Como Fazer Análise Modulo C

COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICA
E ANLISE TIPOLGICA DE
DOCUMENTO DE ARQUIVO
COMO FAZER VOL. 8
COMO FAZER 8 - COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICA E ANLISE TIPOLGICA DE DOCUMENTO DE ARQUIVO
HELOSA LIBERALLI BELLOTTO
ARQUIVO DO ESTADO/IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO
SO PAULO
2002
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Foi feito o depsito legal na Biblioteca Nacional
(Lei n. 1825, de 20/12/1997)
E ANLISE TIPOLGICA DE
DOCUMENTO DE ARQUIVO
COMO FAZER VOL. 8
ARQUIVO DO ESTADO DE SO PAULO
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MARIZA ROMERO
Editora responsvel
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Assistente editorial
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Reviso dos textos
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Capa
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Diagramao
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Criao de arte
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ARQ/SP
ASSOCIAO DE ARQUIVISTAS
DE SO PAULO
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Fotolito, impresso e acabamento
Co-edio
ARQUIVO DO ESTADO DE SO PAULO
Apoio Tcnico:
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Governo do Estado de So Paulo
B386C BELLOTTO, HELOSA LIBERALLI
COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICA E ANLISE TIPOLGICA DE
DOCUMENTO DE ARQUIVO / HELOSA LIBERALLI BELLOTTO. - SO
PAULO : ARQUIVO DO ESTADO, IMPRENSA OFICIAL, 2002.
120 P. (PROJETO COMO FAZER, 8).
BIBLIOGRAFIA P. 111
ISBN: 85-86726-46-X (ARQUIVO DO ESTADO)
85-7060-133-6 (IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO)
1. ANLISE DIPLOMTICA DOCUMENTOS DE ARQUIVO. 2. ANLISE
TIPOLGICA DOCUMENTOS DE ARQUIVO. 3. ARQUIVSTICA 4.
CINCIAS DOCUMENTRIAS. I. TTULO.
II. SRIE.
CDD 025.129
CDU 930.253
APRESENTAO
SOBRE O AUTOR
INTODUO
O QUE DIPLOMTICA 13
ORIGEM DA DIPLOMTICA 15
O OBJETO DA DIPLOMTICA 17
O QUE TIPOLOGIA DOCUMENTAL 19
A METODOLOGIA 21
GNESE DOCUMENTAL 33
COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICA 39
AS ESPECIES DOCUMENTAIS 45
OS TIPOS DOCUMENTAIS 91
COMO FAZER ANLISE TIPOLGICA 93
TRADIO DOCUMENTAL 105
BIBLIOGRAFIA DOCUMENTADA 111
SUMRIO
11
09
07
FICHA CATALOGRFICA ELABORADA POR IZOLINA MARIA JUNQUEIRA DE ASSIS -CRB-8 n. 2971
APRESENTAO
O Arquivo do Estado de So Paulo tem sob a sua tutela um
rico acervo e um grupo tcnico capacitado para o desenvolvimento
de suas atividades, o que lhe permite assumir o papel de relevo que
lhe cabe historicamente na administrao pblica e entre os seus
congneres.
Este carter da instituio manifesta-se, entre outros aspectos,
pela ampliao da gama de servios prestados na rea cultural,
dentre os quais destaca-se a publicao sistemtica de instrumentos
de pesquisa e de manuais tcnicos que auxiliem no processo de
formao e aperfeioamento dos profissionais da rea de arquivos.
O Arquivo do Estado tem-se valido, para esse trabalho, de
valiosas parcerias, cabendo especial relevo s mantidas com a
Imprensa Oficial e a Associao de Arquivistas de So Paulo -
ARQ/SP. A primeira delas vem possibilitando o desenvolvimento de
um extenso programa de publicaes e a segunda tem resultado
numa assessoria permanente - tanto formal, quanto informal - na
rea da Arquivstica, eis que a ARQ/SP congrega especialistas de
renome internacional nesse campo de atuao.
A presente publicao , pois, o resultado do esforo
conjugado das trs instituies e integra o Projeto Como Fazer.
Orientado, como o prprio nome indica, para aspectos prticos do
dia-a-dia dos profissionais da rea, esse projeto prev uma srie de
outras publicaes, sempre de autoria de professores com larga
experincia na organizao de arquivos.
A direo e o corpo tcnico do Arquivo do Estado sentem-se
gratificados pelos excelentes frutos j colhidos desse profcuo
relacionamento, contando que o mesmo se perpetue e se intensifique,
em benefcio da comunidade arquivstica e da cultura em nosso Estado.
Dr. Fausto Couto Sobrinho
Diretor do Arquivo do Estado
SOBRE O AUTOR
Helosa Liberalli Bellotto licenciada e doutora em Histria
(USP), bacharel em Biblioteconomia (FESP) e especialista em
Arquivstica (Escuela de Documentalistas, Espanha). Professora
do Curso de Ps-Graduao em Histria Social da FFLCH/USP, do
Curso de Especializao em Organizao de Arquivos do IEB-ECA/
USP e da Maestria de Gestin Documental y Administracin de
Archivos da Universidad Internacional de Andaluzia, Espanha. Foi
professora de histria da UNESP (Campus de Assis) e dos cursos
de Arquivologia da UnB, Braslia, e na UNIRIO, Rio de Janeiro.
consultora dos Sistemas de Arquivo do Estado de So Paulo
SAESP, da USP (SAUSP) e do Projeto Resgate de Documentao
Histrica do Ministrio da Cultura do Brasil junto aos arquivos
por tugueses. Autora de Arquivos permanente: tratamento
documental e co-autora do Dicionrio de Terminologia Arquivstica,
alm de outros trabalhos nas reas de Histria do Brasil e da
Arquivstica.
7 9
O aprendizado sistemtico da anlise diplomtica e da anlise
tipolgica recente entre ns. Apenas alguns cursos de graduao
em Arquivologia e de especializao em organizao de arquivos
incluem, em seus currculos, a disciplina Diplomtica e/ou Tipologia
Documental. Em seus programas cabem o ensino/aprendizado/
prtica da anlise ou crtica diplomtica das espcies documentais
e o estudo das diferentes tipologias.
A experincia e a aplicao emanadas dos resultados
desses estudos tm se mostrado promissoras, quanto ao maior
entendimento que os estudantes passam a ter da estrutura e da
natureza dos documentos arquivsticos, entendimento esse que
lhes ser til nos mais variados momentos de suas futuras funes
nos arquivos. Por outro lado, por parte dos profissionais de mais
longa data, a compreenso da crtica diplomtica/tipolgica,
quando aplicada aos processos de avaliao, classificao e
descrio, tem se mostrado, nos casos em que tem ocorrido, no
Brasil e no exterior, altamente eficiente.
As anlises diplomtica e tipolgica so aplicaes prticas
dos estudos tericos e metodolgicos da Diplomtica e da Tipologia
Documental, reas das cincias documentrias que se concentram,
respectivamente, no estudo formal do documento diplomtico,
quando considerado individualmente, e no estudo de suas relaes
com o contexto orgnico de sua produo e de atuao dos
enunciados do seu contedo, quando considerados dentro dos
conjuntos lgicos denominados sries arquivsticas.
INTRODUO
A Diplomtica, por definio, ocupa-se da estrutura formal dos
atos escritos de origem governamental e/ou notarial. Trata, portanto,
dos documentos que, emanados das autoridades supremas,
delegadas ou legitimadoras (como o caso dos notrios), so
submetidos, para efeito de validade, sistematizao imposta pelo
Direito. Tornam-se esses documentos, por isso mesmo, eivados de
f pblica, que lhes garante a legitimidade de disposio e a
obrigatoriedade da imposio, bem como a utilizao no meio
sociopoltico regido por aquele mesmo Direito. Assim sendo, no
possvel dissociar a diagramao e a construo material do
documento do seu contexto jurdico-administrativo de gnese,
produo e aplicao.
Nesse sentido, preciso acrescentar algo ao quadro simplista
e redutor com que vinha sendo entendida a Diplomtica, desde seus
primrdios, no sculo XVII, at quase os nossos dias, isto , to
somente como instrumental de fundo paleogrfico, historiogrfico e
jurdico, apto apenas, em seu campo primitivo de ao, a fornecer a
descrio e a explicao da estrutura formal dos atos escritos, sua
autenticidade e sua fidedignidade. No obstante fazer do documento
singular o seu objeto de anlise, a metodologia diplomatista nada
tem a ver com a influncia positivista na historiografia, na qual
importava uma excessiva iconizao do registro. Essa metodologia
afasta-se, portanto, das aproximaes histricas tradicionais na sua
maneira obsoleta de escrever a Histria.
O QUE DIPLOMTICA
11 13
Embora tenha surgido como uma disciplina concreta no sculo
XVI, a origem da Diplomtica est ligada questo da falsificao e
das dvidas sobre a autenticidade de documentos medievais.
Tudo comeou quando jesutas franceses, em 1643, liderados
por Jean Bolland, resolveram publicar uma gigantesca histria dos
santos, a Acta Santorum, na qual se queria avaliar criteriosamente a
vida dos santos, procurando separar a realidade das lendas. Essa
tendncia enquadrava-se nos planos revisionistas de ordem
teolgica, suscitados pela Reforma e pela Contra-Reforma.
O Conclio de Trento, ordenando a vida da Igreja, margem das heresias,
propiciou o rejuvenescimento das atividades literrias e artsticas e bem
assim da historiografia, animada, ento, de esprito crtico, ao colher dos
documentos os fatos ocorridos, na substituio das lendas, mesmo que
estivessem presentes ainda, as convices de ordem pessoal na anlise
documental. (VALENTE,1978)
Na introduo quela obra, escrita em 1645, um dos jesutas
especialistas no trato documental, Daniel Van Papenbroeck, declarou
ser falso um diploma assinado pelo rei Dagoberto I, o que invalidava
vrios diplomas medievais e que tinham sido preservados e tratados
como completamente autnticos pelos beneditinos da Abadia de
Saint Denis. Estabeleceu o jesuta sua crtica documental, na qual
os documentos seriam tanto menos dignos de f quanto mais antigos
fossem, e ps em dvida algumas peas da poca merovngia
existentes nos arquivos da Ordem de So Bento.
Os beneditinos, que se julgavam especialistas nessas
questes, j que, tradicionalmente, dedicavam-se aos trabalhos de
ORIGEM DA DIPLOMTICA
busca e reproduo de documentos e que j tinham realizado
inmeros estudos de heurstica e crtica de textos, no se
conformaram. Ficaram indignados com a desconfiana do jesuta e
partiram para o que se denominou Guerra Diplomtica. Um
beneditino, Jean de Mabillon, que era dessa abadia e que se
encontrava na de Saint-Germain-des-Prs justamente para publicar
a vida dos santos da sua Ordem, resolveu, seis anos mais tarde, em
1681, responder quela desconfiana, por meio de uma obra em 6
partes intitulada De re diplomatica libri Sex, na qual estabelecia as
regras fundamentais da crtica textual. Pesquisando em muitos
arquivos eclesisticos franceses, alemes e italianos, com seu
trabalho metdico e objetivo, conseguiu, com essa obra, criar muitos
dos procedimentos acerca da autenticidade, anlise e compreenso
dos atos escritos que, aperfeioados, foram sendo adotados atravs
dos tempos (DURANTI, 1995; TESSIER, 1952; VALENTE, 1978).
Nascida assim, muito imbricada Paleografia e ao Direito
Eclesistico, a Diplomtica tem evoludo em direo ao Direito,
Heurstica e Arquivstica, modificando para tanto seus instrumentos
e apresentando maior ampliao de objeto e campo de ao do que
em sua origem.
15 16
O objeto dos modernos estudos da Diplomtica a unidade
arquivstica elementar, analisada enquanto espcie documental,
servindo-se dos seus aspectos formais para definir a natureza
jurdica dos atos nela implicados, tanto relativamente sua produo,
como a seus efeitos (CARUCCI, 1987). Concentra-se na gnese, na
constituio interna, na transmisso e na relao dos documentos
entre seu criador e o seu prprio contedo, com a finalidade de
identificar, avaliar e demonstrar a sua verdadeira natureza
(DURANTI, 1995). Hoje, este o objetivo da Diplomtica, muito mais
do que simplesmente a autenticidade formal dos documentos.
O documento diplomtico o registro legitimado do ato
administrativo ou jurdico, conseqncia, por sua vez, do fato
administrativo ou jurdico. Se ato jurdico todo aquele que tenha
por fim imediato adquirir, resguardar, transferir, modificar ou extinguir
direitos, o ato administrativo o ato jurdico, porm, eivado pela
finalidade pblica. Melhor dizendo
ato administrativo toda manifestao unilateral de vontade da administrao
pblica que, agindo nesta qualidade, tenha por fim imediato adquirir,
resguardar, transferir, modificar, extinguir e declarar direitos ou impor obrigaes
aos administrados ou a si prpria.
J o fato administrativo toda realizao material da
administrao, resultante do ato que o determina (MEIRELES, 1989).
E a representao documental deste ato a espcie, em primeiro
lugar, e, a seguir, o tipo documental.
Segundo a arquivista espanhola, professora de Diplomtica na
Universidade de Cdiz, Maria Beln Piqueras Garca:
O OBJETO DA DIPLOMTICA
todo documento escrito implica: 1. um suporte ou veculo sustentador e
transmissor da mensagem ou assunto (texto); 2. um contedo textual expresso
com linguagem, vocabulrio, escrita, estilo, frmulas peculiares de acordo
com a natureza e a importncia do tema e em relao direta com a poca,
chancelaria, tabelionato, lugar, ambiente cultural, autor ou autores e destinatrio;
3. determinada finalidade e ideologia; estruturao e formalidades variveis e
identificativas que lhe servem de garantia (PIQUERAS GARCA, 1999).
Alm disso, reitere-se que o documento diplomtico aquele
que testemunho escrito de natureza jurdica, redigido com
observncia a certas formas estabelecidas que se destinam a dar-
lhe fora probatria. Desse modo, ele ter sua construo semntica
obrigatria, na qual cabem dados fixos, que ocorrero em todos os
documentos que utilizaram como veculo a mesma espcie
documental e os dados variveis, prprios de cada documento-
indivduo da mesma espcie documental.
Assim, o objeto da Diplomtica a estrutura formal do
documento. O documento deve conter a mesma construo
semntica de discurso para a mesma problemtica jurdica.
17 18
A Tipologia Documental a ampliao da Diplomtica em
direo gnese documental, perseguindo a contextualizao nas
atribuies, competncias, funes e atividades da entidade
geradora/acumuladora. Assim, o objeto da Diplomtica a
configurao interna do documento, o estudo jurdico de suas partes
e dos seus caracteres para atingir sua autenticidade, enquanto o
objeto da Tipologia, alm disso, estud-lo enquanto componente
de conjuntos orgnicos, isto , como integrante da mesma srie
documental, advinda da juno de documentos correspondentes
mesma atividade. Nesse sentido, o conjunto homogneo de atos est
expresso em um conjunto homogneo de documentos, com
uniformidade de vigncia (BELLOTTO, 1989).
Antoni a Heredi a chega mesmo a aventar uma cer ta
supremacia da Tipologia Documental sobre a Diplomtica, se o
enfoque for a doutrina arquivstica. Leve-se em conta que a tendncia
futura da predominncia do suporte eletrnico acabar por reduzir a
solenidade do documento e a fazer prevalecer as frmulas jurdicas
sobre as frmulas estritamente diplomticas. Menciona ainda que a
Tipologia, por suas caractersticas intrnsecas, concede uma maior
importncia ao procedimento administrativo, dando relevncia ao
conjunto orgnico no qual o documento se situa, e no ao discurso
de cada um (HEREDIA HERRERA, 1985).
Enquanto a espcie documental o objeto da Diplomtica, a
Tipologia Documental, representando melhor uma extenso da
Diplomtica em direo Arquivstica, tem por objeto o tipo
documental, entendido como a configurao que assume a espcie
documental de acordo com a atividade que a gerou (o que ser
mais detalhadamente conceituado adiante).
O QUE TIPOLOGIA DOCUMENTAL
Ento, o objeto da Tipologia a lgica orgnica dos
conjuntos documentais. Utiliza-se a mesma construo
diplomtica para assinalar o registro do que se quer dispor ou do
que j foi cumprido sobre a mesma funo. Por isso mesmo, a Tipologia
pode ser chamada de Diplomtica Arquivstica ou, melhor ainda, de
Diplomtica Contempornea, se se atentar o quanto o objeto e os
objetivos de ambas podem ser amalgamados, como exemplarmente
demonstra Bruno Delmas. Para ele, a preocupao da disciplina ,
atualmente, menos o estudo da estrutura, forma, gnese ou tradio, e
mais o da tipologia dos documentos (DELMAS,1998).
19 20
As metodologias de tratamento documental num e noutro campo
so distintas, porm, ao mesmo tempo, imbricadas. O campo de
aplicao da Diplomtica gira em torno do verdico quanto estrutura e
finalidade do ato jurdico. J o da Tipologia gira em torno da relao
dos documentos com as atividades institucionais/pessoais.
Na i denti fi cao di pl omti ca do documento deve-se
estabelecer e/ou reconhecer, seqencialmente:
1) a sua autenticidade relativamente espcie, ao contedo e
finalidade;
2) a datao (datas tpica e cronolgica);
3) a sua origem/provenincia;
4) a transmisso/tradio documental;
5) a fixao do texto.
Na identificao tipolgica do documento, a seqncia
distinta, devendo-se reconhecer e/ou estabelecer:
1) a sua origem/provenincia;
2) a sua vinculao competncia e as funes da entidade
acumuladora;
3) a associao entre a espcie em causa e o tipo documental;
4) o contedo;
5) a datao.
Para que se chegue compreenso das anlises diplomtica
e tipolgica, cujas metodologias e aplicaes so extremamente
teis para a concretizao das tarefas arquivsticas bsicas
(classificao, avaliao e descrio), preciso que se reiterem as
A METODOLOGIA
21
Esse um ponto bsico da informao arquivstica referente
s informaes de outra natureza: a de que ela produzida dentro
do contexto do exerccio das funes/objetivos a que se propem
as entidades. nesse sentido que as informaes so orgnicas,
porque guardam entre si as mesmas relaes que se formam entre
as atribuies, competncias, funes e atividades das entidades.
Por isso mesmo, o tratamento e a identificao dos documentos no
devem jamais ser considerados isoladamente em relao a seu
produtor/acumulador (LOPES, 1996).
Al i s, os princpios fundamentais da Arquivstica
esclarecem essas peculiaridades dos documentos de arquivo e
devem estar perfeitamente presentes, seno nos estudos
diplomticos, seguramente nos estudos tipolgicos. So eles:
1) o da provenincia. a marca de identidade do documento
relativamente ao produtor/acumulador, o seu referencial bsico,
o princpio, segundo o qual os arquivos originrios de uma
i nsti tui o ou de uma pessoa devem manter sua
individualidade, no sendo misturados aos de origem diversa;
2) o da unicidade, ligado qualidade pela qual os documentos
de arquivo, a despeito da forma, espcie ou tipo, conservam
carter nico em funo de seu contexto de origem. Esse
princpio nada tem que ver com a questo do documento nico,
original, em oposio s suas cpias. Esse ser nico, para a
teoria arquivstica, designa que, naquele determinado contexto
de produo, no momento de sua gnese, com aqueles
caracteres externos e internos genunos e determinados dados,
os fixos e os variveis, ele nico, no podendo, em qualquer
hiptese, haver outro que lhe seja idntico em propsito pontual,
nem em seus efeitos;
3) o da organicidade, sua condio existencial. As relaes
administrativas orgnicas refletem-se no interior dos conjuntos
documentais. Em outras palavras, a organicidade a
qualidade segundo a qual os arquivos refletem a estrutura,
funes e atividades da entidade produtora/acumuladora em
suas rel aes i nternas e externas. Os documentos
determinantes/resultados/conseqncias dessas atividades
conceituaes essenciais desde sua raiz, isto , da informao ao
documento, do documento espcie, e da espcie ao tipo.
Sendo um documento, tomado genericamente, uma unio
i ndi ssol vel entre i nfor mao/i nfor maes e supor te,
consequentemente, um documento administrativo uma informao
de ordem administrativa ou jurdica, que se acha materialmente num
suporte material. Entretanto, isto no basta: a informao tem seu
texto presidido por um modelo. Por isso mesmo ele vem veiculado
na espcie documental, que molda o texto segundo a sua natureza
e a categoria do contedo que se quer transmitir.
Os documentos arquivsticos formam conjuntos internamente
inseparveis, correspondendo a conjuntos informacionais
decorrentes do funcionamento de uma entidade pblica ou privada
(ou pessoa fsica) no exerccio de suas funes. Esses arquivos,
aps o cumprimento das razes pelas quais foram criados, e
eliminados os documentos rotineiros de interesse puramente
temporal e circunstancial, passam a integrar os acervos dos arquivos
permanentes ou histricos, devidamente separados material ou
virtualmente em fundos de arquivo. Cada fundo corresponde
produo e acumulao dos documentos inerentes a determinada
organizao ou rgo pblico.
Se ao tempo da produo, tramitao e vigncia dos
documentos (a chamada primeira idade arquivstica), eles serviram
dimenso jurdica e administrativa (uso primrio, valor primrio,
valor de prova), posteriormente esses documentos passam a ter um
valor residual, que valer, j no como prova de f, e sim como
testemunho, como informao. o seu valor secundrio, sendo
permitido o uso do termo secundrio, realizado pelos historiadores
e pelos pesquisadores em geral, de cunho mais amplo que o restrito
ditado jurdico e administrativo contido no teor documental.
Ora, se essas acumulaes arquivsticas testemunham a
existncia e o funcionamento da entidade como um todo, evidencia-
se que tais documentos no tm sentido se tomados isoladamente.
Cada documento singular se considera em relao funcional com outros que
formam parte do fluxo burocrtico de um determinado ato administrativo.
Tem, portanto, a ver com os objetivos, as funes e a estrutura interna da
entidade produtora. (CARUCCI, 1994)
22 23
substantivo, seu assunto propriamente dito, assim como com a
natureza da sua provenincia e funo.
