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Revista Brasileira de Arqueometria, Restaurao e Conservao - ARC - Vol.

3 - Edio Especial Copyright 2011 AERPA Editora


Curso de Introduo a Conservao e Restauro de Acervos Documentais - CICRAD - Trabalhos de fim de Curso Convnio AERPA - CFDD do Ministrio da Justia - no 748319/2010

A IMPORTNCIA DOS ACERVOS DIGITAIS

Giseane Pescador da Silva


CICRAD - Curso de Introduo Conservao e Restauro de Acervos Documentais em Papel

Introduo Cada acervo possui suas regras de acesso e


Quando buscamos no dicionrio o conceito de dependendo do acervo os acessos aos documentos
Patrimnio, este nos faz entender que uma herana, um ficam restritos somente aos funcionrios e
bem de famlia ou quaisquer bens seja material ou moral. restauradores que possuem vasto conhecimento no
Segundo Queiroz, (Revista Brasileira de tratamento dos documentos e os cuidados devidos a
Arqueometria, Restaurao e Conservao Volume 2) esses documentos, pois existem vrios fatores podem
patrimnio um conjunto de bens histricos e culturais agravar a deteriorao do patrimnio, como por
(materiais ou imateriais) que tenham valor reconhecido exemplo, a exposio inadequada luz, a umidade e
para um determinado local. calor do ambiente que podem causar a proliferao de
A preservao do patrimnio se faz de grande agentes biolgicos, o manuseio inadequado do
importncia, pois este contm informaes valiosas de documento que podem causar danos irreversveis entre
vrias reas dos saberes que contribuem para a outros fatores.
sociedade. Por este motivo, nem todo cidado tem acesso aos
Preservar um patrimnio significa preservar a documentos destes acervos. Quando neste artigo
identidade de um determinado tempo, local ou cultura. falamos em documento nos referimos a todo
transformar a histria imaginada em histria real, contedo patrimonial que um acervo pode possuir,
uma histria que existe aos olhos do homem e no porm do documento papel digitalizado a que o nosso
somente na imaginao. artigo se refere.
Acervos so bens patrimoniais de um indivduo, O que seria de direito a todos o acesso ao contedo
uma instituio e/ou uma nao. Estes acervos podem destes acervos para ser restrito para sua preveno e
ser constitudos por diferentes objetos e materiais. proteo.
Os acervos, normalmente constitudos por Porm, nem todo o cuidado faz com que fiquem
documentos histricos, livros, fotos, mapas, obras de preservados para sempre.
arte em geral, etc., que tambm so de grande Existem fatores naturais que podem tambm
importncia para a humanidade, e estes contm influenciar na destruio patrimonial como, por
informaes preciosas que atravessaram o espao e exemplo, aes climticas: tempestades ou furaes
tempo, contribuindo para o entendimento da histria do como tem ocorrido nos ltimos anos no sul do nosso
homem. Pois a histria escrita fundamental, com pas, inundaes, enchentes, desmoronamentos que
ela que provamos os fatos passados. ocasionam uma destruio completa, entre outros. E
Com o avano da tecnologia digital, os acervos existem tambm os fatores ocasionados pelo homem
documentais ganharam mais um aliado no processo de que se no tomadas s providencias necessrias desde o
conservao dos bens, no manuseio indevido, as recebimento do patrimnio at o processo final pode
pragas, os fatores climticos entre outros so que causar danos irreversveis a ela e a outros documentos
responsveis pela deteriorao do bem documental. j arquivados, alm de incndios que podem consumir
Embora o patrimnio seja de direito a todos, o todo o local, sem contar nos patrimnios de valor
acesso ao pblico muitas vezes se torna restrito devido monetrio que esto a merc de ladres que vendem
a vrios fatores ligados na preservao do bem, ficando esses patrimnios no mercado negro para
a cuidados de pessoas especializadas. colecionadores e afins.
A digitalizao documental tornou-se mais Pode-se pensar que os pensamentos so ruins.
acessvel a todos os estudiosos que possuem interesse E so mesmo!
aos contedos dos documentos destes acervos, sem Porm estes tipos de precaues devem-se sempre
causar qualquer dano, pois, no ir interferir na se ter em mente, pois o homem desde a sua formao
preservao do bem visto que o acesso ser feito por nunca foi perfeito e a preservao do bem patrimonial
