Intranet : as tendncias na comunicao interna de organizaes pblicas mineiras1

PALMERSTON, Virgnia Borges, CAMPOS, Ricardo e PEREIRA, Kelly Cristina

Centro Univers itrio de Belo Horizonte- UNI-BH

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Trabalho apresentado ao NP Relaes Pblicas e Comunicao Organizacional do VI Encontro dos Ncleos de Pesquisa da Intercom;

PALMERSTON, Virgnia Borges- Mestre em Educao, Administrao e Comunicao, Especializao em Docncia do Ensino Superior: Teoria e Prtica , professora extensionista e pesquisadora do UNI-BH, Docente do curso de Relaes Pblicas do UNI, vborges@acad.unibh.br; CAMPOS, Ricardo- aluno do 7 perodo do curso de Relaes Pblicas do UNI-BH e voluntrio do Projeto de Pesquisa Intranet: A questo do gneros na comunicao interna de organizaes pblicas e PEREIRA, Kelly Cristina- aluna do 6 perodo do curso de Relaes Pblicas do UNI-BH e bolsista do Projeto de Pesquisa Intranet: A questo do gneros na comunicao interna de organizaes pblicas.

Resumo

Este artigo busca discutir os caminhos que esto sendo seguidos por organizaes pblicas mineiras com o objetivo de dinamizar a comunicao interna por meio das intranets. Para tanto, o presente estudo aborda a comunicao interna e seus instrumentos, a intranet como veculo de comunicao interna, e demonstra, por meio de estudos de caso, as modificaes implementadas nas intranets de uma empresa pblica, uma fundao e uma empresa de economia mista como forma de maximizar a comunicao interna.

Palavras-chave Intranet; comunicao interna; organizaes pblicas

1.

Introduo:

A comunicao interna se tornou uma ferramenta estratgica para as empresas e instituies contemporneas ao perceberem que para perseverar nos mercados globalizados necessria a participao e a contribuio de seus funcionrios. So eles hoje fundamentais na formao da imagem da instituio em que trabalham. Para realizar suas funes com eficcia e atender aos anseios dos seus clientes e demais pblicos necessrio que os mesmos estejam bem informados sobre aspectos relevantes da instituio da qual fazem parte. Como forma de agilizar a transmisso de informaes e o contato entre a instituio e os funcionrios, as organizaes lanaram mo de novas tecnologias, entre elas a intranet, um instrumento cada vez mais utilizado como forma de maximizar a comunicao nas organizaes.

Desse modo, a questo que se pretende responder : Que os caminhos esto sendo seguidos para que as intranets das organizaes pblicas funcionem como instrumento de dinamizao da comunicao interna? Assim, este artigo tem o objetivo de verificar as tendncias da comunicao interna sistematizada pelo uso das intranets. Manter um canal eficaz de comunicao com o pblico interno tornou-se um grande desafio para as organizaes, e novas formas de se estabelecer contato com os empregados

foram necessrias. Nesta busca, as empresas e instituies tornaram-se multimdias nas quais tecnologias como o e-mail e videoconferncias passaram a ser comuns e parte importante da comunicao institucional. Bairon (1995 ) destaca o valor da evoluo dessas novas tecnologias para as empresas:
A empresa multimdia no ser somente mais colorida e movimentada, com menos papel e mais gil, ser, tambm [...] um laboratrio humano de criatividade, onde toda idia poder ser aplicada, instrumentalizada, fragmentada, transmitida, alterada, reordenada etc. (BAIRON,1995, p.120)