O conjunto dos elementos externos e internos o que d ao
documento seja aquele sobre papel, seja o eletrnico o aspecto
que corresponde sua natureza diplomtica e jurdica, isto , sua
funo, segundo as regras e os usos da instituio que o estabelece
(DELMAS, 1996).
A questo dos elementos constitutivos dos documentos de
arquivo, agregando-os em dois plos estrutura e substncia , foi
amplamente estudada por dois eminentes tericos da Arquivstica,
Vi centa Cor ts Al onso, em 1989, e Theodore Roosevel t
Schellenberg, em 1963. Em 1988, tentou-se uma consolidao e
sistematizao das argumentaes dos dois estudos, consolidao
que demonstra sua concordncia e complementao (BELLOTTO,
1988). Estudos que levem identificao e compreenso plena
do lado fsico, material, formal (estrutura) e do lado informacional,
funcional e finalstico (substncia) so imprescindveis para o perfeito
entendimento da existncia e da funo do documento de arquivo.
Em resumo, a compreenso da dualidade inseparvel de conscriptio
e actio, como veremos adiante.
Os caracteres ou elementos externos ou fsicos so: o
espao; o volume que o documento ocupa; sua quantidade; o suporte
(material sobre o qual as informaes so registradas, como papel,
pergaminho, filme, disco ptico, disco magntico, fita magntica etc.);
o formato (configurao fsica de um suporte, de acordo com a sua
natureza e o modo como foi confeccionado, tais como caderno,
cdice, folha avulsa, livro, tira de microfilme etc.); a forma ou a tradio
documental, que o estgio de preparao e transmisso de um
documento (minuta, original, cpia); o gnero (configurao que
assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado
na comunicao de seu contedo, permitindo que seja denominado
textual, iconogrfico, sonoro, audiovisual, informtico); e at aqueles
elementos menos corpreos que alguns autores consideram
intermedirios, tais como a lngua (tambm entendida como elemento
interno), o modo da escrita, a espcie e o tipo (CAMARGO &
BELLOTTO, 1996; CRUZ MUNDET, 1994).
guardaro entre si as mesmas relaes de hierarquia,
dependncia e fluxo e
4) o da indivisibilidade, sua especificidade de atuao. Fora
do seu meio gentico, o documento de arquivo perde o
significado. Tambm conhecido como integridade arquivstica,
caracterstica que deriva do princpio da provenincia,
segundo a qual um fundo deve ser preservado sem disperso,
mutilao, alienao, destruio no autorizada ou acrscimo
indevido (CAMARGO & BELLOTTO, 1996).
Levando-se em conta estes princpios, em definitivo, o
documento de arquivo faz parte de conjuntos, como acima reiterado,
da mesma provenincia, nicos, orgnicos e indivisveis, vindo a
ser, individualmente, um suporte modificado por um texto (a
informao) que lhe foi aderido e que foi produzido/recebido por uma
entidade ou indivduo em relao a uma atividade, e que se emprega
para dispor, obrigar, conceder direitos, comunicar, provar, informar
ou testemunhar (VZQUEZ, 1988). Por outro lado, seria possvel
conceituar o mesmo documento de arquivo de modo inverso, como
um texto (a informao), com as mesmas caractersticas orgnicas
e funcionais da definio acima, texto este registrado num suporte
(papel, fita magntica, disco ptico etc.). De qualquer modo,
ressaltem-se os dois plos: de um lado, a matria/suporte, de outro,
o contedo/informao.
Esse quadro simplista, entretanto, no suficiente para retratar
fielmente o documento de arquivo. Isto porque preciso considerar,
para que se chegue sua real configurao, enquanto reflexo
fidedigno do funcionamento de uma entidade, a estrutura do
documento, os seus elementos externos e internos e como eles se
traduzem na prtica, isto , como eles ocorrem em casos concretos.
Os caracteres ou elementos externos, extrnsecos, fsicos, de
estrutura ou formais tm a ver com a estrutura fsica e com a sua
forma de apresentao. Relacionam-se com o gnero, isto , a
configurao que assume um documento de acordo com o sistema de
signos de que seus executores se serviram para registrar a mensagem.
Os caracteres ou elementos internos, intrnsecos,
substantivos ou de substncia tm a ver com o contedo
24 25
informao necessita do elemento intermedirio: em primeiro lugar,
a espcie, o seu veculo redacional adequado, redigido e formatado
de maneira que torne vlido e credvel o seu contedo; em segundo
lugar, o tipo, isto , a espcie carregada da funo que lhe cabe e a
categoria jurdico-administrativa desse documento, o que reflete o
peso e a hierarquia do seu contedo. Logo, sem estes elementos
intermedirios espcie, tipo e categoria , o documento pblico,
administrativo e/ou jurdico no chega consecuo de seus fins.
Os documentos de arquivo apresentam-se sob a forma material
de espcies documentais, cujos correspondentes coletivos so os
tipos documentais.
Espcie documental a configurao que assume um
documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes
nele contidas (CAMARGO & BELLOTTO, 1996). A espcie documental
diplomtica aquela que obedece a frmulas convencionadas, em geral
estabelecidas pelo Direito administrativo ou notarial.
A vantagem que o conhecimento da espcie documental
apresenta para os estudos arquivsticos evidencia-se ao se lembrar
que ela a configurao que um documento assume de acordo com
a disposio e a natureza das informaes nele contidas. Portanto,
a espcie que identifica o veculo que serviu como base jurdica
ou consensualmente vlida para que o contedo do documento,
correto em sua estrutura semntica, se tornasse legtimo/fidedigno/
credvel. Ciente desses conhecimentos, poder o arquivista ter um
desempenho muito mais eficaz em suas tarefas de organizao dos
documentos e de disseminao da informao.
A cada setor ou vertente das instncias administrativas
corresponder todo um rol de espcies documentais. Exemplifica-
se: a rea legislativa o meio gentico de espcies como projeto de
lei, decreto, requerimento, moo, entre outros. Na rea notarial,
outros exemplos so: o livro de assentamento, a procurao, o
traslado, a certido, entre outros.
A espcie documental, enquanto expresso diplomtica,
caracteriza um documento-indivduo, tem uma denominao imutvel
ligada sua estrutura semntica de redao imutvel, vale
individualmente em seu valor primrio (que corresponde s razes
de sua criao) e define-se nas instncias jurdico-burocrticas, nos
H autores que distinguem e detalham, no caso do suporte,
seus vrios aspectos: a matria subjetiva (o papiro, pergaminho,
papel etc.); a matria aparente (as tintas utilizadas); a matria
instrumental (a pena de ave, a pena metlica etc.); a grafia (o traado
das letras) e a forma mecnica (pautao, paragrafao, pontuao,
abreviaturas etc.) (SPINA, 1977).
Os caracteres ou elementos internos ou substantivos so
a provenincia, isto , a instituio ou pessoa legitimamente
responsvel pela produo, acumulao ou guarda dos documentos;
as funes, as origens funcionais do documento, as razes pelas
quais foi produzido, tomando-se em considerao - e nesta ordem -
a funo, a atividade que lhe concerne e os trmites pelos quais
passou; o contedo substantivo, que , afinal, o assunto de que trata
o documento, os fins que se quer atingir com sua criao; a data
tpica, ou seja, o lugar de onde o documento est datado, que pode
ser um palcio, um acidente geogrfico, uma cidade e a data
cronolgica - ano, ms, dia -, que, juntamente data tpica, situa o
documento no tempo e no espao (CRUZ MUNDET, 1994).
Os dois conjuntos de elementos podem ser simplificados,
falando-se, de um lado, em estrutura, e, de outro, em substncia,
como os dois plos constituintes do documento, indispensveis para
que se concretize sua produo, vigncia, uso e guarda. E tanto sua
classificao como sua descrio sero eficazes, caso se considere
essa realidade. Por mais simplificadas que sejam estas operaes,
nenhum dos dois plos pode deixar de ser levado em conta
(BELLOTTO, 1992).
A estrutura corresponde a todo o substrato necessrio
elaborao do documento, seja nos aspectos mais materiais, seja
nos menos palpveis. De qualquer forma, representa o arcabouo a
receber, ou no, o seu devido contedo.
A substncia a essncia, a razo de existir do documento, o
contedo que o tornar nico no seu contexto de produo e utilizao.
Os elementos intermedirios so aqueles que, no sendo os
externos, isto , fsicos (suporte, escrita, formato etc.), portanto de
estrutura, tambm no so os internos (provenincia, funo,
assunto propriamente dito e datas), ou seja, de substncia. A
relao matria-contedo ou, em outras palavras, a relao suporte-
26 27
Sero documentos normativos os que se enquadram como
manifestaes de vontade de autoridades supremas e que devem
obrigatoriamente ser acatados pelos subordinados. Como so
dispositivos, eles so exarados antes que aconteam os fatos e atos
nele implicados. Emanam do Poder Legislativo, Executivo ou de
autoridades administrativas com poder de deciso. Exemplo: lei,
decreto, instruo normativa, estatuto, ordem de servio, regimento,
deciso, regulamento, acrdo, resoluo e despacho decisrio.
Os documentos de aj uste so documentos pactuai s,
representados por acordos de vontade entre duas ou mais partes.
Podem ser: tratado, ajuste, convnio, termo, contrato e pacto. Para o
caso dos arquivos pblicos, uma dessas partes dever ser a
administrao pblica.
Os documentos de correspondncia so os que, em geral,
derivam dos atos normativos, determinando-lhes a execuo em
mbito mais restrito de jurisdio: alvar, intimao, circular,
exposio de motivos, aviso, edital, portaria e memorando.
O segundo caso o dos documentos testemunhais, que so
os que acontecem depois do cumprimento de um ato dispositivo ou
derivam de sua no-observncia ou so relativos a observaes
sujeitas a relatrios, a termos de visita etc. Podem ser de
assentamento os configurados por registros oficialmente escritos
sobre fatos ou ocorrncias, tais como: ata, termo, apostila, auto de
infrao etc. Nessa mesma categoria, h tambm os comprobatrios.
So os que derivam dos de assentamento, comprovando-os, tais
como os atestados, certides, traslados e cpias certificadas.
Como terceira e ltima categoria, encontramos os documentos
informativos, que so opinativos/enunciativos e esclarecem
questes contidas em outros documentos, cujo contedo vai
fundamentar uma resoluo: pareceres, informaes, relatrios,
votos e despachos interlocutrios (BELLOTTO, 1991).
Se tomarmos as categorias documentais de forma mais
abrangente, ultrapassando o enfoque jurdico e abarcando tambm
as entidades produtoras/acumuladoras da rea do direito privado (o
que no impede que se tenham as mesmas categorias na rea
pblica), vamos ter, como tipologias documentais nas empresas
privadas: documentos constitutivos; de reunio; de direo; de
gabinetes, nas secretarias, nos cartrios e, anteriormente, na
administrao colonial, nas chancelarias.
O tipo documental a configurao que assume a espcie
documental de acordo com a atividade que ela representa
(CAMARGO & BELLOTTO, 1996). Nessa definio possvel
discernir que o tipo documental, correspondendo a uma atividade
administrativa, tende a caracterizar coletividades; sua denominao
ser sempre correspondente espcie anexada atividade
concernente e vale como conjunto documental representativo da
atividade que caracteriza.
O tipo documental pode ser identificado como o atributo de
um documento que, originado na atividade administrativa a que
serve, manifesta-se em uma diagramao, formato e contedo
distintivos e serve de elemento para classific-lo, descrev-lo e
determinar-lhe a categoria diplomtica (VZQUEZ, 1987).
A espcie torna-se tipo quando justamente lhe agregamos a
sua gnese, a atividade/funo/razo funcional que lhe gera a
aplicao de uma actio em uma conscriptio (a espcie), como
veremos adiante.
s atividades, por exemplo, de um Conselho Editorial,
correspondero tipos documentais como resolues sobre
publicaes, atas de reunies, editais de convocao de candidatos
etc. Como exemplos notariais, teremos assentamentos de
casamentos e de escrituras de propriedade de imveis etc.
No caso do Conselho Ultramarino, colegiado de suma
importncia para a administrao colonial luso-brasileira, alguns dos
tipos documentais, correspondendo s suas atribuies, so, por
exemplo: consultas de mercs, confirmao de cartas de sesmarias,
requerimentos de mudanas de postos militares etc.
Quanto s categorias documentais, estas so estipuladas
pelas gradaes da representatividade jurdica dos contedos dos
documentos que nelas se enquadram. Nesse sentido, os documentos
pblicos e os notariais, no que couber, podem ser: dispositivos,
testemunhais e informativos (BELLOTTO, 1991).
No pri mei ro caso, o dos documentos dispositivos,
enquadram-se os documentos normativos, os de ajuste e os de
correspondncia.
28 29
contratos de seguridade, certificado de ao, procurao,
certificado de acionista, certificado de autorizao etc.
A classificao apresentada pela professora Gagnon-Arguin
bastante interessante, pois capaz de fazer aproximar, sob cada
uma de suas classes, os tipos documentais de forma mais estreita
do que a classificao tradicional em apenas normativos,
testemunhais e informativos. Embora direcionada para as empresas,
esta metodologia de anlise tipolgica (detalhada adiante)
provavelmente possa ser adaptada tambm para os documentos
pblicos. De qualquer forma, parece ser um caminho promissor
seguir para esse tipo de estudo terico dos documentos, com
saudvel repercusso para as tarefas arquivsticas.
Tratamos dos elementos externos, internos e intermedirios dos
documentos, mas resta ainda abordar os elementos de utilizao,
que se concentram em:
1) uso primrio, ligado ao valor primrio, o qual definido como
a qualidade inerente s razes de criao de todo documento,
tpica das fases iniciais de seu ciclo vital (CAMARGO &
BELLOTTO, 1996). Seu sentido ser dispositivo, probatrio,
testemunhal ou informativo, segundo sua categoria;
2) uso secundrio, ligado ao valor secundrio, que a
qualidade informativa que um documento pode possuir para
alm de seu valor primrio. (CAMARGO & BELLOTTO, 1996)
Muitas vezes, chega mesmo a ser bastante diverso deste.
recursos humanos e relaes de trabalho; de comunicao; contbeis
e financeiros; jurdicos, como quer Louise GAGNON-ARGUIN na sua
obra sobre as tipologias documentais nas organizaes (1998).
Descartando-se algumas pequenas distines que marcam a sua
origem canadense, percebe-se que as subdivises destas categorias
tm contornos aceitavelmente internacionais, podendo ser facilmente
adaptados s realidades de cada pas ou mesmo de cada ambiente
organizacional. Assim, temos:
1) documentos constitutivos: cartas-patente, estatutos da
constituio, certificados da constituio, declarao de
matrcula, regulamentos gerais, contrato social, livro da
companhia e seus registros;
2) documentos de reunio: aviso de convocao, ordem do
dia/pauta, ata, resoluo e documentos circunstanciais
atinentes aos assuntos discutidos na reunio;
3) documentos de direo: plano de negcios, plano
estratgico, polticas, diretiva, organograma e relatrio anual;
4) documentos de recursos humanos e relaes de
trabalho: descrio do cargo, manual de servio, perfil de
exigncias do cargo, ofer ta de emprego, avaliao de
rendimento, contrato de trabalho individual, certificado de
trabalho, atestado, conveno e livro de ingresso;
5) documentos de comunicao: carta/ofcio, press-release/
comunicado imprensa, memorando/nota, relatrio, jornal
interno, folhetos publicitrios/filipetas, plano de comunicao,
plano de marketing, estudo de mercado e livro de ouro;
6) documentos contbeis e financeiros: requisio de
mercadoria, especificao da mercadoria/nota fiscal,
conhecimento, fatura, cheque/letra de cmbio, extrato bancrio,
dirio, balano, balancete, plano contbil, oramento,
subveno e declarao fiscal;
7) documentos jurdicos: notificao, certificado de inveno,
certificado de direito de autor, certificado de marca de comrcio,
certificado de desenho industrial, contrato de empresa ou de
servios, contrato de seguro, contrato de aluguel, contrato de
venda, contrato de emprstimo de dinheiro, hipoteca e outros
30 31
Desde sua gnese, o documento considerando-se aqui,
sobretudo, o documento pblico e o diplomtico ser reconhecvel
por sua provenincia, categoria, espcie e tipo. A gnese documental
est no algo a determinar, a provar, a cumprir, dentro de
determinado setor de um determinado rgo pblico ou organizao
privada. A elaborao do documento pblico cumpre etapas que se
podem, resumidamente, enumerar:
1) identificao jurdico-administrativa do ato;
2) seleo da espcie documental;
3) frmula diplomtica, frmula sistematizada ou frmula usual,
preenchida com um contedo tpico e circunstancial, que
resulta na redao final;
4) divulgao junto aos pblicos a atingir e/ou tramitao de rotina;
5) guarda ou desti nao fi xada por si stemti cas de
temporalidade.
Nesse prembulo tratou-se do concernente estrutura, ao
suporte fsico, enfim aos atributos materiais de um lado, e, de outro,
do atinente substncia, do ideogrfico, do informacional nos
documentos. Ser possvel assim tornar mais clara a concepo
daquilo que a Diplomtica denomina a actio e conscriptio do
documento.
O documento pblico , invariavelmente, na sua essncia, a
juno de actio (ao, fato, ato) com conscriptio (sua transferncia
para suporte e meio semntico e juridicamente credvel). Alis, essa
i magem no foge das facetas fundamentai s da questo
GNESE DOCUMENTAL
documentria, conforme antes referido (matria-meio-contedo),
embora diferenciada, porque marcada pelos ditames do Direito, o
que no acontece com o documento no sentido genrico.
Como matria, podem ser visualizados os aspectos fsicos
estruturais (suporte, escrita, sinal de validao etc.); como meio, a
espcie documental especfica e as frmulas pr-determinadas da
redao. A cada espcie, como j foi acima afirmado, corresponde
uma frmula diplomtica, estrutura e disposio semntica das
palavras dentro do texto. Conscriptio, portanto.
Como contedo, no deve ser entendida s a mensagem
implcita no documento. Isto porque o contedo do documento
arquivstico abarca os demais aspectos substanciais: provenincia,
funo do documento dentro do seu contexto de produo, a ao/
fato implcitos etc. Actio, portanto.
Assim entendido, natural que se veja o documento como a
fuso de dois elementos essencialmente necessrios: a actio jurdica,
o fato, a ao documentada e a sua prpria passagem para o escrito,
sua conscriptio. (REAL DIAZ, 1970)
Estamos no campo, como se evidencia, da gnese do
documento. Esse processo foi muito bem analisado recentemente
pelo professor espanhol de Arquivstica, Alberto Tamayo (TAMAYO,
1996). Em sua anlise, actio pode ser mais profundamente
considerada como ao ou atuao da parte ou das partes
interessadas na criao, modificao ou extino de uma
determinada situao jurdica. A conscriptio pode ser vista como a
passagem para o escrito, sob condies juridicamente vlidas, dessa
atuao das partes (a prpria etimologia da palavra o explica: de
conscribo, consignar por escrito). A conscriptio tambm pode ser
necessria (se imposta por lei) ou voluntria (caso dependa
unicamente do arbtrio e da livre vontade das partes). Uma e outra,
actio e conscriptio, so geradas com total independncia entre si.
Assim, no conveniente considerar a actio como fase prvia ou
inicial do processo da gnese documental, e sim, simplesmente,
como seu antecedente necessrio, sem o qual nenhum documento
tem sentido ou razo de ser.
A circunstncia do documento implica tanto a presena de
um fato e de uma vontade de manifest-lo como a vontade de dar
origem ao ato.
33 34
Em Diplomtica, o fato, a razo de ser do documento, no deve
ser confundido com o contedo. Este vem a ser a manifestao do
primeiro, atravs do documento. O termo contedo d a idia de
representao, comunicao. A produo do documento tambm
indica um propsito. De fato, a existncia de qualquer registro, direta
ou potencialmente, determina conseqncias, isto , pode criar,
preservar, modificar ou concluir situaes. Ademais, o documento
por meio do qual um fato e uma vontade determinam conseqncias
o resultado de um procedimento, de um processo de criao e de
um processo gentico que se ver refletido na categoria documental
e que se converte em um dos elementos constitutivos do documento
arquivstico escrito (DURANTI, 1995).
O processo criador da actio comea sempre com uma declarao ou
manifestao de vontade da pessoa que deseja outorgar um ato jurdico pelo
qual se faz nascer uma determinada situao jurdica, ou se modifica ou
extingue uma situao existente. Tal declarao de vontade, quando emana
de uma instituio governamental ou administrativa investida de autoridade
suficiente, constituir um ato do governo ou da administrao que ser parte
de todas as atuaes e funes administrativas ou governamentais que lhe
sejam prprias, mesmo que a iniciativa que inicie ou provoque a manifestao
de vontade provenha de outra entidade governamental ou administrativa,
porque tambm esta se mover, ao faz-lo, no mbito das prprias funes.
Mas, quando a declarao de vontade emana ou procede de uma pessoa ou
instituio privada, tal declarao no ser, evidentemente, nenhum ato do
governo nem da administrao encaminhado para a consecuo de
determinado servio pblico, e sim, somente, manifestao de uma vontade
ou da necessidade de se outorgar aquele ato jurdico. (TAMAYO, 1996)
A passagem da actio para conscriptio provocada, como se
v, pela manifestao espontnea de vontade soberana, da
autoridade no desempenho de sua trplice atividade judicial,
legislativa ou jurdica, muito freqentemente provocada pela petitio
ou splica.
Os documentos diplomticos, objeto da Diplomtica, se
tomados de forma ortodoxa, so os de natureza jurdica, que refletem
no ato escrito as relaes polticas, legais, sociais e administrativas
entre o Estado e os cidados. Seus elementos semnticos so
submetidos a frmulas preestabelecidas. O discurso diplomtico
aplicado a um quadro redacional no qual se insere o ato escrito.
Essa redao no pode ficar submetida fantasia de quem a redige.
H regras de composio codificadas, comandadas pelo Direito.
Portanto, documento diplomtico o testemunho escrito de
um ato de natureza jurdica, redigido em observncia a frmulas
estabelecidas que se destinam a dar-lhe f e fora de prova (NUEZ
CONTRERAS, 1981). O modelo diplomtico funciona para os
documentos governamentais (relaes Estado-cidados) do mesmo
modo como funcionam as formas notariais no caso dos documentos
privados (o registro de f das relaes entre cidados). Tanto uns
como outros, se i ncorretamente vei cul ados, i nval i dam a
aplicabilidade legal de seu contedo (BELLOTTO, 1981).
