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DICA LEGAL:
Conjunto de documentos = ACERVO
DICA LEGAL:
Os documentos de Arquivo so produzidos ou recebidos. Isto significa que so
ACUMULADOS dessa forma.
Produzidos ou Recebidos = Acumulados
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Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com
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DICA LEGAL:
Todo documento nasce com a FINALIDADE de SERVIR a
ADMINISTRAO
conjunto
de
documentos
CRIADOS
ou
RECEBIDOS
DICA LEGAL:
O Arquivo tem finalidade funcional. Preservam as informaes que
evidenciam o funcionamento da instituio ao longo do tempo.
DICA LEGAL:
Os documentos de Arquivo so produzidos ou Recebidos (acumulados)
pela Instituio.
DICA LEGAL:
A Biblioteca tem finalidade essencialmente cultural guardar
informaes para estudo. Seus documentos so acumulados por meio de
compra, doao ou permuta.
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Extenso de sua atuao: (Setorial ou Central)
DICA LEGAL:
Marilena
Leite
Paes,
apresenta
seguinte
diviso:
Pblicos,
DICA LEGAL:
Arquivos Especializados: Relacionado a assunto especfico, relacionado
a uma rea do conhecimento. Ex: Arquivo Mdico, Arquivo
Cartogrfico, Arquivos de Engenharia.
1.4.3 Estgio de Evoluo: Podem ser Corrente, Intermedirio e Permanente
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Arquivo Corrente: So os Arquivos que guardam os documentos mais
novos e mais utilizados pela instituio. No Arquivo Corrente os documentos
possuem grande freqncia de uso, possuem fim administrativo.
Arquivo Intermedirio: So os Arquivos que guardam os documentos
menos utilizados pela instituio. No Arquivo Intermedirio os documentos
possuem baixa freqncia de uso, mas ainda possuem fim administrativo.
Arquivo Permanente: So os Arquivos que guardam os documentos
que, j tendo cumprido seu fim administrativo, sua funo administrativa, agora so
preservados, conservados, pelo seu valor histrico para Instituio.
DICA LEGAL:
C orrente
I ntermedirio
P ermanente
DICA LEGAL:
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a fase em que os documentos ainda tm valor administrativo mas so
pouco consultados;
- Permite que os setores otimizem seu espao;
- No h necessidade de serem conservados prximos aos setores;
- Nesta fase, os documentos aguardam sua destinao final (eliminao
ou guarda permanente);
- tambm chamado de limbo ou purgatrio.
DICA LEGAL:
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um Arquivo descentralizado
Cada setor de
um
Arquivo
Centralizado,
recebem
os
1.5.1 Gnero
Podem ser: 7
Escritos ou Textuais
Iconogrficos
Sonoros
Filmogrficos
Informticos ou digitais
Cartogrficos
Microgrficos
DICA LEGAL: Documentos escritos ou textuais
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Documentos cuja informao esteja escrita ou textual e impressa. Ex.:
Contrato, atas, relatrios, certides
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Espcie a denominao que se d ao aspecto formal de um documento, as
instituies possuem diversas espcies, ex.: Ofcio, memorando, declarao,
certido.
Tipologia documental a denominao que se d quando reunimos
determinada espcie funo ou atividade que o documento ir exercer. Ex.:
Declarao de Imposto de Renda, Certido de nascimento.
DICA LEGAL: Espcie e Tipologia documental
Espcie
Tipologia
Contrato
Contrato de locao
Alvar
Alvar de funcionamento
Certido
Certido de nascimento
1.5.3 Forma
classificao relacionada quanto forma do seu estgio de preparao do
documento. So as formas documentais: Rascunho ou Minuta; Original e Cpia.
1.5.4 Formato
Denomina-se formato de um documento o seu aspecto fsico, independente da
informao nele registrada. So formatos documentais, a Ficha, livro, caderno,
pergaminho.