Assim, relevante verificar em que medida as organizaes tm caminhado neste sentido. Observa-se, pois, que nas mdias e grandes empresas privadas a comunicao interna est consolidada, enquanto nas instituies pblicas a temtica apresenta avanos, com as mesmas preocupando-se em disseminar a informao para seus funcionrios. Atualmente as empresas pblicas no desejam apenas levar as informaes pertinentes para as pessoas que se utilizam de seus servios, mas tambm para seu pblico interno, que quem representa a instituio frente a sociedade. Ao longo dos ltimos anos o ritmo de trabalho em determinados segmentos das organizaes pblicas alcana praticamente o mesmo patamar do das empresas privadas. Se antes as atividades eram desenvolvidas com morosidade, sem a eficcia do alcance das metas previstas, sem a preocupao com o eficiente atendimento ao pblico externo, hoje h um planejamento estratgico a ser seguido, que orienta as aes dos funcionrios. Tal situao coloca os empregados das organizaes pblicas recebendo o mesmo nvel de exigncia das particulares. A partir dessas constataes que esse estudo foi iniciado, uma vez que, como conseqncia, a comunicao interna online passou tambm a ser maximizada. Entretanto, no se pretende aqui esgotar o assunto, j que esse artigo uma primeira abordagem da pesquisa iniciada em 2005 e que tem continuidade durante todo o ano de 2006.

Para esse estudo, utilizamos como suporte terico os autores Gralla e Bairon e , a seguir, realizamos estudo de caso nas organizaes pblicas de trs diferentes segmentos, situadas em Belo Horizonte-MG: Fundao Joo Pinheiro, Companhia de Saneamento de Minas

Gerais e Tribunal de Justia de Minas Gerais. 4 Usamos a metodologia qualitativa atravs de entrevista em profundidade com profissionais responsveis pela comunicao interna e pela intranet dessas instituies e fizemos anlise de contedo dessas redes internas. 2. Comunicao interna: Conceitos e instrumentos:

A comunicao interna assume papel de destaque nas novas prticas institucionais. Percebe-se que empresas pblicas ou privadas esto tendo um cuidado especial com as pessoas que realizam as atividades e os servios dessas organizaes, buscando inform-las e aproximando-as dos objetivos da instituio. Por intermdio dessas e outras atitudes o funcionrio passa a ser disseminador da boa imagem institucional. Carvalho (2005) define a comunicao interna como importante processo, que se d por meio dos instrumentos de comunicao, das mensagens e da articulao, para a formao e conso lidao da imagem institucional. Segundo o autor, comunicao interna :
Conjunto de meios, processo, funes, contedos e comportamentos que geram oportunidades para que se estabelea a convergncia entre os valores e objetivos da empresa e o de seus colaboradores, a comunicao interna , simultaneamente, decorrente da cultura da organizao e elemento que consolida os valores prprios dessa cultura. Desempenha, portanto, papel preponderante na formao do clima organizacional e na construo da imagem instituciona l diante do pblico interno. (CARVALHO, 2005, p.72)

Lara (2003) atenta para a fora dos funcionrios das organizaes pblicas como disseminadores das mensagens institucionais:
Uma prefeitura pode ter centenas ou milhares de funcionrios; um governo estadual tem dezenas ou centenas de milhares de servidores; uma assemblia legislativa tem milhares de empregados, o Judicirio tambm. Toda essa gente circula, convive, conversa, fala bem ou mal da instituio em que trabalha, seja em aniversrios, na conduo, em velrios, no jogo de futebol, no bar. So pessoas que mesmo que, nada sabendo, falam com autoridade e suposto conhecimento de causa: Sei, porque trabalho l! (LARA, 2003, p.95)

Optou-se por essas trs unidades, partindo-se do princpio que do ponto de vista administrativo h cinco categorias de organizaes pblicas: fundao, sociedade de economia mista, rgo pblico, autarquia e empresa pblica, sendo que s as trs primeiras tm sede em Belo Horizonte. Assim, s seria possvel ter acesso intranet dessas organizaes.

