Apostila do usurio T.G.C.O.

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APOSTILA USURIO .
A ACTEL TELECOM SENTE-SE HONRADA POR TE-LOS COMO USUARIO DE NOSSOS SISTEMAS. Sabemos que para o perfeito funcionamento do sistema por mais avanado e inovador que seja, nada adiantar se a parte mais importante que a operadora do sistema ( antiga telefonista), no estiver devidamente apta a oper-lo, por isso elaboramos esta apostila visando seu melhor aprendizado. Este um dos sistemas de telefonia mais modernos existentes, com certeza o mais inovador j fabricado no Brasil ( conforme os prmios recebidos dos rgos do setor e mdia especializada). mineiro de Santa Rita do Sapuca ( Vale da Eletrnica ). Seu sistema de funcionamento muito simples e transparente, com software( programas de computador) interativo e hardware ( equipamento propriamente dito) de fcil manuseio. Ilustramos os tpicos mais importantes para uma operao rpida e eficiente. Temos a certeza que com essa importante ferramenta em mos e o comprometimento com o dever de atender bem ser fato fundamental para um perfeito funcionamento da plataforma digital que a empresa lhe confiou. Suas duvidas podero ser tiradas a qualquer tempo no horrio comercial por nossa equipe de atendimento tcnico, os telefones e meios de acesso esto no final desta apostila, assim como os nomes dos tcnicos e atendentes. Estamos devidamente equipados para acessos on-line donde podemos monitorar, programar, e orientar sobre possveis anormalidades. Mais uma vez agradeo por estar operando um Sistema to importante para ns. O atendimento da operadora de sistema o carto de visita de qualquer entidade.

Equipe Actel

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Terminal Grfico de Configurao e Operao (T.G.C.O.)

1). Apresentao Esta apostila abordar os aspectos operacionais do Terminal Grfico de Configurao e Operao, de forma a propiciar sua utilizao mais eficaz e entender plenamente as necessidades do usurio quanto a sua utilizao. O software TGCO foi desenvolvido para servir como apoio na operao do Sistema ACTIVE com objetivo de auxiliar no aproveitamento da grande quantidade de recursos que incorpora. O TGCO Windows estar apto a entrar em operao aps o Perodo de Apresentao.

A tela do TGCO pode ser dividida em reas, para seu melhor entendimento: rea de ramais: Sempre que o programa TGCO posto em execuo, solicita ao PABX a configurao atual de ramais e troncos.Faz aparecer na rea de ramais tantos botes quantos forem os ramais instalados nesse momento no PABX, agrupados em fileiras. Cada boto ento, passa a representar um ramal do sistema. O tipo do ramal e sua situao de ocupao instantnea alteram dinamicamente a aparncia fsica do boto na tela: Boto apagado: Ramal ativo e livre. Boto aceso: Ramal ativo e em uso. Boto alternando lentamente entre apagado e aceso: Ramal chamando o TGCO. acompanhado pelo Toque Interno. rea de Troncos: Sempre que o programa TGCO posto em execuo, solicita ao PABX a configurao atual de ramais e troncos. Faz aparecer na rea de troncos tantos botes quantos forem as linhas instaladas nesse momento no PABX, agrupados em fileiras de dezesseis botes. Cada boto ento, passa a representar uma linha do sistema. A situao de ocupao instantnea de cada linha altera dinamicamente a aparncia fsica do boto respectivo na tela: Boto apagado: Linha ativa e livre. Boto aceso: Linha ativa e em uso. Boto alternando lentamente entre apagado e aceso: Linha chamando o TGCO. acompanhado pelo Toque Externo. Boto com cone: Situaes especiais: Pare o cursor do mouse sobre o cone para conhecer seu significado. Menus do TGCO Windows:

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No topo da tela do TGCO Windows h os Menus, que do acesso a inmeras facilidades e configuraes. O acesso aos menus controlado por senhas. Opes desabilitadas significa que o nvel de senha atual no permite acessos quela tela. Status do Sistema: Na base da tela do TGCO Windows h uma linha com quatro campos destacados. O objetivo desses campos apresentar ao operador a situao de eventos importantes ao sistema e alarmes. Os eventos e alarmes so organizados por importncia, da esquerda para a direita.

