XI SIMPEP Bauru, SP, Brasil, 08 a 10 de novembro de 2004

Inteligncia competitiva e processo de tomada de deciso: um estudo

de caso no setor pblico.


Nadja Macdo de Arajo (UFCG) - nadjamaraujo@yahoo.com.br
Gesinaldo Atade Cndido (UFCG) - gacandido@uol.com.br
Joel Freire Silva Filho (UFCG) - Joel.filho@uol.com.br




Resumo
O artigo apresenta os resultados de uma pesquisa que teve como propsito identificar os
procedimentos habituais e os recursos utilizados por pessoas que exercem funes gerenciais
no servio pblico, no que diz respeito a coleta e anlise da informao usada no processo de
tomada de deciso. Em termos tericos, foi utilizada a base conceitual e os mecanismos de
prtica da Inteligncia Competitiva. A pesquisa foi conduzida atravs de um estudo de caso,
realizado na Secretaria de Administrao de uma prefeitura municipal, na qual foram
utilizadas as tcnicas da observao no participante e a aplicao de um questionrio, o
qual indagava aspectos relacionados s formas e critrios de utilizao de informaes para
as decises a serem tomadas. Os resultados apontaram que os gestores no utilizam de forma
sistemtica s informaes disponveis, assim como, no conseguem utilizar as melhores
fontes de informao, o que compromete as demais etapas do processo de inteligncia,
envolvendo: anlise, tratamento e utilizao.
Palavras Chaves: Informao, Inteligncia Competitiva e Deciso.

1. Introduo
Na sociedade global e informatizada de hoje, uma compreenso do uso e administrao eficaz
e responsvel da informao se torna importante para os gerentes e outros trabalhadores do
conhecimento. A informao desempenha um papel vital nas operaes eficientes,
administrao eficaz e sucesso de empresas e outras organizaes que precisam operar em um
ambiente de negcios globalizado.
As organizaes no podero limitar-se apenas as transformaes ocorridas internamente,
devero tambm olhar para fora de sua estrutura fsica. A informao nesse novo cenrio
passa a ser considerado um recurso estratgico nas tomadas de decises. Neste contexto,
surgem os conceitos e prticas da Inteligncia Competitiva, cujo processo envolve os
mecanismos de identificao, coleta, tratamento, anlise e utilizao da informao.
A partir destas consideraes este trabalho se prope a: Identificar os procedimentos habituais
e os recursos utilizados por gestores pblicos vinculados a secretaria de administrao de uma
prefeitura municipal. Na perspectiva de que, a prtica da inteligncia competitiva possa
melhorar a performance dos Gestores e conseqentemente a melhoria na prestao dos
servios.
XI SIMPEP Bauru, SP, Brasil, 08 a 10 de novembro de 2004
Alm desta parte inicial, o artigo explora nos itens subseqentes: os conceitos e prticas da
inteligncia competitiva, assim como suas relaes com o processo de tomada de deciso. Em
seguida, explicita o contexto e a metodologia da pesquisa. No item seguinte so apresentados
os resultados da pesquisa. Para finalizar ser abordada a considerao pertinente ao assunto
abordado e pesquisa realizada.
2. Inteligncia Competitiva
A prtica da inteligncia competitiva muito antiga e pode ser considerada a causa principal
do sucesso ou fracasso dos gestores e das organizaes. As pessoas e organizaes que
melhor conseguem identificar as fontes de informao mais adequadas e sistematiza-las
adquirem as condies devidas para manter-se no poder e tornar-se mais efetiva. No entanto,
as formas de utilizao da informao sempre esteve muito na dependncia na capacidade
cognitiva e de liderana de determinadas pessoas, as quais utilizavam essas prticas de forma
emprica. A inteligncia competitiva, na atualidade procura sistematizar a utilizao das
informaes, gerando um conhecimento que pode ser utilizada por um maior nmero de
pessoas que compem as organizaes.
