Curso Prtico:

FOLHA DE CALCULO
Utilizando Microsoft Excel

Este texto destina-se a todos os que se iniciem na utilizao de folha de calculo, sendo o texto restrito apenas ao essencial de cada conceito, e utilizados exemplos de todas as funcionalidades, to simples quanto possvel. Dessa forma minimiza-se o tempo de leitura, mas deve o leitor no final de cada seco realizar alguns pequenos exerccios de modo a complementar a leitura.

Jos Coelho 2011

Folha de Calculo

ndice
1. 2. Introduo ........................................................................................................................................................................ 5 Expresses ........................................................................................................................................................................ 9 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 3. 3.1. 3.2. Simples ..................................................................................................................................................................... 9 Conjuntos ............................................................................................................................................................... 12 Condicionais ......................................................................................................................................................... 14 Funes................................................................................................................................................................... 15 Importao ............................................................................................................................................................ 19 Transformao .................................................................................................................................................... 21 Texto para colunas ................................................................................................................................... 21 Remover Duplicados ............................................................................................................................... 23 Ordenao .................................................................................................................................................... 24 Congelamento de linhas/colunas....................................................................................................... 26 Formatao Condicional ........................................................................................................................ 27 Filtros ............................................................................................................................................................ 29 Validao de Dados .................................................................................................................................. 30

Funcionalidades............................................................................................................................................................ 19

3.2.1. 3.2.2. 3.2.3. 3.3. 3.3.1. 3.3.2. 3.3.3. 3.3.4. 4. 4.1. 4.2. 4.3. 5. 5.1. 5.2. 5.3.

Visualizao .......................................................................................................................................................... 26

Relatrios ........................................................................................................................................................................ 32 Impresso .............................................................................................................................................................. 32 Grficos ................................................................................................................................................................... 34 Relatrios Dinmicos........................................................................................................................................ 38 Formulao de Problemas .............................................................................................................................. 42 Problemas Lineares ........................................................................................................................................... 44 Problemas contnuos ........................................................................................................................................ 46

Optimizao.................................................................................................................................................................... 42

Jos Coelho

Lista de Figuras
Figura 1-1 Aplicao MS Excel, aps aberta com um novo documento............................................................. 5 Figura 1-2 Barras de ferramentas relevantes para formataes (friso Base) ............................................ 7 Figura 2-1 Frmula na clula D3, com a expresso B3+C3................................................................................. 9 Figura 2-2 Cpia de uma frmula ................................................................................................................................ 10 Figura 2-3 Expresso com $........................................................................................................................................... 10 Figura 2-4 Frmula resolvente ..................................................................................................................................... 11 Figura 2-5 Exemplo de concatenao de textos .................................................................................................... 12 Figura 2-6 Exemplo de uma funo com um conjunto de clulas .................................................................. 13 Figura 2-7 Soma por acumulao ................................................................................................................................ 13 Figura 2-8 Teste de igualdade do resto da diviso por 2 com zero............................................................... 14 Figura 2-9 Exemplo de utilizao da funo SE ................................................................................................. 15 Figura 2-10 Friso Frmulas Bibliotecas de Funes ........................................................................................ 15 Figura 2-11 Lanamento de dois dados .................................................................................................................... 16 Figura 2-12 Exemplo de processamento de texto ................................................................................................ 17 Figura 2-13 Exemplo de utilizao da funo PROC ........................................................................................ 18 Figura 3-1 Em cima: ficheiro descarregado com a populao por pas em 2010. Em baixo: pgina Web com a mesma informao ........................................................................................................................................ 19 Figura 3-2 Esquerda: resultado da operao de cpia da tabela de HTML. Direita: resultado da cpia por valor da tabela com formataes. ............................................................................................................... 20 Figura 3-3 Exemplo de vrias datas numa s clula............................................................................................ 21 Figura 3-4 Sequncia de caixa de dilogo de texto para colunas, largura fixa.......................................... 22 Figura 3-5 Datas em clulas distintas ........................................................................................................................ 22 Figura 3-6 - Sequncia de caixa de dilogo de texto para colunas, largura varivel ................................. 22 Figura 3-7 Exemplo de dados com linhas duplicadas ......................................................................................... 23 Figura 3-8 Seleco das colunas a verificar, para remover as duplicadas.................................................. 23 Figura 3-9 Resultado do ficheiro aps remover os duplicados em cada coluna ...................................... 24 Figura 3-10 Caixa de dilogo de especificao dos critrios de ordenao ............................................... 24 Figura 3-11 Percentagem da populao com menos de 15 anos ................................................................... 25 Figura 3-12 Dados provenientes de dois lados, em condies de serem juntos...................................... 25 Figura 3-13 Ficheiro com cidades de Portugal, e regies a que pertencem .............................................. 26 Figura 3-14 No est visvel nem o ttulo da coluna nem a cidade a que corresponde a informao da clula seleccionada ......................................................................................................................................................... 27 Figura 3-15 Linha 1 e coluna A fixas .......................................................................................................................... 27 Figura 3-16 Formatao condicional aplicada com cores, barras e cones................................................ 28 Figura 3-17 Caixa de dilogo de definio de regras de formatao ............................................................ 28 Figura 3-18 Lista de cidades de Portugal aps ligar o filtro (esquerda), e janela aberta ao clicar na coluna Distrito (direita) .................................................................................................................................................. 29 Figura 3-19 Filtro ligado na coluna NUTS III, e ordenao na coluna Concelho ...................................... 29 Figura 3-20 Tabela activada .......................................................................................................................................... 30 Figura 3-21 Validao de dados configurada para a coluna D (em cima), caixas de dilogo para configurao da validao de dados (em baixo) ....................................................................................................... 31 Figura 4-1 Pr-visualizao da impresso da folha das Cidades de Portugal. .......................................... 32 Figura 4-2 Barra de ferramentas relacionadas com a impresso, no Friso Esquema de Pgina... 32 Figura 4-3 Caixas de dilogo de configurao avanada da impresso ....................................................... 33 Figura 4-4 Pr-visualizao da folha Cidades de Portugal, aps configurao de impresso ............ 34 Figura 4-5 Barra de ferramentas Grficos, sobre o friso Inserir ............................................................. 34 3

Folha de Calculo Figura 4-6 Grfico de colunas produzido a partir dos dados da Figura 3-1 .............................................. 35 Figura 4-7 Grfico produzido e seleco dos dados activa ............................................................................... 35 Figura 4-8 Caixa de dilogo de origem de dados de um grfico ..................................................................... 36 Figura 4-9 Grfico com o histograma do ano de criao das cidades portuguesas ................................ 36 Figura 4-10 Folha de calculo onde foi criado o histograma da Figura 4-9 ................................................. 37 Figura 4-11 Exemplo de um grfico de disperso, com os dados da Figura 3-12 ................................... 37 Figura 4-12 Caixa de dilogo de edio de uma srie num grfico de disperso .................................... 38 Figura 4-13 Janela de configurao do relatrio dinmico .............................................................................. 39 Figura 4-14 Exemplo de um relatrio dinmico e respectiva configurao.............................................. 39 Figura 4-15 Exemplo de um relatrio dinmico com mais que uma varivel nas linhas e nos valores ........................................................................................................................................................................................ 40 Figura 5-1 Utilizao do Solver para minimizar uma funo, sem restries .......................................... 43 Figura 5-2 Dados do problema de exemplo linear ............................................................................................... 44 Figura 5-3 Variveis de deciso (cinzento), restries (azul), e funo objectivo (verde, rosa, amarelo) .................................................................................................................................................................................... 45 Figura 5-4 Resoluo do exemplo linear, tendo sido adicionadas algumas restries no declaradas................................................................................................................................................................................. 46 Figura 5-5 Exemplo contnuo, o solver deixa inalterada a soluo nula ..................................................... 46 Figura 5-6 Resultado do solver se a soluo inicial for x=y=z=1 ................................................................... 47

Jos Coelho

1. INTRODUO
Uma folha de clculo uma aplicao que estende a calculadora, permitindo no s efectuar clculos, como guardar e organizar todos os clculos efectuados. No deixa de ser um processador de texto na medida em que permite escrever e formatar texto, nem uma base de dados na medida em que permite guardar informao de forma estruturada, mas a sua orientao no para a escrita de documentos, nem para o registo de informao ao longo do tempo, mas sim para o suporte organizao e transformao de informao, necessria num determinado momento para um determinado fim. A sua boa utilizao permite poupana de tempo de vrias ordens de grandeza na realizao de tarefas que envolvam quer clculos quer transformao de grandes volumes de informao, possibilitando a automatizao de operaes manuais com mltiplas interaces do utilizador numa s operao. Embora o contedo do texto no seja especfico de uma folha de clculo concreta, ser exemplificado utilizando o Microsoft Excel 20071, existindo como principais alternativas o Calc do OpenOffice2, ou o Google Docs3 que tem tambm uma folha de clculo. Assume-se que o leitor est familiarizado com a interface do Office 2007, e conhece as principais teclas aceleradoras. Caso sinta dificuldades em executar comandos rpida e confortavelmente, sugere-se a leitura prvia do texto Curso Prtico: Processamento de Texto, utilizando o Microsoft Word, Jos Coelho 2011. Ao contrrio dos processadores de texto, uma folha de clculo organiza a informao em tabelas, tal como uma base de dados. No entanto, ao contrrio de uma base de dados, cada tabela tem um nmero de colunas e linhas no especificado, o utilizador livre de utilizar quantas linhas e colunas quiser, tal como livre de criar mais tabelas se necessrio. De omisso so criadas 3 tabelas.

Figura 1-1 Aplicao MS Excel , aps aberta com um novo documento

http://office.microsoft.com/ http://www.openoffice.org/ 3 http://docs.google.com/

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Folha de Calculo A Figura 1-1 mostra a aplicao aps abrir um novo documento, em que visvel a tabela com as linhas numeradas, e as colunas identificadas com letras. As tabelas em si tm o nome Folha1, Folha2, etc., mas so apenas os nomes de omisso, deve-se alterar os nomes para algo que faa sentido relativamente informao que contm. Se forem necessrias mais tabelas, tem que se criar, ao contrrio das linhas e colunas que j esto criadas. suficiente avanar para a linha/coluna pretendida para se poder utilizar. A zona imediatamente acima da tabela mostra a linha e coluna da clula activa, seguido de uma zona para edio do contedo da clula. Em cada clula da tabela pode-se inserir texto, valores numricos ou frmulas. O utilizador pode organizar a informao textual e numrica na folha de clculo conforme melhor entender. Uma frmula no mais que uma expresso indicando o valor da clula, possibilitando assim colocar o valor de uma clula dependente dos valores de outras clulas, sendo a clula actualizada sempre que as clulas dependentes sejam alteradas. Caso nunca tenha utilizado uma folha de calculo comece por escrever numa folha em branco o nomes de familiares e amigos, e alguma informao sobre eles, como por exemplo a data de nascimento, idade, sexo, pai/me, etc. Ao escrever na folha de calculo verifique o seguinte: Para alterar a clula activa, basta clicar na clula pretendida, ou utilizar as setas do teclado; Para comear a escrever numa clula, necessrio apenas ter a clula activa, substituindo o contedo existente; Para editar o texto numa clula, pode utilizar a tecla aceleradora F2, o duplo clique de rato na clula, ou o clique na zona de edio; Enquanto estiver a editar uma clula, as teclas funcionam para o texto em edio, isto , a seta para a esquerda significa mover o cursor um carcter para a esquerda, e no activar a clula da esquerda. Se entrou acidentalmente em modo de edio e pretende sair sem efectuar alteraes, utilize a tecla Esc. Se pretender numa clula escrever mais que uma linha de texto, pode mudar de linha utilizando Alt+Enter/Return. Ao acabar de escrever o texto de uma clula, ou mesmo que no tenha escrito nada, se utilizar o Tab, avana para a clula direita, Shift+Tab recua para a esquerda, Enter/Return passa para a clula em baixo, Shift+Enter/Return passa para a clula acima; Quando est a escrever um texto numa clula, cujo incio igual ao valor de uma clula acima, na mesma coluna, o Excel oferece para completar o texto;

