101 Dicas de Ecxel PDF

ndice
Cap. 1 - Primeiros Passos

Dica 1 - Inserindo e excluindo planilhas ................................................................... 5 Dica 2 - Organizando planilhas ................................................................................. 5 Dica 3 - Mudando a largura das colunas .................................................................. 6 Dica 4 - Mudando a altura das linhas ....................................................................... 6 Dica 5 - Inserindo linhas e colunas ........................................................................... 7 Dica 6 - Ocultando e excluindo linhas e colunas ...................................................... 7 Dica 7 - Exibindo e ocultando barras de ferramentas .............................................. 8 Dica 8 - Salvando a pasta de trabalho ...................................................................... 9 Dica 9 - Abrindo uma pasta de trabalho ................................................................ 10 Dica 10 - Autopreenchimento ................................................................................. 11 Dica 11 - Copiando valores ..................................................................................... 12 Dica 12 - Movendo e excluindo clulas .................................................................. 13 Dica 13 - Utilizando o Colar Especial ...................................................................... 14 Dica 14 - O painel da rea de Transferncia .......................................................... 15 Dica 15 - Localizando e substituindo dados ........................................................... 16 Dica 16 - Trabalhando com comentrios ................................................................ 17 Dica 17 - Limpando clulas ..................................................................................... 18 Dica 18 - Localizando rapidamente clulas ............................................................ 19 Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica 02
Cap. 2 - Edio de dados
Cap. 3 - Criao de frmulas e funes
19 - Entendendo o que so frmulas e funes ........................................ 20 - Encontrando a mdia aritmtica de valores ..................................... 21 - Calculando o menor e o maior nmero ............................................. 22 - Funes para contagem de clulas .................................................... 23 - Trabalhando com porcentagens ......................................................... 24 - Usando funes lgicas ....................................................................... 25 - Construindo frmulas condicionais .................................................... 26 - Adicionando valores ............................................................................ 27 - Funes para busca de dados ............................................................ 28 - Convertendo medidas .......................................................................... 29 - Trabalhando com datas e horas ......................................................... 30 - Arredondando valores ......................................................................... 31 - Fazendo verificaes nas clulas com funes ............................. 32 - Planejando investimentos .................................................................... 33 - Calculando pagamentos e juros ......................................................... 34 - Combinando textos .............................................................................. 35 - Potncia, raiz quadrada e logaritmo .................................................. 36 - Seno, co-seno e tangente de um valor .............................................. 37 - Assistente de pesquisa ......................................................................... 38 - Usando o boto Inserir funo ............................................................
20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 36 37 38
Dica 39 - Localizando e corrigindo erros nas frmulas ................................... 39
Cap. 4 - Formatando a planilha
Dica 40 - Formato Nmero e Moeda ...................................................................... 40 Dica 41 - Formato Data e Hora ............................................................................... 41 Dica 42 - Formato Frao ........................................................................................ 41 Dica 43 - Formato de CEP , CIC e telefone ............................................................... 42 Dica 44 - Mesclando clulas ................................................................................... 42 Dica 45 - Inclinando o texto de uma clula ............................................................ 43 Dica 46 - Ajustando o texto na clula ..................................................................... 44 Dica 47 - Formatando o texto ................................................................................. 45 Dica 48 - Alterando a cor de fundo da clula ......................................................... 45 Dica 49 - Alterando a borda das clulas ................................................................. 46
Cap. 5 - Criao de grficos
Dica 50 - Inserindo um grfico com o assistente ................................................... 47 Dica 51 - Alterando o tipo do grfico ..................................................................... 48 Dica 52 - Formatando o eixo ................................................................................... 49 Dica 53 - Formatando a legenda e ttulo ................................................................. 50 Dica 54 - Mudando cores e linhas .......................................................................... 51 Dica 55 - Inserindo diagramas ................................................................................ 52 Dica 56 - Formatando um grfico 3D ...................................................................... 53
Cap. 6 - Impresso
Dica 57 - Visualizando a planilha antes da impresso ........................................... 54 Dica 58 - Preparando a pgina para impresso ..................................................... 55 Dica 59 - Inserindo cabealho e rodap ................................................................. 56 Dica 60 - Alterando as margens ............................................................................. 57 Dica 61 - Definindo a rea de impresso ................................................................ 58
Cap. 7 - Internet
Dica Dica Dica Dica 62 63 64 65 -
Visualizando a planilha em um browser ............................................ Salvando como pgina da Web ......................................................... Criando hiperlinks ................................................................................. Importando tabelas da Internet para uma planilha ...........................
59 60 61 62
Cap. 8 - Integrao do Excel com outros aplicativos
Dica 66 - Vinculando objetos .................................................................................. 63 Dica 67 - Incorporando objetos .............................................................................. 64 Dica 68 - Usando hiperlinks para acessar outros programas ................................ 65
Cap. 9 - Tabelas Dinmicas
Dica 69 - Construindo uma tabela dinmica .......................................................... 66 03
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Dica 70 - Modificando uma tabela dinmica .................................................... 67 Dica 71 - Construindo um grfico dinmico ...................................................... 68 Dica 72 - Outras opes de configurao .......................................................... 69
Cap. 10 - Aspectos Avanados

Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica Dica
73 - Procurando arquivos do computador no Excel ............................... 74 - Distribuindo texto em colunas ............................................................ 75 - Vinculando planilhas ............................................................................ 76 - Personalizando a barra de ferramentas .............................................. 77 - Construindo uma nova barra de ferramentas .................................... 78 - Ferramenta Solver ................................................................................ 79 - Protegendo a planilha .......................................................................... 80 - Outras opes de proteo ................................................................. 81 - Formatao condicional ...................................................................... 82 - Rastreando erros na planilha ............................................................... 83 - Definindo regras de validao ............................................................ 84 - Nomeando intervalos de clulas ........................................................ 85 - Criando cenrios .................................................................................. 86 - Usando o recurso Atingir Meta ........................................................... 87 - Alterando um grfico com a ferramenta Atingir Meta ..................... 88 - Personalizando o Excel ........................................................................ 89 - Criando relatrios ................................................................................. 90 - Editando relatrios ............................................................................... 91 - Construindo um banco de dados ....................................................... 92 - Usando o formulrio de dados ........................................................... 93 - Classificando dados ............................................................................. 94 - Acrescentando um filtro avanado .................................................... 95 - Localizando dados com critrios ....................................................... 96 - Trabalhando com Subtotais ................................................................
70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 88 89 90 91 92
Cap. 11 - Macros e Programao
Dica 97 - Gravando uma nova macro ..................................................................... 93 Dica 98 - Executando uma macro .......................................................................... 93 Dica 99 - Outras opes de macro ......................................................................... 94 Dica 100 - Criando uma funo para verificar se um nmero par ...................... 95 Dica 101 - Criando uma funo para saber o tipo de um tringulo ...................... 96
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Primeiros Passos
Dica 001 Dica 002
Inserindo e excluindo planilhas

Ao iniciar o aplicativo Microsoft Excel, voc se depara com uma janela dividida em linhas e colunas. Esta folha quadriculada chamada de planilha e nela que voc vai trabalhar. O encontro de uma linha com uma coluna chamado de clula e para identificar cada clula, h o que denominamos endereo. Se voc um dia j brincou de batalha naval, no ter problemas em entender esse termo, pois cada linha da planilha representada por um nmero e cada coluna por uma letra. Assim, o encontro da coluna A com a linha 3, resulta na clula A3. As planilhas de sua pasta de trabalho so representadas por abas na parte de baixo da tela. Aprenda abaixo como fazer para inserir ou excluir uma planilha: 1 Para inserir uma planilha, clique com o boto direito sobre ela. 2 Em seguida, clique em Inserir. Surgir uma tela, onde voc pode escolher exatamente o que deseja inserir, como por exemplo, um grfico, macro, etc.
Organizando planilhas
Como todo o seu trabalho estar dentro de uma ou mais planilhas, muito interessante deix-las organizadas. Assim voc poupa tempo no futuro ao ter de buscar informaes dentro das muitas planilhas da sua pasta de trabalho. Cada planilha deve ter um nome condizente com o seu contedo; assim se voc est fechando uma folha de pagamento, pode nome-la com Pagamento, por exemplo. Alm disso, a ordem em que as planilhas so exibidas pode influenciar no seu trabalho tambm. Siga os passos apresentados abaixo para organizar as planilhas de sua pasta de trabalho: 1 Para mudar o nome de uma planilha, clique com o boto direito do mouse sobre o nome dela. 2 Escolha a opo Renomear e, em seguida, digite o nome desejado. 3 Pressione a tecla Enter para confirmar. 4 Mude a ordem da planilha, clicando sobre a sua aba e arrastando para o novo local. Observe que antes de soltar o boto do mouse, uma seta preta surge na posio em que a planilha ficar. 5 Se voc precisa duplicar uma planilha, basta fazer o procedimento anterior, pressionando a tecla Ctrl antes de soltar o boto do mouse.
3 Clique na opo Planilha e, depois, clique em OK. 4 Para excluir uma planilha, clique com o boto direito sobre ela novamente. 5 Em seguida, clique em Excluir.
6 Alm dessas facilidades voc ainda pode mudar a cor da aba, clicando com o boto direito do mouse sobre ela e acessando a opo Cor da guia... 7 Logo aps, basta escolher a cor desejada e clicar em OK. 05
Primeiros Passos
Dica 003 Dica 004
Mudando a largura das colunas

As colunas representadas pelas letras no alto de sua planilha podem ser redimensionadas, dependendo da sua necessidade. Existem duas maneiras de mudar a largura das colunas. Acompanhe abaixo os procedimentos para aumentar ou diminuir a largura das colunas: 1 Posicione o ponteiro do mouse entre uma coluna e outra e note que ele assumir a forma de uma seta preta dupla.
Mudando a altura das linhas

Da mesma maneira que possvel aumentar ou diminuir a largura das colunas em uma planilha, voc tambm pode mudar a altura das linhas que so representadas por nmeros no canto esquerdo da planilha. Aprenda agora os passos necessrios para alterar a altura das linhas: 1 Coloque o ponteiro do mouse entre uma linha e outra, para que aparea uma seta preta dupla.
2 Clique e arraste, assim a largura da coluna esquerda da seta mudar. 3 No momento em que voc arrastar o mouse, possvel ver a medida exata da coluna. 4 Para determinar um valor exato para a largura da coluna, clique na coluna desejada e, em seguida, clique no menu Formatar>Coluna>Largura... 2 Em seguida, clique e arraste para cima ou para baixo. Assim a altura da linha acima da seta preta ser alterada. 3 Para configurar um valor exato da alt u ra da linha, clique no menu Formatar>Linha>Altura...
5 Digite um valor para a largura e pressione Enter. 06
4 Digite o valor e pressione Enter.
Primeiros Passos
Dica 005 Dica 006
Inserindo linhas e colunas

Ao digitar um dado numa planilha de clculos, voc est sujeito a esquecer alguma informao e s se dar conta disso no futuro. Neste caso voc pode aumentar essa planilha, acrescentando linhas e colunas vazias. Acompanhe passo a passo os procedimentos para inserir uma linha ou coluna em branco: 1 Para inserir uma coluna, clique na coluna esquerda de onde voc deseja que ela seja inserida. Por exemplo, se a coluna vazia deve aparecer entre a coluna B e C, clique na coluna C. Voc pode selecionar rapidamente a coluna toda, pressionando CTRL + barra de espao. 2 Em seguida, clique no menu Inserir e escolha a opo Colunas.
Ocultando e excluindo linhas e colunas

Do mesmo modo que voc consegue inserir linhas e colunas para aumentar o tamanho de sua planilha, possvel tambm exclu-las quando no so mais necessrias ou somente ocult-las, caso voc queira apenas esconder alguma informao sem destru-la. O procedimento para isso extremamente fcil. Confira a seguir: 1 A maneira mais rpida para excluir uma linha ou coluna clicar com o boto direito sobre ela. 2 Em seguida, voc deve escolher a opo Excluir .
3 Para inserir uma linha, clique na linha abaixo de onde voc quer inseri-la. Por exemplo, se a linha vazia deve aparecer entre a linha 29 e 30, selecione a linha 30. Voc pode selecionar rapidamente a linha toda. Para isso, basta pressionar a tecla SHIFT + barra de espao.
3 Para simplesmente ocultar, ou seja, esconder a coluna ou linha, clique com o boto direito sobre ela. 4 Depois, clique em Ocultar.
5 Para exibi-las novamente, pressione Ctrl+ T. Dessa forma, toda a planilha ser selecionada. 4 Logo aps, clique no menu Inserir e na opo Linhas. 6 A seguir, clique no menu Formatar> Colunas ou Linhas e depois selecione Reexibir. 07
Primeiros Passos
Dica 007
Exibindo e ocultando barras de ferramentas

As barras de ferramentas so conjuntos de botes, que servem como atalho para os itens do menu. Cada uma das barras tem uma finalidade especfica. As barras mais utilizadas so a Padro e a de Formatao. A barra Padro contm funes padres do Office, por isso ela a mesma para todos os programas. Nela, voc pode encontrar recursos para criar um novo arquivo, abrir, salvar ou imprimir um existente, entre outros. Na barra de ferramentas Formatao, voc encontra recursos para alterar a aparncia das clulas e textos. Caso deseje que o Excel apresente outras barras, siga os passos: 1 Clique no menu Exibir>Barras de ferramentas. 2 Em seguida, escolha a barra desejada, como por exemplo, Figura. 3 Note que em algum local da tela surgiu um conjunto diferente de botes. As barras podem ser movimentadas para qualquer local da tela, facilitando assim o seu trabalho. Para isso, clique no canto mais esquerdo da barra (o ponteiro do mouse ficar preto e com quatro pontas) e arraste. 4 A barra pode ser colocada em qualquer um dos quatro cantos da janela e alm disso, ser deixada livre no meio da tela. Dessa maneira, surge uma barra de ttulo com o nome da barra e o boto de fechar, como ocorre com qualquer janela.
5 D dois cliques no nome da barra para que ela volte a se encaixar no menu. 6 Se voc juntar vrias barras lado a lado, provavelmente alguns botes ficaro escondidos. Para acess-los, clique na seta preta dupla que apareceu no canto direito da barra.
7 Para ocultar as barras, basta acessar o menu (Exibir>Barras de ferramentas) e clicar novamente no nome da barra (se ela estiver visvel, note que antes do nome aparece o smbolo de checado). 08
Primeiros Passos
Dica 008
Salvando a pasta de trabalho

A pasta de trabalho o conjunto de planilhas em que voc est trabalhando. Salvar seu trabalho de tempos em tempos muito importante para garantir que as informaes no sejam perdidas. Portanto, salve a sua pasta procedendo da seguinte forma: 1 Se for a primeira vez que a pasta ser salva, utilize o menu Arquivo>Salvar ou Arquivo>Salvar como... Tanto a primeira quanto a segunda opo abrem a caixa de dilogo Salvar como. 2 Na caixa chamada Salvar em:, localize o disco e a pasta de destino para a gravao do arquivo. 3 Em seguida, digite um nome na caixa Nome do arquivo. Clique no boto Salvar.
4 As prximas vezes em que voc for salvar a pasta, clique na opo Salvar para atualizar o arquivo e no boto Salvar como..., caso queira salv-lo em outra pasta ou com outro nome.
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Primeiros Passos
Dica 009
Abrindo uma pasta de trabalho

Quando voc salvar a sua pasta de trabalho, um arquivo com extenso XLS criado no disco. Para abrir esse arquivo e continuar a trabalhar com suas planilhas, proceda assim: 1 Clique no menu Arquivo>Abrir... Voc tambm pode pressionar Ctrl + A. 2 Na janela que surgiu, localize o disco e a pasta em que se encontra o arquivo. No caso, utilize a caixa Examinar para localizar o disco e, em seguida, o painel branco localizado logo abaixo para abrir alguma pasta, caso seja necessrio. 3 Ao encontrar o arquivo XLS, selecione-o e clique na seta ao lado do boto Abrir. 4 A primeira opo simplesmente abre o arquivo, a segunda abre como somente leitura, ou seja, as alteraes feitas no podero ser gravadas posteriormente. 5 A opo Abrir como cpia cria um novo arquivo XLS, que recebe uma cpia das informaes do arquivo selecionado anteriormente. 6 A ltima opo chamada Abrir e reparar... muito til para corrigir um arquivo, caso ele esteja corrompido.
7 Ao escolher a alternativa mais adequada, basta dar um clique sobre a mesma, para que o arquivo seja carregado na tela do Excel. 010
Edio de dados
Dica 010
Autopreenchimento
Se voc digita um texto qualquer dentro de uma clula e precisa gerar uma seqncia dele, como por exemplo, os meses do ano, utilize o recurso de autopreenchimento. Com isso, os dados que voc necessita so gerados automaticamente poupando 1 Ao digitar o texto em uma clula, clique sobre a ala de preenchimento (pequeno quadrado preto localizado no canto esquerdo da clula) e arraste at o local desejado. 2 Note que surgiu um pequeno cone, chamado de Opes de autopreenchimento. Este cone serve para ajudar voc a escolher exatamente o que deve ser feito. 3 Clique na seta ao lado do boto. Selecionando a opo Copiar clulas, voc obter apenas cpias da clula original. 4 A opo Preencher seqncia a que gera a lista com a seqncia do que foi digitado. Se voc, por exemplo, digitou segunda-feira, os outros dias da semana sero criados nas clulas vizinhas. 5 Voc ainda pode escolher a alternativa Preencher formatao somente. Assim, no mais o texto que ser copiado para as clulas vizinhas, e sim a formatao da clula de origem, ou seja, a cor da letra, bordas, entre outras. 6 Algumas opes especiais podem aparecer neste boto. Isso depende do contedo que voc est copiando ou usando o tempo e esforo. Caso voc queira simplesmente copiar os dados sem gerar uma seqncia ou ainda copiar apenas a formatao da clula para as clulas vizinhas, tambm possvel. O uso da ferramenta de autopreenchimento muito simples: para gerar a seqncia. No exemplo dos dias da semana, surgem duas opes: Preencher dias e Preencher dias da semana. A primeira preenche a seqncia com os dias da semana, inclusive sbado e domingo. A segunda opo coloca apenas os dias de segunda a sexta. 7 possvel personalizar mais ainda o preenchimento. Voc pode criar uma lista com incremento diferente de 1, ou seja, uma lista com nmeros que variam de dois em dois ou de trs em trs. 8 Para fazer isso, digite o primeiro valor na clula desejada. 9 Selecione a clula digitada e todas as clulas vizinhas que faro parte da seqncia. 10 Clique no menu Editar>Preencher> Seqncia... 11 Escolha se a seqncia ser apresentada em Linha ou Coluna. Escolha Linear e, na caixa Incremento, digite qual ser a variao dos nmeros. 12 Em seguida, clique em OK.
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Edio de dados
Dica 011
Copiando valores
Muitas vezes voc vai precisar copiar o contedo de uma clula em outro local. Para ajud-lo nessa tarefa, alm do autopreenchimento j visto, voc pode proceder da seguinte forma: 1 D um clique na clula a ser copiada. 2 Clique no menu Editar>Copiar ou simplesmente pressione Ctrl + C. 5 Voc ainda pode simplesmente pressionar a tecla Enter, na clula de destino. 6 Assim que o contedo for colado, note que uma marca inteligente surgiu no lado esquerdo da clula. O nome desse boto Opes de colagem. 7 Clique na seta ao lado do boto e veja as alternativas.
8 Clicando na opo Manter formatao original , alm do contedo, os formatos da clula de origem tambm sero copiados para a clula de destino. 9 A segunda opo: Fazer correspondncia com a formatao de destino, ignora a formatao de origem e permanece com a formatao da clula destino. 10 Voc pode colar somente a formatao da clula de origem, ignorando o seu contedo. Para isso, escolha a opo Somente formatao.
3 Note que a clula fica com um tracejado ao seu redor. 4 Em seguida, clique na clula de destino e clique no menu Editar>Colar ou simplesmente pressione a combinao de teclas Ctrl + V.
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Edio de dados
Dica 012
Movendo e excluindo clulas

O contedo de cada clula pode ser mudado de lugar no momento que voc achar necessrio. O processo para mover as clulas com seus contedos to simples quanto arrastar um cone na rea de trabalho. Alm de mudar as informaes de lugar, voc pode ainda eliminar as clulas que no so mais teis em sua planilha. Acompanhe: 1 Selecione a clula (ou o conjunto de clulas) a ser movimentada. 2 Posicione o ponteiro do mouse sobre uma das bordas pretas das clulas selecionadas e veja que surgir uma seta preta de quatro pontas junto ao ponteiro.
3 Clique e arraste para o local desejado. Caso haja informao na clula de destino, uma mensagem surgir para que voc confirme o processo. Se voc clicar em OK, o contedo da clula de destino ser perdido. Se clicar em Cancelar, a movimentao ignorada. 4 Ao mover a clula, voc pode pressionar a tecla Ctrl para que a clula de origem permanea com o contedo e seja criada a sua cpia na clula de destino. 5 Para excluir uma clula de sua planilha, basta selecion-la e clicar no menu Editar>Excluir...
6 Assim, uma pequena caixa de dilogo surgir para que voc possa escolher o que vai acontecer com as clulas vizinhas que est sendo eliminada, ou seja, atravs desta opo, voc pode deslocar as clulas para esquerda, para cima ou ainda excluir a linha ou a coluna inteira da planilha. 013
Edio de dados
Dica 013
Utilizando o Colar Especial

