MicrosoftOffice Project 2007 - A Bblia

Elaine Marmel

Microsoft Office Project 2007 - A Bblia Do original Microsoft Office Project 2007 - Bible Copyright 2008 da Editora Alta Books Ltda. Authorized translation from English language edition, entitled Microsoft Office Project 2007 Bible, by Elaine Marmel, published by Wiley Publishing, Inc. Copyright 2007 by Wiley Publishing, Inc. PORTUGUESE language edition published by Editora Alta Books, Copyright 2008 by Editora Alta Books. Todos os direitos reservados e protegidos pela Lei 5988 de 14/12/73. Nenhuma parte deste livro, sem autorizao prvia por escrito da editora, poder ser reproduzida ou transmitida sejam quais forem os meios empregados: eletrnico, mecnico, fotogrfico, gravao ou quaisquer outros. Todo o esforo foi feito para fornecer a mais completa e adequada informao, contudo a editora e o(s) autor(es) no assumem responsabilidade pelos resultados e usos da informao fornecida. Recomendamos aos leitores testar a informao, bem como tomar todos os cuidados necessrios (como o backup), antes da efetiva utilizao. Erratas e atualizaes: Sempre nos esforamos para entregar a voc, leitor, um livro livre de erros tcnicos ou de contedo; porm, nem sempre isso conseguido, seja por motivo de alterao de software, interpretao ou mesmo quando alguns deslizes constam na verso original de alguns livros que traduzimos. Sendo assim, criamos em nosso site, www.altabooks.com.br, a seo Erratas, onde relataremos, com a devida correo, qualquer erro encontrado em nossos livros. Avisos e Renncia de Direitos: Este livro vendido como est, sem garantia de qualquer tipo, seja expressa ou implcita. Marcas Registradas: Todos os termos mencionados e reconhecidos como Marca Registrada e/ou comercial so de responsabilidade de seus proprietrios. A Editora informa no estar associada a nenhum produto e/ou fornecedor apresentado no livro. No decorrer da obra, imagens, nomes de produtos e fabricantes podem ter sido utilizados, e desde j a Editora informa que o uso apenas ilustrativo e/ou educativo, no visando ao lucro, favorecimento ou desmerecimento do produto/fabricante. Produo Editorial: Editora Alta Books Coordenao Editorial: Fernanda Silveira Traduo: Felipe Zuccoli e Nilson Dias Reviso: Monica Mouro Diagramao: Leandro Zuhlke Reviso Tcnica: Eduardo Velasco

Impresso no Brasil

O cdigo de propriedade intelectual de 1 de Julho de 1992 probe expressamente o uso coletivo sem autorizao dos detentores do direito autoral da obra, bem como a cpia ilegal do original. Esta prtica generalizada nos estabelecimentos de ensino, provoca uma brutal baixa nas vendas dos livros a ponto de impossibilitar os autores de criarem novas obras.

Rua Viva Cludio, 291 Jacar Rio de Janeiro RJ. CEP: 20970-031 Tel: 21 3278-8069/ Fax: 3277-1253 www.altabooks.com.br e-mail: altabooks@altabooks.com.br

Prefcio
Gerenciar projetos pode ser to excitante como programar a prxima viagem espacial ou to mundano como planejar a rotina de manuteno da linha de produo. Um projeto pode ser to compensador quanto encontrar petrleo ou to desastroso como a viagem inaugural do Titanic. Projetos podem ter um oramento de R$ 5,00 ou R$ 5.000.000,00. Uma coisa que todos os projetos tm em comum, todavia, seu potencial para sucesso ou fracasso a promessa de que se voc desenvolver as coisas de forma correta, voc alcanar seu objetivo.

Porque voc precisa deste livro

Microsoft Project uma ferramenta para implementar princpios e prticas de gerenciamento de projetos que podem lhe ajudar a ter sucesso. por isto que este livro fornece no somente informao sobre quais botes apertar e onde digitar as datas do projeto, mas tambm a estrutura conceitual para fazer o gerenciamento de projetos informatizado trabalhar para voc.

Como ele foi desenvolvido

Este livro esfora-se para oferecer exemplos da vida real de projetos de vrios segmentos e disciplinas. Voc se visualizar e tambm aos seus prprios projetos em algum lugar deste livro. Uma riqueza de dicas e conselhos mostra como enderear, controlar e superar restries da vida real. Este livro foi desenvolvido para trabalhar para voc de duas formas: Como um Tutorial. Voc pode usar o Microsoft Project 2007 A Bblia como uma ferramenta linear para aprender Project, das fundaes at o final. Como Referncia. Voc pode coloc-lo em sua prateleira e us-lo como seu livro de referncia do Project conforme a necessidade para conselhos, informaes e procedimentos passo-a-passo. De qualquer forma, este livro enriquecer sua experincia com Microsoft Project e voc ser um melhor gerente de projetos.

Para quem ele

Diferente de softwares processadores de texto ou de planilhas, muitos de vocs devem ter se deparado com softwares de gerenciamento de projetos sem nunca ter usado nada parecido antes. Voc tambm pode ter utilizado verses anteriores de Project e outros softwares de gerenciamento de projetos. Se gerenciamento de projetos for uma novidade, este livro para voc. Os captulos iniciais explicam os conceitos bsicos de gerenciamento de projetos computadorizado e o que ele pode fazer para que voc tenha um contexto no qual possa aprender Project. Se voc for experiente no gerenciamento de projetos, este livro tambm para voc. Ele explica as novidades da ltima verso do Project e mostra tcnicas para usar o software que talvez voc no tenha considerado antes.

Voc receber um maior benefcio deste livro caso tenha, pelo menos, o conhecimento bsico do ambiente Windows, domnio das convenes padro de software Windows e sinta-se confortvel em utilizar um mouse. Mas, alm disto, voc precisa querer obter sucesso como um gerente de projetos meta qual este livro lhe ajudar alcanar.

Aspectos especiais deste livro

Para ajud-lo a maximizar o uso deste livro, inclu muitos aspectos especiais em seu desenvolvimento e concepo. As seguintes sees mostram como eles funcionam.

