Apostila de Arquivologia

Apostila de Arquivologia 1.Introduo........................................................................ ......................................................5 Arquivos: Elementos e De finies............................................................................ ................6 Estgios de sua evoluo............................................ ..........................................................6 Extenso de sua atuao...
................................................................................ .....................7 Natureza dos documentos.................................. ...................................................................7 Gnero (carac terstica)........................................................................ ..................................7 Natureza do Assunto (caracterstica).......... ..........................................................................7 Corr espondncia....................................................................... ............................................8 Tipo de Arquivamento.............. ................................................................................ ............8 Diferenciao entre biblioteca e arquivo.............................. ................................................8 Centros de documentao ou informao. ............................................................................9 Or ganizao e Administrao de Arquivos Correntes......................................... .....................9 Levantamento de Dados.................................... ..................................................................11 Anlise dos d ados coletados.................................................................. .............................11 Planejamento.................................... ................................................................................ ...11 Posio do arquivo na estrutura da instituio.................................... ............................11 Centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios d arquivo...................12 Centralizao......................................... ......................................................................12 Descent ralizao........................................................................... ..............................12 Coordenao........................................ .......................................................................12 Escolh a de mtodos de arquivamento e classificao.......................................... ...........13 Sistemas de registro.............................................. ......................................................13 Elementos de Classificao. ................................................................................ ........13 Princpios de classificao................................................ ..........................................14 Escolha das Instalaes e equipamentos. ........................................................................14 Const ituio de arquivos intermedirios.................................................... .....................15 Implantao e acompanhamento................................ .........................................................16 Gesto de documentos.. ................................................................................ ..........................16 Protocolo.......................................... ................................................................................ ...16 1.1.Registro e movimentao................................................... ...........................................17 1.2.Expedio......................... ................................................................................ .............17 1.3.Organizao e Arquivamento...................................... .................................................17 Mtodos de Arquivamento....... ................................................................................ .......17 Mtodo Alfabtico (mtodo bsico)............................................. ..................................18 Regras de Alfabetao.......................... ......................................................................18 Mtodo Ge ogrfico.......................................................................... ...............................21 Nome do estado, cidade e correspondente (quem enviou a correspondncia)...........21 Nome da cidade, estado e correspondente.... ..............................................................21 Mtodo numrico sim ples............................................................................ ...................22 Mtodo numrico cronolgico..................................... ...................................................22 Mtodo Dgito-terminal........
................................................................................ ..........23 Mtodos por assunto (ideogrficos)..................................... ...........................................23 Mtodo ideogrfico alfabtico enciclopdic o.............................................................23 Mtodo ideogrfico alfabtico dicionrio............................................................... ....23 Mtodo ideogrfico numrico duplex............................................. .........................24 Mtodo ideogrfico numrico decimal....................... .............................................24 1
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Mtodo ideogrfico unitermo (ou indexao coordenada)................................... ......24 Mtodos padronizados..................................................... ...........................................25 Mtodos padronizados automtico....... ...................................................................25 Mtodos padr onizados soundex................................................................ ...............25 Mtodos padronizados rneo e mnemnico.............................. ..............................25 Mtodos padronizados variadex.................... ..........................................................25 Mtodo alfanumrico.... ................................................................................ ..................26 Etapas de arquivamento..................................... .............................................................26 Inspeo............ ................................................................................ ..........................26 Estudo............................................. ............................................................................26 C lassificao........................................................................ .......................................26 Codificao............................... ................................................................................ ..26 Ordenao...................................................................... .............................................26 Guarda dos documentos........... ................................................................................ ...26 Emprstimo e consulta....................................................... .................................................27 Anlise, avaliao, seleo e eliminao. ..........................................................................27 Val or dos documentos............................................................... .....................................29 Distino entre valores primrios e secundrios. ........................................................29 Distino entre valores p robatrios e informativos....................................................29 Va lores probatrios................................................................. ....................................29 Valores Informativos..................... .............................................................................30 Unicidade....................................................................... .........................................30 Forma............................... ................................................................................ .......31 Importncia............................................................. ................................................31 Documentos relativos a pessoa s - seleo especial e amostra estatstica..............31 Documentos relativos a cois as.............................................................................. ..32 Documentos relativos a fenmenos............................................. ...........................32 Concluses.......................................... ............................................................................32 M icrofilmagem.................................................................... ...........................................33 Filme (rolo)...................... ................................................................................ ...........33 Jaqueta........................................................... .............................................................33 Microfichas..... ................................................................................ ............................33 Tecnologia da Informao............................. .................................................................34 Transferncia e recolhimento.................................................................. ........................34 Tipos de transferncia................................. ....................................................................35 Arquivos permanentes..................................................................... .......................................36 Atividades de arranjo................. ................................................................................ .........37 Princpios de arranjo de arquivos..................................... ...............................................38 Evoluo dos princpios de arranjo.. ...........................................................................38 Co ncluses finais sobre os princpios de arranjo de documentos........................
.......40 Atividades de descrio e publicao.......................................... .......................................41 Tipos bsicos de instrumentos de pesquis a.....................................................................42 Guia... ................................................................................ ..........................................42 Inventrio sumrio..................... ................................................................................ .42 Inventrio analtico............................................................ .........................................43 Catlogo.............................. ................................................................................ ........43 2
Repertrio........................................................................ ...........................................43 ndice instrumento de pesquisa auxil iar...................................................................43 Tabela de equivalncia ou concordncia..................................................... ...............43 ISAD(G) Norma Geral Internacional de descrio arquivstica......... .........................44 Descrio multinvel...................................... .............................................................44 Regras para desc rio multinvel...................................................................... ......45 Elementos de descrio..................................................... ..........................................45 ISAAR(CPF) Norma internacional de r egistro de autoridade arquivstica para entidades coletivas, pessoas e famlias..... ......................................................................46 Glossrio de termos associados ao ISAAR(CPF)............................................. ..........46 Atividades de conservao.............................................. ....................................................46 Desinfestao................ ................................................................................ ..................48 Limpeza.................................................... ......................................................................48 Alisame nto............................................................................. .........................................48 Restaurao............................. ................................................................................ ............48 Banho de gelatina................................................ ............................................................48 Tecido........... ................................................................................ ..................................49 Silking.................................... ................................................................................ .........49 Laminao............................................................... ........................................................49 Laminao manual......... ................................................................................ .................49 Encapsulao.................................................... ...............................................................49 Atividades de referncia........................................................................ .............................50 2.DECRETO N 2.134, DE 24 DE JANEIRO DE 1997...... ..................................................51 DAS DISPOSIES GERAIS......... ................................................................................ ..51 DO ACESSO.................................................................. ....................................................51 DO SIGILO E DA SEGURANA DA SOCIEDADE E DO ESTADO...........................52 DA INTIMIDADE............... ................................................................................ ...............53 DA REPRODUO..................................................... ......................................................53 DAS DISPOSIES FINAIS..... ................................................................................ .......53 Lei 8.159 de 8 de Janeiro de 1991..................................... .....................................................54 Disposies Gerais.......... ................................................................................ ....................54 Dos Arquivos Pblicos...................................... .................................................................54 Dos Arquivos Privados....................................................................... ................................55 Da Organizao e Administrao de Instituies Arquivstic s Pblicas..........................55 Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Pblicos ..............................................................56 Disposies Finais. ................................................................................ .............................56 3.Regimento Interno do Conselho Nacional de Arqu ivos CONARQ.................................57 DA NATUREZA E DA FINALIDADE...... .......................................................................57 DA COM PETNCIA.......................................................................... ...............................57 DA COMPOSIO E DO MANDATO........................ ....................................................57 DA ORGANIZAO E DO FUNCIONAM
ENTO..........................................................58 DAS ATRIBUIES DOS MEMBROS DO CONARQ..................................................60 DAS REUNIE S DO CONARQ..................................................................... ..................61 DISPOSIES GERAIS............................................. .......................................................61 4.DECRETO N 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002..........................................................61 DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS................................................ ..............62 3
Visite a pgina: http://www.rccg.vo6.net DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS................................................. ..................64 DOS DOCUMENTOS PBLICOS...................................... .............................................65 DA GESTO DE DOCUMENTOS........... ........................................................................66 DA DE CLARAO DE INTERESSE PBLICO E SOCIAL DE ARQUIVOS PRIVADOS........................... ................................................................................ .............67 DISPOSIES FINAIS E TRANSITRIAS..................................... ...............................68 5.LEI N 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968............ ................................................................70 RESOLUO N 2 .... ................................................................................ ...........................72 RESOLUO N 10, DE 6 DE DEZEMBRO DE 1999............... ........................................73 4
Apostila de Arquivologia
1. Introduo Os arquivos permanentes formam-se a partir de documentos recolhidos dos arquivos correntes, portanto a administrao destes influencia diretamente os arquivos de cu stdia. Em vista disso, importantssima a atuao do arquivista na fase de administrao do arquivos ativos, incluindo o controle e planejamento da produo documental. Os arq uivos como instituio tiveram origem na antiga civilizao grega. Nos sculos V e IV a.C. os atenienses guardavam seus documentos de valor no templo da me dos deuses (Met roon). O imperador Justiniano ordenou que se reservasse um prdio pblico no qual o magistrado pudesse guardar os documentos, escolhendo algum que os mantivesse sob custdia. A finalidade era a de impedir a adulterao e propiciar as condies necessrias p ara que pudessem ser encontrados rapidamente. Entretanto foi a partir da Revoluo F rancesa que se reconheceu definitivamente a importncia dos documentos para a soci edade. Desse reconhecimento resultou em trs importantes realizaes no campo arquivsti co: a) criao de uma administrao nacional e independente dos arquivos; b) proclamao do princpio de acesso do pblico aos arquivos; c) reconhecimento da responsabilidade d o Estado pela conservao dos documentos de valor, do passado Vrias razes levaram os p ases a instituir arquivos pblicos: a) necessidade prtica de incrementar a eficincia governamental; b) motivos de ordem cultural, visto que os arquivos pblicos consti tuem uma espcie de fonte de cultura, ao lado de livros, manuscritos e peas de muse us; c) razes de interesse pessoal, especialmente na Frana, que objetivando a aniqu ilao de uma sociedade antiga e acreditando que tais documentos eram imprescindveis proteo de direitos feudais e privilgios, criaram um rgo especial Agence Temporaire de s Titres cuja atividade principal era separar, para eliminao, todos os documentos alusivos a tais direitos e privilgios. Entretanto, at bem pouco tempo os documento s serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos. Quando no atendiam mai s a essa exigncia, eram transferidos para museus e bibliotecas, surgindo da a idia de arquivo administrativo e arquivo histrico. Em meados do sculo XIX comea a desabr ochar um crescente interesse pelo valor histrico dos arquivos e os documentos gan ham o status de testemunhos da histria. Arquivos: Elementos e Definies O primeiro elemento essencial refere-se razo pela qual os materiais foram produzi dos e acumulados. Sero arquivos os documentos criados e acumulados na 5
consecuo de algum objetivo. Em nvel governamental, tal objetivo o cumprimento de su a finalidade oficial (valor primrio). Assim, filmes cinematogrficos, por exemplo, quando produzidos ou recebidos por uma administrao no cumprimento de funes especficas , podem ser considerados arquivos. Documentos escritos, ainda que classificados como manuscritos histricos, se tiverem sido produzidos em decorrncia de uma ativid ade organizada como por exemplo os de uma igreja, uma empresa, ou mesmo de um in divduo podero ser considerados arquivos. O segundo elemento essencial diz respeito aos valores pelos quais os arquivos so preservados. Para que os documentos sejam arquivados devem ser preservados por razes outras que no apenas aquelas para as q uais foram criados e acumulados. Essas razes tanto podem ser oficiais quanto cult urais. Sero ento preservados para o uso de outros alm de seus prprios criadores (val or secundrio). Devem ainda satisfazer a condio de serem realmente documentos do rgo q ue os oferece. Para que se possa garantir a integridade dos documentos preservad os devese mant-los conservados num todo como documentos do rgo que os produziu, dev e-se ainda guard-los na sua totalidade, sem mutilao, modificao ou destruio de parte de es. Conquanto no haja uma definio de arquivo que possa ser considerada definitiva, pode-se defini-los como, os documentos de qualquer instituio pblica ou privada que h ajam sido consideradas de valor, merecendo preservao permanente para fins de refern cia e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depsito, num arquivo permanente. (T.R.Schellenberg). Ou ainda, segundo Slon Buck, ex-arquivista dos EUA, assim o definiu: Arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzid os e recebidos por um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. Pode-se dizer que a finalidade de um arquivo a de servir Administrao; e sua funo a de torna disponvel as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda. O art. 2 da Le i 8.159/91 define arquivo da seguinte forma: Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebi dos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Estgios de sua evoluo Arquivos de primeira idade, corrente, ativo ou de movimento so aqueles constitudos de documentos em curso ou consultados freqentemente conservados em dependncias prx imas de fcil acesso. Arquivos de segunda idade, intermedirios ou limbo, so aqueles constitudos de documentos que deixaram de ser freqentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los. No h necessidade de c onserv-los prximos aos escritrios. A permanncia dos documentos nesses arquivos trans itria. Por isso, so tambm chamados de limbo ou purgatrio. 6
Visite a pgina: http://www.rccg.vo6.net Arquivos de terceira idade, de custdia ou permanentes so constitudos de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, que se conservaram em razo de seu valor histrico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passa do e sua evoluo. Estes so os arquivos propriamente ditos. A cada uma dessas fases q ue so complementares corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os d ocumentos e, conseqentemente, uma organizao adequada. Extenso de sua atuao Quanto abrangncia de sua atuao podem ser setoriais e gerais ou centrais. Os arquivo s setoriais (ncleos de arquivo ou arquivo descentralizado) so aqueles estabelecido s junto aos rgos operacionais, cumprindo funes de arquivo corrente. Os arquivos gera is ou centrais so os que se destinam a receber os documentos correntes provenient es dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio, centralizando as ati vidades de arquivo corrente. Natureza dos documentos Podem ser especiais e especializados. O arquivo especial aquele que tem sob sua guarda documentos de formas fsicas diversas fotografias, discos, fitas, slides, d isquetes, CD-ROM e que, por esta razo, merecem tratamento especial. Arquivo espec ializado o que tem sob sua custdia os documentos resultantes da experincia humana num campo especfico, independentemente da forma que apresentem. Ex.: arquivos mdic os, arquivos de engenharia, arquivos tcnicos. Gnero (caracterstica) Podem ser: escritos ou textuais, cartogrficos (mapas e plantas), iconogrficos (fot ografias, desenhos, gravuras), filmogrficos (filmes e fitas videomagnticas), sonor os (discos e fitas audiomagnticas), microgrficos (rolo, microficha, jaqueta), info rmticos (disquetes, HD, CD-ROM). Natureza do Assunto (caracterstica) Quanto natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos e sigilosos. Osten sivo o documento cuja divulgao no prejudica a administrao.So sigilosos os documentos ue, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, por isso, requerem m edidas especiais de guarda para sua custdia e divulgao. Em nossa legislao, os arts. 2 3 e 24 da Lei 8.159 estabelecem: Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos. 1 Os documentos cuja divu lgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da i magem das pessoas so originariamente sigilosos. 7
Visite a pgina: http://www.rccg.vo6.net 2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado s er restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo. 3 O acesso a os documentos sigilosos referentes honra e imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produo. Art. 24. Poder o Pod er Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer docume nto sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento d e situao pessoal da parte. Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa se r interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. A regulamentao do artigo 23 dessa lei veio com o Decreto n 2.134 de 24 de janeiro d e 1.997, que est reproduzido em seu inteiro teor no apndice I.
Correspondncia toda forma de comunicao escrita, produzida e endereada a pessoas jurdicas ou fsicas, bem como aquela que se processa entre rgos e servidores de uma instituio. Quanto ao destino e procedncia pode-se classificar a correspondncia em externa e interna. In terna a correspondncia trocada entre os rgos de uma mesma instituio. So os memorandos despachos, circulares. Contrrio sensu, externa aquela trocada entre rgos de instit uies diversas ou entre rgos de uma entidade e pessoas fsicas, como ofcios, telegramas e cartas. A correspondncia pode ainda ser oficial e particular. Ser oficial a que cuidar de assuntos de servio ou de interesse especfico das atividades de uma insti tuio. Ser particular se de interesse pessoal de servidores ou empregados de uma ins tituio. Tipo de Arquivamento Pode ser horizontal ou vertical. Horizontal se os documentos ou fichas forem arq uivados uns sobre os outros, bem como em caixas, estantes ou escaninhos. Ser vert ical se os documentos ou fichas estiverem dispostos uns atrs dos outros, permitin do sua rpida consulta, sem a necessidade de remover outros documentos para ter ac esso a um determinado documento ou ficha. Diferenciao entre biblioteca e arquivo As diferenas bsicas entre os materiais de biblioteca e de arquivo referem-se preci puamente ao modo pelo qual se originaram e ao modo pelo qual entraram para as re spectivas custdias. Como j foi visto, os arquivos tm estreito vnculo com as atividad es funcionais de um rgo do governo ou de qualquer outra entidade. Seu valor cultur al pode ser considerado secundrio ou acidental. O material de uma biblioteca visa primordialmente a fins culturais estudo, pesquisa e consulta. Os arquivos so rgos receptores, enquanto as bibliotecas so colecionadores. Os materiais de biblioteca so adquiridos principalmente a partir de compras e doaes, ao passo que os arquivos so produzidos ou recebidos por uma administrao para o cumprimento de funes especficas . Jamais sero colecionadores como a biblioteca e sua qualidade prpria de arquivo s se conserva 8
integralmente enquanto a forma e a inter-relao natural forem mantidas. Uma bibliot eca no deve recolher documentos oficiais. Alm disso h significativa distino quanto ao s mtodos empregados em um e outro caso. Ao apreciar o valor dos documentos expedi dos por um rgo oficial ou privado, o arquivista no o faz tomando por base partes do material. No examina e conclui quanto ao valor de uma simples pea avulsa como uma carta, um relatrio ou qualquer outro documento. Faz o seu julgamento em relao s dem ais peas, isto , em relao inteira documentao, resultante da atividade que a produziu. O bibliotecrio, ao contrrio, avalia o material a ser adquirido por sua instituio com o peas isoladas. Por isso, os arquivistas no podem arranjar seus documentos de aco rdo com esquemas predeterminados de classificao de assunto. O bibliotecrio, no arra njo de seu material, que consiste em peas avulsas, pode empregar qualquer sistema de classificao. O principal objetivo de um sistema reunir materiais idnticos, mas o valor de determinada pea no estar necessariamente perdido se no for classificado e m determinado lugar. O mesmo no ocorre no arquivo: uma vez que as peas tenham sido retiradas do seu contexto inicial, destruiu-se muito do seu valor de prova. Da s urgiu o princpio da provenincia, pelo qual os documentos so agrupados pelas suas or igens. O arquivista deve estabelecer uma classificao ditada pelas circunstncias ori ginais de criao. O princpio da provenincia resultou de experincias desastrosas ocorri das na Europa, quando se tentou o emprego de diversos esquemas de classificao. Out ra diferena que pode ser destacada a de os materiais de biblioteca existirem via de regra em numerosos exemplares, ao passo que os documentos de arquivos existem em um nico exemplar ou em limitado nmero de cpias. Pode-se dizer que a bibliotecon omia trata de documentos individuais e a arquivstica, de conjuntos de documentos.
