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PLANEJAMENTO ORAMENTRIO

METAS

SANKHYA GESTO

DE

CONTROLE

DE

NEGCIOS

MGE/MITRA

SANKHYA Business Partners - Verso 1.2 Maio /2003


COPYRIGHT 2002 SANKHYA TECNOLOGIA EM SISTEMAS LTDA.
TODOS OS DIREITOS RESERVADOS.
PROIBIDA A REPRODUO PARCIAL OU TOTAL POR QUALQUER MEIO, SEJA
ESCRITO DA SANKHYA GESTO DE NEGCIOS

ESTE ELETRNICO, MECNICO, DE FOTOCPIA, DE GRAVAO, OU OUTROS, SEM PRVIA AUTORIZAO, POR

PLANEJAMENTO ORAMENTRIO E CONTROLE DE METAS

Introduo..................................................................................................................................................3
Configuraes Iniciais.................................................................................................................................3
Estrutura de metas......................................................................................................................................3
Descrio.................................................................................................................................................3
Propriedades............................................................................................................................................4
TOP........................................................................................................................................................ 5
Agendamento...........................................................................................................................................6
Planejamento e Metas..................................................................................................................................6
Cpia de Perodo de Metas............................................................................................................................7
Atualizao do Resultado..............................................................................................................................8
Relatrios....................................................................................................................................................8
Formatador para Metas e Estrutura de Metas...................................................................................................8
Gerente.......................................................................................................................................................9
Formatador de Cubo de Deciso Anlise de Resultados...................................................................................9
Grfico Anlise de Metas...............................................................................................................................9
Grfico Analise de Metas por Tempo.............................................................................................................10

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PLANEJAMENTO ORAMENTRIO E CONTROLE DE METAS

INTRODUO
O sucesso e a sobrevivncia de um negcio em um ambiente globalizado e altamente competitivo
demandam respostas ao negcio. Decises precisam ser tomadas rpida e corretamente. Temos neste
mdulo recursos que apoiam estas tarefas. Ele foi desenvolvido para permitir total controle e
acompanhamento das metas financeiras e comerciais atravs da anlise e comparao entre o valor
previsto e o realizado.
Esse planejamento pode ser feito por diversos critrios: de acordo com as necessidades da empresa
efetua-se um planejamento oramentrio com a finalidade de controlar as despesas e definem-se
objetivos e metas para ampliar as receitas.
um sistema com interface amigvel, apresentando informaes que apiam a tomada de deciso nos
nveis gerencial e executivo.
Importante: as informaes para atualizao do realizado desse mdulo vm do MGE Comercial e do
MGE Financeiro.
CONFIGURAES INICIAIS
Antes de dar incio incluso dos controles oramentrios e das metas propriamente ditos, precisamos
defini-los criando normas que sero seguidas pelo MGE Financeiro e pelo MGE Comercial. A estas normas
damos o nome de configuraes.
Antes de configurar as metas e oramentos importante fazermos algumas definies:
-

Identificar a dimenso pela qual deseja-se analisar os dados. Ex: regio, grupo de produtos,
projeto, vendedor, etc.
Quais as principais perguntas a serem respondidas pela anlise das metas. Ex: Quanto vendi por
regio em determinado perodo.
Identificar processos de negcios sobre os quais podem-se estabelecer metas ou controles
oramentrios.
Definir o nvel de detalhamento que se deseja obter anlises. Esta deciso tem que levar em
considerao a performance e espao em disco, pois isto afeta o tempo de resposta.

ESTRUTURA DE METAS
Estrutura de metas uma opo que permite a criao de mecanismos flexveis que garantem a
possibilidade de alteraes freqentes nos valores dos campos definidos para as metas.
Pode-se criar quantas estruturas forem necessrias. No h limites. Veja abaixo como cri-las e
configur-las corretamente para cada situao:
DESCRIO
Nesta aba ser definido o nome e o tipo de estrutura que se est criando. Tm-se dois tipos de
metas: comercial e financeira. Normalmente, quando escolhemos o tipo comercial estaremos
planejando metas que estaro relacionadas com as movimentaes que so feitas no MGE Comercial
e que nos fornecero indicadores para analisarmos como est o faturamento da empresa. No tipo
financeiro, estaremos estabelecendo controles das receitas e despesas que sero realizadas pela
empresa.
Tipo de Meta Defina se uma meta Comercial ou Financeira. Clique no campo e na seta, e as
opes sero apresentadas para a escolha. Uma vez definido o tipo este campo no poder mais
sofrer alterao.
Descrio Defina um nome para identificar sua meta no sistema. Exemplo: expectativa de vendas,
oramento financeiro, etc.
Ativo - Informe se a meta est ativa ou no. Quando inativa ela no ser apresentada nas telas de
planejamento, cpia, atualizao e grficos.

