EVOLUO DOS ESCRITRIOS DE PROJETOS Por Wagner Morais Correia

Resumo: No ambiente competitivo em que as organizaes esto inseridas, busca-se maior eficincia e resultados empresariais na realizao de projetos bem sucedidos. Neste contexto, a opo pela utilizao do modelo de Escritrio de Projetos cria condies para que os projetos sigam seu ciclo de vida dentro de padres estabelecidos de custo, prazo, qualidade e escopo. Ocorre que tanto a organizao empresarial como o Escritrio de Projetos passa por um processo de amadurecimento, que evolui de um estgio de maturidade inicial em prticas de gesto de projetos para um estgio de excelncia em gerenciamento de projetos com foco em estratgia de negcio. Este artigo aborda este contexto organizacional, a evoluo histrica dos Escritrios de Projetos e uma viso geral do processo de transformao de maturidade que ocorre nos Escritrios de Projeto.

Palavras-chave: Escritrio de Projetos, Gerenciamento de Projetos, Projeto e Maturidade.

O CENRIO ORGANIZACIONAL Nas ltimas dcadas as estruturas organizacionais sofreram grandes transformaes, como reflexo das crescentes mudanas no cenrio mundial, resultando em profundos e acelerados movimentos sociais, econmicos e culturais, como consequncia das polticas de globalizao econmica e avanos tecnolgicos. Como reflexo destas transformaes observamos uma crescente e acirrada concorrncia no mundo empresarial, resultando em um ambiente altamente dinmico. Neste ambiente, uma procura pela vantagem competitiva e a constante necessidade de inovao impe s empresas uma busca por melhores prticas no processo de gerenciamento dos projetos. Projetos bem sucedidos e aliados s estratgicas empresariais podem ser considerados como fator crtico de sucesso para os negcios da empresa. A figura 1 demonstra o processo de transformao de oportunidades ou ameaas em estratgias organizacionais e sua implementao em projetos.

Figura 1: Transformao de estratgias em projetos Fonte: Ver

Em resposta s exigncias do mercado, as empresas buscam aprimorar os mecanismos de gerenciamento dos projetos, como forma de maximizar as possibilidades de sucesso destes empreendimentos temporrios. Com a crescente quantidade e complexidade dos projetos nos ambientes organizacionais, muitas empresas esto adotando o conceito do Escritrio de Projeto como uma unidade organizacional formalmente instituda, que visam o incremento de qualidade das prticas de gesto dos projetos, atravs da estruturao dos processos de gerenciamento e alinhamento dos projetos s estratgias empresariais.

EVOLUO DOS ESCRITRIOS DE PROJETOS O PMI, Project Management Institute, no Guia das Melhores Prticas em Gerenciamento de Projetos Project Management Body of Knowledge PMBoK@ (2004, p. 17), define Escritrio de Projetos como uma unidade organizacional que centraliza e coordena o gerenciamento de projetos sob seu domnio. O Escritrio de Projetos se concentra no planejamento, na priorizao e na execuo coordenada de projetos e subprojetos vinculados aos objetivos gerais de negcios da organizao. O modelo de Escritrio de Projetos pode ser encontrado como uma unidade organizacional bem definida desde meados da dcada de 1960, em grandes projetos militares, aeroespaciais e de construo civil. Inicialmente esses escritrios foram denominados Escritrios de Controle de Projetos, pois os especialistas da poca tinham apenas funes de controle e de aes corretivas nos projetos. No final da dcada de 1970, com o surgimento dos primeiros softwares de gesto, o Escritrio de Projetos evoluiu para expandir sua cobertura para vrios projetos, porm ainda isolados. A partir deste momento, profissionais das reas funcionais, no especialistas em projetos, foram alocados nos escritrios que assumiram a funo de suporte aos projetos. No final da dcada de 1980 e meados da dcada de 1990, as prticas de gesto e demais ferramentas computacionais sofreram uma verdadeira revoluo, facilitando o trabalho de controle e suporte dos Escritrios de Projetos. Com isso, o foco de atuao dos escritrios foi mudando gradativamente, de projetos relativamente simples e isolados para um ambiente de multiprojetos e projetos complexos, de funes de controle e suporte para um gerenciamento global e alinhado com as estratgias organizacionais. A Figura 2 demonstra este processo

evolutivo.

