JOS RODOLFO LIMA VILLAA

GERAO DE RELATRIOS DE ESTOQUES EM

SISTEMA SAP R/3

Trabalho de Formatura apresentado

Escola Politcnica da Universidade de
So Paulo para obteno de Diploma de
Engenheiro de Produo

So Paulo
2007

JOS RODOLFO LIMA VILLAA

GERAO DE RELATRIOS DE ESTOQUES EM

SISTEMA SAP R/3

Trabalho de Formatura apresentado

Escola Politcnica da Universidade de
So Paulo para obteno de Diploma de
Engenheiro de Produo
Orientador:
Prof. Dr. Marco Aurlio de Mesquita

So Paulo
2007

FICHA CATALOGRFICA

Villaa, Jos Rodolfo Lima

Gerao de relatrios de estoques em sistema SAP R/3 /
J.R.L. Villaa. -- So Paulo, 2007.
p.
Trabalho de Formatura - Escola Politcnica da Universidade
de So Paulo. Departamento de Engenharia de Produo.
1.Sistemas ERP 2.Administrao de estoques I.Universidade
de So Paulo. Escola Politcnica. Departamento de Engenharia
de Produo II.t.

 minha famlia e
minha namorada

AGRADECIMENTOS
Agradeo s pessoas que me ajudaram a realizar este trabalho.
Ao Prof. Dr. Marco Aurlio de Mesquita, pela dedicao, confiana e pacincia
empenhadas na realizao deste trabalho, e pelos valiosos conselhos acadmicos neste
perodo.
Aos meus pais, Paulo e Lda, e minha irm Maria Fernanda, que me proporcionaram
todas as oportunidades no apenas para a realizao deste trabalho, mas para que eu pudesse
enfrentar todo o perodo da graduao. Obrigado pela pacincia que tiveram comigo nos
momentos mais difceis e pelo apoio constante que me deram neste perodo em que estive
mais distante de casa. Eu amo estas pessoas que, com certeza, tambm esto se formando
comigo agora!
minha namorada Anahi, pelo grande amor compartilhado nesta etapa, pelos muitos
momentos de carinho e pela compreenso nos momentos de distncia. Foi uma pessoa
essencial para que eu pudesse vencer esta difcil etapa da minha vida, me apoiando desde
2002. Eu te amo!
s muitas amizades que eu fiz na Poli, em especial, Cleber, Lcia, Konishi, Nar,
Paulo, Thiago HP e Vito. Obrigado pelos momentos de descontrao, de estudo, e pelas
vrias caronas que me deram. Espero que seja uma amizade para toda a vida.
Aos colegas da empresa, principalmente da rea de Planejamento Industrial, que me
deram a oportunidade de trabalho e contriburam tanto para minha formao pessoal e
profissional.

RESUMO
O presente trabalho discute a gerao de relatrios gerenciais de estoques via uso do
SAP R/3 em uma empresa do setor industrial. Este aplicativo, fornecido pela empresa alem
SAP, lder mundial em vendas de sistemas integrados de gesto, sendo amplamente
conhecido tanto no mundo empresarial quanto no acadmico. Da forma como este foi
implementado na empresa, no foi disponibilizada nenhuma ferramenta capaz de cumprir os
requisitos especificados de forma direta no sistema. Ser apresentado um processo
desenvolvido para gerar o relatrio requisitado utilizando as consultas disponveis no
sistema. necessrio, portanto, o conhecimento das principais questes envolvidas na gesto
de estoques, dos sistemas integrados de gesto e, mais especificamente, do prprio SAP R/3,
verificando suas principais qualidades e as dificuldades associadas ao seu uso. Sero
apresentados os conceitos de gesto utilizados na empresa para fundamentao das anlises
subseqentes. As dificuldades encontradas no processo desenvolvido sero discutidas, de
forma que ao final deste trabalho so propostas alternativas de melhoria para futuras
geraes deste relatrio.

ABSTRACT
This work discusses the emission of inventory managerial reports using SAP R/3 in
an industrial enterprise. This software, developed by german company SAP, is the worldwide
leader in sales of Enterprise Resource Planning systems, known both in business and
academic worlds. The way it was implemented in the company, however, there is no tool
capable of accomplishing the specified requisitions directly on the system. A process was
developed to issue the report using the available system transactions. It makes necessary, the
presentation of the main aspects of inventory management, of Enterprise Resource Planning
systems and SAP R/3 itself, verifying its qualities and the difficulties associated with its
application. The companys main management aspects will be presented to increasing the
comprehension of the analysis present in this work. The difficulties faced in the execution
developed process will be discussed, and alternatives will be presented for the improvement
of the future issuing of this report.

SUMRIO
LISTA DE FIGURAS
LISTA DE TABELAS
1.

INTRODUO ....................................................................................................... 19
1.1 O Cenrio da Empresa .......................................................................................... 20
1.2 Apresentao do Problema ................................................................................... 21
1.3 Objetivo do Trabalho............................................................................................ 24
1.4 Relevncia do Trabalho ........................................................................................ 25
1.5 Estrutura do Trabalho ........................................................................................... 26

2.

REVISO BIBLIOGRFICA ................................................................................. 29

2.1 Gesto de Estoques............................................................................................... 30
2.2 Sistemas ERP ....................................................................................................... 32
2.3 SAP R/3 ............................................................................................................... 36

3.

INFORMAES RELEVANTES PARA O RELATRIO...................................... 41

3.1 Cenrio de Desenvolvimento do Trabalho ............................................................ 42
3.2 Informaes a serem Levantadas .......................................................................... 44
3.2.1 Materiais que devem ser contabilizados ....................................................... 45
3.2.2 Valor em estoque do item ............................................................................ 48
3.2.3 Responsabilidade pelo controle do item ....................................................... 51
3.3 Relatrios Disponveis.......................................................................................... 53
3.3.1 MB52 Consulta quantidade em Estoque.................................................... 55
3.3.2 Transao T1 Dados de Planejamento de Materiais................................... 56
3.3.3 S_P99_41000062 Preos e valor de estoque.............................................. 57

4.

PROCESSO DESENVOLVIDO PARA GERAO DO RELATRIO .................. 61

4.1 Mtodo para consolidao dos resultados ............................................................. 62
4.2 Validade do Processo............................................................................................ 72
4.3 Dificuldades Encontradas ..................................................................................... 74

5.

PROPOSTAS DE MELHORIA ............................................................................... 77

5.1 Futuros Relatrios ................................................................................................ 78
5.2 Alternativas para Gerao do Relatrio................................................................. 78
5.2.1 Melhoria do Processo Atual com as Consultas Disponveis no SAP R/3 ...... 78

5.2.2 Criao de Nova Consulta no SAP R/3.........................................................83

5.3 Anlise das Alternativas ........................................................................................88
6.

CONCLUSO..........................................................................................................91

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS ..............................................................................97

LISTA DE FIGURAS
Figura 1:

Tempo para Consolidao do Relatrio de Fechamento ................................ 23

Figura 2:

Arquitetura cliente-servidor de trs camadas, adaptado de BANCROFT;

SEIP e SPRENGEL (1998)........................................................................... 37

Figura 3:

Diretoria De Planejamento e Compras de Suprimentos (resumido) ............... 43

Figura 4:

Fluxo de matria-prima na empresa (ideal) ................................................... 43

Figura 5:

Fluxo de Materiais comprados na empresa (ideal)......................................... 43

Figura 6:

Etapas para clculo do Custo Interno do Perodo........................................... 49

Figura 7:

Estrutura bsica de uma gerncia de Planejamento e Compras ...................... 52

Figura 8:

Exemplo de Consulta para transao MB52 .................................................. 56

Figura 9:

Exemplo de Consulta para a transao T1..................................................... 57

Figura 10: Exemplo de Consulta para a transao S_P99_41000062.............................. 58

Figura 11: Cdigos de Materiais da Tabela MB52 com planejador definido................... 65
Figura 12: Cdigos de Materiais que sero consultados na consulta T1.......................... 65
Figura 13: Associao dos itens sem planejador e a consulta T1 .................................... 66
Figura 14: Associao entre planejadores e responsveis para itens comprados ............. 67
Figura 15: Associao dos materiais comprados e seu valor em estoque ........................ 69
Figura 16: Consulta para gerao do Relatrio a ser Entregue........................................ 70
Figura 17: Processo para gerao do relatrio ................................................................ 71
Figura 18: Programao das Extraes no SAP R/3, para o ms de setembro................. 72
Figura 19: Processo a ser realizado por cada gerncia .................................................... 80
Figura 20: Consolidao do relatrio final ..................................................................... 81
Figura 21: Exemplo de programao das atividades, seguindo o novo processo ............. 81
Figura 22: Processo para gerao do relatrio, atravs da nova consulta ........................ 85
Figura 23: Programao das Atividades atravs da Nova Consulta................................. 85
Figura 24: Etapas para criao de uma consulta no sistema SAP R/3 da empresa........... 87

LISTA DE TABELAS
Tabela 1:

Questes a responder para formulao do relatrio ....................................... 45

Tabela 2:

Exemplo de Parmetros de material em diferentes centros ............................ 46

Tabela 3:

Tipos de Estoque no Relatrio ...................................................................... 47

Tabela 4:

Exemplo de viso do valor unitrio de um item em relatrio do SAP R/3...... 51

Tabela 5:

Intervalos de cdigos de materiais pesquisados em cada extrao MB52 ...... 63

Tabela 6:

Campos do relatrio extrado da Consulta S_P99_41000062 ........................ 68

Tabela 7:

Exemplo de campos da Tabela S_P99_41000062 ......................................... 68

Tabela 8:

Comparao entre o relatrio prvio e oficial................................................ 73

Tabela 9:

Campos de Entrada necessrios para a consulta desejada .............................. 84

Tabela 10: Exemplo de relatrio que dever ser gerado pela nova consulta .................... 84

1.INTRODUO

20

1 INTRODUO

1.1 O Cenrio da Empresa

As empresas enfrentam diversos desafios na busca pelo sucesso. A competitividade
enfrentada pelas organizaes estimula a busca constante por novas solues, capazes de
agilizar seus processos e aumentar sua eficincia, de modo a obter vantagens estratgicas
que viabilizem a obteno de melhores resultados em seus respectivos mercados de
atuao.
Tal situao encontrada nos mais variados setores de organizao, inclusive o
industrial. As empresas deste setor processam diversas informaes diariamente, incluindo
informaes de planejamento da produo, administrao de materiais, manuteno de
equipamentos dentre outras, que precisam ser guardadas e consultadas constantemente.
Nesta busca por competitividade, trs componentes so essenciais na criao da
estratgia competitiva de uma empresa: a realizao dos lucros, o retorno do investimento
e a participao no mercado (BALLOU, 2004). Tais componentes impulsionam as
estratgias funcionais de cada setor da empresa, como marketing, finanas, produo
dentre outras.
Para o setor de suprimentos das organizaes tal fato no diferente. BALLOU
(2004) afirma que uma estratgia logstica inclui trs principais objetivos, que so a
reduo dos custos, reduo do capital e melhoria dos servios.
A gesto dos estoques de uma empresa fator decisivo para seu bom desempenho,
pois necessrio manter seus nveis em quantidades suficientes para garantir o
abastecimento da linha de produo sem faltas ou atrasos, sem atingir valores excessivos,
que acarretam em custos como armazenagem e manuteno.
Este desafio comum a praticamente todas as empresas do setor industrial,
inclusive na empresa em que o autor deste trabalho realizou seu programa de estgio.
Esta empresa trabalha com um sistema Enterprise Resource Planning (ERP), o
SAP R/3. Tais sistemas so sucessores dos Material Requirements Planning (MRP) e

21

Manufacturing Resource Planning, MRP-II, que visavam apoiar a gesto da produo a

partir do uso intensivo de recursos computacionais. Os ERP foram desenvolvidos com a
promessa de integrar as informaes das diferentes reas funcionais da empresa em uma
base de dados nica.
O uso deste tipo de sistema pode trazer diversos benefcios para as empresas, como
integrar as reas funcionais e promover o aperfeioamento dos processos gerenciais. Porm
seu uso est condicionado a superar diversos desafios, principalmente nos casos em que
so utilizados aplicativos de mercado em organizaes j em operao, com seus processos
definidos e executados pelas pessoas j h algum tempo.
1.2 Apresentao do Problema
O autor deste trabalho trabalha no setor de compras de componentes de uma
empresa de fabricante de veculos de transporte, com manufatura build-to-order (BTO).
Para preservar o anonimato da empresa, estes componentes no sero identificados. As
caractersticas especficas da organizao em questo que forem relevantes para o
entendimento das anlises e aes recomendadas, sero fornecidas ao longo do trabalho.
Recentemente, esta empresa optou por um plano de produo mais agressivo, com
aumento do volume de produo e a criao de novas famlias de produtos, com decorrente
impacto na quantidade de itens gerenciados. Em adio, houve a introduo do sistema
ERP SAP R/3, que ainda exige um tempo de adaptao por parte dos usurios.
A empresa negocia com diversos fornecedores, em itens considerados crticos por
no possurem substitutos. No nvel operacional, foi adotada uma poltica conservadora,
com altos tempos e estoques de segurana, antecipao dos pedidos e volumes maiores,
visando evitar paradas da linha de produo por falta de materiais e garantir o
cumprimento dos planos de produo de entregas definidos.
medida que estas dificuldades foram contornadas, com o amadurecimento no uso
do sistema e melhorias nos processos de produo, novas dificuldades surgiram. Dentre
estas novas, foi diagnosticado um volume de estoque excessivo na empresa, decorrente das
prticas de antecipao e inflao das quantidades de pedidos de compra. Foram ainda

22

identificadas muitas oportunidades de reduo de estoque devido itens obsoletos nos

estoques ou sem demandas futuras.
Assim, foi estabelecido pela direo da empresa um projeto para reduo de
estoques de todas as reas envolvidas em operaes industriais, como suprimentos,
fabricao, subcontrato, montagem, ensaios, ferramentaria dentre outras. O objetivo do
projeto atingir uma meta agregada de cobertura de estoques em dias, no fim do ano de
2007, para o estoque de toda a empresa. Esta meta corresponde a um valor financeiro que
pode ser dividido entre as diversas reas envolvidas, estipulando metas individuais de
acordo com a necessidade de cada uma. Isto essencial, pois materiais diferentes devem
ser administrados de formas distintas, com outras polticas de estoque, mas este fato no
impede o indicador agregado utilizado pela alta diretoria.
Um dos principais envolvidos neste projeto a Diretoria de Planejamento e
Compras de Suprimentos da empresa. Esta dividida em diversas gerncias de
planejamento e compras, cada qual responsvel por um tipo de material, como ser
descrito no terceiro captulo deste trabalho. Os valores dos itens comprados por estas
gerncias so altos, de modo que estas tm uma grande responsabilidade sobre o resultado
do projeto de reduo.
Dentro desta diretoria, existe ainda a gerncia de Planejamento Industrial da
empresa, na qual o autor deste trabalho desenvolveu seu perodo de estgio. Esta rea
responsvel, dentre outras atividades, pelo desenvolvimento de novos processos para a
diretoria, propondo novas atividades, desenvolvendo projetos de integrao entre as reas e
estudando suas requisies.
Neste projeto de reduo de estoques, a rea de Planejamento Industrial ficou
inicialmente responsvel pela gerao de relatrios agregados, que indicassem para a
diretoria qual o montante financeiro em estoque de cada uma das gerncias subordinadas.
Com este relatrio em mos, possvel verificar o andamento do projeto de reduo de
cada rea envolvida, identificar quais esto cumprindo as metas e assim avaliar os planos
de ao para os perodos seguintes.