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Selecione o tipo de meta e, em seguida,


digite um nome para a meta.

PROPRIEDADES
Campos Disponveis Lista todos os campos que podem ser utilizados na definio da meta. Em
uma meta comercial os campos disponveis para anlise sero mais especificamente Produtos, Grupo
de Produtos, Marca, e Local. Em uma meta financeira esta anlise mais direcionada para Natureza,
Projeto e Centro de Resultado. Existem duas formas de movimentar esses campos de um lado para o
outro: marcando o campo com um clique, em seguida nas setas que ficam entre as opes Campos
Disponveis e Campos Significativos e com um duplo clique no campo tambm possvel transportlo.
Campos Significativos nesta opo definem-se os campos pelos quais os dados sumariados sero
visualizados. Campos que sero usados de fato na meta que esta sendo definida. Exemplo:
oramento financeiro, os campos poderiam ser Natureza, Empresa e Perodo, deixando como
disponveis. O campo Perodo obrigatrio em todas as metas. A presena dele na lista se justifica
para posicionamento dele em relao s outras escolhas, exemplo: perodo por natureza ou natureza
por perodo.
Quando exceder a despesa prevista Opo ainda em desenvolvimento. Ser usada para
controlar os lanamentos que excedem o previsto no oramento. No dever ser usada para metas.
Os oramentos com mensagens sero atualizados durante o uso dos outros mdulos, que afetar a
performance dos mesmos. Ex: Se a empresa pode gastar R$ 10000,00 por ms com combustvel, ao
atingir este valor, o sistema age de acordo com a opo escolhida:
Avisa e no aceita efetuar o lanamento: no ser permitido lanar despesas acima do valor
determinado, excedendo o previsto.
Avisa e aceita o lanamento: ser apresentada uma mensagem de aviso, porm o lanamento
poder ser efetuado normalmente.
No avisa e aceita: O lanamento ser efetuado como se estivesse dentro do previsto, ou seja, o
usurio no fica sabendo se est excedendo as previses.
Periodicidade Selecionar o intervalo de tempo em que os dados sero agrupados para anlise da
meta.
Tipo de Data - Informar em qual evento os dados que compe a meta sero filtrados, agrupados e
atualizados. Se a meta definida for do tipo Comercial teremos duas opes: Negociao ou
Movimento. Se nos campos significativos for selecionado um dos seguintes campos: Controle, local,
produto ou grupo de Produtos o sistema exige que o tipo de negociao seja, obrigatoriamente,
Negociao. Se for do tipo financeira teremos quatro opes: Baixa, Negociao, Movimento e
Vencimento. Por exemplo, em um oramento financeiro para controlar despesas fixas, onde o Tipo de
Data configurado como Baixa. Quando ocorrer uma baixa no financeiro com a TOP constando na
relao deste oramento, os valores realizados sero atualizados.
Produtos por Esta opo esta habilitada somente nas metas comerciais. Se o campo produto
significativo para a meta, definir se ser acompanhado pela Quantidade ou Peso bruto.
Tipo de Valor - Esta opo esta habilitada somente nas metas comerciais. A opo escolhida aqui
ser visualizada nos grficos e relatrios.
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PLANEJAMENTO ORAMENTRIO E CONTROLE DE METAS

TOP
Opo para configurar as TOPs que sero consideradas para atualizar o realizado das
metas/oramentos. Essas TOPs foram criadas previamente nos mdulos Financeiro e Comercial.
Clique no boto
-

, que fica abaixo do nome da Meta, e ser inserida uma linha na tabela.

Descrio TOP - Clique no campo, em seguida na seta para baixo, e selecione na lista
a TOP desejada, ou
Cdigo - digite o cdigo.

Pressione o boto
para confirmar.
necessrio considerar as especificaes, da tabela abaixo, antes de efetuar o cadastramento do tipo
de operao.
Tipo de Data

Tipo de Operao

Baixa

Pagamento ou Recebimento

Negociao (Meta ou Oramento do Tipo


Financeira)
Movimento (Meta ou Oramento do Tipo
Financeira)

Financeira

Vencimento (Meta ou Oramento do Tipo


Financeira)
Negociao Compra (Meta ou Oramento do Tipo
Comercial)
Etc...

Financeira

Financeira

Compra

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Clique no boto de adio, em seguida no campo


de insero da TOP para escolha da mesma.

AGENDAMENTO
Nesta opo ser definido quando a meta ser atualizada, e o sistema se encarrega de processar os
dados automaticamente, de acordo com o que foi definido.
Agendamento da Execuo Definir se a freqncia da atualizao ser: Diria,
Semanal ou Mensal.
Limpar antes de acumular - se este campo estiver marcado, antes de atualizar os
dados, os campos que contem os valores realizados sero limpos.

