Introduo Informtica

Introduo s frmulas para Planilhas de Clculo

Jos Lus Carneiro

Salvador 2006

Introduo

Essa uma apostila prtica sobre frmulas no OpenOffice.org Calc. Seu objetivo dar uma noo bsica sobre a utilizao de frmulas e servir como material de consulta. Ela baseada no material criado por Neilon Mrcio (cmwn@bol.com.br). Em virtude do seu objetivo prtico, focaremos com mais detalhes as funes que tero utilidade para os alunos em sua vida acadmica e que podero ser aproveitadas posteriormente em sua vida profissional como Contabilistas.

Sinais matemticos

O computador no utiliza os mesmos sinais matemticos que utilizamos normalmente. Apesar da maioria deles serem iguais, alguns no tem um caractere correspondente no teclado (como o sinal de maior ou igual). Outros, como o sinal de multiplicao, tm o smbolo correspondente (a letra X), mas haveria confuso para distinguir o seu uso como letra ou como sinal matemtico. Foi criada ento uma tabela de converso:
SINAL FUNO SINAL FUNO

+ * / % =

Adio Subtrao Multiplicao Diviso Porcentagem Igualdade

= <> > >= < <=

Igual a Diferente que Maior que Maior e igual a Menor que Menor e igual a

Colunas, Linhas e Clulas

Em qualquer planilha existem linhas e colunas. As colunas so referenciadas por letras e as linhas por nmeros. A interseco entre uma coluna e uma linha determina uma clula, que ser referenciada pela coluna e pela linha, nesta ordem. No exemplo abaixo a clula destacada resulta do encontro da coluna B com a linha dois, logo denominada clula B2:

Frmulas

Frmulas so instrues que passamos ao Calc sobre como efetuar os clculos que necessitaremos nas nossas planilhas. Nessa apostila veremos apenas as frmulas mais simples. Comecemos pelas operaes fundamentais. Utilizaremos uma notao bastante semelhante que usamos na escrita de frmulas matemticas comuns. Antes, porm, precisamos aprender algumas regras para escrever frmulas: 1. Todas as frmulas devem comear com o sinal de igualdade, para que o Calc possa diferenci-las de um texto normal. 2. Quando as frmulas se referenciarem a uma clula (e isso ocorrer freqentemente), referenciaremos as clulas como visto acima. 3. Valores numricos na frmula viro expressos normalmente, lembrando de usar a vrgula (e no o ponto) como sinal decimal (2,5 e no 2.5). 4. Valores literais (texto) devero vir sempre entre aspas (ex.: este um texto).

Frmulas para Planilhas de Clculo Apostila Prtica

Adio

Podemos somar basicamente de duas formas: especificando cada uma das parcelas da soma ou utilizando uma funo do Calc. Vejamos logo a primeira, que mais simples: =A1+A2+A3+A4+A5 Sero somados os valores das clulas da coluna A, da linha 1 at a linha 5.

Subtrao

Para subtrair, especificamos cada uma das parcelas da subtrao: =A1-A2-A3 Esta frmula subtrair, da clula A1, os valores das clulas A2 e A3.

Multiplicao
=A1*A2

Para multiplicar, especificamos cada uma dos fatores: Esta frmula multiplicar o valor da clula A1 pelo valor da clula A2. Observe que usamos o smbolo asterisco (*) no lugar do sinal tradicional de multiplicao (x).

Diviso

Para dividir, escrevemos como numa frao, especificando o numerador e o denominador: =A1/A2 Esta frmula dividir o valor da clula A1 pelo valor da clula A2. Se for especificada uma diviso por zero (impossvel matematicamente), o Calc exibir, em seu lugar uma mensagem de erro (Err:503).

Porcentagem

Escrevemos a frmula da mesma maneira que o faramos numa mquina de calcular, multiplicando um fator pelo outro, colocando depois o sinal de porcentagem. As duas frmulas abaixo so equivalentes: =A1*A2% =A1*A2/100 Esta frmula encontrar o percentual A2 de A1. Ou seja, se A1 for 250 e A2 for 5, o resultado ser 12,5.