Convenes de formatao
Para acelerar sua experincia de aprendizado, utilizei as seguintes convenes de formatao: Texto que voc deve digitar: Quando for necessrio digitar texto em um cronograma no Project, por exemplo, aparecer em negrito. Quando o uso do mouse for necessrio: Um clique indica um clique com o boto esquerdo do mouse e um clique com o boto direito indica um clique com o boto direito do mouse. Clique duplo indica dois cliques rpidos e sucessivos com o boto esquerdo do mouse. Combinaes de teclas do teclado: Vo se parecer com Alt+Tab. Segure a primeira tecla e, sem solt-la, pressione a segunda tecla. Comandos de Menu: So exibidos com a seta de comando por exemplo, escolha Arquivo Abrir. Novos termos: Quando um novo termo ou conceito introduzido aparece em itlico.

cones de margem
Atravs do livro, inclu cones especiais nas margens para chamar sua ateno para informaes adicionais, atalhos, conselhos, avisos sobre cursos de ao desastrosos, novas funcionalidades do Project 2007, referncias para sabedoria adicional e como acessar o software no CD-ROM que acompanha este livro. Esta a forma como elas aparecem: NOTA DICA O cone de nota indica informao adicional sobre um ponto em discusso ou informao histrica que possa lhe interessar. Uma dica uma pequena recomendao para poupar tempo e indicarlhe o melhor modo de fazer as coisas.

Este cone chama a ateno para uma nova NOVA FUNCIONALIDADE funcionalidade do Project 2007. Este cone til d uma pista de fontes de informaes adicionais sobre um tpico em discusso. Ele aponta para outro captulo ou tpico especfico no livro. REFERNCIA CRUZADA NO CD ROM O cone do CD-ROM indica softwares teis ou modelos que voc encontrar no CD-ROM que acompanha este livro.

*Barras laterais sagazes*

Barras laterais, como esta, so sadas para detalhes histricos ou informaes interessantes. Seu propsito que voc leia a informao nela contida caso esteja com pressa para concluir uma tarefa especfica. Quando voc tiver tempo para aprofundar-se no assunto os conceitos contidos nas barras laterais podem ser de valor incalculvel eles fornecero o contexto e profundidade necessrios para alcanar uma compreenso mais completa das funes do Project.

Como este livro organizado

Este livro organizado do mesmo modo como voc usa o Microsoft Project. Ele comea com alguns conceitos bsicos e progride atravs de funcionalidades de que voc precisa para desenvolver um tpico cronograma e, ento, monitorar seu progresso. Os captulos finais fornecem informaes mais avanadas para customizar o Project, utilizando as configuraes de grupo de trabalho e trabalhando com o Project online.

Parte I - O Bsico sobre gerenciamento de projetos

A Parte I deste livro explica os conceitos bsicos e terminologia sobre gerenciamento de projetos necessrios para aprender Project. No captulo 1, voc conhecer a natureza de projetos, como o Microsoft Project pode ajudar a control-los e o ciclo de vida de um projeto tpico. No captulo 2, voc ver num primeiro relance o ambiente do software Project.

Parte II: Fazendo seu projeto andar

aqui que voc aprender o tipo de informao de que o Project precisa para fazer seu trabalho. No captulo 3, voc comea a construir seu primeiro cronograma e adicionar tarefas em uma estrutura de tpicos. No captulo 4, voc atribui tempo e constri relaes de tempo entre as tarefas. No captulo 5, voc comea a atribuir pessoas e recursos ao seu projeto. tambm nele que voc aprende a determinar como estes recursos adicionam custos a um projeto e como lidar com situaes de hora extra e troca de turnos.

Parte III: Refinando seu projeto

Antes que seu projeto esteja pronto para estria, voc precisa ajustar algumas coisas, da mesma forma que faz uma reviso ortogrfica em um documento gerado em um processador de textos. O captulo 6 explica como visualizar esta informao para ganhar perspectiva sobre seu projeto. O captulo 7 ajuda-o a manipular e customizar modos de visualizao para faz-los trabalhar para voc. O captulo 8 mostra como fazer o cronograma do seu projeto parecer mais profissional atravs da formatao do texto e mudanas na aparncia dos elementos grficos. Os dois captulos seguintes sondam as ferramentas que o Project oferece para solucionar conflitos em seu cronograma. O captulo 9 explora a resoluo de conflitos de tempo em seu cronograma para que possa alcanar seus prazos finais. O captulo 10 considera a resoluo de conflitos de recursos, como pessoas superalocadas e equipamentos subutilizados.

Parte IV: Monitore seu progresso

aqui que voc recebe a recompensa por todos os dados que voc digitou e pelas pacientes resolues dos conflitos em seu cronograma. Depois de montar seu cronograma bsico e de comear o projeto, voc

pode monitorar seu progresso e verificar dados em seu status sob vrias perspectivas. O captulo 11 oferece uma viso geral do processo de monitoramento. O captulo 12 mostra como monitorar progresso em suas tarefas individuais e como visualizar este progresso em vrios modos. No captulo 13, voc explora o poder de gerar relatrios em seus projetos para todos, dos gerentes aos membros individuais do projeto. O captulo 14 fornece recomendaes e mtodos para analisar seu progresso e fazer ajustes conforme necessrio para permanecer dentro do prazo e do seu oramento.

Parte V: Trabalhando em grupos

A maioria dos projetos que valem o esforo de monitoramento no Project no so executados por uma nica pessoa; grupos de trabalho, times e comits, geralmente, formam um time de projeto no dia-a-dia. O captulo 15 mostra como montar projetos mltiplos para rodarem concorrentemente ou como consolidar pequenos projetos em cronogramas maiores. E do captulo 16 at o 21, voc aprende como planejar, implementar e gerenciar projetos usando Project, Project Web Access e Project Server, a soluo Microsoft para gerenciamento de projetos atravs da web.

Parte VI: Microsoft Project avanado

A Parte IV fornece recomendaes e informaes sobre como facilitar o uso do Microsoft Project. Aprenda a customizar o ambiente do Project no captulo 22. O captulo 23 fornece informaes sobre macros, que so programas simples capazes de gravar e automaticamente rodar uma srie de passos usados com freqncia, poupando esforo e tempo. O captulo 24 mostra como usar VBA e VBScript para customizar o Project para que ele trabalhe da mesma forma como voc. O captulo 25 lida com informaes sobre importao e exportao para dentro e fora do Project. Importar informaes de outros softwares pode poupar tempo e despesas de redigitao de dados j existentes. E no captulo 26, voc encontrar alguns estudos de caso que demonstram maneiras como o Project foi utilizado por diversas empresas.

Apndices
Apndices B-D fornecem recursos e outros materiais adicionais para facilitar seu trabalho. O apndice A cobre o contedo e a instalao do CD-ROM que acompanha este livro, que contm softwares verso trial, modelos que poupam tempo e uma pgina web com links para pginas de interesse no mundo do gerenciamento de projetos incluindo pginas de parceiros do Microsoft Project.