Os recursos de colagem do Excel vo muito alm do que o simples Ctrl + V. Caso seja necessrio copiar somente o formato de uma clula, a sua largura ou sua frmula, no se preocupe, pois tudo isso possvel com o recurso Colar especial... Alm dessas funes de colagem, voc ainda pode executar operaes entre a clula de origem e de destino, por exemplo, a operao de soma. Assim, o valor de uma clula copiado e, em vez de ser colado na clula de destino, ele somado ao valor de destino. 1 Selecione a clula de origem e pressione Ctrl + C para copiar o seu contedo. 2 Clique em Editar>Copiar especial... 3 Na tela que surgir, observe que existem duas divises: Colar e Operao 4 Na diviso Colar, selecione a opo Tudo, caso queira fazer uma colagem padro, ou seja, com valores e formatao. 5 Voc pode escolher se deseja colar a frmula ou somente o valor na clula de destino. Para isso, escolha Frmulas ou Valores, respectivamente. 6 Para colar somente a formatao na clula de destino, escolha a opo Formatos. 7 Na parte de Operaes, voc pode escolher uma das quatro operaes, como a Soma, para efetuar entre a clula de origem e a clula de destino. Por exemplo, se voc digitar 17 na clula A2 e 12 na clula B2, em seguida copiar a clula A2, clicar 014 na clula B2, acessar a janela de Colar especial, selecionar a opo Soma e clicar em OK, o resultado na clula B2 em vez de ser 17, ser 29, pois os dois valores sero somados e o resultado armazenado na clula de destino.
8 Ainda existem duas opes na parte inferior: Ignorar em branco e Transpor. Selecione a primeira para evitar colar valores em branco, ou seja, se a clula de origem estiver vazia, evita que na clula de destino seja colado o valor em branco, apagando assim o seu contedo. 9 A opo Transpor serve para mudar a ordem dos dados copiados nas clulas de destino. Ele tem efeito somente se voc selecionar um conjunto de duas ou mais clulas e copi-las. E, aps isso, clicar no local de destino na planilha. 10 Em seguida, voc deve acessar a tela Colar especial... , selecionar a opo Transpor e clicar em OK. 11 Existem dois resultados possveis: se os dados que voc copiou estavam em linha, ao colar, foram transpostos em colunas ou seno ocorreu o contrrio. Se voc selecionou os dados em colunas, eles foram transpostos em linhas.
Edio de dados
Dica 014
O painel da rea de Transferncia

O painel de tarefas um novo recurso do Office XP . Atravs dele, voc pode criar novas pastas de trabalho, inserir cliparts na planilha, pesquisar arquivos e acessar a rea de transferncia. O painel da rea de transferncia pode armazenar at 24 itens e o seu contedo fica disponvel para qualquer um dos programas do Office. Aprenda a us-lo, acessar seu contedo, limp-lo e configur-lo abaixo: 1 Assim que voc copiar alguma informao ou imagem, automaticamente adicionado um item ao painel da rea de transferncia. A maneira mais rpida para abrir esse painel pressionando duas vezes seguidas as teclas Ctrl + C. Voc ainda pode abri-lo pelo menu Editar>rea de transferncia do Office... 3 Surgir um pequeno menu com apenas dois itens: Colar e Excluir. O primeiro cola o item da rea de transferncia na clula selecionada. O segundo elimina o item da rea de transferncia. 4 Caso queira limpar todo o contedo do painel de uma vez s, basta clicar no boto Limpar tudo localizado na parte de cima do painel. 5 Para configurar esse painel, use o boto Opes, encontrado na parte inferior do painel. A opo Mostrar rea de transferncia do Office automaticamente , permite que o painel seja aberto assim que algo for copiado.
6 A segunda opo chamada Coletar sem mostrar rea de transferncia do Office guarda os itens copiados na rea de transferncia, sem mostr-la. 7 A opo Mostrar cone da rea de transferncia do Office na barra de tarefas insere um cone na bandeja da barra de tarefas do Windows, tornando bem mais fcil acessar a rea de transferncia a partir de qualquer programa. 2 Cada item pode ser visualizado em miniatura dentro desse painel e, se voc quiser col-lo em alguma parte da planilha, basta clicar na seta preta que aparece quando voc passa o ponteiro do mouse sobre o item apresentado. 8 A ltima opo chamada Mostrar status ao lado da barra de tarefas ao copiar exibe uma mensagem ao lado do cone da barra de tarefas quando um novo item coletado. 015
Edio de dados
Dica 015
Localizando e substituindo dados

As informaes que voc digita dentro de uma planilha podem se tornar muito extensas e certamente voc precisar em algum momento consult-las, seja para uma simples conferncia ou mesmo uma grande alterao. Para resolver isso, existem dois recursos dentro do Office para localizar e substituir dados: 1 Estando com a planilha aberta, clique no menu Editar>Localizar... ou pressione Ctrl + L. 2 A janela que aparecer possui uma caixa chamada Localizar, na qual voc ir digitar o que deseja procurar. 3 Aps a digitao, clique no boto Localizar prxima, para achar a primeira clula em que o texto aparece. Clicando no mesmo boto, outras ocorrncias vo sendo mostradas at chegar ao fim da planilha. 4 Ao clicar no boto Localizar Tudo, a caixa de dilogo expandida e, na parte inferior, aparecem todas as ocorrncias do texto procurado. Basta clicar em um item e navegar clula correspondente. 5 Clique no boto Opes para aperfeioar a sua pesquisa. 6 Voc pode procurar por alguma clula formatada. Para isso, clique na seta preta ao lado do boto Formatar... 016 7 Em seguida, clique na opo Formatar... e na caixa de dilogo que aparecer, escolha o tipo de formatao que deseja encontrar. 8 Voc ainda pode determinar o local que ser pesquisado, utilizando a caixa Em: e a caixa Pesquisar. 9 Ao selecionar a opo Diferenciar maisculas de minsculas, voc fora o Excel a pesquisar o texto exatamente como voc digitou, ou seja, respeitando letras maisculas e minsculas. 10 A opo Coincidir contedo da clula inteira serve para encontrar somente as clulas que contenham exatamente o texto procurado. 11 Alm de localizar, voc tambm pode substituir as informaes por outras. Para isso, utilize a guia Substituir da mesma caixa de dilogo. 12 Nela, voc encontra duas caixas de texto: a primeira serve para inserir o texto a ser localizado, e a segunda o texto que vai substituir o que foi encontrado. 13 Nesta tela so encontrados os mesmos botes da tela anterior. Ao terminar de digitar e de configurar o que for necessrio, voc pode clicar no boto Substituir, para ir substituindo o texto aos poucos ou clicar no boto Substituir Tudo para substituir todo o texto da planilha de uma vez s.
Edio de dados
Dica 016
Trabalhando com comentrios

Se as suas planilhas esto ficando lotadas de dados e, principalmente, de frmulas, hora de comear a colocar algumas dicas para que outras pessoas entendam tudo o que voc fez. O Excel possibilita a criao de comentrios dentro de cada clula. Assim, quando algum acessar a planilha e ler cada comentrio, poder entender do que se trata e para que servem as informaes ali apresentadas. Cada clula capaz de comportar um comentrio, mas procure no colocar em muitas, escolha as mais significativas. 1 Para inserir um novo comentrio em uma clula, clique sobre ela e acesse o menu Inserir>Comentrio. 2 Note que um pequeno retngulo amarelado aparece ao lado da clula selecionada. Nela surge automaticamente o nome do autor do programa, ou seja, o nome da pessoa que foi colocado no momento da instalao do pacote. Se voc preferir, pode apagar o texto que apareceu. 3 Digite na caixa amarela o texto de comentrio desejado. Alm de digitar, voc pode aumentar ou diminuir o tamanho da caixa, clicando e arrastando uma das alas brancas que aparecem ao redor. 4 A cor do fundo e da fonte podem ser alteradas. Todas essa opes e muitas outras esto na caixa Formatar comentrio. Para acess-la, clique duas vezes na borda do comentrio. 5 Clique na guia Fonte para mudar o formato do texto do comentrio. Voc pode escolher outra fonte, estilo, tamanho, cor e efeitos. Todas as alteraes podem ser visualizadas dentro da prpria janela. 6 A guia Alinhamento permite escolher a maneira como o texto ser exibido, mudando o alinhamento horizontal e vertical ou a orientao. 7 Na guia Cores e linhas, voc pode alterar a cor do fundo do comentrio, usando a primeira caixa, chamada Cor:. Abaixo, determine uma porcentagem de transparncia para a caixa. Voc ainda pode mudar o formato da linha que envolve o retngulo, escolhendo uma nova cor, tracejado, estilo e espessura. 8 Aps configurar o que for necessrio, clique no boto OK. 9 Para acessar o comentrio de uma clula, basta passar o ponteiro do mouse sobre ela (observe que apareceu uma seta vermelha). 10 Para mudar o texto ou a formatao de seu comentrio novamente, basta selecionar a clula e clicar sobre o menu Inserir>Editar comentrio. 11 Finalmente, para eliminar o comentrio da clula, basta clicar com o boto direito sobre a clula e depois clicar em Excluir comentrio. 017
Edio de dados
Dica 017
Limpando clulas
Quando voc for corrigir a sua planilha em busca de informaes digitadas incorretamente, precisar se livrar do contedo equivocado nas clulas encontradas. Se quiser voc pode deixar uma clula ou um intervalo de clulas sem formatao nenhuma. Tanto o primeiro quanto o segundo caso podem ser resolvidos num piscar de olhos. 1 A maneira mais fcil de apagar o contedo de uma clula selecionando-a e pressionando a tecla Delete. 2 Mas, se voc quer usufruir das outras opes de limpeza de clulas, acesse o menu Editar>Limpar.
3 A primeira opo, como o prprio nome diz, vai limpar tudo na clula, contedo, comentrios e formatao. 4 A segunda opo elimina todos os formatos da clula e permanece com o contedo e comentrio, caso existam. 5 A terceira opo, que corresponde tecla Delete citada acima, apaga apenas o contedo, deixando na clula, a formatao e o comentrio. 6 E a ltima opo apaga apenas o comentrio da clula, permanecendo todo o restante. 018
Edio de dados
Dica 018
Localizando clulas rapidamente

Da mesma maneira que voc utiliza o recurso Localizar, para pesquisar na sua planilha ou pasta de trabalho por algum dado importante, possvel localizar endereos de clulas. Muitas vezes voc no tem a informao da clula em mos, e sim apenas a sua referncia ou o seu endereo. Por isso que o Excel disponibiliza uma ferramenta de localizao rpida de clula: 1 A maneira mais rpida de ir para uma clula especfica digitando o seu endereo na caixa de nome, ao lado da barra de frmulas. Basta pressionar Enter aps a digitao e automaticamente a clula ser localizada. 2 Outra alternativa utilizar o menu Editar>Ir para... Da mesma maneira, voc deve digitar a referncia da clula na caixa e clicar em OK. 3 Clique no boto Especial, caso queira configurar selees especiais. Por exemplo, voc pode selecionar todas as clulas em branco da sua planilha. 4 Ao selecionar a opo Comentrios, todas as clulas que possuem comentrios sero selecionadas. 5 Se voc escolher a opo Objetos , todos os objetos da planilha, como autoformas ou cliparts desenhados, sero selecionados. 6 Caso voc clique na alternativa Constantes, todas as clulas que contm textos que no se alteram, ou seja, que no possuem frmulas, sero selecionadas. 7 Ao fazer a sua escolha, clique em OK.
019
Criao de frmulas e funes

Dica 019
Entendendo o que so frmulas e funes

Grande parte do poder do Excel est na sua capacidade de executar desde clculos simples at funes mais especficas e complexas. E antes de voc comear a usar todo esse poder, entenda o que so as frmulas e funes. As frmulas, como na matemtica, so equaes com o objetivo de chegar a algum resultado a partir de valores. No Excel, esses valores so as clulas da planilha. Acompanhe a seguir como fazer para criar uma frmula: 1 Digite os seguintes valores nas clulas: A1 12 B1 30 C1 27 D1 45 2 Toda frmula no Excel deve, obrigatoriamente, comear com o sinal de =. Portanto, digite-o na clula D3 para comear uma nova frmula. Nas frmulas, voc utiliza os j conhecidos operadores: + - * e / para constru-la. 3 Voc vai realizar uma soma simples com os valores digitados, o resultado aparecer na mesma clula da frmula. Bem, em vez de digitar: 12+30+27+45, voc deve digitar: A1+B1+C1+D1. Isso porque se em outra ocasio os valores dessas clulas forem alterados, a frmula continua sendo vlida, pois para o Excel a soma ser feita com o valor que estiver dentro de cada clula, seja ele qual for. Portanto, sempre que voc for construir uma frmula, utilize os endereos das clulas no lugar do seu contedo. 4 Aps terminar a digitao, pressione a tecla Enter e, se a frmula no contiver nenhum erro, o resultado aparecer na clula da planilha. 5 Porm, como muitos tipos de clculos se repetem com freqncia, como soma ou mdia, foram criadas as chamadas funes, que so frmulas predefinidas pelo Excel. Para usar uma funo, voc deve seguir algumas regras. Voc pode, por exemplo, usar uma funo para calcular a soma de clulas, em vez de digitar o clculo na mo. 6 Para isso, voc vai utilizar a funo SOMA. Ela deve comear com o sinal de igual tambm. Digite o nome da funo e abra parntese na clula. 7 Em seguida, preciso informar o intervalo de clulas a ser somado. Para isso, voc deve digitar a primeira clula do intervalo, depois digitar dois pontos ( : ) que significa at e, por fim, digitar a ltima clula do intervalo e fechar parntese. Assim: =SOMA(A1:D1).
8 Se no quiser digitar o intervalo, voc pode tambm selecionar as clulas com o mouse no momento de utilizar a funo desejada. 020

Dica 020
Encontrando a mdia aritmtica de valores

Um dos clculos matemticos mais usados o da mdia. Atravs dela, voc obtm um valor mdio a partir de vrios argumentos numricos. Sua aplicao bastante ampla, principalmente na rea de estatstica. Mas voc pode usla para fazer clculos bem simples, como o controle de notas escolares. 1 Para calcular a mdia de uma seqncia de nmeros, caso esta esteja ordenada em uma linha ou coluna, a maneira mais simples e rpida usar o recurso de criao de frmulas automticas. Para isso, selecione a clula mais abaixo da lista de valores ou direita. 2 Clique na seta preta ao lado do boto Autosoma da barra de ferramentas. 4 Para concluir, pressione Enter 5 Agora, se voc precisa encontrar a mdia de clulas distantes umas das outras, o processo para a criao um pouco diferente. Voc pode clicar no mesmo boto para gerar a funo sozinha e digitar as clulas que sero usadas. 6 Para fazer referncia a clulas fora de seqncia, basta digitar ponto e vrgula (;) entre elas. Assim:=MDIA(A1;C5;B10; D3). 7 Voc tambm pode misturar intervalos com valores independentes; por exemplo: =MDIA(A1:A5;A10). 8 Quando voc utiliza a funo MDIA, cada clula do intervalo escolhido faz parte do clculo, a no ser que exista alguma com valores de texto. Por exemplo, se o seu intervalo possui cinco clulas, sendo que apenas quatro possuem valores e uma possui texto, o clculo da mdia ser feito apenas com as quatro clulas. 9 No entanto, existe uma variao da funo MDIA, chamada MDIAA, que aceita clulas com textos e valores lgicos, tratando-as como se valessem zero. Sendo assim, observe a diferena do clculo feito com o mesmo intervalo de clulas:
3 Em seguida, clique na opo Mdia. Observe que a funo inserida automaticamente e a seqncia de nmeros fica com um pontilhado ao seu redor. Caso voc queira escolher outro intervalo ou parte desse intervalo, basta selecionlo com o mouse. 021

Dica 021
Calculando o menor e o maior nmero

Imagine que voc est criando uma planilha para armazenar os resultados dos jogos da Copa do Mundo e deseja criar uma tabela com a pontuao de cada equipe. Bem, no final da lista voc pode colocar indicaes da maior pontuao da copa ou o menor saldo de gols. Melhor que isso, voc pode mostrar a segunda maior pontuao, ou seja, quantos pontos tem o segundo time do campeonato. Para fazer tudo isso, utilize uma das quatro funes disponveis no Excel: 1 Ao criar uma seqncia de valores contnuos em coluna ou linha, utilize o recurso de funes automticas: clique na clula mais abaixo ou mais direita da lista. 2 Clique na seta preta ao lado do boto de Autosoma da barra de ferramentas. 3 Em seguida, clique em Min, caso queira encontrar o menor nmero; ou Max , caso deseje encontrar o maior valor. 4 A funo usada para encontrar o menor nmero chamada de Mnimo e para encontrar o maior nmero Mximo . O processo de criao das duas o mesmo: a nica informao que precisa ser fornecida o intervalo de clulas a ser usado. Como voc usou a funo automtica, o prprio Excel j selecionou o intervalo para voc (repare o pontilhado ao seu redor), mas caso voc queira mudar esse intervalo, basta selecionar o desejado com o mouse. 022 5 Para completar o processo, basta pressionar Enter.
6 Se as clulas que voc quer utilizar para encontrar o maior ou o menor valor no esto em ordem, possvel criar a funo separando cada endereo com ponto e vrgula (;). Por exemplo: =MNIM O(D30;D50) ou =MXIMO(D30;D50). 7 Porm, essas duas funes mostram apenas o maior ou menor valor da lista. Se deseja saber o segundo maior da lista, no possvel com elas. Para resolver esse problema que existem as funes: MAIOR e MENOR. A sua construo difere apenas em um detalhe se comparada s funes MNIMO e MXIMO: nelas necessrio informar se voc quer que retorne o primeiro, segundo, terceiro, etc., item da lista. Basta indicar com nmeros 1, 2, 3,... 8 Para achar o segundo maior nmero de uma lista, por exemplo, digite a funo desse jeito: =MAIOR(A1 :A10;2). Para achar o terceiro menor valor de uma lista digite a s s i m : =MENOR(A1 : A10;3). Observe os dois exemplos apresentados ao lado.

Dica 022
Funes para contagem de clulas

Controlar a quantidade que determinada informao aparece em uma planilha, pode ser muito necessrio no seu dia a dia. Assim, voc tem em suas mos o nmero exato de ocorrncias de um determinado dado na planilha. Por exemplo, em uma tabela de preos, possvel determinar quantos custam acima de 20 reais. Alm disso, h tambm a possibilidade de contar quantas clulas vazias existem em um intervalo. Isso pode ser usado no caso de voc digitar dados em uma planilha muito grande podendo assim, esquecer de preencher alguma clula. Ao final, voc saber se ficou alguma clula em branco. 1 Para saber quantas clulas esto preenchidas em um determinado intervalo, ou seja, quais possuem algum contedo digitado, seja texto, valor ou frmula, use a funo chamada CONT.VALORES. Basta digitar em uma clula vazia: =CONT. VALORES(. E, em seguida, digite o intervalo a ser verificado. Voc pode selecionar esse intervalo de clulas com o mouse, se no quiser digitar. Para terminar feche o parnteses e pressione Enter. 2 A funo vista acima, conta as clulas que possuem alguma informao e ignora as vazias. Para fazer o contrrio, isto , contar as clulas de um intervalo que esto vazias, utilize a funo CONT.VAZIO. O processo de criao da frmula o mesmo da anterior, voc deve digitar =CONT.VAZIO( e depois selecionar o intervalo para verificao. 3 Voc ainda pode verificar quantas clulas dentro de um intervalo contm somente nmeros como contedo. Para isso, use a funo CONT.NM. Como ela bastante utilizada, voc pode aproveitar o recurso de criao automtica do Excel. Se o intervalo de clulas desejado for uma seqncia contnua com a clula que vai receber a frmula, clique nesta clula e depois acesse a seta preta ao lado do boto de Autosoma da barra de ferramentas do Excel. 4 Clique na opo Contar, observe o intervalo de clulas capturado pelo Excel, caso no corresponda ao que voc precisa, basta selecionar o trecho correto com o mouse. Por ltimo, pressione a tecla Enter. 5 Alm de todas essa opes de contagem, voc pode precisar contar clulas, mas dependendo de alguma condio ou regra. Se a condio que voc determinar, no for cumprida, a clula no entra na contagem. Faa isso usando a funo CONT.SE. 6 Digite =CONT.SE( na clula que desejar. 7 Logo aps, selecione ou digite o intervalo das clulas que sero verificadas, por exemplo: A1:A30. 8 A segunda parte da criao dessa frmula se trata do critrio a ser obedecido para que a contagem seja feita. Suponha que o intervalo que voc selecionou possua preos de produtos e voc deseja contar aqueles que so mais caros que 20 reais. Ento, matematicamente, o seu critrio seria: >20. Colocando isso na frmula, ficaria assim: = CONT. SE ( A1 : A30 ; >20). O ponto e vrgula serve para separar o intervalo do critrio. As aspas do critrio so obrigatrias. 023

Dica 023
Trabalhando com porcentagens

Para muitas pessoas, fazer clculos envolvendo porcentagens pode ser a tarefa mais difcil do mundo. Na verdade, criar frmulas no Excel que trabalham com porcentagens muito simples. A aplicao da porcentagem bem ampla, pois so incontveis as situaes em que voc pode us-la: clculo de comisso de vendedores, desconto em pagamentos vista, porcentagem dos votos nas eleies, e assim por diante. Veja alguns casos que utilizam porcentagens e aprenda a melhor maneira de cri-las: 1 A porcentagem simples de um valor pode ser calculada de diversas maneiras. Digite o valor 14200 na clula A1. Na clula vizinha, a B1, voc vai criar uma frmula para encontrar 23% do valor da clula A1. Voc deve simplesmente multiplicar o valor pela porcentagem. Fica assim: =A1*23%. 2 Outra forma de criar este clculo digitando 0,23 em vez de digitar o sinal da porcentagem. O resultado ser o mesmo, mudando apenas a forma de escrever. 3 Imagine o caso de uma planilha de vendas em que voc deve encontrar o preo de um produto com desconto percentual. Nela, voc deve ter os pre o s o r i g i n a i s c a d a s t r a d o s . Ne s t e caso, alm de encontrar o valor da porcentagem, voc deve informar o preo do produto com o desconto. 4 Bem, supondo que o preo do produto esteja na clula C4 e que o valor da porcentagem esteja fixo na clula B2, digite na clula D4: =C4*B2. Por en024 quanto s foi calculado o valor da porcentagem. Como voc precisa apresentar o preo final do produto. Altere para =C4*(1-B2) . O nmero 1 representa uma parte inteira ou 100% e dela tirada apenas a porcentagem que necessria ( B2). Sairia no mesmo resultado escrever =C4-(C4*B2). Ateno: Se voc arrastar a frmula para outras clulas; o endereo fixo B2 ser mudado. Para evitar isso, antes de arrastar digite um cifro na frente da letra e nmero: $B$2. Esse processo recebe o nome de congelamento de clulas. 5 O processo de clculo de acrscimos igual ao descrito acima; voc deve apenas trocar o sinal de subtrao pelo de adio. 6 Outra forma de aplicao descobrindo a diferena entre dois valores em porcentagem. Por exemplo, na mesma planilha de vendas h uma tabela em que esto relatadas as vendas totais dos meses de maio e junho. No ms de maio a empresa vendeu 325 produtos e no ms de junho 340. fcil notar que em de junho foram vendidos 15 produtos a mais. Porm, como encontrar esse aumento em forma de porcentagem? 7 Imagine que o primeiro valor est na clula B3 e o segundo em C3, ento digite na clula D3: =(C3-B3)/B3 . A subtrao serve para encontrar o aumento nas vendas, que no caso 15. A diviso para encontrar o valor percentual do nmero 15 com relao ao 325. O resultado deve ser 5%.