O processo da gnese documental parte da manifestao de
vontade, como referido acima, quando tratamos de actio e conscriptio.
O fato deve transformar-se em ato jurdico. Este adotar a forma
documental adequada a espcie para que se concretize. O ato
pode surgir por petio ou requerimento da parte interessada ou
pode surgir sem mediao, espontaneamente, como um ato da
administrao, da autoridade no desempenho da sua trplice
atividade judicial, legislativa ou executiva. (REAL DIAZ, 1970)
Evidencia-se que a produo dos documentos difere de um caso
para outro, no tendo a complexidade uniformizada. No caso dos
documentos dispositivos, eles tm um carter decisrio que simplifica
sensivelmente o processo da redao. Na exposio j aparece a razo
de ser da sua origem, o fato/ato que provocou a sua criao.
Todo documento tem um autor ou autores, dirigido a um
indivduo ou a uma coletividade, sua gnese est datada de um lugar
(data tpica) e de um tempo (data cronolgica) e se produz por alguma
razo contida em seu texto. H condies de aplicao e de sano
que dele tambm constam. A tramitao do documento, da sua origem
sua aplicao, depende da estrutura burocrtica da poca, do pas
e do direito que ali comanda a sociedade.
Podemos tomar como exemplo a relao entre Brasil e Portugal
durante o perodo que antecede a Independncia, de resto
semelhante a que ocorria entre a Amrica hispnica e sua metrpole.
Para poder seguir os passos da tramitao documental de ento,
convm imaginar a sociedade que os produz como uma pirmide
em cujo pice est o Rei, seguido das autoridades metropolitanas ou
35 36
centrais, as autoridades locais, das autoridades menores, e, em ltimo
lugar, dos sditos. Essa mesma estrutura forma uma subestrutura que
pode ser transladada para a Amrica, em relao s autoridades
delegadas, aos vice-reis, aos governadores, s cmaras municipais e
s populaes coloniais (CORTS ALONSO, 1986).
A circulao dos papis feita em direes opostas, segundo
se trate, por um lado, dos que descem do Rei e das autoridades
superiores - os documentos descendentes -, por outro, dos que
sobem dos sditos s instncias superiores - os documentos
ascendentes (CORTS ALONSO, 1986). H ainda os documentos
horizontais, isto , os que se distribuem entre autoridades/pessoas
ou autoridades do mesmo nvel.
interessante que, mesmo do ponto de vista geogrfico, isso
que se d: os que sobem do Brasil a Portugal (do hemisfrio sul ao
norte) e os que dali descem (do hemisfrio norte ao sul). Conforme
a natureza do produtor e a atividade que d origem ao tipo
documental, a direo ser ascendente ou horizontal, e pode terminar
seu destino (chegar consecuo do que est proposto) sem que
se produza outro documento. Entretanto, pode haver o caso de, na
tramitao, ser necessrio proceder a anexaes; constitui-se, assim,
um processo, um documento mltiplo, com exemplares internos de
uma e de outra categoria (ascendentes e descendentes).
Na verdade, produzem-se caminhos geogrficos de ida e volta,
sem que os documentos percam suas caractersticas genticas. Os
documentos dispositivos reais, como cartas rgias, provises,
resolues reais, residncias e outros so sempre descendentes.
Requerimentos, ofcios (com gamas diversas, como veremos),
informaes de servio e outros so ascendentes. H documentos
ascendentes no mbito da prpria administrao, como os
documentos opinativos que vo dos Conselhos ao Rei. Um exemplo
tpico dessa categoria, no caso luso-brasileiro, so as consultas do
Conselho Ultramarino.
As partes do documento diplomtico so decodificadas pela
anlise diplomtica. Muitos dos manuais de Arquivstica abordam essa
anlise (REAL DIAZ, 1970; NUEZ CONTRERAS, 1981; BELLOTTO,
1991; TAMAYO, 1996; MARTINHEIRA, 1997, entre outros).
O texto do discurso diplomtico, na realidade, a unio entre
partes distintas: o protocolo inicial, o texto propriamente dito e o
protocolo final. Nessas trs partes evidenciam-se as coordenadas
(representadas pelas frmulas diplomticas obrigatrias, prprias
da espcie documental determinada pelo ato jurdico e seu objetivo)
e as vari antes (teor pontual e ci rcunstanci al rel ati vo s
especificidades do ato aplicado a um fato, pessoa ou assunto).
O protocolo inicial ou protocolo, na seqncia dos dados,
constitudo por:
1) invocao (invocatio) que, em geral, s ocorre nos atos
dispositivos mais antigos (a expresso Em nome de Deus
um exemplo de invocao);
2) titulao (intitulatio), formada pelo nome prprio da
autoridade (soberana ou delegada) de que emana o ato e por
seus ttulos;
3) direo ou endereo (inscriptio), parte que nomeia a quem
o ato se dirige, seja um destinatrio individual ou coletivo e
4) saudao (salutatio), parte final do protocolo.
O texto, que tem todos os seus elementos comandados pela
natureza jurdica do ato e por seu objetivo (TESSIER, 1961),
constitui-se de:
37 39
atos normativos mais freqentes, as testemunhas incluem os
ministros ou secretrios das pastas com as quais tm a ver os
assuntos tratados.
Em algumas variedades de documentos, d-se uma inverso
no escatocolo, isto , ocorre primeiramente a datao, com seus dois
elementos, e, a seguir, o que chamam de validao, a considerando
a subscrio ou as assinaturas e os selos e sinais.
Tomando como exemplo uma carta rgia de D. Joo V, dirigida
ao governador e capito general da Capitania do Rio de Janeiro, as
partes da sua anlise diplomtica sero:
Protocolo inicial:
Artur de S e Menezes, Amigo, Eu, El-rei vos envio muito saudar [direo,
titulao, notificao].
Texto:
Havendo visto o que escreveste sobre a culpa do Padre Frei Roberto e a
conta que o Provedor da Fazenda Real dessa Capitania me deu com a devassa
que tirou das pessoas que faziam cunhos falsos com que marcavam e
cunhavam o ouro furtado aos quintos na vila de So Paulo em que se achavam
culpados o padre Jos Rodrigues Preto e o Padre Frei Roberto e o mais que
sobre este particular avisou e os representastes a cerca [sic] da culpa destes
dois sujeitos.
[exposio]
me pareceu dizer-vos que o perdo concedido aos seculares se estende aos
eclesisticos. E assim vos ordeno que toca ao tempo passado. Se no fale
mais neste delito. Nem se proceda pelas devassas tiradas at o tempo do
indulto. E vos encomendo que, quando haja algum que reincida neste crime,
procedais com a severidade necessria. [dispositivo]
Protocolo final:
escrita em Lisboa [data tpica]
a 20 de dezembro de 1700 [data cronolgica]
Rei [subscrio]
Como j afirmado, nem todas as partes diplomticas surgem
em todas as espcies. Reiteramos que isso depende da natureza
jurdica do instrumento, que por sua vez determinada pelo objetivo
visado. No documento analisado, pode-se notar que no h
corroborao e nem sano, por no caberem no caso.
1) prembulo (prologus ou exordium), no qual se justifica (por
razes de ordem moral, jurdica ou material) a criao do ato;
2) notificao (notificatio ou promulgatio), que pode ser
entendida na expresso tenho a honra de comunicar a vs;
3) exposio (narratio), na qual so explicitadas as causas do
ato, o que o originou, quais as necessidades administrativas,
polticas, jurdicas, econmicas, sociais ou culturais que o
tornaram necessrio;
4) dispositivo (dispositio), que a substncia do ato, seu
assunto propriamente dito, em que se determina o que se quer
(iniciado por um verbo na primeira pessoa, como ordeno,
mando, estabeleo, sou servido ... etc;
5) sano (sanctio ou minatio), na qual se assinalam as
penalidades, no caso do no cumprimento do dispositivo e
6) corroborao ou clusulas finais (valoratio ou corroboratio),
em que se dispe sobre os meios morais ou materiais que
asseguram a execuo do dispositivo (alguns autores
classificam essa parte final do texto segundo suas variantes:
cominatrias, que podem ser penais ou espirituais, de garantia,
de renncia ou de corroborao).
O protocolo final ou escatocolo inicia-se aps a corroborao
ou clusulas finais, com:
1) subscrio/assinatura (subscriptio), isto , a assinatura do
emissor/autor do documento ou quem o faa por sua ordem;
2) datao (datatio). preciso distinguir a data tpica da data
cronol gi ca, ou o el emento topogrfi co do el emento
cronolgico. A primeira referente forma como est designado
no documento o local onde ele foi assinado. A cabe, muitas
vezes, no o nome de uma cidade, e sim a denominao de
um palcio, de uma sala ou de um logradouro. Isto deve ser
obedecido, sem que se acrescente a cidade na qual estejam
situados. A segunda corresponde ao dia, ms e ano;
3) precao (apprecatio), onde, por meio de dois elementos
(assinatura de testemunhas e sinais de validao, como
carimbos e selos), reitera-se a legalidade do documento. Nos
40 41
e a clusula revogatria. O protocolo final denominado
encerramento, e abarca o fecho e a assinatura.
Considerando alguns atos normativos mais ocorrentes na
administrao do imprio portugus dos sculos XVI ao XIX, o autor
da obra Tipologia documental nos arquivos aponta essas diferenas,
ao decodi fi car as par tes di pl omti cas daquel es atos
(MARTINHEIRA, 1997). Assim, por exemplo, nas espcies carta,
carta de lei, lei e decreto, que emanam do soberano, no consta a
direo, justamente pela abrangncia do ato. Justifica-se por serem
os que abrangem o interesse geral da nao, assim como so os
que mais os tenham a majestade e rgios atributos da soberania.
(FORMULARIO, 1821) Outro exemplo: nos avisos e nas portarias,
no h exposio e nem precao.
O entendimento da anlise diplomtica tem, entre outras
vantagens, a de facilitar a elaborao de resumos de documentos,
uma vez que o documentalista, conhecendo-a, h de realizar uma
leitura documental mais segura. Ademais, esse entendimento pr-
requisito para o da anlise tipolgica, embora esta possa ser feita
independentemente. Alis, a anlise tipolgica pode tornar eficiente
o fazer arquivstico em mltiplos aspectos, como a avaliao, a
classificao e a descrio.
J em outro exemplo uma lei do governo federal de 1974,
que dispe sobre restries a brasileiros naturalizados , podemos
detectar a incluso dessas duas partes e a dispensa da exposio
e das datas, que nos atos modernos vm na ementa:
Protocolo inicial:
O Presidente da Repblica. Fao saber que o Congresso Nacional decreta e
eu sanciono a seguinte lei: [titulao e notificao]
Texto:
Art. 1
o
- vedada qualquer distino entre brasileiros natos e naturalizados.
Art. 2
o
- A condio de brasileiro nato, exigida em leis ou decretos, para
qualquer fim, fica modificada para a de brasileiro.
Art. 3
o
- No sero admitidos a registro os atos de constituio de sociedade
comercial ou civil que contiverem restrio a brasileiro naturalizado.
Art. 4
o
- Nos documentos pblicos, a indicao da nacionalidade brasileira
alcanada mediante naturalizao far-se- sem referncia a esta circunstncia.
[dispositivo]
Art. 5
o
- A violao no disposto no art. 1
o
desta lei constitui contraveno
penal, punida com as penas de priso simples de quinze dias a trs meses
e multa igual a trs vezes o valor do maior salrio mnimo vigente no pas.
[sano]
Art. 6
o
Esta lei entrar em vigor na data de sua publicao, revogadas as
disposies em contrrio. [corroborao]
Protocolo final:
Ernesto Geisel. Presidente da Repblica. [subscrio]
Armando Falco [precao] (Obs.: trata-se do ministro da Justia) .
As espcies que mais se aproximam do modelo completo so os
atos dispositivos, embora, segundo a sua natureza, possam deixar de
conter algumas das partes. Mas todo documento cuja estrutura comporta
dados fixos e dados variveis pode ser submetido anlise diplomtica.
Vale observar que, em tcnica legislativa moderna, algumas
das partes diplomticas so conhecidas por denominao correlata.
Assim, o protocolo inicial chamado de prembulo, compreendendo
a epgrafe, a ementa, o ttulo e a autoria; quanto ao texto, ele formado
de considerata ou consideranda, que equivaleria exposio ou
narrao na Diplomtica; de dispositivo, que recebe a mesma
denominao e de corroborao, que incluiria a clusula de vigncia
42 43
As espcies documentais, sejam as tpicas dos documentos
dispositivos, sejam as dos probatrios, sejam as dos informativos,
so inmeras, como muito bem se pode averiguar nos vrios
glossrios especializados, dicionrios jurdicos e /ou manuais de
administrao ou de documentao. Mas h as que so produzidas
mais freqentemente, em razo da prpria abundncia dos atos
jurdicos administrativos dos quais so veculo.
Selecionamos, para identificar e definir, algumas dessas
espcies documentais mais usuais na administrao pblica e/ou
na rea notarial, tanto na nossa documentao colonial, como na
atualmente produzida/acumulada pelos vrios rgos pblicos em
suas vrias esferas. Tambm foram escolhidos alguns formatos que
muitas vezes so confundidos com espcies documentais.
No caso do arquivista, durante seus trabalhos preliminares de
anlise, deparar-se com espcies documentais que no constam
dessa pequena listagem, poder recorrer aos glossrios, dicionrios
e manuais de correspondncia mencionados no final deste trabalho.
Ou mesmo poder ele, utilizando o instrumental encontrado neste
Como fazer, estabelecer o conceito bsico, a partir do prprio
documento, sem muita dificuldade, redigindo a definio com muito
pouca margem de erro.
preciso reiterar que a relao de espcies documentais que
se segue no exaustiva e sim representa bem suas respectivas
categorias documentais, categorias assinaladas na listagem, logo
aps o enunciado da espcie documental.
Tai s defi ni es podem ser tei s porque, trazendo a
conceituao e, em alguns casos, a decodificao diplomtica das
AS ESPCIES DOCUMENTAIS
45
Protocolo final: datas tpica e cronolgica. Assinaturas e cargo
(presidente do tribunal e relator).
ACORDO - documento diplomtico normativo, pactual,
horizontal.
Ajuste ou pacto realizados por duas ou mais pessoas, fsicas
ou jurdicas, em torno de um interesse comum, ou para resolver
uma pendncia, demanda ou conflito. Protocolo inicial: Pelo
presente acordo de... celebrado entre... Segue-se o nome das
pessoas pactuantes e suas qualificaes. Texto: fica
estipulado... Segue-se o motivo do acordo. E como as partes
esto de acordo firmam o presente acordo. Protocolo final:
datas tpica e cronolgica, assinaturas dos pactuantes e das
testemunhas (conforme o caso, no obrigatrias).
ALVAR - documento di pl omti co di sposi ti vo de
correspondncia, descendente.
1. Na administrao colonial: modificao, declarao ou
reiterao de normas j estabelecidas pela autoridade
soberana, em geral, com validade de um ano. Protocolo inicial:
titulao - nome e qualificao: Eu, El-Rei..., por graa de Deus,
Rei de... Fao saber aos que este meu Alvar virem... Texto: o
objeto da declarao, modificao ou concesso da merc ou
do direito e nome e qualificao do beneficiado, se for este o
caso. Protocolo final: datas tpica e cronolgica. No h
assinatura e sim apenas a subscrio, de prprio punho: Rei
ou Rainha ou Prncipe Regente.
2. Certificado, licena ou autorizao dada por autoridade
competente de direitos ou para a realizao de atos ou eventos,
com validade de um ano ou proviso especial pela qual o juiz
autoriza, aprova ou confirma certo ato, estado ou direito
(tipologias como: alvar de emancipao ou de soltura).
Protocolo inicial: ttulo denominao do documento (alvar),
seguido do nmero de ordem e da data da expedio. Texto:
nome e designao do cargo da autoridade que expede o
alvar. Protocolo final: nome e assinatura da autoridade sem
designao do cargo, j mencionado. Datas tpica e cronolgica
(dispensvel por estar no ttulo).
vrias espcies documentais diplomticas encontrveis nos
arquivos, podem tambm ter a sua aplicao no dia-a-dia do
arquivista, sobretudo nas tarefas da identificao, classificao,
avaliao e descrio. Isso porque, alm dos documentos
diplomticos, procurou-se estender o trabalho para as demais
espcies documentais que servem de veculo tambm aos
documentos no-diplomticos.
H documentos no-diplomticos vazados nas espcies
documentais mais diversas ocorrentes nos arquivos. Como o que
se visa com este Como fazer , antes de tudo, orientar os estudantes
e profissionais de arquivo, era preciso que se contemplassem
tambm tais espcies.
Segue-se um pequeno glossrio das espcies mais freqentes,
com sua caracterizao e anlise diplomtica sumria, de alguns
dos documentos diplomticos mais usuais, assim como de alguns
formatos mais ocorrentes nos arquivos.
ABAIXO-ASSINADO - documento diplomtico informativo,
ascendente.
Solicitao coletiva para pedir algo de interesse comum a uma
autoridade pblica ou para manifestar apoio a algum ou
demonstrar queixa ou protesto coletivo. Difere do requerimento
e da petio, que so solicitaes individuais. Difere da
representao, apresentada por um rgo colegiado e no por
um grupo aleatrio de pessoas. A representao tambm s
pode comunicar algo ou apresentar queixa e no solicitar.
Protocolo inicial: nome e qualificao do destinatrio. Nome e
qualificao dos signatrios ou apenas: Ns, abaixo
assinados... Texto: o motivo do abaixo-assinado. Protocolo
final: datas tpica e cronolgica e assinaturas.
ACRDO - documento diplomtico informativo enunciativo,
descendente.
Deciso proferida em grau de recurso por tribunal. Protocolo
inicial: ttulo - Acrdo, seguido do nmero e do nome do
tribunal que o expede. Texto: desenvolvimento do que for
expedido, terminando em: acorda o Tribunal em deferir...
46 47
Protocolo final: datas tpica e cronolgica. Assinatura, nome
e cargo do emitente.
ATO - documento diplomtico dispositivo de correspondncia,
descendente.
Ao dispositiva interna do Estado, emanada de autoridade
delegada, feita, em geral, para designar provimento, vacncia
de cargos e funes gratificadas, alterao de vencimentos,
etc. Protocolo inicial: ttulo de Ato e seu nmero. Titulao:
qualificao/cargo do emitente (sem o seu nome). Texto: o
assunto do ato, nomes e qualificao dos interessados.
Protocolo final: datas tpica e cronolgica. Assinatura.
AUTO - documento diplomtico testemunhal de assentamento,
horizontal.
Relato pormenorizado de um acontecimento com a finalidade,
em geral, de conduzir um processo a uma deciso (auto de
abertura de testamento, auto de partilha) ou um infrator a uma
sano (auto de infrao, auto de flagrante, auto de corpo de
delito). Protocolo inicial: timbre do rgo que realiza o auto.
Ttulo que designa o tipo de auto. Designao de data
cronolgica e local (que tambm pode no constar no protocolo
inicial e sim no final). Texto: nomes da(s) pessoa(s) autuada(s),
motivo da autuao e, penalidade, se for o caso. Protocolo
final: datas tpica e cronolgica (se no tiver sido designada
antes). Assinatura da autoridade e designao de seu cargo.
(Obs.: Usa-se a palavra autos como sinnimo de processo, isto
, como o conjunto de todos os documentos de diferentes
espcies que compem um processo administrativo ou judicial).
AVISO - documento diplomtico e/ou no-diplomtico,
informativo, descendente.
1. Na administrao colonial, ofcios nos quais os secretrios
de Estado transmitem a outros secretrios ou a presidentes de
tribunais ordens rgias, expedidas em nome do soberano.
Portanto, diplomas expedidos pelos ministros e secretrios de
Estado por ordem verbal do soberano e em seu nome,
ASSENTO - documento di pl omti co testemunhal de
assentamento ou comprobatrio.
Registro de um compromisso passado em livro prprio (cdice).
Se feito a partir de uma declarao, de assentamento; se feito
a partir de uma cpia certificada de um ato, comprobatrio.
Foi usado, na prtica jurdica colonial, no sentido de termo, de
contrato. Protocolo inicial: nome e qual i fi cao do
compromissado. Texto: a obrigao a que se submete,
condies etc. Protocolo final: datas tpica e cronolgica.
Assinaturas, registros, certides e precao.
ATA - documento diplomtico testemunhal de assentamento.
Registro resumido das ocorrncias de uma reunio, assemblia
ou sesso, assim como das decises tomadas por seus
membros. Se for de eleio, resume o seu desenrolar.
Geralmente lavrada em livro prprio. Protocolo inicial: nmero
da ata e nome da entidade subscritora da reunio. Data
cronolgica, inclusive designao da hora, do local, com
endereo. Nome das pessoas presentes, sua qualificao e
declarao de abertura da sesso pelo presidente e secretrio.
Texto: assuntos discutidos, em obedincia ou no a uma ordem
do dia ou pauta. Protocolo final: fecho: nada mais havendo a
tratar... eu... secretrio lavrei a presente... Assinaturas do
presidente e do secretrio.
ATESTADO - documento diplomtico testemunhal de
assentamento, notarial ou no.
Declarao, por autoridade governamental, civil, militar,
eclesistica ou notarial, a partir de uma realidade ou de um
fato constatado. , em geral, a favor de uma pessoa e
confeccionado a seu pedido. Costuma-se confundi-lo com a
certido, por ambos se parecerem na redao, mas vale lembrar
que o atestado uma declarao, enquanto a certido uma
transcrio legitimada. Protocolo inicial: timbre do rgo
emissor. Ttulo Atestado de... Atesto para os devidos fins
que... (ou o fim especfico). Texto: um pargrafo sobre o que se
atesta, o nome do interessado e sua identificao/qualificao.
48 49
e qualificao do autor (autoridade delegada). Texto: a ordem
objeto do bando. Protocolo final: datas tpica e cronolgica.
Subscrio com o nome do autor.
BILHETE - documento diplomtico, informativo, descendente.
