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Apostila Openproject
Apostila Openproject
DE PROJETOS
SERENA OPEN PROJ
ESTE
MATERIAL
TEM
UM
OBJETIVO
DE
COMPLEMENTAR OS ASSUNTOS ABORDADOS
DENTRO DE SALA DE AULA, TORNANDO-SE UM GUIA
PARA
UTILIZAO
DA
FERRAMENTA
DE
GERENCIAMENTO DE PROJETOS DA SERENA EM SUA
VERSO 1.4, COMPLETA-SE A ISSO O ASSUNTO
TERICO TRABALHADO SOBRE GERENCIAMENTO DE
PROJETOS.
INTRODUO
Projeto: um empreendimento com uma seqncia clara e lgica de tarefas, que
possui incio e fim determinados, visando atingir um objetivo claro que foi definido em seu
incio, isso, envolvidos por parmetros de tempo, custo, recursos e qualidade, reas de
conhecimento envolvidas em um projeto, como veremos adiante. Outro conceito de
projeto: ... o esforo temporrio empreendido para criar um produto, servio ou resultado
exclusivo. Sendo assim, um projeto caracteriza-se por: (i) ser temporrio (tem inicio e fim
definido); (ii) produzir resultado exclusivo; e, (iii) ter elaborao progressiva.
Exemplos: construo de um hospital, desenvolvimento de um software, criao de um novo
modelo de carro.
Subprojetos: fazem parte de um projeto maior que foi subdividido para facilitar seu
gerenciamento.
Exemplo: Em um projeto de desenvolvimento de um equipamento para uma indstria,
composta por diversas peas, cada uma dessas peas pode ser considerada um subprojeto.
Implantao de TI e Telecomunicaes;
Projetos de Engenharia;
Projetos de Manuteno;
Vantagens em se usar a gerncia de projetos:
Custos menores;
Menos improviso;
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Stakeholders: so todas as pessoas e organizaes envolvidas no projeto, cujos
interesses podem ser positivos ou negativos influenciados pela execuo do projeto ou por sua
finalizao, resumindo so todos os interessados no projeto.
Exemplos:
Gerente do projeto;
Cliente/usurio;
Organizao executora;
Membros da equipe;
Fornecedores;
Patrocinadores.
Ciclo do Projeto: para facilitar a elaborao progressiva dos projetos, estes so
divididos em processos, como observamos na figura abaixo:
1. Iniciao
Ocorre no incio do projeto. Concede a aprovao para o comprometimento
dos recursos da organizao para o projeto.
2. Planejamento
Consiste em realizar as previses para o projeto e determinar o caminho que o
projeto dever seguir. Esta fase se no for bem realizada compromete
todo o projeto, dificultando o alcance dos resultados esperados e
pretendidos pelo projeto.
Porque planejar?
Evitar o fracasso;
Prever custos, recursos, prazos e riscos;
Organizar;
Preparar-se para alteraes;
3. Execuo
Consiste em colocar em prtica os planos registrados na fase do planejamento.
4. Controle
Acompanhamento do andamento do projeto, comparando o que foi planejado
com o que est sendo realizado. A tomada de decises tambm pode
acontecer juntamente com um replanjemanto baseada em alguns fatos
que podem ser alterados durante o decorrer do projeto.
Ateno: Mudanas bruscas ou excessivas no que foi planejado podem
prejudicar o andamento do projeto e at a realizao dos seus objetivos.
5. Encerramento
Acompanhamento do andamento do projeto, comparando o que foi planejado
com o que est sendo realizado. A tomada de decises tambm pode
acontecer juntamente com um replanjemanto baseada em alguns fatos
que podem ser alterados durante o decorrer do projeto.
A CONSTRUO DO PROJETO
Qualquer produto ou servio que criado, obrigatoriamente nasce, surge ao
mercado, tem o seu auge e depois encerra seu ciclo, em projetos essas etapas so chamadas
de: iniciao, planejamento, execuo, controle e encerramento. O grfico abaixo demonstra
a intensidade das atividades de cada um dessas fases. As fases de iniciao e encerramento
so as que possuem menos atividades, j o planejamento e o controle por sua vez so as que
possuem uma maior intensidade nas aes, j que respectivamente so responsveis por
planejar e monitorar tudo o que acontece durante a existncia do projeto.