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Vantagens do Equipamento A posio do TGCO vista como um ramal especial, com algumas vantagens: 1. 2. 3. Nunca estar ocupado para qualquer tipo de ligao (interna ou externa); Tem acesso a todas facilidades adicionais (programaes) da posio da telefonista; Tem um eficiente sistema de indicao, visual e sonora, do estado atual de cada ramal e de cada linha externa; 4. Emite mensagens comunicando eventuais falhas e estados de operao; 5. Permite fazer alteraes de dados como verificao de agenda, programaes, etc; 6. Possui um sistema de nveis de senhas para maior segurana ao habilitar/ desabilitar programaes; 7. Tem relgio e data digitais incorporados; 8. Permite fazer configuraes coletivas tanto de ramais quanto de troncos; 9. Possui lista telefnica prpria facilitando o processo de ligaes internas e externas; 10. Permite comunicao paralela com outros ramais TGCO, via "chat". 2). Teclas de comando

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Para operamos nosso sistema, vamos utilizar sempre o teclado ou o mouse do computador, para tanto, vamos conhecer agora uma a uma das teclas que sero nossas aliadas no atendimento:

Tecla Atende Tronco Sempre que uma ligao externa deva ser atendida (toque externo, com o boto do ramal chamador piscando), o operador deve pressionar a Tecla Atende Tronco. Ao pression-la, o sistema escolhe para atender um tronco qualquer que lhe seja acessvel e que esteja chamando. Oriente-se pela rea de Mensagens sobre qual linha foi atendida. O ACTIVE informa pela sua rea de Mensagens qual linha est chamando. Se houver informao de Identificao de "A" no sistema, informar o nmero do assinante chamador. Se desejar escolher a linha a atender, simplesmente clique com o mouse no boto do tronco chamador, ou use os recursos de pr-atendimento. Estando numa ligao interna ou externa, ao pressionar Atende Tronco, a ligao corrente sempre colocada em reteno, antes que o sistema procure troncos para atender.

Tecla Atende Ramal Sempre que uma ligao interna deva ser atendida (toque interno, com o boto do ramal chamador piscando), o operador deve pressionar a Tecla Atende Ramal. Ao pression-la, o sistema escolhe um ramal que esteja chamando para atender. Oriente-se pela rea de Mensagens sobre qual ramal foi atendido. Se desejar escolher o ramal a atender, simplesmente clique com o mouse no boto do ramal chamador, ou tecle seu nmero, como se desejasse originar-lhe uma ligao. Estando numa ligao interna ou externa, ao pressionar Atende Ramal, a ligao corrente sempre colocada em reteno, antes que o sistema procure ramais para atender.

Tecla Transfere Usada para comandar transferncia dos dois ltimos elementos (ramais ou troncos) colocados em espera. Se estiver falando com uma linha ou com um ramal, essa conversao transferida para o ltimo elemento colocado em espera. possvel executar transferncia para um ramal sem que ele ainda tenha atendido. Basta usar a Tecla Transfere quando ouvir o Tom de Chamada. Nem sempre possvel transferir uma ligao. Linhas tronco no podem ser transferidas entre si e ramais restritos nunca podem receb-las por transferncia. Confirme o sucesso da operao de transferncia pela mensagem que o sistema retornar na rea de Mensagens do Sistema. Tecla Libera Linha Libera a ltima linha externa colocada em reteno pelo operador do TGCO. Se estiver diretamente em conversao com uma linha externa, libera essa linha especfica. Se em conversao interna, primeiramente coloca-a em reteno, antes de tentar liberar a ltima linha.

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Tecla Fila Espera Usada para reaver uma ligao colocada em espera pela Tecla Cancela, Tecla Espera ou pela execuo de qualquer outra operao. Sempre que o operador pressionar essa tecla, o sistema tentar reaver a ligao (externa ou interna) posta em reteno h mais tempo. Oriente-se sobre qual ligao est sendo reavida pela mensagem retornada pelo sistema, na rea de Mensagens do Sistema. Se o operador teclar Fila de Espera estando em conversao com uma linha ou ramal, a ligao corrente colocada em espera e outra ligao colocada em espera h mais tempo, reavida. Se no houver outra ligao, eventualmente essa mesma reavida. Tecla Cancela A Tecla Cancela utilizada para cancelar qualquer operao pendente. Se pressionada durante uma ligao, a ligao colocada em reteno. Use a Tecla Cancela para sinalizar ao PABX que terminou a discagem numa linha externa, antes de tentar transferi-la para outro ramal.

Tecla Busca Pessoa Quando no estabelecimento h sistema de alto-falantes que permitem a chamada em alta voz de pessoas, o ACTIVE pode ser conectado. Qualquer ramal autorizado poder conectar-se ao sistema, discando a seqncia apropriada. No TGCO, basta pressionar a Tecla Busca Pessoa. Use Cancela ou Gancho para desconectar-se. Apenas um ramal, por vez, tem acesso Busca-Pessoa.

Tecla Espera Use essa tecla para colocar uma linha ou ramal que esteja em conversao, na condio de retida, em espera. (Piscando lentamente na tela).

Teclas Numricas So utilizadas para efetuar-se discagens internas e externas, como num aparelho telefnico comum. importante separar o teclado reduzido do restante do teclado. Discagens s funcionam quando pressionadas as teclas do teclado numrico e assim mesmo se a janela do TGCO Windows estiver ativa!