Os ltimos pontos facilitam a introduo da informao organizada da seguinte forma: elementos, entidades, casos, observaes, devem ser colocados em linhas; propriedades, caractersticas, variveis, devem ser colocadas em colunas. Quando uma caracterstica, por exemplo o Sexo, tem de ser introduzida para cada pessoa, basta escrever as primeiras letras de Masculino ou Feminino e toda a palavra pode ser escrita automaticamente. Para alm das habituais teclas aceleradoras, as especficas da folha de calculo com maior importncia so as seguintes: Shift+alterar clula activa Seleccionar desde a anterior clula activa, at nova clula activa (operao realizada por rato ou teclado);

Jos Coelho Ctrl+seleco Adicionar a nova seleco (quer seja uma s clula ou vrias), seleco anterior; Ctrl+C/Ctrl+X/Ctrl+V Copiar/Cortar/Colar toda a seleco para uma zona a comear na clula activa; Ctrl+* - Expandir a seleco desde a clula activa at um rectngulo apenas com clulas com contedo; Ctrl+T1 selecciona toda a tabela; Ctrl+PgUp/PgDn Alterar a tabela activa; Home / Ctrl+Home Activa a clula da coluna A na mesma linha, ou da coluna A e linha 1; End; seta Activa a ltima clula com contedo, pelo sentido da seta carregada. Para a direita, significa a ltima clula com contedo direita da clula activa.

As principais operaes seleco e cpia com o rato para folhas de calculo so as seguintes: Clicar no nome de uma coluna (linha), selecciona toda a coluna (linha); Clicar no canto superior esquerdo, antes da linha 1 e coluna A, selecciona toda a tabela; Arrastar o rato com o boto esquerdo em baixo, de uma clula para a outra, cria uma zona de seleco (rato em modo de cruz branca); Arrastar o rato com o boto esquerdo em baixo, da borda de uma seleco para outra zona, move o contedo da seleco (rato em modo de cruz com 4 setas); Arrastar o rato com o boto esquerdo em baixo, do canto inferior direito da borda de uma seleco, para baixo, estende a seleco e contedo para baixo (rato em modo de cruz preta slida); Arrastar o rato com o boto da esquerda em baixo, entre o ttulo de uma linha/coluna, para alterar a dimenso da linha/coluna (rato em modo de cruz com 2 setas).

Pode tambm efectuar formataes nas clulas, sendo mostrado na Figura 1-2 as barras de ferramentas mais relevantes para formataes de clulas. A aco da formatao incide sobre todas as clulas seleccionadas.

Figura 1-2 Barras de ferramentas relevantes para formataes (friso Base)

Neste texto pouco relevo se d a questes de formatao, dado que o objectivo da folha de calculo a execuo de clculos e transformao de informao. Para construo de tabelas bem formatadas de forma a serem includas em documentos, no necessria uma folha de calculo, dado que os processadores de texto suportam tabelas. importante que explore um pouco as potencialidades da folha de calculo, criando alguns documentos com informao, utilizando linhas, colunas e tabelas, tendo em ateno que deve colocar apenas informao atmica em cada clula, e no vrios dados numa s clula, para facilitar

Ctrl+A em ingls

Folha de Calculo efectuar operaes de transformao. Aps ganhar alguma prtica, deve reler as teclas aceleradoras e operaes de rato, de modo a verificar se est a utilizar todas as facilidades de edio que a folha de calculo lhe oferece. Este captulo termina com exerccios, tal como os restantes captulos, os quais devem ser resolvidos para garantir a experincia necessria assimilao dos conhecimentos. No resto do texto, no captulo 2 so abordadas as expresses, que so os componentes essenciais para o objectivo principal de uma folha de calculo: fazer clculos. No captulo 3 apresentam-se as principais funcionalidades, dirigidas visualizao e transformao de grandes volumes de dados, enquanto que no captulo 4 destinado aos relatrios e visualizao de informao. O texto termina com o captulo 5, destinado formulao e optimizao de problemas no MS Excel. Exerccios: a) Faa o exerccio recomendado neste captulo: comece por escrever numa folha em branco do Excel nomes de familiares e amigos, e alguma informao sobre eles (por exemplo: data de nascimento, idade, sexo, pai/me). b) Organize numa folha de calculo a seguinte informao recolhida da pgina da universidade aberta (www.uab.pt): nomes dos departamentos, directores dos departamentos, nmero de secretrias de cada departamento e nmero de cursos de 1, 2 e 3 ciclo de cada departamento.

Jos Coelho

2. EXPRESSES
Uma folha de calculo serve em primeiro lugar para calcular. pois imperativa a utilizao de frmulas com as expresses que se pretendem calcular. Neste captulo so cobertas os diferentes tipos de expresses e modos de utilizao, que importa conhecer para mais facilmente poder escrever o que se pretende calcular.

2.1. SIMPLES
As frmulas escrevem-se nas clulas tal como valores numricos e textuais. No entanto o valor da clula no a frmula, mas sim o resultado de aplicao da frmula. Uma frmula constituda por o carcter = seguida de uma expresso1. A expresso pode conter constantes e referenciar o valor de outras clulas. Cada clula identifica-se nas frmulas pela letra da coluna e pelo nmero da linha. Por exemplo, ao aparecer numa expresso "C3", o seu valor na expresso ser substitudo pelo valor da clula na coluna "C" e linha "3". A vantagem das frmulas que permite manter o resultado actualizado, mesmo que se alterem os valores das clulas que referencia.

Figura 2-1 Frmula na clula D3, com a expresso B3+C3

A Figura 2-1 exemplifica uma frmula na clula D3, que consiste na soma dos valores das clulas B3 e C3. O valor da clula 57 porque os valores das clulas B3 e C3 so 12 e 45 respectivamente. A frmula associada clula pode ser vista na zona de edio. Se os valores das clulas B3 e C3 forem alterados, o valor da clula D3 actualizado. Esta a grande vantagem relativamente frmula com a expresso =12+45, que esta ltima constante, enquanto a frmula da Figura 2-1 actualizada sempre que se alterem os valores das clulas dependentes. As folhas de calculo fornecem tambm uma outra vantagem para a escrita de frmulas, que consiste na sua reutilizao em cpia. Pode-se copiar o valor das clulas de umas para as outras, mas no caso de estas terem frmulas, no o valor mas sim as expresses que so copiadas. As variveis referenciadas so copiadas de forma a manter a posio relativa entre a clula com a frmula e a clula referenciada. Desta forma possvel escrever a frmula vlida para toda uma coluna, e copiar a frmula para todas as clulas da coluna com uma s operao.

Pode comear tambm por um operador + ou -

Folha de Calculo

Figura 2-2 Cpia de uma frmula

Na Figura 2-2 foi copiado o contedo da clula D3, para o resto da coluna1, e como este contm uma frmula, no foram copiados os valores, neste caso 57, mas sim a frmula, soma de B3 com C3. Como as variveis referenciadas mantm a posio relativa com a frmula, a frmula colocada na clula D4 no =B3+C3 mas sim =B4+C4. Com esta funcionalidade, a frmula da clula D3 acabou por ser vlida para cpia para as clulas D4 a D7, podendo portanto ser escrita uma nica vez e copiada. Se tivessem sido utilizadas constantes, tinha-se que escrever cada expresso separadamente. No entanto nem sempre se pretende que as referncias a outras clulas mudem na cpia da frmula. tambm possvel congelar a referncia em linha ou coluna, basta que para isso se adicione um $ antes da letra e/ou nmero que se pretende manter. Suponhamos no exemplo anterior, pretendia-se que apenas a varivel A tivesse o valor distinto, sendo o valor de B sempre o mesmo e numa s clula. A Figura 2-3 exemplifica essa situao, em que em vez de se referenciar C3, referencia-se C$3 dado que a linha 3 no deve mudar durante a cpia.

Figura 2-3 Expresso com $

Com a utilizao ou ausncia de $, possvel escrever expresses vlidas para grandes e complexas tabelas, possibilitando assim que seja escrita a frmula com cuidado numa s clula, e copiada a frmula com segurana para o resto da tabela.

Para copiar o contedo de uma clula para o resto da coluna, enquanto existirem valores na coluna anterior, pode utilizar um duplo-clique com o rato em cruz preta slida (rato posicionado no canto inferior direito da seleco). Dessa forma, com um s evento de rato, actualiza a frmula em toda a coluna, independentemente do nmero de linhas existentes.

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Jos Coelho Nas frmulas podem-se utilizar os parntesis que forem necessrios, e esto disponveis os operadores aritmticos habituais: + (mais), - (menos), * (vezes), / (dividir), ^ (elevado). Outras funes esto tambm disponveis, sendo as principais referidas na seco 2.4. Aqui daremos o exemplo da funo RAIZQ1 a ser utilizada na frmula resolvente de equaes do segundo grau: 4 2

Esta expresso utiliza 3 variveis, que so as constantes da frmula de segundo grau. Como utiliza um operador significa que x tem dois valores possveis. Numa folha de calculo cada clula tem apenas um valor, pelo que necessrio duas clulas, cada uma com uma das expresses (soma e subtraco).

Figura 2-4 Frmula resolvente

Na Figura 2-4 pode-se ver a frmula resolvente na folha de calculo, em que o valor de a, b, c foi substitudo pelas clulas A3, B3, e C3, foram utilizados parntesis de modo a garantir a ordem de execuo das operaes, e foi utilizada uma funo RAIZQ para executar a raiz quadrada. Numa expresso podem-se utilizar tambm textos, de modo a poder obter numa clula o resultado da juno ou manipulao do contedo textual de outras clulas. Existem diversas funes de manipulao de textos, as quais as mais importantes so referidas na seco 2.4, mas existe apenas um operador que junta em modo texto o contedo de clulas: & (operador de concatenao). Este operador no confundido com o operador + dado que o contedo de uma clula, mesmo que numrico, pode ser colocado em modo de texto em outra clula.

Os nomes das funes so dependentes da lngua activa. Utilizam-se os nomes em portugus.

