Controle de Estoque

Recebimento e embarque de Materiais

Controle de Estoque
RECEBIMENTO DE MATERIAIS
importante lembrar que para se receber qualquer material,
o responsvel pelo almoxarifado dever verificar se existe
lastro para o recebimento, ou seja, dever ter em seu arquivo
a cpia do Pedido de Compras visando a conferncia com a
Nota Fiscal, para ento, dar seqncia conferncia fsica
dos materiais.
Aps a conferncia da pedido de compras X nota fiscal, o
responsvel dar incio ao recebimento do material, porm,
dever conferir o seguinte:
-a quantidade do material,
-a validade,
-a marca,
-a cor,
-voltagem e o
-o vencimento da nota fiscal.

 ENTRADA DA NOTA FISCAL

Neste passo j efetuamos todas as conferncias
fsicas e fiscais, portanto, devemos efetuar o
Registro da Entrada dos materiais no sistema.
Para se efetuar a entrada em caso de processo
manual, devemos relacionar os dados da nota fiscal
no kardex como por exemplo: data da entrada,
nmero da nota fiscal, quantidade recebida, preo
unitrio, preo total e o saldo existente.
Se a empresa possui sistema eletrnico, devemos
antes de efetuar o lanamento, cadastrar o
fornecedor, registrar a entrada nos campos prdeterminados e liberar a nota fiscal para
pagamento.

LISTA DE PONTOS QUE DEVEM SER CONFERIDOS DURANTE O

RECEBIMENTO FSICO:
-Quantidade declarada da Nota Fiscal X Quantidade fsica do produto
No mercado existem algumas regras quanto a tolerncia de divergncias de
quantidade, a mais comum a de produtos fornecidos em quilos, para os quais
permite-se uma variao de 1% do total (tanto para maior como para menor). Esta
variao deve-se aos diferentes tipos de projetos, capacidades, locais de instalaes
das balanas etc. Os contratos efetuados entre empresas, muitas vezes, definem
taxas de tolerncias acordadas entre partes, dai o conferente dever ter
conhecimento deste detalhe, que constar do pedido de compra

-Embalagens: Material danificado no transporte, embalagens violadas, etc

-Prazo de validade : Checar a validade dos produtos e caso tenha mais de uma
data usar sistema PEPS (Primeiro que entra primeiro que sai) para estocagem.

-marca ou modelo : Verificar se a marca de produto contratada a marca

efetivamente entregue.

-nmero de identificao: Caso o produto tenha nmeros ou cdigos

identificadores, os mesmos devero ser verificados individualmente.

-acessrios: Checar se todos os acessrios que devem acompanhar o produto

esto sendo entregues.

 BAIXA DO PEDIDO
A baixa do pedido de compra poder ser feita
manualmente ou atravs do sistema eletrnico.
A baixa manual dever ser efetuada com a colocao
de um carimbo no verso da nota fiscal efetuando as
anotaes necessrias como: quem foi o responsvel
pelo recebimento e conferncia do material.
No caso do uso do sistema eletrnico a colocao do
carimbo imprescindvel, porm, o pedido ser
baixado eletronicamente e liberado para pagamento.
Em ambos os casos, a Nota Fiscal original deve ser
acompanhada com a via do Pedido de Compras
anexa.

SADAS DE MATERIAIS
As sadas de materiais so efetuadas mediante a
necessidade de fabricao, venda ou consumo prprio.
Esse material dever ser solicitado ao estoque atravs
de uma Requisio de Material que aps sua digitao
ou anotaes manuais, permitir a liberao do
material e a emisso da nota fiscal.
de suma importncia deixar registrado que em
qualquer almoxarifado, nenhum material liberado
sem a requisio de sada devidamente assinada e
autorizada.
Aplicando esse procedimento voc estar mantendo os
registros em ordem e evitar que no prximo
fechamento ou no inventrio se detecte falta de
materiais.

Conferncia de carga

Operao 1 - Conferir a documentao de carga enviada por clientes

(notas fiscais)

1.1 - Verificando se a praa atendida pela empresa.