Centros de documentao ou informao Os centros de informao abrangem algumas atividades prprias da biblioteconomia, da a rquivstica e da informtica, sendo o seu campo bem maior, exigindo especializao no ap roveitamento de documentos de toda espcie. Em sntese, o centro de informaes tem por finalidade coligir, armazenar, classificar, selecionar e disseminar toda a infor mao. A essncia da documentao deixou de ser o documento, para ser a informao em si mesm . Sua finalidade principal a de poupar ao estudioso a perda de tempo e o esforo i ntil de, por carncia de informaes, resolver problemas j solucionados ou repetir exper incias que foram testadas anteriormente. Organizao e Administrao de Arquivos Correntes A qualidade dessa administrao ir determinar a exatido com que podem ser fixados os v alores da documentao recolhida1. Determinar ainda o grau de facilidade com que os d ocumentos de valor podem ser selecionados para reteno num arquivo permanente. O us o de documentos para fins de pesquisa depende da maneira pela qual foram origina riamente ordenados. Os mtodos de administrao de 1 Recolhimento a transferncia de documentos para o arquivo de custdia. 9
arquivos permanentes desenvolvem-se em funo dos utilizados na administrao dos arquiv os correntes, lembrando que um dos princpios bsicos da arquivstica conservar, nos a rquivos de custdia, o arranjo original. Assim que o valor primrio (administrativo, legal, fiscal) dos documentos deixe de existir, devero ser descartados, recolhid os ao arquivo de custdia ou transferidos a um arquivo intermedirio, caso contrrio, tomaro espao estorvando o bom andamento das atividades correntes. Logo, a administ rao dos arquivos correntes oficiais tem por objetivo fazer com que os documentos s irvam s finalidades para as quais foram criados, da maneira mais eficiente e econm ica possvel, e concorrer para a destinao adequada dos mesmos, depois que tenham ser vido a seus fins. Os documentos so eficientemente administrados quando: a) uma ve z necessrios podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confuso; b) qua ndo conservados a um custo mnimo de espao e manuteno enquanto indispensveis s atividad es correntes; c) e quando nenhum documento reservado por tempo maior do que o ne cessrio a tais atividades, a menos que tenham valor contnuo para pesquisa e outros fins. Os objetivos de uma administrao eficiente de arquivos s podem ser alcanados q uando se dispensa ateno aos documentos desde a sua criao at o momento em que so transf eridos para um arquivo de custdia permanente ou so eliminados. A administrao de arqu ivos preocupa-se com todo o perodo de vida da maioria dos documentos, lutando par a limitar sua criao, de tal forma que possa determinar os que devem ser destinados ao inferno do incinerador, ou ao cu de um arquivo permanente, ou ao limbo de um deps intermedirio. A tarefa mais difcil da administrao de documentos prende-se aos docum entos mais valiosos. Quanto mais importantes ou valiosos, mais difcil se torna ad ministr-los. Geralmente, os documentos mais valiosos so os que se referem s origens , organizao e ao desenvolvimento funcional de um rgo, e aos seus programas essenciai s. Referem-se antes direo do que execuo das funes da repartio. Os documentos impo so difceis de classificar para uso corrente. Os que fixam uma poltica nem sempre p odem ser identificados como tal, quando so inicialmente expedidos, enquanto que o s documentos sobre operaes de rotina so facilmente classificveis. Os documentos de i mportncia so difceis de ser retirados de circulao uma vez terminado seu uso corrente. Aqueles que estabeleceram diretrizes e normas no se tornam obsoletos ou no-corren tes to logo cessam as atividades que os originaram. As orientaes neles continuam, m uitas vezes, em vigor. Os documentos importantes, alm disso, so difceis de reunir p ara serem preservados num arquivo de custdia permanente, porque muitos deles tm qu e ser segregados de uma grande massa de documentos insignificantes onde se acham submersos, sendo comum fazer-se essa separao aps perderem os documentos o valor pa ra as operaes correntes, quando j se tornou obscura a sua identificao. A organizao de rquivos pode ser desenvolvida em vrias etapas ou fases: a) levantamento de dados; 10
Visite a pgina: http://www.rccg.vo6.net b) anlise dos dados coletados; c) planejamento; d) implantao e acompanhamento.
Levantamento de Dados O levantamento deve ter incio pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituio mantenedora d o arquivo a ser complementado pela coleta de informaes sobre documentao. preciso ana lisar o gnero dos documentos; as espcies de documentos mais freqentes; os modelos e formulrios em uso; volume e estado de conservao do acervo; arranjo e classificao dos documentos; existncia de registros e protocolos; mdia de arquivamentos dirios; con trole de emprstimo de documentos; processos adotados para conservao e reproduo de doc umentos; existncia de normas de arquivo, manuais, cdigos de classificao etc. Alm dess as informaes, o arquivista deve acrescentar dados e referncias sobre o pessoal enca rregado do arquivo (nmero de pessoas, salrios, nvel de escolaridade, formao profissio nal), o equipamento (quantidade, modelos, estado de conservao), a localizao fsica (ex tenso da rea ocupada, condies de iluminao, umidade, estado de conservao das instala teo contra incndio), meios de comunicao disponveis (telefones, fax). Anlise dos dados coletados Consiste em verificar se estrutura, atividades e documentao de uma instituio corresp ondem sua realidade operacional. O diagnstico seria, portanto, uma constatao dos po ntos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfi m, das razes que impedem o funcionamento eficiente do arquivo.
Planejamento Para que um arquivo, em todos os estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio, perm anente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensvel formulao de um plano ar quivstico que tenha em conta tanto as disposies legais quanto as necessidades da in stituio a que pretende servir. Posio do arquivo na estrutura da instituio Recomenda-se que seja a mais elevada possvel, ou seja, que o arquivo seja subordinado a um rgo hierarquicamente superior, tendo em vista que ir atender a setores e funcionrios d e diferentes nveis de autoridade. A adoo desse critrio evitar srios problemas na rea d s relaes humanas e das comunicaes administrativas. Centralizao ou descentralizao e co enao dos servios de arquivo A descentralizao se aplica apenas fase corrente dos arqui vos. Em suas fases intermediria e permanente, os arquivos devem ser sempre centra lizados. 11
Centralizao No consiste apenas da reunio da documentao em um nico local, mas tambm a concentrao d odas as atividades de controle recebimento, registro, distribuio, movimentao e exped io de documentos de uso corrente em um nico rgo da estrutura organizacional, freqente ente designado Protocolo e Arquivo, Comunicaes e Arquivo, ou outra denominao similar . Dentre as inmeras vantagens que um sistema centralizado oferece, destacamos: tr einamento mais eficiente do pessoal de arquivo, maiores possibilidades de padron izao de normas e procedimentos, ntida delimitao de responsabilidades, constituio de co juntos arquivsticos mais completos, reduo dos custos operacionais, economia de espao e equipamentos.
Descentralizao A descentralizao, por si s, um grande ato de classificao. Dever ser aplicada em nvel departamento, mantendo-se o arquivo junto a cada departamento, onde estaro reuni dos todos os documentos de sua rea de atuao, incluindo os produzidos e recebidos pe las divises e sees que o compem. Dever ser mantido tambm um arquivo para a documentao s rgos administrativos. Essa descentralizao (sempre de arquivos correntes) obedece b asicamente a dois critrios: Centralizao das atividades de controle e descentralizao d os arquivos, tambm denominados ncleos de arquivo ou arquivos setoriais. Descentral izao das atividades de controle e dos arquivos
Coordenao Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segura na e eficincia so imprescindveis criao de uma COORDENAO CENTRAL, que exercer fun as, orientadoras e controladoras. A coordenao ter por atribuies: prestar assistncia tc ica aos arquivos setoriais; estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalh o, de forma a determinar normas especficas de operao, a fim de atender s peculiarida des de cada arquivo setorial; promover a organizao ou reorganizao dos arquivos setor iais, quando necessrio; treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoria is; promover reunies peridicas com os encarregados dos arquivos setoriais. Essa co ordenao poder constituir-se em um rgo da administrao ou ser exercida pelo arquivo perm nente da entidade. Escolha de mtodos de arquivamento e classificao O problema bsico na administrao de documentos correntes o de conserv-los de maneira ordenada e acessv el de forma a que possam ser rapidamente encontrados quando solicitados. Para at ingir esses objetivos torna-se necessrio que os documentos sejam: a) bem classifi cados; e b) bem arquivados. Todos os documentos devero ser arquivados em relao ao s eu uso de forma a refletir a funo do rgo. 12
Na avaliao de documentos pblicos, o primeiro fator a ser levado em considerao o teste munho ou prova que contm da organizao e da funo. No tratamento dos documentos concern entes organizao e funcionamento, levase em conta o valor comprobatrio dos mesmos. S e a classificao dos documentos visa a refletir a organizao, pode-se remov-los para um a destinao adequada, uma vez extinta a unidade administrativa. E se, alm disso, so c lassificados pela funo separando-se a funo substantiva (fins) da auxiliar (meios, fa cilitativas), a poltica da executiva, ou em geral, distinguindo-se a documentao imp ortante da secundria ento o mtodo de classificao proporciona as bases para a preserva e destruio, seletivamente, dos documentos depois que hajam servido aos objetivos d as atividades correntes. Quanto aos sistemas de arranjo, podem ser estudados a p artir de duas classes principais: sistemas de registro e sistemas de arquivament o. Sistemas de registro O sistema de registro primitivo consiste em guardar os documentos de um rgo em dua s sries, uma constituda de papis expedidos e outra de recebidos. A caracterstica ess encial do sistema, da qual se deriva o seu nome, o registro. No servio de registr o protocolam-se os documentos na ordem em que se acumulam. Atribuem-se-lhes nmero s consecutivos. Esses nmeros so a chave para o controle dos documentos em ambas as sries, e constituem um meio de referncia para o nome dos signatrios e para os assu ntos dos documentos; nos ndices as pessoas e os assuntos so identificados pelos me smos. Indicam a ordem dos documentos em cada srie. Num sistema de registro mais a perfeioado, os documentos de um servio so guardados numa srie que consiste em unidad es de arquivamento nas quais tanto os documentos recebidos como expedidos so colo cados juntos. Essas unidades so registradas numericamente na ordem em que se acum ulam, e fazem-se ndices para os nomes das partes e para os assuntos dos documento s cuja chave o nmero das unidades de arquivamento.O sistema de registro um dos si stemas mais antigos imaginados para o trato de material documentrio. Os sistemas de arquivamento distinguem-se dos sistemas de registro pelo fato de no usarem reg istros ou protocolos, isto , livros ou fichas nos quais se anota a entrada e o mo vimento dos documentos durante o seu uso corrente. Para conseguir o mesmo contro le valem-se de arquivos de prosseguimento ou fichaslembrete, que veremos mais ad iante. Elementos de Classificao H trs elementos principais a serem considerados na classificao de documentos pblicos: a) a ao a que os documentos se referem (funes, atividades e atos); b) a estrutura d o rgo que os produz; c) o assunto dos documentos. Em vista disso, os mtodos de orga nizao podem ser funcional, organizacional e por assuntos. Para que um rgo cumpra sua s funes dever realizar dois tipos principais de atividades que se podem caracteriza r como fins (substantivas) e meios 13
Visite a pgina: http://www.rccg.vo6.net (facilitativas ou auxiliares). Na execuo de qualquer espcie de atividade, quer subs tantiva, quer auxiliar, ocorrem dois tipos de operaes ou atos: polticos ou normativ os e executivos. Os de natureza poltica determinam a diretriz a ser seguida em to dos os casos do mesmo gnero. Muitas das vezes sero escolhidos mais de um mtodo ou s istema de arquivamento2. Por exemplo, o item Patrimnio pode estar organizado geog raficamente; o item Pessoal, em ordem alfabtica; o item Correspondncia, em ordem c ronolgica etc.
Princpios de classificao S em casos excepcionais os documentos pblicos devem ser classificados em relao aos a ssuntos que se originam da anlise de determinado campo de conhecimento. Esses cas os excepcionais referem-se a materiais de pesquisa, de referncia e similares. Os documentos pblicos podem ser classificados em relao organizao e podem ser descentrali zados, desde que as reparties que os acumulam executem atividades relativamente di stintas e separveis. Entretanto, os documentos pblicos devem ser classificados em relao funo, pois resultam de uma funo, so usados em relao funo e devem, portan ificados de acordo com esta (vide Resoluo n 143 do CONARQ que trata da Classificao, T emporalidade e destinao de documentos de arquivos relativos s atividades-meio da Ad ministrao Pblica que por ser muito extensa no foi reproduzida aqui)4. Escolha das In stalaes e equipamentos Equipamento a totalidade de materiais de consumo e permanen te necessrios realizao do trabalho arquivstico. Material de consumo aquele que sofre desgaste a curto e mdio prazo. So as fichas, as guias, as pastas, as tiras de ins ero e outros. Notao a inscrio feita na projeo, podendo ser alfabtica, numrica ou a. Tambm poder ser aberta ou fechada. Ser aberta quando indicar somente o incio da s eo e fechada quando indica o princpio e o fim. Vide figuras abaixo. A posio o local q ue a projeo ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corresponder metade da guia , a um tero, um quarto ou um quinto. 2 3 No confundir mtodo ou sistema de arquivamento com mtodo de organizao definido acima E stabelece classificao, temporalidade e destinao de documentos de arquivos relativos s atividades-meio da Administrao Pblica, com notao pura 4 Recomendamos a leitura dessa resoluo para efeito de familiarizao com os diversos procedimentos arquivsticos 14
Visite a pgina: http://www.rccg.vo6.net Guia-fora a que tem como notao a palavra Fora e indica a ausncia de uma pasta do ar quivo. Tira de insero uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as notaes. Tais tiras so inseridas nas projees das pastas ou guias. Pasta mi scelnea aquela onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diver sas pessoas em ordem alfabtica e dentro de cada grupo, pela ordenao cronolgica. Mate rial permanente aquele que tem grande durao e pode ser utilizado vrias vezes para o mesmo fim. Constituio de arquivos intermedirios Os depsitos intermedirios s devem ser criados se ficar evidenciada a sua real necessidade. Em geral, existem em mbito governamental, em face do grande volume de documentao oficial e de sua descentrali zao fsica. Implantao e acompanhamento O manual de arquivo dever ser elaborado aps estarem implantados e testados todos o s procedimentos de arquivo. Esse manual dever incluir 15
Visite a pgina: http://www.rccg.vo6.net organogramas e fluxogramas, terminologia, informaes sobre os arquivos da instituio, suas finalidades e responsabilidades, detalhamento das rotinas etc.
Gesto de documentos A Lei Federal 8.159, de 8 de Janeiro de 1991 conceitua gesto de documentos: Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e inte mediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Devem ser criados apenas documentos essenciais administrao da instituio e evitadas d uplicaes e emisso de vias desnecessrias. A tramitao e utilizao de documentos consiste as atividades de protocolo (recebimento, classificao, registro, distribuio, tramitao); expedio; organizao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria; ela borao de normas de acesso documentao (emprstimos e consultas). A avaliao (com vistas stinao) se desenvolve mediante anlise dos documentos acumulados nos arquivos com a finalidade de estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais sero objeto d e arquivamento permanente e quais devero ser eliminados por terem perdido seu val or de prova e de informao para a instituio e para terceiros. Protocolo Quanto ao recebimento e classificao pode-se adotar a seguinte rotina: Passo Ativid ades Receber a correspondncia 1 Separar a correspondncia oficial da particular 2 D istribuir a correspondncia particular 3 Separar a correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter sigiloso 4 Encaminhar a correspondncia oficial sigilosa 5 A brir a correspondncia ostensiva 6 Tomar conhecimento da correspondncia ostensiva v erificando a existncia de 7 8 9 10 11 12 13 antecedentes Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes no estiver em no Arquivo, o Setor de Registro e Movimentao informar onde se encontram e os sol icitar para ser feita a juntada Interpretar e classificar a correspondncia Apor ca rimbo de protocolo no canto superior direito do documento Anotar abaixo do nmero e da data a primeira distribuio e o cdigo de assunto, se for o caso Elaborar o resu mo do assunto a ser lanado na ficha de protocolo Encaminhar os papis ao Setor de R egistro e Movimentao 1.1. Registro e movimentao Este setor funciona como um centro de distribuio e redistribuio de documentos e suas atribuies podem ser assim descritas: 16
Visite a pgina: http://www.rccg.vo6.net Passos 1 2 3 4 5 6 Atividades Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: nmero de protocolo, data d e entrada, procedncia, espcie, nmero e data do documento, cdigo e resumo do assunto, primeira distribuio Anexar a segunda via da ficha5 ao documento, encaminhando-o a o seu destino, juntamente com os antecedentes, aps o registro e as anotaes pertinen tes nas respectivas fichas Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo n as fichas de procedncia e assunto, rearquivando-as em seguida Arquivar as fichas de protocolo em ordem numrica Receber dos vrios setores os documentos a serem redi stribudos, anotar nas respectivas fichas (numricas) o novo destino Encaminhar os d ocumentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade compete nte 1.2. Passos 1 2 3 4 5 6 Expedio Atividades Receber a correspondncia Verificar se no faltam folhas ou anexos Numerar e complet ar a data, no original e nas cpias Separar o original da cpias Expedir o original com os anexos Encaminhar as cpias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram o rigem, ao arquivo Geralmente so adotadas as seguintes atividades: 1.3. Organizao e Arquivamento Quanto organizao, j tratamos de forma sucinta no tpico , pgina 9; e quanto ao arquiva mento passaremos a descrever os principais mtodos de arquivamento existentes, bem como as fases includas na operao de arquivamento propriamente dito. Mtodos de Arqui vamento O mtodo de arquivamento determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Os sistemas de arquivamento apenas forn ecem a estrutura mecnica em relao qual os documentos devem ser arranjados. Os docum entos podem ser eficazmente arranjados em quase todos os sistemas de arquivament o. Qualquer sistema de arquivamento, no importa qual seja, pode apresentar result ados satisfatrios se for adequadamente aplicado. A insuficincia do arquivamento de vese, com mais freqncia s falhas humanas do que a falhas do sistema. Na escolha de um mtodo de arquivamento deve-se levar em considerao trs premissas bsicas: o sistema escolhido deve ser simples, flexvel e deve admitir expanses. 5 Essa ficha ser retirada no rgo a que o documento destinado pelo responsvel pelo cont role no mbito desse rgo, e ser novamente anexada ao documento quando este for encami nhado a outro rgo, devendo essa passagem ser feita por intermdio do Setor de Regist ro e Movimentao, que o redistribuir 17
Alfabtico Geogrfico Numricos Bsicos Ideogrficos Numricos Variadex Automtico Soudex Mne mnico Rneo Simples Cronolgico Digito-terminal Alfabticos Enciclopdico Dicionrio Duplex Decimal Unitermo Indexao coordenada ou Padronizados
Cada um desses mtodos pertence a dois grandes sistemas: direto e indireto. Sistem a direto aquele em que a busca feita diretamente sem a necessidade de se consult ar um ndice Sistema indireto aquele em que, para se localizar o documento, precis o antes consultar um ndice ou um cdigo. O mtodo alfanumrico combinao de letras e nme no se inclui nas classes de mtodos bsicos e padronizados e considerado do sistema semiindireto. Mtodo Alfabtico (mtodo bsico) Mtodo alfabtico o mais simples. um mto reto. Nesse mtodo, as fichas ou pastas so dispostas em ordem rigorosamente alfabtic a, respeitadas as normas gerais para alfabetao. As notaes nas guias podem ser aberta s ou fechadas; simples ou compostas. Notaes simples abertas: A, B, C Ab, Ac etc; n otaes compostas e fechadas: Aa-Al , Am-Az etc. Sua desvantagem a alta incidncia de erros de arquivamento quando o volume de documentos muito grande, devido ao cans ao visual e variedade de grafia dos nomes. Regras de Alfabetao 1. Lima Arquivam-se: Silveira, Maria 18 Cavalcante, Juvenal; Guimares, Rita; Lima , Pedro; Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o pr enome. Exemplo: Rita Guimares, Juvenal Cavalcante, Maria Silveira, Pedro
Visite a pgina: http://www.rccg.vo6.net Obs.: havendo sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. Sobrenom es compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam. Ex emplo: Heitor Villa-Lobos; Carlos Montes Altos; Marlia Morro Azul; Slvia Praia Ver melha Arquivam-se: Montes Altos, Carlos; Morro Azul, Marlia; Villa-Lobos, Heitor; Praia Vermelha, Slvia 3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Exem plo: Walmir Santo Cristo, Lus So Caetano, Denise Santa Rita Arquivam-se: Santa Rit a, Denise; Santo Cristo, Walmir; So Caetano, Lus. 4. As iniciais abreviativas de p ronomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais. R. Silveira, Roberto Silv eira, Ricardo Silveira Silveira, R.; Silveira, Ricardo; Silveira, Roberto 2. Exemplo: Arquivam-se: 5.
Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, do, e, um, uma, no so considerados (v er tambm regra n 9) Exemplo: Paulo de Farias, Ricardo dFerreira, Rosana dAlbuquerque . Arquivam-se: Albuquerque d, Rosana, Farias de, Paulo; Ferreira d, Ricardo. 6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior, Neto, Sobrinho so c onsiderados parte integrante do ltimo sobrenome, mas no considerados na ordenao alfa btica. Exemplo: Marco Antnio Neto, Maria Jos Sobrinho, Silvia Maria Filho. Arquivam -se: Antnio Neto, Marco; Jos Sobrinho, Maria; Maria Filho, Silvia Obs.: os graus d e parentesco da alfabetao s sero considerados quando servirem de elemento de descrio. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo, entre par eses. Exemplo: Doutora Maria Helena, Juiz Armando Marques, Capito Silva Mozila. A rquivam-se: Helena, Maria (Doutora); Marques, Armando (Juiz); Mozila, Slvia. 8. O s nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nome s espanhis e orientais (ver tambm regras n 10 e 11). Exemplo: Sigmund Freud, Carl G ustav Jung, John Boy 19 7.
Visite a pgina: http://www.rccg.vo6.net Arquivam-se: 9. Boy, John; Freud, Sigmund; Jung, Carl Gustav As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum con sider-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiscula. Exempl o: Guilio di Capri, Esteban De Penedo, Charles Du Pont Arquivam-se: Capri, Guili o di; De Penedo, Esteban, Du Pont, Charles Os nomes espanhis so registrados pelo p enltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de famlia do pai. Exemplo: Jos de O viedo y Baos, Francisco de Pina de Mello, Angel Del Arco y Molinero, Antonio de l os Rios Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel Del; Oviedo y Baos, Jos de; Pina de Me llo, Francisco de; Rios, Antonio de los 11. Os nomes orientais japoneses, chines es e rabes so registrados como se apresentam. Exemplo: Li Xian Xin, Li Yutang Arqu ivam-se: Li Xian Xin, Li Yutang Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos gove rnamentais devem ser transcritos como e apresentam, no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os constituem. Admite-se, para facilita r a ordenao, que os artigos sejam colocados entre parnteses aps o nome. Exemplo: Emb ratel, A Colegial, Fundao Getlio Vargas, The Library of Congress Arquivam-se: Coleg ial (A); Embratel, Fundao Getlio Vargas; Library of Congress (The) Nos ttulos de con gressos, conferncia, reunies, assemblias e assemelhados, os nmeros arbicos, romanos o u escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses. Exemplo: III Confe rncia de Cirurgia Cardaca, Oitavo Congresso de Engenharia Civil Urbana, 1 Congresso de Odontologia Arquivam-se: Conferncia de Cirurgia Cardaca (III); Congresso de En genharia Civil Urbana (Oitavo); Congresso de Odontologia (1) As correspondncias re cebidas de uma unidade de uma empresa ou de uma instituio (setor, seo, gerncia, depar tamento, superintendncia) devem ser arquivadas pelo nome da empresa e no da unidad e. Exemplo: Gerncia de Atendimento da TELERJ, Superintendncia Financeira da TELERJ Arquivam-se: TELERJ Gerncia de Atendimento; TELERJ Superintendncia Financeira 15. 20 Os nmeros que fazem parte dos nomes das empresas devem ser escritos por exten so. 14. 13. 12. 10.
Exemplo: 3M do Brasil, Fbrica Estrela de 4 pontas, Madeiras Cachoeira dos 4 Arqui vam-se: Fbrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas; Madeiras Cachoeira dos 4 (Quatro); 3 (Trs) M do Brasil Essas regras podem ser alteradas para melhor servir organizao, d esde que o arquivista observe sempre o mesmo critrio e faa as remissivas necessrias para evitar dvidas futuras. As regras de ordenao podem ser adotadas segundo critrio de letra por letra ou de palavra por palavra, consideradas uma aps a outra. Exem plo de critrio letra por letra: Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Cantoneira Al egre, Canto Raiado Exemplo de critrio palavra por palavra: Canto dos Cisnes, Cant o dos Frades, Canto Raiado, Cantoneira Alegre Como se pode observar, no critrio l etra por letra no se consideram os espaos entre palavras. Mtodo Geogrfico O mtodo geo grfico um sistema de recuperao direta onde a chave de recuperao a procedncia ou loc Podemos ordenar as pastas de duas maneiras:
Nome do estado, cidade e correspondente (quem enviou a correspondncia) Quando se organiza um arquivo por estado, as cidades devem estar dispostas alfab eticamente atrs do seu estado correspondente. Entretanto, entre o nome do estado e de suas cidades deve-se colocar a capital que, logicamente, no seguir a ordem al fabtica. Exemplo: Rio de Janeiro Rio de Janeiro Joo Alfredo So Paulo Campinas Pedr Luiz Maranho So Luiz Maria do Carmo Rio de Janeiro Campos Lucas Marques So Paulo Paulo Lvia de Ftima Arquivam-se: Maranho So Luiz Maria do Carmo Rio de Janeiro R de Janeiro Joo Alfredo Rio de Janeiro Campos Lucas Marques So Paulo So Paulo Lv Ftima So Paulo Campinas Pedro Luiz Nome da cidade, estado e correspondente Como a principal chave a cidade, deve-se orden-las alfabeticamente, no havendo des taque para as capitais. Exemplo: Araatuba SP Luiz Carlos So Mateus ES Maria August a 21
Belm PA Adalberto Oliveira Crates PE Francisco Balbino Diadema SP Dilma da Silv rquivam-se: Araatuba SP Luiz Carlos Belm PA Adalberto Oliveira Crates PE Franc Balbino Diadema SP Dilma da Silva So Mateus ES Maria Augusta necessrio que as pas as tragam os nomes dos estados em segundo lugar, porque h cidades com o mesmo nom e em diferentes estados. Quando se trata de correspondncia com outros pases, alfab eta-se em primeiro lugar o pas, seguido da capital e do correspondente. As demais cidades sero dispostas em ordem alfabtica, aps as respectivas capitais dos pases a que se referem. O mtodo geogrfico direto e de fcil manuseio. Sua desvantagem a de e xigir duas classificaes. Mtodo numrico simples O mtodo numrico simples um mtodo indi o, pois exige a consulta a um ndice alfabtico. Nesse mtodo atribui-se a cada entrad a uma numerao seqencial sem qualquer preocupao com a ordenao alfabtica. Alm disso, s essrio um registro para controle da numerao utilizada nas pastas a fim de impedir d uplicidades. Nesse mtodo, os correspondentes eventuais tero a sua documentao arquiva da em pastas miscelneas, que devem conter de dez a vinte correspondentes cada uma . Essa pasta miscelnea pode ser organizada segundo dois critrios distintos: a) num eram-se somente as pastas, arquivando-se nelas os correspondentes eventuais em o rdem alfabtica, os quais recebero o nmero da pasta; b) numera-se cada correspondent e eventual, precedido da letra M (de miscelnea), arquivando-os nas pastas sem con siderar a ordenao alfabtica. No primeiro caso, a notao das pastas miscelneas seria M-1 , M-2, M3 e, no segundo caso, M1-10, M11-20, M21-30 etc. Nesse mtodo pode-se aind a reaproveitar uma numerao que venha a vagar. Tal mtodo tem ampla aplicao nos arquivo s especiais e especializados. Mtodo numrico cronolgico Nesse mtodo, alm da ordem numri ca deve-se observar a data. um mtodo adotado em quase todas as reparties pblicas. Nu mera-se o documento e no a pasta. Depois de autuado, o documento colocado em uma capa de cartolina, passando a ser chamado da em diante de processo. Nesse mtodo, t ambm possvel o reaproveitamento de numerao, desde que seja da mesma data. o nico mt de arquivamento que dispensa o uso de pastas miscelnea. As vantagens desse mtodo so maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros, por ser mais fcil de lidar com nmeros do que com letras. Sua desvantagem o fato de ser um mtodo indireto, obr igando duplicidade de pesquisa. 22
Visite a pgina: http://www.rccg.vo6.net Mtodo Dgito-terminal Esse mtodo surgiu em decorrncia da necessidade de serem reduzid os erros no arquivamento de grande volume de documentos, cujo elemento principal de identificao o nmero. Os documentos so numerados seqencialmente, mas sua leitura a presenta uma peculiaridade que caracteriza o mtodo: os nmeros, dispostos em trs gru pos de dois dgitos cada um, so lidos da direita para a esquerda, formando pares. E xemplo: o nmero 831.423, ser lido 23.14.83 Quando o nmero for composto de menos de seis dgitos, sero colocados zeros sua esquerda para fins de complementao. So vantagen s do mtodo dgito-terminal a reduo de erros de arquivamento e rapidez na localizao e ar quivamento. Mtodos por assunto (ideogrficos) Os alfabticos podem ser enciclopdico ou dicionrio; os numricos, duplex, decimal, unitermo ou indexao coordenada.
Mtodo ideogrfico alfabtico enciclopdico Exemplo: Cursos Especializao Formao Ps-graduao Doutorado Mestrado Pesquisas Administra incia poltica Economia
Mtodo ideogrfico alfabtico dicionrio Cursos de doutorado Cursos de especializao Cursos de formao Cursos de mestrado Curso s de ps-graduao Pesquisas de administrao Pesquisas de cincia poltica Pesquisas de econ mia Mtodo ideogrfico numrico duplex Em todos os mtodos ideogrficos numricos necessria a elaborao de um ndice alfabtico sivo. So portanto mtodos indiretos. Classifica-se a documentao em classes correspond endo a assuntos, partindo-se do geral para o particular. 23
Exemplo: 0 Administrao Geral 1 Pesquisas 1-1 Psicologia 1-1-2 Aplicada ao trabalho Aplicada educao 1-2 Cincia poltica 1-3 Administrao 1-4 Economia Em relao ao mtodo l (visto a seguir) apresenta a vantagem de permitir a abertura ilimitada de clas ses.
Mtodo ideogrfico numrico decimal Esse mtodo baseado na tcnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey, cuja classificao di vide o conhecimento humano em nove classes principais e uma dcima reservada para os assuntos inerentemente gerais e que no podem ser includos em nenhuma das outras nove classes predefinidas. Cada classe subdividida em nove subclasses e uma dcim a para generalidades, e assim sucessivamente. A parte inteira do nmero composta d e trs algarismos. A parte decimal, que facultativa, pode ter um, dois, trs ou mais algarismos. As dez primeiras divises so denominadas classes, as dez seguintes, su bclasses, e a seguir, sucessivamente, divises, grupos, subgrupos, subsees etc. Um b om exemplo de classificao decimal pode ser encontrado na resoluo n 14 do CONARQ. Suas principais desvantagens so a limitao de dez nmeros para cada nvel de classificao o qu no ocorre no mtodo duplex e a necessidade de se prever o desenvolvimento das ativ idades da instituio. Mtodo ideogrfico unitermo (ou indexao coordenada) Vem sendo utilizada com grande xito nos arquivos especiais e especializados. O mto do consiste em se atribuir a cada documento, ou grupo de documentos, um nmero em ordem crescente (nmero de registro), de acordo com sua entrada no arquivo. Sua fi nalidade identificar e localizar o documento quando solicitado. Uma vez numerado , atravs da anlise do documento so identificadas as palavras-chave ou descritores, que serviro posteriormente como chave de pesquisa. Tais elementos devem ser trans critos em uma ficha-ndice, como mostra o exemplo a seguir: Assemblia Extraordinria Resumo: Assemblia extraordinria para deliberar sobre a conti nuidade da greve promovida pelos metalrgicos de todo pas. Foi realizada no salo vip do Hotel Marina, na praia do Leblon, em 13 de maro de 1936. N 0012 Palavras-Chave / descritores Greve Metalrgicos Assemblia extraordinria Hotel Marina 1936 24
Visite a pgina: http://www.rccg.vo6.net A seguir, para cada palavra-chave prepara-se uma ficha, dividida em dez colunas numeradas de 0 a 9. O nmero de registro transcrito nas fichas correspondentes s pa lavras-chaves escolhidas para sua identificao, na coluna cujo algarismo coincidir com o final do nmero atribudo ao documento, como no exemplo a seguir: Greve: 0 0210 0320 0450 0530 0 0120 0340 0530 1 0311 0421 0461 0531 1 0411 0521 0631 2 0172 0232 0252 3 0063 00173 00243 4 004 0134 0244 5 0135 0235 0465 6 0006 0026 0 236 7 0017 0417 0317 8 0008 0098 0128 9 0099 0149 0439 Metalrgicos 2 0212 0322 0512 3 0003 00193 00283 4 0004 0144 0234 5 0145 0245 0475 6 0016 034 5 0575 7 0127 0527 0427 8 0018 0108 0138 9 0199 0239 0399 Pelo exemplo acima pode-se concluir que h duas fichas que contm as palavras-chave Greve e Metalrgicos: a 0004 e a 0530. Esse mtodo recomendado para arquivos fotogrfi cos, sonoros e outros arquivos constitudos de documentos especiais. Mtodos padronizados Dentre os mtodos padronizados, o mais conhecido o automtico. Mtodos padronizados automtico Nesse mtodo os papis so arquivados com guias e pastas que j indicam as divises das le tras do alfabeto. Mtodos padronizados soundex Para os arquivos alfabticos onomsticos, de grandes propores.foi inventado o sistema soundex, segundo o qual as unidades de arquivamento so ordenadas por cdigo, ao invs de o serem pela seqncia estritamente alfabtica. O cdigo baseiase no som das consoan tes dos nomes. As unidades de arquivamento so assim agrupadas pelos nomes que soa m de maneira idntica, sem levar em conta se a grafia ou no a mesma. Mtodos padronizados rneo e mnemnico No trataremos desses dois sistemas por se acharem obsoletos.
Mtodos padronizados variadex Esse mtodo uma variao do mtodo alfabtico. Nesse mtodo so utilizadas cores como eleme s auxiliares para facilitar no s o arquivamento, como a localizao de documentos. Nes se mtodo trabalha-se com uma chave constituda de cinco cores, onde cada cor repres enta a segunda letra do nome de entrada e no a primeira. Dessa forma, em cada let ra do alfabeto podero existir pastas nas cinco 25
cores da chave. Nesse mtodo possvel reduzir a incidncia de erros de arquivamento mu ito comuns no mtodo alfabtico. Mtodo alfanumrico Esse mtodo no considerado bsico nem dronizado. Esse mtodo trabalha com uma tabela constituda de divises do alfabeto, pr eviamente planejadas e numeradas em ordem crescente. Usam-se notaes fechadas, para evitar que depois de numeradas as divises sejam alteradas. Exemplo: Aa-Af = 1 Ag -Al =2 Am-As =3 E assim, sucessivamente. Etapas de arquivamento So as seguintes a s fases de arquivamento: inspeo, estudo, classificao, codificao, ordenao e guarda dos cumentos. Inspeo Consiste no exame, por intermdio da leitura, do documento para verificar se o mes mo se destina ao arquivamento. Estudo Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe dever ser atribuda, a existncia de antecedentes, bem como a necessidade de serem f eitas referncias cruzadas. Classificao Consiste na determinao da entrada e das referncias cruzadas que lhe sero atribudas at ravs de um processo interpretativo. Codificao Consiste na aposio dos smbolos correspondentes ao mtodo de arquivamento adotado. Ordenao o agrupamento dos documentos de acordo com a classificao e codificao adotadas. Sua f inalidade agilizar o arquivamento e racionalizar o trabalho. Guarda dos documentos o arquivamento propriamente dito. 26
Visite a pgina: http://www.rccg.vo6.net Emprstimo e consulta Documentos de arquivo s podem ser consultados ou cedidos, por emprstimo, aos rgos qu e os receberam ou produziram, aos rgos encarregados das atividades a que se refere m os documentos e s autoridades superiores, na mesma linha hierrquica. Quanto aos prazos para emprstimo de dossis, sugere-se que devam estar compreendidos numa faix a de dez dias, podendo ser renovados mediante sua apresentao no Arquivo. Dever ser utilizada a guia-fora, que ficar no lugar da pasta juntamente com o Recibo de Dos si. Este deve conter os seguintes dados: data da retirada, nome de quem retirou e sua unidade administrativa, ndice da pasta, assinatura de quem retirou e do arqu ivista responsvel pelo emprstimo. Para facilitar sua cobrana, deve ser institudo o f ichrio de lembretes ou vigilncia contnua follow-up para controle de prazos, que pod er ser organizado em diversas modalidades. Para informaes adicionais, consultar Res oluo n 14 do CONARQ.
Anlise, avaliao, seleo e eliminao O governo no pode conservar todos os documentos produzidos em conseqncia de suas mlt iplas atividades. Torna-se impossvel prover espao para armazen-los, bem como pessoa l para cuidar dos mesmos. O custo da manuteno de tais papis vai alm das posses da ma is rica nao. Alm disso, os documentos devem ser reduzidos em quantidade para que se jam teis pesquisa erudita. O destino de um documento pode ser a transferncia para um depsito de armazenamento temporrio (record center) ou para um arquivo de preser vao em carter permanente, reduo de seu volume por meio de microfotografia ou simplesm ente a destruio imediata. A eficincia de um programa de destinao de documentos deve s er julgada to-somente pela exatido de suas determinaes. A transferncia para um depsito temporrio presume valor para um futuro uso administrativo, legal ou fiscal; o re colhimento para um arquivo de custdia permanente, o valor para pesquisa ou valor permanente para outros fins. A microfilmagem, dado o seu alto custo, s proposta q uando os documentos tm valor primrio ou secundrio que justifique a despesa. E, lgico , faz-se mister um julgamento de valor sempre que se pretender destruir document os. Para maiores informaes vide art. 1, 2 e art 2 da Lei 5.433/68. Um instrumento de destinao pode servir a vrios fins. Podem visar tosomente identificao de corpos de doc mentos acumulados num rgo do governo e que precisam ser descartados imediatamente ou dentro de determinado prazo. Um documento preparado com esse objetivo chama-s e lista de descarte ou lista de eliminao. Essas tabelas normalmente so aplicadas a doc mentos de tipo rotineiro e devem descrever os documentos de forma a facilitar a eliminao dos mesmos. O teste de eficincia de uma tabela decorre da possibilidade de os documentos nela includos serem removidos e eliminados no fim dos perodos de 27
reteno recomendados. A remoo ordenada e o descarte de grande quantidade de papis intei s dos arquivos correntes baseiam-se em tabelas de descarte. So, pois, um importan te instrumento de administrao. Um instrumento de destinao pode tambm ter o complexo o bjetivo de identificar tipos rotineiros de documentos cujo descarte futuro possa ser realizado a intervalos determinados. Um documento feito com esse objetivo c hama-se tabela de descarte. Podem ainda ter o complexo objetivo de identificar tod os os corpos de documentos de um rgo e indicar o destino que se deva dar a cada um deles, seja a eliminao, seja a transferncia para um arquivo de custdia permanente. Um documento que englobe todos os documentos dessa forma chama-se plano de destin ao ou tabela de temporalidade. Todos esses instrumentos de destinao so atos normativo Uma vez determinada a eliminao de documentos, devem ser preparados os termos de el iminao correspondentes, os quais devem conter, de forma sucinta, a identificao dos c onjuntos documentais, datas abrangentes, natureza dos documentos e quantidade, b em como a indicao do instrumento de destinao que autoriza a destruio. Os documentos de vem ser classificados corretamente para uso corrente, como uma preliminar para a sua exata identificao nos instrumentos de destinao. Devem ser classificados e arqui vados de tal modo que possam ser prontamente removidos para serem destrudos depoi s de terem servido ao uso corrente. A triagem ou escolha das pastas, quer sejam arranjadas segundo um sistema de registro ou por um sistema de arquivamento amer icano, um processo de alto custo. De fato, a triagem dificilmente se justifica d o ponto de vista econmico, a menos que uma boa parte dos documentos que esto sendo examinados possa ser separada para descarte. A classificao, portanto, tem estreit a ligao com as prticas de destinao. Os documentos devem ser classificados visando, em primeiro lugar, a facilitar o seu uso em atividades correntes, e somente como f inalidade secundria a facilitar a sua remoo e descarte. Contudo, se os documentos f orem devidamente classificados em relao funo, podem, em geral, ser eliminados segund a esta, pois muito do valor daqueles deriva de sua relao com a prpria funo. As decises para se destruir documentos devem ser finais e irrevogveis. Salvo em circunstncia s excepcionais, os documentos no devem ser conservados temporariamente ou microfi lmados a fim de adiar a necessidade de julgar sobre sua inutilidade ou de fundam entar uma opinio mediante verificao de falta de uso dos mesmos. Os documentos selec ionados para eliminao normalmente so vendidos como papel velho, podendo, porm, ser e liminados por qualquer outro meio: fragmentao, macerao etc. A incinerao processo cond nado , quer pelo aumento do ndice de poluio que provoca, quer pela 28
Visite a pgina: http://www.rccg.vo6.net impossibilidade de reciclagem do papel, no deve ser adotada. Quando se faz um con trato para venda desses papeis, deve-se incluir uma clusula proibindo a sua reven da como documento. A macerao ou qualquer outro tratamento sempre aconselhvel quando se tratar de documentos confidenciais. Valor dos documentos Em relao ao seu valor , os documentos podem ser: Permanentes vitais aqueles que devem ser conservados indefinidamente por serem de importncia vital para a organizao. Permanentes so os qu e, pela informao que contm, devem ser conservados indefinidamente. Temporrios > quand o se pode determinar um prazo ou determinada data em que cessa o valor do docume nto. Distino entre valores primrios e secundrios Os valores inerentes aos documentos pblicos so de duas categorias: valores primrios , para a prpria entidade onde se originaram os documentos, e valores secundrios, p ara outras entidades e utilizadores privados.
