções Gerais para
o Fundo de Saúde do Exército (IG 30-32), o FUSEx visa ao atendimento médico-
hospitalar dos militares, na ativa e na inatividade, e de pensionistas de militares.
Observar a Msg SIAFI 2010/0515262-DGP.
Especial atenção deve ser dada aos procedimentos de alto custo e complexidade.
Nos termos do art. 17 das IR 30-38 (Port 048-DGP, de 28 FEV 08), os Cmt, Ch e Dir de
UA deverão mandar realizar auditoria prévia dos procedimentos e (ou) exames de alto
custo e complexidade, decorrentes de atendimentos realizados em OCS e PSA. Nos
casos de urgência e emergência, os procedimentos a serem adotados estão
regulamentados no Capítulo III da IR 30-38.
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Os agentes da administração devem manter o OD informado acerca dos assuntos
patrimoniais, ressaltando as pendências e as providências em curso.
No âmbito do Exército, a Port 008-SEF, de 23 dez 03, trata das Normas para a
Apuração de Irregularidades Administrativas. O Ordenador de Despesas, ao verificar a
ocorrência de fatos de qualquer natureza que contenham indícios de prejuízo à
Fazenda Nacional, deverá determinar a instauração de Sindicância, de Inquérito
Policial Militar (IPM) ou de Processo Administrativo para sua apuração e
ressarcimento, de acordo com a respectiva legislação. Destaca-se a importância de
qualificar e quantificar o dano.
Maiores detalhes e orientações sobre o tema podem ser encontrados nos pareceres
de nº 048/AJ/SEF, de 13 AGO 09 e de nº 111/AJ/SEF, de 30 SET 13, bem como no
Anexo ‘C’ do BInfo 06/2013, desta ICFEx.
Toda e qualquer receita gerada/arrecadada pela unidade deverá ser recolhida por
meio da Guia de Recolhimento da União (GRU), com vistas à sua contabilização no
SIAFI. Os códigos a serem utilizados na GRU encontram-se disponibilizados na tabela
de código de depósito para o órgão Fundo do Exército, disponibilizado nas Orientações
aos Agentes da Administração da DGO.
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todas as receitas, ter acesso aos pleitos de créditos, e ainda transferir recursos entre as
UG e entre a UG e o FEx.
A aplicação dos recursos deve ser realizada à luz da finalidade da NC. Qualquer
dúvida sobre o tema deve ser tratada diretamente com o ODS que o descentralizou,
evitando-se o desvio de finalidade, que é considerado uma irregularidade.
O OD deve envidar todos os esforços para evitar cancelamentos de RP. Caso seja
necessário, o processo deve ser acompanhado de todas as medidas legais cabíveis a
fim de proteger o interesse público, tais como a aplicação de sanções ao fornecedor
inadimplente (procedimentos constantes no sítio da 3ª ICFEx). Estes cancelamentos
devem ser informados mensalmente à ICFEX, mediante planilha anexa ao RPCM.
a. Visitas de Auditoria
As visitas de auditoria são realizadas conforme a previsão no Plano Anual de
Atividades de Auditoria (PAAA), consolidado pelo CCIEx, e aprovado por portaria do
Cmt Ex. Estes trabalhos seguirão as Normas para a Realização das Atividades de
Auditoria e Fiscalização pelo Controle Interno do Comando do Exército (EB10-N-
13.003), com vistas a verificar a regularidade dos atos e fatos administrativos quanto à
observância da legislação vigente (legalidade), eficiência, eficácia, economicidade e
equidade na gestão dos recursos públicos colocados à disposição das Unidades
Gestoras, servindo ainda de suporte à certificação das Prestações de Contas Anual.
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b. Diligências
As diligências visam a buscar informações e esclarecimentos junto à UG sobre as
razões que levaram à prática de qualquer ato orçamentário, financeiro, patrimonial ou
operacional. Feita a correção/resposta, e de forma tempestiva, a diligência estará
encerrada. Persistindo o erro, a diligência poderá acarretar em restrição contábil para
a UG ou ainda evoluir para uma Visita de Auditoria Não-Programada (VANP), Auditoria
Especial ou Tomada de Contas Especial (TCE).
c. Conformidade Contábil
A Conformidade Contábil dos atos e fatos da gestão orçamentária, financeira e
patrimonial, registrada pelas ICFEx consiste na certificação dos demonstrativos
contábeis gerados pelo SIAFI. Seu registro tem como base os princípios e normas
contábeis aplicáveis ao setor público, o Plano de Contas da União, a Conformidade dos
Registros de Gestão das UG, o Manual SIAFI e outros instrumentos que subsidiem o
processo de análise realizada pelo responsável pelo seu registro. Ressaltam-se as
principais situações que ensejam registro da conformidade com restrição:
Falta de registro da conformidade dos registros de gestão.
Falta de registro da unificação patrimonial.
Falta de registro da depreciação ou seu registro em contas que não podem ser
depreciadas.
Divergência entre SISCOFIS e SIAFI.
Saldo indevido nas contas com final 99 (Outros), OB cancelada, Outros
Consignatários, GRU a classificar etc (Equações CONDESAUD).
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f. Solicitação de Senhas
As senhas para acesso aos diversos sistemas utilizados para o registro dos atos de
gestão devem ser solicitadas à ICFEx e seguir os procedimentos regulados para a sua
obtenção. O OD, responsável pelas senhas fornecidas à sua UG, deve, por conseguinte,
orientar seus agentes a evitarem a perda das referidas senhas por motivo de
esquecimento ou uso indevido, assegurando, assim, a segurança necessária ao uso de
todos os sistemas, como o SIAFI.
g. Formulação de Consultas
Eventualmente, o OD se depara com dúvidas quanto ao atendimento dos direitos
remuneratórios dos militares de sua UG ou matéria inserida na legislação econômico-
financeira e de Controle Interno. Para auxiliar o OD neste quesito, recomenda-se
inicialmente a consulta aos Ofícios e Pareceres contidos na intranet da Asse1/SEF e,
caso não sanada a dúvida, encaminhar uma consulta à ICFEx, observando-se, para sua
elaboração, a Portaria 004-SEF, de 6 NOV 02, devendo constar, inclusive, o parecer do
OD quanto ao pleito.
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