Usos e desusos da ISAD(G) por instituições de custódia

documental *

André Porto Ancona Lopez

Universidade de Brasília
apalopez@gmail.com

Pequeno retrospecto histórico

A International Standard Archival Description, mais conhecida pela sigla ISAD(G), é

resultado da tentativa de estabelecimento de um parâmetro mundial de descrição arquivística
por parte do Conselho Internacional de Arquivos (CIA). Desde a divulgação da versão
preliminar em 1988, em Ottawa, até a atual popularização, a diretriz tem sido aplicada de
maneira cada vez mais flexível. Também tem sido apropriada por gestores e técnicos em
diferentes tipos de instituições de custódia documental, ultrapassando as fronteiras dos
arquivos.

Na primeira década a ISAD(G) é pouco difundida, pouco conhecida pelos arquivistas não
especializados e pouco aplicada nos países externos ao grupo de trabalho inicial. Em 1993,
em Estocolmo, é aprovada a primeira versão oficial da diretriz, com a proposição de ser
analisada, em termos práticos, pela comunidade arquivística – com maior abrangência – e ser
revisada após cinco anos. Em 1999, novamente em Estocolmo, aprova-se a segunda versão, a
qual conta com um grupo de países participantes mais amplo que as versões iniciais
(International Council on Archives, 2000). A divulgação, no entanto, permanece bastante
restrita. A diretriz passa a ter uma efetiva dimensão internacional com a disponibilização on-
line feita em agosto de 2000, às vésperas do congresso de Sevilha ( LOPEZ, 2002a, p.45).
Apesar disso, ainda não é aplicada por um número expressivo de arquivos e instituições no
mundo, devido ao pouco conhecimento sobre a ISAD(G) na comunidade internacional de
arquivistas e a certa dose de desconfiança quanto a sua efetividade por parte de alguns
usuários; há que se considerar também a necessidade de um período natural de adaptação das
velhas práticas.

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A partir de 2000 pode-se notar uma ampliação crescente da difusão da ISAD(G) com a
divulgação de traduções semioficiais em diversos idiomas; não podem ser consideradas
oficiais porque o documento do CIA só foi formalmente aprovado em inglês e francês, a
despeito de trazer exemplos em português e italiano também. Algumas dessas traduções
foram elaboradas por especialistas, membros de arquivos nacionais e, em alguns casos,
integrantes do próprio comitê do CIA responsável pela redação final do documento oficial.
Posteriormente novas traduções não oficiais foram realizadas, ampliando a abrangência da
difusão das diretrizes. Hoje o website do CIA apresenta, sem distinção quanto ao caráter
oficial ou não, a ISAD(G) em 14 diferentes idiomas, alguns recentemente incorporados:
espanhol (2000), francês (2000), galês (s.d.), grego (2002), hebraico (s.d.), holandês (2004),
inglês (2000), polonês (s.d.), português (2000), romeno (s.d.), russo (2011), sérvio (2006) e
tcheco (2009) (INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES, 2011a).

Um movimento mais significativo no sentido de ampliar o alcance da ISAD(G) pode ser

situado, esquematicamente, a partir de 2003, com discussões mais sistematizadas sobre a
adoção de diretrizes específicas em diferentes países, e a respectiva redação de documentos de
caráter nacional e regional. A discussão dos limites práticos e teóricos de um padrão que se
pretenda internacional foi quase concomitante à publicização da segunda edição da diretriz.
Esse movimento, que tem alguns dos principais atores na Espanha, praticamente inviabiliza a
ideia de elaboração de uma terceira edição do documento em um futuro próximo. O que
nasceu como International Standard passou a ser nacionalizado. Em 2006 o Brasil aprova e
divulga sua diretriz específica, a Norma Brasileira de Descrição Arquivística – NOBRADE
(BRASIL, 2006). No final do mesmo ano a Catalunya publica suas normas regionais: a
Norma de Descripció Arxivística de Catalunya – NODAC (BERNAL, 2006), a despeito de
não incluir no CIA uma versão catalã da ISAD(G); no ano seguinte a NODAC é traduzida
para o espanhol e o inglês. Não são diretrizes concorrentes ou contraditórias, mas
complementares à ISAD(G), as quais buscam aperfeiçoar a descrição de acordo com
tradições, práticas e especificidades arquivísticas nacionais e regionais.

