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COMUNICAÇÃO E FEEDBACK

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VOCÊ SABE COMO GERIR OS PROCESSOS DE COMUNICAÇÃO E FEEDBACK EM UMA

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ORGANIZAÇÃO?
Este material objetiva a compreensão dos principais aspectos envolvidos na comunicação e,
mais especificamente, no processo de feedback no contexto organizacional.

Fonte: Shutterstock.

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CONCEITO-CHAVE

COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL
Você deve se lembrar de que, entre as competências que compõem a inteligência

emocional, a comunicação é fundamental. Já sabemos que, para aplicar todas as

competências chamadas “sociais”, temos de utilizar habilidades de comunicação

interpessoal. A comunicação é uma habilidade transversal que pode colaborar

diretamente para a construção de relações produtivas e satisfatórias.

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Neste momento, vamos transpor os princípios da comunicação interpessoal (entre

duas ou mais pessoas) para as questões da comunicação organizacional.

Conceitualmente, a comunicação organizacional “é o processo específico segundo o

qual a informação se movimenta e é trocada através da organização, e entre a

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organização e seu ambiente” (SCHERMERHORN; HUNT; OSBORN, 1999, p. 246).

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Em outras palavras, a comunicação organizacional ocorre entre a organização e seus
colaboradores (clientes internos), clientes externos, fornecedores, comunidade e mercado
em geral.

A comunicação organizacional é composta por algumas áreas específicas:

Comunicação institucional (relações públicas).

Comunicação interna (comunicação administrativa).

Comunicação mercadológica (marketing).

Segundo Kunsch (1997, p. 116 apud CAVALCANTE, 2008), essas áreas podem ser

administradas por uma mesma direção.

Neste material, vamos considerar apenas a comunicação interna. Como o próprio

nome diz, ela se dá internamente e deve envolver todas as pessoas da organização.

Ela é essencial, pois, por meio de sua ação, a organização pode fazer que as

informações circulem, levando às diversas áreas informações que impactam no

trabalho e nas pessoas. Além disso, promove a integração e direciona todos ao

atingimento dos objetivos organizacionais.

REFLITA

Pense na comunicação como o sistema circulatório do corpo humano. Ele

leva o sangue que oxigena e nutre todos os órgãos do corpo para que

possam funcionar adequadamente. Sem o sangue, os órgãos e o corpo

adoecem. Da mesma forma, a comunicação organizacional leva “vida” às


diferentes áreas da organização, permitindo que funcionem em harmonia,

de forma saudável.

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Nesse sentido, Bowditch e Buono (2011) apontam algumas funções importantes da

comunicação:

Produção e controle: direcionada à realização do trabalho e ao cumprimento

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dos objetivos organizacionais. Assim, indica aos colaboradores o que devem

fazer e por quê.

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Inovação: divulga mensagens que informam mudanças, novas ideias ou

procedimentos, visando à adequação da organização ao ambiente em que atua.

Socialização e manutenção: voltada a relações interpessoais, motivação dos

colaboradores e manutenção dos meios de realização do trabalho (processos

básicos).

A forma como essa comunicação acontece pode ser diferente de acordo com a

cultura da empresa, o porte dela, a estrutura hierárquica que a sustenta, o fluxo

estabelecido para seu funcionamento, entre outros fatores. Isso significa que os

canais de comunicação, ou seja, os caminhos pelos quais as informações são

distribuídas, podem ser mais rígidos, com padrões bem definidos sobre quem pode

se comunicar com quem (geralmente seguindo estruturas hierárquicas e tendo os

líderes como centralizadores da informação), ou podem ser mais fluidos, de

maneira que todos podem se comunicar com todos, sem restrição (exemplo: um

profissional de nível operacional poder falar diretamente com o dono da empresa).

