MDULO

ADMISSO

1.4

REGISTRO DE
EMPREGADOS

DEPARTAMENTO DE PESSOAL

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

SUMRIO
ASSUNTO
1.4.

REGISTRO DE EMPREGADOS ........................................................................................................................

1.4.1.

INTRODUO ......................................................................................................................................

1.4.2.

1.4.3.
1.4.4.

OBRIGATORIEDADE ...........................................................................................................................

1.4.2.1. EQUIPARAO ....................................................................................................................

1.4.2.2. EMPREGADOS DOMSTICOS ............................................................................................

1.4.2.3. ESTAGIRIOS.......................................................................................................................

1.4.2.4. DIRETORES NOMEADOS ....................................................................................................

1.4.2.5. TRABALHADOR TEMPORRIO ..........................................................................................

1.4.2.6. LEI 9.601................................................................................................................................

LEGALIZAO DO LIVRO OU FICHAS..............................................................................................

REQUISITOS MNIMOS........................................................................................................................

1.4.4.1. MICROEMPRESA E EMPRESA DE PEQUENO PORTE .....................................................

1.4.4.2. DOCUMENTAO EXIGIDA ................................................................................................

1.4.4.3. SERVIO EXTERNO.............................................................................................................

1.4.5.

CENTRALIZAO DO REGISTRO......................................................................................................

1.4.5.1. TRANSFERNCIA DO EMPREGADO..................................................................................

1.4.6.

ESGOTAMENTO DOS ESPAOS .......................................................................................................

1.4.6.1. MUDANA DE SISTEMA......................................................................................................

1.4.7.

READMISSO ......................................................................................................................................

1.4.8.

OBRIGATORIEDADE DE EXIBIO...................................................................................................

1.4.8.1. LOCAL DE TRABALHO........................................................................................................

1.4.8.2. PRESTADORES DE SERVIO.............................................................................................

EXTRAVIO ............................................................................................................................................

1.4.10. SISTEMA INFORMATIZADO................................................................................................................

1.4.10.1. FISCALIZAO TRABALHISTA ..........................................................................................

1.4.10.1.1. Perodo a ser Fiscalizado ................................................................................

1.4.10.2. SEGURANA DAS INFORMAES....................................................................................

1.4.11. FISCALIZAO CONJUNTA ...............................................................................................................

1.4.9.

PGINA

1.4.12. PENALIDADES .....................................................................................................................................

1.4.13. EXEMPLO .............................................................................................................................................

FASCCULO 1.4

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

DEPARTAMENTO DE PESSOAL

1.4. REGISTRO DE EMPREGADOS

1.4.1.

INTRODUO
O registro de empregados sempre foi um meio utilizado para comprovao de tempo de servio perante a
Previdncia Social, servindo tambm para provar a vinculao entre empregado e empregador. Com a mudana
na legislao previdenciria, em que as aposentadorias deixaram de ser concedidas por tempo de servio,
passando a ser concedidas por tempo de contribuio, os registros tambm podem ser utilizados como prova do
tempo de contribuio, pois se h o vnculo empregatcio, obrigatoriamente tem de haver a contribuio
previdenciria.
Atualmente, o registro pode ser feito em livro ou ficha, bem como atravs de sistema de processamento eletrnico
de dados.

1.4.2.

OBRIGATORIEDADE
As empresas individuais ou coletivas que, assumindo os riscos da atividade econmica, admitem, assalariam e
dirigem a prestao pessoal de servios, esto obrigadas a registrar seus empregados, inclusive aposentados,
que retornam atividade, menores e estrangeiros, em livros ou fichas prprios.
Esta obrigatoriedade extensiva aos empregadores rurais.

FASCCULO 1.4

1.4.2.1.

EQUIPARAO
A obrigatoriedade de registrar os empregados estende-se aos profissionais liberais, s instituies
beneficentes, s associaes recreativas ou outras instituies sem fins lucrativos que admitirem
trabalhadores, em virtude de sua equiparao, para os efeitos da relao empregatcia, aos
empregadores em geral.

1.4.2.2.

EMPREGADOS DOMSTICOS
Aqueles que admitirem empregados domsticos, assim considerados os que prestam servios de
natureza contnua e de finalidade no lucrativa pessoa ou famlia, no mbito residencial destas,
estaro excludos do cumprimento desta obrigao.
A excluso de registro no livro ou ficha no exime o empregador domstico da obrigatoriedade de
proceder s anotaes respectivas na Carteira de Trabalho e Previdncia Social do empregado
domstico.