Na administrao colonial: comunicado, em geral, de Secretrio
de Conselho ou de Tribunal, solicitando alguma informao
necessria tramitao de algum documento ou transmitindo
uma notcia ou o anncio da concesso de merc real, que
segue em outro documento. (Obs.: por sua informalidade e pelo
fato de estarem apensos a outros documentos, muitas vezes,
no tm direo nem datao prprias).
BREVE - documento diplomtico dispositivo normativo,
descendente.
Carta pontifcia, menos solene que a bula papal, tratando de
assuntos menos abrangentes que esta e diferindo em alguns
de seus caracteres externos e na disposio do texto.
BULA PAPAL - documento diplomtico dispositivo normativo,
descendente.
Carta pontifcia, em latim, especialmente solene, na qual o
Papa se dirige aos fiis sobre algum assunto de importncia. O
ttulo da bula corresponde s primeiras palavras do texto.
CARTA - documento no-diplomtico, mas de desenho mais
ou menos padronizado, informativo, ascendente, descendente,
horizontal, conforme o caso.
1. Correspondncia do alto escalo da administrao pblica
em comunicaes sociais decorrentes de cargo e funo
pblicos. Nas entidades privadas da rea comercial, industrial,
bancria, social entre outras, a carta uma forma de
correspondnci a l argamente uti l i zada para transmi ti r
informaes, solicitar favores, fazer convites etc. Sem ser
obrigatrio, diplomaticamente, h uma certa padronizao.
Protocolo inicial: datas tpica e cronolgica. Endereamento.
Direo. Texto: paragrafado, com a exposio e o objetivo da
designando-se diretamente o destinatrio, seja pessoa ou
instituio. Protocolo inicial: titulao - nome e qualificao
da autoridade expedidora. Direo: nome e qualificao do
destinatrio. Texto: ...comunicando que o Rei... o assunto do
aviso. Protocolo final: datas tpica e cronolgica. Assinatura.
2. Notcia ou ordem enviada, transmitida ou afixada, destinada
a uma pessoa ou coletividade. Nesta categoria inserem-se os
avisos administrativos, os comerciais e os bancrios. Na sua
estrutura, os primeiros assemelham-se a editais e, os ltimos,
a ofcios, sendo, portanto, bastante semelhantes aos avisos
governamentais com relao composio, embora no quanto
ao contedo. Logo, seus protocolos e texto sero como os
daqueles. Assemelham-se ao comunicado e ao edital. No caso
da administrao pblica, trata-se de correspondncia de algum
ministro ou secretrio de Estado a outras autoridades em
assuntos de servio; tambm pode ser ato mediante o qual um
ministro d conhecimento de decises administrativas. Podem
ser includos tambm como autores de avisos os secretrios
da presidncia da Repblica, o consultor-geral da Repblica,
o chefe do Estado Maior das Foras Armadas e o chefe do
Gabinete Militar da Presidncia da Repblica. Protocolo inicial:
ttulo - Aviso e respectivo nmero. Direo - nome/cargo do
destinatrio. Datas tpica e cronolgica. Texto: exposio do
tema do aviso. Protocolo final: fecho de cortesia, nome e cargo
do signatrio.
BANDO - documento diplomtico dispositivo normativo,
descendente.
Ocorre apenas na administrao colonial. a ordem ou o
decreto, em geral, dos governadores e capites generais,
proclamada(o) oralmente em prego pblico ou afixada(o) em
lugar ou veculo de circulao pblica. O mesmo que dito ou
mandato proibitrio. Era utilizada(o) para questes cotidianas
relacionadas ao cumprimento de ordens pontuais. Muitas
vezes, funcionava como documento de correspondncia, isto
, para que se cumprisse em jurisdio mais limitada, uma
ordem mais ampla de origem superior. Protocolo inicial: nome
50 51
Na administrao colonial, o mesmo que lei, isto , vigora
perpetuamente ou at a sua revogao e traduz a vontade
soberana do monarca nas questes mais abrangentes do
interesse da nao. dirigida aos sditos em geral ou a
determinada autoridade ou pessoa. O protocolo inicial: nome
do rei e titulao ou Eu, El Rei. Texto: o motivo da lei. Protocolo
final: alm das datas, contm a expresso El Rei, sua assinatura
e a guarda (que a rubrica depois da assinatura seguida de
cinco pontos em quadra).
CARTA PATENTE - documento diplomtico comprobatrio de
concesso, descendente.
o diploma concedido pelo Rei atestando a concesso de ttulos,
postos militares e outros privilgios. Tambm pode ser concedido
por autoridade delegada dentro dos limites de sua jurisdio. Esse
direito, em geral, vem fixado no regimento recebido por esta
autoridade quando do incio de sua gesto. Protocolo inicial:
nome e titulao do soberano ou da autoridade. Texto: a concesso
contendo o nome do interessado e o cargo recebido. Protocolo
final: as datas e a subscrio do soberano.
CARTA DE PERDO - documento diplomtico comprobatrio
de concesso, descendente.
Diploma emitido por autoridade subalterna ou delegada que tenha
direito regimental de conceder perdo, dentro do limite de sua
jurisdio. Protocolo inicial: nome e titulao da autoridade. Texto:
concesso de perdo e nome do interessado. Protocolo final:
datas tpica e cronolgica e a assinatura da autoridade.
CARTA DE SESMARIA - documento diplomtico testemunhal
comprobatrio, descendente.
Diploma passado por autoridade suprema ou delegada, em
geral governadores e capites generais, quando possuir esse
direito fixado em regimento, para conceder datas de terra.
Protocolo inicial: nome e titulao da autoridade. Texto:
comea pelo nome do interessado, seguido do tamanho da data
de terra e de sua localizao geogrfica. Protocolo final:
comporta as datas tpica e cronolgica e as assinaturas.
carta. Protocolo final: fecho de cortesia, assinatura, nome e
cargo do signatrio.
2. Dentro das empresas privadas e das instituies sociais, em
geral, h uma enorme gama de especificidades relativamente
espcie documental carta, no tanto quanto sua estrutura,
mas sim quanto sua finalidade e redao de seu contedo,
como assinala BELTRO (1987). Como a preocupao desse
glossrio a identificao e a estrutura das espcies
documentais, as variantes aqui assinaladas s recebero
alguma explicao se a diferenciao recair sobre esses dois
elementos. Assim, aquelas nas quais apenas a forma de
apresentar o assunto varia, tais como: carta simples, carta com
assunto epigrafado, carta com tpicos, carta de apresentao
e carta particular, sero tratadas no mesmo item.
3. Na administrao colonial: correspondncia enviada por
autoridade subalterna/delegada ou sdito ao Rei, diferindo do
requerimento ou petio pela natureza do teor documental, j
que estes ltimos destinam-se a solicitar mercs, privilgios
ou direitos de existncia consolidada, desde que preenchidos
os requisitos necessrios. Questes de carter oficial ou
particular que se desejasse expor ao Rei, quaisquer que fossem
os assuntos, desde que no de carter peditrio, eram-lhe
dirigidas por meio de carta. Assim, tem sido confundida com
ofcio, correspondncia entre as autoridades do Reino (que no
o Rei) e as subalternas/delegadas em servio no Ultramar ou
entre elas. Em alguns instrumentos de pesquisa, feitos
atualmente no Brasil e em Portugal, a identificao dessas duas
formas exatamente o oposto da prtica burocrtica do Antigo
Regime. Tal prtica generalizou-se em muitos arquivos porque,
na concepo moderna, a carta particular e o ofcio oficial
e, ainda, a carta ascendente, mesmo na rea oficial e o ofcio
sempre descendente. Protocolo inicial: Direo - Senhor,
seguido da titulao do signatrio. Texto: contedo, que nos
casos mais freqentes de teor administrativo. Protocolo final:
datas tpica e cronolgica e assinatura do autor.
CARTA DE LEI - documento diplomtico dispositivo normativo,
descendente.
52 53
Aprovao governamental de alteraes em estatutos de uma
sociedade.
CARTA PARTIDA ou DE FRETAMENTO - documento
diplomtico testemunhal comprobatrio, descendente.
Comprovante do fretamento de embarcao, emitido por
autoridades porturias.
CARTA PRECATRIA - documento diplomtico informativo,
horizontal.
Pedido de um juiz a outro, de outra circunscrio, sobre citaes
e inquiries necessrias a um processo julgado pelo primeiro.
CARTA TESTEMUNHVEL - documento di pl omti co
informativo, horizontal.
Instrumento que contm recursos anteriormente denegados, de
uso judicirio.
CARTA REVERSAL - documento diplomtico informativo,
horizontal.
Documento que registra concesso trocada por outra.
CARTA DE VALIDADE - o mesmo que certificado, estipulando
prazos de validade de determinado produto.
CARTA ABERTA - o mesmo que manifesto.
CARTO DE CRDITO - documento no-diplomtico,
informativo.
Documento emitido por instituio financeira, que autoriza o
titular a ser debitado em seus gastos, mediante clusulas
preestabelecidas.
CARTO DE VISITA, DE CONTATO COMERCIAL OU
PROFISSIONAL - documento no-diplomtico, informativo.
primeira vista pode parecer que seja apenas um formato ou
uma frmula. Entretanto, o formato, se preenchido com dizeres
CARTA RGIA - documento diplomtico, dispositivo normativo,
descendente.
Ordem real, dirigida a uma determinada autoridade ou pessoa
e iniciada pelo nome dela. expedida imediatamente pelo
soberano e por ele assinada como Rei (Rainha ou Prncipe
Regente, se for o caso). Protocolo inicial: Fulano, Eu, El-Rei
vos envio muito saudar ou ento, Fulano, amigo, Eu El-Rei
vos envio muito saudar. Texto: comporta o objeto, a razo de
ser da carta rgia. Protocolo final: a subscrio: Rei (ou Rainha
ou Prncipe Regente).
CARTA ou MEMORANDO DIPLOMTICO - documento no-
diplomtico informativo, horizontal.
Nota enviada por diplomatas interpares, sem a conotao mais
solene de exposio de motivos e de outras espcies
documentais assemelhadas.
CARTA INTERNACIONAL - documento diplomtico dispositivo
pactual, normativo, descendente.
Conjunto de resolues tomadas em comum por vrios
governos.
CARTA DE ALFORRIA - documento diplomtico testemunhal
Documento nominal comprovante de libertao de escravo,
passado por autoridade notarial.
CARTA PATENTE ou CARTA DE AUTORIZAO - o mesmo
que alvar, isto , autorizao ou concesso de direito.
CARTA DE CHAMADA - documento diplomtico dispositivo
normativo, descendente.
Autorizao padronizada para a entrada de imigrante, a pedido
de parente autorizado j residente no pas para o qual imigrou.
CARTA DECLARATRIA - documento diplomtico dispositivo
54 55
CERTIDO - documento di pl omti co testemunhal
comprobatrio.
Documento emanado de funcionrio de f pblica, mediante o
qual se transcreve algo j registrado em documento de
assentamento, elaborado segundo as normas notariais ou
jurdico-administrativas. A certido pode ainda ser retirada de
um processo, livro ou documento existente em repartio
pblica e passada, se no por notrio, por funcionrio
autorizado. Protocolo inicial: Certifico que... ou pedido de...
certifico que... ou o nome e a titulao de quem certifica.
Referncia ao original do qual se extrai a certido. Texto: cpia
do documento original, inclusive de suas datas. Protocolo
final: datas tpica e cronolgica da certido. Assinatura, nome
e titulao de quem certifica.
CERTIFICADO - documento diplomtico testemunhal
comprobatrio, descendente, notarial ou no.
Declarao que garante a veracidade de um fato, de um estado
de coisas, o bom estado ou o funcionamento de um objeto/
equipamento. Assemelha-se ao atestado que, entretanto, mais
elaborado em relao pessoas. Protocolo inicial: timbre do
emissor. Ttulo - Certificado de garantia...(ou outro). Texto: o
objeto ou a situao garantida. Protocolo final: datas tpica e
cronolgica. Assinaturas, nome e titulao das pessoas ou
entidades responsveis.
CHEQUE - documento no-diplomtico, informativo.
Ordem de pagamento confeccionada por um banco que, quando
devidamente preenchida por pessoa fsica ou jurdica que ali
tenha conta de depsito, autoriza saque da quantia nela
designada.
CIRCULAR - documento di pl omti co, di sposi ti vo de
Comuni cao endereada si mul taneamente a vri os
destinatrios, com contedo idntico e redao semelhante
carta ou ao aviso. Protocolo inicial: ttulo - Circular nmero...
impressos e/ou manuscritos, passa espcie. A sua estrutura
ser basicamente a da identificao pessoal ou organizacional
ou ambas, em geral impressas e a cujos dizeres poder ser
adicionada uma mensagem, em geral, manuscrita.
CARTO DE PONTO - documento no-di pl omti co,
testemunhal de assentamento.
Documento nominal de seu titular, emitido por rgo pblico
ou empresa, no qual registrada sua freqncia diria ao
trabalho.
CARTAZ - documento no-diplomtico, informativo.
Formato de papel, papelo ou outro material, contendo
propaganda ou avi so, di stri budo e col ocado, para
conhecimento geral, em painel, mural ou muro em ambientes
pblicos ou particulares. A estrutura das imagens e dos dizeres
completamente livre.
CDULA DE ELEIO - documento diplomtico testemunhal
de assentamento.
Frmula prpria para eleio contendo nome(s) de(s)
candidato(s) a postos eletivos.
CDULA DE IDENTIDADE - documento di pl omti co
testemunhal de assentamento, descendente.
Carto expedido por rgo competente contendo nome, nmero
do Registro Geral, filiao, naturalidade, data de nascimento,
fotografia, assinatura e a impresso digital do portador, e que
serve para sua identificao.
CENSO - documento no-di pl omti co padroni zado,
Conjunto de dados estatsticos dos habitantes de uma cidade,
Estado ou pas (demogrfico), dos produtos e rendimentos de
uma determinada rea ou de profissionais, em geral, de uma
mesma rea.
56 57
direo. Texto: notcia ou fato a ser comunicado. Protocolo final:
assinatura, nome e titulao dos autores e datas tpica e
cronolgica.
CONSTITUIO - documento diplomtico dispositivo
Lei fundamental e suprema de um Estado, que contm normas
respeitantes formao dos poderes pblicos, forma de
governo, distribuio de competncias, direitos e deveres dos
cidados etc. Tambm denomina o conjunto de normas
reguladoras de uma instituio, corporao, rgo, embora o
mais usado, nesse caso, seja o estatuto.
CONSULTA - documento no-diplomtico, enunciativo,
ascendente ou descendente conforme o mbito de atuao, se
na administrao colonial ou na civil ou militar, atual.
Na administrao colonial: ato pelo qual uma instituio, em
geral, conselho, junta ou tribunal assessora o Rei em assunto
determinado, passando-lhe o seu parecer ou conselho. Por
extenso, o documento resultante do ato recebe o nome de
consulta. o principal documento-atribuio do Conselho
Ultramarino. Protocolo inicial: direo - Senhor ou Senhora
(Rei ou Rainha). Segue-se a expresso: Viu-se neste
Conselho... ou Por avisos chegados a este Conselho... ou
equivalente. Texto: motivos que levaram consulta e o parecer.
Protocolo final: datas tpica e cronolgica. Assinatura do
presidente do Conselho. Registros.
Na atualidade: pode designar o ato de solicitar o parecer, assim
como designar o parecer em si. Parecer sobre negcios pblicos,
passado por procuradores ou especialistas. Tambm
solicitao, na rea militar, sobre esclarecimento de algum
dispositivo legal. O mesmo que parecer.
CONTA - documento no-di pl omti co testemunhal
comprobatrio.
Registro contabilizado de fruio de determinado servio.
Texto: a ordem ou comunicado que se quer fazer conhecer.
Protocolo final: datas tpica e cronolgica (quando esta no
aparece aps o nmero da Circular). Assinatura, nome e
titulao do responsvel ou simplesmente Diretor (ou
correspondente).
CITAO - documento diplomtico, informativo.
Instrumento pelo qual um oficial pblico comunica a algum a
ordem de uma autoridade jurisdicional para comparecer ou
responder perante ela.
COMPROMISSO - documento diplomtico dispositivo
Conjunto de normas que regem as finalidades, funcionamento,
direitos e obrigaes dos membros de uma entidade privada.
Semelhante ao estatuto e ao regimento. Protocolo inicial: ttulo
- nome da entidade. Texto: conjunto das normas, em geral,
numeradas. Protocolo final: assinaturas e nomes dos
compromissados, ou de seus representantes, ou da comisso
fundadora da entidade.
COMUNICAO/PAPER - documento no-diplomtico,
informativo.
Forma que tomam os avisos, comunicados, convites,
declaraes, esclarecimentos, notas e participaes quando
publicados pela imprensa escrita. A redao obedece estrutura
do documento de origem. Portanto, seus respectivos protocolos
e textos so os mesmos daqueles documentos.
Trabalho cientfico resultado de pesquisa, reflexo ou anlise,
geralmente apresentado a congressos e seminrios.
COMUNICADO - documento diplomtico dispositivo de
Cientificao de uma notcia ou ordem dirigida pessoalmente
a algum ou afixada para o conhecimento do pblico em geral.
Assemelha-se notificao e ao edital. Protocolo inicial:
58 59
algum objetivo de interesse comum. Diferencia-se do contrato
por estarem, no convnio, todos os partcipes em igualdade de
posio jurdica. Protocolo inicial: Ttulo - Convnio. Nome e
qualificao dos conveniado. Texto: clusulas tratando dos
tpicos especficos. Protocolo final: datas tpica e cronolgica.
Assinaturas das partes conveniadas e das testemunhas.
CONVITE - documento no-diplomtico, informativo.
Solicitao para que algum esteja presente em um lugar ou
um ato deter mi nado. Modal i dade de convocao de
interessados nos processos de licitao para prestao de
servios ou de vendas aos rgos pblicos.
CONVOCAO - documento di pl omti co, di sposi ti vo
normativo, descendente ou horizontal.
Comunicao escrita na qual se solicita o comparecimento de
pessoa(s) ou coletividade(s) a uma reunio. Protocolo inicial:
nome da pessoa ou da entidade que convoca, designao da
reunio ou assemblia se ordinria ou extraordinria. A
expresso: Ficam convocados... Texto: designao da reunio,
do local, da data e da hora da sua realizao, bem como da
ordem do dia. Protocolo final: datas tpica e cronolgica.
Dispensa a assinatura porque o responsvel aparece no caput
do documento.
CPIA AUTNTICA - documento no-diplomtico testemunhal
comprobatrio. Produo de um novo exemplar (integral ou
parcial) de um original, validada por uma autoridade competente
(notarial ou administrativa, investida para tanto).
CORRESPONDNCIA INTERNA - ver MEMORANDO.
CRACH - documento no-diplomtico, padronizado,
informativo.
Carto com identificao pessoal para fins de controle de
presena em locais de trabalho, em zonas de segurana vigiada
ou em eventos.
CONTA CORRENTE - documento no-diplomtico informativo.
Registro que assinala crdito existente em determinada
entidade financeira para ser movimentado pela pessoa fsica
ou jurdica (o seu titular).
Registro de contabilidade em que so lanadas separadamente
as operaes financeiras realizadas com cada pessoa ou
organismo. Na administrao colonial do sculo XVIII, a
Provedoria abrigava a conta corrente correspondente aos
impostos especficos.
CONTRATO - documento diplomtico dispositivo pactual,
horizontal.
Registro de acordo pelo qual duas ou mais pessoas fsicas ou
jurdicas estabelecem entre si algum(uns) direito(s) e/ou
obrigao(es). Protocolo inicial: ementa, designao de data
e local. Nomes e qualificao dos contratantes. Texto: objeto
do contrato e todas as clusulas conveniadas. Protocolo final:
frmula de praxe - E pr estarem assim justos e contratados,
assinam... Datas tpica e cronolgica. Assinaturas do
contratante, do contratado e das testemunhas.
CONVENO - documento diplomtico dispositivo pactual,
horizontal.
Documento utilizado em conferncias internacionais para a
oficializao de ajustes parciais. Protocolo inicial: identificao
da conferncia. Texto: exposio de suas decises que levaram
conveno e o enunciado desta. Protocolo final: datas tpica
e cronol gi ca. Assi natura do presi dente da enti dade
convocatria da conferncia.
Texto que fica estabelecido a partir de um acordo ou contrato
de direitos e obrigaes entre pessoas em torno de um interesse
comum.
CONVNIO - documento diplomtico dispositivo pactual,
horizontal.
Acordo firmado por entidades pblicas entre si ou entre
entidades privadas, ou por estas entre si para a realizao de
60 61
Em alguns casos, endereo. Texto: o assunto que se declara.
Protocolo final: datas tpica e cronolgica.
DECRETO - documento diplomtico dispositivo normativo,
descendente.
Na administrao colonial: diplomas de que o Rei se serve para
objeto particular, cuja execuo vai cometida a algum tribunal
ou ministro. Ordem do Rei, assinada apenas por ele, com
rubrica. Pode acrescentar, modificar ou revogar alguma lei,
estabelecer um direito novo ou algo a respeito de uma pessoa,
uma instituio ou um negcio particular. Protocolo inicial: Hei
por bem ou Representando-me... ou Sou servido ou Tendo
em considerao... Texto: narrao dos motivos e o dispositivo,
que o objeto do decreto. Protocolo final: datas tpica e
cronolgica e rubrica do Soberano.
Na administrao atual: ato administrativo que pode ser
expedido pelos poderes Judicirio, Legislativo ou Executivo,
com fora obrigatria, destinado a assegurar ou promover a
ordem poltica, social, jurdica ou administrativa, podendo ainda
ter por obj eti vo regul amentar uma l ei , fi xar normas
administrativas, nomear, promover ou demitir funcionrios. O
DECRETO EXECUTIVO (federal, estadual, municipal)
determina uma regra legal, cuja execuo da competncia
do Poder Executivo. Explicita ou regulamenta situaes
previstas em leis. O decreto inferior lei. Sua funo mais
regulamentadora. Nesse caso, o decreto regulamentar. Se se
referir a situaes funcionais, poder ser individual ou coletivo,
conforme o caso. O DECRETO JUDICIRIO corresponde
deciso da autoridade judicial em carter de ordem. o ato
que exterioriza a deciso ou o julgamento do juiz. O DECRETO
LEGISLATIVO ato baixado pelo Poder Legislativo em
assuntos de sua competncia. No est sujeito sano do
Executivo. promulgado pelo presidente do Legislativo.
