FUNES BSICAS DO ADMINISTRADOR

1 - FUNES BSICAS DO ADMINISTRADOR

A administrao pode ser definida como a tarefa que possibilita alcanar os objetivos
previamente definidos, com menor dificuldade e maior rapidez, isto , com maior
eficincia. Quais so as funes:
Planejar ! planejamento, caracter"stica b#sica da empresa, a funo administrativa
permanente, que inclui a definio de objetivos, diretrizes, planos, determinao de
mtodos e processos de trabal$o, pro%ramao de tarefas, etc. Assim, planejar
determinar, antecipadamente, os resultados a serem alcanados e os meios pelos quais a
empresa poder# alcan#&los.
'# dois tipos de planos:
( )lanos que mostram um resultado a alcanar: so os objetivos ou metas*
+ )lanos que definem os meios para alcanar os resultados: so as pol"ticas ou
diretrizes e os procedimentos, rotina ou mtodos.
!s objetivos so os valores a serem alcanados pela empresa como um todo, mas
tambm em cada uma de suas unidades. ,-pressam&se em termos %erais, como por
e-emplo: servir bem aos clientes* e-pandir a empresa* diversificar as atividades* obter
lucros, e assim por diante.
As metas representam os objetivos definidos com preciso, que se relacionam .s
dimenses de tempo, espao e quantidade. ,-: a empresa poder# planejar a produo de
(/./// unidades de um certo produto para o ms se%uinte* o departamento de vendas da
empresa poder# planejar a venda dessas (/./// unidades para o ms subseq0ente, numa
certa re%io do territ1rio nacional.
As pol"ticas e diretrizes so os planos que fornecem um sentido %eral para a ao, ou a
orientao se%uida por uma unidade de or%anizao e pela pr1pria empresa para
alcanar os objetivos e metas.
)or e-emplo: a venda das (/./// unidades produzidas pode ser destinada . populao
jovem do pa"s, por um preo abai-o do preo da concorrncia e com %rande
propa%anda.
!s procedimentos, rotinas ou mtodos so as formas de e-ecutar as diretrizes ou
pol"ticas. )or e-emplo: podem ser utilizados v#rios mtodos para vender as (/.///
unidades produzidas . populao jovem do pa"s: a venda direta, de porta em porta* a
venda a outras empresas 2varejistas, por e-emplo3 que revendem o produto ao
consumidor* a venda direta ou venda a outras empresas, reforada por propa%anda pela
televiso, e assim por diante.
Planejar no preer o !"e a# a$on%e$er& 'a( (#'& an%e$#par )*#)a( e
pro+a+#l#)a)e(,
Or-an#.ar !r%anizao a palavra usada %eralmente em dois sentidos. ,mpre%a&se
or%anizao no sentido de sistema, como sin4nimo de unidade or%5nica, quando se diz,
por e-emplo: 6A or%anizao 7 muito eficiente8. !r%anizao no sentido de funo
administrativa pode ser definida como a construo da estrutura de recursos e de
operaes da empresa.
9o ponto de vista de recursos, or%anizao obteno de recursos $umanos e materiais,
necess#rios . e-ecuo dos planos previamente estabelecidos.
!s recursos $umanos devem estar adaptados aos tipos de mtodos e procedimentos
previamente definidos. Assim como $# diferentes rotinas a serem se%uidas, $# tambm
diferentes tipos de pessoas que estaro mais ou menos adaptadas a elas. ! administrador
deve, ento, localizar e atrair para a or%anizao pessoas que preenc$am os requisitos
necess#rios . e-ecuo das atividades da empresa. :$ama&se a essa parte da construo
da estrutura, recrutamento de pessoal. Ap1s o recrutamento, deve $aver a seleo, que
a escol$a dos candidatos que apresentaram maior potencial para desempen$ar as
atividades requeridas.
;# os recursos materiais esto divididos em: recursos materiais li%ados . produo
industrial, entre os quais temos: matrias primas que sero transformadas pela empresa
em produtos de consumo final* suprimentos 2materiais que contribuem indiretamente
para a produo3* m#quinas, equipamentos e materiais diversos* edif"cios e instalaes e
recursos financeiros ou monet#rios, utilizados para manter a empresa em
funcionamento, do ponto de vista de liquidez e solvncia.
9o ponto de vista de operaes, or%anizao si%nifica a%rupamento de atividades
necess#rias para a e-ecuo dos planos em unidades. <i%nifica tambm a definio de
autoridade e responsabilidade de cada um dentro das unidades. ! a%rupamento de
atividades se realiza mediante a diviso e distribuio do trabal$o a ser realizado em
tarefas, se%undo certos critrios, de cuja aplicao resulta a definio de unidade na
or%anizao.
A definio de autoridade e responsabilidade si%nifica estabelecimento de $ierarquia de
posies e de compromisso de respeito a essa $ierarquia.
:om or%anizao, trabal$o, criatividade e um bom produto ou servio, sejam ne%1cios
%randes ou pequenos, todos tero lu%ar e a sua fatia de mercado.