23

A base para gerao desta informao um relatrio desenvolvido pela rea de

Controladoria Financeira da empresa. Aps o trmino do ms, so executadas diversas
rotinas contbeis no sistema SAP R/3, como por exemplo, o apontamento da mo-de-obra
aplicada, em homem-hora, o fechamento das ordens de compra e fabricao emitidas no
perodo, as entradas de materiais na empresa e a sada dos produtos para os clientes no
perodo.
A contabilizao do material em estoque uma das atividades realizadas neste
perodo. Ao final das execues de todas as atividades necessrias, gerado um relatrio
contendo todos os materiais em estoque, o valor financeiro individual, o planejador
responsvel pelo item dentre outras informaes. Estes dados podem ser agrupados pelas
reas responsveis pela administrao do item e assim indicar o montante em estoque de
cada rea.
Da forma como o processo foi delineado, porm, necessrio que todas as rotinas
da rea de contabilidade de fechamento de inventrio sejam terminadas para que o relatrio
gerencial possa ser gerado. Assim, este s concludo e repassado no oitavo ou nono dia
do ms, referenciado ao ltimo dia do ms anterior.

Figura 1: Tempo para Consolidao do Relatrio de Fechamento

Como utilizado um sistema ERP, o SAP R/3, que compreende todos os dados de
planejamento da empresa, foi requisitado que se desenvolvesse um relatrio que
contemplasse uma viso prvia do fechamento mensal, j para o incio do ms,
contabilizando as quantidades em estoques somente para os materiais comprados, e os
custos unitrios de cada um destes itens, cadastrados na plataforma integrada.
A gerao desta viso prvia remete a grandes dificuldades computacionais
implcitas. Em primeiro lugar, necessrio identificar as ferramentas que o sistema dispe
para obteno de todos os dados necessrios. Como no existe nenhum relatrio padro

24

capaz de fornecer a informao desejada, ser desenvolvido um processo, combinando os

relatrios existentes, para cumprir com as exigncias estabelecidas. Pelo fato de ser gerado
um relatrio que contm todos os itens administrados pela diretoria, a quantidade total de
dados analisados muito grande, dificultando o trabalho do analista.
O SAP R/3 um aplicativo que agrega os dados da empresa em uma base nica.
So disponibilizadas no SAP R/3 diversas ferramentas chamadas transaes, que
consistem em mdulos utilizados para consultar ou modificar os dados cadastrados no
sistema, emitir documentos, extrair relatrios, acessar roteiros de trabalho dentre outras
utilidades.
Muitas das transaes disponveis no sistema consistem em mdulos de consulta a
base de dados cadastrada no sistema da empresa. Desta forma, caso se deseje consultar
qual a quantidade em estoque de um determinado item, necessrio inserir o cdigo do
item e as plantas desejadas na transao apropriada. O sistema consulta a base de dados em
tempo real e fornece informao requisitada.
Este tipo de consulta bastante til no nvel operacional. Caso a engenharia deseje
alterar um determinado part number no produto, por exemplo, a quantidade disponvel do
item, informada pelo sistema um dado importante para definio de quantas unidades de
produto podem ser produzidas antes da implementao de tal mudana na linha de
produo.
No presente trabalho, o problema reside na dificuldade de obteno de relatrios
gerenciais acerca do inventrio da empresa. Portanto, ser analisada uma forma de gerar
este relatrio, procurando utilizar o sistema SAP R/3 de forma gil e acurada.
1.3 Objetivo do Trabalho
O objetivo principal deste trabalho estabelecer um procedimento para gerao de
um relatrio sobre a posio pontual dos estoques de manufatura da empresa, utilizando os
dados extrados do sistema SAP R/3.
Aps a definio deste processo para gerao do relatrio, ser necessrio valid-lo,
comparando seus resultados com os obtidos mensalmente pelo fechamento financeiro. O

25

valor do custo unitrio dos materiais comprados em um determinado perodo, por exemplo,
consolidado aps o fechamento do inventrio mensal, contabilizando todas as entradas de
materiais do perodo. Por se tratar de uma prvia agregada, porm, o foco se medir qual
rea est cumprindo seu plano de reduo de estoques, de forma que pequenas
discrepncias no afetam a validade do relatrio.
O objetivo final apresentar os passos a seguir para a gerao de futuros relatrios,
ou seja, avaliar como este pode ser melhorado, considerando questes como a acurcia dos
valores levantados, o processamento computacional exigido e o tempo total para gerao
da informao, por exemplo. Para isto, ser estudada a viabilidade de processos
alternativos para gerao do relatrio em perodos futuros.
1.4 Relevncia do Trabalho
No que toca a formao acadmica do autor, dois aspectos de fundamental
importncia so tratados. Em primeiro lugar por possibilitar uma integrao do autor junto
aos sistemas ERP, fenmeno recente iniciado na dcada de 90. Tais sistemas vm
adquirindo importncia cada vez maior e com um nmero cada vez maior de implantaes.
A oportunidade de se trabalhar e estudar o SAP R/3, que o lder deste mercado de
softwares, conhecer suas funcionalidades e suas limitaes tambm outro ponto de
grande relevncia.
Em segundo lugar, por proporcionar uma oportunidade de estudar o assunto de
estoques, que ocorre em todas as organizaes industriais. O estudo das questes principais
envolvidas e a participao no projeto existente na empresa so uma ferramenta importante
para o futuro profissional do aluno.
Profissionalmente, a realizao deste trabalho importante por proporcionar ao
autor uma grande integrao dentro da empresa, permitindo o conhecimento de diversos
departamentos, pois so abordados assuntos de diversas reas, como a Controladoria
Financeira, a Tecnologia da Informao, Logstica, Suprimentos e Planejamento.
Para a empresa importante porque ser desenvolvido um mecanismo capaz de
permitir a obteno de uma viso geral dos estoques, de forma mais veloz, com dados

26

acurados e sobrecarregando o sistema da menor forma possvel, reduzindo o impacto sobre

as reas de produo e engenharia, que possuem maior necessidade por um sistema gil de
processamento de dados.
1.5 Estrutura do Trabalho
O trabalho ser apresentado em seis captulos, contando a introduo apresentada.
O segundo captulo consiste em uma reviso bibliogrfica abrangente quanto aos
conceitos envolvidos no projeto. Inicialmente, aborda-se a gesto de estoques, envolvendo
suas questes principais: porque surgem, suas implicaes, nveis de servio, as
dificuldades nos processos dentre outras.
A seguir sero abordadas questes relativas ao uso de sistemas ERP, suas vantagens
e desvantagens de aplicao, as premissas necessrias para garantir seu bom
funcionamento, e as dificuldades de operao, desde a implantao ao uso.
Finalmente ser feito um breve resumo sobre o software SAP R/3, que, por ser o
aplicativo lder seu mercado, possui estudos documentados em bibliografias sobre suas
principais caractersticas. Desta forma, possvel se levantar tanto as qualidades deste
aplicativo quanto suas desvantagens particulares, aproximando a bibliografia sobre ERP
realidade encontrada na organizao.
No terceiro captulo, inicia-se a resoluo do problema formulado, apresentando os
requisitos para gerao do relatrio exigido. Primeiramente sero descritas informaes
relevantes sobre a empresa, para facilitar a compreenso das variveis envolvidas e das
dificuldades especficas deste trabalho. Em seqncia, sero definidos os dados necessrios
para a contemplao do relatrio, apresentando as informaes que devero ser levantadas
e os critrios de mensurao.
No quarto captulo ser detalhado o procedimento definido para extrao dos dados
do sistema e gerao do relatrio desejado. Em seqncia, ser discutida a forma como esta
gerao foi executada, e as dificuldades enfrentadas no processo, bem como a acurcia dos
dados levantados.

27

No quinto captulo ser feita uma anlise de como os futuros relatrios podero ser
gerados, com base na anlise da proposta atual, apresentada no quarto captulo, alm de
outras possveis alternativas que sero apresentadas e discutidas. Desta forma, cada
alternativa ser apresentada individualmente, e por fim, sero definidos critrios para
definir a escolha por uma ou outra soluo.
No sexto e ltimo captulo ser apresentada uma concluso do trabalho, quais as
dificuldades encontradas e as lies que sero levadas para a vida profissional iniciada.

2.REVISO BIBLIOGRFICA

30

2 REVISO BIBLIOGRFICA

2.1 Gesto de Estoques

CHASE; JACOBS e AQUILANO (2006) definem estoques como qualquer item ou
recurso usado em uma organizao. CORREA; GIANESI e CAON (2001) definem
estoques como acmulos de recursos materiais entre fases especficas de processos de
transformao.
RUSSELL e TAYLOR (2006) afirmam que o principal objetivo na gesto de
estoques manter o nvel destes altos o suficiente para acompanhar as demandas dos
clientes, mas baixos o bastante para manter a efetividade dos custos.
Os estoques podem ser classificados em diversas categorias diferentes. Em primeiro
lugar, so citados os estoques de produtos acabados, disponveis para compra dos clientes a
qualquer momento. As matrias-primas constituem outro tipo de estoques, sendo os itens
espera de passar por processos de fabricao ou montagem. Existem ainda, os itens
comprados na cadeia de suprimentos e estocados nos depsitos da empresa e o estoque em
trnsito que correspondem aos itens que j saram dos depsitos dos fornecedores, mas
ainda no chegaram ao cliente. O Work-in-Process (WIP), corresponde aos produtos
parcialmente completados, com itens j agregados em sua estrutura. Por ltimo so citados
os estoques de itens que no so agregados ao produto, como ferramentas e equipamentos
utilizados em processos de fabricao, por exemplo. Estes so chamados de Maintenance,
Repair and Operations (MRO).
A demanda por itens em estoque pode ser classificada como dependente ou
independente. Itens de demanda dependente so os componentes ou partes de materiais
utilizados nos processos de produo dos produtos finais. Os itens de demanda
independente so os produtos acabados, cuja demanda proveniente do mercado externo e
no das atividades de produo internas (RUSSELL; TAYLOR , 2006).
HOPP e SPEARMAN (2000) afirmam que os tipos de estoques apresentados
podem surgir por diversos motivos. Para o caso de materiais comprados de fornecedores,
por exemplo, os estoques podem surgir por diversos motivos, como devido a compra de

31

itens em lotes para aproveitamento de economias de escala que reduzam o preo unitrio
deste material. Outros exemplos apresentado para o surgimento de estoques de itens
comprados so a adoo de estoques de segurana para reduo do impacto sobre o
fornecedor em casos de mudanas nos planos de produo e os itens obsoletos, que foram
comprados mas no so mais necessrios devido a mudanas no produto ou demanda.
BALLOU (2006) afirma existir razes tanto a favor quanto contra o surgimento de
estoques. Como razes a favor dos estoques, citada a melhoria do servio ao cliente, pois
aumentada a capacidade de reao instantnea frente a pedidos. Outro ponto favorvel
manuteno de estoques a reduo de custos devido a economias de escala de produo e
transporte. A manuteno de estoques reduz a possibilidade de impactos devido
oscilaes de demanda e fornecimento, servindo como proteo a empresa contra atrasos
no sistema de produo.
Como razes contrrias manuteno de estoques, so citados os custos diretos de
manuteno e armazenagem e o custo de oportunidade decorrente do capital absorvido
pelos estoques, que no contribuem com valor direto empresa, e que poderia ser aplicado
em outro investimento com maior rentabilidade. RUSSELL e TAYLOR (2006) afirmam
que os custos de manuteno em estoque so estimados em at 30% do valor dos itens, nos
Estados Unidos, indicando que a reduo de um volume exagerado de estoques uma
grande oportunidade para redues de custos para as empresas.
Muitas alternativas para a diminuio dos estoques so discutidas na bibliografia
consultada. Diversos autores citam a Classificao ABC, um mtodo de classificao dos
itens de acordo com diferentes critrios, como o valor financeiro em estoque. RUSSELL e
TAYLOR (2006) afirmam que cerca de 5 a 15% dos itens estocados correspondem a 70 a
80% do valor em estoque, correspondendo a Classe A. Os itens de Classe B correspondem
a aproximadamente 30% dos itens estocados e 15% do valor total em estoque, e os 55 a
65% dos itens restantes correspondem Classe C, com cerca de 5 a 15% do valor total em
estoque.
Esta classificao importante, pois muitas vezes milhares de itens distintos so
estocados em uma empresa. A classificao ABC define classes de itens que exigem
diferentes nveis de planejamento e controle, sendo o controle mais rigoroso para os itens

32

de maior valor. Assim, a classe A, que corresponde a poucos itens responsveis por grande
parte do valor total, merece maior ateno gerencial e seus estoques devem ser mantidos
em valores mais precisos e rigorosos do que as outras classes (CORRA; GIANESI;
CAON, 2007).
importante verificar as diferentes vises de estoques existentes em cada nvel de
uma empresa. No nvel operacional, verificado o controle das polticas de cada item
mantido em estoque, fato essencial para sua gesto. A alta administrao utiliza outras
ferramentas, com menor grau de detalhamento para controlar grupos de itens atravs de
indicadores agregados, dentre os quais de destaca o Giro de Estoques, resultado da diviso
das vendas anuais ao custo de estoque pelo investimento mdio em estoque no mesmo
perodo.
Este indicador pode ser especificado para classes de produtos ou para o estoque
inteiro. Especificando o valor do giro de estoques a ser alcanado, torna-se possvel o
controle do investimento que ser aplicado em estoques, a partir do volume de vendas
(BALLOU, 2004).
2.2 Sistemas ERP
O avano das ferramentas de gesto computadorizadas, iniciado na dcada de 1980
com os sistemas MRP e MRP-II, levou criao de necessidade por uma maior integrao
entre os departamentos funcionais das organizaes, conforme apresentado por JACOBS e
WESTON JR.(2007).
Segundo AZEVEDO et al. (2006), esta necessidade levou ao compartilhamento de
informaes da manufatura, contidas no MRP II, junto a outras reas das empresas,
incorporando mdulos adicionais no MRP II. Com estas incorporaes, os sistemas
passaram a abranger no apenas as reas ligadas manufatura, mas a gesto dos recursos
de toda a organizao, recebendo o nome de Enterprise Resource Planning (ERP).
Para HOPP e SPEARMAN (2000), o sucesso dos sistemas ERP pode ser explicado
por trs principais razes. A primeira razo citada o reconhecimento da importncia de
um campo que viria a ser chamado de Gesto da Cadeia de Suprimentos, que estendeu os