Listas de clulas

Existem situaes (como no exemplo abaixo), em que necessitamos especificar uma Lista de Clulas. Numa lista de clulas, separamos cada elemento da lista com um ponto-e-vrgula (;). Neste exemplo, a lista contm doze elementos e refere-se a doze clulas: 1 2 3 4 A 1 2 B C 3 4 5 6 D E 7 8 F 9 10 G H 11 12

A1;A3;C1;C2;C3;C4;E1;E2;F1;F2;H2;H4 Neste exemplo acima, cada elemento refere-se a uma nica clula. Mas um elemento pode ser um Intervalo de Clulas (um conjunto de clulas contguas). Os intervalos so usados para diminuir a digitao quando h um grande nmero de clulas contguas, sejam faixas (como de C1 a C4) ou reas (como de E1 a F2).

Frmulas para Planilhas de Clculo Apostila Prtica

Um intervalo sempre na forma: Incio:Fim, onde: Incio a clula que marca o incio do intervalo Fim a clula que marca o fim do intervalo

A lista de clulas abaixo se refere s mesmas 12 clulas, entretanto tem apenas 6 elementos (apenas por razes didticas, sublinhamos os dois intervalos): A1;A3;C1:C4;E1:F2;H2;H4

Funes

Todos sabemos que frmulas matemticas so extremamente poderosas, mas existem situaes em que somente frmulas matemticas no so suficientes: numa operao com vrios termos (como uma soma de doze parcelas)ficamos sujeitos a um grande volume de trabalho, sem falar na grande possibilidade de cometer um erro. Para esses casos (e outros mais complexos), o Calc oferece um conjunto de funes. Cada funo tem uma sintaxe (conjunto de regras) prpria e desempenha uma determinada tarefa. Combinando funes e operaes matemticas, podemos construir frmulas extremamente complexas com relativa facilidade.

Funo Soma

A funo soma realiza o mesmo trabalho que a funo de Adio. Sua sintaxe : =SOMA(Lista-de-clulas) Podemos usar tambm o boto de soma (ou AutoSoma), ele fica na barra de ferramentas: Lembramos que o termo lista de clulas pode referir-se a vrias clulas separadas por pontos-e-vrgulas, um intervalo de clulas (separando incio e fim com dois pontos) ou uma combinao de ambos. Por exemplo, as trs frmulas abaixo so equivalentes: =A1+A3+C1+C2+C3+C4+E1+E2+F1+F2+H2+H4 =SOMA(A1;A3;C1;C2;C3;C4;E1;E2;F1;F2;H2;H4) =SOMA(A1;A3;C1:C4;E1:F2;H2;H4)

Mdia Aritmtica

Para calcular a mdia aritmtica de um conjunto de clulas, podemos somar todas e depois dividir o resultado pelo nmero de clulas, ou podemos apenas usar a funo MDIA, indicando a lista de clulas a ser utilizada no clculo: =MDIA(Lista-de-clulas)

Frmula Condicional

H situaes em que precisamos preencher uma clula com valores que sero determinados por uma condio. SE isso, a clula ter um determinado valor, SENO, ter outro. Para isso existe, no Calc, a funo SE. Sua sintaxe : =SE(Condio; Valor-se-verdadeiro; Valor-se-falso) Onde: Condio um teste lgico que ter resultar verdadeiro ou falso. Valor-se-verdadeiro o valor que ser utilizado se o teste for verdadeiro. Valor-se-falso o valor que ser utilizado se o teste for falso. Ou seja, dependendo do valor do teste, a frmula retornar um dos dois valores. Estes valores podem ser numricos ou literais (texto). Caso sejam literais, devero vir entre aspas (por exemplo: Aprovado). Os trs termos devero ser separados por ponto-e-vrgula (;). Existem dois exemplos clssicos:

