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FACULDADE ANHANGUERA UNIDERP

Centro de Educao a Distncia

Disciplina: GESTO DE PROJETOS


ADMINISTRAO

Professor Presencial: Claudiene Mota de Arajo


Prof. EAD: Renata M. G. Dalpiaiaz

Araguana - TO
16 de Abril de 2015
SUMARIO
Introduo.......................................................................................................................03
Apresentao da empresa................................................................................................04
Definio sobre a Gesto de Projetos..............................................................................04
Avaliao das oportunidades...........................................................................................05

Apresentao do escopo do projeto.................................................................................05


Tarefas e pessoas envolvidas......07
Cronograma.....................08
Monitoramento........08
Finalizao do projeto.....09
Concluso........................................................................................................................10
Referencias Bibliogrficas...............................................................................................11

INTRODUO
Este trabalho nos mostrara a importncia de Gesto de projetos na administrao
das empresa, qual o significado e como poderemos usar a gesto de projetos no nosso
cotidiano. Poderemos compreender como a implantao de um projeto bem elaborado
pode resultar em bons resultados e perceber que um pequeno deslize pode resultar no
fracasso total de um projeto seja ele pequeno ou simples.

Este trabalho apresenta as necessidades mais evidentes de uma empresa, iremos


analisar os membros envolvidos, levar em considerao tempo de execuo, estrutura,
oramento entre outros.
A empresa escolha para o desenvolvimento desse trabalho foi prefeitura
Municipal de Xambio, onde implantaremos um projeto com os requisitos solicitados
nesse trabalho.

APRESENTAO DA EMPRESA
A Prefeitura municipal de Xambio situada no centro da cidade, fundada no ano
de 1976, conta com um prdio de 324 m, com um quadro de 43 funcionrios, com
horrio de atendimento de 07:00 as 13:00 aberto de segunda a sexta para o atendimento
a populao. Atualmente com sua gesto vm conseguidos bons frutos e expandindo
seus projetos.
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E dividia em 12 salas nelas contendo os departamentos de, Recursos humano,


Coletoria, Contabilidade interna, Financeiro, Administrao Interna, Gabinete,
recepo/Atendimento ao Publico. Conta ainda com departamentos de emisses de
CTPs, CI e Reservistas. As demais secretarias e departamentos esto espalhadas pela
cidade em pontos estratgicos, para facilitar o atendimento a populao.
DEFINIO SOBRE A GESTO DE PROJETOS
Gesto de Projetos, um empreendimento que ser executado em um
determinado tempo, para melhorias e solues de problemas na organizao, ter um
foco em um tempo definido e que traga melhores resultados, que no pode ser
assimilado com as rotinas da empresa.
Quando ocorre isso podem ocorrer riscos que afetem o projeto, tanto pra melhor
como pode entrar em conflito e ocorrer erros no projeto. Escopo seria como tarefas a
realizar para chegar ao resultado esperado do projeto. Entregveis so os documentos
que deveram ser entregues assim que o projeto for realizado. Entre os demais processos
que devem ser seguidos est o oramento, cronograma, tempo de execuo, melhores
praticas, entre outros.
O Projeto deve ser inspecionado, monitorado, controlado, para que seja bem
executado, auxiliando nos processos de documentaes necessrias, divergncias,
dvidas e problemas que podem ocorrer durante o processo do projeto.
Gesto de projetos o ato de administrar e gerenciar um projeto especfico. O
projeto pode ser de diferentes reas, porm, sua execuo est dentro de um prazo
predefinido. A gesto exige aes definidas com rotinas especficas de gerenciamento,
manuteno, controle, tempo para iniciar e para finalizar, custos, qualidade,
comunicao, controle de riscos e recursos disponveis para execuo do projeto.

AVALIAO DA OPORTUNIDADE
Com a visita feita na empresa podemos observa o seguinte: Todos os
departamentos e secretarias so informatizados, contendo seus prprios computares e
impressoras. O controle e manuteno dos equipamentos e assessoria tcnica ficam por
conta de uma empresa contratada (um terceirizada) atravs de um processo licitatrio.

A questo que a demanda por servios e assistncia tcnica muito grande. Os


chamados so freqentes, pois a maioria do s departamentos lida com sistemas e
burocracias e os sistemas precisam se atualizados constantemente, e sendo assim a
empresa contratada no consegue atender a todos os chamados, pois conta com uma
equipe muito pequena e com tcnicos sem muita experincia, o que acaba
comprometendo a qualidade e o desempenho do trabalho por parte dos funcionrios.
ESCOPO
Objetivos gerais
Propor a implantao de um Departamento especializado em Tecnologia da
informao compostos por tcnicos especializados que estaro disponveis para atender
demanda por assistncia tcnica e substituio de equipamentos e peas de reposio,
alm de dar assessoria e treinamento para os funcionrios.
Objetivos Especficos

Dar mais agilidade aos processos;

Diminuir o custo com a contratao de pessoal terceirizado;

Reduzir o custo com manuteno de mquinas e equipamentos de reprografia;

Controlar a aquisio de peas de substituio;

Identificar os gargalos resultantes da falta de gerncia;

Acompanhar as mudanas e monitorar as aes que podem resultar em gastos


desnecessrios;

Treinar e capacitar os funcionrios.


