Padrao para Modelagem Processos

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO
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BRASLIA
2009

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D:\Usuarios\silvald\Configuraes locais\Temporary Internet Files\Content.Outlook\NF4WSDLP\Padres para modelagem de processos - v28.doc

Sumrio

1. MODELAGEM DE PROCESSOS 3
2. ARIS 3
3. DIAGRAMAS 4
3.1 Conceitos 4
3.1.1 Organograma 4
3.1.2 - Diagrama de Cadeia de Valor Agregado 5
3.1.3 eEPC 6
3.1.4 - Diagrama de alocao de funes (FAD) 8
3.2 Contedo dos diagramas 9
4. TIPOS DE OBJETO 10
4.1 Funes 10
4.2 Eventos 10
4.3 Conectores Lgicos 10
4.4 Relacionamento 10
4.5 Unidade organizacional 11
4.6 Cargo 11
4.7 Armazenador de informaes 11
4.8 Tipo de pessoa 11
4.9 Sistema de aplicao 12
5. ESTRUTURA DE ARMAZENAMENTO DE INFORMAES 13
5.1 Conceitos 13
5.2 Contedo 14
ANEXO I RESPONSABILIDADES 17
ANEXO II ORIENTAES GERAIS DE MODELAGEM BOAS PRTICAS 18
3


1. MODELAGEM DE PROCESSOS

A Modelagem de Processos permite a identificao, de forma estruturada, das principais fontes de vantagem
competitiva da organizao por meio do exame do conjunto de atividades que compem sua cadeia de valores;
apia as organizaes na avaliao, otimizao e/ou reformulao de seu modelo de operao, de forma a
priorizar processos, atividades, produtos e/ou servios que auxiliam a concretizao de suas estratgias de
negcio; fornece uma base de conhecimento que apia a estruturao e o desenvolvimento, de forma integrada,
de diferentes iniciativas tais como:

Projetos de otimizao/estruturao do modelo de operao de uma unidade de negcio ou da
organizao;
Projeto para reviso da estrutura organizacional e redistribuio de responsabilidades entre uma ou
vrias unidades organizacionais;
Projetos para desenvolvimento de sistemas de informao, inclusive orientados a objeto, que melhor
atendam s necessidades do negcio;
Projetos de compreenso das necessidades de informao para apoiar a construo de ambiente de Data
Warehousing;
Projetos para desenvolvimento de sistemas de informao mais aderentes ao Fluxos de Trabalho
(Workflow);
Projetos para a conceituao e implementao de um Balanced Scorecard (BSC);
Projetos para concepo e implementao de modelos de competncias que direcionem a capacitao e
educao de pessoas, entre outros.
2. ARIS

ARIS a sigla para ARchitecture of Integrated Information Systems e foi desenvolvida pelo Prof. Scheer na
Alemanha entre 1992 at 1994, sendo um framework de modelagem que enfatiza os aspectos de engenharia de
software e organizacionais da empresa (VERNADAT, 1996; ARIS, 1995). No ARIS so definidos quatro
vises e trs nveis de modelagem.

As vises do ARIS so:
(1) Viso Funcional: a qual permite construir modelos que definem de maneira hierrquica todas as funes
da empresa comeando das mais macro e decompondo-as at o nvel de detalhe que permite especificar
funes de programao dentro de aplicativos de software;
(2) Viso dos Dados: utilizada para definir os modelos de dados partindo das definies das informaes
mais complexas (relatrios ou conjunto de informaes) passando pelo modelo de dados e seus
relacionamentos, a definio de esquemas e definindo a prpria base de dados;
(3) Viso Organizacional: permite especificar e detalhar a estrutura organizacional da empresa desde a
definio das divises e unidades de negcios, a estrutura de cargos e seus ocupantes, at a estrutura
fsica com os equipamentos, com nfase especial estrutura de informtica na medida em que h
mtodos especficos para a modelagem da rede de computadores da empresa;
(4) Viso de Controle: a viso que permite relacionar as trs vises anteriores. Nesta viso h mtodos de
modelagem especficos para definir a relao entre funes e dados; funes e organizao; organizao
e dados e, principalmente, capazes de integrar as trs funes utilizando-se principalmente do conceito
de evento.