Glossrio de gerenciamento de projetos

O glossrio no final do livro contm muitos termos especficos relacionados ao gerenciamento de projetos, assim como os conceitos que se desenvolveram com o passar dos tempos. Estes termos so definidos quando so usados pela primeira vez no livro, mas voc pode desejar consult-los depois. Para isto, use esta conveniente lista em ordem alfabtica.

Agradecimentos
Nenhum homem (ou mulher) uma ilha e este livro produto dos esforos de muitas pessoas. Obrigado, Kyle Looper, pelo seu suporte, por tornar as coisas suaves e fceis e por ter f em mim. Obrigado, Robin Drake, por iniciar este projeto comigo e manter-me por dentro enquanto voc pde. Sinto por no podermos ter finalizado juntos, mas eu espero que haja projetos em nosso futuro. Obrigado, Susan Christophersen, pelo timo trabalho a partir de onde Robin parou, por manter-me s e o manuscrito legvel. Meu obrigado tambm para o time do CD na Wiley por produzir a pgina web no CD e por lidar com os detalhes da compilao do CD. Obrigado Jim Peters por Cpelos maravilhosos insights que me ajudaram. Como sempre, foi um prazer trabalhar com voc e estou esperando por nossa prxima aventura juntos. Jim um PMP e presidente da SoftwareMatters.com, Inc, uma parceira do Microsoft Project focada em integrar gerenciamento de projetos e mtodos de desenvolvimento de software com as solues e ferramentas do Microsoft Enterprise Project Management. Jim possui vasta experincia no desenvolvimento e implementao de solues de softwares enterprise project management, treinamento sobre gerenciamento de projetos, desenvolvendo sistemas de relatrios para gerenciamento de projetos. Ele pode ser contatado no telefone (877) 257-1982 ou pelo e-mail jmpeters@softwarematters.com. Para mais informaes sobre SoftwareMatters.com, Inc, veja seu website www.softwarematters.com. Muito obrigado tambm aos revisores tcnicos adicionais que ajudaram numa corrida contra o tempo e contriburam com sua expertise para este projeto: Brian Kennemer, Thuy Le e T.R. Sloan. Obrigado Ira Brown e Roger Butler da Project Assistants, co-autores do captulo 24. Ira o Vicepresidente Executiva, CTO e co-fundadora da Project Assistants, Inc, uma parceira Premiere Microsoft Project e Solution Provider especializada em implementar servios, integrao, treinamento e desenvolvimento de software customizado para Microsoft Project. Ela possui vasta experincia em gerenciamento de projetos e desenvolvimento de aplicaes e reconhecida como uma autoridade lder em desenvolvimento de solues customizadas para Microsoft Project e Project Server. Roger um Arquiteto de Solues Snior na Project Assitants especializado em desenvolvimento de software customizado para Microsoft Project e Microsoft Project Web Access e um expert em integrao com uma variedade de aplicaes de terceiros relacionadas a gerenciamento de projetos. Ira pode ser contatada atravs do telefone (800) 642-9259 ou pelo e-mail ibrown@projectassistants.com. Para mais informao sobre a Project Assistants, visite a pgina web deles em www.projectassitants.com . Todos vocs me ajudaram a fazer o Project 2007 A Bblia um livro melhor do que eu poderia ter produzido sozinha.

Sumrio
Agradecimentos
Parte I: O Bsico sobre gerenciamento de projetos

Captulo 1: A Natureza de Projetos

Entendendo Projetos 3 Explorando o gerenciamento de projetos Caminho crtico e folgas Duraes e etapas Cronogramas dirigidos por recursos e tarefas de durao fixa Diagramas que ajudam o gerenciamento de projetos Dependncias Gerenciando projetos com software de gerenciamento de projetos O que requerido de voc O que Microsoft Project pode fazer para ajudar O Ciclo de Vida de um Projeto Identificando seu objetivo e o escopo do projeto Planejando Revisando Monitorando Resumo

3
4 4 7 7 10 10 11 12 13 13 14 15 16 18

Captulo 2: Explorando o ambiente do Microsoft Project

Observando o Projeto pela primeira vez Iniciando o Projeto Trabalhando com a Guia do Projeto Examinando o modo de exibio do Grfico Gantt Utilizando menus do Project Examinando as barras de ferramentas Inserindo informaes Modificando modos de Exibio O que h de novo no Project 2007 Resumo Parte II: Fazendo seu projeto andar

19
19 20 21 25 28 31 32 34 35 36

Captulo 3: Criando um novo projeto

Reunindo informaes Determinando o detalhe das tarefas Estabelecendo limites de tempo Alinhando seus recursos Analisando as dependncias Abrindo um arquivo de projeto Abrindo um arquivo de projeto o modo usual Outros modos de abrir ou iniciar projetos Estabelecendo a informao bsica do projeto
XI

39
39 40 41 41 41 42 42 42 44

Analisando calendrios de projetos Ajustando opes de calendrio Ajustando opes de cronograma Criando um novo calendrio Ajustando o calendrio Inserindo tarefas Adicionando subtarefas Salvando arquivos de projeto Salvando arquivos Salvando arquivos como modelos Protegendo arquivos Fechando o Project Trabalhando com estrutura de tpicos no Project Ajustando tarefas em uma estrutura de tpicos Copiando tarefas Exibindo e ocultando tarefas Obtendo Ajuda Utilizando o sistema de Ajuda Buscando Ajuda on-line Resumo

47 48 49 49 52 56 58 62 62 64 64 65 65 65 68 70 73 73 75 76

Captulo 4: Construindo tarefas

77 Estabelecendo durao para tarefas Tarefas de unidades fixas Tarefas de durao fixa Tarefas de trabalho fixo Tarefas controladas pelo empenho Designando a durao de tarefas Utilizando a tabela Gantt Utilizando a caixa de dilogo Informaes sobre a tarefa Utilizando seu mouse e barra de tarefas Configurando opes de cronograma Designando um calendrio para uma tarefa Criando etapas Durao para tarefas de resumo Utilizando tarefas recorrentes Estabelecendo restries e datas de prazo final Entendendo restries Utilizando datas de prazo final Configurando restries e datas de prazo final Manipulando o Grfico de Gantt para visualizar tempo Inserindo anotaes de tarefas Estabelecendo dependncias entre tarefas Entendendo dependncias Entendendo as interaes entre restries e dependncias Permitindo latncias e sobreposies Tipos de dependncia Trmino-a-incio (TI) Incio-a-trmino (IT) Incio-a-incio (II) Trmino-a-trmino (TT) Estabelecendo dependncias Estabelecendo dependncias trmino-a-incio Estabelecendo outros tipos de dependncias Visualizando dependncias Excluindo dependncias Resumo

