MINISTRIO DA EDUCAO

INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAO, CINCIA E TECNOLOGIA DO PIAU

MANUAL DE COMPRAS

MARO, 2009

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MANUAL DE COMPRAS
I - ESCLARECIMENTO

Este Manual no tem a pretenso de esgotar as dvidas acerca dos procedimentos de compras pela Administrao do IFPI, mas esclarecer aos solicitantes as questes bsicas relacionadas ao assunto, a partir da experincia acumulada pelos setores envolvidos no processo de compras, que so a PrReitoria de Administrao, o Departamento de Oramento, Contabilidade e Finanas do Campus Teresina Central e suas fraes.

II - OBJETIVO

Definir parmetros para solicitao de compras de materiais e contratao de servios, visando dinamizao do processo; racionalizao dos trmites; eficcia das aquisies do IFPI; e ainda, cumprir as determinaes legais e atender s orientaes da Controladoria Geral da Unio e do Tribunal de Contas da Unio.

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III - DEFINIES PRVIAS

a) - Memorando de Solicitao de Compra ou Servio

o documento, emitido pelo interessado, contemplando a justificativa da aquisio, a especificao do material ou servio, bem como o preo estimado; encaminhado Direo Geral/Reitoria, para autorizao da autuao (abertura) do processo de compra. Depois de autorizado, encaminhado ao Departamento de Administrao do Campus/Pr-Reitoria de Administrao da Reitoria que abre, instrui e coordena a tramitao do mesmo pelos setores envolvidos, de acordo com as caractersticas que determinaro a forma de aquisio, que poder ser: a) direta, isto , por dispensa de licitao ou inexigibilidade, em casos e condies especficas; ou b) por licitao, em modalidade adequada. Ateno: o procedimento de compra realizado quando constatada a inexistncia ou insuficincia do material no Almoxarifado.

b) Processo de aquisio de material ou de contrao de servio

Simploriamente, o processo de compras pode ser definido como o conjunto de procedimentos documentado e circunstanciado por despacho escrito assinado e datado por agente pblico designado, em obedincia estrita
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legislao especfica e aos Princpios da Administrao Pblica, organizado em ordem cronolgica, com numerao crescente, encadernado com capa de cor rosa; e autuado, isto , numerado segundo o sistema de protocolo gerido pelo Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto MPOG. O processo dever conter os atos da Administrao desde a solicitao do gasto at o pagamento da despesa, preferencialmente encerrado com um parecer analtico do controle interno, ressalvando as falhas porventura cometidas com o fim de orientar o gestor e sua equipe a evit-las em procedimentos futuros. Uma das finalidades da formalizao do processo servir de prova documental dos atos praticados pela Administrao e seus agentes. Os autos do processo permitem deste modo a anlise dos atos e identificao dos agentes, na ordem em que aconteceram, por parte dos rgos de controle interno e externo e da sociedade em geral.

c) Agente Pblico

a pessoa fsica que exerce uma funo pblica no mbito da sociedade. A funo pblica a atribuio, o encargo ou a competncia previamente definidos por lei, para o exerccio de uma determinada atividade que tem por objetivo precpuo o interesse pblico. Dentre os agentes pblicos figuram os agentes administrativos (funcionrios/empregados pblicos), que mantm com a Administrao relao de trabalho remunerado, no eventual e com vnculo de subordinao.

PRAD/DOCF-CTC IV - ELABORAO DO PEDIDO

Todo processo administrativo de compras se inicia e se fundamenta no memorando de compras e seus eventuais anexos. O xito do processo depende das circunstncias e termos em que foram realizados os procedimentos de descrio, condies de entrega e estimativa de preo do objeto a ser adquirido.

