Disciplina: Planejamento e Gerenciamento de

Projetos - PGP

18/08/2011

Estruturas Organizacionais
Habilidades Gerenciais
Hermano Perrelli / Ivaldir Junior / Joo Paulo
{hermano,ihfj, jpno}@cin.ufpe.br
Centro de Informtica | UFPE

Estruturas Organizacionais

Objetivo
Estudar aspectos da estrutura administrativa e
organizacional de empresas que influenciam a
gerncia de projetos
Contedo
Aspectos chaves de influncia organizacional
sistemas,
culturas e
estruturas organizacionais

Influncias Organizacionais
Os projetos normalmente fazem parte de uma
organizao que maior que o projeto.
Exemplos de organizaes incluem:
empresas, agncias governamentais, instituies de
sade, associaes profissionais, entre outros.

Sistemas Organizacionais
Organizaes baseadas em projetos:
No tem reas funcionais
Existem vrios projetos com gerentes e staff
prprios
Projetos grandes funcionam como entidades
totalmente autnomas
Projetos menores podem compartilhar um pool de
recursos de infra-estrutura
Renda vem da execuo de projetos para outras
organizaes
O gerenciamento por projeto

Sistemas Organizacionais
(cont.)
Organizaes no baseadas em projetos:

so estruturas por funes

em geral, so hierrquicas e burocrticas
gerenciamento de projetos mais difcil
departamentos no esto habituados a
gerenciar projetos

Culturas Organizacionais
Expressa em valores, normas, convices,
expectativas,
polticas,
procedimentos
e
relaes de autoridade
Gerente com estilo participativo encontra
problemas em organizaes hierrquicas
Gerente com estilo autoritrio ter problemas
em uma organizao participativa ou horizontal

Estrutura Organizacional
Tipo de Organizao
Caractersticas Funcional Matricial
Fraco
do projeto
Autoridade

% pessoal full
time no projeto

Pequena Limitada
ou
nenhuma
Virtualmen 0 - 25 %
te nenhum

Matricial
Balanceado

Matricial
Forte

Projeto

Pouco
moderado

Muito
moderado

Quase Total

15 - 60 %

50 - 95 %

85 - 100 %

Papel do Gerente Part-Time

de projeto

Part-Time

Full-Time

Full-Time

Full-Time

Ttulos comuns

Coordena
dor / lder
do projeto

Coordena
dor / lder
do projeto

Gerente de
projeto /
Oficial de
projeto

Gerente de
projeto /
Gerente de
programa

Staff
Administrativo

Part-Time

Part-Time

Part-Time

Gerente
de projeto
/ Gerente
de
programa
Full-Time

Full-Time

Estrutura Organizacional
Organizao Funcional
pessoal agrupado por especialidade, como
produo, marketing, engenharia, contabilidade.
os departamentos trabalham independentes

Organizao por Projeto

Os membros da equipe geralmente so colocados
juntos
O gerente tem grande independncia e autoridade
Possuem unidades denominadas departamentos que
oferecem servios de suporte e respondem
diretamente ao gerente

Organizao Funcional
Chefe Executivo

Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Coordenao
do Projeto

Gerente
Funcional

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Organizao por Projetos

Coordenao
do Projeto

Gerente de
Projeto

Chefe Executivo

Gerente de
Projeto

Gerente de
Projeto

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Estrutura Organizacional (cont.)

Organizao Matricial
mista: funcional e projeto

Trs tipos:
matriz fraca:
o papel do gerente mais de coordenador ou facilitador
do que de um gerente de projetos

matriz balanceada
o gerente no possui autoridade total sobre o projeto e
seus recursos financeiros

matriz forte
gerente e equipe de projetos alocados em tempo integral

Matriz Fraca
Chefe Executivo

Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Coordenao
do Projeto

Matriz Balanceada
Chefe Executivo

Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Gerente
de Projeto

Staff

Staff

Coordenao
do Projeto

Matriz Forte
Chefe Executivo

Gerente
Funcional

Staff

Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Staff

Staff

Gerente de
Gerentes de
Projetos
Gerente
de Projeto

Staff

Staff

Staff

Gerente
de Projeto

Staff

Staff

Staff

Gerente
de Projeto

Coordenao
do Projeto

Organizao Composta
Envolvimento de todas as estruturas em vrios nveis
Organizaes funcionais podem criar uma equipe para
cuidar de um projeto crtico
Cada equipe pode ter caractersticas de um projeto, com
opes prprias:
equipes full-time para diferentes departamentos
desenvolvimento dos prprios procedimentos
operacionais
pode operar fora da estrutura hierrquica padro

Organizao Composta
Chefe Executivo

Gerente
Funcional

Staff

Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Staff

Staff

Chefe de
Gerentes
de Projetos
Gerente
de Projeto

Staff

Staff

Staff

Gerente
de Projeto

Staff

Staff

Staff

Gerente
de Projeto

Coordenao
do Projeto B

Coordenao
do Projeto A

PMO nas estruturas

organizacionais

Um escritrio de projetos (PMO) uma unidade

organizacional que centraliza e coordena o
gerenciamento de projetos
O PMO se concentra no planejamento, na priorizao
e na execuo coordenada de projetos e subprojetos
Um PMO pode operar de modo contnuo, desde o
fornecimento de funes de apoio (treinamento,
software, polticas padronizadas e procedimentos) at
o gerenciamento direto real do projeto.

PMO nas estruturas

organizacionais (cont.)