77
78 78 79 80 80 80 82 84 85 86 87 88 88 92 92 93 94 95 98 101 101 101 103 104 105 106 107 108 109 109 110 112 113 114
XII

Captulo 5: Criando recursos e inserindo custos

Entendendo recursos Como recursos funcionam Como Project usa informaes de recurso para afetar o cronograma Como Project rene informaes de custo Criando uma lista de recursos Modificando informaes de recursos Atribuindo um mtodo de comunicao Especificando disponibilidade de recursos Especificando um tipo de reserva Criando um recurso genrico e atribuindo campos personalizados Criando recurso de oramento Adicionando notas a um recurso Calendrios e recursos Modificando o perodo til de um recurso Bloqueando o perodo de frias Utilizando recursos e tarefas Atribuindo recursos a tarefas Atribuindo um recurso de oramento Obtendo ajuda enquanto seleciona recursos para atribuio Algumas dicas sobre atribuio de recursos Removendo ou substituindo uma atribuio de recurso Lidando com situaes de custo incomuns Atribuindo custos fixos Atribuindo um custo fixo a uma tarefa Atribuindo um custo de recurso fixo a uma tarefa Contabilizando mudanas de taxa de recursos Resumo Parte III: Refinando seu projeto

115
115 116 117 117 118 121 122 122 122 125 126 127 129 129 130 133 133 135 137 140 141 143 143 143 145 146 149

Captulo 6: Entendendo o bsico sobre modos de exibio

O que um modo de exibio Alterando uma tabela Alterando detalhes de uma seo Examinando indicadores Admirando os modos de exibio Calendrio Gantt Detalhado Grfico de Gantt Gantt de Redistribuio Gantt de Controle Gantt com vrias linhas de base Diagrama de Rede Diagrama de Rede descritivo Diagrama de Relaes Modo de exibio Anlise de PERT Planilha de Entrada PERT Gantt Otimista Gantt Esperado Gantt Pessimista Pesos do PERT Alocao de Recursos Formulrio de Recursos Grfico de Recursos
XIII

153
153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 164 165 170 171 172 173 174 174 175 175 176 178 178

Formulrio Nome da Tarefa Planilha de Recurso Uso do Recurso Modos de Exibio Acumulados Utilizando a barra de tarefa de resumo Utilizando o macro Acumular_Formatao Alterando modos de exibio acumulados Formulrio Detalhes da Tarefa Entrada de Tarefa Formulrio de tarefas Formulrio Nome da Tarefa Planilha de Tarefas Uso da Tarefa Imprimindo seu projeto Resumo

180 180 181 182 183 185 188 189 190 191 191 192 193 194 198

Captulo 7: Usando os modos de exibio para ganhar perspectivas

Personalizando modos de exibio Alterando tabelas Alterando a altura da linha e largura da coluna Ocultando e inserindo colunas Adicionando campos em um modo de exibio de uso Alterando tabelas Criando novas tabelas ou editando tabelas existentes Trabalhando com modos de exibio Adicionando modos de exibio Criando um modo de exibio combinado Classificando tarefas em um modo de exibio Classificando tarefas Criando cdigos de EDT Renumerando cdigos de EDT Definindo nmeros de estrutura de tpicos Filtrando modos de exibio para ganhar perspectiva Filtros de tarefa padro Aplicando um filtro a um modo de exibio Criando filtros personalizados Utilizando AutoFiltro Utilizando Grupos Resumo

199
199 199 199 201 202 204 205 208 209 211 214 214 216 220 222 226 228 230 231 232 233 237

Captulo 8: Alterando a aparncia do seu projeto

Modificando a aparncia do projeto Utilizando o assistente de Grfico de Gantt Formatando elementos um a um Trabalhando com texto Formatando o texto selecionado Aplicando formatao a categorias de texto Alterando barras de tarefas Formatando barras de tarefas Alterando o layout do Grfico de Gantt Alterando linhas de grade Alterando o diagrama de rede Formatando os ns do diagrama de rede Modificando estilos das caixas Formatando campos que aparecem nas caixas Alterando o layout do diagrama de rede

239
239 240 245 245 245 247 249 249 254 255 257 257 257 259 262
XIV

Formatando o modo de exibio Calendrio Formatando as entradas de Calendrio Alterando o layout do Calendrio Inserindo Desenhos e Objetos Copiando figuras Usando imagens em cronogramas Inserindo objetos visuais Usando a barra de ferramenta Desenho Modificando grficos e desenhos Resumo

264 264 265 267 268 274 275 277 280 281

Captulo 9: Solucionando problemas de cronograma

Solucionando conflitos de cronograma Adicionando recursos a tarefas Usando horas extras Adicionando tempo s tarefas Ajustando margem de atraso Alterando restries de tarefas Ajustando dependncias Dividindo uma tarefa Usando o caminho crtico para encurtar um projeto Identificando o caminho crtico Encurtando o caminho crtico Usando mltiplos caminhos crticos Resumo

283
283 284 284 286 286 287 290 292 293 293 297 298 301

Captulo 10: Solucionando problemas de recursos

Entendendo como conflitos de recursos ocorrem Identificando conflitos de recursos Usando modos de exibio para identificar conflitos de recursos Usando filtros para identificar conflitos de recursos Solucionando conflitos Alterando alocaes de recurso Trocando recursos Adicionando ou excluindo uma atribuio de recurso Agendando horas extras Redefinindo o calendrio de um recurso Atribuindo trabalho em meio perodo Controlando quando recursos comeam a trabalhar em uma tarefa Atrasando tarefas ao nivelar cargas de trabalho de recursos Permitindo que o Project nivele as cargas dos recursos Fazendo ajustes na redistribuio Contornando recursos Definindo um padro de contorno Contornando a disponibilidade de um recurso Pool de recursos Resumo Parte IV: Controlando seu progresso

303
303 304 304 306 308 308 308 311 312 313 315 317 317 317 320 322 323 325 325 326

Captulo 11: Compreendendo o controle

Compreendendo os princpios do controle Estimativas versus trabalho realizado Fazendo ajustes conforme voc trabalha Usando linhas de base
XV

329
329 330 330 332

O que uma linha de base? Definindo uma linha de base Alterando a linha de base Adicionando uma tarefa linha de base Usando planos provisrios Limpando a linha de base ou plano provisrio Exibindo o progresso no modo de exibio Gantt de Controle Interpretando o modo de exibio Gantt de Controle A tabela variao de tarefa A Tabela Custo da Tarefa Compreendendo Estratgias de Controle Preparativos para o trabalho de controlar Mantendo o controle sob controle Resumo