33

conceitos de gesto de estoques envolvendo aspectos relacionados distribuio, depsitos

e mltiplas plantas de produo, requisitando uma maior integrao entre os clientes e
fornecedores. A segunda tendncia verificada foi o movimento chamado Business Process
Reengineering (BRP), no qual vrias empresas mostravam desejo de mudar radicalmente
suas estruturas de gesto, no incio dos anos 90. A terceira tendncia foi o grande aumento
nas capacidades de processamento dos pequenos computadores, que puderam viabilizar a
distribuio da informao individual em micro-computadores, em detrimento do
processamento dos antigos MRP em grandes mainframes.
Um fator determinante para o crescimento do uso destes sistemas integrados foi o
problema que ficou conhecido como bug do milnio. No fim da dcada de 90, muitas
empresas adotaram os ERP em substituio aos seus sistemas legados, visando garantir que
o software implementado superasse as dificuldades previstas para a entrada no ano 2000
(JACOBS; WESTON JR, 2006).
Segundo RUSSELL e TAYLOR (2006), embora existam diferenas entre os
aplicativos de diferentes fornecedores, os ERP consistem em quatro mdulos principais
que atuam de forma integrada: Financeiro, Vendas e Marketing, Produo e Gesto de
Materiais e Recursos Humanos.
O mdulo financeiro dos ERP o responsvel por prover dados consistentes para a
gesto eficiente dos recursos, integrando os resultados operacionais aos financeiros. Dentre
a base de dados associada, constam diversas decises envolvendo, por exemplo, controle
de custos, tesouraria e contabilidade financeira.
O mdulo de vendas e marketing est ligado relao com o cliente, alteraes nas
configuraes do produto e processamento de ordens. utilizado, tambm, para avaliar a
disponibilidade de se atender a uma determinada ordem de cliente. Este mdulo
responsvel por integrar a organizao dentro da cadeia de suprimentos, pois aumenta a
viso dos envolvidos, facilitando nas negociaes junto a clientes ou fornecedores.
O mdulo de produo e gesto de materiais a base utilizada para todos os
processos ligados manufatura, como o clculo de necessidades de materiais (MRP), por
exemplo. Alguns dos softwares disponveis so capazes de prover interface com programas

34

CAD (Computer-Aided Design), processar ordens de modificao de engenharia, processar

alteraes na lista tcnica, monitorar processos de fabricao e compras com dados em
tempos reais, e de conter os roteiros de produo por centro de trabalho. Dentro deste
mdulo, pode-se fazer o controle de estoques atualizado online, registrando entradas e
sadas de materiais, transaes de recebimento entre centros e o nvel de estoque de um
determinado material no momento.
J o mdulo de recursos humanos utilizado para a gesto do efetivo contratado
pela empresa. Neste mdulo possvel se planejar as frentes de trabalho, o controle de
programas de treinamento e desenvolvimento realizados por funcionrio, planejamento de
frias, reembolsos em viagens, descries de tarefas e a estrutura organizacional de
momento. ainda neste mdulo que se realiza o controle da folha de pagamento de
salrios, bnus e benefcios alm dos eventuais descontos em folha.
Desta forma, conforme apresentado por RUSSELL e TAYLOR (2006) as empresas
conseguem integrar a contabilidade, vendas, compras, entregas, manufatura, distribuio,
planejamento dentre outras variveis em uma base nica de dados de um software. Isto
permite a sincronizao do fluxo da informao dentro da empresa, aumentando sua
confiabilidade e velocidade de transmisso. Assim, caso haja, por exemplo, uma entrada de
um item em estoque, esta registrada pelo sistema e passa a ser considerada por todos os
mdulos de forma integrada no clculo de necessidades, nos registros de estoques, nas
listas de produtos entregues, na proviso contbil dentre outras variveis envolvidas , sem
que cada departamento envolvido tenha que atualizar seus registros de forma desconexa.
Como os registros so feitos na base nica de dados, a informao disponibilizada e pode
ser acessada em tempo real pelos usurios do sistema. Por englobarem as informaes de
processos de toda a empresa, os sistemas ERP acabam padronizando os processos das reas
distintas, centralizando o controle gerencial, aumentando a eficincia no momento das
tomadas de decises.
Com a informao integrada, facilita-se tambm o relacionamento da organizao
junto aos seus parceiros, clientes e fornecedores. Casos de pedidos de clientes podem ser
analisados com maior velocidade, atravs da consulta do status em que a produo se
encontra, e assim permitir a negociao de modificaes nos produtos e prazos de entrega.

35

No caso de fornecedores, com o nvel de estoques disponibilizado em tempo real, facilitase o processo de emisso de requisies de compras.
Em sistemas integrados, no caso de compras de itens de parceiros, pode-se
compartilhar a informao junto a estes, como o nvel de estoques, por exemplo,
facilitando o processo de reposio nos depsitos. BALLOU (2006) espera um crescimento
no uso de prticas como o Vendor Managed Inventory (VMI), ou estoques controlados
pelos vendedores, nos quais os fornecedores parceiros compartilham eletronicamente os
dados, tendo condies de decidir os momentos de reposio. Estas novas prticas nas
cadeias de suprimentos s se tornaram possveis aps a crescente disseminao de sistemas
capazes de integrar a informao.
Diversas dificuldades so conhecidas na utilizao de um sistema deste porte em
uma empresa. SOUZA (2000) apresenta dificuldades relacionadas ao uso de sistemas deste
porte. discutido o impacto que devido mudana organizacional viabilizada pelo
sistema, a organizao levada a ter de se adaptar a uma viso orientada a processos,
devido interligao em departamentos. Existe ainda a possibilidade da organizao
precisar alterar seus procedimentos internos para se adaptar s funcionalidades dos pacotes
do ERP selecionado. Desta forma, verifica-se que a implementao do sistema exige um
alto comprometimento da direo e dos gerentes usurios, alm do treinamento e
comunicao junto aos usurios.
RUSSELL e TAYLOR (2006) afirmam que em diversas organizaes as
implementaes de ERP consistiram em projetos fora de controle e que ultrapassaram o
oramento estipulado. So citados diversos casos em que o projeto de implementao
atingiu despesas em nveis de centenas de milhes de dlares, e que no necessariamente
foram bem sucedidas.
Para JESUS e OLIVEIRA (2007), as organizaes que adotam estes tipos de
sistemas priorizam a ateno na tecnologia que vai ser implantada na empresa, se
preocupando em menor grau com as modificaes culturais da empresa. Afirma-se que
uma mudana de sistema de informao corporativa afeta aspectos scio-culturais dos
usurios do sistema. Desta forma, freqentemente, as empresas acabam tendo que investir
em treinamento para os usurios, alm da fase de implementao.

36

HOPP e SPEARMAN (2000) apresentam como dificuldades para o sucesso da

implementao de um ERP a incompatibilidade destes com os sistemas j existentes nas
organizaes, implementaes caras e longas, incompatibilidade com as prticas existentes
de gesto, a falta de flexibilidade em pontos de sucesso e o longo perodo para retorno do
investimento.
Apesar das dificuldades apontadas, CORRA; GIANESI e CAON (2001) apontam
que os executivos possuem expectativas altas relativas ao sucesso do aplicativo, tanto
devido s potenciais vantagens proporcionadas por estes softwares, quanto pela imagem
criada pelos fornecedores dos ERP nos processos de venda. Dentre estas expectativas,
espera-se uma boa informao no momento certo, um processo de planejamento mais
transparente e que se deixe de gastar esforos em interfaces de diferentes sistemas de
informao descentralizados.
CHASE; JACOBS e AQUILANO (2006) afirmam que apesar das dificuldades de
implementao, as empresas continuam procurando estes sistemas, devido possibilidade
de se obter uma recompensa substancial, caso seja bem-sucedida.
2.3 SAP R/3
A SAP AG uma empresa fundada em 1972, sediada em Walldorf na Alemanha
que tem como principal produto o seu ERP SAP R/3, lanado em 1992. A SAP a
companhia lder mundial em vendas no mercado de sistemas integrados de gesto, e a
quarta maior vendedora de softwares no mundo.
O SAP R/3 foi desenvolvido para integrar a maior parte das funes de uma grande
empresa, includo os mdulos de manufatura, vendas e finanas, j apresentados na seo
anterior. A configurao do sistema feita atravs de milhares de tabelas, que contm
dados de todas as hierarquias da empresa, incluindo desde estruturas de produto at
descontos em compras.
De acordo com JACOBS e WESTON JR (2006), o fato determinante para o
sucesso do SAP R/3 foi sua construo em uma arquitetura cliente-servidor, que permitiu
que fosse rodado em plataformas UNIX e Windows NT. Segundo BANCROFT; SEIP e

37

SPRENGEL (1998), a arquitetura cliente-servidor consiste em diversos computadores

ligados a um servidor principal, que s se tornou possvel graas ao rpido
desenvolvimento da tecnologia dos computadores e das redes. O SAP R/3 implementado
atravs da arquitetura cliente-servidor de trs camadas, ilustrada na Figura 2.

Figura 2: Arquitetura cliente-servidor de trs camadas, adaptado de BANCROFT; SEIP e SPRENGEL (1998)

Nesta arquitetura, apresentado ao Cliente um programa chamado SAP GUI,

disponvel em seu computador local conectado aos servidores da empresa em rede. Este
programa responsvel por apresentar as funcionalidades do sistema ao usurio, como as
janelas disponveis e os botes a selecionar, por exemplo. No existe processamento de
dados nesta camada, apenas uma interface dos dados para o usurio. O Aplicativo SAP
responsvel pelo processamento lgico dos dados existentes no sistema, sendo o local em
que so armazenados os cdigos do programa, os mdulos do sistema e todas as
manipulaes de dados realizados pelo SAP R/3. O Banco de Dados SAP o servidor que
armazena os dados e alimenta o Aplicativo SAP, em algum sistema de Banco de Dados de
terceiros, como Oracle, por exemplo. Neste servidor no existe manipulao de dados ou
programas voltados a negcio.
Dentre as vantagens do uso deste tipo de arquitetura constam a facilidade no
aumento da capacidade de processamento, atravs da instalao de novos servidores, e a
possibilidade de disponibilizar pontos de acesso ao sistema em mltiplas locaes
(BANCROFT; SEIP; SPRENGEL, 1998).

38

O sistema SAP R/3 utiliza a linguagem de programao ABAP 4 (Advanced

Business Application Programming development workbench, Level 4), que permite que a
organizao usuria programe e adapte as aplicaes de acordo com suas necessidades.
O sistema SAP utiliza campos e tabelas para armazenar os dados de diversas
formas. As principais formas so os chamados Dados Mestres e os Dados Transacionais. A
diferena entre estes que enquanto os Dados Mestres so utilizados para diversas
operaes, os Transacionais so utilizados apenas uma vez. Um exemplo desta afirmao
a emisso de uma ordem de compra a um determinado fornecedor: dados referentes ao
cdigo e nome do fornecedor e descrio dos itens comprados so dados mestres da tabela,
enquanto o nmero da ordem e a quantidade comprada so informaes transacionais,
utilizadas apenas nesta operao.
Os usurios precisam, portanto, manter e atualizar os Dados Mestres durante o dia
de trabalho, sempre que necessrio. A responsabilidade pela manuteno destes dados
alocada aos departamentos ligados, para a definio de quais usurios tero autorizao
para acessar e alterar os dados.
Trabalhar com Dados Mestres pode se tornar uma tarefa rdua, pois funcionrios de
diferentes departamentos podem possuir perspectivas diferentes em relao ao mesmo
dado. Um exemplo deste fato so os Dados Mestres referentes a um documento de compra,
que podem ser relacionados ai Departamento de Compras, como os campos que
identificam o item, o valor pago e o fornecedor, e outros relacionados ao Departamento
Contbil da empresa, como os dados referentes ao mtodo de pagamento e banco em que a
operao ser realizada. Neste caso, a responsabilidade de manuteno e alterao dos
dados dividida entre os departamentos (BANCROFT; SEIP; SPRENGEL, 1998).
Segundo HOPP e SPEARMAN (2000), embora o SAP R/3 seja um sistema
organizado em quatro principais mdulos com um grande nmero de programas de
aplicaes, um mdulo de MRP bastante simples disponibilizado no sistema, definido de
forma semelhante aos antigos sistemas delineados por Orlicky.
CHASE; JACOBS e AQUILANO (2006) afirmam que a SAP mudou a Tecnologia
da Informao no mundo atravs da integrao da informao em uma base nica de dados

39

e dos processos automatizados, ressaltando, contudo, que nem sempre estes objetivos so
atingidos. Consultores da SAP argumentam que os mdulos so elaborados de acordo com
as prticas mais recomendadas para a indstria, e no conforme a organizao usuria atua.
Segundo BANCROFT; SEIP e SPRENGEL (1998), a quantidade de informaes e
dados a serem preenchidos no R/3 muito maior do que a praticada em sistemas legados
utilizados pelas empresas. Ao usurio pode ficar a impresso do sistema ser extremamente
rgido, pois este desenvolvido para impedir a incluso de dados invlidos em
determinados campos. Quanto extrao de relatrios, esta pode ser feita de forma online,
exibindo os resultados da seleo na tela, ou em lotes, agendado para um perodo posterior.
Em ambos os casos, cada relatrio agendado aguarda em fila o momento de sua execuo,
com o tempo de execuo dependendo da complexidade e da quantidade de dados que
sero extrados. Este fato leva muitas empresas a adotar polticas para execuo de
relatrios para perodos de menor carga nos servidores, por exemplo, no perodo noturno.
Dentre os potenciais benefcios e dificuldades relativas implementao dos
sistemas ERP citados na seo 2.2, podem ser apontados alguns caractersticos do SAP
R/3. Para JESUS e OLIVEIRA (2007), dentre os principais benefcios decorrentes deste
sistema so destacados o alto nvel de integrao obtido pela centralizao dos dados; a
modularidade e flexibilidade, que permite que os dados sejam implementados
evolutivamente; o fato de se tratar de um sistema aberto, que assim pode ser parametrizado
e customizado; e o apoio deciso, relativo ao fato do sistema ser capaz de combinar
informaes internas e externas para produzir resultados para a gesto do negcio.
Dentre os pontos negativos, citado o fato de se tratar de um aplicativo de mercado
e que, portanto menos flexvel s necessidades da empresa do que um software
proprietrio produzido internamente. Embora o sistema permita customizaes, estas
envolvem altos custos de trabalho.
Outra dificuldade apontada o fato do R/3 ser um sistema voltado grandes
corporaes, e exigir processos bem definidos em relao ao negcio, no momento da
implementao. Esta implementao, por sua vez, cara, complexa e exigem a contratao
de consultorias especializadas.