Para Tyson (1993), a inteligncia competitiva pode ser definida como o conhecimento sobre o
ambiente externo da organizao, aplicado a processos de tomada de deciso, nos nveis
estratgico e ttico, tendo em vista a consecuo dos objetivos da organizao e a criao de
vantagens competitivas sustentveis. A este conceito Herring (1997), incorpora os conceitos
de sistema e de processo no contexto, definindo a inteligncia competitiva como um processo
de coleta e anlise sistemtica da informao sobre o ambiente externo, que por sua vez
disseminada como inteligncia aos usurios em apoio tomada de deciso, tendo em vista a
gerao ou sustentao de vantagens competitivas.
Para Tarapanoff (2001, apud CORTEZ, 2002). A Inteligncia Competitiva mais do que uma
simples ferramenta til na gesto na informao, ela compreende uma nova sntese terica no
tratamento da informao para a tomada de deciso, uma metodologia que permite o
monitoramento informacional da ambincia e, quando sistematizado e analisado, a tomada de
deciso.
2.1. Aspectos a considerar em programas de Inteligncia Competitiva
Prescott e Miller (2002) descreveram um conjunto de aspectos a serem considerados em
programas de inteligncia. Os autores apontam a principal condio para que a prtica da
inteligncia seja bem sucedida a existncia de uma cultura corporativa favorvel a troca de
informaes. Alm disso, so apontados outros aspectos, abaixo explicitados:
1) Cultura: programas bem sucedidos envolvem a participao estreita de executivos para
definir, desde o incio, suas necessidades de inteligncia, para concentrar os esforos e para
mant-los envolvidos, no apenas com atualizaes oportunas, mas como participantes do
processo.
2) Processo: para que as empresas obtenham benefcios permanentes que rendam dividendos
para o desenvolvimento e a execuo da estratgia, fundamental que a inteligncia
competitiva seja uma atividade sistemtica e contnua. Neste sentido, os autores propem um
ciclo do processo de inteligncia, abrangendo: identificao das necessidades; planejamento e
direo; armazenamento e processamento de informaes; coleta e relatrios adequados e,
finalmente a anlise e produo.
3) Estrutura: necessrio que sejam definidas responsabilidades e atribuies para pessoas e
setores dentro das organizaes, cuja maior responsabilidade estaria relacionada aquisio, o
processamento e disseminao da informao de forma compartilhada.
4) Apoio s decises: tcnicas analticas especialmente projetadas para a inteligncia
permitem uma interpretao confivel do ambiente externo e, assim, do apoio tomada de
deciso estratgica.
XI SIMPEP Bauru, SP, Brasil, 08 a 10 de novembro de 2004
5) Tecnologia: As organizaes precisam criar, desenvolver e implementar tecnologias e
sistemas de informao que apiem a comunicao empresarial e a troca de idias e
experincias, que incentivem as pessoas a se unirem, a participarem, a tomarem parte em
grupos e a se renovarem em redes informais.
2.2. Inteligncia competitiva e a tomada de deciso
A tomada de deciso o ncleo da responsabilidade administrativa. O administrador deve
constantemente decidir o que fazer, quem deve fazer, quando, onde e, muitas vezes, como
fazer. Seja ao estabelecerem objetivos, ou alocar recursos ou resolver problemas que surgem
pelo caminho, o administrador deve ponderar o efeito da deciso de hoje sobre as
oportunidades de amanh. Decidir optar ou escolher ou selecionar dentre vrias alternativas
de cursos de ao aquela que parea mais adequada.
Diante de um ambiente altamente competitivo e de rpidas mudanas a Inteligncia surge
como um processo de apoio deciso. O processo decisrio adotado pelas organizaes tem
ntima ligao com o sistema de inteligncia, pois, este sistema visa fornecer subsdios para a
melhor tomada de deciso.