O aperfeiçoamento nacional/regional abriu margem para que, em alguns pontos, o ideal de

padronização fosse flexibilizado. A divulgação dessas novas normas contribuiu para que a
existência da ISAD(G) fosse mais conhecida, não apenas pela comunidade especializada, mas

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também por gestores de documentos não arquivísticos, inaugurando a etapa atual do
desenvolvimento da diretriz. Estamos, hoje, vivendo um momento de popularização e
adaptação das diretrizes para outras finalidades, que também pode ser denominado „fase de
contaminação‟, no sentido de que a ampliação da área de influência passa a afetar ambientes
não adequados à sua funcionalidade. Esse processo é, em parte, explicável pela própria
estrutura de algumas instituições de custódia de arquivos, que mantém junto a estes, às vezes
de modo pouco definido, coleções, material de caráter biblioteconômico, peças de museu etc.
A existência de um padrão internacional de descrição de documentos de arquivo converte-se
em ferramenta de potencial interesse para museus, centros de documentação e até mesmo
bibliotecas, responsáveis pelo tratamento de documentos de caráter não arquivístico.

Foco de atuação da ISAD(G)

A tentativa de utilização da ISAD(G) em materiais sem organicidade arquivística pode até,

eventualmente, solucionar problemas pontuais, porém representará um tour de force que,
necessariamente, não aproveitará a principal qualidade da diretriz; que será subutilizada e,
certamente, não atenderá plenamente as demandas informacionais dos custodiantes dos
documentos não arquivísticos. A ISAD(G) é uma diretriz destinada à descrição de
documentos de arquivo, sobretudo de valor permanente, conforme se pode ver na Figura 1,
adiante.

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Figura 1 – Escopo da ISAD(G) no esquema das operações arquivísticas

Fonte: o autor, com base em Miller (1990, p.6), destacando o campo de ação da ISAD(G).

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As atividades arquivísticas apresentam-se como uma rede diversificada, na qual cada
atividade tem características particulares e está interligada com as demais. Miller (1990)
reafirma a dimensão que as atividades de descrição têm no fazer arquivístico, com atuação
restrita à parte final de um complexo sistema. Não se trata aqui de discutir a pertinência ou
não de tal esquema para melhor compreender as operações arquivísticas. Tampouco vem ao
caso a clássica diferença conceitual entre records e archives. O importante é perceber que o
escopo de aplicação da ISAD(G) é bastante específico e liga-se a um rol de atividades
anteriores, também específicas dos arquivos.

Por representar o principal ponto de contato dos não especialistas com os arquivos, a
descrição é a atividade que tem maior visibilidade e, por essa razão, suscita comparações com
outras áreas, responsáveis pela custódia de documentos assemelhados, nas quais ocupa um
locus sistêmico similar, porém não equivalente, ao dos arquivos. O fato de que a parte inferior
do esquema de Miller – a partir do item „depósito/preservação‟ – seja vista como
equivalentemente representativa por outros tipos de instituições que custodiam documentos
não pode implicar em transposição direta de instrumentos e procedimentos.

A ISAD(G) destina-se às atividades de descrição; este fato, além de representar um foco

específico de atuação, limita seu escopo, que não abrange:

 Organização física e lógica de acervos e/ou instrumento de gestão de documentos

correntes e intermediários: por ser destinada à descrição, a ISAD(G) não pode ser
entendida como ferramenta para as atividades de classificação e/ou controle de
arquivamento, a despeito de referenciar tais dados (LOPEZ, 2005); para essas atividades
existem (e podem ser desenvolvidas) ferramentas muito mais eficazes e adequadas; a
natureza dos dados requeridos para atividades de gestão é absolutamente diversa do que se
demanda para a descrição e para os arquivos permanentes.
 Descrição de coleções (mesmo que custodiadas por arquivos) e/ou outros conjuntos
documentais não arquivísticos: uma das características essenciais dos documentos de
arquivo é a sua organicidade, que será traduzida no esquema hierárquico da classificação,
e está refletida na estrutura multinível da diretriz; os materiais não arquivísticos (incluindo
as coleções), ainda que apresentem subdivisões, não possuem organicidade, não
comportando sua alocação nos níveis superiores da diretriz (fundos, subfundos, séries e

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 subséries); o uso da diretriz, nesses casos, inutiliza os campos destinados à organicidade e
potencializa a descrição dos conteúdos de itens documentais apenas.

