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Instituto Serzedello Corra

EXCEL AVANADO APLICADO


AO CONTROLE

Unidade 1
Operaes Iniciais com os Dados

Aula 1
Importao dos Dados

Copyright 2012, Tribunal de Contas de Unio


<www.tcu.gov.br>

Permite-se a reproduo desta publicao,


em parte ou no todo, sem alterao do contedo,
desde que citada a fonte e sem fins comerciais.

RESPONSABILIDADE PELO CONTEDO


Tribunal de Contas da Unio
Secretaria Geral da Presidncia
Instituto Serzedello Corra
2 Diretoria de Desenvolvimento de Competncias
Servio de Planejamento e Projetos Educacionais
SUPERVISO
Pedro Koshino
CONTEUDISTA
Helbert de Sousa Arruda
TRATAMENTO PEDAGGICO
Flvio Sposto Pompeo
RESPONSABILIDADE EDITORIAL
Tribunal de Contas da Unio
Secretaria Geral da Presidncia
Instituto Serzedello Corra
Centro de Documentao
Editora do TCU
PROJETO GRFICO
Ismael Soares Miguel
Paulo Prudncio Soares Brando Filho
Vivian Campelo Fernandes
DIAGRAMAO
Vanessa Vieira

Brasil. Tribunal de Contas da Unio.


Excel Avanado Aplicado ao Controle / Tribunal de Contas da Unio ;
conteudista: Helbert de Sousa Arruda. Braslia : TCU, Instituto Serzedello
Corra, 2012.
25 p. : il.
Contedo: Unidade 1: Operaes iniciais com os dados. Aula 1: Importao
dos dados.
Curso realizado no perodo de 22/05 a 19/06/2012 no Ambiente
Virtual de Educao Corporativa do Tribunal de Contas da Unio.
1. Importao de dados. 2. Normalizao de dados. 3. Manipulao de
dados. 4. Anlise de dados. I. Ttulo.

Ficha catalogrfica elaborada pela Biblioteca Ministro Ruben Rosa

Aula 1 Importao dos Dados


Quais os principais tipos de dados aceitos pelo Excel?
Como proceder importao dos dados?
Como navegar nos dados e selecion-los?
Como copiar e movimentar os dados pela planilha?
Iniciamos nossos estudos pelas operaes iniciais, abordando a
respeito dos dados. Esta apresentao inicial faz-se necessria, pois um
conjunto de dados, seja digitado ou importado, requer procedimentos
adequados fazendo com que o processo de manipulao torne o trabalho
mais fcil e direto.
Para facilitar o estudo, esta aula est organizada da seguinte forma:
Aula 1 Importao dos Dados3
Introduo 4
1. Tipos de dados5
2. Importao de dados9
3. Navegao pela planilha 15
4. Seleo de intervalos 17
5. Cpia e movimentao de dados 20
Sntese 24
Referncias bibliogrficas  25

Ao final desta aula, esperamos que voc tenha condies de:


conhecer quais os tipos de dados aceitos pelo Excel;
executar os procedimentos de importao de dados;
saber navegar pela planilha e selecionar as suas clulas;
copiar e movimentar os dados pela planilha.
Pronto para comear? Ento, vamos!

Unidade 1 - Aula 1 - Importao dos Dados

[3]

Introduo
A verso do Microsoft Excel 2003 j foi um importante produto,
segundo a opinio da maioria dos especialistas. J o Microsoft Excel
2007, por sua vez, eleva o padro deste programa a um novo nvel. Essa
verso atualiza as tarefas comuns de planilhas e aprimora sensivelmente
a potencialidade e a flexibilidade do programa. Quer seja uma tarefa
simples, quer complexa, o Microsoft Excel 2007 derruba as barreiras
entre a suposio e os dados.
A primeira surpresa dos usurios ao abrir o Microsoft Excel 2007
a ausncia das barras de menus e de ferramentas, visto que foram
substitudas pela Faixa de Opes. O programa possui uma nova
interface orientada a resultados, novos recursos de frmulas e um meio
muito mais rpido para criar grficos.
Os botes que aparecem automaticamente na planilha ajudam o
usurio com tarefas, como a verificao de erros em frmulas, as opes
de correo automtica, colagem, preenchimento automtico e insero.
Com um clique em um boto, pode-se escolher opes relacionadas
sua tarefa sem sair da planilha ou das clulas em que est trabalhando.
A nova interface de utilizador orientada para os resultados facilita o
trabalho no Microsoft Excel 2007. Os comandos e as funcionalidades at
aqui escondidos em complexos menus e barras de ferramentas so agora
fceis de encontrar em separadores orientados por tarefas com grupos
lgicos de comandos e funcionalidades. Muitas caixas de dilogo foram
substitudas por galerias de lista pendente com as opes disponveis e
sugestes descritivas ou foi disponibilizada pr-visualizao de exemplos
que o ajuda a escolher a opo certa.
O programa apresenta as ferramentas mais adequadas para
concretizar a tarefa, seja qual for a atividade a ser executada na nova
interface, como formatar ou analisar dados, por exemplo. O Microsoft
Excel 2007, que daqui por diante ser chamado apenas de Excel 2007,
possui vrias guias, grupos e comandos para realizar cada uma dessas
tarefas.

[4]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

1. Tipos de dados
Por meio do Excel 2007, possvel trabalhar com trs formatos de
dados nas planilhas. So eles:
Valores Constantes: um valor constante um tipo de dado
digitado diretamente na clula; sendo que pode estar em formato
de nmero, incluindo datas, horas, moedas, porcentagens,
fraes, notao cientfica ou em formato de texto. Os valores
so constantes e no podem ser alterados a menos que a clula
seja selecionada e seus dados editados. Exemplos: 43, Cdigo,
29/12/2011, 8:43 etc.
Frmulas: uma frmula uma sequncia de valores, referncias
de clula, nomes ou operadores que produzam um novo valor
a partir dos valores existentes. As frmulas sempre comeam
com um sinal de igual (=). O valor resultante de uma frmula
altera-se quando outros valores relacionados da planilha so
modificados. Exemplos: =A1+A2, =C4*10%, =D3/G5 etc.
Funes: as funes seguem a mesma linha de trabalho
das frmulas com a diferena de que estas possuem nomes
predefinidos e seus respectivos parmetros, fazendo com que
determinadas operaes sejam executadas de maneira simples e
direta. Exemplos: =SOMA(A1:A5); =HOJE(); =MDIA(B3:G7)
etc.
No Excel 2007, pode-se inserir trs tipos bsicos de constantes:
nmero, data e hora, e texto:

Nmero
Para digitar um nmero como valor constante, selecione uma clula
e digite o nmero. Os nmeros podem incluir caracteres numricos (de
0 a 9) e qualquer um dos caracteres especiais como, por exemplo, sinal de
mais, de menos, parnteses, vrgula, barra, cifro e sinal de porcentagem.
Se uma entrada consistir em qualquer caractere diferente dos
caracteres especiais apresentados, o Excel 2007 interpretar como texto.
Um exemplo de entrada vlida em uma clula seria rua dos Milagres n
173, CR 170.
Pode-se incluir pontos nos nmeros e vrgula, como em
1.000.000,00;
Unidade 1 - Aula 1 - Importao dos Dados

[5]

uma vrgula numa entrada numrica indica um valor decimal;


os sinais de adio digitados antes dos nmeros so ignorados;
coloque um sinal de subtrao antes dos nmeros negativos ou
coloque-os entre parnteses.
Ao criar uma nova planilha, todas as clulas utilizaro o formato de
nmero Geral. Sempre que possvel, o Excel 2007 atribui automaticamente
o formato de nmero correto para a sua entrada. Por exemplo, quando
se digita um nmero com o R$ antes ou um sinal de porcentagem aps,
o programa altera automaticamente o formato da clula de Geral para
Monetrio ou Porcentagem.
Os nmeros digitados so alinhados automaticamente pela direita
da clula e para incluir um nmero numa frmula, basta digit-lo aps a
insero do sinal de igual.
Nas frmulas, no se pode usar parnteses para indicar nmeros
negativos, pontos para separar milhares e nem cifres ($) antes dos
nmeros. Se for digitado um sinal de porcentagem (%) depois de um
nmero, o Excel 2007 ir interpret-lo como operador de porcentagem
e armazen-lo- como parte da frmula. O operador de porcentagem
atuar sobre o nmero anterior quando a frmula for calculada.

Texto
Um texto se compe de letras ou qualquer combinao de nmeros
e letras. Qualquer conjunto de caracteres digitados em uma clula que
no for interpretado pelo Excel 2007 como nmero, frmula, data, hora,
valor lgico ou valor de erro ser interpretado como texto. Quando o
texto digitado, os caracteres so alinhados automaticamente esquerda
na clula.
Para digitar um texto, selecione uma clula e digite-o. Uma clula
aceita at 32.767 caracteres e pode-se inclusive formatar os caracteres
individualmente dentro de uma clula.

Data e Hora
O Excel 2007 utiliza o relgio de 12 horas, para isso basta digitar
am ou pm, por exemplo, 3:00 PM. Pode-se tambm digitar as letras
a ou p em vez de am ou pm; deixando um espao entre a hora e a
letra, a menos que queira digitar am ou pm, assim, o Excel 2007 exibe
a hora utilizando o relgio de 24 horas, por exemplo, 15:00.
[6]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

possvel digitar data e hora na mesma clula, bastando para isso,


inserir um espao entre elas, lembrando que, para digitar datas, usa-se a
barra (/) ou o hfen (-).
Embora possam ser exibidas datas e horas em diversos formatos
padro, o Excel 2007 armazena todas as datas como nmeros seriais e
todas as horas como fraes decimais. Sendo datas e horas tratadas como
nmeros, elas podem ser adicionadas, subtradas e includas em outros
clculos. As datas e horas podem ser vistas como formato de nmeros
seriais ou como fraes decimais utilizando-se o recurso de formatao
de nmeros.
No se pode digitar nmeros em formato de data ou de hora
diretamente numa frmula, pois seria preciso inserir a data e a hora
em formato de texto, entre aspas, assim, sero convertidas no nmero
correspondente quando calcular a frmula. Veja o exemplo de uma
operao com datas a seguir: a frmula =12/5/11-5/3/11 no formato
DD/MM/AA apresentaria como resultado 68.

Exerccio: Mdulo01_Aula01_Exe01

Ateno!

1. Abra o programa Excel 2007;


2. altere a largura da coluna B para 18,00 (observe o valor sendo
alterado na caixa de informao de largura);

3. na clula B2 digite o valor 387, pressione ENTER e observe que o


contedo foi alinhado automaticamente para a direita da clula;
4. na clula B3 digite o texto TCU, pressione ENTER e observe
que o contedo foi alinhado automaticamente para a esquerda
da clula;
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[7]

5. na clula B4 digite o valor R$ 456. Aps pressionar a tecla


ENTER, volte com a seta do teclado para a clula B4 e note
que o contedo foi automaticamente formatado como Moeda
(esta informao exibida no grupo Nmero presente na guia
Incio);

6. na clula B5 digite a data 15/09/2011, pressione ENTER e


observe que o contedo foi alinhado automaticamente para a
direita da clula (significando que possvel realizar operaes
matemticas com as datas);
7. na clula B6 digite o valor 45, pressione ENTER e na clula B7
digite a frmula =B5+B6. Observe que a resposta inserida na
clula B7 a data 30/10/2011, ou seja, somou-se 45 dias data
inicial presente na clula B5;
8. na clula B8 digite a hora 10:37, na clula B9 digite a hora 8:52
e na clula B10 digite a frmula =B8-B9. Observe que surge o
valor 01:45 significando que essa a diferena de tempo entre
as horas digitadas;
9. v at a clula C2 e digite o valor (83), dentro dos parnteses
mesmo, pressione ENTER e observe que o valor alterado
automaticamente para -83;
10. na clula C3 digite a frmula =2^3-5+3*4*10%/2 e tente
identificar a sequncia dos clculos e porque o resultado desta
expresso resultou 3,6.
11. ao final, salve o arquivo com o nome Mod01_Aula01_Exe01.
xlsx na sua pasta Meus Documentos e feche o Excel 2007.

[8]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

2. Importao de dados
O Excel 2007 permite importar dados de um arquivo texto para uma
planilha. Esse procedimento pode ser efetivado mediante a utilizao do
comando Abrir ou pelo Assistente de Importao que examina o arquivo
original o qual ceder os dados a serem importados e auxiliar na escolha
da forma mais adequada ao resultado pretendido.
Existem trs formatos de arquivo de texto usados com mais frequncia
em importaes para planilhas do Excel 2007. So eles:
arquivos de texto com largura fixa (.txt), nos quais o caractere
TAB (cdigo de caractere ASCII 009) geralmente separa cada
campo de texto;
arquivos de texto (.txt) com delimitadores que separam os
campos, podendo apresentar-se com caracteres diferentes, como:
ponto e vrgula, barra, trao etc;
arquivos de texto com valores separados por vrgulas (.csv), nos
quais o caractere vrgula (,) geralmente separa cada campo de
texto.
E de acordo com o site de suporte da Microsoft referente ao Excel
2007, os outros formatos aceitos so os seguintes:
FORMATO

Pasta de trabalho do Excel

Pasta de trabalho do Excel


(cdigo)

EXTENSO

DESCRIO

.xlsx

O formato de arquivo padro com base


em XML do Office Excel 2007 no pode
armazenar o cdigo de macro do Microsoft
VBA (Visual Basic for Applications) ou
planilhas de macro do Microsoft Office
Excel 4.0 (.xlm).

.xlsm

O formato de arquivo do Office Excel


2007, baseado em XML e habilitado por
macro, armazena cdigo de macro VBA ou
planilhas de macro do Excel 4.0 (.xlm).

No momento em que Excel


2007 executa a operao
de abertura de um arquivo
(.csv), ele utiliza as
configuraes atuais de
formato de dados padro
para interpretar como
importar cada coluna
de dados. Se quisermos
ter mais flexibilidade na
converso destas colunas
em diferentes formatos
de dados, recomendvel

Pasta de Trabalho Binria


do Excel

Modelo

.xlsb

O formato de arquivo binrio do Office


Excel 2007 (BIFF12).

.xltx

O formato de arquivo padro do Office


Excel 2007 para um modelo do Excel no
pode armazenar cdigo de macro VBA ou
planilhas de macro do Excel 4.0 (.xlm).

utilizar o Assistente de
Importao de Texto.

Unidade 1 - Aula 1 - Importao dos Dados

[9]

.xltm

O formato de arquivo padro do Office


Excel 2007 habilitado por macro para
um modelo do Excel armazena cdigo de
macro VBA ou planilhas de macro do Excel
4.0 (.xlm).

Pasta de Trabalho do Excel


97- Excel 2003

.xls

O formato de arquivo binrio do Excel 97 Excel 2003 (BIFF8).

Modelo do Excel 97- Excel


2003

.xlt

O formato de arquivo binrio do Excel 97


- Excel 2003 (BIFF8) para um modelo do
Excel.

Pasta de trabalho do
Microsoft Excel 5.0/95

.xls

O formato de arquivo binrio do Excel


5.0/95 (BIFF5).

XML Spreadsheet 2003

.xml

Formato de arquivo do XML Spreadsheet


2003 (XMLSS).

XML Data

.xml

Formato do XML Data.

.xlam

O suplemento do Office Excel 2007


baseado em XML e habilitado por macro,
um programa de suplemento que
projetado para executar cdigo adicional,
fornece suporte ao uso de projetos VBA e
de planilhas de macro do Excel 4.0 (.xlm).

.xla

O Suplemento do Excel 97-2003, um


programa complementar que foi projetado
para executar cdigo adicional, oferece
suporte para o uso de projetos do VBA.

.xlw

Um formato de arquivo do Excel 4.0 que


salva apenas planilhas, planilhas de grfico
e planilhas de macro. Voc pode abrir
uma pasta de trabalho nesse formato de
arquivo no Office Excel 2007, mas no
pode salvar um arquivo do Excel nesse
formato de arquivo.

Modelo (cdigo)

Suplementos do Excel

Suplemento do Excel 972003

Pasta de Trabalho do Excel


4.0

[ 10 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Exerccio: Mdulo01_Aula01_Exe02
1. Abra o programa Excel 2007;
2. posicionado na clula A1 da Plan1, selecione a guia Dados, em
seguida, no grupo Obter Dados Externos, escolha o boto De
Texto;

3. aponte para a sua pasta Meus Documentos e escolha o arquivo


Entidades_MDS.csv;

4. clique no boto Importar;


O Excel 2007 abre automaticamente o Assistente de Importao de
Texto (Etapa 1 de 3). Nesta primeira tela, possvel escolher o formato
de origem do arquivo .csv (Delimitado ou Largura Fixa), a linha inicial
de importao e a origem do arquivo.

Unidade 1 - Aula 1 - Importao dos Dados

[ 11 ]

5. em nosso caso, apenas clique no boto Avanar, pois as


configuraes padro desta primeira etapa satisfazem as nossas
necessidades;
6. wna tela da etapa 2, altere o delimitador de Tabulao para
Vrgula. As demais opes no necessitam de alterao;

[ 12 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

7. em seguida clique novamente no boto Avanar;


Nesta etapa 3, possvel definir o formato de cada coluna de dados
do arquivo importado clicando em cada uma delas e escolhendo o
respectivo formato.
Pode tambm ignorar a importao de uma coluna especfica e
definir/alterar os caracteres de formatao de valores como ponto para
milhares e vrgula para decimais, por meio do boto Avanado.

8. ao final clique no boto Concluir;


Para finalizar a operao, escolha a posio inicial em que os dados
do arquivo (.csv) sero descarregados.

Unidade 1 - Aula 1 - Importao dos Dados

[ 13 ]

9. aceite a clula A1 como incio da rea de importao dos dados


e clique no boto OK;
Pronto! Os dados do arquivo (.csv) foram importados para uma
planilha do Excel 2007 utilizando-se o Assistente de Importao de
Texto. Para finalizar, basta salvar o arquivo no formato Excel 2007, ou
seja, na extenso (.xlsx).

10. clique no Boto Office, escolha a opo Salvar e em seguida


aponte para a pasta Meus Documentos e d o nome Mod01_
Aula01_Exe02.xlsx.

[ 14 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

3. Navegao pela planilha


Ao trabalhar com uma planilha eletrnica que possua
uma quantidade considervel de dados, sempre necessrio nos
movimentarmos para um determinado local de forma rpida. O Excel
2007 permite movimentar-se pela planilha de vrias maneiras diferentes
por intermdio de tcnicas que incluem o teclado e o mouse, bem como
botes presentes na tela.
Essas tcnicas devem ser abordadas pelo simples fato de que as
planilhas, quando pequenas, tendem a crescer gradativamente, ou seja,
medida que as planilhas vo sendo aprimoradas, elas crescem e assim
surge a necessidade de uma movimentao mais rpida entre os vrios
pontos.
Observe a tabela abaixo com as principais tcnicas de movimentao
pela planilha:
TECLA(S)

AO DE MOVIMENTAO

Setas de direo do teclado

Move o cursor uma clula acima, abaixo, esquerda ou


direita, conforme a seta de direo pressionada.

CTRL + Seta de direo do


teclado

Move o cursor para as extremidades da planilha ativa, ou


seja, para um dos quatro cantos da planilha conforme a
seta de direo pressionada em conjunto com a tecla CTRL.

HOME

Move o cursor para o incio da linha atual.

END

Tecla END, seguida de uma tecla de direo qualquer, tem


o mesmo efeito que a combinao das teclas CTRL + seta
de direo apresentada acima.

CTRL + HOME

Move o cursor para a clula A1.

CTRL + END

Move o cursor para a extremidade inferior direita da


planilha ativa.

PGDN

Move uma tela para baixo.

PGUP

Move uma tela para cima.

CTRL + PGDN

Move para a prxima planilha.

CTRL + PGUP

Move para a planilha anterior.

F5

Abre a caixa de Ir Para, permitindo que o usurio digite o


endereo especfico da clula a qual deseja deslocar-se.

Unidade 1 - Aula 1 - Importao dos Dados

[ 15 ]

Exerccio: Mdulo01_Aula01_Exe03

Ateno!

Agora vamos aprender a utilizar algumas tcnicas de navegao na


planilha de dados importada no exerccio anterior.
1. Caso o programa Excel 2007 no esteja aberto, abra-o;
2. abra o arquivo Mod01_Aula01_Exe02.xlsx (caso no esteja
aberto);
3. observe que voc posicionado inicialmente na clula A1;
4. pressione CTRL + seta para direita. Observe que o cursor
deslocado para a ltima coluna, ou seja, para a clula H1;
5. agora pressione CTRL + seta para baixo. Observe que o cursor
deslocado para a ltima linha desta coluna, ou seja, para a
clula H71;
6. para voltar clula A1, pressione as teclas CTRL + HOME;
7. para deslocar-se para a outra extremidade da planilha ativa
diretamente, ou seja, para a ltima linha e a ltima coluna,
basta pressionar as teclas CTRL + END;
8. pressionando somente a tecla HOME, o cursor deslocado
para a primeira coluna preservando a linha atual;
9. pressione a tecla PGDN sucessivas vezes para pular para as
prximas telas da planilha;
10. pressionando a tecla PGUP vrias vezes, o cursor desloca-se no
sentido contrrio, ou seja, pula para as telas anteriores;
11. pressione CTRL + HOME para retornar clula A1;
12. pressione CTRL + PGDN e observe que voc foi deslocado para
a Plan2 (fazendo isso seguidas vezes, o Excel pula sempre para
a prxima planilha at atingir a ltima);
13. pressione CTRL + UP para retornar uma planilha de cada vez;
14. pressione a tecla de funo F5;

[ 16 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

15. na caixa Ir Para, digite a referncia FT37498, pressione ENTER


e observe que o cursor deslocado para esta clula;

16. pressione CTRL + HOME para retornar clula A1 e salve o


arquivo.

4. Seleo de intervalos
Uma seleo consiste de itens destacados, que na tela sero afetados
pelo prximo comando ou ao. Uma seleo de planilha pode ser um
intervalo de clula, um objeto, um conjunto de planilhas, caracteres da
barra de frmulas etc.
Existem dois tipos de seleo de clulas em uma planilha:
Intervalo adjacente: uma seleo sequencial, em que todas
as clulas do intervalo selecionado encontram-se interligadas,
seja por linha, coluna ou ambas.
Intervalo no-adjacente: uma seleo mltipla de clulas ou
intervalos de clulas que no esto interligados uns aos outros.

Aps selecionar um
intervalo adjacente ou
no-adjacente, poder
ser usada a tecla TAB para
mover a clula ativa dentro
da seleo

Para selecionar um conjunto de clulas em uma planilha com o


mouse, use as aes apresentadas na tabela a seguir:

Unidade 1 - Aula 1 - Importao dos Dados

[ 17 ]

SELEO

PROCEDIMENTO

Uma nica clula

Pressione o boto do mouse sobre a clula desejada.

Um intervalo adjacente

Arraste o mouse para as clulas desejadas, em qualquer


sentido.

Uma linha ou uma coluna


inteira

Pressione o boto do mouse sobre o cabealho da linha ou


da coluna.

Mltiplas linhas ou colunas


em sequncia

Arraste para os cabealhos das linhas ou das colunas.

Uma planilha inteira

Pressione o boto do mouse sobre o retngulo cinza que


fica esquerda do cabealho da coluna A e acima do
cabealho da linha 1.

Um intervalo noadjacente

Arraste o mouse criando a primeira seleo e em seguida


mantenha pressionada a tecla CTRL conforme for
arrastando para as outras selees.

Exerccio: Mdulo01_Aula01_Exe04

Ateno!

Vamos aprender a utilizar algumas tcnicas de seleo de clulas


com o mouse na planilha de dados importada no exerccio 02.
1. Caso o programa Excel 2007 no esteja aberto, abra-o;
2. abra o arquivo Mod01_Aula01_Exe02.xlsx (caso no esteja
aberto);
3. observe que voc posicionado inicialmente na clula A1;
4. clique no ttulo da coluna D para selecionar toda esta coluna;
5. agora clique no ttulo da linha 7 para selecionar toda a linha
(observe que a seleo anterior perdida);
6. clique no ttulo da coluna B e arraste at o da coluna E para
selecionar todas estas colunas;
7. pressione as teclas CTRL + HOME para deslocar o cursor at a
clula A1 e desativar a seleo atual;
8. clique no retngulo cinza que fica esquerda do cabealho da
coluna A e acima do cabealho da linha 1 para selecionar toda
a planilha;

[ 18 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

9. pressione novamente as teclas CTRL + HOME desativar a


seleo atual e deslocar o cursor para a clula A1;
10. aponte o mouse para a clula B4 e arraste at a clula B10.
Agora mantenha a tecla CTRL pressionada, aponte o mouse
para a clula E13 e arraste at a clula F19. Observe que os dois
intervalos so selecionados simultaneamente;
11. clique em qualquer clula com o mouse para desativar as
selees;
12. agora treine as demais selees apresentadas na tabela anterior.
O Excel 2007 permite selecionar tambm um conjunto de clulas
pelo teclado, facilitando assim a vida de quem no trabalha com o mouse
ou dos que preferem selecionar clulas pelo teclado. A tabela a seguir
exibe algumas das formas disponveis de seleo pelo teclado:
PARA

PRESSIONE

Estender a seleo

SHIFT + setas de direo.

Estender a seleo em um
intervalo

CTRL + SHIFT + setas de direo.

Estender a seleo at o
incio da linha

SHIFT + HOME.

Estender a seleo at o
fim da linha

SHIFT + END.

Selecionar linha inteira

SHIFT + Barra de espao.

Selecionar coluna inteira

CRTL + Barra de espao.

Selecionar intervalo noadjacente

SHIFT + F8 ao final de cada intervalo selecionado.

Selecionar um intervalo
especfico

F5 e em seguida digitar o endereo do intervalo.

Selecionar planilhas

Selecionar o intervalo de
uma planilha ativa

Em sequncia: tecla SHIFT pressionada e clique na aba da


ltima planilha desejada.
Alternadas: tecla CTRL pressionada e clique nas abas das
demais planilhas.
CTRL + T (se o cursor estiver fora da planilha ativa, o
pressionamento das teclas selecionar a planilha inteira,
incluindo as clulas em branco fora desta rea).

Unidade 1 - Aula 1 - Importao dos Dados

[ 19 ]

Exerccio: Mdulo01_Aula01_Exe05
Agora vamos aprender a utilizar algumas tcnicas de seleo de
clulas com o teclado na planilha de dados importada no exerccio 02.
1. Abra o arquivo Mod01_Aula01_Exe02.xlsx (caso no esteja
aberto);
2. estando posicionado na clula A1, mantenha a tecla SHIFT
pressionada enquanto aperta e solta a tecla de seta para baixo
vrias vezes at que a seleo atinja a clula A8;
3. ainda com a tecla SHIFT pressionada, agora aperte e solte
vrias vezes a tecla de seta para a direita at que a seleo atinja
a clula D8;
4. desfaa a seleo e leve o cursor at a clula E5, pressione
simultaneamente as teclas CTRL + Barra de Espao e observe
que toda a coluna E foi selecionada;
5. desfaa a seleo, mantenha o cursor em qualquer clula que
possua contedo, ao final pressione simultaneamente as teclas
CTRL + T e observe que toda a rea da planilha ativa foi
selecionada, deixando sem seleo todas as clulas fora desta
rea (para ver este resultado, recorra s barras de rolagem
horizontal ou vertical at que a planilhas se desloque at as
clulas vazias);
6. para desfazer a seleo e se deslocar para a clula A1, pressione
simultaneamente as teclas CTRL + HOME;
7. agora treine as demais selees apresentadas na tabela anterior.

5. Cpia e movimentao de dados


Eventualmente, so inseridas informaes em locais errados na
planilha, para corrigir este tipo de problema no necessrio apagar a
informao e redigit-la no local correto, basta mover a informao ou o
conjunto para o devido local.
A diferena bsica entre este recurso dos aplicativos do Windows e
do Excel 2007 se for movimentada ou copiada uma informao de uma
[ 20 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

clula que seja uma frmula, no sero colados os mesmos resultados


da seleo anterior e sim o resultado dos novos elementos com que a
frmula se relaciona. Veja o exemplo abaixo:
Nas respectivas clulas, encontram-se as seguintes informaes:
A1 = 3

B1 = 4

C1 = A frmula =A1+B1 que resulta 7.

Se for copiada a frmula que est em C1 para a clula C2 e que


existam os valores nas clulas abaixo, a frmula ter o seguinte efeito:
A2 = 5
B2 = 8
resultando 13.

C2 = A frmula ser alterada para =A2+B2

Para copiar uma informao utilizando o realado, posicione o


ponteiro do mouse no canto inferior direito da borda do realado at
que este ponteiro se torne um sinal de mais (+) escuro e ento arraste
(pode-se tambm dar um duplo clique) a seleo no sentido desejado.
Para ter uma melhor ideia sobre este processo, observe a figura a seguir:

Os botes Copiar e Colar,


presentes no grupo rea
de Transferncia, da guia
Incio, tambm podem ser
utilizados para realizar
esta operao.

J a operao de movimentao bastante simples. As clulas ou


seleo que contenham as informaes a serem movidas devem ser
previamente selecionadas e logo aps executa-se o processo de arraste.
Para executar esta operao, o mouse deve transformar-se em uma seta
assim que for posicionado sobre a borda da seleo ou da clula.

Unidade 1 - Aula 1 - Importao dos Dados

[ 21 ]

Os botes Recortar e Colar,

A movimentao pode ser considerada uma das maiores vantagens


existentes no Excel 2007, pois como h um relacionamento de clulas
por meio de frmulas, estas no perdem a referncia ao serem movidas
para outra parte da planilha. Foi tomado o devido cuidado por parte
da Microsoft para que essa operao no se tornasse um caos durante a
preparao de planilhas.

presentes no grupo rea


de Transferncia, da guia
Incio, tambm podem ser

Exerccio: Mdulo01_Aula01_Exe06

utilizados para realizar esta


operao.

Agora vamos aprender a utilizar algumas tcnicas de seleo de


clulas com o teclado na planilha de dados importada no exerccio 02.
1. Abra o arquivo Mod01_Aula01_Exe06.xlsx que se encontra na
pasta Meus Documentos de seu computador;
2. coloque o cursor na clula F2, digite a seguinte frmula:
=E2*25% e pressione ENTER (usamos como clculo neste
exemplo, que o valor da contrapartida em relao ao valor do
convnio seja de 25%);

3. volte clula F2 e aponte o mouse na ala de cpia e clique duas


vezes (pode-se tambm obter a cpia arrastando at a clula
F16);
Observe que o Excel 2007 preencheu todas as clulas abaixo com a
mesma frmula mantendo as respectivas referncias.

[ 22 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

4. desloque o cursor at a clula G2 e digite a frmula =E2F2 para obter a diferena entre os valores do convnio e da
contrapartida;

5. execute o mesmo procedimento anterior para copiar as frmulas


at a clula G16;
6. v at a clula I2 e digite a frmula =E2-H2, em seguida copie
esta frmula para as demais linhas da mesma maneira que foi
executado nos itens acima.
A planilha agora est completa. Acesse o boto Office e selecione a
opo Salvar para guardar essas novas modificaes realizadas no arquivo.

Unidade 1 - Aula 1 - Importao dos Dados

[ 23 ]

Sntese
Nesta aula, conhecemos os tipos de dados aceitos pelo Excel 2007
bem como os formatos de arquivos que podem ser importados para
suas planilhas. Percebemos que aps serem importados, esses dados
apresentam-se de maneira tal nas planilhas que foram os seus usurios
a utilizarem tcnicas que facilitem sua manipulao.
Tambm estudamos que o Excel 2007 possui a execuo dos
recursos de recortar, copiar e colar, tanto por intermdio dos botes
tradicionais, como tambm por aes executadas pelo mouse.

