Feira de Agricultura

Relatório final 2023 - AgroBarroso

Curso de Organização de Eventos

 Relatório final| Ana Gonçalves

Índice
Introdução....................................................................................................................................2
Enquadramento do Evento......................................................................................................2
Local.........................................................................................................................................2
Marketing e Comunicação do Evento...........................................................................................4
Programação................................................................................................................................5
Logística.......................................................................................................................................6
Formação de equipa.................................................................................................................7
Plano de Emergência................................................................................................................8
Contratos..................................................................................................................................8
Conclusão.....................................................................................................................................9
Anexos..........................................................................................................................................9
Anexo I – Briefing AgroBarroso................................................................................................9
Anexo II – Questionário de avaliação AgroBarroso..................................................................9
Anexo III – Orçamento AgroBarroso.........................................................................................9
Anexo IV – Cronograma............................................................................................................9

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Introdução
Serve este relatório para descrever o evento que eu decidi organizar e planear
para este curso. Este tipo de evento já foi realizado, e a meu ver era uma mais valia para
o nosso conselho. Não sei qual o motivo da não realização ou neste caso da não
continuação do evento, mas tenciono utilizar este curso para propor a sua realização as
entidades competentes e criar uma oportunidade para mim de sucesso.

Enquadramento do Evento
Neste curso, todos os meus trabalhados se basearam no mesmo evento. Esse
evento é uma feira que tem como objetivo dar a conhecer os costumes, as práticas, e o
modo de vida da região do “Barroso” com o nome de “AgroBarroso”. O nome contem
referencia ao “Agro” porque em 2018 a região do Barroso foi declarada património
agrícola mundial pela Organização das Nações Unidas para Alimentação e Agricultura
(FAO).
Barroso, ou Terras de Barroso, é o nome tradicional da região formada pelos
concelhos de Montalegre e Boticas. A região do Barroso é uma região rural dominada
pela agricultura, pela produção pecuária e pelas culturas típicas das regiões
montanhosas, onde se mantêm as formas tradicionais de trabalhar a terra ou tratar os
animais. As principais atividades são a criação de gado e a produção de cereais, o que
deu origem a um mosaico de paisagem em que as pastagens antigas, as áreas de cultivo
(campos de centeio e hortas), os bosques e as florestas estão interdependentes.
Sendo o meu evento uma feira, irá conter várias atividades relacionadas com a
nossa região: atuação de grupos musicais da região, concursos de melhor tipo de gado,
concursos de melhor agricultor, desfile de trajes regionais, entre outras atividades. Neste
evento também haverá uma exposição de variedades culturais, bem como um mercado
da região, onde alguns dos agricultores e artesãos locais podem vender os seus produtos
a quem pretenda comprar. A par deste mercado, teremos também uma área destinada a
restauração onde os empresários locais a nível da restauração interessados podem servir
refeições ligeiras e petiscos da nossa região aos visitantes da Feira.
Em termos logísticos, a feira será de entrada livre num recinto aberto. Haverá
um ponto de informação que facultará todos as informações necessárias a quem assim
pretenda.

Local
O local escolhido para a realização deste evento é um campo onde é realizada a
Feira semanal da Vila de Boticas.
Este local possui um edifício com varias salas e escritórios que servirão de apoio ao
evento antes, durante e depois. Será nesse edifício que se instalará o secretariado e no
decorrer do evento será a receção e o ponto de informação para todos os visitantes.

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Também é aqui neste edifício que todos os participantes e expositores podem tirar
dúvidas antes e durante o evento.

Figura 1- Recinto da AgroBarroso

Figura 2- Entrada e Rececão da AgroBarroso

Marketing e Comunicação do Evento

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Sendo o marketing e a comunicação do evento os principais fatores de sucesso

deste tipo de eventos, a AgroBarroso terá um slogan e um logotipo próprio.
A divulgação da feira será feita através de vários recursos dos quais eu acho
serem com os mais adequados para o nosso meio, bem como acho que estes recursos
escolhidos alcançam inúmeras pessoas, o que servirá para atrair mais visitantes.
Sendo assim irão ser distribuídos por todos os outdoors das regiões vizinhas o
slogan e o e a programação do evento, bem como flyers pelos concelhos vizinhos e pelo
nosso concelho.
Figura 3- Logotipo e Slogan AgroBarroso

Neste seguimento, pretendemos também passar publicidade nos jornais regionais

e nas rádios regionais próximas. Outra forma de publicitar este evento e colocar um

Figura 4- Publicidade Agrobarroso

anúncio na rede multibanco das regiões vizinhas.
Outro meio de divulgação e provavelmente o mais importante será a criação de
um evento e de uma página nas redes socias.

Iremos também enviar convites a todas as entidades regionais para o dia da

inauguração para que estejam presentes.