Protocolo inicial: ttulo - Decreto, nmero e data. Ementa da
matria do decreto. Titulao (nome e cargo da autoridade).
Texto: Considerando... Segue-se a considerata, ou os motivos
que levam ao dispositivo, que antecedido da palavra Decreta.
CRONOGRAMA - documento no-diplomtico informativo.
Quadro em que se distribui o cumprimento de tarefas, a
realizao de atos ou os acontecimentos em dias, semanas,
meses e anos.
CURRCULO DE CURSO - documento no-diplomtico
Relao de matrias/disciplinas que os alunos devem cumprir
legalmente para completar um curso.
CURRICULUM VITAE - documento no-di pl omti co
informativo.
Conjunto das informaes sobre uma pessoa, dispostas de
forma sinttica e ordenada, trazendo dados de sua vida civil e
profissional, alm da designao das atividades e publicaes
tcnicas, cientficas e artsticas, segundo a especificidade da
carreira profissional do titular.
DEBNTURE - documento diplomtico testemunhal de
assentamento.
Ttulo de crdito emitido por sociedade annima.
DECISO - documento diplomtico dispositivo normativo,
descendente.
Registro numerado de resoluo aprovada por um rgo
colegiado, tanto na administrao colonial como na atual.
Protocolo inicial: ttulo Deciso no... Designao do rgo
que toma a deciso, mencionando, se for o caso, um texto legal
que lhe permita faz-lo. Texto: o enunciado da deciso, isto , a
narrao dispositiva. Protocolo final: datas tpica e
cronolgica. Assinaturas.
DECLARAO - documento diplomtico ou no, segundo sua
solenidade, enunciativo, descendente.
Manifestao de opinio, conceito, resoluo ou observao,
passada por pessoa fsica ou por um colegiado. Protocolo
inicial: a palavra Declarao. Nome e titulao do declarante.
62 63
Registro de deciso proferida por autoridade, em autos ou
papis administrativos, sobre assunto de sua competncia, em
caso de matria submetida sua apreciao. Traduzem
resolues, quando decisrios, e representam opinies, quando
interlocutrios.
DEVOLUTIVA - documento diplomtico dispositivo normativo,
descendente.
Documento produzido como efeito de um recurso que, embora
interposto e processado, no impede a execuo daquilo que
foi julgado.
DIRIO - documento no-diplomtico testemunhal de
assentamento.
Caderno em que se anotam as principais ocorrncias de cada
jornada de trabalho nos canteiros de obras e/ou nas pesquisas
de campo. Tambm chamado caderneta de campo.
Livro de anotaes de despesas dirias.
Caderno ou caderneta contendo nomes e freqncia diria de
alunos. O mesmo que caderneta de classe.
DIPLOMA - documento diplomtico testemunhal comprobatrio,
descendente.
Ttulo pelo qual se confere um cargo, dignidade, merc,
privilgio ou confere as habilitaes ou um grau escolar obtido
pelo seu titular. Tambm usado, antigamente, como sinnimo
de documento dispositivo pblico.
DIRETRIZ ORAMENTRIA - documento diplomtico
dispositivo normativo, descendente.
Conjunto de normas a serem seguidas na elaborao de um
oramento.
DISSERTAO - documento no-diplomtico informativo.
Texto escrito sobre algum tema. Nas universidades, trabalho
que visa obteno do grau de mestre.
A corroborao ou clusulas de vigncia. Protocolo final: datas
tpica e cronolgica, assinaturas (da autoridade emitente e da
precao que, no caso do decreto executivo, dada pelo
ministro ou secretrio da pasta que tenha relao com o assunto
do decreto).
DECRETO-LEI - documento diplomtico dispositivo normativo,
descendente.
Decreto em forma de lei que, num perodo ditatorial ou anormal
de governo, expedido exclusivamente pelo chefe de Estado,
por estar absorvendo, anormalmente, as funes prprias do
Legislativo, eventualmente suspenso. A estrutura a mesma
do decreto executivo.
DELIBERAO - documento di pl omti co di sposi ti vo
Ato administrativo decisrio sobre assunto submetido a estudo
e deciso, praticado por rgo colegiado. Protocolo inicial:
ttulo - Deliberao com a sigla do rgo deliberador e nmero
da deliberao e a sua data cronolgica. Ementa. Texto:
fundamentao do ato (exposio), seguida da palavra Delibera.
DEPOIMENTO - documento, diplomtico ou no, testemunhal
de assentamento.
Declarao em juzo ou perante autoridade competente, ou
ainda, perante um pesquisador sobre pessoa ou assunto que
est sendo investigado/estudado.
DESIGNAO - documento diplomtico dispositivo normativo,
descendente.
Registro da indicao, por uma autoridade competente, de uma
pessoa para cargo ou funo.
DESPACHO - documento di pl omti co opi nati vo, se
INTERLOCUTRIO ou di sposi ti vo, se DECISRIO,
descendente.
64 65
ESCRITURA - documento diplomtico, testemunhal de
assentamento, notarial.
Registro autntico de um contrato ou de uma transao feito
por um oficial notarial.
ESTATUTO - documento diplomtico dispositivo normativo,
descendente.
Conjunto de normas jurdicas que regem determinada matria
ou corporao.
Conjunto de normas reguladoras de todos os atos e atividades
de um rgo, organizao ou sociedade.
EXPEDIENTE - documento no-diplomtico informativo,
horizontal.
Conjunto de processos ou documentos avulsos em torno de
uma atividade, assunto ou interessado. Ver tambm DOSSI.
EXPOSIO DE MOTIVOS - documento di pl omti co
dispositivo normativo, ascendente ou horizontal.
Sugesto ou justificativa para que se expanda um ato ou se
tome uma providncia. Tradicionalmente restrito ao expediente
dirigido ao Presidente da Repblica por ministros ou
autoridades diretamente a ele subordinados para inform-lo de
algo ou para propor alguma coisa. Tambm se d a prtica da
exposio de motivos nas empresas, na correspondncia dos
funcionrios mais graduados aos diretores.
EXTRATO - documento no-diplomtico informativo.
Resumo de um documento, quando considerado isoladamente
e no citado dentro de outro.
EXTRATO BANCRIO - documento no-di pl omti co
informativo.
Relao de dbitos e crditos de determinada conta bancria,
designando-se a data e as modalidades da movimentao.
FATURA - documento di pl omti co testemunhal de
assentamento.
DOSSI - documento no-diplomtico informativo.
Unidade documental na qual se renem informalmente
documentos de natureza diversa com uma finalidade especfica.
EDITAL - documento no-diplomtico, de convocao,
informativo.
Aviso publicado a mando de autoridade competente em rgo
de imprensa ou afixado em lugar pblico.
EMBARGO - documento diplomtico, de apelao, ascendente.
Recurso utilizado por uma pessoa para se opor aos efeitos do
despacho ou da sentena proferido(a) em uma demanda,
mesmo na fase inicial fase executria.
EMENDA - documento no-diplomtico informativo.
Proposio apresentada por quem de direito para alterar um
texto original de um projeto de lei ou da constituio. Pode ser
supressiva, substantiva, aditiva ou modificativa.
EMENTA - documento no-diplomtico, enquanto isolado,
informativo.
Resumo de ato normativo que antecede ou se segue a seu
texto. Resumo de programa de ensino.
ESCALA - documento no-diplomtico informativo.
Quadro designativo de horrios consecutivos para a entrada e
sada de funcionrios no desempenho de uma determinada
funo.
ESCRITO DE SECRETRIO - documento diplomtico
Na administrao colonial: ordem expedida em nome do
Soberano pelos secretrios de Estado diretamente aos
presidentes de tribunais, ou de conselhos, ou a seus
conselheiros, ou a outra autoridade. Tambm chamado de carta
de secretrio e confundido com aviso.
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FRMULA/FORMULRIO - documento no-diplomtico
informativo.
Compilao de modelos de atos jurdicos.
Folha contendo dados fixos impressos e espaos a serem
acrescentados com os dados variveis, usada para registrar
informaes sintticas e pontuais. O vocbulo formulrio usado
freqentemente no lugar de frmula para designar este modelo
quando, na verdade, seria to somente o coletivo de frmula.
GRADE CURRICULAR - documento no-di pl omti co
informativo.
Composio, grfica ou no, das vrias disciplinas que
compem um curso.
GUIA - documento diplomtico testemunhal de assentamento,
descendente.
Comprovante de pagamento, de expedio de papis, de
transferncias ou de encaminhamento de servios.
HISTRICO ESCOLAR - documento diplomtico testemunhal
Instrumento de controle acadmico de alunos, contendo as
disciplinas cursadas e as respectivas notas.
HOMOLOGAO - documento diplomtico testemunhal
Instrumento que registra a aprovao por autoridade judicial
ou administrativa de rgo.
INDICAO - documento diplomtico enunciativo, ascendente.
Documento legislativo em que a proposta, depois de aceita por
uma das comisses, passa, ento, para o plenrio.
INFORMAO - documento diplomtico testemunhal de
assentamento.
Ato judicial que, no processo, contm os depoimentos das
testemunhas.
Relao que acompanha a remessa de mercadorias expedidas.
Relao remetida mensalmente ao comprador ou consumidor
com a designao das quantidades, marcas, pesos, preos e
importncias, podendo ser substituda pela meno dos
respectivos valores das notas fiscais, guardadas conforme
determinao legal.
F DE OFCIO - documento testemunhal comprobatrio, notarial.
Na administrao colonial: registro lavrado em tabelio que
comprova os servios prestados ao governo por funcionrio civil
ou militar.
FICHA - documento no-diplomtico informativo.
Formato padronizado que ganha categoria de espcie quando
abriga informaes sucintas para fins especficos, que se
evidenciam na prpria denominao da ficha.
FILIPETA - ver VOLANTE.
FLUXOGRAMA - documento no-diplomtico informativo.
Representao grfica da definio, anlise e circuito de rotinas
de trabalho ou representao grfica da identificao e soluo
de um problema.
FOLHA - documento no-diplomtico, informativo.
Formato que, quando devidamente preenchido, para casos
especficos, corresponde lista ou ao boletim.
FOLHETO/FOLDER - documento no-diplomtico informativo.
Formato correspondente publicao de pequeno informativo
para divulgao de instituio, campanha, curso ou evento.
FORAL - documento diplomtico dispositivo normativo,
descendente.
Na administrao colonial: carta de privilgio passada pelo Rei,
concedendo a uma pessoa ou a uma corporao uma data de
terras, nela constando normas e condies.
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corrente. Autoridades judiciais e notariais que realizam o ato.
Referncias ao inventariado. Assinaturas das autoridades.
Texto: dados sobre os filhos. Arrolamento detalhado dos bens
e seus valores. Protocolo final: termos e registros anexos.
INVENTRIO - documento no-diplomtico informativo,
horizontal.
Lista de itens de um acervo ou de um estoque.
LANAMENTO - documento no-diplomtico informativo.
Anotao contbil, geralmente em livro prprio.
LAUDO - documento diplomtico enunciativo opinativo,
descendente.
Parecer de especialista no qual se expem observaes e
estudos a respeito de um objeto sobre o qual se solicitou uma
percia.
LAYOUT - documento no-diplomtico informativo.
Diagramao de desenhos, letras e imagens em suporte
determinado e limitado; em geral, anterior impresso.
LEI - documento di pl omti co di sposi ti vo nor mati vo,
descendente.
Na administrao colonial: preceito real que obriga os sditos
a obedecerem as ordens. a vontade soberana do monarca.
Vigora at sua revogao. Confunde-se com a Carta de Lei,
seguindo sua mesma formalidade e sendo o seu objeto quase
o mesmo. Difere na assinatura, trazendo Rei e no El-Rei.
Norma jurdica emanada do Poder Legislativo que, com carter
de obrigatoriedade, cria, extingue ou modifica um direito.
Embora editada pelo Legislativo, deve ser promulgada pelo
Poder Executivo. Segundo o Poder Legislativo que a formula, a
lei no Brasil pode ser municipal, estadual ou federal. A LEI
GERAL OU ORDINRIA a mais freqente, instituda com
carter geral e comum. H a especi fi ci dade de: LEI
COMPLEMENTAR, isto , as que complementam disposies
INFORMAO COMERCIAL - documento no-diplomtico
Opinio dada por um indivduo sobre outro e que vai informar
cadastros bancrios ou de crdito.
INFORMAO DE SERVIO - documento diplomtico
opinativo, ascendente.
Esclarecimento passado por autoridade subalterna
autoridade superior a seu pedido e necessrio para a
elaborao de um parecer (com o qual costuma ser confundida)
ou despacho. Em geral, a informao o resultado do cotejo
de vrios informes.
INFORME - documento no-diplomtico informativo.
Descrio de fato ou fenmeno tal como foi visto, constatando-
se que, freqentemente, alimenta a elaborao da informao.
INSTRUO NORMATIVA - documento di pl omti co
Orientao feita por diretor de rgo pblico para a execuo
de atos normativos, em que faz meno aos artigos, cujos
contedos esto sendo detalhados e regulamentados.
Protocolo inicial: ttulo - Instruo, seu nmero. Ementa. Nome
e qualificao do rgo. Texto: narrao/considerata e
dispositivo, antecedido de Resolve. Protocolo final: datas
tpica e cronolgica. Assinaturas.
INSTRUO DE SERVIO - documento di pl omti co
Ordem determinando as regras de procedimento ou a execuo
de determinados servios.
INVENTRIO POST MORTEM - documento diplomtico
testemunhal de assentamento, horizontal, notarial.
Lista contendo a descrio individual e pormenorizada de todos
os bens da herana, sejam eles mveis, imveis, semoventes
e dvidas. Protocolo inicial: datas tpica e cronolgica em texto
70 71
MANDADO - documento diplomtico dispositivo normativo,
descendente.
Ordem expedida por autoridade judicial ou administrativa para
que se realize determinada diligncia.
MANIFESTO - documento no-diplomtico informativo.
Declarao pblica das razes que justificam um ato, utilizada
por autoridades para explicaes diante da sociedade.
tambm a exposio de motivos levada a pblico, dele se
valendo os idealizadores de algum projeto, sociedade ou
atividades para captar seus adeptos. (Para manifesto de carga,
ver MAPA DE CARGA)
O termo usado ainda na rea comercial como declarao
escrita levada a pblico para lanamento de emprstimos,
debntures ou subscrio pblica de capital das sociedades
annimas.
MAPA - documento no-diplomtico informativo.
Documento cartogrfico que, num suporte plano, em projeo
horizontal e numa escala de reduo inferior a 1:10.000,
representa de forma grfica caractersticas fsicas de parte ou
da totalidade da superfcie terrestre ou, no caso, do mapa
astronmico, do corpo celeste.
MAPA/MANIFESTO DE CARGA - documento no-diplomtico
informativo.
Na administrao colonial, usava-se mais a denominao
mapa para o quadro que relaciona as espcies e as
quantidades constantes do carregamento de uma embarcao,
designando os portos de embarque e desembarque.
Na atualidade, a denominao predominante para o mesmo
documento manifesto, estendendo-se tambm para outros
veculos de transporte como avies, caminhes etc.
MEDIDA PROVISRIA - documento diplomtico dispositivo
Ato normativo de iniciativa do Poder Executivo que prescinde
de tramitao no Poder Legislativo.
da Constituio; LEI CONSTITUCIONAL, para o caso especial
das emendas na Constituio outorgada de 1937; LEI DE
EXCEO, nos casos dos perodos ditatoriais, nos quais as
leis podem emanar do detentor do poder; LEI ESPECIAL, para
casos muito restritos e objetivos relativos a certos fatos e
pessoas e LEI DELEGADA, que se d quando o Congresso
delega ao Executivo ou a uma Comisso especial a faculdade
de emanar a lei. Em geral, as partes Diplomticas so:
protocolo inicial: ttulo - Lei, nmero e data. Ementa da matria
da lei. Titulao - nome e cargo da autoridade responsvel.
Texto: sano, corroborao. Protocolo final: subscrio e
precao.
LEMBRETE - documento no-diplomtico informativo,
horizontal ou descendente.
Na administrao colonial: documento anexado a certos
expedientes, referindo-se a aes a serem executadas durante
a tramitao. Em geral, redigidos por pessoal burocrtico das
vrias reparties, nos vrios trmites.
LEVANTAMENTO ESTATSTICO - documento no-
diplomtico informativo.
Quadro geral resultado de pesquisa e sistematizao de dados
estatsticos.
LEVANTAMENTO TOPOGRFICO - documento no-
diplomtico informativo, horizontal.
Registro do conjunto de operaes de medidas de distncias,
ngulos e alturas necessrias preparao de uma planta
topogrfica.
LISTA/LISTAGEM - documento no-diplomtico testemunhal
de assentamento ou informativo.
Rol de nomes ou itens diversos reunidos com uma finalidade
especfica. O mesmo que relao, embora, no servio pblico,
haja um consenso de quando usar um ou outro termo. (Ver
tambm RELAO)
72 73
Poderes Legislativo ou Judicirio, como um todo. No caso do
Poder Legislativo, em geral, apresentada no incio dos
trabalhos legislativos do ano. Por meio da mensagem, o Poder
Executivo prope medidas e presta contas relativas ao exerccio
anterior. Na rea jurdica, toda comunicao oficial entre os
poderes, sobretudo para a proposio de medidas que podero
se transformar em leis. Protocolo inicial: ttulo - MENSAGEM
no... data cronolgica. Direo. Texto: a matria da mensagem.
Protocolo final: fecho de cortesia. Assinatura do chefe de
Estado, sem que seja datilografado/digitado o seu nome e cargo.
MINUTA - documento no-diplomtico, com as caractersticas
do futuro original.
Redao preparatria de um documento textual. o pr-original
j concludo, no tendo apenas os sinais de validade que o
tornaria o original. (Ver RASCUNHO)
MOO - documento diplomtico informativo reivindicatrio,
ascendente.
Meio pelo qual se prope algo a uma assemblia para ser
votado por todos. Pode ser de desagrado, de apelo, de aplauso,
de repdio etc. Em geral, origina-se de questes e propostas
feitas durante uma reunio.
NORMA - documento no-di pl omti co i nformati vo,
descendente.
Preceito destinado a facilitar a execuo de atos de rotina e
procedimentos de trabalho.
NOTA - documento no-diplomtico informativo, horizontal.
Correspondncia oficial padronizada do ministro de um pas a
outro (NOTA DIPLOMTICA) ou comunicao de carter oficial
emanada de altas autoridades (NOTA OFICIAL).
NOTA DE CONSUMO - documento no-di pl omti co
Registro simplificado de despesa efetuada, em geral, em um
estabelecimento comercial.
MEMORANDO - documento no-diplomtico informativo,
ascendente.
Forma de correspondncia interna, objetiva e simples, para
assuntos rotineiros, entre chefias de unidades de um mesmo
rgo. O memorando no trata de assuntos de ordem pessoal
e tampouco cria, altera ou suprime direitos e obrigaes. A
denominao memorando, em alguns meios administrativos,
est sendo substituda por correspondncia interna.
MEMRIA - documento no-di pl omti co i nformati vo,
ascendente.
Dissertao acerca de assunto cientfico, literrio ou artstico
para ser apresentada ao governo a uma corporao ou
academia.
MEMORIAL - documento no-diplomtico informativo,
ascendente.
Exposio escrita pleiteando algo apresentada a uma
autoridade, registrando-se uma descrio de fatos e juntando-
se documentos comprobatrios. Pode ser de autoria coletiva,
como o abaixo-assinado. Na rea comercial, pode significar o
livro no qual se fazem lanamentos rpidos de operaes
comerciais, para mais tarde serem definitivamente anotados
nos livros prprios.
MEMORIAL DESCRITIVO - documento no-diplomtico
informativo, horizontal ou ascendente.
Texto padronizado usado em engenharia, arquitetura e
urbanismo que acompanha os desenhos de um projeto, no qual
so explicitados e justificados os critrios e as solues
adotados e outros pormenores. Em direito tambm se usa a
expresso para a reunio de relatrios de percias ou diligncias
esclarecedores de alguma investigao.
MENSAGEM - documento di pl omti co i nformati vo,
descendente.
Instrumento pelo qual o Presidente da Repblica ou os
governadores dirigem-se ao povo ou especificamente aos
74 75
respeito de assunto tcnico ou administrativo, cujo teor tenha
carter exclusivamente institucional. Embora no seja um
documento diplomtico, o ofcio tem sua redao mais ou menos
padronizada. Suas partes componentes so: o ttulo abreviado
- of., seguido da sigla do rgo expedidor e do nmero do ofcio.
Depois vm as datas tpica e cronolgica. Em seguida, a
direo e o vocativo Senhor. Por ltimo, o texto propriamente
dito, antecedendo o fecho de cortesia e a assinatura do
emitente.
ORAMENTO - documento no-diplomtico informativo.
Previso de receita e despesa de pessoa fsica ou jurdica ou
clculo para se fazer uma obra ou um servio.
ORDEM DE SERVIO - documento diplomtico dispositivo
Determinao tcnica ou administrativa expedida por escrito
por autoridade e dirigida aos responsveis por servios, tarefas
ou obras, autorizando-os. Em alguns rgos confundida com
papel eta ou recebe, com al guma di ferenci ao de
caractersticas, a denominao de orientao de servio ou
determinao de servio, sendo esta ltima reservada para as
chefias subordinadas quelas que emitem a ordem de servio.
ORDEM DO DIA - documento no-diplomtico informativo,
horizontal.
Expediente predeterminado dos trabalhos de cada dia ou dos
trabalhos a serem desenvolvidos em uma reunio.
ORGANOGRAMA - documento no-diplomtico informativo.
Quadro descritivo, em forma geomtrica, de uma organizao
ou servio, indicando a estrutura hierrquica.
ORDENAES - documento di pl omti co di sposi ti vo
Na administrao colonial: codificao das leis em vigor que
se fizeram em Por tugal, nos reinados de D. Afonso V
NOTA DE CULPA - documento no-diplomtico informativo,
descendente.
