ARQUIVOLOGIA

Sumrio:
CONCEITOS BSICOS: ............................................................................................................................. 1 ARQUIVO: .............................................................................................................................................. 1 SUPORTE: ............................................................................................................................................... 1 DOCUMENTO: ....................................................................................................................................... 1 FUNO DO ARQUIVO X FINALIDADE DO ARQUIVO ................................................................. 1 FUNO: ................................................................................................................................................ 2 FINALIDADE: ......................................................................................................................................... 2 CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS: ....................................................................................................... 2 QUANTO AOS ESTGIOS DE EVOLUO DO ARQUIVO: ............................................................ 2 CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS ou TEORIA DAS 3 IDADES ................................................ 3 VALOR DOS DOCUMENTOS:.......................................................................................................... 3 ARQUIVO CORRENTE ou DE 1 IDADE: ........................................................................................ 4 ARQUIVO INTERMEDIRIOS ou DE 2 IDADE: ........................................................................... 4 ARQUIVO PERMANENTES ou DE 3 IDADE: ................................................................................ 5 QUANTO ENTIDADE MANTENEDORA: ....................................................................................... 9 QUANTO NATUREZA DOS DOCUMENTOS: .............................................................................. 10 QUANTO EXTENO DE SUA ATUAO: (LOCALIZAO) ................................................ 10 CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS ............................................................................................... 11 QUANTO AO GNERO: ...................................................................................................................... 11 TEXTUAIS/ESCRITOS: ................................................................................................................... 11 ICONOGRFICOS:........................................................................................................................... 11 FILMOGRFICOS: ........................................................................................................................... 11 CARTOGRFICOS: .......................................................................................................................... 11 MICROGRFICOS: .......................................................................................................................... 11 SONOROS: ........................................................................................................................................ 11 INFORMTICOS: ............................................................................................................................. 11 QUANTO ESPCIE E A TIPOLOGIA TEXUTAL: ......................................................................... 12 ESPCIE DOCUMENTAL x TIPOLOGIA DOCUMENTAL; ........................................................ 12 QUANTO NATUREZA DO ASSUNTO: .......................................................................................... 12 DOCUMENTOS SIGILOSOS: .......................................................................................................... 12 DOCUMENTOS OSTENSIVOS: ...................................................................................................... 14 PRESERVAO DE DOCUMENTOS: ................................................................................................... 14 FATORES FSICOS: ............................................................................................................................. 14 FATORES QUMICOS: ........................................................................................................................ 15 FATORES BIOLGICOS: .................................................................................................................... 16 MICROFILMAGEM: ................................................................................................................................ 16

VANTAGENS: ...................................................................................................................................... 16 GESTO DE DOCUMENTOS: ................................................................................................................ 17 FINALIDADES: .................................................................................................................................... 17 GESTO DE DOCUMENTOS x CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS ........................................... 17 FASES DA GESTO: ........................................................................................................................... 18 PROTOCOLO: ........................................................................................................................................... 18 ATIVIDADES DE PROTOCOLO: ........................................................................................................ 18 PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS OU DE PROTOCOLO: .................................................. 20 PROCEDIMENTOS COM RELAO CORRESPONDNCIA ou PROCEDIMENTOS DE CORRESPONDNCIA: .................................................................................................................... 20 PROCEDIMENTOS COM RELAO A PROCESSO ou PROCEDIMENTOS DE PROCESSO: .......... .................................................................................................................................................. 22 MTODOS DE ARQUIVAMENTO: ........................................................................................................ 28 AQUIVAMENTO: ................................................................................................................................. 28 MTODOS:............................................................................................................................................ 28 MTODO ALFABTICO e VARIADEX: ........................................................................................ 28 MTODO GEOGRFICO: ............................................................................................................... 28 MTODO NUMRICO:.................................................................................................................... 30 MTODO IDEOGFICO: ................................................................................................................ 30 ESCOLHA DO MTODO: .................................................................................................................... 31 CLASSIFICACO ou ARRANJO ........................................................................................................ 31 REGRAS DE ALFABETAO: ............................................................................................................... 32 1a REGRA: COMUM ............................................................................................................................. 32 2a REGRA: SOBRENOMES COMPOSTOS ......................................................................................... 32 3a REGRA: SOBRENOMES COM NOMES DE SANTOS .................................................................. 32 4a REGRA: INICIAIS ABREVIADAS .................................................................................................. 33 5a REGRA: ARTIGOS E PREPROSIES .......................................................................................... 33 6a REGRA: SOBRENOME DE PARENTESCO ................................................................................... 33 7a REGRA: TTULOS QUE ACOMPANHAM O NOME .................................................................... 33 8a REGRA: NOMES ESTRANGEIROS................................................................................................ 33 9a REGRA: PARTCULAS DE NOMES ESTRANGEIROS ................................................................ 33 10a REGRA: NOMES ESPANHIS / HISPNICOS: .......................................................................... 34 11a REGRA: NOMES ORIENTAIS E RABES .................................................................................. 34 12a REGRA: NOMES DE INSTITUIES: ......................................................................................... 34 13a REGRA: NOMES DE EVENTOS ................................................................................................... 34

ARQUIVOLOGIA

CONCEITOS BSICOS:
ARQUIVO: o o conjunto organizado de documentos acumulados por uma pessoa fsica ou jurdica ao longo de suas atividades; (Art. 2 Lei 8159/91) Lugar fsico que se guarda documentos; Documentos que comprove suas atividades; Provas de suas transaes realizadas pela organizao; Documentos de qualquer natureza produzidos e recebidos pela pessoa fsica ou jurdica (pblica ou privada) que foram naturalmente acumulados ao longo da atividade;

Lei 8159/91 Art. 2 Consideram-se ARQUIVOS, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especificas, bem como por pessoas fsicas, qualquer que seja o suporte de informao ou a natureza dos documentos.

SUPORTE: o o material fsico (do que material) em que a informao foi registrada; Os acervos arquivsticos podem ser constitudos por vrios tipos de suporte; Suportes so variados: Ex: CD; PAPEL; HD; PAPIRO; PERGAMINHO; VHS; PEN DRIVE; DISQUETE; DVD Documentos produzidos mesmo que no estejam em suporte papel so considerados documentos de arquivo;

Dicionrio de Termologia Arquivista: Suporte: material no qual so registradas as informaes; OBS: O arquivo pode guardar documentos em diversos suportes diferentes;

DOCUMENTO: o DOCT = INFORMAO + SUPORTE Entende-se por documento de arquivo a informao fixada em suporte; A composio do conceito de arquivo adotado pela arquivstica define que seus documentos podem ter suas informaes fixadas em uma variedade de suportes;

FUNO DO ARQUIVO X FINALIDADE DO ARQUIVO

FUNO DO ARQUIVO FINALIDADE DO ARQUIVO
1. Guardar e organizar os documentos, 1. Servir de apoio administrao; tornado disponveis as informaes (finalidade principal/ primeiro momento) mantidas sob sua guarda; servir Empresa; 2. Servir de base para a histria; (finalidade secundria; segundo momento)

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Arquivo: Teoria e Prtica: Funo do arquivo: a funo bsica do arquivo tornar disponveis as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda; Finalidade dos arquivos: A principal finalidade dos arquivos (1) servir administrao, constituindo-se, como decorrer do tempo, em base do conhecimento da histria (2); Lei 8159/91 Art. 1: dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao (1), cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao;

FUNO: Tornar disponvel as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda/ documentos mantidos sob sua guarda; FINALIDADE: PRIMRIA/ NO 1 MOMENTO: o funcional instrumento da administrao (apoio administrao); SECUNDRIA/ NO SEGUNDO MOMENTO: o Considera-se o valor para histria e cultura de uma sociedade; (ao decorrer do tempo) o Base de conhecimento da histria da instituio a que pertence;

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS:

1. QUANTO AOS ESTGIOS DE EVOLUO DO ARQUIVO: Por quanto tempo o documento deve ser guardado no arquivo? o Pois se tem o problema de espao; o Soluo: os documentos tm de ciclo de vida; Ciclo de vida: controla a entrada e a sada dos documentos;

Lei 8159/91 Art. 8: Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes.