No entanto, em qualquer tipo de empresa existe o que chamamos de rede formal,

pela qual a organização divulga informações oficiais e de interesse coletivo, por

exemplo: jornais, relatórios, memorandos, reuniões, entre outros. Também existe a

rede informal, que se refere a qualquer comunicação que ocorra sem o controle da

empresa, por exemplo entre colegas de trabalho para a troca de informações em

geral ou a “rádio-corredor”, aquela por meio da qual circulam as informações

extraoficiais, com ou sem fundamento real.

Seja qual for o canal utilizado, o fato é que a comunicação no ambiente organizacional deve
servir como meio para aproximar as pessoas em função de objetivos comuns, esclarecer
situações, colaborar com o desenvolvimento dos envolvidos e resolver problemas.

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Essa linha de comunicação alimenta a própria relação entre a organização e seus

colaboradores. Isso ocorre porque, a partir da sua cultura e da forma como se

comunica e trata seus colaboradores, “a empresa” assume uma “personalidade”,

com a qual os colaboradores se relacionam positiva ou negativamente e

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estabelecem laços afetivos (apego), criam expectativas e se comprometem.

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Diferenças individuais podem explicar eventuais variações no comportamento e,

consequentemente, no comprometimento das pessoas com a organização e com

suas relações interpessoais no trabalho. Portanto, a saúde dessas relações interfere

direta e indiretamente no desempenho e na qualidade de vida dentro da

organização.

FEEDBACK

No contexto de preservação da saúde das relações, vamos discutir a questão de

feedback como uma importante ferramenta da comunicação, pois oferece a

oportunidade de diminuir os efeitos de falhas ou distorções. De acordo com

Bowditch e Buono (2011, p. 167), feedback “é o processo de dizer a uma pessoa

como você se sente em função do que ela fez ou disse”. Assim, podemos entendê-lo

como um elogio a algo que o outro fez/disse ou uma crítica muitas vezes

importante. Nem sempre é fácil ou simples fazer isso no dia a dia, não é? Mas pode

ser extremamente útil e necessário.

REALIZAR FEEDBACK

Existem maneiras adequadas de realizar o feedback. Para que ocorra de forma

produtiva e positiva, Cintra e Ozaki (2010) destacam alguns cuidados, como pensar

“o que” dizer e “como” vai dizer. Também ressaltam que uma crítica pode ser

construtiva, quando contribui para o desenvolvimento do outro, ou destrutiva,

quando apenas desqualifica ou desaprova o outro sem nenhuma contribuição para

que a pessoa possa alterar seu comportamento.

Segundo as autoras, entre as atitudes básicas para oferecer feedback construtivo

estão:

Entender sua própria intenção em fazer a crítica.

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Comunicar-se diretamente com a pessoa a quem se dirige a crítica, e não com

outras pessoas.

Ser específico, diferenciando o que é o “comportamento” e o que se refere à

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“pessoa”.

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Descrever os fatos geradores da crítica.

Assumir a própria visão sobre os fatos, ou seja, sua opinião, e não a de outros.

Fazer a crítica imediatamente após o fato ocorrido ou o mais rapidamente

possível.

Esclarecer ao interlocutor os efeitos causados pelo fato/comportamento.

Criar um clima favorável.

Praticar a escuta ativa.

Focar o objetivo a ser alcançado (comportamentos futuros).

Fazer o resumo ao final, certificando-se da compreensão do outro sobre o que

foi discutido.

RECEBER FEEDBACK

Da mesma forma, é importante estarmos preparados para receber feedback, o que

implica:

Escutar compreensivamente.

Aceitar a crítica como construtiva.

Evitar postura de defesa ou ataque.

Fazer perguntas ao seu interlocutor, buscando entender o que ele diz.

Agradecer as críticas e orientações.

Alguns especialistas salientam que a melhor postura para quem tem interesse em

se desenvolver é solicitar feedback das pessoas com quem convive (líder, colegas,

amigos, parentes), uma postura ativa de buscar entender como seus

comportamentos afetam os demais, positiva ou negativamente, e procurar se

aprimorar (CINTRA; OSAKI, 2010).

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Mas as pessoas só podem dar e receber feedback individualmente? Não, também

existe o que chamamos de feedback de grupo.