Distino entre valores probatrios e informativos Pode-se determinar mais facilmente os valores secundrios de documentos oficiais s e os analisarmos em relao a dois aspectos: a) a prova que contm da organizao e do fun cionamento do rgo governamental que os produziu, ou seja, todos os documentos esse nciais relativos origem, ao desenvolvimento e ao funcionamento de um rgo documento s probatrios ou demonstrativos, que contm o testemunho da existncia e das atividade s do rgo; e b) a informao que contm sobre pessoas, entidades, coisas, problemas, cond ies etc. com que o rgo governamental haja tratado. Os valores inerentes aos document os decorrentes da prova que contm da organizao e funes sero chamados de valores probat ios. Os valores inerentes aos documentos devido informao que contm sero chamados de valores informativos. A informao pode relacionar-se, de modo geral, a pessoas (fsicas e jurdicas), coisas ou fenmenos, sabendo-se que os dois tipos de valores no se exc luem mutuamente. Valores probatrios Um governo responsvel deve preservar um mnimo de provas de como era a sua organizao e de como funcionava, em todos os seus numerosos e complexos setores. Todos os a rquivistas admitem que o mnimo a ser guardado so os 29
Visite a pgina: http://www.rccg.vo6.net documentos sobre a organizao e o funcionamento. Mediante uma seleo criteriosa de vrio s grupos e sries, um arquivista pode reunir, em um corpo de documentos relativame nte pequeno, todos os fatos de importncia sobre a existncia de um rgo. Para efeito p robatrio deve-se procurar responder as seguintes perguntas: o que era o negcio?, como era conduzido, por quem e com que resultados?. As estimativas de valores probatri os devem ser feitas com base no conhecimento completo da documentao do rgo; no devem ser feitas tomandose por base parte da documentao e no importa quo bem concebido e b em executado seja um programa histrico; jamais poder produzir trabalhos que sirvam como substitutivos dos documentos originais. Outro ponto importante a ser consi derado o de que se os documentos visam a servir como prova da organizao e funo, h que ser mantido o arranjo que lhes foi dado pelas unidades administrativas que os c riaram; no se deve reorganiz-los pelos assuntos ou por outro princpio qualquer.
Valores Informativos Os valores informativos derivam da informao contida nos documentos oficiais relati va aos assuntos de que tratam as reparties pblicas e no da informao ali existente sobr e as prprias reparties. A maioria dos documentos oficiais modernos preservados em a rquivos de custdia valiosa, menos pela prova que oferecem da ao do governo, do que pela informao que apresentam sobre pessoas determinadas, situaes, eventos, condies, pr oblemas, coisas e propriedades que deram origem a competente ao. Na apreciao do valo r informativo existente nos documentos oficiais o arquivista no leva em considerao a origem dos documentos que rgo os produziu, ou de que atividades resultaram. O in teresse aqui reside na informao que contm. H alguns testes pelos quais se pode julga r dos valores informativos dos documentos oficiais. So eles: a) unicidade; b) for ma; e c) importncia. Unicidade Ao aplicar o teste o arquivista deve levar em cont a tanto a unicidade da informao, quanto a unicidade dos documentos que contm a info rmao. O termo unicidade, aplicado informao, significa que a informao contida em det ados documentos oficiais no ser encontrada em outras fontes documentrias de forma to completa e utilizvel. A informao obviamente nica se no pode ser encontrada em outro lugar. Para determinar se um corpo de documentos a nica boa fonte de informao sobre um dado assunto, preciso ser um verdadeiro perito no mesmo. O arquivista alemo M eissner formulou a mxima a idade avanada deve ser respeitada nos documentos. Os arqu ivistas de diversos pases estabeleceram 30
datas-limite antes das quais propem que todos os documentos sejam conservados. Na Alemanha o ano de 1700; na Inglaterra, 1750; na Frana, 1830; e na Itlia, 1861. A data italiana corresponde aproximadamente, por coincidncia histrica, adotada pelo Arquivo Nacional dos Estados Unidos, onde se preservam quase todos os documentos ainda existentes criados antes da Guerra Civil, iniciada em 1861. Forma Ao apli car o teste forma, o arquivista deve novamente levar em conta: a) a forma da inf ormao nos documentos, e b) a forma dos documentos. A informao pode ser concentrada e m documentos no sentido de que: a) uns poucos fatos so apresentados em dado docum ento sobre muitas pessoas, coisas ou fenmenos (informao extensa); b) muitos fatos so apresentados sobre algumas pessoas, coisas ou fenmenos (informao intensa); ou c) m uitos fatos so apresentados sobre matrias diversas pessoas coisas e fenmenos (infor mao diversa). Em geral, os documentos que representam concentrao de informao so os que mais se prestam preservao arquivstica, pois os arquivos quase sempre tm problemas de espao para a guarda de documentos. O termo forma aplicado aos documentos e no inf ormao neles contida refere-se condio fsica dos documentos oficiais. A condio fsica tante, pois, se os documentos vo ser preservados num arquivo, devem apresentar-se de forma que possibilitem a outros, que no os prprios criadores, uslos sem dificul dade e sem recorrer a dispendiosos equipamentos mecnicos ou eletrnicos. Importncia O arquivista presume que sua primeira obrigao a de conservar a documentao que conten ha informao que satisfar s necessidades do prprio governo, e depois disso, por mais i ndefinidas que sejam, as dos pesquisadores e do pblico em geral. Antes de aplicar o teste da importncia, o arquivista deve estar certo de que os documentos satisf azem os testes de unicidade e forma. O teste de importncia relaciona-se a fatores imponderveis a matrias que no podem ser avaliadas com real certeza. Os testes de u nicidade e forma, ao contrrio, referem-se a fatores ponderveis a assuntos que so pa ssveis de ser avaliados na base de fatos que no deixam dvidas. Documentos relativos a pessoas - seleo especial e amostra estatstica Na seleo de documentos, tendo em vis ta a informao que contm sobre pessoas, dois critrios so possveis. O primeiro selecion r aqueles que representam concentraes de informaes, tais como formulrios de recenseam entos cujos documentos de per si fornecem informao extensa, intensa ou diversa, em forma concentrada. O segundo selecionar um certo nmero de 31
documentos ou pastas que sejam representativos ou ilustrativos do todo, ou que s ejam suficientes para esclarecer os fenmenos investigados. Na ltima alternativa, i sto , naquela de selecionar, para reteno, um nmero limitado de processos sobre indivd uos, dois princpios podem ser adotados: a) o de seleo especial; e b) o de amostra e statstica. Documentos relativos a coisas No estudo dos documentos sobre coisas, o s valores a serem considerados so os que derivam da informao que contm ore as prprias coisas e no da informao sobre o que acontece s coisas. Entre as coisas, o ser human o se preocupa, fundamentalmente, com a terra na qual vive. Documentos relativos a fenmenos O termo fenmeno refere-se aqui ao que ocorre com pessoas ou coisas. Se os fenmenos so antigos, interessam principalmente aos historiadores; se novos, aos socilogos, economistas ou estudiosos de administrao. Um arquivista, no importa qual seja sua experincia, ordinariamente apreciar os documentos principalmente por seu valor ou interesse histrico. A maioria dos arquivistas tende a preservar todos o s documentos que se referem de maneira significativa a pessoas, episdios ou acont ecimentos importantes. Quanto a documentos mais recentes sobre assuntos sociais e econmicos, deve-se aplicar o princpio da seleo especial. Esse princpio significa, s implesmente, que alguns documentos so selecionados para preservao, porque contm dado s que so representativos ou ilustrativos do todo, porque tratam de um acontecimen to ou ao importante ou significativa, ou porque contm dados considerados prprios par a um estudo de condies sociais e econmicas especficas. bom distinguir-se imediatamen te esse princpio do princpio de amostragem estatstica. Este ltimo, adotado no incio d o sculo XX, requer um conhecimento do mtodo que o arquivista, em geral, no possui. As tcnicas de coleta, classificao e anlise estatstica, de correlao de dados, cmputo d ias e probabilidades, previses, curvas e compilao de nmeros-ndices so tcnicas altament especializadas, parte de uma disciplina distinta. Concluses A avaliao de documento s no deve se basear em intuio ou em suposies arbitrrias de valor. Deve ser, ao contrri , baseada na anlise total da documentao relativa ao assunto a que se referem os doc umentos em questo. A anlise a essncia da avaliao arquivstica. Ao mesmo tempo em que a uilata os valores probatrios dos documentos, o arquivista deve levar em conta o c onjunto da documentao do rgo que os produziu. Igualmente, ao apreciar os valores inf ormativos dos documentos, o arquivista deve levar em considerao a documentao total e m conexo com o assunto a que se refere a informao. Deve 32
Visite a pgina: http://www.rccg.vo6.net determinar se aquele grupo de documentos em questo contm informao nica e se apresenta uma forma que o torne til como uma fonte de informao, e s depois de feito isto deve r entrar no reino do impondervel. Microfilmagem Os objetivos da microfilmagem de d ocumentos so, em geral, dois: a) reduzir o seu volume; b) garantir a sua durabili dade. Qualquer determinao para microfilmar documentos deve ser baseada nos seguint es princpios: os documentos devem apresentar valor que justifique o custo dessa o perao; o processo de microfilmagem de alto custo, devendo-se, por isso, sopesar es se custo contra o da preservao dos documentos na forma original; e os documentos a serem microfilmados devem ter caractersticas fsicas que se prestem filmagem. No B rasil, a Lei 5.433/68 regula a matria. O estudo da microfilmagem iniciou-se em 18 35 com a reproduo de diminutas imagens fotogrficas. Entretanto a sua utilizao como ve mos hoje se deu em 1906 quando livros e documentos foram reduzidos a pequenas di menses visando sua utilizao em pesquisas. Entende-se por microfilmagem de substituio a que incide sobre documentos de guarda temporria, com vistas ao aproveitamento d e espao. As microformas podem apresentar-se em trs modos: filme, jaqueta ou microf icha; Filme (rolo) a forma de sada natural do processo de microfilmagem dos documentos. So gerados um filme original (sais de prata) para acondicionamento no arquivo de segurana e um a cpia (diazo) para consulta. Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou meno s 2.400 documentos de formato A4. No filme esses documentos so chamados de fotogr amas. Jaqueta A sua impresso segue os mesmos procedimentos da forma anterior. Tambm so gerados do is filmes: um para guarda no arquivo de segurana e outro para consulta. Entretant o, esse segundo formato passa por novos procedimentos: seus fotogramas so recorta dos e inseridos em jaquetas. Utiliza-se o arquivamento em jaquetas nos documento s que formam dossis e que necessitam ser constantemente atualizados e consultados , exigindo, assim, a proximidade das informaes. Como esse processo mais trabalhoso , somente uma pequena parte da documentao de uma empresa encontra-se nesse suporte . Microfichas 33
Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou atravs do sistema COM C omputer Output Microfilm, ou seja, sada direta do computador para a microficha, a travs da fita spool, sem passar pelo papel. No mais necessria a impresso de quilmetro s de formulrios contnuos. Sua capacidade de armazenamento de at 420 fotogramas. As microfichas so usadas em arquivos que sejam bastante utilizados devido facilidade de seu manuseio. Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser simpl es unicamente para a leitura ou conjugados (leitoras/ copiadoras) para a leitura e cpia em papel. Tecnologia da Informao Os avanos tecnolgicos, ao lado das vantagens que oferecem, apresentam alguns problemas que merecem reflexo e exigem solues dent ro de curto espao de tempo: falta de respaldo legal, no Brasil, que assegure o va lor probatrio dos registros contidos em suportes informticos; baixa durabilidade d os materiais empregados, tornando necessria a transferncia peridica das informaes par a outros suportes; obsolescncia, em prazos de quatro a cinco anos, dos equipament os necessrios leitura das informaes armazenadas; falta de padronizao na fabricao de ipamentos e suportes. Transferncia e recolhimento Transferncia e recolhimento so de finidos respectivamente no art. 1, 1 e art 1, 2 da Resoluo n 2 do CONARQ. Transfer recolhimento so feitos em razo da freqncia de uso e no do valor do documento. A tran sferncia dos documentos do arquivo corrente para o intermedirio e o recolhimento p ara o permanente objetivam racionalizar os trabalhos facilita o arquivamento e a localizao de documentos, pois libera espao e economiza recursos materiais, lembran do que o arquivo intermedirio dever ser subordinado tcnica e administrativamente ao arquivo permanente. As transferncias para centros de depsito de armazenamento tem porrio. atendem, no mnimo, a trs necessidades bem definidas: a) servem para acomoda r certos tipos de documentos que se acumulam regularmente nas reparties do governo e que devem ser conservados durante longos perodos de tempo; b) servem para acom odar acumulaes especiais de documentos de rgos extintos ou de determinadas atividade s; e c) servem como um lugar onde se concentram todos os acmulos de documentos re gulares ou especiais, de valor e sem valor ao se iniciar um programa de administ rao de documentos ou arquivstico. Essas transferncias tambm ocorrem para reas de custo reduzido, contribuindo para a economia do sistema, que sua finalidade primordia l. A maior desvantagem de um plano de depsito tipo limbo, reside no incentivo que d s instituies para protelar o exame de seus documentos. Esses centros no devem ser no rmalmente usados para armazenar documentos cujo destino os funcionrios no possam d ecidir de imediato. 34
Sempre que se transferem documentos do tipo no-rotineiro para centros intermedirio s, faz-se mister obter informaes precisas e completas sobre as origens administrat ivas e o significado funcional dos mesmos, a fim de facilitar sua avaliao. Conquan to tais informaes sejam muito teis na avaliao, as descries, por escrito, de documentos raramente so um bom substituto para a informao que pode ser prestada oralmente por aqueles que os criaram. importante lembrar que os documentos transferidos a um depsito intermedirio conservam a classificao que lhes foi dada nos arquivos corrente s. Quanto aos arquivos de custdia, deve-se observar alguns preceitos bsicos: prime iro, que um arquivo permanente no deve aceitar documentos que possam demandar emp rstimos freqentes repartio de origem, embora um centro intermedirio possa tomar tais encargos.; segundo devem ser documentos com valor secundrio evidente que justifiq ue sua reteno permanente; terceiro, os corpos dos documentos transferidos para um arquivo devem ser unidades completas e lgicas, acompanhadas dos ndices que lhe sej am pertinentes, devem estar em boa ordem e, tanto quanto possvel, destitudos de pea s sem valor que com eles possam ter sido arquivados. E por ltimo, um arquivo de c ustdia no deve recolher documentos a cujo uso se imponham restries consideradas desc abidas e contrrias ao interesse pblico. Tipos de transferncia At a primeira metade d o sculo XX a tradio arquivstica clssica considerava apenas duas idades dos arquivos: a administrativa e a histrica. Os documentos passavam diretamente de um a outro e stgio, no sendo prevista nenhuma fase de transio. Com o aumento da massa documental, surgiu a teoria da idade intermediria e com ela a noo de depsitos intermedirios, cujo acervo constitudo de papis que no esto mais em uso corrente. Os arquivos intermedirio s tornaram-se uma necessidade reconhecida por administradores e arquivistas. Sua funo principal consiste em proceder a um arquivamento transitrio, isto , em assegur ar a preservao de documentos que no so mais movimentados, utilizados pela administrao e que devem ser guardados temporariamente, aguardando pelo cumprimento dos prazo s estabelecidos elas comisses de anlise ou, em alguns casos, por um processo de tr iagem que decidir pela eliminao ou arquivamento definitivo, para fins de prova ou d e pesquisa. H dois tipos bsicos de transferncia: permanente e peridica. Permanente a que se processa em intervalos irregulares e exige, quase sempre, que se indique em cada documento a data em que dever ser transferido. S aplicada em casos especi ais. Peridica a remoo de documentos, em intervalos determinados. Ela pode ser efetu ada em uma etapa, em duas etapas, e ainda dentro de um perodo determinado, sendo esta ltima conhecida como peridica de mnimo e mximo. Na transferncia peridica em uma e tapa, os documentos julgados de valor so recolhidos diretamente do arquivo corren te para o arquivo permanente. Neste 35
Visite a pgina: http://www.rccg.vo6.net caso, no h arquivo intermedirio e a transferncia recebe o nome de recolhimento. Na t ransferncia peridica em duas etapas tambm conhecida por dupla capacidade, transfernc ia mltipla ou mtodo do ciclo os documentos so transferidos para o arquivo intermedir io, onde permanecem durante determinado perodo e, posteriormente, se julgados de valor, so recolhidos em carter definitivo para o arquivo permanente. normalmente n essa fase (transferncia) que se promove a desinfestao e a restaurao dos documentos. Arquivos permanentes Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados, que so escolhido s de uma grande massa de documentos produzidos e recebidos por um governo, devid o ao seu valor comprobatrio e informativo. So escolhidos tomandose por base no a ap reciao de certos documentos em particular, mas devido ao seu significado no conjun to da documentao de um determinado assunto ou atividade, ou, em termos mais amplos , na documentao de um rgo, de um governo, ou mesmo da sociedade em certo estgio de de senvolvimento. O trabalho de recolhimento de documentos a arquivos permanentes t em um duplo objetivo: preserv-los e torn-los disponveis para serem usados. Os docum entos pblicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade pblica. O direito a tais documentos ser exclusivamente do governo que os criou e sero conservados para a perpetuidade. Qualquer lei que diga respeito administrao de documentos pblicos d eve incluir no seu texto normas para a sua reobteno no caso de terem sido indevida mente alienados ou retirados da repartio. O princpio bsico nullum tempus occurrit re gi (art. 17, 4, Decreto 4.073/2002), que foi traduzido como contra o rei no h prescr io (vide art. 15 e seguintes do Decreto 4.073/2002). A legislao sobre os documentos pb licos, alm disso, deve definir claramente as responsabilidades de custdia do arqui vista. O conceito de custdia pode ser explicado em relao ao conceito de propriedade pblica. Os documentos pblicos podero ser conservados sob a custdia de qualquer rgo da administrao, sem, contudo, ser de sua propriedade. Quando os documentos pblicos so transferidos da custdia de um rgo para a de outro no h transferncia de propriedade, po is os documentos eram e continuam a ser propriedade do Estado. Legalmente, ento, o arquivista deve ter a custdia dos documentos que esto sob a sua guarda fsica, no que diz respeito ao seguinte: Primeiro, deve o arquivista ter sobre os documento s os mesmos direitos e privilgios que tinha a entidade que os criou, relativament e reproduo e autenticao de cpias. 36