1.2 - Verificando a consignao empresa.
1.3 - Verificando o preenchimento da quantidade de volumes e pesos.
1.4 - Verificando a descrio da mercadoria.
1.5 - Verificando se h Cadastro Geral do Contribuinte (C.G.C.) e Inscrio
Estadual (I.E).
1.6 - Verificando se h nome e endereo completo do destinatrio.
1.7 - Verificando a data da emisso.
1.8 - Verificando nmero e srie.
1.9 - Verificando se o frete ser pago no ato ou cobrado do destino.
1.10 - Autorizando o descarregamento da mercadoria.

1.11 - Informando ao emissor do conhecimento as caractersticas

especiais da carga ou servio para efeito de clculo de frete.

Observao
Se a mercadoria a ser conferida foi enviada por uma filial da empresa
vide operao 2.

 Operao 2 - Conferir a documentao de carga enviada

por filiais.
2.1 - Verificando se as notas ficais e conhecimentos relacionados
no manifesto esto anexados.
2.2 - Verificando se os dados relacionados no manifesto conferem
com os dos conhecimentos e notas fiscais.
2.3 - Verificando no manifesto se o destinatrio servido por
aquela filial.
2.4 - Conferindo a discriminao dos produtos, quantidade de
volumes e peso pelo manifesto.
2.5 - Verificando as condies das embalagens e possveis avarias.
2.6 - Encaminhando os volumes para distribuio.

 Documentao de carga
Toda carga que recebida pela empresa para ser
transportada vem acompanhada de alguns documentos, os
quais denominamos Documentao de Carga.
Esta documentao de carga serve para controlar as
transaes entre clientes e transportadora, bem como
permite a fiscalizao pelos rgos pblicos.
Os principais documentos so: a Nota Fiscal, o Manifesto,
o Conhecimento, o Romaneio
de Entregas, a Guia de Exportao e a Guia de Importao.

 Nota Fiscal
A Nota Fiscal (N.F.) um documento que todas as firmas
so obrigadas, por lei, a emitir quando vendem um produto
ou prestam um servio para outra firma ou pessoa,
regulando essas transaes comerciais.
Algumas Notas Fiscais s tem o nome do fregus e o valor
da compra, e por isso so chamadas: Notas Fiscais
Simplificadas. Outras empresas do o ticket da caixa
registradora e estes valem como se fossem uma Nota
fiscal Simplificada.
Entretanto, para algumas transaes comerciais so
exigidas Notas Fiscais Completas, isto , notas que trazem
uma srie de informaes, das quais as que interessam a
uma transportadora so:

 Nome e endereo do remetente

Vem impresso tipograficamente e serve
para indicar quem o emitente da Nota
Fiscal.

 Nome e endereo do destinatrio

Indica a firma ou pessoa que comprou a
mercadoria e onde a transportadora deve
entreg-la.
muito importante que o endereo do
destinatrio esteja completa (Rua, n,
Bairro, Cidade e Estado), pois s assim a
mercadoria chegar ao seu destino.

 Endereo de entrega
Em muitas Notas Fiscais existe um campo
indicando um segundo endereo, ou seja, o
endereo onde efetivamente a mercadoria dever
ser entregue.
Outras Notas Fiscais no tm um local para
endereo de entrega, mas este endereo pode
estar mencionado no corpo da Nota Fiscal.

 Nmero e srie da Nota Fiscal

O nmero da Nota Fiscal indica quantas
notas j foram emitidas por uma
determinada firma.

A srie indica o tipo de operao que foi feita. As Notas Fiscais podem
ser das sries: A, B, C, D, E e Srie nica.

Srie A - Emitidas para destinatrios localizados no mesmo Estado do

remetente e, que tem lanamento do IPI (Imposto sobre Produtos
Industrializados).
Srie B - Emitidas para destinatrios localizados no mesmo Estado ou
no Exterior, e que no tem lanamento de IPI.
Srie C - Emitidas para destinatrios localizados em outros Estados da
Federao com ou sem IPI.
Srie D - Emitidas nas vendas a consumidor e quando este mesmo vai
retirar a mercadoria.
Srie E - Quando uma mercadoria est guardada num depsito e vai
voltar para a loja, por exemplo, emitida uma Nota Fiscal da srie E
para controlar essa transao.
Srie nica - Estas notas substituem as outras anteriores, mas s no
caso de haver um acordo com a Fiscalizao.
Lembre-se:
Para o transporte interestadual, a Nota Fiscal ser obrigatoriamente da
Srie C, ou de Srie nica se houver acordo com a Fiscalizao.