Como nos informa Lara, os funcionrios interagem entre si e com outras pessoas que no trabalham na empresa, disseminando conceitos sobre a empresa, sejam positivos ou negativos. O autor conclui que:
Se essas pessoas forem bem informadas, a instituio vai contar com um poderoso contingente que, mesmo involuntariamente, poder defend-la, ou divulgar seus feitos. Se, ao contrrio, essas pessoas no forem bem informadas sobre as atividades da instituio, boa parte do caminho andado para circularem notcias negativas ou deturpadas ou incompletas. (LARA, 2003, p. 95)

Por meio da constatao do autor, v-se que a informao transparent e, dirigida ao pblico interno, a base que sustenta uma boa imagem institucional. O reconhecimento das organizaes pblicas a respeito dessa realidade fez o setor de comunicao investir em mais estratgias e disseminar a informao para todos os funcio nrios pblicos e seus familiares. Assim, a comunicao com o pblico interno continua sendo feita por instrumentos tradicionais de comunicao, como: jornal impresso, revista, quadros de avisos, vdeos, cartazes etc. Mas com a evolues tecnolgica e o advento da internet, novas formas de comunicao surgiram, cita-se: o e-mail, a vdeo-conferncia, as newsletters eletrnicas, os blogs etc. Fortes (2003) revela que:
A propagao computadorizada de dados e informaes fez aparecer uma nova perspectiva enriquecida de entendimento e ajuste entre as pessoas, grupos e empresas: a comunicao virtual. Na atualidade, despontam os cidados que se dedicam aos meios virtuais de comunicao, o que se abrir possibilidades inditas de relacionamento, se a empresa revisar seus processos normais de distribuir informaes a seus pblicos. (FORTES, 2003, p. 242)

Neste cenrio de transformaes aparece a intranet, um importante veculo de comunicao interna da atualidade, que apresenta vantagens em relao aos instrumentos tradicionais. Gralla (1996) destaca que:
Com o enorme aumento da Internet, um crescente nmero de pessoas e corporaes usa a Internet para se comunicar com o mundo, para colher informao, e para fazer negcios. No demorou muito para as pessoas reconhecerem que os componentes que funcionavam to bem na Internet poderiam ser igualmente valiosos internamente e esta a razo pela qual as intranets esto se tornando to populares. (GRALLA, 1996, p.5)

3. 3.1-

A intranet A rede interna como instrumento de comunicao interna

A intranet uma rede corporativa privada que possibilita o acesso a informaes institucionais e a formulrios eletrnicos, sendo destinada ao pblico interno das empresas e instituies. As intranets se destacam como um importante instrumento de comunicao interna sendo eficazes e rentveis para as empresas que a adotam. Para Nielsen (2000) A intranet deve ser vista como a infra-estrutura de informao corporativa

As grandes vantagens apresentadas pelas redes internas tm provocado uma revoluo na comunicao corporativa. Gralla (1996) destaca que:
Ela (intranet) j comeou a revolucionar a maneira pela qual as companhias operam e realizam negcios, e a maioria das pessoas concorda que ns vimos apenas o comeo de seus efeitos na cultura corporativa e na forma como as corporaes funcionam. (GRALLA, 1996, p. 11)

Entre as vantagens apresentadas pelas intranets esto a reduo dos custos, a reduo das distncias entre os interlocutores, o aumento da produtividade e a criao de novas possibilidades de interao institucional. A rede oferece suporte s rotinas do trabalho, possibilita a comunicao de fu, alm de reduzir a grande circulao de papis. Gralla (1996) revela que:
Uma corporao tpica gera montanhas de papel todos os dias, provavelmente vrias toneladas por ano. Isso ruim para o meio ambiente, caro para as corporaes e consome muito tempo pois requer que a companhia contrate pessoas para guardar e manter uma trilha do papel. Existem formulrios que tm que ser preenchidos e manuseados, materiais de marketing, materiais de vendas e panfletos para serem enviados pelo correio, formulrios de vendas que tm que ser usados ... essa lista continua por um longo tempo. (GRALLA, 1996, p.157)