Segundo, deve ter, em relao aos documentos, certos direitos e privilgios adicionais que no so comumente exercidos pelas entidades criadoras. Referem-se estes ao arra njo, descrio e publicao para fins que no aqueles para os quais foram originariamente criados para servir a usos secundrios de outras reparties e de particulares. Esses direitos e privilgios so necessrios ao arquivista para o bom cumprimento de seus de veres. Deve haver disposies legais regulamentando o problema da destruio de document os pblicos. Essa regulamentao h que proibir a destruio de qualquer documento pblico po qualquer funcionrio sem a devida aprovao da autoridade responsvel pelos arquivos (v ide art. 18, Decreto 4.073/2002). Mesmo os documentos histricos de hoje podem tor nar-se novamente administrativos amanh, por diversas circunstncias, devido sua uti lizao. Os princpios que se aplicam ao arranjo de documentos pblicos num arquivo de c ustdia devem ser distintos dos princpios expostos at agora, que se aplicam ao arran jo dos mesmos nas prprias reparties de origem. A administrao de arquivos permanentes bem mais complexa que a dos arquivos corrente e intermedirio. Classificam-se em q uatro grupos distintos as atividades do arquivo permanente: arranjo reunio e orde nao adequada dos documentos; descrio e publicao acesso aos documentos para consulta e divulgao; conservao medidas de proteo aos documentos e, conseqentemente do local de guarda, visando a impedir sua destruio; referncia poltica de acesso e uso dos docum entos. Atividades de arranjo Em arquivologia entende-se por arranjo a ordenao dos documentos em fundos, a orden ao das sries dentro dos fundos e, se necessrio, dos itens documentais dentro das srie s. O arranjo uma das funes mais importantes em um arquivo,e, por isso, deve ser fe ito por pessoa qualificada e especializada. As atividades desenvolvidas no arran jo so de dois tipos: intelectuais e fsicas. As intelectuais consistem na anlise dos documentos quanto a sua forma, origem funcional e contedo. As atividades fsicas s e referem colocao dos papis nas galerias, estantes ou caixas, seu empacotamento, fi xao de etiquetas etc. H considervel diferena entre o arranjo do arquivo corrente e o do arquivo permanente. Quanto aos arquivos intermedirios, no existem mtodos 37
Visite a pgina: http://www.rccg.vo6.net ou princpios especficos de arranjo no sentido tcnico da palavra aqui empregado. Nes ses arquivos, de guarda transitria, aplicam-se apenas critrios racionais de dispos io dos documentos em estantes e armrios. Princpios de arranjo de arquivos O conservador de arquivos no se ocupa apenas com o arranjo dos documentos de uma nica repartio, como o caso do arquivista encarregad o dos documentos de uso corrente. Ocupa-se do arranjo de todos os documentos sob sua custdia, os quais emanam de diversos rgos, de muitas subdivises administrativas e de numerosos funcionrios individuais. Arranja seus documentos para uso no-corre nte, em contraposio ao uso corrente, e arranja-os de acordo com certos princpios bsi cos da arquivstica e no segundo qualquer classificao predeterminada ou esquema de ar quivamento. Evoluo dos princpios de arranjo O primeiro grande passo terico, que diferia do velho mtodo de arranjo de arquivos de acordo com esquemas de classificao predeterminados, ocorreu quando Guizot (1787 -1874), ministro da Instruo Pblica de 1832 a 1839 e primeiroministro de 1840 a 1848 , baixou regulamentos relativos ao arranjo de documentos dos dpartments que havia m sido colocados sob a jurisdio dos Archives Nationales, pela lei de 26 de outubro de 1796. O primeiro desses regulamentos foi publicado em 8 de agosto de 1839 e completado por circular emitida pelo ministro do Interior, conde Duchatel (180367), em 24 de abril de 1841. Essa circular, intitulada Instructions pour la mise em ordre et l classement des archives dpartmentales et communales, estabeleceu um esquema lgico para o agrupamento de documentos dos dpartments que, embora modific ado por dois suplementos posteriores, ainda est em vigor. Os princpios gerais esta belecidos para a execuo desse esquema foram os seguintes: a) os documentos deviam ser agrupados por fundos (fonds), isto , todos os documentos originrios de uma det erminada instituio, tal como uma entidade administrativa, uma corporao ou uma famlia, seriam agrupados e considerados como o fonds daquela determinada instituio; os do cumentos de um fonds deviam ser arranjados por grupos de assuntos, e a cada grup o seria atribudo um lugar definitivo em relao aos outros grupos; as unidades, nos g rupos de assuntos, seriam arranjadas conforme as circunstncias, em ordem cronolgic a, geogrfica ou alfabtica. b) c) 38
Visite a pgina: http://www.rccg.vo6.net A circular de 24 de abril de 1841 formulou o princpio bsico de respect des fonds, pelo qual todos os documentos originrios de uma autoridade administrativa, corporao ou famlia devem ser agrupados, constituindo fundos. Dentro desses os documentos de vem ser arranjados por assuntos, e aps, em ordem cronolgica, geogrfica ou alfabtica. As relaes entre os grupos de assuntos, dentro de um fundo, devem ser determinadas pelo contedo dos mesmos. Quando se tratar, por exemplo, de uma coleo de decretos o u leis, ou de decises judiciais, as peas devem ser arranjadas em ordem cronolgica, visto que um pesquisador, geralmente, indica a data de tais documentos. Se, por outro lado, se tratar de assuntos de municipalidades, prefervel o arranjo geogrfic o, visto que os pesquisadores habitualmente indicam o nome da municipalidade. Se se tratar de documentos relativos a pessoas, claro que o arranjo alfabtico pelos nomes dos indivduos facilita as buscas. O eminente palegrafo Natalis de Wailly (1 805-86) justificou o princpio respect des fonds nos seguintes termos: Uma classifi cao geral de documentos por fundos e (nos fundos) por assunto, a nica maneira adequ ada de se assegurar a realizao imediata de uma ordem regular e uniforme. Tal class ificao apresenta vrias vantagens. Em primeiro lugar, mais simples de se por em prtic a do que qualquer outro sistema, pois consiste to-somente em reunir peas das quais apenas necessrio determinar a origem. Num grande nmero de casos, essa classificao f eita com mais facilidade, porquanto consta simplesmente da reproduo da ordem atrib uda por seus donos anteriores; essa ordem pode, talvez, ser conseguida por meio d e inventrios existentes, sendo, neste caso, suficiente confrontar os documentos i nventariados e dar-lhes outra vez ordem original. Se, ao invs de seguir esse mtodo , se prope uma ordem terica, baseada na natureza das coisas, todas essas vantagens se perdem. O antigo sistema de arranjar os documentos de acordo com algum sistem a arbitrrio de classificao de assuntos foi abandonado, ao menos teoricamente, e sub stitudo por um sistema baseado em princpio aplicvel de maneira geral. Esse princpio o de agrupar os documentos oficiais de acordo com a natureza das instituies pblicas que os acumulam. O princpio do respect des fonds evoluiu e foi ampliado na Prssia , onde se decidiu, primeiro, que os documentos pblicos devem ser agrupados de aco rdo com as unidades administrativas que os criaram (e no de acordo com a natureza das instituies que os criaram, como na Frana) e, em segundo lugar, que o arranjo d ado aos documentos pelos prprios rgos criadores deve ser preservado no arquivo de c ustdia permanente. O princpio de agrupar os documentos oficiais de acordo com a or igem nos organismos pblicos administrativos chamado princpio da provenincia. 39
O reagrupamento dos documentos de diferentes rgos, por assuntos, foi ento reconheci do como um mtodo impraticvel, especialmente depois do grande aumento que sofreu o volume dos documentos transferidos. Criou-se ainda um novo princpio chamado Regis traturprinzip. Este estabelecia que os documentos de cada rgo devem ser mantidos, no arquivo de custdia, na ordem dada pelo servio de registro do rgo, e no reorganizad os por grupos de assuntos. Os arquivistas holandeses tambm concluram no ser possvel, tampouco desejvel, que se destrua a ordem original do registro para substitu-la p or outra baseada no que possa parecer um esquema mais lgico de cabealhos de assunt os. A ordem original do registro, explicaram, no foi criada arbitrariamente, no resul ta do acaso, mas, ao contrrio, conseqncia lgica da organizao do corpo administrativo e cujo funcionamento o registro produto. A evoluo desses princpios na Inglaterra e E UA seguiram a mesma linha, consagrando-se mundialmente o princpio da provenincia p or vrias razes: a) o princpio protege a integridade dos documentos no sentido de qu e as suas origens e os processos pelos quais foram criados refletem-se no seu ar ranjo. A maioria dos documentos do governo se acumula em conexo com atos oficiais e, como os atos do governo se relacionam entre si, atravs da funo e da organizao adm inistrativa, assim os documentos so mais inteligveis quando conservados juntos, so b a identidade do rgo ou da subdiviso do rgo, pelo qual foram acumulados e na ordem g eral que lhes foi dada por aquele rgo; b) o princpio ajuda a revelar o significado dos documentos, pois os assuntos de documentos individuais somente podem ser com pletamente compreendidos, no contexto, com documentos correlatos. Se os document os so arbitrariamente tirados do seu contexto e reunidos de acordo com um sistema subjetivo ou arbitrrio qualquer, o real significado dos mesmos, como prova docum entria, pode-se tornar obscuro ou at se perder; c) o princpio d ao arquivista um gui a exeqvel e econmico para o arranjo, descrio e utilizao dos documentos sob sua custdi Quebrar as unidades existentes e substitu-las arbitrariamente por novas consumiri a, inutilmente, grande parte do tempo do arquivista, e a complexidade e diversid ade de assuntos que os documentos cobrem tornariam irrealizveis o acabamento de q ualquer tarefa desse gnero. Concluses finais sobre os princpios de arranjo de documentos 40
Na aplicao do princpio da provenincia, a entidade administrativa que os produziu no p recisa ter sido completa e independente, como na Inglaterra, mas deve, no entant o, ter sido de tal ordem que os seus documentos possam ser prontamente distingui dos de outros grupos de documentos, considerando-se a relao desses para com a funo o u campo de assunto. Alm disso, os documentos preservados pelo testemunho que contm da organizao e da funo devem ser mantidos na ordem que lhes foi atribuda pelos rgos q e os criaram, mantiveram ou acumularam. Conquanto essa ordem no rena os documentos por assuntos que atenderiam a todas as necessidades dos pesquisadores, a nica ma neira vivel de colocarem-se os documentos em ordem, conservando-se, ao mesmo temp o, os valores de prova quanto ao funcionamento do governo. Dar novo arranjo, de acordo com algum plano arbitrrio, a documentos que j estejam em ordem ou parcialme nte ordenados, seria um extravagante desperdcio de tempo, e impor um plano de arr anjo arbitrrio aos poucos documentos que estejam inteiramente desordenados no aten deria a qualquer objetivo concebvel. Deve fazer-se uma exceo regra de preservar os documentos na ordem original, quando estes receberam novo arranjo nos rgos governa mentais, depois de servirem a seus objetivos primrios. O arranjo original deve se r preservado se reflete o uso feito dos documentos quando correntes, mas novos a rranjos artificiais que visaram servir a outros fins que no os correntes s devem s er preservados no arquivo de custdia permanente se atenderem s necessidades arquivs ticas. Por fim, os documentos modernos que so conservados pelo seu contedo informa tivo sem referncia ao seu valor como testemunho da organizao e funo devem ser mantid s na ordem que melhor sirvam s necessidades dos pesquisadores e dos funcionrios. U ma boa proporo de documentos modernos preservada unicamente pela informao que contm s obre pessoas, lugares ou sobre matria social, econmica, cientfica etc. Tais documen tos devem ser arranjados, unicamente, tendo-se em vista facilitar a sua utilizao p elos estudiosos, cientistas e outros, sem observar como estavam arranjados na re partio. A escolha dos fundos dever ser estabelecida de acordo com as circunstncias e convenincias, obedecendo a dois critrios: a) Estrutural, constitudo dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos; b) Funcional, constitudo d os documentos provenientes de mais de uma fonte geradora de arquivo, reunidos pe la semelhana de suas atividades, mantido, porm, o princpio da provenincia. Atividades de descrio e publicao O trabalho de um arquivo s se completa com a elaborao de instrumentos de pesquisa, que consistem na descrio e na localizao dos documentos no 41
Visite a pgina: http://www.rccg.vo6.net acervo, e se destinam a orientar os usurios nas diversas modalidades de abordagem a um acervo documental. Alm de tornar o acervo acessvel, os instrumentos de pesqu isa objetivam divulgar o contedo e as caractersticas dos documentos. Os documentos , quanto substncia, so descritos fazendo-se referncia ao rgo administrativo que os cr iou, s funes, ou s atividades. Os documentos so descritos estruturalmente, dando-se i nformao sobre a natureza fsica dos mesmos e sobre os sistemas segundo os quais so ar quivados ou classificados. O primeiro elemento na descrio de documentos a autoria, que indicada mencionando-se o nome da unidade administrativa, dentro do rgo gover namental, que os criou; o segundo elemento o tipo fsico a que pertencem os docume ntos correspondncia, relatrios, ordens, tabelas e outros; o terceiro elemento o ttu lo da unidade que est sendo descrita; o quarto a estrutura fsica da unidade partes de um grupo classificado de documentos, volumes encadernados, maos de documentos ou caixas. Tipos bsicos de instrumentos de pesquisa Em 1973, a AAB formou um gru po de trabalho, sob a direo de seu presidente, com a finalidade de definir os inst rumentos de pesquisa bsicos. Considerando que a maioria dos arquivos brasileiros no dispem de instrumentos de pesquisa e nem mesmo de um mnimo de orientao, o grupo se lecionou e definiu os quatro seguintes tipos: guia, inventrio, catlogo e repertrio. Guia Obra destinada orientao dos usurios no conhecimento e na utilizao dos fundos que inte gram o acervo de um arquivos permanente. o instrumento de pesquisa mais genrico, pois se prope a informar sobre a totalidade dos fundos existentes no arquivo. Sua finalidade informar sobre o histrico, a natureza, a estrutura, o perodo de tempo, a quantidade de cada fundo integrante do acervo total do arquivo. Inventrio sumrio Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas di vises so identificadas e descritas sucintamente. Trata-se de instrumento do tipo a rrolamento, cuja organizao deve refletir o arranjo adotado para a disposio do fundo, ou parte dele, como uma srie, por exemplo. Sua finalidade descrever a composio do fundo ou parte dele, pela enumerao de suas unidades de arquivamento, sumariamente descritas e ao mesmo tempo prover o arquivo de um instrumento preliminar de busc a para cada fundo. 42
O inventrio deve ser precedido de uma introduo contendo informaes sobre os seguintes elementos: modalidade de incorporao do fundo no acervo do arquivo; breve notcia his trica sobre a instituio, a pessoa ou a famlia da qual o fundo proveniente; explicao s bre o modo de consulta do inventrio. O inventrio sumrio fundamental e deve ser o pr imeiro instrumento de pesquisa a ser elaborado tanto para os fundos de arquivos pblicos constitudos de documentos de carter oficial quanto para os de arquivos priv ados. Inventrio analtico Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de um a de suas divises so identificadas e descritas pormenorizadamente. Sua finalidade propiciar ao usurio um conhecimento individualizado das unidades de arquivamento, atravs da descrio minuciosa de seu contedo. Catlogo Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico, incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos, des critos de forma sumria ou pormenorizada. Sua finalidade agrupar os documentos que versem sobre um mesmo assunto, ou que tenham sido produzidos num dado perodo de tempo, ou que digam respeito a determinada pessoa, ou a lugares especficos existe ntes num ou mais fundos. Repertrio o instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, segundo um critrio temtico, crono lgico, onomstico ou geogrfico. Nesse tipo de instrumento est presente um juzo de valo r que estabelece ou no a incluso de determinado documento. Sua elaborao s se justific a em casos especficos, quando h inteno de ressaltar documentos individuais relevante s. A disposio das entradas e demais informaes se assemelha do catlogo, sendo os itens descritos minuciosamente, cabendo mesmo a transcrio de documentos na ntegra. ndice instrumento de pesquisa auxiliar uma lista sistemtica e pormenorizada dos elementos do contedo de um documento ou g rupo de documentos, disposta em determinada ordem para indicar sua localizao no te xto. Tabela de equivalncia ou concordncia 43
um instrumento de pesquisa auxiliar que d a equivalncia de antigas notaes para as no vas que tenham sido adotadas, em decorrncia de alterao no sistema de arranjo. ISAD( G) Norma Geral Internacional de descrio arquivstica Esta norma estabelece diretrize s gerais para a preparao de descries arquivsticas. Deve ser usada em conjuno com as no mas nacionais existentes ou como base para a sua criao. O objetivo da descrio arquivs tica identificar e explicar o contexto e o contedo de documentos de arquivo a fim de promover o acesso aos mesmos. Processos relacionados descrio podem comear na ou antes da produo dos documentos e continuam durante sua vida. As regras contidas n esta norma no do orientao para a descrio de documentos especiais, tais como selos, reg istros sonoros ou mapas. Manuais expondo regras de descrio para tais documentos j e xistem. Normas de descrio arquivstica so baseadas em princpios tericos aceitos. Por ex emplo, o princpio de que a descrio arquivstica procede do geral para o particular um a conseqncia prtica do princpio do respeito aos fundos. Um fundo pode ser descrito c omo um todo numa nica descrio ou representado como um todo e em suas partes em vrios nveis de descrio. O fundo constitui o nvel mais geral de descrio; as partes constitue m nveis subseqentes, cuja descrio, com freqncia, s plenamente significativa quando v a no contexto da totalidade do fundo. Assim, pode existir uma descrio no nvel do fu ndo, no nvel da srie, no nvel do dossi / processo e / ou uma descrio no nvel do item. eis intermedirios, tais como sees ou subsries, podem ocorrer. Cada um desses nveis po de ser novamente subdividido, de acordo com a complexidade da estrutura administ rativa e / ou funes da entidade que gerou os documentos e a sua organizao. No glossri o do ISAD(G) encontramos uma definio de seo: Subdiviso de um fundo compreendendo um co njunto de documentos relacionados que corresponde a subdivises administrativas da agncia ou instituio produtora ou, quando tal no possvel, correspondendo a uma diviso geogrfica, cronolgica, funcional ou agrupamentos de documentos similares. Quando o organismo produtor tem uma estrutura hierrquica complexa, cada seo tem tantas subd ivises subordinadas quantas forem necessrias, de modo a refletir os nveis da estrut ura hierrquica da unidade administrativa subordinada primria. Descrio multinvel Se o fundo como um todo estiver sendo descrito, ele dever ser representado numa s descrio, utilizando-se os elementos descritivos apropriados. Se necessria a descrio d as suas partes, estas podem ser descritas em separado, 44