40

Segundo CHASE; JACOBS e AQUILANO (2006), a SAP tem como estratgia

construir um conjunto de negcios ao redor dos mdulos estabelecidos, de acordo com as
necessidades do negcio. Dentre estes negcios destaca-se o SCM (Supply Chain
Management), que contm ferramentas ligadas previso e planejamento para auxiliar o
usurio a modelar o futuro. Outra ferramenta disponvel o APO (Advanced Planning and
Optimizer) que consiste ema ferramenta para planejamento e otimizao especfica para a
tarefa analisada pelo usurio.
O SAP R/3 , portanto, uma ferramenta que pode proporcionar grandes vantagens
de operao empresa usuria, embora possam ser apontadas algumas dificuldades
relacionadas ao seu uso. Nos prximos captulos ser analisada uma de suas
funcionalidades, a gerao de relatrios de estoques, apresentando as ferramentas
disponveis no sistema para elaborao do relatrio requisitado e as dificuldades
encontradas na realizao deste processo.

3.INFORMAES RELEVANTES PARA

O RELATRIO

42

3 INFORMAES RELEVANTES PARA O RELATRIO

3.1 Cenrio de Desenvolvimento do Trabalho

Este trabalho foi desenvolvido em uma empresa do setor industrial fabricante de
veculos de transporte, com estratgia de produo BTO, na qual a produo de cada
produto s se inicia aps a confirmao do pedido de um cliente. O prazo de entrega,
negociado com o cliente, inclui o tempo de fila e o tempo de produo propriamente dito.
A empresa em anlise, devido a uma srie de problemas, como eficincia
operacional e dificuldades junto a fornecedores crticos, teve grandes dificuldades para
cumprir os prazos de entregas firmados com os clientes.
Conforme apresentado no primeiro captulo, o autor realizou seu estgio na
gerncia de Planejamento Industrial, subordinada Diretoria de Planejamento e Compras
de Suprimentos, que possui grande importncia dentro deste programa de reduo de
estoques por administrar diversos componentes de alto valor financeiro.
A rea de Planejamento Industrial no realiza processos de compras, mas por estar
subordinada a esta diretoria, ficou inicialmente responsvel por desenvolver o relatrio
agregado, foco deste trabalho, apenas para os itens comprados.
Existem diversas outras reas envolvidas no processo de produo, envolvendo
reas de estamparia, usinagem, subcontrato e montagens, por exemplo. Mas estas esto
subordinadas a outras diretorias, logo no foi requisitada a gerao de relatrios para estas
reas, fato que aumentaria a quantidade de informaes a analisar.
A figura 2 apresenta um organograma resumido da diretoria, para facilitar a
compreenso do ambiente no qual este trabalho foi desenvolvido.

43

Figura 3: Diretoria De Planejamento e Compras de Suprimentos (resumido)

As gerncias focadas em processos de compras so divididas pelo tipo de material

que administram, de forma que existe, por exemplo, uma gerncia de compras de
equipamentos mecnicos e outra de peas estruturais do produto.
Os materiais comprados podem ser divididos em dois grupos principais. O primeiro
corresponde ao grupo de matrias-primas, compradas junto a fornecedores e que aps
chegarem empresa passam por processos de fabricao, como usinagem, por exemplo. O
fluxo ideal de um material deste tipo est representado na Figura 4.

Figura 4: Fluxo de matria-prima na empresa (ideal)

O outro grupo de materiais corresponde aos itens que so incorporados ao produto,

sem passar por processos internos de fabricao. O fluxo ideal destes materiais na empresa
representado na Figura 5.

Figura 5: Fluxo de Materiais comprados na empresa (ideal)

44

O objetivo do relatrio identificar o volume financeiro de estoque de materiais

comprados, nas etapas indicadas nas Figuras 4 e 5 como Estoques Comprados, sendo
esta a participao da Diretoria de Planejamento e Compras de Suprimentos nos processos
de fabricao dos produtos. O estoque em trnsito ser discutido na seo 3.2 do trabalho.
Um ponto importante a se ressaltar o fato de que a empresa atua com mais de uma
planta produtiva no pas, alm de outras no exterior. A diretoria em estudo tem sua base
localizada na unidade sede da empresa, e responsvel pelas compras de suprimentos de
todas as plantas dentro do Brasil, suprindo todas as famlias de produtos.
As operaes de Tecnologia de Informao da empresa tambm so centralizadas
na unidade sede da empresa, embora existam responsveis subordinados nas outras plantas
produtivas. Desta forma, a interface necessria para processamento do sistema ERP, como
ser visto adiante, pode ser feita na mesma unidade, facilitando os contatos e solues de
problemas.
3.2 Informaes a serem Levantadas
O relatrio que est sendo construdo dever contabilizar todo o estoque de
materiais comprados, para depois segreg-los por gerncia. Esta seo do trabalho ser
dedicada a caracterizar todos os dados do sistema necessrios para a consolidao do
relatrio.
Pelos dois fluxos apresentados nas Figuras 4 e 5, pde ser visto que a viso exigida
corresponde a apenas parte do processo total. Isto acaba facilitando o levantamento de
informaes, pois restringe o volume de dados a serem levantados.
Conforme foi apresentado na reviso bibliogrfica, as informaes exibidas para o
cliente no SAP R/3 so armazenadas em de tabelas no banco de dados da empresa, com
campos associados para cada dado registrado. Desta forma, preciso identificar qual o
nome do campo associado, para se quantificar um determinado dado.
O primeiro passo para consolidar o relatrio, definir quais materiais sero
contabilizados. O local que estes itens esto estocados relevante, sendo necessria a
distino entre estoque em trnsito, em plantas no exterior e no Brasil, por exemplo.

45

necessria a definio da quantidade em estoque de cada material em cada local,

alm do seu custo unitrio, para gerar um valor financeiro de inventrio total para a
empresa. Com a identificao de quem o administrador do item e a qual gerncia est
subordinado, so obtidos todos os dados necessrios para a gerao do relatrio.
Questo
Quais materiais sero analisados?
Qual o Valor Financeiro em Estoque de cada material?
Quem administra o material?

Tabela 1: Questes a responder para formulao do relatrio

Portanto, as sees seguintes se destinaro a apresentar quais os dados necessrios

para responder s questes apresentadas na Tabela 1, como esto cadastrados no sistema
SAP R/3 da empresa e quais os parmetros que os caracterizam.
3.2.1 Materiais que devem ser contabilizados
Para a identificao de um item no SAP R/3 da empresa, necessria a definio de
duas informaes: um cdigo que o caracterize no sistema da empresa e o local em que
este item est armazenado.
O Cdigo de Material corresponde a um cdigo numrico remetente a um nico
item, com uma palavra de Descrio, como por exemplo, Parafuso.
A todos os itens da empresa so atribudos cdigos especficos, que so alterados
caso sua concepo seja redefinida. Isto significa que caso um item seja adquirido de um
fornecedor e retrabalhado na empresa, este passar a ser um novo item, com um novo
cdigo.
Para definio do local onde o item est armazenado importante a distino de
trs conceitos diferentes utilizados para o armazenamento de materiais. A planta
corresponde a uma unidade da empresa, uma instalao fsica com suas operaes e
processos. O centro uma planta contbil, de forma que uma planta pode ser dividida
em dois ou mais centros, cada qual com sua contabilidade prpria. Desta forma, para a
movimentao de um item necessria a emisso de notas fiscais, por exemplo. O depsito
um espao fsico do centro em que um material pode ser armazenado.

46

Como o Centro a unidade de referncia contbil utilizada pela empresa, este ser
o campo utilizado para distino de locais de armazenamento no relatrio. Os Dados
Mestres de cada Cdigo de Material so cadastrados no sistema para cada centro, podendo
ter valores diferentes para o mesmo parmetro em cada centro, conforme o exemplo de
relatrio apresentado na Tabela 2.
Cdigo de Material

Descrio

Centro

Tipo de Material

Estoque de Segurana

456321

Parafuso

AAA1

MRP - Comprado

100

456321

Parafuso

BBB2

MRP - Comprado

50

Tabela 2: Exemplo de Parmetros de material em diferentes centros

Neste exemplo possvel identificar que apenas o Cdigo de Material suficiente

para identificao do item Parafuso, mas para caracterizar todos os parmetros do
material necessria a identificao do Centro de anlise. No exemplo apresentado, o item
planejado com valores de estoque de segurana diferentes em centros diferentes. O
Cdigo de Material e o Centro analisado so informaes suficientes para caracterizar um
item.
Como j foi dito, a empresa possui plantas no Brasil e no exterior, sendo que a
Diretoria de Planejamento e Compras de Suprimentos responsvel pelos itens estocados
em todas as unidades do Brasil, para todas as famlias de produtos. Assim, para o relatrio
em questo devero ser considerados todos os Centros do pas, caracterizando um total de
sete centros.
Conforme foi apresentado na reviso bibliogrfica, existem vrios tipos de estoques
presentes nestes centros citados. importante identificar quais destes sero contabilizados
pelo relatrio especificado.
Os materiais que j foram adquiridos junto aos fornecedores e que ainda no
chegaram empresa correspondem ao Estoque em Trnsito. O volume destes itens
responsabilidade e faz parte dos indicadores das gerncias subordinadas Diretoria de
Planejamento e Compras de Suprimentos, porm, como so contabilizados pelos
departamentos de Logstica no sero considerados neste relatrio.
Porm, existe um outro tipo de material em trnsito que deve ser contabilizado no
relatrio apresentado. Este o chamado Estoque em Transferncia, que correspondem ao

47

item que estava em uma planta da empresa e foi requisitado para uso em outra. Como se
trata de um material de um depsito que est sendo transferido para outro, no processo de
consolidao, este material no deve ser contabilizado como estoque em trnsito e deve
constar no relatrio. No ERP da empresa, um item em Estoque em Transferncia de
centros caracterizado pelo seu centro de origem, passando a ser contabilizado no centro
de destino no momento que for registrada sua entrada.
Dentre os itens armazenados nos depsitos da empresa, estes podem ser divididos
em quatro tipos principais. O primeiro o de Utilizao Livre, que so os itens estocados
que esto prontos para uso em qualquer produto. O segundo tipo o material em Controle
de Qualidade, que teve algum defeito e est sendo retrabalhado na empresa. O terceiro tipo
so os Restritos que correspondem a itens que podem ser usados, mas j tem definido o
nmero-de-srie do produto em que sero montados. O quarto so os materiais
Bloqueados, que esto em anlise para serem liberados para o uso.
Todo o material que j saiu do depsito para a linha de produo ou montagem
passa a ser considerado como WIP, no sendo mais de responsabilidade da Diretoria de
Gesto de Suprimentos, sendo, portanto, excludo da anlise.
O ltimo tipo de material em estoques corresponde aos itens que no so agregados
ao produto, MRO. Como estes materiais no constam na gesto da Diretoria de
Suprimentos, no sero considerados no relatrio.
Em resumo, a Tabela 3 mostra todos os tipos de estoques cadastrados no sistema e
quais devem ser includos na anlise:
Estoque

Considerado no Relatrio?

Em Trnsito

No

Utilizao Livre

Sim

Transferncia entre Plantas

Sim

Controle de Qualidade

Sim

Restrito

Sim

Bloqueado

Sim

WIP

No

MRO

No

Tabela 3: Tipos de Estoque no Relatrio

48

3.2.2 Valor em estoque do item

No sistema da empresa, cada entrada e sada de um material de um centro ou
depsito so registrados pela rea que administra o item, atravs de documentos
cadastrados no SAP R/3. Desta forma, caso um material comprado seja retirado do estoque
e enviado para a montagem do produto, cadastrada uma ordem de produo
caracterizando esta transferncia, contendo a quantidade de material que ser retirada.
Assim, quando a ordem for liberada, o sistema confirma a transferncia, registra a sada
especificada e atualiza a contagem de itens no estoque automaticamente.
O documento que registra a entrada ou sada de um material indica todas as
informaes necessrias para a atualizao das informaes, contendo o depsito de
origem e de destino, garantindo a manuteno da acurcia dos dados.
Assim, a cada movimentao documentada no sistema, a quantidade de um item
modificada no respectivo tipo de estoque requisitado pela ordem. Portanto, possvel
extrair do sistema, a quantidade total em estoque do material em um determinado centro.
necessrio ainda obter o valor unitrio do item para cada centro, visando caracterizar o
valor financeiro do material em estoque.
O clculo do valor unitrio realizado pelo departamento de Controladoria e
Contabilidade da empresa, cadastrando a informao no sistema com base nas ordens de
compra e de sada associada ao item no perodo. Cada item comprado pela empresa possui
um valor unitrio associado ao documento de compra pelo qual foi adquirido.
Existe um campo do sistema chamado Custo Interno do Perodo no qual
calculado um valor unitrio para cada cdigo de material em cada centro, com base na
mdia dos valores unitrios destes itens estocados no perodo, indicando o valor unitrio do
item em estoque para o ms corrente. Logo, com a associao desta varivel quantidade
em estoque no perodo, possvel calcular o atual valor financeiro em estoque para cada
cdigo de material, para cada centro.
A Figura 6 facilitar a compreenso deste processo, atravs de um exemplo
simplificado que ilustra todas as operaes realizadas em um perodo mensal para um
determinado item.

49

Figura 6: Etapas para clculo do Custo Interno do Perodo

Pode ser visto que o Custo Interno do Perodo calculado em trs etapas. A
primeira corresponde a contabilizao do estoque do ms anterior, atravs da multiplicao
do custo interno do perodo do ms anterior pela quantidade em estoque no dia do
fechamento. A segunda etapa corresponde somatria de todas as entradas do item no
perodo, neste exemplo, expressas apenas em termos de Ordens de Compras (outro
exemplo, poderia ser item proveniente de outro centro, mas esta hiptese no ser
considerada, para simplificao dos conceitos). A terceira parte corresponde somatria
das sadas de material do estoque, expressas no exemplo em Ordens de Produo, ou seja,
itens que estavam em estoque e foram enviados para a montagem no produto. A forma
como os itens so retirados do estoque, First in, First Out (FIFO) ou Last in, Last Out
(LIFO) por exemplo, determinada pelas reas de Contabilidade e Logstica, no sendo
relevante para este estudo.

50

Portanto, para cada centro, Custo Interno do Perodo do item calculado da

seguinte forma:
CIPI ,M 1,C * EI ,M 1,C + VEI ,M ,C VS I ,M ,C
CIPI ,M ,C =

EI ,M 1,C + QEI ,M ,C QS I ,M ,C

, no qual:

- CIP o Custo Interno do Perodo do Item;

- I o item;
- M o ms de referncia;
- C o Centro considerado;
- E a quantidade em estoque;
- VE o valor de entrada do perodo no centro;
- VS o valor de sada do perodo no centro;
- QE a quantidade de entrada no centro;
- QS a quantidade de sada no centro.
Neste trabalho, o foco criar uma viso de planejamento, de modo que ser
considerado como custo unitrio de um item em um determinado centro o valor unitrio do
ltimo ms de fechamento de referncia.
Um dado importante para a contabilizao do material a unidade de medida que
este est cadastrado. Muitos itens, como cabos ou tecidos, por exemplo, so comprados em
unidades de comprimento ou rea, enquanto outros so comprados por unidade.
No cadastro do sistema ERP, a unidade de medida associada ao Cdigo de Material
apresentada em seqncia ao campo que identifica a quantidade em estoque. Para o valor
do custo unitrio do perodo utilizada a mesma unidade de medida da quantidade,
seguindo o mtodo de clculo apresentado na Figura 6.
Porm, para alguns itens de baixo valor comprados em grandes lotes, o custo
unitrio pode atingir valores muito prximos de zero. Itens adquiridos em lotes de 1000
unidades a um valor inferior a US$ 10,00, como arruelas por exemplo, seguindo a lgica
apresentada teriam um valor para o Custo Interno do Perodo inferior a US$ 0,01, no
sendo reconhecido pelo usurio, em consulta ao sistema.