Frmulas para Planilhas de Clculo Apostila Prtica

Caderneta de Alunos Numa determinada escola, a mdia sete. Na caderneta, h uma coluna chamada Situao que dever exibir Aprovado ou Reprovado dependendo da mdia do aluno. A 1 ALUNO 2 Mrcio 3 B MDIA 7,0 C SITUAO =SE(B2>=7;Aprovado;Reprovado)

Pela frmula escrita acima, se o aluno tiver mdia 7,0 (ou maior), ser exibido o texto Aprovado. Caso contrrio (mdia inferior 7,0) ser escrito o texto Reprovado. Diviso por Zero Numa tabela de consumo de combustvel, dividimos normalmente a quilometragem pela quantidade de litros de combustvel. Entretanto se, por engano, preenchermos a quantidade de combustvel com zero, ocorrer uma diviso por zero, o que gerar um erro (Err:503). Para evitar isso, basta preenchermos a coluna Mdia de Consumo com uma frmula condicional: 1 2 3 A KM 249,3 B Litros 24,2 C Consumo (Km/l) =SE(B2=0;0;A2/B2)

Pela frmula escrita acima, se a quantidade de litros for zero, ser exibido o valor zero. Caso contrrio, ser calculado o consumo. Dessa forma, se a quantidade de litros for zero, no ser exibida a mensagem de erro.

Funes Adicionais
Agora, algumas funes muito teis para o Contabilista, mas com uso um pouco mais raro.

Valor Mximo

s vezes precisamos encontrar o maior valor num intervalo de clulas. Para esses casos, existe a funo MXIMO. Sua sintaxe semelhante funo SOMA: =MXIMO(Lista-de-clulas) Onde Lista-de-clulas identifica a lista de clulas a ser pesquisada. Essa funo retorna o maior valor nesse intervalo.

Valor Mnimo

O contrrio da funo anterior. s vezes precisamos encontrar o menor valor num intervalo de clulas. Para esses casos, existe a funo MNIMO. Sua sintaxe semelhante funo MXIMO: =MNIMO(Lista-de-clulas) Onde Lista-de-clulas identifica a lista de clulas a ser pesquisada. Essa funo retorna o menor valor nesse intervalo.

Data Atual

Essa funo retorna a data atual (do computador): =HOJE() Apesar de no receber nenhum parmetro, os parnteses so necessrios.

Frmulas para Planilhas de Clculo Apostila Prtica

Condicional com Clusula E

Completando a funo SE, existem situaes em que precisamos testar vrias condies simultaneamente, retornando verdadeiro apenas se todas as condies forem verdadeiras. Para esses casos usamos essa variante da funo SE: =SE(E(Cond1; Cond2; Cond3); Valor-se-verdadeiro; Valor-se-falso) Neste exemplo usamos trs condies (Cond1, Cond2 e Cond3). Podemos usar quantas condies desejarmos (at um mximo de 30), desde que as separemos por ponto-e-vrgula (;). Observe tambm que necessrio observar cuidadosamente a abertura e fechamento de parnteses (tanto da funo SE, quanto da funo E).

Condicional com Clusula OU

Completando a funo SE, existem situaes em que precisamos testar vrias condies simultaneamente, retornando verdadeiro apenas se pelo menos uma das condies for verdadeira. Para esses casos usamos essa variante da funo SE: =SE(OU(Cond1; Cond2; Cond3); Valor-se-verdadeiro; Valor-se-falso) Neste exemplo usamos trs condies (Cond1, Cond2 e Cond3). Podemos usar quantas condies desejarmos (at um mximo de 30), desde que as separemos por ponto-e-vrgula (;). Observe tambm que necessrio observar cuidadosamente a abertura e fechamento de parnteses (tanto da funo SE, quanto da funo OU).

Contagem

Se desejarmos contar os valores num intervalo de clulas, podemos usar a funo CONT.VALORES: =CONT.VALORES(Lista-de-clulas) Onde Lista-de-clulas identifica a lista de clulas a ser pesquisada. Essa funo retorna a contagem de valores nesse intervalo.