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DICA LEGAL: Grau de Sigilo 4 GRAUS
Ultrassecreto
Secreto
Confidencial
Reservado
Secreto: Assuntos que requerem alto grau de segurana e cujo teor podem ser do
conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo
ou manuseio, so autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente.
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2 Ciclo Vital do Documentos Teoria das 3 idades
A Arquivologia adota a Teoria das 3 idades ou Ciclo Vital dos documentos
para classificar os estgios ou fases pelas quais passam os documentos dentro uma
instituio. (Corrente, Intermedirio e Permanente)
1 idade
C Corrente
2 idade
Intermedirio
3 idade
Permanente
1
1
O documento s guardado, preservado pela instituio, porque possui algum
valor. Esse valor pode ser Administrativo ou Histrico.
A Arquivologia denomina o valor administrativo como VALOR PRIMRIO.
A Arquivologia denomina o valor histrico como VALOR SECUNDRIO.
DICA LEGAL: Valor Primrio = Valor Administrativo
Dar suporte/apoio s atividades da instituio
um valo temporrio Em determinado momento o valor administrativo
ir acabar
Todo documento nasce com valor administrativo
Finalidade: Servir a Administrao
1 idade
C Corrente
Valor
2 idade
Intermedirio
Primrio
3 idade
Permanente
Valor
Secundrio
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2.2 Prazo de Guarda dos Documentos
O Prazo de guarda dos documentos o perodo em que o documento deve ser
mantido nos arquivos corrente e intermedirio.
O Prazo de guarda vincula-se determinao do valor do documento, de acordo
com seguintes fatores:
Freqncia do uso das informaes contidas nos documentos
Existncia de leis ou decretos que regulem a prescrio legal dos
documentos (prazo prescricional)
Existncias de outras fontes com as mesmas informaes (documentos
recapitulativos)
Necessidade de guarda de documentos por precauo, em virtude das
prticas administrativas (prazos precaucionais)
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Ex:
Cdigo
Assunto
Prazo de Guarda
Corrente
Intermediria
9 anos
Destinao final
002
5 anos
Guarda Permanente
022.11
Cursos internos
5 anos
024.1
Folha de pagamento
5 anos
95 anos
Eliminao
024.2
Escala de Frias
7 anos
Eliminao
Guarda Permanente
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3 Mtodo de Arquivamento
Arquivamento conjunto de operaes destinadas ao acondicionamento e ao
armazenamento de documentos. O mtodo de Arquivamento corresponder forma
que os documentos sero armazenados, visando a sua localizao futura.
DICA LEGAL: Acondicionamento - Arquivamento Horizontal
Os documentos so dispostos uns sobre os outros
Indicados para Arquivo Permanentes e para documentos de grandes
dimenses como planta, mapa e desenho
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DICA LEGAL: Indireto
aquele em que, para se localizar o documento necessita antes concultar
um ndice ou um cdigo busca do documento feita diretamente no local
onde est guardado.
Caracterstico dos mtodos:
Numrico simples
Numrico cronolgico
Numrico digito-terminal
Decimal
Duplex
Mtodo Alfabtico
Mtodo Numrico ( Simples, Cronolgico ou Digito Terminal
Mtodo Geogrfico
Mtodo Ideogrfico
Exemplos:
1- A empresa XYZ, ao organizar a pasta funcional de seus empregados, utilizou o
mtodo alfabtico(organizao a partir dos nomes dos empregados). Para tanto,
foram organizados os seguintes nomes:
I Alfredo Maia Rodrigues
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II Severino Alves dos Santos Jnior
a)
I VI III V IV II
b) VI V IV II III I
c)
d) VI III I II IV V
e)
II V I VI III IV
I II III IV V - VI
II A Feminina
a)
b) II III V IV I
IV O Globo
c)
V Madeireira Cupim
d) I II III IV V
e)
III I V II - IV
III II IV V I
V IV III II - I
3- A Empresa Festil Eventos organizou suas fitas de vdeo relativas aos eventos que organizou a
partir dos nomes dos referidos eventos utilizado-se do mtodo alfabtico. Foram organizadas as
fitas dos seguintes eventos:
I Primeiro Seminrio de Arquivologia
II 3 Simpsio de Biblioteconomia
a) I II IV III - V
b) I II IV V III
c) III I IV V - II
d) III V IV I II
e ) V IV III II - I
Respostas:
1d
2c
3d
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3.1.1 Regras de Alfabetao
O Arquivamento de nomes obedece a algumas regras, chamadas regras de
alfabetao, que so as seguintes:
DICA LEGAL: Nome de Pessoas Fsicas
Considerar o ltimo sobrenome, depois o prenome.