332 333 335 335 336 338 339 339 341 342 344 344 345 345

Captulo 12: Gravando o realizado

Organizando o processo de atualizao Compreendendo opes de clculo Atualizando tarefas para refletir informaes realizadas Definindo as datas de incio e trmino reais Gravando duraes reais Configurando o valor de porcentagem completa Definindo trabalho concludo Definindo as duraes restantes Usando dados reais e custos Usando a Tabela Custo para tarefas Usando a tabela Custo para recursos Sobrescrevendo avaliaes de custo dos recursos Tcnicas e Dicas para Atualizaes Controlando trabalho ou custos regularmente Acelerando o processo de atualizao Permitindo que o Project reagende trabalho incompleto Analisando progresso Usando o modo de exibio Gantt de Controle Usando a tabela Trabalho para tarefas Usando a tabela Trabalho para recursos Exibindo linhas de progresso Resumo

347
347 348 351 352 353 354 356 357 358 359 360 360 363 364 367 368 370 370 371 371 372 374

Captulo 13: Relatrios de progresso

Criar relatrios de texto Observando o todo Resumo do Projeto Tarefas de nvel superior Tarefas crticas Etapas Dias teis Gerando relatrios de custos Fluxo de caixa Valor Acumulado Cabealhos do Relatrio Valor Acumulado Oramento Relatrios de Oramento estourado Produzindo relatrios de tempo Tarefas no iniciadas Tarefas com incio breve Tarefas em andamento Tarefas Concludas Tarefas que j deveriam ter iniciado

375
375 378 378 378 379 380 380 381 381 383 384 384 384 385 386 386 387 387 388
XVI

Tarefas adiadas Fazendo relatrios de atribuies de trabalho Quem faz o que Quem faz o que e quando Lista de Tarefas pendentes Recursos superalocados Apresentando relatrios sobre cargas de trabalho Uso da Tarefa Uso do Recurso Personalizando relatrios Relatrios personalizados Personalizando um relatrio existente Relatrios Visuais Relatrios de Uso de Tarefas O Relatrio Fluxo de Caixa O Relatrio Valor Acumulado sobre o Tempo Relatrios de uso dos recursos Relatrio Fluxo de Caixa Relatrio Disponibilidade de Recurso Relatrio Resumo de Custo do Recurso Relatrio Disponibilidade de Trabalho de Recurso Relatrio Resumo de Trabalho de Recursos Relatrios Uso de Recursos Relatrio Custo de Linha de Base Relatrio Linha de Base Relatrio Trabalho de Linha de Base Relatrio Custo de Oramento Relatrio Trabalho de Oramento Relatrios de Resumo Relatrio Status de Tarefas Crticas Relatrio Status de Tarefas Relatrio de Trabalho Restante de Recursos O Relatrio Status de Recurso Personalizando modelos de relatrios visuais Resumo

388 389 389 389 390 391 391 392 392 394 394 396 399 400 400 400 402 402 402 403 404 404 405 405 406 407 408 409 410 410 411 412 413 414 416

Captulo 14: Analisando o progresso financeiro

Compreendendo o valor acumulado Compreendendo os campos de valor acumulado Usando o mtodo % trabalho concludo para calcular valor acumulado Definindo a data para clculos de valor acumulado Usando tabelas de valor acumulado Usando a tabela Valor acumulado para tarefas Usando a tabela Valor acumulado para recursos Usando as tabelas Indicadores de custo de valor acumulado e Indicadores de cronograma de valor acumulado Avaliando informaes de custo Gerando grficos de valor acumulado Utilizando tabelas dinmicas para anlises Fazendo ajustes durante o projeto Alterando o cronograma Modificando atribuies de recursos Resumo

417
417 417 420 421 422 423 424 424 426 426 432 436 436 436 437

XVII

Parte V: Trabalhando em grupos

Captulo 15: Coordenando mltiplos projetos fora do Project Server 441

Consolidando projetos Preparando para utilizar consolidao Inserindo um projeto Usando projetos inseridos e seus arquivos fonte Consolidando todos os projetos abertos: um atalho Movendo subprojetos dentro de um projeto consolidado Compreendendo Projetos Consolidados e Dependncias Criando links entre tarefas dentro dos projetos Mudando links entre projetos Projetos Consolidados salvar ou no salvar Visualizando mltiplos projetos Visualizando o caminho crtico entre projetos Compartilhando recursos entre projetos Criando um compartilhamento de recursos (pool de recursos) e compartilhando os recursos Abrindo um projeto que utilize um compartilhamento de recursos (pool de recursos) Atualizando informaes no compartilhamento de recursos. Pare de compartilhar recursos Resumo 441 442 444 448 449 450 451 451 453 453 454 455 457 457 459 459 460 462

Captulo 16: Preparando para usar Project Server

Compreendendo o Project Server e o Project Web Access Quais as novidades no Project Server 2007? Novas funcionalidades no Project Server 2007 Planejando o projeto Acessando os requisitos Identificar as pessoas que aprovaro o desenho do Project Server Identificar membros do staff para entrevista Criar um questionrio de definio de requisitos. Conduzir entrevistas Calculando o ROI Desenhando o sistema Acessando o ambiente tecnolgico Endereando necessidades especiais Estabelecendo e reforando os padres da organizao Treinamento Desenvolvendo uma estratgia para implantao e configurao Evitando brechas Resumo

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Captulo 17: Instalando e configurando Project Server

Revendo requisitos Atendendo aos requisitos do software Requisitos do software para os servidores Requisitos do Software para computadores client Atendendo os requisitos de hardware Requisitos de hardware para os servidores Requisitos de hardware para computadores client Acessando o ambiente de rede Considerando cenrios de software/hardware O pequeno servidor farm O servidor farm mdio

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XVIII

O servidor farm grande Instalando Software Perifrico SQL Server e Analysis Services Verificando a verso do SQL Internet Information Services (IIS) Ativando o IIS Checando o modo IIS Instalando o .NET Framework 3.0 Estabelecendo a conta do Windows Security Conta de Servio do Windows SharePoint Services A conta de segurana do Pool de Aplicaes Conta do proprietrio do conjunto de sites Conta de administrador do provedor de servio compartilhado Conta de administrador de instncia do Project Server Criando uma conta Instalando o Project Server e o Windows SharePoint Services Conectando o Project Server a partir do Project Web Access Resolvendo problemas de instalao Resumo

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Captulo 18: Project Server e o administrador