 Via de transporte
Informa-se a mercadoria ir ser
transportada por via rodoviria, frrea,
area ou martima.
No nosso caso dever estar escrito:
Rodoviria.

 Data da emisso da nota

Indica o ms e ano que a mercadoria foi
vendida. Para efeito de transporte, a Nota
Fiscal s vale por 30 dias. Quando este prazo
estiver vencido a mercadoria no poder
trafegar, sob pena de ser apreendida pela
Fiscalizao.

 C.G.C. e Inscrio Estadual

C.G.C. significa Cadastro Geral do Contribuinte.
um nmero que o Governo d a todas as firmas e
que serve para controlar suas atividades.
Quando o destinatrio no for uma firma mas uma
pessoa fsica, no lugar do C.G.C. usado o C.P.F.
(Cadastro de Pessoa Fsica), que aquele nmero
que usamos no Imposto de Renda.
muito importante verificar na Nota Fiscal se existe
o nmero do C.G.C., pois a transportadora, quando
vai emitir um recibo de transporte, ou mesmo vai
faturar o frete, tem que mencionar o C.G.C do cliente
nesses documentos.
A Inscrio Estadual um nmero que o Governo do
Estado d s firmas e que serve tambm para
controlar as transaes comerciais. As pessoas
fsicas no tem esse nmero. Quando elas forem as
destinatrias, no local de Inscrio Estadual, estar
escrito a palavra ISENTO.

 Tal qual o C.G.C. muito importante

verificarmos se o nmero da Inscrio
Estadual est mencionado na Nota
Fiscal.

Discriminao da mercadoria

Neste campo da Nota Fiscal temos as seguintes informaes:

Quantidade: indica quantos produtos iguais foram vencidos.

Unidade: alguns produtos so vencidos um a um, como a
geladeira, o saco de cimento, etc. Outros so vencidos em
caixas (caixa de sabonetes), outros em dzia, outros em quilo e
assim por diante. Quando formos conferir as mercadorias,
devemos relacionar quantidade e unidade, pois s assim
saberemos quantos produtos sero transportados.
Descrio do produto: o nome do produto vendido. Pode
indicar ainda cor, tipo, cdigo, etc.
Preo unitrio: o valor de uma unidade de cada produto.
Preo total: o valor de todas as unidades do mesmo produto
Valor total da nota: a soma de todos os valores da Nota
Fiscal.
ICM: significa Imposto por Circulao de Mercadoria e
imposto cobrado pelo Governo Federal. A firma vender
obrigada a calcular o valor do imposto e mencion-lo na Nota
Fiscal.

Caractersticas dos volumes

Neste campo so discriminadas as formas de acondicionamento dos
produtos, pois cada volume contm uma determinada quantidade de
produtos.
Compreende os seguintes itens:
Marca - um cdigo utilizado pelo remetente para identificar os
volumes com as respectivas Notas Fiscais.
Nmero - tem a mesma finalidade da marca, sendo que a identificao
dos volumes que contm uma mercadoria feita atravs de um cdigo
prprio do vendedor.
Quantidade de volumes - informa em quantos volumes esto
acondicionadas as mercadorias com a mesma marca ou mesmo
nmero.
Espcie - informa o tipo de volume, isto , a forma de
acondicionamento das mercadorias. Por exemplo: caixa de papelo,
tambor, engradado, saco, malote, etc. Quando for mercadoria a granel,
no so informados os dados referentes a marca, nmero e
quantidade.
Peso Lquido - indica o peso dos volumes menos o de sua embalagem.
Deve coincidir com a descrio da mercadoria.
Peso Bruto - indica o peso dos volumes mais o da embalagem. O Peso
Bruto deve ser sempre maior que o Peso Lquido, a no ser quando se
tratar de carga a granel.

 Os dados referentes s caractersticas

dos volumes so os que possibilitaro
s transportadoras calcular o frete a
ser pago.

 Nome e endereo do transportador

Uma empresa de transporte s pode
transportar uma carga se na Nota Fiscal
estiver mencionado o seu nome e endereo.

 Comprovante de entrega
uma parte (canhoto ou via) da Nota
Fiscal que serve para comprovar que
as mercadorias relacionadas foram
entregues transportadora.

