UNIVERSIDADE DO PARLAMENTO CEARENSE

DOCUMENTOS DE ARQUIVO

1 - NOES BSICAS DE ARQUIVOS

1.1 - O que arquivo? o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, so reunidos por acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas. Outra definio: entidade ou rgo administrativo responsvel pela custdia, tratamento documental e utilizao dos arquivos sob sua jurisdio. Ex.) arquivo central da Unicamp. 1. 2 - Tipos de arquivo Pblicos (federal, estadual, municipal); Institucionais (escolas, igrejas, clubes, associaes); Comerciais (empresas, corporaes, companhias); Pessoais (fotos de famlia, cartas, originais de trabalho).

Arquivos especiais: guardam e organizam documentos, cujas informaes so registradas em suportes diferentes do papel. Ex.) discos, filmes e fitas.
Arquivos especializados: guardam documentos gerados por atividades muito especializadas, que precisam ser organizados com tcnicas e materiais especficos. Ex.) arquivos mdicos, de imprensa, de engenharia, literrios.

1.3 - SISTEMA DE ARQUIVOS

Sistema: um conjunto de arquivos de uma esfera governamental ou de uma mesma entidade, pblica ou privada, que, independentemente da posio que ocupam nas respectivas estruturas, funcionam de modo integrado e articulado na consecuo de objetivos tcnicos comuns. Documento: a unidade constituda pela informao e seu suporte, produzida em decorrncia de uma atividade. O documento pode ser simples ou composto.

1.4 - NATUREZA DOS DOCUMENTOS

Formato: a configurao fsica de um suporte, de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado. Ex: formulrio, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz.

Espcie: a configurao que assume um documento, de acordo com a disposio e a natureza das informaes nesse contidas. Ex: ata, relatrio, carta, ofcio, proposta, diploma, atestado, requerimento, organograma.

Gnero: a configurao que o documento assume, de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo. Ex: audiovisual (filmes), fonogrfico (discos, fitas), iconogrfico (obras de arte, fotografia, slides).

Tipo de documento: a configurao que assume um documento, de acordo com a atividade que a gerou. Ex: ata de posse, boletim de notas e frequncia de alunos, pronturio mdico.

1.5 - IDADE DOS ARQUIVOS

O ciclo de vida do arquivo tem relao com a vigncia do documento.

Caracterizao do ciclo: Arquivo corrente ou de gesto: primeira idade ou ativo; Arquivo intermedirio: segunda idade ou semi-ativo; Arquivo permanente: terceira idade ou histrico.

2 - ORGANIZAO DE ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIRIOS

Estrutura bsica necessria: Recursos humanos, instalaes e recursos materiais. 2.1 - Recursos humanos Operaes de arquivo executada por pessoal competente e responsvel para: Selecionar e registrar documentos; Estabelecer o mtodo de classificao adequado; Codificar e ordenar documentos; Arquivar documentos de acordo com o mtodo adotado; Conservar os documentos e manter o arquivo atualizado e organizado; Localizar documentos; Controlar a sada de documentos do arquivo;

ORGANIZAO DE ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIRIOS

Transferir e descartar documentos; Orientar e treinar usurios. Requisitos indispensveis para o tcnico de arquivos

Conhecer as atividades e interesses da instituio e rea de atuao; Conhecer as regras para classificar documentos e as abreviaturas importantes; Habilidade para ler e destacar as funes dos documentos; Ser leal e discreto; Ser metdico; Ter boa memria.

ORGANIZAO DE ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIRIOS

2.2 - Instalaes
Anlise dos seguintes aspectos: localizao, iluminao, arejamento, higienizao, disposio e segurana.

2.3 - Recursos materiais Mobilirios: ideal para os formatos e gneros dos documentos produzidos que economize. Acessrios: pastas suspensas (frontais ou laterais), pastas intercaladoras, pastas A/Z ou outras.

3 - COMO ORGANIZAR UM ARQUIVO?

Para se organizar um arquivo necessrio elaborar um Plano de Classificao de sua unidade ou rea de trabalho. Classificao Consiste na sequncia de operaes que, de acordo com diferentes estruturas e atividades da organizao, visam distribuir os documentos de um arquivo. 3.1 - Plano de classificao de documentos um plano utilizado para facilitar o trabalho de arquivamento, acesso e destinao dos documentos.

Como montar um plano de classificao? Escolher o modelo a ser utilizado. Ex. modelo denominado estrutural/funcional. Modelo estrutural / funcional Baseia-se nas estruturas e funes da instituio.
Etapas Identificar as atribuies e atividades da instituio e da rea que voc trabalha; Relacionar e organizar os dados levantados; Identificar os tipos de documentos que tm origem a partir das atividades identificadas.

3.2 - Montagem do plano de classificao Relacionar as atividades da sua rea; Classificar as atividades de acordo com as atribuies afins ou maiores (classes), ordenando-as em sub-classes; Codificar - identificar as pastas ou outra unidade de arquivamento com os cdigos da classificao.

Nota: O plano deve ser elaborado em conjunto com as pessoas que vo utilizar e manter o arquivo para facilitar o acesso; Voc poder utilizar cores diferentes para identificar as classes; O critrio para identificao das pastas deve ser simples, para facilitar sua utilizao e manuteno.

3.3 - ROTINAS DE ARQUIVAMENTO

Inspeo; Leitura; Seleo; Marcar a hora e a data; Registro; Classificao; Ordenao; Arquivamento; Emprstimo de documentos.

3.4 - PLANO DE DESTINAO DOS DOCUMENTOS

Eliminao de documentos; Transferncia de documentos; guarda permanente; guarda temporria.