As decises so tomadas em resposta a algum problema a ser resolvido, a alguma necessidade
a ser satisfeita ou a algum objetivo a ser alcanado. A deciso envolve um processo, isto ,
uma seqncia de passos ou fases que se sucedem. O processo de tomada de deciso tem sido
estudado por diversos autores sob diferentes abordagens.As empresas procuram propiciar s
pessoas que nelas tomam decises, as informaes de que necessitam e no tempo hbil, para
que sejam bem-sucedidas nas escolhas. Sabe-se que no existem decises perfeitas, pois, ele
deve escolher dentre diferentes alternativas que se diferenciam entre si pelas suas
conseqncias futuras, comparar caminhos distintos, atravs da avaliao prvia das
conseqncias decorrentes de cada uma delas, e confrontar tais conseqncias com os
objetivos que se pretende atingir.
A Inteligncia Competitiva possibilita reduzir a incerteza, onde o tomador de deciso tem
pouco ou nenhum conhecimento ou informao para utilizar como base para atribuir
probabilidades a cada estado da natureza ou a cada evento futuro. E proporcionar uma
situao sob certeza, onde o administrador tem completo conhecimento das conseqncias ou
resultados das vrias alternativas de curso de ao para resolver o problema.
Um fator fundamental para o sucesso de qualquer operao de inteligncia o atendimento
das reais necessidades do usurio, ou seja, quais os procedimentos mais adequados para se
obter s informaes e que recursos so mais apropriadas para coletar, armazenar e
disseminar a informao, mas, se deve faz-lo de modo que a organizao atue em
decorrncia da inteligncia obtida, e, conseqentemente, tenha sucesso no empreendimento
em vista. No Governo, essas necessidades de inteligncia so chamadas exigncias, no setor
privado, h varias denominaes que incluem necessidades gerenciais ou tpicos de
inteligncia. Qualquer que seja o seu nome, ou qual o processo usado para identific-las, elas
so a chave para gerar inteligncia eficaz e acionvel.
3. Contexto e metodologia da pesquisa
A Secretaria de Administrao um rgo pblico de direito interno da administrao direta e
de execuo da prefeitura municipal. Sua finalidade principal o desenvolvimento das
atividades relativas administrao interna do Poder Executivo Municipal, abrangendo as
reas: Recursos Humanos, Tecnologia da Informao, Atendimento ao Cidado, Logstica e
Abastecimento.
Todos os processos realizados pela SAD esto definidos em Lei, sendo assim, inexistente
uma possvel flexibilidade de adequao destes processos s necessidades dos clientes.
Entretanto, se busca a otimizao na qualidade da execuo dos servios oferecidos pela
Secretaria.
XI SIMPEP Bauru, SP, Brasil, 08 a 10 de novembro de 2004
A fonte emprica para a realizao deste trabalho foi um estudo de caso, buscando conhecer as
percepes dos gerentes sobre as formas de convivncia e utilizao das informaes nas suas
atividades profissionais, tomando como referncia, estudo realizado por Cortez (2002), o qual
fazia um monitoramento ambiental, a partir da modelagem de sistemas de informao. Os
questionamentos foram formulados de acordo com a realidade da empresa que serviu de
objeto de pesquisa. A populao constava de vinte pessoas e todas elas responderam o
instrumento de pesquisa utilizado.
5. Apresentao e anlise dos dados
Os resultados da pesquisa mostram que 75% dos pesquisados possuem o hbito de sempre
buscar informao, e 25% buscam a informao quando necessrio. O fato que chamou a
ateno foi que, nenhum dos entrevistados assinalou a opo nunca ou no tenho hbito,
mostrando realmente que se precisa a cada dia buscar informao.
As fontes de informao mais utilizadas e seus respectivos potenciais so: acesso a Internet
(30%); utilizao de revistas e jornais (25%); consulta a livros tcnicos, apostilas, etc (20%);
informaes obtidas com conversas informas com colegas e funcionrios (15%); utilizao de
banco de dados (10%). Quanto periodicidade de acesso a informaes, a maioria dos
pesquisados (60%) apontou que acessam diariamente as fontes de informaes indicadas.
A maioria dos pesquisados (60%), afirmam que desconhecem qualquer tcnica para acesso,
coleta, tratamento e anlise de informaes. Os demais tm uma rotina de procedimento, para
convvio com a informao, de forma emprica e individualizada. A metade dos respondentes
afirma realizar anlise das informaes atravs de reunies. O restante aponta que a
experincia e o conhecimento das rotinas e funes das suas atividades constitui o elemento
mais importante para anlise e utilizao de informaes.