 A Nota Fiscal um documento muito

importante para a Empresa Transportadora,
pois ela s poder transportar uma carga se
estiver acompanhada da mesma.
Alm disso, da Nota Fiscal que so
extrados dados para preenchimento dos
outros documentos de carga utilizados pela
empresa.
Por estas razes que o Conferente deve
sempre exigir a Nota Fiscal bem como
conferir se todos dados acima esto
preenchidos.

 Conhecimento
Seu nome completo Conhecimento de Transporte
Rodovirio de Cargas. um documento emitido pela
Transportadora onde consta o valor do frete
cobrado.
O conhecimento faz parte da documentao de
carga e deve acompanhar a carga no decorrer do
transporte: serve, tambm , como comprovante de
entrega ao destinatrio.
Para cada Nota Fiscal ou grupo de Notas Fiscais
expedidas por um mesmo remetente para um
mesmo destinatrio emitido um Conhecimento.
Dos dados constantes no Conhecimento, uns so
extrados da Nota Fiscal e outros so includos pela
Transportadora.

Da Nota Fiscal:
Nome e endereo do remetente;
Nome e endereo do destinatrio;
Caractersticas dos volumes
transportados: marca, nmero,
quantidade, espcie, peso total
(somado nas Notas Fiscais);
Valor;
Nmero das Notas Fiscais.

Da Transportadora
Valor do frete - o valor que a Transportadora cobra
para levar a mercadoria ao seu destino. Para calcular
o freta a empresa leva em considerao o peso, o
volume e o valor da mercadoria mais a taxa de
seguro, os Impostos, pedgio, etc.
Freta pago - significa que quem pagar o frete o
remetente.
Freta a pagar - significa que o destinatrio ir pagar o
frete quando receber a mercadoria.
Existem ainda no Conhecimento dois outros campos.
- Num deles, o destinatrio assina confirmando que
recebeu as mercadorias relacionadas em perfeitas
condies.
- No outro campo, o cobrador da Transportadora
assina confirmando que recebeu o valor do frete.

 Caractersticas especiais das cargas

e/ou do servio
Algumas cargas merecem uma ateno
especial do Conferente, pois, se forem
cobradas pela tabela normal, traro
prejuzos transportadora.
Nesse caso, o Conferente deve informar
essas caractersticas ao encarregado que
calcula o frete, para que os clculos sejam
os corretos.

Caractersticas especiais da carga:

Cubagem
Cargas de grande volume e pouco peso no
podem ser cobradas por peso.
Exemplos: isopor, papel higinico, sacos de
bolas, bombril, etc.
Cargas no limpas
So aquelas que exigem limpeza, lavagem ou
manuteno extra do veculo aps o transporte.
Exemplos: p preto, cimento, sal, etc.

Embalagem inadequada
So mercadorias que no esto embaladas
convenientemente, necessitando de uma
nova embalagem ou acondicionamento por
parte da transportadora.
Exemplos: louas, sanitrios, baldes, etc.
Cargas especiais
So cargas perigosas ou perecveis que
exigem cuidados especiais quando do seu
manuseio ou transporte.
Exemplos: vacinas, produtos qumicos,
produtos txicos, produtos explosivos, etc.

Caractersticas especiais do servio:

Coleta/entrega

Nas seguintes condies:

Horrios especiais;
Andares superiores;
Calades;
Ruas interditadas ao trfego de caminhes;
Fora do permetro urbano;
Etc.

Cobrana

Quando o remetente pede transportadora para que cobre do

destinatrio o valor da mercadoria.

Devoluo do comprovante de entrega

Quando o remetente exige da transportadora que lhe devolva o

comprovante de entrega assinado pelo destinatrio.

Manifesto
Neste documento o motorista assume a carga e
serve tambm para facilitar a fiscalizao.
Num mesmo caminho podemos encontrar diversas
mercadorias com muitas Notas Fiscais e
Conhecimentos diferentes.
Para evitar desperdcio de tempo na fiscalizao,
estes documentos so agrupados e relacionados
num outro documento chamado Manifesto, que um
documento numerado que discrimina todas as Notas
Fiscais e Conhecimentos referentes s mercadorias
transportadas, devendo todos eles acompanharem a
carga.
Esse documento composto de vrias vidas, de
acordo com as necessidades da empresa, e contm
dados referentes ao Transportador, Nota Fiscal e
ao Conhecimento.

