JooPauloPinto

ComunidadeLeanThinking

MELHORIACONTNUA
Compromissoalongoprazocomamudana
PorJooPauloPinto
ComunidadeLeanThinkingJunhode2009
www.leanthinkingcommunity.org

Introduoaoconceitodemelhoriacontnua,comointerpretloefazerasuaimplementao numaorganizao.Confrontoentreosconceitosdekaizenekaikaku. O conceito de melhoria continua (em Japons: kaizen que literalmente significa boa mudana) h muitoquetidocomoumadasformasmaiseficazesparamelhorarodesempenhoeaqualidadenas organizaes.Independentementedesetratardeumaempresaindustrial,umaempresaconsultoraou mesmo uma entidade sem finslucrativos, a melhoria contnua assegurar a qualidade superior de produtos e servios e a implementao de uma cultura de permanente melhoria (caracterizada pela insatisfaoepelaconstanteprocurademelhoresresultados). Apesar das suas qualidade, gestores e lderes ficam muitas vezes perplexos com o que verdadeiramentemelhoracontnua.Nasuaessncia,encorajaaproactividadedaspessoasdeformaa resolver problemas e desafios. Um gestor de uma empresa industrial, uma vez disse que seguir a melhoriacontnuacomocaminharnumaestradarumoperfeio:cadapassodadoumpassomais prximo dessa perfeio, reduzindo custos, aumentando a qualidade de produtos e servios e satisfazendoosclientesedemaisstakeholders. Amelhoriacontnuanosecoadunacomacomplacncia,muitomenoscomocruzardebraosperante osproblemas.Melhoriacontnuarequerslidoshbitosdeproactividade.DeacordocomCovey(1984) umhbitoaintercepoentreoconhecimento,odesejoeosaberfazer,verfigura1.

Figura1.Acriaodoshbitos(adaptadodeCovey,1984).

Para que qualquer pessoana organizaoadoptehbitos de melhoria contnua primeiro necessrio que ela tenha o conhecimento e perceba o porqu de fazer a melhoria contnua e o que fazer nesse sentido.tambmnecessrioqueapessoatenhavontadedeofazer(amelhoriacontnuanascedeum acto voluntrio e no de uma imposio da gesto de topo). Um colaborador at poder ter o conhecimento e dominar as prticas mas se no o quiser fazer, nada acontecer. Finalmente, o colaborador dever saber como fazer, isto ter os skills para que a melhoria contnua acontea. Nenhumadestascomponentespodeestaremfaltaquandosepretendefazerdamelhoriacontnuaum hbito. Amelhoriacontnuaemsiconsisteemtrscomponentes.Aprimeiraencorajaactivamenteaspessoasa cometeremerros,oqueempartepoderparecercontraintuitivo.Muitasorganizaespunemoserros etendemarotularquemoscometecomofracassadosouincapazes.Issofazcomqueomedode

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falharseinstaleenosprivedetentaremelhorarcadavezmais.Naverdade,cadaumdeveriaperceber porquemotivooserrosacontecemedepoisevitarqueserepitam. Asegundacomponenteincentivaerecompensaaspessoasaidentificarosproblemaseasolucionlos. Istoassentanoprincpiodequequemfazotrabalhoquemmelhoroconhece.Umgestordetopono ter o mesmo nvel de conhecimento do processo de fabrico que o operador de mquina. Nem um operadordebalcotemcompetnciasparageriroserviodeinformaodasuaorganizao. Finalmente,aterceiracomponentepedespessoasqueidentifiquemformasdefazeraindamelhor,ou seja,incutenaspessoasainsatisfaocomosactuaisnveisdedesempenho,levandoasasuperaremse constantemente.Estaumaformadeempowermentproactivo. Tal como muitas abordagens de gesto, a melhoria contnua no uma soluo rpida (nem a implementarnemadarresultados),ousejano,aocontrriodoquemuitospensamedesejam,uma soluo do tipo quick fix. A melhoria contnua assenta na evoluo gradual, um pouco como se se tratasse de uma bola de neve que aumenta em cada rotao efecuada. Aos poucos as melhorias surgem,dandotempoatodosparaseajustaremeaprenderem. Cada pequeno incremento dado no sentido da melhoria contnua apoiado num cclo de melhoria contnua (ciclo PDCA), ver figura 2. Este ciclo repetido continuamente at que a perfeio seja alcanada.

Figura2.AmelhoriacontnuabaseadanocicloPDCA.