Visite a pgina: http://www.rccg.vo6.net usando-se igualmente os elementos apropriados. A soma total de todas as descries a ssim obtidas, ligadas numa hierarquia, representa o fundo e as partes para as qu ais foram elaboradas as descries. Para as finalidades destas regras, tal tcnica de descrio denominada descrio multinvel. Regras para descrio multinvel DESCRIO DO O PARTICULAR Objetivo: Representar o contexto e a estrutura hierrquica do fundo e suas partes componentes. Regra: No nvel do fundo, d informao sobre ele como um todo. Nos nveis se guintes e subseqentes, d informao sobre as partes que esto sendo descritas. Apresente as descries resultantes numa relao hierrquica entre a parte e o todo, procedendo do nvel mais geral (fundo) para o mais particular. INFORMAO RELEVANTE PARA O NVEL DE DE SCRIO Objetivo: Representar com rigor o contexto e o contedo da unidade de descrio. Regra : Fornea apenas a informao apropriada para o nvel que est sendo descrito. Por exemplo , no fornea informaes detalhadas sobre dossis / processos se a unidade de descrio for m fundo; no fornea a histria administrativa de um departamento inteiro se o produto r da unidade de descrio for uma diviso ou uma seo. RELAO ENTRE DESCRIES
Objetivo: Tornar explcita a posio da unidade de descrio na hierarquia. Regra: Relacio ne, se aplicvel, cada descrio sua mais prxima e superior unidade de descrio, e identi ique o nvel de descrio. NO REPETIO DE INFORMAO
Objetivo: Evitar redundncia de informao em descries hierarquicamente relacionadas. Re gra: No mais alto nvel apropriado, d a informao que comum s partes componentes. No re ita em um nvel inferior informao que j tenha sido dada num nvel superior. Elementos de descrio 45
Esses elementos so divididos em sete reas: rea de identificao, rea de contextualizao, de contedo e estrutura, rea de condies de acesso e uso, rea de fontes relacionadas, r ea de notas e rea de controle da descrio. ISAAR(CPF) Norma internacional de registr o de autoridade arquivstica para entidades coletivas, pessoas e famlias Esse segun do trabalho tem um aspecto complementar em relao ao ISAD(G). A criao de registros de autoridade arquivstica possibilita o controle das entradas de entidades coletiva s, pessoas e famlias, permitindo tanto a identificao de fundos fracionados entre di versas instituies, como tambm o prprio rastreamento de temas ligados a essas entidad es coletivas, pessoas e famlias em fundos diversos de variados arquivos. Glossrio de termos associados ao ISAAR(CPF) Catlogo de autoridade (authority file) -conjunto organizado de registros de autor idade. Controle de autoridade (authority control) - controle de termos normaliza dos, incluindo nomes prprios (de pessoas fsicas ou jurdicas e geogrficos), utilizado s como pontos de acesso. Dados de autoridade (authority data) - informao em um reg istro de autoridade ou em um arquivo de autoridade. Entrada de autoridade (autho rity entry) - ponto de acesso normalizado estabelecido pela instituio arquivstica r esponsvel. Ponto de acesso (access point) - nome, palavra-chave, entrada de ndice, pelo qual uma descrio possa ser pesquisada, identificada ou recuperada. Registro de autoridade (authority record) - uma entrada de autoridade combinada com outro s elementos de informao que descreve a entidade (entidade coletiva, pessoa ou famli a) e que pode remeter a outras entradas de autoridade Atividades de conservao A conservao compreende os cuidados prestados aos documentos e, conseqentemente, ao local de sua guarda. H dois fatores apontados pela Repartio de Normas Tcnicas (Burea u of Standards) que afetam a preservao do material sob a custdia de um arquivo: age ntes externos e internos de deteriorao. Os agentes externos decorrem das condies de armazenagem e de uso; os internos so inerentes prpria natureza material dos docume ntos. Cabe ao arquivista precaver-se contra esses agentes destrutivos, provendose de instalaes que anulem ou reduzam os efeitos malficos 46
dos agentes externos e empregando mtodos que preservem os materiais perecveis, sej a na forma original, seja em qualquer outra forma. A luz, a temperatura, a umida de, a poluio cida do ar e as impurezas no papel so os principais agentes de deterior ao. Os agentes externos mais responsveis pela deteriorao so os gases cidos da atmosfer e particularmente o dixido sulfrico (H2SO5). A poluio cida do ar, bem como outros fa tores externos de deteriorao, temperatura e umidade desfavorveis, somente podem ser tratados pelo uso de aparelhos de ar-condicionado. Nas reas onde se observa elev ada poluio atmosfrica, os prdios destinados a arquivos devem ser equipados com apare lhos de ar-condicionado. O controle de temperatura, de umidade relativa e de pol uentes, por meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera favorvel conservao dos documentos denomina-se climatizao. As atividades relacionadas com o ar ranjo, descrio e consulta ficam em plano secundrio, em face do importante problema da preservao dos documentos. A luz, o ar seco, a umidade, o movo, a temperatura in adequada, a poeira, gases e inmeras pragas, a mdio e longo prazos, so altamente pre judiciais conservao do acervo documental. A luz do dia deve ser abolida na rea de a mazenamento, porque no s acelera o desaparecimento das tintas, como enfraquece o p apel. A prpria luz artificial deve ser usada com parcimnia. O ar seco outro fator de enfraquecimento do papel. A umidade, alm de exercer o mesmo efeito do ar seco, propicia o desenvolvimento de mofo. O ndice de umidade ideal situa-se entre 45 e 48%. A temperatura no deve sofrer oscilaes, mantendo-se entre 20 e 22. O calor cons tante destri as fibras do papel. O ideal a utilizao ininterrupta de aparelhos de ar condicionado e desumidificadores, a fim de climatizar as reas de armazenamento e filtrar as impurezas do ar. No sendo vivel tal prtica, deve-se empregar slica-gel, acondicionada em recipientes plsticos, no fundo das gavetas ou estantes para comb ater a umidade. A poeira e os gases contribuem para o envelhecimento prematuro d os papis. As emanaes deletrias dos gases tambm destroem as fibras do papel. Determina dos insetos so atrados pela celulose do papel, cola, goma ou casena, mas a umidade a principal causadora de seu aparecimento, pois neste ambiente encontram condies i deais para se desenvolverem. So as seguintes as principais operaes de conservao: a) d esinfestao; b) limpeza; c) alisamento; d) restaurao ou reparo. 47
Desinfestao O mtodo mais eficiente de combater os insetos a fumigao. A substncia qum a ser empregada nesse processo deve passar por testes de garantia da integridad e do papel e da tinta sob sua ao. Com a fumigao os insetos, em qualquer fase de dese nvolvimento, so completamente destrudos. Contudo, de acordo com uma publicao oficial do Arquivo Nacional cujo texto original de Indgrid Beck, a fumigao de documentos no mais recomendada em virtude dos gases txicos e compostos oxidantes danosos. Lim peza a fase posterior fumigao. Na falta de instalaes especiais para essa operao, ut za-se um pano macio, uma escova ou um aspirador de p. Alisamento Consiste em colo car os documentos em bandejas de ao inoxidvel, expondoos ao do ar com forte percenta gem de umidade, 90 a 95%, durante uma hora, em uma cmara de umidificao. Em seguida, so passados a ferro, folha por folha, em mquinas eltricas. Caso existam documentos em estado de fragilidade, recomendase o emprego de prensa manual sob presso mode rada. Na falta de equipamento adequado, aconselha-se usar ferro de engomar casei ro. Restaurao Os documentos devem ser tratados em relao acidez, antes de se tentar a restaurao por qualquer mtodo. A restaurao exige um conhecimento profundo dos papis e tintas empre gados. Vrios so os mtodos existentes. O mtodo ideal aquele que aumenta a resistncia d o papel ao envelhecimento natural e s agresses externas do meio ambiente, sem que advenha prejuzo quanto legibilidade e flexibilidade, e sem que aumente o volume e o peso. Banho de gelatina Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatin a ou cola, o que aumenta a sua resistncia, no prejudica a visibilidade e a flexibi lidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Os doc umentos, porm, tratados por este processo, que natural, tornam-se suscetveis ao at aque dos insetos e dos fungos, alm de exigir habilidade do executor. 48
Tecido Processo de reparao em que so usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido. A durabilidade do papel aumentada consideravelmente, mas o e mprego do amido propicia o ataque de insetos e fungos, impede o exame pelos raio s ultravioletas e infravermelhos, alm de reduzir a legibilidade e a flexibilidade . Silking Este mtodo utiliza tecido crepeline ou musseline de seda de grande dura bilidade, mas, devido ao uso de adesivo base de amido, afeta suas qualidades per manentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, a reproduo e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos so pouco prejudicados. , no entanto, um proce sso de difcil execuo, cuja matria prima de alto custo. Laminao Processo em que se env lve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel de seda e outra de aceta to de celulose, colocando-o numa prensa hidrulica. O acetato de celulose, por ser termoplstico, adere ao documento, juntamente com o papel de seda, e dispensa ade sivo. A durabilidade e as qualidades permanentes do papel so asseguradas sem perd a da legibilidade e da flexibilidade, tornando-o imune ao de fungos e pragas. Qual quer mancha resultante do uso pode ser removida com gua e sabo. O volume do docume nto reduzido, mas o peso duplica. A aplicao, por ser mecanizada, rpida e a matria-pr ima, de fcil obteno. O material empregado na restaurao no impede a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Assim, as caractersticas da laminao so as que mais s e aproximam do mtodo ideal. Laminao manual Este processo, desenvolvido na ndia, util iza a matria-prima bsica da laminao mecanizada, embora no empregue calor nem presso, q ue so substitudos pela acetona. A laminao manual, tambm chamada laminao com solvente, ferece grande vantagem queles que no dispem de recursos para instalar equipamentos mecanizados. Encapsulao Utiliza basicamente pelculas de polister e fita adesiva de d uplo revestimento. O documento colocado entre duas lminas de polister fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces; entre o documento e a fita dev e haver um espao de 3mm, deixando o documento solto dentro das duas lminas. 49
Visite a pgina: http://www.rccg.vo6.net A encapsulao considerada um dos mais modernos processos de restaurao de documentos. Atividades de referncia Essas atividades se constituem fundamentalmente em estabelecer as polticas de ace sso e de uso dos documentos. Por poltica de acesso devemos entender os procedimen tos a serem adotados em relao ao que deve ou pode ser consultado. Compete ao arqui vo determinar a liberao ou restrio de acesso, aps analisar os aspectos polticos e lega is que envolvem as informaes, bem como os direitos de terceiros, ou determinao de au toridade superior. Quanto poltica de uso, o arquivo estabelece quem e como devem ser consultados os documentos, indicando as categorias de usurios que tero acesso ao acervo, bem como elaborando o regulamento da sala de consulta. 50
Apndice I Visite a pgina: http://www.rccg.vo6.net Leis e Decretos 2. DECRETO N 2.134, DE 24 DE JANEIRO DE 1997 Regulamenta o art. 23 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a c ategoria dos documentos pblicos sigilosos e o acesso a eles, e d outras providncias . O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o art. 84, inciso IV , da Constituio, e tenso em vista o disposto no art. 23 da Lei n 8.159, de 8 de jan eiro de 1991, DECRETA: CAPTULO I DAS DISPOSIES GERAIS Art. 1 Este decreto regula a classificao, reproduo e o acesso aos documentos pblicos d e natureza sigilosa, apresentados em qualquer suporte, que digam respeito segura na da sociedade e do Estado e intimidade do indivduo. Art. 2 Para os fins deste Dec reto, considera-se: I - acesso: possibilidade de consulta aos documentos de arqu ivo; II - classificao: atribuio de grau de sigilo a documentos; III - credencial de segurana: certificado concedido por autoridade competente, que habilita uma pesso a a ter acesso a documento sigiloso; IV - custdia: responsabilidade pela guarda d e documentos; V - desclassificao: atividade pela qual a autoridade responsvel pela classificao dos documentos sigilosos os torna ostensivos e acessveis consulta pblica ; VI - documento ostensivo: documento cujo acesso irrestrito; VII - documento si giloso: documento que contm assunto classificado como sigiloso, e que, portanto r equer medidas especiais de acesso; VIII - grau de sigilo: gradao atribuda classific ao de um documento sigiloso, de acordo com a natureza de seu contedo e tendo em vis ta a convenincia de limitar sua divulgao s pessoas que tm necessidade de conhec-lo. IX - reclassificao: atividade pela qual a autoridade responsvel pela classificao dos do cumentos altera a sua classificao. CAPTULO II
DO ACESSO Art. 3 assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos, observado o di sposto neste Decreto e no art. 22 da Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Art. 4 Q ualquer documento classificado como sigiloso, na forma do art. 15 deste Decreto, recolhido a instituio arquivstica pblica, que em algum momento tenha sido objeto de consulta pblica, no poder sofrer restrio de acesso. Art. 5 Os rgos pblicos e instit carter pblico custodiadores de documentos sigilosos, devero constituir Comisses Per manentes de Acesso, para o cumprimento deste Decreto, podendo ser criadas subcom isses. Art. 6 As Comisses Permanentes de Acesso devero analisar, periodicamente, os documentos sigilosos sob custdia, submetendo-os autoridade responsvel pela classif icao, a qual, no prazo regulamentar, efetuar, se for o caso, sua desclassificao. Pargr afo nico. A relao dos documentos desclassificados, contendo nome e sigla do rgo ou da instituio, tipo, nmero e data do documento, grau de sigilo original, destinatrio e assunto, dever ser encaminhada, semestralmente, pelas comisses permanentes de aces so, para publicao em Dirio Oficial da Unio, do Distrito Federal, dos Estados ou dos Municpios, conforme o caso. Art. 7 Findo o prazo estabelecido no art. 29 deste Dec reto, as Comisses Permanentes de Acesso devero liberar os documentos referidos nes se dispositivo. Art. 8 Sero liberados consulta pblica os documentos que contenham i nformaes pessoais, desde que previamente autorizada pelo titular ou por seus herde iros. Art. 9 As Comisses Permanentes de Acesso podero autorizar o acesso a document os pblicos de natureza sigilosa a pessoas devidamente credenciadas, mediante apre sentao, por escrito, dos objetivos da pesquisa. Art. 10. O acesso aos documentos s igilosos, originrios de outros rgos ou instituies, inclusive privadas, custodiados pa ra fins de instruo de procedimento, processo administrativo ou judicial, somente p oder ser autorizado pelo agente do respectivo rgo ou instituio de origem. Art. 11. O acesso a qualquer assunto sigiloso, resultante de acordos ou contratos com pases estrangeiros, atender s normas e recomendaes de sigilo constantes desses instrumento s. Art. 12. A eventual negativa de autorizao de acesso dever ser justificada por es crito. 51
Art. 13. Todos tm direito de acessar, mediante requerimento protocolado na instit uio pblica custodiadora, documentos e informaes a seu respeito, existentes em arquivo s ou bancos de dados pblicos. Art. 14. O atendimento consulta a documentos sigilo sos ou a informaes pessoais existentes nos arquivos ou em bancos de dados ser dado no prazo da lei, a partir da data de entrada do requerimento no protocolo. CAPTUL O III
DO SIGILO E DA SEGURANA DA SOCIEDADE E DO ESTADO Art. 15. Os documentos pblicos, sigilosos classificam-se em quatro categorias: I - ultra-secretos: os que requeiram excepcionais medidas de segurana e cujo teor s deva ser do conhecimento de agentes pblicos ligados ao seu estudo e manuseio; II - secretos: os que requeiram rigorosas medidas de segurana e cujo teor ou caracte rstica possam ser do conhecimento de agentes pblicos que, embora sem ligao ntima com seu estudo ou manuseio, sejam autorizados a deles tomarem conhecimento em razo de sua responsabilidade funcional; III - confidenciais: aqueles cujo conhecimento e divulgao possam ser prejudiciais ao interesse do Pas; IV - reservados: aqueles qu e no devam, imediatamente, ser do conhecimento do pblico em geral. Art. 16. So docu mentos passveis de classificao como ultra-secretos aqueles referentes soberania e i ntegridade territorial nacionais, planos de guerra e relaes internacionais do Pas, cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado. Pargrafo nico. A cl assificao de documento na categoria ultra-secreto somente poder ser feita pelos che fes dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio federais. Art. 17. So documento s passveis de classificao como secretos aqueles referentes a planos ou detalhes de operaes militares, a informaes que indiquem instalaes estratgicas e aos assuntos diplo icos que requeiram rigorosas medidas de segurana cuja divulgao ponha em risco a seg urana da sociedade e do Estado. Pargrafo nico. A classificao de documento na categori a secreta somente poder ser feita pelas autoridades indicadas no pargrafo nico do a rt. 16 deste Decreto, por governadores e ministros de Estado, ou, ainda, por que m haja recebido delegao. Art. 18. So documentos passveis de classificao como confidenc iais aqueles em que o sigilo deva ser mantido por interesse do governo e das par tes e cuja divulgao prvia possa vir a frustrar seus objetivos ou ponha em risco a s egurana da sociedade e do Estado. Pargrafo nico. A classificao de documento na catego ria confidencial somente poder ser feita pelas autoridades indicadas no pargrafo ni co do art. 17 deste Decreto, pelos titulares dos rgos da Administrao Pblica Federal, do Distrito Federal, dos Estados e dos Municpios, ou, ainda, por quem haja recebi do delegao para esse fim. Art. 19. So documentos passveis de classificao como reservad os aqueles cuja divulgao, quando ainda em trmite, comprometa as operaes ou objetivos neles previstos. Pargrafo nico. A classificao de documento na categoria reservada so mente poder ser feita pelas autoridades indicadas no pargrafo nico do art. 18 deste Decreto, e pelos agentes pblicos formalmente encarregados da execuo de projetos, p lanos e programas. Art. 20. Os prazos de classificao dos documentos a que se refer e este Decreto vigoram a partir da data de sua produo, e so os seguintes: I - ultra -secretos, mximo de trinta anos; II - secretos, mximo de vinte anos; III - confide nciais, mximo de dez anos; IV - reservados, mximo de cinco anos. Art. 21. Os docum entos sigilosos, de valor probatrio, informativo e histrico, de guarda permanente, de acordo com o art. 25, da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991 no podem ser des trudos. Art. 22. Poder a autoridade responsvel pela classificao dos documentos, ou a autoridade mais elevada, findo o motivo de sua classificao ou alterao de sua naturez a, e considerando o interesse para a pesquisa e para a administrao, alter-la ou can cel-la, tornando-os ostensivos. Art. 23. Poder a autoridade responsvel pela classif icao dos documentos, considerando o interesse de segurana da sociedade e do Estado, renov-la por uma nica vez, por igual perodo. Pargrafo nico. Poder a autoridade superi or que classificou o documento alterar o grau de sigilo dos documentos em trmite. Art. 24. Os documentos sigilosos sero guardados em condies especiais de segurana. A rt. 25. Os procedimentos relativos emisso de credencial de segurana sero objeto de disposies internas de cada rgo ou instituio de carter pblico.