Do Transportador so extrados os
seguintes dados:

Placa do veculo.
Municpio do emplacamento.
Proprietrio do veculo.
Nome do motorista.
Data e hora de chegada e sada do
veculo da empresa.
Destino do veculo.

Da Nota Fiscal so extrados os

seguintes dados:

Remetente.
Destinatrio.
Destino da mercadoria.
Quantidade de volumes.
Tipos de volumes.
Espcie de mercadoria.
Nmero da Nota Fiscal.
Peso da mercadoria.
Valor da mercadoria.

Do Conhecimento so extrados os
seguintes dados:
Nmero do Conhecimento.
Local do pagamento do frete.
Valor do frete e despesas.

 Para fazer a conferncia destas mercadorias devese, em primeiro lugar, comparar o Manifesto com os
documentos anexos (Nota Fiscal e Conhecimento),
checando se os dados relacionados esto corretos.
Feito isso, passamos a conferir a mercadoria
propriamente dita, comparando-a com os dados
relacionados no Manifesto.
Ao final da conferncia, caso seja constatada
alguma irregularidade, deve-se fazer uma
observao no Manifesto, em espao adequado,
mencionando a ocorrncia e visitando-o.
Se nenhuma irregularidade for constatada, o
Conferente deve colocar em visto em local visvel.
Encerrada a conferncia, deve-se encaminhar as
mercadorias para os boxes das praas de destino.

Romaneio de entregas

Faz parte da documentao de carga e sua finalidade estabelecer

uma ordem que facilite a entrega das mercadorias aos destinatrios.
A importncia do Romaneio comea com a arrumao da carga,
quando o Arrumador vai dispondo a mercadoria na carroceria do
caminho de acordo com a necessidade de descarregamento.
Os Romaneios tm, geralmente, os seguintes dados:
Nmeros dos Conhecimentos.
Peso ou quantidade de volumes por Conhecimento.
Endereo do destinatrio por Conhecimento.
Horrio de chegada e sada do caminho em cada entrega.
Nome do motorista.
Placa do caminho.
Local de embarque.
Localidade de destino.
Ao fazer a conferncia de expedio, o Conferente deve ter em mos,
alm da Nota Fiscal, o Romaneio de entregas para poder conferir as
mercadorias a serem carregadas, auxiliando o Arrumador na
distribuio da carga e evitando o extravio de mercadorias.

 Para fazer a conferncia destas mercadorias devese, em primeiro lugar, comparar o Manifesto com os
documentos anexos (Nota Fiscal e Conhecimento),
checando se os dados relacionados esto corretos.
Feito isso, passamos a conferir a mercadoria
propriamente dita, comparando-a com os dados
relacionados no Manifesto.
Ao final da conferncia, caso seja constatada
alguma irregularidade, deve-se fazer uma
observao no Manifesto, em espao adequado,
mencionando a ocorrncia e visitando-o.
Se nenhuma irregularidade for constatada, o
Conferente deve colocar em visto em local visvel.
Encerrada a conferncia, deve-se encaminhar as
mercadorias para os boxes das praas de destino.

Guia de exportao e de importao

Guia de Exportao um documento que acompanha somente as

mercadorias que se destinam a outros pases.
Dessa forma, quando o destinatrio residir no exterior, juntamente
com a Nota Fiscal deve vir a respectiva Guia de Exportao.
A Guia de Importao acompanha todas as mercadorias que
vierem do exterior para um destinatrio que resida no Brasil. Sem
ela, a mercadoria no entra no pas.
Operao 3 - Conferir as mercadorias comparando com a
documentao de carga
3.1- Comparando a descrio marcada no volume com a
descrio da mercadoria.
3.2 - Contando os volumes e conferindo com as notas.
3.3 - Verificando as condies da embalagem e possveis avarias.
3.4 - Assinando e carimbando o comprovante de entrega.