A utilizao destas redes privadas reduz o nmero de papis e formulrios, agiliza a comunicao administrativa, simplifica a busca por informaes institucionais alm de possibilitar o acesso a informaes pessoais do funcionr io. Segundo Fortes (2003) as intranets elevam a compreenso e a qualidade dos informes, dando maior autonomia aos operadores do sistema, facilitando a comunicao e o atendimento ao pblico interno. Para

as grandes empresas pblicas e privadas a importncia deste instrumento , como base das reas comunicacionais e produtivas, j uma realidade. Mas para aproximar o pblico interno desta nova ferramenta fazendo-o explorar todos os servios e mensagens disponibilizadas pela empresa ou instituio necessria muita criatividade. Lvy (1993) revela que:
Inventar novas estruturas discursivas, descobrir retricas ainda desconhecidas do esquema dinmico, do texto de geometria varivel e da imagem animada, conceber ideografias nas quais as cores, o som e o movimento iro se associar para significar, estas so tarefas que esperam autores e editores do prximo sculo. (LEVY, 1993, p.108)

Assim, as empresas buscam por novos elementos que possam seduzir o funcionrio a interagir com as novas tecnologias de comunicao disponibilizadas pelas mesmas. Como destaca Gralla (1996), a facilidade com que cada informao pode ser compartilhada e com que as pessoas podem se comunicar umas com as outras vai continuar direcionando a construo de intranets.

Para alcanar melhor seus empregados, as organizaes tm apostado na utilizao de elementos visuais como as cores e fontes adequadas, alm de textos curtos e objetivos. Para tornar a intranet mais atraente para o pblico interno, a rea de comunicao e a de informtica utilizam o conceito de usabilidade na busca por um formato que m antenha a ateno dos navegadores da pgina da empresa. Santos5 cita Scapin que revela que a

usabilidade : a capacidade do software em permitir que o usurio alcance suas metas de interao com o sistema O conceito de usabilidade prope que o site seja de fcil aprendizagem, que permita a utilizao de forma simplificada alm de aprese ntar poucos erros. Conforme Nielsen (2000,) h uma grande preocupao com o design da intranet, pois sendo esta agradvel consegue comunicar o esprito e a atitude corporativa a todos os funcionrios. Assim, as intranets com a usabilidade adequada conseguem eficincia e satisfao dos funcionrios da empresa. Segundo Santos 6 : A boa usabilidade ajuda a formar, ou manter, uma boa imagem diante dos usurios. A usabilidade experincia do usurio durante o contato com o site.
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melhora a

http://webinsider.uol.com.br/vernoticia.php/id/1771 Idem

Alm do design, para conquistar a fidelidade e o acesso mais fcil dos funcionrios s informaes, os setores de comunicao tm implementado gneros textuais que atraiam o pblico interno a interagirem com o sistema. Denominamos como gneros textuais, neste estudo, os tradicionais gneros da teoria jornalstica - o informativo e o opinativo- , alm de dois outros, que tm sido denominados pelos profissionais de comunicao responsveis pela rede, de gnero de servios e gnero interativo.

3.2- Os gneros textuais da rede interna Na rea jornalstica os pesquisadores realizam uma classificao da ao discursiva do ponto de vista dos gneros. Alguns propem a dicotomia informativo e opinativo e outros complementam como interpretativo e diversional. Melo (1985) acredita que um gnero jornalstico se caracteriza, em primeiro lugar, pelo conjunto das circunstncias que determinam o relato que a instituio jornalstica difunde. Assim divide o jornalismo em duas categorias: a informativa e a opinativa. Para ele:
Os gneros que correspondem ao universo da informao estruturam-se a partir de um referencial exterior instituio jornalstica: sua expresso depende diretamente da ecloso e evoluo dos acontecimentos e da relao que os mediadores profissionais (jornalistas) estabelecem em relao aos protagonistas (personalidades e organizaes). J no caso dos gneros que se agrupam na rea da opinio, a estrutura da mensagem codeterminada por variveis controladas pela instituio jornalstica e que assumem duas feies: a autoria (quem emite a opinio) e a angulagem (perspectiva temporal ou espacial que d sentido opinio). (MELO, 1985, p.48)

A partir da ele divide o Jornalismo informativo em quatro gneros: nota, notcia, reportagem e entrevista e o Jornalismo opinativo em: editorial, comentrio, artigo, resenha, coluna, crnica, caricatura e carta.