FEEDBACK DE GRUPO

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Os grupos e as equipes também precisam de retorno para entender seu

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desempenho. Este feedback pode ser dado por um observador externo, um

consultor especialista, um membro da equipe que assuma esse papel ou pode ser

realizado também por meio de questionários e entrevistas.

O fato é que, quando nos preparamos e exercitamos a prática de dar/receber feedback


individualmente, também estamos nos capacitando para dar feedback grupal. Essa
habilidade, sem dúvida, é fundamental aos que assumem um papel de liderança
(MOSCOVICI, 1998).

Na área de gestão de pessoas, é comum o feedback ser utilizado como uma

ferramenta na avaliação de desempenho, que costuma ser aplicada nas

organizações semestral ou anualmente. Com base nessas considerações, é possível

compreender que o feedback acontece no dia a dia, informalmente, entre colegas

de trabalho ou, mais formalmente, entre líderes e seus subordinados, por exemplo,

em programas de avaliação de desempenho. Seja qual for a situação, é fundamental

que tenha como intenção melhorar as relações e os resultados do trabalho.

REFLITA

As competências que compõem a inteligência emocional podem ser

aplicadas nas situações de dar e de receber feedback? Você percebe alguma

correlação entre ambas? Qual seria?

Além de compreender conceitualmente inteligência emocional, comunicação

organizacional e avaliação de desempenho, é importante saber como esses

elementos se aplicam no dia a dia para ter a percepção de como eles estão

interligados. Refletindo nesse sentido, cada uma das competências que compõem a

inteligência emocional pode colaborar de maneira específica para a construção de

relações interpessoais ricas, fortes e produtivas. Com essas competências

desenvolvidas – ou em desenvolvimento –, podemos entender e utilizar

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adequadamente os mecanismos de comunicação existentes na organização em que

atuamos. Esses mecanismos podem potencializar ou obstruir a comunicação e,

consequentemente, as relações interpessoais.

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Para dar e receber feedback de maneira positiva, voltamos às competências

interpessoais, como empatia, comunicação, entre outras. Assim, percebemos que a

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organização é um sistema vivo, formado pelos indivíduos que nela trabalham e que

se comunicam e se relacionam por meio de vários canais, a partir de algumas

diretrizes definidas pela organização, mas de forma dinâmica, complexa e em

permanente estado de mudança.

DINÂMICA DO FEEDBACK

Retomando conceitos, sabemos que, do ponto de vista da comunicação, para que o

processo seja eficaz, é necessário que a informação que se pretende transmitir (pelo

emissor) seja recebida por quem a recebe (receptor); além disso, o emissor deve se

certificar de que a mensagem foi compreendida por quem a recebeu (receptor),

através de sua resposta, o que chamamos de feedback.

Do ponto de vista da avaliação de desempenho, o termo "feedback" diz respeito ao


momento em que o avaliador apresenta ao avaliado sua percepção sobre seu desempenho.
Na prática, normalmente esse momento é caracterizado pelo que chamamos de “entrevista
de feedback”, “entrevista devolutiva” ou “entrevista de avaliação”.

Durante essa entrevista, o avaliador apresenta os resultados da avaliação, e o

avaliado deve compreender e assimilar os critérios aplicados em sua avaliação, os

aspectos em que tem se desenvolvido satisfatoriamente, bem como aqueles em que

pode ou precisa se desenvolver. Então, vamos nos aprofundar nesse ponto!

A entrevista de avaliação tem como “objetivo essencial iniciar um diálogo que ajude

o funcionário a aprimorar seu desempenho, fazendo com que seja um participante

ativo na discussão. Tal participação está fortemente relacionada com a satisfação do

funcionário com o feedback da avaliação” (BOHLANDER; SNELL, 2015, p. 366).

Desse momento depende o sucesso de todo o processo de avaliação de

desempenho, para que crie significado e provoque efeitos benéficos aos

colaboradores e à organização.