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Figura 2-5 Exemplo de concatenao de textos

Na Figura 2-5 est um exemplo da utilizao do operador de concatenao, em que colocada tambm um texto constante1, uma vrgula e um espao, para separar o ltimo nome do primeiro nome. A vantagem das expresses assim estendida aos textos, sendo apenas necessrio actualizar os textos das colunas A e B, ficando o contedo da coluna C actualizado automaticamente. Se for necessrio uma referncia a uma clula de outra folha, ento deve-se colocar o nome da folha, seguida de um ponto de exclamao antes da referncia da clula. Por exemplo, a clula C3 da Folha2, pode-se referenciar em qualquer folha por Folha2!C3. Caso se pretenda copiar os valores de clulas com frmulas, e no as frmulas, tambm possvel fazendo uma operao de menu de contexto Colar especial, seleccionando Valores. Dessa forma as clulas so copiadas como se tivessem apenas os valores, e no as frmulas. Exerccios: a) Sabendo que a converso de graus Clsius em Fahrenheit feita pela frmula

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faa uma tabela de converso com os valores em Fahrenheit que correspondem aos valores em Clsius de 0 a 100. b) Faa uma tabela da tabuada, uma matriz de 10x10, com os ttulos das colunas e das linhas os nmeros de 1 a 10. Os valores de cada clula no interior da matriz 10x10 dever ser o nmero da coluna vezes o nmero da linha. Escrever uma s frmula, recorrendo a $, e copiar para toda a matriz a frmula, de uma s vez. c) Adicione ao exerccio a) uma coluna com um texto explicativo por extenso. Por exemplo, para a linha com 0 graus Clsius ficaria: 0 graus Clsius correspondem a 32 graus Fahrenheit.

2.2. CONJUNTOS
Uma folha de calculo permite identificar um conjunto de clulas como argumento a uma funo que esteja preparada para receber um conjunto de valores. Para tal basta identificar a clula do canto superior esquerdo e a clula do canto inferior direito, separado por ":". o caso da funo "SOMA", que recebe como argumento um conjunto de valores e retorna a soma de todos os elementos. As funes inserem-se nas frmulas atravs do seu nome, seguido dos

Os textos escritos nas frmulas devem estar entre aspas

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Jos Coelho argumentos entre parntesis "()". Normalmente o separador de argumentos o ponto-e-vrgula ";", mas depende da configurao no Excel.

Figura 2-6 Exemplo de uma funo com um conjunto de clulas

A Figura 2-6 tem na clula D8 a chamada funo SOMA, em que so referenciadas todas as clulas entre D3 e D7, e tambm a clula C3. O resultado portanto a soma de todas as clulas nos seus argumentos, quer sejam conjuntos de clulas, como no caso de D3:D71, quer sejam clulas nicas, como o caso de C3. Se um conjunto tiver mais de duas regies, este deve ser separado por ; o que corresponde a ser tambm outro argumento. Por exemplo "=SOMA(C3:C7;F5:F10)", o valor da clula passaria a ter o somatrio de todas as clulas de C3 a C7 e de F5 a F10. A escrita desta frmula no entanto mais custosa, pelo que sempre que possvel deixam-se todos os valores que possam ter de ser referenciados em conjunto todos juntos. possvel tambm referenciar uma ou mais linhas ou uma ou mais colunas como um conjunto de clulas, para tal basta no colocar a informao relativamente coluna/linha. Por exemplo, o conjunto das clulas das colunas B a D definido por B:D, enquanto que o conjunto das clulas da linha 4 definido por 4:4.

Figura 2-7 Soma por acumulao

Ao escrever uma frmula, em vez de digitar as clulas que definem o conjunto (ou uma clula solta), podese seleccionar a clula referida com o rato ou teclado (setas), tendo como resultado a cpia da referncia da clula para a frmula.
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Folha de Calculo A operao soma de um conjunto de clulas pode ser feita tambm atravs o operador "+", com uma coluna acumuladora. A Figura 2-7 tem na coluna E o valor acumulado da coluna D, ao qual se juntou na primeira linha o valor de C3, de modo a na clula final ficar o resultado pretendido. Repare-se que a clula E4 tem a soma do valore acumulado anterior (E3) com o valor da linha actual (D4). Os conjuntos no so portanto essenciais para a escrita de qualquer frmula, mas certamente que a alternativa menos elegante, e ocupa mais espao, pelo que a boa utilizao de conjuntos de clulas essencial na folha de calculo. Exerccios: a) Nos exerccios 2.1.a) e 2.1.b) calcule os valores mdios utilizando a funo MDIA.

2.3. CONDICIONAIS
A escrita de condicionais frequente na escrita de frmulas. Ao colocar-se um condicional, ou seja, uma desigualdade ou uma igualdade, o resultado ser "true" ou "false" correspondendo a verdade ou falso respectivamente. No entanto se for dentro de uma expresso esse valor ser 1 ou 0, estendendo a utilizao dos condicionais consideravelmente.

Figura 2-8 Teste de igualdade do resto da diviso por 2 com zero

A Figura 2-8 mostra na coluna B o resultado de uma expresso lgica, em que existe um operador lgico igualdade a que corresponde o segundo igual. O primeiro igual indica que se trata de uma frmula, no faz parte da expresso. A funo Resto retorna o resto da diviso inteira por 2, o que no caso de ser nulo significa que o nmero par. O resultado portanto um valor lgico. Na coluna C existe o mesmo teste, mas em vez do resultado ser um valor lgico um valor numrico, 0 ou 1. A frmula utilizada nesta coluna =1*(RESTO(A2;2)=0). A nica diferena relativamente coluna B, a utilizao da expresso lgica numa expresso numrica, ao multiplicar o resultado da expresso lgica por 1, o que torna a expresso final uma expresso numrica. As expresses lgicas so normalmente utilizadas para seleco de expresses alternativas. Para facilitar este tipo de utilizao, existe uma funo SE com trs argumentos nos quais devem existir trs expresses. A primeira uma expresso lgica que ser avaliada, e se for verdadeira avaliada a segunda expresso, sendo avaliada a terceira no caso de ser falso. A Figura 2-9 exemplifica a utilizao da funo SE, colocando na coluna D o texto Impar ou Par conforme o nmero impar ou par.

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Jos Coelho

Figura 2-9 Exemplo de utilizao da funo SE

As expresses da funo SE tanto podem ser textuais, como outras expresses, podendo incluir chamadas a novas funes SE. Outra funo associada aos condicionais, a funo CONTAR.SE, que recebe dois argumentos, um conjunto de clulas e um condicional, e retorna o nmero de clulas que satisfazem o teste. Por exemplo, a frmula =CONTAR.SE(A2:A7;>=5) retorna 2 dado que h duas clulas que satisfazem a condio de serem maiores ou iguais a 5. O condicional pode ser um valor ou expresso, e nesse caso a funo conta as clulas que tiverem o mesmo valor. Por exemplo, a frmula =CONTAR.SE(D2:D7;Par) iria retornar 3 dado que h 3 clulas com o valor Par. Exerccios: a) Tendo uma quantidade de um produto e dois preos unitrios, 3 euros at 10 unidades e 2 euros para unidades acima de 10 (as primeiras 10 so cobradas sempre a 3), construa a frmula do custo. Faa uma tabela com diversas quantidades de 1 a 20 e respectivo custo total. b) Generalize o exerccio da alnea a), colocando os valores unitrios (3 e 2) e quantidade limite (10) em clulas, para que seja fcil alterar o seu valor e a tabela de quantidades/custo total seja actualizada automaticamente.

2.4. FUNES
Na Figura 2-10 mostra-se a barra de ferramentas que permite aceder a todas as frmulas disponveis no Excel. Nesta seco reala-se um conjunto de funes mais utilizadas, acompanhadas de alguns exemplos de utilizao.

Figura 2-10 Friso Frmulas Bibliotecas de Funes

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Folha de Calculo Funes mais utilizadas: "SOMA(conjunto)" - Soma os valores de um conjunto de clulas; MDIA(conjunto)" - Retorna a mdia aritmtica dos valores de um conjunto de clulas; "DESVPAD(conjunto)" - Retorna uma estimativa para o desvio padro, assumindo que o conjunto uma amostra da populao; "CONTAR (conjunto)" - Retorna o nmero de clulas que tm valores; "CONTAR.SE (conjunto; teste)" - Retorna o nmero de clulas que verificam o teste; "ESQUERDA(texto; N)" / "DIREITA(texto; N)" - Retorna a parte esquerda/direita do texto, com N caracteres; "SEG.TEXTO(texto; inicio; N)" - Retorna uma parte interior do texto, comeando em incio e com N caracteres; NM.CARACT(texto) Retorna o nmero de caracteres do texto; "PROCURAR(procurar; texto; N)" - Retorna a posio da primeira ocorrncia "procurar" em "texto", comeando no carcter N (opcional); "MXIMO(conjunto)" / "MNIMO(conjunto)" - Retorna o valor mximo/mnimo de um conjunto de clulas; "ARRED(valor; dgitos)" - Retorna o valor arredondado para o nmero de dgitos especificado; "SE(teste; resultado_positivo; resultado_negativo)" - Executa o teste e retorna um ou outro resultado dependente do teste; "E(teste1; teste2; )" / "OU(teste1; teste2; )" - Retorna para a funo E verdadeiro se todos os argumentos forem verdadeiros e falso caso contrrio, e retorna para a funo OU verdadeiro se algum dos argumentos for verdadeiro, e falso caso contrrio; ALEATRIO()/ALEATRIOENTRE(min, max) Retorna um valor aleatrio entre 0 e 1 no primeiro caso, e inteiro entre min e max no segundo caso. "PROC(valor; vector1; vector2)" / "PROC(valor; matriz)" - Procura o valor no vector1 e retorna o valor correspondente no vector2. O vector1 tem de estar ordenado. Alternativamente pode-se dar logo a matriz (um conjunto), com o vector1 e vector2 seguidos.

Suponha que pretende simular 6 lanamentos de um par de dados, sendo uma vitria se obtiver 7 ou 11, e derrota caso contrrio. A Figura 2-11 apresenta uma resoluo do problema.

Figura 2-11 Lanamento de dois dados

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Jos Coelho Vamos ver passo a passo as operaes realizadas: 1 Criada na coluna A uma identificao do nmero de lanamento1. Desta forma define-se desde j a utilizao da folha de clculo em que cada linha um evento, neste caso um lanamento, e cada coluna uma propriedade do evento. Criadas duas colunas B e C, com os valores de cada dado, em cada lanamento. Estes valores so criados com a funo =ALEATRIOENTRE(1;6) uma vez que um dado retorna um valor entre 1 e 6 com igual probabilidade. Criada a coluna D com a soma dos dois dados. Um erro seria utilizar uma frmula do tipo =ALEATRIOENTRE(2;12), uma vez que, embora o resultado da soma de dois dados seja um nmero aleatrio entre 2 e 12, a probabilidade de cada valor sair no igual. Na coluna E coloca-se o teste de vitria, isto , se o nmero 7 ou 11. necessrio utilizar a funo OU porque h dois valores possveis de vitria. O nmero de vitrias pode-se calcular com a funo =CONTAR.SE(E2:E7;Vitria).

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Suponhamos agora que tem numa coluna frases com vrias palavras, e pretende colocar a primeira palavra dessas frases na segunda coluna. Na Figura 2-12 encontra-se visvel uma resoluo.

Figura 2-12 Exemplo de processamento de texto

Utiliza-se a funo PROCURAR para obter a posio do primeiro carcter espao, o separador de palavras. Esse valor utilizado na funo ESQUERDA para obter apenas os caracteres at essa posio, sendo o resultado o isolamento da primeira palavra. Vamos dar agora um exemplo mais complexo, utilizando a funo PROC. Pretende-se obter o nmero de dias do ms a partir do nome do ms. Seria possvel utilizar chamadas funo SE, em que se incluam os meses com 31, com 30 e com 28 dias, mas este processo seria impraticvel no caso do nmero de valores distintos aumentarem. A Figura 2-13 exemplifica uma resoluo possvel com a funo PROC.