51

A soluo adotada na empresa foi a multiplicao do valor unitrio por uma

constante igual a 1000, para os itens que se enquadrem nestas situaes. Assim, o Custo
Interno do Perodo apresentado assume um valor superior a zero, e o valor da constante
explicitado em um campo denominado Unidade de Preo. importante ressaltar que a
multiplicao do valor por esta constante no altera as grandezas envolvidas e sero teis
para a extrao dos dados, conforme ser mostrado nas sees seguintes. Assim, um item
apresentado da seguinte forma pelo sistema:

1500

Unidade de
Medida
CM2

Valor da
Compra
199,70

20

Unidade

7,56

Material

Centro

Quantidade

123456

AAA1

65485

AAA1

USD

Custo Interno
do Perodo
133,13

Unidade
de Preo
1000

USD

0,38

Moeda

Tabela 4: Exemplo de viso do valor unitrio de um item em relatrio do SAP R/3

3.2.3 Responsabilidade pelo controle do item

Conforme foi explicado anteriormente, a caracterizao completa de um item no
sistema feita atravs da atribuio do cdigo do material e do centro em anlise. Todo
item possui, para cada centro, diversos dados que deve ser acompanhado por algum
responsvel. Na empresa, atividades como manuteno ou reviso de parmetros de
planejamento de MRP, emisso de ordens de compra, verificao da quantidade em
estoque no centro e acompanhamento de pedido do item junto ao fornecedor so atribudas
ao Planejador do Item.
O Planejador do item caracterizado por um cdigo de trs dgitos no sistema
ERP. Para cada centro, um Cdigo de Material possui apenas um cdigo de Planejador do
Item associado. O primeiro dgito deste cdigo de planejador refere-se a um determinado
grupo especfico de planejadores associados a uma tecnologia ou gerncia. Por exemplo,
rea de planejamento e controle da Estamparia associado o primeiro dgito J, tendo
todos os planejadores iniciados por este caractere. O primeiro dgito, que caracteriza o
grupo de planejadores denominado PCP, e os outros dois dgitos so atribudos
aleatoriamente entre os integrantes do grupo.
Esta estrutura utilizada no cdigo do planejador importante porque facilita a
identificao do responsvel pelo item assim que este consultado no sistema. Por
exemplo, ao se consultar um item em um centro, e for observado que o planejador

52

associado o J43, facilmente identificado que se trata de um item da Estamparia. Com

exceo dos itens comprados, um gerente responsvel integralmente por um ou mais
PCP.
Para todos os itens comprados so atribudos dois grupos de PCP, o C, referente a
Comprados, e o P de Parceiros, divididos entre diversas gerncias de Planejamento e
Compras. Antigamente, existiam apenas duas gerncias de compras de suprimentos na
empresa, sendo uma para itens comprados de diversos fornecedores, como matriasprimas, por exemplo, e outras para itens de parceiros da empresa.
Com o crescimento da empresa e as reestruturaes organizacionais ocorridas, as
gerncias de compras foram divididas, mas no foram criados novos campos de PCP.
Desta forma, no possvel distinguir a qual gerncia um planejador de item comprado
est subordinado apenas pela anlise do pelo cdigo de PCP.
Cada gerncia de compras de itens segue uma estrutura bsica, semelhante
apresentada na Figura 7.

Figura 7: Estrutura bsica de uma gerncia de Planejamento e Compras

Conforme apresentado, cada gerncia definida pelo tipo de material que compra,
de forma que existe uma gerncia e planejamento e compras de matrias-primas e de
equipamentos mecnicos, por exemplo.
Cada gerncia responsvel por um grande nmero de materiais, da ordem de
dezenas de milhares de Cdigos de Materiais. O Supervisor responsvel pela anlise dos

53

contratos com fornecedores, atuando em uma linha intermediria entre o gerente e o

planejador. Algumas gerncias possuem mais de um supervisor de forma a limitar a
quantidade de fornecedores sob sua superviso, nos casos de itens mais crticos. No nvel
operacional encontra-se a figura do planejador do item, j descrita anteriormente.
Existe um encadeamento definido entre o cdigo de Planejador do item e seu
supervisor e gerente. Cada planejador cadastrado no sistema administra itens sob
responsabilidade de um nico supervisor, e por conseqncia, de um nico gerente.
A associao entre planejador e supervisor e gerente, contudo, no est cadastrada
em nenhum campo de planejamento do SAP R/3 da empresa, pois no foi requisito no
momento da implementao. Na etapa de implementao, foi considerado que a
informao do PCP era suficiente para caracterizar o responsvel pelo item.
Cada gerncia mantm controle dos planejadores subordinados em suas operaes,
criando novos cdigos de planejadores se necessrio, de acordo com suas necessidades.
Eventualmente, um item pode ter seu cdigo de planejador alterado, sendo que poucos
planejadores por gerncia possuem acesso a este tipo de mudana no sistema, para manter
o controle sobre estes dados.
A rea de Planejamento Industrial, por centralizar a gerao do relatrio gerencial,
mantm um arquivo associando cada planejador a um supervisor e gerente, para cada
centro considerado. Isto exige o envolvimento de todas as reas para atualizao dos dados
e manuteno da acurcia das informaes.
Portanto, com a informao de quem o Planejador de um determinado Cdigo de
Material em um Centro, possvel associ-lo diretamente a um gerente. Com a
Quantidade em Estoque do Item e o seu Custo Interno do Perodo, possvel identificar
qual o montante financeiro relativo a cada item, caracterizando todas as variveis
necessrias para a posterior gerao do relatrio.
3.3 Relatrios Disponveis
Tendo conhecido todos os campos necessrios para consolidao da informao, a
prxima etapa corresponde pesquisa de quais as melhores ferramentas existentes no SAP

54

R/3 que garantem que as extraes dos dados necessrios sejam realizadas de forma rpida
e acuradas.
Como j foi dito anteriormente, diversas transaes so disponibilizadas no SAP
R/3, e fornecem vises diferentes sobre os dados da empresa. Para as transaes que
permitem consulta a dados da empresa, so definidos Campos de Seleo, que sero as
variveis de entrada para extrao do relatrio desejado.
Existem dois tipos principais de transao no sistema da empresa: a standard,
includa no pacote adquirido pela empresa junto a SAP, e a interna, desenvolvida pela
prpria empresa na linguagem ABAP 4.
Um exemplo de consulta a transao chamada MM03, standard, para consulta de
todos os dados de planejamento de um material. Existem dois campos de seleo
disponveis na entrada, o cdigo de material e o centro, inserido pelo usurio, e
apresentada uma interface contendo dados do item, como estoque de segurana, planejador
do item, ponto de reposio, quantidade em estoque, dentre outras informaes.
Os campos de seleo das transaes so configurados de duas formas distintas, a
seleo nica e a seleo em lotes. Na nica, cada campo de entrada pode assumir apenas
um valor por consulta. A consulta MM03, por exemplo, s permite a consulta de um
cdigo de material em um centro por vez.
As selees em lotes ocorrem para as transaes em que um mesmo campo de
entrada pode assumir diversos valores que sero consultados na mesma vez. Toda seleo
em lotes pode ser feita de duas formas distintas. A primeira forma atravs do
estabelecimento de um intervalo entre valores consultados, por exemplo, consultar do
cdigo de material 123443 at o 321425. A segunda forma inserindo todos os cdigos
desejados nos campos disponveis.
Como o relatrio que se deseja realizar contempla todos os materiais das gerncias
de itens comprados, somando um total da ordem de centenas de milhares de itens a
pesquisar, necessria a busca por transaes que forneam todos os campos necessrios
apresentados na seo 3.2, cujo campo de seleo associado permita a consulta em lotes.

55

Analisando as informaes do sistema e consultando analistas de diversos

departamentos e consultores da SAP alocados na empresa, foi possvel identificar trs
transaes no sistema, capazes de fornecer as informaes necessrias, em lotes. Cada uma
destas ser analisada individualmente a seguir.
3.3.1 MB52 Consulta quantidade em Estoque
A transao MB52 Consulta Quantidades em estoque uma transao do tipo
standard que permite uma seleo de entrada de Cdigos de Materiais e Centros em lotes
e gera um relatrio que contm todos os itens armazenados nos depsitos da empresa, ou
seja, os materiais com pelo menos uma unidade em estoque. A quantidade em estoque
apresentada no relatrio de forma segregada para os estoques de Utilizao Livre, Em
transferncia, Em controle de Qualidade, Restrito e Bloqueado, identificados na Tabela 3.
Duas dificuldades esto associadas ao uso desta transao. O primeiro o fato de
no existir nenhum campo de entrada que diferencie os cdigos de materiais de itens
comprados dos no-comprados. Desta forma, caso exista uma lista de cdigos a pesquisar
por intervalo de seleo, esta consulta no capaz de filtrar apenas os itens comprados,
que facilitaria o trabalho do analista.
Outro fato que dificulta o uso desta transao o fato de no haver associao do
Cdigo de Material em estoque e seu respectivo Planejador do Item, nem como varivel
de entrada na consulta, tampouco como varivel de sada do relatrio. Como entrada, este
campo poderia viabilizar a quantidade de materiais analisados, pois seriam analisados
apenas os itens dos planejadores cujos cdigos comeassem com a letra C ou P.
Caso o cdigo de Planejador fosse expresso como campo de sada no relatrio da
transao, seria possvel identificar quem o responsvel pelo controle do item
imediatamente, atravs da associao do cdigo de planejador junto ao seu gerente e
supervisor.
Nesta transao, porm, existe um campo capaz de reduzir a abrangncia dos itens
pesquisados pelo sistema, chamado Grupo de Mercadorias, um cdigo de entrada que
possui trs dgitos. O primeiro destes dgitos, que ser considerado na anlise, distingue um

56

item utilizado para manufatura de outro MRO, sendo todos os itens de manufatura
codificados com a letra A. Existem regras para definir os outros dois dgitos, porm estas
no so capazes de distinguir um item comprado de um no comprado, e portanto, no
sero apresentados neste trabalho.
Portanto, a consulta MB52 capaz de gerar um relatrio que indica a quantidade
em estoque para todos itens em todos os centros da empresa em uma nica consulta, e
segregar por tipo de estoque. A Figura 8 apresenta um exemplo de uso desta consulta, tanto
em relao s suas variveis de entrada quanto de sada.

Figura 8: Exemplo de Consulta para transao MB52

possvel identificar no exemplo que a transao fornece dados referentes a

quantidade em estoque para cada depsito dos centros pesquisados. Apesar de no ter sido
requisitado este nvel de detalhe, a transao exprime o resultado desta forma para indicar
que existem depsitos especiais, utilizados apenas para itens em controle de qualidade ou
para indicar um estoque em transferncia, por exemplo.
Os futuros passos sero dados a fim de extrair o cdigo do planejador associado ao
item e seu custo unitrio, para valorizao do estoque.
3.3.2 Transao T1 Dados de Planejamento de Materiais
Para encontrar qual o Planejador do Item pesquisado para os materiais na consulta
MB52 necessrio utilizar uma transao que possua o Cdigo de Material e o Centro,
como variveis de entrada com seleo em lotes, e gere um relatrio indicando o
planejador associado.

57

A escolha para gerao deste relatrio a utilizao de uma transao que ser
chamada neste trabalho de T1 Dados de Planejamento de Materiais. Esta transao foi
desenvolvida internamente na empresa, implementada no sistema para gerao em lotes de
relatrios capazes de indicar os diversos parmetros de planejamento em uma nica
consulta, como por exemplo, o lead time de fornecimento do item em um centro, o estoque
de segurana adotado para os itens, e inclusive o planejador do item no centro.
Assim, possvel consultar os Cdigos de Materiais extrados do relatrio gerado
pela transao MB52 e assim obter seus planejadores, conforme o exemplo apresentado na
Figura 9.

Figura 9: Exemplo de Consulta para a transao T1

Com a extrao do relatrio desta transao, a ltima informao do sistema que

precisa ser levantada o Custo Interno do Perodo, para valorizar o estoque de cada item.
Com a associao do cdigo de planejador ao item, possvel filtrar quais destes so
comprados, consultando apenas os itens cujos planejadores comecem com o dgito C ou
P. Desta forma, a quantidade de itens a pesquisar na prxima transao reduzida, fato
que ir facilitar o trabalho e diminuir o tempo de processamento computacional.
3.3.3 S_P99_41000062 Preos e valor de estoque
A ltima informao a ser levantada para possibilitar a gerao do relatrio a
extrao do custo unitrio do item em cada centro. Para esta tarefa, necessrio o uso de
uma consulta que permita entrada em lotes de Cdigos de Materiais e fornea o valor do
respectivo campo Custo Interno do Perodo como varivel de sada.

58

Uma transao que satisfaz esta exigncia a chamada S_P99_41000062 Preos

e Valores de Estoque, utilizada principalmente pelos departamentos financeiros da
empresa. Trata-se de uma transao do tipo standard, que permite a entrada em lotes para
Cdigo de Material, porm apenas uma entrada simples para o campo Centro. Assim, cada
centro dever ser consultado separadamente, sendo necessria a gerao de no mnimo sete
relatrios para o levantamento completo dos dados necessrios.
Existem outros campos de entrada nesta consulta que devem ser analisados, antes
da extrao do relatrio. Dois importantes campos de entrada para a seleo so o Perodo
e o Exerccio, que correspondem respectivamente ao ms e ano que sero utilizados como
referncia. Estas informaes so importantes, pois conforme apresentado na seo 3.2.2, o
Custo Interno do Perodo calculado para cada ms, sendo recomendado o uso do valor
mais atual possvel, para aumentar a preciso da informao.
Outro campo importante a Moeda que ser utilizada para expresso dos valores
financeiros nos relatrios da transao. Os valores de custo interno do perodo so
cadastrados no sistema com valores em Reais e Dlares, utilizando taxas de converso
definidas pelos departamentos financeiros. Neste trabalho, utilizada a moeda norteamericana como referncia, devido ao grande nmero de componentes importados pela
empresa. Na Figura 10 apresentado um exemplo de consulta para a transao
S_P99_41000062.

