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Texto 28 - Nocoes Basicas para Organizacao de Arquivos Ativos e Semi-Ativados.
Texto 28 - Nocoes Basicas para Organizacao de Arquivos Ativos e Semi-Ativados.
PROGRAMA:
Conceitos Bsicos
Roteiro para organizao de Arquivo
Plano de classificao
Rotinas de Arquivamento
SUMRIO
Apresentao
1-Noes Bsicas de Arquivos
3
4
1.2-Tipos de Arquivos
1.3-Sistema de Arquivos
2.1-Recursos Humanos
2.2-Instalaes
2.3-Recursos Materiais
11
3.1-Plano de Classificao
11
12
3.3-Rotinas de Arquivamento
14
19
21
Anexos 2-Transparncias
27
Bibliografia
37
APRESENTAO
Esta apostila foi preparada para municiar o Curso Noes Bsicas para
Organizao de Arquivos Ativos e Semi-ativos, oferecido para servidores
administrativos que atuam na rea Hospitalar da Unicamp, a pedido da Diretoria
Geral de Recursos Humanos.
O programa geral proposto foi o de apresentar conceitos bsicos utilizados em
arquivos, um roteiro para a organizao dos arquivos, incluindo noes de
preparao de planos de classificao e destinao de documentos e rotinas de
arquivamento.
As informaes contidas neste documento foram baseadas em experincias da
instrutura com a estruturao e organizao de arquivos da Universidade e com o
auxlia da bibliografia citada.
Para que voc possa entender como organizar e como escolher o melhor
mtodo ou sistema de organizao que atenda a instituio que voc trabalha,
necessrio que se entenda o que so ARQUIVOS e DOCUMENTOS
1.1-O que Arquivo?
Voc j sabe mas, vamos tentar dar mais valor a essa palavra?
A Associao de Arquivistas Brasileiros adota a seguinte definio: Arquivo o
conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, so
reunidos por acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas,
pblicas ou privadas.
Os conjuntos de atas de reunies da Diretoria, de projetos de pesquisa e de
relatrios de atividades, mais os conjuntos de pronturios mdicos, de boletins de
notas, de fotografias etc., constituem-se o Arquivo de uma Unidade por exemplo,
e devem naturalmente refletir as suas atividades.
Arquivo tambm pode ser definido como a entidade ou rgo administrativo
responsvel pela custdia, pelo tratamento documental e pela utilizao dos
arquivos sob sua jurisdio.
Ex. Arquivo Central da Unicamp
Ex.DAME do Hospital de Clnicas
E tem mais: ARQUIVO tambm conhecido como mvel ou armrio que guarda
documentos (mas no vamos considerar essa definio nesse texto).
1.2-Tipos de Arquivos
Baseados nas primeiras definies podemos dizer que existem vrios tipos de
Arquivos, tudo depende dos objetivos e competncias das entidades que os
produzem.
.Segundo as Entidades criadoras/mantenedoras os Arquivos podem ser
classificados em:
Pblicos (federal, estadual, municipal);
Institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associaes);
Comerciais (empresas, corporaes, companhias) ;e
Pessoais (fotos de famlia, cartas, originais de trabalhos etc)
Temos tambm os Arquivos que guardam e organizam documentos cujas
informaes so registradas em suportes diferentes do papel: discos, filmes, fitas
e so chamados de Especiais. Estes podem fazer parte de um Arquivo mais
completo
Existem aqueles que guardam documentos gerados por atividades muito
especializadas como os Arquivos Mdicos, de Imprensa, de Engenharia, Literrios
e que muitas vezes precisam ser organizados com tcnicas e com materiais
especficos. So conhecidos como Arquivos Especializados
1.3-Sistema de Arquivos
Sistema um conjunto de arquivos de uma mesma esfera governamental ou de
uma mesma entidade, pblica ou privada, que independentemente da posio.
que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo
integrado e articulado na consecuo de objetivos tcnicos comuns
Exemplo: Sistema de Arquivos da Unicamp
E Documento?
Recursos Humanos
Instalaes
Recursos Materiais
2.1-RECURSOS HUMANOS
A responsabilidade da execuo das operaes de arquivo dever ser confiada a
pessoal competente e responsvel para executar as operaes de:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
Selecionar documentos
Registrar documentos
Estabelecer o mtodo de classificao adequado
Codificar documentos
Ordenar documentos
Arquivar documentos de acordo com o mtodo adotado
Conservar os documentos mantendo o arquivo organizado e
atualizado
Localizar documentos
Controlar a sada de documentos do arquivo
Transferir e descartar documentos
Orientar e treinar usurios
3.1-Plano de Classificao
Todas as Unidades possuem planos de classificao de documentos. Cada rea
identifica as suas Pastas, Caixas e etc. do modo como conhecem. Mas,
interessante entender como a sistemtica para se montar um Plano que facilite
o trabalho de arquivamento, acesso e destinao dos documentos.