Exemplo:
Ariovaldo Dias Furtado
Frank Menezes
Gilberto Alves Resende
Otaclio Guedes Marques
Arquivam-se:
Resende, Gilberto Alves
Menezes, Frank
Marques, Otaccio Guedes
Furtado, Ariovaldo Dias
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OBS: SOBRENOMES COMPOSTOS de um substantivo e um adjetivo ou
ligados por hfem no se separam, quando transpostos para o incio.
Exemplo:
Camilo Castelo Branco
Heitor Villa-Lobos
Joaquim da Boa Morte
Severino Monte Negro
Arquivam-se:
Villa-Lobos, Heitor
Monte Negro, Severino
Castelo Branco, Camilo
Boa Morte, Joaquim da
Exemplo:
Camilo Castelo Branco
Heitor Villa-Lobos
Joaquim da Boa Morte
Severino Monte Negro
Arquivam-se:
Villa-Lobos, Heitor
Monte Negro, Severino
Castelo Branco, Camilo
Boa Morte, Joaquim da
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OBS: SOBRENOMES formados com as palavras SANTAS ou SO seguem a
mesma regra do sobrenome composto por um substantivo e um adjetivo, quando
transpostos para o incio devem ser acompanhandos dos nomes que os sucedem.
Exemplo:
Adriana P. Santa F
Joo do Santo Cristo
Jos Carlos So Paulo
Ricardo Santa Rita
Arquivam-se:
Silva, Everaldo
Silva, Estevo
Silva, Edis
Silva, E.
1.1.1.1.
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OBS: ARTIGOS E PREPOSIES no so considerados.: a, o,de,d`, da, do, e,
um, uma.
Exemplo:
Arnaldo do Couto
Mrcio Mrio do Nascimento
Marcos Roberto Arajo da Silva
Ricardo d`Andrade
Arquivam-se:
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1
OBS: TTULOS no so considerados, Mas so colocados aps o fim do nome,
entre parnteses.
Exemplo:
Coronel Emerson Pontes
Ministro Jorge Cardoso
Professor Carlos Fernandes
Soldado Wilson R. Silva
Arquivam-se:
Schwazenegger, Arnold
(Soldado)
Hitler, Adolf
Chaplin, Charles
Bush, George Walker
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OBS: NOMES ESTRANGEIROS ESPANHOIS ou HISPNICOS (pases de
lngua espanhola), os dois ltimos nomes sobrenomes devem ser transportados para
o incio.
Exemplo:
Enrico Gutierrez Salazar
Juan Ramirez Abadia
Maria Pereira de La Fuente
Pablo Puentes Hernandez
Arquivam-se:
Sasazaki Yonoyama
Li Yutang
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OBS: FIRMAS, EMPRESAS e INSTITUIES, se registra como se
apresentam, mas no se consideram os artigos e preposies.
Exemplo:
Antonio Silva e Cia
Associao dos Jornalistas
A Tentao
El Pas
Arquivam-se:
Tentao, ( A)
Pas, (El)
Arquivam-se:
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3.2 Mtodo Numrico
quando o mtodo de arquivamento feito por ordenao numrica.
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Documentos organizados a partir de nmeros que a eles foram atribudos. Muitas
vezes, porm, tais nmeros so enormes, dificultando o trabalho. Assim o mtodo
Digito-Terminal ( dois ltimos nmeros) ser o indicado.