1.4.2.3.

ESTAGIRIOS
As empresas que contratarem estagirios ficaro, em relao a estes, excludas da obrigao do
preenchimento do registro de empregados, por no haver vnculo empregatcio.

1.4.2.4.

DIRETORES NOMEADOS
Os diretores que forem nomeados por assemblia de Sociedade Annima, vindo a ter poder de gesto,
ficam excludos da obrigao do preenchimento do registro de empregados, por no haver vnculo
empregatcio entre eles e a empresa.

1.4.2.5.

TRABALHADOR TEMPORRIO
O trabalhador temporrio, que aquele que presta servio com finalidade de atender
necessidade transitria de uma empresa, no regido pela CLT, no tendo, portanto, de ser
registrado no livro de registro da empresa de trabalho temporrio, tampouco no da empresa
tomadora dos servios. As condies de seu contrato de trabalho sero anotadas na Carteira de
Trabalho e Previdncia Social.

1.4.2.6.

LEI 9.601
Os empregados contratados por prazo determinado com base na Lei 9.601/98 devem ser
obrigatoriamente registrados pela empresa.
3

DEPARTAMENTO DE PESSOAL

1.4.3.

LEGALIZAO DO LIVRO OU FICHAS

Desde 20-6-2001, com base na Lei 10.243/2001, deixou de existir a obrigatoriedade da autenticao do livro ou
fichas de registro de empregados, inclusive do livro ou fichas em continuao.
Assim, com essa alterao na legislao, as empresas no precisam mais aguardar a visita da fiscalizao para
que sejam autenticados seus livros ou fichas de registros.
Cabe ressaltar que enquanto no houver a contratao de empregados, a empresa no est obrigada a ter livro ou
fichas de registro, bem como os fiscais no podem exigir que os mesmos sejam apresentados em branco.

1.4.4.

REQUISITOS MNIMOS
O empregador pode adotar qualquer modelo para registro de empregados, em fichas ou livros, de qualquer
dimenso, incluir informaes que desejar, desde que relevantes para o exerccio profissional e que no firam a
privacidade e a intimidade do empregado, devendo constar os seguintes elementos mnimos indispensveis:
a) nome do empregado;
b) data de nascimento;
c) filiao;
d) nacionalidade e naturalidade;
e) nmero e srie da Carteira de Trabalho e Previdncia Social (CTPS);
f) nmero de identificao do cadastro no Programa de Integrao Social (PIS) ou no Programa de Formao do
Patrimnio do Servio Pblico (PASEP);
g) data de admisso;
h) cargo e funo;
i) remunerao;
j) jornada de trabalho;
l) frias; e
m) acidente do trabalho e doenas profissionais, quando houver.
O registro do empregado deve estar atualizado e obedecer a numerao seqencialmente por estabelecimento.

1.4.5.

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

1.4.4.1.

MICROEMPRESA E EMPRESA DE PEQUENO PORTE

As microempresas e as empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional esto obrigadas a
cumprir todas as obrigaes concernentes ao registro de empregados.

1.4.4.2.

DOCUMENTAO EXIGIDA
A legislao no relaciona os documentos que o empregado deve apresentar quando de sua contratao.
Assim, o nico documento que o empregado est obrigado a apresentar empresa para seu registro a
Carteira de Trabalho e Previdncia Social.
Entretanto, apesar de a legislao no obrigar, a empresa pode exigir a apresentao de outros
documentos, que julgar necessrios vida funcional do empregado, como certides de casamento e
nascimento dos filhos; certificado de reservista, CPF, RG, Registro Profissional, dentre outros. A
empresa no poder reter nenhum documento do empregado, devendo somente extrair as
informaes necessrias.
Cabe ressaltar que o MTE proibiu ao empregador que, na contratao ou na manuteno do emprego
do trabalhador, faa a exigncia de quaisquer documentos discriminatrios ou obstativos para a
contratao, especialmente: certido negativa de reclamatria trabalhista, teste, exame, percia, laudo,
atestado ou declarao relativos esterilizao ou a estado de gravidez.

1.4.4.3.