Art. 26. Os agentes pblicos encarregados da custdia de documentos sigilosos devero passar, devidamente conferidos, a seus substitutos todos os documentos sob sua r esponsabilidade. Art. 27. Os documentos sigilosos, de guarda permanente, objeto de desclassificao, devero ser encaminhados instituio arquivstica pblica, na sua esfe de competncia, ou ao arquivo permanente do rgo, para fins de organizao, preservao e ac sso. CAPTULO IV DA INTIMIDADE Art. 28. Excetuam-se do acesso pblico irrestrito os documentos cuja divulgao compro meta a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas, e aqueles int egrantes de processos judiciais que tenham tramitado em segredo de justia. Art. 2 9. Sero restritos pelo prazo de cem anos, a partir da data de sua produo, os docume ntos a que se refere o art. 28 deste Decreto. Pargrafo nico. Excepcionalmente, des de que observadas as disposies constantes do art. 9, poder ser autorizado o acesso a os documentos referidos no art. 28 deste Decreto. CAPTULO V DA REPRODUO Art. 30. A instituio pblica custodiadora de documentos sigilosos fornecer, quando so licitada pelo usurio, reproduo total ou parcial dos documentos, observadas as restr ies legais e as estabelecidas pelas Comisses Permanentes de Acesso. 1 Todas as cpias decorrentes de reproduo sero autenticadas pelo Presidente da Comisso Permanente de A cesso respectiva. 2 Os documentos que contenham informaes que comprometam a vida pr ivada, a honra e a imagem de terceiros podero ser reproduzidos parcial ou totalme nte, observado o disposto no art. 8 deste Decreto. Art. 31. Sero fornecidas certide s dos documentos que no puderem ser copiados, devido a seu estado de conservao, des de que necessrias para fazer prova em juzo. CAPTULO VI
DAS DISPOSIES FINAIS Art. 32. Os agentes pblicos responsveis pela custdia de documentos sigilosos esto su jeitos s regras referentes ao sigilo profissional ou a seu cdigo especfico de tica. Art. 33. Os rgos pblicos e instituies de carter pblico custodiadores de documentos sig losos tero um prazo mximo de sessenta dias para constituir e instalar sua Comisso P ermanente de Acesso, a partir da data de publicao deste Decreto. Art. 34. Este dec reto entra em vigor na data de sua publicao. Art. 35. Ficam revogados os Decretos ns 79.099, de 06 de janeiro de 1977, e 99.347, de 26 de junho de 1990. Braslia, 24 de janeiro de 1997; 176 da Independncia e 109 da Repblica. FERNANDO HENRIQUE CARDOS O Nelson A. Jobim (Dirio Oficial da Unio, de 27 de janeiro de 1997)
Apndice I Visite a pgina: http://www.rccg.vo6.net Leis e Decretos Lei 8.159 de 8 de Janeiro de 1991 O PRESIDENTE DA REPBLICA, fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte lei: CAPTULO I Disposies Gerais Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo especial a documentos d e arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cie ntfico e como elementos de prova e informao. Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de ativid ades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto d e procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e mento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Art. 4 Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos d e arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, res salvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado , bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5 A Administrao Pblica franquear a consulta aos documentos pblicos n a forma desta lei. Art. 6 Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano materia l ou moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e adminis trativa.
CAPTULO II Dos Arquivos Pblicos Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrit o Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e j udicirias. 1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por i nstituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pb icos no exerccio de suas atividades. 2 A cessao de atividades de instituies pblicas e carter pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pbli a sua transferncia instituio sucessora. Art. 8 Os documentos pblicos so identificado como correntes, intermedirios e permanentes. 1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam de consultas freqentes. 2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos r gos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou re colhimento para guarda permanente. 3 Consideram-se permanentes os conjuntos de do cumentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. 54
Art. 9 A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera e competncia. Art. 10 Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritve is.
CAPTULO III Dos Arquivos Privados Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos o u recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de intere sse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes releva ntes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional. Art. 13. Os arquivos pri vados identificados como de interesse pblico e social no podero ser alienados com d isperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Pargrafo nico. Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio. Art. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse pbl ico e social poder ser franqueado mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor . Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social p odero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas. A t. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anterio rmente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico e social .
CAPTULO IV Da Organizao e Administrao de Instituies Arquivsticas Pblicas Art. 17. A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituie vsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. 1 So Arquivos Federa is o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e d o Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministr io da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Minis trio da Aeronutica. 2 So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 3 So Arquivos do Distrito Fede ral o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 4 So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. 5 Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua estrutura poltico-jurdica. Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal , bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompa nhar e implementar a poltica nacional de arquivos. Pargrafo nico. Para o pleno exer ccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades regionais. Art. 19. Comp etem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos docum entos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio das suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como prese rvar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 21. Legislao estadual , do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao dos arqu ivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos, observad o o disposto na Constituio Federal e nesta lei. CAPTULO V Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Pblicos Art. 22. assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos. Art. 23. De creto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na c lassificao dos documentos por eles produzidos. 1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguar do da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das p essoas so originariamente sigilosos. 2 O acesso aos documentos sigilosos referente s segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma ni ca vez, por igual perodo. 3 O acesso aos documentos sigilosos referente honra e im agem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da su a data de produo. Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa d e direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte. Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. Disposies Finais Art. 25. Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma d a legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permane nte ou considerado como de interesse pblico e social. Art. 26. Fica criado o Cons elho Nacional de Arquivos (Conarq), rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). 1 O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Ar quivo Nacional e integrado por representantes de instituies arquivsticas e acadmicas , pblicas e privadas. 2 A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artig o sero estabelecidos em regulamento. Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicao. Art. 28. Revogam-se as disposies em contrrio. Braslia, 8 de janeiro de 1 991; 170 da Independncia e 103 da Repblica. FERNANDO COLLOR Jarbas Passarinho
Apndice I Visite a pgina: http://www.rccg.vo6.net Leis e Decretos 3. Regimento Interno do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ CAPTULO I DA NATUREZA E DA FINALIDADE Art. 1 O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo colegiado vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a Poltica Nacional de Arquivos, e regulamentado pelo Decreto n 4.073, de 3 d e janeiro de 2002, tem por finalidade: I - definir a poltica Nacional de arquivos pblicos e privados e; II - exercer orientao normativa visando gesto documental e pr oteo especial aos documentos de arquivo. CAPTULO II DA COMPETNCIA Art. 2 Para consecuo de suas finalidades, compete ao CONARQ: I - estabelecer diretr izes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivos; II - promover o inter-relaciona mento de arquivos pblicos e privados com vistas ao intercmbio e integrao sistmica das atividades arquivsticas; III - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repb lica normas legais necessrias ao aperfeioamento e implementao da poltica Nacional de arquivos pblicos e privados; IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constit ucionais e legais que norteiem o funcionamento e acesso aos arquivos pblicos; V estimular programas de gesto e de preservao de documentos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrncia de suas funes executiva, legislativa e judiciria; VI - subsidiar a elaborao de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da poltica Nacional de arquivos pblicos e privados; VII - estimular a implantao de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio da Unio, nos Estados, no Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municpios; VIII - estimular a i ntegrao e modernizao dos arquivos pblicos e privados; IX - propor ao Presidente da Re pblica, por intermdio do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, a declarao de interesse pblico e social de arquivos privados, nos termos do art. 12 da Lei n 8.1 59, de 1991, e do art. 23 do Decreto n 4.073, de 2002; X - estimular a capacitao tcn ica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituies inte grantes do SINAR; XI - recomendar providncias para a apurao e a reparao de atos lesiv os poltica Nacional de arquivos pblicos e privados; XII - promover a elaborao do cad astro Nacional de arquivos pblicos e privados, bem como desenvolver atividades ce nsitrias referentes a arquivos; XIII - manter intercmbio com outros conselhos e in stituies cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares s suas, para prover e receber elementos de informao e juzo, conjugar esforos e encadear aes; e XIV - arti cular-se com outros rgos do Poder Pblico formuladores de polticas nacionais nas reas de educao, cultura, cincia e tecnologia, informao e informtica. CAPTULO III DA COMPOSIO E DO MANDATO Art. 3 O CONARQ constitudo por dezessete membros conselheiros, sendo: I - o Direto r-Geral do Arquivo Nacional, que o presidir; 57
II - dois representantes do Poder Executivo Federal; III - dois representantes d o Poder Judicirio Federal; IV - dois representantes do Poder Legislativo Federal; V - um representante do Arquivo Nacional; VI - dois representantes dos Arquivos Pblicos Estaduais e do Distrito Federal; VII - dois representantes dos Arquivos Pblicos Municipais; VIII - um representante das instituies mantenedoras de curso su perior de Arquivologia; IX - um representante de associaes de arquivistas; e X - t rs representantes de instituies que congreguem profissionais que atuem nas reas de e nsino, pesquisa, preservao ou acesso a fontes documentais. 1 O Presidente do Consel ho, em suas faltas e impedimentos, ser substitudo por seu substituto legal no Arqu ivo Nacional. 2 Cada conselheiro ter um suplente. 3 Os membros referidos no inciso III sero designados pelo Presidente do Supremo Tribunal Federal. 4 Os membros refe ridos no inciso IV sero designados um pelo Presidente da Cmara dos Deputados e out ro pelo Presidente do Senado Federal. 5 Os demais conselheiros e respectivos supl entes sero designados pelo Presidente da Repblica, observado o disposto no art. 31 do Decreto n 4.073, de 2002, a partir de listas apresentadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, mediante indicaes dos dirigentes dos rgos e entidades representadas. 6 O mandato dos conselheiros ser de dois anos, permitida uma recon duo. 7 obrigao do conselheiro titular impossibilitado de comparecer reunio do Ple o CONARQ providenciar o comparecimento do suplente. 8 A ausncia do conselheiro e d o respectivo suplente a mais de duas reunies no perodo de um ano ser comunicada aut oridade responsvel pela designao do conselheiro, para as providncias que entender ca bveis. Art. 4 O exerccio das atividades de conselheiro de natureza relevante e no su jeito a remunerao. CAPTULO IV DA ORGANIZAO E DO FUNCIONAMENTO Seo I Da Estrutura Bsica Art. 5 O CONARQ tem como estrutura bsica o Plenrio, as Cmaras Tcnicas, as Cmaras Setor iais e as Comisses Especiais. Art. 6 O CONARQ funcionar na sede do Arquivo Nacional . Pargrafo nico. As reunies do CONARQ podero ser convocadas para local fora da sede do Arquivo Nacional, por deliberao do seu Plenrio ou ad referendum deste, sempre qu e razo superior indicar a convenincia de adoo dessa medida. Art. 7 Os integrantes das cmaras e comisses sero designados pelo Presidente do CONARQ, ad referendum do Plenr io. Art. 8 O exerccio das atividades desenvolvidas nas cmaras e comisses considerado relevante e no sujeito a remunerao.
Seo II Do Plenrio Art. 9 O Plenrio, rgo superior de deliberao do CONARQ, constitudo na forma do art. 3 te Regimento. Art. 10. Ao Plenrio compete:
I - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica alterao neste Regimento; II - definir a Poltica Nacional de Arquivos Pblicos e Privados; III - baixar norm as necessrias regulamentao e implementao da Poltica Nacional de Arquivos e do SINAR; V - decidir sobre os assuntos encaminhados sua apreciao pelas cmaras tcnicas, cmaras setoriais, comisses especiais, conselheiros e representantes da sociedade civil; e V - criar e extinguir cmaras tcnicas, cmaras setoriais e comisses especiais, bem c omo definir as competncias e estabelecer o prazo de durao destas.
Seo III Das Cmaras Tcnicas Art. 11. O Plenrio do CONARQ constituir cmaras tcnicas, de carter permanente, visando elaborar estudos e normas necessrias implementao da poltica Nacional de arquivos pbl icos e privados e ao funcionamento do SINAR. 1 As cmaras tcnicas sero integradas por especialistas, conselheiros ou no, designados pelo Presidente do CONARQ, ad refe rendum do Plenrio. 2 O Presidente de cmara tcnica poder, eventualmente, recorrer a pr ofissional, qualificado para o trato de assuntos especficos, no tendo este direito a voto. 3 O membro de cmara tcnica que faltar, injustificadamente, a mais de duas reunies no perodo de um ano, ser desligado. 4 As cmaras tcnicas apresentaro relatri suas atividades ao Plenrio do CONARQ. Art. 12. As cmaras tcnicas sero presididas po r um de seus membros. Art. 13. O presidente de cmara tcnica ser eleito em reunio ord inria da respectiva Cmara, por maioria simples dos votos de seus integrantes. Pargr afo nico. O presidente de cmara tcnica participar das votaes. Art. 14. O presidente de cmara tcnica poder relatar processos ou designar relator. Pargrafo nico. Os processo s sero apresentados pelos relatores, juntamente com os respectivos pareceres. Art . 15. As decises das cmaras tcnicas sero tomadas por votao da maioria simples dos voto s de seus membros. Seo IV Das Cmaras Setoriais Art. 16. O Plenrio do CONARQ constituir cmaras setoriais, de carter permanente, visa ndo identificar, discutir e propor solues para questes temticas que se repercutirem na estrutura e organizao de segmentos especficos de arquivos, interagindo com as cma ras tcnicas. 1 As cmaras setoriais sero integradas por especialistas, conselheiros o u no, designados pelo Presidente do CONARQ, ad referendum do Plenrio. 2 O president e de cmara setorial poder, eventualmente, recorrer a profissional qualificado para o trato de assuntos especficos, no tendo este direito a voto. 3 O membro de cmara s etorial que faltar, injustificadamente, a mais de duas reunies no perodo de um ano , ser desligado. 4 As cmaras setoriais apresentaro relatrios de suas atividades ao Pl enrio do CONARQ. Art. 17. As cmaras setoriais sero presididas por um de seus membro s. Art. 18. O presidente de cmara setorial ser eleito em reunio ordinria da respecti va cmara, por maioria simples dos votos de seus integrantes. Pargrafo nico. O presi dente de cmara setorial participar das votaes. Art. 19. O presidente de cmara setoria l poder relatar processos ou designar relator. Pargrafo nico. Os processos sero apre sentados pelos relatores, juntamente com os respectivos pareceres. Art. 20. As d ecises das cmaras setoriais sero tomadas por votao da maioria simples dos votos de se us membros.
Seo V Das Comisses Especiais Art. 21. O Plenrio do CONARQ constituir comisses especiais, de carter temporrio, para exame de assuntos especficos. 1 Em caso de urgncia, o Presidente do CONARQ poder cr iar comisses especiais, ad referendum do Plenrio. 2 As comisses especiais sero integr adas por especialistas,conselheiros ou no, designados pelo Presidente do CONARQ, ad referendum do Plenrio, sendo o exerccio das atividades por eles desenvolvidas c onsiderado relevante e no sujeito a remunerao. 3 O presidente de comisso especial pod er, eventualmente, recorrer a profissional qualificado para o trato de assuntos e specficos, no tendo este direito a voto. 4 O membro de comisso especial que faltar m aioria das reunies realizadas pela Comisso no ter seu nome includo nos crditos dos doc umentos por ela elaborados. 5 As comisses sero presididas por um de seus membros, e leito por maioria simples dos votos de seus membros. Art. 22. O presidente de co misso especial designar o relator da matria a ela submetida, para elaborao de documen to conclusivo a ser apresentado ao Plenrio do CONARQ. Pargrafo nico. O parecer da c omisso ser aprovado por votao da maioria simples dos votos de seus membros.
CAPTULO V DAS ATRIBUIES DOS MEMBROS DO CONARQ Seo I Do Presidente Art. 23. Ao Presidente do CONARQ incumbe dirigir, coordenar e supervisionar as a tividades do Conselho e, especificamente: I - representar o CONARQ nos atos que se fizerem necessrios; II - convocar e presidir as reunies do Plenrio; III - recebe r os expedientes dirigidos ao CONARQ, encaminhando ao Plenrio aqueles pendentes d e deliberao; IV - submeter votao as matrias a serem decididas pelo Plenrio, intervind na ordem dos trabalhos ou suspendendo-os sempre que necessrio; V - designar os i ntegrantes das cmaras tcnicas e das comisses especiais, ad referendum do Plenrio; VI - indicar, dentre os membros do CONARQ, os relatores das matrias; VII - indicar conselheiros para realizao de estudos, levantamentos e emisso de pareceres necessrio s consecuo das finalidades do CONARQ; VIII - decidir, por voto de qualidade, matria s submetidas ao Plenrio; IX - assinar as atas das reunies, as resolues do CONARQ e o s atos relativos ao seu cumprimento; X - criar, em caso de urgncia, comisses espec iais, ad referendum do Plenrio; XI - encaminhar ao Chefe da Casa Civil da Presidnc ia da Repblica exposio de motivos e informaes sobre matria da competncia do CONARQ; XI - cumprir e fazer cumprir as resolues emanadas do Plenrio; XIII - expedir atos adm inistrativos e normativos internos; e XIV - encaminhar ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica alteraes deste Regimento propostas pelo Plenrio. Seo II Dos Conselheiros
Art. 24. Aos conselheiros incumbe: I - comparecer s reunies; II - apreciar e votar a ata de reunio; III - debater e votar a matria em discusso; IV - requerer informaes , providncias e esclarecimentos ao Presidente do CONARQ; e V - realizar estudos, apresentar proposies, apreciar e relatar as matrias que lhes forem atribudas.
CAPTULO VI DAS REUNIES DO CONARQ Art. 25. O Plenrio do CONARQ reunir-se-, ordinariamente, no mnimo, uma vez a cada q uatro meses e, extraordinariamente, por convocao de seu Presidente ou a requerimen to de, no mnimo, dois teros de seus conselheiros. Pargrafo nico. O Plenrio somente se reunir para deliberao com o quorum mnimo de dez conselheiros. Art. 26. As cmaras tcni cas, as cmaras setoriais e as comisses especiais reunir-se-o por convocao dos respect ivos presidentes ou coordenadores, seguindo o cronograma estabelecido por seus m embros. Pargrafo nico. As cmaras tcnicas, as cmaras setoriais e as comisses especiais somente se reuniro para deliberao presentes a maioria de seus membros. Art. 27. Das reunies do Plenrio, de cmaras tcnicas, de cmaras setoriais e de comisses especiais se r lavrada ata que, aps aprovao dos presentes, ser arquivada no CONARQ. Art. 28. A pau ta das reunies ordinrias do Plenrio do CONARQ ser encaminhada aos conselheiros com a ntecedncia de, no mnimo, quinze dias, acompanhada da documentao necessria a estudos p ara deliberao. Pargrafo nico. A pauta das reunies incluir, dentre outros assuntos, os seguintes: I - leitura e aprovao da ata da reunio anterior; II - leitura do expedie nte e das comunicaes da ordem do dia; III - deliberao de matria; e IV - votao de matr CAPTULO VII DISPOSIES GERAIS Art. 29. Os casos omissos e as dvidas surgidas na aplicao deste Regimento sero dirim idos pelo Plenrio do CONARQ. [Publicada no Dirio Oficial da Unio, de 14 de fevereir o de 2002]
Apndice I Visite a pgina: http://www.rccg.vo6.net Leis e Decretos 4. DECRETO N 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002. Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de jan eiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituio, e tendo em vista o disposto na Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, DECRETA: Captulo I DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Art. 1o O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo ar t. 26 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a polt ica nacional de arquivos pblicos e privados, bem como exercer orientao normativa vi sando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo. Art. 2o Compete ao CONARQ: I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivo s; II - promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados com vistas ao intercmbio e integrao sistmica das atividades arquivsticas; III - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica normas legais necessrias ao aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; IV - zelar pelo cu mprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos pblicos; V - estimular programas de gesto e de preservao de documentos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, p roduzidos ou recebidos em decorrncia das funes executiva, legislativa e judiciria; V I - subsidiar a elaborao de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; VII - estimular a implantao de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio d a Unio, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo do s Municpios; VIII - estimular a integrao e modernizao dos arquivos pblicos e privados; IX - identificar os arquivos privados de interesse pblico e social, nos termos d o art. 12 da Lei no 8.159, de 1991; 62
X - propor ao Presidente da Repblica, por intermdio do Chefe da Casa Civil da Pres idncia da Repblica, a declarao de interesse pblico e social de arquivos privados; XI - estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de a rquivo nas instituies integrantes do SINAR; XII - recomendar providncias para a apu rao e a reparao de atos lesivos poltica nacional de arquivos pblicos e privados; XIII - promover a elaborao do cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como desenvolver atividades censitrias referentes a arquivos; XIV - manter intercmbio com outros conselhos e instituies, cujas finalidades sejam relacionadas ou complem entares s suas, para prover e receber elementos de informao e juzo, conjugar esforos e encadear aes; XV - articular-se com outros rgos do Poder Pblico, formuladores de po lticas nacionais nas reas de educao, cultura, cincia, tecnologia, informao e informti Art. 3o So membros conselheiros do CONARQ: I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacion al, que o presidir; II - dois representantes do Poder Executivo Federal; III - do is representantes do Poder Judicirio Federal; IV - dois representantes do Poder L egislativo Federal; V - um representante do Arquivo Nacional; VI - dois represen tantes dos Arquivos Pblicos Estaduais e do Distrito Federal; VII - dois represent antes dos Arquivos Pblicos Municipais; VIII - um representante das instituies mante nedoras de curso superior de arquivologia; IX - um representante de associaes de a rquivistas; X - trs representantes de instituies que congreguem profissionais que a tuem nas reas de ensino, pesquisa, preservao ou acesso a fontes documentais. 1o Cad a Conselheiro ter um suplente. 2o Os membros referidos nos incisos III e IV e res pectivos suplentes sero designados pelo Presidente do Supremo Tribunal Federal e pelos Presidentes da Cmara dos Deputados e do Senado Federal, respectivamente. 3o Os conselheiros e suplentes referidos nos inciso II e V a X sero designados pelo Presidente da Repblica, a partir de listas apresentadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, mediante indicaes dos dirigentes dos rgos e entidades repr esentados.