Contagem de Clulas Vazias

Algumas vezes necessitamos contar as clulas que no tm valor. uma funo semelhante funo de contagem, mas considera apenas as clulas vazias (sem valor). Para esses casos usamos a funo CONTAR.VAZIO: =CONTAR.VAZIO(Lista-de-clulas) Onde Lista-de-clulas identifica a lista de clulas a ser pesquisada. Observe que sem valor e com valor zero so duas coisas bem diferentes!

Contagem Condicional

Se desejarmos contar os valores num intervalo de clulas, que atendem a uma determinada condio, podemos usar a funo CONT.SE: =CONT.SE(Lista-de-clulas;Critrio) Onde Lista-de-clulas identifica a lista de clulas a ser pesquisada. Critrio o critrio de seleo a ser usado em cada um dos testes. Observe que o critrio de seleo deve ser entre aspas.

Frmulas para Planilhas de Clculo Apostila Prtica

Observe o exemplo abaixo: 1 2 3 4 5 6 A B C Aluno Mdias Resultado Huguinho 7,0 Aprovado Zezinho 10,0 Aprovado Luizinho 6,0 Reprovado Donald 8,0 Aprovado Notas acima de 7 =CONT.SE(B2:B5;>7) =CONT.SE(C2:C5;Aprovado)

A funo na clula B6 retornar dois (correspondendo s notas de Deborah e Maria). J a funo na clula C6 retornar trs (correspondendo ao nmero de vezes que a palavra Aprovado foi encontrada).

Adio Condicional

Para somar, num intervalo de clulas, aquelas que atendem a uma determinada condio, usamos a funo SOMASE: =SOMASE(Lista-de-clulas;Condio; Lista-de-clulas-com-Valores) Onde Lista-de-clulas identifica a lista de clulas a ser pesquisada. Condio um teste lgico que ter resultar verdadeiro ou falso. Lista-de-clulas-com-Valores identifica a lista de clulas a serem somadas. Observe o exemplo abaixo: 1 2 3 4 5 6 7 8 A CLIENTE Bemol TV Lar MS Casa Otica Avenida Marta Andrea VALOR RECEBIDO B VALOR 150,00 250,00 350,00 180,00 250,00 190,00 C SITUAO PG PG PG PG =SOMASE(C2:C7;PG;B2:B7)

A funo na clula C8 retornar 940,00 correspondendo soma dos valores na coluna B correspondentes situao de PG (pago) na coluna C.

Referncias (Absolutas e Relativas)

Observe que, quando uma frmula contendo uma referncia a uma clula copiada, a referncia quela clula alterada para refletir sua nova localizao. Dessa forma, evita-se reescrever a frmula apenas para alterar os endereos das clulas. Veja, no exemplo abaixo, como as frmulas da coluna D vo variando linha a linha: 1 2 3 4 5 A Aluno Huguinho Zezinho Luizinho Donald B 1 Nota 4,0 7,0 5,0 7,6 C 2 Nota 6,0 9,0 9,0 7,0 D Mdia 5,0 8,0 7,0 7,3

=(B2+C2)/2 =(B3+C3)/2 =(B4+C4)/2 =(B5+C5)/2

Essa capacidade de ajustar os endereos das clulas chamada de Referncia Relativa e comportamento padro nos programas de planilha de clculo (como o OpenOffice.org Calc). Acontece que, em certas circunstncias, no interessante que haja esse ajuste das referncias das clulas. s vezes escrevemos as frmulas nos referindo a uma clula e, ao copi-la, no desejamos que a referncia mude.