D#r#-#r 9epois do planejamento e da or%anizao, a etapa se%uinte a direo, funo
mediante a qual o administrador far# com que seus subordinados e-ecutem o que foi
planejado. ! administrador dever#, ento, transmitir os planos aos subordinados e
estimul#&los de maneira a despertar&l$es a motivao para que atinjam os objetivos e
metas predeterminadas.
A transmisso dos planos feita, na maior parte das vezes, atravs de instrues ou
ordens. =ma ordem ou instruo pode ser definida como um mandado, por parte do
superior, e-i%indo do subordinado que ele aja ou dei-e de a%ir, em determinadas
circunst5ncias. As ordens podem ser orais ou escritas. Quanto mais comple-a a ordem e
maior a preciso que se desejar para o seu cumprimento, maior ser# a necessidade de
coloc#&la por escrito.
D#r#-#r +e' "' ne-/$#o a)'#n#(%rar o (e" 0"%"ro1 e )#r#-#r o 0"%"ro a)'#n#(%rar
a #n0or'a2o,
Con%rolar :ontrole si%nifica verificao da e-ecuo. <i%nifica tambm a avaliao
dos resultados, comparando&os com os padres estabelecidos e corri%indo as
discrep5ncias que ten$am sur%ido.
! controle adota como medida&padro o pr1prio plano e verifica at que ponto foi
observado.
! controle aponta as fal$as verificadas e as correes que devem ser feitas.
! controle avalia o desempen$o em relao aos padres, comparando resultados com
previses. Assim, temos, por e-emplo, o controle de qualidade do produto, dos servios,
onde se verifica se a qualidade desejada foi alcanada.
! controle, por outro lado, corri%e os desvios dos padres, propondo uma ao
espec"fica para isso. >eja o e-emplo do controle de qualidade de um produto: se um
arti%o no atin%e o padro de qualidade desejado, o controle pode recomendar que seja
inutilizado o arti%o ou que ele seja vendido a preo mais bai-o.
Para (e $3e-ar& on)e !"er !"e (eja& no pre$#(o )o'#nar a 0or2a1 +a(%a $on%rolar
a ra.o,
Con$l"(o4
Planeja'en%o& or-an#.a2o& )#re2o e $on%role so funes que podem ocorrer
separadamente, mas que, quase sempre, esto interli%ados na pr#tica administrativa.
9essa forma, comum assistirmos ao desenvolvimento de planos diversos,
desencadeados em diferentes momentos. ,sses planos so se%uidos ou entremeados de
providncias para a or%anizao dos recursos, de ordens e instrues aos subordinados e
de verificao de resultados de atividades.
A%ora que voc j# tomou con$ecimento das principais funes do administrador, veja
como fica mais f#cil o entendimento da se%uinte $istorin$a.
<upon$a que voc est# com a idia de montar o seu pr1prio ne%1cio. =ma f#brica de
c$ocolates. >oc ima%ina m#quinas trabal$ando, pessoas operando essas m#quinas e
voc em um escrit1rio verificando relat1rios de compra de matria prima e vendas de
sua produo de c$ocolates.
?esta ima%inao, voc est# visualizando um estado futuro, uma srie de
acontecimentos que no so realidade, mas voc quer atin%ir. >oc tem bons
con$ecimentos sobre produo de c$ocolates em %eral, sabe a receita de 1timos quitutes
e dispe um certo capital.
)raticamente voc tem o b#sico para dar in"cio . fabricao de c$ocolates. >oc percebe
que necess#rio adquirir uma srie de coisas para montar sua f#brica. @ preciso um
espao f"sico, so necess#rias al%umas m#quinas, contato com fornecedores de matria&
prima, pessoas que vo trabal$ar.
>oc toma uma caneta e papel faz uma lista de tudo o que preciso e a forma de
adquirir cada elemento. ?este momento voc est# realizando uma funo administrativa
c$amada )lanejamento. :omo a definio acima e-p4s, voc visualizou um estado
futuro 2sua f#brica de c$ocolates3 e escreveu tudo o que necess#rio para mont#&la e a
forma de adquirir cada elemento que preciso.
A administrao como atividade um processo que se compe, pelo menos, de quatro
funes b#sicas: planejamento, or%anizao, direo e controle.
)lanejar determinar os objetivos e o modo como podem ser alcanados. !r%anizar
dividir trabal$o, a%rupar atividades, desi%nar pessoas para e-ecuo, distribuir e alocar
recursos, coordenar e inte%rar esforos, tudo em funo dos objetivos e planos traados.
9iri%ir comandar e coordenar indiv"duos, %rupos e aes, processo que se relaciona .
interpretao dos objetivos, motivao, liderana e resoluo de conflitos. :ontrolar
verificar se as atividades realizadas esto conduzindo ou no ao alcance dos objetivos
estabelecidos e dos resultados esperados.
,ste processo din5mico, interativo, de tal modo que as quatro funes
planejar, diri%ir, or%anizar e controlar esto em permanente di#lo%o entre si. ?en$uma
pode ser realizada ou compreendida isoladamente, j# que a administrao e-atamente
a combinao c"clica e recorrente dessas funes.