Quanto pergunta sobre a existncia de um setor responsvel em coletar, organizar e
disseminar a informao necessria tomada de deciso: 55% dos entrevistados dizem existir
este local, enquanto 45% dizem no existir este lugar.
Quanto s previses sobre demografias, tendncias econmicas, sociais, tecnolgicas e
polticas, 55% dos pesquisados no tm conhecimento da pratica destas previses e 35%
dizem que feito quando necessrio. A Secretaria no d o devido valor, isolando-se do meio
externo a qual est inserido, este tipo de comportamento gera reaes retardadas quanto a
problemas surgidos. Este tipo de informao muito importante, tanto para formulao de
suas aes quanto formulao de suas estratgias.
No contexto atual as organizaes precisam estar um passo a frente do que acontece ao seu
redor, de modo a evitar surpresas, diminuir a possibilidade de riscos e garantir a continuidade
de suas atividades. Os resultados apontam que a grande maioria afirma no ter as devidas
condies para previso dos problemas que so enfrentados no desempenho das suas
atividades. Isto pode ser conseqncia da inexistncia de sistemas de informaes que
sistematize a utilizao dos recursos de informao existente na secretaria, tomando como
referncia, o fato de que 65% dos entrevistados afirmarem no existir sistemas de
informaes implantados.
Dos entrevistados que comentaram a sua resposta quanto existncia de um Sistema de
Informao Gerencial, tivemos como respostas as seguintes afirmativas: At o momento no
existe nenhum SIG que auxilie a tomada de deciso, embora j se tenha indagado a respeito;
acredito que exista, mas no em uma dimenso que atenda todos os funcionrios; existe um
projeto para a implementao de um SIG, que j est elaborado; isto depende de cada gestor.
Em suma, a informalidade no trato da informao e o individualismo presente nos gestores,
no contribui para a implantao de nenhum sistema de gesto.
Quando questionados sobre a disponibilidade das informaes necessrias para a tomada de
deciso, 35% dos entrevistados responderam que s vezes as informaes so disponibilizadas
XI SIMPEP Bauru, SP, Brasil, 08 a 10 de novembro de 2004
de forma satisfatria. As opes sempre e quando necessrio, correspondem respectivamente
a 20% das respostas. Atravs deste resultado verifica-se a dificuldade na distribuio da
informao deixando bem visvel que a informao tratada como instrumento para
manuteno ou conquista do poder.
As opes dos gestores quanto s informaes consideradas mais importantes para a sua
tomada de deciso, foram mencionadas: informao correspondente s leis que regem nosso
pas, como: Constituio, Estatutos, Legislaes, sobre as demais Secretarias; indicadores de
desempenho de pessoal e financeiro; clientes internos e externos, informaes setoriais, dados
econmicos e financeiros, perfil dos clientes, auditoria em folha. Diante disto, v-se
claramente que a Secretaria e seus gestores esto voltados praticamente para as informaes
internas, e pouqussimo para as informaes do ambiente externo no qual est inserido.
Tambm se observa que os gestores s trabalham com as informaes de sua gerncia, no
havendo uma integrao entre as Gerncias e Diretorias.
No que se refere s informaes de desempenho da Secretaria mais importantes na tomada de
deciso, verificou-se a utilizao de: relatrios, planilhas, controle de pessoal, pareceres
jurdicos, controle de frota; controle do aprovisionamento dos recursos, controle de despesas.
Diante das informaes utilizadas pode-se verificar que no existe critrio de desempenho
pr-estabelecidos, exigindo assim, que cada gestor crie para seu prprio controle, mtodo
prprio de avaliao de desempenho atravs de relatrios (item mais citado entre os
entrevistados) e planilhas.
Quanto as principais dificuldades existentes na obteno de informao para a tomada de
deciso, destaca-se: falta de treinamento, conflitos internos, resistncia na implantao de
novas aes, escassez de equipamentos modernos, excesso de relatrios, resistncia na
passagem de informao, isolamento das Gerncias e Diretorias, falta de credibilidade do
pessoal, falta de integrao, informaes incompletas e/ou erradas, centralizao da
informao.