Assim so classificados quanto aos estgios de evoluo em: a. CORRENTES ou DE 1 IDADE; 3 FASES b. INTERMEDIRIOS ou DE 2 IDADE; c. PERMANENTE ou DE 3 IDADE;

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ARQUIVOLOGIA

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS ou TEORIA DAS 3 IDADES

1 IDADE NOVO; MUITO UTILIZADO; ARQUIVO CORRENTE

2 IDADE MENOS UTILIZADO; ARQUIVO INTERMEDIRIO

3 IDADE ANTIGO; VALOR HISTRICO; ARQUIVO PERMANENTE

OBSERVAES: VALOR DOS DOCUMENTOS: Importncia do documento para definir se o documento ser guardado ou ser jogado fora; Os documentos podem ser guardados pelos seguintes valores 2 valores: a. VALOR PRIMRIO: i. VALOR ADMINISTRATIVO: O documento ainda importante tem interesse administrativo; OS ii. DOCT SERVEM DE APOIO ADMINISTRAO; Documentos que servem de apoio s atividades da instituio; iii. TODO DOCUMENTO NASCE COM ESSE VALOR E DEPOIS O PERDE; iv. UM VALOR TEMPORRIO; b. VALOR SECUNDRIO: i. VALOR HISTRICO; ii. DOCUMENTOS QUE PRESERVAM A HISTRIA DA INSTITUIO; Documentos que preservam a memria/histria da instituio; iii. NEM TODO DOCUMENTO ATINGIR ESSE VALOR; Alguns documentos atingem esse valor; Ou seja, no nascem com esse valor, esse adquirido pelo documento; iv. UM VALOR PERMANENTE/ DEFINITIVO; v. NO PODEM SER ELIMINADOS;

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DEMOSTRATIVO:
1 IDADE NOVO; MUITO UTILIZADO; ARQUIVO CORRENTE 2 IDADE MENOS UTILIZADO; ARQUIVO INTERMEDIRIO 3 IDADE ANTIGO; VALOR HISTRICO; ARQUIVO PERMANENTE

VALOR PRIMRIO (ADMINISTRATIVO)

VALOR SECUNDRIO (HISTRICO)

I. ESTGIOS DE EVOLUO DO ARQUIVO: ARQUIVO CORRENTE ou DE 1 IDADE: o Documentos mais NOVOS; Documentos que entram no rgo e que vo para os setores destinatrios; o Documentos mais utilizados (ATIVO arquivos ativos/correntes); Constitudos de documentos com grande frequncia de uso; o Documentos EM TRAMITAO (em curso) documentos em circulao no rgo; o Os arquivos correntes so transferidos, aps o final de sua utilizao, aos arquivos intermedirios, onde aguardam a destinao final; o LOCALIZAO: pelo valor informativo que seus documentos apresentam so mantidos PRXIMOS DE QUEM OS RECEBE OU OS PRODUZ/ USURIOS DIRETOS; ARQUIVOS SETORIAIS ficam nos prprios setores; Cada setor cuida de seus prprios documentos (DOCUMENTOS SETORIAIS); ARQUIVO CENTRAL/ GERAL fica fora do setor/ local prximo;

Arquivo: Teoria e Prtica: Arquivo de 1 idade ou Corrente:constitudo de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritrios ou nas reparties que os receberam e os produziram ou em dependncias prximas de fcil acesso. Lei 8159/91 Art. 8 1: Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consulta freqente.

ARQUIVO INTERMEDIRIOS ou DE 2 IDADE: o Documentos POUCO UTILIZADOS (SEMI-ATIVO arquivos semi-ativos/ intermedirios); Constitudos de documentos com baixa frequncia de uso; Documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas que ainda podem ser solicitados e utilizados em situaes administrativas; Ainda tm valor de natureza administrativa; o OTIMIZA O ESPAO dos setores;
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ARQUIVOLOGIA Desafoga o problema de espao de armazenamento; o O ACESSO RESTRITO ao setor que acumulou o documento ou a outro setor autorizado por este; Regra: nico a ter acesso ao documento guardado no arquivo intermedirio o setor que acumulou originariamente o documento; Teoricamente o documento ainda do setor que mandou; Exceo: outro setor pode ter acesso ao documento, caso seja autorizado pelo setor originrio; Ou seja: o documento de arquivo transferido ao arquivo intermedirio permanece com o acesso restrito unidade que o acumulou, podendo, com autorizao da unidade acumuladora, ser acessado por outras unidades; o Arquivo Intermedirio: apenas guarda o documento para o dono; o Arquivo Intermedirio tem: GRANDES PROPORES; (armazns/ galpes) Grande volume de documentos; > que o Arq.Corrente; o NO PRECISA ESTAR PRXIMO instituio; o Os documentos da 2 idade AGUARDAM SUA DESTINAO FINAL (permanncia transitria) so mantidos por conta dos prazos prescricionais e aguardam destinao final; DESTINAO FINAL: ELIMINAO; ou GUARDA PERMANENTE Arq. Permanente;
Arquivo: Teoria e Prtica: Arquivo de 2 idade ou Intermedirios:Constitudo de documentos que deixaram de ser consultados frequentemente, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los, para tratar de assuntos idnticos ou retomar um problema novamente focalizado. No h necessidade de serem conservados prximos aos escritrios. A permanncia dos documentos nesses arquivos transitria. Por isso, so tambm chamados de limbo ou purgatrio. Lei 8159/91 Art. 8 2: Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

ARQUIVO PERMANENTES ou DE 3 IDADE: o Documentos HISTRICOS; o Documentos que perderam o valor (utilidade) administrativo e ganharam valor histrico (INATIVO); Todos os documentos que pelo seu valor probatrio, informativo, histrico e de investigao no podem ser destrudos, sendo, pois, de conservao permanente ou definitiva; o JAMAIS elimina/joga fora os seus documentos; o O acesso LIBERADO AO PBLICO em geral (nas fases anteriores o acesso restrito administrao);

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ARQUIVOLOGIA
Arquivo: Teoria e Prtica: Arquivo de 3 idade ou Permanentes:Constitudo de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em valor de seu valor histrico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo. Lei 8159/91 Art. 8 3: Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Lei 8159/91 Art. 10: Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis;

RESUMO ESQUEMTICO: CORRENTE INTERMEDIRIO PERMANETE

Documentos histricos; inativos; no tem mais valor administrativo; jamais joga fora os arquivos; acesso liberado ao pblico em geral;

Documentos novos; mais Documentos pouco utilizados; utilizados; ativos; em semi-ativos; aguardam tramitao; prximos aos destinao final; no precisam usurios diretos; ficar prximos aos usurios diretos; grande proporo; acesso restrito; otimiza espao;

OBS: A APLICAO DA TEORIA DAS 03 IDADES DOCUMENTAIS PERMITE MELHOR FLUXO DOCUMENTAL NA UNIDADE, MELHORANDO AS CONDIES DE SEUS ARQUIVOS;

II. TABELA DE TEMPORARLIDADE/ AVALIAO DE DOCUMENTOS: APLICAO DE INSTRUMENTO DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTO: instrumento que define os PRAZOS DE GUARDA e a DESTINAO FINAL dos documentos. criada por uma COMISSO DE AVALIAO e deve ser aprovada por uma AUTORIDADE COMPETENTE do rgo.
AVALIAO a definio dos prazos de guarda e da destinao do documento. realizada por uma comisso de avaliao e resulta na elaborao da tabela de temporalidade, que dever ser aprovada por uma autoridade competente da instituio para que possa ser implementada pelo rgo.