Figura 2: Evoluo histrica dos escritrios de projetos Fonte: Adaptada pelo autor

ESCRITRIO AVANADO DE PROJETOS A implantao do conceito de Escritrio de Projetos em uma empresa um processo complexo e que deve ser planejado com o apoio da alta administrao, considerando o processo da gesto de mudana na cultura organizacional. Uma importante questo a ser analisada, trata-se do modelo de Escritrio de Projetos que deve ser adotado para cada organizao. Apesar de existirem diferentes modelos de Escritrio de Projetos, recomendados por consagrados estudiosos e profissionais, a deciso de qual modelo adotar baseia-se fundamentalmente na questo da maturidade da empresa em relao aplicabilidade das prticas de gesto de projetos e nas expectativas da alta direo em relao ao posicionamento estratgico do Escritrio de Projetos. A maturidade em gerenciamento de projetos est associada habilidade de uma organizao em gerir os seus projetos, seguindo processos e padres metodolgicos estabelecidos. A organizao consegue aumentar sua maturidade por meio da aquisio de competncias que levam ao uso de melhores prticas. A identificao do nvel de maturidade auxilia a organizao a operar e competir melhor, permitindo alcanar seus objetivos estratgicos e evoluir visando o amadurecimento na cincia e na arte de gesto de projetos. Assim com a organizao possui um nvel de maturidade em gesto de projetos, tambm aplicamos conceito de maturidade para o Escritrio de Projetos. Em linhas gerais o processo de implantao de um Escritrio de Projetos inicialmente visa atender atividades de superviso, suporte e controle de projetos. No entanto, com a evoluo da organizao refletindo no prprio amadurecimento do Escritrio de Projetos, surge uma nova orientao para que sejam atendidos requisitos de negcio visando o alinhamento dos projetos as estratgias empresariais. Para explorar o processo de evoluo da organizao funcional do Escritrio de Projetos, adotaremos os conceitos apresentados por Ricardo Mansur (2009), onde o processo de evoluo passa por trs nveis de desenvolvimento. O primeiro nvel a maturidade 1 (introdutrio), onde o escritrio tem o objetivo de supervisionar, controlar e suportar os projetos e processos. Este nvel de maturidade possui trs sub-nveis de evoluo. Sub-nvel de maturidade 1.1: Foco voltado para a superviso dos projetos: priorizando entregas conforme os objetivos de custo, prazo, escopo, qualidade e satisfao do cliente. Neste nvel poucos projetos so gerenciados e o Escritrio de Projeto formado por apenas um gerente de projetos;

Sub-nvel de maturidade 1.2: Foco voltado para o controle dos processos: priorizando o padro de gerenciamento de projetos, sendo repetvel e reprodutvel. Neste nvel diversos projetos so gerenciados e o Escritrio de Projeto formado por um time em meio perodo de trabalho;

Sub-nvel de maturidade 1.3: Foco voltado para ao suporte aos processos: priorizando capacidades, funcionalidades e habilidades para conquistar uma governana coerente de projetos. Neste nvel surgem os gerentes de programas e o Escritrio de Projeto formado por um time em tempo integral.

O segundo nvel a maturidade 2 (intermedirio), onde o escritrio tem o objetivo de manter um relacionamento maduro com o negcio, atendendo os requisitos, necessidades e objetivos da organizao. Neste nvel existe o uso das capacidades, habilidades e funcionalidades do ambiente de projetos para alcanar os objetivos do negcio. O terceiro nvel a maturidade 3 (superior), onde o escritrio atende os requisitos de alinhamento estratgico com os negcios da organizao. Neste nvel surge o processo de melhoria contnua e colaborao corporativa para enderear os objetivos estratgicos do negcio. Os trs nveis de maturidade representam um modelo de evoluo progressivo e contnuo, no sentido de atender simultaneamente as necessidades do ambiente de gesto de projetos e os objetivos do negcio. Com a evoluo do Escritrio de Projetos novas habilidades e capacidades so exigidas ao time de trabalho, sendo necessrio um forte investimento na capacitao e desenvolvimento profissional para que o time do Escritrio de Projetos responda s crescentes e complexas demandas da organizao.

CONCLUSO A implementao do Escritrio de Projetos deve ser realizada atravs de um comunicado formal, demonstrando de forma transparente o que a empresa entende como o papel e as atribuies do escritrio, apresentando quais os motivos e expectativas com sua implantao, iniciando assim um processo de comunicao eficaz e o primeiro passo para um longo processo de mudana na cultural organizacional. Inicialmente o Escritrio de Projetos pode atuar em um nvel inicial de maturidade, porm deve ser planejada sua evoluo juntamente com a prpria evoluo da organizao. Esta evoluo necessria, pois o Escritrio de Projetos que no for capaz de ajudar os executivos na execuo das estratgias empresariais no oferecer valor suficiente para se auto-sustentar. Neste sentido, as empresas devem observar atentamente o perfil dos profissionais a serem selecionados para atuarem no Escritrio de Projeto, que apoiados com investimento de capacitao em conhecimentos e habilidades, estes profissionais tero um grande desafio pela frente, que ser o de conduzir o desenvolvimento de um Escritrio de Projeto operacional para um nvel de maturidade avanado com atuao a nvel estratgico.

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS MANSUR, Ricardo. Escritrio Avanado de Projetos na prtica: plano de negcio: a mquina de fazer dinheiro. 1 edio. Rio de Janeiro: Brasport, 2009. PMI, PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. PMBoK@ (Project Management Body of Knowledge), Rio de Janeiro: PMI, 2004.