Em mais recente estudo, Chaparro (1998) prope a desconstruo do paradigma jornalstico informativo e opinativo, apontando que os tipos textuais ( notcia, nota, editorial etc.) cont m elementos tanto da informao quanto da opinio. O autor diz que:
Face dinmica e ao grau de complicao das interaes que o jornalismo viabiliza no mundo atual, no mais possvel explicar e entender a ao

discursiva do jornalismo pela dicotomia Opinio x Informao. Qualquer leitura de jornal ou revista de grande circulao deixa evidente que as fronteiras entre opinio e informao so destrudas pela interferncia interessada e legtima dos vrios sujeitos do processo, tanto no relato quanto no comentrio da atualidade. (CHAPARRO,1998, p. 9-10)

Apesar de concordarmos com a verificao de Chaparro, mantermos a classificao tradicional, apenas para apontar as novas construes textuais que fazem parte de nossa observao com relao s tendncias das intranets. Assim, os responsveis pela comunicao interna online adotam, alm dos gneros clssicos, outros que fogem classificao habitual com o objetivo de atrair o pblico interno a visitar as pginas da intranet. So textos que propem a interatividade ( em forma de dilogo e observaes), aos quais denominamos gnero interativo, e a construo individual de uma estrutura discursiva por parte do prprio empregado, inserida em um texto fixo preparado pela organizao e disponibilizado na rede, que denominamos gnero de servios.

A utilizao desses gneros textuais nas intranets necessria para veicular as informaes apropriadamente e apro ximar os funcionrios deste instrumento de comunicao. As empresas pblicas mineiras buscam utiliz- los para atrair seu pblico interno a visitar a intranet da instituio, e, com isso, promover a comunicao interna.

4.

A intranet e as instituies pblicas de Belo Horizonte:

Para verificar as tendncias na comunicao interna das organizaes pblicas mineiras por intermdio das intranets, realizamos uma pesquisa de campo, no segundo semestre de 2005, conforme detalhamos na introduo desse artigo. 4.1.Fundao Joo Pinheiro (FJP) A Fundao uma entidade do Governo de Minas Gerais que tem como atribuies a realizao de projetos de pesquisas aplicada, consultorias, desenvolvimento de recursos humanos e entre outras atividades.A instituio possui em seus quadros 330 servidores distribudos em seis centros de atividade-fim: Centro de Desenvolvimento em Administrao, Centro de Estudos Econmicos e Sociais, Centro de Estudos Histricos e Culturais, Centro de Estatstica e Informaes, Centro de Estudos Municipais e Metropolitanos e Escola do Governo. A instituio formada por uma equipe 9

multidisciplinar com profissionais de vrios campos da cincia com grau de especializao mestrado e doutorado. Os instrumentos de comunicao mais efetivos so os quadro s de aviso, que veiculam informaes sobre a instituio e notcias sobre eventos, e a intranet. A rede interna assume um carter estratgico para a comunicao institucional, com vrios benefcios para a instituio, pois ela otimiza o processo comunicativo, transmite informaes com objetividade, proporciona a atualizao constante de informaes, reduz custos e possibilita a interao institucional. A intranet da Fundao, segundo a assessora chefe de comunicao social, a jornalista Lucilene Gonalves: uma tima oportunidade de aproximar o servidor da instituio nas questes do dia-a-dia, como solicitaes de servios, de manuteno, de materiais, notcias veiculadas sobre a instituio etc.

Todos os setores da instituio possuem ao menos uma mquina que permite o acesso de funcionrios de todos os nveis, portanto, desde a chefia de servios gerais aos altos cargos da diretoria o acesso possibilitado. A intranet tambm pode ser utilizada a partir de um computador externo as dependncias da instituio por meio de nmero de usurio e senha.