Documento que a autoridade obrigada a entregar ao preso,
em caso de flagrante, no prazo de 24 horas, mediante recibo,
que contm o motivo da priso e os nomes do condutor e das
testemunhas.
NOTA DE EMPENHO - documento diplomtico informativo,
ascendente.
Compromisso de pagamento a ser efetuado em razo de
compra de um objeto, um bem ou uma prestao de servio.
NOTA FISCAL - documento diplomtico testemunhal de
assentamento, horizontal.
Relao numerada na qual se especificam as mercadorias
vendidas, indicando-se os preos unitrios e o total, que
obrigatoriamente as acompanha na entrega ao comprador.
NOTA DE RECEBIMENTO/NOTA DE TRANSFERNCIA -
documento no-diplomtico testemunhal de assentamento,
horizontal.
Comprovante de material recebido ou transferido.
NOTIFICAO - documento di pl omti co i nformati vo,
descendente.
Cincia dada a pessoa fsica ou jurdica sobre um processo ou
um ato no qual ela interessada. Protocolo inicial: ttulo -
NOTIFICAO. De ordem de... ou De acordo com... Direo.
Texto: prazo para o comparecimento e a designao do local.
OFCIO - documento no-diplomatico, informativo.
Meio de comunicao do servio pblico. Forma padronizada
de comunicao escrita entre subalternos e autoridades, entre
os rgos pblicos e entre estes e os particulares, em carter
oficial. Entidades privadas no expedem ofcios e sim cartas.
pelo ofcio que se mantm o intercmbio de informaes a
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PAUTA - documento no-diplomtico informativo.
Relao de itens a serem abordados em uma reunio ou
desenvolvidos numa gesto administrativa.
PETIO - documento diplomtico informativo peticionrio,
ascendente.
Instrumento pelo qual se solicita algo autoridade pblica sem
se ter a certeza ou a segurana quanto ao amparo legal do
pedido. Difere do requerimento, no qual a reivindicao est
baseada em ato legal. Protocolo inicial: nome e qualificao
do peticionrio. Texto: o peticionrio justifica o pedido e relata
suas qualificaes. Protocolo final: datas tpica e cronolgica.
PLANILHA - documento no-diplomtico informativo.
Tabela contendo campos a serem preenchidos com dados.
PLANO - documento no-diplomtico informativo.
Projeto com finalidade determinada e prevendo ao a ser
realizada.
PLANTA - documento no-diplomtico informativo.
Representao grfica da projeo horizontal de cidade, edifcio
ou instalaes. Representao grfica da posio exata de um
terreno com logradouros vizinhos.
PORTARIA - documento di pl omti co di sposi ti vo de
Na administrao colonial: ordem rgia expedida em nome do
soberano e que contm instrues sobre a aplicao de leis,
normas de servio, nomeaes, demisses ou punies.
Assemelha-se ao aviso, porm, ao contrrio deste, no explicita
o destinatrio.
Na atualidade: ato pelo qual as autoridades competentes
determinam providncias de carter administrativo, impem
normas, definem situaes funcionais, aplicam penalidades
disciplinares e atos semelhantes, com base em atos dispositivos
exarados em jurisdies superiores. Protocolo inicial:
(1432-1481) - Ordenaes Afonsinas; de D. Manuel I (1469-
1521) - Ordenaes Manuelinas e de D. Felipe II (1527-1598) -
Ordenaes Filipinas. Correspondiam, para todo o Imprio
portugus, ao que atualmente uma Constituio nacional.
PANFLETO - documento no-diplomtico informativo.
Em geral, formato que contm um pequeno escrito que pode
ser polmico ou satrico, ou folha com dizeres de propaganda.
PAPELETA - documento no-diplomtico informativo.
Correspondncia interna comumente usada na rea contbil.
PARECER - documento diplomtico opinativo ou no-
diplomtico e, dependendo da instncia, ascendente ou
horizontal.
Opinio tcnica ou cientfica sobre um ato, servindo de base
para a tomada de deciso. O mesmo que consulta.
PARTILHA DE SUCESSO - documento di pl omti co
testemunhal de assentamento, notarial.
Instrumento que registra a repartio pelos herdeiros, ou a quem
de direito, de bens mveis, de raiz e das ddivas ativas de uma
herana.
PARTITURA - documento no-diplomtico informativo.
Disposio grfica das partes instrumentais e/ou vocais de uma
composio musical de modo a permitir a sua leitura,
interpretao e execuo.
PASSAPORTE - documento diplomtico informativo.
Na administrao colonial, documento passado por rgo
competente que autorizava pessoas, viaturas ou embarcaes
a deslocarem-se de um pas a outro em situaes normais ou,
de uma regio a outra, em situao de beligerncia.
Na atualidade: documento pessoal emitido por rgo
competente que autoriza algum a sair do pas e serve de
identificao e garantia aos cidados de um pas quando esto
em outro.
78 79
admi ni strati va ou j udi ci ri a, formando um conj unto
materialmente indivisvel.
PROCURAO - documento diplomtico informativo, notarial.
Instrumento pelo qual uma pessoa recebe de outras poderes
para, em nome delas, praticar atos ou administrar bens.
PROGRAMA - documento no-diplomtico informativo.
Exposio sumria de itens conjugados a serem cumpridos em
prazo previsto.
PROJETO - documento no-diplomtico informativo.
Esquema de um empreendimento a ser realizado comportando
planejamento, pesquisa, preparo e elaborao. Pode ser
arquitetnico, educacional, tcnico, cientfico, artstico etc.
PRONTURIO - documento no-diplomtico informativo.
Reunio cumulativa de documentos que acompanham o
desempenho dos interessados na sua atuao profissional em
cursos, estgios, tratamentos mdicos e psicolgicos, assim
como em programas educativos e de lazer.
PRONUNCIAMENTO - documento no-di pl omti co
Registro de manifestao de opinio em geral coletiva em
situao de sublevao contra autoridades governamentais.
PROPOSIO - documento no-diplomtico padronizado
informativo reivindicativo, ascendente.
Pedido padronizado ou sugesto que o participante de assemblia,
congresso ou reunio encaminha mesa ou ao plenrio.
PROPOSTA - documento no-diplomtico informativo
reivindicativo, ascendente.
Sugesto encaminhada autoridade para que seu contedo
venha a fazer parte, se aceita, de um outro ato de valor jurdico
e/ou administrativo concreto.
PORTARIA, nmero, data (aqui ou no protocolo final), titulao.
Texto: exposio, dispositivo. Protocolo final: subscrio e
data (se no no incio).
PORTULANO - documento no-diplomtico, informativo.
Carta geogrfica manuscrita antiga contendo rotas martimas
de um continente ou pas a outro.
POSTURA - documento diplomtico dispositivo normativo,
descendente.
Deliberao municipal escrita que obriga a populao ao
cumprimento de certos deveres de ordem pblica. Protocolo
inicial: nome e titulao da autoridade. Texto: narrao
contendo os motivos da medida. Dispositivo. Protocolo final:
datas tpica e cronolgica.
PRECATRIO - documento diplomtico dispositivo normativo,
descendente.
Documento pelo qual a autoridade governamental do Judicirio
ou fazendria emite uma ordem relativa apreenso de bens.
Protocolo inicial: nome, titulao e cargo de quem ordena o
seqestro dos bens. Texto: objeto do seqestro. Protocolo final:
datas tpica e cronolgica. Assinaturas.
PRESTAO DE CONTAS - documento no-diplomtico
Conjunto padronizado de documentos que comprovam o gasto
de numerrio exatamente de acordo com a finalidade
inicialmente proposta.
PROCESSO - documento no-diplomtico informativo.
Desenvolvimento de um expediente, incluindo tipos diversos
de documentos e que, recebendo informaes, pareceres e
despachos tramita at que se cumpra o ato administrativo que
gerou a sua criao.
Unidade documental em que se renem oficialmente
documentos de natureza diversa no decurso de uma ao
80 81
QUESTIONRIO - documento no-diplomtico informativo.
Srie de questes previamente formuladas por escrito para
serem respondidas tambm por escrito.
RASCUNHO - documento no-di pl omti co, com as
caractersticas do original que lhe suceder.
Redao preparatria do original, podendo conter rasuras,
correes e supresses. anterior minuta, que no apresenta
imperfeies.
RAZO - documento no-diplomtico informativo.
Livro contbil padronizado de contas correntes. Tambm
chamado Livro-razo. As operaes so a lanadas por
rubricas separadas, ordenadas em dbito e crdito.
RECEITA - documento no-diplomtico informativo.
Prescrio de medicamentos a serem ministrados.
Conjunto dos elementos a serem usados no preparo de
alimento.
RECENSEAMENTO - ver CENSO.
RECIBO - documento no-di pl omti co padroni zado
Reconhecimento escrito e assinado por pessoa(s) que tenha(m)
recebido dinheiro ou objeto.
RECOMENDAO - documento no-diplomtico informativo.
Pedido que se faz a algum, em geral, uma autoridade, para
convencer o destinatrio das qualidades de uma pessoa, para
obter indicao a empregos ou favor ou de um objeto,
empreendimento, idia ou projeto para obter seu apoio.
RECORTE/CLIP - documento no-diplomtico informativo.
Seleo de artigo ou ilustrao recortada da imprensa
peridica, relativa a um determinado assunto ou pessoa e
PROTOCOLADO - denominao consagrada pelo uso.
Denominao que recebe o documento avulso registrado como
protocolo, mas que no integra um processo.
PROTOCOLO - documento no-diplomtico padronizado
informativo.
Comprovante padronizado da recepo de documentos,
caracterizado por um nmero tambm registrado no respectivo
documento.
PROSPECTO - documento no-diplomtico informativo.
Formato igual ao do folheto/folder.
PROVA - documento no-diplomtico informativo.
Trabalho escrito para avaliao de aproveitamento de aluno
ou bolsista ou para testar conhecimentos de candidatos a
cargos ou funes.
PROVISO - documento di pl omti co di sposi ti vo de
Na administrao colonial: ato pelo qual o rei confere algum
benefcio ou cargo a algum ou emite ordem baseada em
dispositivos anteriores. Pode ser emitida tambm por tribunais
superiores.
Na atualidade: ato mximo pelo qual uma autoridade, em sua
jurisdio, no uso de suas atribuies, autoriza o exerccio de
um cargo ou expede instrues. Protocolo inicial: titulao
Fao saber a vs (no caso colonial). Nome do destinatrio (no
caso colonial). Texto: exposio, dispositivo. Protocolo final:
subscrio do responsvel pela transmisso da ordem do rei
(no caso colonial) e datas tpica e cronolgica.
QUADRO - documento no-diplomtico informativo.
Dados textuais, grficos ou desenhos esquematicamente
dispostos, com cercadura grfica ou no, de modo a tornarem-
se facilmente visveis ao observador.
82 83
Documento componente dos acervos dos arquivos paroquiais
da Igreja Catlica e que so, via de regra: livros de batizado, de
casamento, de bito, de crisma, de tombo, de contabilidade etc.
REGULAMENTO - documento diplomtico, dispositivo
Conjunto das condies em que uma lei deve ser executada.
Tambm significa o conjunto de normas que regem o
funcionamento de uma subdiviso hierrquica e administrativa
de uma instituio. Tambm chamado REGULAMENTO
INTERNO.
RELAO - documento no-diplomtico, informativo.
Listagem de nomes de pessoas, objetos, quantias, fatos etc.
Quando solicitada por autoridade e a ela enviada, pode ser
considerada documento ascendente.
RELAO DE REMESSA - documento no-diplomtico,
informativo.
Lista que contm uma identificao sumria de documentos
que acompanham o seu encaminhamento na transferncia ou
no recolhimento.
RELATRIO - documento no-diplomtico testemunhal de
assentamento, ascendente.
Exposio de ocorrncias, fatos, despesas, transaes ou de
atividades realizadas por autoridade com a finalidade de prestar
conta de seus atos autoridade superior. Protocolo inicial: ttulo
- RELATRIO. Nome, ttulos e cargos do destinatrio. Texto:
introduo, desenvolvimento e concluso do assunto objeto do
relatrio, trazendo, se for o caso, a recomendao de
providncias. Protocolo final: datas tpica e cronolgica,
assinatura, nome e cargo do autor do relatrio.
RELEASE - documento no-diplomtico informativo.
Texto sobre um evento a ser distribudo imprensa para
divulgao. Tambm denominado press release.
colecionada por assunto, nome, lugar ou data, de forma avulsa
ou colada sobre folhas de papel ou carto.
RECURSO - documento diplomtico informativo reivindicatrio,
ascendente.
Requerimento do interessado quando este no aceita alguma
deciso superior sobre assunto que lhe seja afeito ou no
concorda com notas e/ou classificao em prova ou concurso
que tenha realizado.
REGIMENTO - documento diplomtico dispositivo normativo,
descendente.
Na administrao colonial: manifestao da vontade do rei.
Representa o conjunto de normas disciplinantes de uma
entidade, estabelecendo direitos e obrigaes e regendo
finalidades dos tribunais e de outros rgos. Quando passado,
por ocasio da nomeao, a uma autoridade, um governador,
um comandante, um superintendente etc., a relao de suas
obrigaes a serem cumpridas frente do governo, comando,
rgo ou rea pela qual ser responsvel.
Na atualidade: conjunto de princpios e de normas que
estabelece o modo de funcionamento interno de um rgo ou
o desempenho de cargos ou funes.
REGISTRO - documento no-diplomtico testemunhal de
assentamento.
Inscrio ou transcrio de atos, fatos, ttulos e documentos a
fim de autentic-los.
REGISTRO CIVIL - documento diplomtico testemunhal de
assentamento.
Documento componente dos acervos dos arquivos notariais e
que so, via de regra, livros de registros de nascimento, casamento,
bito, de escrituras, de documentos e de transaes vrias.
REGISTRO PAROQUIAL - documento diplomtico testemunhal
de assentamento.
84 85
REQUISIO - documento no-diplomtico informativo,
peticionrio, ascendente.
Documento que contm pedido de material ou de prestao de
servios, legalmente embasado.
RESIDNCIA - documento diplomtico testemunhal de
assentamento.
Na administrao colonial: inqurito ou sindicncia mandada
tirar por autoridade da Justia para averiguar o procedimento
de autoridade durante sua gesto. A residncia era ordenada
por uma Proviso Real. No caso dos governadores coloniais,
embora no fosse obrigatria, era freqentemente levada a efeito.
RESOLUO - documento dispositivo normativo, descendente.
Ato emanado de rgo colegiado registrando uma deciso ou
uma ordem no mbito de sua rea de atuao. O ato est
fundado na prpria atribuio conferida ao rgo ou
representante. Diz-se que a resoluo conjunta quando o seu
dispositivo do interesse e da rea da competncia de mais
de um rgo pblico. Protocolo inicial: ttulo - Resoluo. Sigla
do rgo e numerao. Ementa. Denominao completa do
cargo do responsvel. Texto: Resolve... Texto dividido ou no
em pargrafos. Protocolo final: datas tpica e cronolgica.
Assinatura do emitente, presidente ou diretor do rgo
colegiado.
RESUMO - documento no-diplomtico informativo.
Exposi o breve de um texto, de uma sucesso de
acontecimentos ou de contas.
ROL - documento no-diplomtico informativo.
Relao feita com objetivo de transferncia, entrega,
recolhimento ou emprstimo de objetos.
ROTEIRO - documento no-diplomtico informativo.
Descrio de itinerrio ou viagem, podendo conter grficos e/
ou textos.
REPRESENTAO - documento diplomtico informativo,
ascendente.
Correspondncia assinada por grupo de pessoas ou por rgo
colegiado expondo ou solicitando algo a uma autoridade. Em
geral, no assinada por todos e sim pelo diretor ou presidente
do colegiado. Tambm usada no sentido do abaixo-assinado,
isto , apresentando uma queixa ou reclamao. Em geral, a
representao mai s uti l i zada por col egi ados
institucionalizados e, o abaixo-assinado, por grupo de pessoas.
Protocolo inicial: nomes, titulao e cargos dos signatrios.
Designao do nome e ttulo da autoridade a quem dirigida a
representao. Texto: desenvol vi mento do obj eto da
representao. O enunciado da solicitao, se for o caso.
REQUERIMENTO - documento diplomtico informativo,
peticionrio, ascendente.
Instrumento que serve para solicitar algo a uma autoridade
pblica e que, ao contrrio da petio, est baseado em atos
legais ou em jurisprudncia. Muitas vezes, o requerimento faz
meno a esses atos, que toma como base jurdica. Embora a
definio possa ser a mesma para os requerimentos antigos e
os atuais, o seu discurso um pouco diferente num e noutro
caso. Nos requerimentos da antiga administrao colonial
temos: Protocolo inicial: nome e qualificao do requerente.
No caso da documentao col oni al , mui tas vezes o
requerimento contm a palavra Diz antes do nome do
interessado. Texto: a narrao aludindo aos direitos e/ou
interesses do signatrio naquilo que pede. O pedido, guisa
de dispositivo. Protocolo final: ERM (e receber merc) e a
assinatura do requerente (ou no) e data cronolgica ausente.
Nos requerimentos atuais, a estrutura do texto : protocolo
inicial: titulao e nome da autoridade a quem est dirigido o
requerimento. Texto: nome, qualificao profissional e funo
do interessado. Requer..., seguindo-se a exposio da
solicitao, fazendo aluso ao seu embasamento legal.
Protocolo final: as palavras Nestes termos. Pede deferimento.
Datas tpica e cronolgica.
86 87
TESE - documento no-diplomtico informativo.
No meio acadmico, o trabalho de pesquisa escrito e
apresentado para obter-se o grau de doutor.
TESTAMENTO - documento diplomtico testemunhal de
assentamento, horizontal, notarial.
Disposio ou declarao solene da vontade do testador sobre
aquilo que deseja que se faa, depois da sua morte, com seus
bens e fortuna.
TESTE - documento no-diplomtico informativo. Registro da
verificao ou prova para determinar a qualidade, natureza ou
o comportamento de uma pessoa, animal, coisa ou um sistema
sob certas condies e/ou submetido a determinadas provas.
TRABALHO DE CONCLUSO DE CURSO (TCC) -
documento no-diplomtico informativo.
Trabalho obrigatrio, a ser apresentado no ltimo ano da
graduao, em certos cursos universitrios, e de cuja aprovao
depende a obteno do grau pretendido pelo aluno.
TTULO DE CRDITO - documento diplomtico testemunhal
comprobatrio.
Documento que formaliza um direito de crdito ordem ou ao
portador; circulvel, pois pode realizar, de imediato, o valor
que representa.
TRASLADO - documento di pl omti co testemunhal
comprobatrio, notarial.
Cpia ou reproduo integral de documentos autnticos
originais, assentados em livros prprios, na rea notarial.
VALE - documento no-di pl omti co testemunhal de
assentamento.
Escrito sem formalidade legal representativo de dvida por
emprstimo ou por adiantamento, que autoriza determinadas
despesas. Comprovante de determinada retirada de numerrio
SINOPSE - documento no-diplomtico informativo.
Apresentao concisa de textos, acontecimentos, fatos ou
eventos para i nformar a uma autori dade ou ori entar
interessados em geral.
SOLICITAO - documento no-diplomtico, ascendente.
Pedido justificado para que sejam concedidos benefcios
rotineiros ou providenciadas aes de praxe.
TABELA - documento no-diplomtico informativo.
Quadro no qual se registram esquematicamente nomes,
clculos, nmeros, cdigos ou grficos, com a finalidade de
sistematizar e fazer visualizar dados de forma instantnea
TALONRIO - documento no-diplomtico testemunhal de
assentamento.
Caderno padronizado formado por folhas divididas em duas
partes, sendo uma destacvel (o talo) e a outra fixa, que serve
como comprovante, preenchida com dados semelhantes aos
do talo. Contm dados impressos e espaos nos quais os
dados variveis so escritos.
TELEGRAMA - documento no-diplomtico informativo.
Registro de notcia ou informao que se transmite por meio
de telgrafo.
TERMO - documento di pl omti co testemunhal de
assentamento.
Declarao escrita em processo ou em livro prprio, registrando
um ato administrativo, contratual, de ajuste ou uma vontade.
Suas variaes mais freqentes so: TERMO DE ABERTURA,
DE ACORDO, DE ENCERRAMENTO, DE JUNTADA, DE
VISITA etc. Protocolo inicial: ttulo - TERMO DE... Livro de ...
n. Ementa. Texto: o discurso ter a peculiaridade do tipo de
termo que se redige. Protocolo final: datas tpica e cronolgica.
Assinaturas.
88 89
Sem querer esgotar o universo das espcies documentais que
surgem como veculos documentais que so dos mais variados fatos/
atos jurdicos, administrativos e notariais, assim como de vrias aes
burocrticas e tcnicas, procurou-se reunir o maior nmero possvel
de ttulos daqueles veculos, abrangendo as reas de ao mais
ocorrentes nos arquivos.
Uma listagem de tipos documentais, e no de espcies, na qual
se pretendesse abarcar os universos jurdico, administrativo e
notarial, seria impossvel. Isso porque, levando-se em conta que tipo
documental a configurao que assume a espcie documental de
acordo com a atividade que a gerou, sua fixao complexa e
pontual. S vivel a construo de glossrios de tipos documentais
especficos.
O levantamento dos tipos depende do conhecimento das
atividades desenvolvidas pela entidade produtora/acumuladora do
arquivo e das relaes orgnicas entre aquelas atividades entre si,
entre elas e os documentos por ela produzidos/acumulados e entre
os documentos entre si. preciso ficar claro que tal afirmao no
invalida, naturalmente, a existncia de glossrios de tipos
documentais. Entretanto, eles s sero viveis se circunscritos sua
prpria rea de ao, seja ela jurdica, administrativa, notarial,
cientfica, tcnica ou artstica.
Como na base de todo tipo documental est uma espcie
documental, porm, ainda que alijada da funo exercida pelos
documentos que o compem, tal universalidade torna possvel o
glossrio das espcies, mas no o dos tipos, como um todo.
Exemplifiquemos: termos como ata, requerimento, plano, portaria,
entre outros constaro normalmente de um glossrio de espcies
de caixa. Ordem ou letra postal para transferncia de um lugar
para outro de numerrio de particulares.