A diretriz, por ser destinada a materiais arquivísticos, tem estrutura multinível que visa
possibilitar a representação da organicidade do fundo, facilitando a demonstração da
contextualização arquivística. A estrutura multinível impõe que a descrição de itens
documentais esteja sempre articulada à série documental, que, por sua vez, estará vinculada
ao subfundo (ou classe, grupo) e este ao fundo, refletindo, assim, a organicidade do arquivo.
No entanto, por vezes, a aplicação da diretriz apresenta problemas oriundos do descompasso
com algumas práticas arquivísticas anteriores, não condizentes com o modelo de organicidade
contemplado. Bogdan Popovici (2009) indica que a Romênia, por exemplo, tem tido
problemas em adaptar-se à ISAD(G), sobretudo em relação a conjuntos documentais mais
antigos, uma vez que a lógica de organização anterior dos acervos não é a mesma da estrutura
multinível da diretriz. No Brasil, onde abundam práticas biblioteconômicas nos arquivos, a
descrição exaustiva de itens documentais tem sido frequente. Aqui o fundamento
biblioteconômico da descrição por conteúdo é muito forte, portanto problemático para o
universo dos arquivos. Muitas vezes, documentos que não estão contextualizados e
organizados – em séries, classes, subfundos (grupos) e fundos documentais – são descritos
mesmo assim, em desconformidade com a diretriz e com os princípios teóricos da
Arquivologia.

Outro problema é a falta de atualização da diretriz e seu envelhecimento natural. Engendrada

no final da década de 1980 e finalizada há mais de 10 anos, a ISAD(G) está desatualizada, por
exemplo, quanto aos documentos digitais e foi baseada em um modelo de descrição
referencial muito aquém das atuais possibilidades das tecnologias de informação e
comunicação (TICs).

Há, portanto, um hiato entre a proposta conceitual da diretriz e a sua aplicação, que vai sendo
flexibilizada cada vez mais, seja para atender às próprias demandas de algumas tradições
arquivísticas, seja para que outros tipos de documentos possam ser descritos com a ISAD(G).
A adoção de maior flexibilidade para atrair mais adeptos acaba por permitir a descrição de
conjuntos não arquivísticos, como as coleções contempladas na NOBRADE, por exemplo. Ao
flexibilizar o conceito de série, que passa a poder ser entendida como simples subdivisão por
assunto, portanto, sem organicidade, a diretriz brasileira (BRASIL, 2006, p.16) permite a
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simplificação do produto final que, na prática, torna-se uma mera ficha de descrição de itens
documentais por assuntos. Tal possibilidade acaba por levar à incorreta percepção de que
tratamentos pautados no conteúdo seriam arquivisticamente típicos e corriqueiros,
transformando a exceção em ocorrência hegemônica. Com isso, muitas vezes, são
extrapoladas as fronteiras da descrição e, não raro, dos próprios arquivos.

Organicidade e contextualização arquivística: um exemplo

Uma das principais diferenças entre a descrição arquivística e a descrição de itens

documentais é a questão da organicidade. Com as novas TICs o detalhamento do conteúdo
documental é cada vez menos necessário, posto que atualmente pode-se dar acesso a cópias
integrais dos documentos. A descrição arquivística deve estar orientada, em primeiro lugar,
para a descrição do plano de classificação, tornando inteligível a organicidade do fundo de
modo a facultar o acesso aos documentos. É importante perceber que, no universo dos
arquivos, é possível que informações idênticas do ponto de vista do conteúdo tenham
titularidades e organicidades distintas, quer seja pela geração de novos documentos a partir de
reproduções do conteúdo, como no caso de fotografias (LOPEZ, 2003, p.78-79; 2009, p.264-
265), quer seja pela ressignificação e correspondente mudança de uso, como no caso de
algumas obras de arte (LOPEZ, 2000, p.146ss).

O quadro The Lackawanna Valley, de George Inness (1856), mencionado por Gombrich
(1986, p.58ss), é um bom exemplo da reconfiguração do documento através da modificação
na atribuição de sentido, distanciando-se do inicial. A obra, pintada por encomenda do então
presidente da estrada de ferro retratada, foi elaborada com intuito publicitário, entre 1855 e
1856. Na época a companhia ferroviária contava com apenas uma linha, porém exigiu que
fossem pintadas linhas adicionais, visando incrementar a publicidade, sob o argumento de que
eventualmente seriam construídas. Inness, apesar de se opor, acabou por cumprir parcialmente
tal exigência, sugerindo a existência de novos trilhos com a presença de colunas de fumaça no
horizonte (GOMBRICH, 1986, p.58).