a) - Solicitao de Material

O responsvel pelo setor interessado, verificando em seu planejamento a necessidade de aquisio de materiais a fim de manter as condies adequadas de atividade do setor, deve verificar a inexistncia ou insuficincia do material no Almoxarifado. Constatada a necessidade de realizao da despesa, o responsvel pelo setor deve emitir um memorando de compras a seu superior hierrquico, quem encaminhar o memorando Direo Geral do campus para autorizao. Por este memorando de solicitao de compra, o interessado solicita ao Diretor Geral autorizao para aquisio do material de consumo, equipamento, material permanente; justificando sua necessidade e indicando o valor estimado do gasto e, em anexo, projeto bsico, memorial descritivo ou termo de referncia contemplando relao dos bens com os seguintes elementos: especificao detalhada, padro de qualidade e desempenho, unidade de fornecimento, quantidade, preo estimado e, ainda, se necessrio: condies de fornecimento, garantia, instalao, adequao a normas de padronizao, acessrios ou itens inclusos etc. Deve ser emitido um memorando para cada grupo de material, conforme os exemplos: a) Material de consumo para laboratrio de eletrnica; b) Material de Expediente; c) Material de Distribuio consumo para setor mdico-odontolgico; d) Material de Consumo - Suprimentos de informtica; 5

PRAD/DOCF-CTC e) Material de consumo para manuteno eltrica e hidrulica; f) Material de consumo peas de reposio para equipamentos de refrigerao; g) Equipamento de refrigerao para climatizao de ambiente; h) Equipamento de informtica para rea de ensino; i) Equipamento de informtica para rea administrativa; j) Equipamento para laboratrio de Alimentos.

b) Solicitao de Servio

O responsvel pelo setor interessado, constatando a necessidade de contratao de um servio avulso ou continuado, deve emitir um memorando de compras Direo Geral do campus. Por este memorando de solicitao de servio, o interessado solicita autorizao para contratao de pessoa jurdica (339039) ou fsica (339036) para prestao do servio almejado; justificando a necessidade do gasto e indicando o valor estimado da contratao e, em anexo, projeto bsico, memorial descritivo ou termo de referncia contemplando os seguintes aspectos: especificao detalhada, padro de qualidade e desempenho, unidade de fornecimento, quantidade, preo estimado e, ainda, se necessrio: condies de fornecimento, garantia, instalao, adequao s normas de padronizao.

c) Descrio do Objeto.

A descrio do objeto deve contemplar especificaes tcnicas detalhadas e precisas. Sua fidelidade fator preponderante para a cabal realizao da despesa pblica dentro dos parmetros morais e legais da Administrao, haja vista que a impessoalidade deve permear todo o processo de compra, vedando a utilizao de critrio tcnico seleo de proposta que no esteja expressamente previsto no memorando de compra ou em seus 6

PRAD/DOCF-CTC anexos. A questo da descrio fundamental, porque as melhores compras comeam pela descrio detalhada do produto na sua solicitao, resultando na aquisio de bens de qualidade, melhor oferta de preos e adequao s necessidades do rgo solicitante.1

Um dos fenmenos recorrentes constatado na prtica o desapontamento do solicitante ao concluir que o bem adquirido no corresponde s suas expectativas, quando adquirido. Talvez isso se d pela falta de correspondncia entre as expectativas do solicitante e a descrio do objeto constante no pedido. Isso ocorre, aparentemente, porque o solicitante tende a conceituar mais e definir menos o objeto pretendido2. Exemplo de descrio com tendncia ao Conceito (subjetiva):
Item Discriminao Unidade Quantidade Preo unit. Preo total

01

Bebedouro de garrafo com p pintado.

Um

10

286,00

2.860,00

Exemplo de descrio com tendncia Definio (impessoal e precisa)

Item Discriminao Unidade Quantidade Preo unit. Preo total

01

Bebedouro de coluna, para garrafo de 20 litros, com duas torneiras, sendo uma para gua em temperatura natural e outra para gua gelada, com desempenho mnimo de 3,5 litros de gua gelada por hora, cuba com capacidade de pelo menos 5 litros, bandeja coletora de gua removvel, baixo consumo de energia, tenso 220 Volts. Garantia de um ano. Prestao de Assistncia Tcnica em Teresina-PI.