SERVIO EXTERNO
No caso de o empregado que exerce atividade externa incompatvel com a fixao de horrio de
trabalho, tal condio deve ser anotada no registro de empregado. Esta anotao poder ser feita no
espao destinado a observaes.

CENTRALIZAO DO REGISTRO
O Ministrio do Trabalho e Emprego, atravs da Portaria 41 MTE/2007, determinou que o empregador poder
adotar controle nico e centralizado do registro de empregados, desde que os empregados portem carto de
FASCCULO 1.4

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

DEPARTAMENTO DE PESSOAL

identificao contendo seu nome completo, nmero de inscrio no PIS/PASEP, horrio de trabalho e cargo ou
funo.
A exibio dos documentos sujeitos centralizao dever ser feita no prazo de 2 a 8 dias, a critrio do Auditor
Fiscal do Trabalho.
1.4.5.1.

1.4.6.

TRANSFERNCIA DO EMPREGADO
No caso de transferncia do empregado, esta dever ser anotada, por exemplo, na ficha originria do
registro, efetuando-se novo registro na ficha correspondente ao local de trabalho para onde o
empregado foi transferido, no qual constar a data primitiva do incio do seu contrato de trabalho,
observando-se, ainda, a data da transferncia. Nesse caso, aconselhvel que se anexe, ao novo
registro, cpia autenticada da ficha ou folha originria do registro.

ESGOTAMENTO DOS ESPAOS

Quando se esgotarem os espaos para anotaes na ficha de registro de empregados, a empresa deve
providenciar a abertura de ficha de continuao, que receber o mesmo nmero daquela que se esgotou.
Em se tratando de livro, as anotaes podem continuar a ser feitas em outra folha, sendo que, nesse caso,
conseqentemente, a nova folha deve ter numerao diferente da anterior. Estes procedimentos no so
necessrios para os casos em que a empresa adote controle nico centralizado.
1.4.6.1.

MUDANA DE SISTEMA
A legislao no exige qualquer procedimento especial para a mudana de sistema de registro de
empregados. Como a legislao no probe, no h impedimento para que o empregador altere o
sistema de livro para ficha ou vice-versa, ou mesmo para sistema informatizado. Optando pela
mudana, o empregador deve manter os registros iniciais arquivados, anotando na parte destinada a
observaes que a continuao das anotaes passar a ser realizada no novo sistema.
Os empregados contratados aps a mudana no sistema sero registrados no novo sistema, devendo
este seguir sua numerao seqencial.

1.4.7.

READMISSO
A folha do livro ou a ficha de registro pode ser utilizada mais de uma vez para o mesmo empregado, nos casos de
readmisso, desde que contenha espao prprio suficiente para o registro de cada novo contrato de trabalho, com
todos os seus elementos indispensveis, notadamente a data de admisso, cargo ou funo, salrio, forma de
pagamento, outras remuneraes e data da dispensa.
Embora exista a possibilidade de utilizar-se a mesma folha do livro ou ficha, na prtica, na readmisso usa-se outra
folha ou ficha, tendo em vista que os modelos de Registro de Empregados padronizados no comportam novo
registro.

1.4.8.

OBRIGATORIEDADE DE EXIBIO
A legislao determinava que o registro de empregados devia permanecer nos locais de trabalho para ser exibido
aos encarregados da fiscalizao, quando solicitado. Contudo, com a edio da Portaria 41 MTE/2007 essa
exigncia deixou de prevalecer, tendo em vista a possibilidade do empregador centralizar o registro de
empregados, conforme analisado no item 1.4.5 anterior.

FASCCULO 1.4

1.4.8.1.

LOCAL DE TRABALHO
Considera-se local de trabalho, a matriz, agncia, filiais ou sucursais da organizao empregadora
onde o empregado desempenhe efetivamente as suas atividades.

1.4.8.2.

PRESTADORES DE SERVIO
O registro de empregados de empresas prestadoras de servios poder permanecer na sede da
contratada, desde que os empregados portem carto de identificao contendo seu nome completo,
nmero de inscrio no PIS/PASEP, horrio de trabalho e cargo ou funo.
5

DEPARTAMENTO DE PESSOAL

1.4.9.