Como os nmeros so incrementais, basta escrever os dois primeiros e copiar arrastando o rato em cruz slida preta (posicionar o rato no canto inferior direito da seleco), que o Excel completa os valores de forma incremental.
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Figura 2-13 Exemplo de utilizao da funo PROC

Vamos ver passo a passo as operaes realizadas: 1 2 3 4 5 Colocao na coluna A os meses todos, de Janeiro a Dezembro; Colocao na coluna B o nmero de dias de cada ms; Ordenar as colunas A e B por ordem do ms, dado que a partir do nome do ms que se pretende obter o nmero de dias; Em outra zona colocar os meses necessrios. Escrita da chamada funo PROC, utilizando o conjunto das colunas A e B, dado que esto no formato pretendido, isto , primeira coluna com o ndice, e segunda coluna como valor a devolver.

Exerccios: a) Calcule utilizando uma folha de calculo, o valor da funo de Fib(20), sabendo que Fib(1)=1, Fib(2)=1, e para x>2 Fib(x)=Fib(x-1)+Fib(x-2) b) Numa certa prova de atletismo, os atletas tm de passar pelo mesmo circuito fechado 4 vezes, tendo as velocidades mdias por volta sido as seguintes: Atleta A - 20; 15; 10; 20 Km/h, Atleta B - 15; 15; 15; 15Km/h. Calcule a velocidade mdia de ambos atletas, utilizando o Excel, tendo em ateno que deve utilizar a mdia harmnica (o inverso da mdia dos inversos), sem utilizar a funo do Excel "mdia.harmnica". c) Sabendo que a raiz de 2 pode ser obtida pela seguinte expresso (1+1/1)*(11/3)*(1+1/5)*(1-1/7)*(1+1/9)*(1-1/11).... calcule numa folha de calculo o valor desta expresso com 100 factores.

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3. FUNCIONALIDADES
Neste captulo abordam-se as diferentes funcionalidades disponveis numa folha de calculo para lidar com grandes volumes de dados, seja na importao, transformao ou visualizao.

3.1. IMPORTAO
Na importao de dados o mais importante que se mantenha a informao separada em cada clula. Se os dados que estavam separados ficarem juntos, pode-se mesmo assim tentar separ-los com operaes de transformao, mas resultando normalmente em maior trabalho. Vamos primeiramente descarregar dados de um local que facilite a importao de dados: http://www.prb.org (Population Reference Bureau). Caso pretenda reproduzir a mesma folha, clique nas seguintes hiperligaes: Data Finder Population Trends Population Mid-2010 Download (Excel). O resultado est na Figura 3-1.

Figura 3-1 Em cima: ficheiro descarregado com a populao por pas em 2010. Em baixo: pgina Web com a mesma informao

Descarregando o ficheiro pode-se comear a trabalhar, alterando naturalmente a sua estrutura conforme as necessidades, mas no tendo problemas de ter a informao mais relevante neste caso, a populao de cada pas, em cada clula separada, e com um valor numrico. Caso no fosse possvel retirar esta informao j no formato de folha de calculo, pode-se utilizar o facto da mesma estar numa tabela de HTML, e portanto ter j alguma estrutura, para copiar a informao para a folha de calculo. Para tal importante fazer o seguinte: 19

Folha de Calculo 1 2 3 Seleccionar a tabela toda, a comear na primeira clula e a acabar na ltima1; Copiar a tabela para o clipboard, e colar numa folha de calculo mantendo a formatao; Se necessrio, copiar da folha de calculo para outra folha, removendo a formatao2.

Na Figura 3-2 esto os ltimos dois passos. Notar no entanto que na coluna B a populao tem separadores de milhares, que importante para visualizao mas na folha de calculo leva a que o nmero seja interpretado como texto e no como nmero. Neste caso temos ainda uma ltima operao, que a substituio de todas as vrgulas por nada.

Figura 3-2 Esquerda: resultado da operao de cpia da tabela de HTML. Direita: resultado da cpia por valor da tabela com formataes.

A remoo da formatao importante para se poder adicionar a formatao que melhor se adaptar mais tarde, e no adoptar a formatao que nos chega da importao. Facilita tambm a limpeza de objectos grficos que possam ser importados. Por exemplo, a barra horizontal copiada da pgina HTML, pode ser apagada ao apagar a Folha1, j que os dados que interessam foram copiados para a Folha2. Exerccios: a) Importe o nmero de pginas vistas dirio, na plataforma Moodle da UAb (http://www.moodle.univ-ab.pt). Na pgina principal, clique em cima do grfico de utilizao para ter a tabela, e depois copie a tabela. b) Importe a lista de municpios de Portugal comeados pela letra A, da wikipdia (http://pt.wikipedia.org/wiki/Anexo:Lista_de_munic%C3%ADpios_de_Portugal)

Aps seleccionar a primeira clula, pode ir para a zona de baixo da tabela, e clicar na ltima clula com o Shift em baixo, estendendo assim a seleco do topo da tabela at ao final da tabela. 2 No menu de contexto fazer colar especial e seleccionar Valores
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3.2. TRANSFORMAO
Aps a importao correcta dos dados, natural que exista informao que deva ser desagregada, ou incoerente. Nesta seco abordam-se as principais tcnicas de transformao de grandes volumes de informao disponveis na folha de calculo.

3.2.1. TEXTO PARA COLUNAS

A primeira grande operao de manipulao de dados, normalmente relacionada com importao de dados, a desagregao da informao que incorrectamente ficou agregada numa s clula. sempre conveniente ter a informao atmica em cada clula, dado que uma frmula combina referncias facilmente de vrias clulas, mas o inverso mais complexo, implica normalmente a chamada ou a funes de texto. Na barra de ferramentas Dados Ferramentas de Dados, existem duas principais operaes de dados: texto para colunas e remover duplicados. A primeira destina-se precisamente a desagregar a informao.

Figura 3-3 Exemplo de vrias datas numa s clula

Na Figura 3-3 est um exemplo de informao agregada incorrectamente, neste caso temos vrias datas juntas numa s data, seguidas de uma letra, M ou T. Uma data junta informao do dia, ms e ano, pelo que tambm se pode desagregar, mas neste caso, como as folhas de calculo tm um tipo data, no necessrio uma vez que uma informao atmica. As datas tm todas o mesmo nmero de caracteres, pelo que fcil a desagregao. Na Figura 3-4 pode-se ver a sequncia de caixas de dilogo para desagregao de dados com largura fixa. Na segunda caixa de dilogo pode-se alterar as posies onde os dados so divididos. Existe ainda uma terceira caixa de dilogo, que no est na figura, onde se pode alterar o tipo de dados em cada coluna. Naturalmente que as colunas seguintes devem estar livres.

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Figura 3-4 Sequncia de caixa de dilogo de texto para colunas, largura fixa

O resultado desta operao pode ser visto na Figura 3-5, em que cada data est agora numa clula distinta.

Figura 3-5 Datas em clulas distintas

Poderia acontecer no entanto que as datas no tivessem todas o mesmo nmero de caracteres, por exemplo, sem os zeros. Nessa situao j no possvel a desagregao por largura fixa, pelo que na primeira caixa de dilogo tem que se escolher a diviso por delimitao, ou seja, tem de haver um carcter pelo qual a diviso em colunas pode ser feita. Na Figura 3-6 est a sequncia de caixas de dilogo de texto para colunas, com a escolha do espao como carcter delimitador.

Figura 3-6 - Sequncia de caixa de dilogo de texto para colunas, largura varivel

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Jos Coelho Exerccios: a) Partindo do exerccio b) da seco 3.1, utilize a coluna com a data de criao de municpios, e coloque uma palavra em cada clula. Crie uma coluna com o valor mximo das clulas expandidas, de modo a obter o ano de criao do municpio.

3.2.2. REMOVER DUPLICADOS

Uma outra situao comum na importao de dados a obteno de dados em duplicado, por exemplo se for pretendida uma lista, e essa lista tiver sido construda por duas ou mais fontes. Nessa situao pretende-se eliminar os dados duplicados, de modo a ficar apenas com dados nicos.

Figura 3-7 Exemplo de dados com linhas duplicadas

Na Figura 3-7 o exemplo que continua da seco anterior, e serve tambm para ilustrar a remoo de dados duplicados, dado que existem diversas datas repetidas. Se for pretendida a lista das datas utilizadas, deve-se remover os dados duplicados, em Dados Ferramentas de Dados Remover Duplicados. Este comando pode ser utilizado para remover linhas de uma seleco, podendo-se escolher as colunas que tm de coincidir para serem removidas as linhas, e quais as que no so necessrias verificar. A Figura 3-8 tem a caixa de dilogo que permite efectuar a seleco das colunas. Quando as colunas seleccionadas coincidem, toda a linha removida, e no apenas as clulas nas colunas seleccionadas.

Figura 3-8 Seleco das colunas a verificar, para remover as duplicadas

Neste caso concreto, se for pretendido realmente a lista das datas utilizadas, as 4 colunas devem ser passadas para uma s, e nessa altura remover as duplicadas, utilizando uma s coluna. Em alternativa optou-se por seleccionar cada coluna isoladamente, e remover os duplicados nessa coluna. A Figura 3-9 tem o resultado dessa operao. Notar que os valores mantm a ordem, so apagadas as linhas iguais que esto em ltimo lugar. 23

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Figura 3-9 Resultado do ficheiro aps remover os duplicados em cada coluna

Exerccios: a) Partindo do exerccio a) da seco 3.2.1, extrair a coluna com o anos de criao dos municpios, e obter a lista dos anos em que foram criados municpios com a letra A (remover anos duplicados).

3.2.3. ORDENAO
A ordenao de dados uma ferramenta indispensvel estruturao da informao. Para ordenar um conjunto de clulas deve-se primeiramente seleccion-las, e de seguida executar um comando de ordenao, na barra de ferramentas Dados Ordenar e Filtrar. aberta uma caixa de dilogo, na Figura 3-10, onde se podem especificar os critrios de ordenao. Para cada critrio necessrio especificar uma coluna, e se a ordem crescente ou decrescente. Apenas se no primeiro critrio duas linhas ficarem empatadas, que utilizado o segundo critrio para desempate, e assim sucessivamente.

Figura 3-10 Caixa de dilogo de especificao dos critrios de ordenao

Caso uma coluna contenha nmeros mas em formato de texto1, a ordenao alfabtica. Neste caso conveniente ter em mente, que o valor 1 fica antes do valor 2, mas o valor 10 fica tambm antes do valor 2 dado que alfabeticamente o dgito 1 antes do dgito 2. Esta uma operao que transcende a simples funcionalidade da ordenao, essencial na manipulao de dados, que se bem utilizada permite a um utilizador experiente efectuar operaes rapidamente independente do tamanho dos dados.

Se um nmero estiver como texto, este fica encostado esquerda e no direita.

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Jos Coelho Como primeiro exemplo, suponhamos que pretendemos juntar aos dados da populao da seco 3.1 com os dados da populao com menos de 15 anos, na Figura 3-11.