meio de um computador disponibilizado na prpria de suma importncia para toda a humanidade, pois
instituio ou atravs de algum site da instituio que ele quem conta a histria.
garante um acesso com mais comodidade e Quando uma instituio recebe um patrimnio, este
portabilidade. passa por um processo de triagem, higienizao e
mantido em quarentena, longe de todos os outros
Acervos Documentais patrimnios para evitar a contaminao.
Como j foi dito anteriormente, os acervos No caso dos acervos documentais, os livros e
normalmente so constitudos por documentos documentos devem ser mantidos durante a quarentena
histricos, livros, fotos, mapas, etc. dentro de um freezer, esta tcnica de congelamento se
por este motivo que estes acervos so chamados faz necessrio para erradicar quaisquer pragas contidas
de acervos documentais, pois estes possuem em nas folhas, pois estas so mortas durante o processo de
registro toda uma histria de determinada poca, uma congelamento.
determinada cultura e sociedade.
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Aps todo este processo outras precaues ainda Desta forma se perde o patrimnio, mas pode-se
devem ser tomadas relacionadas com fatores salvar a histria do documento, mesmo que apenas
ambientais. A temperatura do ambiente, umidade, luz e uma parte.
qualidade do ar podem causar problemas na conservao
de acervos documentais, criando pragas e fungos. A Cincia da Informao
Mas e como proceder nos casos em que o homem Desde os primrdios da humanidade, quando o
no pode prever os acontecimentos, como o caso dos homem sabia que sabia, ele vem criando uma forma de
fenmenos naturais, como por exemplo, enchentes, melhor viver e se comunicar.
tempestades, desmoronamentos ou at mesmo aqueles A inveno da escrita, da roda, da astrologia, a luz,
provocados pelo homem como incndios? o telefone entre muitas outras coisas inventadas ao
Nestes casos, todo acervo deve conter um plano longo dos sculos foram tecnologias criadas pelo
emergencial onde nele est contida a funo de cada homem para melhor adapt-lo ao mundo em que ele
funcionrio em caso de sinistros, o que salvar e quem vive e assim deixa-lo cada vez com mais conforto e
chamar. facilidades.
Segundo Plinio Santos Filho (Revista Brasileira de A tecnologia desenvolveu-se numa proporo to
Arqueometria, Restaurao e Conservao Volume 2) significante que hoje no saberamos como viver sem
a interveno emergencial no se inicia com ou durante todas essas comodidades, e o homem da pr-histria
um desastre. A interveno emergencial se d pelo deveria ser chamado de heri por viver em um tempo
planejamento detalhado que deve ser feito de forma onde tudo era to primitivo e o fogo vinha apenas dos
hipottica, para a eventualidade dos acontecimentos raios que caiam no pasto seco.
reais. Intervenes emergenciais devem seguir normas Televiso, Fita K-7, videocassete, disquete, celular
e procedimentos, detalhados o mais cuidadosamente entre muitas outras coisas que ainda ontem eram o
possvel com antecedncia. futuro hoje so o passado dando lugar a novas
Lembrando que a segurana do funcionrio invenes: CD, DVD, Pendrive, Wireless...
prioridade e s ser executada sua funo nos casos em Hoje, exatamente hoje, com apenas um clique eu
que somente no causar risco de morte. posso acessar informaes do outro lado do mundo. E
Infelizmente h sinistros que nada podemos fazer e amanh?
perde-se todo o patrimnio, um exemplo tpico desse A histria do computador se inicia h muito tempo
sinistro foi o deslizamento que ocorreu em janeiro de atrs, no houve um inventor propriamente dito, foi
2011 ocorridos em Petrpolis/RJ. No se pode prever o juno de vrios inventos que chegaram ao que
acontecimento e tudo foi devastado com a avalanche de conhecemos hoje como computador.
gua misturado ao lodo. Neste caso nenhuma Podemos dizer que o pai de tudo isso foi Blaise
preveno poderia salvar quaisquer patrimnios. Pascal, um matemtico, fsico e filsofo que em 1642
Deixamos claro que no houve nenhum registro de inventou o baco, uma eficiente mquina de calcular.
quaisquer acervos tenham sido destrudos neste A partir dai novos inventos foram sendo aprimorados
acontecimento, apenas utilizamos como exemplo para at chegar ao computador.
o entendimento de como pode ocorrer uma destruio
por completa.