Planeja'en%o

! planejamento o processo de an#lise da situao interna da or%anizao, da
conjuntura e-terna nas #reas econ4mica, social e pol"tica, e do impacto desses cen#rios
sobre a Administrao, para definir os objetivos a serem atin%idos, concebendo um
cen#rio futuro ideal e e-eq0"vel, e deliberar sobre a adoo de aes adequadas para
viabilizar a conquista desses objetivos.
! planejamento deve compreender a percepo da realidade local e %lobal* a criao de
sries $ist1ricas de dados e informaes* a retratao das e-perincias de mudanas
vivenciadas pela or%anizao, bem como as resistncias e colaboraes dos diversos
atores da Administrao na implantao desse plano* avaliao dos pontos fortes e
fracos da or%anizao e das possibilidades e riscos do ambiente* e construo de um
referencial futuro mel$or e que motive a equipe e a populao.
! planejamento no e nem pode ser al%o solit#rio, criado por um tcnico ou pol"tico
vision#rio. @ uma funo a ser %estada pela equipe que ir# implant#&lo. ?a sua
elaborao, deve&se buscar o desenvolvimento urbano, econ4mico e social do
munic"pio, com formulaes sistem#ticas e $arm4nicas que e-pressem a vontade
popular.
!s administradores modernos procuram pensar estrate%icamente e no apenas para
apa%ar incndios. )or isso, %an$a fora o conceito de )lanejamento ,strat%ico e de
Administrao ,strat%ica.
)lanejamento ,strat%ico um processo cont"nuo e sistem#tico, com an#lise da
macroeconomia e viso $ol"stica dos cen#rios pol"ticos e sociais, que or%aniza as aes
de %overno de forma a cumprir as decises prvias que criam o cen#rio desejado. ;# a
Administrao ,strat%ica o conceito que vai alm, sendo o processo estruturado a
conceber, materializar e reavaliar continuamente o planejamento estrat%ico.
! planejamento da ao %overnamental municipal compreende os se%uintes
instrumentos: )lano 9iretor, )lano Aeral de Aoverno, )ro%ramas Aerais e <etoriais,
)lano )lurianual, Bei de 9iretrizes !rament#rias, !ramento )Cblico Anual e
)ro%rama Dinanceiro e de 9esembolso, os quais sero e-aminados oportunamente no
cap"tulo espec"fico sobre plano estrat%ico municipal.
E%apa( )o planeja'en%o

(3 Estabelecimento de objetivos Eomento em que os objetivos so definidos. !s
objetivos devero apontar resultados desejados e os pontos a alcanar
+3 Tomada de deciso ,-istem quatro processos de tomadas de decises, so eles:
F ,-perincias passadas: Analisar o passado para definir o futuro. 2modelo mais usado
pelas or%anizaes3.
FF ,-perimentao: ,-perimentar as alternativas. 2modelo menos usado pelas
or%anizaes3.
FFF& Grvore de decises: <erve para tomar deciso de forma menos intuitiva e mais
racional. , o que issoH @ escol$er entre as opes aquela que vai trazer mel$or valor e
maior possibilidade de acerto, ou at menor impacto ne%ativo 2quando j# sabemos que
$aver# de qualquer jeito um resultado ne%ativo3
F> Eodelos matem#ticos ou pesquisa operacional: o uso de modelos matem#ticos
que au-iliam o decisor em relao .s suas escol$as.