Melhoriacontnuaocompromissocomamudana A mundaa nunca fcil. As empresas que o digam gestores, engenheiros, chefes de equipa e operadoresestopornormaconscientesdosproblemasnogembaeprocuramarranjarformascriativas deosresolver,discutindoideias,fazendobrainstormingentreeles.Contudoassoluesraramenteso implementadas. Tipicamente, existe mais de que um problema, aumentando a complexidade das solues e, possivelmente, conduzindo mentalidade de se ns fizessemos isto ou aquilo e depois nadasefaz.Todostmboasideias,noentantoparecesermuitodifcilimplementlasoufazerajustes apsaimplementao. Certamenteque,poralgumasvezesoleitorjseapercebeuquantotempoduraumaboasoluoaps ser implementada. Se estiver numa empresa habituada a viver no modo reagir crise, a apagar fogos medida que so ateados, as boas solues no duram muito tempo. Estas empresas procuram solues rpidas (ie, aspirina para as dores de cabea sem precoupao pelas causas dos problemas)peloquetomartempoparaanalisarosproblemastidocomodesperdcio. Avanar com um programa kaizen numa empresa um importante passo. Este programa a forma mais eficiente e eficaz de implementar na empresa uma metodologia de melhoria contnua e sustentada.Quandotodasaspessoasnumaorganizaoestocomprometidasededicadaspolticada empresa,aospadres(standards),implementao,formao,osucessoalcanvel. Contudo, qualquer atitude duvidosa ou a adopo de uma postura deobedincia maliciosa por parte daspessoaspodedestruirporcompletoqualqueroportunidadedemelhoria.Istopodeserevitadosea gestodetopocriarumavisoesemantiverdedicadacausa.

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Afigura3quesesegueapresentaaquiloquenormalmentesedesignaporcurvadomedoeoimpacto queestetemnodesempenhodaorganizao(ogrficorepresentaaprodutividade,emborapossaser substitudoporoutramtrica).

Figura3.Acurvadomedoresultantedamudana.

Nafiguraanteriorbemnotriaaperdaassociadamudana,algonaturaleprevisvelemqualquer processo.necessrioestarpreparadoparaperdereteraforasuficienteparanoentrarempnicoe seguraracorrentedemudana.Estaumafasecrtica;umafaseondetodosaquelesqueseabstiveram deserenvolvidosnamudanaaparecemtriunfantesecomacertezadequeficardeforafoidefactoa melhoropo.Masnofoi!Estaumafasetransitriaequantomaispreparadaestiveraequipamais rpidovenceadificuldadeeentranoprocessodecrescimentoderesultados. Aexperinciaganhaaolongodeanosdeformaoeconsultoriademonstramaoautorqueaspessoas commenosformaoacadmica,pornormaoperadoresdelinha,soaquelesquemenorresistncia mudanaoferecem.Poroutrolado,engenheiros,economistas,gestoresedemaislicenciadostendema fecharsemudanarefugiandosenascertezasqueasuaformaoacadmicalhesincutiu.No,pois, nadafcilfazermudanas.Fazpartedanaturezahumanaserresistentemudana. Mas,naprtica,comoimplementar? Melhoriacontinuaumaideiabrilhante,masasuaimplementaoiludiumuitosdosmaistalentosos lderesegestores.Emboraametadamelhoriacontnuasejaclara,aestradaapercorrerdifcilelonga, muitasvezescobertadecerradonevoeiro,forandoaumanavegaovista.Costumasedizerqueo caminholongomasmuitofrutuoso. NaToyotaexistemquatroferramentasbsicasqueformamaquiloquevulgarmenteconhecidocomo o Toyota Way e permitem que a melhoria contnua acontea. Essas ferramentas so: o ciclo PDCA, o mtododecomunicaoHourensou,os5WeaGestoVisual.Estasferramentasemconjuntopermitem melhoriacontnuatornarseumafilosofiapoderosissima. Afigura4apresentaarelaoentreestasferramentaseondesoaplicadas.Estaseoutrosmtodose ferramentasserotemadeanlisemaisadiante. Aformaodegruposdemelhoriacontnuanaempresa A melhoria contnua deve ser implementada atravs do trabalho em equipa. O pensamento oriental defendeaideiadequeasgrandesconquistasresultamdospequenoscontributosdecadaumenodo grandeesforodeumaspessoa. Talcomoreferidoanteriormente,epatentenafigura3,ocicloPDCAumelementofundamentalnos processosdemelhoriacontnuadadoquefuncionacomooveculoparaqueamesmaacontea.Ociclo PDCAjdeuprovasdeseromtodomaisadequadoparaalcanarmetaseobjectivos.

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Figura4.Ascomponentesdamelhoriacontnua.