O ARIS no meramente uma ferramenta de desenho, ele na verdade uma soluo de modelagem que se
baseia na criao e reutilizao de objetos que possuem simbologia, semntica e caractersticas prprias. Esta
caracterstica torna possvel o cruzamento de diversas informaes, por exemplo: quais atividades so
executadas por uma unidade organizacional especfica, quais atividades esto sob responsabilidade de um
determinado tipo de pessoa (papel); quais atividades so suportadas por determinados sistemas; quais atividades
utilizam/geram quais documentos; entre outras.
4


3. DIAGRAMAS
3.1 Conceitos
3.1.1 Organograma

Organogramas descrevem as unidades organizacionais, por meio de retngulos, e a hierarquia, por meio de
linhas. A importncia de conhecer o organograma da empresa se reflete tanto na modelagem propriamente dita,
pois ele fornece a descrio da empresa que ser convertida em objetos do modelo, quanto no processo de
modelagem, pois a partir do organograma temos o conhecimento de organizao e responsabilidades.

Auditores (4)
Vice-Presidncia
(Corregedor)
Ministros (9)
Autoridades
2 Cmara
Plenrio
1 Cmara
Colegiados
Comisso de
Regimento
Presidncia
Ministrio
Pblico
Comisso de
Jurisprudncia
Organograma TCU
Gabinetes Gabinetes Gabinetes Gabinete Gabinete

Figura 1 - Organograma

5


3.1.2 - Diagrama de Cadeia de Valor Agregado

O modelo VAC (Value-Added Chain Diagram) tem como propsito identificar aquelas funes dentro da
organizao que so envolvidas diretamente nos valores estratgicos da instituio. Estas funes podem ser
inter-relacionadas pela criao de uma seqncia de funes. O modelo VAC no permite expressar uma super
ou sub-ordenao de funes, sendo possvel visualiz-las apenas de forma hierrquica.

Administrao de
Infra-Estrutura
Administrao de
Banco de Dados
Administrao de
Estaes de Trabalho
Administrao de
Rede
Administrao de
Servios
Administrao de
Servidores

Figura 2 - Diagrama de Cadeia de Valor Agregado (VAC)

6


3.1.3 eEPC

EPC a sigla em ingls para Event Driven Process Chain (Cadeia de Processos Dirigida por Eventos). Esse
mtodo usado para modelagem de processo e tem grande aceitao no mundo. Nesse mtodo, um processo
modelado segundo fluxo de eventos e funes. As principais primitivas, descritas na figura abaixo, so: funes,
eventos, conectores lgicos e relacionamentos (caminhos).
eEPC a sigla em ingls para Extended Event Driven Process Chain (Cadeia de Processos Dirigida por
Eventos Extendida). Esses elementos adicionais funcionam basicamente como comentrios ao processo que
ests sendo documentado. Assim, depois de descrito o processo pelo mtodo no estendido, colocamos sobre
eles novos elementos documentando informaes, tais como: quem realiza o processo, que informao utiliza,
que produtos gera ou consome, etc...

Figura 3 - eEPC
7


eEPC (linha) Variao do modelo eEPC onde as linhas delimitam as atividades que so executadas por uma
unidade organizacional. Na primeira coluna devem ser colocadas as unidades organizacionais ou papis, e na
segunda coluna o fluxo correspondente a cada responsabilidade.
Pode-se substituir o nome de cada linha na coluna cinza esquerda clicando duas vezes sobre ela e escrevendo o
texto desejado no atributo nome. Outra sugesto colocar a separao entre as linhas com pontilhados, bastando
para isso clicar com o boto direito na primeira coluna cinza, entrar em propriedades, desmarcar o checkbox
Valores Padro e selecionar o tipo de linha pontilhado.

Figura 4 eEPC linha
8


3.1.4 - Diagrama de alocao de funes (FAD)

O modelo FAD (Function Allocation Diagram), em complementao ao controle de eventos apresentado no
modelo EPC, representa a transformao dos dados de entrada em dados sada, identifica os responsveis pela
execuo da atividade (papis/unidade organizacional), bem como os sistemas e instrumentos utilizados na
execuo das atividades. Exemplo de FAD:

Figura 5 - FAD

9


3.2 Contedo dos diagramas
Nome Atributos Objetos Smbolo
Diagrama de Cadeia de
Valor Agregado (VAC)
Nome
Descrio/Definio
Data e hora da criao
ltima alterao
ltimo usurio
Pessoa responsvel
Funo
Produto/servio