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Habilidades interpessoais
Comunicao eficaz;
Liderana;
Motivao;
Resoluo de problemas;
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5.
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OPENPROJ
PROPRIEDADES DE UM PROJETO
Acessado pelo menu Projeto Informaes do Projeto, podemos alterar algumas
informaes sobre o projeto, vejamos que o software nos mostrar trs abas, a primeira
chamada Geral, tem algumas caractersticas que devemos alterar:
Data de Status: Data que acompanha o avano do Projeto, a partir desta data
que o software baseia-se seus clculos;
A segunda aba a de Estatsticas que exibir todos os dados principais do projeto. Por
fim, a ltima aba Notas, exibe os objetivos do Projeto.
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acima), Perodo de Folga (Que ser feita uma exceo ao dia selecionado, colocando como
folga no referido, opo esta usada para definir feriados ou recessos em datas durante o
projeto) e Perodo No Padro (Opo usada para alterar carga horria de um dia em um
calendrio, como tornar o domingo um dia til quando selecionado o calendrio como
Padro).
Exemplificando: Se defino que meu projeto usar como Calendrio Base, a opo Padro,
logo, o mesmo ser executado de Segunda a Sexta, com carga horria diria de 08 horas,
totalizando 40 horas semanais. Mas, se preciso estender isso aos sbados, colocando que
preciso trabalhar mais 4 horas no perodo matutino em cada sbado. Como procedo? Devo
selecionar todos os sbados que pretendo fazer as alteraes, e clicar sobre a opo de
alterao Perodo no Padro, e inserir a carga horria que eu desejo alterar.
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Alm disso, podemos considerar um tempo de latncia entre os perodos dos
vnculos, ou seja, pode dar uma pausa no incio da prxima tarefa, caso seja necessria
alguma avaliao ou aprovao para passar adiante.
A janela acima se refere ao detalhamento das informaes das tarefas, ela possui 05
abas. A primeira de nome Geral possui informaes da tarefa que foi lanado a fim do
gerenciamento, com informaes de tempos e prazos do projeto. As duas prximas chamadas
de Predecessoras e Sucessoras so os relacionamentos existentes desta tarefa/subtarefa com
as demais.
A aba Recursos, possui alocado todos os recursos que foram listados como membros
participantes na tarefa, informando tambm o nmero de horas que cada recursos
empenhou na execuo da atividade.
A aba Avanado que visualizamos na figura acima, quem nos permite controlar as
contenes quanto ao prazo da tarefa/subtarefa selecionada. classificado tambm o tipo da
tarefa, que pode ser de trs formas: Trabalho Fixado (Uma vez que o trabalho fixado,
inserindo ou removendo recursos, sua durao tambm se altera imagine que definimos
que determinada tarefa dure 40 horas, sua durao acaba sendo 5 dias, sendo realizado por
uma pessoa. Se duas pessoas forem alocadas para esse trabalho, o trabalho continua durando
40 horas, porm ser realizado em dois dias e meio.). Com a Durao Fixada (A durao da
Tarefa definida, e ao modificarmos o nmero de recurso, o trabalho se modifica
automaticamente, no alterando a durao Imagine uma tarefa de 24horas que realizada
em trs dias por uma pessoa, se ao invs de uma pessoa forem alocadas duas pessoa, a
durao continua em trs dias, porm o tempo de trabalho que pode ser empenhado por
essas pessoas dobra, passando para 48 horas.). Por fim, temos as Unidades Fixadas
(Determina-se a quantidade de recursos, e modificando a durao, o trabalho
automaticamente se modifica Definimos que sero usados dois recursos, que em cinco dias
rendem 80 horas, esses mesmos dois recursos se trabalharem 4 dias, renderam apenas 64
horas). E na aba Nota consiste em um campo de anotaes.
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Grupo: So classificaes que podem ser feitas entre recursos comuns para facilitar o
gerenciamento;
Taxa Padro: Custo de determinado item por perodo de tempo, a partir dele
gerado o oramento do projeto, o clculo multiplicado pela hora utilizado do
recurso;
Taca de Hora Extra: Custo por perodo de tempo quando utilizado do recurso de hora
extra;
Custo/Uso: Indica quanto gasto toda vez que algum recurso usado no projeto,
independentemente do tempo de utilizao;
Acumulao: Podem ser trs valores, incio (Os custos sero despendidos no incio do
seu uso), rateado (Os custos so rateados ao longo do perodo que usado) e fim
(custo despendido ao trmino de seu uso).