Resultados esperados com a execuo
Espera-se com a implantao do Departamento de Tecnologia reduzir,
primeiramente, os gastos com a contratao de uma empresa para dar assistncia e
assessoria. Acabar com o alto ndice de reclamaes por conta de servios prestados ou
deixados de prestar. Modernizar e melhorar o atendimento. Melhorar a qualidade dos
servios prestados. Substituir os equipamentos ultrapassados. Desenvolver e adquirir
softwares especficos de gesto ou contratar empresas srias para instalar e gerir
softwares terceirizados.
Para os gestores essa coleta de dados organizados por setor facilita tanto para
tomar decises importantes, como tambm para entender como cada departamento est
sendo conduzido para atingir o objetivo esperado pela empresa.
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Abrangncia do Projeto
Esse projeto de Proposta de Criao do Departamento de Tecnologia abrange
todas as secretarias e demais departamentos ligados Prefeitura Municipal de Xambio.
Integrar todos os setores e com isso reduzir drasticamente o nmero de chamados por
conta de falhas nos equipamentos. Preparar e capacitar os usurios para fazer bom uso
de todos os recursos disponveis. Diminuir o elo entre todos os setores melhorando a
comunicao interna e externa.
A proposta visa atender a todos os departamentos e secretarias vinculadas ao
municpio, para que possam agir a partir de informaes e dados consistentes e
detalhados que resultaro em decises acertadas.
Justificativas do Projeto
Todas as secretarias e departamentos do municpio de Xambio so
informatizados. Diariamente ocorrem problemas como falhas em sistemas especficos
de gesto, falha de hardware e software, problemas com conexo internet, problemas
na rede local, impressoras, substituio de cartuchos e toner, dvidas com relao ao
uso dos sistemas operacionais, dvidas com relao ao uso de editores de texto,
planilhas de clculo, dentre outros eventos que ocorrem cotidianamente e que precisam
de atendimento prioritrio e rpido. Porm, isso no vem ocorrendo, a demora no
atendimento causa estresse e atrasos nas atividades dos funcionrios.
O projeto se torna relevante por concentrar o trabalho em reas especficas e
com pessoas treinadas para prestar atendimento com rapidez e segurana. Com a
capacitao constante da equipe de TI as reas de abrangncia do projeto sero
definidas por prioridade e para cada problema especfico haver uma pessoa
especializada para prestar atendimento, alm, claro, de apresentar relatrios com todas
as informaes pertinentes ao problema e ao local onde o mesmo ocorreu, com isso
teremos condies de montar um grfico com os ndices de atendimento por rea de
abrangncia mostrando qual secretaria ou departamento vem ocorrendo falhas querem
seja por mau uso dos equipamentos quer seja por falhas de hardware ou software.
TAREFAS E PESSOAS ENVOLVIDAS
As tarefas so importantes para determinamos o sucesso do projeto e
conhecermos cada deciso a ser tomada.
Tarefa 1

o Propor ao departamento de recursos humanos a contratao de


um tecnlogo com formao superior para gerenciar a equipe de
TI.
Tarefa 2
o Verificar junto ao quadro de pessoal se h algum com formao
e conhecimento em informtica nas reas de rede de
computadores, desenvolvimento web e de software, sistemas
operacionais e servidores.
Tarefa 3
o Solicitar junto ao departamento de pessoal a transferncia de
funcionrios com conhecimentos nas reas de abrangncia do
projeto para integrar a equipe de TI.
Tarefa 4
o Montar uma estrutura para treinar e capacitar o pessoal de TI,
com salas e equipamentos de treinamentos e professores
capacitados.
Tarefa 5
o Treinar o pessoal que ira integrar a equipe de TI e que iro
trabalhar no Departamento de Tecnologia da Informao.
Tarefa 6
o Levantamento de custo de treinamento de pessoal;
o Levantamento de custo de aquisio de material para montagem
da sala a ser usada para testes de softwares e hardwares.
o Levantamento de custo para aquisio de equipamentos de
substituio para mquinas de reprografia e impressoras.
o Levantamento de custo para manuteno de salrios do pessoal da
equipe de TI que iro integrar O Departamento de Tecnologia da
Informao.