Checando novamente as configuraes Especifique as funcionalidades do Project Server para sua organizao Gerenciando o Windows SharePoint Services Gerenciando Configuraes de Segurana Gerenciando modelos de segurana Gerenciando grupos Trabalhando com categorias Gerenciando usurios Trabalhando com visualizaes Trabalhando com o template global da empresa Trabalhando com o global da empresa Definindo campos personalizados de empresas Criando calendrios de empresas Configurando e editando os recursos da empresa Criando o pool de recursos da empresa Editando recursos no pool de recursos da empresa Importando projetos Gerenciando configuraes de planilha de horas e tarefas Perodos financeiros Perodos da planilha de horas Classificaes de planilha de horas Configuraes e padres de planilha de horas Configuraes e exibies de tarefas Feche tarefas para atualizar Estabelecendo Tempo Administrativo Customizando o Project Web Access Controlar a aparncia do painel Iniciao Rpida Selecionando estilos e escalas de tempo da barra de tarefas do Gantt Selecionando formatao de agrupamento Tarefas de manuteno Ativando os projetos e recursos da empresa Gerenciando informaes nos databases do Project Server Fazendo e restaurando o Backup Agendamento de backups Faa um backup Restaure um backup Gerenciando a fila
XIX

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Gerenciando cubo OLAP Migrando os repositrios de servios de anlise Configurando o cubo Estabelea configuraes de construo de cubos Checando o status da construo do cubo Permitindo que os usurios exibam o cubo. Gerenciando operaes Alertas e lembretes Configurando o manipulador de eventos do server-side Sincronizando o pool de recursos da empresa com um grupo ativo de diretrio Trabalhando com espaos de trabalho de projeto Resumo

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Captulo 19: Project Server e o gerente de projeto/recursos

Criando uma conta de logon do Project Server Para criar uma conta do Project Server, siga os seguintes passos: Conectando-se ao Project Server Criando um projeto baseado em web Compreendendo a estrutura do database do Project Server Revendo as opes de um projeto baseado em web Armazenando um esboo de projeto no database do Project Server. Publicando as informaes do projeto Trabalhando com projetos baseados em web Abrindo um projeto armazenado no database do Project Server Compreendendo a caixa de dilogo Abrir Abrindo um projeto de esboo ou um projeto publicado Fechando um projeto armazenado no database do Project Server Gerenciando o cache local Exibindo pginas do Project Server no Project Professional Utilizando planos de atividades e propostas Atribuindo recursos aos projetos Adicionando recursos da empresa ao seu projeto Substituindo recursos genricos por recursos reais Notificando os recursos das tarefas Utilizando o assistente de substituio de recursos Atribuindo recursos utilizando o Project web Access Monitorando o progresso Estabelecendo um mtodo de monitoramento Configurando um relatrio de status Recebendo atualizaes dos membros das equipes Trabalhando com problemas e riscos Monitorando os problemas Monitorando Riscos Gerenciando Produtos Resumo

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Captulo 20: Project Server e o usurio do dia-a-dia

Conectando-se ao Project Web Access Revendo a pgina inicial Personalizando a pgina inicial Exibindo Informaes Trabalhando com suas tarefas Inserindo tempo nas tarefas Submetendo atualizaes de Tarefas Adicionando Tarefas

591
591 592 593 595 596 596 597 599
XX

Reatribuindo uma tarefa Trabalhando com sua planilha de tarefas Inserindo Horas Salvando entradas de planilha de horas Reportando horas administrativas O Project Web Access e o Microsoft Outlook Integrando o calendrio do Outlook com o Project Web Access Configurando a integrao Configurando opes de integrao Importando Atribuies do Project Web Access para o Outlook Atualizando o Project Web Access com as informaes do Outlook Trabalhando com documentos Reportando status Resumo

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Captulo 21: Project Server e o executivo

Revendo seu portiflio Identificando ameaas e problemas em potencial Resumo Parte VI: Microsoft Project Avanado

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615 620 622

Captulo 22: Personalizando o Microsoft Project

Utilizando campos Personalizados Personalizando entrada de informaes Criando um campo personalizado Utilizando um campo personalizado para entrada de um dado Utilizando frmulas em campos personalizados Modificando a interface Configurando nveis de Desfazer cone da barra de tarefas do Windows Salvando arquivos de projetos Utilizando o Organizador Fazendo mudanas na barra de ferramentas Combinando ou separando a barra de ferramentas Adicionando e deletando ferramentas da barra de ferramentas Criando barra de ferramentas personalizadas Alterando e editando imagens de botes Personalizando menus de projeto Adicionando menus Atribuindo novos comandos Removendo comandos e menus Resumo

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Captulo 23: Utilizando macros para acelerar seu trabalho

Utilizando macros Gravando macros Executando macros Utilizando atalhos para executar macros Atribuindo uma macro a um boto na barra de ferramentas Atribuindo uma macro a um comando de menu Atribuindo uma tecla de atalho a uma macro Resumo
XXI

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Captulo 24: Personalizando Microsoft Project utilizando VBA e ActiveScripting

Exemplo um: Criando um filtro para exibir tarefas crticas e atribuies de recursos Gravando uma macro para criar um filtro para tarefas crticas Editando a macro para exibir apenas recursos especificados Testando o cdigo Exemplo dois: Criando um objeto de UserForm para ajustar o trabalho Desenhando a UserForm Criando uma UserForm Ajustando o tamanho do UserForm Adicionando controles ao UserForm Adicionando um cdigo ao UserForm Adicionando cdigo para exibir nomes de recursos Adicionando um cdigo ao boto OK para mudar o trabalho Adicionando um cdigo ao boto Cancelar Adicionando um subprocedimento para mostrar a UserForm Exemplo Trs: Personalizando a Guia do Projeto Contedo do documento XML da Guia do Projeto Os elementos do documento XML da Guia do Projeto Definindo a Guia do Projeto para um projeto Customizando a Guia do Projeto para criar um novo projeto Adicionando uma nova tarefa rea objetivo Tarefas Criando uma pgina HTML customizada Implantando a Guia do Projeto personalizada. Resumo

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Capitulo 25: Importando e exportando informaes do projeto

Entendendo conceitos gerais de importao e exportao Exportando informaes Salvando informaes de relatrio em um cubo OLAP ou em um database Access Exportando para arquivos do Office Enviando dados do projeto para o Excel Enviando dados do Project para o Microsoft Word Exportando informaes do projeto para uma imagem grfica Exportando para arquivos de texto Importando informaes Inserir outro projeto Importando arquivos do Office Levando informaes da pasta de trabalho do Excel ao Project Levando informaes do banco de dados Access ao Project Levando lista de tarefas do Outlook para o Project Levando informaes do Word ao Project Importando outros arquivos Importando arquivos do Microsoft Project Exchange Importando arquivos de texto Resoluo de problemas Project importa tempos de dados incorretos do Microsoft Excel Objetos vinculados ou anexados no importam ou exportam O arquivo exportado contm informaes a mais ou a menos do que o esperado