Fig.1 Petrpolis, RJ, em janeiro de 2011 Fig.2 ENIAC Integrador e Computador Numrico
Fonte: http://blogs.estadao.com.br/olhar-sobre-o- Eletrnico
mundo/catastrofe-no-rio-de-janeiro/ Fonte: http://gadgetfanbr.blogspot.com/2011/04/eniac-
first-computer.html
So nessas situaes onde no h a menor
possibilidade de salvamento a qual podemos contar S no ano de 1946, dois cientistas, Mauchly e
apenas com a tecnologia digital. Eckert da Universidade da Pensilvnia nos Estados
Unidos colocaram para funcionar o ENIAC
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Integrador e Computador Numrico Eletrnico, este Ao evitar o manuseio direto com o documento se
sim foi considerado o primeiro computador. contribui significativamente para a conservao e
Uma mquina gigantesca pesava quatro toneladas, segurana dos mesmos.
tinha 30 metros de comprimento e trs de altura, Existem diversas razes para a importncia da
possua 17.480 vlvulas. Ele era capaz de efetuar cinco digitalizao de acervos documentais:
mil somas por segundo.
A tecnologia de hoje nem se compara aos inventos Um acesso maior a colees inacessveis
do passado, mas todas as tecnologias inventadas ao pelo pblico;
longo dos anos ajudaram ao homem a transformar a sua Preservao da Informao;
histria e a fazer do homem de hoje o que ele e projetar Reduo de espao de Armazenamento;
os seus pensamentos ao que ele poder ser no futuro. Acesso de qualquer lugar a qualquer
A tecnologia digital presente nos ltimos anos vem momento;
ajudando na preservao de documentos histricos.
Tudo comeou na dcada de 1930 quando foi Para a digitalizao de um acervo se requer
desenvolvido um grande interesse pela microfotografia, planejamento, organizao, controle e treinamento,
principalmente pelos Estados Unidos, mais tarde foi alm das atividades relacionadas com o uso da
denominada como microfilmagem. informao, a manuteno do equipamento, o registro
Esse estudo possibilitou o salvamento do adequado da informao propiciando o alicerce
contedo de arquivos e bibliotecas, e abriu as portas necessrio para o gerenciamento do contedo.
para um pblico ter acesso tambm aos documentos. Com a digitalizao dos documentos poder haver
O salvamento ocorre na preservao do contedo um maior acesso as colees que antes eram
existente nos documentos histricos atravs da inacessveis ao pblico o que garantia em parte a
digitalizao, este contedo pode acessado atravs de proteo e preveno do bem patrimonial.
um computador e disponibilizado ao pblico atravs do Existem diversas instituies que j aderiram
site da instituio. digitalizao e divulgao dos seus contedos.
Exemplos deste tm a Fundao Biblioteca
A Importncia da Digitalizao Nacional com um vasto acervo de mapas, documentos,
Com o avano da tecnologia ao longo dos anos e o fotos, etc. Com apenas um click voc navega a
estudo permanente de diversos profissionais da rea em informaes que antes somente indo at o local fsico
criar uma maneira eficaz de proteger e divulgar, nos para acessar.
dias de hoje existem diversas ferramentas que
possibilitam a digitalizao dos documentos de acervos.
A digitalizao permite acesso distncia aos
acervos documentais, possibilitando que grande parte
da sociedade desfrute dessa oportunidade. Isso se a
digitalizao for realizada com critrios tcnicos
adequados e poltica de seleo que permita atender um
grande espectro de demandas.
Segundo Miranda, Se os anos 90 formam a dcada
da internacionalizao das comunicaes em rede,
aumentando o uso da telefonia e servios a ela ligada,
os primeiros anos do terceiro milnio devero
consolidar a indstria da informtica e os servios de
informao, associados s telecomunicaes, como um
dos principais motores ou mesmo o principal motor
do desenvolvimento econmico, social e cultural. Fig.3 Site da Fundao Biblioteca Nacional
Um aspecto importante a ser evidenciado o fato de o Fonte: www.bn.br
fenmeno da conglomerao nos setores de
informtica, eletroeletrnica, servios informativo- Outro exemplo o Domnio Publico