Lei 8159/91 Exemplo de tabela:

PRAZO DE GUARDA CORRENTE INTERMEDIRIO 7 anos 5 anos 5 anos Vigncia 95 anos 5 anos -

DOCUMENTOS Escala de frias Aposentadoria Greve Normas internas

DESTINO FINAL Eliminao Eliminao Permanente Permanente

OBSERVAES

CRIAO: APROVAO:

Comisso de avaliao (pessoa de cada rea) Autoridade Competente;

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ARQUIVOLOGIA A estrutura bsica de uma tabela de temporalidade deve, necessariamente, contemplar: I. Os conjuntos documentais produzidos e recebidos; II. Os prazos de guarda nas fases correntes e intermedirias; III. A destinao final (eliminao ou guarda permanente); IV. Campo para observaes necessrias sua compreenso e aplicao; OBSERVAES: Cada entidade/ empresa criar sua tabela de temporalidade para seus prprios documentos de arquivo; o Assim: cada instituio ter que decidir especificamente, diante de seus prprios critrios, quanto tempo tal documento ficar no arquivo corrente; se ele ir ou no para o arquivo intermedirio e por quanto tempo ficar nesse; e qual ser a destinao final do arquivo; A AVALIAO PESSOAL DE CADA INSTITUIO; REALIZADA POR COMISSO DA INSTITUIO; AUTORIZADO/APROVADO POR AUTORIDADE COMPETENTE; Assim: NO HAVER TEMPOS FIXADOS EM NORMA GERAL PARA A GUARDA DE DOCUMENTOS E SUA DESTINAO FINAL; PRAZO DE GUARDA: VARIA DE DOCUMENTO PARA DOCUMENTO E ESTAR EXPRESSO NA TABELA DE TEMPORALIDADE DA INSTITUIO; A destinao e o prazo de guarda dos documentos so indicados pela tabela de temporalidade; O Arquivo no pode eliminar os documentos, sem uso, sem autorizao (tabela); VANTAGENS DA AVALIAO: 1) GANHO DE ESPAO FSICO; a. A avaliao dos documentos provoca, necessariamente, a conquista de espao fsico; 2) FACILITA A ORGANIZAO (LOCALIZAO) DOS DOCUMENTOS; a. Facilidade na organizao e localizao dos documentos; b. O resultado esperado de um processo de avaliao de arquivo inclui o aumento do ndice de recuperao (localizao) da informao, ou seja, possibilita maior agilidade ao recuperar (localizar) documentos e informaes; 3) ECONOMIA DE RECURSOS HUMANOS E MATERIAIS; a. A avaliao dos documentos provoca, necessariamente, uma diminuio de gastos com recursos humanos e materiais; V. CUMPRIMENTO DO CICLO VITAL:

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ARQUIVOLOGIA TRANSFERNCIA X RECOLHIMENTO X ELIMINAO TRANSFERNCIA RECOLHIMENTO ELIMINAO o envio de documentos o envio de documentos o envio de documento da fase corrente p/ a fase da fase intermediria p/ a da fase corrente ou INTERMEDIRIA; fase PERMANENTE; intermediria p/ o LIXO;

RECOLHIMENTO 1 IDADE NOVO; MUITO UTILIZADO; ARQUIVO CORRENTE TRANSFERNCIA 2 IDADE MENOS UTILIZADO; ARQUIVO INTERMEDIRIO ELIMINAO ELIMINAO RECOLHIMENTO 3 IDADE ANTIGO; VALOR HISTRICO; ARQUIVO PERMANENTE

OBSERVAES: Os documentos podem ser eliminados nas fases: corrente e intermediria; Todo documento passa pela fase corrente (nascimento), mas nem sempre pelas fases: intermediria e permanente; o Ou seja: os documentos podem passar pelas 03 idades documentais, mas obrigatoriamente, apenas pelos arquivos correntes.

VI. SINAR: SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVO O conjunto de todos os arquivos dos rgos pblicos federais compe o SINAR DEC 4073/02 Regulamenta a Lei 8159/91 (Lei de poltica nacional de arquivos pblicos e privados; SINAR: Finalidade: IMPLEMENTAR A POLTICA NACIONAL DE ARQUIVOS pblicos e privados, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos do arquivo; rgo Central: CONARQ Integra o SINAR: o Arq. Nacional; (arq. Permanente do Executivo) o Arqs. do Executivo Federal; Quando organizados sistemicamente, passam a integrar o SINAR por intermdio de seus arquivos centrais; o Arqs. do Legislativo Federal; Quando organizados sistemicamente, passam a integrar o SINAR por intermdio de seus arquivos centrais; o Arqs. do Judicirio Federal; o Arqs. Estaduais dos 3 Poderes;
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ARQUIVOLOGIA o Arqs. do DF dos 3 Poderes; o Arqs. Municipais dos Poderes Executivo e Legislativo; Pessoas fsicas e jurdicas de direito privado (detentora de arquivos) podem integrar o SINAR mediante acordo ou ajuste com o rgo central; Competncias: o Promover: Gesto, Preservao e o Acesso s informaes e aos documentos na sua esfera de competncia, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do rgo central; o Disseminar, em sua rea de atuao, as diretrizes e normas estabelecidas pelo rgo central, zelando pelo seu cumprimento; o Implementar a racionalizao das atividades arquivsticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental; o Garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente; o Apresentar sugestes ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR; o Prestar informaes sobre suas atividades ao CONARQ; o Apresentar subsdios ao CONARQ para a elaborao de dispositivos legais necessrios ao aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; o Promover a integrao e a modernizao dos arquivos em sua esfera de atuao; o Propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de interesse pblico e social; o Comunicar ao CONARQ, para as devidas providncias, atos lesivos ao patrimnio arquivstico nacional; o Colaborar na elaborao de cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como no desenvolvimento de atividades censitrias referentes a arquivos; o Possibilitar a participao de especialistas nas cmaras tcnicas, cmaras setoriais e comisses especiais constitudas pelo CONARQ; o Proporcionar aperfeioamento e reciclagem aos tcnicos da rea de arquivo, garantindo constante atualizao. Integrantes do SINAR seguiro as diretrizes e normas emanadas do CONARQ, sem prejuzo de sua subordinao e vinculao administrativa.

Continuao:

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS:

2. QUANTO ENTIDADE MANTENEDORA: a. Qual entidade mantm/ detm guarda sob o arquivo? i. Entidade: PBLICA x PRIVADA; PBLICA PRIVADA Mantidos por rgos/ entidades Mantidos por entidades privadas pblicas ou por entidades privadas (pessoas fsicas ou jurdicas) encarregadas da gesto de servio pblico;

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ARQUIVOLOGIA
Lei 8159/91 Art. 7: Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do DF e municpios em decorrncia de suas funes administrativa, legislativas e judicirias; Lei 8159/91 Art. 7 1: So tambm os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico ou por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos. Lei 8159/91 Art. 11: Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades;

OBSERVAES: 1. Documentos acumulados (produzidos/ recebidos) por rgos pblicos e entidades pblicas, em decorrncia de suas funes e atividades, so considerados ARQUIVOS PBLICOS; 2. Diferentemente dos arquivos pblicos (no exerccio de suas atividades), os conjuntos de documentos acumulados por entidades privadas so denominados ARQUIVO PRIVADOS; 3. De acordo com a natureza da entidade produtora, os arquivos classificam-se em: PBLICO e PRIVADO; 3. QUANTO NATUREZA DOS DOCUMENTOS: a. Arquivo: ESPECIAIS x ESPECIALIZADOS ESPECIAIS ESPECIALIZADOS Guardam documentos de formas variadas e Guardam documentos de uma que exijam tratamento diferenciado determinada rea do conhecimento; (condies especiais) em sua guarda e EX: Arquivo Mdico; Arquivo Jurdico; conservao; (ex: fotografias; CDs; Arquivo de Engenharia Discos; Microfilme; Fita; Slides So aqueles que tm sob sua guarda os Documentos diferentes devem ter modos documentos resultantes da experincia diferenciados de guarda e conservao; humanos num campo especfico do saber, como, por exemplo, os arquivos So aqueles que tm sob sua guarda documentos de formas fsicas diversas mdicos ou hospitalares, os arquivos de (fotografias, fitas, clichs) e que, por imprensa e os arquivos de engenharia. esta razo, merecem seu tratamento especial no apenas no que se refere ao seu armazenamento, como tambm ao registro, acondicionamento, controle, conservao 4. QUANTO EXTENO DE SUA ATUAO: (LOCALIZAO) a. Arquivo: SETORIAIS x CENTRAL (GERAL) SETORIAIS CENTRAL (GERAL) Localizados junto aos rgos Acumula, em um nico local, operacionais (setores), cumprindo documentos provenientes de diversos funo de arquivos correntes; setores da instituio; So aqueles que estabelecidos junto aos So os que se destinam a receber rgos operacionais, cumprindo documentos correntes provenientes funes de arquivo correntes; dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio, Devem se localizar junto aos centralizando, portanto, as atividades produtores e receptores de documentos; de arquivo corrente.
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ARQUIVOLOGIA OBSERVAES: Arquivo Central/Geral: Setor/Unidade de Arquivo que se destina a receber os documentos correntes, provenientes dos diversos rgos/unidades que integram a estrutura de uma instituio (vinculadas mesma instituio), centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente;

CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS

1. QUANTO AO GNERO: a. GNERO: a configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizados na comunicao de seu contedo; Documentos com Texto; Ex: Ofcio, Ata Documentos escritos;

1. TEXTUAIS/ESCRITOS:

2. ICONOGRFICOS:

Documentos com Imagens ESTTICAS (paradas) Ex: Fotografias; Gravuras; Desenhos; Diapositivos (slides); Negativos

3. FILMOGRFICOS:

Documentos com Imagens DINMICAS (em movimento); Ex: Filmagens e Vdeos;

4. CARTOGRFICOS:

Documento de cartografia; Ex: Mapas e Plantas;

5. MICROGRFICOS:

Documentos registrados em Microfilmes;

6. SONOROS:

Documentos cuja informao esteja em forma de som; Ex: Som-udio;

7. INFORMTICOS:

Documentos em meio eletrnico/digital) Ex: Banco de dados email;

digital;

(formato

OBSERVAES: Uma base de dados desenvolvida em uma instituio pblica deve ser considerada como parte dos arquivos dessa instituio;
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ARQUIVOLOGIA A legislao brasileira define arquivo como sendo conjunto formado por uma variedade de suportes/ gneros;

Lei 8159/91 Art. 2 Consideram-se ARQUIVOS, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especificas, bem como por pessoas fsicas, qualquer que seja o suporte de informao ou a natureza dos documentos. 2. QUANTO ESPCIE E A TIPOLOGIA TEXUTAL: ESPCIE DOCUMENTAL x TIPOLOGIA DOCUMENTAL; ESPCIE DOCUMENTAL TIPOLOGIA DOCUMENTAL ASPECTO FORMAL do documento TIPO = ESPCIE + de acordo com a disposio de suas ATIVIDADE/FUNO; informaes; (Formato/Cara do doct) a configurao que assume uma espcie documental, de acordo com a a configurao que assume um documento de acordo com a atividade que a gerou. disposio e a natureza das formado, exclusivamente, de informaes nele contidas. DUAS PALAVRAS; 1: espcie: Atestado formado, exclusivamente, de UMA NICA PALAVRA; 2: atividade/funo: Mdico; Pelo nome tem-se a imagem do Ex: Boletim escolar; Certido de formato padronizado do documento; bito; Declarao de bens; Relatrio de atividades; Fatura de carto de Ex: Boletim; Certido; Declarao; crdito; Atestado Mdico; Processo Relatrio; Parecer; Atestado; Judicial; Contrato de Aluguel Requerimento; Aviso; Processo; Fatura, Carta, Telegrama; Precatrio; Laudo; Abaixo-assinado

3. QUANTO NATUREZA DO ASSUNTO: DOCUMENTOS SIGILOSOS x DOCUMENTOS OSTENSIVOS a. DOCUMENTOS SIGILOSOS: i. Documentos sigilosos: Documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de guarda para sua custdia e divulgao; ii. Documentos de ACESSO RESTRITO; iii. Tem graus de sigilo GRAUS DE SIGILO: 1. ULTRASSECRETO (sigilo extremo); 2. SECRETO (alto sigilo); 3. CONFIDENCIAL (sigilo mdio); 4. RESERVADO (baixo sigilo);
Lei 4553/02 Art. 5 Os dados ou informaes sigilosos sero classificados em ULTRASSECRETOS, SECRETOS, CONFIDENCIAIS e RESERVADOS, em razo do seu teor ou dos seus elementos intrnsecos;

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ARQUIVOLOGIA iv. SERVIDOR (quanto o cargo o grau de sigilo): 1. CREDENCIAL DE SEGURANA credencial autorizativa do nvel de acesso as documentos sigilosos; a. Emitida pelo rgo;

SECRETO

v. PROCESSOS: 1. CLASSIFICAO: A autoridade ATRIBUI o grau de sigilo ao documento; 2. DESCLASSIFICAO: A autoridade RETIRA o grau de sigilo de um documento, tornando-o ostensivo; 3. RECLASSIFICAO: A autoridade ALTERA o grau de sigilo de um documento;
Lei 4553/02 Art. 4 Para efeitos deste Decreto, so estabelecidos os seguintes conceitos e definies: I. Classificao: atribuio, pela autoridade competente, de grau de sigilo a dado, informao, documento, material, rea ou instalao; II. Desclassificao: cancelamento, pela autoridade competente ou pelo transcurso de prazo, da classificao, tornando ostensivo dados ou informaes; III. Reclassificao: alterao, pela autoridade competente de classificao de dado, informao, rea ou instalao sigilosos;

vi. TRAMITAO DOS DOCUMENTOS SIGILOSOS: 1. A tramitao/circulao dos documentos sigilosos deve ocorrem atravs de ENVELOPE DUPLO (2 envelopes); 1)
EXTERNO: deve conter somente DESTINATRIO

2)
INTERNO: deve conter DESTINATRIO + GRAU DE SIGILO

Lei 4553/02 Art. 24: Os documentos sigilosos em sua expedio e tramitao obedeceram s seguintes prescries: I. Sero acondicionadas em envelopes duplos; II. No envelope externo no constar qualquer indicao do grau de sigilo ou do teor do documento; III. No envelope interno sero apostos o destinatrio e o grau de sigilo, de modo a serem identificados logo que removido o envelope externo;

OBSERVAO: na expedio e tramitao de documentos sigilosos, a unidade de arquivo e protocolo deve observar o acondicionamento desses documentos em envelopes duplos e indicar o grau de sigilo no envelope interno;
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ARQUIVOLOGIA

b. DOCUMENTOS OSTENSIVOS: i. Documentos Ostensivo (Comum): Documentos cuja divulgao no prejudica a administrao; ii. Documentos SEM RESTRIO quanto ao acesso; iii. A maioria dos servidores tem acesso; iv. No tem classificao de nvel de acesso; v. No h regras especficas de tramitao;

PRESERVAO DE DOCUMENTOS:
FATORES QUE DANIFICAM OS DOCUMENTOS: o 3 FATORES: FATORES FSICOS (ambiente); FATORES QUMICOS; FATORES BIOLGICOS;

A. FATORES FSICOS: a. F. Fsicos prejudiciais conservao dos documentos: i. UMIDADE ALTA; ii. AR SECO; iii. TEMPERATURA INADEQUADA; ( calor/ frio) iv. LUMINOSIDADE: 1. Exposio luz natural PIOR (U.Vqueima); a. A luz solar mais nociva que a luz artificial na conservao e na preservao dos documentos de arquivo; b. Arquivo no deve receber luz direta do sol; 2. Exposio luz artificial; b. Dicas: i. O arquivo deve ter controle de umidade e temperatura de acordo com os documentos mantidos sob sua guarda (aproximadamente entre 21 e 55) 1. Cada suporte de documento mais resistente ou menos resistente a umidade ou a temperatura devendo-se atentar a cada um para se realizar um controle eficaz; 2. O arquivo deve controlar a umidade e a temperatura de acordo com seu acervo; 3. A umidade e temperatura devem ser constantes (sem oscilaes) c. Observaes: i. Ar seco e Alta umidade so fatores de enfraquecimento do papel;

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ARQUIVOLOGIA B. FATORES QUMICOS: a. F.Qumicos prejudiciais conservao dos documentos: i. POEIRA; ii. SUJEIRA; iii. FUMAA; iv. COLAS; v. FITAS ADESIVAS; vi. OBJETOS METLICOS; vii. ALIMENTOS; b. Dicas: i. GUA e FOGO no devem entrar no ambiente do arquivo; ii. A LIMPEZA fator essencial na conservao dos documentos; 1. Limpeza do ambiente: Piso, Estantes e Mveis; 2. Limpeza do ambiente X Limpeza dos documentos: L. DO AMBIENTE Pano mido; Aspirador de P; Produtos Neutros; L. DOS DOCUMENTOS Trincha/ Flanela Seca; Borracha em P;

iii. COLCHETE/CLIPES: devem ser de PLSTICO; iv. Para REPAROS em documentos deve-se utilizar COLAS e FITAS ADESIVAS COM PH NEUTRO; c. Observao: i. A higienizao mecnica dos documentos feita com uma TRINCHA ou uma FLANELA uma ao importante para a conservao dos documentos; ii. Na higienizao dos documentos deve-se retirar a poeira e tambm os objetos metlicos; iii. Higienizao e Acondicionamento aes de conservao de documento; iv. A higienizao um dos procedimentos mais significativos do processo de conservao de documentos e deve ser feita em perodos regulares. v. Deve-se proibir a entrada de pessoas transportando alimentos e lquidos dentro do arquivo; vi. Para reparos em documentos, como enxertos e rasgos, indicado o uso de cola plstica ESPECIAL; vii. No caso de rasgos, indicado o uso de fitas adesivas ESPECIAIS para as pequenas reparaes dos documentos em suporte de papel;