[ 24 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Referncias bibliogrficas
Microsoft. Novidades no Microsoft Office Excel 2007. Novidades na
verso 2007. Disponvel em: <http://office.microsoft.com/pt-pt/getstarted-with-2007/novidades-no-microsoft-office-excel-2007-HA01007
3873.aspx>. Acesso em 19 de fevereiro de 2012.
Microsoft. Servio de Suporte ao Excel 2007. Importando dados.
Disponvel em: <http://office.microsoft.com/pt-br/excel-help/importarou-exportar-arquivos-de-texto-HP010099725.aspx>. Acesso em 20 de
fevereiro de 2012.
Microsoft. Servio de Suporte ao Excel 2007. Importar ou exportar
arquivos de texto. Disponvel em: <http://office.microsoft.com/pt-br/
excel-help/importar-ou-exportar-arquivos-de-texto-HP010099725.
aspx>. Acesso em 21 de fevereiro de 2012.

Unidade 1 - Aula 1 - Importao dos Dados

[ 25 ]

Instituto Serzedello Corra

EXCEL AVANADO APLICADO


AO CONTROLE

Unidade 1
Operaes Iniciais com os Dados

Aula 2
Ajustes dos Dados

Copyright 2012, Tribunal de Contas de Unio


<www.tcu.gov.br>

Permite-se a reproduo desta publicao,


em parte ou no todo, sem alterao do contedo,
desde que citada a fonte e sem fins comerciais.

RESPONSABILIDADE PELO CONTEDO


Tribunal de Contas da Unio
Secretaria Geral da Presidncia
Instituto Serzedello Corra
2 Diretoria de Desenvolvimento de Competncias
Servio de Planejamento e Projetos Educacionais
SUPERVISO
Pedro Koshino
CONTEUDISTA
Helbert de Sousa Arruda
TRATAMENTO PEDAGGICO
Flvio Sposto Pompeo
RESPONSABILIDADE EDITORIAL
Tribunal de Contas da Unio
Secretaria Geral da Presidncia
Instituto Serzedello Corra
Centro de Documentao
Editora do TCU
PROJETO GRFICO
Ismael Soares Miguel
Paulo Prudncio Soares Brando Filho
Vivian Campelo Fernandes
DIAGRAMAO
Vanessa Vieira

Brasil. Tribunal de Contas da Unio.


Excel Avanado Aplicado ao Controle / Tribunal de Contas da Unio ;
conteudista: Helbert de Sousa Arruda. Braslia : TCU, Instituto Serzedello
Corra, 2012.
23 p. : il.
Contedo: Unidade 1: Operaes iniciais com os dados. Aula 2: Ajustes dos
dados.
Curso realizado no perodo de 22/05 a 19/06/2012 no Ambiente
Virtual de Educao Corporativa do Tribunal de Contas da Unio.
1. Importao de dados. 2. Normalizao de dados. 3. Manipulao de
dados. 4. Anlise de dados. I. Ttulo.

Ficha catalogrfica elaborada pela Biblioteca Ministro Ruben Rosa

Aula 2 Ajuste dos Dados


Qual a utilidade da colagem especial?
Como dividir as planilhas em painis?
Como trabalhar com grupos de planilhas?
Quais as opes de classificao das clulas?
Iniciamos nossos estudos pelas operaes iniciais com os dados.
Esta apresentao inicial faz-se necessria, pois um conjunto de dados,
seja digitado ou importado, requer procedimentos adequados fazendo
com que o processo de manipulao torne o trabalho mais fcil e direto.
Para facilitar o estudo, esta aula est organizada da seguinte forma:
Aula 2 Ajuste dos Dados3
1. Colagem especial4
2. Diviso e congelamento de painis 10
3. Mltiplas planilhas 13
4. Classificao de dados 17
Sntese 22
Referncias bibliogrficas  23

Ao final desta aula, esperamos que voc tenha condies de:


conhecer a utilidade da opo de colagem especial;
saber como dividir uma planilha grande em painis;
trabalhar com dados em diversas planilhas;
executar o processo de classificao do contedo das clulas.
Pronto para comear? Ento, vamos!

Unidade 1 - Aula 2 - Ajuste dos Dados

[3]

1. Colagem especial
Um dos recursos mais utilizados atualmente pelos programas
de computador o de Copiar, Recortar e Colar. Estes trs comandos
permitem que os usurios economizem tempo em suas tarefas,
realizando, com extrema facilidade, operaes de cpia e movimentao
de elementos.
Copiar Colar (ou CTRL+C e CTRL+V): permite que
determinados elementos sejam copiados de um local de origem
para um destino qualquer.
Recortar Colar (ou CTRL+X e CTRL+V): j essa
combinao permite que elementos sejam movidos de um local
(origem) para outro (destino) de maneira rpida e direta.
A combinao desses comandos executam inmeras tarefas que
facilitam a integrao de determinados aplicativos. No Excel 2007, bem
como em outros programas, existe um comando denominado Colar
Especial que permite dar mais praticidade s operaes de edio.

No Excel 2007, selecionamos uma ou mais clulas que se deseja


utilizar e em seguida copiamos o contedo para a rea de transferncia.
Ao final, deve-se clicar na parte inferior do boto Colar, presente no
grupo rea de Transferncia da guia Incio, em seguida na opo Colar
Especial ou por meio do atalho de teclado, CTRL + ALT + V. Isto far
com que a caixa de dilogo Colar Especial seja apresentada na tela.

[4]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

As opes existentes no grupo Colar so:


OPO

AO

Tudo

Cola todo o contedo utilizando a mesma formatao.

Frmulas

Cola somente a frmula utilizada no trecho copiado.

Valores

Cola apenas os valores.

Formatos

Cola apenas a formatao do trecho copiado.

Comentrios

Cola os comentrios anexados clula.

Validao

Cola as regras de validao das clulas copiadas.

Todos usando tema de


origem

Cola todo o contedo com a formatao e o tema de


origem.

Tudo, exceto bordas

Cola todo o contedo com exceo das bordas.

Larguras e colunas

Cola as larguras ou intervalos entre as colunas.

Frmulas e formatos de
nmero

Cola somente as frmulas e a formatao dos nmeros.

Valores e formatos de
nmero

Cola os valores e a formatao dos nmeros.

Unidade 1 - Aula 2 - Ajuste dos Dados

[5]

As opes existentes no grupo Operao so:


OPO

AO

Nenhum

Cola a opo sem efetuar qualquer operao.

Adicionar

Adiciona os valores copiados aos das clulas de destino.

Subtrair

Subtrai os valores de destino das clulas copiadas.

Multiplicar

Multiplica os valores copiados com os de destino.

Dividir

Divide os valores da rea de colagem pelo copiados.

Na parte inferior da caixa de dilogo Colar Especial ainda se


encontram as seguintes opes de colagem:
A opo Ignorar em Branco, presente na caixa de dilogo
Colar Especial, evita a substituio de clulas sem nenhum
dado da rea de colagem;
para transportar os valores das colunas para as linhas e viceversa h a opo Transpor;
por intermdio da opo Colar Vnculo, o Excel 2007 tambm
permite fazer com que os dados colados mantenham uma
interligao com as clulas copiadas em tempo real para que
estas sejam atualizadas.
Vamos exercitar um pouco? Vamos l!

Exerccio: Mdulo01_Aula02_Exe01
1. Abra o programa Excel 2007;
2. abra o arquivo Mod01_Aula02_Exe01.xlsx presente na pasta
Meus Documentos do seu computador;
3. na clula E18 digite o valor 2 e pressione ENTER;
4. volte clula E18 e pressione as teclas CTRL + C para copiar o
contedo;
5. faa uma seleo das clulas E2 at E16;
[6]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

6. agora acesse a opo Colar Especial presente no grupo rea de


Transferncia da guia Incio;

7. Selecione a opo Multiplicao e clique no boto OK.


Observe que os valores do intervalo E2:E16 foram multiplicados
por 2.
Agora vamos diminuir em 35.000,00 todos os valores deste mesmo
intervalo, utilizando agora a operao Subtrao.
8. Substitua o valor 2, na clula E18, pelo valor 35000;
9. aps a troca do valor, posicionado na clula E18, pressione as
teclas CTRL + C;
10. agora selecione o intervalo E2:E16;
11. acesse novamente o recurso Colar Especial, escolha a operao
Subtrao e clique em OK.

Unidade 1 - Aula 2 - Ajuste dos Dados

[7]

Observe que todos os valores do intervalo E2:E16 foram subtrados


em 35.000,00.
12. apague o contedo da clula E18;
Agora copiaremos o contedo de algumas clulas que possuem
frmulas e transformaremos em valores fixos, desvinculando-se assim
das clulas de origem.
13. Selecione o intervalo G2:G16 (intervalo esse que possui apenas
frmulas);

14. pressione as teclas CTRL + C para copiar o contedo para a


rea de transferncia;
15. agora clique na clula I2 e, em seguida, pressione simultaneamente as
teclas CTRL + ALT + V para abrir a caixa de dilogo Colar Especial;

[8]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

16. selecione a opo Valores e clique no boto OK;


17. clique em qualquer uma das clulas coladas e observe que o
valor no mais resultante de uma frmula e sim um valor fixo;
Agora vamos executar uma transposio de dados de uma linha
para uma coluna.
18. Selecione o intervalo A1:G1;

19. pressione as teclas CTRL + C e em seguida clique na clula B18;


20. agora acesse a opo Colar Especial presente no grupo rea de
Transferncia da guia Incio;
21. selecione a opo Transpor e observe que os dados copiados
em linha foram transportados para coluna;

possvel tanto transpor


dados de linha para coluna
como de coluna para linha,
bastando para isso escolher
o mesmo comando Transpor,
presente na caixa de

22. salve o arquivo.

dilogo Colar Especial.

Unidade 1 - Aula 2 - Ajuste dos Dados

[9]

2. Diviso e congelamento de painis


Em uma planilha grande e complexa, com inmeras clulas
preenchidas com dados, s vezes, navegar por sua rea torna-se um
enorme desafio. E de fato, quando uma planilha rolada para baixo, os
rtulos de coluna e linha no permanecem visveis, fazendo com que a
referncia correta dos dados torne-se um problema.
Uma planilha pode ser
dividida em at quatro
painis e podem ser
congeladas tanto
linhas como colunas
simultaneamente.

Para este inconveniente, o Excel 2007 possui dois recursos que


auxiliam os usurios na navegao pela planilha e no relacionamento
vertical e horizontal dos dados. So eles:
Dividir painis: permite a diviso da planilha em quadros
(painis) com movimentaes independentes, facilitando a
visualizao simultnea de partes distintas da planilha. Podemos,
por exemplo, visualizar a linha 15 e a linha 2.843 ao mesmo
tempo na tela.
Congelar painis: ao usarmos o comando de congelamento de
painis do Excel 2007, torna-se possvel fazer com que linhas e
colunas especficas permaneam visveis enquanto rolamos pela
planilha.

Exerccio: Mdulo01_Aula02_Exe02
Ateno!

1. Abra o programa Excel 2007;


2. faa a importao do arquivo Entidades_MDS(pipe).txt,
presente na pasta Meus Documentos, utilizando com opo de
delimitadores o smbolo Pipe (|), conhecido com barra vertical;
3. aps a importao dos dados do arquivo (.txt), coloque o cursor
na clula C17, acesse a guia Exibio e clique na opo Dividir,
presente no grupo Janela;

[ 10 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

4. observe que a planilha foi dividida em quatro painis a partir


da posio do cursor;

5. a posio das divises destes painis pode ser alterada


simplesmente apontando o mouse na linha ou coluna divisria
do painel e arrastando para cima, para baixo, esquerda ou direita;
Estes painis possuem movimentos independentes, permitindo
que o usurio clique em qualquer um deles e movimente o cursor com
o teclado para qualquer direo e assim conseguindo visualizar partes da
planilha que antes se encontravam distantes. Assim,
6. clique em qualquer um dos painis e tente executar movimentaes
para uma determinada direo e observe o resultado;
7. para excluir dois dos painis, clique duas vezes na linha divisria
(vertical ou horizontal) e assim permanecero visveis somente
dois painis (ainda com movimentaes independentes);
8. clique novamente no boto Dividir para retornar forma
tradicional de apresentao da planilha, ou seja, sem a exibio
dos painis.
Outro recurso de visualizao de planilhas e o congelamento de
painis. Vamos execut-lo!
9. Clique na clula B2, na guia Exibio escolha o boto Congelar
Painis, em seguida escolha a opo Congelar Painis;

Unidade 1 - Aula 2 - Ajuste dos Dados

[ 11 ]

10. isto faz com que a coluna esquerda e a linha acima do cursor
fiquem fixas ( possvel ver uma linha fina escura demarcando
esta rea fixa);
11. agora role a tela da planilha tentando ultrapassar o limite
inferior e o direito e observe que as linhas congeladas no
acompanham o deslocamento imposto;
12. para desativar o congelamento destes painis, basta clicar
novamente na opo Congelar Painis e selecionar a opo
Descongelar Painis;
13. pode-se tambm congelar apenas a linha acima ou a coluna
esquerda da posio do cursor. Para isto existe uma opo para
cada situao;

14. salve o arquivo na pasta Meus Documentos com o nome


Mod01_Aula02_Exe02.xlsx.

[ 12 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

3. Mltiplas planilhas
As pastas de trabalho proporcionam um meio de organizar muitas
planilhas em um mesmo arquivo. Uma pasta de trabalho uma coleo
de vrias pginas de planilha que possuem o mesmo nmero de colunas
e linhas que a primeira e, opcionalmente, pode-se criar planilhas
exclusivas para grfico. Cada pgina de planilha uma grade formada
por colunas e linhas distribudas na tela de maneira tal que o usurio
possa relacionar, horizontal e verticalmente, informaes
Cada pasta de trabalho gravada como se fosse um arquivo, sendo
que, o nome de arquivo padro para a primeira pasta de trabalho
Pasta1. H trs utilizaes principais para fazer uso da pasta de trabalho:
dividir uma planilha grande em partes menores, ou seja, em
pginas separadas;
reunir dados relacionados logicamente no mesmo arquivo;
consolidar planilhas de formato semelhante em um mesmo
arquivo.

Diviso de Planilha
Se estiver trabalhando com uma planilha que possua uma grande
quantidade de dados no Excel 2007, pode-se tornar o trabalho muito
mais fcil se a planilha for dividida em partes separadas em cada pgina
da pasta de trabalho.
Para chegar a uma pgina especfica, deve-se clicar na aba de pgina
(isso se torna mais fcil do que movimentar-se entre as diversas partes
de uma nica planilha de tamanho maior), que fica na parte inferior da
tela. E tambm, quando se escreve uma frmula que faz referncia s
clulas de outra pgina, o nome da pgina aparece na frmula, ficando
fcil perceber que est sendo realizada uma referncia.

Reunio de Dados Relacionados


Em vez de gravar um oramento, um cronograma, um inventrio
de estoque ou outras informaes correlatas em diferentes arquivos do
disco, pode-se transform-los em pginas separadas da mesma pasta de
trabalho. Com isso s ser necessrio lembrar o nome de um arquivo e
no de vrios.

Unidade 1 - Aula 2 - Ajuste dos Dados

[ 13 ]

Consolidao de Dados
Se estiver trabalhando com dados que seguem certo gabarito ou
apresentao, as pastas de trabalho proporcionam maneiras eficientes
de digitar e formatar os dados, agrupando as pginas antes de digitar
informaes padres para ttulos de colunas ou, antes de realizar
mudanas de formato, acelerando assim o seu trabalho.
No Excel 2007, cada planilha tem as configuraes independentes,
ou seja, os ajustes de formatao, configurao de impresso so
definidos para cada planilha dentro da pasta de trabalho. Isso tem as
suas vantagens ao permitir que o usurio defina separadamente todas as
alteraes e ajustes feitos em uma determinada planilha sem que afete o
padro de outra planilha que no necessariamente requeira das mesmas
configuraes e formatos.

Exerccio: Mdulo01_Aula02_Exe03
Agora vamos aprender a trabalhar com um grupo de planilhas.
1. Caso o programa Excel 2007 no esteja aberto, abra-o;
2. clique no cone de insero de nova planilha (presente aps a
aba Plan3). Assim criada a planilha Plan4;
3. clique duas vezes na aba da Plan1 (isto faz escurecer sua
identificao) e digite o termo Janeiro;
4. faa o mesmo com as demais planilhas, fazendo com que
elas sejam renomeadas para Fevereiro, Maro e Total,
respectivamente;

5. clique com o boto da direita do mouse sobre a aba Total,


escolha a opo Mover ou Copiar, na caixa de dilogo que
surge, na rea Antes da Planilha, escolha a opo (mover para
o final) e por fim, ative a caixa de verificao Criar uma Cpia
e clique em OK;

[ 14 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

6. observe que a planilha Total foi duplicada e sua cpia recebeu


o nome de Total(2), pois o Excel 2007 no aceita planilhas com
o mesmo nome;
7. para eliminar esta cpia, clique com o boto da direita do mouse
sobre a aba Total(2), escolha a opo Excluir;

Como assim? O Excel 2007 no pede confirmao?


No se preocupe, pois apesar de ter eliminado a planilha, o Excel
2007 inteligentemente sabe que a planilha encontrava-se vazia, mas
isso no acontece com planilhas que tenham dados. A confirmao de
excluso apresentada. Veja a seguir:

Unidade 1 - Aula 2 - Ajuste dos Dados

[ 15 ]

Para colorir as abas das planilhas (ou grupos de planilhas) faamos


o seguinte:
8. clique na aba Janeiro, mantenha pressionada a tecla SHIFT e
em seguida d um clique na aba Maro;
9. observe que as trs planilhas agora ficaram com as abas na cor
branca, significando que fazem parte de um grupo;
10. clique com o boto da direita do mouse sobre a aba Janeiro e
escolha a opo Cor da Guia e escolha a cor laranja;

11. clique na aba Total para desfazer o grupo e observe que as


planilhas dos meses ficaram com a cor laranja;
Por ltimo, para mover uma planilha:
12. aponte para a aba Total e arraste-a para a esquerda da aba
Janeiro e ao final solte o boto do mouse.
Pronto, a planilha mudou de posio.

13. as planilhas podem ainda ser ocultadas ou reexibidas mediante


o clique na opo correspondente no menu das planilhas;
14. feche o arquivo sem salvar.
[ 16 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

4. Classificao de dados
Utilizando o Excel 2007 possvel colocar uma lista de nomes de
pessoas em ordem alfabtica, organizar uma lista de nveis de categoria
de produtos do mais alto para o mais baixo ou at mesmo organizar
linhas por cores ou cones. A classificao de dados permite uma melhor
visualizao dos dados e tambm compreend-los de modo mais rpido
e melhor, efetuar uma organizao, bem como localizar dados desejados
de maneira mais clara.
Podemos classificar dados por texto (crescente ou
descrescentemente), nmeros (dos menores valores para os maiores
ou vice-versa) e datas e horas (ordem cronolgica) em uma ou mais
colunas. possivel tambm classificar dados por uma determinada lista
ou por formato, incluindo a cor da clula, a cor da fonte ou o conjunto
de cones.
IMPORTANTE
Apesar de a maioria das operaes de classificao serem executadas por coluna, o Excel
2007 tambm aceita que essas sejam executadas por linhas.

Dependendo de qual a clula esteja selecionada atualmente, o


menu de classificao adapta-se ao contedo:
Clula com Texto: classificao alfabtica dos dados (Classificar
de A a Z ou de Z a A).

Unidade 1 - Aula 2 - Ajuste dos Dados

[ 17 ]

Clula com Nmero: classificao numrica dos dados


(Classificar do Menor para o Maior e do Maior para o Menor).

Clula com Data/Hora: classificao cronolgica dos dados


(Classificar do Mais Antigo para o Mais Novo e do Mais
Novo para o Mais Antigo).

Caso o usurio tenha formatado um intervalo de clulas com cor


da clula ou cor de texto, de forma manual ou por intermdio do recurso
de Formatao Condicional, este poder classificar o intervalo pelas
cores utilizadas, bem como por um conjunto de cones que o Excel 2007
disponibiliza para anlise de dados.

[ 18 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

A seguir, realizaremos um exerccio que permitir utilizar estes


recursos de classificao de dados na planilha.

Exerccio: Mdulo01_Aula02_Exe04
Vamos aprender a utilizar alguns recursos de classificao de dados
em uma planilha especfica.

Ateno!

1. Caso o programa Excel 2007 no esteja aberto, abra-o;


2. abra o arquivo Classificacao.xlsx presente na sua pasta Meus
Documentos;
3. clique na clula C2, em seguida escolha a opo Classificao
de A a Z presente no boto Classificar e Filtrar da guia Incio;

4. observe que a planilha foi classificada crescentemente pela


coluna C e todos os outros dados (das outras colunas)
acompanharam esta classificao;
Vamos agora classificar decrescentemente dados de uma planilha
em que o contedo da coluna sejam datas.
5. Clique em qualquer clula pertencente coluna F (Data de
Protocolo);
6. selecione o boto Classificar e Filtrar e, em seguida, escolha a
opo Classificar do Mais Novo para o Mais Antigo;
7. observe que agora a planilha foi classificada cronologicamente
de forma decrescente;
Unidade 1 - Aula 2 - Ajuste dos Dados

[ 19 ]

E quando a classificao desejada no alfabtica, cronolgica


ou numrica? Podemos realizar uma classificao pela formatao da
planilha? A resposta Sim.
Vamos realiz-la!
8. Observe que, propositalmente, a planilha possui na coluna
E (Processo), os textos das clulas formatados em cores
diferentes;
9. clique ento em qualquer clula desta coluna, clique no
boto Classificar e Agrupar e escolha a opo Personalizar
Classificao;

10. na caixa Coluna escolha a coluna Processo, na caixa Classificar


Em selecione a opo Cor da Fonte e na caixa Ordem escolha a
cor vermelha (Na parte superior);
11. clique no boto Adicionar Nvel e nele, escolha as mesmas
opes acima, porm a cor verde;
12. agora adicione um novo nvel e para ele escolha tambm as
mesmas opes, porm a cor azul;

[ 20 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

13. ao final clique em OK;


14. observe que dessa vez a classificao acompanhou no o
contedo das clulas e sim a formatao delas, ou seja,
primeiramente as clulas que esto em vermelho, em seguidas
as, em verde e por ltimo as, em azul;

Desafio: E agora, como


podemos classificar a
planilha crescentemente

15. salve o arquivo.

pelos nmeros dos


processos (coluna E) dentro
de cada grupo de cores?
Tente realizar esta tarefa.

Unidade 1 - Aula 2 - Ajuste dos Dados

[ 21 ]

Sntese
Nesta aula, conhecemos o recurso de colagem especial que permite
agilizar determinadas tarefas nas planilhas, fornecendo mtodos que
auxiliem na cpia de elementos, sejam eles na mesma planilha ou em
outra qualquer.
Tambm executamos os recursos de diviso e congelamento de
painis que trazem um desempenho maior na hora de verificar dados
em planilhas de tamanhos considerveis.
Por ltimo, vimos que o Excel 2007 fornece recursos para
se trabalhar com mltiplas planilhas e, tambm, permite executar
procedimentos diversos de classificao de dados.

[ 22 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Referncias bibliogrficas
Express Training. Dicas para trabalhar com grupo de planilhas. Disponvel
em: <http://expresstraining.com.br/index.php?page=article&id=314>.
Acesso em 24 de fevereiro de 2012.
Microsoft. Servio de Suporte ao Excel 2007. Importar ou exportar
arquivos de texto. Disponvel em: <http://office.microsoft.com/
pt-br/excel-help/classificar-dados-em-um-intervalo-ou-tabelaHP010073947.aspx?CTT=3>. Acesso em 23 de fevereiro de 2012.
Tecmundo. Descubra e aprenda tudo sobre tecnologia. Disponvel em:
<http://www.tecmundo.com.br/789-excel-colagem-especial-aprenda-ausar.htm>. Acesso em 23 de fevereiro de 2012.

Unidade 1 - Aula 2 - Ajuste dos Dados

[ 23 ]

Instituto Serzedello Corra

EXCEL AVANADO APLICADO


AO CONTROLE

Unidade 2
Normalizao dos Dados

Aula 1
Operaes com Funes

Copyright 2012, Tribunal de Contas de Unio


<www.tcu.gov.br>

Permite-se a reproduo desta publicao,


em parte ou no todo, sem alterao do contedo,
desde que citada a fonte e sem fins comerciais.

RESPONSABILIDADE PELO CONTEDO


Tribunal de Contas da Unio
Secretaria Geral da Presidncia
Instituto Serzedello Corra
2 Diretoria de Desenvolvimento de Competncias
Servio de Planejamento e Projetos Educacionais
SUPERVISO
Pedro Koshino
CONTEUDISTA
Helbert de Sousa Arruda
TRATAMENTO PEDAGGICO
Flvio Sposto Pompeo
RESPONSABILIDADE EDITORIAL
Tribunal de Contas da Unio
Secretaria Geral da Presidncia
Instituto Serzedello Corra
Centro de Documentao
Editora do TCU
PROJETO GRFICO
Ismael Soares Miguel
Paulo Prudncio Soares Brando Filho
Vivian Campelo Fernandes
DIAGRAMAO
Vanessa Vieira

Brasil. Tribunal de Contas da Unio.


Excel Avanado Aplicado ao Controle / Tribunal de Contas da Unio ;
conteudista: Helbert de Sousa Arruda. Braslia : TCU, Instituto Serzedello
Corra, 2012.
19 p. : il.
Contedo: Unidade 2: Normalizao dos dados. Aula 1: Operaes com
funes.
Curso realizado no perodo de 22/05 a 19/06/2012 no Ambiente
Virtual de Educao Corporativa do Tribunal de Contas da Unio.
1. Importao de dados. 2. Normalizao de dados. 3. Manipulao de
dados. 4. Anlise de dados. I. Ttulo.

Ficha catalogrfica elaborada pela Biblioteca Ministro Ruben Rosa

Aula 1 Operaes com funes


Para que servem as funes?
Como a sintaxe das funes?
Como utilizar funes de ajuste de nmeros e textos?
Qual a utilidade das operaes Localizar/Substituir?
Iniciamos nossos estudos pela apresentao das caractersticas
bsicas das funes do Excel 2007 e a demonstrao de algumas delas.
Para complementar este estudo, mostraremos como utilizar de maneira
eficaz os recursos de localizao e substituio de dados na planilha por
meio dos comandos prprios para esta tarefa.
Para facilitar o estudo, esta aula est organizada da seguinte forma:
Aula 1 Operaes com funes3
1. Utilizao de funes4
2. Funes de ajuste de nmeros7
3. Funes de manipulao de texto9
4. Localizar e substituir dados 13
Sntese 18
Referncias bibliogrficas  19

Ao final desta aula, esperamos que voc tenha condies de:


conhecer a sintaxe e as caractersticas das funes;
conhecer e utilizar algumas funes de ajustes de nmeros;
conhecer e utilizar algumas funes de manipulao de texto;
executar o processo de localizao e substituio automtica de
dados na planilha.
Pronto para comear? Ento, vamos!

Unidade 2 - Aula 1 - Operaes com Funes

[3]

1. Utilizao de funes
Uma funo uma frmula especial predefinida, que toma um
valor ou valores, executa uma operao e produz um valor ou valores. As
funes podem ser usadas isoladamente ou como bloco de construo
de outras frmulas. O uso de funes simplifica e reproduz as frmulas
em planilhas, especialmente aquelas que realizam clculos extensos e
complexos. Por exemplo, em vez de digitar a frmula =A1+A2+A3+A4,
pode-se usar uma funo para calcular o intervalo entre as clulas A1 e
A4.
As funes predefinidas de planilhas do Excel 2007 servem para
executar clculos padronizados de planilha. Os valores fornecidos a
uma funo para executar operaes so denominados argumentos da
funo, os valores que a funo produz so chamados de resultados e a
sequncia de caracteres utilizados denomina-se sintaxe, sendo que todas
as funes possuem a mesma sintaxe bsica.
Sintaxe: =NomeDaFuno(Argumentos)
Nome Da Funo: cada funo do Excel possui um nome
especfico, podendo ser digitado em letras maisculas ou
minsculas.
Argumentos: os argumentos das funes so os dados inseridos
para serem trabalhados pela funo. Estes argumentos podem
ser nmeros, datas, textos, frmulas, clulas, intervalos etc.
As funes esto divididas nas seguintes categorias:
CATEGORIA

[4]

DESCRIO

Cubo

Possui funes que manipulam dados de procedimentos


armazenados em banco de dados existente.

Banco de Dados

Possui funes que auxiliam na manipulao de dados


de uma base existente na planilha, permitindo realizar
anlises em registros, tais como mdia, desvio padro e
outros.

Engenharia

Possui funes que realizam converses e clculos com


nmeros decimais, hexadecimais e logaritmos.

Financeiras

Possui funes que manipulam taxas, valores de


depreciao, pagamento e outras funes similares
calculadora cientfica e financeira.

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Informao

Possui funes que manipulam e retornam expresses de


informaes referentes aos dados manipulados em uma ou
mais clulas, como tipo de erro, contedo e tipo de clula.

Lgicas

Possui funes que retornam valores lgicos ou booleanos


(verdadeiro/falso) e outros tipos.

Procura e Referncia

Possui funes que permitem pesquisar dados e referncias


em um conjunto de clulas ou listas.

Matemticas e
Trigonomtricas

Possui funes que permitem arredondar valores exibidos


em clculos, seno e cossenos e clculo raiz quadrada.

Estatsticas

Possui funes que permitem realizar anlise de dados,


como mdias, desvios, varincia, etc.

Texto

Possui funes que permitem manipular clulas com


contedo de texto, tais como procurar a substituio de
dados por outro e converses para maisculas, minsculas
e valores.

Data e Hora

Possui funes que manipulam datas e horas, realizando


converses e localizao de ano, ms, dia da semana e
minutos.

Suplemento e Automao

Possui funes que visam atualizar vnculos, bibliotecas e


procedimentos de consulta a banco de dados.

O Excel 2007 possui um recurso conhecido como Assistente de


Funo. Este recurso permite que seja localizada e inserida uma funo
selecionada na caixa de dilogo Inserir Funo que aparece assim que
selecionado o boto. Nesta caixa, so listadas todas as funes do Excel
2007 com os respectivos argumentos, exemplos, categorias, sintaxes, etc.

Para acessar este recurso, basta clicar sobre o boto Inserir Funo,
presente na guia Frmula. Desta maneira, surge na tela a caixa de dilogo
chamada Inserir Funo, como apresentada na figura a seguir:

Unidade 2 - Aula 1 - Operaes com Funes

[5]

Selecione uma categoria: permite a seleo de subconjuntos das


funes disponveis conforme a tabela exibida anteriormente. Se
for selecionada a categoria Todas nesta caixa, todas as funes
disponveis sero listadas e se for selecionada qualquer outra
categoria, apenas as funes que pertenam a ela sero listadas.
Selecione uma funo: lista todas as funes predefinidas e
personalizadas disponveis na categoria selecionada e tambm
as funes de macro predefinidas e personalizadas se uma folha
de macro estiver ativa.
Vamos conhecer na prtica o uso de algumas funes bsicas e o
uso do Assistente!? Vamos l!

Exerccio: Mdulo02_Aula01_Exe01
1. Abra o programa Excel 2007;
2. importe o arquivo Convenios_Funcoes(csv).csv para um novo
arquivo a partir da clula A1;
[6]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

3. coloque o cursor na clula F22 e digite a funo =SOMA(F2:F21)


para obter o somatrio de toda a coluna F;
4. coloque o cursor na clula F23 e digite a funo =MDIA(F2:F21)
para obter a mdia aritmtica dos dados da coluna F;
5. respectivamente, digite nas clulas F24 e F25, digite as funes
=MNIMO(F2:F21) e =MXIMO(F2:F21) para obter o menor
e maior presente no intervalo;
6. para saber a quantidade de elementos presente no intervalo,
digite a funo =CONT.VALORES(F2:F21) na clula F26;
7. na clula D22 digite a funo =HOJE() para inserir a data do
computador na respectiva clula;
8. na clula D23 digite a funo =AGORA(). Esta funo insere
alm da data do computador tambm a hora;
Essas so algumas das funes bsicas existentes no Excel 2007. Ao
longo das demais aulas, iremos verificar outras funes com aplicaes
especficas.
9. Salve o arquivo com o nome Mod02_Aula01_Exe01.xlsx na sua
pasta Meus Documentos.