PLANEJAMENTO E METAS
Nesta tela podemos visualizar os planejamentos existentes para uma meta, ou criar um novo,
registrando os valores desejados, no caso de metas, ou limitantes no caso de oramento. Para
visualizar, no campo Meta o usurio dever clicar na seta, para selecionar em uma lista, a meta. Em
seguida defina o perodo que deseja visualizar e clique no boto Aplicar. Se o check box Todas estiver
marcado sero apresentados todas as metas j efetuadas; pode-se visualizar todas clicando no boto
Modo grade, do painel de controle.
Para criar um novo planejamento, clique no boto
. Preencha os campos que foram definidos na
Estrutura da Meta/Propriedades/Campos significativos e os que descreveremos a seguir, que so fixos
na tela:

Qtde Prevista Expectativa de valor para quantidade ou peso (depende da configurao). Por
exemplo, quantas unidades de CD devero ser produzidas em um determinado perodo ou
quantas toneladas de adubo espero que cada vendedor comercialize.

Receita Prevista - Expectativa de valor para receita. Por exemplo, quanto espero obter com a
venda de um determinado produto no ms de maro.
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PLANEJAMENTO ORAMENTRIO E CONTROLE DE METAS

Despesa Prevista - Expectativa de valor para despesa. Por exemplo, no ms de maio a


despesa com telefone no poder exceder 1000 reais.

Qtde Real, Receita Real ,Despesa Real Estes campos no podem ser alterados pelo
usurio. Eles apresentaro valor quando a opo Atualizao de Resultado for executada. Estes
valores viro automaticamente dos outros mdulos.

Veja como efetuar um planejamento de metas:


Selecione a Meta configurada em
Arquivos/Configurao da
Estrutura de Metas, clicando
na seta ao lado direito do campo
e clique em Aplicar. Aps isso,
aguarde a formao dos campos,
que aparecero como nesta tela.
Clique no boto de adio para
inserir um novo planejamento.

Lembramos que esse procedimento para a incluso de novos planejamentos. Caso seja necessria a
localizao, basta selecionar a meta configurada e clicar em Aplicar. Pode-se alternar entre o modo
planilha e o modo de edio, teclando <CTRL + A> ou clicar no boto

do painel de controle.

CPIA DE PERODO DE METAS


As metas, apesar de variarem, seguem um padro. Para que no seja necessrio digitar todos os
valores novamente existe esta opo que permite copiar qualquer meta compatvel, aplicando-se um
ndice e permitindo a escolha de quais valores (prev. Ou real) sero copiados. Permite ainda a cpia de
metas de um perodo para outro.
Opo que permite copiar o planejamento de um perodo para ser utilizada em um outro. Somente os
valores previstos sero apresentados.

Meta escolhe a meta que ser copiada para outro perodo.

Origem define os perodos inicial e final de origem.

Perodo inicial Definir o perodo inicial.

Perodo Final - Definir o perodo final.

Variao Definir o percentual que incidir sobre o valor da meta copiada. Exemplo: no ms
de origem a meta de venda era um milho e quer-se aumentar esta meta em 10%.

% Variao Definir o percentual de variao.

Previsto - Definir se a variao incidir sobre o valor previsto.

Realizado Definir se a variao incidir sobre o valor realizado.

Perodo incio de Destino Perodo para o qual a meta est sendo copiada.

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Arredondamento: quantidade ou valores


ATUALIZAO DO REALIZADO
Opo usada para consolidar os dados de todos os lanamentos referentes meta no perodo
especificado, possibilitando a anlise entre o previsto e realizado.

Meta Escolha a meta, se no especificar nenhuma todas sero atualizadas.

Perodo Defina o perodo inicial e final.


Digite o cdigo da Meta ou
clique no boto
para
localizar em uma lista. Digite
as datas inicial e final e clique
em Atualizar. Aps esse
procedimento, aguarde a
atualizao e clique em Sair
para fechar a janela.

Clique no boto Atualizar.


Limpar: utilizar esta opo para limpar os dados dos campos realizados, da meta ou oramento
especificado.
Pode-se utilizar o boto Filtros para filtrar, por exemplo, empresas para a atualizao.
RELATRIOS
Os relatrios de desempenho, para uso gerencial, constituem uma das partes mais importantes desse
mdulo. Nesta opo podemos formatar diversos relatrios que possibilitaro a anlise entre o previsto e
realizado e, conseqentemente, fornecer informaes que facilitem as decises administrativas.
FORMATADOR PARA METAS E ESTRUTURA DE METAS
Utiliza-se esta opo para configurar todos os relatrios que sero usados para acompanhar as metas
definidas no sistema.Todos os campos esto disponveis para todas as metas, porm apresentaro
informaes, aqueles que foram configurados para a meta. Isto possibilita que misturem, num mesmo
relatrio, vrias metas. Por exemplo, se temos uma meta por empresa/vendedor e outra por
empresa/natureza, podero estar juntas num mesmo relatrio, apesar de no termos vendedor na
meta de natureza e nem natureza na meta vendedor. Pra relacionar apenas uma meta no relatrio,
defina-a na aba de filtros. Usualmente ser criado um ou mais relatrios para cada meta para permitir
visualizar apenas os campos escolhidos na estrutura de cada uma destas metas.
Exemplo:
Campos escolhidos: Cdigo_Empresa, Natureza, vendedor e Realizado.
Filtro: DataNegociao >= 01/05/02 and DataNegociao =<01/05/02
Ordem: Cdigo_Empresa, Natureza e Vendedor.
Empresa
501
501
501