DICA LEGAL: MTODO NUMRICO DIGITO-TERMINAL
Decompor o nmero dois a dois e utilizar os dois ltimos nmeros
Ex: Nmero do documento: 198.465
Para o arquivamento:
19.84.65
34.758
254.786
915.698
7.666
477.998
7.666
34.758
254.786
477.998
915.698
Organizados em ordem crescente
Mtodo Numrico
Digito-Terminal
03-47-58
00-76-66
25-47-86
91-56-98
47-79-98
Ordenao feita a partir dos
dois ltimos dgitos
Organizados em ordem crescente
2
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considerado a origem, a procedncia do documento.
Exemplo:
MALSIA
GRCIA
FRANA
ESPANHA
CANAD
BLGICA
ARGENTINA
Buenos Aires
Crdoba
Mar del Plata
Mendonza
Trs Lagos
2
7
As demais cidades seguem em ordem alfabtica
Exemplo:
TOCANTINS
SO PAULO
PARAN
GOIS
CEAR
BAHIA
ALAGOAS
Macei
Arapiraca
Palmeira dos ndios
Penedo
Santana do Ipanema
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3.4 Mtodo Ideogrfico
Organiza os documentos por assunto. Uma vez idenficados os assuntos, os temas
gerais podem ser considerados por nome ou cdigos numrico a eles atribudos. Os
cdigos numrico sempre apresentao uma relao do GERAL para o Particular.
DICA LEGAL: MTODO IDEOGRFICOS
Podem ser Alfabtico ou Numricos
DICA LEGAL: MTODO IDEOGRFICOS - ALFABTICO
DICIONRICO Ordenao alfabtica, como um dicionrio
Exemplo:
Salrios
Frias
Demisso
Controle de estoque
Contas a receber (SC)
Contas a pagar
Admisso
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DICA LEGAL: MTODO IDEOGRFICOS NUMERICO
atribudos a cada assunto: DUPLEX ou DECIMAL, do Geral
para o Particular
DICA LEGAL: MTODO IDEOGRFICOS - DECIMAL
Limitado a diviso de 10 classes
o mtodo utilizado pelo CONARQ
Atribudos do Geral para o Particular
DECIMAL
020 Pessoal
022 Aperfeioamento e treinamento
022.1 Cursos
022.12 Promovidos por outra instituio
022.121 No Brasil
022.122 No Exterior
022.2 Estgios
022.21 Promovidos por outra instituio
022.221 No Brasil
022.222 No Exterior
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4 Organizao do Arquivo
No momento em que uma organizao toma a deciso de organizar seu arquivo,
necessrio que seja realizada uma campanha de sensibilizao a toda empresa,
envolvendo os diversos nveis hierrquicos, com o objetivo de envolver todos no
projeto. A organizao do Arquivo de uma instituio ocorre em quatro etapas:
Levantamento de dados;
Anlise dos dados coletados;
Planejamento;
Implantao e acompanhamento
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1
DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS Levantamento
necessrio conhecer, tambm:
Quantidade de servidores no arquivo, formao profissional e
escolaridade
Quantidade de equipamento, modelo e estado de uso
Situao fsica do arquivo ( rea ocupada, luminosidade, umidade, tipo
de proteo contra incndio e outros sinistros)
3
2
nessa fase que o que foi planejado ser colocado em prtica, ser executado,
ser implantado. nessa fase que as orientaes e normas descritas no
MANUAL DE ARQUIVO sero implantadas na instituio.
DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS Implantao e
Acompanhamento
Implantao e acompanhamento e controle de tudo que foi planejado
Implantao das orientaes descritas no Manual de Arquivo
O Manual de arquivo dever ser sempre revisto, atualizado quando
necessrio
5 Gesto de Documentos
Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de
produo, tramitao e uso, avaliao e arquivamento de documentos em fases
corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda
permanente.