Quando solicitada opinies sobre o que poderia ser feito para melhorar a qualidade e a
disponibilidade de informaes atualizadas e precisas, foram citadas algumas solues,
envolvendo: melhoria da infra-estrutura dos setores; qualificao dos funcionrios; criao de
software gerencial; informatizao de toda a secretaria; criao de banco de dados em rede;
sensibilizao dos funcionrios no que concerne a disponibilizao da informao; ampliao
da intranet com informaes em tempo real; permanente e efetivo gerenciamento das
informaes e dados; preparar funcionrios para atuarem na coleta, armazenamento,
recuperao, distribuio e uso de dados, desenvolvendo, implantando e gerenciando os
sistemas de informao; correo de disfunes administrativas, interligao das informaes
em rede interna e disponibilizao para pesquisa.
A opinio dos entrevistados sobre como a Secretaria poderia melhorar a coleta e a
Organizao de dados necessrios a sua tomada de deciso, foram as seguintes: Capacitao
dos funcionrios; treinamento (workshop, palestras, cursos); trabalhos em equipe, a melhoria
do espao fsico; informatizao; implementao de um sistema que interligue todas as
gerncias; criao de um setor para centralizar a informao gerencial e conseqentemente a
disseminao das informaes; designar profissionais que devero ficar responsveis pela
coleta, disseminao das informaes pertinentes, valendo-se dos recursos metodolgicos e da
tecnologia de informao; descentralizao das informaes; criao de banco de dados e
criao de uma rede.
O interessante das respostas consiste no fato de que os entrevistados possuem conhecimento
da importncia em disseminar as informaes, a descentralizao da mesma e a
conscientizao em se trabalhar em grupo com um nico propsito de melhorar os processos,
e por fim, trabalhar a cultura, pondo em prtica o compartilhamento das informaes
gerenciais.
XI SIMPEP Bauru, SP, Brasil, 08 a 10 de novembro de 2004
6. Consideraes Finais
Diante da problemtica abordada neste trabalho, podemos relatar que a Secretaria de
Administrao trata informalmente suas informaes, mesmo diante de gestores que possuem
o hbito de buscar informaes, alm de no possui uma estrutura satisfatria para o trabalho
da informao. Esta afirmativa advm da anlise dos dados do questionrio aplicado dentre os
Gerentes e Diretores da Secretaria, onde ficou bem explcito que no existe tcnicas
especificas para a anlise dos desempenhos, mas verifica-se que cada gestor utiliza-se de
relatrios (em sua maioria) confeccionados por eles mesmos e quando necessrio. Cabe
destacar, a existncia de uma cultura totalmente voltada para a centralizao da informao,
com a sndrome de Informao Poder. Quanto aos recursos utilizados pela Secretaria
verifica-se que no existem programas, ou at mesmo um setor responsvel pela
sistematizao de informaes, que realize a busca de informaes.
Estamos vivendo um tempo em que as mudanas esto acontecendo rapidamente e os recursos
esto cada vez mais escassos, exigindo que todos trabalhem estrategicamente para obter o
melhor resultado com o melhor custo possvel, e quanto mais bem informado voc estiver,
poder conseguir um diferencial e se tornar cada vez mais eficaz em suas atividades. Nesta
perspectiva, os resultados obtidos com a realizao desta pesquisa, apontam uma situao
precria da secretaria de administrao, na medida em que, os gestores trabalham totalmente
isolados e as informaes fluem com bastante dificuldade, dificultando o fluxo da informao
e a gerao de novas informaes estratgicas para o processo de tomada de deciso.
A partir destes resultados, seria recomendvel para a secretaria pesquisada, a implantao de
um programa de inteligncia competitiva, a partir do reconhecimento das reais necessidades
de informao dos integrantes da organizao; de melhorias nos nveis de confiana entre
pessoas e setores que compem a secretaria, o aprimoramento das qualificaes relativas ao
trato das informaes, a formao de redes de contatos pessoais e os mecanismos que
facilitam o fluxo da informao. A criao de um programa de inteligncia competitiva no
uma soluo milagrosa para melhorar o fluxo de informaes na empresa. Mas, um
investimento de longo prazo, que possibilitar o desenvolvimento intelectual, atravs do
trabalho da informao, gerando conhecimento.