Um

10

286,00

2.860,00

No h uma nica forma de descrever um bem ou servio, porm so comuns as descries mais assemelhadas a um conceito e outras mais correspondentes a uma definio. A conduta mais afeita Administrao

1 SILVEIRA E CAMARGO. O processo de compras na prefeitura municipal de Santa Maria. Qualit@s Revista Eletrnica - Edio Especial -2006

Um exemplo simples e esclarecedor da diferena entre conceito e definio pode ser obtido a partir da palavra gua. Seu conceito pode ser de um lquido incolor, inodoro e essencial para a sobrevivncia dos seres humanos. Sua definio nica: uma partcula de hidrognio associada a duas de oxignio. (MONTEIRO. Sumrio ou ndice? Conceitos, definies e controvrsias. Acta Cirrgica Brasileira. Vol. 13, n. 2, So Paulo. abr/maio/jun 1998.)

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aquela pautada no sentido da definio do objeto. Seguem mais alguns exemplos de descrio detalhada:

Material de consumo Gneros Alimentcios

Item Discriminao Unidade Quantidade Preo unit. Preo total

01

Caf torrado e modo, embalado a vcuo, em embalagem no superior a 1Kg

Kg

500

8,00

4.000,00

Equipamento de refrigerao de gua.

Item Discriminao Unidade Quantidade Preo unit. Preo total

01

Bebedouro de coluna, para garrafo de 20 litros, com duas torneiras, sendo uma para gua em temperatura natural e outra para gua gelada, com desempenho mnimo de 3,5 litros de gua gelada por hora, cuba com capacidade de pelo menos 5 litros, bandeja coletora de gua removvel, baixo consumo de energia, tenso 220 Volts.

Um

10

286,00

2.860,00

Servio de Terceiros Pessoa Jurdica Locao de veculo com motorista

Item Discriminao Unidade Quantidade Preo unit. Preo total

01

Servio de locao de nibus, com condutor, capacidade mnima de 42 lugares, trecho Teresina - Picos Teresina, rodagem em pavimentao asfltica, com percurso aproximado de 660 Km, Sada de Teresina s 7h do dia 20/02 e retorno de Picos previsto para as 19h do dia 21/02.

nibus

03

2.000,00

6.000,00

Manuteno de Equipamento (servio e peas) Servio de Manuteno

Item Discriminao Unidade Quantidade Preo unit. Preo total

01

Higienizao ar condicionado; Limpeza do sistema de Injeo; reviso geral; alinhamento e balanceamento. Obs: os servios sero executados no veculo L-200 de placa NHZ 4940, tombo 34567, do Campus Rio Bonito, conforme Memo n 042/2009 Campus Picos e documentao, anexos.

UM

01

333,90

333,90

Peas e Insumos a serem aplicados na Manuteno

Item Discriminao Unidade Quantidade Preo unit. Preo total

01 02 03 04 05 06 07

Lquido arref. 1 lt Fluido freio dot-4 Filtro leo motor Filtro combustvel leo Tection 15w/40 Limpa sist. Ar condicionado Limpador diesel

