Ato normativo: Poltica de Gesto de Documentos

RESOLUO n _____DE ____ de _____________ de 2012.

Dispe sobre a Poltica de Gesto de Documentos no mbito da ____.

CAPTULO I DAS DISPOSIES GERAIS Art. 1 A poltica de gesto de documentos est fundamentada nas disposies da legislao arquivstica brasileira no que se refere aos arquivos privados.

CAPTULO II DA POLTICA DE GESTO DE DOCUMENTOS

Seo I Das Finalidades

Art. 2 So finalidades da Poltica de Gesto de Documentos da ____: I. Fornecer acesso Informao a todos os usurios da instituio, agilizando o acesso, fluidez e a difuso do acervo; II. Promover a transparncia das aes administrativas, garantindo maior eficcia s atividades exercidas na instituio; III. Controlar a produo dos documentos, por meio da verificao do fluxo documental e a organizao dos arquivos;

IV.

Resguardar o patrimnio documental da instituio, garantindo a integridade fsica, lgica e intelectual dos documentos;

V.

Estabelecer diretrizes e normas, articulando e orientando tecnicamente as unidades que desenvolvem atividades de arquivo no mbito da instituio.

Seo II Do programa de Gesto Documental

Art. 3 A ____ desenvolver programas e controles para a estratgia de uma gesto documental de acordo com as normas arquivsticas contemplando os seguintes aspectos: I. Realizar levantamento, por meio de diagnstico, da produo documental e de suas respectivas atividades para desenvolver controles, instrumentos e procedimentos de acordo com as necessidades documentais da ____. II. Garantir que a informao esteja disponvel aos usurios de forma rpida e eficaz, respeitando o grau de sigilo dos respectivos documentos. III. Promover um programa com padronizao de protocolo para o controle das movimentaes e transaes dos documentos pelos diversos setores e sees. IV. Normatizar os procedimentos para avaliao, transferncia, recolhimento, guarda e eliminao de documentos.

Seo III Do auxlio ao processo decisrio

Art. 4 A ____ dever viabilizar a disponibilizao de dados e informaes que possam subsidiar a tomada de deciso, criando bases para que se possa instituir um programa de fluxos de informaes, fundamental para que se possa perceber os

aspectos comportamentais da instituio, de seus empregados e dos tomadores de deciso. Art. 5 A ____ dever prover meios para instituir um programa que assegure a transparncia administrativa, de modo a auxiliar os processos de tomada de deciso, de prestao de contas e de avaliao de desempenho da organizao em todos os seus nveis, sendo necessrio para atingir este objetivo: I. Realizar junto s unidades o levantamento das responsabilidades atribudas a cada uma delas, de forma a permitir que outras unidades que compem a estrutura organizacional da instituio tenham conhecimento das atividades realizadas e possam, quando necessrio, solicitar informaes referentes sua rea de atuao; II. Promover a participao de todos os setores da instituio na implantao da poltica de gesto de documentos, visando atender as demandas de cada uma destas unidades e propiciando a melhoria do desempenho de suas atividades; III. Disseminar, no mbito institucional, prticas de gesto de documentos que possibilitem o acesso informao, a celeridade do processo de busca da informao e a reduo de custos relacionados a estes processos.

Seo IV Do controle da produo documental

Art. 6 A ____ promover o controle da produo dos documentos, por meio de: I. Implantao de sistemas de organizao da informao relacionados aplicao de novas tecnologias aos procedimentos administrativos,

assegurando assim o uso adequado de processamento automatizado de dados e controle da informao pertinente aos documentos. II. Instituio, por meio de manuais: a produo, administrao e destinao de documentos, mantendo maior rigor possvel na gerao dos documentos de

arquivo, abrangendo definio de contedo, modelos, formato, tipos/sries documentais e trmite. III. Racionalizao da produo de documentos.

Seo V Da destinao final

Art. 7 A ____, ao determinar a destinao final de sua documentao, dever: I. Reestruturar a proposta de avaliao dos documentos, que deve ocorrer de forma multidisciplinar, identificando valores para os documentos e analisar seu ciclo de vida, com objetivo de estabelecer prazos para sua guarda e destinao (eliminao ou guarda permanente); II. Assegurar a eliminao dos documentos que no tenham valor administrativo, legal, fiscal ou histrico, bem como garantir aos documentos de carter histrico ou informativo, o seu recolhimento ao arquivo permanente.

Seo VI Da preservao e da conservao

Art. 8 A ____ dever resguardar seu patrimnio documental, garantindo a integridade fsica, lgica e intelectual dos documentos, de acordo com os seguintes preceitos: I. Elaborar planos de preservao e conservao durante todo o perodo de tempo previsto para sua guarda, conforme determinado na tabela de temporalidade e destinao de documentos, observando os diversos fatores que possam prejudicar a integridade dos documentos e os diferentes formatos, suportes e gneros encontrados no acervo; II. Promover a restaurao dos documentos j degradados/danificados;

III.

Desenvolver aes de preservao e conservao fsica, lgica e intelectual dos documentos digitais a fim de evitar a degradao do suporte e a obsolescncia tecnolgica, observando o planejamento, a alocao de recursos e a aplicao de mtodos e tecnologias