Cadeia de Valor agregado
Produto/Servio

Cadeia de Processos
Dirigida por Eventos
Estendido (eEPC)
Nome
Descrio/Definio
ltima alterao
ltimo usurio
Pessoa responsvel
Funo
Evento
Operador lgico
Evento
Funo
Interface do Processo
Operador E
Operador OU exclusivo
Operador OU
Cadeia de Processos
Dirigida por Eventos
Estendido com linhas
(eEPC-linha)
Nome
Descrio/Definio
ltima alterao
ltimo usurio
Pessoa responsvel
Funo
Evento
Cargo
Operador lgico
Sistema de
aplicao
Unidade
organizacional
Tipo de pessoa
Armazenador de
informaes
Evento
Funo
Interface do Processo
Operador E
Operador OU exclusivo
Operador OU
Unidade Organizacional
Cargo
Operador Lgico
Tipo de pessoa
Documento
Telefone
Sistema de aplicao
Diagrama de alocao de
funes (FAD)
Nome
Descrio/Definio
ltima alterao
ltimo usurio
Pessoa responsvel
Funo
Cargo
Sistema de
aplicao
Unidade
organizacional
Tipo de pessoa
Armazenador de
informaes
Funo
Cargo
Tipo de pessoa
Documento
Telefone
Sistema de aplicao
Organograma Nome
Descrio/Definio
ltima alterao
ltimo usurio
Pessoa responsvel
Unidade
Organizacional
Tipo de pessoa
Tipo de pessoa

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4. TIPOS DE OBJETO

4.1 Funes
Representam atividades, tarefas ou passos do processo que precisam ser executadas. Funes podem ser
iniciadas ou habilitadas por eventos; podem gerar eventos; consomem recursos, exigem gerenciamento, tempo,
e ateno; podem representar atividades tangveis, decises (mentais) e processamento de informaes.

Nome Atributos Smbolos com exemplo de preenchimento
Funo Nome
Descrio/Definio
ltima alterao
ltimo usurio

4.2 Eventos
Representam situaes ou estados do sistema, antes ou depois da execuo de uma funo. Um evento pode ser
uma pr-condio ou uma ps-condio para uma funo. Um evento no consome tempo nem recursos por si
s.

Evento Nome
ltima alterao
ltimo usurio

4.3 Conectores Lgicos
Permitem a unificao e separao de fluxos segundo os conceitos de E, OU ou OU-exclusivo.

Operador lgico Nome
ltima alterao
ltimo usurio

Operador
E
Operador
OU
Operador
OU EXCLUSIVO

4.4 Relacionamento
Representa o tipo de dependncia entre objetos. No caso do eEPC indica relao de precedncia entre as
atividades e caminhos possveis. O relacionamento entre os objetos est condicionado s regras definidas no
filtro TCU Padro.

Relacionamento

Tipo
Identificador
Nome

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4.5 Unidade organizacional
Representam as diversas unidades existentes em um dado rgo. Para fins de modelagem tambm pode ser
utilizado para representar diversas unidades que possuem a mesma natureza (Ex.: Diretoria, Gabinete do
Secretrio, Gabinete do Ministro...)

Unidade organizacional Nome
ltima alterao
ltimo usurio

Interna

Externa

4.6 Cargo
Identifica os cargos oficialmente existentes no rgo (Ex.: TCE, ACE, ...)

Cargo Nome
ltima alterao
ltimo usurio

4.7 Armazenador de informaes
Representa um conjunto de dados que pode ser utilizado como entrada e/ou sada de uma atividade. Podem estar
associados a um documento fsico, a um documento modelo (template), a um site, entre outros.

Armazenador de
informaes
Nome
Descrio/Definio
ltima alterao
ltimo usurio
Vnculo 1

4.8 Tipo de pessoa
utilizado para representar os papis desempenhados por uma ou mais pessoas em um processo de trabalho.
Representa um conjunto de direitos e responsabilidades. Permite associar os agentes executores s atividades.
(Ex.: programador, administrador de dados, fiscalizador de obras, requerente, denunciante,...)

Tipo de pessoa Nome
Descrio/Definio
ltima alterao
ltimo usurio

12


4.9 Sistema de aplicao
Representam os sistemas utilizados durante a execuo de uma atividade.

Sistema de aplicao Nome
Descrio/Definio
ltima alterao
ltimo usurio

13


5. ESTRUTURA DE ARMAZENAMENTO DE INFORMAES
5.1 Conceitos

Base Local Base de dados instalada na mquina do usurio. Em sua instalao bsica no possui o filtro
TCU Padro e nem o template standard configurado para o TCU. Para esta base no gerado backup, logo,
deve ser utilizada unicamente para fins de estudo individual e testes locais. Diagramas gerados nesta base no
devem ser exportados para a base de produo.

Servidor srv-servicedesk Servidor instalado no incio de 2007. o local oficial onde todos os novos
diagramas e objetos so criados. Possui controle de acesso, templates e filtros controlados pela rea responsvel,
alm de regras e padres estabelecidos para criao e utilizao das bases de dados.