VOLANTE documento no-diplomtico informativo.
Folha de papel impressa com contedo publicitrio para ser
distribudo.
WARRANT - documento di pl omti co testemunhal de
assentamento.
Ttulo de crdito, nominativo e transmissvel por endosso,
emitido com o conhecimento do depsito, mediante garantia
de mercadorias depositadas.
OS TIPOS DOCUMENTAIS
90 91
Para introduzir os estudos tipolgicos preciso relembrar,
uma vez mais, que a espcie documental a configurao que o
documento assume de acordo com a disposio e a natureza de
sua informao (e objeto da Diplomtica), bem como que o tipo
documental a espcie documental, no mais como frmula, e
sim j imbudo da atividade que o gerou (e objeto da Tipologia).
Assim, possvel estabelecer dois pontos de partida para a anlise
tipolgica: o da Diplomtica e o da Arquivstica.
Se se partir da Diplomtica, o elemento inicial a decodificao
do prprio documento, e suas etapas sero: da anatomia do texto ao
discurso; do discurso espcie; da espcie ao tipo; do tipo
atividade; da atividade ao produtor.
J se se partir da Arquivstica, o elemento inicial tem de ser,
necessariamente, a entidade produtora, e o percurso ser: da sua
competncia sua estrutura; da sua estrutura ao seu funcionamento;
do seu funcionamento atividade refletida no documento; da
atividade ao tipo; do tipo espcie; da espcie ao documento.
O resultado ser o mesmo. Chegar-se- ao ponto de encontro
desejado entre o documento (suporte, meio, contextualizao) e sua
funo (aquilo que se pretende ao emitir-se o documento). preciso
que se d a interao entre a especificidade de um ato e a Tipologia
Documental adequada para a sua concretizao, seja a sua
finalidade dispositiva, probatria ou informativa.
O emprego da Tipologia Documental no que-fazer-arquivstico
recente, pois foi iniciado, em meados da dcada de 1980, pelo
Grupo de Trabalho dos Arquivistas Municipais de Madri. Tem-se
mostrado vantajoso nos vrios segmentos do processamento
documental, tais como:
documentais, pois so veculos semnticos que suportam um
contedo documental. No entanto, se se tratar de atas de conselhos
de graduao, requerimentos de matrcula em curso de ps-
graduao, planos de curso ou portarias de nomeao de autoria
do reitor, est-se lidando com tipos documentais da rea da
admi ni strao e do funci onamento de uni versi dades e,
consequentemente, tipos existentes em arquivos universitrios.
Assim, para cada rea de ao nas vrias esferas da sociedade,
poder ser construdo um glossrio de tipos documentais. A
uniformidade de atribuies, competncias e funes que ocorre no
mbito de uma determinada rea que o permitir.
COMO FAZER ANLISE TIPOLGICA
92 93
Na anlise tipolgica a partir da Diplomtica, parte-se da
espcie. Portanto, a identificao Diplomtica de um documento
independe das caractersticas do conjunto. Neste sentido, a anlise
vai verificar se:
1) a expresso Diplomtica (espcie) corresponde realmente
ao ato jurdico-administrativo para o qual ela est servindo de
meio;
2) a tramitao (procedimento de gesto) corresponde/
correspondeu expresso Diplomtica, j que o ato implcito
na espcie tem trmites obrigatrios;
3) vai abster-se do levantamento das relaes internas dentro
do conjunto documental ao qual a unidade estudada pertence,
porque a verificao Diplomtica independe das caractersticas
do conjunto.
Na anlise tipolgica a partir da Arquivstica, parte-se do
princpio da provenincia e, portanto, a anlise vai verificar se:
1) o conjunto homogneo de atos est expresso em um conjunto
homogneo de documentos;
2) os procedimentos de gesto so sempre os mesmos quando
se d a tramitao isolada dos documentos isolados;
3) os conjuntos (sries) formados pelas mesmas espcies
recebem na avaliao uniformidade de vigncia e de prazos
de guarda ou eliminao;
4) na constituio do fundo e de suas subdivises, os conjuntos
no esto sendo dispersos;
5) os documentos da srie possuem a devida freqncia de
eliminao.
A efetivao da anlise tipolgica a partir da Arquivstica exige
conhecimento prvio:
1) da estrutura orgnico-funcional da entidade acumuladora;
2) das sucessivas reorganizaes que tenham causado
supresses ou acrscimos de novas atividades e, portanto, de
tipologias/sries;
1) na classificao/arranjo, por facilitar o entendimento da
composio das sries;
2) na descrio, esclarecendo que os contedos veiculados
em determinado formato jurdico tm certos dados que so fixos
e outros variveis, e que este contedo liga-se de forma
obrigatria espcie que o veicula;
3) no servio aos usurios, pois a identificao dos tipos
documentais traz informaes antecedentes e exteriores ao
prprio contedo do documento, fundamentais para sua
compreenso dentro do contedo jurdico-administrativo de
produo;
4) na avaliao, porque as tabelas de temporalidade partem
da identificao das funes refletidas nas sries documentais
que se quer avaliar para estabelecer o destino dos documentos.
Alis, a avaliao era o grande objetivo do Grupo de Trabalho
de Madri, ao estabelecer os parmetros da anlise tipolgica,
relacionados adiante. Essa aplicao dos estudos diplomticos
foi bastante inovadora e j tem mostrado bons frutos. Alis, a
avaliao dos documentos , antes de tudo, baseada na sua
estrutura e na sua espcie (GAGNON-ARGUIN, 1998).
O trabalho, levado a efeito por aquele grupo de arquivistas
espanhis, visava e visa, pois vem apresentando a conveniente
continuidade levantar e identificar os tipos documentais
componentes dos fundos dos arquivos municipais da regio do
entorno de Madri. Trata-se, pois, de documentos pblicos. Dada a
sua uniformidade, exigida pelo Direito, os modelos preconizados pelo
Manual de Tipologia Documental adaptam-se perfeitamente a toda
gama de documentos da esfera governamental. Entretanto, o
aportamento canadense aos estudos diplomticos (GAGNON-
ARGUIN, 1998), abordando as tipologias documentais das
organizaes, entendendo-se a as entidades paragovernamentais
e as privadas, leva-nos certeza de que, tambm neste mbito, ocorre
uma certa padronizao, ainda que haja documentos com finalidades
bastante especficas, de competncia da iniciativa privada. As
anlises diplomtica e tipolgica podem ser feitas em ambos os
casos, justamente em razo dessa padronizao.
94 95
6) Legislao que cria a entidade e a funo/atividade que
originar a srie.
7) Tramitao. Seqncia das diligncias e aes (trmites),
prescritas para o andamento de documentos de natureza
administrativa at seu julgamento ou soluo. o procedimento
que gera e em que atua a tipologia.
8) Documentos bsicos que compem o processo, se for o caso.
9) Ordenao. Posio dos documentos dentro da srie.
10) Contedo. Dados repetitivos na tipologia analisada.
11) Vigncia. Qualidade que apresenta um documento
enquanto permanecem efetivos e vlidos os encargos e
disposies nele contidos. [Tempo de arquivamento no arquivo
setorial.]
12) [Prazos.] [Tempo de permanncia no arquivo setorial.]
Eliminao [ou preservao em arquivo permanente]. A fixao
dos prazos no cabe quando se analisa documentos j de
guarda permanente.
Os dados entre colchetes so nossos acrscimos ao modelo
espanhol. No modelo original, os prazos esto implcitos em vigncia,
mas nos pareceu que ficariam mais claros se fossem estipulados,
pois nem sempre a durao nos arquivos setoriais e centrais pode
ultrapassar quela condio.
Esse modelo de anlise tipolgica, quando concebido pelo
Grupo de Trabalho, estava direcionado para os arquivos correntes e
partia dos princpios da Arquivstica. Entretanto, para analisar
documentos em arquivos permanentes, sobretudo os de fundos, cuja
idade remota dificulta o levantamento dos dados estruturais e
funcionais e em situaes artificiais de aprendizado em que se
utilizem exemplos de documentos de valor permanente, pode-se
partir da Diplomtica, isto , tomando o documento/espcie como
ponto de partida.
O exemplo que podemos demonstrar apresenta obviamente as
limitaes de uma situao artificial, j que se trata de uma
observao feita de fora. Entretanto, no se perdem seus efeitos
didticos, uma vez que podem servir de base para os casos concretos.
Tomemos uma srie documental acumulada por um dos arquivos
3) das funes definidas por leis/regulamentos;
4) das funes atpicas circunstanciais;
5) das transformaes decorrentes de intervenes;
6) dos processos, poi s el es tm uma trami tao
regulamentada.
Em resumo, a espcie pode ser tomada isoladamente como
expresso Diplomtica. Se tomada coletivamente, em sua expresso
funcional, ela ser um tipo.
Enquanto expresso diplomtica, a espcie caracteriza um
documento-i ndi vduo; tem denomi nao i mutvel , val e
individualmente pela razo de criao do documento; define-se pela
procedncia, enquanto criao; de interesse imediato do produtor
e do interessado e vigora obrigatoriamente para a produo,
tramitao e uso primrio.
Enquanto tipo documental, ela caracteriza coletividades; pode
receber denominaes abrangentes; vale coletivamente pela
atividade que representa; define-se pela procedncia e, enquanto
acumulao, interessa principalmente ao produtor e ao pesquisador;
vigora para os arquivos corrente, intermedirio, permanente e uso
secundrio.
Os itens a serem considerados na anlise tipolgica, segundo
o modelo preconizado pelo Grupo de Trabalho dos Arquivistas de
Madri, so:
1) Tipo [Espcie documental + atividade concernente]
1.1) Denominao a ser buscada na legislao, em tratados
de direito administrativo, manuais de rotinas burocrticas,
glossrios, dicionrios terminolgicos ou a partir do prprio
documento.
1.2) Caracteres externos (gnero, suporte, formato, forma).
2) Cdigo da srie que corresponde ao tipo no plano de
classificao. Posio da srie dentro do fundo ou do conjunto maior.
3) Entidade produtora acumuladora [atribuies]. Suas
subdivises correspondem, em geral, s funes, se for o caso.
4) [Atividade(s) que gera(m) o tipo documental em foco].
5) Destinatrio, se for o caso.
96 97
setoriais da Universidade de So Paulo, detectvel em seu sistema
de arquivos (SAUSP): a dos processos de estrutura curricular.
1) TIPO: processos de estrutura curricular. DEFINIO: unidade
documental em que se renem oficialmente documentos de
natureza diversa, relativos estrutura dos currculos dos cursos
de graduao da Universidade, no decurso de uma ao
admi ni strati va ou j udi ci ri a, formando um conj unto
materialmente indivisvel. CARACTERES EXTERNOS: Gnero
- textual. Suporte - papel. Forma - original.
2) CDIGO: C55000.
3) ENTIDADE PRODUTORA/ACUMULADORA: Conselho de
Graduao (CoG). ATRIBUIO: estabelecimento de diretrizes
para orientar a ao da Universidade no ensino da graduao.
SUBDIVISES: Cmara de Avaliao, Cmara Curricular e
Cmara do Vestibular.
4) ATIVIDADE: estudar questes de estrutura curricular
realizadas pelas Comisses de Graduao, aprovando as
modificaes curriculares propostas pelas Unidades.
5) DESTINATRIO: unidades de ensino.
6) LEGISLAO: estatuto da Universidade de So Paulo.
Resoluo 3461, resoluo CO 3732, resoluo CoG 4235,
resoluo 3765, resoluo 4141, resoluo CoG 3918 e
resoluo CoG 3740.
7) TRAMITAO: criao ou modificao de currculos
el aborados pel os professores dos Depar tamentos;
apresentao s Comisses de Graduao das unidades de
ensino, museus ou institutos especializados, sua aprovao;
entrada no Protocolo da Reitoria para o Conselho de
Graduao; sua incluso em pauta, discusso, anexao de
pareceres e aprovao; subida s instncias superiores - Pr-
Reitoria de Graduao, Conselho Universitrio e Reitor - para
homol ogao; comuni cao uni dade i nteressada e
arquivamento.
8) DOCUMENTOS QUE COMPEM O PROCESSO: proposta
dos respectivos departamentos de ensino, pareceres, currculos
atuais e ofcios.
9) ORDENAO: al fabti ca de uni dade de ensi no,
departamento, curso e numrica (cronolgica) dos processos.
10) CONTEDO: cursos, disciplinas e polticas de ensino.
11) VIGNCIA: enquanto for adotada a estrutura curricular
aprovada.
12) PRAZOS: cinco anos ou vigncia no arquivo setorial e
preservao no arquivo permanente.
O modelo preconizado por Louise Gagnon-Arguin aproxima-
se do modelo da anlise tipolgica, tal como a desenham os
espanhis, pois os seus elementos de abordagem esto muito
ligados aos contextos de produo e finalidades do documento.
Entretanto, preciso atentar para o fato de que aquela autora, assim
como ocorre em muitas instncias Arquivsticas internacionais, no
distingue a espcie do tipo, configurando-se como tipo o que
denomi naramos espci e ou o que denomi naramos ti po,
indeterminadamente.
Evidencia-se que, na relao apresentada pela professora
canadense, ela chama de tipo o que chamaramos espcie. A sua
inteno mesmo apresentar a espcie, a nosso ver, pois todo o
estudo que faz de cada modelo documental realizado de forma
genrica como estrutura, mas, ao abordar os contextos de produo
e das funes s quais o documento est ligado, aproxima-se
bastante do que denominamos tipo. Assim entendido, podemos
perfeitamente usufruir dos seus ensinamentos, que muito nos podem
ajudar a discernir melhor ainda toda a caracterizao e a importncia
do conhecimento das espcies e dos tipos documentais.
Os elementos que a professora da Universidade de Montreal
levanta enquadram a espcie documental adequada dentro de
funes prprias das organizaes e dentro de suas atividades-meio
e atividades-fins, mesmo que no chegue ao exemplo mais concreto,
como acontece no Manual espanhol. Isso porque, nesse caso, o
Grupo de Trabalho espanhol estava objetivamente preocupado com
as municipalidades e seus arquivos.
A reside a diferena fundamental: a obra de Louise Gagnon-
Arguin aborda as espcies documentais que podem ser encontradas
98 99
11) leis que normalizem a existncia e/ou conservao daquele
tipo de documento, lembrando, quando for o caso, que h
modificaes legais relativas ao documento no decurso do
tempo, as quais sero assinaladas.
Se comparamos esse modelo com o proposto pelo Grupo de
Madri, apercebemo-nos que os dados a serem pesquisados e a
figurarem no corpo de anlise so os bsicos sua compreenso
arquivstica. Isso, ainda que a ordem destes dados seja diversa,
segundo a especificidade. Tanto assim que, se aplicarmos este
modelo de anlise tipolgica mesma srie com que exemplificamos
o modelo anterior, os dados obtidos sero igualmente satisfatrios,
como se v:
1) TIPO: processo de estrutura curricular. CATEGORIA:
documento de ensino (no sendo a entidade de origem do
documento analisado uma empresa, no caberiam aqui as
categorias aventadas por Gagnon-Arguin. Mas, seguindo a sua
linha de trabalho, j que a entidade acumuladora uma
universidade, a categoria poderia ser a de documento de
ensino, diferenciando-o dos das outras duas atribuies
precpuas da universidade, que seriam os documentos de
pesquisa e os de servios de extenso).
2) CONTEXTO DE CRIAO: produzido pelo Conselho de
Graduao, cuja atribuio o estabelecimento de diretrizes
para orientar a ao da Universidade no ensino da graduao,
por meio de sua Cmara Curricular e a partir das sugestes
vindas dos departamentos.
3) DEFINIO: unidade documental em que se renem
oficialmente documentos de natureza diversa no decurso de
uma ao administrativa ou judiciria, formando um conjunto
materialmente indivisvel. No caso, documentos relativos
estrutura dos currculos dos cursos de graduao da
Universidade.
4) CONTEDO: os documentos que compem o processo so:
proposta dos respectivos departamentos de ensino, pareceres,
currculos atuais e ofcios.
nas entidades privadas ou mesmo nos rgos estatais com suas
caractersticas sem, entretanto, fazer com que sobre ela incida a
exemplificao direcionada, mesmo que esteja se referindo, como fica
claro, aos documentos das organizaes e no aos atos normativos
governamentais. J a obra do Grupo de Trabalho dos Arquivos
Municipais de Madri trabalha com a espcie j carregada da exata
funo a que se destina. Ambas as metodologias podem,
vantajosamente, ser colocadas lado a lado, e o aporte ser claramente
enriquecedor para nossos trabalhos futuros de anlise tipolgica.
A autora canadense montou o que chamou de grade de
anlise, levando em conta, relativamente aos documentos, os
seguintes itens:
1) denominao do tipo documental e sua categoria;
2) contexto de criao para estabelecer as circunstncias que
conduzem criao do documento;
3) definio, a ser buscada na legislao, nos dicionrios
especializados ou na prpria realidade;
4) contedo ou a seqncia dos dados que ocorrem
sistematicamente nos documentos do mesmo tipo;
5) condies de validade do sentido do que, obrigatoriamente,
do ponto de vista jurdico-administrativo, determinados tipos
de documento devem conter;
6) funes a que se referem as razes mesmas de sua criao,
no do ponto de vista pontual, e sim do administrativo-
organizacional;
7) conservao, referindo-se aos porqus dos prazos
sucessivos, nos arquivos correntes e no intermedirio, e as
razes de sua permanncia, se for o caso;
8) autoria responsvel, no sentido da atribuio da funo ou
cargo de quem o detm e o autor do documento;
9) documentos conexos com o tipo estudado e que,
juntamente a este, formam uma cadeia necessria e
indispensvel de informao. Podem ser anteriores, paralelos
ou posteriores;
10) informaes complementares sobre outros tipos com as
mesmas funes ou sobre outras denominaes com que
aquele tipo conhecido e
100 101
Um estudo terico mais acurado de suas partes poderia levar
elaborao de um terceiro modelo que melhor pudesse satisfazer
as necessidades da produo, avaliao, classificao e descrio.
Mas esse estudo, ou melhor, esse modelo, no poderia ser puramente
terico, de gabinete, e sim surgir, em cada rea especfica, dos
prprios profissionais, tanto da rea da administrao como da
jurdica ou da Arquivstica, familiarizados com as caractersticas
respectivamente administrativas, jurdicas e arquivsticas de cada
tipo documental. Portanto, o ideal que as prprias reas dos
contextos de produo, ao, organizao, guarda e utilizao dos
documentos produzam os seus manuais de tipologia.
Os estudos diplomticos e tipolgicos, voltados que so para
a estrutura formal do documento, abarcam tambm os estudos da
tradio documental.
5) CONDIES DE VALIDADE [vigncia]: ter sido aprovado
nos departamentos e ter recebido pareceres favorveis, sendo,
depois de aprovado, definitivamente montado no Conselho,
alm de subir para homologao nas devidas instncias.
6) FUNES: fornecer aos departamentos de ensino a estrutura
dos respectivos cursos, informando alunos, professores e
funcionrios sobre os currculos oficialmente aprovados.
7) CONSERVAO: nos arquivos setoriais dos departamentos,
durante sua vigncia. Quando substitudo por outro currculo, o
processo da estrutura curricular no mais vigente dever ser
recolhido ao arquivo permanente da universidade.
8) AUTORIA RESPONSVEL: o processo como um todo de
autoria da responsabilidade do Conselho de Graduao,
embora haja as autorias parciais individuais - de pareceres e
ofcios - e as coletivas - de sugestes dos currculos etc.
9) DOCUMENTOS CONEXOS: todos os componentes do
processo, assim como os processos de criao de cursos e os
relativos s suas alteraes.
10) INFORMAES COMPLEMENTARES: a sua tramitao
tem as seguintes etapas: sugesto de novo currculo ou
modificao de currculo anterior, elaborada pelos professores
dos Departamentos; apresentao s Comisses de Graduao
das unidades de ensino, museus ou institutos especializados;
sua aprovao; entrada no Protocolo da Reitoria para o
Conselho de Graduao; sua incluso em pauta, discusso,
anexao de pareceres e aprovao; subida s instncias
superiores - Pr-Reitoria de Graduao, Conselho Universitrio
e Reitor - para homologao; comunicao unidade
interessada e arquivamento.
11) LEIS: estatuto da Universidade de So Paulo. Resoluo
3461, resoluo CO 3732, resoluo CoG 4235, resoluo 3765,
resoluo 4141, resoluo CoG 3918 e resoluo CoG 3740.
Se analisarmos detalhadamente e se formos suficientemente
conhecedores do documento mencionado, podemos deduzir que
ambos os formatos de anlise assemelham-se, e tambm podem
ser complementares.
102 103
A Tradio Documental a parte da Diplomtica que se ocupa
dos vrios modos de transmisso do documento no decorrer do
tempo. Ela estabelece a ingenuidade documental, isto , o grau de
relao entre o documento e sua matriz. Conforme o grau de
ingenuidade em que esteja, o documento apresenta-se em diferentes
formas. Forma, portanto, a configurao do documento segundo o
estgio de transmisso ou gradao de ingenuidade documental.
Nesta escala, o bsico o original, sendo as outras formas as de
antes e depois dele. H, assim, trs momentos na tradio
documental: o anterior ao original, o original e o posterior ao original.
Reiterando, segundo a forma, o documento apresenta-se como
pr-original, original e ps-original. No entanto, como se ver
adiante, possvel ainda discernir as chamadas categorias
intermedirias, j que h estgios do documento em que ele, sem
ser original, no chega a ser cpia, na real acepo da palavra.
O pr-original o texto anterior ao original genuinamente
definitivo. Pode apresentar-se em duas etapas:
1) o rascunho, o texto sujeito a correes e a rasuras, contendo
supresses, acrscimos e substituies e
2) a minuta, que pode ser tomada em dois sentidos. Como a
forma diminuta, diminuda e abreviada do original, seria um
escrito preparatrio e reduzido para que, a partir dele, se
pudesse confeccionar o original, isto , um conjunto de dados
essenciais para a redao definitiva do documento. Em outro
sentido, o mais considerado pela Diplomtica, a minuta o
original, portanto, o rascunho j passado a limpo, porm, sem
os sinais de validao (assinaturas, carimbos e selos). Na
TRADIO DOCUMENTAL
verdade, sem validao, as minutas no podem ter f, no
sendo levadas em conta do ponto de vista jurdico. Na
arquivstica, muitas vezes, as minutas que ficam acumuladas
no rgo de produo, sendo o original, constando de algum
processo ou isoladamente, enviado para outra entidade ou
pessoa, que o acumula em seu arquivo.