Vamos apresentar um modelo denominado estrutural/funcional que se baseia nas
estruturas e funes da instituio, pode ser utilizado por qualquer Unidade da
Unicamp. Siga as etapas abaixo sugeridas:
a) Identifique as Atribuies e Atividades da Instituio e da rea em que
voc trabalha
Voc poder encontrar essas informaes pesquisando nos atos legais que
vezes so Portarias, Deliberaes, Estatuto, outras vezes, voc encontra
essas informaes nas primeiras Atas e Relatrios da sua rea. Em ltimo
caso, analise as atividades desenvolvidas e descreva-as.
b) Relacione e organize o que voc levantou.
Dica: aproveite e organize uma Pasta com os atos relativos a implantao de
sua rea/rgo e/ou o que voc conseguiu descrever.
c) Identifique os tipos de documentos que nascem a partir do
cumprimento das atividades identificadas
Relacione-os abaixo das suas respectivas atividades foram levantadas
10
11
MATERIAL/SUPRIMENTOS
Compra/Consumo
Ex.2 Projeo 1
4.SUPRIMENTOS/MATERIAL
4.1 Compra/M.Consumo
12
CSS/CECOM
Serv.Odontologia
CSS/CECOM
Serv.Atend./Mdico
Agora o critrio a ser adotado para a identificao das Pastas deve levar em conta
os usurios do Arquivo. Quanto mais simples mais fcil de ser mantido e utilizado.
PERCEBA COMO A IDENTIFICAO DAS ATIVIDADES FUNDAMENTAL.
QUALQUER UM QUE CONSULTAR O SEU ARQUIVO VAI VERIFICAR QUE EXISTE
UMA COERENCIA ENTRE OS DOCUMENTOS E AS ATIVIDADES DESEMPENHADAS
PELO RGO
3.3-ROTINAS DE ARQUIVAMENTO:
Antes de se guardar os documentos nas pastas, dossis e mveis
correspondentes, os funcionrios de arquivo devero obedecer a uma sequncia
de etapas:
1.
Inspeo: consiste na verificao de cada documento quanto ao seu
destino, pois este pode chegar ao Arquivo por diversos motivos:
a)
b)
c)
d)
para arquivamento
para solicitar informao
para verificar a existncia de antecedentes, ser anexado a outro etc.
em obedincia a uma rotina
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3.
Seleo selecionar o material que ser realmente arquivado,
daquele que poder ser descartado imediatamente, sem prejuzo para a
instituio (como cpias, comunicados passageiros).
A manuteno de um arquivo dispendiosa e ocupa muito espao,
portanto este trabalho de seleo requer conhecimento, critrio e
cuidado, para no deixar de arquivar o que necessrio, nem entulhar o
arquivo de papis desnecessrios.
Ateno: o responsvel pela seleo deve conhecer as exigncias que
determinam a conservao de documentos, tanto por lei como por
necessidade de servio.
Exemplos:
1. A sua rea assessora administrativamente a Diretoria do rgo e
recebeu do: IMECC Cartazes, folders e convite ao Diretor para
participar de um evento. Destinao possvel dos documentos:
Afixar os cartazes e distribuir os folders Eliminar quando tiver
ocorrido o evento.
Convite ao Diretor Arquivar juntamente com a resposta do
Diretor na Pasta Participao/Eventos/Convites (em ordem
cronolgica).
Caso o Diretor faa parte do Evento como organizador ou
conferencista arquivar em Pasta: Diretoria/Participao/Eventos
juntamente com o folder e texto apresentado. Isso se tiver relao
com a Unidade.
(Se for particular do Diretor, sem que haja ligao com o rgo, voc
poder ser gentil e arquivar numa Pasta individual devolvendo ao
mesmo)
4
Marcar a hora e a data de entrada do documento no arquivo, a fim
de anular todas as possveis controvrsias sobre a chegada do documento
no arquivo;
5
Registro: registrar diariamente, em um livro (ou outro sistema) os
documentos que daro entrada no Arquivo ou no Expediente. Colocar a
data, procedncia, breve descrio de contedo, nmero da
RR/Procedncia e o cdigo de localizao (de encaminhamento ou
arquivamento). Isso possibilitar estabelecer uma estatstica diria de
arquivamentos efetuados, e facilitar a busca.
OBS: Se o seu setor tambm cuidar do Expediente da rea fazer esse
Registro quando o documento entrar na rea ou quando se expedido.
Assim sendo, coloque todos as informaes necessrias e no campo de
localizao preencha para onde ele foi encaminhado.
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Data RR
Procedncia Descrio
Destinatrio
Data Arquivo
_________________________________________________________________
N
Descrio Destinatrio
Data
RR
Arquivo
_________________________________________________________________
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9. Emprstimo de Documentos
Para se controlar melhor os documentos que saem do arquivo e para
garantir a integridade do mesmo, interessante que se adote um sistema
de controle de emprstimo de documentos.
Voc pode criar um formulrio de Requisio de documentos com os
seguintes dados:
.Identificao do Documento;
.Classificao ou Pasta a qual ele pertence
.O nome do requisitante e o Setor
.Assinatura e datas de emprstimo e devoluo
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Ou ainda
Se o Emprstimo for da Pasta inteira sugerimos que se crie uma
Guia Fora, que poder ser uma Pasta (suspensa por exemplo) e que
ocupar o lugar da que saiu, colocando a requisio dentro dela. A
Projeo da Pasta pode ser de cor diferente: vermelha que chama a
ateno, por exemplo
..