Figura 3-11 Percentagem da populao com menos de 15 anos

Ambos os dados esto ordenados por ordem decrescente, mas seria interessante ter uma tabela com a regio, e duas colunas, a populao e a percentagem com menos de 15 anos. Como a ordem de ambas as listas distinta, no se podem juntar. preciso portanto colocar ambas as listas com a mesma ordem, e como tm uma coluna com os mesmos elementos, a coluna da regio, desde que essas colunas estejam pela mesma ordem, pode-se juntar a informao sem problema. esta a situao da Figura 3-12, podendo neste momento apagar-se a coluna D, dado que igual coluna A.

Figura 3-12 Dados provenientes de dois lados, em condies de serem juntos

Aps uma importao de dados pode acontecer virem linhas a mais, no relacionadas com as restantes, mas por vezes entre linhas importantes, como poderia acontecer ao copiar o contedo de um ficheiro pdf, com cabealhos e/ou rodaps. A ordenao til para juntar as linhas com determinadas caractersticas, e apag-las. Neste caso, os cabealhos/rodaps provavelmente tm um texto igual ou pelo menos parecido, e aps uma operao de ordenao ficam todos juntos, facilitando a sua seleco e eliminao. No entanto, aps eliminar, conveniente repor a ordem original. Se no for possvel a reposio da ordem original atravs de uma coluna existente, tem que se criar uma coluna com a ordem original antes da primeira operao de ordenao.

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Folha de Calculo Exerccios: a) Execute novamente o exerccio b) da seco 3.1, mas extraindo todos os concelhos e no apenas os iniciados na letra A. Pretende-se uma linha por cada concelho. Note que ficar com vrias linhas a mais entre as tabelas de cada letra, que necessita de remover.

3.3. VISUALIZAO
Com um grande volume de dados torna-se complicada a utilizao que at aqui tem vindo a ser feita da folha de calculo. So necessrias tcnicas adicionais de visualizao, de modo a assegurar que se v a informao pretendida, e no passa desapercebido algum valor relevante.

3.3.1. CONGELAMENTO DE LINHAS/COLUNAS

A primeira tcnica para melhorar a visualizao de dados, o congelamento das linhas/colunas que tenham informao relevante para a compreenso dos dados nas clulas em visualizao. As colunas devem ter o ttulo da propriedade que a clula tem, e as linhas devem ter a identificao da entidade que a clula tem. A Figura 3-13 tem o exemplo de uma tabela com cidades de Portugal, e regies a que pertencem.

Figura 3-13 Ficheiro com cidades de Portugal, e regies a que pertencem

Atendendo a que h muitas cidades, apenas se estivermos na parte de cima do ficheiro, sem utilizar a scrollbar vertical, que se sabe a que regio corresponde cada coluna, tal como se for utilizada a scrollbar horizontal, fica-se sem saber qual a cidade a que corresponde a informao. esta a situao na Figura 3-14. Embora o utilizador possa ter fixado que a coluna C corresponde ao Distrito, dado que o nmero de colunas baixo, mais dificilmente poder ter visto a cidade a que corresponde a informao, e em todo o caso seria sempre uma soluo que necessitaria da parte do utilizador grande ateno e memria.

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Figura 3-14 No est visvel nem o ttulo da coluna nem a cidade a que corresponde a informao da clula seleccionada

A soluo est em fixar painis (Ver Janela Fixar Painis), mas antes de o fazer tem de se posicionar a clula activa na primeira clula no fixa, dado que todas as colunas/linhas esquerda/cima da clula activa, ficam fixas. A Figura 3-15 est o resultado desta operao, podendo agora mover a pgina para qualquer zona, e tanto a coluna A como a linha 1 permanecero visveis.

Figura 3-15 Linha 1 e coluna A fixas

O caso presente elucida algo muito vulgar, que embora a folha de calculo a nada obrigue sobre a organizao dos dados, muito comum colocar-se os dados organizados desta forma: as colunas so caractersticas, variveis ou propriedades e as linhas so observaes, casos ou entidades. Este formato ter mais vantagens a nvel de visualizao como veremos nas seces seguintes. Exerccios: a) Congele as colunas mais relevantes informao do exerccio b) da seco 2.1 b) Congele as colunas mais relevantes informao do exerccio a) da seco 3.1

3.3.2. FORMATAO CONDICIONAL

Os dados numricos, quando juntos em grande quantidade, deixam de ser informativos para quem possa apenas passar uma vista de olhos pela informao. Alguns valores que possam ser considerados extremos e merecer uma ateno mais cuidada, podem assim no serem localizados e terem a ateno merecida, dado que so apenas mais um dado num mar de informao. A formatao condicional permite especificar o formato de uma clula com base no seu valor,

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Folha de Calculo servindo assim o propsito de realar o valor das clulas dos casos que requeiram um maior cuidado. Para definir formatao condicional no Excel, tem que se seleccionar a coluna prendida chamar: Base Estilos Formatao Condicional. Existem estilos j definidos, automticos, para distribuir cores pela gama de valores da seleco, ou para colocar uma barra indicando a percentagem, ou mesmo um cone com indicao do valor ser alto ou baixo. Na Figura 3-16 esto exemplos destes trs tipos de formatao condicional.

Figura 3-16 Formatao condicional aplicada com cores, barras e cones

Pode-se no entanto definir uma formatao condicional em que se especifica a condio para que a clula fique com determinada formatao, atravs de Regras. Uma regra tem que se definir a condio, e o formato, estando no Excel 2007 consideravelmente melhorada a forma como feita, como se pode observar na Figura 3-17. Cada uma dos modos alternativos de definir regras fornece a flexibilidade necessria colocao da formatao grfica apelativa, e ao mesmo tempo exacta.

Figura 3-17 Caixa de dilogo de definio de regras de formatao

Para o efeito de realce, este tipo de formatao prefervel formatao manual, dado que actualizada automaticamente assim que o valor da clula seja alterado. Por outro lado pode-se definir a formatao para o conjunto de clulas, enquanto a formatao manual foraria a colocao de formato de realce nas clulas, uma a uma. Exerccios: a) Continue o exerccio a) da seco 3.2.3, isole o ano de criao do municpio numa coluna, e aplique uma formatao para distinguir os concelhos novos dos antigos. 28

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3.3.3. FILTROS
Quando se tem grandes quantidades de informao, outro modo de focar a ateno numa determinada zona a utilizao de filtros. Apenas as linhas que satisfazerem o filtro sero visualizadas, as restantes so ocultadas. Assim, num dado momento apenas se v a parte da informao que mais interessa, mas tem-se a hiptese de posteriormente relaxar ou mesmo desligar o filtro e ver assim as linhas que estavam ocultas. Os filtros podem-se aplicar a situaes em que os dados esto na forma indicada na seco 3.3.1, ou seja, nas colunas esto propriedades, e nas linhas entidades. Pode-se ligar o filtro automtico atravs de Dados Ordenar e Filtrar Filtrar. Foi essa a operao efectuada na Figura 3-18, esquerda. Existe agora um boto em cada coluna, ao clicar no boto aberta uma janela ( direita na Figura 3-18) que permite especificar o filtro a aplicar sobre os dados na coluna, ou especificar simplesmente a ordenao dos dados pelos valores da coluna.

Figura 3-18 Lista de cidades de Portugal aps ligar o filtro (esquerda), e janela aberta ao clicar na coluna Distrito (direita)

Com o filtro ligado, simples visualizar apenas as cidades na zona do Oeste (NUTS III), ordenadas por concelho. Pode-se ver na Figura 3-19 o resultado, ficando apenas 4 cidades listadas. Notar que os nmeros das linhas so visualizados com o valor real, 7, 23, 92 e 137, ficando os cones do filtro diferentes para identificar as colunas com filtro/ordenao activa.

Figura 3-19 Filtro ligado na coluna NUTS III, e ordenao na coluna Concelho

Os filtros permitem consultar/trabalhar razoavelmente mesmo sobre tabelas com muita informao, uma vez que rapidamente se pode visualizar apenas a informao necessria no momento. 29

Folha de Calculo O Excel 2007 tem uma evoluo do conceito do filtro, adicionando tambm formatao: Inserir Tabela (ver Figura 3-20). A formatao refeita podendo tambm ser alterada, de modo a facilitar a leitura, activado o filtro e facilidade de ligao com os relatrios dinmicos, descritos na seco 4.3.

Figura 3-20 Tabela activada

Exerccios: a) Continue o exerccio a) da seco 3.3.2, active o filtro automtico e mostre todos os concelhos cujo ano de criao menor que 1500.

3.3.4. VALIDAO DE DADOS

A validao de dados destina a evitar erros na introduo manual dos dados, activando um erro aps a introduo de dados invlidos. Permite tambm especificar informao relevante clula activa, que poder ser muito til a quem esteja a introduzir dados. Finalmente permite ainda a marcao de valores incorrectos. Desta forma tenta-se que a informao introduzida manualmente, mantenha uma qualidade elevada: Dados Ferramentas de Dados Validao de Dados. Vamos exemplificar repescando o exemplo dado na Figura 2-13, em que com o nome do ms devolvido o nmero de dias. O nome do ms deve ser colocado na coluna D, e o nmero de dias respectivo aparece na coluna E. No entanto se for colocado um texto distinto de um nome de um ms, a funo utilizada PROC ir retornar um valor que no faz sentido. O ideal que o utilizador seja notificado dos valores permitidos mal entre na coluna. o que foi feito na Figura 3-21, em que no s foi colocada uma mensagem indicando que se deve colocar o nome de um ms, como se especificou a validade dos dados com uma lista, a lista de meses da coluna A, e uma mensagem de erro no caso de ser introduzido um valor fora da lista. Atendendo a que se trata de apenas uma lista de valores vlidos, a folha de calculo mostra inclusive uma caixa de seleco para permitir ao utilizador seleccionar o valor de entre os permitidos. Na Figura 3-21 em baixo esto as caixas de dilogo de configurao da validao das clulas da coluna D. A marcao das clulas invlidas foi feita atravs da instruo Dados Ferramentas de Dados Validao de Dados Assinalar com crculo dados invlidos. Esta opo acaba por ter alguma sobreposio com a formatao automtica, mas neste caso o objectivo mais restrito, destina-se a realar apenas as clulas com valores invlidos.

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Figura 3-21 Validao de dados configurada para a coluna D (em cima), caixas de dilogo para configurao da validao de dados (em baixo)

Exerccios: a) Continue o exerccio b) da seco 2.3, e coloque indicaes e restries nas clulas com os parmetros, de modo a evitar que sejam colocados valores invlidos ou sem sentido.

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4. RELATRIOS
At este ponto estivemos interessados em conseguir fazer com uma folha de calculo os clculos que pretendemos, e processar grandes quantidades de informao. No entanto, nem os clculos nem a informao processada sero teis se no forem transmitidos, e a prpria folha de calculo um mau transmissor de informao, dado que o gestor poder no saber trabalhar com a folha de calculo, ou no ter tempo para a analisar. So necessrios relatrios que sintetizem e exportem os resultados. So estas facilidades da folha de calculo que sero abordadas neste captulo, onde sero descritas as facilidades de impresso de grandes volumes de dados, produo de grficos, e produo de relatrios dinmicos.

4.1. IMPRESSO
Ao imprimir uma folha de calculo perde-se naturalmente a possibilidade de utilizar as scrollbars e visualizar a parte no visvel. portanto mais relevante a preocupao na seco 3.3.1 Congelamento de linhas/colunas de se ter as colunas e linhas que identificam o significado do contedo de uma clula sempre visveis. Na Figura 4-1 est o resultado da pr-visualizao da folha indicada na Figura 3-16, sem qualquer configurao. O resultado torna metade das pginas no utilizveis, j que se v informao numrica sem qualquer referncia cidade a que diz respeito, encontrando-se os ttulos das colunas apenas nas pginas 1 e 5.