Tabela 1
Profissionais

Tarefa
1

Tarefa
2

Tarefa
3

Tarefa
4

Tarefa
5

Total
Horas

de

Gestor do projeto 15
0
Gestor
0
15
Operacional 1
Gestor
0
10
Operacional 2
Analista 1
0
20
Total
Fonte: Gestor do Projeto

20

35

10

15

40

15

30

15

10

45
150

CRONOGRAMA
A proposta de criao do Departamento de Tecnologia da Informao ter prazo
para terminar em 30 de Dezembro de 2015.
Cronograma de execuo.
Tabela 2
Ms
Jan Fer Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
Tarefa 1
Tarefa 2
Tarefa 3
Tarefa 4
Tarefa 5
Tarefa 6
Fin. Do Projeto
Fonte: Gestor do Projeto
MONITORAMENTO E AVALIAO DE RISCOS
O monitoramento das atividades permite que a equipe do projeto tenha uma
viso clara da sade do projeto e destaca as reas que exigem ateno adicional.
Tambm controla todo o esforo do projeto. Cada atividade indica no cronograma seu
tempo de execuo estabelecido.
Monitoramento

Reunies com a equipe do projeto para avalio das aes;

Estudo do escopo;

Estudo dos grficos para acompanhamento da realizao das tarefas;

Anlise de contratos antigos para detectar falhas na execuo de tarefas;

Controle de qualidade

Reunies com o departamento jurdico e de recursos humanos para estudar a viabilidade


de implantao do projeto.
Controle de Riscos

Desacordo com relao ao edital de concurso para vagas de tecnlogo nvel superior e
tcnicos especialistas;

Reduo dos investimentos em novos equipamentos;

Equipe despreparada para lidar com assuntos complexos;

Ausncia de licitaes para aquisio de equipamentos de hardware e software para o


departamento a ser criado e para atender a demanda por substituio.
FINALIZAO DO PROJETO
Foi realizada uma Reunio com todos os membros da equipe para anlise de
viabilidade do projeto e para discutir as falhas e acertos na execuo durante o perodo
de implantamento do mesmo. Analisamos se as metas e objetivos foram compridos e se
os resultados foram alcanados.
Como o monitoramento nos observamos que todas as tarefas foram compridas
dentro do prazo, e os resultados forma os melhores esperados. Nossa equipe foi bem
sucedida na implantao do projeto assim rendendo bons frutos e a ps o projeto chegar
no fim no prazo determinado nos finalizamos o projeto.

CONCLUSO

Gesto de projetos ou gerncia de projetos a rea da administrao aplicada de


conhecimentos, habilidade e tcnicas na elaborao de atividades que so relacionadas
para atingir um conjunto de objetivos pr-definidos, num certo prazo, com um certo
custo e qualidade. Projetos tm por caracterstica um trmino definido e sempre nico
de alguma forma, nesse quesito desenvolveremos nosso projeto reciclar. Pudemos
perceber que a anlise de viabilidade de projetos e investimentos tem sido uma
preocupao constante dos empresrios, nenhuma empresa ou organizao pode assumir
riscos que no tenha condies de custear ou que afetem o rumo do negcio. E sem
falar na forma que a tecnologia vem invadindo tudo ao nosso redor. Est bem informado
e atualizado na are de tecnologia da informao um passo a mais para se torna bem
melhor e poder trabalhar melhor e com rendendo bons frutos. Nos vimos a importncia
de um projeto bem elaborado, como se voc fizer alguma coisa errado pode acarretar
em um desastre do seu projeto.
Sendo assim, seguir todos os passos abordados nesse trabalho para se obter um
projeto bem sucedido, e que cumpra seu metas e objetivos.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
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KEELLING, Ralph; BRANCO, Renato H. F. Gesto de Projetos: Uma abordagem


Global. 2. ed. So Paulo: Saraiva, 2012.
Gesto de Projeto. Disponvel em: <http://www.gestaodeprojeto.info/>. Acesso em:
9 out. 2012.
Sebrae. Execuo e Gesto de Projetos. Disponvel em:
<http://www.sebrae.com.br/customizado/desenvolvimentoterritorial/comofazer/execuca
o-e-gestao-de-projetos>.
Monitoramento e Controle na Gesto de Projetos de Obras Industriais. Disponvel em:
<
http://www.administradores.com.br/artigos/administracao-enegocios/
monitoramento-e-controle-na-gestao-de-projetos-de-obrasindustriais/
26953/>.
A organizao da atividade de gerenciamento de projetos: os nexos com competncias e
estrutura. Disponvel em: <http://www.scielo.br/pdf/gp/v18n2/14.pdf>.

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