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ARQUIVOLOGIA C. FATORES BIOLGICOS: a. F.Biolgicos prejudiciais conservao dos documentos: i. INSETOS; ii. MICOORGANISMOS; iii. RATOS; iv. HOMEM; OBSERVAES: Os fatores fsicos, qumicos e biolgicos so, a mdio e longo prazo, prejudiciais conservao dos documentos; A conservao compreende os cuidados prestados aos documentos e ao local de guarda; As oscilaes freqentes das condies climticas ambientais no espao fsico destinado guarda de documentos so prejudiciais conservao dos documentos; CUIDADOS A SEREM OBSERVADOS AO SE MANUSEAR DOCUMENTOS: o FOTOS e NEGATIVOS: Devem ser manuseados com LUVAS DE ALGODO; o ANOTAES NOS DOCUMENTOS: Devem ser feitas a LPIS; o DOCUMENTOS EM MEIO DIGITAL: BACKUP (Cpia de Segurana); NOVAS TECNOLOGIAS DE MDIA; MUDANAS DE FORMATO/ EXTENSO; OS

MICROFILMAGEM:
uma tcnica que permite criar uma cpia do documento em formato altamente reduzido. Ou seja, a microfilmagem a produo de imagens fotogrficas de um documento em formato altamente reduzido. VANTAGENS: Ganho de espao fsico (ESPAO); Preservao do documento original em papel (DOCUMENTO HISTRICO); o Cpia fiel do contedo do documento original. Segurana e guarda da informao (BACKUP); o OBS: OBRIGATRIO: Todo microfilme deve ser gerado em 2 cpias, que devero ser guardados em locais separados. Assim o armazenamento do filme original deve ser feito em local diferente daquele em que se encontra o respectivo filme-cpia.

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ARQUIVOLOGIA VALIDADE JURDICA/ LEGAL: o Aps microfilmagem pode se eliminar os documentos originais, pois os documentos microfilmados tm validade jurdica, ou seja, tm, por si s, valor probatrio da informao. (Decreto 5.433/69 Brasil) o Exceo: documentos permanentes / histricos no podem ser eliminados aps a microfilmagem.

GESTO DE DOCUMENTOS:
o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas, realizado na fase corrente e na intermediria, referentes produo, tramitao, uso, avaliao (tempo) e arquivamento de documentos nas fases correntes e intermedirias, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Ou seja, o conjunto de medidas e rotinas relativas aplicao de tcnicas e prticas arquivsticas para racionalizao e eficincia na criao e avaliao de documentos de arquivo.
Lei 8.159/91 Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

GESTO = CONTROLE Utiliza tudo da arquivologia para controlar documentos.

CORRENTE e INTERMEDIRIA PRODUO TRAMITAO USO AVALIAO ARQUIVAMENTO

GESTO DE DOCUMENTOS

PERMANENTE

PROCEDIMENTO/ OPERAES TCNICAS

FINALIDADES: Racionalizar a produo de documentos no rgo; Eliminar documentos destitudos de valor; Preservar documentos de valor histrico (secundrio); Controlar o uso e a conservao dos documentos na instituio. GESTO DE DOCUMENTOS x CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS A gesto de documentos est intimamente relacionada ao ciclo vital dos documentos. Ou seja, mantm-se uma relao estreita entre esses dois conceitos, para permitir uma melhor organizao dos documentos e um acesso rpido e eficiente dos documentos.
GESTO CONTROLA TODO O CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS (3 IDADES)

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ARQUIVOLOGIA A gesto de documentos engloba todo o ciclo vital dos documentos, desde a sua criao at a sua eliminao ou guarda permanente, passando pelos estgios corrente e intermedirio. FASES DA GESTO: A gesto de documentos pode ser dividida em 03 fases bsicas, ou seja, um programa geral de gesto de documentos, para alcanar economia e eficcia, envolve as seguintes fases: 1. 2. 3.

PRODUO / CRIAO: como ser produzido; UTILIZAO / CONSERVAO: como ser utilizado / conservado; DESTINAO
a. Eliminao; b. Permanente;

PROTOCOLO:
o controle da tramitao dos documentos, que permite localiz-los quando necessrio. o controle da tramitao dos documentos que tramitam no rgo, de forma a permitir a sua rpida localizao e informao aos interessados. um importante instrumento para gerenciamento do registro e controle do trmite documental. uma atividade tpica da fase CORRENTE. PROTOCOLO: porta de entrada e de sada dos documentos de uma instituio e, por suas caractersticas, faz parte das atividades dos arquivos correntes. ATIVIDADES DE PROTOCOLO: (atividades de controle da documentao (corrente) facilitar o fluxo de informao) 1. RECEBIMENTO (entrada de documentos Recepo/Entrada) 2. SEPARAR os documentos particulares e os sigilosos dos oficiais ostensivos; 3. REGISTRO (cadastro dos dados do documento data; assunto; interessados) a. O registro dos documentos que chegam a um rgo pblico deve ser feito no setor de Protocolo e consiste na reproduo dos dados do documento destinada a controlar a movimentao e fornecer dados de suas caractersticas fundamentais aos interessados. b. a incluso de dados sobre o documento em uma base de dados. 4. ATUAO* (termo que caracteriza a formao/ abertura de processos no para todos os documentos) 5. CLASSIFICAO: Separar por assunto; 6. EXPEDIO/ DISTRIBUIO: Encaminhar para o Destinatrio; 7. CONTROLE/ MOVIMENTAO: controle da tramitao/ andamento; a. SISTEMA: setor + protocolo b. Controle da movimentao de um setor para outro.

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ARQUIVOLOGIA

(EXTERNO) Sada

EXPEDIO
PROTOCOLAR

REGISTRAR CLASSIFICAR

RGO
DOCUMENTO

Chega - Recebimento

PROTOCO LO

CONTROLE/ MOVIMENTAO (INTERNO)

DISTRIBUIO

SETORES

FASE CORRENTE
#OBS: 1. Documentos que chegam com envelope lacrado, o Protocolo abre o envelope e cadastra o documento (registra). 2. O controle da tramitao dos processos pelos setores de trabalho responsveis pela conduo dos assuntos tratados nos processos de responsabilidade do setor de protocolo e dos prprios setores de trabalho por onde tramitam os processos. 3. As rotinas do protocolo so fundamentais para garantir o fluxo adequado do documento dentro de uma empresa ou rgo pblico. #DOCUMENTOS QUE NO PODEM SER ABERTOS PELO PROTOCOLO: 1. DOCUMENTOS PARTICULARES; a. Documentos pessoais dos servidores; 2. DOCUMENTOS SIGILOSOS; a. Ultrassecretos; b. Secretos; c. Confidencial; d. Reservado;

Recebe, Separa e Encaminha ao destinatrio; No tem registro;

O Protocolo tem o controle do recebimento e da distribuio dos documentos particulares e sigilosos, porm no faz o registro (cadastro no sistema) desses documentos. Ou seja, Os documentos particulares ou sigilosos recebidos pelo protocolo no devem ser registrados nem classificados, mas apenas remetidos aos destinatrios. Devem ser encaminhados diretamente ao destinatrio;

#DOCUMENTOS QUE DEVEM SER ABERTOS PELO PROTOCOLO: 1. DOCUMENTOS OSTENSIVOS;

OBS: O protocolo deve separar as correspondncias oficiais das particulares e a correspondncia oficial de carter sigiloso da de carter oficial;
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ARQUIVOLOGIA PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS OU DE PROTOCOLO: (PORTARIA n 05/2002 MPOG)

2 PARTES:

1. PROCEDIMENTOS COM RELAO CORRESPONDNCIA PROCEDIMENTOS DE CORRESPONDNCIA:

ou

CORRESPONDNCIA: toda espcie de comunicao escrita, que circula nos rgos ou entidades, exceo dos processos. (ex: ofcios, cartas, telegramas, avisos). Ou seja, tudo o que no for processo. todo documento, exceo dos processos.