Dica 024
Usando as funes lgicas

3 Para concluir, pressione Enter. 4 Usando a funo E, o resultado s ser verdadeiro se todos os argumentos forem, mas pode ser que isso no seja interessante e voc queira mudar essa regra, para que a frmula retorne como verdadeiro mesmo que apenas um dos argumentos seja verdadeiro, no sendo mais necessrio que todos os argumentos sejam verdadeiros. isso que a funo OU faz. Em muitas ocasies voc vai precisar criar uma funo lgica para testar se os dados cadastrados so VERDADEIROS ou FALSOS. Por exemplo, para encontrar o status de um aluno, este deve ter uma mdia superior a 7 e nmero de faltas inferior a 10. Somente assim o seu status ser VERDADEIRO, ou seja, superou os dois argumentos. Caso o aluno no consiga passar em um dos argumentos, o retorno j ser FALSO. Mas pode ocorrer casos em que no obrigatrio satisfazer todos os argumentos propostos; se apenas um for verdadeiro, o retorno j ser verdadeiro. Veja como trabalhar com as funes lgicas do Excel: 1 Para criar o status do aluno, conforme foi citado, voc deve utilizar a funo E. Digite na clula A1 um valor para a mdia final do aluno e, na clula B1, a sua quantidade de faltas. Na clula C1 digite =E( para iniciar a frmula. 2 Voc pode adicionar diversos argumentos nesta funo, basta apenas separlos com o ponto-e-vrgula. Continue digitando a funo colocando o primeiro argumento: A1>7. Digite o ponto-e-vrgula e continue com o segundo argumento: B1<10 e feche o parntese. A frmula final ficar: =E(A1>7;B1<10). 5 Utilizando as mesmas clulas do primeiro exemplo, altere apenas a frmula criada para funo OU, ao invs de E. Faa alguns testes, mudando os valores das clulas A1 e B1, e observe que se um dos argumentos for verdadeiros, o retorno j ser verdadeiro. 6 Ainda h outra funo lgica usada para inverter o valor lgico de um argumento, ou seja, se o valor de uma clula for verdadeiro, o retorno ser falso e se o valor for falso o retorno ser verdadeiro. Essa funo chamada NO. 7 Digite, por exemplo, na clula D1: =NO(C1). 8 Voc ainda pode misturar todas essas funes para atingir um resultado mais especfico. Por exemplo: =E(OU(MDIA (D8:D16)>7;E8=10);C6<10) . Neste exemplo, verificada primeiramente a funo OU, pois ela est dentro da funo E. Ento, se o aluno ficou com mais de 7 na mdia ou tirou 10 na prova final (E8=10), o retorno ser verdadeiro. Depois disso feito o teste da falta (C6<10), e se der verdadeiro juntamente com o resultado da funo OU, ento o resultado final dessa frmula tambm ser verdadeiro. 025

Dica 025
Construindo frmulas condicionais

falsa. O ponto-e-vrgula serve para separar um item do outro. Neste exemplo de controle de notas, o teste lgico ser a verificao da mdia do aluno, se passar ou for igual a cinco, a mensagem de Aprovado deve aparecer, se no a mensagem de Reprovado deve aparecer. 3 Sendo assim, a frmula ficaria: =SE(F2>=5;Aprovado;Reprovado). Ao construir suas planilhas e as frmulas que a compem, voc vai perceber a necessidade de criar condies para controlar se um clculo deve ser feito ou no. Numa planilha simples de controle de notas, por exemplo, voc pode apresentar a situao do aluno no final do semestre: se ele foi aprovado, reprovado ou se ficou de recuperao. Para fazer essa anlise, a mdia final do aluno testada, e dependendo do seu valor, uma das trs mensagens exibida. A funo usada para realizar essa tarefa a conhecida funo SE. 1 Construa uma planilha para controle de notas com 4 colunas contendo os valores das notas dos 4 bimestres. Utilize, por exemplo, da clula B2 at a clula E2. Em seguida, gere a mdia na quinta coluna. Na clula G2 digite a quantidade de faltas desse aluno. Na prxima clula voc deve colocar o status do aluno. 2 A estrutura da funo SE a seguinte: =SE(teste lgico; resultado se verdadeiro; resultado se falso). Onde o teste lgico a condio ou o teste a ser verificado, o resultado se verdadeiro o que deve ser feito caso a condio for verdadeira e resultado se falso o que deve ser feito caso a condio for 026 4 Mas, dessa maneira h apenas duas possibilidades de determinar a situao do aluno: ou ele foi aprovado ou foi reprovado. Para acrescentar mais possibilidades nesta frmula, voc deve criar o que recebe o nome de funes aninhadas, ou seja, uma funo dentro da outra. Observe que se o aluno tem uma mdia maior que cinco, o Excel exibe direto a mensagem de Aprovado. Porm este aluno pode ter mdia exatamente igual a cinco ou dez. Tanto um quanto o outro exibe a mesma mensagem de aprovado, mas o correto mostra recuperao para mdias at 7 e s desse valor em diante mostrar Aprovado. 5 No lugar da mensagem Aprovado na sua frmula, voc deve criar outra funo SE, pois preciso fazer outro teste (maior que sete ou no). A frmula final ficaria assim: =SE(F2>=5;SE(F2>=7;Aprovado; Recuperao);Reprovado). 6 Para completar a frmula, acrescente mais um teste para verificar se as faltas do aluno no ultrapassam 10. Como j existe um teste lgico, que o da mdia, voc ter que aninhar mais uma funo para atingir esse resultado. Para isso voc deve usar a funo E: =SE(E(F2>=5;G2<10);SE(F2>=7;Aprovado; Recuperao);Reprovado).

Dica 026
Adicionando valores
As operaes de soma no Excel vo muito alm daquele simples recurso de Autosoma. Voc pode, por exemplo, fazer um teste lgico e, dependendo do seu resultado, fazer ou no a soma de um intervalo. Alm disso, possvel, atravs de duas tabelas, procurar por um determinado valor e s somar as informaes que lhe interessam; por exemplo, somar apenas os produtos vendidos por um determinado vendedor de uma determinada regio. Aprenda a usar as funes de SOMA do Excel: 1 Para somar informaes selecionadas por algum critrio, utilize a funo SOMASE. Sua estrutura difere um pouco da tradicional funo SOMA. O primeiro argumento da funo o intervalo a ser verificado. O segundo argumento o que deve ser encontrado e o terceiro e ltimo argumento necessrio o intervalo de soma, que muitas vezes o mesmo do intervalo de busca. 2 Por exemplo, gere uma tabela com 10 nomes de vendedores (repita o nome de alguns) da clula A1 at a clula A10. Do lado de cada nome digite a quantidade vendida por cada um. 3 Na clula B11, digite =SOMASE( para iniciar a frmula. O primeiro argumento ser o intervalo de A1 at A10, pois nele ser procurado o nome de um dos vendedores. O segundo argumento ser um dos nomes entre aspas que voc cadastrou e o terceiro argumento o intervalo de valores a serem somados, no caso de B1 at B10. A frmula final fica: =SOMASE(A1:A10;Martins;B1:B10). 4 Dessa forma, sero somados somente os valores que correspondem ao vendedor Martins. 5 Se voc tem duas tabelas e deseja pegar a informao de uma e procurar na outra, voc pode usar a funo BDSOMA. Por exemplo, imagine uma tabela contendo quatro campos com os seguintes nomes: vendedor, vendas, produtos e regio. A segunda tabela deve ter a mesma estrutura de cabealhos da primeira, ou seja, com ttulos iguais e na mesma seqncia. Assim, voc pode procurar todos os produtos vendidos por um vendedor e somar seu valor. 6 Cadastre na primeira tabela todos os nomes de vendedores, os valores de suas vendas, os nomes dos produtos e a regio (Sul, Leste, Oeste, Centro, Norte). Na segunda tabela, digite um dos nomes de vendedores e digite um nome de produto em suas respectivas colunas. 7 Em uma clula parte, digite a funo: =BDSOMA(. O primeiro argumento dela a tabela na qual as informaes esto cadastradas. Selecione todas as clulas que fazem parte da primeira tabela, inclusive os cabealhos. O segundo argumento o que a funo deve retornar, neste caso vendas. O terceiro e ltimo argumento mostram a tabela que contm os critrios da pesquisa. Selecione toda a segunda tabela, inclusive os cabealhos. A frmula vai ficar: =BDSOMA(A1:D37;vendas;A40:D41). 027

Dica 027
Funes para busca de dados

Fazer pesquisas dos dados cadastrados uma tarefa muito praticada por quem acessa a planilha. Imagine uma planilha que contenha as converses de preos de produtos, contando com impostos e frete. Sabemos que o valor do frete varia de acordo com a regio a ser entregue. Se for, por exemplo, no Norte do Pas, o frete vale 5% sobre o preo original do produto, bem como a porcentagem para cada regio, j fixa. Neste caso, o ideal criar uma tabela parte. 1 Crie a tabela principal contendo os campos: Nomes dos produtos, Preo de compra, Regio de destino, Frete e Preo de venda, comeando pela clula A1. Preencha com informaes, exceto as colunas Frete e Preo de venda. 2 Abaixo, crie outra tabela, contendo: Regio e Porcentagem. Digite as cinco regies nacionais e ao lado de cada uma a porcentagem correspondente. 3 A funo usada para buscar a porcentagem correta na lista a funo PROCV. Ento, na coluna de frete, na clula D2, digite =PROCV(. 4 Em seguida, digite o que deve ser procurado, no caso a clula C2. O segundo argumento o intervalo de clulas que contm a informao procurada. Selecione todas as clulas que fazem parte da segunda tabela. Em seguida, coloque o sinal de cifro na frente das letras e nmeros da referncia. 5 O ltimo argumento o nmero da coluna dentro da tabela que interessa saber, ou seja, a coluna que contm o valor que deve ser retornado. Neste exemplo seria a segunda coluna, pois nela est o valor da porcentagem. A frmula ficaria assim: =PROCV(C2;$A$15:$B$19;2). 6 Assim, o valor da porcentagem que corresponde regio de frete calculado na clula D2. Arraste a ala de preenchimento at a ltima clula da tabela. 7 Na ltima coluna, calcule o preo de venda do produto, ou seja, acrescente o valor do frete ao preo de compra. Assim: =B2+(B2*D2). 8 Selecione a segunda tabela (da clula A15 at B19), pressione Ctrl + C para copiar. Clique na clula A21 e clique em Editar>Colar especial... Selecione a opo Transpor e clique em OK. 9 Clique na clula F2 para encontrar o frete usando outra funo. Digite: =PROCH(C2;$A$ 21:$E$22;2). O primeiro argumento o que ser procurado. O segundo argumento a referncia nova tabela, na qual o valor ser procurado. E o terceiro argumento o nmero da linha dessa tabela que deve ser retornado pela funo.
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Dica 028
Convertendo as medidas
Todo mundo j teve aula de Fsica no colgio e certamente aprendeu vrias frmulas para converter uma coisa em outra, como por exemplo, temperatura. No entanto, poucos imaginam que existe um programa, como o Excel, que faz isso automaticamente sem que voc precise lembrar dessas frmulas. No Excel, voc consegue converter unidades de medidas, como temperaturas, distncia, etc. 1 A principal funo usada para fazer converses a CONVERT. Para us-la, voc precisa informar basicamente trs argumentos. O primeiro o valor a ser convertido, o segundo a unidade de medida atual e o terceiro a unidade de medida que voc quer converter. Digite 45 na clula A1. 2 Em seguida, digite na clula B1: =CONVERT(. 3 Continue construindo a frmula e informe o valor a ser convertido; neste caso a clula A1. 4 Agora, informe a unidade de medida do nmero e depois a unidade desejada para a converso. Cada unidade de medida possui uma abreviao. Basta coloc-la entre aspas, para que a frmula fique correta. Por exemplo, para converter graus Celsius em Kelvin, digite C;K, pois a abreviatura de Celsius C e de Kelvin K. Neste caso, a frmula final ficaria: =CONVERT(A1;C;K). 029 5 Da mesma forma, se a converso fosse ao contrrio, ou de Grau Fahrenheit para outra medida, a abreviatura de Fahrenheit seria a letra F. 6 Todos os tipos de medidas possuem uma abreviatura. Por exemplo, para converter metros em polegadas, use: =CONVERT (A1;m;in). 7 A converso de horas em minutos fica assim: =CONVERT(A1 ;hr;mn). 8 J de grama para libra massa ficaria: =CONVERT(A1;g;sg). 9 Para saber o smbolo de cada unidade de medida, acesse a ajuda do Excel e pesquise sobre a funo CONVERT.

Dica 029
Trabalhando com datas e horas

Manipular datas em uma planilha fica muito mais fcil se voc usar as funes de data e hora do Excel. Com elas voc pode, por exemplo, adicionar meses a uma data, calcular a diferena entre horas ou converter uma data em dia da semana. 1 Na clula A1, digite: =AGORA(). Essa a maneira mais fcil de mostrar a data e hora atual do sistema. Voc pode, contudo, pegar cada item da data ou hora, utilizando outras funes. Clique na clula B1 e digite =DIA(A1) e pressione Enter. Observe que retornou apenas o nmero correspondente ao dia da data. Na clula C1 digite =MS(A1), na clula D1 digite =ANO(A1), na clula E1 digite =HORA (A1), na clula F1 digite =MINUTO(A1) e na clula G1 digite =SEGUNDO(A1). Cada clula retornou respectivamente o ms, o ano, a hora, o minuto e o segundo retirados da data na clula A1. 2 Nas clulas A2, B2 e C2 digite respectivamente: 2003, 2, 21. Digite na clula vizinha: =DATA(A2;B2;C2). Dessa forma, as informaes que estavam nas trs clulas foram convertidas para uma data formatada. 3 O mesmo ocorre com as horas. Digite nas clulas A3, B3 e C3: 20, 30 e 16. Ao lado digite: =TEMPO(A3;B3;C3). 4 Para encontrar a diferena entre duas datas em dias, basta fazer uma subtrao simples: a data mais atual menos a data mais antiga. Caso voc queira retornar apenas os dias da semana, utilize a funo: DIATRABALHOTOTAL. Os seus dois argumentos so as datas inicial e final. Ficaria assim: =DIATRABALHOTOTAL(A5;A6). 5 Caso voc queira que o resultado da diferena seja em meses ou em anos, basta usar a funo MS ou a ANO, na diferena das clulas. Por exemplo: =A6A5 retornaria a diferena em dias; fazendo =ANO(A6)ANO(A5), o retorno ser em anos; e digitando =MES(A6)MES(A5), o retorno ser em meses. 6 Para saber o dia da semana correspondente a uma data, faa o seguinte: digite na clula A4: =DIA.DA.SEMANA (A1). Em seguida, para que aparea o texto ao invs do nmero, utilize a funo TEXTO em conjunto com a funo DIA.DA.SEMANA , fazendo assim: =TEXTO(DIA.DA.SEMANA(A1);ddd) . As letras ddd que aparecem no final da funo indicam quantos caracteres ter o texto retornado, por exemplo, seg para segunda-feira.
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Dica 030
Arredondando valores
Utilizando as funes de arredondamento do Excel, voc pode truncar um nmero, arredond-lo para cima ou para baixo. Acompanhe: 1 Digite na clula A1 o valor 32,78. Voc pode arredondar este nmero para cima e para fazer isso utilize a funo ARREDONDAR.PARA.CIMA . Seus argumentos so simples: o primeiro o valor que deve ser arredondado, no caso a clula A1. O segundo argumento o nmero de casas decimais a exibir. Se no quiser exibir casas decimais, apenas digite 0. Ento a frmula ficaria: =ARREDONDAR. PARA.CIMA(A1;0). 2 Alm desta funo, voc ainda tem a possibilidade de usar as funes PAR e MPAR para arredondar para o prximo nmero par e prximo nmero mpar respectivamente. Basta digitar o nome da funo e colocar o endereo entre parnteses. Assim:=PAR(A1) e =MPAR(A1). 3 O mesmo se aplica para arredondar um nmero para baixo, porm use a funo ARREDONDAR.PARA.BAIXO. Por e x e m p l o : = A R R E D O N D A R . PA R A . BAIXO(A1;0). 4 Mas voc pode preferir que o prprio Excel determine se deve arredondar para cima ou para baixo dependendo da parte fracionria. Assim, se a parte fracionria for maior ou igual a 0,5 , ento o nmero ser arredondado para cima, caso contrrio para baixo. A funo que tem essa finalidade a ARRED. Para utiliz-la, determine qual a clula a ser arredondada e, em seguida, informe quantos dgitos decimais ter. Caso voc no queira casas decimais, apenas digite 0 . A frmula ento : =ARRED (A1;0). 5 Para truncar um valor, ou seja, ignorar as suas casas decimais e permanecer apenas com a parte inteira, utilize a f u n o TRUNCAR . A f u n o f i c a : =TRUNCAR (A1). 6 Alm disso, voc pode alterar somente o formato desse nmero sem modific-lo. Para isso, voc vai utilizar os recursos de formatao da barra de ferramentas. Selecione a clula que voc deseja aumentar ou diminuir as casas decimais, em seguida, clique no boto Aumentar casas decimais ou Diminuir casas decimais presente na barra de formatao.
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Dica 031
Fazendo verificaes nas clulas com funes

Se voc precisa controlar o contedo das clulas, como, por exemplo, saber se existe algum erro ou se ela est vazia, muito fcil fazer isso atravs da utilizao de algumas funes chamadas de . Os dados retornados por elas sero sempre VERDADEIRO ou FALSO. 1 Digite na clula A1 uma frmula incorreta, como: =A2*B. Em seguida, na clula B1 digite =ERROS(A1). O retorno ser a mensagem VERDADEIRO , pois essa funo verifica se a clula A1 possui qualquer tipo de erro. 2 No entanto, essa funo verifica apenas se existe um erro, mas no informa qual . Para resolver isso, use a funo TIPO. ERRO. Assim: =TIPO. ERRO(A1). O retorno dela sempre um nmero que corresponde a cada erro: #NULO! 1 #DIV/0! 2 #VALOR! 3 #REF! 4 #NOME? 5 #NM! 6 #N/D 7 Sendo assim, crie uma funo para verificar o tipo de erro e exibir uma mensagem depois: =SE(TIPO.ERRO(B12)=2;Voc no pode dividir um nmero por zero;OK) 3 Para verificar se a clula A1 est vazia, digite =CL.VAZIA(A1). Essa funo, neste caso, deve retornar FALSO. 4 Voc pode conferir se o contedo de uma clula um valor. Assim possvel controlar erros futuros, principalmente se esta clula for usada em algum clculo. Para fazer essa verificao, utilize a funo NM. Para verificar a clula A1 , digite: =NM(A1). Se a funo retornar FALSO, o contedo no numrico. Observao: voc pode usar essa funo em conjunto com a funo SE, para confirmar se o contedo numrico e s ento fazer algum clculo. Isso evita que ocorram erros na frmula. Por exemplo: =SE(E(NM(A2)=VERDADEIRO;A2>7);a meta foi atingida;ela no foi atingida) 5 Da mesma forma que voc pode verificar se o contedo numrico, possvel ver se ele texto, referncia ou lgico. Para isso, use respectivamente as funes: TEXTO, REF e LGICO. 6 Alm dessas, voc pode conferir se o contedo da clula no texto, ou seja, um nmero, referncia ou mesmo um dado l g i c o , isso apenas retornando VERDADEIRO. A funo que faz essa checagem a .NO.TEXTO.
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Dica 032
Planejando Investimentos
Ao planejar um investimento ao longo de vrios anos, voc vai querer saber qual ser o valor obtido no final de tanto tempo. Por exemplo, se voc guardar 150 reais todos os meses durante oito anos com juros de 1,2% ao ms, quanto ser que voc vai ter no final das contas? Bem, considerando taxas e mensalidades fixas, voc primeiro deve determinar quantos pagamentos sero feitos, multiplicando a quantidade de anos por 12. 1 Na clula B2 digite : Taxa de juros mensal e na clula C2 digite: 1,20%. 2 Na clula B3 digite : Perodo em meses e na clula C3 digite: =8*12, para saber em quantos meses ser feito o depsito. 3 Na clula B4 digite: Valor a ser depositado e, na clula C4, digite: 150. Este o valor que voc pagar ao longo dos meses. 4 Na clula B5 digite Valor presente e na clula C5 digite 0. O valor presente representa o valor inicial, ou seja, se na sua conta de poupana j existe algum valor, este ser chamado de valor presente. 5 Voc j tem todas as informaes necessrias para calcular o valor de seu investimento no final de oito anos. Para chegar a esse resultado, use a funo VF, que significa valor futuro, ou seja, o valor que voc ter em mos aps o ltimo depsito do seu investimento. Os argumentos necessrios para a construo dela so: a taxa de juros, o nmero de perodos, o valor por perodo ( representado com um negativo por se tratar de um pagamento), o valor presente (tambm representado com um negativo, caso exista) e o tipo. O tipo indica se os pagamentos sero feitos no incio ou no final de cada perodo, defina 1 para incio e 0 final. Digite na clula B7 Valor futuro e, na clula C7, construa a funo. A frmula final : =VF(C2;C3;C4; C5;1). 6 Mas, imagine o contrrio: voc quer saber quanto de valor presente preciso ter para atingir um determinado valor de investimento. Vamos supor que o seu objetivo obter R$ 40.000 de resultado do investimento. Pagando o mesmo valor mensal com a mesma taxa de juros durante o mesmo tempo, quanto voc j precisa ter guardado na poupana? Bem, a funo usada a VP, que significa valor presente, e sua estrutura semelhante da VF . 7 Na clula B10 digite Valor desejado ao final do investimento, e na clula C10 digite 40000. 8 Na clula B11 digite Valor presente necessrio e na clula C11 coloque a frmula para calcular o valor presente. Ficaria assim: =VP(C2;C3;C4;C10;1).
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Dica 033
Calculando pagamentos e juros

Se voc pediu um emprstimo e agora deseja saber quanto vai pagar por ms para cobrir o valor emprestado, voc pode calcular usando uma planilha. Alm disso, possvel saber a taxa de juros de um determinado valor que est sendo pago em um perodo ou ainda saber quanto voc deve depositar em um perodo para chegar a um determinado valor futuro. 1 Digite na clula B2: Taxa de juros anual, e na clula C2: 12%. 2 Digite na clula B3: Perodo em meses, e na clula C3: 12. 3 Digite na clula B4: Valor do emprstimo, e na clula C4: 6000. 4 Para calcular o valor mensal a ser pago para esse emprstimo, use a funo PGTO. O primeiro argumento consiste na taxa de juros peridica. Para mudar essa taxa de anual em mensal, basta dividi-la por 12. O segundo argumento o perodo. O terceiro argumento o valor presente, ou seja, o valor do emprstimo. Digite na clula B6: Valor mensal a ser pago, e na clula C6, digite a frmula final: =PGTO(C2/12;C3;C4). 5 Se ocorrer o contrrio, voc est pagando uma mensalidade e no tem a taxa de juros mensal, mas gostaria de saber, utilize a funo TAXA . Aproveite as informaes inseridas anteriormente e digite na clula B7: Se o valor mensal fosse, e na clula C7 digite 600. 6 Na clula B8 digite A taxa de juros seria, e na clula C8 digite a funo TAXA para calcular os juros. Informe primeiro o perodo de 034 pagamento, no caso a clula C3. Em seguida, digite o valor mensal (com o sinal negativo por se tratar de pagamento), que seria a clula C7, e por ltimo informe qual o valor total do emprstimo, que a clula C4 . A frmula final fica: =TAXA(C3;C7;C4). O resultado ser 3% de juros mensais. 7 Para encontrar o valor mensal a ser depositado para atingir um valor daqui alguns anos, voc deve utilizar tambm a funo PGTO. Digite na clula B12: Taxa de juros anual, e na clula do lado 6%. 8 Na clula B13 digite: Perodo em anos, na clula C13: 10 e na clula B14: Quantia desejada, e na clula C14: 80000. 9 Digite Valor mensal a ser pago na clula B16 e, em C16, calcule finalmente o valor com a seguinte frmula: =PGTO(C12/ 12;C13* 12;0;C14). Observe que: a taxa de juros foi dividida por 12 e o perodo foi multiplicado por 12, pois o resultado deve ser um valor mensal. O valor 0 na frmula o valor presente, que neste caso no usado. O que foi usado o argumento de valor futuro, pois voc ainda no tem esse valor, da o nome de valor futuro. O resultado desse clculo R$ 488,16, que significa que para economizar R$ 80.000 em 10 anos com taxa de juros de 6% ao ano, voc tem que depositar R$ 488,16 por ms.