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

EXTRAVIO
A DRT-RJ orienta que, no caso de extravio ou imprestabilidade do livro ou da ficha-mestra ou inicial do grupo
anteriormente registrado, o novo registro de livro ou grupo de fichas dever ser obtido, mediante requerimento em
duas vias e Termo de Responsabilidade no verso da primeira folha do livro ou da ficha, que constituir processo
prprio e ser submetido apreciao do rgo.

1.4.10. SISTEMA INFORMATIZADO

A empresa pode efetuar o registro de empregados atravs de sistema informatizado. O empregador deve observar
os procedimentos analisados no item 1.4.4 anterior.
Ressaltamos que em funo da publicao da Portaria 41 MTE/2007 que revogou a Portaria 1.121 MTb/95,
ficaram prejudicadas as normas constantes dos itens 1.4.10.1.2, 1.4.10.3, 1.4.10.3.1 e 1.4.10.3.2 do Fascculo
anterior.
1.4.10.1. FISCALIZAO TRABALHISTA
O sistema informatizado dever conter rotinas auto-explicativas, para facilitar o acesso e o
conhecimento dos dados registrados.
As informaes e relatrios devero conter data e hora do lanamento, atestada a sua veracidade por
meio de rubrica e identificao do empregador ou de seu representante legal nos documentos
impressos.
1.4.10.1.1.

Perodo a ser Fiscalizado

O sistema deve possibilitar fiscalizao o acesso a todas as informaes e dados dos
ltimos 12 meses.
As informaes anteriores a 12 meses podero ser apresentadas no prazo de dois a oito
dias via terminal de vdeo ou relatrio ou por meio magntico, a critrio do Auditor Fiscal
do Trabalho.

1.4.10.2. SEGURANA DAS INFORMAES

Optando pelo sistema informatizado, o empregador garantir a segurana, inviolabilidade,
manuteno e conservao das informaes, obrigando-se a:
a) manter registro individual em relao a cada empregado;
b) manter registro original individualizado por empregado, acrescentando-lhe as retificaes ou
averbaes, quando for o caso;
c) assegurar, a qualquer tempo, o acesso da fiscalizao trabalhista s informaes, por meio de tela,
impresso de relatrio ou meio magntico.
1.4.11. FISCALIZAO CONJUNTA
Como existe campo de ao comum entre o Ministrio do Trabalho e Emprego e o da Previdncia Social,
especialmente no confronto entre a presena fsica dos empregados nas dependncias da empresa e o seu
respectivo registro, podem ser estabelecidos planos de ao conjunta para visita e inspeo s empresas.
1.4.12. PENALIDADES
A empresa com empregado no registrado ficar sujeita a multa de valor igual a R$ 402,53, por empregado no
registrado.
Em cada reincidncia, a multa ser acrescida de igual valor.
As demais infraes concernentes ao registro de empregados sujeitaro o empregador multa, aplicada pela
fiscalizao do trabalho, de valor igual a R$ 201,27 dobrada na reincidncia.
1.4.13. EXEMPLO
Utilizando dados hipotticos, demonstramos o registro de um empregado na ficha 20 do segundo grupo de
fichas de determinada empresa. O modelo de ficha utilizado contm mais informaes do que o exigido pela
legislao.
6

FASCCULO 1.4

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

DEPARTAMENTO DE PESSOAL

REGISTRO DE EMPREGADOS
COLCHOARIA SO JUDAS TADEU LTDA.

RUA DO ROSRIO, 170 CENTRO SP

...........................................................................................................................

...........................................................................................................................
EMPREGADOR

NMERO
DE ORDEM

ENDEREO

MARCOS ANTUNES DA SILVA

NOME:

20

..................

NMERO DE
MATRCULA

...............................................................................................................

121

PAI PEDRO DA SILVA

........................................................................................
FILIAO:
ME VERA LCIA ANTUNES DA SILVA
......................................................................................

AUTENTICAO

CTPS

SRIE

CERT. DE RESERVISTA

CATEGORIA

TTULO DE ELEITOR

N
375.655

..................

131

N
12.35628
..................

..................

6800514
..................

DATA DO
NASCIMENTO

NACIONALIDADE

ESTADO CIVIL

LOCAL DO
NASCIMENTO

ESTADO

15-09-60
..................

BRASILEIRO
...........................

CASADO
..................

SO
PAULO
..................

..................

..................

SP

QUANDO ESTRANGEIRO:
DATA QUE CHEGOU AO BRASIL

....../....../......