CORRESPONDNCIA

PROCESSO

TUDO (ofcio, portaria, memorando, aviso, cartas, telegramas) menos Processo.

# CLASSIFICAO DAS CORRESPONDNCIAS: INTERNA x EXTERNA: EXTERNA Aquela que tramita entre instituies distintas. a correspondncia mantida entre os rgos ou entidades da Administrao Pblica Federal;

INTERNA Aquela que tramita dentro do rgo; a correspondncia mantida entre as unidades do rgo, ou seja, aquelas trocadas entre os rgos de uma mesma instituio. OFICIAL x PARTICULAR:

OFICIAL Aquela que trata de assuntos da instituio; a espcie formal de comunicao mantida entre os rgos ou entidades da Adm.Pblica Federal ou destes para outros rgos pblicos ou empresas privadas; RECEBIDA x EXPEDIDA:

PARTICULAR Aquela que trata de assuntos particulares/ pessoal. a espcie informal de comunicao utilizada entre autoridades ou servidores e instituies ou pessoas estranhas Administrao Pblica Federal;

RECEBIDA Aqueles documentos que foram recebidos pela instituio; Aquela de origem interna ou externa recebida pelo Protocolo central ou setorial do rgo ou entidade.
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EXPEDIDA Aquelas correspondncia que saem da instituio. Expedio: remessa da correspondncia interna ou externa no mbito da Adm.Pblica Federal.
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ARQUIVOLOGIA # PROCEDIMENTO DE CORRESPONDNICA: 1.1. RECEBIMENTO e REGISTRO DE CORRESPONDNCIA: Ocorre no PROTOCOLO; a. Correspondncia recebida ser entregue no Protocolo de cada rgo ou entidade para posterior distribuio. Rotina: a. Receber a correspondncia; b. Conferir se o destinatrio est correto, ou seja, verificar se o destinatrio ou a unidade pertencem ou no ao rgo ou entidade; i. Se caso negativo: devolver correspondncia ao remetente, apondo carimbo, e identificando o motivo da devoluo. c. Verificar se h recibo para devoluo (controle do recebimento); d. O Protocolo tem prazo para enviar os documentos para os setores destinatrios; i. PRAZO NO PROTOCOLO: 24 HORAS, exceto 6as feiras, vspera de feriado ou pontos facultativos. Ou seja, nenhuma correspondncia permanecer no Protocolo por mais 24 horas, salvo as excees anteriores. OBS: ao receber a correspondncia e proceder abertura do envelope, o protocolo setorial dever observar: a. Se est assinado pelo prprio remetente, por seu representante legal ou procurador, caso em que dever ser anexado o instrumento de procurao; b. Se est acompanhado dos respectivos anexos, se for o caso; c. Se contm o comprovante de recebimento, e providenciar a respectiva devoluo. d. Se a correspondncia ser atuada ou no;

1.2. EXPEDIO DE CORRESPONDNCIAS: Controlada pelo PROTOCOLO; ( obrigatrio o controle da expedio) Rotinas de envio: a. Correspondncias pode ser encaminhada: i. Pelo prprio protocolo; ii. Por via postal; #A correspondncia oficial expedida ser encaminhada por intermdio do protocolo do rgo ou entidade, por meio dos servios da empresa de correios (Via Postal), ou utilizando-se de meios prprios para efetuar a entrega (Via prprio Protocolo); #Correspondncia internaser encaminhada por intermdio do Protocolo. #Apenas o Protocolo tm responsabilidade pela expedio de correspondncias.
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ARQUIVOLOGIA Toda correspondncia oficial expedida dever conter, para sua identificao em sistema prprio: o A espcie do documento e o rgo emissor; Seguido: o Da sigla da unidade; o Do nmero de ordem; o Do destinatrio; o Do assunto; o e Da data de emisso. #Toda correspondncia oficial expedida ser acondicionada em envelope, contendo no canto superior esquerdo: Nome; Cargo; Endereo; Destinatrio; Espcie; Nmero da correspondncia; Nome e endereo do remetente; (Em caso de devoluo para empresa de correio o localize) OBSERVAES: 1. Documento oficial faz referncia ao CARGO do destinatrio e no da pessoa que o ocupa. a. Quando um documento oficial for encaminhado para um destinatrio que no ocupe mais o cargo, dever ser aberto, para as providncias cabveis. 2. Correspondncia Particular: a. No ser expedida pelas unidades de protocolo do rgo ou entidade, ou seja, o protocolo no envia correspondncia particular. i. Protocolo: Correspondncia Particular apenas recebe, separa e envia para o destinatrio. No registra e nem envia. ii. A correspondncia particular recebida dever ser encaminhada diretamente ao destinatrio.

2. PROCEDIMENTOS COM RELAO A PROCESSO ou PROCEDIMENTOS DE PROCESSO: PROCESSO: o documento que, para cumprir a sua finalidade, deve tramitar por vrios rgos, onde ser analisado e receber despachos diversos. o documento ou conjunto de documentos que exige um estado mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres tcnicos, anexos ou, ainda, instrues para pagamento de despesas; assim, o documento protocolado e autuado pelos rgos autorizados a executar tais procedimentos.
AUTOS DE PROCESSO

DESPACHO: a deciso da autoridade em um processo. Pode ser favorvel ou desfavorvel.

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ARQUIVOLOGIA 1.1. AUTUAO ou FORMAO DE PROCESSO: a transformao de um documento em processo (Formao/ Abertura de Processo) Ocorre no PROTOCOLO; o Na autuao feito o registro do processo atribuindo-lhe um nmero. Etapas/ Rotina da Autuao: a. Capa/ Cochete; a. Preencher a capa, juntamente com toda a documentao, com cochete; b. Etiqueta com os dados na capa; a. Apor, na capa do processo, a etiqueta com o respectivo nmero de protocolo; c. Etiqueta na primeira folha do processo; a. Apor, na primeira folha do processo, outra etiqueta com o mesmo nmero de protocolo; d. Numerar as folhas do processo; a. Numerar as folhas, apondo o respectivo carimbo (rgo, nmero da folha e rubrica do servidor que estiver numerando o processo); e. Registrar no sistema; (atribuindo-lhe um nmero) a. Registrar em sistema prprio, os dados do processo, a fim de permitir sua recuperao (Ex: espcie, nmero, data, procedncia, interessado, assunto) f. Encaminha ao primeiro setor; Correspondncia no autuada seguir as regras de norma para ser registrada em sistema prprio e encaminhada unidade de destino.

OBS: AUTUAO DE DOCUMENTOS SIGILOSOS (secretos, confidenciais ou reservados) Deve ser feita por servidor do Protocolo especialmente designado para esta atividade; Ou seja, a autuao ser processada por servidor com competncia para tal, da mesma forma que os demais documentos, devendo, no entanto, lacrarem o envelope processo, apondo o nmero do processo, o rgo de destino e o carimbo correspondente ao grau de sigilo. NO SERO AUTUADOS: Documentos que no devam sofrer tramitao, tais como convites para festividades, comunicao de posse, remessa para publicao, pedido de cpia de processo, desarquivamento de processo e outro que, por sua natureza, no devam constituir um processo. Documentos que no passem por tramitao no devem ser autuados. DOCUMENTOS QUE FORAM PROCESSOS DEVEM SER: ORIGINAIS (Preferencialmente) CPIA AUTENTICADA: o Em cartrio; o Pelo prprio servidor pblico;
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ARQUIVOLOGIA O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento original; no entanto, pode ser autuado utilizando-se uma cpia de documento, considerando-se que o servidor tem f pblica para autenticar documentos e fazer reconhecimento de firma. DOCUMENTOS RECEBIDOS POR FAX: No podem formar processo. Mensagens e documentos resultantes de tramitao via fax no podero se constituir em peas de processo. OBS: Documentos recebidos por meios eletrnicos (lacuna na portaria: ainda no dispe a respeito).