2. Funes de ajuste de nmeros


O Excel 2007 possui algumas funes que tm como objetivo o ajuste
de nmeros inseridos como contedos de clulas. Conhecer estas funes
torna-se interessante, pois os dados numricos importados de outros
formatos de arquivos precisam eventualmente ser adaptados ao contexto
atual de uma determinada planilha.
As funes de ajuste de nmeros so
=ABS()
Esta funo retorna o valor absoluto de um nmero. O valor absoluto
de um nmero o prprio nmero sem o respectivo sinal.
Sintaxe: =ABS(nmero)
=ARRED()
Unidade 2 - Aula 1 - Operaes com Funes

[7]

Esta funo tem como objetivo arredondar um determinado nmero


at uma quantidade especificada de dgitos.
Sintaxe: =ARRED(nmero; nmero_dgitos)
=INT()
Esta funo executa a extrao da parte inteira de um nmero
fracionrio qualquer.
Sintaxe: =INT(nmero_fracionrio)
=TRUNCAR()
Esta funo trunca um nmero para um inteiro removendo a parte
fracionria de um nmero.
Sintaxe: =TRUNCAR(nmero_fracionrio; nm_dgitos)
Agora, vamos conhecer na prtica o uso dessas funes acima?
Vamos l!

Exerccio: Mdulo02_Aula01_Exe02

Ateno!

1. Abra o programa Excel 2007;


2. na clula B2 digite o valor 20 e na clula B3 digite o valor 30;
3. na clula B4 digite a frmula =B2-B3. Observe que o resultado
-10;
Quando o sinal negativo no houver importncia para o resultado
do clculo, ou seja, quando este puder ser desprezado, voc dever usar a
funo =ABS() para esta tarefa. Vamos ento utiliz-la!
4. Posicione o cursor na clula B4 novamente, pressione a tecla F2
para editar a frmula e altere-a para =ABS(B2-B3) e observe que
o resultado no mais apresenta o sinal negativo;
5. digite o valor 345,327468 na clula C2;
6. na clula C3 digite a funo =ARRED(C2;4) e observe que o
resultado desta expresso retornou o valor 345,3275, pois foi

[8]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

requisitado o arredondamento na quarta casa decimal e, como


o valor da quinta casa decimal 6, o valor foi arredondado para
cima;
7. altere o valor digitado na clula C2 na quinta casa decimal para
4, ou seja, o valor agora ficar 345,327448;
Observe que o valor obtido pela funo (clula C3) preservou a
quarta casa decimal, ou seja, ficou em 345,3274. Isso significa que valores
de 0 a 4 a funo preserva-o e de 5 a 9 a funo arredonda-o para cima.
8. Na clula C4 digite a funo =INT(C2) para que o Excel
2007 assuma como resultado apenas a parte inteira do valor,
desprezando toda a parte decimal;
9. deixe a clula C2 novamente com o valor 345,327468;
10. digite, na clula D3, a funo =TRUNCAR(C2;4) e observe que
esta funo apenas corta o nmero na posio indicada no
levando em considerao o nmero posterior;
11. comparando as funes ARRED e TRUNCAR, a primeira
retorna o valor 345,3275 e a segunda 345,3274;
12. assim verificamos o funcionamento de algumas funes de ajuste
de nmeros;
13. salve o arquivo com o nome Mod02_Aula01_Exe02.xlsx na pasta
Meus Documentos.

3. Funes de manipulao de texto


O Excel 2007 possui tambm algumas funes que permitem o
ajuste e manipulao de contedos em formato texto. Dessa maneira,
torna-se possvel tratar clulas que possuam texto, aplicando-se recursos
de converso de letra, extrao de partes do texto etc.
As funes de ajustes e manipulao de textos so
=TEXTO()
Esta funo permite converter um valor para texto em um formato
de nmero especfico.

Unidade 2 - Aula 1 - Operaes com Funes

[9]

Sintaxe: =TEXTO(valor;formato_texto)
Alguns formatos:
CARACTERES

RESULTADO

dd

Exibe o dia como um nmero com zero esquerda quando


apropriado.

ddd

Exibe o dia como uma abreviao (Dom a Sb).

dddd

Exibe o dia como um nome completo (Domingo a Sbado).

mm

Exibe o ms como um nmero com zero esquerda quando


apropriado.

mmmm

Exibe o ms como um nome completo (Janeiro a Dezembro).

aa

Exibe o ano como um nmero de dois dgitos.

aaaa

Exibe o ano como um nmero de quatro dgitos.

hh

Exibe a hora como um nmero com zero esquerda quando


apropriado. Se o formato contiver AM ou PM, a hora ser
indicada com base no relgio de 12 horas. Caso contrrio, a
hora ser indicada com base no relgio de 24 horas.

ss

Exibe o segundo como um nmero com zero esquerda


quando apropriado. Se voc deseja exibir fraes de
segundo, use um formato de nmero que se assemelhe a
h:mm:ss.00.

=DIREITA()
Esta funo retorna o ltimo caractere ou caracteres em uma
sequncia de caracteres de texto com base no nmero de caracteres
especificado pelo usurio.
Sintaxe: =DIREITA(texto;nm_caracteres)
=ESQUERDA()
Esta funo, similar funo =Direita(), retorna o primeiro
caractere ou caracteres em uma sequncia de caracteres de texto baseado
no nmero de caracteres especificado pelo usurio.
Sintaxe: =ESQUERDA(texto;nm_caracteres)
=EXT.TEXTO()
Retorna um nmero especfico de caracteres da sequncia de
caracteres texto, comeando na posio especificada, com base no
nmero de caracteres especificado.
[ 10 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Sintaxe: =EXT.TEXTO(texto;pos_inicial;nm_caracteres)
Agora vamos conhecer na prtica o uso das funes acima? Vamos l!

Exerccio: Mdulo02_Aula01_Exe03
Agora vamos aprender a trabalhar com um grupo de planilhas.
1. Caso o programa Excel 2007 no esteja aberto, abra-o;
2. abra o arquivo Extracoes.xlsx presente na pasta Meus
Documentos do seu computador;
Observe que esta planilha possui vrios dados truncados presentes
na coluna A. Vamos utilizar algumas funes apresentadas h pouco
para extrair dados.
3. Posicione o cursor na clula C2 e digite a funo
=ESQUERDA(A2;10), pressione ENTER e observe que a data
presente na parte esquerda da clula A2 foi toda extrada para
esta clula;

4. volte clula C2 e copie o contedo da clula at a clula C101;


5. agora examinaremos o dia da semana de cada data presente na
coluna D;
6. posicione o cursor na clula D2, digite a funo
=TEXTO(C2;dddd), pressione ENTER e observe que a clula
agora exibe o dia da semana referente data da clula D2;
7. copie a clula D2 para as demais clulas desta coluna at a
clula D101;

Unidade 2 - Aula 1 - Operaes com Funes

[ 11 ]

Agora vamos extrair os nmeros de CNPJ embutidos nos dados


presentes na coluna A.
8. Posicione o cursor na clula E2, digite a funo
=DIREITA(A2;18), pressione ENTER e observe que o nmero
do CNPJ da primeira clula da coluna A foi extrado do seu
contedo;

9. agora copie o contedo desta clula at a clula E101;


Observe que agora em todas as clulas da coluna E encontram-se
os CNPJ de forma separada dos dados da coluna A. Mas poderamos
retirar desse nmero, os caracteres ponto, barra e trao? Vamos realizar
esta tarefa?
10. posicione o cursor na clula F2 e digite a seguinte combinao
de funes:
=ESQUERDA(E2;2) & EXT.TEXTO(E2;4;3) & EXT.
TEXTO(E2;8;3) & EXT.TEXTO(E2;12;4) & DIREITA(E2;2)
11. pressione ENTER e observe que na clula F2 agora temos o
nmero do primeiro CNPJ sem os respectivos caracteres, ou
seja, preservamos somente os nmeros;
12. agora copie o contedo desta clula at a clula F101;
13. agora para desvincularmos estes contedos obtidos com as
[ 12 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

funes da coluna A, executaremos o processo de cpia e, em


seguida, a colagem especial (escolhendo a opo Valores).
14. salve o arquivo.

4. Localizar e substituir dados


As planilhas do Excel 2007 podem conter mais de um milho de
linhas de dados, portanto pouco provvel que tenhamos tempo para
percorrer uma planilha inteira linha por linha para localizar um dado.
Podemos localizar dados especficos em uma planilha do Excel
2007 utilizando a caixa de dilogo Localizar e Substituir, que tem
duas guias(uma denominada Localizar; a outra, Substituir) as quais
permitem procurar clulas com determinados valores.
A guia Localizar procura dados que especificamos; a guia
Substituir substitui um determinado valor por outro.
IMPORTANTE
O boto Opes, presente na caixa de dilogo Localizar e Substituir, expande a quantidade
de opes de pesquisa que podem ser utilizadas nas localizaes.

O boto Opes abre novos itens de localizao, a saber:


Para procurar dados em uma planilha ou em uma pasta de
trabalho inteira, na caixa devemos selecionar Planilha ou Pasta
de Trabalho.
Para procurar dados em linhas ou colunas especficas, na caixa
Pesquisar, devemos clicar em Por Linhas ou Por Colunas.
Unidade 2 - Aula 1 - Operaes com Funes

[ 13 ]

Para procurar dados com detalhes especficos, na caixa


Examinar, devemos clicar em Frmulas, Valores ou
Comentrios.
Para procurar dados que diferenciam maisculas de minsculas,
devemos marcar a caixa de seleo Diferenciar maisculas de
minsculas.
Para procurar clulas que contenham apenas os caracteres que
digitados na caixa Localizar, devemos marcar a caixa de seleo
Coincidir contedo da clula inteira.
A seguir, realizaremos um exerccio que permitir utilizar esses
recursos de localizao e substituio de dados na planilha.

Exerccio: Mdulo02_Aula01_Exe04
Ateno!

Aprenderemos a utilizar os dois recursos em uma determinada


planilha que possua muitos dados.
1. Caso o programa Excel 2007 no esteja aberto, abra-o;
2. abra o arquivo Loc_Sub.xlsx presente na pasta Meus
Documentos;
3. execute os devidos procedimentos (mostrados no captulo
anterior) para extrair de todas as clulas da coluna A, o termo
RESPONSVEL: esquerda e TRNSITO EM JULGADO
direita;

[ 14 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

4. aps esta limpeza dos dados, posicione o cursor na clula A1


e pressione as teclas CTRL + L para abrir a caixa de dilogo
Localizar e Substituir;
5. vamos encontrar todas as ocorrncias do sobrenome Silva
presente nesta planilha, para isso, devemos digitar o termo
Silva na caixa Localizar e pressionar o boto Localizar Tudo;
6. observe que o Excel 2007 localizou todas as ocorrncias e listouas na parte de baixo da caixa de dilogo;

7. para localizar a prxima ocorrncia basta clicar no boto


Localizar Prximo e assim sucessivamente;
8. caso queira pular em uma ocorrncia especfica, basta clicar
na respectiva linha da lista;
9. clique no boto Fechar.
Caso desejssemos efetuar a transposio dos dados da coluna A
para as demais colunas com o comando Texto para Colunas, teramos
um pequeno inconveniente, pois deveramos utilizar como delimitador
o Espao (que separa os trs dados: Nome, CPF e Processo), porm os
nomes das pessoas tambm possuem espao. Observe o que aconteceria:

Unidade 2 - Aula 1 - Operaes com Funes

[ 15 ]

Como proceder ento, para que isto no ocorra? Vamos l!


10. Posicione o cursor na clula A1, abra o recurso de Localizar e
Substituir, e ento altere para a guia Substituir;

11. nas caixas abaixo digite as seguintes informaes:


Localizar: CPF.
Substituir por: ;.
12. clique no boto Substituir Tudo e observe que todas as palavras
CPF: foram trocadas por ponto-e-vrgula;
13. faa o mesmo trocando as palavras PROCESSO: tambm por
ponto-e-vrgula;
Agora voc pode utilizar o comando Texto para Colunas
escolhendo o smbolo ponto-e-vrgula como sendo o delimitador das
colunas. Faa isso!

[ 16 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Observe que ao final a planilha dever ficar como abaixo:

14. salve o arquivo..

Unidade 2 - Aula 1 - Operaes com Funes

[ 17 ]

Sntese
Nesta aula, conhecemos a definio, caractersticas e sintaxe das
funes do Excel 2007 e percebemos as vantagens proporcionadas pelo
uso deste recurso.
Tambm aprofundamos o conhecimento em dois grupos de funes
do Excel 2007, ou seja, nas funes de ajuste de nmeros e manipulao
de texto.
E por fim, adquirimos experincia na utilizao dos recursos
de localizar e substituir, fazendo com que operaes complexas de
localizao de dados em uma planilha fossem realizadas com extrema
facilidade.

[ 18 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Referncias bibliogrficas
ComputerDicas. Categorias de funes no Excel. Disponvel em:
<http://www.computerdicas.com.br/2011/05/categorias-de-funcoesno-excel-2010.html>. Acesso em 27 de fevereiro de 2012.
COX, F.; FRYE C.; LAMBERT, M.D; PREPPERNEAU, J.; MURRAY, K.
Microsoft Office System 2007 Passo a passo. Porto Alegre: Artmed,
2008.
Microsoft. Servio de Suporte ao Excel 2007. Localizar ou substituir texto
ou nmeros em uma planilha. Disponvel em: <http://office.microsoft.
com/pt-br/excel-help/localizar-ou-substituir-texto-ou-numeros-emuma-planilha-HP001216390.aspx>. Acesso em 27 de fevereiro de 2012.

Unidade 2 - Aula 1 - Operaes com Funes

[ 19 ]

Instituto Serzedello Corra

EXCEL AVANADO APLICADO


AO CONTROLE

Unidade 2
Normalizao dos Dados

Aula 2
Transposies e Operaes Diversas

Copyright 2012, Tribunal de Contas de Unio


<www.tcu.gov.br>

Permite-se a reproduo desta publicao,


em parte ou no todo, sem alterao do contedo,
desde que citada a fonte e sem fins comerciais.

RESPONSABILIDADE PELO CONTEDO


Tribunal de Contas da Unio
Secretaria Geral da Presidncia
Instituto Serzedello Corra
2 Diretoria de Desenvolvimento de Competncias
Servio de Planejamento e Projetos Educacionais
SUPERVISO
Pedro Koshino
CONTEUDISTA
Helbert de Sousa Arruda
TRATAMENTO PEDAGGICO
Flvio Sposto Pompeo
RESPONSABILIDADE EDITORIAL
Tribunal de Contas da Unio
Secretaria Geral da Presidncia
Instituto Serzedello Corra
Centro de Documentao
Editora do TCU
PROJETO GRFICO
Ismael Soares Miguel
Paulo Prudncio Soares Brando Filho
Vivian Campelo Fernandes
DIAGRAMAO
Vanessa Vieira

Brasil. Tribunal de Contas da Unio.


Excel Avanado Aplicado ao Controle / Tribunal de Contas da Unio ;
conteudista: Helbert de Sousa Arruda. Braslia : TCU, Instituto Serzedello
Corra, 2012.
24 p. : il.
Contedo: Unidade 2: Normalizao dos dados. Aula 2: Transposies e
operaes diversas.
Curso realizado no perodo de 22/05 a 19/06/2012 no Ambiente
Virtual de Educao Corporativa do Tribunal de Contas da Unio.
1. Importao de dados. 2. Normalizao de dados. 3. Manipulao de
dados. 4. Anlise de dados. I. Ttulo.

Ficha catalogrfica elaborada pela Biblioteca Ministro Ruben Rosa

Aula 2 Transposies e operaes diversas


Como executar as operaes de transposio de dados?
Como utilizar funes de manipulao de data?
Como funciona a formatao de nmeros?
Como proceder para remover dados duplicados na planilha?
Iniciamos nossos estudos pela apresentao das operaes de
transposio de dados na planilha. Tambm sero exibidas algumas
funes de manipulao de elementos de data, suas caractersticas e
sintaxes, bem como as opes de formatao de nmeros para auxiliar
na forma de apresentao deste tipo de dado. E para finalizar este estudo,
mostraremos como executar o procedimento de eliminao de dados
duplicados por intermdio de comando existente no Excel 2007.
Para facilitar o estudo, esta aula est organizada da seguinte forma:
Aula 2 Transposies e operaes diversas3
1. Transposio de dados4
2. Funes de manipulao de data 11
3. Formatao de nmeros 15
4. Remoo automtica de dados duplicados 20
Sntese 23
Referncias bibliogrficas  24

Ao final desta aula, esperamos que voc tenha condies de:

utilizar os recursos de transposio de dados na planilha;


conhecer a sintaxe e as caractersticas de algumas das funes
da categoria Data/Hora;
conhecer e utilizar as formataes de nmeros;
executar o processo de remoo automtica de dados duplicados
na planilha.
Pronto para comear? Ento, vamos!

Unidade 2 - Aula 2 - Transposies e Operaes Diversas

[3]

1. Transposio de dados
Caso os dados de uma determinada planilha estejam inseridos em
colunas ou linhas e desejarmos reorganiz-los em linhas ou colunas,
poderemos transpor rpida e automaticamente esses dados de uma
situao para outra.
Outra operao permite separar diversos dados presentes em
uma determinada clula, em clulas separadas para que eventualmente
sofram operaes de forma individual.

Transpor
Esta operao pode ser realizada tanto pela utilizao da opo de
colagem, denominada Transpor (observe a figura), presente na caixa de
dilogo Colar Especial, como tambm pela funo matricial chamada
=TRANSPOR(matriz).
Como podemos verificar, a caixa de dilogo Colar especial possui
um item denominado Transpor.

Se a funo =TRANSPOR()
no for inserida como
uma funo de matriz,
a frmula ter um
resultado inesperado.
Para que a funo seja
inserida como funo de
matriz, deve-se aps a

Para exemplificar estas duas operaes (com a opo e com a


funo), execute os prximos exerccios propostos.

digitao, pressionar F2
e, em seguida, pressionar

Vamos iniciar!

simultaneamente as teclas
CTRL+SHIFT+ENTER.

[4]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Exerccio: Mdulo02_Aula02_Exe01
1. Abra o programa Excel 2007;
2. abra o arquivo Mod02_Aula02_Exe01.xls presente na pasta
Meus Documentos do seu computador;
3. observe que este arquivo possui uma planilha com 4 linhas e 5
colunas, no qual os meses esto dispostos nas linhas e os anos
nas colunas;

4. selecione o intervalo B2:F5 e em seguida pressione as teclas


CTRL + C para copiar os dados para a rea de transferncia;
5. posicione o cursor na clula B8;
6. agora acesse a caixa de dilogo Colar Especial e escolha o
comando Transpor;
7. clique no boto OK;
8. observe que os dados copiados foram alocados a partir da clula
B8 e as referncias invertidas de linha para coluna e vice-versa;

Unidade 2 - Aula 2 - Transposies e Operaes Diversas

[5]

9. assim sendo, a planilha de baixo ficou com cinco linhas e quatro


colunas (ao contrrio da planilha original);
10. salve o arquivo.
Agora executaremos a mesma operao de transposio, porm
utilizando a funo =TRANSPOR() que tem uma matriz como nico
argumento.
11. No mesmo arquivo, passe para a Plan2 e observe que temos
novamente a planilha original (com 4 linhas e 5 colunas);
12. posicione o cursor na clula B8 desta Plan2, selecione at a
clula E12;
13. digite a seguinte funo: =TRANSPOR(B2:F5)

14. pressione simultaneamente as teclas CTRL + SHIFT + ENTER


para que esta funo seja inserida como uma matriz;

[6]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

15. pronto, executamos o mesmo procedimento anterior, mas dessa


vez utilizamos uma funo e no o comando Transpor;
16. salve a planilha.
Viu como estas duas operaes so fceis!

Texto para colunas


Agora falaremos sobre outro comando que realiza a transposio
de dados, mas dessa vez o processo afeta o contedo presente em uma
clula especfica.
Podemos utilizar o Assistente de Converso de Texto para
Colunas, presente na guia Dados, a fim de separar simples contedos
das clulas, dependendo dos dados, possvel dividir o contedo das
clulas com base num delimitador, como, por exemplo, um espao ou
uma vrgula, ou com base numa localizao especfica de quebra de
coluna nos dados em questo.

Agora vamos conhecer na prtica o uso dessa opo? Vamos l!

Exerccio: Mdulo02_Aula02_Exe02
1. Abra o programa Excel 2007;

Ateno!

2. abra o arquivo Sancionadas(xlsx).xlsx presente na pasta Meus


Documentos do seu computador;
3. observe que existem vrios dados truncados (separados por
espao) na coluna A;

Unidade 2 - Aula 2 - Transposies e Operaes Diversas

[7]

Vamos ento executar o procedimento de desmembramento destes


dados de uma nica coluna para vrias. Para isso devemos executar o
comando Texto para Colunas.
4. selecione toda a coluna A dando um clique no ttulo desta coluna;

5. acesse a guia Dados, e no grupo Ferramentas de Dados, d um


clique no boto Texto para Colunas;
6. surge na tela o Assistente para Converso de Texto em Colunas;

[8]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

7. alterne a opo Tipo de Dados Originais para Delimitado e


clique em Avanar;
8. desative a opo Tabulao e ative a opo Espao. Clique em
Avanar;

Unidade 2 - Aula 2 - Transposies e Operaes Diversas

[9]

9. para cada coluna de dados defina o tipo de dados da coluna. Os


tipos so os seguintes:
DataInicSancao: Data (DMA).
DataFinalSancao: Data (DMA).
TipoSancao: Texto.
UF: Texto.
CPF_CNPJ: Texto.

10. ao final clique no boto Concluir;


11. observe que os dados da coluna A foram desmembrados em
outras colunas;
12. faa o ajuste de todas as colunas e observe o resultado;

[ 10 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

13. salve o arquivo.

2. Funes de manipulao de data


O Excel 2007 possui algumas funes que tm como objetivo a
manipulao de elementos que compem datas, como por exemplo,
dia, ms e ano. Conhecer essas funes permite ao usurio formular
contextos que trabalhem com data e assim definir uma melhoria no
aspecto dos trabalhos que envolvam elementos de ordem cronolgica.

Unidade 2 - Aula 2 - Transposies e Operaes Diversas

[ 11 ]

As funes de manipulao de data so


=DIA()
Essa funo retorna o dia de uma data representado por um nmero
de srie. O dia dado como um inteiro que varia de 1 a 31.
Sintaxe: =DIA(nm_srie)
=MS()
Essa funo retorna o ms de uma data representado por um
nmero de srie. O ms fornecido como um inteiro, variando de 1
(janeiro) a 12 (dezembro).
Sintaxe: =MS(nm_srie)
=ANO()
Essa funo retorna o ano correspondente a uma data. O ano
retornado como um inteiro no intervalo de 1900-9999.
Sintaxe: =ANO(nm_srie)
=DIATRABALHO()
Esta funo retorna um nmero que representa uma data que o
nmero indicado de dias teis antes ou aps uma data (a data inicial).
Os dias teis excluem fins de semana e quaisquer datas identificadas
como feriados. Use a funo DIATRABALHO() para excluir os fins de
semana ou feriados ao calcular as datas de vencimento de fatura, horas
de entrega esperadas ou o nmero de dias de trabalho executado.
Se essa funo no estiver disponvel e retornar o erro #NOME?,
instale e carregue o suplemento Ferramentas de Anlise.
Sintaxe: =DIATRABALHO (data_inicial; dias; [feriados])
Agora vamos conhecer na prtica o uso dessas funes acima?
Vamos l!

[ 12 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Exerccio: Mdulo02_Aula02_Exe03
1. Abra o programa Excel 2007;
2. abra o arquivo de planilha salvo no exerccio anterior chamado
Sancionadas(xlsx).xlsx;
3. agora vamos separar os elementos de data da coluna
DataInicSancao em colunas diferentes;
4. digite na clula G1 a palavra Dia, na clula H1 a palavra Ms e
na clula I2 a palavra Ano;
5. posicione o cursor na clula G2 e digite =DIA(A2) para extrair
o dia da respectiva data;

6. pressione ENTER e observe que a clula G2 assume o nmero


15, correspondente ao dia da respectiva data;
7. na clula H2 digite =MS(A2) e na clula I2 digite =ANO(A2).
As clulas assumem os valores 2 e 2011, respectivamente;
8. agora selecione o intervalo G2:I2, aponte para a ala de cpia e
arraste at a linha 800 para copiar as frmulas;

Unidade 2 - Aula 2 - Transposies e Operaes Diversas

[ 13 ]

9. observe que agora os elementos Dia, Ms e Ano encontram-se


em colunas separadas;
10. salve o arquivo.
Agora descobriremos, por meio da funo DIATRABALHO(),
uma data final, em funo de um nmero de dias teis a partir de uma
data inicial, incluindo uma lista de feriados.
1. Abra o programa Excel 2007;
2. abra o arquivo DiaTrabalho(xlsx).xlsx;

3. na clula C4 digite a seguinte funo:


=DIATRABALHO(C2;C3;C6:C8)
4. o resultado a data 26/01/2012 (caso no esteja no formato de
data, acesse a opo de formato Data Abreviada);
5. isso significa que, 15 dias teis a partir da data 02/01/2012,
descontando os 3 feriados, a data resultante 26/01/2012;
6. para confirmao do resultado, faa-o utilizando um calendrio
e conte o nmero de dias pulando os sbados, domingos e os
dias discriminados dos feriados.
7. salve o arquivo.

[ 14 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

3. Formatao de nmeros
Este recurso determina a maneira que as informaes sero
exibidas nas clulas selecionadas. possvel usar um dos formatos de
nmero predefinidos ou criar formatos personalizados, utilizando a guia
Nmero da caixa de dilogo Formatar Clulas acessando a lista dropdown do grupo Nmero na faixa de opes Incio.

Categoria: lista vrios formatos de nmero, data e hora.


Quando se seleciona uma categoria, o quadro exibe os formatos
predefinidos e personalizados para essa categoria.
Exemplo: exibe um exemplo do formato selecionado na caixa
Exemplo.
Casas decimais: permite a escolha do nmero de casas decimais
para um determinado nmero fracionrio.
Smbolo: define o smbolo monetrio para o nmero.
Nmeros negativos: define o formato para os nmeros
negativos.

Unidade 2 - Aula 2 - Transposies e Operaes Diversas

[ 15 ]

O Excel 2007 fornece vrios formatos de nmero internos, mas, se


eles no atenderem s nossas necessidades, podemos personalizar um.
Para obter mais informaes sobre como alterar os cdigos de formato de
nmero, talvez seja necessrio revermos as diretrizes de personalizao
de um formato de nmero antes de iniciar.
No possvel excluir um formato de nmero interno, mas podese excluir um formato de nmero personalizado quando o usurio no
precisar mais dele.

Diretrizes de personalizao de nmeros


Para criar um formato de nmero personalizado, devemos comear
selecionando um dos formatos de nmero internos como ponto de
partida. Em seguida, alteramos qualquer uma das sees de cdigo desse
formato.
Um formato de nmero pode ter at quatro sees de cdigo,
separadas por ponto-e-vrgulas. Essas sees de cdigo definem o formato
para nmeros positivos, nmeros negativos, zeros e texto, nessa ordem.
<POSITIVO>;<NEGATIVO>;<ZERO>;<TEXTO>
Por exemplo, use essas sees de cdigo para criar o seguinte
formato personalizado:
[Azul]#.##0,00_);[Vermelho](#,##0,00);0,00;vendas @
Veja alguns exemplos na tabela a seguir:
ORIGINAL

PERSONALIZADO

CDIGO

12345,59

1234,60

####,#

8,9
0,631

8,900
0,6

# 0,000
0,#

12

12,0

1234,568

1234,57

44,398
102,65
2,8
5,25
5,3

[ 16 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

#,0#

44,398
102,65
2,8

???,???

(com decimais alinhados)


5 1/4
5 3/10
(com fraes alinhadas)

# ???/???

Agora vamos exercitar!

Exerccio: Mdulo02_Aula02_Exe04
Agora aprenderemos a trabalhar com formatao de nmeros.

Ateno!

1. Caso o programa Excel 2007 no esteja aberto, abra-o;


2. vamos importar dados de um arquivo .CSV e para isso, acesse
a guia Dados e escolha a opo De Texto;
3. aponte para o arquivo Convenios_Ministerios(csv).csv
presente na sua pasta Meus Documentos e clique no boto
Importar;
4. abrir-se- a tela do Assistente de importao de texto;

5. conforme visto na Aula 01, defina as seguintes opes de


importao:
Tipo de campo: Delimitado.
Delimitadores: Ponto e vrgula.
Posio inicial: clula A1.
6. ao final clique no boto OK;
Unidade 2 - Aula 2 - Transposies e Operaes Diversas

[ 17 ]

7. observe os dados importados na planilha, pois iremos adaptar


alguns formatos numricos dela;
8. presumindo que todos os dados da coluna A devessem possuir
o formato XXX-XXX, selecione o intervalo A2:A101 e acesse a
opo de Formato de clulas;
9. selecione a opo Mais Formatos de Nmero e em seguida o
item Personalizado;

10. na caixa Tipo, digite a sequncia 000-000;

[ 18 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

11. ao final clique em OK e observe que todos os nmeros desta


coluna A ficaram com o formato XXX-XXX, ou seja, com um
trao separando dois blocos de trs nmeros;
Agora formataremos os dados da coluna C. Presumindo que todos
os dados desta coluna devam ficar com 4 dgitos, ou seja, inclua o zero
esquerda dos nmeros que possurem apenas 3 dgitos, faa o seguinte:
12. selecione o intervalo C2:C101, acesse a caixa de formatos de
nmeros como realizado anteriormente;
13. digite 0000 na caixa tipo e clique em OK;
Pronto! Todos os dados desta coluna ficaram padronizados com 4
dgitos;

14. Agora corrigiremos a aparncia dos nmeros presentes na


coluna L, para isso, selecione o intervalo L2:L101;

Unidade 2 - Aula 2 - Transposies e Operaes Diversas

[ 19 ]

15. acesse a caixa de formatos de nmero e digite na caixa Tipo o


nmero zero 14 vezes;
Pronto! A apresentao dos cdigos dos Convenentes foi
padronizada em 14 dgitos;

16. salve o arquivo na pasta Meus Documentos com o nome


Mod02_Aula02_Exe04.xlsx.

4. Remoo automtica de dados duplicados


Na maioria das vezes, quando importamos dados de outro formato
de arquivo (geralmente originados de um banco de dados), uma parte
dos registros se repete e de certa forma desejamos elimin-los para que
permanea apenas uma amostra de cada.
Esta operao pode ser realizada automaticamente por intermdio
do boto Remover Duplicatas presente no grupo Ferramentas de
Dados da guia Dados.

[ 20 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Quando removemos valores duplicados, apenas os valores no


intervalo de clulas ou na tabela so afetados. Quaisquer outros valores
fora do intervalo de clulas ou da tabela no so alterados ou movidos.
Como estamos excluindo dados permanentemente, convm
copiarmos o intervalo de clulas ou a tabela original para outra planilha
ou pasta de trabalho antes de removermos os valores duplicados.
IMPORTANTE
O boto Opes, presente na caixa de dilogo Localizar e Substituir, expande a quantidade
de opes de pesquisa que podem ser utilizadas nas localizaes.

A seguir, realizaremos um exerccio que permitir utilizar este


recurso de remoo de dados duplicados em uma planilha.

Exerccio: Mdulo02_Aula02_Exe05
Vamos realizar o exerccio ento?
1. Caso o programa Excel 2007 no esteja aberto, abra-o;
2. abra o arquivo Duplicadas.xlsx presente na pasta Meus
Documentos do seu computador;
3. execute o procedimento de transposio de dados
(desmembramento) da coluna A por meio do comando Texto
para Colunas apresentado no captulo 1 desta aula;
4. aps o desmembramento da coluna A em vrias, realize o ajuste
das larguras de todas as colunas e centralize seus dados;

Unidade 2 - Aula 2 - Transposies e Operaes Diversas

[ 21 ]

5. selecione as colunas A at E, acesse a guia Dados e escolha o


boto Remover Duplicatas presente do grupo Ferramentas
de Dados. Assim, surge na tela a caixa de dilogo Remover
Duplicatas;

6. como todas as opes desta caixa encontram-se devidamente


corretas, basta clicar no boto OK;
7. assim, uma mensagem informativa avisa a quantidade de linhas
removidas e a as remanescentes;

8. clique em OK para fech-la e percorra a planilha para verificar


que realmente a linhas de dados (excetuando-se a do cabealho)
diminuram de 100 para 72;
9. salve o arquivo.