!bs. A base decisorial nas or%anizaes uma base racional, porm, admitisse de forma
complementar, decises intuitivas.

I3 Elaborao de planos & ! plano um produto do planejamento, e serve como
evento intermedi#rio entre o processo de planejamento e o processo de implementao
do planejamento.,-istem quatro tipos de planos, so eles:
F Programas: )lanos relacionados a %e'po, pro%ramao.
FF Procedimentos: )lanos relacionados a '%o)o(.
FFF Oramento: )lanos relacionado a re$"r(o( 0#nan$e#ro( ne$e((5r#o(.
F> Regras/Normas: )lanos relacionados a mudana de $o'por%a'en%o,
Pr#n$6p#o( apl#$a)o( ao planeja'en%o

F& )rinc"pio da definio dos objetivos 2 devem ser traados com clareza, preciso3
FF& )rinc"pio da fle-ibilidade do planejamento 2poder# e dever# ser alterado sempre
que necess#rio e poss"vel3.

:om esta primeira funo montaremos o plano te1rico, completando assim o ciclo de
planejamento: ,stabelecer objetivos, tomar decises e elaborar planos. Eas o que falta
a%oraH ! trabal$o j# comeouH ?o, ento a $ora de organizar.
Or-an#.a2o

,-aminou&se anteriormente a Administrao na acepo formal ou or%5nica, ou
seja, conjunto de 1r%os e entidades atravs dos quais se realizam os fins estatais. ?este
t1pico, toma&se or%anizao como uma das funes b#sicas do administrador e, neste
sentido, quer dizer diviso de trabal$o, a%rupamento de atividades, desi%nao de
pessoas, alocao de recursos, coordenao de esforos e mel$or aproveitamento
poss"vel de todos os recursos dispon"veis, sejam $umanos, tecnol1%icos, materiais ou
financeiros.
<e%uidamente . posse, comum ouvirem&se reclamaes de %rande parte dos
prefeitos quanto . desor%anizao do servio pCblico: ausncia de pol"ticas de %esto de
pessoas, pessoal desmotivado, sucateamento de maquin#rios e equipamentos,
precariedade dos prdios pCblicos, ausncia absoluta de mecanismos de controle de
estoques e do desempen$o de ve"culos e por a" se%uem as lamentaes.
Jodavia, em vez de se dedicarem eles mesmos a combater a desor%anizao
reclamada, acabam por dar seq0ncia a ela, reproduzindo, quase sempre, o quadro
anterior. )or inCmeras razes, o prefeito deve dedicar especial ateno a este ponto.
)ouco servir# o planejamento, no $avendo condies or%anizacionais para sua
e-ecuo.
Al%umas medidas essenciais tendentes . or%anizao devem ser implantadas no
primeiro ano de %overno:
a7 reviso da le%islao de pessoal e implantao de pol"ticas de %esto de pessoas
voltadas para a motivao, capacitao e movimentao de carreiras*
+7 reestruturao administrativa visando a tornar a m#quina mais leve e mais produtiva*
$7 reviso da le%islao tribut#ria e incremento das receitas pr1prias*
)7 desi%nao de um setor para captao de servidores e %esto dos convnios*
e7 renovao da frota de ve"culos e dos equipamentos em %eral*
07 implantao de medidas de controle de %astos e reduo dos custos operacionais*
-7 medidas de austeridade financeira*
37 informatizao*
#7 implantao de manual de procedimentos e medidas %erais de controle.

<abendo que os recursos so limitados e, normalmente, inferiores . demanda,
cometer# pecado %rav"ssimo o prefeito que se descurar da or%anizao. Janto pior, no
ter# os meios para e-ecutar o planejamento proposto e frustrar# as e-pectativas da
comunidade.

D#re2oK(L

A administrao do setor pCblico realizada por mos $umanas. ! aparel$o do
,stado seria um amontoado de coisas, no fosse o %nio $umano a l$e constituir e a l$e
dar si%nificado e or%anizao, sendo que este fazer implica sempre a a%re%ao de
poder. ! ,stado um centro de poder por e-celncia e isso se irradia para o seu
aparel$o: poder de institucionalizar normas, or%anizar a vida social, coa%ir, decidir
conflitos e interferir na esfera individual e coletiva.
)or muito tempo, a e-acerbao do poder do administrador foi o tom
predominante do 9ireito Administrativo, c$e%ando mesmo a obscurecer o trao
essencial da relao de administrao pCblica que se constitui sob o bin4mio dever e
finalidade.
:ontra essa t4nica acentuada no poder da Administrao, Mandeira de Eello
2+//N, p. IO3 se pronuncia com preciso:

,ntre n1s, infelizmente, reforada, mesmo sem este intento, por al%umas formulaes
doutrin#rias que arrolam 6poderes8 da Administrao, quais, 6poder re%ulamentar8,
6poder normativo8, 6poder discricion#rio8, 6poder $ier#rquico8 ou quejandos,
contribuindo dessarte, para que o 9ireito Administrativo seja visto como um ramo do
direito a%lutinador de 6poderes8 desfrut#veis pelo ,stado em sua feio administrativa,
ao invs de ser considerado como efetivamente , ou seja, como um conjunto de
limitaes aos poderes do ,stado ou, muito mais acertadamente, como um conjunto de
deveres da Administrao em face dos administrados.

Fndicando rompimento com a nfase no poder da autoridade, muitos dos autores
contempor5neos tm se referido ao poder da Administrao )Cblica como um poder&
dever.
Ao prefeito, cabe e-ercer a funo de direo e para isso, conta com a colaborao de
outros a%entes pol"ticos que so os secret#rios municipais. <o, portanto, autoridades de
direo recon$ecidas pelo ordenamento jur"dico. Jodavia, esta autoridade no pode
apoiar&se somente na competncia do 1r%o e na diferenciao $ier#rquica.
Eais do que comando vertical, o que se e-i%e numa ordem democr#tica coordenao
de esforos, valorizao das equipes de trabal$o, comunicao intensiva, permanente
postura dial1%ica, comprometimento com os objetivos e princ"pios da Administrao
)Cblica, com o planejamento aprovado pela equipe e com as demandas da populao.
:omo autoridades pCblicas, os prefeitos e seus secret#rios sero observados por
colaboradores e pela populao* seus e-emplos falaro mais alto que os seus discursos*
suas aes revelaro o tipo de liderana que e-ercem.

Con%role

,m sentido amplo, o controle se refere ao conjunto dos instrumentos destinados
. limitao do poder e . verificao de que o seu e-erc"cio est# ou no em conson5ncia
com o 9ireito, com as finalidades que l$e so pr1prias e com as demandas da
coletividade.
<obre a Administrao )Cblica, incidem diversos sistemas de controle, internos e
e-ternos, cuja atividade inerente ao ,stado 9emocr#tico de 9ireito.
,ste controle em sentido amplo ser# abordado em cap"tulo pr1prio deste estudo.
)or ora, cuida&se aqui do controle como uma das funes b#sicas do administrador e
neste sentido, ele interno por e-celncia, mas se conecta com todas as demais funes
administrativas e com os demais mecanismos de controle.
:omo funo b#sica do administrador, o controle se presta a avaliar o %rau de e-ecuo
do planejamento proposto, o alcance das metas e objetivos traados, a medida do
aproveitamento dos recursos 2$umanos, materiais, financeiros e tecnol1%icos3
dispon"veis, o %rau de satisfao ou insatisfao dos destinat#rios quanto .s atividades
desenvolvidas, o cumprimento da le%islao aplic#vel.
! controle funo pol"tico&administrativa, mas tambm dever jur"dico, como
ressalta com preciso ;ess Jorres )ereira ;Cnior:

K...L controlar si%nifica, basicamente, o e-erc"cio de uma funo pol"tica, de um dever
jur"dico e de uma etapa "nsita a todo processo sistmico de trabal$o. @ manifestao de
funo pol"tica porque decorre necessariamente da :onstituio, da aplicao dos freios
e contrapesos que viabilizam a $armonia e a independncia entre os )oderes, coibindo&
l$es os eventuais abusos. @ dever jur"dico porque predeterminado . produo de
resultados de interesse pCblico, que o que se espera do funcionamento de qualquer
sistema estatal em favor das populaes. @ tambm etapa necess#ria de um processo
sistmico de trabal$o na medida em que toda atuao estatal deve almejar %esto
eficiente e eficaz dos meios que a sociedade deposita nas mos dos %estores pCblicos. @
o devido processo le%al aplicado .s relaes de administrao entre o ,stado e os
cidados. 2+//P, p. (Q3

A despeito da sua import5ncia, o controle uma funo descurada na
Administrao )Cblica. Daz&se, normalmente, um controle formal e voltado para
aplicao de penalidades 2controle sancionador3, mas $# pouco investimento no controle
como mecanismo de aperfeioamento da %esto pCblica.