Dica 034
Combinando textos
Trabalhar com os textos digitados nas clulas torna-se muito simples se voc usar as funes de manipulao de textos. Voc pode, por exemplo, juntar em uma clula o contedo de outras duas, ou ainda, criar frases com as informaes de vrias clulas, combinando os seus contedos. 1 Tendo duas clulas com contedo em forma de texto, voc pode junt-los em um s, formando uma terceira clula e, para isso, utilize a funo CONCATENAR. Digite o seu primeiro nome na clula A1 e na clula B1 digite seu sobrenome. Na clula C1, digite a funo: =CONCATENAR(A1; ;B1). As aspas vazias servem para deixar um espao em branco entre o nome e o sobrenome. 2 Da mesma maneira voc pode juntar textos e nmeros. Se, por exemplo, tiver o texto Jos na clula A2 e o nmero 10 na clula B2, voc pode criar uma frase em C2 usando as duas informaes. Ento, seria assim: =CONCATENAR(A2; tirou ;B2; na ltima prova). 3 Para melhorar mais a sua frase, voc pode mudar a aparncia das informaes usadas. Digite na clula A3 o nome Martins e, na clula ao lado, 10500. Com ajuda da funo TEXTO, voc vai formatar os dados exibidos. Sero necessrios dois argumentos para us-la: o primeiro serve para indicar a clula em que est a informao e o segundo o formato a ser aplicado. No caso, digite R$ 0.000,00. Isso significa que antes do valor ser exibido o R$ e o nmero aparecer com duas casas decimais. A frmula final ficaria: =CONCATENAR(O funcionrio ;A3; vendeu ;TEXTO(B3;R$ 0.000,00"); no ms passado). E o resultado ser: O funcionrio Martins vendeu R$ 10.500,00 no ms passado. 4 Melhor que isso poder aninhar funes de clculo e gerar uma frase j com o resultado. Imagine este mesmo exemplo do Martins. Ser preciso calcular a comisso dele. Se ele vendeu acima de R$ 10.000, sua comisso ser de 5%; caso contrrio, 3%. Para isso, use a funo SE (dica 25) e porcentagens (dica 23). Juntando com as funes aprendidas acima, a frmula seria a seguinte: =CONCATENAR(A comisso do vendedor Martins ser de ;TEXTO( SE(B3>= 10000;B3*5%; B3*3%);R$ #.##0,00")). O resultado apresentado: A comisso do vendedor Martins ser de R$ 525,00. Observe que no lugar de trs zeros, foram colocados trs sinais de cerquilha. Elas foram usadas no lugar dos zeros, pois eles so fixos, ou seja, mesmo que o nmero a ser formatado for pequeno, os zeros esquerda que sobrarem sero mostrados. No exemplo, o resultado ser R$ 0.525,00.
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Dica 035 Dica 036
Potncia, raiz quadrada e logaritmo
Seno, co-seno e tangente de um valor
Voc aprendeu a criar diversos tipos de funes, explorou muitos recursos do Excel, mas e os clculos mais simples, como o da potncia de um nmero ou raiz quadrada? Com certeza, o Excel pode fazer esses clculos e voc no vai precisar usar a calculadora do Windows para isso. 1 H uma funo para obter o resultado de um nmero elevado a uma potncia, porm a maneira mais fcil de fazer isso simplesmente usando o acento ^. Assim, se voc quer elevar o nmero 23 ao quadrado, basta representar como 23^2. Usando a funo POTNCIA, ficaria: =POTNCIA(23;2). 2 A raiz quadrada pode ser obtida atravs da funo RAIZ. Basta digitar o valor ou a referncia dentro dos parnteses. Como no existe raiz quadrada de um nmero negativo, utilize a funo ABS para forar que o nmero seja positivo. A raiz quadrada, por exemplo, do nmero 16 , ficaria =RAIZ(ABS(16)). Para encontrar a raiz cbica de um nmero, basta elev-lo a 1/3, usando a funo POTNCIA. 3 Para encontrar o logaritmo de um nmero, utilize a funo LOG. Ela possui dois argumentos: o primeiro o nmero para o qual deve ser encontrado o logaritmo e o segundo a base que deve ser usada. Assim: =LOG(10,2). 036
Da mesma maneira que com a ajuda de algumas funes, voc pode encontrar a potncia, raiz quadrada e logaritmo, possvel calcular o seno, co-seno e tangente de um nmero. 1 Antes de mais nada, voc deve converter de graus para a unidade de radianos qualquer nmero usado para calcular o seno, co-seno ou tangente. Sendo assim, multiplique o valor em graus pelo nmero PI (3,1417...) e divida por 180 para obter o valor em radianos. Ou, se preferir, use a funo RADIANOS . Exemplos: =45*PI()/180 ou =RADIANOS(45). 2 Aps obter o valor radiano, use as funes SEN para o clculo do seno, COS para achar o co-seno e TAN para a tangente. Assim:
=SEN(RADIANOS(45)) ou =SEN(45*PI()/180) =COS(RADIANOS(37)) ou =COS(37*PI()/180) =TAN(RADIANOS(25)) ou =TAN(25*PI()/180)

Dica 037
Assistente de pesquisa
Se voc est trabalhando com uma tabela muito grande de informaes vai chegar um momento em que ser preciso pesquisar algum dado nesta planilha. Para facilitar a sua procura, alm do recurso que voc j conhece de localizar e substituir, existe o chamado Assistente de pesquisa. Ele procura por um valor ainda no determinado e cria uma frmula aps encontrar a clula desejada. Por exemplo, numa tabela com nmero de vendas de determinados produtos divididos por datas, voc pode encontrar o nmero de vendas de uma data, pesquisando na coluna de datas e na linha dos produtos. Fazer essa busca a tarefa do recurso Assistente de pesquisa fornecido pelo Excel. 1 Digite uma tabela que contenha diversos dados como a apresentada abaixo: 2 Em seguida, selecione toda essa tabela, incluindo os rtulos. Clique em Ferramentas>Suplementos. Selecione Assistente de pesquisa e clique em OK. Obs.: para usar este recurso pode ser necessrio o CD de instalao do Office. 3 Retorne ao menu Ferramentas e clique no item Assistente>Pesquisa... 4 Na primeira etapa, indique o intervalo de clulas que ser usado na pesquisa. Pressione Avanar. 5 Na prxima etapa, escolha qual a coluna e a linha que voc deseja pesquisar. Clique em Avanar. 6 Na etapa 3, escolha de que forma voc quer exibir o resultado: em uma nica clula ou em vrias. Aps escolher, clique em Avanar. 7 Na ltima tela, digite a clula que conter o resultado da pesquisa. Clique em Concluir. 037

Dica 038
Usando o boto Inserir funo

Todas as funes apresentadas foram construdas direto na barra de frmulas. No entanto, para facilitar o processo de criao das funes, voc pode usufruir de um recurso chamado Inserir funo. Nesta caixa de dilogo, voc poder acessar todas as funes existentes no aplicativo e, aps escolher a funo, o Excel continua auxiliando no momento de inserir todos os argumentos exigidos pela funo. 1 Clique na clula em que voc deseja inserir a funo. Clique no boto Inserir funo que se encontra ao lado da barra de frmulas. Ou seno, utilize o menu Inserir>Funo. mentos da funo, voc vai construir a funo SE passo a passo. O primeiro argumento da funo SE chamado de Teste_lgico. Este o nico argumento obrigatrio, pois ele aparece em negrito. Ao clicar dentro da caixa branca, observe que uma descrio do argumento aparece logo abaixo. Voc pode digitar diretamente na caixa ou, se preferir, pode utilizar o boto com sinal vermelho. Dessa forma, a janela vai diminuir de tamanho e voc pode selecionar um intervalo de clulas. Para voltar a caixa ao tamanho normal, clique no mesmo boto. 6 Ao inserir o primeiro argumento, note que ao lado do valor digitado j surgiu uma resposta: VERDADEIRO ou FALSO. Os outros dois argumentos servem para voc colocar as mensagens, caso seja verdadeiro ou falso respectivamente. Nestas caixas voc pode digitar qualquer valor ou at elaborar outra frmula. 7 Ao concluir, clique em OK.
2 A janela Inserir funo est dividida em trs partes: na primeira, digite o nome da funo e clique no boto Ir. Se ela existir, aparecer na lista. 3 Voc pode ainda selecionar uma das categorias de funes na caixa abaixo. Clicando na opo Todas, sero exibidos os tipos em ordem alfabtica. 4 Assim que voc selecionar uma das funes da lista, sero exibidas a sua sintaxe (a sua estrutura) e uma breve descrio sobre a sua finalidade. Selecione, por exemplo, a funo SE presente na categoria Lgica e clique em OK. 5 Na prxima tela, chamada de argu038

Dica 039
Localizando e corrigindo erros nas frmulas

No momento da elaborao de uma frmula, pode ocorrer algum erro. Para ajudar a resolv-lo, o Excel apresenta automaticamente uma pequena caixa chamada de marca inteligente. Nesta caixa de mensagens, voc pode saber que tipo de erro ocorreu, avali-lo ou mesmo obter algum tipo de ajuda sobre ele. 1 Simule um erro digitando a seguinte frmula: =SOMA(a;2;3) . Ao pressionar Enter, surgir a mensagem de erro #NOME?. Este erro ocorre quando h uma violao na sintaxe da funo, ou foi digitada uma funo que no existe. Clique no sinal de exclamao que surgiu ao lado e observe a descrio do erro acima. Para saber exatamente em que parte da frmula se encontra o erro, clique em: Mostrar etapas de clculo... 2 Na janela Avaliar frmula, observe que a letra a, digitada propositalmente, aparece sublinhada. Isso indica que o erro se encontra nesta letra, ou seja, o Excel no conseguiu reconhecer essa parte da frmula nem como um nmero nem como um endereo de clula. Clique no boto Avaliar. 3 Agora, no lugar da letra a, surgiu uma indicao de erro, clique em Fechar. 4 Digite agora na clula ao lado: =5/0. O retorno ser o erro: #DIV/0. Isso indica 039 7 Em seguida, confira se a referncia est correta e clique em Adicionar. que foi encontrada uma diviso de um nmero por zero na clula. 5 Na clula ao lado digite: =12+texto. A mensagem de erro ser: #VALOR! Este erro surge quando ocorre violao dos argumentos de uma frmula, pois no caso no seria possvel somar nmero e texto em uma frmula do Excel. 6 A Janela de inspeo pode ajud-lo a controlar esses erros. Para acess-la, clique no menu Exibir>Barra de ferramentas>Janela de inspeo . Selecione na clula que voc deseja fazer a inspeo e clique no boto Adicionar inspeo de variveis.
Formatando a planilha
Dica 040
Formato Nmero e Moeda

1 Selecione a clula que contm o valor a ser formatado e clique no menu Formatar>Clulas. Na tela que surgiu, selecione a guia Nmero, caso ainda no esteja. Nesta seo voc escolhe como o valor da clula ser apresentado. 2 Na lista ao lado, clique na opo Nmero. Note que um exemplo exibido para que voc tenha uma prvia do formato do valor antes de abandonar a caixa. 3 Clique na caixa Casas decimais e digite um valor para ela. Voc tambm pode usar as setas para cima ou para baixo. 4 Voc pode ativar ou no o uso do separador de milhar e, na caixa a seguir, escolher como um nmero negativo deve ser exibido nesta clula. 5 Escolha a opo Moeda na lista. Ela traz as mesmas opes que Nmero, com exceo da caixa smbolo, que permite que voc escolha um sinal de moeda para aparecer na frente do valor.
A formatao de uma planilha nada mais do que a mudana da aparncia das clulas, sem alterar o seu contedo. Para cada clula possvel aplicar um dos tipos de formatao de nmero que voc vai aprender. Nesta dica, voc vai ver como fazer para mudar o formato de uma clula que contenha um valor e faz-lo aparecer com casas decimais ou smbolo de moeda na sua frente. 040
Dica 041 Dica 042
Formato Data e Hora

Ao digitar uma data em sua planilha, voc pode escolher diversas maneiras diferentes de exibi-la. Por exemplo, mostrar a data por extenso, somente o dia e o ms ou outras opes. O mesmo vale para a hora, que pode ser exibida no modelo americano (am/ pm) ou modelo-padro. 1 Selecione uma clula ou conjunto de clulas que contenham data. Acesse a janela de formatao de clulas atravs do menu Formatar>Clulas. 2 Clique na categoria Data na lista. Selecione um dos modelos de datas na caixa Tipo e observe acima o efeito sobre a data digitada. Ao escolher o modelo, clique em OK. 3 Selecione alguma clula que contenha hora. Retorne ao menu Formatar >Clulas. Selecione agora a categoria Hora e, na caixa Tipo, selecione um dos modelos disponveis. Escolha o desejado e clique em OK.
Formato Frao
Quando voc insere algum valor fracionrio em uma clula, como por exemplo 5/2, o retorno dela ser o valor 2,5, ou seja, duas partes inteiras e mais um meio. Bem, se voc quer mostr-la como 2 , por exemplo, voc pode fazlo usando o recurso de formatao de clulas apresentado a seguir: 1 Digite =5/2 em uma clula, selecionea e pressione Ctrl + 1 . Na tela de formatao, selecione a guia Nmero , caso ela ainda no esteja selecionada. 2 Na lista de categorias, selecione Frao e, ao lado, escolha um dos modelos. Neste caso, voc pode escolher: Mximo de um dgito e o resultado ser: 2 1/2. Alm desse voc pode escolher outros denominadores: Quartos para exibir: 2 2/4; Oitavos para exibir 2 4/8, Dezesseis avos para exibir 2 8/16. 3 Ainda pode escolher: Em dcimos ou Em centsimos. Aps optar pelo modelo, clique em OK. 4 No caso de fraes maiores, voc pode controlar a quantidade de dgitos que vo aparecer no denominador. Digite em uma clula: =24517/56899 , por exemplo. Acesse novamente a janela de formatao de clulas do menu Formatar. Clique na categoria Frao e, em seguida, escolha o tipo: Mximo de trs dgitos. Por fim, clique em OK.
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Dica 043 Dica 044
Formato de CEP, CIC e telefone

Imagine voc cadastrando as informaes de seus clientes e cada vez que fosse preciso colocar o telefone de um deles, voc precisasse digitar os parnteses e traos. Seria muito mais fcil se voc digitasse somente os nmeros sem se preocupar com esse detalhes. Para fazer isso, acompanhe a seguir: 1 Selecione a clula ou o intervalo que deve ser formatado. Clique no menu Formatar>Clulas e selecione a primeira guia, caso ainda no esteja marcada. 2 Na caixa de categorias, escolha Especial. Ao lado observe que ficaram disponveis quatro tipos de formatos: CEP, CEP +3, Telefone e CIC. 3 Escolha CEP ou CEP + 3 e clique em OK. Em seguida, digite na clula: 540 e pressione Enter. Observe que os zeros esquerda so mantidos respeitando o tamanho do CEP . 4 Retorne quela tela e selecione Telefone. Digite agora na clula o valor: 117841584 . Note que, ao pressionar Enter, automaticamente surgem os parnteses e o trao. 5 Por fim, retorne novamente tela de formatao e selecione o tipo CIC . Digite na clula: 98765432100 e observe o resultado apresentado na clula.
Mesclando clulas
Ao criar sua planilha de cadastro, lembre-se sempre de deix-la com um aspecto bem interessante, principalmente se outras pessoas forem acess-la. Coloque sempre um ttulo, na parte de cima da planilha, condizente ao seu contedo; por exemplo: Tabela de Importao. E como esse ttulo merece bastante destaque, voc pode aumentar a clula que ele ocupa e fazer com que ela se junte s clulas vizinhas. Esse processo recebe o nome de mesclagem de clulas. 1 Aps definir quantas colunas de dados a sua planilha ter, digite o ttulo dessa planilha nas suas primeiras clulas. Em seguida, selecione da primeira clula at a coluna onde termina a tabela. Por exemplo, se a sua tabela tem cinco colunas que variam da coluna A at a E, ento selecione das clulas A1 at a clula E1 da planilha. 2 Agora, clique no boto Mesclar e centralizar na barra de ferramentas. 3 Observe que as cinco clulas selecionadas agora formam apenas uma e que o texto ocupa o centro dela. Para retornar as clulas ao seu estado original, selecione a clula mesclada e clique no boto Mesclar e centralizar. 4 Voc pode acessar esse mesmo recurso atravs do menu Formatar>Clulas. Na guia Alinhamento, selecione a opo Mesclar clulas para mescl-las ou tire a seleo para voltar ao normal.
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Dica 045
Inclinando o texto de uma clula

1 Selecione a clula que contm o texto a ser inclinado. 2 Acesse o menu Formatar>Clulas ou pressione Ctrl + 1. Clique na guia Alinhamento.
3 Na seo Orientao, voc pode deixar o texto em p clicando na primeira caixa. Ou apenas inclin-lo em determinados graus, bastando, para isso, clicar nos pequenos quadrados ao lado da palavra Texto. Assim que voc clicar, observe a inclinao da palavra. O contedo da clula ter a mesma inclinao. 4 Alm disso, voc pode definir em graus a inclinao de seu texto. Para isso, basta digitar o valor desejado na caixinha graus ou clicar na seta para cima ou para baixo.
Voc j deve ter visto uma tabela peridica em que cada quadradinho possui o nmero de massa, nmero atmico, entre outros, e os textos ou valores s vezes aparecem inclinados para caber melhor. Fazer um texto ficar inclinado, de ponta-cabea ou de p muito fcil dentro de uma planilha do Excel.
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Dica 046
Ajustando o texto na clula

3 Alm dessa opo, voc pode usar a Reduzir para ajustar, encontrada na mesma caixa de dilogo. A diferena desta para outra que a primeira ajustava o texto ao tamanho da clula, mas mantinha o tamanho das letras, enquanto que a segunda diminui o tamanho do texto ao mximo para faz-lo caber dentro da clula. 4 Digite o texto Salrio na clula A1 de sua planilha. Em seguida, altere a largura da coluna A para 15 e a altura da linha 1 para 50. Observe que o texto ficou em algum canto da clula. Para mudar a sua posio dentro da mesma, basta utilizar os recursos de alinhamento da tela de formatao de clulas. Quando voc digita um texto em uma clula, j notou que ele avana sobre as outras, caso seja muito extenso? Para resolver isso, voc pode simplesmente aumentar o tamanho da coluna. Mas suponha que o ttulo da sua coluna seja: Mdia de pessoas entrevistadas no ms de Outubro e Novembro. Ser que a melhor soluo aumentar o tamanho da coluna? Voc vai aprender agora, como resolver isso de uma outra maneira: 1 D um clique sobre a clula com um texto muito extenso e que voc deseja formatar. Pressione Ctrl + 1 para abrir a caixa de dilogo de formatao. Clique na guia Alinhamento. 2 Localize nela a opo: Retorno automtico de texto e clique em OK. Dessa forma, mesmo que a coluna onde est a clula esteja com uma largura pequena, o texto se ajustar ao tamanho da clula. Mas voc ver que pode ser necessrio mudar a altura da linha para que o texto aparea por completo na tela. 044 5 Selecione a clula A1 e acesse o menu Formatar>Clulas novamente. Clique na guia Alinhamento e veja que existem duas caixas de alinhamento de texto: Horizontal e Vertical. Para fazer com que o texto fique no centro da clula, por exemplo, escolha a opo Centro nas duas caixas e pressione a tecla OK.
Dica 047 Dica 048
Formatando o texto
Ao concluir a digitao das informaes em sua planilha, mude a aparncia do texto para torn-la mais amigvel. O processo para a formatao do texto de uma clula muito parecido com a de outros aplicativos do Office e bem simples. Acompanhe: 1 Selecione a clula ou intervalo de clula que deve ser modificado. Voc pode usar a barra de ferramentas de Formatao para formatar mais rpido. 2 Clique na caixa Fonte para escolher uma das fontes do sistema para o seu texto. Ao lado, digite ou escolha o tamanho da fonte. 3 Em seguida, encontram-se os botes para aplicar estilos de: Negrito, Itlico ou Sublinhado. Clique em um deles.
Alterando a cor de fundo da clula