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Figura 2 – George Inness. The Lackawanna Valley, c.1856.

Fonte: National Gallery of Art, Washington. Doação de Mrs. Huttleston Rogers.

Reprodução: cortesia do conselho de curadores.

Desde o início da elaboração a obra foi um produto das atividades administrativas da

Pennsylvania Coal Company, e o artista, mesmo mantendo direitos de autor, atuou como
prestador de serviço. A titularidade arquivística da pintura, naquele momento, era da
companhia, e sua finalidade organizacional visava o uso publicitário. Potencialmente poderia
ter ainda utilidade ligada à engenharia, já que, caso ocorresse realmente a expansão das linhas
no vale de Lackawanna, a pintura poderia auxiliar como croqui ou suporte ilustrativo
(GOMBRICH, 1986, p.59). A modificação de status desse documento – ocorrida no momento
de sua transformação em obra de arte, com a consequente exposição em salas de museus e
galerias – é algo posterior à sua criação publicitária. A atribuição de um valor essencialmente
estético e artístico ao documento, descartando seu sentido original, representou nova
atribuição de significado e uma nova titularidade (LOPEZ, 2000, p.147). A pintura converteu-
se, assim, de documento arquivístico da Pennsylvania Coal Company em documento

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museológico da National Gallery of Art, em Washington (D.C.), doado pela herdeira de um
dos diretores da companhia.

A inserção da pintura mencionada em um sistema descritivo baseado na ISAD(G) só deveria

ocorrer no caso de execução de tratamento arquivístico no fundo documental da Pennsylvania
Coal Company, correlacionando esse item documental aos conjuntos orgânicos (séries, grupos
e subgrupos) e aos demais documentos gerados e acumulados pelas atividades publicitárias da
organização. A mera descrição de conteúdo da obra de Inness, no caso de tentativa de uso da
ISAD(G) em perspectiva museológica, não conseguirá explicitar a dimensão orgânica anterior
do documento. Prender-se à descrição formal, isolada do contexto de produção, tanto no viés
arquivístico como no museológico, significaria, em ambos os casos, apontar a existência de
linhas ferroviárias e outros elementos da paisagem em The Lackawanna Valley, ignorando o
contexto geracional de pintura publicitária. A descrição semântica do quadro pode ser
realizada em qualquer perspectiva que se adote para o documento, não sendo necessária a
utilização de qualquer modelo de descrição arquivística. A identificação da relação entre a
pintura (mesmo que assinada por George Inness) e o contexto (atividades publicitárias da
Pennsylvania Coal Company) – que ainda pode ser realizada pelo museu – seria capaz de
garantir seu entendimento como documento nascido arquivístico. Essa dimensão é essencial
para a compreensão dos motivos responsáveis por sua elaboração e poderia restituir a
eloquência característica do documento de arquivo, perdida no processo de conversão em obra
de arte (LOPEZ, 2000, p.147). A compreensão do sentido arquivístico original do documento
pelo museu independe do sistema descritivo que se utilize.

Questões de fundo

A adoção de uma determinada ficha, deste ou daquele modelo descritivo, deve ser resultado
de uma detalhada análise anterior, que defina os objetivos a serem alcançados com a
descrição. A ISAD(G), desde a formulação, apresenta um escopo bem definido e específico.
Mesmo assim, para determinadas demandas dos arquivos, a diretriz é insuficiente, em parte
pela desatualização e em parte por seus limites estruturais. A ISAD(G), no âmbito dos
arquivos, só tem eficácia quando utilizada em conjunto com uma série de outras diretrizes
complementares – como ISAAR(cpf), para controle de autoridades; ISDIAH, para controle de

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instituições; e ISDF, para controle de funções (INTERNATIONAL COUNCIL ON
ARCHIVES, 2011b) – e integrada às demais operações técnicas arquivísticas. Isoladamente
representa apenas um formulário de aparência padronizada, mas sem consistência técnica.