Lt Und Und Und Und Und Und

04 01 01 01 07 01 01

30,73 27,63 42,73 38,02 17,88 50,00 70,00

122,92 27,63 42,73 38,02 125,16 50,00 70,00

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Ateno:
1 - No indicar marca nem modelo de um determinado fabricante; exceto quando se tratar da identificao de um equipamento, cuja manuteno ou peas de reposio constituam o objeto da despesa pretendida; 2 Fazer um pedido para cada grupo de material (ex.: suprimento de informtica, equipamento de informtica, material de expediente, material de consumo laboratorial, material para manuteno eltrica, hidrulica e refrigerao, mobilirio, locao de veculo, limpeza e lubrificao de equipamento sem reposio de peas etc). Quando se tratar de servio de manuteno de equipamento com reposio de peas, um mesmo processo abrigar as duas despesas: servio de manuteno e aquisio de peas de reposio; 3 - A especificao completa (sem determinao de marca ou modelo) do material ou servio com o padro de desempenho e de qualidade fundamental para que voc receba exatamente o que necessita, jamais esquea que pensar uma atividade psquica abstrata bem diferente de escrever clara e objetivamente. Invariavelmente, voc receber o que escreveu e no o que imaginou; 4 Pedidos de natureza complexa ou especfica devem ser elaborados ou, pelo menos, supervisionados por um profissional competente. No caso de obra ou servio de engenharia imprescindvel a participao circunstanciada de um engenheiro; equipamento e suprimento de informtica, de um analista de sistemas; equipamento e material de laboratrio, do coordenador do laboratrio; equipamento e material mdico hospitalar, do mdico coordenador do setor; quem deve saber do que um setor precisa o servidor (e profissional competente) responsvel por suas atividades; 5 - Assuntos relacionados a recursos oramentrios devero ser dirimidos com a frao de administrao oramentria, contbil e financeira de cada unidade.

Embora haja impedimento de indicao de marca e tambm de descrio que direcione a compra para um determinado fabricante, a Subsecretaria de Assuntos Administrativos do MEC vem utilizando marcas como referncia de padro de qualidade e desempenho, conforme segue:
CANETA esferogrfica, plstico, lato com esfera de tungstnio, mdia, preta, material transparente e com orifcio lateral (tipo BIC, Faber Castel ou similar com o mesmo padro de qualidade).

A expresso tipo marca X, marca Y, marca Z no direciona o pedido para um determinado fabricante. A enumerao de marcas serve para definir
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um padro de qualidade sendo possvel o oferecimento de similares de outras marcas desde que com o mesmo padro de qualidade. At que se prove o contrrio, este parece um recurso eficaz para se evitar a compra de materiais que no satisfazem s expectativas do solicitante e da Administrao. Resta saber qual o critrio a ser utilizado pelo pregoeiro para estabelecer a similaridade. Tal critrio deve constar no edital de licitao.

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V - POR ONDE ANDA O PROCESSO DE COMPRAS

T R M I T E
F A S E C O M U M Passo Setor

P R O C E S S U A L
Ao

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Interessado Diretor Geral / Reitor Setor de Oramento Almoxarifado DAP do campus/PRAD Reitoria Ordenador da despesa Protocolo DAP do campus/PRAD Reitoria Setor de Licitao

Formaliza o Pedido Autoriza a tramitao Informa saldo oramentrio Confere ausncia do material pedido no estoque. Instrui e coordena processo Autoriza Abre processo autua Monitora e encaminha COMPRA DIRETA xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Procedimentos de compra direta ou Cotao Eletrnica: cotao de preo de, no mnimo, trs empresas e indicao daquela que ofertou o bem ou servio de menor preo. LICITAO Elabora Edital de licitao de acordo com projeto bsico, memorial descritivo ou termo de referncia elaborado pelo interessado Analisa e emite parecer acerca do edital, sugerindo, eventualmente, modificaes a fim de adequ-lo legislao. Realiza procedimentos licitatrios: publicao do Edital e do Aviso de Licitao, realizao do certame em sesso pblica presencial ou virtual, indicao (adjudicao) da empresa que atendeu s condies previstas no Edital e ofereceu o menor preo. Homologa resultado da cotao ao Homologa resultado do certame ao fornecedor que ofertar o bem ou fornecedor indicado vencedor na servio com menor preo licitao. Determina emisso de nota de empenho e encaminha Emite nota de empenho Assinam Nota de empenho Entrega Nota de Empenho ao fornecedor Confere material com Nota de Empenho e recebe formalmente o material e a nota fiscal do fornecedor. / Atesta que os servios foram prestados. Realiza pagamento do fornecedor, emitindo uma Ordem Bancria, no valor da Nota Fiscal devidamente atestada pelo almoxarifado ou solicitante de servio. Autorizam pagamento da OB, assinando a relao de pagamento a ser encaminhada agncia de relacionamento do Bco. do Brasil.