Servidor bdados4 Servidor onde os dados produzidos nos servidores srv-desenvol2 e srv-servicedesk so
armazenados fisicamente.

Configurao do servidor srv-servicedesk As configuraes de filtros, templates e objetos so mantidos de
forma centralizada neste local. As configuraes so compartilhadas com todas as bases de dados criadas dentro
deste servidor. Para alterar qualquer configurao necessrio ter a senha de configurador do servidor.
Atualmente a Setec a unidade responsvel pela manuteno das configuraes.

Bases de dados do servidor srv-servicedesk Para poder criar novas bases, realizar backups e restore
necessrio ter a senha de administrador do servidor. Atualmente a Setec a unidade responsvel pela
administrao das bases de dados do servidor. Ateno: o controle de acesso no ARIS feito por base de dados
e no por servidor, sendo assim, criar uma nova base significa estabelecer um novo controle de acesso. O
cadastro ou modificao de permisso de acesso de usurios base de dados requer a utilizao de senha
especfica.

TCU Corrente Base de dados criada no servidor srv-servicedesk. a base de dados padro para a criao e
manuteno dos diagramas e objetos utilizados na modelagem dos processos internos do TCU. Foi estruturada
em trs grupos principais:
(1) compartilhado - contm os modelos cadeia de valor e o organograma do TCU, alm dos objetos que
podem ser compartilhados entre os diversos diagramas do Tribunal (Ex.: unidades organizacionais,
sistemas, documentos, papis e cargos);
(2) processos integrados por tema - contm os processos que so compartilhados por diversas unidades
do Tribunal e que foram devidamente discutidos e padronizados;
(3) processos por unidade organizacional - contm os processos executados por uma determinada
unidade organizacional e que pode, ou no, ser utilizado por outras unidades.

TCU Histrico <ano> ao final de cada ano ser gerada uma cpia da base TCU Corrente que receber o
nome Histrico <ano>. Esta base no poder ser modificada, logo, todas as permisses de acesso que
envolverem alterao ou excluso sero retiradas, permanecendo disponvel apenas a permisso pblica de
leitura. Estas bases serviro como fonte de anlise histrica da evoluo dos processos.

TCU Externos Base criada para mapear processos externos ao TCU como, por exemplo, os processos de
rgos que esto sendo auditados. Sero definidas regras e padres de modelagem especficos para esta base.
14


5.2 Contedo
Estrutura Organizao Orientao
Servidores

Base de dados

A criao e a manuteno
de Bases de Dados so de
responsabilidade da Setec.
Grupos

Grupo Compartilhado

A atualizao do contedo
do grupo compartilhado ,
prioritariamente, de
responsabilidade da
Seplan.
15


Grupo Temtico

O tratamento temtico ser
utilizando quando houver o
interesse de padronizar
processos que so
utilizados por mais de uma
unidade.
Grupo Unidade

Processos que so
utilizados prioritariamente
por uma unidade, mas que
no sejam padro para
todo o tribunal, sero
armazenados neste grupo.
rvore de Processos

16


Processos

Estrutura interna de um
grupo de Processo

Criar uma pasta para cada
processo.

O nome da pasta deve ser
o mesmo nome do
diagrama do tipo eEPC.

Na pasta do processo
dever haver apenas
objetos do tipo: eventos,
funes e operadores
lgicos.

Dentro da pasta de cada
processo dever ser criada
uma subpasta com o nome
FAD.

Na subpasta FAD devero
ser armazenados todos os
diagramas deste tipo
associados ao eEPC.

Os objetos utilizados no
FAD no devero ser
mantidos dentro desta
pasta e sim nos grupos
compartilhado/objetos (se
forem comuns a mais de
uma unidade) ou nos
grupos Processos
organizados por
unidade/objetos (se forem
de uso exclusivo por uma
unidade organizacional).