4o O mandato dos Conselheiros ser de dois anos, permitida uma reconduo. 5o O Presid ente do CONARQ, em suas faltas e impedimentos, ser substitudo por seu substituto l egal no Arquivo Nacional. Art. 4o Caber ao Arquivo Nacional dar o apoio tcnico e a dministrativo ao CONARQ. Art. 5o O Plenrio, rgo superior de deliberao do CONARQ, reun ir-se-, em carter ordinrio, no mnimo, uma vez a cada quatro meses e, extraordinariam ente, mediante convocao de seu Presidente ou a requerimento de dois teros de seus m embros. 1o O CONARQ funcionar na sede do Arquivo Nacional. 2o As reunies do CONARQ podero ser convocadas para local fora da sede do Arquivo Nacional, por deliberao d o Plenrio ou ad referendum deste, sempre que razo superior indicar a convenincia de adoo dessa medida. Art. 6o O CONARQ somente se reunir para deliberao com o quorum mni mo de dez conselheiros. Art. 7o O CONARQ poder constituir cmaras tcnicas e comisses especiais, com a finalidade de elaborar estudos, normas e outros instrumentos ne cessrios implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados e ao funciona mento do SINAR, bem como cmaras setoriais, visando a identificar, discutir e prop or solues para questes temticas que repercutirem na estrutura e organizao de segmentos especficos de arquivos, interagindo com as cmaras tcnicas. Pargrafo nico. Os integra ntes das cmaras e comisses sero designados pelo Presidente do CONARQ, ad referendum do Plenrio. Art. 8o considerado de natureza relevante, no ensejando qualquer remu nerao, o exerccio das atividades de Conselheiro do CONARQ e de integrante das cmaras e comisses. Art. 9o A aprovao do regimento interno do CONARQ, mediante proposta de ste, da competncia do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica. Captulo II DO S ISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a po ltica nacional de arquivos pblicos e privados, visando gesto, preservao e ao acesso os documentos de arquivo. Art. 11. O SINAR tem como rgo central o CONARQ. Art. 12. Integram o SINAR: I - o Arquivo Nacional; II - os arquivos do Poder Executivo F ederal; III - os arquivos do Poder Legislativo Federal;
IV - os arquivos do Poder Judicirio Federal; V - os arquivos estaduais dos Podere s Executivo, Legislativo e Judicirio; VI - os arquivos do Distrito Federal dos Po deres Executivo, Legislativo e Judicirio; VII - os arquivos municipais dos Podere s Executivo e Legislativo. 1o Os arquivos referidos nos incisos II a VII, quando organizados sistemicamente, passam a integrar o SINAR por intermdio de seus rgos c entrais. 2o As pessoas fsicas e jurdicas de direito privado, detentoras de arquivo s, podem integrar o SINAR mediante acordo ou ajuste com o rgo central. Art. 13. Co mpete aos integrantes do SINAR: I - promover a gesto, a preservao e o acesso s infor maes e aos documentos na sua esfera de competncia, em conformidade com as diretrize s e normas emanadas do rgo central; II - disseminar, em sua rea de atuao, as diretriz es e normas estabelecidas pelo rgo central, zelando pelo seu cumprimento; III - im plementar a racionalizao das atividades arquivsticas, de forma a garantir a integri dade do ciclo documental; IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de va lor permanente; V - apresentar sugestes ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR; VI - prestar informaes sobre suas atividades ao CONARQ; VII - apresentar subsdios a o CONARQ para a elaborao de dispositivos legais necessrios ao aperfeioamento e imple mentao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; VIII - promover a integrao e a modernizao dos arquivos em sua esfera de atuao; IX - propor ao CONARQ os arquivo s privados que possam ser considerados de interesse pblico e social; X - comunica r ao CONARQ, para as devidas providncias, atos lesivos ao patrimnio arquivstico nac ional; XI - colaborar na elaborao de cadastro nacional de arquivos pblicos e privad os, bem como no desenvolvimento de atividades censitrias referentes a arquivos; X II - possibilitar a participao de especialistas nas cmaras tcnicas, cmaras setoriais e comisses especiais constitudas pelo CONARQ; XIII - proporcionar aperfeioamento e reciclagem aos tcnicos da rea de arquivo, garantindo constante atualizao.
Art. 14. Os integrantes do SINAR seguiro as diretrizes e normas emanadas do CONAR Q, sem prejuzo de sua subordinao e vinculao administrativa. Captulo III DOS DOCUMENTOS PBLICOS Art. 15. So arquivos pblicos os conjuntos de documentos: I - produzidos e recebidos por rgos e entidades pblicas federais, estaduais, do Distrito Federal e m unicipais, em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias; I I - produzidos e recebidos por agentes do Poder Pblico, no exerccio de seu cargo o u funo ou deles decorrente; III - produzidos e recebidos pelas empresas pblicas e p elas sociedades de economia mista; IV - produzidos e recebidos pelas Organizaes So ciais, definidas como tal pela Lei no 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Servio Social Autnomo Associao das Pioneiras Sociais, institudo pela Lei no 8.246, de 22 d e outubro de 1991. Pargrafo nico. A sujeio dos entes referidos no inciso IV s normas arquivsticas do CONARQ constar dos Contratos de Gesto com o Poder Pblico. Art. 16. s pessoas fsicas e jurdicas mencionadas no art. 15 compete a responsabilidade pela p reservao adequada dos documentos produzidos e recebidos no exerccio de atividades pb licas. Art. 17. Os documentos pblicos de valor permanente, que integram o acervo arquivstico das empresas em processo de desestatizao, parcial ou total, sero recolhi dos a instituies arquivsticas pblicas, na sua esfera de competncia. 1o O recolhimento de que trata este artigo constituir clusula especfica de edital nos processos de d esestatizao. 2o Para efeito do disposto neste artigo, as empresas, antes de conclud o o processo de desestatizao, providenciaro, em conformidade com as normas arquivsti cas emanadas do CONARQ, a identificao, classificao e avaliao do acervo arquivstico. Os documentos de valor permanente podero ficar sob a guarda das empresas menciona das no 2o, enquanto necessrios ao desempenho de suas atividades, conforme dispost o em instruo expedida pelo CONARQ. 4o Os documentos de que trata o caput so inalienv eis e no so sujeitos a usucapio, nos termos do art. 10 da Lei no 8.159, de 1991. 5o A utilizao e o recolhimento dos documentos pblicos de valor permanente que integra m o acervo arquivstico das empresas pblicas e das sociedades de economia mista j de sestatizadas obedecero s instrues do CONARQ sobre a matria. Captulo IV
DA GESTO DE DOCUMENTOS DA ADMINISTRAO PBLICA FEDERAL Seo I Das Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos Art. 18. Em cada rgo e entidade da Administrao Pblica Federal se constituda comisso permanente de avaliao de documentos, que ter a responsabilidade de orientar e realizar o processo de anlise, avaliao e seleo da documentao produzida e a umulada no seu mbito de atuao, tendo em vista a identificao dos documentos para guard a permanente e a eliminao dos destitudos de valor. 1o Os documentos relativos s ativ idades-meio sero analisados, avaliados e selecionados pelas Comisses Permanentes d e Avaliao de Documentos dos rgos e das entidades geradores dos arquivos, obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinao expedida pelo CONAR Q. 2o Os documentos relativos s atividades-meio no constantes da tabela referida n o 1o sero submetidos s Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos dos rgos e das idades geradores dos arquivos, que estabelecero os prazos de guarda e destinao da de correntes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional. 3o Os documentos relativos s atividades-fim sero avaliados e selecionados pelos rgos ou entidades geradores dos arquivos, em conformidade com as tabelas de temporalidade e destinao, elaboradas p elas Comisses mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Nacional. Seo II Da Entr ada de Documentos Arquivsticos Pblicos no Arquivo Nacional Art. 19. Os documentos arquivsticos pblicos de mbito federal, ao serem transferidos ou recolhidos ao Arqui vo Nacional, devero estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificao e cont role. Pargrafo nico. As atividades tcnicas referidas no caput, que precedem transfe rncia ou ao recolhimento de documentos, sero implementadas e custeadas pelos rgos e entidades geradores dos arquivos. Art. 20. O Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto dever, to logo sejam nomeados os inventariantes, liquidantes ou administrado res de acervos para os rgos e entidades extintos, solicitar Casa Civil da Presidnci a da Repblica a assistncia tcnica do Arquivo Nacional para a orientao necessria prese vao e destinao do patrimnio documental acumulado, nos termos do 2o do art. 7o da Lei no 8.159, de 1991. Art. 21. A Casa Civil da Presidncia da Repblica, mediante propo sta do Arquivo Nacional, baixar instruo detalhando os procedimentos a serem observa dos pelos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal, para a plena consecuo das me idas constantes desta Seo. Captulo V
DA DECLARAO DE INTERESSE PBLICO E SOCIAL DE ARQUIVOS PRIVADOS Art. 22. Os arquivos privados de pessoas fsicas ou jurdicas que contenham documentos relevantes para a histria, a cultura e o desenvolvimento nacional podem ser declarados de interesse pblico e social por decreto do Presidente da Repblica. 1o A declarao de interesse pb lico e social de que trata este artigo no implica a transferncia do respectivo ace rvo para guarda em instituio arquivstica pblica, nem exclui a responsabilidade por p arte de seus detentores pela guarda e a preservao do acervo. 2o So automaticamente considerados documentos privados de interesse pblico e social: I - os arquivos e documentos privados tombados pelo Poder Pblico; II - os arquivos presidenciais, d e acordo com o art. 3o da Lei no 8.394, de 30 de dezembro de 1991; III - os regi stros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia da Lei no 3.071, de 1o de janeiro de 1916, de acordo com o art. 16 da Lei no 8.1 59, de 1991. Art. 23. O CONARQ, por iniciativa prpria ou mediante provocao, encamin har solicitao, acompanhada de parecer, ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repbli ca, com vistas declarao de interesse pblico e social de arquivos privados pelo Pres idente da Repblica. 1o O parecer ser instrudo com avaliao tcnica procedida por comiss especialmente constituda pelo CONARQ. 2o A avaliao referida no 1o ser homologada pel o Presidente do CONARQ. 3o Da deciso homologatria caber recurso das partes afetadas ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, na forma prevista na Lei no 9.7 84, de 29 de janeiro de 1999. Art. 24. O proprietrio ou detentor de arquivo priva do declarado de interesse pblico e social dever comunicar previamente ao CONARQ a transferncia do local de guarda do arquivo ou de quaisquer de seus documentos, de ntro do territrio nacional. Art. 25. A alienao de arquivos privados declarados de i nteresse pblico e social deve ser precedida de notificao Unio, titular do direito de preferncia, para que manifeste, no prazo mximo de sessenta dias, interesse na aqu isio, na forma do pargrafo nico do art. 13 da Lei no 8.159, de 1991. Art. 26. Os pro prietrios ou detentores de arquivos privados declarados de interesse pblico e soci al devem manter preservados os acervos sob sua custdia, ficando sujeito responsab ilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que d esfigurar ou destruir documentos de valor permanente. Art. 27. Os proprietrios ou detentores de arquivos privados declarados de interesse pblico e social podero fi rmar acordos ou ajustes com o CONARQ ou com outras instituies, objetivando o apoio para o desenvolvimento de atividades relacionadas organizao, preservao e divulgao do acervo. Art. 28. A perda acidental, total ou parcial, de arquivos privados decla rados de interesse pblico e social ou de quaisquer de seus documentos dever ser co municada ao CONARQ, por seus proprietrios ou detentores.
Captulo VI DISPOSIES FINAIS E TRANSITRIAS Art. 29. Este Decreto aplica-se tambm aos d ocumentos eletrnicos, nos termos da lei. Art. 30. O Chefe da Casa Civil da Presidn cia da Repblica baixar instrues complementares execuo deste Decreto. Art. 31. Fica de egada competncia ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, permitida a subd elegao, para designar os membros do CONARQ de que trata o 3o do art. 3o. Art. 32. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. Art. 33. Ficam revogados os D ecretos nos 1.173, de 29 de junho de 1994, 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de 20 de maro de 1997, e 2.942, de 18 de janeiro de 1999. Braslia, 3 de janeiro d e 2002; 181o da Independncia e 114o da Repblica. FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Silvano Gianni
Apndice I Visite a pgina: http://www.rccg.vo6.net Leis e Decretos 5. LEI N 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968. Regula a microfilmagem de documentos oficiais e d outras providncias. O PRESIDENTE DA REPBLICA , fao saber que o CONGRESSO NACIONAL decreta e eu sanciono a seguinte Lei: Art 1 autorizada, em todo o territrio nacional, a microfilmagem de documento s particulares e oficiais arquivados, stes de rgos federais, estaduais e municipais . 1 Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certides, os traslados e a s cpias fotogrficas obtidas diretamente dos filmes produziro os mesmos efeitos lega is dos documentos originais em juzo ou fora dle. 2 Os documentos microfilmados pode ro, a critrio da autoridade competente, ser eliminados por incinerao, destruio mecnica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegrao. 3 A incinerao dos docu mentos microfilmados ou sua transferncia para outro local far-se- mediante lavratu ra de trmo, por autoridade competente, em livro prprio. 4 Os filmes negativos resul tantes de microfilmagem ficaro arquivados na repartio detentora do arquivo, vedada sua sada sob qualquer pretexto. 5 A eliminao ou transferncia para outro local dos doc umentos microfilmados far-se- mediante lavratura de trmo em livro prprio pela autor idade competente. 6 Os originais dos documentos ainda em trnsito, microfilmados no podero ser eliminados antes de seu arquivamento. 7 Quando houver convenincia, ou po r medida de segurana, podero excepcionalmente ser microfilmados documentos ainda no arquivados, desde que autorizados por autoridade competente. Art 2 Os documentos de valor histrico no devero ser eliminados, podendo ser arquivados em local divers o da repartio detentora dos mesmos. Art 3 O Poder Executivo regulamentar, no prazo d e 90 (noventa) dias, a presente Lei, indicando as autoridades competentes, nas e sferas federais, estaduais e municipais para a autenticao de traslados e certides o riginrias de microfilmagem de documentos oficiais. 1 O decreto de regulamentao deter minar, igualmente, quais os cartrios e rgos pblicos capacitados para efetuarem a micr ofilmagem de documentos particulares, bem como os requisitos que a microfilmagem realizada por aqueles cartrios e rgos pblicos devem preencher para serem autenticad os, a fim de produzirem efeitos jurdicos, em juzo ou fora dele, quer os microfilme s, quer os seus traslados e certides originrias. 2 Prescrever tambm o decreto as cond ies que os cartrios competentes tero de cumprir para a autenticao de microfilmes reali zados por particulares, para produzir efeitos jurdicos contra terceiros. 70
Art 4 dispensvel o reconhecimento da firma da autoridade que autenticar os documen tos oficiais arquivados, para efeito de microfilmagem e os traslados e certides o riginais de microfilmes. Art 5 Esta lei entra em vigor na data de sua publicao. Art 6 Revogam-se as disposies em contrrio. Braslia, 8 de maio de 1968; 147 da Independnci e 80 da Repblica. A. COSTA E SILVA Lus Antnio da Gama e Silva
Apndice I Visite a pgina: http://www.rccg.vo6.net Leis e Decretos RESOLUO N 2 (Dirio Oficial da Unio, de 24 de outubro de1995) CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Dis pe sobre as medidas a serem observadas na transferncia ou no recolhimento de acerv os documentais para instituies arquivsticas pblicas. O PRESIDENTE DO CONSELHO NACION AL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuies previstas no item VII, do art. 1 7, de seu Regimento Interno, de conformidade com deliberao do Plenrio, em 27 de set embro de 1995 e Considerando a importncia da preservao dos acervos produzidos pela administrao pblica como instrumento de prova e informao sobre suas atividades para as administraes e geraes futuras; Considerando a necessidade de orientar os rgos e entid ades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR em relao transferncia ou a o recolhimento de seus acervos para instituies arquivsticas pblicas, cumprida sua fi nalidade administrativa nos arquivos correntes; Considerando que a transferncia e o recolhimento de acervos, corretamente operacionalizados, so fundamentais para garantir melhores condies de guarda e preservao dos documentos, bem como para torn-lo s rapidamente disponveis aos usurios, RESOLVE: Art. 1 - Os acervos documentais a se rem transferidos ou recolhidos s instituies arquivsticas pblicas, pelos rgos e entidad s do Poder Pblico, devero estar organizados, avaliados, higienizados, acondicionad os e acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificao e controle . 1 - Considera-se transferncia a passagem de documentos de um arquivo corrente pa ra o arquivo intermedirio, onde aguardaro sua destinao final: eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 2 - Considera-se recolhimento a entrada de documentos pa ra guarda permanente em instituies arquivsticas pblicas. Art. 2 - O instrumento descr itivo mencionado no Art. 1 dever conter os seguintes dados: rgo de procedncia (respon svel pela transferncia ou recolhimento); rgo de provenincia (responsvel pela produo e umulao do acervo); tipo e nmero das embalagens utilizadas no transporte (containers , caixas, pacotes); tipo e nmero das unidades de acondicionamento; descrio do conted o, indicando, entre outras informaes, o gnero dos documentos (textual, iconogrfico, audiovisual, cartogrfico, informtico); e datas-limite dos documentos. Pargrafo nico - O instrumento descritivo dever conter data e assinatura do responsvel pelo rgo que procede a transferncia ou o recolhimento. Art. 3 - As instituies arquivsticas pblicas devero baixar instrues normativas sobre a matria, no seu mbito de atuao. JAIME ANTUNE DA SILVA ARQUIVO NACIONAL 72
Apndice I Visite a pgina: http://www.rccg.vo6.net Leis e Decretos ARQUIVO NACIONAL CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS RESOLUO N 10, DE 6 DE DEZEMBRO DE 1999 Dispe sobre a adoo de smbolos ISO nas sinalticas a serem utilizadas no processo de mi crofilmagem de documentos arquivsticos. O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQU IVOS - CONARQ, no uso de suas atribuies previstas no item IX, do art.18, de seu Re gimento Interno, de conformidade com deliberao do Plenrio, em sua 15 reunio ordinria r ealizada no dia 6 de dezembro de 1999 e, Considerando os dispositivos da Lei n 5. 433, de 8 de maio de 1968, regulamentada pelo Decreto n 1.799, de 30 de janeiro d e 1996 e da Portaria MJ n 58, de 20 de junho de 1996, que tratam da microfilmagem de documentos arquivsticos; Considerando os resultados da Comisso Especial criada pela Portaria CONARQ n 30, de 22 de fevereiro de 1999, com a finalidade de adequ ar os smbolos de normas ISO de sinalticas tcnicas microfilmagem de documentos arqui vsticos; Considerando a necessidade de que a microfilmagem dos documentos arquivst icos seja realizada dentro dos padres e normas internacionais, resolve: Art. 1 Ado tar, no processo de microfilmagem de documentos arquivsticos, smbolos constantes d a ISO 9878/1990, anexo 1, e o roteiro de sinalticas, anexo 2. Art. 2 Esta Resoluo en tra em vigor na data de sua publicao. JAIME ANTUNES DA SILVA (Dirio Oficial da Unio de 22 de dezembro de 1999. Seo I, pg. 202) (SEGUE ANEXOS 1 E 2) (Clique nas figura s para v-las maior) 73

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