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10 COISAS QUE TODO GERENTE

DE PROJETOS DEVE SABER

Data do documento
05 . 10 . 2014

10 COISAS QUE TODO GERENTE DE PROJETOS DEVE SABER

Otermoeottulo"GerentedeProjeto"geralmenteserefereaquemdadaaresponsabilidadede
entregarumprojetonoprazo,dentrodooramentoeescopo,enonveldedesempenhocorreto.Os
melhores gerentes de projetos so aqueles que constantemente entregam no prazo e dentro do
oramentoetambmatendemouexcedemasexpectativasdosstakeholders.
Todogerentedeprojetotemquelidarcomdiferentesmetas,ambientesdiferenteseporltimo,mas
nomenosimportante,compessoasdiferentes.Portanto,apenasoconhecimentotericoaliado
experinciaprticavotransformaroprofissionalemumexcelentegerentedeprojetos.
Ento,quandovocpensasobrequaishabilidadessonecessriasparaserumexcelentegerentede
projetos, deve primeiro pensar que um excelente gerente de projeto no ter uma qualidade
especfica.Emvezdisso,elevaiterumconjuntodequalidadesqueprecisamserequilibradaspara
atender s necessidades do projeto. Alm disso, no h nenhuma ordem especfica para estas
qualidades,etodaselasdesempenhamumpapelimportante.Nesteartigo,eudareias10principais
qualidadesquesonecessriasparaumgerentedeprojetosbemsucedido,pelaminhaperspectivae
experincia.

1. Inspirar uma Viso Compartilhada


Deixemefazeralgumasperguntasaqui.Oquetornaumaequipemaisprodutivadoqueooutra?O
quequereneumaequipepermitindoqueosmembrostrabalhemjuntosdeformamaiseficaz?A
respostamuitosimples.Comoqualquerboaparceria,umingredientechavedotrabalhodaequipe
desucessoterumavisocompartilhada,ouseja,mutuamentecriarumaimagemdeumfuturoideal.
Humafrasefamosa,"Visosemaoumsonhoeaosemvisoumpesadelo".Aquieuestou
mereferindoltimapartedacitao.Comoumlderdeprojetoeficaz,vocdeveterumavisosobre
paraondeireacapacidadedearticulla,demodoqueaequipeentendaoqueprecisaserfeitoe
comovaiserfeito.
fcilseconfundiravisocomumobjetivo.Visoenvolveumpanorama,umalvogeraldoprojeto.
Objetivo, por outro lado, mais especfico, mensurvel e calendarizado. H muitas maneiras de
alcanarumobjetivo.Escolhaamelhorcombaseemsuaexperinciaeseatenhaaisso.Definirotom
apropriadonoinciopermitirumanavegaosuavepelaestradaeterumarealizaobemsucedida.

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Pararesumir,quandoosmembrosdaequipecompartilhamumavisosimilar,elessesenteminvestidos
deentregaroseumelhor.

2. Seja um Bom Comunicador


Ashabilidadesdecomunicaosomuitoimportantesparaocrescimentodacarreiradeumgerente.
Sevocpararparaver,grandepartedotempodeumgerentedeprojetosgastoemcomunicaoe
participaoemreunies.Quandoacomunicaousadacomtantafrequncia,nopodemosnos
daraoluxodefazlamal.
Nopapeldegerentes,lidamoscomdiferentesprojetoseinteragimoscomaspessoasemtodosos
nveis.Comocadaprojetodiferenteecada pessoadiferente,aabordagemterdevariar para
garantirquevoctireomelhorresultadodeumapessoaemqualquersituao.Paraalgumaspessoas
em sua equipe, voc precisa apenas dizer a tarefa e o fim do prazo, no entanto, outras pessoas
precisamserlembradasdiariamentesobreoqueelasdevementregar.Almdissohalgumaspessoas
quenofalamsobreproblemasqueestoenfrentandoamenosquevocvearranqueainformao
delas.
O fundamental que um grande gerente de projetos ir instintivamente saber como equilibrar a
situaoefaroqueforprecisopararealizarotrabalhoeentregaroprojetocomsucesso.
Gestoresdevemsercomunicadores,apresentadores,facilitadores,eldereseficientes.Acomunicao
umaparteimportanteparacadaumadessasreaseumadasmelhoreshabilidadesdeseterpara
subiraescadacorporativa.
Deixemecompartilharalgumasdicasparaserumbomcomunicador
1. Conversecomoseutime(faainteraoregularcomosmembrosdaequipe);
2. Aumentesuashabilidadesdeescuta;
3. Domineaartedeescreveremails;
4. Domineashabilidadesdecomunicaoverbalenoverbal;
5. Sejaproativoemsuacomunicao;
6. Mantenhacomunicaopositiva.