Natureza
2
3
7

Vendedor
2
4
5

Realizado
1000
5000
2000

Nesta opo esto disponveis as seguintes abas para suas formataes:

Ttulo Defina um nome que ter a funo de identificar o relatrio, tanto na tela, quanto no
relatrio impresso. Definir tambm nessa opo: o tipo de fonte, o tamanho da fonte e se o
relatrio ser personalizado ou no.

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Detalhes Escolha na opo Campos disponveis aqueles que contm as informaes que deseja
visualizar no relatrio. Abaixo da opo Campos escolhidos contm dois botes, com setas para
cima e para baixo, com a funo de determinar a ordem que os campos sero visualizados na
tela e impressos no cabealho do relatrio.

Ordem Em Campos Disponveis sero apresentados os campos escolhidos que o usurio


selecionou na Guia Detalhes. Selecione os campos para a ordenao no relatrio.

Filtros Recurso disponvel que possibilita a limitao dos dados que sero apresentados no
relatrio.

Resumo Configurar o layout do relatrio: as quebras (subtotais), margens, totais, logomarca


da empresa. Na frente do campo a ser quebrado, existe um boto, (+), onde sero escolhidos os
campos que iro junto com a quebra e se, na impresso, haver salto de pgina ao efetuar uma
quebra.

Layout - Opo que permite visualizar a disposio dos campos do relatrio ou personaliz-lo.

Grade Visualizar as informaes do relatrio em uma planilha. Se necessrio exportar essas


informaes para ferramentas, como o Excel, clicar o boto direito do mouse, em qualquer lugar
da tela, e teremos um menu Exportao p/ Excel.

GERENTE
Opo que possibilita comparar os valores previstos e realizados. Aqui se efetua a anlise de resultados
das metas atravs de Relatrios, Cubo de Deciso e Grficos.
FORMATADOR DE CUBO DE DECISO ANLISE DE RESULTADOS

Ttulo Definir o nome do relatrio.

Detalhes Definir os campos que fornecero as informaes necessrias para a anlise dos
resultados.

Filtros Recurso que possibilita a limitao dos dados que sero apresentados.Selecionar os
campos que deseja filtrar.

Grade Opo que permite visualizar as informaes em uma planilha.

Cubo -

Grfico Visualizar as informaes em um grfico.

GRFICO ANLISE DE METAS


Recurso que possibilita ao usurio visualizar e analisar o resultado de suas metas em funo dos
campos que foram definidos em sua estrutura. Preencha os campos abaixo e clique no boto Aplicar.

Seleo - necessrio preencher todas as opes desse campo antes de clicar em aplicar.
-

Meta Escolher a meta que ser visualizada no grfico.

Grfico Definir o campo que ser analisado na linha horizontal do grfico.

Abas Definir os campos que sero apresentados nas abas.

Legenda Se marcado mostra uma legenda no grfico.

Valores - Se marcado mostra os valores, previstos e realizados, no grfico.


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Perodo Definir o perodo da meta que ser apresentada.

Previso - Marcar os campos, Receita, Despesa, Receita Despesa (resultado) para visualizar
os valores previstos.

Real - Marcar os campos, Receita, Despesa, Receita Despesa (resultado) para visualizar os
valores realizados.
Os campos escolhidos em Previso e Real so apresentados simultaneamente no grfico.
GRFICO ANALISE DE METAS POR TEMPO
Recurso que possibilita ao usurio a anlise dos resultados de cada um dos campos definidos na meta
em funo do tempo. Preencha os campos abaixo e clique no boto Aplicar.

Seleo
-

Meta Escolher a meta que ser visualizada no grfico.

Abas Definir o campo que ser apresentado nas abas.

Legenda Se marcado mostra uma legenda no grfico.

Valores - Se marcado mostra os valores, previstos e realizados, no grfico.

Perodo Definir o perodo em que a meta ser apresentada.

Previso - Marcar os campos, Receita, Despesa ou Receita Despesa (resultado) para


visualizar os valores previstos.

Real - Marcar os campos, Receita, Despesa ou Receita Despesa (resultado) para visualizar os
valores realizados.

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