culturais e telecomunicaes, impulsionado pela (www.dominiopublico.gov.br) uma biblioteca digital
dinmica e racionalidade da economia capitalista que disponibiliza gratuitamente textos, vdeos, imagens
internacional, estar levando as corporaes a e udios, livros de autores brasileiros entre outros
interconectarem tecnologias, cujos limites de arquivos, todos livres de direitos autorais.
convergncia no podem ser ainda previstos. Esta Banco de Imagens da Cidade de So Paulo
uma das razes pelas quais a estrutura das indstrias e (http://www.fcvb-sp.org.br/bancodeimagens) um site
servios de informao, eletrnica e comunicaes e que disponibiliza fotos da cidade de So Paulo em alta
seu status legal e institucional nas polticas pblicas - resoluo.
tem estado em acelerado processo de mudana. Entre muitos outros que j esto disponveis ou em
A digitalizao uma ferramenta fundamental para fase de testes.
o amplo acesso aos documentos. E no s de forma Para isto, as instituies contratam uma empresa
presencial, mas tambm pela contnua oferta por meio especializada na digitalizao de documentos.
de seu portal na internet.
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Com a digitalizao, os acervos documentais O que vou precisar para digitalizar todo o
ganharam mais um aliado na preservao da acervo?
informao. Ser necessrio contratar novos profissionais?
A deteriorao do documento e os sinistros naturais Ou ser necessrio capacitar os antigos
que podem ocorrer nos acervos fsicos faz com que se funcionrios?
corra o risco de perder toda a informao do Ser necessrio comprar novos equipamentos?
documento, desta forma at ento, os documentos Quanto tempo ir demorar a digitalizao de
digitalizados esto salvos. cada documento?
A digitalizao tambm ajuda na reduo do espao Quais custos adicionais instituio ter que
de armazenamento. Claro que, os documentos originais disponibilizar?
estaro guardados com todas as precaues necessrias
e utilizaro o espao/local de necessidade, mas a A empresa Arquivar oferece os seguintes
digitalizao dos documentos impede a cpia benefcios:
desnecessria que causaria o acmulo de informao
em espaos que poderiam ser utilizado de melhor Planejamento dos procedimentos a serem
forma. adotados, para implantao ordenada e
Os documentos digitalizados so armazenados no estruturada dos servios de digitalizao de
banco de dados de um computador ou vrios documentos;
computadores se assim a instituio achar necessrio, Definio da metodologia de indexao
cabe aos envolvidos analisar quantas cpias e backups aplicvel a cada ttulo documental;
sero necessrios para garantir que toda a informao Execuo das atividades de digitalizao,
j digitalizada no ir se perder. incluindo preparao dos documentos,
A cpia em mais de um local se faz necessrio, pois escaneamento, tratamento das imagens,
em caso de pane no equipamento existe o mesmo controle de qualidade, indexao por lote de
arquivo em outro local armazenado. documentos e migrao das imagens e dados
Mesmo com diversas cpias em vrias mquinas para o sistema Web;
diferentes, a economia no espao de armazenamento
grande, pois, com apenas um simples pendrive que Treinamento dos usurios para consulta ao
possui aproximadamente 10 cm, por exemplo, sistema e visualizao das imagens
pesquisadas.
poderamos armazenar dezenas de milhares de
informao. Claro que para isso necessrio um
espao virtual de grande capacidade. E oferece as Vantagens:
Deve-se tambm ter o cuidado em quais lugares
armazenar para no correr o risco das informaes Reduo de tempo das atividades que
carem em mos erradas por assim dizer e o requerem a anlise de documentos;
contedo ser utilizado de forma indevida.
Reduo de custo com armazenamento,
recuperao e duplicao;
Facilidade, rapidez, preciso e controle de
acesso e de distribuio;
Segurana, portabilidade e conectividade;
Busca indexada por chaves de pesquisa;
Integrao de dados ativos e histricos;
Consulta em CD, via intranet e/ou internet.