F A S E E S P E C F I C A F A S E C O M U M

10

Procuradoria Jurdica

11

Setor de Compras/Licitao

10 11 12 13 14 15 16 17

Diretor Geral/Reitor

DAP do campus/PRAD Reitoria Setor de Contabilidade Reitor, Gestor Administrativo Gestor Financeiro Almoxarifado / Setor Solicitante Setor de Finanas

Reitor/Diretor Geral e Gestor Financeiro

11

PRAD/DOCF-CTC VI - RECEBIMENTO DE MATERIAL & ATESTADO DE PRESTAO DE SERVIO

Todo material adquirido ser entregue no Almoxarifado, onde permanecer disposio do interessado. No ato do recebimento ser observado se o material confere com as especificaes formalizadas no processo de compras, momento em que ser atestado o recebimento pelo almoxarife junto a laudo de profissional competente quando necessrio. Tratando-se de equipamento ou material permanente, necessrio o tombamento do bem pela Coordenao de Patrimnio. Quando se tratar de equipamento que depende de instalao por parte do fornecedor, a entrega ser diretamente ao Interessado, na presena do coordenador do Almoxarifado, servidor vinculado essa coordenao, ou outro servidor designado pela Administrao. Depois de instalado e em perfeito funcionamento, o interessado atesta a Nota Fiscal e a encaminha imediatamente ao Almoxarifado, a fim de que seja processada a entrada do material, a respectiva incorporao do bem ao acervo patrimonial e o pronto pagamento ao fornecedor. Quando se tratar de servio avulso, a entrega ser diretamente ao Interessado, que, aps a prestao do mesmo nos padres de qualidade e desempenho circunstanciados no memorando de solicitao, atesta a Nota Fiscal de Servio e a encaminha imediatamente ao setor financeiro, a fim de que seja procedido o pagamento ao fornecedor.
IMPORTANTE Nenhum material pode ser recebido pelo interessado, sem que antes tenha sido entregue no Almoxarifado, de acordo com o Decreto Lei n 200/64, Lei n 4320/64, e normas complementares em vigor. O descumprimento deste procedimento implica em responsabilidades por parte de quem recebeu o material, pelo seu ressarcimento, caso o mesmo no seja localizado para tombamento. 12

PRAD/DOCF-CTC LEGISLAO As aquisies realizadas pela Administrao Pblica so normatizadas, entre outros, pelos documentos: Lei n 8.666, de 21 de junho de 1993. Estabelece normas gerais sobre licitaes e contratos administrativos pertinentes a obras, servios (inclusive de publicidade), compras, alienaes e locaes no mbito dos Poderes da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios; Lei n 10.520, de 17 de julho de 2002. Institui, no mbito da Unio, Estados, Distrito Federal e Municpios, nos termos do art. 37, inciso XXI, da Constituio Federal, modalidade de licitao denominada prego, para aquisio de bens e servios comuns, e d outras providncias.

CONTATOS Setor
Reitoria Pr-Reitoria de Administrao

Responsvel Prof. Santana Tarcsio

Telefone 3215 5224 3215 5209 3215 5202 3215 5257 3215 5221

Setor de Contabilidade Oramento e Finanas Jurandi Amaral - Gardnia Reitoria Setor de Licitao - Reitoria Setor de Compras Reitoria

Antnio Luiz Jos Mrio

SUGESTES, ESCLARECIMENTOS E CRTICAS QUANTO AO MANUAL DE COMPRAS Campus Teresina Central Departamento de Oramento Contabilidade e Finanas A/C Ricardo de Souza E-mail: souzo@cefetpi.br; souzo@ig.com.br; Fone: (86) 3215-5221 - (86) 9434-8084

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MODELO MEMORANDO DE SOLICITAO DE COMPRAS OU SERVIO

MINISTRIO DA EDUCAO

INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAO, CINCIA E TECNOLOGIA DO PIAU COORDENAO DE LABORATRIOS

Mem. n 345/09 Em 23 de agosto de 2009.