Voc j aprendeu a formatar a fonte das clulas, mas com certeza a sua planilha ainda precisa de um toque a mais, que a deixe mais atrativa. Para aprimorar ainda mais a aparncia de sua tabela, voc tem em mos o recurso de preenchimento de clulas, que muda a cor do fundo branco da clula para a que voc desejar. 1 Selecione a clula ou o intervalo de clulas que voc deseja mudar o fundo e acesse o menu Formatar>Clulas. Estando nele, clique na guia Padres. 2 Provavelmente a opo Sem cores deve estar selecionada. Clique em uma cor qualquer para v-la em tamanho ampliado no quadro Exemplo. Basta escolher a que mais lhe agradar e clicar em OK. 3 Para configurar um fundo personalizado para as clulas, retorne tela de formatao na guia Padres, escolha a cor que servir de segundo plano, ou seja, que ficar por trs.
4 Mais adiante, no ltimo boto, voc pode escolher uma cor para as letras. Clique na seta preta do lado do boto para escolher outras cores. >>>>>>Inserir figura: Dica 47_2.tif
4 Em seguida, clique na caixa Padro, selecione a cor que servir de primeiro plano e escolha um dos modelos de preenchimento-padro, como o quadriculado. Ao selecionar a opo, clique em OK.
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Dica 049
Alterando a borda das clulas

1 Selecione o intervalo de clulas a ser colocado bordas. Voc pode comear selecionando a tabela inteira para colocar as bordas externas, que vo contornar a tabela. No exemplo abaixo, as clulas A1 at F11 foram selecionadas:
2 Em seguida, pressione Ctrl + 1 para acessar a janela de formatao de clulas. Clique na guia Borda. 3 No lado direito da janela, voc encontra a seo Linha, onde pode mudar o estilo da borda para pontilhado ou tracejado, por exemplo, e escolher uma cor na caixa de opes mostrada. 4 no lado esquerdo da tela que voc vai definir onde aplicar as bordas. Para colocar ao redor das clulas selecionadas, por exemplo, clique no boto Contorno. Note que abaixo a borda inserida ao redor das palavras Texto. 5 Mas, alm de aplicar a borda ao redor da seleo, voc pode coloc-la na parte interna. Escolha outro estilo e cor de borda, se desejar e, em seguida, clique no boto Interna. Para deixar a sua planilha com aparncia de uma tabela, adicione bordas personalizadas nela. Assim, sua planilha ficar com uma aparncia melhor e as informaes mais importantes ficaro com um maior destaque. 046 6 Todas as bordas podem ser retiradas ou inseridas, bastando apenas que voc clique sobre ela dentro da caixa branca de exemplo. Se voc quiser tirar a borda superior, por exemplo, basta clicar sobre ela na caixa e ela sumir. Aps terminar, clique em OK.
Criao de Grficos
Dica 050
Inserindo um grfico com o assistente

Bem melhor do que apresentar uma planilha com os dados da empresa em uma reunio mostrar um grfico dessa planilha. Cri-los no Excel muito simples, pois o programa oferece o chamado Assistente de grfico, que guiar voc no desenvolvimento passo a passo, mostrando todas os dados necessrios para sua elaborao: 1 Acesse a planilha que contm os dados a serem convertidos em um grfico. Clique no menu Inserir>Grfico. 2 Agora voc deve escolher o tipo de grfico. Use o tipo Pizza ou Rosca se os dados usados so nicos, ou seja, que ocupam apenas uma linha ou coluna e se voc deseja mostrar a relao de uma parte com o conjunto. Por exemplo, a porcentagem mensal de vendas durante um ano. Caso voc deseje criar um grfico comparativo, use os tipos: Colunas, Barras, Cone, Cilindro ou Pirmide. 3 Neste exemplo, ser criado um grfico de Pizza, pois as informaes usadas compem apenas uma coluna. Ao clicar no tipo 5 Na guia Ttulo, voc pode digitar um ttulo para aparecer na parte de cima do seu grfico. Na guia Legenda, possvel escolher mostrar ou no a legenda do grfico e sua posio. Se voc prefere no mostrar a caixa de legenda, possvel mudar os rtulos dos dados na guia Rtulos de Dados, onde cada fatia da pizza rotulada com um nome de srie, de categoria, o valor ou a porcentagem. Clique em Avanar. 6 A ltima etapa define o local onde o novo grfico ser criado: como um objeto dentro da planilha atual ou separado em uma nova planilha. Se voc escolher como nova planilha, digite um nome para a planilha e clique em Concluir. 047 Pizza, voc ainda pode escolher subtipos, dentre eles Pizza 3D. Clique sobre um deles e, depois, no boto Avanar. 4 Clique no boto ao lado da caixa Intervalo de dados, para diminuir a tela. Em seguida, selecione na planilha, as clulas necessrias. Clique novamente no boto para voltar ao tamanho da tela. Observe que um pequeno exemplo exibido. Clique em Avanar.
Criao de Grficos
Dica 051
Alterando o tipo do grfico

Aps ter criado o grfico, voc pode querer mudar o tipo escolhido para ele. Por exemplo, se voc escolheu Colunas simples e deseja mudar para Colunas 3D, no preciso criar outro grfico e executar todos os passos novamente. Basta modificar o grfico j criado. 1 Selecione a planilha que contm o grfico j criado. Suponha que voc tenha criado um grfico de Pizza e deseja mud-lo para Pizza 3D. Para fazer isso, clique com o boto direito do mouse no fundo do grfico, chamado de rea do grfico. Em seguida, clique em Tipo de grfico...
2 A tela da primeira etapa de criao do grfico aberta e voc pode escolher qualquer um dos tipos disponveis. Alm dos tipos mais usados e conhecidos, ainda h os tipos personalizados. Clique na guia Tipos Personalizados. 3 Estes grficos possuem aspectos diferentes do padro, apresentando alguma formatao personalizada, como fundos gradientes, por exemplo. Selecione o tipo desejado e clique em OK. 048
Criao de Grficos
Dica 052
Formatando o eixo do grfico

tela voc pode escolher um estilo para a linha, clicando em Personalizada . Ao lado, escolha como as marcas de escala sero mostradas. Essas marcas so pequenos traos que aparecem ao longo do eixo. 4 Clique na guia Fonte para mudar a aparncia do texto, nesta tela voc pode escolher uma fonte, cor, estilo ou tamanho para as letras. 5 Clique em Ok para concluir. 6 Selecione o eixo de valores (vertical) e d dois cliques nele. Na tela de formatao, clique na guia Nmero e escolha um formato diferente para representar os valores. Se voc quer mudar o smbolo do Real para Dlar, por exemplo, clique na categoria Moeda, na lista, e depois escolha o smbolo do dlar na caixa Smbolo e clique em OK.
Os eixos so linhas que envolvem o grfico e controlam as informaes da tabela. No esto presentes em grficos do tipo Pizza ou Rosca. O eixo de categorias (x) horizontal e o eixo de valores (y) o vertical. Os grficos tridimensionais podem apresentar um terceiro eixo (z). 1 Para ocultar qualquer um dos eixos, basta clicar com o boto direito do mouse na rea do grfico e, em seguida, clicar em Opes de grfico. 2 Depois disso, clique na guia Eixos e desmarque ou marque os eixos que deseja ocultar ou mostrar. Clique em OK para confirmar a alterao. 3 Para formatar o eixo horizontal, d dois cliques nele. Com a tela Formatar eixo aberta, clique na guia Padres. Nesta
7 Por fim, acesse a ltima guia, chamada Alinhamento, caso queira inclinar o texto ou deix-lo de p. Vale ressaltar que essas opes so as mesmas da caixa Formatar Clulas. 049
Criao de Grficos
Dica 053
Formatando a legenda e o ttulo
O ttulo inserido no processo de criao do grfico nada mais do que uma simples caixa de texto que pode ter o seu contedo alterado a qualquer momento e tambm formatado. 1 Caso voc no tenha colocado um ttulo, basta clicar com o boto direito no fundo do grfico e ir em Opes de grfico. Depois, acesse a guia Ttulos, digite o ttulo do grfico e clique em OK. Aps cri-lo, d dois cliques nele para abrir a caixa Formatar ttulo do grfico. 2 Para escolher uma borda e uma cor de fundo para a caixa de texto do ttulo, clique na guia Padres. Escolha a borda, clicando em Personalizada. Na caixa Estilo, mude a linha para pontilhado ou tracejado, abaixo escolha a cor e a espessura. Ao lado,
na seo chamada rea, voc pode selecionar uma cor para aparecer no fundo da caixa do ttulo. 3 Alm disso, voc tem a possibilidade de escolher outro formato para a fonte, usando a guia Fonte e mudar o alinhamento e inclinao do texto, usando a guia Alinhamento. Clique em OK. 4 A legenda, que aparece por padro do lado direito do grfico, tambm pode ser formatada e da mesma maneira que voc escolher uma fonte, cor de fundo e borda para o ttulo, faa-o para a legenda. Ao clicar duas vezes sobre a legenda e a tela Formatar legenda aparecer, a nica guia diferente a Posicionamento, que simplesmente muda o local da legenda em relao ao grfico.
050
Criao de Grficos
Dica 054
Mudando cores e linhas

Todos os elementos que compem o grfico podem ser formatados de alguma maneira, seja para mudar a fonte, o fundo ou a borda. Basta clicar duas vezes sobre algum item para que uma caixa de formatao aparea. 1 Para formatar o fundo branco do grfico, chamado de rea do grfico, e escolher uma cor ou um efeito de preenchimento, clique no fundo do grfico para selecion-lo. Certifique-se de que a rea do grfico esteja selecionada, observando a caixa de nome no canto da planilha. 2 Acesse o menu Formatar>rea do grfico selecionada . N a g u i a Padres, clique no boto Efeitos de preenchimento . N a j a n e l a q u e s u r g i r, c l i q u e n a guia Gradiente. O gradiente uma mistura de duas ou mais cores. Clique na opo Uma cor e, na caixa Cor 1 , escolha a cor desejada. Arraste o boto em dir e o d o Escuro o u Claro . E m s e g u i d a , mude a direo do sombreamento para Horizontal , Vertical , etc. Visualize o exemplo ao lado. 3 Selecione Duas cores para misturar duas cores diferentes ou Predefinidas para acessar um dos modelos de cores j prontos do Office. 051 4 Alm do efeito gradiente, voc pode aplicar uma textura, acessando a guia Textura , um preenchimento-padro (como listrado ou pontilhado), usando a guia Padro; ou ainda, escolher uma imagem do computador, usando a guia Figura. Aps escolher que tipo de preenchimento ter o grfico. Clique em OK. 5 Voc pode mudar a cor das colunas da base ou das paredes, clicando duas vezes sobre o item desejado e procedendo da mesma maneira que para aplicar efeitos de preenchimento.
Criao de Grficos
Dica 055
Inserindo diagramas
Alm dos grficos, voc pode ilustrar a sua planilha com desenhos chamados de diagramas. Voc pode, por exemplo, mostrar em uma reunio toda a estrutura hierrquica de sua empresa, usando um organograma. Voc pode escolher dentre os cinco modelos de diagramas e, para cri-los, no ser necessrio fazer referncia a informaes, pois eles no so baseados em dados. 1 Clique no menu Exibir>Barra de Ferramentas>Desenho, caso essa barra ainda no esteja visvel. 2 Em seguida, clique no boto Inserir Diagrama ou Organograma . Assim, surgir uma tela contendo os cinco tipos de diagramas e o organograma. Selecione um dos tipos e, em seguida, clique em OK. 6 Mesmo que voc j tenha digitado textos ou alterado o formato do diagrama, voc pode mud-lo para outro diagrama; basta clicar no boto Alterar para na barra de Diagrama e escolher outro tipo. 5 Se voc est trabalhando com um organograma, por exemplo, e quer adicionar mais formas para aumentar o seu tamanho, basta selecionar uma das formas e clicar na sua borda com o boto direito do mouse. Em seguida, escolha o que voc quer adicionar: um subordinado, um colaborador ou um assistente.
3 Assim que o diagrama for criado, voc j poder format-lo. Para digitar textos, basta clicar dentro das caixas. Em seguida, selecione o texto digitado para format-lo, usando a barra de ferramentas de formatao. Para mudar o tamanho do diagrama, clique em uma das alas e arraste. 4 Clique duas vezes sobre uma das partes do diagrama para format-lo. Surgir a tela Formatar Autoforma, na qual alm da Fonte voc pode mudar as cores e estilos para linha e fundo. Clique na guia Cores e Linhas. Na caixa Cor, escolha uma das cores, que vai servir como preenchimento. Abaixo, voc pode definir a porcentagem da transparncia da forma; se voc quer que ela fique opaca, digite 0%. Na seo Linha, escolha uma cor, tracejado, estilo e espessura para o contorno da forma. Assim que concluir, clique em OK. 052
7 Para facilitar a formatao e criar um efeito interessante nos diagramas, utilize a galeria de estilos presente na barra de Diagrama. Selecione o diagrama e clique no boto Autoformatao. Em seguida, escolha o estilo mais apropriado e clique em Aplicar.
Criao de Grficos
Dica 056
Formatando um grfico 3D
Quase todos os tipos de grficos possuem subtipos tridimensionais. Eles chamam muito mais a ateno que os grficos simples, pois os dados ficam mais claros de se distinguir dentro do conjunto. Como esse um tipo especial de grfico, ele tambm possui configuraes especiais. Para comear, acostume-se que o eixo de valores de um grfico 3D representado pela letra Z (no grfico plano a letra Y). Siga os seguintes passos para configurar um grfico 3D: 1 Aps criar o grfico, alm de mudar as cores de preenchimento e linhas, formatar as fontes e os eixos, voc pode fazer alteraes que so exclusivas de grficos 3D. Clique no fundo do grfico para aparecer o menu, depois clique na opo Exibio 3D... 4 Alm disso, voc ainda pode rotacionar o grfico usando a caixa rotao, para digitar um valor, ou clicando sobre as duas setas ao lado da caixa de rotao. Aps concluir, clique em OK. Para retornar s configuraes originais, basta clicar no boto Padro. 3 Voc tambm pode mudar a elevao deste grfico. Para isso, use as setas da parte superior da tela Exibio 3D ou digite diretamente na caixa Elevao. Todas as alteraes podem ser visualizadas no esboo do grfico, presente na tela apresentada abaixo.
2 Para mudar a altura ou a perspectiva do grfico, desmarque a opo Eixos em ngulo reto e utilize as duas setas que apareceram para alterar a perspectiva e tambm para poder digitar uma altura para o grfico. Clique em Aplicar para ver o resultado na tela. 053
Impresso
Dica 057
Visualizando a planilha antes da impresso

Aps finalizar o trabalho de criao e formatao da planilha terminada, chegou a hora de imprimir o resultado. No entanto, para que voc controle exatamente como que a planilha ou grfico ser impresso, voc deve visualizlos antes da impresso. 1 Certifique-se de que voc tem uma impressora instalada no sistema. Em seguida, abra a planilha que voc deseja visualizar. Clique no menu Arquivo> Visualizar Impresso. A tela da planilha fechada e voc pode analisar o tamanho do papel e como a informao ser impressa. 2 Como o papel est sendo exibido por inteiro na tela, pode ser que as letras estejam pequenas e voc no consiga l-las. Sendo assim, clique no boto Zoom ou simplesmente clique em qualquer lugar da tela para aumentar o zoom. 3 Pode ocorrer de a sua planilha ser muito extensa e, no momento de imprimir, p r e c i sar de mais de uma pgina. Caso isso ocorra, voc pode visualizar as demais 054 pginas que tambm sero impressas, atravs do boto Prxima , no canto da barra. Ao clicar nela, o boto Anterior fica ativo para que voc volte para a primeira pgina. Caso s tenha uma pgina a ser impressa, o boto Prxima ficar desativado. 4 Voc tambm pode controlar o nmero total de pginas e qual pgina est sendo exibida na tela, lendo a mensagem mostrada pela barra de status, na parte inferior da tela. 5 Para voltar planilha de trabalho, clique no boto Fechar. Se voc quer imprimir somente um grfico, basta selecion-lo antes de entrar na tela de Visualizar Impresso apresentada pelo Excel.
Impresso
Dica 058
Preparando a pgina para impresso
3 Na caixa Tamanho do papel , voc deve escolher o valor equivalente ao tamanho do papel que voc usa na impressora. O modelo A4 o mais utilizado . 4 Voc ainda pode mudar a qualidade da impresso em dpi (dots per inch). Quanto maior for o valor escolhido, melhor ser a qualidade da impresso. Voc j viu como fazer para visualizar a planilha antes da impresso, mas ainda no sabe como controlar os dados no papel para que a impresso saia da melhor maneira possvel. Primeiro, voc deve analisar se os dados ficaro melhor na folha em p ou deitada. Sabendo isso, voc j pode melhorar a aparncia dos dados na impresso. 1 Acesse novamente a janela de Visualizar Impresso, atravs do menu Arquivo. Clique no boto Configurar , presente na barra de ferramentas. 2 Na janela Configurar pgina , clique na guia Pgina, escolha a orientao em Retrato ou Paisagem, para imprimir na folha em p ou deitada. 055 5 Mas, se voc vai imprimir apenas um rascunho e no quer gastar tinta colorida, escolha a opo Preto e branco , clicando n a g u i a Planilha . Voc tambm pode escolher a opo Qualidade rascunho , para diminuir ainda mais a qualidade da impresso da planilha.
Impresso
Dica 059
Inserindo cabealho e rodap

Se no seu dia-a-dia voc precisa imprimir relatrios peridicos para arquiv-los e consult-los no futuro, seria muito til se cada pgina do relatrio fosse numerada e tivesse a data e horrio exatos do momento da impresso. Fora isso, muito importante imprimir no relatrio o nome do arquivo de origem da informao, assim quem consult-lo conseguir saber onde se encontra esse arquivo XLS. Para fazer tudo isso, utilize um recurso do Office chamado de Cabealho e Rodap. Um cabealho um texto predefinido que deve aparecer na parte superior de todas as folhas de impresso. O rodap tem a mesma finalidade, porm impresso na parte inferior. 1 Clique no menu Exibir>Cabealho e rodap. Observe que a tela Configurar pgina aberta e a guia Cabealho/ rodap est ativa. 2 H dois retngulos brancos vazios indicando que ainda no foi configurado nenhum cabealho ou rodap para esta planilha. Clique na seta ao lado da caixa Cabealho. Diversas sugestes para cabealhos so apresentadas. Escolhendo o primeiro item da lista, por exemplo, todas as folhas tero o texto Pgina seguido pelo respectivo nmero de pgina. Essa numerao controlada pelo prprio Excel. 3 Em vez de escolher algo da lista, voc pode personalizar o cabealho. Para isso, clique no boto Personalizar cabealho. A tela que surgiu possui trs 056 retngulos brancos que representam as trs partes da folha: o lado esquerdo, o centro e o lado direito. Basta escolher a caixa e digitar o texto. Voc pode colocar o nome da empresa, por exemplo, na caixa da esquerda; na caixa do centro a data e; na caixa da direita, o horrio. No digite a data e horrio, voc deve usar os recursos do Excel, para que os dados sejam sempre atualizados. Para inserir a data, clique no boto com o desenho de um calendrio e, para inserir a hora, use o boto com um relgio amarelo.
4 Alm disso, voc ainda pode formatar o texto, selecionando-o e clicando no primeiro boto com a letra A como rtulo. Ao terminar, clique em OK. 5 Ao retornar, observe que o primeiro retngulo exibe as informaes que voc configurou. O mesmo processo usado no cabealho se aplica ao rodap. Clique no boto Personalizar rodap, insira o caminho e o nome do arquivo no retngulo esquerdo. Para isso, clique no sexto boto com o desenho de uma pasta amarela. Na seo da direita, coloque o nmero da pgina, clicando no segundo boto. Clique em OK. 6 Para saber como ficaria impresso no papel o cabealho e o rodap configurados, clique no boto Visualizar impresso.
Impresso
Dica 060
Alterando as margens
Quando as informaes so impressas em uma folha, sempre h um espao vazio entre a beirada do papel e o incio dos dados. Esse espao que existe nos quatro lados da folha chamado de margem. possvel definir margens mais largas ou mais estreitas dependendo de sua necessidade. Tambm possvel definir a margem do cabealho e do rodap, ou seja, a que distncia do limite da folha eles devem aparecer. 1 Clique no menu Arquivo>Configurar Pgina. Clique na guia Margens. Note que existem seis caixas representando as margens esquerda, direita, superior, inferior, o cabealho e o rodap. 2 Clique dentro de uma das caixas para ver o trao preto da margem no exemplo. Altere as medidas das margens conforme for necessrio. Para isso, use as setas ou simplesmente digite o valor na caixa. Se voc usar as setas para aumentar ou diminuir, note que as medidas variam de meio em meio, ento se voc precisar de um valor mais especfico, o jeito ser digitar mesmo. 3 Voc deve ter notado ao visualizar a impresso que a planilha sempre colocada do lado esquerdo da folha e na parte de cima. Fica muito mais apresentvel quando essa planilha est situada no centro da folha. Para isso, use a seo Centralizar na pgina, na guia Margens. Nela, voc encontra as opes Horizontal e Vertical. Para deixar a planilha no centro da folha, selecione as duas opes. 057
Impresso
Dica 061
Definindo a rea de impresso

Suponha que voc queira imprimir apenas uma parte da planilha e no ela inteira. Isso pode ocorrer, por exemplo, se voc precisar imprimir somente os resultados finais. Neste caso voc deve definir a regio exata da planilha a ser impressa. Caso tenha sido apenas uma eventualidade e j no seja mais necessria essa definio, tambm possvel limp-la. Acompanhe passo a passo como voc deve proceder para isso: 1 Para visualizar as chamadas Quebras de pginas diretamente na planilha e com isso ter a viso exata das informaes que sero impressas e em que folha cada dado vai ficar, acesse o menu Exibir>Quebra de pgina. O zoom da planilha reduzido e agora o limite de cada folha de impresso representado por uma borda azul, e no centro, aparece a numerao das pginas. Voc pode definir o seu prprio limite, clicando e arrastando as bordas. Assim, voc definir as clulas exatas a serem impressas. 2 Clique no menu Exibir>Normal para voltar a exibio da planilha como estava antes. 3 Outra maneira de fazer isso selecionando as clulas que lhe interessam (no modo de exibio Normal) e, em seguida, clicar no menu Arquivo>rea de impresso>Definir rea de impresso. Repare que ao redor das clulas selecionadas apareceu um pontilhado.
4 Visualize a impresso para ter certeza de que somente as informaes da rea definida sero impressas. Retorne tela do Excel e, para eliminar a definio criada, clique no menu Arquivo > rea de impresso > Limpar rea de impresso. 058
Internet
Dica 062
Visualizando a planilha em um browser