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705 706 706 708 708 713 714 716 717 718 718 718 720 722 722 727 728 728 729 730 730 730
XXII

Resumo

O Project importa informaes invlidas Os valores das informaes importadas alteram O projeto importado est vazio O Project exibe informaes importadas nos campos errados

731 731 731 731 731

Captulo 26: Estudos de caso de projetos

Caso 1 Descrio do problema Soluo do problema Benefcios do negcio Solucionadores do problema Descrio do problema Soluo do problema Solucionadores do problema Descrio do problema Soluo do problema Solucionadores do problema Descrio do problema Soluo do problema Solucionadores do problema Descrio do problema Soluo do problema Solucionadores do problema Descrio do problema Soluo do problema Solucionadores do problema

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733 734 734 735 736 736 736 737 737 737 737 738 738 739 739 739 740 740 740 741 742 742 742 742 743 743 743 744 744 744

Caso 2

Caso 3

Caso 4

Caso 5

Caso 6

Caso 7 Descrio do projeto Soluo do projeto Solucionadores do problema Resumo Parte VII: Apndices

Apndice A: O que tem no CD-ROM Apndice B: Planilha de gerenciamento de projeto Apndice C: Campos e funes disponveis para frmulas de campos customizados Apndice D: Recursos de gerenciamento de projetos ndice Remissivo

745 753 763 781 793

XXIII

Captulo 1

A natureza de projetos
Todo mundo executa projetos. Construir uma casa na rvore um projeto; da mesma forma que colocar um homem na lua. Da mais simples reforma em sua casa at o mais complexo negcio ou aventura cientfica, projetos so uma parte significativa de nossas vidas. Mas o que exatamente um projeto e o que voc pode fazer para gerenciar todas as suas facetas? Alguns projetos so definidos pela sua aleatoriedade. Prazos perdidos, surpresas desagradveis e problemas inesperados parecem ser to inevitveis como as reunies semanais de equipe. Outros projetos possuem poucos problemas. O projeto que transcorre suavemente do incio ao fim raro. Bom planejamento e comunicao podem ser um longo caminho em direo a evitar desastres. E mesmo que nenhum planejamento possa antever todos os possveis problemas, o bom gerenciamento de projetos permite-lhe lidar com aquelas viradas e rolos inevitveis da melhor maneira possvel. Neste captulo, voc comear a explorar ferramentas e adquirir habilidades que podero lhe ajudar a se tornar um gerente de projetos mais eficiente e produtivo. O objetivo deste captulo fornecer uma base sobre o que um projeto, o que gerenciamento de projetos e como Microsoft Project 2007 compe este quadro.

NESTE CAPTULO
Observando o projeto pela primeira vez O bsicosobre entrada de informaes no project

Entendendo projetos
Quando voc procura a palavra projeto no dicionrio, encontra definies como plano ou esforo concentrado. Um projeto no sentido mais verdadeiro no um esforo de uma nica pessoa para executar uma tarefa. Por esta definio vestirse por mais difcil que esta tarefa possa parecer numa segundafeira de manh no um projeto. Um projeto uma srie de passos tipicamente executados por mais de uma pessoa. Alm disto, um projeto possui as seguintes caractersticas:

Um projeto possui um objetivo especfico e mensurvel. Voc sabe que terminou um projeto quando alcanou com sucesso o objetivo do projeto. Projetos possuem um perodo especfico no tempo. O sucesso de um projeto , geralmente, mensurado pelo sucesso com o qual o foi completado dentro de uma quantidade de tempo alocada para ele. Projetos usam recursos. Recursos no so somente pessoas; recursos podem incluir equipamentos, materiais e mais. A forma como estes recursos so alocados e orquestrados outro aspecto chave utilizado para mensurar o sucesso ou fracasso de um projeto. Todos os projetos consistem em passos interdependentes, ainda assim individuais, chamados tarefas. Nenhum pedao do projeto existe em um vcuo. Se uma tarefa atrasa ou excede o oramento, geralmente, afeta outras tarefas, o cronograma, de um modo geral, e o custo total do projeto. Projetos podem durar meses ou at anos. Por sua natureza, eles so dinmicos; tendem a crescer, mudar e a comportarem-se de formas que no podemos prever sempre. Conseqentemente, voc, como gerente de projetos, deve permanecer alerta ao progresso e mudanas dos seus projetos, ou nunca alcanar seus objetivos. Documentao e comunicao so suas duas ferramentas chave para permanecer no topo de um projeto durante toda sua vida.

Explorando gerenciamento de projetos

Gerenciamento de projetos uma disciplina que examina a natureza de projetos e oferece caminhos para controlar seu progresso. Gerenciamento de projetos tenta organizar e sistematizar as tarefas em um projeto para minimizar o nmero de surpresas que voc pode encontrar. Gerenciamento de projetos e gerentes de projeto dizem respeito s seguintes reas chave: Cronograma; Oramento; Gerenciar recursos; Monitorar e comunicar progresso. Para gerenciar estes aspectos dos projetos, certas ferramentas desenvolveram-se ao longo dos anos. Algumas so conceituais, como o caminho crtico, outras envolvem formatos especficos para mapear progresso, como o Grfico de Gantt. As sees seguintes introduzem alguns conceitos e ferramentas do gerenciamento de projetos.

Caminho crtico e folga

O caminho crtico marca uma srie de tarefas em um projeto que devem ser completadas no prazo para manter-se o cronograma. Por exemplo, suponha que voc esteja planejando uma festa de despedida em seu escritrio. Voc possui trs dias para planejar a festa. A seguinte tabela lista algumas das tarefas envolvidas e indicam seus prazos.