Figura 4-1 Pr-visualizao da impresso da folha das Cidades de Portugal.

Vamos comear por analisar as barras de ferramentas do friso Esquema de Pgina, Figura 4-2.

Figura 4-2 Barra de ferramentas relacionadas com a impresso, no Friso Esquema de Pgina

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Jos Coelho Todas as barras de ferramentas da Figura 4-2 do acesso mesma caixa de dilogo avanada, idntica s das verses anteriores, pelo que importante descrev-la aqui. Mas esto visveis desde j as configuraes novas relativamente ao processador de texto. So principalmente a rea de impresso, ttulos de impresso, e as opes de folha. Ao contrrio de um processador de texto em que se pretende imprimir tudo, numa folha de calculo comum pretender-se imprimir apenas uma zona do documento. Para tal basta seleccionar a zona a imprimir e utilizar o boto para definir a rea de impresso. As clulas fora dessa rea no so simplesmente impressas. Os ttulos de impresso permite reproduzir em cada pgina um conjunto de linhas e colunas, tal como na seco 3.3.1 para a visualizao, e as opes de folha permitem desligar a grelha de linhas que separa as clulas, bem como a identificao automtica das linhas/colunas, dado que as mesmas tm mais sentido na edio e utilizao da folha de calculo, mas podem sobrecarregar uma impresso.

Figura 4-3 Caixas de dilogo de configurao avanada da impresso

A Figura 4-3 mostra as diferentes pastas da caixa de dilogo de configurao avanada, onde se destaca na pasta Pgina a possibilidade de ajustamento da escala de impresso para toda a rea de impresso, a partir de um nmero especificado de pginas de largura/comprimento. Esta opo permite controlar a utilizao do papel, que de outra forma sempre necessrio executar uma prvisualizao para evitar ter as pginas finais pouco preenchidas. Os cabealhos/rodaps conveniente definir no caso de existir vrias pginas, de modo a poder reorganiz-los se necessrio, mas naturalmente que a flexibilidade aqui inferior existente num processamento de texto. A pasta Folha permite especificar a rea de impresso, neste caso as colunas A a G, e as linhas/colunas a repetir em cada pgina, neste caso a linha 1, e a coluna A. Na Figura 4-4 est a prvisualizao do mesmo documento da Figura 4-1 com as configuraes da Figura 4-3, pelo que 33

Folha de Calculo desta vez existe um cabealho e rodap, os ttulos das colunas so reproduzidos em cada pgina, tal como a coluna com a identificao da cidade, permitindo assim manter a leitura de todas as pginas.

Figura 4-4 Pr-visualizao da folha Cidades de Portugal, aps configurao de impresso

Exerccios: a) Seleccione o exerccio realizado anteriormente com mais informao, e prepare-o para impresso. Aps pr-visualizar, produza um ficheiro pdf.

4.2. GRFICOS
Os grficos permitem visualizar informao numrica de forma grfica. H basicamente trs tipos de grficos: sries; histogramas; disperso1. Caso o nmero de observaes seja reduzido, podem-se fazer grficos das sries, de uma ou mais variveis, existindo uma relao entre o valor da observao e o espao que ocupa no grfico. Para um conjunto de dados de variveis para as quais h um nmero elevado de observaes, os grficos de sries j no apresentam grande legibilidade, sendo prefervel utilizar histogramas para visualizar uma varivel, ou grficos de disperso para visualizar duas variveis, em que cada varivel est num eixo do grfico, e representa-se cada observao por um ponto nas coordenadas a que correspondem os valores das variveis. Este grfico pode dar uma noo do tipo de dependncias que tm ambas as variveis. Vamos comear pelo grfico mais simples, de srie. A Figura 4-5 apresenta as principais formas de visualizao dos grficos em srie: coluna, linha, circular, barras, rea. Todos estes tipos de grficos pode-se definir uma ou mais colunas com dados, e uma coluna com a identificao dos elementos.

Figura 4-5 Barra de ferramentas Grficos, sobre o friso Inserir

Vamos exemplificar com os dados recolhidos da Figura 3-1, e fazer o grfico em srie com as regies mais povoadas do Mundo da Figura 4-6.
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Scatterplots

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Jos Coelho

Population Mid-2010
1,6E+09 1,4E+09 1,2E+09 1E+09 800000000 600000000 400000000 200000000 0

Figura 4-6 Grfico de colunas produzido a partir dos dados da Figura 3-1

Como a coluna com os nomes das entidades e os valores estavam juntas, bastou seleccionar a regio a colocar no grfico, e clicar no grfico de colunas conforme pretendido, conforme indicado na Figura 4-7.

Figura 4-7 Grfico produzido e seleco dos dados activa

O grfico fica pronto a poder ser copiado para um processador de texto, que foi o caso da Figura 4-6, sendo posteriormente redimensionado ou alterado conforme as necessidades, sem as restries de uma imagem que seria sempre um objecto esttico. A criao de grficos automtica importante, mas no se pode dispensar o conhecimento das configuraes feitas, para facilitar a correco de algum problema. Para alm de questes grficas de menor relevo, a configurao criada automaticamente pode-se ver e editar na caixa de dilogo Seleccionar Dados, acessvel tanto a partir do menu de contexto, como do friso Estrutura Dados Seleccionar Dados (ver Figura 4-8).

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Folha de Calculo

Figura 4-8 Caixa de dilogo de origem de dados de um grfico

Nesta caixa de dilogo pode-se ver na zona da direita a lista de rtulos, ou seja, os nomes a utilizar para identificar os elementos. Ao carregar no boto Editar pode-se alterar as clulas com os nomes, que devem estar naturalmente nas mesmas linhas que os valores respectivos. Na zona da esquerda pode-se adicionar uma ou mais colunas de valores relativos aos elementos identificados, neste caso tempos apenas uma varivel, mas pode-se adicionar mais ou eliminar. O boto Alterar Linha/Coluna permite transpor a matriz, ou seja, as linhas passam a colunas e as colunas a linhas, sendo portanto o significado das linhas os elementos, e das colunas as propriedades. Esta opo til na medida em que nem sempre na folha de calculo se respeita essa regra, e desta forma facilitase a sua correco no grfico. Os histogramas permitem ver grande quantidade de informao condensada. Por exemplo, na Figura 3-16 tem-se para cada cidade de Portugal uma coluna com o ano de criao. Dado que existem muitas cidades, torna-se complicado fazer um grfico de srie com esta informao, pelo que necessrio condensar a informao, por exemplo ao sculo, e s depois construir o grfico em srie (ver Figura 4-9).

Sculo de criao de cidades portuguesas

21 20 19 18 16 15 12 0 0 20 40 60 80 100

Figura 4-9 Grfico com o histograma do ano de criao das cidades portuguesas

Os histogramas fazem-se em aplicaes de estatstica de forma automtica, mas normalmente nas folhas de calculo esta condensao de informao mais manual, embora na seco seguinte de

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Jos Coelho relatrios dinmicos d para automatizar esta tarefa. Este grfico foi no entanto construdo utilizando as tcnicas j referidas, como se pode ver na Figura 4-10.

Figura 4-10 Folha de calculo onde foi criado o histograma da Figura 4-9

Foi primeiramente na coluna H calculado o sculo de criao com base no ano de criao1, de modo a agrupar as cidades pelo sculo de criao, na coluna I foram colocados os valores da coluna H mas removendo os duplicados e ordenando os valores, e finalmente na coluna J colocou-se a contagem do nmero de cidades criadas em cada sculo. As duas ltimas colunas so a base para o grfico de srie, que um histograma dos dados originais. Embora este grfico no mostre exactamente a informao original, resume essa informao e desta forma possvel saber quais os sculos em que foram criadas mais cidades em Portugal. Para exemplificar os grficos de disperso vamos utilizar os dados da Figura 3-12, com dois valores por cada pas, e sendo muitos pases tambm no seria muito informativo os grficos de srie. O grfico pode ser visto na Figura 4-11.

Population Age <15 (%) - Population Mid-2010

1,6E+09 1,4E+09 1,2E+09 1E+09 800000000 600000000 400000000 200000000 0 0 10 20 30 40 50 60

Figura 4-11 Exemplo de um grfico de disperso, com os dados da Figura 3-12

=ARRED.PARA.CIMA(G2/100;0)

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Folha de Calculo A diferena relativamente a um grfico de srie, que para definir uma srie, em vez de se identificar o nome e uma coluna com dados, tem que se identificar um nome e duas colunas com dados, uma coluna com os valores do eixo X e outra coluna com os valores do eixo Y. A Figura 4-12 mostra a srie do grfico da Figura 4-11.

Figura 4-12 Caixa de dilogo de edio de uma srie num grfico de disperso

Os grficos de disperso permitem facilmente identificar situaes bastante distintas das restantes, e dependncia entre variveis. Por exemplo, neste caso v-se claramente os pontos das duas regies mais povoadas do mundo, e que a percentagem de crianas com menos de 15 anos vai quase desde 10% a 50%, no existindo uma relao claramente observvel que permita explicar a populao pela percentagem de crianas, nem o contrrio. Exerccios: a) Partindo do exerccio a) da seco 3.3.3, faa um grfico em srie para o ano de criao do municpio. Experimente a activar um filtro e verifique se o grfico se mantm sincronizado com o filtro. b) Partindo do exerccio a) da seco 3.1, transforme os valores para dados numricos, e crie um grfico que mostre os trs tipos de informao (pginas vistas, mensagens, utilizadores). c) Partindo do exerccio a) da seco 2.4, faa um grfico de linhas para mostrar a evoluo da funo Fib.

4.3. RELATRIOS DINMICOS

Os relatrios dinmicos permitem calcular informao sobre um conjunto de dados que embora tenha grande volume, tem algumas variveis categorizadas1, seja de texto ou variveis com valores numricos com fraca varincia. Nestas situaes pode-se fazer contagens ou mdias de uma outra varivel contnua, dependente de cada varivel categorizada. Vamos exemplificar com os dados da Figura 4-10, criando um relatrio dinmico (Inserir Tabelas Tabela Dinmica), numa nova folha, sendo aberta a janela de configurao do relatrio na Figura 4-13.