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3). Das operaes: Fazendo Ligaes Internas: Clique com o boto esquerdo do mouse sobre o boto correspondente ao ramal desejado ou disque diretamente o nmero do ramal, usando as Teclas Numricas. A ligao pode completar-se para o ramal solicitado ou para outro, conforme programado algum tipo de desvio no ramal requerido. Oriente-se pelas informaes na rea de mensagens. Fazendo Ligaes Externas Disque zero e aguarde o tom da central externa. Prossiga na discagem do nmero externo com o qual deseja falar. Dez segundos aps a discagem do ltimo nmero, ouvir um "bip", sinalizando que os prximos dgitos discados no sero mais enviados central externa, mas entendidos como nmeros internos. O que for discado aparece na rea de mensagens. Atendendo Ligaes Internas Uma ligao interna reconhecida pelo tipo de toque de chamada. Pressione a tecla Atende Ramal. O ramal chamador fica com seu boto piscando, at ser atendido, ou desistir. Se mais de um ramal estiver chamando ao mesmo tempo, o sistema escolhe automaticamente qual ramal atender. Para atender a um ramal especfico, disque o nmero dele, como se fosse dirigir-lhe uma ligao ou clique com o boto esquerdo do mouse sobre o boto a atender. Atendendo Ligaes Externas Uma ligao externa reconhecida pelo tipo de toque de chamada. Pressione a tecla Atende Tronco. O boto correspondente ao tronco chamador fica piscando at que seja atendido, ou desista. Se mais de um tronco chama ao mesmo tempo, o sistema escolhe automaticamente o tronco a atender. Se for necessrio atender a um tronco especfico, use o recurso Pr-Atendimento. Quando acontece de chamarem simultaneamente troncos e ramais, o tipo de toque de chamada altera-se para Toque Duplo. Transferindo Ligaes com Consulta Para transferir uma ligao, com consulta: . Aps manter conversao com a pessoa desejada numa ligao externa, tecle Cancela. A ligao posta em reteno. Disque o nmero do ramal pretendido ou chame-o com o mouse. Espere o ramal atender, converse com ele e decida se realmente deseja a transferncia. Caso positivo, tecle Transfere. Essa tecla transfere o ramal com quem voc est falando com o ltimo tronco colocado em reteno. A tecla Fila Espera volta conversao com os ltimos colocados em espera A ligao pode ser transferida pela tecla Gancho, desde que no hajam outras ligaes na espera. S necessrio teclar Cancela antes do "bip", no caso de efetuar ligao externa. Aps o "bip", ou no caso de ligaes recebidas, no necessrio. Basta discar o nmero do ramal diretamente. Liberando Linha em Espera

A tecla Gancho cumpre a funo de liberao da linha externa em conversao. Se houverem linhas em reteno, porm, todas sero tambm liberadas. Para efetuar a liberao simples apenas da linha em conversao, use a tecla Lib. Linha Essa tecla libera a linha em conversao ou a ltima linha retida, caso esteja em reteno. Discando a Ramais Normalmente os ramais so numerados a partir de 201. Para cada ramal h um nome associado, de forma que qualquer referncia ao ramal, ser dada preferncia ao nome, se houver. A programao de nomes feita na tela de Configurao Geral de Ramais. A chamada a ramais ou feita pela discagem de seu nmero, ou clicando com o boto esquerdo do mouse sobre o boto que o representa. A numerao de ramais pode ser completamente alterada, de forma que um nmero de ramal pode ter de um a cinco dgitos. Dois ou mais nmeros podem representar o mesmo ramal.

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 Tomando Linha Tronco Para Efetuar Ligaes Disque zero para tomar linha-tronco qualquer, escolhida seqencialmente pelo PABX. Se desejar tomar linha especfica, disque 55+nmero da linha (ex: 5503, para tomar linha 3), ou clique no boto correspondente linha requerida. A linha somente ser tomada se: No for linha privativa de algum ramal Estiver livre e habilitada For do tipo acessvel diretamente (analgicas, digitais do tipo PLA ou misto) No estiver bloqueada Estiver acessvel Use a tecla Cancela ou Lib. Linha se desejar interromper uma discagem anterior, antes de tomar nova linha. Lembre-se que conforme o momento, o PABX entender a discagem de zero como discagem externa! Cancela pe em espera, Lib. Linha, libera a linha. Rediscando Nmeros Externos Para rediscar externamente o ltimo nmero discado, tecle 11. Use a tecla Cancela ou Lib. Linha se desejar interromper uma discagem anterior, antes de tomar nova linha. Lembre-se que conforme o momento, o PABX entender a discagem de 11 como externa! Cancela pe em espera, Lib. Linha, libera a linha. Capturando Ligao a Ramais Uma ligao interna ou externa tocando num determinado ramal pode ser capturada (atendida) pelo operador do TGCO Windows: Basta discar 16 + nmero do ramal a capturar (Ex: 16203, para capturar ligao tocando no ramal 203). A ligao ser capturada se: O ramal alvo no tiver a programao "No me capture" No for ligao de despertador, Retorno Automtico ou Reserva de Linha O TGCO tiver categorizado para atender ao tipo de ligao entrante (ex: no pode ser restrito para capturar uma linha externa). Capturando Ligao Externa Entrante Se o operador do TGCO Windows ouve uma ligao externa acontecendo em outro ramal, pode atend-la: Tecle 17 para capturar ligao externa entrante, em qualquer ramal.