[ 22 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Sntese
Aprendemos nesta aula que possvel efetuar transposies de
dados entre linhas e colunas (e vice-versa), bem como dividir contedos
de uma clula em vrias outras.
Conhecemos a definio, caractersticas e sintaxe de algumas
funes de manipulao de datas do Excel 2007 e percebemos as
vantagens proporcionadas pelo uso delas.
Vimos que a formatao de nmeros pode tornar-se um
procedimento atraente e usual quando necessitamos de adaptaes em
suas formas de apresentao.
Tambm nesta aula, executamos a operao de remoo de
dados duplicados, fazendo com que planilhas com muitos dados sejam
ajustadas com extrema rapidez e versatilidade.

Unidade 2 - Aula 2 - Transposies e Operaes Diversas

[ 23 ]

Referncias bibliogrficas
COX, F.; FRYE C.; LAMBERT, M.D; PREPPERNEAU, J.; MURRAY, K.
Microsoft Office System 2007 Passo a passo. Porto Alegre: Artmed,
2008.
Microsoft. Servio de Suporte ao Excel 2007. Criar ou excluir um
formato de nmero personalizado. Disponvel em: <http://office.
microsoft.com/pt-br/excel-help/criar-ou-excluir-um-formato-denumero-personalizado-HP001216503.aspx>. Acesso em 28 de fevereiro
de 2012.
Microsoft. Servio de Suporte ao Excel 2007. Dividir nomes utilizando o
Assistente de Converso de Texto para Colunas. Disponvel em: <http://
office.microsoft.com/pt-pt/excel-help/dividir-nomes-utilizando-oassistente-de-conversao-de-texto-para-colunas-HA010102340.aspx>.
Acesso em 28 de fevereiro de 2012.
Microsoft. Servio de Suporte ao Excel 2007. Reorganizar (transpor)
dados de colunas para linhas ou vice-versa. Disponvel em: <http://
office.microsoft.com/pt-br/excel-help/reorganizar-transpor-dados-decolunas-para-linhas-ou-vice-versa-HP010224502.aspx>. Acesso em 28
de fevereiro de 2012.

[ 24 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Instituto Serzedello Corra

EXCEL AVANADO APLICADO


AO CONTROLE

Unidade 3
Manipulao dos Dados

Aula 1
Frmulas

Copyright 2012, Tribunal de Contas de Unio


<www.tcu.gov.br>

Permite-se a reproduo desta publicao,


em parte ou no todo, sem alterao do contedo,
desde que citada a fonte e sem fins comerciais.

RESPONSABILIDADE PELO CONTEDO


Tribunal de Contas da Unio
Secretaria Geral da Presidncia
Instituto Serzedello Corra
2 Diretoria de Desenvolvimento de Competncias
Servio de Planejamento e Projetos Educacionais
SUPERVISO
Pedro Koshino
CONTEUDISTA
Helbert de Sousa Arruda
TRATAMENTO PEDAGGICO
Flvio Sposto Pompeo
RESPONSABILIDADE EDITORIAL
Tribunal de Contas da Unio
Secretaria Geral da Presidncia
Instituto Serzedello Corra
Centro de Documentao
Editora do TCU
PROJETO GRFICO
Ismael Soares Miguel
Paulo Prudncio Soares Brando Filho
Vivian Campelo Fernandes
DIAGRAMAO
Vanessa Vieira

Brasil. Tribunal de Contas da Unio.


Excel Avanado Aplicado ao Controle / Tribunal de Contas da Unio ;
conteudista: Helbert de Sousa Arruda. Braslia : TCU, Instituto Serzedello
Corra, 2012.
17 p. : il.
Contedo: Unidade 3: Manipulao dos dados. Aula 1: Frmulas.
Curso realizado no perodo de 22/05 a 19/06/2012 no Ambiente
Virtual de Educao Corporativa do Tribunal de Contas da Unio.
1. Importao de dados. 2. Normalizao de dados. 3. Manipulao de
dados. 4. Anlise de dados. I. Ttulo.

Ficha catalogrfica elaborada pela Biblioteca Ministro Ruben Rosa

Aula 1 Frmulas
Quais as caractersticas e as aplicaes das frmulas?
Quais os tipos de operadores?
Como trabalhar as operaes matemticas e de data/hora?
Como fazer referncias a outras planilhas/arquivos?
Iniciamos nossos estudos pela abordagem das operaes com
frmulas no Excel 2007, exibindo assim sua sintaxe, caractersticas e
aplicaes tradicionais em clculos nas planilhas. Tambm evidenciamos
o uso de frmulas incluindo referncias externas, como por exemplo,
outras planilhas e arquivos.
Para facilitar o estudo, esta aula est organizada da seguinte forma:
Aula 1 Frmulas3
1. Uso de frmulas e seus operadores4
2. Operaes com datas e horas8
3. Referncias em planilhas 12
Sntese 16
Referncias bibliogrficas  17

Ao final desta aula, esperamos que voc tenha condies de:


conhecer a sintaxe e as caractersticas das frmulas;
executar operaes matemticas com datas e horas;
conhecer as categorias e os respectivos operadores;

elabora frmulas que faam referncia a elementos externos


planilha.
Pronto para comear? Ento, vamos!

Unidade 3 - Aula 1 - Frmulas

[3]

1. Uso de frmulas e seus operadores


O uso de frmulas pode ajudar-nos a analisar a consistncia dos
dados em uma planilha. Por meio de uma frmula possvel executar
operaes como adio, multiplicao, comparao de valores da
planilha etc. Sempre devemos usar uma frmula quando desejarmos
incluir valores calculados em uma planilha de dados.
Uma frmula pode incluir qualquer um dos seguintes elementos:
operadores, referncias de clulas, valores, funes de planilha e nomes.
Para incluirmos frmulas em uma determinada clula da planilha,
devemos digitar uma combinao desses elementos na barra de frmulas.
Pode-se pensar em uma frmula como um lado de uma equao
cujo resultado mostrado nas clulas. Uma frmula sempre iniciada
com um sinal de igual (=). Veja o exemplo abaixo:
Referncia da clula
Operador de adio
Operador de diviso

=(B4+25)/100
Constantes numricas

Usam-se os operadores para especificar a operao a ser realizada


nos operandos (valores em ambos os lados do operador) contidos na
frmula. O Excel 2007 possui quatro categorias de operadores.
So elas:

Operadores Aritmticos
Estes operadores executam operaes bsicas, combinam e
produzem resultados numricos:
OPERADOR
+
*
/
^
%

[4]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

DESCRIO
Adio
Subtrao
Multiplicao
Diviso

Exponenciao
Porcentagem

Operadores de Texto
Este tipo de operador une duas ou mais informaes de texto
em um nico valor de texto combinado (til no uso de funes que
produzam texto). A outra utilizao deste tipo a definio de contedos
em formato texto para serem utilizados em combinao nas frmulas.
OPERADOR

DESCRIO

&

Conecta ou concatena dois valores de texto para produzir


um valor de texto contnuo; se um operando for uma
referncia de clulas e a clula referenciada contiver uma
frmula, este operador juntar o valor produzido pela
frmula na clula referenciada como valor texto.

Define o comportamento de um determinado contedo


da clula como valor literal.

Operadores de Comparao
Este tipo de operador compara dois valores e produz o valor lgico
VERDADEIRO ou FALSO. Por exemplo, a frmula =Receita<550 produz
o valor VERDADEIRO se a Receita for menor que R$ 550,00. Se o valor
for maior que R$ 550,00, esta frmula produzir o valor lgico FALSO.
OPERADOR

DESCRIO

=
>
<
>=
<=
<>

Igual a
Maior que
Menor que
Maior ou igual a
Menor ou igual a
Diferente de

Operadores de Referncia
Este tipo de operador combina duas clulas em uma nica referncia de
juno formando um intervalo (adjacente ou no-adjacente). Tambm
possvel efetuar uma referncia outra planilha da mesma pasta de trabalho.
OPERADOR

DESCRIO

Define um intervalo de clulas (da primeira at a ltima


incluindo as intermedirias)

Define a alternao de referncias de clulas e separao


de argumentos de funes.

Este operador une informaes entre planilhas diferentes.

Unidade 3 - Aula 1 - Frmulas

[5]

No trabalho de manipulao de frmulas, deve-se observar a


ordem de precedncia dos operadores, pois esta ordem de avaliao
dos operadores, presentes em uma mesma frmula faz com que o
resultado seja diferente. Portanto necessrio tomar o devido cuidado
na colocao de tais operadores na frmula, de tal maneira, que seja
realizado o clculo na sequncia desejada.
A ordem de precedncia a seguinte:

Se desejarmos alterar
a ordem de avaliao,
devemos utilizar os
parnteses para agrupar
expresses em sua frmula.
O Excel 2007 primeiro
calcula as expresses entre

OPERADOR

DESCRIO

!
:
;
%
^
*e/
+e&
= < > <= >= <>

Unio de mltiplas planilhas


Intervalo adjacente de clulas
Intervalo no-adjacente de clulas
Porcentagem
Exponenciao
Multiplicao e Diviso
Adio e Subtrao
Juno de texto
Comparaes

parnteses e, em seguida,
utiliza estes resultados
para calcular o restante da
frmula.

Se a frmula contiver mais de um operador com a mesma


prioridade, por exemplo, vrios operadores de comparao, o Excel 2007
avalia os operadores da esquerda para direita.
Agora vamos exercitar algumas frmulas!

Exerccio: Mdulo03_Aula01_Exe01
Ateno!

1. Abra o programa Excel 2007;


2. abra o arquivo Mod03_Aula01_Exe01.xlsx presente na pasta
Meus Documentos do seu computador;
3. na clula D2 digite a frmula: =B2+C2 para obter a soma dos
dois valores;
4. na clula D3 digite a frmula: =B3-C3 para obter a subtrao
dos dois valores;
5. na clula D4 digite a frmula: =B4*C4 para obter a multiplicao
dos dois valores;
6. na clula D5 digite a frmula: =B5/C5 para obter a diviso dos
dois valores;

[6]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

7. na clula D6 digite a frmula: =B6^C6 para elevar o primeiro


valor potncia do segundo valor;
8. na clula D7 digite a frmula: =B7*C7% para obter a
porcentagem do primeiro valor em relao ao segundo;
9. na clula D8 digite a frmula: =B8& &C8 para unir o contedo
das duas clulas separadas por um espao;
Observe se obteve os mesmos resultados abaixo:

10. posicione o cursor na clula C18 e digite a funo


=SOMA(C12:C17) para obter a soma de todo o intervalo de
valores acima da clula;
11. na clula C19, digite a funo =SOMA(C12;C15;C17) para
somar apenas as clulas referenciadas;
Verifique se os resultados foram os mesmos abaixo:

Unidade 3 - Aula 1 - Frmulas

[7]

12. caso negativo, refaa a(s) funo(es) errada(as), caso positivo,


apenas salve o arquivo;
13. passe para a Plan2, coloque o cursor na clula D2 e digite a
frmula =A2=C2;
14. na clula D3 digite a frmula =A3>C3;
15. na clula D4 digite a frmula =A4<C4;
16. na clula D5 digite a frmula =A5>=C5;
17. na clula D6 digite a frmula =A6<=C6;
18. na clula D7 digite a frmula =A7<>C7;
Verifique se os resultados foram os mesmos abaixo:

19. caso negativo, refaa a(s) frmula(s) errada(as), caso positivo,


apenas salve o arquivo.

2. Operaes com datas e horas


Dentre as inmeras possibilidades de clculo que o Excel 2007
torna possvel, uma muito interessante a capacidade de realizar
operaes automatizadas com datas e horas, com base nas informaes
que inserimos na planilha.
O Excel 2007 permite a execuo de operaes matemticas com
contedos tanto em formato de data como em horas. Por exemplo, muito
til fazer uma espcie de folha de ponto para calcular a remunerao de
funcionrios que recebem por hora trabalhada, a partir dos horrios de
chegada e sada na empresa.
[8]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Ento vamos exercitar essas operaes com datas e horas?

Exerccio: Mdulo03_Aula01_Exe02
1. Abra o programa Excel 2007;
Com uma nova planilha na tela,
2. digite os seguintes dados em suas respectivas clulas:

Para descobrirmos a quantidade de dias entre as datas 02/09/2010


e 09/06/2010,
3. posicione o cursor na clula B6 e digite a seguinte frmula:
=B3-B2
Observe que o resultado foi 85, informando que entre as duas datas
h um perodo de 85 dias.
Para descobrimos a quantidade de meses entre as mesmas datas
acima,
4. digite a seguinte frmula na clula B7:
=MS(B3)-MS(B2)
Observe que o resultado foi 3.
Agora posicione o cursor na clula B8 e vamos descobrir a
quantidade de meses entre duas datas, mas as que possuem mais de um
ano de diferena.

Unidade 3 - Aula 1 - Frmulas

[9]

5. Digite a seguinte frmula:

Aps pressionar o ENTER observe que a resposta ser 15, ou seja,


entre a data 10/12/2011 e 02/09/2010 existe a diferena de 15 meses.
Desafio:
6. digite as datas 15/09/2007 e 23/11/2011 em duas clulas
diferentes e ao final descubra (utilizando uma frmula) a
quantidade de anos entre estas duas datas.
Agora realizaremos uma operao matemtica entre horas de um
mesmo dia:
7. mude para a planilha Plan2 e digite os seguintes dados nas
respectivas clulas:

dia,

Para descobrirmos a quantidade de horas lquidas trabalhadas no


8. posicione o cursor na clula C8 e digite a seguinte frmula:

[ 10 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

9. Observe a resposta 07:31 informando a quantidade de horas


lquidas trabalhadas no dia.
Agora vamos descobrir uma data especfica, mediante outra de
origem, somada a um nmero determinado de dias.
Acesse a Plan2,
10. digite na clula B2 a data 13/01/2011 e na clula B3 digite o
nmero 74 (que o nmero de dias desejado):

Posicionado na clula B4,


11. digite a seguinte frmula:
=B2+B3
Observe que obtida a data 28/03/2011 como resposta.
12. Salve o arquivo na pasta Meus Documentos de seu computador
com o nome Mod03_Aula01_Exe02.xlsx.

Unidade 3 - Aula 1 - Frmulas

[ 11 ]

3. Referncias em planilhas
As pastas de trabalho proporcionam um meio de organizar muitas
planilhas em um mesmo arquivo. Uma pasta de trabalho uma coleo
de vrias pginas de planilha que possuem o mesmo nmero de colunas
e linhas que a primeira e, opcionalmente, pode-se criar planilhas
exclusivas para um determinado grfico.

Cada pgina de planilha uma grade formada por colunas e


linhas distribudas na tela de maneira tal que o usurio possa relacionar
informaes horizontal e verticalmente, seja em referncias internas
(mesma planilha) ou externas (outras planilhas e/ou arquivos).
Estas referncias externas so comumente denominadas
Referncias 3D e so utilizadas para realizar clculos com valores
referenciados entre diferentes planilhas.
E por que 3D? Pelo simples fato de que esta referncia estende a
ligao de linhas e colunas outra dimenso (a de profundidade) que so
as planilhas que compem uma determinada pasta de trabalho do Excel.
O ponto de exclamao (!) o operador responsvel pela interligao
das frmulas s clulas de outras planilhas e/ou arquivos.
Vamos exercitar estas referncias externas agora!?

Exerccio: Mdulo03_Aula01_Exe03

Ateno!

Agora aprenderemos a elaborar frmulas que realizem referncias


externas em outras planilhas.
1. Abra o arquivo Mod03_Aula01_Exe03.xlsx que se encontra na
pasta Meus Documentos de seu computador;
2. observe que este arquivo possui trs planilhas: Valor, Pago e Saldo;
Vamos subtrair os valores pagos dos valores dos convnios e colocar
o resultado na planilha de saldo. Para isso, coloque o cursor na clula E2

[ 12 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

da planilha Saldo.
3. Digite o sinal de igual (=), em seguida d um clique na aba da
planilha Valor e por fim clique na clula E2 desta planilha;
A primeira parte da frmula est pronta. Para continuar,
4. digite o sinal de subtrao (-), em seguida d um clique na aba
da planilha Pago e por fim clique na clula E2 desta planilha;
5. para finalizar a subtrao basta pressionar ENTER;
Observe se voc obteve o resultado abaixo na clula E2 da planilha Saldo;

Agora posicione o cursor novamente na clula E2 desta planilha,


6. pressione as teclas CTRL + C.
Para finalizar,
7. selecione o intervalo E3:E16, acesse a caixa de dilogo Colar
Especial e selecione a opo Frmulas.

Unidade 3 - Aula 1 - Frmulas

[ 13 ]

8. clique em OK para copiar a primeira frmula para as demais


clulas da coluna;
9. pressione a tecla ESC para eliminar o processo de cpia (o
tracejado animado presente na clula E2);
10. clique na clula E17;
Agora totalizaremos, em profundidade, os intervalos E2:E16 de
todas as planilhas;
11. pressione a tecla SHIFT e clique na aba da planilha Valor
para fazer um grupo com as trs planilhas (isto far com que
qualquer operao realizada, afetar as trs simultaneamente);
12. observe o termo [Grupo] na barra de ttulo do arquivo, aps o
seu nome;

13. selecione a opo Soma no menu AutoSoma presente no grupo


Edio da guia Incio;

14. aps ter sido inserida a funo Soma, basta pressionar a tecla
ENTER para confirmar a insero da funo nas trs planilhas
ao mesmo tempo;
15. clique na aba das demais planilhas para verificar como a funo
foi inserida em todas elas ao mesmo tempo;
16. salve o arquivo.
Para realizar esta operao entre planilhas presentes em arquivos
diferentes, basta abrir os dois arquivos (ou mais) ao mesmo tempo e
executar o mesmo procedimento, porm alternando de arquivo na barra
de tarefas do Windows.
[ 14 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Vamos realizar esta tarefa em um exemplo bem simples? Ento,


vamos l!
1. Com o arquivo anterior ainda aberto, clique no boto Novo
para que um novo arquivo de planilha seja aberto;
2. observe, na barra de tarefas, dois botes referentes ao Excel
2007, indicando que os dois arquivos encontram-se abertos;
3. aponte para a clula B2 da Plan1 do novo arquivo aberto e
posicione o cursor nesta clula;
Iremos subtrair o valor total pelo total pago, presente nas clulas E17
das planilhas Valor e Pago e armazenaremos o resultado na respectiva
clula citada acima.
4. digite o sinal de igual (=), em seguida clique no boto da barra
de tarefas do Windows correspondente ao arquivo Mod03_
Aula01_Exe03.xlsx e por fim selecione a clula E17 da planilha
Valor;
5. digite o sinal de subtrao (-), em seguida clique na aba da
planilha Pago e depois na clula E17 desta planilha;
6. pressione ENTER e observe que o resultado desta subtrao
apresentado neste novo arquivo;
7. observe a frmula inserida neste processo:
=[Mod03_Aula_01_Exe03.xlsx]Valor!$E$17-[Mod03_
Aula_01_Exe03.xlsx]Pago!$E$17
8. o nome do arquivo foi inserido entre colchetes para informar
que o contedo desta frmula faz referncia a um endereo
externo;
9. no h a necessidade de salvar este novo arquivo. Saia sem
salvar.

Unidade 3 - Aula 1 - Frmulas

[ 15 ]

Sntese
Nesta aula conhecemos a sintaxe e as caractersticas das frmulas,
bem com as categorias de operadores e a utilizao deles em exemplos
prticos. Percebemos que as datas e horas tambm podem ser
referenciadas em frmulas como forma de obter uma quantidade lquida
de dias, meses, anos, horas ou minutos.
Tambm estudamos que o Excel 2007 permite elaborar frmulas
que possuam referncias externas, sejam elas em outras planilhas de
uma mesma pasta ou at mesmo em outros arquivos.

[ 16 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Referncias bibliogrficas
PETRACIOLI, F., PC World. Artigo: Dicas para fazer clculos usando
datas e horas no Excel. Disponvel em: <http://pcworld.uol.com.br/
dicas/2008/07/04/dicas-para-fazer-calculos-usando-datas-e-horas-noexcel/>. Acesso em 29 de fevereiro de 2012.
S TUTORIAL. Referncias 3D. Disponvel em: <http://www.sotutorial.
com/index.php/tutoriais-excel/excel-027-referencias-3d/>.Acesso em
29 de fevereiro de 2012.

Unidade 3 - Aula 1 - Frmulas

[ 17 ]

Instituto Serzedello Corra

EXCEL AVANADO APLICADO


AO CONTROLE

Unidade 3
Manipulao dos Dados

Aula 2
Manipulao de Nomes e Textos

Copyright 2012, Tribunal de Contas de Unio


<www.tcu.gov.br>

Permite-se a reproduo desta publicao,


em parte ou no todo, sem alterao do contedo,
desde que citada a fonte e sem fins comerciais.

RESPONSABILIDADE PELO CONTEDO


Tribunal de Contas da Unio
Secretaria Geral da Presidncia
Instituto Serzedello Corra
2 Diretoria de Desenvolvimento de Competncias
Servio de Planejamento e Projetos Educacionais
SUPERVISO
Pedro Koshino
CONTEUDISTA
Helbert de Sousa Arruda
TRATAMENTO PEDAGGICO
Flvio Sposto Pompeo
RESPONSABILIDADE EDITORIAL
Tribunal de Contas da Unio
Secretaria Geral da Presidncia
Instituto Serzedello Corra
Centro de Documentao
Editora do TCU
PROJETO GRFICO
Ismael Soares Miguel
Paulo Prudncio Soares Brando Filho
Vivian Campelo Fernandes
DIAGRAMAO
Vanessa Vieira

Brasil. Tribunal de Contas da Unio.


Excel Avanado Aplicado ao Controle / Tribunal de Contas da Unio ;
conteudista: Helbert de Sousa Arruda. Braslia : TCU, Instituto Serzedello
Corra, 2012.
26 p. : il.
Contedo: Unidade 3: Manipulao dos dados. Aula 2: Manipulao de
nomes e textos.
Curso realizado no perodo de 22/05 a 19/06/2012 no Ambiente
Virtual de Educao Corporativa do Tribunal de Contas da Unio.
1. Importao de dados. 2. Normalizao de dados. 3. Manipulao de
dados. 4. Anlise de dados. I. Ttulo.

Ficha catalogrfica elaborada pela Biblioteca Ministro Ruben Rosa

Aula 2 Manipulao de nomes e textos


Como gerenciar nomes em clulas?
Como trabalhar com funes de transformao de texto?
Quais as funes de manipulao de texto?
Como utilizar o recurso de formatao condicional?
Iniciamos nossos estudos pelas operaes iniciais com os dados.
Esta apresentao inicial faz-se necessria, pois um conjunto de dados,
seja digitado ou importado, requer procedimentos adequados, que faam
com que o processo de manipulao torne o trabalho mais fcil e direto.
Para facilitar o estudo, esta aula est organizada da seguinte forma:
Aula 2 Manipulao de nomes e textos3
1. Gerenciamento de nomes4
2. Funes de transformao de texto8
3. Funes de manipulao de texto 11
4. Formatao condicional 15
Sntese 25
Referncias bibliogrficas  26

Para facilitar o estudo, esta aula est organizada da seguinte forma:


Ao final desta aula, esperamos que voc tenha condies de:
conhecer o gerenciamento de nomes em clulas;
saber como utilizar as funes de transformao de texto;
trabalhar com as funes de manipulao de texto;
executar o recurso formatao condicional.
Pronto para comear? Ento, vamos!

Unidade 3 - Aula 2 - Manipulao de Nomes e Textos

[3]

1. Gerenciamento de nomes
O Excel 2007 permite que sejam utilizados rtulos de colunas e
linhas em uma planilha para que o usurio consiga referenciar-se s
clulas que os compem. tambm possvel criar nomes descritivos
para representar clulas, intervalos, frmulas, bem como constantes.
Esses rtulos podem ser utilizados em frmulas que se refiram aos dados
da mesma planilha. Caso o usurio queira representar um determinado
intervalo em outra planilha, este pode usar um nome para tal operao.

A definio de um nome em uma determinada frmula utilizada


para facilitar a compreenso do objetivo da frmula. Por exemplo, a
frmula =SOMA(Taxas) talvez seja mais fcil de identificar do que
SOMA(B2:B7).
Deve-se levar em considerao que os nomes esto disponveis
em qualquer planilha. Por exemplo, se o nome VendasMes referir-se ao
intervalo D4:D12 na primeira planilha de uma pasta de trabalho, dessa
forma o usurio poder usar o nome VendasMes em qualquer outra
planilha da mesma pasta de trabalho para referir-se ao intervalo D4:D12
na primeira planilha.
Por outro lado, tambm permitido o uso de nomes para
representar frmulas ou constantes. Por exemplo, pode utilizar o nome
TaxaAdm para representar o valor da taxa de administrao (como 2,5
por cento) aplicado s transaes de vendas.
E finalmente, tambm se pode criar um vnculo a um nome definido
em outra pasta de trabalho ou um nome que se refira a clulas em outra
[4]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

pasta de trabalho. Tomemos como base a frmula SOMA(Janeiro.


xlsx!Vendas) que refere-se ao intervalo nomeado Vendas pertencente
pasta de trabalho chamada Janeiro.
Quais so as diretrizes para nomes?

Por padro, os nomes usam

Caracteres vlidos: o primeiro caractere de um nome deve


ser uma letra, um caractere de sublinhado (_) ou uma barra
invertida (\). Os caracteres restantes do nome podem ser letras,
nmeros, pontos e caracteres de sublinhado.
Referncias de clula no permitidas: os nomes no podem
ser iguais a uma referncia de clula, como Z$100 ou L1C1.
Espaos no so vlidos: espaos no so permitidos como
parte de um nome. Use o caractere de sublinhado (_) e o ponto
(.) como separadores de palavras; por exemplo, Imposto_
Sobre_Vendas ou Primeiro.Trimestre.

referncias absolutas de
clula (referncia de clula
absoluta: em uma frmula,
o endereo exato de uma
clula, independentemente
da posio da clula que
contm a frmula, em que
esta referncia de clula
absoluta tem a forma
$C$L).

Comprimento do nome: um nome pode conter at 255 caracteres.


Diferenciao de maisculas e minsculas: os nomes podem
conter letras maisculas e minsculas. O Excel no diferencia
maisculas de minsculas em nomes. Por exemplo, se o usurio
criou o nome Vendas e, em seguida, criar outro nome chamado
VENDAS na mesma pasta de trabalho, o Excel solicitar a
escolha de um nome exclusivo.
Para associar um nome a uma clula ou a uma regio, execute os
passos a seguir:

Exerccio: Mdulo03_Aula02_Exe01
1. Abra o programa Excel 2007;

Ateno!

2. abra o arquivo Nomes.xlsx presente na pasta Meus Documentos


do seu computador;
3. observe que este arquivo possui vrias colunas e um conjunto
de dados que vai at a linha 12.056;
4. d um clique na clula D5 e em seguida efetue a classificao
dos dados da planilha de forma decrescente por esta coluna;
Unidade 3 - Aula 2 - Manipulao de Nomes e Textos

[5]

Observe que agora as situaes dos convnios esto agrupadas


e que existe um grupo em sequncia denominado INADIMPLENTE
(intervalo D32:D66).
5. Selecione esse intervalo;

6. selecione a opo Definir Nome no grupo Nomes Definidos


da guia Frmulas;

7. Surge ento a caixa de dilogo Novo Nome sugerindo o nome


INADIMPLENTE para o intervalo selecionado (Convenios
o nome da planilha); na clula D3 digite a frmula: =B3-C3
para obter a subtrao dos dois valores;

[6]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

8. deixe as opes como esto e clique em OK;


Agora vamos contabilizar o percentual de convnios inadimplentes
em relao a todos os convnios, utilizando na frmula, o nome que foi
dado ao grupo.
9. posicione o cursor na clula G2 e digite a seguinte frmula:

10. observe que o valor resultante 0 (zero);


11. altere o formato da clula para porcentagem e aumente o
nmero de casas decimais para verificar o real valor;

12. observe que utilizamos o nome INADIMPLENTE em nossa


frmula e o Excel 2007 aceitou-o sem resultar um erro;
13. salve o arquivo.
Desafio: Definindo um nome para o valor do convnio (coluna
W) e outro para a localidade do responsvel (coluna S) igual a RIO
BRANCO AC (no se esquea de classificar por esta coluna para
obter o grupo), crie uma frmula para descobrir a mdia de valores
dos convnios especificamente para esta localidade. Lembre-se de que
devem ser usados, na frmula, os nomes definidos e no os endereos
dos intervalos das clulas.

Unidade 3 - Aula 2 - Manipulao de Nomes e Textos

[7]

2. Funes de transformao de texto


Em uma planilha grande e complexa, com inmeras clulas
preenchidas com dados do tipo Texto, eventualmente se deseja,
de certa forma, ajustar estes contedos, seja transformando de
maiscula para minscula e vice-versa, ou at mesmo somente a
primeira maiscula.

Para este trabalho, o Excel 2007 conta com algumas funes que
permitem o usurio efetuar estas adaptaes. So elas:
=MAISCULA()
Esta funo converte o contedo de uma determinada clula para
letras maisculas. O parmetro (texto) pode ser uma referncia ou uma
cadeia de texto.
Sintaxe: =MAISCULA(texto)
=MINSCULA()
Esta funo, ao contrrio da funo anterior, converte o contedo
de uma determinada clula para letras minsculas. O parmetro (texto)
pode ser uma referncia ou uma cadeia de texto.
Sintaxe: =MINSCULA(texto)
=PRI.MAISCULA()
[8]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Esta funo aplica a primeira letra de uma cadeia de texto em


maiscula e todas as outras letras do texto depois de qualquer caractere
diferente de uma letra. Converte todas as outras letras para minsculas.
Sintaxe: =PRI.MAISCULA(texto)
Vamos exercitar!

Exerccio: Mdulo03_Aula02_Exe02
1. Abra o programa Excel 2007;
2. posicione o cursor na clula B2 e digite a seguinte funo:
=TEXTO(HOJE();dddd)
3. pressione ENTER e observe que surgiu o dia da semana por
extenso nesta clula (no necessariamente o mesmo que o da
figura abaixo);

Observe que o retorno desta funo foi o dia da semana por


extenso em letras minsculas. Como poderamos alterar estas letras
para maisculas? Vamos l?!
4. Posicione novamente o cursor na clula B2, pressione a tecla
F2 para editar a frmula e inclua a funo MAISCULA() da
seguinte maneira:

Unidade 3 - Aula 2 - Manipulao de Nomes e Textos

[9]

5. ao pressionar ENTER, verifique que agora as letras alteraramse para maisculas;


6. agora, altere a funo MAISCULA() para PRI.MAISCULA()
conforme abaixo e observe o resultado;

7. observe que somente as primeiras letras ficaram em maisculas;

Agora, vamos verificar o funcionamento da funo MINSCULA(),


para tanto,
8. posicione o cursor na clula B3, digite o valor 5 e pressione
ENTER;
9. na clula B4, digite a funo =IMPAR(B3) e observe que o
Excel 2007 retorna a palavra VERDADEIRO para indicar que
realmente o nmero naquela clula mpar;
Para transformar este texto para letras minsculas,
10. edite a frmula da seguinte maneira:

11. salve o arquivo com o nome Mod03_Aula02_Exe02.xlsx.

[ 10 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

3. Funes de manipulao de texto


No mesmo grupo de funes do captulo anterior, existe um
conjunto de funes que tem a finalidade de efetuar a manipulao
de texto (bem como de outros caracteres, porm menos utilizados) de
maneira que estes possam ser concatenados, ajustados e at mesmo
substitudos por outras sequncias de caracteres.