N CARTEIRA

.........................................

NATURALIZADO?

.............
FOTO

CASADO COM BRASILEIRA?

ENDEREO
MUDANA DE
ENDEREO
D
E
P
E
N
D
E
N
T
E
S

....................

TEM FILHOS BRASILEIROS?

...................

RUA AMRICA, 60 BRS SP

............................................................................................

MUDANA DE
ENDEREO

............................................................................................

............................................................................................

MUDANA DE
ENDEREO

............................................................................................

NOME

ENDEREO

MARLIA BORGES DA SILVA

PARENTESCO

RUA AMRICA, 60 BRS SP

..................................................................................................

ESPOSA
...........................

MIRIAN BORGES DA SILVA

RUA AMRICA, 60 BRS SP

..................................................................................................

FILHA
...........................

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......................................................................................
......................................................................................

DATA DA
ADMISSO

DATA DO
REGISTRO

NATUREZA
DO CARGO

5-6-2006
..................

5-6-2006
..................

...............................

VENDEDOR

SEO

SALRIO
INICIAL

COMERCIAL

R$ 980,00

... ........................

9:00

..................

REFEIO

12:00 s 13:00

.................................

SADA

18:00

..................

..................

..................

DESCANSO
SEMANAL

DOMINGO

FORMA
DE PAGAMENTO

TAREFA

CADASTRO PESSOA FSICA

(CPF)

HORRIO DE TRABALHO
ENTRADA

COMISSES

..................

MENSAL
..................

PROGRAMA DE
INTEGRAO SOCIAL (PIS)
CADASTRO EM 10/08/1979

662.555.237-78
.................................

...........................

SOB N

14015698402

LOCAL DE TRABALHO

IDENTIFICAO DA CONTA DO FGTS N

RUA
DO ROSRIO 170
.....................................................

...........................

24531

__________________________________
ASSINATURA DO EMPREGADO
FASCCULO 1.4

DEPARTAMENTO DE PESSOAL

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

FRIAS
TRANSFERNCIA
GOZADAS

ALTERAES CONTRATUAIS

REFERENTES AO PERODO DE
INCIO

FIM

DATA

PARA

SECO

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MOTIVO..............................................................................................................................

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............................................................................................................................................

2 GRAU
.....INSTRUO.................................................

POLTICA DE VENDAS
HABILIDADES E CONHECIMENTOS ..................................................................................................................

...........................................................................

...............................................................................................................................................................................

.....PROMOES .................................................................................................................................................................................................................................
...........................................................................

...............................................................................................................................................................................

REAJUSTES

DATA

DE

PARA

FORMA DE
PAGAMENTO

DATA

DE

PARA

FORMA DE
PAGAMENTO

OBSERVAES

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FASCCULO 1.4

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

DEPARTAMENTO DE PESSOAL

ACIDENTES DE TRABALHO E DOENA PROFISSIONAL

AVISO
NMERO

DATA

LOCAL

CAUSA

DATA DE
AFASTAMENTO

DATA
DA ALTA

RESULTADO

OBSERVAES

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FALTAS AO TRABALHO
POR DOENA

OUTROS MOTIVOS

INCIO

VOLTA

DIAGNSTICO

MDICO

INCIO

VOLTA

ALEGAO

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FUNDAMENTAO LEGAL: Lei Complementar 123, de 14-12-2006 (Portal COAD); Lei 5.553, de 6-12-68 (DO-U de 10-12-68);
Lei 5.859, de 11-12-72 artigos 1 e 2 (DO-U de 12-12-72); Lei 9.601, de 21-1-98 (Informativo 03/98); Lei 10.243, de 19-6-2001
(Informativo 25/2001); Decreto-Lei 5.452, de 1-5-43 Consolidao das Leis do Trabalho (CLT) artigos 2, 13, 1 do artigo 29,
41, 47, 48; 62 e 135 (Portal COAD); Decreto 4.552, de 27-12-2002 (Portal COAD); Decreto 73.626, de 12-2-74 artigo 4 (DO-U de
13-2-74); Portaria 41 MTE, de 28-3-2007 (Fascculo 14/2007); Portaria 290 MTb, de 11-4-97 (Informativo 16/97); Portaria
Interministerial 3.688 MTb-MPAS, de 11-12-79 (DO-U de 12-12-79).

FASCCULO 1.4