Figura 10: Exemplo de Consulta para a transao S_P99_41000062

O relatrio produzido contm campos que merecem anlises mais aprofundadas. A

primeira questo observada a existncia do Custo Padro, como valor unitrio do
material, alm do Custo Interno do Perodo. Para cada material cadastrado no sistema

59

registrado um valor padro para ser utilizado como referncia de custo. Este valor no
atualizado de forma semelhante ao Custo Interno do Perodo, podendo conter
discrepncias significativas entre os valores com o passar dos perodos.
Para os meses que j tiveram seu fechamento realizado pelos departamentos
contbeis, o custo interno do perodo assumido como o valor para clculo do inventrio
do item no ms, corrigindo as discrepncias. Porm, para os meses que no tiveram o
fechamento contbil efetuado, a coluna Valor em Estoque calculada com base no custo
padro, e o custo interno do perodo igualado ao valor do ltimo ms de fechamento.
Para os itens comprados, recomendado o uso do Custo Interno do Perodo como
referncia na empresa.
Utilizando o perodo como referncia, a quantidade em estoque somada para cada
item corresponde realmente ao valor atual em estoque, podendo ser utilizado como
referncia, no lugar da MB52. Porm, a passagem por esta transao importante para
restringir a quantidade de itens consultados, pois a S_P99_41000062 carrega muito mais os
servidores da empresa, tornando invivel a consulta direta nesta transao para todos os
itens em cada centro. Outra vantagem do uso da MB52 a segregao dos itens por tipo de
estoque.
Assim, utilizando o ms corrente como referncia na entrada da transao, o Custo
Interno do Perodo associado ao item possui o valor do ltimo fechamento, sendo o mais
atual possvel, e portanto, o mais recomendado para anlise. A coluna Valor em Estoque,
porm, no pode ser considerada para os meses no fechados, pois calculada com base no
Custo Padro do item.
Embora no seja utilizado como referncia para este trabalho, importante verificar
que o campo de sada chamado de Valor em Estoque calculado com o valor do custo
unitrio corrigido pelo campo Unidade de Preo, apresentado na seo 3.2.2.
Como o relatrio ser consolidado em um aplicativo do Pacote Office, ser
necessria a extrao da Unidade de Preo para cada item, de forma a corrigir o valor do
Custo Interno do Perodo em toda a base de dados considerada.

60

Com estas trs transaes apresentadas, todos os dados necessrios para a gerao
do relatrio podem ser extrados. O prximo captulo ser dedicado a apresentar como tais
consultas sero executadas, de forma a satisfazer s exigncias do trabalho; detalhar cada
atividade realizada e apresentar as principais dificuldades envolvidas neste processo.

4.PROCESSO DESENVOLVIDO PARA

GERAO DO RELATRIO

62

4 PROCESSO DESENVOLVIDO PARA GERAO DO RELATRIO

4.1 Mtodo para consolidao dos resultados

A primeira etapa do processo consiste no levantamento de todos os cdigos de
materiais estocados nos centros produtivos considerados. Isto ser realizado atravs da
consulta apresentada no captulo anterior, chamada MB52 Consulta Quantidade em
Estoque.
Esta consulta, conforme j mencionado, permite a extrao em lotes de Cdigos de
Materiais e Centros. Porm, no so conhecidos todos os Cdigos de Materiais
cadastrados no sistema, sendo necessrio execut-la para gerar uma base de dados com
todos os itens estocados na empresa. A quantidade de Cdigos de Materiais que ser
consultada superior a 200.000 distintos, fato que dificulta a tarefa.
Uma alternativa para simplificar esta tarefa seria consultar apenas os cdigos
presentes no relatrio de fechamento de estoques do Departamento de Controladoria do
ms anterior. Porm, esta opo deixaria de contemplar os materiais que possuam estoque
zero em todos os centros no ms anterior, e os materiais novos, cujos cdigos foram
cadastrados no sistema aps o fechamento do ltimo perodo. Deixar de contemplar estes
tipos de materiais afetaria a confiabilidade dos resultados gerados, sendo necessrio
contornar esta dificuldade de alguma forma.
Optou-se por utilizar uma outra abordagem para execuo da consulta MB52,
atravs de intervalos de seleo. O campo Cdigo de Materiais corresponde a um cdigo
com no mximo sete dgitos numricos em sua estrutura. Logo, para garantir que todos os
valores necessrios sejam contemplados, a consulta MB52 ser executada para o intervalo
que compreende desde o material de cdigo 1 ao 9999999. Desta forma, no apenas os
itens comprados sero consultados, mas todos os itens estocados nos depsitos da empresa.
Executar a consulta em um intervalo que compreende todos os itens cadastrados no
sistema pode acarretar erros de execuo da extrao devido sobrecarga do sistema, ou
cancelamento da consulta por analistas do Departamento de Tecnologia da Informao da
empresa. Na empresa, existe uma poltica interna que privilegia rotinas de departamentos

63

com maior urgncia nas operaes do sistema, como por exemplo, alteraes na lista
tcnica do produto pelo departamento de Engenharia e emisses de documentos das reas
de produo.
Sobrecargas de sistema que afetem estas rotinas causam impactos diretos para os
departamentos de produo da empresa. Desta forma, recomendado que consultas longas
como a que este trabalho prope realizar sejam agendadas para perodos de menor
carregamento do sistema, como o noturno.
A ocorrncia de um erro de execuo ou cancelamento acarretaria uma perda
completa de toda a extrao de dados, comprometendo o atendimento aos prazos
estabelecidos para entrega do relatrio. Uma abordagem que reduz este risco a diviso do
intervalo de seleo consultado em diversas extraes, de forma que a ocorrncia de erro
em uma das consultas tenha menor impacto do que no caso de erros de execuo de uma
nica consulta. Logo, subdividiu-se o intervalo de seleo em cinco extraes conforme
apresentado na Tabela 5.
N Extrao

Cdigos de Materiais

De 1 a 2000000

De 2000001 a 4000000

De 4000001 a 6000000

De 6000001 a 8000000

De 8000001 a 9999999

Tabela 5: Intervalos de cdigos de materiais pesquisados em cada extrao MB52

Conforme apresentado no captulo anterior, para restringir a quantidade de itens

pesquisados na seleo, o campo de entrada Grupo de Mercadorias ser limitado aos itens
que iniciem com a letra A, referentes apenas aos estoques de itens agregados ao produto,
excluindo os itens MRO da lista. A consulta MB52 permite a consulta em lotes para o
campo Centro, de forma que todos podem ser consultados simultaneamente.
Os relatrios gerados pelo SAP R/3 podem ser exportados para outros formatos de
arquivo, dentre os quais so mais utilizados os formatos de texto (.txt) e planilha eletrnica
(.xls). A exportao dos dados em planilha eletrnica para manipulao em Microsoft
Excel a mais utilizada, por ser de fcil operao e por ser o aplicativo mais conhecido
pelos funcionrios da empresa. A quantidade de registros gerada pelo relatrio da consulta

64

MB52 da ordem de 250.000 registros, nmero muito superior a capacidade das verses
do Microsoft Excel disponveis na empresa, equivalente a 65.536 linhas de registro.
Desta forma, os relatrios gerados so exportados em formato de texto, que podem
ser convertidos em formatos de tabelas atravs do aplicativo Microsoft Access. Este
aplicativo permite a criao de tabelas com quantidade de registros conforme necessidade
deste trabalho.
As cinco extraes realizadas geram cinco tabelas distintas, que podem ser
facilmente concatenadas em uma nica tabela atravs do Microsoft Access. Esta tabela
resultante ser chamada Tabela MB52.
A prxima etapa do processo identificar qual o planejador responsvel pelo item
para cada centro. Cada supervisor de compras responsvel por um tipo de material ou
fornecedor, de forma que raramente um Cdigo de Material tem seu cdigo de Planejador
alterado, e quando tais alteraes ocorrem, estas so comunicadas aos envolvidos.
Desta forma, para associao do Cdigo de Material e seu respectivo Planejador,
ser utilizado o relatrio produzido pela Controladoria para o ms anterior, gravado em
base Access, para reduzir a quantidade de consultas no sistema, e assim viabilizar a
gerao deste relatrio.
Os itens que possuam estoque igual a zero no fechamento do ms anterior ou os
materiais novos, cadastrados no sistema efetuado aps este perodo, no constam no
relatrio da Controladoria utilizado como base de dados, logo no so encontrados cdigos
de planejadores para estes materiais. Para estes itens ser utilizada a transao T1, de forma
que todos os cdigos de materiais encontrados na Tabela MB52 tenham um planejador
associado. Esta associao ser realizada mediante o uso de uma ferramenta disponvel no
Microsoft Access chamada Consulta que permite, dentre outras funcionalidades,
associaes de tabelas que possuam um mesmo campo como referncia.
Assim, so definidas duas consultas para gerao de duas tabelas. A primeira,
representada na Figura 11, contm todos os cdigos com planejador definido com base no
relatrio do ms anterior. Para os itens que no constavam no relatrio do ltimo ms, a
consulta do Access retorna um valor em branco para o campo Planejador, que dever ser

65

consultado no SAP R/3 via transao T1. A consulta que gera uma lista dos itens que se
enquadram nesta situao est representada na Figura 12.

Figura 11: Cdigos de Materiais da Tabela MB52 com planejador definido

Figura 12: Cdigos de Materiais que sero consultados na consulta T1

Agindo desta forma, o impacto sobre o sistema reduzido e o tempo de execuo

do relatrio agilizado sem que haja perda significativa de acurcia dos dados. Na Figura
11, apresentada uma consulta que cria uma tabela que ser chamada Tabela MB52 com
Planejadores, pois foi criada a restrio negado nulo, ou seja, os cdigos que no
tiveram nenhum planejador associado no ms anterior so filtrados na consulta, e excludo
da lista gerada.
Por outro lado, a Figura 12 apresenta uma consulta que cria uma tabela apenas com
os cdigos de materiais que no constavam no relatrio do ms anterior, atravs da

66

restrio nulo no campo Planejador. A tabela gerada por esta consulta, chamada Tabela
MB52 sem Planejador, contm os cdigos que sero pesquisados na consulta T1 no SAP.
A consulta T1 executada ento, gerando um novo relatrio, contendo os
planejadores dos materiais restantes. Este relatrio exportado para o Microsoft Access,
criando uma tabela chamada Tabela T1, que ser associada Tabela MB52 sem Planejador
conforme apresentado na Figura 13.

Figura 13: Associao dos itens sem planejador e a consulta T1

Concatenando as tabelas geradas pelas consultas apresentadas nas Figuras 11 e 13,

gerada uma base de dados que contm todos os materiais estocados na empresa, extrados
da consulta MB52 com o planejador associado. A tabela criada ser denominada Tabela
Cdigos de Materiais com Planejador Associado.
Conforme afirmado anteriormente, o vnculo entre o planejador e o gerente e
supervisor no est cadastrado no sistema. A rea de Planejamento Industrial controla uma
planilha eletrnica que contm as associaes possveis de planejadores e o seu respectivo
gerente e supervisor. Esta planilha pode ser importada em formato de tabela no Access,
com o nome Tabela de Responsveis.
Associando a Tabela Cdigos de Materiais com Planejador Associado e a Tabela
de Responsveis todos os materiais comprados tero o respectivo Gerente e Supervisor
listado, conforme apresentado na Figura 14. Para limitar a abrangncia dos itens
consultados, apenas para os comprados, ser utilizado o filtro Como C* ou Como P*,

67

no campo Planejador, de forma que sejam apresentados apenas os itens cujos cdigos de
planejadores iniciem com estas letras.

Figura 14: Associao entre planejadores e responsveis para itens comprados

A tabela gerada por esta associao ser chamada Tabela Materiais Comprados
com Responsveis, e ser consultada na S_P99_41000062 no SAP R/3 para definio do
valor unitrio de cada material em estoque.
Esta consulta pode ser executada com seleo em lotes para cdigos de materiais,
porm permitida apenas uma seleo individual para o campo Centro. necessrio
dividir a Tabela Materiais Comprados com Responsveis para cada um dos sete centros
considerados para a realizao das extraes necessrias. Esta diviso simples de ser
realizada e no ser demonstrada neste trabalho.
Portanto, a consulta S_P99_41000062 ser executada em lotes, com a insero de
todos os cdigos de materiais para cada centro, copiando os registros listados no Access e
colando-os no campo de consulta no SAP R/3. Para todas as consultas em lotes por
insero estabelecido um limite de 5.000 cdigos distintos por consulta, caso contrrio a
consulta interrompida. Isto exige que todos os arquivos que sero consultados sejam
divididos para serem pesquisados na S_P99_41000062. Esta diviso ser realizada em
Microsoft Excel, por ser mais fcil de operar as tarefas de copiar e colar registros do que o
Microsoft Access.
A dificuldade decorrida nesta limitao de cdigos por pesquisa, o seguinte
exemplo pode ser apresentado: o centro que agrega a maior parte dos materiais possui
50.000 Cdigos de Materiais distintos a serem pesquisados. Desta forma, so necessrias
no mnimo dez consultas no SAP R/3 para obteno de todos os dados requisitados.

68

A consulta S_P99_41000062 processa uma quantidade maior de informaes em

relao MB52, exigindo mais do sistema. Todas as extraes, portanto, so programadas
para o perodo noturno, para reduzir o impacto sobre o processamento da rede.
Todas as extraes realizadas na S_P99_41000062 geram relatrios com o formato
apresentado na Tabela 6.
Centro AA1

Perodo: 09

Exerccio: 2007

Material

Custo
Padro

Custo Interno
do Perodo

Unidade
de Preo

Moeda

Unidade
de Medida

Quantidade em
Estoque

Valor em
Estoque

123456

138,65

133,13

1000

USD

CM2

1500

2079,75

Tabela 6: Campos do relatrio extrado da Consulta S_P99_41000062

No exemplo apresentado, possvel notar que o campo Centro est disponvel

apenas no cabealho do relatrio. Quando estes relatrios so extrados do SAP R/3
interessante que o campo Centro seja incluso nas colunas das tabelas, manualmente, pois
uma informao necessria para as associaes de tabelas que sero realizadas
posteriormente.
Todos os arquivos gerados pela consulta S_P99_41000062 podem ser importados
para o Microsoft Access, e concatenados em forma de uma nica tabela, que ser chamada
Tabela S_P99_41000062. Um exemplo de como um determinado Cdigo de Material
registrado nesta tabela apresentado na Tabela 7.
Material

Centro

Custo Interno do
Perodo

Unidade de
Preo

Quantidade
em Estoque

123456

AAA1

0,13313

1000

1500

Tabela 7: Exemplo de campos da Tabela S_P99_41000062

Esta tabela ser associada Tabela Materiais Comprados com Responsveis, com a
criao de outro campo, chamado de Valor em Estoque, calculado da seguinte forma:
VE I ,M ,C =

- VE o valor em estoque;
- I o item;
- M o ms de referncia;
- C o Centro considerado;

CIPI ,M 1,C * EI ,C
, no qual:
UPI

69

- CIP o Custo Interno do Perodo;

- E a quantidade em estoque;
- UP a unidade de preo do item;

A associao entre a Tabela Materiais Comprados com Responsveis e a Tabela

S_P99_41000062 apresentada na Figura 15.