Mesmo depois de todo o processo de digitalizao


ser concludo, o custo para a manuteno e divulgao
constante.
Quando o contedo divulgado em site da internet,
o custo para a manuteno constante e muitas vezes o
acesso no corresponde s expectativas e ao
Fig.4 Estao de trabalho digital
investimento feito.
Fonte: www.arquivar.com.br
O site www.dominiopublico.gov.br um exemplo
deste fato. Embora seja um site do governo, a qual o
No podemos esquecer tambm que para esta nova
dinheiro utilizado para manuteno publico, o pouco
tecnologia, antes de tudo, deve-se analisar o custo
acesso ao site faz com que exista possibilidade de o site
benefcio, para isso deve-se antes fazer um oramento
ser tirado do ar.
com mais de uma empresa que disponibiliza o servio
O que seria uma tragdia a todos ns brasileiros,
especifico de digitalizao documental, alm de se ater
pois o vasto acervo que o site possui ir desaparecer
a alguns fatores:
caso isso ocorra.
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Este acervo possui colees digitalizadas de Embora com todo um processo de preveno nos
diversos autores brasileiros, dissertaes, artigos, fotos, acervos documentais, desde o recebimento da obra,
udios, vdeos e inclusive documentos estrangeiros. ainda h necessidade de outras formas de preservao e
O acesso internet est cada dia mais presente na preveno.
vida de todas as pessoas, o que antes atingia uma O interesse na digitalizao de acervos surgiu para
minoria da populao nas ltimas dcadas deu um salto preservar os documentos que esto em condies
gigantesco, informatizando vrias famlias, isto se frgeis, j em fase de deteriorao que pode ser
tratando em relao populao brasileira. A cada 10 perdido, preservar os documentos em caso de sinistros
famlias podem dizer que oito tem acesso internet. naturais ou de sinistros provocados pelo homem como
E a vida vem sendo facilitada cada vez mais, antes o caso de incndios por exemplo.
era apenas internet discada, depois veio internet a A digitalizao do documento capta a histria e
cabo, wireless e agora a onda do momento o acesso cultura preservando o valor inestimvel do documento.
via WAP (Wireless Application Protocol) servio Podem-se utilizar vrios formatos digitais, como o
mvel encontrados nos celulares mais atuais. TIFF, JPG, GUF, PDF, etc. O PDF um formato
Agora voc pode acessar qualquer site atravs do frequentemente utilizado para materiais impressos.
prprio celular. Pesquisa rpida na palma da mo. Os Mesmo com toda a tecnologia em nossas mos, no
buscadores de informao facilitam a vida do conseguimos captar com perfeio os detalhes do
internauta que precisam fazer uma pesquisa rpida. documento.
Com a digitalizao de acervos disponibilizados em Por exemplo, a digitalizao de uma imagem nem
sites especficos da instituio e a internet acessvel a sempre ir representar as cores que era realmente tem,
todo um pblico traz a diversos profissionais a ou um documento do sculo passado, a colorao que
possibilidade de fazer a pesquisa da prpria casa ou este agora possui.
local de trabalho, sendo que antes eles teriam que se Mas em contra partida a estes pequenos
deslocar a locais distantes ou a vrios locais para transtornos, hoje ns temos em mos a opo de
finalizar sua pesquisa, agora podem acessar de realizar uma pesquisa por buscadores na internet, coisa
qualquer lugar e a qualquer momento o contedo impossvel a no muito tempo atrs, alm de
disponvel. economizar no tempo da pesquisa.
Esta nova tcnica reduzir o tempo que o A digitalizao trouxe para o mundo um
profissional gastar para a pesquisa no quesito conhecimento nunca antes imaginado onde voc pode
locomoo tambm ajuda a economizar com acessar uma biblioteca digital, por exemplo, que fica
transportes, hospedagens, alimentao, etc.. do outro lado do mundo.
Por exemplo, um escritor brasileiro est fazendo Tudo ainda muito recente, e claro que ainda a
uma pesquisa para o seu novo livro cujo tema a muito caminho a se percorrer, como o caso do uso
Famlia Real, sendo que muitas fontes ele s ir indevido das informaes contidas, o plgio dos
encontrar diretamente em Portugal, no precisar se documentos.
deslocar at outro pas para concluir sua pesquisa e ir A digitalizao pode caracterizar violao de
economizar com a viagem (passagens areas ida e direitos autorais.
volta), hotel pelo perodo que durar a pesquisa e Mas no caso dos documentos que esto em domnio
alimentao tambm enquanto durar a pesquisa. pblico no, pois documentos que so protegidos
No podemos esquecer que a era digital no pelos direitos autorais a digitalizao de acordo com a
compreende apenas na utilizao de scanners. Os lei de copyright que permite o uso do contedo para
outros arquivos tambm disponibilizados so de bibliotecas e arquivos.
extrema utilidade, os de udio, vdeo, foto. Ou em um segundo caso com a permisso do
Os acervos mencionados tambm podem ser proprietrio dos direitos autorais. E cabe a instituio
relacionados a bibliotecas e arquivos. permitir ou no a cpia dos documentos existentes.
No somente a arquivos de domnio pblico, mas
tambm o arquivo pessoal que ns temos em casa. Concluso
Voc pode preservar documentos importantes e De acordo com a pesquisa feita chega-se a
fotos de famlia. concluso que Patrimnio uma herana deixada a
algum.
Resultados Os acervos documentais so uma herana escrita
A busca pelo aperfeioamento tecnolgico deu um deixada a humanidade, se assim olharmos no somente
salto importante para a histria da informao. aos acervos da nossa cidade, mas em relao a todos os
Atravs da internet podemos acessar o mundo todo acervos que existem.
e buscar informaes antes inimaginveis pelo homem Dessa forma, essa herana escrita, traz a histria de
do passado. todo um passado que importante para
Podemos dizer que todo o conhecimento do homem compreendermos o contexto em que hoje vivemos e o
j est disponvel na internet. futuro que se aproxima.
Acessamos os contedos de vrios rgos, tanto Com o passar dos anos de dos sculos, mesmo com
pblicos quanto privados, como o caso de bibliotecas, o cuidado e proteo, muitos documentos podem se
museus, universidades, agncias do governo, etc., perder ao longo do tempo.
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A m conservao, o uso indevido e os agentes