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Pararesumir,aartedacomunicaoalinguagemdaliderana.Comogerentedeprojetos,vocdeve
saberquandovocprecisaserabertoehonestoequandoempregardiplomacia.

3. Seja Forte nos Fundamentos


Comoumgerenteeficiente,vocdeveobedeceraumconjuntodefundamentosdegerenciamento
deprojetos.
Fortalecernossoconhecimentonosfundamentosdegerenciamentodeprojetosmuitoessencial.
Algunsbuscamistoatravsdecursosetreinamentoformais,algunspreferemautoaprendizageme
leitura,eoutrosaprendematravsdetreinamentoprtico.
Eudiriaqueprecisoseespecializaremgerenciamentodeprojetoscomoumaprofisso,reunindo
experincia, bem como atravs do ganho de conhecimentos e contatos. Participar de um grupo
especficoparagerenciamentodeprojetos,comoPMI,vainoscolocaremcontatocommuitosoutros
nanossaprofisso,enosmanteratualizadossobreasquestesedesenvolvimentosdadisciplina.
Oretornonomedidoemtermosdedias,masemtermosdeanos.Comotempo,veremosquetemos
maisexperincia,maisconhecimentofundamental,maiscontatosemaissucessosdoquenossospares.

4. Priorize
Oproblemaquetodosnstemosassimqueentramosnoescritrioeabrimosolaptopafixaopelo
email.Issonosdistraidefazerastarefasqueprecisamosoupretendemos.Criarumalistadetarefas
epriorizlamantmvocfocadoemalcanarseusobjetivos.Riscarastarefasdasualistacriaum
verdadeirosentimentoderealizaoeimpulsionaaindamaisasatividadesdoprojeto.
Apriorizaodetarefasnosajudaamelhoraroseugerenciamentodetempoereduziroestresse,
mastambmirajudloaalcanarseusobjetivosmaisimportantes.
Vocpodeusaramatrizdepriorizaoabaixoqueirajudlomuito.

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OQuadranteII(importanteseurgentes)ondevocdevefocaramaiorpartedasuaenergia.
Eugostariadecompartilharalgumasdicasparapriorizartarefas:
1. Crieumalistadecoisasafazerdiariamente;
2. Avalieovalordecadatarefa(porexemplo,otrabalhoparaoclientetemmaiorprioridadedo
queotrabalhointerno);
3. Sejaflexvelparamudanadeprioridades;
4. Imponhaprazosrigorosos(passarmuitotempoemumaprioridadevaiimpedilodeconcluir
outrascoisasdesualista).
PararesumirApenasoatodepriorizaregerenciarvaiaumentarosucessodoprojeto.

5. Delegue
Estaoutrahabilidadeinteressante.Umprojetoqueparecemuitocomplicadoprimeiravista,
derepente,bastanteadministrvelquandovocodivideentresuaequipe.Quandovocdelega
tarefasparasuaequipe,vocmultiplicaaquantidadedetrabalhoquevocpodefazer.
Adelegaoumaviademodupla.destinadaadesenvolvertantoogerentedeprojetos,quanto
apessoacomquemogerentedeprojetostrabalha.Ogerentedeprojetostemqueterexperincia
emdelegartrabalhoparaosmembrosdesuaequipe.Nodelegueapenasporqueotrabalhoque
vocestavafazendoerachatoouporquererselivrardele.

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Muitas pessoas tm medo da delegao. Eles temem que, se delegarem, o trabalho no ser
realizado.Prazosnoserocumpridos.Umamatrizdedelegaoirajudlonaescolhadorecurso
certoedelegarastarefasdeformaadequada.

DelegarIstoquandovoctemorecursocerto,comahabilidadeeavontadepararealizar a
tarefa.Vocpodedelegardiretamenteotrabalho.
GuiarVocprecisaorientaresterecurso(funcionrio),demodoqueeletenhaahabilidadecorreta
paraexecutaratarefa,jqueeletemavontade.
MotivarVocprecisaidentificaromotivodafaltadevontade(sedevidotarefa,fatorespessoais
ouqualqueroutrofator)emotivarorecurso(funcionrio)paraqueeleentendaeassumaatarefa.
Direcionarnecessrioidentificaromotivodafaltadevontadeetambmdaralgumtreinamento,
eorientaromembrodaequipeparateroseuconjuntodehabilidadesmelhoradas.Umavezfeito
isso,elevaiestarprontoparaassumiratarefa.
Adelegaooferecemuitosbenefcios.
1. Permitequevocseconcentre;
2. Fazomelhorusodacapacidadedaequipe;
3. Criaraoportunidadededesenvolversuashabilidadeseasdesuaequipe;
4. Aumentaamotivao.
Maslembresesempreque,comogerentedeprojeto,vocresponsvelpeloprojetoeprecisa
realizaroacompanhamentoadequadoapsaconclusodetodasastarefasdelegadas.