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Quando se cria algum recurso do tipo Trabalho que seja mode-obra, podemos readequar o calendrio deste recurso,
personalizando-o. Exemplos de aplicao so recursos alocados em
projeto que possuem carga horria diferente dos outros, como um
vigilante noturno. O processo se d da seguinte forma, criamos o
recurso chamado de vigilante noturno e depois voltamos ao
calendrio base para alterar seu horrio. Na visualizao do
calendrio base j ter um calendrio chamado vigilante, como observamos na figura ao lado.
ALOCANDO RECURSOS
Qualquer tarefa para ser realizada precisa de recursos alocados, essa a prxima
etapa a ser feita diante do OpenProj, para isso fazemos uso do menu Ferramentas Alocar
Recursos. medida que os recursos vo sendo alocados, executando um duplo clique do
mouse sob cada uma das tarefas visualizamos dentro da aba Recursos j apresentada.
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acompanharmos o andamento de um projeto, com ela possvel comparar informaes
sobre tarefas, recursos e custos do projeto durante seu progresso.
Podemos conceituar uma linha de base como uma imagem das informaes do
projeto, por isso que salvamos uma linha de base aps a concluso do preenchimento do
projeto com as atividades, os recursos e suas devidas alocaes e custos. As linhas de base
devem ser utilizadas sempre que for necessrio o uso de referncias para analisar o
andamento do projeto, as informaes analisadas perante a linha de base quem vai nos
mostrar o status do andamento do projeto, se os dados da linha de base tiverem muito
diferente dos dados atuais do projeto, indica que o plano no era preciso.
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INSERINDO AVANOS
Os avanos so necessrios para complementar o acompanhamento do projeto, para
isso devemos inserir algumas colunas no diagrama de Gantt, os campos para o gerenciamento
so:
VISTAS (RELATRIOS)
O que mais chama ateno em softwares de gerenciamento de projetos so os
relatrios emitidos. Gerentes de Projeto no se preocupam em executar as aes, preocupam
em coordenar as atividades que so exercidas durante o projeto, essa coordenao s feita
de forma eficaz com acompanhamento dos relatrios das atividades que so executadas. O
OpenProj apresenta uma srie de vistas para acompanhamento de projetos.
Diagrama de Gantt
uma forma sintetizada de apresentar as tarefas que foram, vo sendo ou sero
realizadas, permitindo em uma escala de tempo acompanhar o que j foi feito e o que falta
ser feito. a forma grfica mais tradicional que utilizamos para visualizar o cronograma do
projeto. A apresentao do Grfico de Gantt divida em duas partes, uma textual (
esquerda) e outra grfica ( direita). Com o diagrama de Gantt temos informaes do
cronograma planejado, do que foi realmente executado e at um replanejamento de aes
em funo das dependncias das tarefas, e at de possveis adiantamentos ou atrasos na
execuo das tarefas e/ou subtarefas. Na representao grfica, temos:
- As barras de cor cinza representam o cronograma que foi planejado;
- As barras azuis e vermelhas so as aes que foram realizadas e replanejadas; - Os losangos
pretos representam entregas do projeto;
- Barra de cor preta dentro de cada barra do projeto, o percentual da tarefa que j foi
executada.
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A seguir visualizamos o grfico de Gantt criado para um projeto.
Diagrama de Rede
Chamado tambm de PERT, mostra as dependncias entre as tarefas usando um grfico
de atividades, mostrando a seqncia a ser percorrida durante a execuo do projeto. (Ver
figura abaixo).
Recursos
Apresenta uma lista com os recursos utilizados no Projeto, sejam eles recursos do tipo
material ou trabalho. (Ver figura abaixo)
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WBS
Apresenta a hierarquia das tarefas com as subtarefas do Projeto, com o custo que cada
uma teve no Projeto. (Ver figura abaixo)
RBS
apresentada de forma grfica, os recursos que foram utilizados no Projeto, tanto
materiais como de trabalho. (Ver figura abaixo)
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Relatrio de Uso de Tarefas e de Uso de Recursos
Ambos mostram como os recursos e as tarefas forma alocadas dentro do Projeto. (Ver
figuras abaixo)
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