Tarefa Assinar o carto de despedida Pedir a comida Reservar a sala Comprar um presente de despedida

Durao Trs dias Um dia Uma hora Um dia

A tarefa mais curta, reservar a sala, leva apenas uma hora. Assumindo que muitas salas esto disponveis para a festa, voc pode adiar a reserva da sala at a ltima hora do terceiro dia. Atrasar esta tarefa no causa nenhum atraso na execuo da festa - contanto que voc conclua esta tarefa de reservar a sala ao final da tarefa mais longa, que conseguir com que todo mundo assine o carto de despedida. Ento, a tarefa reservar a sala no est no caminho crtico. Todavia, voc no pode atrasar a tarefa de assinar o carto, que est projetada para levar trs dias para ser concluda, sem atrasar a festa. Ento, a tarefa de assinar o carto est no caminho crtico. ( claro que este exemplo muito simples. Tipicamente, toda uma srie de tarefas no podem se atrasar, formando um caminho crtico completo). Os seguintes pontos definem e clarificam mais este conceito: O caminho crtico muda conforme o projeto progride. Lembre-se de que o caminho crtico um meio de identificar tarefas sem folga em seu prazo para garantir que no atrasem e no afetem o cronograma geral. Sabendo onde esto as tarefas do seu caminho crtico em qualquer ponto durante o projeto crucial para permanecer nos trilhos. As figuras 1.1 e 1.2 mostram o mesmo cronograma primeiro com todas as tarefas exibidas e, ento, filtrada para exibir apenas as tarefas no caminho crtico. REFERNCIA CRUZADA Veja o captulo 7 para saber como filtrar apenas tarefas do caminho crtico e para encontrar mais informaes sobre mudar os modos de exibio do seu projeto. Folga, tambm chamada de flutuao, a quantidade de tempo que voc pode atrasar uma tarefa antes que se mova para o caminho crtico. No exemplo anterior, a tarefa com durao de uma hora - reservar a sala - possui folga. Esta tarefa pode deslizar algumashoras ou at um par de dias e a festa ainda acontece dentro do prazo. Todavia, se voc esperar at a ltima meia hora do terceiro dia para reservar a sala, esta tarefa ter usado sua folga e, por isso, move-se para o caminho crtico.

Figura 1-1 Tarefas com folga exibidas junto com as que esto no caminho crtico.

Figura 1-2 Quando voc aplica o filtro apropriado, somente as tarefas que no podem atrasar so exibidas em seu cronograma.

Duraes e etapas
A maior parte das tarefas em um projeto levam uma quantidade de tempo para serem finalizadas. Tarefas podem levar de cinco minutos a cinco meses. A quantidade de tempo necessria para completar uma tarefa conhecida como a durao da tarefa. Voc deve sempre tentar quebrar as tarefas grandes de um projeto em tarefas menores de durao mais curta para que voc possa acompanhar o progresso de maneira mais precisa. Por exemplo, quebre uma tarefa de durao de cinco meses em tarefas com um ms de durao cada. Verificando a concluso de tarefas menores cada ms reduz as chances de surpresas srias cinco meses depois e aumentam a sensao de que voc est conseguindo realizar as coisas. Algumas tarefas, chamadas de etapas, no possuem durao (0). Etapas so meramente pontos no tempo que marcam o incio ou concluso de alguma fase do projeto. Por exemplo, se seu projeto envolve o design de um novo panfleto, a aprovao do design inicial pode ser considerada uma etapa. Voc pode atribuir uma durao para o processo de mostrar o design para vrias pessoas para reviso, mas atribuir uma durao para o momento em que voc obtm a aprovao final de todos provavelmente impossvel. Logo, esta tarefa possui uma durao de 0 - isto , a aprovao do design uma etapa que simplesmente marca um momento chave no projeto.

Cronogramas dirigidos por recursos e tarefas de durao fixa

Algumas tarefas levam a mesma quantidade de tempo no importando o nmero de pessoas ou outros recursos que voc lhes devote. Voar de Nova Iorque para So Francisco leva em mdia cinco horas, no importando o nmero que voc adicione de pilotos ou comissrias. Voc no pode acelerar o teste de uma mistura de dois solventes que devem descansar por seis horas para reagir adicionando mais solvente ou contratando mais cientistas para trabalhar no laboratrio. Estas tarefas possuem uma durao fixa, significando que a durao estabelecida pela natureza da ao. Por outro lado, o nmero de recursos disponveis pode afetar a durao de algumas tarefas. Por exemplo, se uma pessoa precisa de duas horas para cavar uma vala, adicionar uma segunda pessoa, provavelmente, reduzir o tempo pela metade. O projeto ainda requer duas horas de esforo, mas dois recursos podem executar a tarefa simultaneamente. Tarefas cuja durao afetada pela adio ou subtrao de recursos so chamadas tarefas dirigidas por recursos. Em tarefas do mundo real, este clculo raramente to exato. Porque as pessoas possuem nveis diferentes de habilidades e executam trabalhos em diferentes velocidades, duas pessoas, no necessariamente, executam a tarefa na metade do tempo. Ainda mais, quanto mais pessoas forem adicionadas a uma tarefa, mais comunicao, cooperao e treinamento estaro envolvidos. O Microsoft Project lida com as atribuies adicionais de recursos estritamente como clculos matemticos, mas voc ainda pode usar seu julgamento dos recursos envolvidos para modificar este clculo (veja captulo 10). NOTA

Diagramas que ajudam o gerenciamento de projetos

Os grficos de Gantt, os diagramas de rede e a estrutura detalhada de trabalho (EDT) so ferramentas de gerenciamento de projetos que evoluram ao longo de muitos anos. Elas so simplesmente grficos que voc pode usar para monitorar os diferentes aspectos do seu projeto. A Figura 1.3 mostra o Grfico de Gantt do Microsoft Project e a Figura 1.4 mostra um diagrama de rede do Microsoft Project. A Figura 1.5 mostra uma tpica EDT, apesar do Microsoft Project no incluir o grfico EDT como um de seus modos de exibio padro.

Figura 1-3 As barras do Grfico de Gantt representam a durao das tarefas em um projeto.

NO CD ROM Voc pode comprar softwares adicionais (como o WBS Chart Pro) para criar uma EDT a partir de um arquivo do Microsoft Project. O CD-ROM incluso neste livro possui uma verso demonstrao deste software. Antes das pessoas utilizarem computadores para gerenciar seus projetos, os gerentes desenhavam estes grficos mo. Qualquer projeto de respeito possua em sua War Room um diagrama de rede, EDT ou Grfico de Gantt de trs metros colado na parede. Ao final do projeto, este grfico estava to marcado e desatualizado como o calendrio de compromissos do ano passado. Felizmente, os softwares de gerenciamento de projetos facilitam o processo de gerao, atualizao e customizao. Um Grfico de Gantt representa as tarefas em um projeto utilizando barras que refletem a durao de tarefas individuais. As etapas so exibidas como objetos em forma de diamante. O diagrama de rede assemelha-se a um fluxograma do trabalho em um projeto.

Figura 1-4 O grfico da estrutura detalhada de trabalho lembra um tpico organograma de uma empresa

Figura 1-5 O grfico da estrutura detalhada de trabalho lembra um tpico organograma de uma empresa

REFERNCIA CRUZADA Voc pode descobrir mais sobre os vrios elementos do Grfico de Gantt no captulo 2. Para o propsito deste captulo, voc s precisa saber que o Grfico de Gantt permite que voc visualize e monitore a durao do projeto.