Fazendo Conferncia

O recurso de conferncia a facilidade que um ramal no Sistema ACTIVE tem de convocar vrios participantes para uma conversa, sejam eles internos, externos ou mistos. O estabelecimento de uma conferncia segue os seguintes passos:

Estabelea ligao com o primeiro participante, seja interno, seja externo. Coloque-o em reteno, pela tecla Cancela. Estabelea ligao com o segundo participante, interno ou externo Coloque-o em reteno, pela tecla Cancela. Repita a operao com quantos participantes desejar. Tecle 19 para invocar conferncia com todos que estiverem na espera.

Aps estabelecida a conferncia, todos se ouviro e um "bip" ser tambm ouvido por todos a cada 20 segundos. Qualquer participante que pressionar "flash" (ou Cancela, no caso do TGCO Windows), colocar os demais na sua espera e poder convocar outros participantes. Se qualquer participante interno deixar a conferncia (repuser no gancho (ou tecla Gancho), a conferncia prossegue normalmente). Deixa de ser conferncia quando o nmero de participantes cair de trs. Lembre-se: Ramais restritos no participam de conferncias que tenham linhas externas.

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 Linhas externas no ficam sozinhas em uma conferncia. Precisa sempre haver pelo menos um ramal interno, ou a conferncia ser desfeita. 4). Solucionando problemas. 4.1). Comunicao com o Sistema ACTIVE O requisito bsico para que seu TGCO Windows funcione o contato entre seu computador e o Sistema ACTIVE. Esse contato estabelecido por intermdio de programas especiais (drivers) fornecidos juntamente com o equipamento, ou gratuitamente junto Leucotron (Active Tools). O TGCO Windows somente pode ser executado aps a instalao e verificao do funcionamento dos drivers de comunicao, sob pena de ocorrer a mensagem:

Nesse caso, o TGCO fica ativo, mas como no consegue comunicar-se, fica apresentando na rea de Mensagens a seguinte frase: Aguardando Comunicao... Sua comunicao com o PABX pode ser atravs de cabo serial ou rede local TCP/IP, no caso de falha na comunicao os primeiros passos a serem observados: Conflitos com o computador: aconselha-se um reset no computador, o que resultar numa reinicializao do sistema e o possvel restabelecimento da comunicao. Verificar se o cabo serial est corretamente conectado e/ou se o computador servidor TCP/IP est na rede. No restabelecida a comunicao o usurio deve contactar a Assistncia tcnica na Actel informando o status do sistema e as mensagens que aparecem na tela do T.G.C.O. O problema pode ser causado por vrios motivos desde Hardwares (fsicos) Softwares (sistemas virtuais) e a soluo poder ser por atendimento remoto ou em campo, conforme a necessidade. 4.2) Modo Sem Operao

O TGCO Windows no dispondo de informao sobre qual ramal de voz adotar, entra nesse modo especial de execuo. A situao claramente indicada na tela, na rea de mensagens do sistema. Nesse modo, todas as funes de operao ficam desabilitadas. As teclas de operao no podem ser usadas. O TGCO nunca tocar numa ligao de entrada. Transforma-se numa entidade de visualizao e programao. Os botes de ramais e troncos acender-se-o conforme o seu estado fsico. possvel fazer qualquer operao que independa de recursos de voz. Os mecanismos de senha continuam ativos e recursos de programao desabilitados significam que o nvel de senha atual no suficiente para alcan-los. Para tornar o TGCO Windows operante, necessrio identificar um ramal para ser usado como caminho de voz. Nesse caso, proceda substituio do ramal de fonia.

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Para sanar quaisquer duvidas relacionadas a operao deste software entre em contato com o atendimento Actel. Email para atendimento :

Abertura de chamados para reparo: atendimento@actel.com.br

Setor tcnico suporte@actel.com.br

Setor comercial comercial@actel.com.br actel@actel.com.br

Setor financeiro marister@actel.com.br

telefone de contato: 32 3449 2700

Equipe de atendimento on-line: Fabiana Alcione Marco Aurlio Equipe tcnica on-line e campo: Beto Marcio Willian Eduardo Roberto Fabrcio Natal

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