Referncias
BARBOSA, R. R. (1997) -Monitorao ambiental: uma viso interdisciplinar. Revista de Administrao. V.32,
n4, p42-53.
CANDIDO, G.A., ARAUJ O, N. M. (2003) - As Tecnologias de Informao como Instrumento de Viabilizao da
Gesto do Conhecimento atravs da Montagem de Mapas Cognitivos. Revista Cincia da Informao. V.32, n
03, p. 38-45.
CARVALHO, E. L., et alli. (1998) - Economia e tecnologia: informao e conhecimento. ENEGEP. ANAIS,
Niteri.
CARVALHO, H. G., SANTOS, N. (1999) - A estreita relao entre gesto do conhecimento e inteligncia
competitiva. I Workshop de Inteligncia competitiva & Gesto do Conhecimento. ANAIS, in: CD, Rio de
J aneiro.
CHIAVENATO, I. (1994) - Administrao de Empresas: uma abordagem Contingencial. 3 edio.So Paulo:
Makron Books do Brasil.
CORTEZ, Andra D. (2002) - Construindo um modelo estratgico na rea de marketing a partir do sistema de
informaes gerenciais apoiado pela inteligncia competitiva e pelo monitoramento ambiental inteligncia. In:
Workshop Brasileiro de Inteligncia competitiva e gesto do conhecimento, 3., 2002, So Paulo. ANAIS.
CONGRESSO NACIONAL DA SOCIEDADE BRASILEIRA DE GESTO DO CONHECIMENTO.
DAVENPORT, H. T., PRUSAK, L. (1998) - Conhecimento empresarial: como as organizaes gerenciam o seu
capital intelectual. Campus. Rio de J aneiro.
XI SIMPEP Bauru, SP, Brasil, 08 a 10 de novembro de 2004
HERRING, J . (1997) - Producing CTI that meets senior managements needs and expectations. In: SCIP
COMPETITIVE TECHNICAL INTELLIGENCE SYMPOSIUM. Boston. Managerial issues.
J AKOBIAK, F. (1998) - L'Intelligence conomique en Pratique. Paris: ditions d'Organisation.
LEONARD-BARTON, D. (1995) - Wellsprings of Knowledge. Boston: Harvard Business School Press.
MARCONI, Marina de Andrade, LAKATOS, Eva Maria. (1999) - Tcnicas de pesquisa. Atlas. 4 Edio. So
Paulo.
MILANI J R, ., CANONGIA, C. (1999) - Como melhorar a competitividade das pequenas empresas
brasileiras?. I Workshop de Inteligncia competitiva & Gesto do Conhecimento. ANAIS, in: CD, Rio de
J aneiro.
NONAKA, I., TAKEUCHI, H. (1995) - The Knowledge Creating Company. New York: Oxford University
Press.
OBRIEN, J . A. (2001) - Sistema de informao e as decises gerenciais na era da internet. Saraiva. So Paulo.
PEREIRA, L. K, DEBIASI, F. ABREU, A. (2002) - Inovao tecnolgica e Inteligncia competitiva: um
processo interativo. READ PPGA UFRS, v.22, n 03, Porto Alegre-RS.
POLLONI, E.G. F. (2000) - Administrando Sistemas de Informao: Estudo de viabilidade. Futura. So Paulo.
PRESCOTT, J . E., MILLER, S. H. (2002) - Inteligncia Competitiva na prtica. Campus. Rio de J aneiro.
SAPIRO, A. (1993) - Inteligncia Empresarial: A revoluo informacional da ao competitiva. Revista de
Administrao de empresas, So Paulo, 33(3); 106-124.
TYSON, K. (1993) - The Complete Guide to Competitive Intelligence.Prentice. Hall. New J ersey