Lei 8.159/1991 - 3
assegurar,
de
forma
eficiente:
produo,
uso
adequado da microgrfica,
processamento
3
3
Contribui para o acesso e a preservao dos documentos que
devero ser guardados e preservados por seus valores histricos,
cintficos, valores secundrios.
5.1
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4
DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS AVALIAA 3 FASE
Decidir quais documentos sero eliminados e quais sero preservados
permanentemente
Acontece no Arquivo Corrente e Intermedirio
regida pela lei 8.159/91
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3
5
Os documentos s devem ser aceito para guarda intermediria quando for
conhecido: Contedo; prazo de guarda e data de eliminao ou
recolhimento
DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS INTERMEDIRIOS
Os documentos transferidos ao Arquivo Intermedirio, continuam sendo de
posse dos setores que os transferiram
Podem consult-lo
Podem tom-lo emprestado
A consulta por 3 s permitida se autorizada pela unidade que o
transferiu
Geralmente o espao fsico (depsitos de arquivamento intermedirio)
so localizados fora do centro urbano. Mas devem permitir a conservao
adequada contra incndio, poluio atmosfrica, excesso de umidade e
luz.
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6
6 Protocolo
Conjunto de operaes e procedimentos visando o controle dos documentos que
ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar, garantir a imediata localizao e
recuperao do documento. Garantido assim o acesso a informao.
O Protocolo realiza as seguintes atividades/operaes:
Recebimento
Registro
Autuao
Classificao
Expedio/Distribuio
Controle/Movimentao
3
7
Uma vez recebido no protocolo, o documento ser analisado para
identificar o assunto, classificando de acordo com o cdigo de
classificao de documentos
Documentos que estiverem em envelopes fechados DEVERO
SER ABERTOS no PROTOCOLO
Os nicos documentos que no so abertos no protocolo so:
PARTICULAR e SIGILOSO (natureza do assunto)
DICA LEGAL: PROTOCOLO Classificao
Os documentos OSTENSIVO (natureza do assunto) devero ser abertos,
analisados, classificados, registrados, antes de serem encaminhados aos
seus destinatrios
3
8
Processo documento ou conjunto de documentos que exigem estudo detalhado e
procedimentos expressados por despachos, pareceres tcnicos, anexo, instrues de
pagamento de despesa. Que a partir de autuados, so autorizados pelo rgo a
executar tal procedimento.
Autuao
Numerao de folhas
Juntada
o Juntada por anexao
o Juntada por apensao
Desapensao
Desentranhamento de peas
Desmembramento de peas
Diligncia
Encerramento de processo e abertura de volume
Encerramento de processo
Abertura de volume
Reconstituio de processo
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9
Sero numeradas em ordem crescente, sem rasura, com carimbo prprio
para colocao de nmero. Colocar no canto superior direito da pgina.
A primeira folha a nmero 1
A capa no ser numerada
A numerao inicial feita no protocolo central ou setorial
Cada unidade que receber o processo e colocar mais peas dever
numer-las
A pea que estiver em tamanho reduzido dever ser colocada em
folha branco maior
Processos vindos de outros rgos pblicos s sero renumerados se
a respectiva numerao estiver incorreta
Qualquer solicitao ou informao, dever ser feita por despacho no
prprio documento ou em folha de despacho.
e o MAIS
Processo Acessrio
Inqurito Administrativo
Aquisio de material
Prestao de contas
4
0
Registrar no sistema a juntada por anexao
mediante despacho
Sempre que houver retirada colocar, lavrar termo de desentramento aps
o ltimo despacho
A numerao continua a mesma
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4
1
vedada a retirada da folha ou pea inicial do processo
4
2
Um processo no deve exceder a 200 folhas
A colocao de colchetes dever ser a 2 cm da margem esquerda
Colocar na ltima folha do volume anterior o termo de
encerramento de volume, devidamente numerado
Colocar no novo volume, logo depois da capa o termo de abertura
de volume
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