As chancelarias no imprio romano j distinguiam o scheda
(apontamento, esquema) do instrumentum in mundum redactum ou
simplesmente mundum, que era o documento passado a limpo.
No pergaminho distinguia-se a parte pior (pars pili) da parte melhor,
livre de enrugamentos e ndoas, a parte limpa (pars munda). Esta
que era usada para os textos definitivos, principalmente os dos atos
solenes, atos normativos das autoridades civis e religiosas. As partes
desprezadas para tal eram utilizadas pelos documentos notariais,
comerciais e privados.
O original o documento feito por direta vontade dos autores
e conservado em matria e formas genunas sob as quais foi
originalmente emitido (PAOLI; REAL DIAZ, 1980). O original
conserva todos os caracteres externos e internos com os quais foi
emitido. Diplomaticamente, considera-se no original: 1. o seu carter
de primeiro, de matriz; 2. o seu carter de acabado, perfeito, limpo.
Em certos caracteres externos e internos, os originais no sero
diferentes das minutas, nem das cpias (adiante definidas), mas h
fundamentalmente o que os distinguem: as assinaturas ou
subscries, carimbos e selos inseridos no documento no momento
justamente em que ele se torna original. Um original autgrafo
quando contm a subscrio do(s) prprio(s) emitente(s). Procede
materialmente dele(s). Um original hetergrafo quando procede
intelectualmente do autor, mas no materialmente; em outras
palavras, no contm a sua assinatura.
Originais mltiplos ocorrem no caso dos documentos pactuais
quando o contedo implica obrigaes recprocas de todos os
implicados (caso dos contratos, convnios, acordos, tratados etc.).
Todos eles recebem igualmente o mesmo original. Tambm ocorrem
no caso dos documentos circulares, isto , ordens dirigidas, ao
mesmo tempo, a vrias reparties que dependem do mesmo
comando. Finalmente, tambm ocorrem quando, por razes de
105 106
segurana, so mandados originais mltiplos ao mesmo destinatrio,
em datas e em veculos distintos, como aconteceu freqentemente
na nossa histria colonial, dada a precariedade das embarcaes
que transportavam os documentos.
As categorias intermedirias entre original e cpia so as que
apresentam diferenas sutis entre uma e outra, tratando-se, na
realidade, de metamorfoses do original.
A primeira possibilidade a ampliao, a reproduo do original
revestida de autenticidade, a sua segunda expedio em forma mais
solene, sobretudo em seus elementos extrnsecos. Ocorre, por
exemplo, no caso dos diplomas universitrios.
A segunda categoria intermediria a renovao ou neo-
original. Trata-se da substituio do documento original, assegurada
pela existncia de minutas, cpias de originais ou assentamento.
Com isso, pode-se emitir um novo original, a chamada segunda via.
A insero outra categoria intermediria, a ocorrncia de um
documento dentro de outro, no uma simples citao, mas sim, in
extenso, verbum ad verbum. H a incluso do texto completo de um
ato em outro, j possuidor de individualidade e essncia prprias.
A confirmao um ato jurdico novo, mas que faz meno,
mais ou menos detalhada, a documentos anteriores, que justificam
o presente e o confirmam.
O ps-original o ltimo estgio das possibilidades da tradio
documental. So as cpias (em latim exemplum, sumptum,
translatum) que representam um documento formalmente idntico a
um original. Elas podem conviver com seus originais ainda
existentes ou podem vir a substitu-los. As chamadas cpias
autgrafas so feitas pelo mesmo autor do original e as hetergrafas
por outra autoridade que a valida. No devem ser confundidas com
os originais mltiplos acima referidos e que se destinam a aes
jurdicas ou administrativas simultneas.
As cpias apresentam-se em quatro modalidades: simples ou
livres; autorizadas; imitativas e em cdices diplomticos.
As cpias simples ou livres independem de qualquer controle,
no tendo valor jurdico. Sua configurao com os elementos
externos diversos do original. O que prevalece o texto.
As cpias autorizadas, que surtem os mesmos efeitos do
original, apresentam-se em duas modalidades: traslado, cpia
validade, com a f notarial, assim se suprindo da fora jurdica do
original, e cpia certificada, garantida por uma autoridade civil ou
eclesistica e no pelo notrio.
As cpias imitativas ou figuradas so as que reproduzem
exatamente alguns dos elementos externos, tais como: o formato
das letras, dos desenhos, das assinaturas etc. Acreditava-se,
sobretudo na Idade Mdia, que quanto mais fielmente reproduzido
o original, mais credibilidade teria a cpia. Hoje, as cpias
reprogrficas, fotogrficas e microfotogrficas podem ser
classificadas numa categoria entre a cpia livre (no sentido da no
autenticao) e a cpia figurada (j que reproduz o original em toda
sua configurao no momento da elaborao).
Os cdices diplomticos, ou livros de assentamento, so a
ltima categoria das cpias e esto relacionados documentao
mais antiga. So os registros e os cartulrios.
Os registros so livros copiadores, originariamente em branco, e que
recebem a cpia de documentos expedidos por uma autoridade ou entidade.
Os documentos podem ser copiados na ntegra ou abreviados. Esto
corretamente organizados em ordem cronolgica seqencial.
Os cartulrios, sendo livros copiadores de correspondncia recebida,
no obedecem estrita ordem cronolgica. Muitos esto organizados em
datas e, outros, em ordem alfabtica, temtica ou topogrfica.
Vistas, portanto, as coordenadas da Diplomtica propriamente
dita da Tipologia Documental e da Tradio Documental, tem-se um
quadro geral no qual podem repousar os estudos do conhecimento
e da utilizao do documento arquivstico em si.
As sistemticas das anlises diplomtica e tipolgica podem ser
de grande valia. No primeiro caso, mais ao pesquisador e como
treinamento sistemtico para o arquivista, para bem discernir os
elementos bsicos e os acessrios dos documentos, quando tiver de
realizar uma descrio unitria. No segundo caso, ao destrinar as
caractersticas das vrias tipologias documentais, afloram facilmente
seus elementos e suas caractersticas. Ao conhec-las rigorosamente,
os trabalhos de avaliao sero automaticamente facilitados.
As bases tericas, metodolgicas e as prticas desses estudos,
quando bem assimiladas pelo estudante de Arquivstica, permitem
uma formao profissional mais completa. Com a Diplomtica,
107 108
tomada agora no sentido amplo que abarca as trs reas, os
arqui vi stas esto aptos a responder expectati va dos
administradores no que concerne s regras de criao dos
documentos, expectativa dos seus usurios no conhecimento e
crtica de seu contedo e s exigncias do seu que-fazer, no
somente nas tarefas da avaliao e eliminao de documentos, mas
tambm na elaborao de instrumentos de pesquisa e na valorizao
dos fundos de arquivo (DELMAS, 1998).
AMARAL, Sylvio. Falsidade documental. So Paulo: Ed. Revista dos
Tribunais, 1973. Para estudar a aplicao da lei penal para os
crimes contra a f pblica, o autor identifica documentos pblicos
e privados e os pblicos por equiparao legal, enumerando as
possibilidades de falsificao.
ATIENZA, Cecilia Andreotti. Documentao jurdica. Rio de Janeiro:
Achiam, 1979. Esta introduo anlise e indexao de atos
legais, visando o trabalho de referncia legislativa, tornou-se
instrumental bsico para a redao de legislao e para a
identificao dos documentos diplomticos da rea legislativa.
BELLOTTO, Helosa Liberalli. Descrio sumria: soluo de acesso.
In: Arquivo: boletim informativo e histrico. So Paulo: 9(2), p. 65-
71, jul./dez. 1988. Estudo, comparando idias de Schellenberg e
de Vicenta Corts, a respeito dos caracteres internos (substncia)
e dos externos (estrutura) dos documentos, demonstrando sua
utilidade para a descrio.
_____ Glossrio das espcies documentais. In: Documentos
manuscritos avulsos da Capitania de So Paulo: catlogo 1. So
Paulo: FAPESP, 2000, p. 301-316. Identificao diplomtica,
concei tuao, anl i se e exempl i fi cao das espci es
documentais que ocorrem no conjunto documental referente
Capitania de So Paulo no Arquivo Histrico Ultramarino de
Lisboa.
_____ Identificao Diplomtica dos documentos. In: Arquivos
permanentes. So Paulo: T. A. Queiroz, 1991. Captulo que aborda
informaes gerais sobre a Diplomtica e expe as partes do
discurso diplomtico, exemplificando, com a anlise de
BIBLIOGRAFIA COMENTADA
109 111
_____ La genesis del documento: redaccin, clasificacin y valor
jurdico. In: _____ Documento y archivo de gestin: diplomatica
de ahora mismo. Carmona: Universidad Internacional Menndez
Pelayo, 1994 (Coll. Biblioteca Archivistica, 2). Estudo da gnese
documental, correlacionando a natureza da ao jurdica forma
do ato e aos caracteres formais do documento, levando em conta
a relao deste com a entidade produtora.
CORTS ALONSO, Vicenta. Captulo II: Atributos de los documentos;
Clases de documentos; Tipos documentales. In: Manual de
archivos municipales. Madrid: ANABAD, 1982, p. 46-60.
Conceituao e exemplificao dos atributos e tipos dos
documentos, considerando-se seus elementos ou caracteres
externos e internos, sua classe (gnero, na terminologia brasileira)
e tipos (espcie e tipo, na terminologia brasileira).
_____ La forma de los documentos: la tradicin documental. In: La
escritura y lo escrito: paleografia y diplomatica de los siglos XVI,
XVII y XVIII. Madrid: Ministerio de Cultura, 1986. p. 51-54. A
Tradio Documental, tratando da transmisso do documento
atravs do tempo, estuda a identificao dos originais e das
cpias, passando por todas as possibilidades com que se
apresentam, abordando, tambm, sua falsificao.
_____ Gnesis documental. In: Ibidem. p. 28-31. Estudo da produo
dos documentos, sobretudo dos dispositivos, nas chancelarias
e tribunais metropolitanos, destinados administrao da
Amrica espanhola, suas caractersticas, sua tramitao e seu
arquivamento.
_____ Necesidad y condiciones de un programa descriptivo de
archivos en nuestros dias. In: Homenaje a Justo Garca Morales.
Madrid, 1986, p. 601-622. Demonstra que a compreenso da
estrutura (caracteres externos) e da substncia (caracteres
internos) inerentes a um documento so essenciais para que se
construa adequadamente a descrio dos conjuntos documentais
dos arquivos.
_____ Nuestro modelo de analisis documental. In: Revista de
ANABAD, Madrid, 1989. O esquema, estabelecido pela autora,
para a anlise documental, apresentado neste artigo, possibilitou
o estudo homogneo de todos os tipos documentais ocorrentes
documentos luso-brasileiros coloniais e com alguns atuais, atos
normativos federais e estaduais.
_____ Tipologia Documental em arquivos: novas abordagens. In:
Arquivo Rio Claro. Rio Claro: 9(1), p. 4-15, jan. 1990.
Desenvol vi mento da Ti pol ogi a Documental , dentro da
Diplomtica, mostrando sua utilidade em vrias reas do trabalho
arquivstico. Destaca os princpios arquivsticos e as categorias
documentais luz da Tipologia.
_____ Tipologia Documental em Arquivstica. In: Revista do Arquivo
Municipal, So Paulo: 195, p. 9-17, jan./dez. 1982. Estudos sobre
o conceito diplomtico e o conceito arquivstico do documento,
estabelecendo um quadro comparativo entre o tipo documental
diplomtico e o tipo documental arquivstico.
_____ Tradio documental. In: Arquivos Permanentes, op. cit. rea
da Diplomtica voltada para a transmisso do documento,
abordando os pr-originais (rascunhos e minutas), os originais
nicos e mltiplos, as cpias e as categorias intermedirias, tais
como os neo-originais e outros.
BELTRO, Odacir. Correspondncia: linguagem e comunicao. So
Paulo: Atlas, 1983. Feito para orientar a tcnica redacional em
empresas e rgos pblicos, acaba por ser til para os estudos
da documentao pblica, pois traz um captulo especfico sobre
a correspondncia oficial civil, contendo tambm os modelos,
com comentrios e exemplos, de 68 espcies documentais.
CAMARGO, Ana Maria de Almeida & BELLOTTO, Helosa Liberalli.
Dicionrio de Terminologia Arquivstica. So Paulo: Secretaria
da Cultura, 1996. Conceitos essenciais para os estudos
arquivsticos, trazendo conceitos gerais de interesse para a
Diplomtica e Tipologia. No consta no Dicionrio, entretanto, a
definio de cada uma das espcies documentais, objeto de
glossrios especficos.
CARUCCI, Paola. Il documento contemporaneo: diplomatica e criteri di
edizione. Roma: La Nuova Italia Scientifica, 1987. Abordagem do
mtodo diplomtico para os documentos dos sculos XIX e XX,
partindo do exame do ato jurdico no seu processo de formao e
da relao entre a forma do ato e do documento. Identificao das
tipologias e dos elementos constitutivos dos documentos.
112 113
Brasileiros da Universidade de So Paulo, Coleo Lamego,
Cdice 13). Manuscrito do sculo XIX que traz a definio de
atos normativos expedidos pelas chancelarias reais e pelos
tribunais, dando o modelo para sua correta redao nos
diferentes casos.
GAGNON-ARGUIN, Louise. Typologie des documents des
organisations: de la cration la conservation. Qubec: Presses
Universitaires de lUniversit de Qubec, 1998. Construindo uma
grade de anlise com elementos bem delimitados para cada um
dos vrios tipos de documentos prprios das empresas, esclarece
a natureza diplomtica e jurdica dos documentos de arquivo,
natureza ligada a suas respectivas funes no quadro da
entidade produtora/acumuladora.
GRUPO de Trabajo de Archiveros Municipales de Madrid. In: Manual
de Tipologia Documental de los Municipios. Madrid: Consejeria
de Cultura, s.d. (Archivos. Estudios, 2). Obra bsica, introdutora
da metodologia para a anlise tipolgica, resultante de trabalho
coletivo, a partir do esquema estabelecido por Vicenta Corts, e
que tem permitido a seus usurios a concretizao de projetos
de cl assi fi cao, aval i ao e descri o em di ferentes
modalidades de arquivos.
HEREDIA HERRERA, Antonia. Diplomtica y Archivstica. In:
Archivistica general: teoria y practica. Sevilla, Diputavin
Provincial, 1988, p. 36-43. Histrico da Diplomtica e anlise da
importncia da sua aproximao com a Arquivstica, ressaltando
o quanto isto pode beneficiar a organizao dos documentos,
inclusive, a aplicao da informtica nos arquivos.
KASPARY, Adalberto J. Redao oficial: normas e modelos. 12. ed.
Porto Alegre: Prodil, 1995. Caractersticas da redao oficial e
sua apresentao, trazendo o estudo analtico de 27 espcies
documentais das mais utilizadas, dando para uma delas conceito,
generalidades, partes e modelos.
LEAL, Eurpedes Franklin; BERWANGER, Ana Regina. Noes de
Paleografia e Diplomtica. Santa Maria: Universidade Federal de
Santa Maria, 1996. No que concerne Diplomtica, conceitos
bsicos, histria e funo dos estudos diplomticos, estudando os
nas administraes municipais na Espanha e serviu de base
para o manual de tipologia levado a efeito pelos arquivos da
Comunidade de Madri.
CRUZ MUNDET, Jos Ramn. Caracteres de los documentos. In:
Manual de archivistica. Madrid: Fundacin German Sanchez
Ruiperez, 1994. Fortemente apoiado em Schellenberg, o autor
analisa os caracteres externos dos documentos (categoria, tipo,
formato, quantidade, forma), assim como os internos (entidade
produtora, origens funcionais, datas tpica e cronolgica e
contedo substantivo).
DELMAS, Bruno. Manifeste pour une diplomatique contemporaine.
Des documents institutionnels linformation organise. In:
Gazette des archives, Paris: 172, p. 49-70, 1996. Demonstrando
que os estudos diplomticos no devem se restringir
abordagem clssica dos documentos medievais, o autor reitera
a ligao do documento com o contexto de produo, com as
atividades da instituio produtora/acumuladora.
_____ Prface. In: GAGNON-ARGUIN, Louise. Typologie des
documents des organisations, op. cit., 1998, p. 7-10. O autor alude
a que, com a Diplomtica, os arquivistas estaro prontos a
responder sobre a criao dos documentos e sua relao com a
entidade produtora. Para ele, a preocupao da disciplina ,
agora, menos o estudo da estrutura, forma, gnese ou a tradio,
e mais o da tipologia dos documentos.
DURANTI, Luciana. Diplomatica: nuevos usos para una antigua
ciencia. Trad. VAZQUEZ, Manuel de. Carmona: Asociacin de
Archiveros de Andaluca, 1997. Atualmente, a obra mais completa
para o estudo da Diplomtica conceitua, historia e define o objeto
e fins desta cincia. Aborda os fatores que esto na origem do
documento: fato e ato (momento da ao e momento da
documentao), os elementos do documento diplomtico, etc.
FORMULRIO dos diplomas usados pelo Soberano no expediente
dos negcios relativos ao governo e administrao interna do
Estado. Lisboa, 1821 (ms.) (Arquivo do Instituto de Estudos
114 115
portugus, explicados luz do contexto de produo e
apresentando a estrutura da redao de cada um.
MEDEIROS, Joo Bosco. Correspondnci a: tcni cas de
comunicao criativa. So Paulo: Atlas, 1997. No sendo livro
especfico de Diplomtica, til para esta rea em sua Parte III,
relativa correspondncia e a atos oficiais, trazendo conceito,
princpios de redao oficial, alm da definio e comentrios
sobre a estrutura e as diversas partes de 67 espcies
documentais, com os respectivos exemplos.
MEIRELES, Hely Lopes. Direito administrativo brasileiro. So Paulo:
Revista dos Tribunais, 1989. Apresenta e discute conceitos
bsicos de interesse do Direito, mas de importncia bsica para
a compreenso dos estudos diplomticos, sobretudo nos
captulos relativos a atos administrativos e administrao
pblica (estrutura administrativa, entidades polticas e
administrativas, rgos pblicos).
NUEZ CONTRERAS, Lui z. Concepto de documento. In:
Archivistica: estudios bsicos. Sevilla: Diputacin Provincial,
1981. Abordagem da diferenciao bsica entre documento em
geral, documento administrativo, documento diplomtico,
documento no-di pl omti co e documento arqui vsti co,
documento no-arquivstico, exemplificando como o mesmo ato
administrativo pode gerar estas vrias modalidades de
documento.
OTAMENDI, Alberto F. J. Tipologia Documental. In: Revista de la
Asociacin Argentina de Archiveros. Buenos Aires, n. 16, 1979.
Acepo bastante original e livre do conceito de Tipologia,
sugerindo agregaes que poderiam ser feitas, levando-se em
conta no s a natureza basicamente jurdica do documento
pblico, mas tambm suas implicaes sociais.
PINHEIRO, Ana Virgnia. Diplomas legais portugueses de acordo
com os preceitos praticados entre 1752 e 1807 (ined.). Transcrio
do Appendix do ndice de todas as leis, alvars, cartas rgias da
segunda metade do sculo XVIII at o incio do sculo XIX (1807),
explicando as partes constituintes dos documentos e orientando
a produo dos futuros atos dispositivos.
caracteres externos e internos dos documentos, os tipos
documentais, a crtica diplomtica e o objeto da Tradio
Documental.
LE GOFF, Jacques. Documento/Monumento. In: Enciclopedia
Einaudi. Lisboa: Imprensa Nacional, 1984, v.1: Memria-Histria,
p. 95-106. O alargamento do conceito de documento provoca a
chamada revoluo documental, na qual o correto que o
historiador transforme os documentos em monumentos (no
sentido do documento comemorativo, supervalorizado) e no,
como no passado, os monumentos em documentos.
LOPES, Lus Carlos. A informao e os arquivos. Niteri: Eduff/So
Carlos: Edufscar, 1996. O autor demonstra que a compreenso
da especificidade da informao arquivstica relativamente aos
contextos de produo/acumulao bsica para os estudos
das tipologias documentais, facilitando a elaborao dos planos
de classificao, tabelas de temporalidade e a descrio.
LUZ, Milton. Redao de documentos: orientao e modelos. 7. ed.
Porto Alegre, 1992. Definio, modalidades e modelos de quase
meia centena de espcies documentais usuais no servio pblico
brasileiro e/ou em empresas e entidades sociais.
MANUAL de Redao da Presidncia da Repblica. Braslia:
Presidncia da Repblica, 1991. Destinado a uniformizar e
padronizar as normas de redao dos atos e comunicaes
oficiais, pode ser utilizado pelos arquivistas para a identificao
dos documentos, sobretudo dos atos normativos, objeto do
captulo V.
MANUAL de Redao Oficial do Estado do Rio de Janeiro. Secretaria
de Estado de Administrao e Reestruturao, 1999. Para uso
dos servidores do Estado do Rio de Janeiro, conceitua, com
grande clareza e objetividade, os atos administrativos, definindo
suas finalidades e orientando sua elaborao, mediante
apresentao de modelos.
MARTINHEIRA, Jos J. Sintra. Tipologia Documental nos arquivos:
um caso: Tipologias documentais da administrao central do
Antigo Regime. Lisboa: Faculdade de Letras, 1997. Os atos
normativos da Chancelaria Real, dos Tribunais e os ascendentes
reivindicatrios que marcam a administrao do imprio
116 117
_____ Glossrio de codicologia e documentao. In: Anais da
Biblioteca Nacional. Rio de Janeiro: 115, p. 123-213, 1995-1998.
Definio dos termos mais recorrentes na rea dos documentos
manuscritos pblicos e privados antigos e na rea da
codicologia, disciplina que se ocupa dos livros anteriores ao
aparecimento do livro impresso.
PIQUERAS GARCA, Maria Beln. Concepto, mtodo, tcnicas y
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