Para estas operaes, o Excel 2007 possui algumas funes que


permitem o usurio efetuar tais manipulaes. So elas:
=CONCATENAR()
Agrupa vrias sequncias de caracteres de texto em uma nica
sequncia de caracteres de texto. Esta funo tem o mesmo propsito
que o caractere &, que tambm permite efetuar concatenaes.
Sintaxe: =CONCATENAR(texto1; texto2; texto3;...)
=NM.CARACT()
Esta funo retorna o nmero de caracteres em uma sequncia de
caracteres de texto referenciada no argumento.
Sintaxe: =NM.CARACT(texto)
=MUDAR()
Unidade 3 - Aula 2 - Manipulao de Nomes e Textos

[ 11 ]

Substitui parte de uma sequncia de caracteres de texto, com base


no nmero de caracteres especificado, por uma sequncia diferente.
Sintaxe: =MUDAR(texto_antigo;nm_inicial;nm_caract;novo_
texto)
=PROCURAR()
Localiza uma sequncia de caracteres de texto (texto_procurado)
em outra sequncia (no_texto) e retorna o nmero da posio inicial de
texto_procurado a partir do primeiro caractere de no_texto. Tambm,
pode-se usar a funo LOCALIZAR para encontrar uma sequncia
de caracteres de texto em outra, mas ao contrrio de LOCALIZAR,
PROCURAR diferencia maisculas e minsculas e no permite
caracteres curinga.
Sintaxe: =PROCURAR(texto_procurado;no_texto;nm_inicial)
=SUBSTITUIR()
Esta funo coloca novo_texto no lugar de texto_antigo em uma
cadeia de texto. Use SUBSTITUIR quando quiser substituir texto
especfico em uma cadeia de texto; use MUDAR quando quiser substituir
qualquer texto que ocorra em um local especfico de uma cadeia de texto.
Sintaxe: =SUBSTITUIR(texto, texto_antigo, novo_texto, [nm_
da_ocorrncia])

Exerccio: Mdulo03_Aula02_Exe03

Ateno!

Agora vamos aprender a trabalhar com estas funes!


1. Caso o programa Excel 2007 no esteja aberto, abra-o;
2. abra o arquivo Textos.xlsx presente na pasta Meus Documentos
de seu computador;
Observe que este arquivo possui duas planilhas: Textos1 e Textos2.
Posicione-se na clula H2 da planilha Textos1 e vamos, em seguida,
concatenar dados de algumas clulas.

[ 12 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

3. Digite a seguinte expresso e pressione ENTER:

Obs: a incluso das aspas nos argumentos da funo foi para que os
dados ficassem com um espao entre si.
4. Observe que os dados foram unidos em uma clula somente;

5. copie o contedo da clula H2 at a clula H151;


6. posicione o cursor na clula G2, centralize o contedo e em
seguida digite a funo que contar o nmero de caracteres que
constam em uma clula.
A funo : =NM.CARACT(H2).
7. pressione ENTER ao final;
Observe que a funo descobriu que a clula H2 possui 60
caracteres.
8. Copie o contedo desta clula G2 at a clula G151 para
sabermos o nmero de caracteres de cada clula da coluna H;

Unidade 3 - Aula 2 - Manipulao de Nomes e Textos

[ 13 ]

Agora vamos efetuar algumas localizaes e alteraes de contedo


utilizando funes especficas para tal tarefa.
Inicialmente descobriremos em que posio encontra-se o smbolo
da barra no nmero do processo. Vamos l!
9. Passe para a planilha Textos2, posicione o cursor na clula E2 e
digite a seguinte expresso:

10. a funo retorna o nmero 13 informando que o smbolo da


barra encontra-se na 13 posio;
Agora que j sabemos que o smbolo da barra fica na 13 posio,
alteraremos esse caractere por um trao.
11. Posicione o cursor na clula F2, digite a seguinte expresso:

12. pressione ENTER;


Com isso, o nmero do processo foi preservado e a barra foi trocada
por um trao.
13. Copie o contedo desta clula F2 at a clula F151;
14. observe que agora todos os nmeros de processo possuem um
trao no lugar da barra.

[ 14 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Agora veja como fcil trocar o ponto que se encontra na 6 posio


pelo trao (a barra que est na 13 posio retorna sua origem).
15. V at a clula E2 e digite o nmero 6 no lugar do nmero 13.

16. salve o arquivo.


Viu como foi fcil!

4. Formatao condicional
A formatao condicional ajuda responder visualmente a questes
especficas sobre os dados. possvel aplicar a formatao condicional a
um intervalo de clulas, a uma tabela do Excel 2007 ou at mesmo a um
relatrio de Tabela Dinmica.
Alm disso, ela ajuda responder a determinadas questes ao
facilitar o destaque de clulas ou intervalos de clulas, a nfase de valores
no usuais e a visualizao de dados usando barras de dados, escalas de
cores e conjuntos de cones.

Um formato condicional altera a aparncia de um intervalo de clulas


com base em condies (ou critrios). Caso a condio seja verdadeira,
o intervalo de clulas ser formatado com base nessa condio; se a
Unidade 3 - Aula 2 - Manipulao de Nomes e Textos

[ 15 ]

condio for falsa, o intervalo de clulas no ser formatado com base


nessa condio.
Os conjuntos de formataes e cones que a Formatao
Condicional pode apresentar so os seguintes:

Barras de Dados

Escalas de Cor

[ 16 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Conjuntos de cones

Conclui-se, ento, que o recurso de Formatao Condicional


uma operao que permite ao usurio selecionar as clulas que deseja
adicionar, alterar ou remover formatao condicional (um formato,
como sombreamento de clula e cor de fonte, que o Excel 2007 aplica
automaticamente a clulas se uma condio especificada for verdadeira).
A caixa de dilogo Nova Regra de Formatao permite que
sejam definidos todos os parmetros para construo das formataes
conforme as condies definidas.

Unidade 3 - Aula 2 - Manipulao de Nomes e Textos

[ 17 ]

ATENO
Pode-se utilizar a formatao condicional em clulas referidas em outra planilha
pertencente mesma pasta de trabalho, porm esse recurso no se encontra disponvel
entre pastas de trabalho.

A seguir, realizaremos um exerccio que permitir utilizar esses


recursos de formatao condicional na planilha.

Exerccio: Mdulo03_Aula02_Exe04
Vamos aprender a utilizar alguns recursos de formatao
condicional em uma planilha especfica.
1. Caso o programa Excel 2007 no esteja aberto, abra-o;
2. abra o arquivo FC.xlsx que se encontra na pasta Meus
documentos;
3. na clula H1 digite o texto MS ANLISE e pule para a clula
H2;
A condio a seguinte: Se o municpio for da UF igual a SP o ms
dever ser Maro, para a UF igual a RJ dever ser Abril e para as demais
UFs dever ser MG. Vamos l!
[ 18 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

4. Digite a seguinte expresso:

5. aps a digitao da expresso na clula H2, copie-a at a clula


H151;
Observe que o Excel 2007 se encarregou de distribuir os municpios
nos meses conforme as respectivas UFs. Vamos aplicar a formatao
condicional da seguinte maneira: para o ms de Maro, a cor do texto
vermelha, para o ms de Abril a cor verde e para o ms de Maio a cor
azul.
6. Selecione o intervalo H2:H151 e em seguida acesse a opo
Formatao Condicional presente na guia Incio e por fim a
opo Nova Regra;

Unidade 3 - Aula 2 - Manipulao de Nomes e Textos

[ 19 ]

7. na caixa de dilogo da nova regra escolha na caixa Tipo de


Regra, a opo Formatar Apenas Clulas que Contenham;

8. em seguida escolha na Descrio da Regra, o item Texto


Especfico e escreva o termo Maro na caixa de texto;

[ 20 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

9. clique no boto Formatar Clulas e escolha a cor de texto


vermelha;

10. clique em OK e de volta caixa da nova regra, clique tambm


em OK. Observe que a primeira regra foi concluda;

Unidade 3 - Aula 2 - Manipulao de Nomes e Textos

[ 21 ]

11. clique no boto Nova Regra e realize a mesma tarefa para os


meses de Abril e Maio com suas respectivas cores;
12. as regras devem fica assim:

13. Ao final clique em OK e observe que os meses possuem as


respectivas cores;
Trabalharemos agora com cones na coluna de valores para verificar
como o recurso se comporta neste caso. Veja como fcil!
14. Selecione o intervalo F2:F151, em seguida escolha a opo
Formatao Condicional na guia Incio;

[ 22 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

15. escolha a opo Conjuntos de cones e passe o mouse nas


vrias opes para verificar como eles se comportam;

Unidade 3 - Aula 2 - Manipulao de Nomes e Textos

[ 23 ]

16. caso o usurio deseje alterar as regras estabelecidas pelos


conjuntos de cones, basta clicar na opo Mais Regras e
escolher as novas definies;

17. ao final salve o arquivo.

[ 24 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Sntese
Nesta aula, conhecemos o recurso de gerenciamento de nomes,
que permite agilizar determinadas tarefas nas planilhas, fornecendo
mtodos que auxiliem na manipulao de dados nas frmulas.
Tambm executamos trabalhos utilizando funes que ajustam
e manipulam contedos do tipo texto em clulas, fazendo com que
operaes complexas sejam realizadas com mais facilidade.
Por ltimo, vimos que o Excel 2007 fornece o recurso de formatao
condicional que permite ao usurio obter formatos diversos mediante
elaboraes de expresses que retornem verdadeiro ou falso.

Unidade 3 - Aula 2 - Manipulao de Nomes e Textos

[ 25 ]

Referncias bibliogrficas
Microsoft. Servio de Suporte ao Excel 2007. Definir e usar nomes em
frmulas. Disponvel em: <http://office.microsoft.com/pt-br/excelhelp/definir-e-usar-nomes-em-formulas-HA010147120.aspx?CTT=3>.
Acesso em 07 de maro de 2012.
Microsoft. Servio de Suporte ao Excel 2007. Adicionar, alterar,
localizar ou limpar formatos condicionais. Disponvel em: <http://office.
microsoft.com/pt-br/excel-help/adicionar-alterar-localizar-ou-limparformatos-condicionais-HP010342157.aspx>. Acesso em 08 de maro de
2012.

[ 26 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Instituto Serzedello Corra

EXCEL AVANADO APLICADO


AO CONTROLE

Unidade 3
Manipulao dos Dados

Aula 3
Vnculos e Funes de Anlise

Copyright 2012, Tribunal de Contas de Unio


<www.tcu.gov.br>

Permite-se a reproduo desta publicao,


em parte ou no todo, sem alterao do contedo,
desde que citada a fonte e sem fins comerciais.

RESPONSABILIDADE PELO CONTEDO


Tribunal de Contas da Unio
Secretaria Geral da Presidncia
Instituto Serzedello Corra
2 Diretoria de Desenvolvimento de Competncias
Servio de Planejamento e Projetos Educacionais
SUPERVISO
Pedro Koshino
CONTEUDISTA
Helbert de Sousa Arruda
TRATAMENTO PEDAGGICO
Flvio Sposto Pompeo
RESPONSABILIDADE EDITORIAL
Tribunal de Contas da Unio
Secretaria Geral da Presidncia
Instituto Serzedello Corra
Centro de Documentao
Editora do TCU
PROJETO GRFICO
Ismael Soares Miguel
Paulo Prudncio Soares Brando Filho
Vivian Campelo Fernandes
DIAGRAMAO
Vanessa Vieira

Brasil. Tribunal de Contas da Unio.


Excel Avanado Aplicado ao Controle / Tribunal de Contas da Unio ;
conteudista: Helbert de Sousa Arruda. Braslia : TCU, Instituto Serzedello
Corra, 2012.
19 p. : il.
Contedo: Unidade 3: Manipulao dos dados. Aula 3: Vnculos e funes
de anlise.
Curso realizado no perodo de 22/05 a 19/06/2012 no Ambiente
Virtual de Educao Corporativa do Tribunal de Contas da Unio.
1. Importao de dados. 2. Normalizao de dados. 3. Manipulao de
dados. 4. Anlise de dados. I. Ttulo.

Ficha catalogrfica elaborada pela Biblioteca Ministro Ruben Rosa

Aula 3 Vnculos e funes de anlise


Para que servem os vnculos externos?
Como utilizar funes de anlises numricas?
Como utilizar as funes de anlises condicionais?
Iniciamos nossos estudos pela apresentao dos procedimentos
para criao de vnculos externos no Excel 2007 e uma demonstrao
prtica. Para complementar este estudo, mostraremos como utilizar
a funo de anlise de frequncia de dados, de anlises numricas e
condicionais.
A fim de facilitar o estudo, esta aula est organizada da seguinte
forma:
Aula 3 Vnculos e funes de anlise3
1. Vnculos externos4
2. Anlise de frequncia de dados8
3. Funes de anlise numrica 12
4. Funes de anlise condicional 15
Sntese 18
Referncias bibliogrficas  19

Ao final desta aula, esperamos que voc tenha condies de:

conhecer os procedimentos para criar vnculos externos;


conhecer e utilizar a funo de anlise de frequncia de dados;
conhecer e utilizar as funes de anlises numricas;
conhecer e utilizar as funes de anlises condicionais.
Pronto para comear? Ento, vamos!

Unidade 3 - Aula 3 - Vnculos e Funes de Anlise

[3]

1. Vnculos externos
Um vnculo externo (tambm chamada de link) uma referncia a
uma clula ou um intervalo em uma planilha em outra pasta de trabalho
do Excel ou uma referncia a um nome definido em outra pasta de
trabalho. Desta forma, pode-se criar uma referncia ao intervalo de
clulas especfico, a um nome definido do intervalo de clulas ou definir
um nome para a referncia externa.
Em que situaes as referncias externas podem ser utilizadas de
forma eficiente?
SITUAO

DESCRIO

Mesclar dados de vrias


pastas de trabalho

possvel vincular pastas de trabalho de vrios usurios ou


departamentos e depois integrar os dados pertinentes em
uma pasta de trabalho de resumo. Assim, quando as pastas
de trabalho de origem forem alteradas, no ser necessrio
alterar manualmente a pasta de trabalho de resumo.

Criar exibies diferentes


de seus dados

Pode-se inserir todos os dados em uma ou mais pastas


de trabalhos de origem e criar uma pasta de trabalho de
relatrio que contenha referncias externas apenas para
os dados pertinentes.

Simplificar modelos
complexos e grandes

Ao dividir um modelo complicado em uma sequncia


de pastas de trabalho interdependentes, o usurio
poder trabalhar no modelo sem abrir todas as planilhas
relacionadas. As pastas de trabalho menores so mais
fceis de se alterar, no necessitam de muita memria e
abrem, salvam e calculam com mais rapidez.

Qual a aparncia de uma referncia externa para


outra pasta de trabalho?
Frmulas com referncias externas a outras pastas de trabalho so
exibidas de duas maneiras, dependendo de a pasta de trabalho de origem
( aquela que fornece dados para uma frmula ) estar aberta ou fechada.
Quando uma origem estiver aberta, a referncia externa incluir
o nome da pasta de trabalho entre colchetes ([ ]), seguido do nome da
planilha, um ponto de exclamao (!) e as clulas das quais a frmula
depende. Por exemplo, a frmula a seguir adiciona as clulas C10:C25 a
partir da pasta de trabalho com o nome Oramento.xls
=SOMA([Oramento.xlsx]Anual!C10:C25)
[4]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Conheceremos na prtica o uso destas referncias externas. Vamos l!?

Exerccio: Mdulo03_Aula03_Exe01
1. Abra o programa Excel 2007;
2. abra o arquivo Link.xlsx que se encontra na pasta Meus
Documentos do seu computador;
3. observe que esta planilha possui uma srie de colunas referentes
a Entidades.
Imagine que quisssemos obter somente alguns dados desta
planilha a fim de coloc-los em outra, com os dados interligados, para
que as atualizaes entre eles sejam realizadas de forma automtica.
Bom, para isso necessrio executar o processo de criao de
vnculos. Vamos l?
4. Abra um novo arquivo, mas deixe o arquivo Link.xlsx ainda
aberto;
5. obteremos somente as colunas C e D da planilha presente no
arquivo Link.xlsx;
6. no novo arquivo, posicione o cursor na clula A1, digite apenas
o sinal de igual e, em seguida, com o mouse, mude para o
arquivo Link.xlsx na barra de tarefas do Windows e clique na
clula C1.
7. ao final, pressione ENTER;
8. observe a expresso que foi inserida na clula A1 do novo
arquivo:

Unidade 3 - Aula 3 - Vnculos e Funes de Anlise

[5]

Foi criado o vnculo entre a clula A1 e C1 dos arquivos, porm


a referncia est no formato absoluto. Para conseguirmos replicar este
vnculo para as demais clulas, retiraremos os dois smbolos de cifro
($) da referncia.
9. Aps a retirada dos cifres, copie a frmula at a clula A71.
Observe o resultado:

10. adapte a largura da coluna A ao contedo;

11. faa o mesmo procedimento interligando a clula B1 do novo


arquivo clula D1 do arquivo Link.xlsx;
12. retire, em seguida, a referncia absoluta;
13. copie a frmula at a clula B71.
Agora, faremos o ltimo vnculo por intermdio de uma frmula
matemtica, obtendo a metade do valor da planilha do arquivo Link.
xlsx.
[6]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

14. Posicione o cursor na clula C1 no novo arquivo e digite o


termo VALORES, ao final pule para a clula C2;
15. digite apenas o sinal de igual e, em seguida, com auxlio do
mouse, mude para o arquivo Link.xlsx na barra de tarefas do
Windows e clique na clula E2;
16. antes de finalizar, digite na frmula o smbolo da barra (diviso)
e, na sequncia, o nmero 2;
17. ao final, pressione ENTER, para obter a metade do valor que
est no arquivo Link.xlsx.
Proceda da mesma maneira que as colunas anteriores.
18. a referncia absoluta e copie a frmula at a clula C71;

19. salve o novo arquivo com o nome Link2.xlsx na pasta Meus


Documentos;
Para verificar e editar os links entre as pastas de trabalho,
necessrio acessar a caixa de dilogo Editar Vnculos, que pode ser
acessada na guia Dados e opo Editar Link.

Unidade 3 - Aula 3 - Vnculos e Funes de Anlise

[7]

20. Observe a caixa de dilogo Editar Vnculos e respectivas opes


de edio e manuteno de vnculos entre planilhas.

2. Anlise de frequncia de dados


Antes de apresentar a funo =FREQUNCIA() do Excel 2007,
torna-se necessrio conhecer como basicamente funciona a distribuio
de frequncia. Portanto, eis a primeira pergunta:

O que uma distribuio de frequncia?


um mtodo de agrupamento de dados divididos em classes com
o intuito de fornecer a quantidade (e/ou a percentagem) de dados em
cada uma das classes. Dessa maneira, pode-se resumir e visualizar um
conjunto de dados sem a necessidade de anlise dos valores individuais.
Basicamente, uma distribuio de frequncia pode ser absoluta ou
relativa, podendo ser representada no formato de tabelas ou grficos.

Frequncia Absoluta
o nmero de vezes que um determinado valor de uma varivel
aparece dentro da amostra, ou seja, a quantidade de elementos que se
referencia a um grupo especfico.

[8]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Frequncia Relativa
Conforme o site Wikipdia e em Estatstica, denomina-se
frequncia relativa o resultado obtido da diviso entre a frequncia - o
valor que observado na populao - e a quantidade de elementos da
populao. Geralmente apresentada na forma de percentagem.
Eis um exemplo:
Uma planilha que contenha uma lista de pessoas e seus respectivos
Estados de origem.
Pessoa/Estado
Pedro: Alagoas Bruna: Acre

Anete: Alagoas

Paulo: Acre

Carlos: Paran

Fred: Gois

Srgio: Par

Gilson: Paran Rui: Par

Cludia: Gois

Antnio: Par

Mrcio: Gois

Marcelo: Paran

Ana: Piau

Geraldo: Gois

Rita: Alagoas

Flvio: Acre

Lia: Paran

Fabiano: Pernambuco

Pedro: Alagoas Alcia: Pernambuco Meira: Paran

Clio: Gois

Manoel: Paran

Esta planilha distribuda em classes ficaria desta maneira:


Classes

Frequncia
Absoluta

Frequncia
Relativa

Acre

12,5%

Alagoas

16,7%

Gois

20,8%

Par

12,5%

Paran

25,0%

Pernambuco

8,3%

Piau
Total

4,2%

24

100,0%

Observe que os dados foram agrupados por Estado e contabilizados


em quantidades por classe e porcentagens em relao ao total geral de
pessoas. A funo FREQUNCIA() utilizada para obter informaes a
partir de dados presentes em planilhas deste tipo.
=FREQUNCIA()
Esta funo retorna distribuio da frequncia, ou seja, a frequncia
com que os valores ocorrem em um intervalo de valores e, em seguida,
retorna uma matriz vertical de nmeros.
Sintaxe: =FREQUNCIA(matriz_dados;matriz_binria)

Unidade 3 - Aula 3 - Vnculos e Funes de Anlise

[9]

IMPORTANTE
Como o retorno da funo FREQUNCIA() uma matriz, esta deve ser inserida como uma
frmula matricial, ou seja, com a combinao das teclas CTRL+SHIFT+ENTER.

Agora vamos conhecer na prtica o uso dessa funo acima? Vamos l!

Exerccio: Mdulo03_Aula03_Exe02
Ateno!

1. Abra o programa Excel 2007;


2. abra o arquivo Frequencia.xlsx presente na pasta Meus
Documentos;
3. observe que esta planilha possui duas colunas de dados, sendo
a UF e seus respectivos valores;

Vamos descobrir o menor valor e o maior valor presente neste


intervalo de valores presentes na coluna C.
4. Digite a funo =MXIMO(C3:C72) na clula F2;
5. digite a funo =MNIMO(C3:C72) na clula F3;

[ 10 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Agora vamos descobrir a quantidade de valores em cada uma das


classes existentes na planilha (previamente digitadas).
6. Agora v at a clula I6 e digite a seguinte funo:
=FREQUNCIA(C3:C72;H6:H10)
7. pressione ENTER e observe que resultou o valor 10;
8. selecione o intervalo I6:I10 e pressione a tecla F2 para entrar no
modo de edio;

9. em seguida, aps a seleo, pressione simultaneamente as teclas


CTRL+SHIFT+ENTER para que a frmula seja reinserida,
porm em forma de matriz (voc ver que a frmula ficar
entre Chaves);

10. analise os dados e verifique que o Excel 2007 encontrou a


quantidade de valores em cada uma das classes;
11. pronto, salve o arquivo.

Unidade 3 - Aula 3 - Vnculos e Funes de Anlise

[ 11 ]

3. Funes de anlise numrica


O Excel 2007 possui tambm algumas funes que permitem
o ajuste e manipulao de contedos em formato numrico. Dessa
maneira, torna-se possvel analisar clulas que possuam nmeros,
aplicando-se recursos de aleatoriedade, mais frequncia e destaque de
k-simo nmero maior ou menor, etc.
As funes de ajustes e manipulao de nmero so
=ALEATRIO()
Esta funo permite retornar um nmero aleatrio real maior ou
igual a 0 e menor que 1 distribudo uniformemente. Um novo nmero
aleatrio real retornado toda vez que a planilha calculada.
Sintaxe: =ALEATRIO()
=ALEATRIOENTRE()
Esta funo permite retornar um nmero aleatrio inteiro entre
dois nmeros previamente especificados. Um novo nmero aleatrio
inteiro retornado toda vez que a planilha calculada.
Sintaxe: =ALEATRIOENTRE(nm_inicial;nm_final)
=MODO.NICO()
Esta funo retorna o valor que ocorre com mais frequncia em
um intervalo de dados ou matriz.
Sintaxe: =MODO.NICO(nm1;[nm2];...)
=MAIOR()
Esta funo retorna o k-simo maior valor de um intervalo de
dados. Uma aplicao prtica para esta funo selecionar um valor de
acordo com a posio relativa.
Sintaxe: =MAIOR(matriz;k)
=MENOR()

[ 12 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Esta funo, ao contrrio da funo =Maior(), retorna o k-simo


menor valor de um intervalo de dados.
Sintaxe: =MENOR(matriz;k)
Agora vamos conhecer na prtica o uso das funes acima!?!?
Vamos l!!

Exerccio: Mdulo03_Aula03_Exe03
1. Caso o programa Excel 2007 no esteja aberto, abra-o;
2. no novo arquivo, clique na clula B2 e digite a funo
=ALEATRIO() e pressione ENTER;
3. observe que foi inserido um nmero qualquer entre 0 e 0,99;
4. se quiser obter um nmero qualquer acima deste valor, basta
multiplic-lo por outro nmero. Exemplo:

5. aps pressionar ENTER, copie esta frmula at a clula B10;


6. para alterar o nmero, basta pressionar a tecla F9 ou executar
qualquer operao que recalcule a planilha;
Para criar nmeros aleatrios entre dois nmeros, utilize a funo
ALEATRIOENTRE(). Vamos ver como funciona!
7. Clique na clula C2 e digite a seguinte funo:
=ALEATRIOENTRE(15;22).
8. pressione ENTER e observe que o Excel 2007 inseriu um
nmero entre 15 e 22;
9. copie esta expresso at a clula C25;
Unidade 3 - Aula 3 - Vnculos e Funes de Anlise

[ 13 ]

Agora vamos descobrir o nmero que mais aparece nesta listagem,


o segundo maior elemento e o penltimo elemento. Vamos l!
10. Nas respectivas clulas, digite as seguintes funes:
Clula E3: =MODO.NICO(C2:C25)
Clula E4: =MAIOR(C2:C25;2)
Clula E5: =MENOR(C2:C25;2)
Obs: a cada atualizao que os dados da planilha sofrem, os valores
se modificam para se adaptarem nova realidade.

Nas funes MAIOR e


MENOR, quando um nmero
se repete, este tambm
participa da verificao
para definio do k-simo
elemento pesquisado.

[ 14 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

11. Salve o arquivo na pasta Meus Documentos com o nome


Mod03_Aula03_Exe03.xlsx.

4. Funes de anlise condicional


Dentre os vrios grupos de funes, o Excel 2007 possui um
conjunto bastante til para levantamento de informaes mediante uma
ou mais condies. Estas funes foram concebidas para executarem
determinadas tarefas toda a vez que uma condio especfica atendida.
Essas funes so:
=CONT.SE()
Esta funo percorre um intervalo especificado e quantifica
o nmero de clulas no vazias que porventura corresponda a um
determinado critrio pr-estabelecido. Pode-se utilizar a funo CONT.
SES() caso o critrio no seja nico.
Sintaxe: =CONT.SE(intervalo;critrios)
=SOMASE()
Esta funo tambm percorre um determinado intervalo e soma o
contedo de outro intervalo correspondente conforme um critrio prestabelecido. Pode-se utilizar a funo SOMASES() caso o critrio no
seja nico.
Sintaxe: =SOMASE(intervalo;critrios;[intervalo_soma])
=MDIASE()
Da mesma maneira que a funo SOMASE(), esta tambm percorre
um determinado intervalo e calcula a mdia aritmtica de outro intervalo
correspondente conforme um critrio pr-estabelecido. Pode-se utilizar
a funo MDIASES() caso o nmero de critrios seja maior que um.
Sintaxe: =MDIASE(intervalo;critrios;[intervalo_mdia])
A seguir, realizaremos um exerccio que permitir utilizar funes
condicionais em uma planilha especfica.

Unidade 3 - Aula 3 - Vnculos e Funes de Anlise

[ 15 ]

Exerccio: Mdulo03_Aula03_Exe04
Ateno!

Vamos aprender a utilizar as funes apresentadas!


1. Caso o programa Excel 2007 no esteja aberto, abra-o;
2. abra o arquivo Funcoes_SE.xlsx que se encontra na pasta Meus
Documentos do seu computador;
3. observe que este arquivo possui uma srie de colunas e uma
rea para anlise dos dados nas colunas H e I;

4. na clula I2 j est inicialmente inserido a UF igual a SP para


aplicao inicial das funes;
5. na clula I3 digite a seguinte funo:
=CONT.SE(C2:C151;I2)
6. a resposta 37;
7. na clula I4 digite a seguinte funo:
=SOMASE(C2:C151;I2;F2:F151)
8. a resposta 36.105.698,00:

[ 16 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

9. na clula I5 digite a seguinte funo:


=MDIASE(C2:C151;I2;F2:F151)
10. a resposta 975.829,68:

11. agora fique alterando a UF para outras e verificar os novos


resultados das funes;
12. salve o arquivo.
Desafio1: na clula I7, utilizando a funo CONT.SES(), informe
o resultado da quantidade de uma UF especfica e que ao mesmo tempo
possui a SITUAO ATUAL igual a Mec.
Desafio2: na clula I8, defina a quantidade de processos que possua
o ano 2003 aps a barra, independente dos dois ltimos nmeros do
processo.

Unidade 3 - Aula 3 - Vnculos e Funes de Anlise

[ 17 ]

Sntese
Nesta aula, conhecemos o recurso de gerenciamento de vnculos
externos que permite agilizar determinadas tarefas nas planilhas,
fornecendo mtodos que auxiliem na interligao de dados nas frmulas.
Tambm executamos um trabalho utilizando a funo de
distribuio de frequncia para anlise de dados divididos em classes.
Por ltimo, conhecemos e utilizamos um conjunto de funes de
anlise condicional, lgicas, de informao de contedo e, por ltimo,
executaremos uma operao de pesquisa vertical ou horizontal de dados
em uma determinada matriz a fim de obter o resultado correspondente.

[ 18 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Referncias bibliogrficas
Microsoft. Servio de Suporte ao Excel 2007. Criar uma referncia
externa (link) para um intervalo de clulas em outra pasta de trabalho.
Disponvel em: <http://office.microsoft.com/pt-br/excel-help/criaruma-referencia-externa-link-para-um-intervalo-de-celulas-em-outrapasta-de-trabalho-HP010102338.aspx>. Acesso em 08 de maro de
2012.
Wikipdia. Frequncia Relativa. Disponvel em: <http://pt.wikipedia.
org/wiki/Frequencia_relativa>. Acesso em 08 de maro de 2012.

Unidade 3 - Aula 3 - Vnculos e Funes de Anlise

[ 19 ]

Instituto Serzedello Corra

EXCEL AVANADO APLICADO


AO CONTROLE

Unidade 3
Manipulao dos Dados

Aula 4
Funes Lgicas, de Informao e de
Pesquisa

Copyright 2012, Tribunal de Contas de Unio


<www.tcu.gov.br>

Permite-se a reproduo desta publicao,


em parte ou no todo, sem alterao do contedo,
desde que citada a fonte e sem fins comerciais.

RESPONSABILIDADE PELO CONTEDO


Tribunal de Contas da Unio
Secretaria Geral da Presidncia
Instituto Serzedello Corra
2 Diretoria de Desenvolvimento de Competncias
Servio de Planejamento e Projetos Educacionais
SUPERVISO
Pedro Koshino
CONTEUDISTA
Helbert de Sousa Arruda
TRATAMENTO PEDAGGICO
Flvio Sposto Pompeo
RESPONSABILIDADE EDITORIAL
Tribunal de Contas da Unio
Secretaria Geral da Presidncia
Instituto Serzedello Corra
Centro de Documentao
Editora do TCU
PROJETO GRFICO
Ismael Soares Miguel
Paulo Prudncio Soares Brando Filho
Vivian Campelo Fernandes
DIAGRAMAO
Vanessa Vieira

Brasil. Tribunal de Contas da Unio.


Excel Avanado Aplicado ao Controle / Tribunal de Contas da Unio ;
conteudista: Helbert de Sousa Arruda. Braslia : TCU, Instituto Serzedello
Corra, 2012.
17 p. : il.
Contedo: Unidade 3: Manipulao dos dados. Aula 4: Funes lgicas, de
informao e de pesquisa.
Curso realizado no perodo de 22/05 a 19/06/2012 no Ambiente
Virtual de Educao Corporativa do Tribunal de Contas da Unio.
1. Importao de dados. 2. Normalizao de dados. 3. Manipulao de
dados. 4. Anlise de dados. I. Ttulo.