Um dos recursos mais interessantes do Office a possibilidade de gerar pginas Web automaticamente de seus aplicativos. Isso auxilia muito o trabalho daqueles que ainda no conhecem a linguagem HTML para a gerao de pginas e permite aproveitar todas as vantagens das ferramentas usadas no Excel para a Internet. Dessa forma, voc pode gerar um grfico no Excel e exibi-lo na Web. Porm, antes de fazer a publicao, interessante ter uma idia de como a planilha seria mostrada em um browser. Siga os procedimentos abaixo: 1 Com a planilha aberta na tela, clique no menu Arquivo>Visualizar pgina da Web, para acessar o seu navegador-padro da Web. 2 Repare que todas as planilhas so exibidas tambm e no somente a planilha selecionada. Para provar o quanto a Web est integrada no Excel, existe uma barra de ferramentas com botes de navegao tpicos de um navegador, e se voc tem acesso Internet, possvel abrir uma pgina de dentro da planilha.
3 Clique no menu Exibir>Barras de Ferramentas>Web. A barra que apareceu possui os mesmos botes de um browser: Voltar, Avanar , Parar, Atualizar , Pgina inicial , Pesquisar na Web , ou seja, o funcionamento da barra idntico ao de um navegador. Se voc estiver com vrias pastas de trabalho abertas, use o boto Ir para navegar entre elas.
4 Voc pode digitar um endereo de pgina da Web na caixa branca e pressionar Enter logo aps. Assim, se voc tiver conectado I n t e r n e t , o s e u b r o w s e r -p a d r o ser chamado automaticamente. 059
Internet
Dica 063
Salvando como pgina da Web

Depois de navegar pela sua planilha usando o navegador-padro e de verificar que todas os dados foram exibidos sem problemas, voc j pode publicar a sua planilha no formato para Internet. 1 Selecione as clulas que devem fazer parte da sua pgina da Internet. Caso voc deseje que a pgina contenha mais de uma planilha, no selecione nada. 2 Clique no menu Arquivo>Salvar como pgina da Web.
3 A tela de Salvar como voc j conhece, somente algumas opes foram acrescentadas. Observe que na caixa Salvar como tipo, no lugar da extenso XLS, esto as extenses HTM e HTML. Esse o formato aceito pelos navegadores na Internet. Voc tem a opo de criar a pgina contendo todas as planilhas da sua pasta de trabalho ou criar uma pgina contendo somente as informaes das clulas que voc selecionou. Para isso, escolha entre os itens: Pasta de trabalho inteira ou Seleo. 4 Clique na caixa Alterar, para definir um ttulo para sua pgina. Esse texto deve aparecer na barra de ttulo do navegador Web. Clique em Salvar para criar a pgina. 060
Internet
Dica 064
Criando hiperlinks
Um hiperlink ou simplesmente link uma referncia a uma pgina ou a um local dentro da mesma planilha. A sua utilidade imensa, pois basta apenas um clique sobre um texto ou imagem para que algo seja acessado. Se voc costuma navegar bastante na Internet, deve saber o que isso significa. Aquelas frases azuis e sublinhadas so links, pois servem de ligao a alguma pgina. 1 Um link, dentro da planilha, representado da mesma maneira que no navegador: azul e sublinhado; e assim que a seta do mouse passa sobre ele, vira uma mozinha branca. Para criar o seu prprio link, digite um texto qualquer, por exemplo: CLIQUE AQUI. Depois disso, selecione a clula e pressione Ctrl + K. 2 Na tela Inserir hiperlink, defina a pgina que voc vai vincular clula. Inicialmente, selecione a primeira opo: Pgina da Web ou arquivo existente. Ao lado, voc pode escolher uma das pginas navegadas recentemente ou digitar na caixa Endereo a pgina da Internet desejada. Na parte superior, defina uma dica de tela, que seria uma pequena mensagem a ser exibida quando o ponteiro do mouse parar sobre o link. Por exemplo, se o link vai acessar o site da Microsoft, coloque a seguinte dica de tela: Clique aqui para abrir a pgina da Microsoft. Clique em OK. 3 O texto da clula ficou azul e se voc clicar nela agora, o site ser acessado. Para selecionar uma clula que contenha link, ou voc utiliza as setas de direo do teclado ou voc clica na clula, e mantm o mouse pressionado por um tempo. 4 Crie agora um link para acessar uma clula de uma planilha qualquer de sua pasta de trabalho. Digite o texto: ACESSAR PLANILHA, selecione a clula e pressione Ctrl + K. 5 Agora, escolha a opo: Colocar neste documento . Digite a referncia da clula e, na lista abaixo, escolha a planilha a ser acessada. Neste exemplo, a planilha INVESTIMENTOS foi escolhida e a clula A1 ser o destino. Da mesma forma que na pgina da Web, voc tambm pode colocar uma dica de tela para este link. Depois desta operao, d um clique em OK para finalizar.
6 Para retirar o link de uma clula, basta selecion-la, pressionar Ctrl + K e clicar no boto Remover vnculo apresentado pelo Excel. 061
Internet
Dica 065
Importando tabelas da Internet para uma planilha

A integrao do Excel com a Internet est cada vez melhor. Nas ltimas verses possvel capturar uma informao da Rede e traz-la diretamente para a sua planilha. Mais til ainda que essa tabela retirada da Internet pode ser atualizada de tempos em tempos, e voc ter sempre acesso a dados atualizados. 1 Certifique-se de que voc est acessando a Internet. Em seguida, clique no menu Dados>Importar dados externos>Nova consulta Web. de cada tabela da pgina aparece uma seta amarela. Selecione a(s) tabela(s) que voc precisa e clique no boto Importar. 4 Na tela seguinte, indique o local a ser colocado os dados; voc pode escolher uma clula da planilha atual ou criar uma nova planilha. Clique no boto Propriedades . Selecione a opo Salvar definio de consulta , se no futuro voc quer que as informaes da tabela sejam atualizadas. A opo Ativar atualizao em segundo plano permite que voc continue trabalhando no momento da atualizao dos dados. Caso voc queira estipular um tempo para que os dados sejam atualizados com os da Internet, selecione a opo Atualizar a cada... e digite os minutos ao lado. 5 Voc pode programar a atualizao para ocorrer quando o arquivo for aberto. Para isso, selecione Atualizar dados em Abrir arquivo. Clique em OK. 2 Um pequeno browser ser aberto. Nele voc pode navegar normalmente pelas pginas da Internet. No entanto, algumas opes de visualizao das pginas podem ser mudadas. Para isso, clique no boto Opes. Na tela que surgir, voc pode escolher que tipo de formatao ser exibido. D preferncia para Nenhuma. Clique em OK. 3 Digite o endereo do site desejado na caixa de endereo e clique no boto Ir. Em seguida, a pgina exibida abaixo. Ao lado 062
Integrao do Excel com outros aplicativos

Dica 066
Vinculando objetos
No toa que muitas ferramentas do Excel tambm esto disponveis no Word e demais aplicativos do pacote Office. O objetivo compartilhar as informaes de um programa com o outro, fazendo eles trabalharem em conjunto, aproveitando as vantagens que o outro pode oferecer. Se, por exemplo, voc deseja criar um documento e no meio dele inserir uma tabela, crie a tabela no Excel e jogue-a no Word. Melhor ainda modificar as informaes em um programa e no outro atualizar no mesmo instante. Isso recebe o nome de vnculo, pois a tabela que for colocada no Word depender das informaes que forem digitadas no Excel. 1 Para criar um vnculo, primeiro defina qual ser o arquivo de origem e qual ser o arquivo de destino. A origem contm as informaes-base que podem ser modificadas. O destino onde as informaes so mostradas e sempre atualizadas, conforme a origem. No exemplo citado, a origem seria o arquivo do Excel e o destino, o documento do Word. Abra uma planilha que contenha a tabela a ser vinculada. 2 Acesse o aplicativo Microsoft Word atravs do menu Iniciar. Ao abrir o programa, pressione Alt + Tab para retornar ao Excel. Selecione o intervalo de clulas que interessa e clique no boto Copiar da barra de ferramentas. 3 Retorne ao Word, pressionando Alt + Tab novamente. Clique no menu Editar>Colar especial. Provavelmente a indicao do intervalo de clulas que foi copiado aparece na parte superior da janela, como sendo a origem dos dados. 063
4 Clique em Colar vnculo e depois no primeiro item da lista Como:. Esta opo define para o Word que tipo de informao est sendo colada; no caso, est vindo de uma planilha do Excel.
5 Clique em OK para vincular os arquivos. Agora, coloque as duas janelas lado a lado (se voc estiver com os dois programas abertos, basta clicar com o boto direito na barra de tarefas e em Janelas lado a lado). Altere algo no Excel e veja se a atualizao feita no Word.

Dica 067
Incorporando objetos
O processo para incorporar um objeto no muito diferente da vinculao. Da mesma maneira, voc deve definir qual ser o arquivo de origem e o de destino. A diferena que o objeto incorporado no depende mais da sua origem, ou seja, uma vez que o objeto foi colado, ele no depende mais da origem e, conseqentemente, o destino no sofrer atualizaes, caso a origem mude. 1 Faa o mesmo que no exerccio anterior: selecione o intervalo de clulas desejado dentro do Excel e copie. 2 Abra um novo documento no Word e clique no menu Editar>Colar especial. Selecione Colar e, em seguida, escolha a opo Microsoft Excel Worksheet de planilha do Microsoft Excel para indicar para o Word que a informao proveniente do Excel. Clique em OK.
3 Aparentemente, o resultado foi o mesmo, mas altere algo no Excel para ver se ele atualiza no Word. Como poder observar, incorporar um objeto inseri- lo efetivamente dentro do programa de destino. 064

Dica 068
Usando hiperlinks para acessar outros programas

Voc j viu que o recurso hiperlink capaz de acessar uma pgina da Internet ou se deslocar para uma parte da planilha em determinada clula. Agora, voc vai aprender a acessar outros programas atravs de um link criado no Excel. Para abrir, por exemplo, uma apresentao do PowerPoint, proceda da seguinte forma: 1 Abra o arquivo que contm a planilha do Excel. Dela, voc vai abrir um documento do Word que se encontra na rea de trabalho. O nome desse arquivo Controle de Vendas.doc. 2 Digite dentro de uma clula o nome do documento. Selecione a clula e acesse o menu Inserir>Hiperlink. 3 Na tela que surgir, escolha a opo: Pgina da Web ou arquivo Existente. Selecione Pastal atual ou Arquivos recentes para achar o documento. Se no ach-lo, use o boto Procurar arquivo.
4 Ao encontr-lo, digite uma dica de tela para o link, clicando no boto Dica de tela... Clique em OK. 5 Assim, quando voc clicar sobre a clula que contm o link, o documento Controle de Vendas.doc ser aberto juntamente com o programa Word. 065
Tabelas dinmicas
Dica 069
Construindo uma tabela dinmica

As tabelas dinmicas, como o nome sugere, permitem a exibio dos dados de uma tabela de forma bem eficiente e rpida. Ela usada para manipular informaes muito extensas, seja do prprio Excel ou de algum banco de dados externo. 1 Construa uma tabela, por exemplo, com nome de vendedores, nmero de vendas, regio e produtos. Clique no menu Dados> Relatrio de Tabela e Grficos Dinmicos. O Assistente de tabela dinmica o guiar por trs etapas para criar a tabela. A primeira etapa consiste em mostrar onde esto os dados a serem analisados. Voc pode escolher os dados de uma planilha do Excel ou de alguma fonte de dados externa. Abaixo, escolha o que deve ser criado; no caso, uma Tabela dinmica . Clique em Avanar. 2 Na prxima etapa, mostre onde esto os dados para a construo da tabela, digitando o endereo na caixa Intervalo ou clicando no boto com a marca vermelha e selecionan066 do o intervalo na planilha. Caso esteja em outro arquivo, clique no boto Procurar. Clique no boto Avanar.
3 Na ltima etapa, clique no boto Layout. As colunas da tabela aparecem direita: vendedor, vendas, regio e produtos. Use o diagrama ao lado para criar o layout. Para isso, arraste vendedor para o campo LINHA, regio para COLUNA, vendas para DADOS e produtos para PGINA. Clique em OK. 4 Escolha a clula de destino para a tabela dinmica. Se desejar, escolha a opo Nova planilha. Clique em Concluir. A tabela dinmica ser criada na clula indicada, listando os vendedores cadastrados em coluna, as regies em linha e os valores no centro, que so a soma das vendas de cada vendedor por regio. Para escolher um produto especfico a ser exibido por vez, clique na seta ao lado da caixa produtos acima e escolha o desejado.
Tabelas dinmicas
Dica 070
Modificando uma tabela dinmica

Aps criar a tabela dinmica e se acostumar com o seu funcionamento, voc pode mudar a sua estrutura ou layout no momento que achar necessrio. Observe que uma barra de ferramentas chamada Tabela dinmica surgiu assim que a tabela foi criada. ela que voc vai usar para configurar a sua tabela dinmica. 1 D dois cliques no campo em que est escrito Soma de vendas. Uma pequena tela se abrir para que voc escolha outro clculo a ser feito com os valores, caso queira. Escolha, por exemplo, mdia e clique em OK. 2 Voc pode reorganizar o layout de sua tabela, arrastando os itens para fora dela. Arraste a caixa vendedor e a caixa regio para fora da tabela. Assim, somente o total ser exibido. Localize a janela Lista de campos da tabela dinmica. Caso ela no esteja na tela, clique no ltimo boto da barra de ferramentas de Tabela dinmica . Note que os itens em negrito so os que esto na tabela no momento. Clique no item vendedor e arraste para o local que estavam as regies (em linha) e arraste regio para onde estavam os vendedores. 3 Para retornar ao assistente de criao da tabela dinmica e mudar algumas configuraes que voc achar necessrio, clique em qualquer local da tabela. Clique no boto Tabela dinmica da barra e, em seguida, em Assistente..., voc pode mudar, por exemplo, os dados que esto sendo usados para consultar. Clique no boto Voltar e selecione um novo intervalo. Ao terminar, clique em Concluir. 4 Voc pode criar uma planilha para cada produto e, com isso, separar as informaes. S permitido fazer isso se voc escolheu algum item para o campo PGINA . Clique em algum lugar da tabela e, em seguida, na opo Tabela dinmica da barra. Depois, clique em Mostrar pginas... Selecione o nico item da lista (no caso, produtos ) e clique em OK. 067
Tabelas dinmicas
Dica 071
Construindo um grfico dinmico

Da mesma maneira que voc criou uma tabela que acessa dinamicamente os dados de outra planilha, voc tambm pode criar um grfico dinmico que acessa os mesmos dados. Este grfico pode ser formatado como qualquer outro grfico. 1 Clique em qualquer lugar da sua tabela dinmica. Selecione o boto Tabela dinmica e depois Grfico dinmico. Automaticamente um grfico ser gerado em uma nova planilha e voc poder modific-lo quando quiser. 2 Clique no boto Assistente de grfico que est na barra de ferramentas de Tabela dinmica . Assim voc pode escolher outro tipo de grfico ou configurar algumas opes. Escolha o tipo Colunas 3D e avance . 3 Na prxima etapa, digite um ttulo para o grfico e para os eixos; se desejar. Mude tambm as opes de legenda ou linhas de grade e clique em Avanar. Escolha uma nova planilha para colocar o grfico modificado e clique em Concluir. 4 Modifique o seu grfico dinmico usando os botes de produtos, regio e vendedores. Escolha, por exemplo, apenas um dos vendedores da lista. Clique no boto vendedores e selecione somente um. 068
5 Voc tambm pode clicar duas vezes no boto de Mdia das vendas e mudar o clculo usado para os dados do grfico.
Tabelas dinmicas
Dica 072
Outras opes de configurao

Alm dos recursos j citados para configurar a sua tabela dinmica, existem alguns que podem tornar ainda mais objetivos os dados mostrados na planilha. possvel tambm formatar essa tabela, como em qualquer outra, e personalizar mais o clculo feito com as vendas. 1 Para aplicar uma formatao tabela dinmica, a maneira mais rpida clicando no boto Tabela dinmica e, em seguida, em Formatar relatrio. Escolha um dos modelos de autoformatao e clique em OK. escrito James. Em seguida, clique em Tabela dinmica > Agrupar e mostrar detalhes > Mostrar detalhes. Escolha o item Produtos na tela que surgir e clique em OK. Para tirar esse detalhe, clique no boto Ocultar detalhe.
2 As informaes da tabela dinmica no podem ser removidas ou modificadas, como voc j deve ter notado. Para alterar os dados da tabela, voc deve faz-lo na planilha de origem dos dados. Aps isso, retorne planilha da tabela dinmica. Para que as novas informaes cadastradas tenham efeito na tabela dinmica, clique no boto Tabela dinmica e depois em Atualizar dados. 3 Use o recurso Mostrar detalhes para exibir os dados originais de um item. Por exemplo, voc pode mostrar as vendas por produto do vendedor James ao invs da mdia. Para isso, clique na clula onde est
4 Para classificar a ordem em que os vendedores aparecem e deixar o que vendeu no topo da lista, clique na caixa vendedor. Clique em Tabela dinmica> Classificar e 10 primeiros. Selecione Decrescente, no lado esquerdo, e Soma de vendas na caixa. Deixe a AutoApresentao dos 10 primeiros desativada. Clique em OK.
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Aspectos avanados
Dica 073
Procurando arquivos do computador no Excel

O novo painel de tarefas do Office, que pode ser acessado facilmente pelo menu Exibir, possui recursos que ficam disponveis para todos os aplicativos do pacote. Voc pode, por exemplo, procurar por pastas de trabalho que est em seu computador sem precisar sair do programa. 1 Assim que voc abrir o painel de tarefas, v em Pesquisar, usando a seta preta ao lado do boto X de fechar. 2 Na caixa Texto de pesquisa, digite o nome ou parte do nome do arquivo a ser procurado. Na seo Outras opes de pesquisa:, selecione o local a pesquisar. Para isso, clique na caixa Pesquisar em:. Voc pode escolher Todos os locais ou clicar em Meu Computador para definir apenas uma unidade de busca. 3 Em seguida, informe o tipo de arquivo: Arquivos do Word, Arquivos do Excel, Arquivos do PowerPoint, etc. Para que retornem os tipos de arquivos, clique na opo Tudo. 4 Para realizar a pesquisa bsica, clique no boto Pesquisar. Os resultados so mostrados em uma lista onde voc pode clicar no arquivo desejado para acess-lo. Para fazer outra pesquisa, basta clicar na opo Modificar. 070 5 Faa uma pesquisa mais aprimorada, clicando no link Pesquisa avanada. Selecione na caixa Propriedade alguma das informaes do arquivo a ser pesquisado, como Tamanho, por exemplo. Escolha a condio de busca, como maior que e, na caixa valor, digite o tamanho limite. Clique em Adicionar para incluir o critrio na lista. Voc pode criar outros critrios de busca, como por exemplo: pela data da ltima modificao. Escolha como condio esta semana e clique no boto Adicionar novamente. 6 Como foram inseridas duas condies para busca, voc pode escolher entre verificar se a pesquisa satisfaz as duas (opo E) ou uma das duas (opo OU). Aps configurar tudo, selecione abaixo o tipo do arquivo e o local a ser procurado e depois clique no boto Pesquisar.
Aspectos avanados
Dica 074
Distribuindo texto em colunas

Graas integrao do Excel com outros aplicativos do Office, voc pode copiar as informaes de um documento, col-las numa planilha e, se desejar, at vincul-las. No entanto, pode se tornar trabalhoso copiar cada texto ou valor do documento dentro de uma clula do Excel, principalmente se forem muitas informaes. Por isso, h uma maneira rpida para transferir cada texto e valor para a sua respectiva clula. Veja como: 1 Separe as informaes do seu documento com algum sinal (ponto-e-vrgula, trao, etc.) ou com tabulao ou mesmo com espaos. Selecione o texto e acesse o Excel. 2 Clique na clula desejada e pressione Ctrl + V. Selecione as clulas com texto. 4 Na tela seguinte, selecione qual o delimitador do texto, por exemplo, o sinal da vrgula, e clique em Avanar.
5 Voc pode atribuir um formato para cada uma das colunas que sero criadas ou at mesmo ignorar uma das colunas que seja desnecessria. Selecione a coluna e escolha acima o formato, por exemplo, Data. Caso contrrio, deixe todas como Geral. Defina qual ser a clula de destino (em geral a mesma de origem) e clique no boto Concluir.
3 Clique no menu Dados>Texto para colunas... Na tela do Assistente para converso , escolha a opo Delimitado e clique em Avanar.
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Aspectos avanados
Dica 075
Vinculando planilhas
Imagine se voc estiver trabalhando com duas planilhas diferentes onde alguns dos dados que esto em uma se repetem na outra. Qualquer alterao que ocorrer em uma, voc tem de mudar manualmente na segunda. Isso, alm de trabalhoso pode gerar diversos erros de digitao. Saiba como corrigir isso: 1 Para que os dados de uma planilha estejam ligados ou vinculados com os dados da outra, clique na planilha de origem. Selecione o intervalo de clulas a ser vinculado; voc pode fazer isso, por exemplo, com os nomes dos seus clientes, que devem aparecer em duas planilhas. 2 Clique na segunda planilha, que precisa das informaes dos clientes tambm. Em vez de simplesmente colar, clique no menu Editar>Colar especial... 3 Clique no boto Colar Vnculo. Clique em uma das clulas que foi colada e observe que o contedo dela algo como: CADASTRO DE CLIENTES!A4. Isso quer dizer que o valor dessa clula igual ao da clula A4 da planilha CADASTRO DE CLIENTES.
4 Faa um teste com os valores das clulas e clique na primeira planilha. Altere um dos nomes de cliente e volte para a segunda planilha para ver a alterao. 072
Aspectos avanados
Dica 076
Personalizando a barra de ferramentas