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A entrevista de avaliação apresenta um grande desafio, e uma das hipóteses traz à

tona um elemento cultural que, em nosso meio, diz respeito à compreensão sobre o

significado e à importância de se fazer críticas. Então, vamos tentar desmistificá-las,

buscando entender a crítica como um processo natural inerente à habilidade de

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comunicação.

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As críticas podem ser positivas, quando objetivam reforçar um comportamento (ou

atitude) considerado adequado, ou negativas, quando objetivam a mudança de

comportamento (ou atitude) considerado inadequado. Ainda é necessário

compreender a diferença entre críticas construtivas e críticas destrutivas.

Para esclarecimento, Cintra e Ozaki (2010, p. 68) apresentam:

Crítica construtiva versus crítica destrutiva

CRÍTICA CONSTRUTIVA CRÍTICA DESTRUTIVA

Redirecionar e contribuir para a Apontar erros, buscar culpados,

correção de comportamentos desqualificar as pessoas ou, ainda, salientar

inadequados, bem como os equívocos e desempenhos ruins e não

cumprimentar alguém por reconhecer os acertos nem fazer elogios aos

apresentar comportamentos comportamentos adequados.

adequados.

Oferecer uma crítica representa a Representa a desaprovação, a não aceitação

aprovação, a confirmação de uma de uma atitude ou de um comportamento.

atitude ou de um Receber uma crítica deste tipo implica ter de

comportamento. Receber uma se defender, justificar-se ou submeter-se à

crítica representa abertura, opinião do outro (em oposição à sua).

acolhida, aceitação.

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CRÍTICA CONSTRUTIVA CRÍTICA DESTRUTIVA

Fazer e receber feedback em uma Fazer e receber feedback em uma postura

postura construtiva pode destrutiva pode obstruir o desenvolvimento

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contribuir para o desenvolvimento pessoal e profissional, enfraquecendo os

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pessoal e profissional, relacionamentos, tornando-nos pessoas

fortalecendo os relacionamentos, submissas ou rancorosas e criando um

criando um momento de momento de disputa e jogo de poder em

reciprocidade. que somente uma das partes pode vencer.

Fonte: adaptado de Cintra e Ozaki (2010, p. 68).

Portanto, podemos concluir que elaborar e receber críticas fazem parte de uma

ação que demanda cuidado e responsabilidade para preservar, fortalecer e manter

relações, além de promover a aceitação das críticas e o desenvolvimento do outro.

EXEMPLIFICANDO

Para efeito de ilustração, vamos considerar uma possível situação de

feedback entre um gestor e um colaborador, analisando a forma de

elaboração da crítica e a reação do colaborador a ela:

Exemplo 1:

Crítica destrutiva: “Você está sempre atrasado. Algumas pessoas em seu

departamento acham que você é preguiçoso”.

Possível reação do colaborador: “Eu não sou preguiçoso. Se você pensa isso,

não me entende nem um pouco”.

Resultado: esse tipo de crítica, que é pouco clara e insinua acusações, pode

provocar emoções negativas e exigir que o envolvido se defenda.

Exemplo 2:

Crítica construtiva: “Eu percebo que você tem mantido um bom

relacionamento com seus colegas, frequentemente troca informações

importantes com eles, o que facilita o trabalho da equipe. Isso é muito

importante e precisamos que continue assim. Por outro lado, você chegou

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atrasado em dez dias no último mês. Por conta disso, está perdendo

clientes-chave, pois não está presente quando eles o procuram. Como você

percebe essa situação?”.

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Possível reação do colaborador: “Eu não sabia que tinha sido tudo isso! Eu

estou sempre atrás dos meus principais clientes, mas tenho tido dificuldade

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em conseguir que me atendam depois; deve ser por isso! Desculpe-me,

estou tendo problemas com o transporte”.

Resultado: esse tipo de crítica abre espaço para que o colaborador entenda

seu comportamento e suas consequências, além de oferecer uma

oportunidade para que o gestor entenda as causas.

Na sequência, o gestor deve procurar uma solução conjunta, questionando:

"como acha que posso ajudá-lo a resolver esse problema?".