O ARQUIVAMENTO CORRETO E A LOCALIZAO IMEDIATA DOS
DOCUMENTOS, DEPENDE, EM GRANDE PARTE, DA PRECISO E CUIDADO
COM QUE SO EXECUTADAS CADA UMA DESSAS OPERAES:
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ANEXO 1
REGRAS DE ALFABETAO
20
REGRAS DE ALFABETAO
Villa-Lobos, Heitor
3 Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a
regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.
Exemplo: Waldemar Santa Rita
Luciano Santo Cristo
Carlos So Paulo
Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar
Santo Cristo, Luciano
So Paulo, Carlos
4 As iniciais abreviativas de pronomes tm precedncia na classificao de
sobrenomes iguais.
Exemplo: J. Vieira
Jonas Vieira
Jos Vieira
Arquivam-se: Vieira, J
Vieira, Jonas
Vieira, Jos
5 Os artigos e preposies tais como a, o, de, d, da, do, e, um, uma, no so
considerados (ver tambm regra n 9).
Exemplo: Pedro de Almeida
Ricardo dAndrade
Lcia da Cmara
Arnaldo do Couto
Arquivam-se: Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d
Cmara, Lcia da
Couto, Arnaldo do
6 Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior, Neto,
Sobrinho so considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mais no so
considerados na ordenao alfabtica.
Exemplo: Antnio Almeida Filho
Paulo Ribeiro Jnior
Joaquim Vasconcelos Sobrinho
Henrique Viana Neto
Arquivam-se: Almeida Filho, Antnio
Ribeiro Jnior, Paulo
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Viana Neto, Henrique
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OBrien, Gordon
10 Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que
corresponde ao sobrenome da famlia do pai.
Exemplo: Jos de Oviedo y Baos
Francisco de Pina de Mello
Angel del Arco y Molinero
Antonio de los Ros
Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel del
Oviedo y Baos, Jos de
Pina de Mello, Francisco de
Ros, Antonio de los
11 Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como
se apresentam.
Exemplo: Al Ben-Hur
Li Yutang
Arquivam-se: Al Ben-Hur
Li Yutang
12 Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem
ser transcritos como se apresentam, no se considerando, porm para fins de
ordenao, os artigos e preposies que se constituem. Admite-se, para facilitar a
ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parnteses aps o nome.
Exemplo: Embratel
lvaro Ramos & Cia.
Fundao Getlio Vargas
A Colegial
The Library of Congress
Companhia Progresso Guanabara
Barbosa Santos Ltda.
Arquivam-se: lvaro Ramos & Cia.
Barbosa Santos Ltda.
Colegial (A)
Companhia Progresso Guanabara
Embratel
Fundao Getulio Vargas
Library of Congress (The)
13 Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assemblias e
assemelhados os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero
aparecer no fim, entre parnteses.
Exemplo: II Conferncia de Pintura Moderna
Quinto Congresso de Geografia
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3. Congresso de Geologia
Arquivam-se: Conferncia de Pintura Moderna (II)
Congresso de Geografia (Quinto)
Congresso de Geologia (3.)
Estas regras podem ser alteradas para melhor servir organizao, desde que o
arquivista observe sempre o mesmo critrio e faa as remissivas necessrias para
evitar dvidas futuras
Exemplo: Jos Peregrino da Rocha Fagundes Jnior
Jos Flix Alves Pacheco
Podem ser arquivados pelos nomes mais conhecidos:
Peregrino Jnior, Jos
Flix Pacheco, Jos
Colocam-se remissivas em:
Fagundes Jnior, Jos Peregrino da Rocha
Pacheco, Jos Flix Alves
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ANEXO 2
TRANSPARNCIAS
26
Diagnstico
Recursos Humanos
Instalaes
Recursos Materiais
Plano de Arquivamento
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RECURSOS HUMANOS
Requisitos:
a)
b)
c)
Conhecer abreviaturas
d)
e)
f)
Ser metdico
g)
INSTALAES
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LOCALIZAO: acessvel (se for volumoso prefervel que seja
no andar trreo devido ao peso) e que tenha capacidade de
expandir-se;
fcil
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RECURSOS MATERIAIS
30
PLANO DE CLASSIFICAO
31
32
ROTINAS DE ARQUIVAMENTO
1.
INSPEO
2.
LEITURA
3.
SELEO
4.
HORA/DATA
5.
REGISTRO
6.
CLASSIFICAO
7.
ORDENAO
8.
ARQUIVAMENTO
9.
EMPRSTIMO
33
PLANO DE DESTINAO
34
1.
2.
3.
35
Bibliografia.
Paes, Marilena Leite Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: FGV, 1986.
Associao dos Arquivistas Brasileira Ncleo de So Paulo. Dicionrio de
Terminologia Arquivstica. AAB/SP, 1997.
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