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6. D Crdito Equipe, Fique com a Culpa para Voc


Comogerentedeprojeto,vocdeveseresponsabilizarportudooqueaequipeproduz(sucessos
oufracassos).Paraserumlder,vocdevesercapazdelevaraculpapelasfalhasedarocrdito
paraaequipeportudooqueconsegue.Nosoaestranho?
Sevocvailevartodaaculpaerepassartodoocrdito,porquediabostodomundoquerserum
lder?
Sevocquertertodososcrditoserepassartodaaculpa,entoissorepresentamediocridade,e
noliderana.Umverdadeiroldernopodeserassim.
Deixemecompartilharumadasexperinciasquefoicompartilhadapeloexpresidentedandiae
renomadocientista,Dr.AbdulKalam.Em1973elesetornouodiretordeprojetosdoprogramado
veculodelanamentodesatlitesdandia,comumentechamadodeSLV3.Seuobjetivoeracolocar
osatlite"Rohini"dandiaemrbitaat1980.
Elerecebeufundoserecursos.Milharesdepessoastrabalharamemconjuntoparaalcanaresse
objetivo.
Em1979,nomsdeagosto,suaequipepensouqueelesestavamprontos.Comoeraodiretordo
projeto,elefoiparaocentrodecontrole,depoisdediscutirosdetalhesfinaiscomaequipe,ele
lanouofoguete.Noprimeiroestgiodolanamento,tudofuncionoubem.Noentanto,nosegundo
estgio,falhou.Foiumgrandefracasso.
Nomesmodia,opresidentedaOrganizaodePesquisaEspacialdandia,Prof.SatishDhawan,
convocou uma conferncia de imprensa e conduziu a conferncia ele mesmo. Ele assumiu a
responsabilidade pelo fracasso ele disse que a equipe tinha trabalhado muito duro, mas que
precisavademaisapoiotecnolgico.Eleassegurouaosmeiosdecomunicaoque,emumano,a
equipe iria definitivamente ter sucesso. O Dr. Abdul Kalam era o diretor do projeto, e foi seu o
fracasso, mas em vez disso, o Prof. Dhawan assumiu a responsabilidade pelo fracasso como
presidentedaorganizao.
Noanoseguinte,emjulhode1980,aequipedeAbdulKalamtentounovamentelanarosatlite
edestavezelesconseguiram.Anaointeiraestavaeufrica.Maisumavez,houveumaconferncia

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deimprensa.OProf.DhawanchamouDr.Kalamdeladoepediulheparaconduziraconfernciade
imprensadessavez.
ODr.Kalamaprendeuumaliomuitoimportantenaqueledia.Quandofalhasacontecem,older
daorganizaoseresponsabilizapelofracasso.Quandovmosucesso,eleoentregasuaequipe.
Aequipevaidefinitivamenteficarmotivadaquandoseulderlhesdtodoocrditopelosucessodo
projeto,masabsorvetodaaculpapelosfracassos.Elemotivaaspessoasadar200%paraajudara
causa/projeto.

7. Executar Reunies Bem


Comogerentedeprojeto,odiatodonosCercadereuniessejamreuniesregularesdestatus,
reunies de equipe, reunies com o cliente ou qualquer outra reunio aleatria. Temos que
conhecerasregrasbsicasquedevemseradotadasparaaexecuodeumareuniocomsucesso.
Afimdelembrarasequnciadeeventos,umapequenatcnicadadaabaixo.
AplicaratcnicaTARAC
TTempo
AAgenda
RRegras
AItensdeAo
CCompromisso
Voc precisa acompanhar o tempo. Todo mundo est ocupado, ento precisamos realmente
entenderissoquandonsorganizamosqualquerreunio.
Publiqueaagendaantesdareunio,assimaspessoaspoderovirpreparadas.
Estabeleaalgumasregrasbsicasparaefetivamenteexecutarumareunio.Atenhaseordemdo
dia. Se voc perceber que as discusses esto sendo desviadas, voc precisa parar e trazer os
participantesdevoltaagenda.Concentresenosproblemasenonaspessoas.
Discutaefinalizetodosositensdeaoeasdecisestomadasduranteareunio.