biolgicos (cupins, traas, etc.) podem causar a perda
parcial ou total desse bem patrimonial que de direito
a todos.

A evoluo do homem nos trouxe para uma era


tecnolgica que nunca antes foi imaginada, e a cada dia Sala Virtual
que passa novos inventos surgem para trazer mais (6)http://blogs.estadao.com.br/olhar-sobre-o-
conforto ao homem e as necessidades que ele possui. mundo/catastrofe-no-rio-de-janeiro/
Graas aos acervos digitais, ns podemos preservar
toda uma histria e ter acesso a documentos que antes (7)http://pt.shvoong.com/books/1412810-
nem imaginvamos que existiam. hist%C3%B3ria-computador-apostilado/
Facilitou tambm na busca de informaes, que
com apenas um clique no computador, por assim dizer, (8) www.bn.br
ns podemos viajar a quilmetros de distncia e ter acesso
a esses documentos e informaes. O que antes se tornava (9) www.arquivar.com.br
caro e cansativo, hoje simples e de fcil acesso.
A digitalizao dos acervos preservam os (10) http://www.dgz.org.br/out00/Art_03.htm
contedos dos documentos que podem ser perdidos
para o tempo e para as aes climticas que vem
acontecendo. E-Mail da Autora
Desta forma vimos o quo importante digitalizar giseane@msn.com
os acervos documentais: podemos preservar as
informaes dos documentos histricos, fotos, livros,
imagens entre outros sem precisar restringir o acesso
ao contedo todas as pessoas que tenham interesse
assim tambm facilitando nas pesquisas, no tempo e
espao.

Referncias

(1) Revista Brasileira de Arqueometria, Restaurao e


Conservao. CICRAD - Curso de Introduo
Conservao e Restauro de Acervos Documentais
em Papel. Volume 2 Nmero 1. Edio Especial.

(2) Fonseca, Maria Odila; Arquivologia e a Cincia


da Informao. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2005.
124p.

(3) Hodge, Gail M. Uma Abordagem do Ciclo de


Vida da Informao. [s.l.] : Associates International
Information, Inc., [s.d.]

(4) BAX, Marcelo. Revista Opinio. n.1323 ano 27


N.1323 - Ano 27 - 08.08.2001 .UFMG.

(5) MIRANDA, Antonio Lisboa Carvalho de, Os


contedos e a sociedade da informao no Brasil.
DataGramaZero, Revista de Cincia da Informao.
2000.

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