1.2. NUMERAO DE FOLHAS E DE PEAS DO PROCESSO: Todas as folhas devem ser enumeradas, carimbadas e rubricadas. Enumerao: 1. Em ordem crescente; 2. 1a folha: nmero 01 3. Capa: no enumerada; 4. Numerao: a. Canto superior direito da folha; b. Verso: no enumerado; Responsvel pela enumerao: 1. Folhas iniciais (Recebimento): PROTOCOLO; a. As folhas de um processo devem ser inicialmente numeradas e rubricadas pelos funcionrios do protocolo; 2. Demais folhas: PRPRIO SETOR a. As seguintes folhas includas posteriormente devero ser numeradas e rubricadas pelos responsveis dos setores pelos quais os documentos iro tramitar, ou seja, pelos responsveis pela incluso. No permitido: 1. Rasuras; 3. Utilizao de letras; a. Nenhum processo poder ter duas peas com a mesma numerao, no sendo admitido diferenciar pelas letras A e B, nem rasuras. Correo: A. Marca-se um X na data/ carimbo e renumera corretamente; a. Quando, por falha ou omisso, for constatada a necessidade da correo de numerao de qualquer folha dos autos, inutilizar a anterior, apondo um Xsobre o carimbo a inutilizar, renumerando as folhas seguintes, sem rasuras certificando-se a ocorrncia.

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ARQUIVOLOGIA Resumo e observaes: As folhas dos processos sero numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser utilizado carimbo prprio para colocao do nmero, aposto no canto superior direito, recebendo, a primeira folha, o nmero 1. A numerao das peas do processo ser iniciada no protocolo (ou unidade protocolizadora) da unidade correspondente, conforme faixa numrica de autuao. As peas subseqentes/ posteriormente sero numeradas e rubricadas pela unidade que as adicionarem, ou seja, pelo responsvel pela incluso; a capa do processo no ser numerada. Nos casos em que a pea do processo estiver em tamanho reduzido, ser colocada em folha de papel em branco, apondo-se o carimbo da numerao de peas de tal forma que o canto superior direito do documento seja atingido pelo referido carimbo.

1.3. JUNTADA DE PROCESSOS: A juntada ser executada pelo PROTOCOLO central ou setorial da unidade correspondente, mediante determinao, por despacho, de seu dirigente. Ato de reunir uma ou mais folhas/ documentos em um processo, obedecendo ordem cronolgica de sua apresentao. Estudo e uniformizao de tratamento em matrias semelhantes. JUNTADA POR APENSAO a juntada provisria de um processo a outro; a juntada de um processo a outro em carter provisrio. Neste caso, os processos mantm sua independncia e numerao originais; DESAPENSAO a separao de processos apensados; A despensao, como a juntada de processos, sero executadas pelo Protocolo central ou pelo setorial da unidade correspondente, mediante determinao, por despacho, de seu dirigente. Aps a deciso final, os processos podero ser desapensados no Protocolo setorial da unidade onde se encontrarem; A desapensao ocorrer antes do arquivamento.

JUNTADA POR ANEXAO a juntada definitiva de um processo a outro; desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto. Tem renumerao de pginas, renumerao a partir do processo principal. Vira um processo s; Ser feita somente quando houver dependncia entra os processos a serem anexados; A dependncia ser caracterizada quando for possvel definir um processo como principal e um ou mais como acessrios;

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ARQUIVOLOGIA 1.4. DESENTRANHAMENTO DE PEAS: a retirada de peas/ documentos de um processo. Pode ocorrer a pedido do interessado ou por interesse da administrao. o processo inverso ao da juntada, que consiste em desanexar um ou mais documentos/ folhas de um processo. A retirada de folhas ou peas ocorrer onde se encontra o processo, mediante despacho prvio da autoridade competente. No desentranhamento no local coloca uma observao sobre o desentranhamento para no ter remunerao. Ou seja, o processo que tiver folha ou pea retirada conservar a numerao original de suas folhas ou peas, permanecendo vago o nmero de folha (s) correspondente (s) ao desentranhamento, apondo-se o carimbo de desentranhamento. Sempre que houver a retirada de folhas ou peas, lavrar, aps o ltimo despacho, o TERMO DE DESENTRANHAMENTO. Quando a retirada de folha ou pea for a pedido de terceiros, usar carimbo de desentranhamento de pea, onde conta o recibo da parte interessada. Assim, o desentranhamento de peas ou folhas de um processo pode ocorrer quando houver interesse da Administrao ou a pedido do interessado.

1.5. DESMEMBRAMENTO DE PEAS: a retirada de uma pea/ documento de um processo para formar outro processo. Ou seja, a separao de parte da documentao de um processo, para formar outro processo, ocorrer mediante despacho da autoridade competente, utilizando-se o TERMO DE DESMENBRAMENTO, conforme metodologia a seguir: A. Retirar os documentos que constituiro outro processo; B. Apor o TERMO DE DESMEMBRAMENTO no local onde foram retirados os documentos. C. Proceder atuao dos documentos retirados, conforme esta norma, renumerando suas pginas.

1.6. DILIGNCIA: a devoluo do processo a um setor em que tramitou anteriormente para corrigir alguma falha verificada. o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades indispensveis ou de cumprir alguma disposio legal, devolvido ao rgo que assim procedeu (de origem), a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas.

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ARQUIVOLOGIA 1.7. ENCERRAMENTO DO PROCESSO: O encerramento do processo pode ocorrer: A. Pelo indeferimento do pleito; (Pedido Negado) B. Pelo atendimento da solicitao e cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorrentes; (Pedido Atendido) C. Pela expressa desistncia por parte do interessado; D. Pela interrupo por mais de 01 ano por omisso da parte do interessado;

1.8. ABERTURA DE VOLUMES: Limites do processo: Nmero mximo de folhas do processo: NO H LIMITES; o Processo ser dividido em volumes: O nmero mximo de folhas por volume: 200 folhas; Ou seja: os autos no devero exceder a 200 folhas em cada volume. Um mesmo documento no pode ser desmembrado em 02 volumes diferentes. Incluso: a incluso que exceda s 200 folhas, esse documento abrir um novo volume. Numerao: Pra a numerao que ficou no ltimo documento juntado e comea o novo volume com o novo documento. O encerramento e a abertura de novos volumes sero efetuados mediante a lavratura dos respectivos termos em folhas suplementares, prosseguindo a numerao, sem soluo de continuidade, no volume subseqente. Ex: Processo contendo 180 folhas, ao que ser includo um documento contendo 50 folhas, encerra-se o volume com 180 e abrir-se- novo volume com o referido documento de 50 folhas. A abertura do volume subseqente ser informada no volume anterior e no novo volume.

1.9. RECONSTITUIO DE PROCESSOS: Havendo extravio ou desaparecimento de processo: A. Servidor que primeiro tomar conhecimento do fato comunicar sua chefia o ocorrido. (SERVIDORCOMUNICAR CHEFIA PARA TOMAR PROVIDNCIA) B. Autoridade administrativa que tiver cincia do fato promover a sua apurao imediata, mediante sindicncia ou processo administrativo disciplinar. (CHEFEINSTAURAR SINDICNCIA OU PAD PARA APURAO DO FATO) C. Independente das aes anteriores, o processo dever ser reconstitudo. (RECONSTITUIO DO PROCESSO DESAPARECIDO).
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ARQUIVOLOGIA a. O protocolo verificar por onde o processo passou e ser refeito pela reconstituio dos seus passos. b. O processo reconstitudo no ter o mesmo nmero do processo extraviado.

MTODOS DE ARQUIVAMENTO:
AQUIVAMENTO: Conjunto das operaes destinadas ao acondicionamento e armazenamento de documentos. Meios de colocar os documentos em ordem.

MTODOS: 1. 2. 3. 4. 5. HORIZONTAL/ VERTICAL; ALFABTICO; GEOGRFICO; NUMRICO; IDEOLGICO;

2. MTODO ALFABTICO e VARIADEX: O mtodo Alfabtico aquele que organiza os documentos por NOME (A-Z); VARIADEX: uma variante/ mtodo espcie do mtodo Alfabtico que organiza os documentos, alm de usar nomes, atribui cores s letras para facilitar o arquivamento. O mtodo Alfabtico um dos mtodos de arquivamento de documentos e tem o NOME como principal elemento a ser considerado. O mtodo de arquivamento Variadex adota cores preestabelecidas como diferencial o que facilita o arquivamento e a localizao de documentos.

3.