Muitas organizaes compreendem os benefcios de

desenvolver e implementar um PMO
Isso verdadeiro para organizaes matriciais e por
projeto especialmente quando esto gerenciando vrios
projetos simultaneamente
Um PMO pode existir em qualquer uma das estruturas
organizacionais porm a probabilidade de ocorrer
aumenta em organizaes matriciais fortes e por projeto

PMO nas estruturas

organizacionais (cont.)

A funo do PMO numa organizao pode variar de

uma assessoria at uma concesso formal de
autoridade pela gerncia executiva.
Existindo um PMO na organizao, uma caixa ser
adicionada entre a camada do gerente de projetos e a
camada do executivo chefe.

PMO nas estruturas

organizacionais (cont.)
Coordenao
do Projeto

Gerente de
Projeto

Chefe Executivo
PMO
Gerente de
Projeto

Gerente de
Projeto

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Seleo da Estrutura
Depende do contexto e situao
Determinar o tipo de trabalho que ser realizado
Identificar resultados primrios no projeto
Listar as principais tarefas associadas com cada resultado e
determinar seu responsvel

Definir a melhor forma de integrao

Consideraes importantes:
fatores ambientais, de dentro ou de fora da organizao
entendimento das vantagens e desvantagens das estruturas

Passos para Seleo da

Estrutura
Definio do projeto e dos objetivos, identificando os
resultados principais desejados
Determinar as tarefas chaves associadas a cada
objetivo e localizar as unidades funcionais na
organizao
Organizar as tarefas de forma seqencial ou decomplas em pacotes
Definir os subsistemas e como se integram uns aos
outros

Passos para Seleo da Estrutura

Listar as caractersticas especiais ou associar
atribuies com o projeto

nvel de tecnologia necessria

provvel tamanho do projeto
problemas individuais e polticos entre funes do projeto,
etc.

Levando em conta o anterior e conhecendo cada forma

estrutural, escolher uma estrutura

Concluses
Os sistemas, a cultura e as estruturas organizacionais
podem influenciar muito a gerncia de projetos
necessrio entender a cultura organizacional e os
objetivos do projeto para se definir a melhor estrutura
Muitas vezes necessrio resolver conflitos

Habilidades Gerenciais

Objetivo
Conhecer as habilidades gerenciais e como elas
podem ajudar no gerenciamento de projetos.

Habilidades Gerenciais

A administrao geral envolve todos os

aspectos de gerncia de um empreendimento:
Finanas e contabilidade, vendas e marketing,
pesquisa e desenvolvimento, fabricao e
distribuio
Planejamento estratgico, ttico e operacional
Estrutura organizacional, comportamento
organizacional, administrao de pessoal
Motivao de pessoal, delegao, superviso,
administrao de conflito, administrao de tenso
Administrao pessoal

Habilidades Gerenciais

Liderar
Comunicar
Negociar
Solucionar Problemas
Influenciar a Organizao

Liderar
Liderar Gerenciar
no necessariamente o lder ser o gerente
mas os dois perfis so necessrios

Gerncia: consiste em atender stakeholders

Liderar envolve:
Estabelecer uma direo
Alinhar pessoas: para alcanar a viso
Motivao e Inspirao: ajudando pessoas a superar
questes polticas, burocrticas, recursos

Comunicar
A informao deve ser clara, no ambgua,
ntegra, de fcil entendimento
Como, quando, de que forma, e para quem
informar os desempenhos do projeto
A Comunicao pode ser:

escrita ou oral, escutada ou falada

interna ou externa (cliente, mdia, pblico)
formal (relatrios) e informal
vertical e horizontal

Negociar
Chegar ao acordo quanto a:
definio das necessidades do projeto no
planejamento, custo, objetivos
mudanas no planejamento, custo, objetivos
atribuies
recursos necessrios

A negociao necessria no s no incio.

Ocorre nos vrios nveis de projeto

Solucionar Problemas
Definio (causas e sintomas) do problema e
tomada de decises
Problemas podem ser:

internos (alocao de pessoas em outro projeto)

externos (pendncias externas atrasando o projeto)
tcnicos (opinies do melhor modo de projetar)
gerenciais (um grupo no produz como esperado)
interpessoais (problemas de personalidades e estilo)

Solucionar Problemas (cont.)

Deciso quanto soluo consiste em
analisar o problema identificando as solues
viveis e s depois implement-las
podem ser obtidas pelo cliente, pela equipe ou
gerente

A deciso certa pode no ser a melhor caso

seja efetuada muito cedo ou muito tarde

Influenciar a Organizao
Fazer acontecer
Requer
entendimento das estruturas formais e informais de
todas as organizaes envolvidas
entendimento de poder e poltica
Poder: a habilidade potencial para influenciar o
comportamento, mudar o curso de eventos, superar
resistncia, etc
Poltica: sobre como obter ao coletiva de um
grupo das pessoas que podem ter interesses
bastante diferentes

Influncias Scio-econmicas
Padres
e
regulamentos
(legislao),
dependendo do projeto, podem ou no ser um
risco
Internacionalizao
Influncias culturais

Exerccio Recomendado
Escolha uma organizao que voc conhece e
faa uma reflexo sobre como a mesma est
estruturada e o quanto sua estrutura est
orientada a projetos.

Referncias

O Gerente de Projetos na Empresa. Roque

Rabechini Jr.. Editora Atlas, 2005.
PMI - Project Management Institute. A Guide to the
Project Management Body of Knowledge (PMBOK),
2000.
PMI - Project Management Institute. Guia do
conjunto de conhecimentos em gerenciamento de
projetos (PMBOK). 3 ed. Newton Square
Pennsylvania, 2004.

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Projetos - PGP

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