Figura 15: Associao dos materiais comprados e seu valor em estoque

A consulta apresentada na Figura 15 gera a Tabela Final, que contm todos os itens
estocados nos centros considerados, valorados, e com o gerente e supervisor responsvel
associados. Portanto, atravs de uma ltima consulta, os valores em estoque de todos os
itens so somados e agrupados entre os gerente e supervisores, conforme apresentado na
Figura 16, fornecendo a informao desejada neste trabalho.

70

Figura 16: Consulta para gerao do Relatrio a ser Entregue

Esta consulta consolida o relatrio, gerando a informao requisitada para os itens

comprados. Um resumo de todas as etapas realizadas neste processo apresentado na
Figura 17.

71

Figura 17: Processo para gerao do relatrio

72

As sees posteriores deste trabalho iro apresentar os resultados encontrados na

gerao do relatrio a partir do processo descrito nesta Figura, e discutir as dificuldades
enfrentadas na operao.
4.2 Validade do Processo
Uma forma de verificar a acurcia da informao gerada executar o processo
apresentado na Figura 17 e compar-lo com o relatrio produzido pelo Departamento de
Controladoria. Como ambos relatrios registram uma situao pontual dos estoques no
ms, necessrio que ambos sejam gerados a partir da mesma data de referncia.
O relatrio gerado pela Controladoria corresponde a uma foto do ltimo dia do ms,
a partir da qual so efetuadas as rotinas de fechamento para posterior consolidao.
Portanto, o processo apresentado na Figura 17 deve ser executado neste mesmo perodo.
A Figura 18 apresenta uma forma de programao das extraes que garante o uso
do perodo de fechamento do ms como referncia para o relatrio que est sendo gerado.
Nesta programao apresentada, a maior parte das extraes em lotes est programada para
o perodo da madrugada, com exceo da consulta T1. Como foi utilizado o relatrio do
ms anterior para identificao da maior parte dos planejadores contemplados, a
quantidade de itens a pesquisar reduzida, de forma que no ocorre problema em executla durante o turno principal de trabalho. A Figura 18 apresenta uma programao das
atividades utilizando o ms de setembro como exemplo.

Figura 18: Programao das Extraes no SAP R/3, para o ms de setembro

importante ressaltar que mesmo utilizando a mesma data como referncia,

movimentaes de estoque ocorrem o tempo todo na empresa, de forma que algumas
quantidades em estoque podem apresentar diferenas. O valor do Custo Interno do

73

Perodo, por sua vez, s atualizado aps o fechamento de todas as rotinas contbeis dos
departamentos financeiros, de forma que este trabalho utiliza o valor do fechamento do
ms anterior para o clculo, fato que traz pequenas discrepncias nos valores.
Uma comparao entre os relatrios gerados por este trabalho e o oficial gerado
pela Controladoria pode ser visto na Tabela 8.
Gerente

Margem de Erro encontrado

0,48%

-2,87%

1,24%

-1,92%

Total

-1,85%

Tabela 8: Comparao entre o relatrio prvio e oficial

Nesta Tabela, so apresentadas as margens de erro para as quatro gerncias de

maior valor em estoque, e para toda a diretoria somada. Foi utilizado o primeiro ms em
que o processo definido foi realizado como referncia para os clculos das margens de erro
apresentadas na Tabela 8. Estas margens de erro foram calculadas da seguinte forma:
MEG , M = (1

VOG , M
VPG , M

) * 100% , no qual:

- ME a margem de erro encontrada;

- G o gerente;
- M o ms;
- VO o valor oficial gerado pelo Departamento Financeiro
- VE o valor prvio gerado por este relatrio

Calculando desta forma, os valores negativos de margem de erro indicam que o

valor prvio encontrado foi inferior ao oficial. Os valores encontrados apresentaram
margens de erro consideradas aceitveis, atestando a validade do relatrio gerado. Isto
significa que o processo desenvolvido para extrao dos dados contemplou todos os
materiais exigidos, seguindo os mesmos critrios de contabilizao da Controladoria,
caracterizando uma base vlida para as tomadas de deciso.

74

A validade do processo nesta execuo no significa, porm, que este isento de

falhas. A anlise das dificuldades envolvidas na operao ser o foco da seguinte seo
4.3.
4.3 Dificuldades Encontradas
A definio do processo de gerao de relatrio da forma apresentada na figura 17
produz uma informao acurada, mas de forma pouco eficiente.
A primeira dificuldade identificada corresponde necessidade de uso de trs
consultas do sistema para obteno de um nico relatrio. Pela forma como o relatrio foi
requisitado ao autor deste trabalho fica evidente que no foi previamente implementada no
SAP R/3 desta empresa nenhuma ferramenta capaz de gerar este tipo de informao de
forma mais rpida e simples.
Na primeira das consultas executadas, a MB52, no existe um campo de seleo
direto capaz de restringir a anlise somente aos itens comprados, fato que exige a extrao
de uma base de dados superior necessria, ocupando excessivamente os servidores da
empresa. Um exemplo ilustra este fato: pela forma como o processo foi apresentado, um
cdigo de item comprado contemplado no relatrio pode precisar ser consultado trs vezes
nos bancos de dados da empresa, ao invs de uma nica, que seria o ideal. Assim, o tempo
de processamento computacional torna-se muito elevado.
Para viabilizar a gerao da consulta em tempo hbil, foi proposta a associao do
cdigo de planejador do item baseado no relatrio de fechamento de estoques gerado no
ms anterior. Embora agilize o processo realizado, esta ao implica em duas dificuldades
diretas.
A primeira se refere ao fato de que o relatrio do ms anterior precisa ser
armazenado em alguma pasta de trabalho em computador local, para ser acessado
posteriormente como banco de dados. Como os sistemas ERP surgiram para integrar os
dados da empresa em uma nica base e O SAP R/3 teve grande aceitao de mercado
devido a sua arquitetura cliente-servidor, em que cada usurio precisa de um computador
conectado rede da empresa para acessar a informao do banco de dados, a necessidade

75

de manuteno de dados em computadores locais, acessvel a poucos usurios, no uma

prtica coerente com o valor pago por tais sistemas.
A segunda dificuldade se refere ao fato de que o cdigo de planejador associado ao
item um dado que no foi extrado do sistema no perodo atual. Isto leva a uma
necessidade de comunicao e integrao entre todas as reas envolvidas, para que
eventuais mudanas efetuadas no sistema no perodo sejam contempladas corretamente no
relatrio gerado.
Outro ponto que dificulta as operaes a necessidade de diviso dos arquivos
consultados em diversas partes, durante as consultas de seleo em lotes. As extraes
realizadas na consulta S_P99_41000062, em etapas com 5.000 itens, implicam em diversas
dificuldades operacionais, pois a quantidade total de itens a consultar da ordem de
centenas de milhares de registros distintos, distribudos em sete centros. Isto exige a
programao de mais de 30 consultas no total, e posterior consolidao desta quantidade de
relatrios no arquivo Access.
Este fato leva a um grande desperdcio de tempo em atividades pouco produtivas,
como copiar 5.000 registros de um arquivo Excel, colar no SAP, programar a atividade e
extrair cada relatrio individualmente. A programao das extraes conforme apresentado
na Figura 18, aliada a grande quantidade de trabalho manual para a consolidao dos
resultados resulta em um processo de longa durao. verificada uma dedicao de quase
dois dias completos de trabalho dedicados gerao do relatrio, tempo incompatvel com
o valor pago pelo aplicativo.
Como no existe uma ferramenta que realize as atividades de interface entre o
Office e o SAP, estas atividades repetitivas de preenchimento dos registros no R/3 so
executadas de forma manual, o que cria uma grande possibilidade de ocorrncia de erros
do funcionrio, comprometendo a confiabilidade da informao.

5.PROPOSTAS DE MELHORIA

78

5 PROPOSTAS DE MELHORIA

5.1 Futuros Relatrios

O relatrio desenvolvido no captulo anterior atendeu s expectativas. A
possibilidade de adiantamento do fechamento mensal com uma viso prvia j no primeiro
dia do ms foi apreciada e exigida para os meses subseqentes.
O processo de desenvolvimento do relatrio, contudo, apresenta dificuldades
envolvendo desperdcio de tempo de processamento computacional e humano, alm da
exigncia de manuteno de bancos de dados em Access em computadores locais, para
viabilizar a gerao dos relatrios em tempo hbil.
De fato, o relatrio definido pode ter satisfeito s exigncias quanto aos seus
resultados, mas devido s ineficincias encontradas durante sua gerao, o processo
delineado deve receber correes visando reduo de desperdcios de recursos e explorar
o potencial aumento da acurcia das informaes.
As sees seguintes se destinaro a apresentar possveis alternativas quanto
melhoria do processo de gerao do relatrio. Estas alternativas sero analisadas buscandose a proposio de um plano de melhoria de processos para a empresa. importante
ressaltar que a escolha da empresa independe da seleo feita por este relatrio, que visa
apenas elaborao de um plano de melhoria a ser sugerido.
As alternativas que sero propostas, porm, tambm possuem pontos fracos, que
sero consideradas nas anlises realizadas.
5.2 Alternativas para Gerao do Relatrio
5.2.1 Melhoria do Processo Atual com as Consultas Disponveis no SAP R/3
Uma primeira alternativa vivel para reduo dos desperdcios identificados na
seo 4.3 uma mudana geral nos processos de trabalho da empresa, envolvendo

79

planejadores de cada uma das gerncias contempladas, de modo que cada uma se torne
responsvel pela gerao do seu prprio relatrio.
A proposta que se apresenta nesta seo consiste em delegar as aes de cada
gerncia a um planejador especfico responsvel. Desta forma, cada uma das gerncias
desenvolveria o seu relatrio individual, e a rea de Planejamento Industrial ficaria
responsvel pelo suporte s atividades, estabelecimento dos prazos de entrega e
consolidao dos relatrios individuais.
Os planejadores internos das reas possuem maior acesso a uma base de dados que
contenha todos os Cdigos de Materiais administrados pela gerncia, devido ao maior
contato com os planejadores e compradores locais e por estarem analisando uma
quantidade de dados muito menor do que a proposta no quarto captulo deste trabalho. O
fato de cada planejador analisar uma quantidade reduzida de cdigos de Planejadores
facilita seu trabalho de extrao de dados no sistema.
A consulta T1, apresentada no terceiro captulo deste trabalho, permite a extrao
de todos os Cdigos de Materiais associados a poucos cdigos de Planejadores inseridos
nos campos de entrada em lotes. Como a quantidade de cdigos de Planejadores que so
pesquisados neste novo processo reduzida, esta prtica de realizao vivel.
Desta forma, elimina-se a necessidade de extrao de relatrios atravs da consulta
MB52 e posterior pesquisa pelo cdigo de Planejador do item na consulta T1.
Assim, cada planejador ter uma base de dados contendo todos os Cdigos de
Materiais e os Centros necessrios, podendo partir para a extrao do Custo Interno do
Perodo associado a cada registro, via consulta S_P99_41000062. Como a base de dados
analisada reduzida para a ordem de 10.000 registros por gerncia, a dificuldade
identificada na seo 4.3 relativa ao limite de consulta em lotes de no mximo 5.000
Cdigos de Materiais para cada centro minimizada, facilitando a operao do
responsvel.
Os passos propostos so suficientes para a gerao do relatrio individual para cada
gerncia, restando rea de Planejamento Industrial realizar a tarefa de integrao entre as

80

reas e consolidao dos relatrios individuais em um nico relatrio a ser entregue para a
Diretoria.
O novo processo proposto seria realizado por cada gerncia conforme apresentado
na Figura 19.

Figura 19: Processo a ser realizado por cada gerncia

Os resultados individuais de cada gerncia podem ser consolidados pela rea de

Planejamento Industrial, gerando um relatrio consolidado a ser entregue para a Diretoria.
Esta consolidao pode ser realizada, conforme ilustrado na Figura 20.

81

Figura 20: Consolidao do relatrio final

A gerao do relatrio atravs do processo apresentado na Figura 19 exige que cada

planejador da gerncia extraia uma quantidade de dados do sistema e os consolide em
aplicativos do Pacote Office, para efetuar as correes necessrias, como o Custo Interno
do Perodo frente respectiva Unidade de Preo, por exemplo. Neste caso, o Microsoft
Excel pode ser utilizado, pois a base completa de dados foi reduzida a um volume inferior
ao limite de capacidade deste aplicativo. Para ilustrar a reduo dos desperdcios
proporcionados pelo novo processo, apresenta-se um exemplo de programao das
atividades de gerao do relatrio de forma eficaz na Figura 21, supondo o fechamento do
ms de setembro.

Figura 21: Exemplo de programao das atividades, seguindo o novo processo

Como as atividades executadas por cada planejador so simplificadas, o perodo de

duas horas suficiente para a gerao completa do relatrio individual. A programao
sugerida prope uma rotina de atividades de cerca de duas horas mensais por planejador
para a elaborao do relatrio. A execuo da consulta S_P99_41000062 em perodo
diurno, por conter poucos itens por extrao, no causaria grandes impactos de
processamento para a empresa. A diviso das atividades faz com que cada planejador tenha

82

uma menor quantidade de extraes a realizar e arquivos em Excel para analisar,

diminuindo a possibilidade de ocorrncia de erros de operao existente no processo
definido anteriormente.
O impacto sobre o processamento de informaes na rede da empresa
aperfeioado pelo fato de serem realizadas menos consultas base de dados. A consulta
MB52 executada no processo definido no quarto captulo, por exemplo, gerava uma grande
quantidade de informaes posteriormente desconsideradas, por no constarem no objetivo
do relatrio que so os itens comprados.
Neste novo processo, a acurcia dos dados aumentada pelo fato de serem
utilizadas apenas informaes cadastradas no sistema, eliminando a necessidade de
extrao de dados de relatrios antigos.
Para que o novo processo proposto seja executado, necessrio que as pessoas
envolvidas revejam os conceitos de trabalho. A tarefa antes feita de forma centralizada
passa a ser executada por diversos funcionrios, fato que exige uma grande integrao
entre as reas e pessoas envolvidas. Para a consolidao das informaes, por exemplo,
realizada pela rea de Planejamento Industrial, todos os envolvidos precisam repassar a
informao relativa sua rea, o que exige grande comprometimento com relao ao prazo
de entrega do relatrio.
Para que estes novos conceitos de trabalho sejam implantados, o primeiro passo a
garantia de comprometimento entre a Diretoria e os gerentes. Isto necessrio para que
haja alinhamento quanto s responsabilidades delegadas para cada envolvido, a definio e
cumprimento dos prazos de entrega e a forma como os relatrios de cada gerncia devero
ser entregues.
O novo processamento, embora melhorado, ainda no o ideal, pois so utilizadas
duas consultas para a gerao do mesmo relatrio. Na execuo da consulta
S_P99_41000062 necessria a programao de uma extrao para cada centro analisado,
de forma que cada planejador tenha que programar ao menos sete relatrios e consolid-los
posteriormente via uso do Microsoft Excel.