Frmulas para Planilhas de Clculo Apostila Prtica

Observe o exemplo abaixo: 1 2 3 4 5 6 7 8 A B Valor da UFIR (em R$) C 1,0641

Imposto devido em 2001

Ms Janeiro Fevereiro Maro Abril Imposto Devido (em UFIR) 4,0000 7,0000 5,0000 7,6000 Valor do Imposto (em R$) 4,26 7,45 5,32 8,09 =B5*C1 =B6*C1 =B7*C1 =B8*C1

Nesse exemplo, desejamos que a referncia clula C1 permanea inalterada (afinal o valor da UFIR o mesmo para todos os meses). Mas, se copiarmos a frmula, a referncia clula C1 ser alterada para C2, C3 e C4 nos meses de fevereiro, maro e abril (experimente)... Para esses casos, a Referncia Relativa atrapalha mais do que ajuda. Nessas horas, podemos usar a Referncia Absoluta. Para us-la, devemos marcar a referncia com o sinal de cifro ($), dessa forma o Calc saber que aquela referncia no deve ser alterada. A utilizao deste cifro obedece a algumas regras. Observe:

Um cifro antes da coluna significa que, quando copiarmos a frmula, o nmero da linha ainda varia, mas a coluna permanece a mesma. Ou seja, as frmulas faro referncia sempre mesma coluna. Exemplo: $C3 Variar para $C4, $C5, $C6, ..., $C26 Um cifro antes da linha significa que, quando copiarmos a frmula, a coluna ainda varia, mas o nmero da linha permanece o mesmo. Ou seja, as frmulas faro referncia sempre mesma linha. Exemplo: C$3 Variar para D$3, E$3, F$3, ..., Z$3 Um cifro antes da coluna e outro antes da linha significa que, quando copiarmos a frmula, nem a coluna nem o nmero da linha variaro. Ou seja, as frmulas faro referncia sempre mesma clula. Exemplo: $C$3 Permanecer sempre como $C$3

Vejamos novamente nosso exemplo, dessa vez usando Referncia Absoluta: 1 2 3 4 5 6 7 8 A B Valor da UFIR (em R$) C 1,0641

Imposto devido em 2001

Ms Janeiro Fevereiro Maro Abril Imposto Devido (em UFIR) 4,0000 7,0000 5,0000 7,6000 Valor do Imposto (em R$) 4,26 7,45 5,32 8,09 =B5*$C$1 =B6*$C$1 =B7*$C$1 =B8*$C$1

primeira vista a nica mudana foi a colocao dos dois cifres na referncia clula C1, na frmula do Valor do Imposto em Reais. Mas, experimente copi-la, para qualquer outro ponto da planilha. A referncia ao Imposto Devido em UFIR (coluna B) muda sempre, mas a referncia ao Valor da UFIR permanece sempre como C1.

Frmulas para Planilhas de Clculo Apostila Prtica

A melhor maneira de compreender Referncia Relativa e Referncia Absoluta praticando. Ento, crie uma planilha de testes e experimente!

Concluso

O objetivo dessa Apostila Prtica, como o prprio nome diz, dar uma idia dos fundamentos da construo de frmulas em planilhas de clculo. Existem diversos livros venda sobre este assunto, muitos deles abordando-o com muito mais profundidade. No podemos nos esquecer, claro, da prpria ajuda do programa, que traz a sintaxe de todas as funes disponveis. A melhor maneira de aprender, principalmente Informtica, praticando.

BIBLIOGRAFIA
Cardoso, Bruno R.; Gesser, Anderson A. OpenOffice 1.1.0 Writer Calc Impress. Santa Catarina: FAMEG. Disponvel em <http://famelix.jbrasil.com/ap_openoffice1.1.0.pdf>. Acesso em: out. 2004. Duarte Filho, Walter A. OpenOffice Calc. Minas Gerais: Assemblia Legislativa do Estado de Minas Gerais. Disponvel em <http://www.almg.gov.br/publicacao/openoffice/apostila.asp>. Acesso em: out. 2004. Monteiro, Adriana de O. Calc Manual de Treinamento GNU FDL. Bahia: PRODEB, 2004. Disponvel em <http://www.openoffice.org.br/downloads/OpenOffice.org%20Calc%201.0.zip>. Acesso em: out. 2004. OpenOffice.org Calc. Departamento de Informtica UCS. Disponvel em <http://www.dein.ucs.br/openoffice/calc>. Acesso em: out. 2004.

Frmulas para Planilhas de Clculo Apostila Prtica