Conferncia de mercadorias

Conferir a mercadoria comparar todos os volumes descritos

na documentao de carga com os volumes existentes.
Essa atividade muito importante, pois qualquer falta de
mercadoria implicar no pagamento da mesma pela
transportadora, e qualquer sobra implicar em grande perda de
tempo para outros funcionrios.
A conferncia da mercadoria no implica s na verificao das
quantidades, mas, tambm, nas condies da mercadoria
recebida.
A existncia de avarias nas embalagens, ou mesmo uma
embalagem inadequada para determinado tipo de mercadoria
s trar problemas para e empresa transportadora.
Outro detalhe a ser verificado a existncia dos smbolos de
segurana nas embalagens, o que permitir a manipulao das
carga com maior segurana.
O Conferente deve ter certeza de que sua conferncia est a
mais correta possvel, e s depois disso que assinar o
canhoto de recebimento de carga e autorizar o embarque.

Operao 4 - Codificar as mercadorias

conferidas
- 4.1 - Consultando na lista de praas de
atendimento o cdigo da localidade de destino.
- 4.2 - Marcando nos volumes o cdigo da localidade
de destino de acordo com as normas da empresa.
-4.3 - Encaminhando os volumes para distribuio
nas PRAAS.
-4.4 - Encaminhando as Notas Fiscais para
confeco de Manifesto, Conhecimento e
Romaneio, segundo as normas da Empresa.

Codificao de mercadorias
Todas as mercadorias recebidas pela empresa para
transporte, depois de conferidas, recebem dois
cdigos: um de identificao e um de
endereamento.
Cdigo de Identificao
Serve para amarrar a mercadoria com sua respectiva
Nota Fiscal, facilitando a identificao.
Normalmente as empresas utilizam o sistema de
marcar em um volume de um lote o nmero de Nota
Fiscal e a quantidade de volume daquele lote.
Um outro sistema marcar nos volumes as iniciais
do nome da firma destinatria.
Entretanto, cada uma das empresas pode adotar um
Cdigo de Identificao prprio.

Cdigo de Endereamento

Esta um outro cdigo que as empresas utilizam para indicar o

destino da mercadoria, o que facilita a colocao dos volumes nas
praas.
As transportadoras tm uma lista onde constam todas as localidades
que elas servem, e cada localidade conhecida por um cdigo.
muito importante que o Conferente saiba codificar as mercadorias
conforme as normas de sua empresa para evitar extravios, o que
implicar em prejuzos para os clientes e para a transportadora.
Operao 5 - Reconferir as mercadorias para carregamento do veculo
-5.1 - Separando a documentao fiscal na ordem de carregamento,
levando-se em conta o peso e tamanho dos volumes.
5.2 - Localizando os volumes nas praas.
5.3 - Comparando a codificao do volume com a documentao
fiscal.
5.4 - Conferindo a quantidade de volumes.
5.5 - Somando o peso total das Notas Fiscais.
5.6 - Liberando as mercadorias para o carregamento.
5,7 - Informando ao arrumador a ordem de carregamento
(eventual)

Reconferncia de mercadorias

A reconferncia de mercadorias uma atividade semelhante

de conferncia inicial, isto , comparar todos os volumes
descritos na documentao de carga com os volumes
existentes.
Isso se torna necessrio porque desde o momento em que a
carga d entrada na transportadora at o seu efetivo despacho
decorre algum tempo, oportunidade em que pode haver
mistura de lote, avaria, enfim extravio.
Quando se trata de diversas cargas, com diferentes
destinatrios, que sero despachadas em um s caminho, o
Conferente deve informar ao Arrumador sobre ordem de
carregamento. Isso facilitar na hora da entrega aos clientes,
pois mercadorias que descero primeiro no estaro no fundo
do caminho.
Uma outra preocupao do Conferente a de somar o peso da
carga indicado nas diversas Notas Fiscais, a fim de que o
caminho no fique com excesso de peso.

 Lembre-se
Executando todas as etapas previstas na
Conferncia de cargas rigorosa verificao
da quantidade de volume, dos dados de
todos os documentos, das condies das
embalagens, etc - o Conferente evitar o
surgimento de pendncias.
A soluo das pendncias demanda vrios
telefonemas, deslocamentos desnecessrios
da carga, trabalho extra de outros
funcionrios, armazenagem por tempo
prolongado, o que acarreta , sem dvida,
aumento do custo operacional da empresa e
prejuzos para o cliente e para a imagem da
transportadora.

FIM