Entre os gneros presentes na rede da instituio apresentam-se os de carter informativo e os opinativos.Lucilene destaca como relevantes para a comunicao interna os seguintes textos/instrumentos: o clipping- uma reproduo de notcias divulgadas na imprensa a respeito da instituio ou referentes a assuntos de interesse da mesma- que diagramado na pgina inicial; a cartilha do servidor- um manual sobre a estrutura organizacional e informaes sobre os direitos do servidor; a sala de estar- um lbum de fotos, curiosidades, espao para vendas e troca de produtos, exposies culturais e exibio de filmes-; portarias- apresentando as normas e instrues para os servidores; dicas - novidades e curiosidades sobre lngua portuguesa, tecnologia e qualidade de vida- e o centro de notcias- com informaes sobre os centros de atividade- fim. Estes, segundo ela, referem-se ao gnero informativo. Como gnero opinativo/interativo aponta o balco tcnico- que se configura em um frum, onde so debatidos assuntos de interesse da instituio e onde se apresentam as pesquisas realizadas .O gnero de servios corresponde aos formulrios

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online utilizado s para fazer solicitaes de manuteno de equipamentos, de servios gerais e de solicitaes para o setor de recursos humanos. 4.1 Companhia de Saneamento de Minas Gerais Copasa

A Copasa uma sociedade de economia mista responsvel pelo abastecimento de mais de 11 milhes de pessoas distribudas em pelo menos 800 localidades de Minas Gerais. Entre as atribuies da empresa esto o tratamento do esgoto e a cooperao tcnica nos assuntos relacionados gua. A instituio tem em mdia 11 mil funcionrios distribudos em centenas de cidades mineiras, o que torna a comunicao com o pblico interno uma tarefa complexa. Para desenvolver a comunicao interna os instrumentos disponveis so os jornais internos, a revistas institucionais, os quadros de avisos, os eventos, entre outros.

A intranet mais um instrumento de comunicao utilizado e que est em processo de sistematizao, com diversas mudanas sendo implementadas para atender as necessidades dos funcionrios. Anteriormente a intranet era responsabilidade do setor de comunicao, mas a preocupao com a usabilidade exigiu a contratao de profissionais da rea de informtica que agora trabalham integradamente com os demais profissionais. Segundo Idacy Simes, especialista em informtica, a intranet pouco amigvel, havendo a necessidade de reestruturao do layout. A produo do contedo fica a cargo dos funcionrios da comunicao e a base de dados fica a cargo dos funcionrios da informtica.

Os gneros presentes na rede da Copasa so de carter informativo e de servios. No gnero informativo h textos normativos, recados, textos institucionais e convites. Existe, ainda, o link Fique ligado que apresenta o cdigo de conduta, o jornal Gota Dgua, o clipping entre outros. O problema enfrentado que uma parcela dos funcionrios no tem acesso ao computador e o acesso intranet s possvel nas mquinas presentes nas dependncias da instituio. Apesar das adversidades, a rede j se configura como um importante instrumento de comunicao entre a instituio e seus funcionrios. A comprovao o aumento constante do nmero de acessos. Segundo Jos Geraldo Viana, gerente da Diviso de Imprensa, a intranet tem um grande potencial para atender as

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necessidades de comunicao, e a perspectiva que se torne o instrumento mais forte de comunicao interna da instituio.

4.2

Tribunal de Justia do Estado de Minas Gerais - TJMG

O Tribunal o rgo pblico responsvel pelo julgamento do Vice-Governador, Deputados Estaduais, Procurador-Geral de Justia e Secretrios de Estado, nos crimes comuns; mandado de segurana contra ato do Governador e do Presidente da Assemblia Legislativa e ao direta de inconstitucionalidade de lei ou ato normativo estaduais, julgar todos os processos em que o Estado de Minas Gerais ou os municpios sejam partes; entre ouras atividades. O rgo possui 13.723 funcionrios, distribudos em diversas comarcas de Minas Gerais, o que tambm torna complexa a comunicao com todo o efetivo.