MTODO GEOGRFICO:

O mtodo aquele que organiza os documentos pela procedncia ou local. A ordenao geogrfica tem como elemento PROCEDNCIA DO CORRESPONDENTE; principal o LOCAL/

1. REGRAS DO MTODO GEOGRFICO:

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ARQUIVOLOGIA POR ESTADO POR PAS POR CIDADE 1. Colocar os Estados em 1. Colocar os Pases em 1. Colocar as Cidades em ordem Alfabtica. ordem alfabtica; ordem alfabtica; 2. Organizar as cidades 2. Organizar as cidades 2. Identificar, ao final de cada dentro de cada Estado na dentro de cada Pas na cidade, o Estado entre ordem: CAPITAL (1O) + ordem: CAPITAL (1O) + parnteses; OUTRAS EM ORDEM OUTRAS EM ORDEM ALFABTICA. ALFABTICA. Ex: A. Por Estado:
Ordem Alfabtica dos Estados
Alagoas

Gois

Dentro da pasta do Estado

Goinia

Cidade Capital do Estado 1o

Par

Alexnia

Demais cidades do Estado: ORDEM ALFABTICA

So Paulo

Itumbiara

B. Por Pas:
Ordem Alfabtica dos Pases
Alemanha

Brasil

Dentro da pasta do Pas

Braslia

Cidade Capital do Pas 1o

E.U.A

Alagoas

Demais cidades do Pas: ORDEM ALFABTICA

Japo

So Paulo

C. Por Cidade:
Ordem Alfabtica das Cidades
Braslia (DF)

Goinia (GO)

Uberaba (MG)

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ARQUIVOLOGIA 4. MTODO NUMRICO:

aquele que organiza os documentos por nmeros. Pode ser dividido em: a) SIMPLES; b) CRONOLGICO; c) DIGITO TERMINAL; SIMPLES CRONOLGICO Os documentos so Organiza os documentos organizados pelo nmero por data. inteiro, na ordem crescente. indicada para nmeros pequenos; DGITO TERMINAL Organiza os documentos pelos 02 ltimos algarismos. indicado para nmeros grandes. Caminha de 02 em 02 se os ltimos nmeros se repetirem (forem iguais), da direita para a esquerda; Dica: separar de 02 em 02 primeiro da direita pra esquerda. Completar com zeros onde faltar numero;

Demonstrao: Simples x Digito Terminal Nmeros Simples (ordem crescente dos nmeros) Nmeros Digito Terminal (ordem crescente dos 2 ltimos nmeros) 1. 2. 3. 4. 5. 914.302 345.654 764.158 4.558 75.789

345.654 914.302 764.158 4.558 75.789

1. 2. 3. 4. 5.

4.558 75.789 345.654 764.158 914.302

34 5.6 54 91 4.3 02 76 4.1 58 00 4.5 58 07 5.7 89

O mtodo numrico digito terminal determina a numerao seqencial dos documentos, dispondo os nmeros em grupos de dois dgitos cada um. Por exemplo: 526.319 52 63 19.

5.

MTODO IDEOGFICO:

o mtodo que organiza os documentos por assunto, ou seja, o principal elemento a ser adotado para a recuperao da informao o assunto. Pode organizar os documentos de forma alfabtica (IDEOGRFICO ALFABTICO) ou numrica (IDEOGRFICO NUMRICO).
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ARQUIVOLOGIA Ex:

1 2
2. PESSOAL; 2.1. FRIAS; 2.2. APOSENTADORIA; 2.3. LICENA; 2.3.1. PATERNIDADE; 2.3.2. MATERNIDADE

ESCOLHA DO MTODO: O mtodo a ser adotado no arquivo dever ser definido aps anlise, ou seja, o responsvel deve conhecer e considerar 02 aspectos: A. Os documentos a serem organizados (arquivados); B. A estrutura e o funcionamento da instituio; (das caractersticas da instituio que est sendo organizada) Assim, o mtodo de arquivamento dos documentos de arquivo deve ser definido a partir da natureza dos documentos e da estrutura da organizao que produz ou recebe. O arquivo pode usar quantos mtodos forem necessrios, de forma a atender as necessidades da instituio. Sendo que o conjunto de mtodos a ser adotado chamado de CLASSIFICAO ou ARRANJO. CLASSIFICACO ou ARRANJO a disposio fsica dos documentos no arquivo, a partir de mtodos pr-ordenados. Ex: ARQUIVO GRANCURSO o Ceilndia; o SIG; o TAGUATINGA; Unidade 01 Unidade 02 Unidade 03 2008 2009 2010 o o o

GEOGRFICO

NMERO SIMPLES

NMERO CRONOLGICO

Facon Pliade IDEOGRFICO Regular (...)

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ARQUIVOLOGIA Nome, Local, Nmero, Data e Assunto so elementos de um documento que devem ser considerados na ordenao dos documentos de arquivo. possvel, na escolha do mtodo de arquivamento, definir um mtodo principal e mtodos auxiliares para a organizao da documentao. Ou seja, os documentos de arquivo no obedecem a um mtodo de arquivamento nico. A atividade de classificao de documentos de arquivo exige, por parte do classificador, conhecimento no s da empresa ou do rgo pblico, mas da natureza dos documentos a serem classificados. Ou seja, a atividade de classificao exige do responsvel conhecimento de administrao da organizao qual est vinculado e tambm da natureza dos documentos a serem classificados.

REGRAS DE ALFABETAO:
1a REGRA: COMUM Nome de pessoas fsicas considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome.
LTIMO SOBRENOME VRGULA DEMAIS NOMES

Ex: Joo Barbosa Pedro lvares Cabral

Barbosa, Joo Cabral, Pedro lvares

OBS: Se no arquivamento de fichas por nomes houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do Prenome: Ex: 1. Barbosa, Antnio; 2. Barbosa, Joo; 2a REGRA: SOBRENOMES COMPOSTOS Sobrenomes compostos de Substantito + Adjetivo OU Ligados por hfen no se separam. Ex: Camilo Castelo Branco Castelo Branco, Camilo
Substantivo + Adjetivo

Heitor Villa-Lobos Villa-Lobos, Heitor 3a REGRA: SOBRENOMES COM NOMES DE SANTOS Os sobrenomes formados com as palavras: SANTO, SANTA ou SO no se separam. Ex: Luciano Santo Cristo Santo Cristo, Luciano Carlos So Paulo So Paulo, Carlos

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ARQUIVOLOGIA 4a REGRA: INICIAIS ABREVIADAS As iniciais abreviadas de prenomes tem preferncia na classificao de sobrenomes iguais. Ex: Vieira, J. Vieira, Joo Vieira, Jos 5a REGRA: ARTIGOS E PREPROSIES Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, da, do, e, um, uma; no so considerados. Ex: Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d 6a REGRA: SOBRENOME DE PARENTESCO Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior, Neto; so considerados parte integrante do ltimo sobrenome, ou seja, no devem ser separados. Ex: Almeida Filho, Antnio Vasconcelos Sobrinho, Paulo 7a REGRA: TTULOS QUE ACOMPANHAM O NOME Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome, entre parnteses. Ex: Campos, Milton (Ministro) Pereira, Paulo (General) 8a REGRA: NOMES ESTRANGEIROS Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais. Ex: Aubert, Georges Mller, Paul 9a REGRA: PARTCULAS DE NOMES ESTRANGEIROS As partculas de nomes estrangeiros podem ou no ser considerados. O mais comum consider-las como parte integrante do ltimo sobrenome quando escritas com letra maiscula. Ex: Capri, Giulio di Mc Adam, John OBrien, Gordon
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ARQUIVOLOGIA 10a REGRA: NOMES ESPANHIS / HISPNICOS: Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome. Ex: Angel de Arco y Molinero Arco y Molinero, Agel de Jos de Oviedo y Baos Oviedo y Baos, Jos de 11a REGRA: NOMES ORIENTAIS E RABES Os nomes orientais (japoneses, chineses e rabes) so registrados exatamente como se apresentam. Ex: Al Bem-Hur Al Bem-Hur Li Yutang Li Yutang 12a REGRA: NOMES DE INSTITUIES: Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, colocando-se os artigos entre parnteses aps o nome. Ex: lvaro Ramos & Cia. Embratel Libery of Congress (The) 13a REGRA: NOMES DE EVENTOS Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assemblias e assemelhados os nmeros devem aparecer no fim e entre parnteses. Ex: Conferncia de Pintura Moderna (II) Congresso de Geologia (5o)

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