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Programação

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Logística
Esta feira da agricultura terá em termos logísticos uma equipa de 5 pessoas a
trabalhar em conformidade para que tudo corra pelo melhor. Esta equipa terá como
função a organização da feira em termos logísticos.
Como já foi referido a feira encontra-se dividida em varias áreas:
- Exposição de produtos da região
- Mercado com produtos da região
- Área da Restauração (Restaurantes)
- Exposição de Animais

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Para que seja possível prever quantas pessoas irão participar na feira, todos os
participantes têm uma data limite para se inscrever. Esta inscrição terá um custo
conforme a área e a finalidade de cada Stand.
Esta equipa será responsável por fazer os impressos de inscrições, elaborar a
publicidade, elaborar e enviar convites, elaborar os planos de emergência, o orçamento,
e todas as tarefas de gestão que forem surgindo.
Também esta equipa terá de tratar de adquirir todos os seguros e licenças
necessárias para o realização deste evento, bem como pedir auxilio as autoridades locais
para o decorrer do evento.
Outra função da equipa de secretariado é garantir a estadia dos convidados bem
como a sua participação na feira.
No decorrer do Evento, o secretariado esta presente em todas as atividades
prestando auxilio necessário e garantido que tudo corre como planeado.

Formação de equipa
A equipa deste evento será formada por 16 pessoas. Devido ao facto de este
evento ser bastante específico e abrangente necessitamos de pessoas qualificadas e a
aptas em várias áreas diversas.
Serão necessárias 2 pessoas para a organização da animação do evento,
nomeadamente a contratação de artistas musicais bem como a contratação de um grupo
de teatro.
Para a elaboração dos concursos, debates e para a seleção de um júri dos
mesmos serão necessárias 3 pessoas. Estas pessoas terão de possuir conhecimentos
agropecuários regionais bem como ter formação adequada na área da agricultura.
Em relação ao secretariado, este contará com 5 pessoas incluindo o gestor geral
do evento, neste caso eu. Estas 5 pessoas necessitarão de conhecimentos de gestão, em
marketing, em administração e de legislação depois irão ser responsáveis por estas áreas
todas. Terão de ser capazes de gerir, organizar, obter licenças, obter seguros de todo o
evento.
Serão também necessários 4 rececionistas, capazes de dar as informações a todos
os participantes e a quem necessitar de ajuda. Serão quatro pois o evento decorrerá
vários dias e com muitas horas e é necessário a “Receção/Ponto de informação” estar
sempre aberta com no mínimo 2 pessoas.
Também vão ser necessários sempre 2 pessoas no recinto para manter a limpeza
do mesmo.
O Cronograma que vem no Anexo IV também servirá para a organização da
equipa de trabalho.

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Plano de Emergência
Um plano de emergência para um evento de feira é essencial para garantir a
segurança de todos os participantes. Aqui estão algumas diretrizes básicas que eu
considerei:
1. Avaliação de riscos: Identifique os possíveis riscos e perigos que podem surgir
durante o evento, como incêndios, desmaios, tumultos, etc.
2. Equipa de emergência: Montar uma equipa habilitada para lidar com emergências,
incluindo socorristas, bombeiros, seguranças e coordenadores de evacuação. Ou neste
caso pedir auxilio aos bombeiros locais.
3. Pontos de atendimento: Definir pontos de atendimento médico e primeiros socorros
bem sinalizados em todo o local.
4. Rotas de evacuação: Irão ser estabelecidas rotas claras de evacuação em caso de
emergência, com saídas bem sinalizadas e amplamente divulgadas.
5. Comunicação: Garantir meios infalíveis de comunicação em todo o evento, como
rádios ou sistemas de megafonia.
6. Controlo de multidões: Irão ser implantadas medidas para controlar multidões e evitar
aglomerações que possam causar situações perigosas.
7. Autoridades e serviços de emergência locais: Mantenha contato com as autoridades e
serviços de emergência locais para receber apoio, se necessário.
8. Prevenção contra incêndios: Garanta a presença de extintores de incêndio e que a sua
equipa seja capaz de lidar com este tipo de emergência.
9. Comunicação com o público: Garantir que no local do evento estejam afixadas em
vários pontos do evento as informações necessárias para os participantes terem acesso.

Contratos
Em relação a contratos, esta feira necessitará de elaborar contratos com todos os
fornecedores que aprovisionem os alugueres de equipamentos técnicos e afins. ISTO é,
irão ser elaborados contratos de aluguer com as empresas responsáveis pelo sistema
sonoro, pela montagem do palco, pela montagem dos Stands, bem como todos os
artistas presentes num evento.
Irão ser realizados também realizados contratos com a equipa técnica e todos os
colaboradores que sejam necessários para a realização desta feira.

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Conclusão
Agora que terminei este curso, creio ter as capacidades necessárias para por em
prática tudo que aprendi aqui.
Apesar de achar que este relatório está preciso e assertivo, a minha opinião é que
muitas das vezes a organização de eventos é difícil de explicar, isto é, planeamos e
prevemos muitas situações e na realidade é difícil de passar para o papel as informações
todas.
Acredito ter atingido todas as expectativas e todos os objetivos aqui propostos,
bem como todas as tarefas solicitadas.
Em termos pessoais, a conclusão deste curso foi uma experiência motivadora e
desafiante que eu adorei efetuar.
Agradeço principalmente a formadora Ana toda a atenção e ajuda prestada.

Anexos
Todos os anexos constam em ficheiros separados devido ao formato editável dos
ficheiros não serem compatíveis uns com os outros. Seguem todos em anexo na mesma pasta do
Ficheiro deste relatório.

Anexo I – Briefing AgroBarroso

Anexo II – Questionário de avaliação AgroBarroso
Anexo III – Orçamento AgroBarroso
Anexo IV – Cronograma

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