Variveis que identificam uma categoria dos elementos, e existindo menos categorias que elementos. Por exemplo, o distrito numa tabela de concelhos uma varivel categorizada

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Jos Coelho

Figura 4-13 Janela de configurao do relatrio dinmico

Todas as colunas na tabela podem ser colocadas numa de 4 zonas. A primeira zona o filtro, que utilizada para filtrar os elementos a utilizar no relatrio. Nesse caso pode-se seleccionar por exemplo quais os distritos ou a partir de que volume de populao que se pretende contabilizar as cidades. Nas duas zonas de Linha e Coluna, devem-se colocar as variveis categorizadas que devem distinguir os elementos nas linhas/colunas. Por exemplo, se for pretendido a diviso por distrito, deve-se colocar a coluna distrito ou nas linhas ou nas colunas. Na zona de Valores deve-se colocar as colunas com dados numricos, de modo a calcular a soma dos valores dos elementos de cada categoria e satisfazendo o filtro, ou outra qualquer operao de juno de valores, como a simples contagem de elementos, at ao mximo, mdia, desvio padro, etc. A Figura 4-14 tem um relatrio dinmico em que nas colunas tem o sculo de criao da cidade, e nas linhas tem o distrito. Como no somatrio dos valores est a contagem de cidades, o interior do relatrio tem o nmero de cidades que em cada distrito foi criada em cada sculo. Cada campo permite principalmente optar por incluir ou no os sub-totais, e definir a funo de agregao.
Contar de Cidade Rtulos de Linha Aores Aveiro Beja Braga Bragana Castelo Branco Coimbra vora Faro Guarda Leiria Lisboa Madeira Portalegre Porto Santarm Setbal Viana do Castelo Vila Real Viseu Total Geral Rtulos de Coluna 0 12 15 16 18 19 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 3 1 1 1 1 1 2 1 1 2 1 1 21 Total Geral 5 7 17 1 3 7 4 3 5 2 6 1 11 3 8 5 1 11 1 7 3 7 26 1 11 2 11 1 2 4 4 2 3 2 7 8 1 1 11 4 8 94 29 156 20 2 9 1 5 2 1 3 3 6 3 4 9 5 1 17 8 8

Figura 4-14 Exemplo de um relatrio dinmico e respectiva configurao

Se for movida mais que uma varivel para uma zona, todos os pares de valores sero considerados. De igual forma podem ser movidas mais que uma varivel para a zona dos dados, sendo mostrado nesse caso mais que um valor por cada clula do relatrio. A Figura 4-15 tem um exemplo de um relatrio dinmico em que nas linhas esto duas variveis, primeiro o distrito, e dentro deste o NUTS III. Como Aores apenas tem um NUTS III, aparece no relatrio com apenas um sub-elemento, enquanto Aveiro tem 4 sub-elementos, um por cada NUTS III do distrito de Aveiro. Para cada 39

Folha de Calculo elemento, como h vrios valores a somar, estes so dispostos nas colunas: nmero de cidades; mdia do sculo de criao, e soma do nmero de freguesias em concelhos com cidades.
Valores Rtulos de Linha Contar de Cidade Mdia de Sculo Soma de N. de freguesias Aores 5 18,2 13 Aores 5 18,2 13 Aveiro 17 20,3 23 Baixo Mondego 1 21,0 1 Baixo Vouga 9 20,2 15 Entre Douro e Vouga 6 20,3 6 Grande Porto 1 20,0 1 Beja 3 19,0 8 Baixo Alentejo 3 19,0 8 Braga 7 17,0 18 Ave 4 19,8 7 Cvado 3 13,3 11 4 17,8 5 Bragana Alto Trs-os-Montes 4 17,8 5 Castelo Branco 3 19,0 6 Beira Interior Sul 1 18,0 1 Cova da Beira 2 19,5 5 Coimbra 5 15,8 11 Baixo Mondego 3 13,0 9 Pinhal Interior Norte 1 20,0 1 Pinhal Litoral 1 20,0 1 6 17,0 11 vora Alentejo Central 6 17,0 11 Faro 11 17,2 15 Algarve 11 17,2 15 Guarda 8 19,1 12 Beira Interior Norte 5 18,6 8

Figura 4-15 Exemplo de um relatrio dinmico com mais que uma varivel nas linhas e nos valores

Embora os dados originais dos relatrios dinmicos da Figura 4-14 e Figura 4-15 sejam os mesmos, os relatrios em si so bastante distintos, devido sua configurao. O potencial deste tipo de relatrio muito elevado, permitindo gerar relatrios de elevado detalhe de especializao, desde que se tenha os dados bem estruturados, isto , com os elementos nas linhas e caractersticas nas colunas. Exerccios: a) Continuando o exerccio a) da seco 3.3.3, calcule o sculo em que cada concelho foi fundado, e construa um relatrio dinmico com o nmero de concelhos criados por cada sculo. Faa tambm a verso grfica do relatrio dinmico. b) Para consolidar esta matria, prope-se um exerccio mais aberto, com base em dados reais, disponveis no Population Reference Bureau (http://www.prb.org/). Sugere-se que faa uma anlise que envolva as seguintes variveis: Populao, valor mais recente; Percentagem da populao, com menos de 15 anos; Esperana de vida nascena; rea do pas; Nmero de carros por cada 1000 habitantes. Considerando que a vida o maior bem, analise a esperana de vida mdia nos diferentes pases relativamente populao e rea de Portugal. Os pases devem ser classificados

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Jos Coelho como tendo mais/menos populao no caso de terem mais/menos 10% da populao de Portugal, e de forma anloga para a rea1. O que conclui? A anlise anterior pode levar a concluir que a densidade populacional e a esperana de vida esto interligados. Para confirmar isso, faa um grfico de disperso entre a densidade populacional e a esperana de vida. Est a percentagem de crianas ou o nmero de carros relacionados com a esperana de vida? Como caracteriza os pases com maior esperana de vida que em Portugal?

Utilize uma frmula com condicionais, funo SE, para calcular uma coluna que indique se o pas em causa tem mais, menos ou a mesma populao que Portugal.
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Folha de Calculo

5. OPTIMIZAO
As funcionalidades de uma folha de calculo j foram abordadas, todas excepto a optimizao de problemas, que o tema deste captulo. Atendendo grande facilidade em especificar frmulas, as folhas de calculo so aplicaes que permitem facilmente especificar-se um problema de optimizao, e por esse motivo tm vindo a ser integrados algoritmos que o utilizador nem necessita de os conhecer, apenas precisa definir correctamente o problema que pretende optimizar. Nem todos os problemas conseguem ser resolvidos por estes mtodos, pelo que importante conseguir distinguir os problemas simples, mesmo de grandes dimenses, que podem e devem ser resolvidos deste modo, dos problemas complexos, os quais se deve evitar perder tempo a tentar definir e resolv-los desta forma.

5.1. FORMULAO DE PROBLEMAS

Para definir um problema necessrio identificar os seguintes pontos: Variveis de deciso; Objectivo; Restries.

As variveis de deciso o que se pode decidir ou influenciar no problema, de modo a melhorar o objectivo. Caso no exista nada que se possa alterar, ento no existe problema de optimizao. s variveis de deciso iro equivaler na folha de calculo clulas com valores cuja folha de calculo ir variar de modo a melhor satisfazer o objectivo. O objectivo a funo que se pretende maximizar ou minimizar. Sem se conhecer o que se est a tentar fazer, no possvel optimizar o problema. Pode acontecer que se pretenda apenas uma soluo vlida, isto , um conjunto de variveis de deciso que satisfaa todas as restries. Neste caso a funo objectivo pode ser constante, e nesse caso o problema um problema de procura (procura de uma soluo). O normal ser existir sempre uma funo objectivo de modo a poder distinguir de entre as vrias solues vlidas, qual a que valorizada. As restries so um conjunto de frmulas que tm de ser satisfeitas de modo a que a soluo, isto , o conjunto de variveis de deciso, seja vlido. nas restries que entram a maior parte dos parmetros do problema, embora o objectivo seja por vezes tambm de calculo complexo. O objectivo especifica-se com uma frmula, enquanto as restries, cada uma especifica-se tambm com uma frmula. Naturalmente que as frmulas devem estar dependentes das variveis de deciso, caso contrrio a alterao das variveis de deciso de nada serviria para melhorar o objectivo, ou satisfazer as restries. No primeiro exemplo vamos calcular o mnimo da seguinte funo: 4 2 2 4. Neste caso no temos restries, existem duas variveis de deciso, x e y, e o objectivo minimizar a funo fornecida. A resoluo est na Figura 5-1, em que s clulas B1 e B2 foi atribudo o nome x e y respectivamente1.

Pode-se atribuir um nome a uma clula activa, escrevendo o novo nome por cima do actual

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Jos Coelho

Figura 5-1 Utilizao do Solver para minimizar uma funo, sem restries

O solver pode-se chamar executando Dados Analysis Solver, o qual apresenta uma caixa de dilogo na direita da Figura 5-1. Primeiro tem que se definir o objectivo indicando qual a clula com a funo objectivo, neste caso a clula B3, e o que se pretende fazer, maximizar, minimizar ou atingir um valor especfico. Em segundo lugar tem que se seleccionar as clulas com as variveis de deciso, neste caso B1 e B2, existindo um boto para adivinhar1. Finalmente pode-se adicionar quantas restries se quiser, mas no problema actual no temos restries pelo que simplesmente executa-se (boto Solve). Em caso de sucesso a folha de calculo fica com os valores com a soluo. O Solver no garante para este tipo de problema que a soluo retornada seja ptima, mas no caso presente trata-se de facto do valor mais baixo da funo. O utilizador acabou por ter o trabalho apenas de especificar o problema. As limitaes do Solver so as seguintes: No garante solues ptimas; No garante a descoberta de qualquer soluo, mesmo que existam solues vlidas; As solues obtidas so dependentes dos valores iniciais das variveis de deciso; A formulao do problema tem uma forte influncia na qualidade dos resultados.

Parecem fortes limitaes, mas na verdade estas limitaes so mais derivadas da complexa natureza de alguns problemas de optimizao que propriamente de algum defeito do Solver. O mesmo problema pode ser modelado de maneiras diferentes, correndo-se o risco de fazer uma m modelao e inviabilizar a obteno de solues boas, que com outra modelao seriam obtidas. portanto importante conhecer quais os tipos de modelaes que so simples e quais so as complicadas, de forma a por um lado orientar a modelao de um determinado problema, e por outro a ter um maior grau de informao sobre as solues que se obtm. Fazendo uma lista de tipos de modelos, do simples ao complexo podemos referir: Problema com a funo objectivo e restries lineares - o mais simples que pode haver, e neste caso o Solver garante o ptimo, independentemente da dimenso do problema;

O Excel consegue adivinhar porque so as clulas com valores das quais a frmula dependente. Pode no entanto identificar clulas com valores constantes, como sendo variveis de deciso, pelo que no se pode confiar na identificao automtica.
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Folha de Calculo Problema com a funo objectivo e restries contnuas - neste caso podem haver vrios ptimos locais, sendo os valores iniciais possveis responsveis pelo ptimo local onde o Solver ir parar; Problema com a funo objectivo e/ou restries discretas, mesmo que sejam binrias pior dos casos, fortemente dependente da modelao, apenas em alguns casos se torna vivel a utilizao do Solver.

Convm referir que uma funo linear se no existirem multiplicaes ou divises entre variveis, apenas entre uma varivel e constantes. Uma funo contnua se no existirem pontos de descontinuidade, isto , a funo tem um valor num determinado ponto, e no ponto imediatamente ao lado tem outro valor completamente diferente. Uma funo discreta se tiver degraus, isto , at determinado ponto tem um valor, depois desse ponto tem outro completamente distinto. Vamos agora dar dois exemplos correspondendo s duas primeiras situaes atrs referidas, no se aconselhando a utilizao do Solver para a ltima situao, um problema discreto.

5.2. PROBLEMAS LINEARES

Este primeiro exemplo aparenta ser grande e complexo mas como tem tudo linear torna-se simples, sendo o Solver uma ferramenta adequada para o resolver. Pretende-se saber que produto produzir, numa fbrica que pode produzir os produtos de A a H, utilizando cada produto uma certa quantidade de 4 materiais cujo seu custo unitrio dado, e consumindo tempo em 4 mquinas cuja sua disponibilidade semanal dada. Cada material tem um custo unitrio, e as mquinas tm uma disponibilidade semanal em horas. O ganho unitrio por cada produto tambm dado, e quer-se maximizar o lucro, como seria de esperar. A Figura 5-2 tem todos os dados introduzidos na folha de calculo.