Para atender a demanda, a instituio disponibiliza os seguintes instrumentos de comunicao: o clipping Notcias em destaque, o house horgan TJMG Informativo, o informativo Frum Notcias, a revista Pensa TJ, o rdio TJ, murais e mensagens nos holerites. A disponibilizao de todos os instrumentos garante o acesso de todos os funcionrios s informaes da instituio. Mas como o volume de informaes est cada vez mais intenso, a intranet aparece como uma das solues para o setor de comunicao. A rede interna da instituio foi recentemente reformulada e passou a integrar o Portal do Tribunal de Justia, ou seja, o acesso feito pela pgina da instituio na internet. Em Belo Horizonte a maioria dos servidores tem acesso ao computador nas dependncias da instituio onde podem acessar a intranet, mas nas comarcas do interior o nmero de computadores reduzido. A utilizao de um Portal um conceito moderno pois possibilita que os funcionrios tenham acesso s informaes da rede mesmo estando fora das dependncias da instituio. O acesso s informaes ou a solicitaes de servios feito de acordo com o cargo do funcionrio sendo que as funes da intranet so liberadas mediante a utilizao de nmero de usurio e de uma senha individual.

Devido importncia da intranet, foi formada uma comisso que tem como intuito detectar as falhas presentes e deix- la mais atrativa para os funcionrios. A comisso composta por trs funcionrios do setor de imprensa, um do setor de comunicao visual, dois do

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setor de informtica, dois da escola judicial e dois da assessoria de qualidade. Entre as mudanas implementadas esto a padronizao das cores do site, sendo utilizadas as cores institucionais, simplificao do layout que permitiu uma navegao mais fcil e a linguagem utilizada nos textos. Segundo Masa Mendes, relaes-pblicas da Assessoria de Comunicao Institucional, a linguagem utilizada anteriormente era muito tcnica o que afastava a visitao dos funcionrios.

A rede do Tribunal de Justia destaca-se como um dos principais instrumentos de comunicao interna, pois alm de ter carter informativo utilizada como uma ferramenta ativa de trabalho, como no caso das solicitaes feitas por formulrios on-line. Para Masa Mendes, os resultados com a utilizao da intranet so positivos, pois possibilitaram a reduo de custos, a dinamizao do tempo e a aproximao do servidor com as rotinas da instituio.

Os gneros presentes na rede do TJMG so os de carter informativo, interativo e o de servios, ressalta Masa Mendes. O gnero informativo tem como objetivo manter os funcionrios do Tribunal bem informados e com bom entendimento das notcias a serem repassadas para o pblico e assuntos referentes a concursos e eventos. O interativo possibilita a interlocuo entre funcionrios, e o gnero de servios tem como objetivo o acesso pelo servidor a formulrios.Com um portal pleno de possibilidades de interao entre o funcionrio e a empresa, o TJMG conseguiu sistematizar a comunicao on-line e j colhe, segundo Masa, bons frutos por investir na sua intranet.

5.

Consideraes finais:

Este primeiro estudo mostra alguns sinais que apontam para uma preocupao na adequada utilizao das intranets como forma de maximizar a comunicao interna das organizaes pblicas. Por intermdio dos estudos de caso pde-se perceber que os responsveis pelo gerenciamento das informaes tm aperfeioado os recursos que lhe permitem atingir tal objetivo. Seno vejamos: As intranets pesquisadas foram recm-estruturadas ou esto em estruturao demonstrando a preocupao com o melhor atendimento s necessidades dos empregados. As mudanas

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nos layouts buscam deixar a rede interna mais amigvel e menos hierrquica. Os textos apresentam-se mais curtos e objetivos, com o apoio de cones coloridos e uma linguagem mais funcional e coloquial. O conceito de usabilidade utilizado para simplificar a visita do usurio e facilitar a procura dos assuntos de interesse. As equipes que gerenciam as informaes e as atualizaes das intranets esto cada vez mais especializadas. O contedo responsabilidade do setor de comunicao, elaborado por jornalistas e relaes-pblicas e as atualizaes do banco de dados ficam a cargo do setor de informtica, coordenado por profissionais com formao em processamento de dados, tecnologia da informao e analistas de sistemas. Os profissionais trabalham de forma integrada de modo a detectar rapidamente as falhas e manter a harmonia nas pginas da rede interna. A responsabilidade pela produo dos textos das intranets pelos profissionais de comunicao demonstra o amadurecimento das instituies que antes deixavam a cargo dos profissionais de informtica a atualizao e a produo do contedo, o que gerava conflitos frente ao tratamento dado s informaes. Percebe-se, por outro lado, que est havendo uma simbiose entre as funes e atividades dos profissionais de cada uma dessas reas. Muitas vezes os profissionais de informtica redigem textos e os comunicadores desenvolvem a ferramenta, dependendo da necessidade, mas todos trabalhando em consonncia.