Ficha catalogrfica elaborada pela Biblioteca Ministro Ruben Rosa

Aula 4 Funes lgicas, de informao e de pesquisa


Como trabalhar com a funo condicional?
Quais as funes lgicas e para que servem?
Como utilizar as funes de informao de contedo?
Como trabalhar com as funes de pesquisa?
Iniciamos nossos estudos pela apresentao da funo condicional,
que em conjunto, com as funes lgicas, tambm vistas nesta aula,
ampliam as possibilidades fornecidas pelas frmulas do Excel 2007.
Isso se deve ao fato de que tais funes permitem o controle sobre os
resultados, aplicando uma resposta para a situao verdadeira e outra
para a falsa.
Ainda nesta aula, apresentaremos funes que forneam, por meio
de informaes de contedo, a possibilidade de o usurio tratar o dado de
uma maneira mais direta. E para completar, sero evidenciadas funes
que promovam a pesquisa e o retorno de dados, mediante critrios de
referncia, previamente informados.
Para facilitar o estudo, esta aula est organizada da seguinte forma:
Aula 4 Funes lgicas, de informao e de pesquisa3
1. Funo condicional4
2. Funes lgicas7
3. Funes de informao9
4. Funes de pesquisa e referncia 11
Sntese 16
Referncias bibliogrficas  17

Para facilitar o estudo, esta aula est organizada da seguinte forma:


Ao final desta aula, esperamos que voc tenha condies de:
conhecer e aplicar a funo condicional;
saber como utilizar as funes lgicas e de informao de
contedo;
trabalhar com as funes de pesquisa e referncia;
Pronto para comear? Ento, vamos!

Unidade 3 - Aula 4 - Funes Lgicas, de Informao e de Pesquisa

[3]

1. Funo condicional
O teste lgico de uma condio desencadeia, basicamente, um
resultado verdadeiro ou falso. Para aplicao desta tarefa, o Excel 2007
possui a funo SE que utilizada para retornar um determinado
resultado mediante um teste lgico referente ao valor contido em uma
referncia qualquer, seja uma clula, um intervalo, um texto entre outras.
=SE()
A funo SE tem como objetivo retornar a um valor caso uma
condio especificada avaliar como verdadeira e outro valor avaliar
como Falso.
Sintaxe: =SE(teste_lgico;caso_verdadeiro;caso_falso)
Nessa sintaxe, os argumentos pertencentes funo tm os
seguintes significados:
Teste_lgico: este argumento verifica a condio estabelecida e
que ser testada pela funo.
Caso_verdadeiro: este argumento apresenta um resultado caso
a condio estabelecida seja atendida.
Caso_falso: este argumento apresenta um resultado caso a
condio estabelecida no seja atendida.
Eis um exemplo prtico:
Em uma planilha de pagamento, caso um vendedor atinja a meta
de venda do ms, que 25.000,000, este dever ganhar 10% de Comisso
sobre o valor de suas vendas no ms, do contrrio ganhar apenas 5%.
Como este problema seria traduzido para o contexto do Excel
2007? Vamos ver?!

[4]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Assim sendo o resultado (na clula D3) para o primeiro vendedor


seria de 10% de comisso sobre a venda mensal, pois esse ultrapassou
a meta estabelecida de 25.000,00, ou seja, a comisso dever ser de
R$ 2.650,00:

Agora, copie a frmula para as demais linhas e o Excel 2007 se


encarregar de verificar quais vendedores recebero 10% de comisso e
quais recebero somente 5%.

O exemplo acima uma tpica situao que pode ser resolvida pelo
Excel 2007 por intermdio da funo SE.
DICA
Caso a situao a ser resolvida envolva mltiplas condies, o Excel 2007 permitir que
seja feito um encadeamento de funes SE para possibilitar mais opes de resultado. A
sintaxe ficar assim:
=SE(teste1;verdad1;SE(teste2;verdad2;falso))

Para aplicar o conhecimento adquirido nesta funo, execute os


passos a seguir:

Unidade 3 - Aula 4 - Funes Lgicas, de Informao e de Pesquisa

[5]

Exerccio: Mdulo03_Aula04_Exe01
1. Abra o programa Excel 2007;
2. abra o arquivo Funcoes_Logicas.xlsx que se encontra na pasta
Meus Documentos;
Problema: Suponha que a Ao (coluna F) a ser inserida deva ser o
termo Anlise se o ano da DataFinalSancao (coluna B) for igual a 2012
e Descarte caso seja outro ano qualquer.
Utilizaremos a funo SE para realizar esta tarefa. Vamos l!
3. posicione o cursor na clula F2 e digite a seguinte expresso:
=SE(ANO(B2)=2012;Anlise;Descarte)
4. ao pressionar ENTER, observe que o primeiro resultado o
termo Anlise pois o ano desta primeira data igual a 2012;
5. Copie esta frmula at a clula F101 para ver como o Excel 2007
se comporta com as demais clulas desta coluna;

6. salve o arquivo.

[6]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

2. Funes lgicas
As funes lgicas so o meio utilizado no Excel 2007 para que
condies sejam testadas e, ao final, retornem verdadeiro se essas
atenderem e falso se no atenderem.
Basicamente, as expresses podem conter situaes cumulativas
ou alternativas, sendo que para cada uma delas h uma resposta
diferente.
Na lgica booleana, as situaes so testadas e dependendo
das expresses, resultam em valores verdadeiros ou falsos. Vamos
conhecer uma tabela que exemplifica estes casos:
Valor1

Valor2

OU

V
F
F

F
V
F

F
F
F

V
V
F

Resumo: para que a expresso lgica E retorne verdadeiro,


necessrio que os valores Valor1 e Valor2 sejam verdadeiros, caso
contrrio retorna falso. E para a expresso lgica OU, basta que pelo
menos um dos valores, Valor1 ou Valor2, seja verdadeiro para que
o resultado seja verdadeiro; somente se os dois forem falsos que a
expresso OU retorna falso.
No Excel 2007, existem duas funes (na verdade so trs, pois
existe a funo de negao, denominada NO) que so utilizadas
para gerar estas aplicaes. Vamos a elas!
=E()
Esta funo retorna verdadeira somente se todos os argumentos
forem verdadeiros; retornar falsa se um ou mais argumentos forem
falsos.
Sintaxe: =E(lgico1;[lgico2]; [lgico3];...)
=OU()
Esta funo retorna verdadeira se qualquer um dos argumentos
for verdadeiros; ela retorna falsa somente se todos os argumentos
forem falsos.
Unidade 3 - Aula 4 - Funes Lgicas, de Informao e de Pesquisa

[7]

Sintaxe: =OU(lgico1;[lgico2]; [lgico3];...)


=NO()
Esta funo inverte o valor do argumento. Usa-se NO()
quando quiser ter certeza de que um valor no igual a outro valor
determinado.
Sintaxe: =NO(lgico)
Agora, exercitaremos estas funes!

Exerccio: Mdulo03_Aula04_Exe02
Ateno!

1. Abra o programa Excel 2007;


2. caso no esteja aberto, abra o arquivo Funcoes_Logicas.xlsx
utilizado no exerccio anterior.
Agora, definiremos a prioridade (coluna G).
Problema: Se a quantidade de dias entre a DataFinalSancao e
DataInicSancao for maior ou igual a 100 dias e que ao mesmo tempo o
TipoSancao for igual a Inidnea, deve-se definir o termo Alta , caso
contrrio Baixa.
Utilizaremos a funo SE conjugada com a funo E. Vamos l!
Para facilitar a anlise da diferena de dias entre as duas datas,
criaremos uma coluna para inserir estas quantidades.
3. Posicione o cursor na clula H1, digite a palavra Dias e na
clula H2 digite a frmula B2-A2. Ao final, copie esta frmula
at a clula H101;

[8]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

4. agora na clula G2 digite a seguinte expresso:


=SE(E(B2-A2>=1000;C2=Inidnea);Alta;Baixa)
5. pressione ENTER e em seguida copie esta clula at o endereo
G101 para verificar como os outros resultados se comportam;
6. salve o arquivo.
Desafio: na coluna I, com a funo NO, defina uma negativa
para a expresso criada na coluna G, ou seja, as clulas que contenham a
palavra Alta passam a conter a palavra Baixa e vice-versa.

3. Funes de informao
No Excel 2007, este grupo de funes, chamado coletivamente de
grupo de funes , verifica o valor especificado e retorna verdadeiro ou
falso, dependendo do resultado.
Essas funes geralmente so utilizadas em conjunto com funes
condicionais para que os resultados da expresso sejam manipulveis, ou
seja, as funes em si, retornem apenas o texto verdadeiro ou falso, e
se forem utilizadas em conjunto com a funo SE passam a produzir um
resultado definido pelo usurio.
Para estas operaes de informao, o Excel 2007 possui algumas
funes que permitam ao usurio efetuar tais operaes. So elas:
=ERROS(valor)
Esta funo produz um resultado verdadeiro se a expresso testada
retornar a um erro qualquer, quer seja de referncia, lgico, diviso por
zero etc. A funo SEERRO permite avaliar a expresso e se o resultado
for um erro, ela permite definir o que dever ser feito.
Sintaxe: =ERROS()
=CL.VAZIA(valor)
A funo CL.VAZIA retorna o valor lgico verdadeiro se o argumento
de valor for uma referncia a uma clula vazia; caso contrrio, ele retorna falso.
Sintaxe: =CL.VAZIA()
Unidade 3 - Aula 4 - Funes Lgicas, de Informao e de Pesquisa

[9]

Exerccio: Mdulo03_Aula04_Exe03
Agora, aprenderemos a trabalhar com estas funes.
1. Caso o programa Excel 2007 no esteja aberto, abra-o;
2. abra o arquivo Funcoes_Infos.xlsx presente na pasta Meus
Documentos;
Para a coluna LIBERAO deve-se inserir o termo Pendncia se
a clula do CNPJ estiver vazia, do contrrio dever ser inserido o termo
Imediata.
3. coloque o cursor na clula D2 e digite a seguinte expresso:

4. pressione ENTER e, em seguida, copie esta frmula para as


demais linhas desta coluna at a clula D71;
Para a coluna N_PARCELAS dever ser inserido o nmero 3 se a
clula correspondente constar o contedo Imediata e para as clulas
contendo o termo Pendncia dever ser inserido o nmero 0 (zero).
5. posicione o cursor na clula E2, digite a seguinte expresso e,
em seguida, copie para as demais clulas da coluna E:
=SE(D2=Imediata;3;0)
Para a coluna VALOR_PARC1 deve-se dividir o valor do convnio
pelo nmero de parcelas encontrado na frmula anterior.

[ 10 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Ao copiar esta expresso para o restante da coluna, veremos que em


algumas linhas aparecero a mensagem de erro #DIV/0! (no existe valor
divisvel por zero), que na realidade informa apenas uma inconsistncia
na frmula.;

Como podemos minimizar a apresentao desta expresso de erro


para tornar a planilha mais elegante? Vamos ver!!
6. Retorne clula F2 e altere a expresso para a seguinte:
=SE(ERROS(C2/E2);0;C2/E2)
Dessa maneira o erro tratado.
7. copie novamente esta expresso para as demais clulas da
coluna;
8. salve o arquivo.

4. Funes de pesquisa e referncia


Este grupo de funes localiza um valor na primeira coluna/linha
de uma matriz de tabela e retorna um valor na mesma linha/coluna de
outra linha/coluna na matriz da tabela.
A letra V em PROCV significa vertical, ou seja, a pesquisa realizada
no sentido vertical e o resultado dado pela coluna correspodente.
Utiliza-se a funo PROCV quando os valores da comparao estiverem
localizados em uma coluna esquerda dos dados que o usurio deseja
encontrar.
J a funo PROCH, sendo o H de horizontal, realiza a pesquisa
no sentido horizontal e seu resultado dado pela linha correspodente.
Observe a ilustrao do funcionamento dessas duas funes:
Unidade 3 - Aula 4 - Funes Lgicas, de Informao e de Pesquisa

[ 11 ]

PROCV: (pesquisa
correspondente)

verticalmente

PROCH: (pesquisa
correspondente)

horizontalmente

retorna

retorna

coluna

linha

Observe as sintaxes das funes:


=PROCV(valor_proc, matriz, nm_coluna, [proc_intervalo])
=PROCH(valor_proc, matriz, nm_linha, [proc_intervalo])
[ 12 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

ATENO
Se o argumento proc_intervalo for definido como verdadeiro, ou for omitido, os valores
na primeira coluna de matriz devero ser colocados em ordem ascendente; do contrrio,
PROCV poder no retornar o valor correto.

A seguir, realizaremos um exerccio que permitir utilizar estes


recursos de pesquisa na planilha.

Exerccio: Mdulo03_Aula04_Exe04
Aprenderemos criar um mecanismo de pesquisa de dados com a
funo PROCV.
1. Caso o programa Excel 2007 no esteja aberto, abra-o;
2. abra o arquivo Convenios_Procv.xlsx presente na pasta Meus
Documentos;
Observe que esta planilha possui uma lista com vrios dados a
partir da linha 5. Esta vai ser a nossa matriz de dados.
3. posicione o cursor na clula A2 e digite o nmero de convnio
319910, somente para termos um resultado inicial;
4. digite, na clula B2 a seguinte expresso:
=PROCV(A2;A6:G105;2;FALSO)
A2: valor que est sendo procurado;
A6:G105: intervalo da matriz onde os dados so pesquisados;
2: em relao matriz, deseja-se a 2 coluna como resposta;
FALSO: correspondncia exata do valor procurado.
5. observe o resultado SO PAULO que realmente o Estado
correspondente ao convnio de nmero 319910;

Unidade 3 - Aula 4 - Funes Lgicas, de Informao e de Pesquisa

[ 13 ]

No entanto, temos um inconveniente em nossa pesquisa. Se


digitarmos um nmero de convnio no existente, o Excel 2007 retornar
uma mensagem de erro #N/D (No disponvel).

Como corrigiremos este problema? Alteraremos a expresso da


seguinte maneira:
=SEERRO(PROCV(A2;A6:G105;2;FALSO);No Encontrado)
6. digite um nmero de convnio no existente para verificar o
resultado;
Bom, como aproveitaremos esta primeira expresso e copiaremos
para as demais clulas da linha 2, a fim de configurar algumas referncias
absolutas ($). Vamos fazer isso!
7. Altere a expresso da clula B2 para a seguinte forma:
=SEERRO(PROCV($A$2;$A$6:$G$105;2;FALSO);No
Encontrado)
8. aps alterada a expresso, copie-a at a clula G2;

No se preocupe se no foi apresentado o estado SO PAULO em


todas as clulas, pois temos que trocar a referncia da coluna da matriz
em cada frmula.
[ 14 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

9. Pule para a clula C2 e altere o valor 2 (terceiro parmetro da


funo) para 3; na clula D2 troque-o para 4, na E2 para 5, na
F2 para 6 e por ltimo na G2 para 7;

Pronto! Agora nosso mecanismo de pesquisa ficou pronto.


10. Faa o teste com nmeros vlidos e invlidos de convnio;
11. ao final, salve o arquivo.

Unidade 3 - Aula 4 - Funes Lgicas, de Informao e de Pesquisa

[ 15 ]

Sntese
Nesta aula, aprendemos a trabalhar com as funes lgicas do
Excel 2007 e obtivemos conhecimento de como ampliar as possibilidades
fornecidas pelas frmulas por meio da insero da utilizao de elementos
condicionais.
Tambm conhecemos funes que permitem analisar contedos
resultantes de clulas e de expresses e, assim, efetuar determinadas
operaes conforme estas respostas.
Por ltimo, aprendemos a criar mecanismos de pesquisa mediante
o uso de funes que realizam operaes de pesquisa vertical ou
horizontal de dados em uma determinada matriz.

[ 16 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Referncias bibliogrficas
Microsoft. Servio de Suporte ao Excel 2007. Funes lgicas. Disponvel
em:
<http://office.microsoft.com/pt-br/excel-help/funcoes-logicasHP010079187.aspx>. Acesso em 09 de maro de 2012.
Microsoft. Servio de Suporte ao Excel 2007. Pesquisar valores em um
intervalo. Disponvel em: <http://office.microsoft.com/pt-br/excelhelp/pesquisar-valores-em-um-intervalo-HP005228952.aspx?CTT=3>.
Acesso em 09 de maro de 2012.

Unidade 3 - Aula 4 - Funes Lgicas, de Informao e de Pesquisa

[ 17 ]

Instituto Serzedello Corra

EXCEL AVANADO APLICADO


AO CONTROLE

Unidade 4
Anlise dos Dados

Aula 1
Ferramentas de Agrupamento de
Dados

Copyright 2012, Tribunal de Contas de Unio


<www.tcu.gov.br>

Permite-se a reproduo desta publicao,


em parte ou no todo, sem alterao do contedo,
desde que citada a fonte e sem fins comerciais.

RESPONSABILIDADE PELO CONTEDO


Tribunal de Contas da Unio
Secretaria Geral da Presidncia
Instituto Serzedello Corra
2 Diretoria de Desenvolvimento de Competncias
Servio de Planejamento e Projetos Educacionais
SUPERVISO
Pedro Koshino
CONTEUDISTA
Helbert de Sousa Arruda
TRATAMENTO PEDAGGICO
Flvio Sposto Pompeo
RESPONSABILIDADE EDITORIAL
Tribunal de Contas da Unio
Secretaria Geral da Presidncia
Instituto Serzedello Corra
Centro de Documentao
Editora do TCU
PROJETO GRFICO
Ismael Soares Miguel
Paulo Prudncio Soares Brando Filho
Vivian Campelo Fernandes
DIAGRAMAO
Vanessa Vieira

Brasil. Tribunal de Contas da Unio.


Excel Avanado Aplicado ao Controle / Tribunal de Contas da Unio ;
conteudista: Helbert de Sousa Arruda. Braslia : TCU, Instituto Serzedello
Corra, 2012.
18 p. : il.
Contedo: Unidade 4: Anlise dos dados. Aula 1: Ferramentas de
agrupamento de dados.
Curso realizado no perodo de 22/05 a 19/06/2012 no Ambiente
Virtual de Educao Corporativa do Tribunal de Contas da Unio.
1. Importao de dados. 2. Normalizao de dados. 3. Manipulao de
dados. 4. Anlise de dados. I. Ttulo.

Ficha catalogrfica elaborada pela Biblioteca Ministro Ruben Rosa

Aula 1 Ferramentas de agrupamento de dados


Como executar as operaes de consolidao de dados?
Como utilizar os filtros de dados?
Como proceder s operaes com subtotais?
Iniciaremos nossos estudos pela apresentao das operaes de
consolidao de dados na planilha. Tambm sero exibidas algumas
operaes de manipulao com filtragens de dados presentes na planilha.
E para finalizar este estudo, mostraremos como proceder s rotinas de
subtotalizaes ofertadas pelo Excel 2007.
Para facilitar o estudo, esta aula est organizada da seguinte forma:
Aula 1 Ferramentas de agrupamento de dados3
1. Consolidao de dados4
2. Filtros de dados8
3. Subtotais 13
Sntese 17
Referncias bibliogrficas  18

Ao final desta aula, esperamos que voc tenha condies de:

utilizar os recursos de consolidao de dados na planilha;


conhecer e utilizar os mecanismos de filtragem de dados;
executar o processo de subtotalizaes de dados na planilha.
Pronto para comear? Ento, vamos!

Unidade 4 - Aula 1 - Ferramentas de Agrupamento de Dados

[3]

1. Consolidao de dados
Em termos prticos, consolidao uma forma de convergir
vrios elementos em um nico local. A partir deste conceito, o Excel
2007 possui uma ferramenta com o propsito de unir dados de vrias
planilhas em um s, interligando-as ou no.
Sendo assim, para resumir e relatar os resultados de planilhas
separadas possvel consolidar dados de cada planilha separada em
uma planilha principal. Estas planilhas podem estar na mesma pasta de
trabalho que a planilha principal ou em outras pastas de trabalho. Ao
consolidar dados, o usurio monta os dados para que possa atualiz-los
e agreg-los com mais facilidade, em uma base regular ou ad hoc.

Se os dados a serem

Por exemplo, se tiver uma planilha de valores de despesa de cada


um dos escritrios regionais, possvel usar uma consolidao para
combinar estes valores em uma planilha de despesas corporativas. Essa
planilha principal pode conter totais e mdias de venda e os produtos
mais vendidos em toda a empresa.

consolidados estiverem na
mesma clula em outras
planilhas, pode-se digitar

Para exemplificar esta operao de consolidao de dados, execute


o prximo exerccio proposto.

uma frmula com uma


referncia 3D que usa uma

Vamos iniciar!

referncia a um intervalo
de nomes de planilha.
Exemplo:
=SOMA(Jan:Jun!B4)

[4]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Exerccio: Mdulo04_Aula01_Exe01
1. Abra o programa Excel 2007;
2. abra o arquivo Consolidacao.xlsx que se encontra na pasta
Meus Documentos do seu computador;
Observe que este arquivo possui valores em trs planilhas (anos
2009, 2010 e 2011) para os 12 meses do ano e com todos os municpios
do Brasil.

Como podemos unir o contedo destas trs planilhas sem a


necessidade de criar frmulas para isso. A resposta Consolidao.
Vamos execut-la!
3. Clique no cone de criao de nova planilha (ao lado do nome
da planilha 2011);
4. nesta nova planilha, clique na clula A1;
5. selecione a opo Consolidar no grupo Ferramentas de Dados
da guia Dados;

Unidade 4 - Aula 1 - Ferramentas de Agrupamento de Dados

[5]

6. observe que aberta a caixa de dilogo Consolidar;

7. voc pode escolher qualquer uma das funes na caixa Funo


para agrupar os dados nesta planilha;

8. apesar de existirem vrias, vamos trabalhar mesmo com a


funo SOMA, ento escolha na caixa Funo;
9. defina os intervalos das trs planilhas que comporo a
consolidao;
10. clique no cone com a seta vermelha (ao lado do boto
Procurar) para que a caixa de dilogo se retraia permitindo que
escolhamos o primeiro intervalo;

[6]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

11. pegue o mouse, clique na planilha 2009 e selecione todos os


dados desta planilha a partir da coluna B, ou seja, o intervalo
B1:N5562;

12. clique no cone

para expandir a caixa de dilogo novamente;

13. de volta caixa Consolidar; clique no boto adicionar para


armazenar o primeiro intervalo;
14. clique na guia da planilha 2010 e depois em Adicionar;
15. clique na guia da planilha 2011 e, em seguida Adicionar para
guardar o terceiro intervalo;

16. para que a planilha de consolidao tambm possua os mesmos


cabealhos de linha e coluna das planilhas dos anos, basta ativar
as caixas de verificao Linha Superior e Coluna Esquerda;

Se quiser que os dados consolidados possuam vnculo com as


planilhas de origem, basta ativar a opo Criar Vnculo com Dados de
Origem.
17. ative esta opo e clique em OK;

Unidade 4 - Aula 1 - Ferramentas de Agrupamento de Dados

[7]

18. espere o resultado da consolidao e observe que o Excel 2007


somou os valores das trs planilhas permitindo que ainda sejam
vistos os valores originais por intermdio de cliques nas alas
de expanso (sinal de mais);

19. crie novas planilhas e realize outras consolidaes utilizando


somente alguns meses, ou alguns municpios entre outras;
20. ao final, salve o arquivo.

2. Filtros de dados
Planilhas de dados tendem a crescer de forma considervel e
de certa forma passam a oferecer um maior trabalho no momento
da manipulao e anlise de dados. Por esta razo, o Excel 2007
possui uma ferramenta que auxilia o usurio a destacar (filtrar)
determinados dados para facilitar sua manipulao.

[8]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Mediante critrios pr-estabelecidos, as linhas exibem apenas


os dados que atendem s condies especificadas. Depois que os
dados so filtrados, pode-se copiar, localizar, editar, formatar, fazer
grfico e imprimir o subconjunto de dados filtrados sem reorganizlos nem mov-los.
A ferramenta permite que se filtre por mais de uma coluna.
Os filtros so cumulativos, o que significa que cada filtro adicional
baseia-se no filtro atual e ainda reduz o subconjunto de dados.
As opes de filtragem so
filtrar para o menor ou maior nmero;
mostrar/filtrar um intervalo para linhas que contenham
texto especfico;
mostrar/filtrar clulas vazias ou no vazias;
mostrar/filtrar nmeros maiores ou menores que outro
nmero;

Somente as 1000 primeiras


entradas exclusivas na lista
aparecem quando se clica
na seta seta de campo.

mostrar/filtrar um nmero igual ou diferente de outro


nmero;
mostrar/filtrar o incio ou o fim de uma sequncia de texto;
mostrar/filtrar o nmero mximo ou mnimo por
percentual.
No momento da filtragem de dados, linhas inteiras so ocultadas
quando determinados valores de uma ou mais colunas no atendem aos
critrios de filtragem. possvel filtrar por diversos contedos diferentes,
como: valores numricos ou texto, cor, clulas que tenham formatao
de cores aplicada ao plano de fundo ou ao texto dessas clulas.
Agora vamos conhecer na prtica o uso dessa ferramenta de
filtragem de dados!?!? Vamos l!!

Unidade 4 - Aula 1 - Ferramentas de Agrupamento de Dados

[9]

Exerccio: Mdulo04_Aula01_Exe02
Ateno!

1. Abra o programa Excel 2007;


2. abra o arquivo Filtros.xlsx presente na pasta Meus Documentos;
3. clique no boto Filtro no grupo Classificar e Filtrar presente
na guia Dados;

4. observe que ao lado de cada ttulo de coluna surgiu uma seta,


clique na seta da coluna UF;

5. clique na opo Selecionar Tudo para desmarcar todas as UFs


e em seguida marque somente as UFs da regio Sudeste (ES,
MG, RJ e SP);
6. clique em OK e observe que a listagem agora mostra apenas
linhas destes quatro estados;
7. clique na seta da coluna SITUAO ATUAL e desmarque as
opes Arquivado e Mec;

[ 10 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

8. clique em OK e observe que a listagem agora mostra apenas


linhas que possuam o processo na situao Em Anlise;
9. por ltimo, v at a seta da coluna VALOR e escolha a opo
Filtros de Nmero;

10. no menu ao lado, escolha a opo Est Entre;


11. selecione as opes conforme a caixa abaixo:

12. clique em OK e observe como a listagem mostra apenas registros


que atendem os trs critrios especificados;

13. para desfazer os trs filtros, clique no boto Limpar presente


no grupo Classificar e Filtrar;

Unidade 4 - Aula 1 - Ferramentas de Agrupamento de Dados

[ 11 ]

Agora efetuaremos mais uma filtragem. Dessa vez, filtraremos por


uma parte do texto contido nas clulas. Vamos l!
14. Clique na seta da coluna ENTIDADE e em seguida escolha a
opo Filtro de Texto;

15. no submenu selecione a opo Contm;


16. na frente da caixa Contm escreva a palavra Beneficente e
clique em OK;

17. observe que a listagem exibe apenas registros que possuam a


palavra Beneficente;

18. para desfazer o recurso de filtro, clique novamente no boto


Filtro e dessa forma as setas de todas as colunas desaparecem;
19. salve o arquivo.
[ 12 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

3. Subtotais
Este comando fornece um subtotal em uma lista ou em um banco
de dados. O comando, aps acionado, insere linha de subtotais para
qualquer coluna (campo).

De certa forma mais fcil gerar uma lista com subtotais usando o
comando e assim que esta lista de subtotais criada, pode-se modific-la
editando a funo SUBTOTAL().
Sintaxe: =SUBTOTAL(nm_funo; ref1, ref2;...)
O parmetro nm_funo um nmero de 1 a 11 (caso queira
incluir valores ocultos) ou 101 a 111 (ignorando valores ocultos) que
especifica qual funo usar no clculo de subtotais dentro de uma lista.
Caso o usurio queira editar a funo inserida automaticamente
pelo comando Formatar, basta conhecer os parmetros da tabela abaixo
para tal operao:
Nm_Funo

Nm_Funo

FUNO

(com incluso de nmeros


ocultos)

(sem incluso de nmeros ocultos)

101

MDIA()

102

CONT.NM()

103

CONT.VALORES()

104

MXIMO()

105

MNIMO()

106

MULT()

107

DESVPAD()

108

DESVPADP()

109

SOMA()

10

110

VAR()

11

111

VARP()

Unidade 4 - Aula 1 - Ferramentas de Agrupamento de Dados

[ 13 ]

A funo SUBTOTAL() ignora as linhas no includas no resultado


de um filtro, independentemente de qual valor do parmetro nm_
funo seja utilizado.
IMPORTANTE
A funo SUBTOTAL() foi projetada para trabalhar com colunas de dados ou intervalos
verticais. Ela no foi projetada para linhas de dados nem intervalos horizontais. Por
exemplo, quando o usurio subtotaliza um intervalo horizontal usando um nm_
funo de 101 ou superior, como SUBTOTAL(109,D3:F3), ocultar uma coluna no
afeta o subtotal. Porm, ocultar uma linha em um subtotal de um intervalo vertical
afeta o subtotal.

Exerccio: Mdulo04_Aula01_Exe03
Agora, aprenderemos a trabalhar com a subtotalizao mediante o
comando e editar por intermdio da funo:
1. Caso o programa Excel 2007 no esteja aberto, abra-o;
2. abra o arquivo Subtotais.xlsx presente na pasta Meus
Documentos do seu computador;
Observe que esta planilha possui dados de vrios municpios dos
estados brasileiros para todos os meses do ano. Portanto, aplicaremos o
recurso de subtotais para facilitar a anlise dos dados.
3. como a planilha j se encontra classificada pela coluna UF, no
h a necessidade de executar esta etapa. Ento acesse a guia
Dados, e no grupo Estrutura de Tpicos, escolha o boto
Subtotal;

[ 14 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

4. surge a caixa de dilogo Subtotais;

5. escolha as seguintes opes nesta caixa:


A cada alterao em: UF.
Usar funo: Soma.
Adicionar subtotais a: marque a caixa de verificao de todos
os estados.
As demais opes devem ser deixadas como esto.
6. clique em OK;
Observe que a planilha apresenta, esquerda da tela, trs nveis de
visualizao dos dados. Nvel 1 para verificao do Total Geral, Nvel 2
para verificao das UFs e o Nvel 3 para a verificao detalhada;

7. clique no nvel 2 e verifique os totais de cada UF e o Total Geral;


8. observe que apareceu uma srie de sinas de mais (+) na frente
de cada UF. Ao clicar em algum deles, os respectivos dados
daquela UF so apresentados;

Unidade 4 - Aula 1 - Ferramentas de Agrupamento de Dados

[ 15 ]

9. para recolher estes dados e retornar viso anterior, basta clicar


no sinal de menos (-) correspondente;
Agora, incluiremos um novo nvel de subtotalizao sem eliminar
o j existente.
10. Clique novamente no boto Subtotal e na caixa de dilogo
Subtotais execute as seguintes aes:
A cada alterao em: UF.
Usar funo: Contagem.
Adicionar subtotais a: marque apenas a caixa de verificao
Municpio.
Desmarque a opo Substituir Subtotais Atuais para que este
novo nvel seja adicionado ao painel de verificao.
11. clique no boto OK e observe que surge na tela o Nvel 4 e ao
mesmo tempo a visualizao da quantidade de municpios de
cada estado na coluna Municpio;

12. clicando no Nvel 4 possvel verificar os municpios


pertencentes a cada UF e logo abaixo o seu total e quantidade
de municpios;
Agora, vamos desfazer os subtotais e voltar planilha como a
apresentada no incio;
13. clique no boto Subtotal na guia Dados;
14. na caixa de dilogo Subtotais escolha o boto Remover Todos;

[ 16 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

15. a planilha voltou ao estado original;


16. treine mais algumas situaes e ao final salve o arquivo.

Sntese
Aprendemos, nesta aula, que possvel efetuar a consolidao de
dados de vrias planilhas, inserindo ou no a opo de vnculo.
Conhecemos o processo de filtragem de dados e as vrias
possibilidades de critrios de filtros.
Tambm, nesta aula, executamos a operao de subtotalizao
de dados, fazendo com que planilhas com muitos dados possam ser
analisadas de forma mais sinttica ou mais detalhada, conforme a
escolha do usurio.