A barra de ferramentas oferece os recursos presentes nos menus de maneira mais fcil e rpida. Conforme a sua necessidade, voc pode exibir ou ocultar as barras da tela. Melhor que isso que voc pode escolher qual boto da barra vai ser exibido ou no. Para fazer isso: 1 Clique no menu Exibir>Barras de ferramentas>Personalizar. Clique na guia Barras de ferramentas para escolher uma das barras do Excel. Os itens selecionados indicam que a barra j est visvel na tela.
3 Clique no comando desejado e arraste para a tela do Excel. Observe que ao arrastar, o item fica com um contorno preto. Para tirar qualquer boto da tela, basta fazer o contrrio, ou seja, arrast-lo para a janela Personalizar. 4 Clique na guia Opes. Nesta tela, voc pode definir que as barras Padro e Formatao sero mostradas em apenas uma linha, escolher cones grandes para representar os botes ou ainda escolher mostrar ou no as dicas de tela na barra de ferramentas. Ao finalizar, clique em Fechar.
2 Clique na guia Comandos. Nela voc tem acesso a todas as tarefas do programa. Basta selecionar a desejada na lista de categorias a desejada. Algumas coincidem com a barra de menu. Ao clicar na categoria, sero exibidos ao lado os comandos pertencente a ela. 073
Aspectos avanados
Dica 077
Construindo uma nova barra de ferramentas

Alm de exibir, ocultar ou modificar as barras de ferramentas que j existem no Excel, voc tem a possibilidade de criar a sua prpria barra com botes personalizados. Isso facilita se voc precisa sempre usar um boto de uma barra e outro boto de outra; junte todos em uma barra s. 1 Clique com o boto direito sobre qualquer barra ou menu do programa. Clique na opo Personalizar . Se desejar, use o menu Exibir>Barras de Ferramentas>Personalizar. 2 Na tela Personalizar, clique na guia Barras de ferramentas . Depois disso, clique no boto Nova... Digite um nome qualquer para a sua nova barra e clique em Ok. 3 Observe que um novo item foi adicionado lista e uma pequena barra vazia foi apresentada. Ela possui os mesmos elementos de uma barra do Excel. Porm, ainda no possui nenhum comando. Clique na guia Comandos. Selecione os botes que voc deseja colocar na barra e arraste-os para ela.
4 Ao soltar o boto na sua barra, aproveite enquanto ele ainda est selecionado e clique no boto Modificar Seleo para modificar a maneira que este boto ser exibido. Assim voc poder, por exemplo, exibir somente texto ou imagem e texto no boto.
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Aspectos avanados
Dica 078
Ferramenta Solver
Esta ferramenta muito usada para fazer projees futuras de valores baseados em hipteses. Suponha que voc deseja chegar a um determinado lucro, e para isso, existem diversos valores vinculados a ele, como o desconto de despesas, comisso de vendedores, etc., e voc quer saber o que acontece com todos esses valores, para que o lucro suba para R$ 17.000, por exemplo. 1 Digite a seguinte planilha e crie as seguintes frmulas: na clula C2, digite: =B2*$C$1. Arraste essa frmula para as duas linhas de baixo. Crie uma auto-soma na clula B5 e C5 para os valores de cima, e crie essa formula para obter o lucro: =B5C9+C7C5. 4 Na tela Parmetros do Solver que apareceu, defina a clula de destino para C10. Abaixo, escolha Valor de: para definir um valor exato de modificao da clula. Digite 17000. Na caixa Clulas variveis defina quais clulas da planilha podero sofrer alteraes para que o lucro seja atingido. Clique no boto com a marca vermelha que se est dentro da caixa Clulas variveis. Selecione a clula C1 e, segurando a tecla Ctrl, selecione o intervalo B2:B4 e as clulas C7 e C9. Clique no mesmo boto. 5 Adicione restries s mudanas que o Solver vai fazer na planilha. Por exemplo, no ser permitida, comisso de vendedor negativa. Clique no boto Adicionar. A primeira caixa serve para voc escolher qual a clula que ser aplicada a restrio, no caso, selecione o intervalo de C2 at C4. Ao lado, escolha o sinal de maior e igual. E, na ltima caixa, digite 0. Assim, voc fora o Excel a sempre permanecer com valores positivos ou nulos nestas clulas. Clique em OK . Clique no boto Resolver. 6 Na janela Resultados do Solver, voc pode escolher aceitar a soluo proposta (observe os valores na planilha). Para isso, selecione Manter soluo do Solver, ou recusar, clicando em Restaurar valores originais . Escolha resposta e clique em OK. Uma nova planilha chamada Relatrio de respostas 1 ser criada. Use-a para fazer as suas anlises. 075
2 Clique no menu Ferramentas> Suplementos . Selecione a opo Solver e OK. 3 Aps fazer isso, clique novamente no menu Ferramentas , mas agora clique na opo Solver...
Aspectos avanados
Dica 079
Protegendo a planilha
Se a planilha que voc acabou de criar vai ser acessada por vrias pessoas e algumas informaes no podem sofrer alteraes, como as que possuem frmulas e funes, voc precisa proteg-la de alguma forma. Voc pode simplesmente bloquear a edio das clulas (neste caso, qualquer pessoa pode desbloquear) ou bloquear colocando uma senha para acesso. Proceda assim: 1 Selecione todas as clulas da planilha, pressionando Ctrl + T. Clique no menu Formatar>Clulas. Selecione a guia Proteo. Nela existem duas opes: Travada e Oculta. Desmarque as duas opes e clique em OK. 2 Agora selecione o intervalo de clulas a ser bloqueado. Pressione Ctrl + 1. Clique na guia Proteo. Escolha Oculta para que ningum possa alterar este intervalo e para que o contedo da clula no seja exibido na barra de frmulas. Isso pode ser muito interessante para ningum copiar uma funo que voc criou.Selecione as duas opes e clique em OK. 3 Apesar de ter selecionado as opes, a clula ainda no est bloqueada. Clique em Ferramentas>Proteger>Proteger planilha. Na tela Proteger planilha selecione a primeira opo: Proteger a planilha e o contedo das clulas. Abaixo, digite uma senha que ser exigida no momento de desproteg-la. 4 Na lista maior, selecione as funes a que os usurios tero acesso, ou seja, que podero fazer sem precisar desbloquear a planilha. Clique em OK e se voc digitou uma senha, uma nova tela ser aberta para a sua confirmao. Tome cuidado com a senha que digitar, observe se o Caps Lock est ligado, pois o programa faz distino entre caixa-alta e baixa. 5 Para desbloquear a planilha, clique no menu Ferramentas>Proteger> Desproteger planilha.
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Aspectos avanados
Dica 080
Outras opes de proteo

Ao proteger a planilha, todas as suas clulas ficam bloqueadas. Porm, a prpria planilha que contm essas clulas pode sofrer alteraes, como ser excluda ou copiada. Para evitar que isso ocorra, voc deve proteger toda a pasta de trabalho. Alm disso, ao proteger a planilha, voc pode querer deixar um intervalo de clulas livre para alterao do usurio. Acompanhe: 1 Para proteger toda a pasta de trabalho, clique no menu Ferramentas>Proteger> Proteger pasta de trabalho... Na tela que surgir, selecione Estrutura para impedir que os usurios modifiquem as planilhas, excluindo-as, movendo ou renomeando e que novas planilhas no sejam inseridas. Escolha Janelas para que os usurios no possam mudar as janelas da pasta, redimensionando-as, por exemplo.
3 Para permitir que algumas clulas sejam alteradas pelos usurios, clique no menu Ferramentas>Proteger>Permitir que os usurios editem intervalos. Clique no boto Novo... Digite um ttulo para o intervalo, clique na caixa Referncia a clulas para digitar o intervalo. Se quiser, clique no boto com marca vermelha para selecion-lo. Clique em OK e no boto Proteger planilha.
2 Digite uma senha para essa proteo de pasta. Ela opcional, mas se voc for cadastr-la, preste ateno se a tecla Caps Lock est acesa, porque senhas com letras maisculas so diferenciadas. Clique em OK. Uma pequena janela aparecer para a confirmao da senha, redigite a senha e clique em OK.
4 Voc pode eliminar ou modificar os intervalos cadastrados. Para isso, retorne tela Permitir que os usurios editem intervalos. Selecione um intervalo e clique no boto Modificar. Voc pode digitar outro nome, selecionar um novo intervalo ou configurar uma senha para o intervalo. Clique em OK para voltar. Para eliminar um dos intervalos da lista, selecione-o e clique em Excluir. 077
Aspectos avanados
Dica 081
Formatao condicional
Seria interessante que uma clula mudasse de cor conforme o seu contedo, no mesmo? Em uma planilha de controle de notas escolares, por exemplo, quando o status do aluno for verificado, a clula pode ficar com letras vermelhas se o aluno for reprovado, letra verde se o status for recuperao, e letras azuis, se ele for aprovado. Isso chamado de formatao condicional. 1 Selecione a clula que deve sofrer a formatao condicional. Crie, por exemplo, uma frmula para verificar o status do aluno: se for maior que 7 est aprovado, se for menor que 5 est reprovado, caso contrrio, o status ser recuperao. Para cri-la, use a funo SE (veja dica 25). Clique no menu Formatar>Formatao condicional. 4 Clique no boto Adicionar... e proceda da mesma forma da primeira condio, mude apenas o texto para RECUPERAO e as cores de formatao para verde, em vez de azul. 5 Clique no boto Adicionar... para fazer a ltima condio. Proceda da mesma forma que na condio anterior, mude apenas o texto para REPROVADO e as cores de formatao para vermelhas.
2 Na primeira caixa, escolha se uma frmula ou valor ser analisado. Neste caso, selecione: O valor da clula :. Na prxima caixa escolha a condio para o valor: maior, menor, igual, etc. Escolha a opo igual a. Na caixa seguinte, digite o valor a ser verificado ou, se o valor estiver em alguma clula da planilha, clique no boto e selecione a clula. Neste caso, digite: APROVADO. 3 Clique no boto Formatar. Selecione a guia Fonte. Escolha o estilo Negrito e a cor azul. Clique na guia Borda, escolha a cor azul e clique no boto Contorno. Clique na guia Padres e escolha a cor de fundo para a clula como azul claro. Clique em OK. 078
Aspectos avanados
Dica 082
Rastreando erros na planilha

Ao construir planilhas, muitas coisas podem passar despercebidas, pois voc pode, por exemplo, criar uma frmula incorretamente e gerar um resultado inconsistente. Mas saiba que dividir um nmero por zero ou fazer uma referncia circular so erros diagnosticados pelo Excel: 1 Provoque um erro: clique na clula A1 e digite =B4. Agora, clique na clula B4 e digite =A1. Ao pressionar Enter, uma mensagem de erro ser exibida. O erro diagnosticado recebe o nome de referncia circular e, em muitas ocasies, voc pode correr o risco de gerar este erro ao criar frmulas. Mesmo sabendo do erro, pressione OK. voc pode criar um comentrio na clula selecionada ou avaliar a frmula da clula. Digite em uma clula qualquer: =SEA2(. Isso vai retornar um erro para o Excel do tipo #NOME? .
2 Uma barra chamada Referncia circular aparecer e as duas clulas com as frmulas estaro unidas com uma seta azul. A primeira caixa desta barra mostra a referncia das duas clulas com erro. Use o boto Rastrear Dependentes e Rastrear Precedentes para verificar as referncias de erro da clula selecionada com as demais. O ltimo boto remove as setas azuis. 3 Outra maneira de controlar os erros usando a barra Auditoria de frmulas, que pode ser acessada pelo menu Exibir> Barras de ferramentas>Auditoria de frmulas. Alm dos botes de rastreamento,
4 Usando a barra de Auditoria de frmulas, clique no primeiro boto chamado Verificao de erros. Nesta tela, voc pode obter ajuda sobre o erro, mostrar etapas de clculo ou ignorar o erro. Clique no boto Opes. Defina se a verificao de erros deve ficar sempre ativada ou no, clicando na primeira opo. A cor do indicador de erro pode ser alterada usando a caixa abaixo. Nas opes seguintes selecione tudo o que voc quer que o Excel trate como um erro: textos que possuam datas com anos de 2 dgitos, clulas que possuam um valor como se fosse um texto, dentre outras. O ideal que todas essas opes estejam selecionadas. Ao terminar, clique em OK.
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Aspectos avanados
Dica 083
Definindo regras de validao

Muitos usurios, ao cadastrar as informaes na planilha que voc criou, podem estar desatentos e digitar um dado errado, como um salrio negativo ou idade igual a zero. Para evitar que isso ocorra, adicione regras s clulas que precisam ser controladas: 1 Selecione o intervalo de clulas para os quais voc precisa definir uma regra de validao, por exemplo, idade do cliente. Clique no menu Dados>Validao... Na tela Validao de dados, defina os critrios para a verificao: na caixa Permitir, escolha que tipo de dado o usurio deve digitar. Neste caso, escolha Nmero Inteiro. Na prxima caixa, escolha o critrio: maior do que e na caixa Mnimo que apareceu, digite o valor 14. 3 Clique na guia Alerta de erro para definir a mensagem que o usurio vai receber, caso o critrio estabelecido seja violado. Selecione a primeira caixa da tela, escolha o estilo do desenho da mensagem. Digite o ttulo e a mensagem de erro. Ao final, clique em OK. 2 Clique na guia Mensagem de entrada, selecione a opo Mostrar mensagem de entrada ao selecionar clula, se voc quer que o Excel envie uma mensagem para o usurio. Ative esta opo, digite abaixo o ttulo da mensagem na caixa Ttulo e na caixa Mensagem de entrada, a mensagem em si.
4 Para tirar a validao de uma clula, basta voltar tela de validao e clicar no boto Limpar tudo. 080
Aspectos avanados
Dica 084
Nomeando intervalos de clulas

No momento de elaborar uma frmula ou mesmo depois, para alter-la, voc estar sempre se deparando com intervalos e mais intervalos de clulas. Se na sua planilha voc faz referncia diversas vezes para o mesmo intervalo de clulas, muito mais fcil dar um nome para ele e us-lo nas frmulas. 1 Clique em alguma clula. Observe que ao lado da barra de frmulas se encontra a caixa de nome, e que a funo dela mostrar o nome da clula ou intervalo ativo. Selecione o intervalo de clulas ao qual voc deseja atribuir um nome. 2 Acesse o menu Inserir>Nome>Definir... Digite na primeira caixa o nome desejado para o intervalo. Se necessrio, clique no boto com a marca vermelha para selecionar o intervalo. Clique em Adicionar e depois em OK.
3 Em vez de digitar o nome para o intervalo, voc pode selecionar uma coluna de dados j com o nome na parte superior. Dessa forma, o nome atribudo para o intervalo ser o prprio ttulo da coluna. Selecione a coluna e clique no menu Inserir>Nome>Criar... Selecione a opo Linha superior e clique em OK.
4 Para eliminar algum nome de intervalo, retorne tela de definio. Depois disso, clique sobre o nome e pressione o boto Excluir. Caso deseje incluir um nome, bastar repetir o procedimento descrito. 081
Aspectos avanados
Dica 085
Criando cenrios
Fazer previses financeiras uma tarefa muito praticada pelas pessoas. Para ajudar a calcular os gastos baseados em hipteses de valores, voc pode criar os chamados cenrios em uma planilha. O que um cenrio faz guardar informaes de valores para que voc possa analisar melhor sua situao financeira. 1 Crie a planilha apresentada abaixo. E, logo aps, selecione as clulas B1 e B2. 3 Para ver lado a lado a situao atual e as projees futuras em uma planilha, clique no boto Resumir... Na tela seguinte, mostre a clula com a frmula que foi afetada pelo cenrio, no caso B3. Escolha a opo Resumo do cenrio e clique em OK.
2 Clique em Ferramentas>Cenrios . Clique em Adicionar... Digite um nome para o novo cenrio, algo como Previso e clique em OK. Agora hora de digitar as suas previses, por exemplo: Se a receita valesse 24780 e as despesas fossem 7410, quanto eu teria de saldo? Para responder a essa pergunta, digite os valores abaixo e clique em OK. Presione o boto Mostrar.
4 Voc ainda pode mesclar cenrios de outras planilhas com os cenrios desta. Para isso, basta retornar tela de cenrios e clicar no boto Mesclar. Selecione a planilha desejada e o seu cenrio ser adicionado lista. Para excluir um cenrio, selecione-o e clique em Excluir.
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Macros e programao
Dica 101
Criando uma funo para saber o tipo de um tringulo

Voc vai aprender a criar uma funo que pede trs parmetros: os trs lados de um tringulo e retorna o tipo de tringulo. Ela deve retornar eqiltero se os trs lados forem iguais, issceles se dois deles coincidirem e escaleno se nenhum dos trs lados tiver o mesmo valor. 1 Na mesma planilha da dica anterior, acesse o Editor do Visual Basic novamente, atravs do menu Ferramentas>Macro... Na tela do editor, d dois cliques sobre o cone do Mdulo1 ao lado. Em seguida, clique no menu Inserir>Procedimento. D o nome de Tringulo para ela, selecione a opo: Funo e Pblico. Clique em OK. 2 Altere o cdigo gerado para que fique igual ao da imagem abaixo:
3 Esta funo recebe trs informaes (parmetros) da planilha: lado1, lado2 e lado3. Nenhum clculo feito dentro dela, apenas uma verificao (If) dos valores recebidos. O primeiro teste para saber se todos so iguais. Foi usado o operador lgico And, pois as duas condies obrigatoriamente precisam ser verdadeiras; se forem iguais, a funo retorna a mensagem Eqiltero . 4 O segundo teste usado para saber se quaisquer dois lados do tringulo so iguais. Como, neste caso, as trs condies no precisam ser verdadeiras, foi usado o operador Or. O ltimo teste o CASO CONTRRIO, quer dizer, se nenhum dos trs lados tiver o mesmo valor, ento o tringulo ser Escaleno. 5 Retorne planilha fechando a tela do editor. Clique no boto Inserir funo. Escolha a categoria Definida pelo usurio e selecione a funo Tringulo. Clique em OK e, na prxima tela digite valores para os trs lados do tringulo.
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Aspectos avanados
Dica 086
Usando o recurso Atingir Meta

O recurso Atingir Meta, como o nome sugere, ajuda a analisar uma situao para chegar a algum fim. Imagine que uma empresa tem um lucro de R$ 10.000 por ms, mas gostaria de ter R$ 11.000. Quanto ser que essa empresa deve vender a mais para ter esse lucro ou quanto a menos de despesas deve ter? 1 Digite a seguinte planilha e crie as seguintes frmulas: na clula C2, digite: =B2*$C$1. Arraste essa frmula para as duas linhas de baixo. Crie uma auto-soma na clula B5 e C5 para os valores de cima e crie essa frmula para obter o lucro: =B5-C9+C7-C5. plo, ou da comisso dos vendedores. Selecione a clula C1 e clique em OK.
4 Ao clicar em OK, os valores da planilha so modificados at que o lucro fique igual a 11.000, ou seja, para atingir esse lucro, a comisso dos vendedores deve ser alterada de 15% para 7%.
2 Para fazer as projees agora, ou seja, determinar o que deve ser feito para chegar ao lucro de R$ 11.000, clique no menu Ferramentas>Atingir meta. Na tela Atingir meta, clique na caixa Definir clula, que serve para determinar qual a clula na qual o seu objetivo se concentra, no caso a clula do lucro, pois o lucro que voc quer aumentar. Selecione a clula C10. 3 Na prxima caixa, digite o valor visado, neste exemplo 11.000. Em seguida, na caixa Alternando clula, defina qual das clulas vai sofrer a alterao. Voc pode escolher a clula dos gastos, por exem083
Aspectos avanados
Dica 087
Alterando um grfico com a ferramenta Atingir Meta