83

Na prxima alternativa que ser apresentada, ser desenvolvido um mecanismo que

crie a possibilidade do planejador responsvel extrair toda a base de dados necessria
atravs de uma nica consulta no SAP R/3. Atualmente, nenhuma funcionalidade deste
tipo est disponvel no sistema, porm esta situao pode ser contornada com
desenvolvimento de consultas customizadas pela empresa diretamente no sistema SAP
R/3.
5.2.2 Criao de Nova Consulta no SAP R/3
Todos os dados do sistema SAP R/3 so registrados em campos, que por sua vez
so armazenados em tabelas nos servidores da empresa, conforme j apresentado. Estas
tabelas possuem campos co-relacionados no redundantes, de forma que possvel a
associao entre tabelas para combinao das informaes cadastradas. O SAP R/3 uma
ferramenta em linguagem ABAP 4 que possui mdulos voltados para o desenvolvimento
de consultas customizadas pelas empresas usurias, atravs da combinao entre as tabelas
que possuam campos relacionados.
Na prtica, estes mdulos de desenvolvimento realizam associaes semelhantes s
efetuadas em Access neste trabalho, porm de forma direta no sistema, gerando consultas e
relatrios customizados.
Esta segunda alternativa prope a elaborao de uma consulta no sistema SAP R/3,
que permita a extrao de todos os dados necessrios para a gerao do relatrio em uma
nica operao. O incio do desenvolvimento de consultas no sistema caracterizado por
duas etapas: a definio dos campos de seleo que sero apresentados como variveis de
entrada na consulta e dos campos que sero associados como sada nos relatrios gerados.
Os campos de entrada na consulta devem permitir que todas as informaes
necessrias sejam extradas, sem exceder esta quantidade. Analisando todo o processo
proposto no captulo anterior, a consulta a ser criada deve conter os campos de entrada
apresentados na Tabela 9.

84

Campo de Seleo

Tipo de Seleo

Cdigo de Material

Mltipla

Centro

Mltipla

Planejador

Mltipla

Moeda

Dlar / Real

Perodo

nica

Exerccio

nica

Tabela 9: Campos de Entrada necessrios para a consulta desejada

A presena dos campos Cdigo de Material e Centro necessria para

identificao de quais materiais sero contabilizados. O campo Planejador como varivel
de seleo permite que o usurio restrinja o universo de dados a ser levantado de acordo
com sua necessidade, por exemplo, consultando apenas os planejadores que iniciem com o
cdigo C ou P para o caso do levantamento dos dados de todos os itens comprados. Os
campos Moeda, Perodo e o Exerccio so necessrios para a caracterizao do Custo
Interno do Perodo associado ao material, conforme visto anteriormente.
A Tabela 10 sugere um exemplo de relatrio que a nova consulta deve gerar,
contendo todos os campos necessrios para a obteno da informao desejada.
Perodo: 09 Exerccio: 2007
Material

Descrio Centro Planejador

Moeda

Estoque
Total

Unidade
de Preo

Valor

Custo Interno
do Perodo

Valor em
Estoque

654789

Parafuso

BBB1

C65

USD

52

1000

135,54

7,05

52741

Pino

AA1

C65

USD

123

12,32

1515,36

Tabela 10: Exemplo de relatrio que dever ser gerado pela nova consulta

No relatrio de sada sugerido para a nova consulta, deve ser verificada a presena
dos campos Unidade de Preo, necessrio para a correo do valor do Custo Interno do
Perodo. O campo Valor em Estoque expresso no relatrio corresponde multiplicao do
custo interno do perodo corrigido e o Estoque Total do item, sem considerar o Custo
Padro para o clculo, como no caso anterior.
A criao de uma consulta conforme apresentado nesta seo permite que o
planejador obtenha a informao atravs de uma nica extrao de relatrio no sistema
SAP R/3, que pode ser programada para o perodo noturno visando obteno dos dados j
no incio do turno de trabalho, sem comprometer o processamento de outras atividades da
empresa.

85

Com esta nova consulta desenvolvida, a tarefa de gerao do relatrio pode vir a ser
realizada tanto de forma centralizada, pela rea de Planejamento Industrial, quanto de
forma descentralizada pelas gerncias individualmente, pois o processo de extrao e
consolidao dos dados torna-se extremamente simplificado. Por ser responsvel pela
criao da nova consulta do sistema, a rea de Planejamento Industrial seria inicialmente
designada para gerao dos relatrios.
Desta forma, o processo de gerao do relatrio seria realizado conforme
apresentado na Figura 22. Como so gerados os dados para todas as gerncias de uma
nica vez, recomendvel novamente o uso do Microsoft Access para consolidao dos
resultados, pois o limite de capacidade de registros da verso do Microsoft Excel
insuficiente para realizao desta tarefa.

Figura 22: Processo para gerao do relatrio, atravs da nova consulta

Um exemplo de como as atividades seriam programadas ilustrado na Figura 23,

considerando o perodo de fechamento do ms de setembro.

Figura 23: Programao das Atividades atravs da Nova Consulta

86

O intervalo de uma hora para consolidao do relatrio suficiente para a

realizao das tarefas necessrias, pois so realizadas apenas as atividades de extrao do
relatrio gerado pela nova consulta criada e associao entre o cdigo de planejador e seu
gerente e supervisor, para a consolidao dos dados.
possvel verificar que o processo para a gerao do relatrio, via uso da nova
consulta criada, permite a extrao e consolidao dos dados com baixo impacto de
processamento na rede, de forma rpida e acurada. Contudo, algumas dificuldades podem
ser apontadas neste processo.
Existe um processo na empresa para a criao de consultas no SAP R/3.
Primeiramente, o usurio deve requisitar o desenvolvimento da consulta junto aos analistas
de Tecnologia da Informao da empresa. Deve ser elaborado um documento explicando a
necessidade da criao da consulta e suas especificaes, como por exemplo, quais os
campos de entrada e de sada que devem ser criados e quais usurios devero possuir
acesso consulta criada.
Os analistas de TI analisam a requisio e verificam sua viabilidade. Uma vez
aprovada, a requisio entra em fila para ser executada, junto s demandas de outros
departamentos. Tal fila pode acarretar em um tempo longo de espera, caso existam outras
requisies mais urgentes a serem atendidas pelos analistas de TI.
O processo completo de desenvolvimento de consultas apresentado na Figura 24.
Devido existncia de requisies de outras reas, o tempo total gasto desde a requisio
da criao da consulta at que esta seja disponibilizada no sistema pode ser longo.
necessrio que haja integrao entre os departamentos envolvidos, para agilizar os esforos
nos processos de testes da consulta para que esta possa ser disponibilizada no sistema de
forma eficiente.

87

Figura 24: Etapas para criao de uma consulta no sistema SAP R/3 da empresa

A anlise para a aprovao da criao de uma consulta no sistema uma etapa

importante do processo apresentado, pois o desenvolvimento da consulta envolve um alto
custo de programao aplicada nesta tarefa. Assim, a real necessidade da criao da
consulta no sistema precisa ser demonstrada, tanto atravs do documento de solicitao
desenvolvido quanto por contatos diretos junto aos analistas de TI da empresa.
Uma dificuldade relacionada criao de consultas no sistema SAP R/3 ocorre
quando instalada uma verso atualizada do sistema na empresa. Nestas atualizaes, as

88

consultas desenvolvidas pela empresa correm grande risco de serem perdidas, exigindo
novo gasto de recursos para desenvolvimento das consultas anteriormente utilizadas.
Ambas as alternativas apresentadas possuem pontos a favor e contra seu uso. A
seo 5.3 ser destinada a analis-las e propor um plano de melhoria para o processo
desenvolvido.
5.3 Anlise das Alternativas
As alternativas sugeridas na seo anterior apresentaram grandes possibilidades de
melhoria para que o processo de gerao deste relatrio seja aprimorado. As principais
dificuldades identificadas na seo 4.3, relativas ao tempo de processamento e
consolidao dos dados, podem ser contornadas, facilitando o trabalho do operador e
aumentando a acurcia das informaes repassadas.
A primeira das alternativas sugeridas, a reviso dos processos de trabalho utilizando
as mesmas consultas disponveis no sistema, existe uma barreira inicial relacionada
exigncia de comprometimento entre as diversas reas envolvidas, para que cada uma
assuma a responsabilidade pela gerao de seu relatrio individual no prazo estipulado
para a consolidao do relatrio geral. O processamento no sistema ainda longo, porm
menor do que o da situao atual. O processo total de consolidao dos resultados
simplificado, devido ao uso de menor nmero de consultas e pelo fato de que cada usurio
manipula uma menor quantidade de dados. A acurcia dos dados superior da primeira
opo, pois somente as informaes extradas do sistema no momento so utilizadas no
relatrio.
Para a segunda alternativa proposta, a criao de uma nova consulta no sistema para
gerao do relatrio de forma direta, a grande barreira para sua adoo a dificuldade
associada ao desenvolvimento de um projeto de em conjunto com os analistas de TI da
empresa para criao e disponibilizao da consulta no sistema. verificado um alto custo
de programao neste processo, que podem ser incrementados caso a consulta criada no
atenda aos requisitos dos usurios. Outro problema que dificulta a aprovao da requisio
da consulta o fato de que esta pode ser criada e perdida no momento de atualizao da
verso atual do sistema SAP R/3. Porm, os benefcios proporcionados pela

89

implementao desta alternativa so bastante significativos, reduzindo os esforos manuais

do operador e simplificao do processamento programado nos servidores da empresa. A
informao gerada apresenta alta acurcia, uma vez que apenas dados extrados do sistema
so utilizados para representao no relatrio.
Dentre todos os possveis cenrios, a segunda alternativa proposta corresponde a
situao ideal para a gerao de um relatrio gerencial: a informao requisitada e o
sistema fornece todos os dados necessrios. Embora existam dificuldades nas etapas de
criao e disponibilizao de consultas customizadas no sistema, esta a alternativa que
deve ser perseguida de forma a viabilizar a gerao do relatrio de forma rpida e eficiente.
importante verificar que as alternativas apresentadas no so exclusivas. Mesmo
com a criao da nova consulta no sistema, os processos de trabalho podem ser revistos,
com cada gerncia gerando os prprios resultados.
A adoo de uma ou outra opo no o foco deste trabalho, pois depende dos
interesses e disponibilidade da empresa. Contudo, atravs da anlise realizada neste
captulo, foi possvel indicar os potenciais benefcios que cada alternativa pode
proporcionar e assim permitir que a empresa aprimore a eficincia para um processo.
Uma outra questo que merece ateno a incluso de campos dos gerentes e
supervisores vinculados aos cdigos de planejadores diretamente no SAP R/3. Esta ao
recomendvel, pois desta forma, todas os dados utilizados na gerao do relatrio seriam
extrados diretamente do sistema, aumentando a confiabilidade da informao. O controle
feito atualmente, em arquivos fora do sistema, muito suscetvel a erros, pois exige grande
comunicao entre os envolvidos para manter uma base de dados atual e acurada. Em
consulta aos analistas de TI da empresa foi verificado que existe um processo em
andamento para a incluso destes campos no sistema, fato que ser til para as futuras
geraes de relatrios gerenciais, como o proposto neste trabalho.

6.CONCLUSO

92

6 CONCLUSO

Este trabalho teve como objetivo o desenvolvimento de um relatrio gerencial, com

uma viso agregada da posio dos estoques em um determinado perodo do ms,
utilizando os dados cadastrados no sistema SAP R/3, implementado em uma empresa do
setor industrial.
Este aplicativo o lder mundial de vendas de sua categoria, amplamente utilizado
no Brasil e no mundo, de forma que o conhecimento de algumas de suas funcionalidades
foi bastante enriquecedor para o autor deste trabalho.
Da forma como o relatrio foi requisitado, no existia nenhuma ferramenta
disponvel no sistema que permitisse a emisso direta do relatrio pelo sistema, sendo
necessrio pesquisar quais funes do SAP R/3 poderiam ser utilizadas para cumprir o
objetivo proposto.
Em primeiro lugar foram apresentados os conceitos bsicos caractersticos do setor
da empresa no qual este trabalho foi desenvolvido. Os principais campos cadastrados no
sistema e a forma como cada um destes registrada so informaes essenciais para a
caracterizao inicial do problema, e posterior desenvolvimento do trabalho.
Trs consultas foram identificadas no sistema capazes de fornecer todos os dados
necessrios para a gerao e consolidao do relatrio requisitado. Cada consulta foi
executada individualmente, fornecendo relatrios que precisaram ser associados em um
banco de dados criado via Microsoft Access. Foi estabelecido um processo completo das
atividades necessrias para a extrao e consolidao dos dados, resultando no relatrio
exigido pela diretoria.
No processo definido, foram verificados um alto tempo de processamento no
sistema e um grande trabalho manual do analista, dentre outras dificuldades. O relatrio
gerado, por sua vez, apresentou dados condizentes com a realidade cadastrada no sistema,
fato que pde ser comprovado pela comparao do relatrio gerado neste trabalho com um
oficial gerado pelos departamentos financeiros da empresa, com ambos referenciados na
mesma data.

93

O prximo passo apresentado foi a proposio de alternativas viveis para a

gerao de futuros de forma mais eficiente e acurada, se possvel. As duas alternativas
consideradas se mostraram capazes de eliminar desperdcios encontrados no processo
proposto.
Ambas alternativas, contudo, exigem integrao da rea de Planejamento Industrial
com outros departamentos. Na primeira, foi identificada a necessidade das gerncias
ligadas Diretoria de Planejamento e Compras de Suprimentos mudarem seus processos
de trabalho, gerando seus relatrios individuais, baseado no processo proposto no quarto
captulo deste trabalho. Devido reduo da quantidade de itens analisados, e pelo maior
conhecimento dos integrantes das reas especficas quanto aos seus processos internos, as
atividades a serem executadas pelos planejadores so mais simples e geis do que o
processo definido neste trabalho.
A segunda alternativa apresentou a maior possibilidade de ganhos no processo,
atravs da criao de uma consulta customizada no sistema da empresa. Embora existam
dificuldades nos processos de aprovao de criao da consulta e durante futuras
atualizaes do sistema da empresa, os ganhos proporcionados pela adoo desta
alternativa a tornam muito atrativas para os envolvidos no processo.
importante ressaltar que apenas a criao de ferramentas no sistema no
suficiente para reduo dos estoques na empresa. necessrio que cada planejador
identifique suas maiores oportunidades de ganhos de reduo e aperfeioe o controle dos
itens administrado. Estas aes que causaro reflexos nos indicadores financeiros futuros
da empresa.
Foi sugerido que a empresa implemente os campos relacionados ao gerente e
supervisor do item diretamente no sistema, associando estes com o cdigo do planejador
dos itens cadastrados no sistema. J existe na empresa uma requisio para realizao desta
implementao, que trar muitos ganhos para as futuras geraes de relatrios como o que
este trabalho apresentou.
O aprendizado dos conceitos acadmicos envolvidos neste trabalho contribuiu para
a formao do autor como engenheiro de produo. As dificuldades enfrentadas durante o

94

desenvolvimento foram lies importantes para a vida profissional iniciada aps o perodo
de graduao.

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

98

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

AZEVEDO, R.C. et al. O Uso de ERP e CRM no Suporte Gesto da Demanda em

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