17


ANEXO I RESPONSABILIDADES
Perfil Responsvel Atribuies
Administrador do Servidor Setec Criar bases de dados
Realizar backup e restore de base de dados
Realizar importao e exportao de dados (XML)
Configurador do Servidor Setec Criar/Modificar Templates
Criar/Modificar Filtros
Administrador da Base de Dados Setec Criar novos grupos na base de dados (Pastas)
Agrupar/Eliminar objetos redundantes
Realizar a reorganizao da base
Criar grupos de usurios
Atribuir permisses de acesso aos grupos
Cadastrar novos usurios
Associar usurios a grupos
Administrador de objetos
compartilhados
Seplan Manter organograma da instituio
Manter cadeia de valor da instituio.
Criar/Modificar: unidades organizacionais, cargos, documentos
comuns, papis comuns
Administrador de sistemas Setec Criar/Modificar: sistemas de informao
Administrador da unidade Modeladores
da unidade
Atualizar a rvore de processos da unidade sob sua gesto;
Criao de novos grupos de processos dentro da pasta
modelos/processo.
Representao de processos utilizando os diagrama eEPC e FAD.
Criao de objetos compartilhados pela unidade (documentos de
entrada/sada e papis desempenhados pelos servidores da unidade)
Informar Seplan quando processos forem concludos para que a
mesma possa analis-los e autorizar sua publicao.
Administrador do tema Modeladores
do tema sob
orientao da
Seplan
Atualizar a rvore de processos do tema sob sua gesto;
Criao de novos grupos de processos dentro da pasta
modelos/processo.
Representao de processos utilizando os diagrama eEPC e FAD.
Criao de objetos compartilhados dentro do tema (documentos de
entrada/sada e papis desempenhados pelos servidores da unidade)
Informar Seplan quando processos forem concludos para que a
mesma possa analis-los e autorizar sua publicao.
Administrador de processos
corporativos
Seplan Analisar os processos
Gerar/Atualizar, via Web Publisher, site contendo os modelos e
objetos que estiverem aprovados.
Testar o site e encaminh-lo para ambiente de produo.
Consultor Seplan Orientar novos usurios do ARIS acerca do funcionamento da
ferramenta, de metodologia de modelagem, padres, filtros e
templates de modelagem.
Publicador ? Disponibilizar o site em ambiente produtivo o qual, em um
primeiro momento, ser acessvel apenas para os profissionais que
trabalham no TCU.

18


ANEXO II ORIENTAES GERAIS DE MODELAGEM BOAS
PRTICAS

1. Geral
o Utilizar filtro TCU padro
o Utilizar template Standard (que foi customizado para o TCU)
o Configurar ambiente de trabalho para exibir grade (tamanho 5)
o Alinhar as linhas utilizando os comandos alinhar conectores e alinhar grade.

2. eEPC
o Para cada processo dever ser criado um grupo (diretrio) no ARIS que dever conter um nico
diagrama eEPC e um subgrupo (subdiretrio) com o nome FAD.
o O nome do grupo (diretrio) ter que ser o mesmo do eEPC, ambos devero ser escritos no
infinitivo (Ex.: Propor pagamento de fatura...).
o Pode-se utilizar o eEPC ou o eEPC Linha.
o Um eEPC deve conter apenas: eventos, funes, operadores lgicos e relacionamentos.
o As funes devero ser escritas no infinitivo (Ex.: executar, verificar, acrescentar...).
o Os eventos devero ser escritos no particpio (Ex.: executado, analisado, processado...).
o Os relacionamentos e operadores no precisam ser renomeados.
o Um eEPC ter que ser iniciado e encerrado com eventos.
o Um operador lgico deve ser precedido ou seguido de eventos.
o A interface com subprocessos ter que ser, necessariamente, precedida e seguida de eventos.
o Os mesmos eventos que precedem e sucedem uma interface entre subprocessos dever estar
presente dentro do subprocesso ao qual ela est associada.
o No desenho do fluxo eEPC linha, as excees devero ser representadas em cima e o caminho
feliz embaixo. No desenho do fluxo eEPC vertical, as excees devero ser representadas
direita, e o caminho feliz esquerda.
o O detalhamento de uma atividade (funo) ser feito mediante a criao e associao da mesma
com um diagrama do tipo FAD.
o Regras de ouro de EPCs:
Funes e eventos tm apenas uma entrada e uma sada;
Operadores lgicos contm vrios fluxos de entrada e um de sada, ou um nico fluxo
de entrada e vrios de sada;
Existe um evento inicial e um evento final;
Eventos no tomam decises, logo, s possuem uma sada.
3. FAD
o Para cada atividade (funo) dever existir apenas um FAD;
o Os FADs devero ser gravados no grupo (diretrio) FAD do processo a que se refere;
o Um FAD deve conter uma nica funo a qual sero vinculados documentos de entrada e sada,
unidades organizacionais, tipo de pessoas (papis), sistemas;
o Os documentos de entrada devem estar posicionados esquerda da atividade;
o Os documentos de sada devem estar posicionados direita da atividade;
o As unidades organizacionais devem estar posicionadas acima da atividade;
o Os sistemas devem estar posicionados acima da atividade;
o Os papis devem estar posicionados abaixo da atividade;
o Os relacionamentos devem ser ligados face da atividade em um nico ponto.

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