Essa é uma situação relativamente comum, em que a dificuldade de realizar uma

crítica construtiva se apresenta e é natural, pois ela exige um esforço maior em sua

elaboração, não é? Nesse sentido, Peixoto e Caetano (2013) destacam que o

feedback se torna efetivo quando:


a) tem seu foco no comportamento e não na pessoa; b) é seletivo em seu conteúdo de modo que a pessoa não se perca em
um número muito grande de informações; c) foca o comportamento desejado e as formas como obtê-lo; d) é utilizado como
elemento básico para o estabelecimento de metas específicas.

— (DENISI: KRUGER, 2010 apud PEIXOTO; CAETANO, 2013, p. 548).

PREPARAÇÃO PARA O PROCESSO DE FEEDBACK

Como vimos, a entrevista de feedback é um processo delicado e complexo, razão

pela qual sugere que os avaliadores precisam estar preparados para realizá-la de

maneira adequada. Vale considerar que a avaliação de desempenho e a entrevista

de feedback são uma responsabilidade direta de cada gestor, no entanto o

psicólogo (ou o profissional responsável pelo programa de avaliação) deve dar

suporte e apoio aos gestores/avaliadores, para que os objetivos sejam atingidos.

Nesse sentido, recomendam-se o desenvolvimento e a aplicação de ações de

treinamento para todos os avaliadores.

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Esse programa deve incluir as principais informações sobre o programa de avaliação

como um todo: objetivos, métodos, instrumentos, prazos e etapas. Especificamente

sobre a entrevista, deve abranger três temas básicos: comunicação eficaz;

diagnóstico das causas dos problemas de desempenho (comportamentais,

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motivacionais ou ambientais); e estabelecimento de metas e objetivos para o

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desenvolvimento dos colaboradores avaliados.

Como complemento desses temas, o treinamento pode incluir uma orientação

prática sobre o planejamento da entrevista, ressaltando os principais pontos. Segue

um modelo interessante apresentado por Bohlander e Snell (2015):

Planejamento da entrevista de feedback

FASE AÇÕES

Programação Agende a entrevista e avise o colaborador com antecedência; peça

ao colaborador que se prepare para a reunião, revisando seu

desempenho, objetivos de seu cargo, metas de desenvolvimento.

Preparação Revise a documentação referente à avaliação, com foco nos

padrões de trabalho apresentados pelo avaliado; procure

elaborar exemplos de desempenho acima e abaixo da média;

planeje ações para reforçar os exemplos acima da média e para

mudanças necessárias quando o resultado estiver abaixo das

expectativas; registre as informações e revise-as depois; siga todas

as etapas sugeridas pelo sistema de avaliação da empresa.

Execução Escolha e prepare um local adequado, confortável, tranquilo e

sem interrupções; discuta cada tópico da avaliação, um por vez;

seja específico e descritivo, relate ocorrências, evitando

julgamento e generalizações; discuta as diferenças entre sua

perspectiva e a do colaborador, resolva-as. Certifique-se de que o

colaborador entendeu e está de acordo com a avaliação; discuta e

elabore as medidas corretivas necessárias em conjunto com o

avaliado; mantenha conduta profissional, de apoio e abertura à

discussão durante toda a avaliação.

Fonte: adaptação de Bohlander e Snell (2015, p. 324).

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Ao longo do programa, podem ser ressaltados os possíveis resultados de um

processo de avaliação bem elaborado e executado:

Permite ao avaliador perceber que o desempenho inadequado, de um ou mais

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colaboradores, pode ser resultado de um gerenciamento inadequado,

possibilitando uma reflexão e revisão do próprio papel e desempenho,

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promovendo, por consequência, o próprio desenvolvimento.

Possibilita que o avaliador forneça um retorno a seus colaboradores, mostrando

suas expectativas sobre o que considera um bom desempenho.

Com base na avaliação, pode reconhecer e reforçar bons desempenhos, bem

como ajustar metas futuras que, quando estabelecidas em conjunto, obtêm

maior adesão dos colaboradores.