Verificou-se, ainda, que apesar de o gnero informativo ser predominante, novas estruturas discursivas tm sido usadas. A interatividade est presente na pgina das redes internas, permitindo aos funcionrios interagirem entre si e com a instituio, como nos fruns e listas de discusses- o que foi deno minado pelo gestores de comunicao com textos/instrumentos interativos. A intranet se transformou tambm em ferramenta de trabalho com a utilizao dos formulrios eletrnicos. A medida trouxe vantagens para as instituies que utilizam a estratgia, sendo que o papel foi abolido nas solicitaes e o tempo foi reduzido no atendimento das chamadas de servios, gerando reduo dos custos e maior produtividade. Esses chamados textos/instrumentos de servios tm, ainda, facilitado a comunicao entre empregado/organizao.

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Alguns textos/instrumentos so recorrentes nas trs intranets pesquisadas, como as notcias quentes, que vm no centro das pginas. Os clippings, os comunicados, os contatos (ramais e e-mails), a agenda (eventos e cursos), os servios (formulrios eletrnicos) e os manuais so outros tipos recorrentes nas pginas pesquisadas.

As entrevistas realizadas permitem inferir que a intranet se destaca como um dos mais importantes instrumentos de comunicao interna da atualidade. Verifica-se que ela assume um papel de destaque como instrumento estratgico no gerenciamento de informaes e no contato entre a instituio e seus funcionrios. Percebemos que as instituies pblicas esto preocupadas em tornar a suas pginas internas estimulantes para que os funcionrios se sintam vontade para interagirem com esta nova tecnologia.

6.

Referncias:

BAIRON, Srgio. Multimdia . So Paulo: Global, 1995. 219p. CHAPARRO, Manoel Carlos. Sotaques dAqum e dAlm mar- Percursos e Gneros do Jornalismo Portugus e Brasileiro. Santarm-Portugal: Jortejo Edies, 1998 FORTES, Waldyr Gutierrez. Relaes pblicas: processo, funes, tecnologia e estratgias. 2. ed. rev. e ampl. So Paulo: Summus, 2003. 394 p. GRALLA, Preston. Como funcionam as intranets. So Paulo: Quark do Brasil, 1996. 206p. LARA, Maurcio. As sete portas da comunicao pblica: como enfrentar os desafios de uma assessoria. Belo Horizonte: Gutenberg, 2003. 141 p. LVY, Pierre. As tecnologias da inteligncia : o futuro do pensamento na era da informtica. So Paulo: Editora 34, 1993. 203 p. MARCHESE, Amauri. Comunicao interna: fator humano como diferencial competitivo In NASSAR, Paulo (Org.). Comunicao interna: a fora das empresas. So Paulo: ABERJE, 2005. 175 p. MELO, Jos Marques de. A opinio no jornalismo brasileiro. Petrpolis: Vozes, 1985. 168 p. NIELSEN, Jakob. Projetando Websites. Rio de Janeiro: Campus, 2000. 416 p. PIZANO, Daniel Samper apud ERBOLATO, Mrio L. Tcnicas de codificao em jornalismo : redao, captao e edio no jornal dirio. 5. ed. rev. e aum. So Paulo: tica, 1991. 256p. SANTOS, Robson. Alguns conceitos para avaliar a usabilidade. Disponvel <http://webinsider.uol.com.br/vernoticia.php/id/1771> Acesso em: maro de 2006. em:

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