Unidade 4 - Aula 1 - Ferramentas de Agrupamento de Dados

[ 17 ]

Referncias bibliogrficas
COX, F.; FRYE C.; LAMBERT, M.D; PREPPERNEAU, J.; MURRAY, K.
Microsoft Office System 2007 Passo a passo. Porto Alegre: Artmed,
2008.
Microsoft. Servio de Suporte ao Excel 2007. Consolidar dados em vrias
planilhas. Disponvel em: <http://office.microsoft.com/pt-br/excel-help/
consolidar-dados-em-varias-planilhas-HP010095249.aspx>. Acesso em
09 de maro de 2012.
Microsoft. Servio de Suporte ao Excel 2007. Subtotal. Disponvel em:
<http://office.microsoft.com/pt-br/excel-help/subtotal-HP005209288.
aspx>. Acesso em 13 de maro de 2012.

[ 18 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Instituto Serzedello Corra

EXCEL AVANADO APLICADO


AO CONTROLE

Unidade 4
Anlise dos Dados

Aula 2
Bases de dados e Grficos

Copyright 2012, Tribunal de Contas de Unio


<www.tcu.gov.br>

Permite-se a reproduo desta publicao,


em parte ou no todo, sem alterao do contedo,
desde que citada a fonte e sem fins comerciais.

RESPONSABILIDADE PELO CONTEDO


Tribunal de Contas da Unio
Secretaria Geral da Presidncia
Instituto Serzedello Corra
2 Diretoria de Desenvolvimento de Competncias
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SUPERVISO
Pedro Koshino
CONTEUDISTA
Helbert de Sousa Arruda
TRATAMENTO PEDAGGICO
Flvio Sposto Pompeo
RESPONSABILIDADE EDITORIAL
Tribunal de Contas da Unio
Secretaria Geral da Presidncia
Instituto Serzedello Corra
Centro de Documentao
Editora do TCU
PROJETO GRFICO
Ismael Soares Miguel
Paulo Prudncio Soares Brando Filho
Vivian Campelo Fernandes
DIAGRAMAO
Vanessa Vieira

Brasil. Tribunal de Contas da Unio.


Excel Avanado Aplicado ao Controle / Tribunal de Contas da Unio ;
conteudista: Helbert de Sousa Arruda. Braslia : TCU, Instituto Serzedello
Corra, 2012.
27 p. : il.
Contedo: Unidade 4: Anlise dos dados. Aula 2: Bases de dados e grficos.
Curso realizado no perodo de 22/05 a 19/06/2012 no Ambiente
Virtual de Educao Corporativa do Tribunal de Contas da Unio.
1. Importao de dados. 2. Normalizao de dados. 3. Manipulao de
dados. 4. Anlise de dados. I. Ttulo.

Ficha catalogrfica elaborada pela Biblioteca Ministro Ruben Rosa

Aula 2 Base de dados e grficos


Como gerenciar bases de dados externas?
Qual a importncia da demonstrao grfica?
Como trabalhar com grficos?
Iniciamos nossos estudos pelas operaes iniciais com as bases
de dados externas. O Excel 2007 possui a flexibilidade de reconhecer
vrios tipos de dados tabulares, entre eles encontramos bancos de dados
variados, tabelas, outros formatos de planilhas entre outros. Saber
gerenciar esta tarefa de transferir esses dados para o formato do Excel
2007 de extrema importncia, pois nem sempre nos depararemos com
dados j no formato adequado.
Por outro lado, temos os grficos que representam, de forma clara
e direta, os dados numricos inseridos em uma determinada planilha.
Sendo assim, a exibio traz uma maneira rpida de realizar uma anlise
desses dados.
Para facilitar o estudo, esta aula est organizada da seguinte forma:
Aula 2 Base de dados e grficos3
1. Base de dados do Access4
2. Base de dados da web8
3. Outras bases de dados 11
4. Criao de grficos 17
Sntese 26
Referncias bibliogrficas  27

Ao final desta aula, esperamos que voc tenha condies de:


saber gerenciar dados de bases externas;
transferir dados de outros formatos e manipul-los no Excel
2007;
conceber e construir grficos demonstrativos.
Pronto para comear? Ento, vamos!

Unidade 4 - Aula 2 - Bases de Dados e Grficos

[3]

1. Base de dados do Access


Frequentemente os usurios de computador desejam trabalhar
com os dados do Access, porm em formato de planilha do Excel 2007, a
fim de se beneficiar das vantagens que os recursos de anlise e grfico de
dados oferecem, da flexibilidade no gerenciamento e layout dos dados
ou das muitas funes no disponveis no Access.
Dessa forma, a Microsoft disponibilizou diversas formas de
transferir esses dados entre os dois programas. Vamos conhecer algumas:
Transferncia do Access para o Excel: podem-se copiar os
dados da folha de dados do Access e col-los em uma planilha
do Excel, conectar-se a um banco de dados do Access a partir
de uma planilha do Excel ou exportar os dados do Access para
uma planilha do Excel.
Transferncia do Excel para o Access: podem-se copiar os
dados de uma planilha do Excel e col-los em uma folha de
dados do Access, importar uma planilha do Excel para uma
tabela do Access ou vincular uma planilha do Excel a partir de
uma tabela do Access.
O Excel 2007 permite que seja realizada uma conexo direta entre
os dados do Access e a planilha, permitindo a interligao entre eles. Isto
possvel devido criao de um arquivo de conexo de dados do Office
(.odc), para o banco de dados do Access e a consequente recuperao de
todos os dados a partir de uma tabela ou consulta.
Quando o usurio utiliza o
Assistente para Exportao
no Access, este pode
exportar o objeto de banco
de dados do Access da
seguinte maneira: como
uma tabela, consulta ou

A maior vantagem em realizar a conexo aos dados do Access em


vez de executar apenas a importao que se torna possvel analisar
periodicamente esses dados no Excel 2007 sem a necessidade de copiar
ou exportar repetidamente os dados do Access. Aps efetuar a conexo
aos dados, tambm se pode atualizar automaticamente as pastas de
trabalho do Excel 2007 a partir do banco de dados original do Access
sempre que este tambm for atualizado.

formulrio, ou registros
selecionados em um modo
de exibio para uma
planilha do Excel 2007.

[4]

A principal forma de interligar estes dados entre os dois programas


por meio da opo Do Access, presente no grupo Obter Dados
Externos, da guia Dados do Excel 2007.

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Vamos descobrir como realizar esta tarefa!? Vamos l!

Exerccio: Mdulo04_Aula02_Exe01
1. Abra o programa Excel 2007;
Nesta nova planilha, interligaremos uma tabela do banco de dados
em Access chamado Northwind.accdb (banco de dados de teste que a
Microsoft disponibiliza para os usurios);
2. acesse a guia Dados e clique no boto Do Access;

3. aponte para o arquivo Northwind.accdb que est presente na


sua pasta Meus Documentos;

4. em seguida clique no boto Abrir;


5. na caixa de dilogo Selecionar Tabela, encontre a tabela
chamada Clientes e clique no boto OK;

Unidade 4 - Aula 2 - Bases de Dados e Grficos

[5]

6. na caixa de dilogo Importar Tabela, deixe selecionadas a


opo Tabela e Na planilha Existente (clula =$A$1);

7. clique em OK;

8. agora salve o arquivo na pasta Meus Documentos com o nome


Planilha_Access.xlsx;
Observe que na linha da Empresa C, consta o nome de Thomas
Axen como Representante de Compras.
9. feche o arquivo da planilha;
10. abra o arquivo de banco de dados Northwind.accdb clicando
duas vezes com o mouse sobre o nome do arquivo e pressionando
a tecla SHIFT simultaneamente (este procedimento faz com
que o banco de dados seja aberto no formato para edio);
11. habilite o contedo ativo;

[6]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

12. na parte da esquerda desta tela encontra-se a lista de objetos


do Access. Encontre a tabela chamada Clientes e d um duplo
clique para abri-la;
13. altere o nome de Thomas Axen para Monteiro Lobato;

14. feche o Access (no h a necessidade de salvar a alterao feita,


pois esta salva automaticamente);
15. abra novamente o Excel 2007 e, em seguida, o arquivo Planilha_
Access.xlsx;
Observe que na linha da Empresa C ainda consta o nome de
Thomas Axen.
16. Acesse a guia Dados, e clique no boto Atualizar Tudo;

Pronto! A planilha atualizou-se com o banco de dados e agora


estamos vendo o nome de Monteiro Lobato;
Viu como fcil efetuar esta interligao entre planilhas Excel e
bancos de dados Access?
Faa outras interligaes entre planilhas e tabelas diferentes e
obtenham mais experincia com este recurso de vnculos entre diferentes
formatos de arquivos.
17. salve a planilha.

Unidade 4 - Aula 2 - Bases de Dados e Grficos

[7]

2. Base de dados da web


Outro tipo de dado que o Excel 2007 permite conectar-se o
presente em pginas Web. Isto significa que possvel tambm criar
ou executar uma consulta Web para recuperar texto ou dados de
uma pgina Web.
Comumente, as pginas Web contm dados que podem ser
utilizados para anlise pelo Excel 2007. Dependendo da situao
desejada, o usurio pode tambm recuperar dados atualizveis, ou
seja, os dados no Excel estaro conectados automaticamente com os
dados mais recentes da pgina Web, ou pode-se tambm recuperlos de uma pgina Web e mant-los estticos na planilha.
Para realizar a tarefa de obteno de dados de pginas Web,
o usurio dever acessar a opo Da Web do grupo Obter Dados
Externos, presente na guia Dados.

DICA
Geralmente usa-se uma consulta Web para recuperar dados atualizveis
armazenados na Intranet ou na Intranet, como uma nica tabela, vrias tabelas
ou todo o texto de uma pgina da Web. Em seguida, realiza-se a anlise dos dados
utilizando os recursos existentes no Excel 2007.

As consultas Web so especialmente teis para recuperao de


dados em tabelas ou reas pr-formatadas. (As tabelas so definidas
com a marca HTML <TABLE>. Em geral, as reas pr-formatadas
so definidas com a marca HTML <PRE>.) Os dados recuperados
no contm imagens, no formato .gif, por exemplo, e no incluem o
contedo de scripts.
Vamos interligar dados de ndice da bolsa de valores e cotao
do dlar no portal MSN com nossa planilha de dados no Excel 2007.

[8]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Exerccio: Mdulo04_Aula01_Exe02
1. Abra o programa Excel 2007;

Ateno!

2. clique no boto Da Web, presente na guia Dados (grupo Obter


Dados Externos);

3. acesse a seguinte pgina da internet na caixa de dilogo Nova


Consulta Web:
br.msn.com

4. observe que na parte superior esquerda de algumas reas so


apresentadas algumas setas em um quadrado amarelo (esta
seta indica que esta uma rea disponvel para interligao de
dados Web);
5. desa a barra de rolagem at que o quadro com o ndice Ibovespa
e a cotao de dlar e euro apaream;

Unidade 4 - Aula 2 - Bases de Dados e Grficos

[9]

6. observe a presena da seta no quadrado amarelo. Clique nesta


seta para selecionar a rea deste quadro;

A seta do quadrado amarelo deu lugar marca de check em


um quadrado verde.
7. Clique no boto Importar;
8. na caixa de dilogo Importar Dados, escolha a clula A1 da
planilha existente e clique em OK;

9. aguarde alguns segundo e ao final observe que os dados foram


copiados para a planilha;

[ 10 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Agora falta configurar alguns itens de atualizao.


10. Clique no boto Propriedades;

11. faa os devidos ajustes de atualizao, layout e formatao e por


fim clique em OK;

12. ao final, salve o arquivo com o nome Mod04_Aula02_Exe02.


xlsx.

3. Outras bases de dados


Utilizando o Excel 2007 possvel tambm obter dados de outros
tipos de base de dados, como por exemplo, do SQL Server, Microsoft
Query, XML, servios de anlise entre outros. Vamos conhecer um de
cada tipo de base de dados suportada pelo Excel 2007.

Do SQL Server
O SQL Server um sistema gerenciador de banco de dados
relacional completo projetado pela Microsoft para fornecer solues de
dados corporativos que requerem certo desempenho, disponibilidade,
escalabilidade e segurana ideais. No Excel 2007, torna-se possvel a
conexo a um banco de dados do SQL Server. Esta opo encontra-se
Unidade 4 - Aula 2 - Bases de Dados e Grficos

[ 11 ]

na guia Dados, no grupo Obter Dados Externos, e em seguida na opo


De Outras Fontes e por ltimo em Do SQL Server.

Ao conectar-se a um banco de dados do SQL Server, abre-se o


Assistente para Conexo de Dados exibindo as etapas de conexo. So
elas:
Conexo ao servidor do banco de dados: nesta etapa dever ser
definido o servidor e a maneira como logon deve ser realizado
no servidor de banco de dados.

Seleo do banco de dados e da tabela: deve-se especificar o


banco de dados e a tabela ou consulta.

[ 12 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Gravao do arquivo de dados e a conexo: nesta etapa


especifica-se e descreve-se o arquivo de conexo e realiza-se a
pesquisa de frases para localizar o arquivo.

Da importao de dados XML


O Excel 2007 possui compatibilidade com dados importados de
estruturas XML (Linguagem de Marcao Extensvel). Estes dados podem
ser advindos de outros bancos de dados e aplicativos, o mapeamento
dos elementos XML de um esquema XML para clulas da planilha e a
exportao dos dados XML revisados para interao com outros bancos
de dados e aplicativos.
A seguir, so relacionados os principais cenrios que os recursos
XML podem resolver:
estender a funcionalidade dos modelos do Excel existentes
mapeando elementos XML para clulas existentes. Isso facilitar
a obteno de dados XML para dentro e para fora dos modelos
sem precisar recri-los;
usar os dados XML como entrada para os modelos de clculo
existentes mapeando elementos XML para planilhas existentes;
importar arquivos de dados XML para uma nova pasta de
trabalho;
importar dados XML de um servio Web para a planilha do
Excel;
exportar dados das clulas mapeadas para arquivos de dados
XML independente de outros dados da pasta de trabalho.
Unidade 4 - Aula 2 - Bases de Dados e Grficos

[ 13 ]

IMPORTANTE
Ao importar dados XML para uma planilha, devemos lembrar que h diversos mtodos
e comandos que podem ser utilizados na importao dos dados XML.

Do Microsoft Query
O Microsoft Query foi elaborado para conectar-se a fontes de dados
externas, selecionar dados dessas fontes, importar os dados para uma
planilha e atualiz-los, conforme o necessrio para manter os dados da
planilha sincronizados com os dados nas fontes externas.
possvel utilizar o Microsoft Query para recuperar dados de fontes
externas, arquivos e dados de bancos de dados corporativos, fornecendo
a comodidade de no ser mais necessrio redigitar os dados a serem
analisados no Excel 2007. Com ele, pode-se atualizar automaticamente
os resumos e relatrios a partir do banco de dados original usado como
fonte sempre que o banco de dados tambm for atualizado.
Quais os tipos de bancos de dados que podem ser acessados?
O Microsoft Query possui a capacidade de recuperar dados de vrios
tipos de bancos de dados, inclusive Microsoft Office Access, Microsoft
SQL Server e Servios OLAP do Microsoft SQL Server, bem como das
pastas de trabalho do Excel 2007 e de arquivos de texto.
O Microsoft Office fornece drivers que podem ser usados para
recuperar dados das seguintes fontes de dados:
Servios de Anlise do Microsoft SQL Server (provedor OLAP)
Microsoft Office Access
dBASE
Microsoft FoxPro
Microsoft Office Excel
Oracle
Paradox
Bancos de dados de arquivos de texto
[ 14 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

DICA
O Microsoft Query permite selecionar as colunas dos dados desejados e importar
apenas esses dados para o Excel 2007.

Vamos executar uma conexo com base de dados externa no


formato XML!

Exerccio: Mdulo04_Aula02_Exe03
Realizaremos uma conexo com um arquivo XML e antes de
iniciarmos o procedimento, vamos conhecer o arquivo (que possui
poucos dados somente para exemplo nesta aula):

Ateno!

Esta uma estrutura simples de um arquivo XML que contm


dados de trs empresas, sendo esses dados o Nome, rea de Atuao,
Nmero do Projeto, Data de Concluso e Valor.
Vamos importar esses dados para o Excel ento!
1. Caso o programa Excel 2007 no esteja aberto, abra-o;
2. mantenha-se na clula A1 da Plan1, clique na guia Dados
e escolha a opo De Outras Fontes, e por fim a opo Da
Importao de Dados XML;

Unidade 4 - Aula 2 - Bases de Dados e Grficos

[ 15 ]

3. na caixa Selecionar Fonte de Dados, aponte para a pasta Meus


Documentos e escolha o arquivo Dados_Empresas.xml e clique
no boto Abrir;
4. como este arquivo no possui um arquivo de esquema de
configurao, o Excel 2007 emite um alerta informando que ele
prprio criar um esquema;

5. apenas clique em OK;


6. na caixa de dilogo Importar Dados; observe se o local para
iniciar a importao dos Dados est sendo a clula $A$1, caso
esteja, clique em OK;

7. os dados no formato XML forma importados para a planilha


no Excel 2007;

[ 16 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

8. agora basta o usurio definir os filtros, formataes, atualizaes


etc;
9. salve o arquivo com o nome Mod04_Aula02_Exe03.xlsx na
pasta Meus Documentos.

4. Criao de grficos
Um grfico uma representao em forma grfica de dados
numricos presentes na planilha. Em vista disso, o Excel 2007 oferece
vrios tipos de grficos padres, com uma mdia de seis variaes para
cada um dos tipos. Pode-se, ainda, escolher entre outros tipos utilizandose de grficos personalizados.
Quando um grfico criado, o programa traa-o com base na forma
do intervalo da planilha que contm os dados desejados, fundamentandose nos tipos de dados das linhas e colunas. Assim, em uma seleo da
planilha, os valores so usados e apresentados no grfico sob a forma
de pontos de dados, representados por barras, linhas, colunas, fatias,
pontos e outras formas que so conhecidas como marcadores de dados.
Os grupos de pontos de dados, ou marcadores de dados, que
derivam de linhas ou colunas de uma nica planilha so agrupados em
sequncias de dados. Cada sequncia de dados diferenciada por um
nico padro ou cor, ou ambos.
Os grficos podem ser criados utilizando-se o grupo Grficos na
faixa de opes Inserir para obter grficos especficos ou pela lista dropdown presente no mesmo grupo. Assim, possvel criar um grfico em
uma planilha de dados ou em uma planilha especfica.
A criao de grficos no Excel 2007 pode ser obtida em quatro
etapas onde esses devem basear-se nos valores das clulas selecionadas,
sendo que estas etapas devem ser cuidadosamente preenchidas para que
se obtenha um resultado desejado: So elas:

Tipo e subtipo do grfico


Nesta primeira etapa, escolhido o tipo e subtipo do grfico a ser
criado. Na caixa de dilogo desta primeira etapa encontram-se vrios
tipos e subtipos de grficos mediante a escolha feita inicialmente. Neste
momento permitida a escolha do tipo grfico e a apresentao, variando
entre grficos bidimensionais e tridimensionais.
Unidade 4 - Aula 2 - Bases de Dados e Grficos

[ 17 ]

A caixa de dilogo Inserir Grfico, obtida por intermdio de um


clique na lista drop-down do grupo Grficos da faixa de opes Inserir
exibida a seguir:

Logo aps a escolha do tipo e subtipo do grfico deve-se clicar no


boto OK e verificar o resultado na prpria planilha de dados.

Intervalo de dados do grfico


Nesta etapa definido o intervalo e a sequncia de dados que dar
origem ao grfico. Se os intervalos foram previamente selecionados, estes sero
apresentados automaticamente na caixa Selecionar Fonte de Dados. Definese tambm, ao grfico a sequncia em sries ou categorias para apresentao
visual dos dados. Para tanto, basta clicar no boto Selecionar Dados, no grupo
Dados presente na nova faixa de opes que surgiu denominada Design.
[ 18 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

A figura a seguir exibe a caixa de dilogo referente etapa de


definio do intervalo de dados do grfico.

Ao clicar no boto Adicionar, surge outra caixa de dilogo


requisitando o nome e valor da srie.

As opes desta caixa so as seguintes:


Nome da srie: permite escolher qual a clula que representar
o nome da srie;
Valores da srie: permite a apresentao e alternao dos dados
que do origem aos valores do grfico.

Layout do grfico
Todas as formataes aplicveis aos grficos so encontradas
nesta nova faixa de opes Layout. Ela dividida em vrios grupos para
facilitar a utilizao dos recursos.
No grupo Rtulos, existem as opes Ttulo do Grfico e Ttulos
dos Eixos em que so apresentados os locais em que devem ser escritos
os ttulos do grfico, das categorias e sries, dependendo do grfico
escolhido na primeira etapa.
Unidade 4 - Aula 2 - Bases de Dados e Grficos

[ 19 ]

No boto Ttulos dos Eixos, so apresentadas opes para que estes


sejam ou no apresentados ttulos horizontais ou verticais na imagem
final do grfico.

No boto Linhas de Grade, pode-se escolher as linhas de grade


para cada categoria apresentada no grfico escolhido, ou seja, se as
caixas de verificao desta guia estiverem desabilitadas, o grfico no
apresentar as linhas que ficam ao fundo da rea.

[ 20 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

No boto Legenda, h a alternativa de apresentar ou no uma


legenda para o grfico ou at escolher a localizao dela na rea do grfico.

Os rtulos de dados so informaes apresentadas como


complemento da srie dos dados presentes no grfico, para isto, o boto
Rtulos de Dados permite escolher tal definio.

No boto Tabela de Dados, possvel mostrar ou no duas


informaes no grfico, a primeira seria a tabela de dados e a segunda os
cdigos da legenda.

Unidade 4 - Aula 2 - Bases de Dados e Grficos

[ 21 ]

Ao serem configuradas todas as formataes ao grfico utilizando


as guias desta etapa, obtm-se uma apresentao mais refinada do grfico
inicialmente criado.

Local do grfico
Aps a criao e formatao do grfico, recomenda-se definir o local
onde ele ser colocado. possvel colocar o grfico no arquivo de duas
maneiras diferentes; a primeira seria criar uma planilha especfica para
ele e a segunda, escolher uma planilha de dados para inserilo, fazendo
com que ele seja embutido de forma flutuante, ou seja, deslocado-o
dentro da planilha por meio do arraste do mouse. Para isto, necessrio
clicar no boto Mover Grfico que fica no grupo Local posicionado ao
final da faixa de opes Design, da Ferramenta de Grfico.

Nova planilha: cria uma planilha especfica para a colocao


do grfico;
Objeto em: coloca o grfico dentro de uma das planilhas de
dados existente.
Aps a escolha da opo adequada, deve-se clicar no boto OK
para encerrar as principais formataes e concluir a criao do grfico.
A seguir, realizaremos um exerccio que permitir utilizar estes
recursos de criao de grficos.

Exerccio: Mdulo04_Aula02_Exe04
Vamos aprender a criar um grfico agora.
1. Caso o programa Excel 2007 no esteja aberto, abra-o;
2. abra o arquivo Graficos.xlsx;
[ 22 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Vamos criar um grfico que apresente a evoluo dos valores dos


repasses ao longo dos trs anos somente para os estados da regio Norte.
3. selecione os seguintes intervalos de clulas (no se esquea de
pressionar a tecla CTRL para seleo no-adjacente):
A2:A3 ; A11 ; A20 ; C2:E3 ; C11:E11 e C20:E20
4. aps a seleo, clique na guia Inserir e escolha o tipo de grfico
Colunas Agrupadas;

Unidade 4 - Aula 2 - Bases de Dados e Grficos

[ 23 ]

Dessa forma o respectivo grfico inserido na rea da planilha.

Agora vamos efetuar algumas adaptaes para melhorar o aspecto


do grfico.
5. Com a rea do grfico selecionada, acesse a guia Layout;

6. escolha, em seguida, a opo Ttulo do Grfico e depois Acima


do Grfico;
7. surge uma rea para a insero do ttulo do grfico logo acima
das barras. Digite a expresso Repasses Regio Norte;

8. escolha o boto Legenda e, em seguida, a opo Mostrar


Legenda Abaixo;

[ 24 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

9. observe que a legenda do grfico foi deslocada para a parte de


baixo do grfico;
Agora vamos modificar a unidade de apresentao dos valores.
10. d um duplo clique em qualquer nmero da escala (parte
esquerda do grfico) e na caixa de dilogo Formatar Eixo,
escolha a opo Milhes na caixa Unidades de Exibio;

11. clique em Fechar para finalizar;

12. salve o arquivo.


Desafio: faa outro grfico, agora com os dados dos estados da
regio Sudeste, porm somente com os anos 2009 e 2011. Boa sorte!

Unidade 4 - Aula 2 - Bases de Dados e Grficos

[ 25 ]

Sntese
Nesta aula, conhecemos o recurso de gerenciamento de base de
dados em Access e os mecanismos de integrao.
Tambm executamos os recursos de transferncia e conexo de
dados entre o Excel 2007 e outras fontes, como por exemplo, o SQL
Server, pgina Web e at mesmo no formato XML.
Por ltimo, vimos que o Excel 2007 fornece o recurso de criao de
grficos demonstrativos e todo o conjunto de configuraes necessrias
para a apresentao em tela.

[ 26 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Referncias bibliogrficas
Microsoft. Servio de Suporte ao Excel 2007. Trocar (copiar, importar,
exportar) dados entre o Excel e o Access. Disponvel em: <http://office.
microsoft.com/pt-br/excel-help/trocar-copiar-importar-exportardados-entre-o-excel-e-o-access-HA010096300.aspx>. Acesso em 13 de
maro de 2012.
Microsoft. Servio de Suporte ao Excel 2007. Obter dados externos
de uma pgina da Web. Disponvel em: <http://office.microsoft.com/
pt-br/excel-help/obter-dados-externos-de-uma-pagina-da-webHA010218472.aspx>. Acesso em 14 de maro de 2012.
Microsoft. Servio de Suporte ao Excel 2007. Viso geral da conexo
(importao) de dados. Disponvel em: <http://office.microsoft.com/
pt-br/excel-help/visao-geral-da-conexao-importacao-de-dadosHP010201710.aspx>. Acesso em 14 de maro de 2012.
Microsoft. Servio de Suporte ao Excel 2007. Usar o Microsoft Query
para recuperar dados externos. Disponvel em: <http://office.microsoft.
com/pt-br/excel-help/usar-o-microsoft-query-para-recuperar-dadosexternos-HA010099664.aspx>. Acesso em 14 de maro de 2012.

Unidade 4 - Aula 2 - Bases de Dados e Grficos

[ 27 ]

Instituto Serzedello Corra

EXCEL AVANADO APLICADO


AO CONTROLE

Unidade 4
Anlise dos Dados

Aula 3
Tabelas Dinmicas - Viso Geral

Copyright 2012, Tribunal de Contas de Unio


<www.tcu.gov.br>

Permite-se a reproduo desta publicao,


em parte ou no todo, sem alterao do contedo,
desde que citada a fonte e sem fins comerciais.

RESPONSABILIDADE PELO CONTEDO


Tribunal de Contas da Unio
Secretaria Geral da Presidncia
Instituto Serzedello Corra
2 Diretoria de Desenvolvimento de Competncias
Servio de Planejamento e Projetos Educacionais
SUPERVISO
Pedro Koshino
CONTEUDISTA
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Excel Avanado Aplicado ao Controle / Tribunal de Contas da Unio ;
conteudista: Helbert de Sousa Arruda. Braslia : TCU, Instituto Serzedello
Corra, 2012.
27 p. : il.
Contedo: Unidade 4: Anlise dos dados. Aula 3: Tabelas dinmicas viso
geral.
Curso realizado no perodo de 22/05 a 19/06/2012 no Ambiente
Virtual de Educao Corporativa do Tribunal de Contas da Unio.
1. Importao de dados. 2. Normalizao de dados. 3. Manipulao de
dados. 4. Anlise de dados. I. Ttulo.

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Aula 3 Tabelas dinmicas (Viso Geral)


Para que servem as tabelas dinmicas?
Como utilizar seus recursos?
Principais caractersticas, aplicaes e operaes?
Nesta aula obteremos o conhecimento necessrio para a concepo
e implementao das tabelas dinmicas. Iniciaremos nossos estudos pela
apresentao dos procedimentos para elaborao das tabelas dentro de
um contexto prtico. E para complementar este estudo, mostraremos
como utilizar e configurar seus principais recursos.
Para facilitar o estudo, esta aula est organizada da seguinte forma:
Aula 3 Tabelas dinmicas (Viso Geral)3
1. Noes bsicas4
2. Primeiros passos7
3. O acesso9
4. A configurao dos campos e da tabela 11
5. Operaes com as tabelas dinmicas 17
Sntese 26
Referncias bibliogrficas  27

Ao final desta aula, esperamos que voc tenha condies de:


Conhecer os procedimentos para criao de relatrios de
tabelas dinmicas;
Entender o processo de tomada de deciso e interpretao de
dados;
Conhecer os objetivos das tabelas dinmicas;
Saber executar os primeiros passos para criao do relatrio;
Conhecer as operaes bsicas com as tabelas dinmicas.
Pronto para comear? Ento, vamos!

Unidade 4 - Aula 3 - Tabelas Dinmicas - Viso Geral

[3]

1. Noes bsicas
Geralmente as planilhas corporativas possuem muitos dados,
sendo que estes nem sempre informam detalhamente os reais propsitos,
por exemplo: Sabe-se o que os nmeros significam? Os dados existentes
respondem a todas as perguntas? Entre outras.

Objetivos
Os relatrios de tabela dinmica tm como objetivo ajudar o
usurio a analisar os dados numricos e responder a perguntas sobre
eles. Em segundos, possvel verificar qual funcionrio vendeu mais, em
que setor e em que ms. possvel consultar qual dos trimestres foi mais
lucrativo e tambm qual produto foi mais vendido etc.
Na realidade, os relatrios de tabela dinmica fornecem formas
diferentes de ver os dados com apenas alguns cliques do mouse, e dessa
maneira, os dados so deslocados para outros lugares compondo novos
significados.
Neste contexto de procura da melhor maneira de representar os
dados a fim de torn-los mais fceis de serem interpretados, segue-se o
conceito de tomada de deciso. Embora os dados ali representados estejam
completos e ntegros, h a necessidade de transform-los em aes a serem
tomadas, ou seja, em objetivos especficos a serem alcanados.

Tomada de deciso
Na enciclopdia eletrnica Wikipdia, tem-se o conceito de tomada
de deciso como sendo o processo pelo qual so escolhidas algumas ou
apenas uma entre muitas alternativas para as aes a serem realizadas.
Chiavenato (1997, p. 710) elucida ao definir deciso como o
processo de anlise e escolha entre vrias alternativas disponveis do
curso de ao que a pessoa dever seguir.
Tomada de deciso, segundo Oliveira (2004), nada mais do que
a converso das informaes em ao, assim sendo, deciso a ao
tomada com base na apreciao de informaes. Decidir recomendar
entre vrios caminhos alternativos que levam a determinado resultado.
As decises so escolhas tomadas com base em propsitos, so
aes orientadas para determinado objetivo e o alcance deste objetivo
determina a eficincia do processo de tomada de deciso.
[4]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

A deciso pode ser tomada a partir de probabilidades, possibilidades


e/ou alternativas. Para toda ao existe uma reao e, portanto, so nas
reaes que so baseadas as decises.
A deciso mais do que a simples escolha entre alternativas,
sendo necessrio prever os efeitos futuros da escolha, considerando
todos os reflexos possveis que ela pode causar no momento presente
e no futuro.
Modernamente entende-se que impossvel encontrar num processo
de deciso a melhor alternativa, o que faz com que sejam buscadas as
alternativas satisfatrias, ou seja, na prtica o que se busca a alternativa
que, mesmo no sendo a melhor, leve para o alcance do objetivo da deciso.
Conforme estudos, a maioria das classificaes das decises baseada
em critrios de anlise: atividade administrativa a qual se vincula a deciso;
nvel de importncia dentro da organizao; estruturao e previsibilidade.
a. Vinculao atividade administrativa, que segundo Shimizu
(2006) a deciso pode ser distinguida por nvel de deciso:
Nvel Estratgico: em geral so as decises para dois a cinco anos;
Nvel Ttico: deciso para alguns meses a at dois anos;
Nvel Operacional: alguns dias ou alguns meses; e
Nvel de despacho ou liberao: deciso para algumas horas
ou alguns dias.
b. Nvel de importncia dentro da organizao:
Altamente importantes;
Importantes;
Medianamente importantes;
Pouco importantes;
No importantes.
c. Estruturao:
Estruturadas;
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[5]

No-estruturadas.
d. Previsibilidade:
Rotineiras ou cclicas;
No rotineiras ou acclicas;
Inditas.
O cenrio em que as organizaes esto inseridas se modifica
constantemente, exercendo nestas, toda a sua influncia. Diante disto,
faz-se necessrio permanente alerta por parte dos administradores,
para percepo do que os ambientes interno e externo da organizao
indicam em relao s ameaas e oportunidades, para que as escolhas
sejam feitas com base na realidade organizacional.