O avaliador se apropria de uma ferramenta valiosa para ajudar seus

colaboradores a resolver problemas e, assim, potencializar resultados

(MACKIRCHY, 2002).

Além dos aspectos que discutimos até aqui, cabe salientar que o treinamento deve

atender às especificidades de todo o processo, delineado por cada empresa.

O feedback inserido no contexto da avaliação de desempenho deve proporcionar

insumos para que outro processo se inicie. Assim, os resultados finais de um

programa de avaliação de desempenho podem significar o início de outro processo,

em nível sistêmico. Nesse sentido, seus reflexos vão demandar ações referentes a

todo o subsistema de gestão de pessoas.

Para visualizar o vídeo, acesse seu material digital.

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O QUE VEM DEPOIS DO FEEDBACK?

RECOMPENSAR
PESSOAS
1 3
5

AGREGAR APLICAR
PESSOAS PESSOAS

2 4
DESENVOLVER
PESSOAS

Fonte: adaptado de Chiavenato (2014).

ASSIMILE

O feedback envolve comunicar ao outro como você se sente (ou suas

conclusões) a respeito de algo que esse outro fez ou disse. Esse processo

pode ser cotidiano, fazendo parte da comunicação (de modo global), ou

pode compor um processo organizacional mais amplo, que é a avaliação de

desempenho. Como componente da avaliação, pode ser individual ou

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grupal, mas objetiva produzir mudanças comportamentais nos

colaboradores. Portanto, o feedback não deve significar apenas o

fechamento de um ciclo de avaliação, mas, sim, possibilitar que, a partir do

feedback, outras ações sejam desenvolvidas.

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Esperamos que a discussão teórica apresentada tenha possibilitado a você

compreender os principais aspectos envolvidos na comunicação e, mais

especificamente, no processo de feedback no contexto organizacional. Esperamos,

também, que o conteúdo fomente reflexões a respeito das suas relações, ou seja, da

forma como você dá e recebe feedbacks no cotidiano, seja no contexto pessoal, seja

no contexto de trabalho. Até a próxima!

REFERÊNCIAS

BOHLANDER, G. W; SNELL, S. A. Administração de recursos humanos. 3. ed. São

Paulo: Cengage, 2015.

BOWDITCH, J. L.; BUONO, A. F. Elementos do comportamento organizacional.

Tradução: José Henrique Lamendorf. São Paulo: Cengage Learning, 2011.

CAVALCANTE, S. M. Gestão da Comunicação Organizacional: conhecendo as

ferramentas e sua aplicabilidade. 2008. Monografia (Especialização em Gestão

Empresarial e de Pessoas) ─ Universidade Potiguar (UNP), Rio Grande do Norte,

2008.

CHIAVENATO, I. Gestão de pessoas: o novo papel dos recursos humanos nas

organizações. 4 ed. Barueri: Manole, 2014.

CINTRA, J. C; OZAKI, Y. Comunicação, elaboração e aceitação de críticas. In:

BARDUCHI, A. et al. Empregabilidade: competências pessoais e profissionais. São

Paulo: Pearson Prentice Hall, 2010. p. 63-76.

MACKIRCHY, K. Avaliações e desempenho eficiente: como conciliar expectativas de

trabalho para melhorar o desempenho. Paulo: Amadio, 2002.

MOSCOVICI, Fela. Desenvolvimento interpessoal: treinamento em grupo. 7. ed. Rio

de Janeiro: José Olympio, 1998.

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PEIXOTO, A. L. A.; CAETANO, A. Avaliação de desempenho. In: BORGES, L. O.;

MOURÃO, L. (Orgs). O trabalho e as organizações: atuações a partir da Psicologia.

Porto Alegre: Artmed, 2013. p. 528-554.

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SCHERMERHORN, J. R.; HUNT, J. G.; OSBORN, R. N. Fundamentos do

comportamento organizacional. Tradução: Sara Rivka Gedanke. Porto Alegre:

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Bookman, 1999.

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