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Obtenhaocomprometimentodosrecursosparacadaumdositensdeaoededeciso.
Almdisso,muitoimportantequevocenvieumaatadareunio,assim,mesmoqueaspessoas
tenhamperdidonotenhamentendidoositensdeao,issoficaresclarecido.Faatambmo
acompanhamentodaconclusodositensdeaodepoisdareunio.

8. Especialista na Tomada de Deciso


Atomadadedecisoumahabilidadeessencialdeliderana.Vocpodeserumgerentedeprojeto
bemsucedido,sevocpodeaprenderedesenvolverahabilidadedetomardecisesponderadas,
emtempotil.Se,noentanto,voctomardecisesruins,suavidacomolderserbrutalmente
curta.Tomardecisesoportunasreduzaquantidadedetempogastoemproblemasinesperados,
mantendoumprojetonoprazoedentrodooramento.
Ospassosdadosabaixovoajudloatomarasmelhoresdecises:
Passo1Identifiquetodasasopespossveis,incluindoasvantagensedesvantagensdecada
uma.
Passo2Tomeadecisoeacomuniqueatodososstakeholdersqueseroafetados.
Passo3Defendaadecisoenoolheparatrs.
Passo4Monitoreonovocaminho,eestejaatentoaossinaisquevocprecisaparatomaruma
novadecisoouajustarorumo.
Comolderdeprojetoeficaz,vocdevesaberoquorpidoadecisoprecisaserfeitaeconsiderar
todas as opes antes de finalizar e deve aceitar a responsabilidade por todas as decises,
independentementedoresultado.

9. Lies Aprendidas
Depoisdeentregarcomsucessoumprojeto,muitoimportanteparaqualquergerentedeprojeto
fazerumcomunicadoparaaorganizao,destacandoosobjetivosdoprojetoeosbenefciospara
aempresa.Antesdisso,executearevisopsimplementaoparaentendersefoientregueoque

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era esperado, as diferenas entre planejado versus real, alm do feedback dos clientes e
stakeholders.
Porltimo,masnomenosimportante,estacelebraocomaequipepelosesforosqueeles
dedicaramparaoxitodoprojeto.Depoisdegastarostempoeenergiaparaosucessodaentrega,
sua equipe merece recompensas e reconhecimento. Um jantar para a equipe, um passeio,
presentesououtrasrecompensassocustosmenoresquegeramumgranderetornoemtermosde
motivaoesatisfaonotrabalho.
Tambm importante a realizao de sesses de Lies Aprendidas envolvendo todos os
stakeholdersparaapreenderasmelhoresprticaserecomendaesquepodemserlevadaspara
projetosfuturos.Vocprecisaencontrarumamaneirademanterocontroledasmelhoresprticas
paracadaprojeto.Acriaodeumregistropermanentequevocououtrapessoapodeconsultar
nofuturoumamaneirapoderosaparagarantirqueoseutrabalhonopassardespercebido.
Todosnscometemoserros,asabedoriaestemnocometeromesmoerromaisdeumavez.

10. No Tenha Medo do que Poderia Dar Errado


Semcometererros,nosaberamoscomofazerascoisasdireito.
Amaioriadosprojetosnovai100%deacordocomoesperado,esedesviamdoplanodoprojeto.
Um gerente de projeto proativo tenta resolver todos os problemas potenciais antes que eles
aconteam, atravs do desenvolvimento de um Plano de Gesto de Riscos, monitoramento e
resoluo de todos os problemas. Nem todos os problemas podem ser previstos e muitos
dificilmentepodemocorrer,porissonotenhamedodoquepoderiadarerrado!
Poucascoisasestosimplesmenteforadenossocontroleensvamos,inevitavelmente,cometer
errosemnossacarreira.
A chave aprender com seus erros, compreendendo o que no funcionou e como voc pode
melhorardaprximavez.

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CONCLUSO
Comogerentedeprojeto,gerenciarpessoasnoapenassobrecomorealizarotrabalho.Paraser
realmenteumgrandelder,svezesprecisoiralmdoqueotrabalhoexige.Devemosnosdestacar
comoldereseserummodeloparaosnossosfuncionrios.Esperoqueasqualidadesqueeudiscuti
nesteartigooajudememsuacarreiraeotransformeemumexcelentegerentedeprojeto.

Autor:VijayalakshmiMuthukrishnan,PMP

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