Interpretao dos dados


Ento podemos concluir que o relatrio de tabela dinmica, atravs
da interpretao de seus dados, subsidia a tomada de deciso.
Ento como e para qu interpretar estes dados?
Imaginemos uma determinada planilha do Excel 2007 com
informaes sobre vendas com centenas ou milhares de linhas de dados.
Neste caso, essa planilha apresenta, de forma descritiva, o registro
dos dados das vendas, com os devidos nomes dos vendedores, datas,
produtos vendidos, clientes, valores entre outros isso tudo listados
linha aps linha e divididos em vrias colunas.
Ento surgem as perguntas:
Como posso obter as informaes gerenciais desta planilha?
Como compreender todos esses dados?
No geral, qual vendedor foi o mais eficiente?
Qual deles vendeu mais em um determinado trimestre?
Em que local foi realizado o maior nmero de vendas?
Com os relatrios de tabela dinmica, todas essas perguntas
podem ser respondidas com apenas alguns poucos cliques no mouse.
[6]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

O objetivo de um relatrio de tabela dinmica transformar todos os


dados em relatrios pequenos, concisos, que o informam exatamente o
que se deseja conhecer.

2. Primeiros passos
Antes de iniciar o processo de elaborao de um relatrio de tabela
dinmica, devem-se tomar alguns cuidados com relao estrutura da
planilha de dados e escalonar o resultado desejado.

O cuidado com a planilha de dados


Antes de comear a trabalhar com um relatrio de tabela dinmica,
o usurio dever analisar a estrutura da planilha do Excel 2007 para
garantir que ela esteja bem preparada para gerar o relatrio.
Ao criar um relatrio de tabela dinmica, cada coluna dos dados de
origem se torna um campo que pode ser usado no relatrio. Os campos
resumem vrias linhas de informaes a partir dos dados de origem.
IMPORTANTE
Os nomes dos campos do relatrio so originados dos ttulos de cada coluna dos
dados de origem. Deve ser verificado se cada coluna possui o nome na primeira linha
da planilha nos dados de origem.

Caso exista alguma coluna sem sua identificao surge a seguinte


mensagem de erro:

Vamos ver um exemplo de planilha vlida!

Na planilha da imagem acima, os ttulos de coluna CNPJ, Entidade,


Cidade, UF e Processo, ao final, se tornaro os nomes de campo no
momento da criao de um relatrio de tabela dinmica.
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[7]

O cuidado com a estrutura


As linhas restantes abaixo dos ttulos devem conter os mesmos
formatos de contedos na mesma coluna, ou seja, textos devem estar
em uma coluna, nmeros em outra coluna e datas em outra coluna. Em
outras palavras, uma coluna que contm nmeros no deve conter texto,
e assim por diante.

E para que no haja erro de seleo de dados na elaborao do


relatrio, no deve haver colunas vazias na planilha de dados de origem,
pois so necessrias que estas informaes estejam de forma adjacente.
RECOMENDAO
Recomenda-se que no haja linhas vazias; por exemplo, linhas em branco que so
usadas para separar um bloco de dados de outro devem ser removidas.

[8]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

CORRETO

CORRETO

X
3. O acesso
Aps a criao da planilha com seus respectivos dados ou at
mesmo a importao de dados a partir de outro formato, deve-se
assegurar que os dados estejam todos listados adjacentemente. Ento,
coloca-se o cursor em qualquer local dentro da rea dos dados (isso
incluir todos os dados da planilha no relatrio), ou deve-se selecionar
apenas os dados que deseja usar no relatrio.
Em seguida, na guia Inserir, no grupo Tabelas, deve-se clicar em
Tabela Dinmica.

Em seguida, clicar em Tabela Dinmica novamente.

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[9]

A caixa de dilogo Criar Tabela Dinmica aberta.

Quando esta caixa de dilogo aberta, automaticamente a opo


Selecionar uma Tabela ou Intervalo encontra-se selecionada.

A caixa Tabela/Intervalo mostra o intervalo dos dados selecionados.

Pode-se inclusive escolher uma fonte de dados externa para gerar


o relatrio de tabela dinmica.
O principal benefcio da conexo com dados externos a
possibilidade de analisar periodicamente esses dados, no Microsoft
Office Excel, sem copiar repetidamente os dados, o que uma operao
que pode levar tempo e est propensa a erros.
Depois de conectar-se a dados externos, torna-se possvel atualizar
automaticamente as pastas de trabalho do Excel 2007 a partir da fonte
de dados original sempre que a fonte de dados for atualizada com novas
informaes.

[ 10 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Ao clicar no boto Escolher Conexo, surge a caixa de dilogo


Conexes Existentes para efetuar a escolha de uma das conexes
atualmente configuradas.

Ainda na caixa de dilogo Criar Tabela Dinmica, existe a opo


Nova Planilha (tambm selecionada automaticamente) para definir o
local onde o relatrio ser colocado (pode-se clicar em Planilha Existente
se no quiser colocar o relatrio em uma nova planilha).

Ao final deve-se clicar no boto OK para finalmente gerar o


relatrio de tabela dinmica com as configuraes escolhidas.

4. A configurao dos campos e da tabela


Aps a definio da rea de dados e do local de insero do relatrio
de tabela dinmica, agora clicar nos campos da tabela dinmica que
deseja para que os dados apaream no relatorio na planilha.

Apresentao
esquerda est a rea de layout pronta para receber o relatrio de
tabela dinmica, e direita est a Lista de Campos de Tabela Dinmica.
Essa lista mostra os ttulos de coluna dos dados de origem: cada ttulo
um campo na lista.
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[ 11 ]

Adio de campos
Na lista de campos, devem ser marcadas as caixas de seleo ao
lado dos campos que se deseja adicionar ao relatrio.

Os campos so automaticamente adicionados ao relatrio.

[ 12 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Os campos que no so numricos so adicionados rea Rtulos de


Linha do relatrio. Conforme adiciona-se mais campos no-numricos,
o Excel 2007 coloca-os dentro de campos que j existem no relatrio
de tabela dinmica, criando uma hierarquia. Os campos numricos so
adicionados direita.:

Opes da tabela dinmica


Ao acessar as opes da tabela dinmica (clicando com o boto
da direita do mouse sobre qualquer clula da tabela), possvel alterar
algumas configuraes de sua planilha, como impresso, definies de
exibio, layout, filtros e dados.

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[ 13 ]

As guias e opes da respectiva caixa de dilogo so:


a. Layout e formato

b. Totais e filtros

[ 14 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

c. Exibio

d. Impresso

e. Dados

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[ 15 ]

f. Texto Alt.

Remoo de campos e da tabela


Para remover um campo do relatrio, limpe a caixa de seleo ao
lado do nome do campo na lista de campos.

Para efetuar a remoo de todos os campos de um relatrio para


que comear o processo novamente, basta clicar na guia Opes na
Faixa de Opes em Ferramentas de Tabela Dinmica, e em seguida,
no grupo Aes, clicar na seta no boto Limpar e selecionar a opo
Limpar Tudo.

[ 16 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Caso o usurio queira excluir o relatrio inteiro, este deve clicar na


guia Opes, no grupo Aes, clicar na seta em Selecionar e finalmente
clicar na opo Tabela Dinmica Inteira.

Por fim, deve-se pressionar a tecla DELETE.

5. Operaes com as tabelas dinmicas


A seguir so listadas as principais operaes que podem ser
realizadas com o relatrio de tabela dinmica.

Arrastar e soltar
Conforme a preferncia do usurio, pode-se criar um relatrio
de tabela dinmica usando o mtodo arrastar e soltar, como podia ser
realizado em verses anteriores do Excel.
Existem quatro caixas na parte inferior da Lista de Campos de
Tabela Dinmica. As caixas se chamam Filtro de Relatrio, Rtulos de
Linha, Rtulos de Coluna e Valores. Podem-se arrastar os campos para
essa rea.

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[ 17 ]

Normalmente, no Excel 2007, adicionam-se os campos ao layout


do relatrio a partir da lista de campos, marcando as caixas de seleo
ao lado dos nomes de campo, ou clicando com o boto direito do mouse
no campo e selecionando um local a partir de um menu.

Conforme esta operao com o boto direito do mouse


executada, os campos so automaticamente colocados no layout e eles
so simultaneamente colocados na caixa apropriada na parte inferior da
lista.

Classificao de campos
Para efeutar a classificao do relatrio por um dos elementos de
suas estrutura (linha ou coluna), deve-se clicar com o boto direito do
mouse em uma clula no campo, no ttulo da linha ou coluna que se
deseja classificar. Ao final deve-se apontar para a opo Classificar e em
seguida em uma opo. Por exemplo, Classificar do Maior para o Menor
ou Mais Opes de Classificao.

Agrupamento de campo
O Excel 2007 permite agrupar manualmente os dados de um
conjunto de linhas ou colunas para que seja efetuado um estudo
consolidado em relao aos demais dados.
Para agrupar, deve-se selecionar o conjunto de clulas, clicar com o
boto direito do mouse em uma das clula e clicar em Agrupar.

[ 18 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Para desagrupar, clica-se no termo Agrupar1, e em seguida, com o


boto direito do mouse, seleciona-se Desagrupar.

Adio de filtro
Um filtro de relatrio tem a finalidade de focalizar um subconjunto
de dados no relatrio, geralmente uma linha de produto, uma durao
ou uma regio geogrfica.
Para inserir este recurso, na lista de campos da tabela dinmica,
deve-se clicar com o boto direito do mouse em um determinado nome
de campo (de linha ou coluna) e selecionar a opo Filtrar seguida da
subopo de filtragem.

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[ 19 ]

Para limpar o filtro, deve-se novamente pressionar o boto direito


do mouse sobre o campo, escolher a opo Filtrar e finalmente a opo
Limpar Filtro de [Campo].

Clculos personalizados e funes de resumo


Nos relatrios de tabela dinmica possvel utilizar clculos
personalizados e funes resumo no valor dos campos para combinar
valores de dados de origem de base. Se as funes resumo e os clculos
personalizados no fornecerem os resultados desejados, ainda pode-se
criar suas prprias frmulas em campos calculados e itens calculados.
As principais funes de resumo so as seguintes:
Soma: somatrio de valores.
Contagem: contagem de clulas preenchidas.
Mdia: mdia aritmtica.
Mx: maior valor entre todos.
Min: menor valor entre todos.
Produto: multiplicao dos elementos (valores).
[ 20 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Contar nmeros: contagem de nmeros.


DesvPad: calcula o desvio padro.
DesvPadp: desvio padro com base na populao total.
Var: calcula a varincia.
Varp: varincia com base na populao total.
Para acessar estas funes resumo, deve-se clicar com o boto
direito do mouse sobre uma clula de valor da tabela dinmica e escolher
a opo Resumir Valores Por.

J os principais clculos personalizados so os seguintes:


FUNO

RESULTADO

Diferente de

Exibe os valores como a diferena em relao ao valor do


Item base no Campo base.

% de

Exibe os valores como uma porcentagem do valor do Item


base no Campo base.

% Diferena de

Exibe os valores como a diferena percentual em relao


ao valor do Item base no Campo base.

Soma acumulada em

Exibe o valor de itens sucessivos no Campo base como


uma soma acumulada.

% da linha

Exibe o valor em cada linha ou categoria como uma


porcentagem do total da linha ou categoria.

% da coluna

Exibe todos os valores em cada coluna ou sequncia como


uma porcentagem do total da coluna ou sequncia.

% do total

Exibe os valores como uma porcentagem do total geral de


todos os dados ou pontos de dados no relatrio.
Calcula valores da seguinte maneira:

ndice

((valor na clula) x (Total geral)) / ((Total geral da linha) x


(Total geral da coluna))

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[ 21 ]

Para acessar estas funes resumo, deve-se clicar com o boto


direito do mouse sobre uma clula de valor da tabela dinmica e escolher
a opo Mostrar Valores Como.

Campos calculados
Nas frmulas criadas para campos calculados e itens calculados,
pode-se usar operadores e expresses da mesma maneira que em outras
frmulas de planilha.
possvel usar constantes e referir-se a dados do relatrio mas
no se pode usar referncias de clulas, nomes, funes de planilha que
exigem referncias de clula ou nomes definidos como argumentos, nem
pode usar funes de matriz.
Para inserir um campo calculado, deve-se posicionar na clula
dentro da tabela dinmica, selecionar a guia Opes, no grupo Clculos
escolher a opo Campos, Itens e Conjuntos e por fim a opo Campo
Calculado.

[ 22 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Na caixa de dilogo Inserir Campos Calculado deve-se digitar


o nome do campo, a frmula e em seguida clicar no boto Adicionar.
Dessa maneira o campo criado inserido na lista de Campos desta tela.

Em seguida, deve-se clicar no boto Inserir Campo e ao final


Em OK. Dessa maneira criado um novo campo a partir do clculo
elaborado na caixa de dilogo.

Alterao de estrutura
Ao dinamizar um relatrio de tabela dinmica, o usurio transpe
o modo de exibio vertical ou horizontal de um campo, movendo as
linhas para a rea de coluna ou movendo as colunas para a rea de linha.
Com o clique na seta presente no canto direito do campo que se
deseja alterar o posicionamento, aponta-se para Mover e seleciona-se
Mover para Rtulos de Coluna ou vice-versa.

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[ 23 ]

Movimentao para outro local


O Excel 2007 permite que o relatrio de tabela dinmica seja movido
para outro local na pasta. Para isto, deve-se clicar na guia Opes na
Faixa de Opes em Ferramentas de Tabela Dinmica. No grupo Aes,
clique em Mover Tabela Dinmica.

A caixa de dilogo Mover Tabela Dinmica aberta.

Na opo Escolha onde deseja que o relatrio de tabela dinmica


seja colocado, seleciona-se Nova Planilha, ou na caixa Local de Planilha
Existente, digita-se a primeira clula no intervalo de clulas onde se
deseja colocar o relatrio de tabela dinmica.

[ 24 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Ao final, clica-se em OK.

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[ 25 ]

Sntese
Nesta aula conhecemos e aprendemos a utilizar os recursos
existentes no relatrio de tabela dinmica.
Conhecemos tambm, os cuidados que devem ser mantidos
antes da criao deste tipo de relatrio, bem como as caractersticas,
operaes e configuraes que tornam a apresentao e utilizao da
tabela dinmica um recurso mais eficiente e produtivo.

[ 26 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Referncias bibliogrficas
CHIAVENATO, Idalberto. Introduo Teoria da Administrao. 5 ed.
So Paulo: Makron Books, 1997
Microsoft. Servio de Suporte ao Excel 2007. Tabela dinmica:Introduo
aos relatrios de tabela dinmica no Excel 2007. Disponvel em:
<http://office.microsoft.com/pt-br/training/visao-geral-RZ010205886.
aspx?section=1>. Acesso em 20 de maro de 2012.
Microsoft. Servio de Suporte ao Excel 2007. Conectar a (Importar)
dados externos. Disponvel em: <http://office.microsoft.com/pt-br/
excel-help/conectar-a-importar-dados-externos-HP010089898.aspx>.
Acesso em 21 de maro de 2012.
OLIVEIRA, D. P. R. Sistemas de informaes gerenciais: estratgias,
tticas, operacionais. 9 ed. So Paulo: Atlas, 2004.
Um toque de motivao. Tomada de deciso nas organizaes.
Disponvel em: <http://www.umtoquedemotivacao.com/administracao/
tomadas-de-decisao-nas-organizacoes/>. Acesso em 20 de maro de
2012.
Wikipdia. Tomada de Deciso. Disponvel em: <http://pt.wikipedia.
org/wiki/Tomada_de_deciso>. Acesso em 20 de maro de 2012.

Unidade 4 - Aula 3 - Tabelas Dinmicas - Viso Geral

[ 27 ]

Instituto Serzedello Corra

EXCEL AVANADO APLICADO


AO CONTROLE

Unidade 4
Anlise dos Dados

Aula 4
Tabelas e Grficos Dinmicos na
Prtica

Copyright 2012, Tribunal de Contas de Unio


<www.tcu.gov.br>

Permite-se a reproduo desta publicao,


em parte ou no todo, sem alterao do contedo,
desde que citada a fonte e sem fins comerciais.

RESPONSABILIDADE PELO CONTEDO


Tribunal de Contas da Unio
Secretaria Geral da Presidncia
Instituto Serzedello Corra
2 Diretoria de Desenvolvimento de Competncias
Servio de Planejamento e Projetos Educacionais
SUPERVISO
Pedro Koshino
CONTEUDISTA
Helbert de Sousa Arruda
TRATAMENTO PEDAGGICO
Flvio Sposto Pompeo
RESPONSABILIDADE EDITORIAL
Tribunal de Contas da Unio
Secretaria Geral da Presidncia
Instituto Serzedello Corra
Centro de Documentao
Editora do TCU
PROJETO GRFICO
Ismael Soares Miguel
Paulo Prudncio Soares Brando Filho
Vivian Campelo Fernandes
DIAGRAMAO
Vanessa Vieira

Brasil. Tribunal de Contas da Unio.


Excel Avanado Aplicado ao Controle / Tribunal de Contas da Unio ;
conteudista: Helbert de Sousa Arruda. Braslia : TCU, Instituto Serzedello
Corra, 2012.
22 p. : il.
Contedo: Unidade 4: Anlise dos dados. Aula 4: Tabelas e grficos dinmicos
na prtica.
Curso realizado no perodo de 22/05 a 19/06/2012 no Ambiente
Virtual de Educao Corporativa do Tribunal de Contas da Unio.
1. Importao de dados. 2. Normalizao de dados. 3. Manipulao de
dados. 4. Anlise de dados. I. Ttulo.

Ficha catalogrfica elaborada pela Biblioteca Ministro Ruben Rosa

Aula 4 Tabela e grficos dinmicos na prtica


Como trabalhar com o relatrio de tabela dinmica?
Quais os recursos dos grficos dinmicos?
Como utilizar os grficos dinmicos?
Iniciaremos nossos estudos pela prtica na elaborao de relatrios
de tabelas dinmicas, bem como a utilizao dos recursos principais.
Recursos esses evidenciados na aula anterior (Aula 3).
Ainda nesta aula, apresentaremos os principais recursos, as
caractersticas bsicas e as operaes que podem ser executadas com os
grficos dinmicos.
Para facilitar o estudo, esta aula est organizada da seguinte forma:
Aula 4 Tabela e grficos dinmicos na prtica3
1. Relatrio de tabela dinmica na prtica4
2. Grficos dinmicos 12
Sntese 21
Referncias bibliogrficas  22

Ao final desta aula, esperamos que voc tenha condies de:


saber como utilizar os relatrios de tabela dinmica;
conhecer e trabalhar com os grficos dinmicos.
Pronto para comear? Ento, vamos!

Unidade 4 - Aula 4 - Tabelas e Grficos Dinmicos na Prtica

[3]

1. Relatrio de tabela dinmica na prtica


Conforme evidenciado na aula anterior sobre a elaborao de
relatrios de tabelas dinmicas, so muitos os recursos existentes e para
que o conhecimento sobre esse assunto seja efetivamente consolidado,
esta aula fornecer suporte necessrio para a criao de relatrios
baseados em situaes reais, acompanhado de um teor prtico e com
fundamentos bem aprofundados.
Para aplicar o conhecimento adquirido na aula 3 deste mdulo 4,
execute os passos a seguir:

Exerccio: Mdulo04_Aula04_Exe01
1. Abra o programa Excel 2007;
2. abra o arquivo TD.xlsx presente na pasta Meus Documentos
do seu computador;
3. acesse a guia Inserir e em seguida a opo Tabela Dinmica
no grupo Tabelas;

4. na caixa de dilogo Criar Tabela Dinmica, verifique se o


intervalo de dados corresponde Plan1!$A$1:$G$121;

[4]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

5. caso o intervalo esteja correto, clique em OK (caso contrrio,


verifique se a planilha possui alguma interrupo de linha ou
coluna);
6. surge ento a rea do relatrio da tabela dinmica ( esquerda)
e a lista de campos da tabela dinmica ( direita);

7. ative os campos UF, Data, Situao Atual e Valor;

8. observe que, ao selecionar, os trs primeiros campos foram


inseridos na rea Rtulo de Linha e o ltimo (Valor) foi
inserido na rea Valores. Ao mesmo tempo a tabela dinmica
foi montada na rea da planilha;

Unidade 4 - Aula 4 - Tabelas e Grficos Dinmicos na Prtica

[5]

Agora vamos distribuir dois destes trs primeiros campos pelas


outras reas.
9. Arraste o campo Data para a rea Rtulo de Coluna e o campo
Situao Atual para a rea Filtro de Relatrio;

10. as reas devem ficar da seguinte forma (observe como isto se


reflete na tabela dinmica):

Agora vamos modificar o nome do campo Valor e definir os valores


da tabela dinmica no formato Monetrio.
11. Clique na seta que fica ao lado do campo Soma de Valor e em
seguida na opo Configuraes do Campo de Valor;

[6]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

12. Em seguida, modifique o nome do campo para Valores dos


Contratos na caixa Nome Personalizado;

13. clique no boto Formato do Nmero;

14. escolha,em seguida, a opo Moeda e defina as seguintes opes


ao lado:

15. ao final clique em OK nas duas telas;


Agora vamos filtrar a tabela pelo campo de filtro de relatrio
Situao Atual a fim de exibir somente os dados cuja situao seja Sade.
16. clique na seta ao lado do campo Situao Atual, escolha a
opo Mec e clique em OK;

Unidade 4 - Aula 4 - Tabelas e Grficos Dinmicos na Prtica

[7]

17. observe que os dados da tabela sofreram uma diminuio


considervel. Isto aconteceu pelo fato de que a situao atual
Mec uma das que menos existe na tabela original;

18. para que possamos verificar quais cidades correspondam aos


valores dos Estados listados, basta ativar o campo Cidade na
caixa de lista de campos;

19. observe o resultado na rea de tabela dinmica;

[8]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Agora definiremos a quantidade de contratos por UF (em todas as


datas e situaes);
20. clique em qualquer ponto da tabela dinmica com o boto
direito do mouse;
21. escolha a opo de menu chamada Resumir Dados Por e em
seguida escolha a opo Contagem;

22. observe que toda a tabela agora exibe o nmero de contratos


por Cidade;

Unidade 4 - Aula 4 - Tabelas e Grficos Dinmicos na Prtica

[9]

Vamos modificar o formato de nmero retirando as casas decimais.


23. clique com o boto da direita em qualquer parte da tabela,
24. selecione a opo Configuraes do Campo de Valor e na
caixa de dilogo clique no boto Formato do Nmero;

25. na caixa de dilogo Formatar Clulas deixe as opes da


seguinte maneira e clique em OK nas duas telas:

26. na lista de campos desmarque o campo Cidade;

[ 10 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

27. por ltimo, desfaa o filtro de relatrio Situao Atual para a


opo Tudo e em seguida clique em OK;

28. a tabela dinmica, agora, apresenta a quantidade e total de


contratos por UF em cada uma das datas listadas;

29. salve o arquivo.


Agora tente outras opes. Boa sorte!

Unidade 4 - Aula 4 - Tabelas e Grficos Dinmicos na Prtica

[ 11 ]

2. Grficos dinmicos
Conjuntamente, um grfico dinmico associa uma representao
grfica dos dados em um relatrio de tabela dinmica. O grfico dinmico
interativo, ou seja, da mesma forma que se pode manipular campos
em uma tabela dinmica para obteno automtica de representaes
de dados, este elemento tambm proporciona o recurso de lidar com a
representao gerencivel dos grficos.

Quando um grfico dinmico criado, o painel Filtro de Grfico


Dinmico exibido, dessa maneira, pode-se us-lo para classificar e
filtrar os dados subjacentes do grfico dinmico. As alteraes realizadas
no layout e nos dados do campo no relatrio de tabela dinmica associado
refletem-se imediatamente no layout nos dados do grfico dinmico.

O grfico dinmico exibe um conjunto de itens como sries de


dados, categorias, marcadores de dados e eixos, exatamente como os
grficos tradicionais. possvel tambm alterar o tipo de grfico e
outras opes como os ttulos, o posicionamento da legenda, os rtulos
de dados, o local do grfico etc.

[ 12 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

OBSERVAO
possvel criar automaticamente um relatrio de grfico dinmico ao criar primeiro
um relatrio de tabela dinmica, ou criar um relatrio de grfico dinmico a partir de
um relatrio de tabela dinmica existente.

Passos iniciais
Certifique-se de que o relatrio da tabela dinmica tem pelo menos
um campo de linha, para se tornar o campo de categoria no relatrio de
grfico dinmico e um campo de coluna para se tornar o campo de srie.
Se o relatrio da tabela dinmica estiver em formato recuado, mova pelo
menos um campo para a rea de coluna antes de criar o grfico.

Estruturao
No assistente de tabela dinmica e grfico dinmico, especifique
o tipo de dados de origem a ser usado e defina as opes para como os
dados sero utilizados. Em seguida, crie o layout do relatrio de grfico
dinmico de maneira semelhante de um relatrio de tabela dinmica.
Se a pasta de trabalho no contiver um relatrio de tabela dinmica, o
Excel 2007 criar uma quando o relatrio de grfico dinmico for criado.
Assim, quando esse relatrio for alterado, o relatrio da tabela dinmica
associado ser alterado e vice-versa.

Personalizao
Em seguida, altera-se o tipo de grfico e outras opes como os
ttulos, o local da legenda, os rtulos de dados, o local do grfico e assim
por diante usando o assistente de grfico e os comandos do menu grfico.

Campos de pgina
O uso de campos de pgina uma forma conveniente de resumir e
enfatizar rapidamente um subconjunto de dados sem precisar modificar
as informaes de srie e categoria. Por exemplo, se o usurio estiver
fazendo uma apresentao, poder clicar na opo (Tudo) no filtro de
relatrio para mostrar os elementos referentes a todos os dados e, depois,
enfatizar dados especficos, clicando em um dado de cada vez.
Os filtros de relatrio tm o mesmo layout de categoria e srie para
os diferentes dados, para que os dados de cada elemento possam ser
comparados facilmente. Alm disso, ao permitir que se recupere um
filtro de cada vez de um grande conjunto de dados, os campos de filtro
conservam memria quando seu grfico usa dados de origem externa.
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Partes dos grficos dinmicos


Os relatrios de grfico dinmico possuem alguns elementos
especializados como os filtros, sries, categorias e eixos dos grficos
normais do Excel 2007. Veja a descrio de cada um deles:

Filtro do Relatrio: um campo que se usa para filtrar dados


por itens especficos. No exemplo, o filtro Regio exibe dados
de todas as regies. Para exibir dados de uma nica regio (ou
vrias, se for selecionada a opo Selecionar Vrios Itens), devese clicar na seta suspensa ao lado do termo Regio e selecionar
a(s) regio(es).

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EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Campo de Eixos (Categorias): um campo dos dados de


origem de base que fornece valores para serem comparados ou
medidos. No exemplo, corresponde ao campo Ms, que pode
ser classificado ou filtrado de diversas maneiras.

Campo de Legenda (Srie): um campo que se atribui a uma


orientao de srie em um relatrio de grfico dinmico. Os
itens no campo fornecem as sries de dados individuais. No
exemplo, Vendedor um campo de srie com dois itens: Joo
e Maria.

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Valores: os itens representam as entradas exclusivas em um


campo e aparecem nas listas suspensas dos campos de pgina,
campos de categoria e campos de srie. No exemplo, Janeiro,
Fevereiro e Maro so itens no campo de categoria Ms,
enquanto Joo e Maria so itens no campo de srie Vendedor.

IMPORTANTE
Quando grfico dinmico criado a partir de um relatrio da tabela dinmica, o layout
do relatrio de grfico dinmico ou seja, a posio de seus campos determinado
inicialmente pelo layout do relatrio da tabela dinmica.

Agora vamos exercitar estes recursos dos grficos dinmicos


apresentados!

Exerccio: Mdulo04_Aula04_Exe02
Ateno!

1. Abra o programa Excel 2007;


2. abra o arquivo TD.xlsx utilizado no exerccio anterior (Exe01)
e elimine a planilha Plan4 que possui a tabela dinmica criada.
Para isto, clique com o boto da direita do mouse sobre a guia
desta planilha e escolha a opo Excluir;

[ 16 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

3. na caixa de confirmao, clique em Excluir;

Vamos construir um grfico dinmico com os dados presentes


nesta planilha.
4. Com o cursor em qualquer ponto dentro dos dados presentes
na planilha Plan1, clique na guia Inserir e em seguida escolha
a opo Grfico Dinmico;

5. na caixa de dilogo Criar Tabela Dinmica com Grfico


Dinmico apenas clique em OK;

6. surgem as seguintes reas na tela:

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7. selecione os campos UF, Situao Atual e Valor e observe


como as duas reas devem ficar;

8. arraste o campo Situao Atual para rea Filtro de Relatrio e


observe o grfico resultante e as demais reas;

9. acesse o filtro de relatrio na tabela dinmica e escolha a opo


Mec como Situao Atual e clique em OK;

[ 18 ]

EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

10. observe que as barras do grfico adaptaram-se para o novo


dado selecionado acima;

Agora, alteraremos o tipo do grfico.


11. Com o grfico selecionado, selecione a guia Design e em
seguida escolha o boto Alterar Tipo do Grfico presente no
grupo Tipo;

12. na caixa Alterar Tipo do Grfico, escolha o tipo Pizza e o


subtipo 3D.
13. ao final clique em OK;

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Observe o resultado.

Agora demonstraremos outra anlise grfica para evidenciar a


versatilidade que o grfico dinmico proporciona aos usurios.
14. Agora, troque de rea os campos Situao Atual e UF arrastando
um para a rea do outro e observe a alterao no grfico;

15. observe a nova apresentao do grfico;

16. tente outras opes de grfico dinmico e ao final salve o


arquivo.

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EXCEL AVANADO APLICADO AO CONTROLE

Sntese
Nesta aula, conhecemos e aprendemos, na prtica, a operao
de criao de relatrio de tabelas dinmica, com todos os recursos,
evidenciados na aula 3 deste mdulo 4.
Tambm conhecemos e utilizamos o conjunto de mecanismos para
elaborao de grficos dinmicos, quer seja de forma independente, quer
seja associado ao relatrio de tabela dinmica.

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Referncias bibliogrficas
Infofranco. Tabela Dinmica com Grfico. Autor: Evandro. Disponvel
em:<http://infofranco.com.br/site/excel/tabela-dinamica-comgrafico/>. Acesso em 23 de maro de 2012.
Microsoft. Servio de Suporte ao Excel 2007. Viso geral dos relatrios
de Tabela Dinmica e de Grfico Dinmico. Disponvel em: <http://
office.microsoft.com/pt-br/excel-help/visao-geral-dos-relatorios-detabela-dinamica-e-de-grafico-dinamico-HP010177384.aspx>. Acesso
em 26 de maro de 2012.
Microsoft. Servio de Suporte ao Excel 2003. Sobre os relatrios de
grfico dinmico. Disponvel em: <http://office.microsoft.com/pt-br/
excel-help/sobre-os-relatorios-de-grafico-dinamico-HP005249774.
aspx>. Acesso em 23 de maro de 2012.

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