J que as informaes cadastradas na planilha podem sofrer alteraes e, com isso, ajudar na anlise de hipteses, porque no melhorar ainda mais o estudo e gerar um grfico desses dados? Assim, torna-se mais claro o efeito de cada modificao de metas. 1 Usando a mesma planilha da dica anterior, acrescente apenas duas colunas: a de quantidade de material e a de preo unitrio. Na clula que continha os valores de venda, coloque uma frmula para multiplicar a quantidade pelo preo. Em seguida, selecione a coluna de nomes dos produtos e dos totais de vendas. 2 Clique no boto Assistente de grfico para gerar um grfico de Pizza 3D dessas informaes. Coloque como rtulo, o valor e o nome da categoria e posicione o grfico como um objeto nesta planilha mesmo (em caso de dvidas, veja a dica 50 sobre criao de grficos). ou use o boto ao lado da caixa para selecionar a clula. Pressione Tab e digite 17500 na caixa Para valor . Por fim, defina na caixa Alternando clula a clula B3. Dessa forma, voc est configurando a tabela para atingir o lucro de 17500, afetando a quantidade de lpis vendidos. Clique em OK.
4 Observe a alterao efetuada na planilha, no grfico e na mensagem. Clique em OK para aceitar ou em Cancelar para retornar s informaes originais.
3 Aps a criao, acesse a ferramenta Atingir meta no menu Ferramentas. Na caixa Definir clula , digite E10 084
Aspectos avanados
Dica 088
Personalizando o Excel
O ambiente em que voc trabalha precisa ser muito agradvel. Com o Excel no diferente, por isso aprenda agora a configurar o programa da maneira que voc achar melhor para que ele fique com a sua cara. Basta seguir os passos: 1 Clique no menu Ferramentas>Opes. A tela que surgir possui diversas guias. Comece pela guia Exibir. Nela voc pode mostrar ou no a barra de frmulas, a barra de status ou as janelas das pastas de trabalho na barra de tarefas. Alm disso, voc pode ocultar as linhas de grade da planilha, tirando a seleo do item: Linhas de grade. Caso queira exibi-las, pode mudar a sua cor, usando a caixa Cor das linhas de grade. Mostre ou oculte as barras de rolagem vertical ou horizontal e as guias das planilhas.
3 Clique na guia Listas. Nesta tela voc pode controlar as listas personalizadas que voc usa quando arrasta a ala de preenchimento. Se desejar pode criar outras listas, digitando valores ou importando da planilha. Escolha a opo NOVA LISTA ao lado e, no outro canto, clique em Adicionar. Digite a sua lista personalizada e, ao terminar, clique novamente em Adicionar. Dessa maneira, a sua lista ficar disponvel a qualquer momento, caso use o autopreenchimento.
2 Acesse a guia Geral . Mude nesta tela opes-padres como a lista de arquivos usados anteriormente e que so exibidos no menu Arquivo . Voc pode comear uma nova pasta com apenas uma planilha, se desejar. Basta mudar na caixa Nmero de planilha na nova pasta . Altere tambm a fonte, o tamanho e o local-padro para gravao de arquivos do Excel.
4 Ao terminar, clique em OK. Voc pode mudar a aparncia de sua planilha ainda mais do que j alterou. Para isso, clique no menu Formatar>Planilha>Plano de fundo . Esta opo serve para voc colocar uma imagem como fundo da planilha somente para ilustrar. Selecione a imagem na janela e clique em Inserir. No lugar do fundo branco, a imagem escolhida aparecer. 085
Aspectos avanados
Dica 089
Criando relatrios
Esta ferramenta oferece recursos para que voc possa criar relatrios personalizados para impresso. Ela pertence ao grupo de ferramentas de suplementos do Excel, portanto, provavelmente voc vai precisar do CD de instalao do Office para us-la, ou se preferir, voc pode baixla do site da Microsoft. 1 Clicando no menu Ferramentas, acesse a opo Suplementos. Selecione o item Gerenciador de relatrios e clique em OK (se esta opo no aparecer na lista, baixe o programa do site ou use o CD do Office para instalar). Assim que voc selecion-lo, um novo comando ser adicionado ao menu Exibir do Excel. cenrio que far parte de cada seo. Clique na lista Planilha e selecione a planilha desejada.
3 Assim que voc escolher a planilha, suas opes aparecem abaixo. Escolha um dos modos de exibio, caso essa planilha tenha, clicando na caixa Exibio. Em seguida, clique em Adicionar para acrescentar uma nova seo lista abaixo. Se voc deseja criar uma seo baseada em um cenrio, escolha a planilha que contm o cenrio, clique na caixa Cenrio e em Adicionar.
2 Clique em Exibir>Gerenciador de relatrios. Na tela que aparecer, defina um novo relatrio, clicando em Adicionar... Digite um nome para o relatrio na primeira caixa. Para criar as sees do relatrio, caso voc queira, escolha a planilha ou o 086
4 Clique em OK para finalizar. Agora que o seu relatrio est criado, voc pode criar outros baseados em novas planilhas. No entanto, o que mais interessa imprimir o relatrio criado. Para isso, estando no Gerenciador de relatrios, clique no boto Imprimir. Digite o nmero de cpias e clique em OK.
Aspectos avanados
Dica 090
Editando relatrios
rece com uma lista apresentando os relatrios atuais da pasta. Selecione o relatrio a eliminar e clique no boto Excluir. Em seguida, clique em OK. Faa isso com os relatrios desnecessrios.
2 Voc pode reorganizar cada relatrio, em vez de apag-lo. Por exemplo, pode mudar a ordem das sees ou escolher outro cenrio para o relatrio. Para isso, selecione na lista o relatrio a ser alterado. Clique no boto Editar... A tela que surgir a mesma da criao. Mude o nome do relatrio na caixa, se desejar. 3 Abaixo, escolha outra planilha para fazer parte do relatrio. Se for necessrio, escolha outra exibio ou cenrio. Lembrese sempre de clicar no boto Adicionar, assim que voc terminar de fazer as escolhas, pois s assim a seo inserida. 4 As sees presentes no relatrio aparecem em uma lista abaixo. Se uma dessas sees no for mais importante para voc, selecione-a e clique em Excluir. Mas o problema s vezes s a ordem. Ento, use os botes: Mover para cima e Mover para baixo. Voc ainda pode escolher a opo Usar nmeros de pginas contnuos para o momento que for imprimir. 087
Todos os relatrios criados esto armazenados no Gerenciador de relatrios. Alm de criar outros e imprimir os que j existem, voc pode alter-los ou exclulos quando no so mais necessrios. Sendo assim, sempre evite ajuntar muitos relatrios sem importncia no gerenciador de relatrios. 1 Para alterar um dos relatrios criados anteriormente, clique no menu Exibir> Gerenciador de relatrios. A janela apa-
Aspectos avanados
Dica 091 Dica 092
Construindo um banco de dados

Um banco de dados, resumidamente, pode ser considerado como um arquivo organizado logicamente e usado para cadastrar grande quantidade de informaes. Apesar de no ser esse o ponto forte do Excel (pois o Access gerencia banco de dados), nele voc consegue criar um pequeno banco de dados e estrutur-lo como no Access. 1 O primeiro passo antes de criar um novo banco de dados definir os campos. Esses so os containers de informaes e so definidos pelo tipo. Assim, se voc quer guardar as informaes de clientes, especifique que tipo de dados sero gravados. Seriam bons exemplos de campos: Nome, Idade, Sexo, Telefone. Dessa forma, crie uma nova pasta de trabalho e renomeie a planilha para Banco de dados . 2 Clique na clula A1 e digite Nome . Na clula B1 , digite Telefone. Na clula C1 , digite Cidade . Na clula D1 , digite Idade e, por fim, na clula E1, digite Sexo . Selecione esse intervalo de clulas e aplique negrito nelas. 3 Comece a cadastrar os seus clientes, adicionando as informaes de cada um por linha. A esse processo d-se o nome de cadastramento de registros. No caso, cada cliente se tornar, um registro, ou um cadastro. 4 Ao cadastrar, lembre-se de que voc pode excluir ou incluir linhas entre os registros. Para isso, clique no cabealho da linha com o boto direito do mouse e clique em Excluir ou Inserir . O mesmo pode ser feito com as colunas. 088
Usando o formulrio de dados

Para que este cadastro de clientes se torne mais fcil e dinmico, existe a ferramenta de formulrio de dados. Com ela, alm de cadastrar, voc pode localizar, alterar ou excluir informaes do banco de dados do Excel. Saiba como: 1 Selecione os nomes dos campos na parte superior da tabela, que, no caso, equivale da clula A1 at a clula E1. Clique em Dados>Formulrio... A janela Banco de dados aberta e voc j pode observar a estrutura de campos criada.
2 Cada conjunto de informaes pertence a um registro (um cliente) diferente. Note que a tela possui uma barra de rolagem, que pode ser usada para navegar entre os registros j cadastrados. Mas voc tambm pode clicar no boto Localizar anterior e Localizar prxima. 3 Para alterar qualquer um dos registros, basta clicar no campo a ser mudado, digitar o novo valor e clicar na barra de rolagem para confirmar a informao. Caso voc queira voltar atrs com o dado cadastrado, basta clicar no boto Restaurar e o registro fica igual ao que era antes. 4 Se voc quer cadastrar mais um registro neste banco, basta clicar no boto Novo e se quer eliminar um dos registros, localize-o na tela e clique em Excluir. Para sair da tela do formulrio de banco de dados, clique em Fechar.
Aspectos avanados
Dica 093
Classificando dados
Aps cadastrar todos os dados, seja usando o formulrio ou digitando direto na planilha, voc pode mudar a ordem dos clientes. Fazer isso bem simples se voc usar os recursos de classificao do Excel. Deixar os dados organizados torna a leitura mais clara e fica mais fcil encontrar informaes. 1 Clique em qualquer registro do seu banco, mas certifique-se de que est na coluna do nome do cliente. Depois disso, clique no boto Classificao crescente da barra de ferramentas Padro. Observe que os dados foram colocados em ordem alfabtica. 2 Agora, clique na coluna de idade, sem selecionar mais que uma clula. Localize o boto Classificao decrescente na barra de ferramentas e note que agora os dados foram colocados na ordem da idade, do mais velho para o mais novo. 3 Mas voc pode querer classificar pelo nome e pela idade, pois possvel que existam dois clientes com o mesmo nome. Para fazer isso, clique em qualquer clula de seu banco. Acesse o comando Dados>Classificar...
4 Na caixa Classificar por, escolha o primeiro campo a ser classificado e, depois, defina se ser exibido em ordem crescente ou decrescente. Informe o segundo campo a ser classificado, no caso de haver repeties no primeiro. Utilize a caixa: Em seguida por. E por fim, defina o terceiro campo a ser classificado.
5 Escolha a opo Linha de cabealho para que a primeira linha em negrito, que contm os nomes dos campos, no seja includa na classificao. Se voc no est usando ttulo para os campos, clique na opo Nenhuma linha de cabealho . Clique em OK para finalizar. 089
Aspectos avanados
Dica 094
Acrescentando um filtro avanado

Melhor do que classificar os dados, deixando-os em uma ordem lgica, exibir na tela somente as informaes que voc precisa, sem apagar as demais, bvio. O processo em que voc escolhe que tipo de informao ser mostrada, dependendo de um critrio, chamado de filtro. 1 A maneira mais rpida de criar um filtro clicando em Dados>Filtrar> Autofiltro. Assim, algumas setas sero inseridas na sua planilha, cada uma ao lado de um campo. Clique na seta que est ao lado de Cidade. Note que todas as cidades cadastradas aparecem na lista. Basta apenas clicar sobre uma delas para mostrar clientes somente dessa regio. Para mostrar, por exemplo, os clientes de So Paulo, do sexo masculino, clique na seta ao lado de Cidade e escolha a cidade, depois clique na seta ao lado de Sexo e clique em M. As setas agora esto na cor azul, pois foram selecionados um critrio de filtragem. 3 Na primeira caixa, escolha a opo: maior ou igual a e na caixa vazia ao lado digite o nmero 20. Certifique-se de que a opo E esteja selecionada, pois assim as duas condies sero verificadas e s ter algum efeito se as duas forem verdadeiras. Clique na caixa de baixo do E, escolha menor ou igual a e digite ao lado o valor 30. Clique no boto OK para finalizar. Note que os clientes com idade entre 20 e 30 esto sendo exibidos na tela.
2 Para voltar a mostrar todas os dados, voc deve clicar nas duas setas, e em cada uma, clicar na palavra Tudo. Para personalizar o filtro, ou seja, aumentar mais os critrios de exibio, escolha o campo a ser feito o filtro, por exemplo, Idade. Clique na seta ao lado do nome do campo e v em Personalizar. Nesta janela, voc vai definir o intervalo de clulas a ser exibido, por exemplo, somente dos 20 aos 30 anos. 090 90
4 Selecione a clula H1 e digite nela o texto Cidade. Na clula de baixo, digite So Paulo. Em seguida, clique no menu Dados>Filtrar>Filtro Avanado. Na primeira caixa: Intervalo da lista, selecione todo o seu banco de dados. Em Intervalo de critrios, selecione as clulas H1 e H2. Ative a caixa Copiar para outro local , na parte superior da tela. Clique na terceira caixa que agora ficou ativa, selecione a clula de destino para o texto na mesma planilha. Clique em OK.
Aspectos avanados
Dica 095
Localizando dados com critrios

Mais um recurso para ajud-lo a encontrar informaes no banco de dados do Excel a busca com critrios, na qual voc define o que deve ser exibido ou qual registro deve ser acessado. 1 Para localizar dados, voc pode usar a j conhecida ferramenta de busca do Office: o Localizar e substituir . Para acess-la, clique em Editar>Localizar. Digite o nome do cliente, por exemplo, a ser procurado e clique em Localizar prxima. Caso queira localizar aqueles que comeam com a letra A , voc deve digitar a letra da inicial e depois digitar o sinal de interrogao. 3 Nesta tela voc pode visualizar todos os registros. Clique no boto Critrios para definir uma condio de busca. Note que os dados presentes nos campos foram limpados da tela. Agora, voc deve definir quais critrios precisa, digitando no prprio campo. Por exemplo, para localizar os nomes que tenham o prefixo 54, digite na caixa de Telefone o texto: 54?.
2 Mas como voc j conhece esta ferramenta, deve ter percebido que, para o que queremos, um pouco limitada. Para localizar os dados dependendo de um critrio, acesse novamente a tela do Formulrio do banco de dados , usando o menu Dados.
4 Em seguida, clique no boto Localizar prxima ou Localizar anterior, para navegar somente entre os registros que tenham o telefone comeando com 54 ou, se preferir, clique no boto Formulrio . Para mudar o critrio, basta clicar novamente no boto Critrios . Para eliminar o critrio e poder ver todas as informaes, clique no boto Limpar e clique em Formulrio para voltar. 091 91
Aspectos avanados
Dica 096
Trabalhando com Subtotais

Agora que voc j cadastrou o seu banco de dados, j alterou e classificou, chegou a hora de trabalhar mesmo com os dados gravados. Para ajudar o seu trabalho, use a ferramenta de subtotais, que agrupa os dados semelhantes para executar algum clculo estatstico com ele. Proceda da seguinte forma, para criar subtotais: 1 Acesse a sua planilha com banco de dados, voc s ver efeito se as suas informaes tiverem itens repetidos, por exemplo, o mesmo vendedor aparecendo vrias vezes na planilha, pois ele vendeu um certo produto em uma regio e outro produto em outra. Como descobrir o total de suas vendas? Clique em qualquer clula que pertena ao banco de dados. Acesse o menu Dados>Subtotais...
3 Observe que cada vendedor foi agrupado pela soma de suas vendas e ao lado da numerao das linhas, apareceu uma nova barra cinza. Ela usada para aninhar os vendedores e seus totais. Clicando no nmero 3, todas as informaes de venda so exibidas. Clicando no boto 2, so mostrados os totais parciais por vendedor e, clicando no nmero1, apresentado apenas o total geral das vendas.
2 Na caixa A cada alterao em: escolha o campo que se repete, como vendedor. Escolha a funo usada ao agrupar os valores, por exemplo, Soma, e na caixa Adicionar subtotal a:, escolha um campo numrico a ser feito o clculo. Clique em OK para gerar o subtotais. 092 92
4 Para alterar a funo usada nos totais, clique em qualquer clula dos dados e retorne tela de subtotais. Clique na lista de funes e escolha a funo desejada, por exemplo, a mdia. Clique em OK para alterar. Caso voc queira excluir os subtotais, acesse a tela de Subtotais no menu Dados e clique na opo Remover todos.
Macros e programao
Dica 097 Dica 098
Gravando uma nova macro

Note que, ao trabalhar no Excel, voc executa algumas tarefas muitas vezes ao longo do dia. Essa repetio pode ser simplificada se voc usar o recurso das macros. Com elas, voc pode automatizar o trabalho, ganhando muito mais tempo para realizar outras tarefas. 1 A macro uma gravao de tarefas repetitivas guardada na pasta de trabalho e que pode ser executada a qualquer momento. Imagine que todos os dias voc precise formatar o mesmo trecho de clulas com as mesmas configuraes. Para resolver isso, faa uma vez esse processo, mas grave a seqncia de aes dentro de uma macro. A prxima vez em que refazer a formatao manualmente, basta acionar a macro criada. 2 Com a planilha aberta, clique no menu Ferramentas>Macro>Gravar nova macro. Digite um nome para macro e clique em OK. Observe que uma pequena barra de ferramentas foi aberta na tela. Isso indica que a gravao j comeou e que todas as alteraes feitas na planilha a partir da esto sendo armazenadas. 3 Sendo assim, selecione as clulas a serem formatadas, clique no menu Formatar>Autoformatao e escolha o estilo de formatao chamado Clssico2 . Ao terminar, clique em OK. 4 Imagine que, alm da formatao, voc deseje gerar um grfico. Portanto, selecione os dados e clique no boto Assistente de grfico. Selecione o tipo de grfico, por exemplo, em colunas e avance as telas at o final. Logo em seguida, clique no boto chamado Parar gravao da barra de macros do Excel.
Executando uma macro

Agora que a macro est criada e armazenada no computador hora de execut-la para ver se realmente os passos foram gravados e se a planilha ser modificada. As macros esto todas armazenadas e gravadas nas suas pastas de trabalho. Elas podem ser acessadas pelo menu Ferramentas>Macro. 1 Aps acessar esse menu, clique na opo Macros... Observe que uma lista de macros apresentada. Nela so exibidas as macros de todas as pastas de trabalho abertas, ou seja, voc pode executar uma macro na pasta de trabalho atual que foi criada em outra pasta de trabalho. Se voc quiser visualizar somente as macros da pasta de trabalho atual, clique na caixa Macros em: e escolha Esta pasta de trabalho. 2 Ainda nesta tela voc pode modificar algumas informaes da macro criada: a tecla de atalho, que uma tecla qualquer definida pelo usurio para executar a macro rapidamente e a descrio, que importante para se saber quem criou a macro e para que ela serve, pois dificilmente algum vai executar a macro numa planilha sem saber o que faz. 3 Bem, para fazer essas alteraes, clique no boto Opes... Na tela que apareceu mostrado o nome da macro e abaixo h um caixinha para voc digitar, se quiser, a tecla de atalho. No caso, ser atribuda junto tecla Ctrl. 4 Para finalmente executar a macro, clique no boto Executar logo acima. Observe que toda planilha foi modificada, conforme o que foi gravado. Mas tome cuidado, pois neste caso, se as clulas no tivessem sido selecionadas, a macro teria retornado uma mensagem de erro. 093 93
Macros e programao
Dica 099
Outras opes de macro

Alm de criar e execut-las, as macros podem ser manipuladas por aqueles que entendem de programao VBA. Isso s possvel, porque o cdigo gerado pela macro pode ser visualizado e alterado por qualquer pessoa. H tambm umas opes de segurana que podem ser configuradas. 1 Clique no menu Ferramentas>Macro>Macros. Nesta tela, clique no boto Editar. Dessa forma, voc ter acesso ao cdigo interno da macro. Essa tela que foi apresentada a do Visual Basic, ferramenta para programao da Microsoft. Observe que na esquerda da tela toda a estrutura da pasta de trabalho apresentada. Para voltar para o Excel, clique no primeiro boto, chamado Exibir Microsoft Excel.
3 possvel inserir a sua macro criada em uma barra de ferramentas. Para isso, clique no menu Exibir>Barras de ferramentas, depois clique na guia Barras de ferramentas e clique no boto Nova... Digite o nome Minha macro para a barra e clique em OK.
2 Clique no menu Ferramentas>Macro>Segurana. As macros podem causar estragos se as fontes no forem confiveis. Portanto, possvel proteger a sua planilha de macros suspeitas que, na verdade, funcionam como vrus. Para aumentar a proteo, escolha a opo Alto na guia Nvel de Segurana, ou Mdio ou Baixo, que inclusive no recomendado pelo prprio fabricante. 094 94
4 Clique na guia Comandos. esquerda, acesse a categoria Macros. Clique no boto com o sorriso, chamado Personalizar boto. Arraste-o para a sua barra de ferramentas Minha macro. Clique em Fechar. Pressione o seu boto personalizado para atribu-lo uma macro.
Macros e programao
Dica 100
Criando uma funo para verificar se um nmero par

Todas as funes que voc elaborou no Excel foram um dia idealizadas por algum. Mas, mesmo o Excel tendo diversos tipos de categorias com muitas funes dentro, pode acontecer de voc ter de criar a sua prpria funo personalizada. Aprenda aqui a produzir uma funo simples que busca o valor da planilha e analise se ele par ou no. 1 Abra a pasta de trabalho, onde voc quer criar a funo. Clique no menu Ferramentas>Macro>Editor do Visual Basic. Na tela que surgiu, clique no menu Inserir e escolha Mdulo. Clique em Inserir novamente e escolha Procedimento. Coloque o nome de par. Selecione Funo e Pblico. Altere o cdigo gerado para que ele fique como abaixo: 3 Para testar se a funo funciona mesmo, acesse o menu Inserir>Funo. A funo criada por voc j est na lista junto com as outras. Na tela de Inserir funo, clique na caixa de Categorias e selecione a opo Definida pelo usurio . Abaixo, a funo par j aparece, clique nela e observe a sua sintaxe em negrito. Em seguida, clique em OK.
4 Uma tela aparece como ocorre com qualquer outra funo. Digite o valor do parmetro (voc pode usar referncias tambm) e depois clique em OK para ver o resultado.
2 A palavra num uma varivel que a planilha vai mandar para o VB. Rest uma varivel local, ou seja, o valor dela s interessa dentro da funo. A linha rest = num Mod 2 significa que rest vai receber o resto da diviso de num por 2. E logo aps foi feito um teste com o contedo de rest. Se (If) rest = 0 ento (then) a funo (par) deve mostrar a mensagem True (ou seja, se o resto 0, ento o nmero par) e caso contrrio, retorna False. Salve a funo criada e, em seguida, feche a janela. 095 95

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ndice

Cap. 1 - Primeiros Passos

Cap. 2 - Edio de dados

Cap. 3 - Criao de frmulas e funes

Dica 39 - Localizando e corrigindo erros nas frmulas ................................... 39

Cap. 4 - Formatando a planilha

Cap. 5 - Criao de grficos

Cap. 8 - Integrao do Excel com outros aplicativos

Cap. 9 - Tabelas Dinmicas

Dica 69 - Construindo uma tabela dinmica .......................................................... 66 03

Cap. 10 - Aspectos Avanados

Cap. 11 - Macros e Programao

Inserindo e excluindo planilhas

Mudando a largura das colunas

Mudando a altura das linhas

5 Digite um valor para a largura e pressione Enter. 06

4 Digite o valor e pressione Enter.

Inserindo linhas e colunas

Ocultando e excluindo linhas e colunas

Exibindo e ocultando barras de ferramentas

Salvando a pasta de trabalho

Abrindo uma pasta de trabalho

Movendo e excluindo clulas

Utilizando o Colar Especial

O painel da rea de Transferncia

Localizando e substituindo dados

Trabalhando com comentrios

Localizando clulas rapidamente

Criao de frmulas e funes

Entendendo o que so frmulas e funes

Criao de frmulas e funes

Encontrando a mdia aritmtica de valores

Criao de frmulas e funes

Calculando o menor e o maior nmero

Criao de frmulas e funes

Funes para contagem de clulas

Criao de frmulas e funes

Trabalhando com porcentagens

Criao de frmulas e funes

Usando as funes lgicas

Criao de frmulas e funes

Construindo frmulas condicionais

Criao de frmulas e funes

Criao de frmulas e funes

Funes para busca de dados

Criao de frmulas e funes

Criao de frmulas e funes

Trabalhando com datas e horas

Criao de frmulas e funes

Criao de frmulas e funes

Fazendo verificaes nas clulas com funes

Criao de frmulas e funes

Criao de frmulas e funes

Calculando pagamentos e juros

Criao de frmulas e funes

Criao de frmulas e funes

Potncia, raiz quadrada e logaritmo

Seno, co-seno e tangente de um valor

Criao de frmulas e funes

Criao de frmulas e funes

Usando o boto Inserir funo

Criao de frmulas e funes