A Sra. Diretora Geral do Campus de Lrios Jacinta Florinda de Jesus

Assunto: Aquisio de Equipamento para Laboratrios dos Cursos de Sade

Senhora Diretora,

Considerando o aumento de alunos nos cursos de sade desta instituio verificado nos ltimos dois anos e o conseqente aumento no volume de aulas prticas realizadas no Laboratrio de Sade, faz-se necessrio a aquisio do equipamento especificado no Anexo, necessrio ao satisfatrio atendimento de alunos dos cursos de sade. (justificativa). O preo estimada para a aquisio de R$ 32.000,00 ( trinta e dois mil reais).

Atenciosamente,

Manoel Leo de Souza Coordenador de Laboratrios

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ANEXO

Item

Descrio

Unidade

Quantidade

Preo Unitrio

Preo Total

01

Centrfuga para leitura de exames de Pea hematcrito, leitura manual, atravs de rgua graduada. Estrutura em metal de alta resistncia e pintura em epxi, blindagem interna, tampa de segurana. Rotor em alumnio anodizado de alta resistncia mecnica, sem reentrncias que dificultem a limpeza, dinamicidade balanceada, velocidade fixa de 12 mil rpm, capacidade para 24 tubos capilares de 1,75 x 75mm. Motor com categoria de consumo padro A, tenso de trabalho 220V, cabo de alimentao com pelo menos 1,5 m de cumprimento, baixo nvel de rudo, desligamento com acionamento conjugado de freio, LED indicativo de funcionamento, base da carcaa em borracha. Garantia de 2 anos, com assistncia tcnica e suporte em Teresina, e atendimento tcnico em 24 horas, realizao de manuteno corretiva em 72 horas.

10

3.200,00

32.000,00

OBSERVAO: O recebimento definitivo do equipamento pelo almoxarifado dar-se- mediante exame a ser procedido pelo Coordenador de Laboratrios, ou tcnico por ele designado, devidamente circunstanciado e apenso ao processo de compra.

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MODELO Projeto Bsico

SERVIO PBLICO FEDERAL Ministrio da Educao Instituto Federal de Educao, Cincia e Tecnologia do Piau

PROJETO BSICO

1.

SETOR SOLICITANTE 1.1. NOME DO SETOR.

2.

OBJETO 2.1. BEM A SER ADQUIRIDO OU SERVIO A SER CONTRATADO.

3.

JUSTIFICATIVA 3.1. JUSTIFICATIVA DA AQUISIO OU CONTRATAO

4.

ESTIMATIVA DE CUSTO 4.1. CUSTO ESTIMADO DA CONTRATAO OU AQUISIO BASEADO EM VALORES PRATICADOS NO MERCADO.

5.

ESTRATGIA DE FORNECIMENTO/PRESTAO DE SERVIO 5.1. COMO OS BENS DEVERO SER FORNECIDOS OU O SERVIO SER PRESTADO.

6.

OBRIGAES 6.1. PERTINENTES AO OBJETO DA LICITAO: 6.1.1. DO CONTRATANTE: 6.1.1.1. OBRIGAES DO CONTRATANTE EXCLUSIVAMENTE NO QUE SE REFERE AO OBJETO DO PROJETO BSICO 6.1.2. DA CONTRATADA: 6.1.2.1. OBRIGAES DA CONTRATADA EXCLUSIVAMENTE NO QUE SE REFERE AO OBJETO DO PROJETO BSICO

7.

HABILITAO 7.1. HABILITAO: 7.1.1. DOCUMENTOS COMPLEMENTARES EXIGVEIS DA LICITANTE PARA EFEITOS DE HABILITAO REFERENTES AO OBJETO DO PROJETO BSICO.

8.

OUTROS 8.1. OUTROS CRITRIOS RELEVANTES PARA UMA BOA AQUISIO OU CONTRATAO.

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