Figura 5-2 Dados do problema de exemplo linear

Para poder utilizar o Solver preciso especificar quais so as variveis de deciso, quais as restries, e o objectivo. Por vezes estas perguntas no so assim to fceis de responder, deixase aqui algumas dicas que talvez possam ajudar a identifica-las: Variveis de deciso - o que se quer saber. O que se tem que responder para que exista uma soluo concreta para o problema. Restries - o que no pode acontecer numa soluo, ou o que uma soluo tem que respeitar.

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Jos Coelho O objectivo - o que se quer maximizar ou minimizar, o que se pretende melhorar, ou no piorar.

normalmente mais fcil, definir estes parmetros utilizando esta ordem. Neste caso, primeiramente h que inserir na folha as variveis de deciso, que so a quantidade a produzir de cada produto. H portanto que reservar na folha de Excel, clulas para as variveis de deciso, e inicializa-las com valores vlidos, normalmente a zero. Esse espao corresponder zona com a soluo do problema. As restries so o nmero de horas que cada mquina pode trabalhar, pelo que h que calcular o nmero de horas utilizada em cada mquina e em cada produto de forma a saber o total. Naturalmente que existindo uma restrio semanal, a soluo ser tambm numa base semanal. Finalmente o custo total tem que ser calculado com base nas quantidades de materiais de cada tipo utilizado em cada produto, somar tudo e contabilizar o preo total, a subtrair ao ganho dos produtos. Na Figura 5-3 apresenta a folha modificada para se poder chamar o Solver e obter a melhor soluo para este problema.

Figura 5-3 Variveis de deciso (cinzento), restries (azul), e funo objectivo (verde, rosa, amarelo)

A zona da linha 13 linha 20 contabiliza para cada material/mquina, a quantidade necessria de material/horas dependente das variveis de deciso, que so o nmero de produtos a produzir de um determinado tipo. A soma para cada material/mquina destes valores, ir permitir calcular o custo para os materiais, e calcular as horas para as mquinas, que so teis para as restries. A coluna do ganho basta multiplicar a quantidade pelo preo unitrio, pelo que a funo objectivo simplesmente subtrai aos ganhos os custos dos materiais. Na Figura 5-4 pode-se ver o resultado de utilizar o Solver. Notar que na restrio das horas das mquinas, a primeira, foi dado um conjunto de clulas, em vez de serem inseridas 4 restries, uma por cada clula. Foram tambm adicionadas duas restries no declaradas, uma relativamente quantidade a produzir ter de ser um valor no negativo, e outra relativa quantidade a produzir ter de ser um valor inteiro. Embora o enunciado nada diga, no faz sentido quantidades negativas de produo, e se bem que possvel trabalhar com valores mdios, e numa semana produzir mais de um produto e em outra menos do outro de modo a obter uma determinada mdia, para efeitos de gesto prefervel uma quantidade de produo nica para todas as semanas, pelo que lcito acrescentar a restrio para quantidades inteiras.

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Folha de Calculo

Figura 5-4 Resoluo do exemplo linear, tendo sido adicionadas algumas restries no declaradas

Com as restries e funo objectivo devidamente formulada simples alterar ou adicionar novas restries. Por exemplo, por motivos de divulgao de produtos, pode existir interesse em forar uma quantidade mnima por cada produto. Nesse caso bastaria alterar a restrio em que a quantidade tem de ser no negativa, passando a forar quantidades positivas. Todas as expresses so lineares, pelo que no surpresa que o Excel o consiga resolver rapidamente.

5.3. PROBLEMAS CONTNUOS

Consideremos agora um exemplo no linear, e com um enunciado bem mais simples. Pretende-se maximizar a funo , , . . Sujeita a: 0; . . 0; 100 Este problema insere-se facilmente na folha de calculo, basta para isso escrever estas expresses em clulas separadas, tanto a funo a optimizar como as trs restries, sendo as variveis de deciso as variveis da funo a optimizar. A Figura 5-5 apresenta a resoluo do problema, mas aps chamar o Solver o resultado deixar a folha na mesma, considerando que a soluo com todas as variveis nulas a melhor.

Figura 5-5 Exemplo contnuo, o solver deixa inalterada a soluo nula

Ao mandar resolver o problema o Solver diz que j achou um ptimo local e pra com exactamente a mesma soluo, tudo nulo. Aps alterar a soluo inicial para outro valor, por exemplo todas as 46

Jos Coelho variveis unitrias, o resultado converge em outra soluo com o valor da funo muito mais elevado, como se pode confirmar na Figura 5-6.

Figura 5-6 Resultado do solver se a soluo inicial for x=y=z=1

Este exemplo serve para clarificar que neste tipo de problemas a soluo dada pelo solver pode no ser ptima. No s na funo objectivo esto duas variveis multiplicadas, como tambm nas restries isso acontece, pelo que o problema pode passar a conter ptimos locais sendo o solver enganado com os valores iniciais. Notar que z tem um valor praticamente nulo mas no nulo. Isso resulta do Solver ter utilizado um processo de resoluo numrico. Exerccios: a) O dilema do aluno Um aluno tem disponveis 20 horas de estudo por semana, a distribuir por 8 disciplinas. Verificou a nota que provavelmente obteria a cada disciplina sem estudar, apenas assistindo s aulas, e o aumento na nota a cada disciplina por cada hora semanal de estudo a mais, informao que reuniu no seguinte quadro: Incremento de nota por cada hora de estudo 1 10 0,5 2 9 1 3 11 0,25 4 12 1,1 5 8 2,5 6 12 0,3 7 8 1,6 8 9 1 Embora tenha reunido toda esta informao, no consegue afinal saber: 1. Quantas horas de estudo deve atribuir a cada disciplina, para que passe a todas as disciplinas e maximize a mdia? 2. Quantas horas semanais teria que estudar, se quiser ter mdia 16 e a nota mais baixa 12? Disciplina Nota sem estudo

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Folha de Calculo b) O dilema da coordenao da escola Uma escola vai comear a funcionar no prximo ano, e pretende-se projectar o nmero de salas que sero precisas de cada tipo. O edifcio tem 25 salas para aulas, mas as salas do tipo 3 ocupam o mesmo espao que duas salas de outro tipo. A escola suportar alunos de 4 anos distintos, prevendo-se que na sua utilizao normal existam 10 turmas do primeiro ano, 8 turmas do segundo e terceiro ano, e 6 turmas do quarto ano. As turmas necessitam de um nmero de horas semanais em cada tipo de sala de aula, conforme o ano da turma, sendo os valores indicados na tabela seguinte. Ano Tipo 1 Tipo 2 Tipo 3 Tipo 4 1 4 18 4 10 2 2 16 4 15 3 2 16 4 15 4 0 10 4 20 Cada sala de aula pode ter uma utilizao de 40 horas semanais. Caso no existam salas de um determinado tipo em quantidade suficiente, pode-se alugar salas para o efeito a um clube local, com os custos por hora de: 100 por salas do tipo 1; 30 por salas do tipo 2; 50 por salas do tipo 3; 25 por salas do tipo 4. Quantas salas de cada tipo devero ser construdas? c) A carrinha do Joaquim O Joaquim tem na sua herdade mas, couves, abboras, tomates e batatas. Todas as semanas vai ao mercado vender, mas a sua carrinha apenas pode levar no mximo 1,5 toneladas de peso, e tem espao para 100 caixas. O lucro mdio que o Joaquim tem por caixa para cada produto, e respectivos pesos est na seguinte tabela: Mas Couves Abboras Tomates Lucro 10 5 4 8 Peso 30 5 25 20 Quantas caixas deve o Joaquim levar de cada produto? d) A fbrica Uma fbrica possui 3 mquinas essenciais para a produo de 5 produtos. Os materiais necessrios so de 4 tipos, com custos unitrios diferentes, e necessrios em cada produto em quantidades diferentes. Os preos de venda ao pblico de cada produto, e as limitaes temporais de cada mquina, bem como os custos de operao, foram reunidos nas seguintes tabelas. Mquina Custo por Hora Horas Semanais M1 1 192 M2 3 80 M3 10 80 48 Batatas 6 35

Jos Coelho Custos unitrios dos materiais: Material Custo Unitrio Mat1 1 Mat2 4 Mat3 1 Mat4 2 Preos de vendas dos produtos, utilizao das mquinas e consumo de materiais: Produto Venda M1 M2 M3 Mat1 Mat2 Mat3 Mat4 P1 120 10 2 0,5 2 5 0 0 P2 80 5 5 2 1 1 2 2 P3 75 10 0 1 0 2 3 2 P4 60 1 10 0 5 0 10 3 P5 90 1 1 1 1 10 0 1

1. Qual a produo ptima? 2. Pretende-se adquirir uma nova mquina. Que tipo de mquina aconselha? Qual o ganho na produo que pode ser alcanado com essa mquina? e) Rede de distribuio Um distribuidor de um determinado produto, tem duas fbricas de determinada capacidade de produo e trs armazns, tendo que efectuar a distribuio para 5 clientes, cada um com procura mxima. Cada cliente pode ser fornecido de uma fbrica ou armazm, e os custos de transporte entre fbricas armazns so efectuados em grandes quantidades por via ferroviria, ficando a custo reduzido. Capacidades e custos de transporte entre fbricas e armazns Armazm 1 Armazm 2 Armazm 3 Capacidade Fbrica 1 0,2 0,5 0,7 1500 Fbrica 2 0,1 0,8 0,5 3500 Capacidade 1000 1500 1250 Procura dos clientes e custos de transporte entre clientes e as fbricas/armazns: Cliente Procura Fbrica 1 Fbrica 2 Armazm 1 Armazm 2 Armazm 3 C1 1000 1,5 3,7 1,1 2,7 1 C2 1500 1 2,8 1,4 1,3 1,3 C3 2500 2 2,5 1,3 1,5 1,8 C4 2000 3,5 3 1 1,9 2,5 C5 3000 4,1 6,4 2,5 1,7 1 1. Como organizar a distribuio de forma a que os custos sejam minimizados? 2. Questiona-se se no valer a pena vender um dos armazns. Qual o que aconselha vender e qual o aumento de custos na distribuio (assuma que estes valores so mensais)? 49

Folha de Calculo f) Empresa de transportes Uma empresa de transportes tem uma frota de 4 camies, com diferentes volumes e cargas. Faz a ligao entre dois mercados, em que pode transportar 4 tipos de produtos, com diferentes pesos, volumes e lucro de venda. Optimize a actividade para que se rentabilize os camies ao mximo. Volume e peso mximo que cada camio pode transportar: Volume 1000 850 650 200 Peso 550 500 400 200

Camio 1 Camio 2 Camio 3 Camio 4 Volume, peso e lucro unitrio de cada produto:

Volume Peso Lucro Produto 1 0,25 0,5 1,5 Produto 2 0,1 1 0,2 Produto 3 0,5 0,1 0,8 Produto 4 2 1 1,2 1. Como optimizar a utilizao dos camies? 2. Pretende-se adquirir outro camio igual a um dos existentes. Qual o tipo de camio que aconselha, e qual o lucro realizado pelo novo camio por cada viagem?

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