Melhoriacontnuaoukaikaku? Amelhoriacontnuapressupeumaevoluogradualdodesempenho,algoqueacontecetodososdias edeformaconstante.Emalternativa,amudanapoderacontecerdeformabruscaeirregular.Pondo deoutraformaefazendoanalogiacomumditadoChins,quedizdaropeixematarafomeporum diaenquantoqueensinarapescarmatarafomeavidatoda:kaizenensinarapescarenquanto quekaikakudaropeixe.Muitospoderopensarqueensinarapescarseraformacorrectadeestar, contudohaversituaesemqueurgentedaropeixeporquenohtempoparaensinarapescar,ou simplesmenteporquetalnofazsentido.Porexemplo,umamudanadelayoutnumareadetrabalho ouaintroduodeumanovaprticaoudocumentonopoderacontecerdeformacontnuaedispersa no tempo. Tem de simplesmente acontecer sob pena de continuar a prejudicar o desempenho da empresa.Nesteexemploaadopodokaikakumaisquedesejvel.Contudo,umamudanacultural,a adopo de uma cultura de qualidade e de excelncia no poder acontecer da noite para o dia. Tal mudanarequertempoehabituao,ousejadeveracontecerdeformacontnua. Quandoaempresaestempenhadaemmelhoraroseudesempenho,combatendoomudaecriando valor para todos os seus stakeholders, tem como opo estas duas abordagens: melhoria contnua e kaikaku.Ambassoalternativasvlidasequedevemserusadasdeformaadequada,masasugesto que se use como default a melhoria contnua (kaizen) recorrendo aos eventos kaikaku enquadrados numaestratgiademelhoriacontnua. KaikakueosRapidImprovementEvents(RIE) Oseventosderpidamudana(RIE)soumexemplodekaikaku.Estesotodesignadosporkaizen blitz1,eventoskaizenouaindaworkshopskaizen.OsRIEscaracterizamseporsefocalizaremem aspectosespecificosouemprojectosdemelhoriadecurtadurao.Pornorma,tmaduraode2a15 diasteiserealizamsenasequnciadomapeamentodacadeiadevalor(VSM,valuestreammapping) aquandodaidentificaodeoportunidadesdemelhoria(assinaladascomosmbolokaizenburst:). OsRIEpodemserexcelentesiniciativasmotivacionaisaogeraremresultadosrpidos(quickwins)eso acesdemonstradorasdopoderdasrpidasintervenesnogemba. Seguindo o princpio daconcentrao de Clausewitz (1873),um RIEconcentra todos os recursos num objectivo especfico. A intensidade e a urgncia sobrepemse resistncia intelectual a um novo paradigma.UmRIEforaassolues,dadoqueaspessoasteropoucotempoparapensarouarranjar motivosparaatrasos.AexecuodosRIEsdramtica,osresultadossoimediatosesignificativose
1 Vocbulo Alemo que significa muito rpido ou iluminar. Kai-zen blitz um evento de melhoria de curta durao, focalizado e com objectivos concretos.

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istogeraentusiasmoesatisfaoentretodos.Poderserumexcelentealiadonafasedearranqueda implementaodafilosofialeanthinkingaocriarodesejadoapetitepelamelhoriacontnuaemtodaa organizao. OsRIEseleanthinkingnosoanlogos.Lean,primeiro,trabalhanabasedoentendimentodovalorna perspectivadoclientefinaledepoisanalisaosistemaresponsvelpelacriaodessevalor.Oobjectivo naintervenoleanreduzirodesperdcioenvolvidonacriaodevalorenquantoqueoconceitode RIE nasce do paradigma de comando e controlo preconizado pelas escolas de gesto ocidentais. Nestas, o problema e a soluo resultam do contributo da gesto. pois, a gesto que define qual o processo, ou parte deste,que ser sujeitoao um kaizen blitz. A aplicao continuada dos RIEspode provocar habituao e desfocalizar a empresa da linha estratgia de melhoria contnua, levandoa a saltardeRIEemRIE,procuradequickwinsficandoaqumdosresultadossignificativoseduradoros queoleanthinkingpodegerar.Almdisso,osRIEtendemaconcentrarsenaresoluodossintomas ignorandoascausasreaisdosproblemas. Concluso Melhoria contnua uma metodologia na qual as pessoas (donas dos processos e cientes da necessidadedemudar)trabalhamemconjuntoparamelhorarodesempenhodosseusprocessos,para aproximar o desempenho aos valores de referncia e continuamente acompanhar e responder s necessidadeseexpectativasdosclientes. Os esforos de melhoria no podero ser interrompidos nem orientados obteno de ganhos significativosemcurtosperodosdetemposobpenadeinterromperemacaminhadarumoexcelncia ededesfocalizaremosagentesdemudana.Afigura5quesesegueapresentaos12mandamentosda melhoria,umalistagemquenodeverserdeixadacairnoesquecimento.

Figura5.Os12princpiosdamelhoriacontnua.

AsiniciativasdemelhoriacontnuadevemassentarnocicloPDCA,comomeioparadisciplinarefacilitar asuarealizao.Comocomplemento,omtodocientficopoderseraplicadonoestudoenaresoluo deproblemas,sendoesteomaisadequadoprocedimentoparatal. As iniciativas de melhoria contnua devem ainda ser acompanhadas de eventos hansei2 para que a reflexoeapartilhadeconhecimentoportodostenhalugar.Domesmomodo,ofinaldecadaevento ou ciclo de melhoria dever dar lugar ao registo das lies aprendidas e ao yokoten (partilha de informaoedeboasprticasportodos).
Maisinformaes:management@leanthinkingcommunity.org
2

Palavra Japonesa que significa reflexo. Pensar antes de agir. No h melhoria contnua sem hansei.

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