No caso dos arquivos, como se pode notar no percurso iniciado há cerca de 25 anos, houve
um processo de análise dos objetivos a serem atingidos, de acordo com as particularidades
desse tipo de documento. Para que se possa optar pela adoção (mesmo que parcial) dessa ou
daquela ferramenta, faz-se necessário, antes, definir uma política de descrição documental (
LOPEZ, 2002b, p.36) que inclua também o planejamento relativo ao que deverá ser
desenvolvido/complementado localmente. No caso de materiais não arquivísticos (mesmo que
custodiados por instituições arquivísticas) é mister que a adoção de um modelo descritivo
contemple uma discussão prévia dos seguintes aspectos, no mínimo:

 Qual a finalidade da adoção/criação de uma ferramenta de descrição?

(a) controle de acervo e/ou

(b) organização física e/ou
(c) descrição da organização lógica e/ou
(d) descrição de conteúdo e/ou
(e) acesso.

No caso da ISAD(G), a diretriz está mais voltada para o tópico (d), abrangendo (c) e
parcialmente (e).

 Qual a importância do acervo a ser afetado pela ferramenta?

(a) valor contextual de prova e/ou

(b) valor informativo do conteúdo e/ou
(c) valor contextual social/histórico/cultural.

A ISAD(G) contempla principalmente o tópico (b).

 Quais são os dados requeridos para atender às conclusões dos dois itens acima?

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A ISAD(G) apresenta uma extensa relação sistematizada de campos, reunidos em áreas de
descrição, em uma estrutura multinível. As diretrizes complementares padronizam o
preenchimento de alguns desses campos. As normas nacionais complementam e padronizam
localmente o preenchimento de outros.

 Como se pretende dar acesso aos dados definidos acima e como se pretende, com tais
dados, dar acesso aos documentos?

A ISAD(G) prevê a hierarquização dos formulários de acordo com os níveis da estrutura

multinível. Com o acesso à descrição o usuário poderá chegar aos documentos por meio dos
códigos de localização anotados. Não há nenhuma previsão, ou sugestão, quanto às formas de
apresentação (sejam impressas ou eletrônicas) e a sistemas de busca e indexação de
informações e documentos. A desatualização tecnológica não permite, obviamente, previsão
de sistema de acesso direto a versões eletrônicas dos documentos por meio de ativação de
hiperlinks, por exemplo, e outros recursos mais recentes.

 Quem é o público-alvo da ferramenta?

(a) pessoal técnico envolvido com o acervo e/ou

(b) pessoal interno da instituição de outras áreas de atuação, ou
(c) usuário pesquisador especializado, ou
(d) público em geral.

Os instrumentos realizados com a aplicação da ISAD(G) – pelo pessoal previsto em (a) a

partir de instrumentos de controle – voltam-se preferencialmente para o tópico (c), com
alguma extensão em (d) e (b).

 A partir da definição do seu usuário preferencial, acima, que tipo de interação a

ferramenta terá com o público-alvo?

(a) comunicação vertical, ou

(b) interação/comunicação 2.0, ou
(c) inclusão de conteúdo/comunicação 3.0.

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É importante reiterar que para a discussão deste item é crucial a clara definição de quem é o
público-alvo. A ISAD(G) opera no primeiro nível, não só pela limitação tecnológica da época
em que foi concebida, mas também pelo conceito de comunicação predominante na
Arquivologia de então.

A agenda é vasta, complexa e dificilmente terá uma conclusão consensual entre as mais
diferentes entidades e instituições dedicadas à custódia de documentos. O fato concreto é que,
hoje em dia, a demanda crescente por modelos prontos para aplicar tem sido responsável pela
ampliação da área de influência da ISAD(G) para além do universo arquivístico, a despeito do
fato de que os documentos e a atividade de descrição estão sendo drasticamente modificados
pelas novas Tecnologias da Informação e Comunicação (TICs), em velocidade muito maior
do que a capacidade do CIA de revisar e ampliar o escopo deste modo de descrever
documentos, que já dura um quarto de século.

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* Versão ajustada da conferência “Usos & desusos da ISAD (G) nas Ciências da Informação”, apresentada no “II
Seminário Internacional Arquivos de Museus e Pesquisa: tecnologia, informação e acesso” em São Paulo, em
novembro de 2011. Agradeço à profa dra Darcilene Sena Rezende pela cuidadosa leitura dos rascunhos e por suas
sugestões, eximindo-a de qualquer responsabilidade sobre eventuais problemas que ainda possam existir no
texto.

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